あれば5時間の会議を3時間に短縮すれば時間効率がアップする。haveか?」この質問を常に自問自答することが重要である。効率的なタイムマネジメントの3つの質問、不要な仕事を削減しましょう。効果的タイムマネジメントのポイント今日は不要な仕事を削減する3つの質問を紹介します。効率的なタスクマネジメントのステップとして、今やっている仕事を見直すことが重要です。heve?(必要なことか?できればいいなのレベルか?)」この質問を自問自答することが大事です。その仕事をリストからはずします。→上司と相談して、他の適任者を任命してもらいます。明日でもよいステップはどれか?どのステップを削減できるか?どのステップを短縮できるか?どのステップを合理化できるか?〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜以上が不要な仕事を削減するタイムマネジメントの3つの質問です。チームメンバー(同僚)と上司の協力のもと、メンバーの長所を考慮して、その仕事の適任の方は誰なのか?これが1つのポイントです。できるステップはどれか?を決めることです。すべての仕事を1人でやろうとせず、上司、同僚に相談してアドバイス、協力を求めることがチームワークのポイントです。今日から実践してください。大きな仕事は分解して1つひとつ処理する(スイスチーズアプローチ)、効果的タイムマネジメントのポイントより「トップセールスの段取り仕事術」研修で紹介していますが、効果的タイムマネジメントのポイントとは何でしょうか?ビジネスマンの皆さんは、タイムマネジメント(時間管理)をしっかりと実践しないと無駄な残業が増え、ストレスがたまったり、体調をこわしたりしてしまうことでしょう。今日はタイムマネジメントのポイントを紹介します。「効果的タイムマネジメントの8ポイント」1)毎日の「することリスト」を作成する2)やるべきことの優先順位をつける3)重要なことからやり始める4)大きな仕事は分解して1つひとつ処理する5)1つひとつの仕事に対して目標を設定し、必ず次のステップを決定する6)まわりの人のスケジュールを把握する7)1枚の紙は1度しか手に取らない8)常に「いまいちばん良い時間の使い方は何か?」を考える以上の8つが基本ですが、どれができてどれができてませんか?できれば上記8ポイントで5段階の自己評価をしてみてください。日々どれができてどれができてないかを振り返ってください。できてないものは、実践してみましょう。「4)大きな仕事は分解して1つひとつ処理する」のポイントは、4時間かかる企画書作成があるとします。4時間もかけてやるのはイヤなので、つい延ばし延ばしにしてしまいます。これは4時間の企画書を1日でやろうとするから気が重くなるのです。1時間を4日に分けてすると気軽にできると思いませんか?毎日10時から11時までをこの企画書作成にあてます。月火水木の4日(1時間X4日)で完成します。これを「スイスチーズアプローチ」といいます。コンビニで売っている円盤型のチーズは、食べやすいように6等分されてますよね。多きな仕事は6等分して6日かけてやりましょう。その他ポイントは、書籍「トップセールスの段取り仕事術」(PHPビジネス新書)95ページに詳細を紹介していますのでどうぞご覧ください。「マネジメント研修」の参加者でチームの残業時間が毎日21時であったのが定時の18時で帰れるようになった3時間の残業削減の成功事例(ベストプラクティス)を紹介する。3時間の残業削減に成功したポイントは3つ�仕事のスケジューリング分析をするメンバーに現状の仕事の時間分析(どの仕事に何時間の時間を費やしたか?)を紙に書き出させた。各々の書き出した仕事を、A:今日やらないといけない仕事、B:明日でもいい仕事、C:今週末でいい仕事、D:今月末でいい仕事、E:やらなくてもいい仕事の5つに仕事を振り分けた。すると明日でもいい仕事、今週末でいい仕事を今日残業して21時までやってることが全員で認識できた。そこで今日やらないといけない仕事(上記A)のみやって定時の18時に帰るようにリーダーが指示すると全員が残業なしでできた。今までの分析結果は、今日やらなくてもいい仕事をダラダラやって21時まで残業していたということである。仕事の役割分担を得意なメンバーに変更してスピードアップした。一部業務(顧客問い合わせ等)は、営業にふって効率化をはかった。今までは、チームメンバーの得意不得意(長所と短所)を考慮せず役割を割り振っていた。それをメンバーの長所短所を考慮し得意な人にその仕事をしてもらうことでスピードアップが達成できた。メンバーのやる気もアップする。一部業務を他部署にふることは、もともと自分たちのチームの役割でないことを依頼されたら受けてしまっていることが分かった。やるべき仕事以外のことを安請け合いしないことが重要である。�リーダーの残業削減に対するコミットメント(決意)残業削減の重要ポイントは、リーダーがリーダーシップをもって「我々のチームは定時の18時に帰る」ということを方針として決定することである。上記のステップを実行すること。多くの会社で残業削減ができないのは、チームリーダーが本気で残業削減をすることの決意がなされていないことである。リーダー自身がダラダラと21時までデスクワークをしていたのでは、メンバーは帰りにくいものである。以上3つの行動変革で毎日の仕事時間が3時間も削減されたベストプラクティスを紹介する。業務実績もアップしていることを付け加えておく。以上ポイントを皆さんの会社でも実践いただき、無駄な残業を削減して、業績もアップいただければ幸いである。」の違いを明確に理解すること。」の違いを明確に理解すること。以前のブログでも紹介しましたが、効率的な仕事の進め方には、この質問を自問自答していただきたいと思います。have」というのは、その仕事は必ず必要である。それはなくてはならない仕事である。have」というのは、必ずしもやらなくてもいいが、あればいいな。have」の仕事に絞ってすること。have」の仕事はしないこと。毎月、月末会議を5時間の時間をかけてやっています。会議の内容を分析してみて、最低限必要な時間は3時間かもしれません。haveだから3時間に削減しよう。企画書を作成する時間、打合せの時間、会議の時間、得意先との商談、すべてにこの質問をしてみてください。「優先順位の設定能力」仕事上の優先順位は、�タイムマネジメント(時間管理)と�ディシジョン・メイキング(決断を下す)の2つのポイントがあります。ビジネスマン(営業マン)の皆さんへ今日は優先順位の設定能力について紹介します。日々忙しく仕事をされている皆さんは、どのように仕事のまたはプライベートの優先順位を設定されているでしょうか?「優先順位の設定能力」をスキルとして強化するには2つのポイントがあります。�タイムマネジメント(時間管理)�ディシジョン・メイキング(決断を下す)ビジネスマン(営業マン)にとって何故タイムマネジメントが必要でしょうか?これは、できるだけ多くの職務を達成し担当エリアの売上を最大化するためです。そのためには「効果的な時間の使い方」が必要不可欠なのです。その為のポイントは3つあります。�仕事中は仕事以外のことに費やす時間をできるだけ減らす→新聞を読んでいたり、得意先と雑談の長電話をしたり、ボーッとしている時間を減らすことです。�あまり重要でない仕事に費やす時間は減らし、重要な仕事に集中する→まさに仕事に優先順位を設定し重要な仕事からやり始めることです。�スキルを上達させることにより、仕事や事務処理に要する時間を短縮する→タイムマネジメントのポイントは、あなたが仕事の分野でプロフェッショナルになることです。企画書作成のスピードをアップする。電話での得意先とのコミュニケーションの時間を短縮する。2時間の会議を効率的に1時間に短縮する等です。優先順位の設定方法の書籍「トップセールスの段取り仕事術」83ページを参照ください。今しなければならない仕事の優先順位は?得意先の訪問計画の優先順位は?下記5つのポイントで優先順位を設定していただければ効果的かと思います。mixiチェック2014年05月28日タイムマネジメントの実践ポイントは、重要なことからやり始めること。[新書]今日は、タイムマネジメントの話をします。いうポイントが、なかなか出来ないことがあります。人は、つい好きな仕事からやり始める。簡単な仕事からやり始める。