公開していた「ファイリングの部屋」を、この新しいドメイン(filingroom..jp)にもコピーしました。不要と思われるページは削除していますが、内容はそのままです。従来のアドレスにも、当面は残しておきますが、できるだけこちらを利用していただければ幸いです。書類の種類によりいろいろなバリエーションが発生します。作成メモを作成した上で清書したり、パソコンなどを使って直接作成する場合もあります。自分で作成するもののほかに、客先から受領するもの、資料などの収集も、手元の書類が増加するといった点では、ここに含めることができるでしょう。控えのコピーを作成したうえで、相手先に送付する場合のほかに、複数のコピーをとる、あるいは印刷で多数のコピーを作成して配布するものまで含まれます。特殊なケースでは、コピーを作成することなく、すぐに保管されるようなものもあります。社内回覧文書などでは、紙の消費量削減のため、イントラネットなどの電子掲示板に掲載するケースも増えてきています。内容(じっくりと読む必要があるもの)によっては各自がプリントアウトすることにもなり、かえって紙の使用量が増加することもあり注意が必要です。保管と保存の違いは「保存と保管」のページで書いていますが、本当の意味で保管されている部分は少ないと思われます。保管されていれば、参照する場合や再利用する時などに、短時間で探し出すことができます。されている書類を利用して、新たなものを作り出すことです。総務や人事部門のように、毎年同じようなスケジュールで業務を行うような場合には、特に有効です。前年度の予算や、3ヵ年計画の策定内容を参照するときなどは、単純に修正することはできないため、紙の書類でも十分に役立ちます。これに対し定例業務では、一部を修正するだけで新しい書類を作成することができるため、電子データとして保管することが有効となります。定常的に再利用の必要は無いが、残しておく必要があるものについては、保存されることになります。ために行うものもあります。不要となった書類は廃棄します。書類廃棄についての考え方は、「書類の廃棄」のページで触れていますので、そちらを参照してください。廃棄の時期としては、年度始めあるいは年末などにまとめて廃棄することが多いようですが、特に時期を定めず、随時行うこともあります。機密書類などは、一般にはシュレッダーで裁断しますが、機密保持契約を結んだ上で、専門の古紙業者に処理を委託することも増えているようです。8245「技術文書マネジメント−第1部:原則及び方法」では、文書ライフサイクルに沿った活動として、次の図をあげています。ライフサイクル・マネジメント文書情報のライフサイクル・マネジメントは、文書情報の全てのライフサイクルを通じて、取り扱う組織、文書情報の目的や性質によって文書管理規定や構成管理規定などに従って適切に管理するシステムのことです。ライフサイクル・マネジメントを実施するためには、それぞれの文書情報に対し、プロパティ(属性)情報を持たせる必要があります。所在などがそれにあたります。文書情報に対する属性情報をメタデータともいいます。それぞれのフェーズで適時情報が追加されていくことになります。2013/09/28。