管理職になる前に体験しておくべき理由とは仕事には前後関係があります。自分が担当する業務の前後の工程で、おそらく職場のメンバーや他部署、お客さまとかかわることでしょう。人と人とのつなぎ目でうまくバトンを渡せないと齟そ齬ごが生まれたり、ミスやクレームの原因となったりしてしまいます。そもそも人は十人十色。自分は伝えたつもりでいても、相手には伝わらないことがあります。そこで今回は、「いった」「いわない」を防ぐワザをお伝えします。証拠に残す「いった」「いわない」というやりとりは、両者の記憶があいまいだったり、見解が異なったりするときに起こります。「いった」「いわない」の争いになる原因の一つは、口約束をしたことでしょう。口約束だけで済ませると危険です。口頭で約束を交わしたら、必ず証拠に残しましょう。具体的には、次の3つのステップで進めるようオススメします。(1)記録する人の話を聞くときは、忘れないようにメモやノートを取ります。どんなに記憶力に自信があったとしても、人は忘れる生き物です。記憶しようとせず、必ず記録してください。締め切り日などは、すぐにその場で記録することが大切です。記録する方法は、手帳などに手書きするほか、デジタル媒体に入力するなどがあります。(2)メールを送る(1)の「記録」は自分のための備忘録です。証拠にするには不十分です。そこで口約束を交わしたあと、大事なことをメールなどに書いて相手へ送ってください。いうと、何かあったときメールがよりどころになるためです。(3)返事をもらうメールを送れば完了!とはいきません。メールが届いていなかったり、読み飛ばされたりする心配があるためです。ならないよう相手へ確実にメールが届き、読んでもらい、内容に間違いありませんと確認を取る作業が必要です。返事をもらいましょう。いえ相手がお客さまなど目上の人だったら、ストレートに「返信してください」とは書きにくいのも事実。失礼にならないよう、配慮を感じさせるオススメのフレーズをご紹介します。○○様にご迷惑をかけないよう、確認のメールをお送りします。私の理解に間違いがなければ、「了解」だけでも返信をお願いいたします。社内でチャットツールを使っていれば、受信者は「メッセージを読みました」「間違いありません」を伝えるとき、「OK」「了解」を伝えるマークを付ければよいでしょう。社内のやりとりで丁寧な文章を書くと時間と労力を要するため、このようにマークで済ませる企業もあります。変更や修正は対比法で伝えるほかの人と仕事を進めるとき、変更点や修正点を伝えることがあります。情報を伝えるために使いたいのが「対比法」です。対比法とは、何かを伝えるときに、別のものと比べる方法です。比較すると、両者の違いがはっきり認識できるため、勘違いを防ぐことができます。ポイントは変更前と変更後の2つをセットにして伝えることです。「何を」「何に」変えるのかをハッキリさせると誤解を生みません。今回は「いった」「いわない」の不毛な争いを避け、お互いの仕事がうまくいくよう3つのステップをお伝えしました。(1)口約束をしたら必ずその場で記録する(2)相手にメールなどを送り、情報を共有したり証拠に残したりする(3)相手から「確認した」「間違いない」という返事をもらう「わざわざメールを送るなんて面倒だな」「返事がほしいなんて書きにくい」と二の足を踏む人もいますが、ひと手間かけると、のちのち相手から感謝されたり、信頼されたりするはずです。自分のためはもちろん、相手のためにもなりますので、今回ご紹介した3つのステップをぜひお試しください。※掲載されている情報は記事公開時点のものです。最新の情報と異なる場合があります。ビジネススキルの研修を行っている。朝5分だけ段取り手帳術』(実務教育出版)ほか。金曜夕方の送信は特に注意。改正法令などが施行されます。総務1年生やこの春久々に総務業務を担当する方にオススメのコンテンツを厳選。この機会に、総務実務の基本はもちろん、ビジネススキルや総務の考え方について学んでみませんか?総務のマニュアル総務・バックオフィスの実務を実践的にサポートする「総務のマニュアル」シリーズ。ビジネストレンドを押さえた内容で、いま総務が知っておきたいポイントを具体的に解説していきます。プレミアム特別コラム法改正の具体的なポイントや実務に直結する時事的なコラムなど、専門性が高い「プレミアム限定コラム」はこちら。業務を支える幅広い知識を集めるのに最適です。社内コミュニケーション術リモートワーク、ABWなど働き方の多様化がさらに広がっています。対面のコミュニケーションが減っている中においても、コミュニケーションを活性化するために、どうしていくべきでしょうか。実務ノウハウなど総務に関する用語辞典です。月刊総務が開く、無料オンラインセミナーの予定はこちらからご確認ください。さまざまな企業と共催し、より専門的な知識を幅広いテーマで発信。不定期にアンケート調査を実施し、その結果を公開しています。全国の総務パーソンがどのように業務に対応しているのか、何を感じているのか、総務の現状を確認してみましょう。「働き方」「戦略総務」などのテーマについて、数分で気軽にキャッチできる情報を発信していきます。購買プラットフォームオフィス用品に関する困りごとを解決し、業務効率化とコスト削減を実現いたします。Kobuyは、一貫堂が提携するパートナーサプライヤに加え、お客様ご希望のサプライヤ商品・サービスを一元管理できるオフィス用品一括購買システムです。