テンプレートとは、自社のビジネスに合ったサイト設計をひな形として保存できるものです。社内ポータルサイトなどへの活用を検討している企業担当者も多いのではないでしょうか。テンプレートを利用しても情報共有が思うように進まないなどの課題を持つ企業もあります。テンプレートとは何か、導入メリット、作成手順などの基礎知識を解説します。自社の効率的なサイト構築の参考にしてください。提供されているサービスのひとつであり、主にファイルや情報の共有を目的としたツールです。企業によって個々の業務を連携する手段は異なり、部署によっても具体的な方法は違うでしょう。さまざまな業種や業務に適したテンプレートが提供されています。利用できる既存テンプレートの種類や機能は、加入しているサービス、プランによって違うので注意が必要です。テンプレートは、既存テンプレートをそのまま活用するか、必要に応じてカスタマイズする方法があります。自社で1からテンプレートを作り、社内で共有することも可能です。専門知識がなくてもテンプレートを作成できます。企業における活用事例で多いのは、既存テンプレートを利用した社内ポータルサイトの作成です。テンプレートの種類は、大別すると「サイトテンプレート」と「リストテンプレート」の2つです。サイトテンプレートサイトテンプレートとは、サイト全体をテンプレート化したものです。ある社内サイトが、共有ドキュメントを一覧表示するリストやビュー、スケジュール表、掲示板やお知らせ欄へのリンクボタンなどで構成されていたとします。これらのワークフレームを一括で登録できるのがサイトテンプレートです。リストテンプレートリストテンプレートとは、サイト内に配置しているコンテンツを個別にテンプレート化したものです。業務報告書やスケジュール表などは、必要事項が網羅されたテンプレートがあると便利です。書式や色使いも統一されていたほうがよい場合も多いでしょう。このようなコンテンツをリストテンプレートとして登録しておけば、使い回しができて便利です。サイトテンプレートを活用する目的ここでは、企業がサイトテンプレートを活用する3つのメリットを解説します。サイトテンプレートを元に短期間でサイト構築ができるテンプレートを共有することで、短期間で同じようなサイトを構築できます。ギャラリー」に保存して共有を有効にしておけば、他のユーザーがそれを利用してサイトを作れます。ツールとの相性がよいのが特長です。ファイルを紐づけて作業・共有するなど、サイトテンプレートを幅広く活用できます。ファイル)」という形式で、1つのファイルにまとめて保存できます。運用するサーバーに配置するだけで、簡単に移植が可能です。特定の部署で運用テストを行い、成果を確認したうえで各拠点に移植して配布することが容易に行えます。使って独自にカスタマイズすることも可能です。サイトテンプレートのメリットです。サイトテンプレートをカスタマイズしたものが使用されています。システム構築には専門的な知識を持つ人材が必要です。サイトテンプレートを作成する際のおおまかな手順を解説します。※ワークフレームだけでなくコンテンツも含めて保存するときは「コンテンツを含める」ボックスを選択。「リストテンプレート」という機能を使うと、コンテンツ単位でテンプレートを保存できます。手順は以下のとおりです。※リストに含まれるコンテンツも保存するときは「コンテンツを含める」ボックスを選択。サイトテンプレートはさまざまな用途に活用できます。ここでは種類別に6つの活用例を紹介します。サイトテンプレートの活用例1:チームサイトチームサイトとはプロジェクトチーム単位の情報共有のためのサイトです。短期間でサイトを立ち上げて文書やコンテンツを投稿、編集する必要があるため、多くの場合、既存のサイトテンプレートが活用されます。サイトテンプレートの活用例2:社内コミュニティサイト社内コミュニティサイトとは、少数のメンバーが文書やコンテンツを投稿する形式のサイトです。チームサイトとの違いは、投稿者が限定されることと公開範囲が広いことです。全従業員に向けた社内行事の告知などに社内コミュニティサイトが活用されています。サイトテンプレートの活用例3:ブログサイトブログサイトは主に個人単位でアイデアやノウハウなどを発信するために活用されています。大勢の従業員が自由にブログサイトを開設すると、一般的なプライベートブログのようになる傾向があります。管理者を設けることや、運用をリーダーや責任者などに限定することが重要です。サイトテンプレートの活用例4:ビジネスインテリジェンスセンターサイトビジネスインテリジェンス(BI)センターサイトとは、経営の意思決定に必要な業務の進捗や会計情報などの膨大なデータを集約して可視化し、分析しやすくしたサイトです。サイト向けのリストテンプレートには、販売ルート別の売り上げをまとめたレポートが閲覧できるものなどがあります。単純なページを相互にリンクすることで、多種多様な情報を社内で共有できるサイトです。他のユーザーが投稿した内容を編集することや、新たなリンクを貼ることもできます。大規模な組織の膨大な情報資産を活用するのに向いているテンプレートです。サイトテンプレートの活用例6:社内ポータルサイトテレワークの推進によって、場所を選ばず会社の情報にアクセスできる社内ポータルサイトが重要になっています。テンプレートを活用することで、売上管理表や顧客情報などが共有できる営業ポータル、最新の稼働状況などを共有しやすい情報システム部門ポータルなどが構築可能です。経営判断に必要な情報を集めた経営予測ポータルも作れます。使いやすく、管理側の負担も少ない社内ポータルサイトを構築できないケースも少なくありません。用の専用ツールを導入するのもよい方法です。テンプレートには、サイトテンプレートとリストテンプレートの2種類があります。いずれも短期間で自社サイトを構築でき、移植性や拡張性にも優れているのがメリットです。さまざまな種類があります。上で稼働するオールインワンテンプレートサービスです。パーツなどを利用して、簡単に自社サイトの構築が可能です。マイクロソフト社のアップデートにも影響を受けないポータルサイトの運用も実現できます。