クリエイティブバンク『デジタル化の窓口』は、この国のデジタル課題「2025年の崖」に備えるため2022年にサービスをスタートしました。1,500以上のIT製品、4,000以上の導入事例を掲載し、特長・選び方を分かりやすく整理して解説することで、自社に最適な製品・サービスを見つけるお手伝いをする紹介サービスです。文書管理システムは、業務の効率化だけでなく、人件費の削減やペーパーレス化など、多大なる効果を企業にもたらしてくれます。その効果を最大限享受するためには、適切な運用ルールと全社的な運用が不可欠です。かかわらず、自社にとって適切なシステムを導入できず、効果的なシステム運用ができていない企業も少なくありません。それには、「思ったように社内に定着しない」、「導入前に持っていた課題が解決しない」、「費用対効果に見合っていない」といったような要因が挙げられます。これらの要因の根底にある原因は何なのか、そして具体的にどのような解決策があるのかについてこの記事で詳しく解説していきます。適切な運用を行うかで文書管理システムの効果は0にも100にもなりえると言っても過言ではありません。適切な運用方法は全ての企業に共通ではなく、それぞれの企業に合った運用が求められます。この記事を通じて、文書管理システムの正しい運用方法を知り、システムの導入・運用の費用対効果を最大化していきましょう。初期費用は発生しません。1で、月間アップロード上限は10です。ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。5で、月間アップロード上限は100です。ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。初期費用は発生しません。0円~備考プランは5種あり、プランによっては初期費用が発生し、タイムスタンプ機能の同梱などがなされます。備考プランはクラウドサービス、オンプレミスの利用形態ごとにご用意しています。OCR画像数の課金制です。初期費用は発生しません。備考5名まで無料で利用でき、200件までアップロード可能です。月額9,800円~備考アップロード可能件数は500件で、10名まで利用できます。300,000円~備考パブリックSaaSの初期費用です。プライベートSaaS初期費用は1700,000円~です。「パブリックSaaS運用基本サービス10アカウント」です。「パブリックSaaS運用基本サービス50アカウント」です。「パブリックSaaS運用基本サービス100アカウント」です。備考プライベートSaaS運用基本サービスです。備考プライベートSaaS運用基本サービスです。備考ディスク容量は10GBです。1,800,000円~備考100ID~の料金です。備考スタンダードプランは300,000円、MyQuickオンプレミスは600,000円かかります。備考MyQuickクラウド版です。同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は10GB、設定可能IP数は5IP、利用可能データベース数は1です。備考MyQuickクラウド版です。同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は50GB、設定可能IP数は20IP、利用可能データベース数は2です。備考MyQuickクラウド版です。同時アクセス数は8ユーザー、利用可能ディスク量は100GB、設定可能IP数は無制限、利用可能データベース数は5です。備考MyQuickオンプレミス版です。年間アップロード件数によって異なります。初期費用は発生しません。容量は5GBで、ユーザー数は無制限です。容量は20GBで、ユーザー数は無制限です。容量は50GBで、ユーザー数は無制限です。備考リコー複合機1台ごとの契約となります。初期費用は発生しません。備考1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は10GB×契約ユーザー数。備考1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は200GB×契約ユーザー数。備考1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は無制限。詳細は別途お問い合わせください。円(税込)/1開発者の値段になります。※年払いだと割引5%※二週間のトライアルあり◎法人向けプラン(あらゆるビジネスでコラボレーションを可能にするプラン。※年払いだと割引5%※二週間のトライアルあり◎法人向けプラン(組織全体のコンテンツ管理を可能にするプラン。※年払いだと割引5%※二週間のトライアルあり◎法人向けプラン(高度なコンテンツ管理とデータ保護を可能にするプラン。文書管理システムの導入は作業効率の向上や法律への対応など様々なメリットがあります。文書管理システムの運用は必ずしもうまくいくとは限りません。そこで、まずは多くの企業が陥る失敗例を三つ挙げ、それぞれの事例のポイントと対策について解説をしていきます。文書管理システムの運用ルールを決める上での大前提として、この3つの要素からしっかりと吸収していきましょう。思ったように社内に定着しない導入前に持っていた課題が解決しない費用対効果に見合っていないなお、文書管理システム自体についての理解を深めておきたい方は下記の記事を先に読むことをおすすめします。基本的な機能や導入メリットなど文書管理システムについてより詳しく知りたい方はこちら1.思ったように社内に定着しない多くの費用と労力をかけて文書管理システムを導入したものの、思ったように社内に定着しない場合があります。その理由は、従業員の参加と支持が得られていないことが多いです。導入初期には熱意を持って取り組むことが多いものの、時間が経つにつれてその熱が冷め、徐々に元の手法に戻ってしまうことがあります。この問題を解決するためには、以下の対策が有効です。従業員のニーズと期待を把握し、それに応じた機能説明やトレーニングを行うシステムの利点と使い方を定期的に再確認するミーティングを設ける小さな成功を積み重ねてモチベーションを保ち、結果を可視化するこれらのステップを踏むことで、従業員が新システムを日常業務に取り入れやすくなります。結局のところ、すべての従業員が文書管理システムの利益を理解し、使いこなせるようになることが、システム定着の第一歩となります。導入前に持っていた課題が解決しない文書管理システムは様々な課題の解決手段として導入することが多いかと思います。その目的には、業務の効率化や情報の整理整頓などが挙げられます。これらの課題が解決されないことがありがちな失敗の2つ目です。その原因は、システム選定の際に現場の実情が考慮されず、実際の業務に合っていない場合が多いです。この問題に対処するためには、以下の点を考慮する必要があります。実際の業務プロセスを詳細に分析し、その上で最適なシステムを選ぶ導入を検討する際には、必要な機能だけでなく、使用する部署の意見も積極的に取り入れる導入後も柔軟にシステムを調整し、業務に合わせてカスタマイズ可能なものを選ぶこれらの対策を実施することで、初めて文書管理システムが本来の機能を発揮し、導入前に存在した課題を効果的に解決することが可能です。適切なシステム選定と運用が、成功に欠かせません。3.費用対効果に見合っていない企業でシステムを導入する上で、費用対効果を見極めることは非常に重要です。実際に、多くの企業はその費用対効果を十分に検討しますが、期待された効果が得られないケースも少なくありません。その主な理由として、システムの過剰な機能や不十分な利用が挙げられます。効果的な費用対効果を達成するためには以下のポイントが重要です。導入目的に合わせた機能の選定を行い、必要以上の高価なオプションは避ける定期的なレビューを通じて、システムの使用状況と効果を評価する従業員がシステムを最大限に活用できるように、継続的なトレーニングとサポートを提供するこれらの措置を講じることにより、投資した資金が適切に回収され、システムの導入が企業にとって実質的な価値をもたらすようになります。文書管理システムの費用対効果を最大化するには、単に導入するだけでなく、適切な運用が伴う必要があります。費用対効果を高める方法については、文書管理システムの費用対効果を高める方法の記事も参考にしてみてください。上記で挙げたありがちな失敗の対策はしっかり実施するとして、次に運用する上でおさえるべきポイントについて、更に詳しく見ていきましょう。文書管理システムを運用する上でおさえるべき7つのポイント文書管理システムの効果的な運用は、その計画と実行の方法に大きく依存します。具体的には、運用を成功に導くために必要なポイントとして、以下7つが挙げられます。文書管理システムの目的を明確にすること自社に合った文書管理システムを導入すること管理体制をしっかりと整えること運用ルールをしっかり定めること運用方法を社内へ周知徹底すること費用対効果を逐次チェックすることPDCAを回して運用改善を繰り返すことこれらのポイントを適切に実行することで、システムから最大限の効果を引き出すことが可能です。1.文書管理システムの目的を明確にすること文書管理システムの運用で重要なポイントの一つ目は、その目的を明確に定義することです。目的が明確でないと、システムが本来提供するはずの価値を十分に活用できません。目的を定義する際には以下の点を考慮することが重要です。どの業務プロセスを改善したいのか具体的に特定するシステムに期待する具体的な成果をリストアップする関係するすべてのステークホルダーのニーズを把握するこれらのステップを通じて、文書管理システムの目的を明確にすることで、自社に合った最適なシステムが選べるようになります。目的が明確であることで、システムの評価や改善も効率的に行えるようになり、組織全体の生産性向上に寄与します。この過程で重要なのは、全員が同じ目標に向かって動くことです。2.自社に合った文書管理システムを導入すること文書管理システムの選定は、単に機能性だけでなく、自社の具体的なニーズに合致しているかを重視することが重要です。適切なシステム選びを行うためには、以下の点を考慮に入れると良いでしょう。自社の業務フローや特有の要求を把握し、それに最適な機能を持つシステムを選ぶ導入後の拡張性やカスタマイズの容易さを確認するシステム提供者のサポート体制やユーザーコミュニティの活発さを評価するこれらの要素を考慮することで、ただ機能が多いシステムを選ぶのではなく、実際に自社の業務改善に寄与するシステムを選定することができます。適切なシステム選定は、その後の運用効率や従業員の満足度を大きく左右するため、慎重に行う必要があります。このプロセスを通じて、最も合理的で効果的な文書管理ソリューションを実現できるでしょう。3.管理体制をしっかりと整えること文書管理システムを効果的に運用するためには、強固な管理体制の確立が不可欠です。管理体制が整っていないと、システムはその機能を十分に発揮できず、文書の整理整頓やセキュリティの確保にも影響します。効果的な管理体制を構築するためには、以下のアプローチを採用することが効果的です。文書管理責任者をしっかり設けて、その権限と責任範囲を明確にするチーム内での役割分担をはっきりさせ、それぞれの職員が何を担当しているかを全員が理解できるようにする定期的にミーティングを開催し、文書管理の状況をレビュー及び評価するこれらの措置を講じることで、文書管理システムの効果を最大限に引き出すことが可能になります。管理体制がしっかりとしていることは、システムを通じて組織の効率を向上させるための基盤となります。4.運用ルールをしっかり定めること文書管理システムを効率的に運用するためには、明確な運用ルールの設定が必須です。適切なルールを設けることで、システムの利用が組織内で一貫性を持ち、エラーやデータの不整合を防ぐことができます。ルールを設定する際には次の点を考慮すると良いでしょう。文書のアクセス権限を誰がどのように持つのか定義する文書の保存期間やアーカイブ方法を具体的に決める編集や更新のプロセスを標準化し、全員が同じ手順で作業できるようにするこれらのルールを社内に周知し、遵守を徹底することで、文書管理システムの機能を最大限に活用することが可能になります。ルールが明確であればあるほど、ユーザーはシステムをスムーズに、そして効果的に利用することができ、結果的に業務の効率が向上します。このプロセスにおいて重要なのは、ルール作りが現場の実情に基づいていることです。運用ルールを決める方法については、次のセクションで5つのステップに分解して解説していきます。5.運用方法を社内へ周知徹底すること運用方法を決めたところで、その方法が社内に浸透しないことには意味がありません。システムの正しい使い方を理解し、日常業務に取り入れることが、システムの価値を実感するための鍵となります。この目的を達成するために効果的な手段は以下のようなものがあります。新しい運用方法のトレーニングセッションを定期的に開催し、使い方を具体的に説明するFAQや操作マニュアルを簡単にアクセスできる場所に設置し、必要な情報を随時参照できるようにする実際にシステムを使って業務がどのように改善されるか、事例を共有することで理解を促進するこれらの取り組みを通じて、社内の各メンバーが文書管理システムの使い方を習得し、それを日々の業務に活かすことができるようになります。適切な知識と理解があれば、システムの導入目的と効果が明確になり、組織全体の文書管理が効率的かつ効果的に行えるようになります。6.費用対効果を逐次チェックすること文書管理システムの導入と運用には、常に費用対効果を考慮することが重要です。その効果的な管理と運用を行うためには、逐次的なパフォーマンス評価が必要となります。この評価を通じて、投資に見合ったリターンが得られているかを確認し、必要に応じて調整を行うことができます。以下は、費用対効果をチェックするための実践的なアプローチです。定期的にシステムの利用状況と業務への影響を評価するシステムの効果を量的にも質的にも分析し、目に見える成果を確認する効率が改善された具体的な例や、コスト削減が達成された点を文書化し、共有するこれらのステップを実行することで、システムの継続的な改善点を特定し、より効果的な運用が可能になります。文書管理システムはただ導入するだけでなく、その運用と結果を定期的に評価し、組織にとって最大の価値を生み出すよう努めることが求められるわけです。7.PDCAを回して運用改善を繰り返すこと文書管理システムの効果を継続的に高めるためには、PDCAサイクル(Plan-Do-Check-Act)を効果的に回すことが重要です。このサイクルを運用することで、システムの利用状況を定期的に評価し、必要な改善を迅速に行うことができます。そのためには、以下のアプローチが役立ちます。計画(Plan):運用の目標と期待される成果を設定し、具体的な行動計画を作成する実行(Do):計画に基づいて文書管理システムを運用し、定められたプロセスに従って作業を進める評価(Check):定められた指標に基づきシステムの性能と運用成果を評価し、問題点や改善点を特定する行動(Act):評価から得られた洞察をもとに、システムやプロセスの改善を行うこのPDCAサイクルを定期的に回すことにより、システムの運用が徐々に最適化され、組織の効率と生産性の向上に寄与します。繰り返し改善を行うことで、文書管理システムの潜在的な価値を最大限に引き出すことが可能になります。次に、文書管理システムを運用する上でのカギとなる運用ルールを作る方法について、詳しく見ていきましょう。文書管理システムの運用ルールを作るステップ5つ文書管理システムを効率的に運用するためには、明確なルールが必要です。このセクションでは、実践的な運用ルールを作成するためのステップとして、以下5つのステップについて解説します。文書管理する書類を決める各文書の分類方法を明確にする文書の命名ルールを決める明確な基準で担当者を決める従業員への周知・教育を徹底するこれらのステップを踏むことで、システムの効果を最大限に引き出し、業務の整理と効率化を実現します。Step1.文書管理する書類を決める文書管理システムを効率的に運用する第一歩は、管理する文書の種類を明確に決定することです。どの文書をシステムで管理するかを決めることで、システムの設計や構成を適切に行うことができます。以下の方法を用いて、管理する書類を選定します。日常的に使用される書類とそれほど頻繁ではないが重要な書類をリストアップする各部門から必要な文書の情報を収集し、全社的な文書のカテゴリを作成する法的な保持期間が必要な書類とそうでない書類を区分けし、それぞれの管理方法を決定するこのステップを通じて、文書管理システムの範囲と目的が明確になり、システムの構築において重要な基盤となります。適切な文書の選定は、後続の運用ルール作成の効率を大きく向上させます。Step2.各文書の分類方法を明確にする文書を効率的に管理するためには、それぞれの文書がどのように分類されるかをはっきりさせることが必要です。文書の分類を明確にすることで、情報の検索性が向上し、必要な文書を迅速にアクセス可能になります。文書分類のプロセスを構築する際には、以下の手順を踏むことが効果的です。文書の種類ごとに主要なカテゴリを設定します。プロジェクト関連文書などです。次に、それぞれのカテゴリ内でさらにサブカテゴリを定義します。これにより、文書管理がさらに細分化され、具体的な情報に素早くアクセスできるようになります。カテゴリとサブカテゴリの定義が終わったら、それらを使って文書のタグ付けルールを作成し、文書が正しく分類されるようにします。この分類方法を徹底することで、文書の管理が格段に効率的になり、日々の業務での時間節約にも繋がります。文書管理システムの全体的な利用効率を高めるためには、このステップが非常に重要です。Step3.文書の命名ルールを決める効率的な文書管理システムを実現するためには、文書の命名ルールを慎重に設定することが欠かせません。一貫性のある命名規則を採用することで、文書の検索と識別が容易になり、管理の効率が向上します。適切な命名ルールを確立するためには、次のステップを踏むことが重要です。組み合わせた形式を基本とします。「契約書_20240422_山田」のようにします。略語や数字を使用する場合は、その意味が分かりやすいように、事前に一覧表を作成し、全社員に共有します。特定のプロジェクトやイベントに関連する文書には、その名称を含めることで、文書がどの活動に関連しているかを明確にします(例:【DX推進プロジェクト】契約書_20240422_山田)。これらの命名ルールを適用することで、文書管理システム内の文書が整理され、必要な文書を迅速に見つけ出すことができます。文書の管理とアクセスの一貫性を保つことができ、情報のセキュリティと整合性が向上します。Step4.明確な基準で担当者を決める文書管理システムの成功は、明確に定義された責任範囲にも依存します。各文書や文書カテゴリに対して担当者を指名することは、効率的な管理と迅速な対応を保証する上で不可欠です。担当者を決める際には以下のポイントを考慮することが効果的です。各部署から適切な知識とスキルを持つスタッフを選出し、その能力に基づいて担当文書を割り当てる担当者には、文書の整理・更新・保管および廃棄のプロセス全体を管理する責任がある定期的に担当者の業務を評価し、必要に応じて追加のトレーニングやリソースを提供するこれにより、各文書が常に最新の状態で保持され、必要な文書が迅速に見つかるようになります。担当者を明確にすることで、責任の所在がはっきりし、文書管理システムの全体的な効率と効果が向上します。Step5.従業員への周知・教育を徹底する文書管理システムを効率的に運用するためには、従業員全員がシステムの使用方法と運用ルールを完全に理解し、適切に活用できるようにすることが必要です。教育と周知のプロセスを効果的に行うためには以下のステップを踏むことが重要です。定期的にトレーニングセッションを開催し、文書管理システムの基本操作やルールについて教育する新入社員やシステム更新時には追加のオリエンテーションを行い、全員が最新の情報を持っていることを確認する実際の業務に役立つ具体的な使用例を示し、理解を深めるためのワークショップやQ&Aセッションを提供するこれらの教育活動を通じて、従業員は文書管理システムを効果的に利用するための知識と技能を身につけることができ、システムの導入目的が達成されやすくなります。結果として、文書管理の効率が向上し、組織全体の生産性が高まります。市場には多様な文書管理システムが存在しますが、その中でも特に運用しやすいものを選ぶことが重要です。このセクションでは、使い勝手が良く、効率的な文書管理が可能な8つのシステムを紹介します。それぞれの特徴を比較して見ることで、自社に合ったシステムを導入するようにしましょう。LabsのSmartReadは、独自開発のAIを活用することで認識率99.22%を誇るAI-OCRサービスです。コージェントラボが独自に開発した人工知能(AI)により、注文書や契約書、アンケート、預金通帳など多様なタイプのドキュメントを素早く正確に読み取り、情報を抽出。サードパーティツールを通して業務システム等に連携することで、データの利活用を促進します。SmartReadは事前学習済みのAIを活用することで、お客様による事前設定工数を大幅に削減できるため、作業時間やコストの削減に貢献します。独自開発のAIエンジンを活用し、ドキュメントの種類を自動で判別・仕分けした上で、あらゆる活字や手書き文字を高精度で読み取り可能。従来人手をかけていたデータ入力作業をSmartReadに置き換えることでその時間やコストを削減し、人にしかできない業務にリソースを投下できるため、生産性の向上を実現します。スムーズ新しいツールのスムーズな導入を実現するためには、使いやすさが不可欠です。実際に利用する現場従業員への教育も不要なSmartReadのUI/UXは多くのお客様に評価されており、一部署だけでなく全社的な業務効率向上に貢献できます。データをすぐに活用できるドキュメントの「データ化」は決してゴールではなく、そのデータをいかに活用できるかが重要です。SmartReadはAPIをはじめとする連携機能が充実しているため、RPAやデータ連携ツールを通して既存システムとスムーズに連携し、企業のデータ活用やDXを推進します。ファイル共有サービス製品詳細はこちら株式会社プロジェクト・モードのNotePMは、7,000社以上に導入されている、使いやすさNo.1を受賞したマニュアル作成・ナレッジ共有システムです。マニュアル作成、社内wiki、ノウハウ共有、社内FAQ、社内ポータル、取引先との情報共有など、さまざまなシーンで活躍します。社内の情報を探すのが大変、知識の共有が上手くいかないといった悩みを解決し、日報や議事録、マニュアルかな社内報といった文章を簡単に管理できます。ウィキペディアのように情報を書き込み蓄積するツールが導入されており、社内の知りたいことが簡単に見つかる機能が搭載されています。ウィキペディアのように利用し、情報を書き込み蓄積するNotePMはマニュアル・ノウハウをWeb上で簡単に作成し、保存できる機能が備わっています。高機能エディタとテンプレートが搭載され、バラバラなフォーマットを標準化可能。矢印や吹き出しなどのマニュアルに便利な画像編集機能も搭載されており、ウィキペディアのように簡単に編集できます。高機能の検索エンジンで欲しい情報が簡単に見つかるWord・Excel・PowerPoint・PDFなどを保存できます。その内容はデータベースに保管され、検索機能を使うことで簡単に表示可能です。全文検索でキーワードを入力すれば、欲しい情報がすぐに表示、情報を活用可能です。ページを見た人がわかる機能など検索に付随する機能も豊富です。アクセス制限やファイル共有など機能が豊富アクセス制限機能やページを見た人が分かる機能によって、企業の形態に応じた柔軟なセキュリティ設定が可能です。他にも便利な機能が豊富で、ファイル共有やチャット連携などチームの業務を円滑化する手段が豊富に用意。マルチデバイス対応なので、本社にいなくても情報共有が簡単にできます。SaaSは、文書管理・ワークフロー機能が充実した統合的な文書管理システムです。長い歴史を持つシステムで、専用環境のプライベートSaaSと、安価なパブリックSaaSから選べるのが特長です。クラウドなので、いつでもどこでも最新文書が確認できるので、ビジネスチャンスを逃しません。属人的になっている業務情報を文書化して社内の情報共有を推進し、操作履歴の記録により内部統制も図れます。文書のライフサイクルを自動化し、履歴管理も確実に文書の作成・承認から廃棄までのライフサイクルの自動化をサポートします。有効期限を設定することにより、人手を介さずに自動で廃棄や削除もできます。すべての操作履歴も残せます。ログインしてからの新着」など、さまざまな検索パターンから文書を絞り込むことができるので、見たい文書にすぐアクセスできます。2022年1月に施行された電子帳簿保存法の電子取引の証跡管理にも対応しています。電子取引ソフト法的要件認証(JIIMA認証)を取得済です。クラウドならではの利便性と堅牢なセキュリティSaaSなので、社内だけではなく社外取引先やサプライヤーなどとも文書のやりとり、承認・配信ができます。安全性・信頼性の高いデータセンターで運用しているので、セキュアに社内文書にアクセスできます。出張先や在宅ワークなどの多様な働き方に対応できるのも、このシステムの魅力の一つです。オンラインストレージ製品詳細はこちら株式会社FleekdriveのFleekdriveは、企業の情報資産を社内外問わず有効活用できるファイル共有サービスです。いつでも、どこからでも業務ファイルにアクセス可能で、フォルダの階層も一目で理解できるなど、使いやすいインターフェイスが特長。取引先へのメール送付や社内の承認作業など、簡易タスクを自動化する管理機能も魅力です。企業の様々なニーズにきめ細かく応える設計が、多くの導入実績につながっています。誰もが使いやすいインターフェイスで業務効率を向上シンプルな操作でのファイル共有、管理はもちろん、大容量のファイルもダウンロードせずにブラウザ上で閲覧できるなど、働く人のニーズを捉えたきめ細かい設計が強みです。ファイルへのコメントや支持もFleekdrive上で完結するなど、業務効率をアップする機能が多く搭載されています。管理者の手間を省く、現実的で豊富な管理機能が魅力ユーザーの一括登録や期限付きアカウントの発行など、様々なビジネスシーンに有用な管理機能が豊富に使えます。セキュリティの機能も充実しており、IPアドレスによりアクセス元を制限したり、PDFのコピーや印刷を制限したりと、多くの手段で社内の情報資産を守ることができます。モバイル活用もできるので、社外からの業務も行いやすいモバイル端末ひとつで、業務の効率を改善します。スマホで撮った写真を直接共有することも、大容量データを閲覧・送信することも、自由自在に行えます。使用しているデバイスを紛失しても、スマホのアプリケーションロック機能により情報漏えいを防ぐことができるので安心です。幅広い範囲をサポートする文書管理システムです。文書ファイルの保管だけではなく、文書の属性項目を定義した文書データベースを作成できるので検索しやすい仕組みになっています。電子契約サービスとの連携で、情報資産の共有も可能です。組み合わせて操作権限を細かく設定できるため、組織構造を反映したグループ管理や、文書のアクセス制御が可能です。文書ファイルに記載されている文字はもちろん、文書の分類、年度や日付、数値情報などから素早く目的の文書を検索できます。使う検索条件は、検索メニューに保存しておき、欲しい情報が欲しいときにシステムから自動的にプッシュ通知されるので便利です。自動作成されるツリー型カテゴリによる検索機能も搭載されています。細かい設定が可能なアラート機能で、作業の漏れを防ぐ契約書の更新や終了など知らせる機能を持ちます。30日前、1年経過、ファイル登録なしなどさまざまな条件を設定し、条件に一致した文書を知らせるアラートを自動的にメールで配信することができます。複雑な通知も設定できるので、ピンポイントで通知することが可能で作業の漏れを回避します。改正に伴い、取引データの保存の際のセキュリティ強化および内部統制強化のために一度登録したデータの変更・削除を項目ごとに制限することが可能です。権限管理機能である文書自体の削除権限の設定を合わせることで、電子ファイルの削除を制限しつつ、管理項目の修正許可を行うなど柔軟な運用ができるようになります。:インフォコム株式会社ASTRUX文書管理システム文書管理システム製品詳細はこちら株式会社デジタルマトリックスのASTRUX文書管理システムは、JAなどで採用されている、PDFやWord文書を効率的に管理できます。一般文書だけでなく図面・医療文書、ISO文書の保管、記録と言った、運用から管理までをWebベースで管理できます。誰がいつ何をしたかが一目でわかるログ機能など、セキュリティ性に対する対策も万全。安全な環境で企業の意思伝達・決定の効率化を進め、ビジネスの発展に繋げることが可能になります。インターフェイスの改善がなされさらに使いやすく、ワークフロー機能も強化されている旧バージョンから見直しをし、基本的なインターフェイスが見やすく、かつ扱いやすくなっています。ワークフローの機能が強化されており、各種種別・アクションや申請を簡単に行える機能が標準搭載。機能を活用し、承認状況の把握や自動承認機能など、意思決定を速める機能が多く備わっています。OptionKit」を使用することで大量のデータを一括で登録が可能。信用金庫向けオプションやDocuWorks変換オプションなど多彩な拡張機能があります。Ipadオプションを利用すれば、ネット環境が無くともオフラインでファイルの参照が可能になります。工場や現場、営業先などでの利用におすすめです。保守サービスに関してはASTRUXサポートWeb、操作方法に関しては問い合わせで対応できます。プログラムサポートとして最新のパッチなどの情報が記載されており、分からない質問はFAQで確認可能。保守サービスは3か月の猶予ののち、一年単位でサポート可能、企業の形態・年数に応じリーズナブルにサポートを利用できます。運営企業:株式会社デジタルマトリックス導入事例5件をみるEIMANAGER文書管理システム製品詳細はこちら伊藤忠テクノソリューションズ株式会社のEIMANAGERは、製造業の現場の声を反映して作られた文書管理システムです。企業内に点在している文書を一元管理して、生産性を高めることができます。視覚的に見やすいシンプルな画面が特長で、初心者も安心です。属性やフリーワードだけでなくファイルの中身まで検索できるので、目当ての文書に辿り着きやすいのも魅力です。業務に合わせたワークフローも簡単に作ることができ、承認作業もスムーズに進みます。都合に合わせて運用環境も選べる利便性の高いシステム製造業のさまざまな現場の声に応え、成長を続けた文書管理を、オンプレミスパッケージ、又はクラウドサービスとして使用できます。コンテンツ管理基盤を活用して、業務に合わせたインターフェースを自由に設計する機能などで、企業内情報の一元管理と、ユーザのさらなる利便性の向上を実現します。現場のリアルな課題に応える機能を数多く搭載きめ細かいニーズにも応える機能群が魅力です。使う検索条件は保存して再利用することができます。検索可能なPDFに文書を自動変換も可能です。文書の状態も把握しやすく、最新版がどれか一目で分かるようになっています。アクセスログや操作ログでの監査対応も可能で、しっかりとした内部統制も行えます。豊富な導入実績を持つ、安心の支援体制が整えられているこれまで100,000以上ものユーザーへの導入実績があり、運用の支援体制も盤石です。関わる全ての要員が一貫体制で、情報共有および情報交換検討を行いながらさまざまな状況に対応するので、安心して任せることができます。初期費用は発生しません。1で、月間アップロード上限は10です。ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。5で、月間アップロード上限は100です。ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。初期費用は発生しません。0円~備考プランは5種あり、プランによっては初期費用が発生し、タイムスタンプ機能の同梱などがなされます。備考プランはクラウドサービス、オンプレミスの利用形態ごとにご用意しています。OCR画像数の課金制です。初期費用は発生しません。備考5名まで無料で利用でき、200件までアップロード可能です。月額9,800円~備考アップロード可能件数は500件で、10名まで利用できます。300,000円~備考パブリックSaaSの初期費用です。プライベートSaaS初期費用は1700,000円~です。「パブリックSaaS運用基本サービス10アカウント」です。「パブリックSaaS運用基本サービス50アカウント」です。「パブリックSaaS運用基本サービス100アカウント」です。備考プライベートSaaS運用基本サービスです。備考プライベートSaaS運用基本サービスです。備考ディスク容量は10GBです。1,800,000円~備考100ID~の料金です。備考スタンダードプランは300,000円、MyQuickオンプレミスは600,000円かかります。備考MyQuickクラウド版です。同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は10GB、設定可能IP数は5IP、利用可能データベース数は1です。備考MyQuickクラウド版です。同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は50GB、設定可能IP数は20IP、利用可能データベース数は2です。備考MyQuickクラウド版です。同時アクセス数は8ユーザー、利用可能ディスク量は100GB、設定可能IP数は無制限、利用可能データベース数は5です。備考MyQuickオンプレミス版です。年間アップロード件数によって異なります。初期費用は発生しません。容量は5GBで、ユーザー数は無制限です。容量は20GBで、ユーザー数は無制限です。容量は50GBで、ユーザー数は無制限です。備考リコー複合機1台ごとの契約となります。初期費用は発生しません。備考1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は10GB×契約ユーザー数。備考1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は200GB×契約ユーザー数。備考1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は無制限。詳細は別途お問い合わせください。円(税込)/1開発者の値段になります。※年払いだと割引5%※二週間のトライアルあり◎法人向けプラン(あらゆるビジネスでコラボレーションを可能にするプラン。※年払いだと割引5%※二週間のトライアルあり◎法人向けプラン(組織全体のコンテンツ管理を可能にするプラン。※年払いだと割引5%※二週間のトライアルあり◎法人向けプラン(高度なコンテンツ管理とデータ保護を可能にするプラン。/価格や製品機能など、見やすい一覧表から、気になる製品をまとめてチェック!文書管理システムの比較表を拡大表示する文書管理システムを正しく運用し効果を最大化させましょう今回は、文書管理システムの運用を成功させるためのポイントについて解説をしてきました。文書管理システムの適切な運用は、組織の効率化と情報管理の質を大きく向上させる鍵です。重要なポイントを繰り返すと以下の通りです。正しいステップに従って運用ルールを定めることで、効率的なシステム運用が可能となる運用以前の課題として、運用しやすい文書管理システムの導入が何よりカギとなる上記のポイント全てをしっかり落とし込むことで、文書管理システムの運用がより効果的なものとなります。一つひとつしっかりと自社に合わせて実践していき、文書管理システムの費用対効果を最大化させていきましょう。最適な製品をみつけるカテゴリーから、IT製品の比較検索ができます。1762件の製品から、ソフトウェア・ビジネスツール・クラウドサービス・SaaSなどをご紹介します。掲載希望のお問い合わせIT製品・サービス事業者さま向け御社のIT製品・サービスを掲載しませんか?見込み顧客の獲得、認知向上をしたいサービスをお持ちの方は、是非ご依頼ください。