テナントシステムをアビーム不動産ソリューション(ACRES)で再構築。日本語Global日本語EnglishAsiaChina簡体中文ThailandEnglishSingaporeEnglishMalaysiaEnglishIndonesiaEnglishVietnamEnglishKoreaEnglish日本語AmericasEnglishEuropeEnglish日本語お問い合わせトップ事例テナントシステムをアビーム不動産ソリューション(ACRES)で再構築。株式会社パルコテナントシステムをアビーム不動産ソリューション(ACRES)で再構築。ショッピングセンター「PARCO」を中心に事業を展開するパルコは、1998年の開発以来使用し、老朽化したテナントシステムを全面刷新した。パートナーにアビームコンサルティングを選び、アビーム不動産ソリューション(ACRES)を導入。まで、業務の効率化を実現した。株式会社パルコ(以下、パルコ)は1953年に設立され、ショッピングセンター「PARCO」を中心に、商業施設の開発・運営を手がける企業だ。24時間をデザインするパイオニア集団」と「都市の成熟をクリエイトする刺激創造集団」の実現を目指している。パルコでは2017年度からスタートした中期経営計画で、都心型店舗の強化などによるストアブランドの進化や、新業態開発など商業不動産のプロデュース、劇場やライブハウスなどソフトコンテンツの拡大を図っている。店舗事業が営業利益の約9割を占める事業ポートフォリオの変革を実現していく計画だ。「以前からパルコでは、各店舗に社員を配置して、店舗ごとにテナントとの折衝や管理などの業務を完結させてきました。そこで問題になったのが1998年に開発し、15年近く使ってきたテナントシステムの老朽化だ。テナントシステムはテナントの管理業務を行う重要なシステムで、契約管理と賃料計算の2つに分かれている。変貌する中で、部分的な改修を積み重ねながら、使い続けてきた。「現在はユーザー部門で従事していますが、98年当時の開発メンバーの一人です。その経験から見ても、運用とのアンマッチは限界に達していました。大きいのは、法律が変わり、定期借家契約が認められるようになったこと。増築するようにシステムを開発した。そのため、各システムを連携させる部分で、運用上の歪みや不具合も発生していた。賃料計算の両方を一元的にカバーしたシステムとして再構築することにした。起案のシステムを作っていました。その目的は、転記ミスを防ぎ、賃料計算のために最も合理的なマスターを入れることでした。(賃料計算)における業務の効率化の3つの実現を目標にすえて、システムを再構築することにした。コンペの結果、最終的にアビームコンサルティングを選定、パルコはアビーム不動産ソリューション(ACRES)を導入することにした。アビームコンサルティングを選んだ最大の理由は、既存システムのマイグレーションをベースにシステムを統合するという提案ではなく、従来のシステムにこだわらずに、目標に向けた新たなシステムのデザインを提案したことであった。パルコは、今までアビームコンサルティングとは取引がなかったため、ACRESの機能や他社での豊富な導入経験から、自社の発想を超える提案がなされる可能性にも期待した。氏プロジェクトを推進する上での課題と解決策テナント移動にも柔軟に対応する日付管理の機能を開発、膨大な量のデータも移行2013年11月、ユーザー部門も加わって、テナントシステム再構築プロジェクトがスタートした。ユーザーから改善要望などをヒアリングして要件をまとめ、追加機能の開発を進めていった。設計・開発過程で一番大変だったのが「日付管理」だ。「テナントと契約しても、途中で条件が変わることは頻繁に起こります。3年間の契約を結んだテナントが1年半でフロアを移動することもありますし、期間満了まで営業せずに退店することもあります。契約期間内に改装で営業を休んだり、改装オープン前に短期の催事として別区画で営業する場合もあります。した場合、新旧の契約情報の履歴を管理し、日割りで賃料などを計算していきます。この仕組みが非常に複雑で、追加機能も含めて、開発には非常に苦労しました」(中嶋氏)また、既存システムは「契約管理」と「賃料計算」の2つに分かれていたため、データの整合性がとれていないという問題もあった。契約データは文章で記載されている項目が多く、それが夜間バッチ処理によって賃料計算システムに連携していた。定期的な突合作業も業務負荷となっていた。新しいテナントシステムへのデータ移行の際には、両システムの履歴データの多くの項目の中から、どの項目を新システムのどの項目にマッピングするべきか、整理する必要があった。「データは1998年から蓄積されているので、膨大な量に上り、中には10年以上契約が続いているテナントや特殊な契約処理の仕方をしているケースもありました。業務が効率化され、現場社員が余裕を持って仕事に取り組める環境に2016年3月、再構築プロジェクトは完了し、新しいテナントシステムが稼動した。新システムでは、再構築の目標としていた3つの領域での業務を効率化できた。これによって、各文書の入力の手間を減らし、転記ミスを防ぐことができるようになった。稟議をワークフロー化、添付資料も電子化し、フローの途中で本部契約管理スタッフのチェックを入れることにより、入力ミスや手戻りを削減、フローを迅速化した。2つ目の「テナントとの契約管理」では、特定の期日到来時に担当者にメールで通知するとともに、管理台帳で進捗を管理することで、対応の遅れを防止。営業終了予定を管理、次のアクションにつなげることが可能になった。3つ目の「賃料計算」では、稟議とテナントマスターを統合し経費金額を明確化すると共に、自動計算の範囲を拡大することで、各店舗経理の入力の手間、手計算での調整入力を削減。テナントごとの営業料・経費控除の計算結果は夜間バッチを待たずに、リアルタイムで随時確認できるようになった。店舗の経理責任者が毎月のテナントシステム締め日に不在となるようなシフト体制は現実的ではなかった。ところが、締め日前に早めに作業を終えて、リアルタイムで計算結果を確認できるので、稼働開始から3〜4カ月経った頃から、経理責任者が締め日に休む店舗が出始めた。2〜3日で会計システムの締め日になり、その後、月次の報告書作成と続きます。経理責任者はその間をうまくやり繰りしないと、休みがとれなくなってしまうのです。最初は締め日に経理責任者が休んでいる店があると聞いてびっくりしたのですが、新しいシステムの機能を自分たちのペースに合わせて使いこなそうという姿勢が感じられました。メインフレームも利用しなくなったため、コスト削減につながった。システムに盛り込み、高度化していく考えだ。増えたり、また契約や業務の改革のアイデアが出てくると思います。将来的にも継続して使えるように、システムを拡張、整備していきたいと思います」(中嶋氏)。グとのパートナーシップのもと、法律や組織、運用などの変化に合わせて、システムの機能追加や運用の見直しなどに取り組み、テナントシステムを長期間にわたって使える形にしていきたいと考えている。会社名、肩書き、役職等は取材時のものです。そのロゴは、アビームコンサルティング株式会社の日本およびその他の国における登録商標です。