利用すれば、場所や時間を選ばずにファイルにアクセスできるため、とても便利です。社内用のポータルサイトを構築することもでき、データの一括管理も可能です。ファイル共有について詳しく解説します。利用予定の方はぜひ、参考にしてください。どのようなサービスなのか、概要と主な機能について解説します。社が提供している、複数人でファイルを共有し、データの編集や追加、削除などを同時に行うことができるサービスです。導入すると、いつでも、どこでも、パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットからでも、クラウド上のファイルにアクセスできるようになるため、とても便利です。さまざまな機能があります。ここでは、それぞれの機能について解説します。複数人で管理するフォルダやファイルを作成できます。内のデータにアクセスできるリンクをコピーし、対象のメールアドレスに送信して共有することが一般的な方法です。ファイル共有したメンバーとは同時に編集もできます。部署やプロジェクト内で情報の共有を行うためのサイト「チームサイト」の作成が可能です。チームサイトは、プロジェクト、部門、部署などのなかで、作成可能です。その中で情報をまとめたり、ファイルの作成や管理を行うことができるため、社員同士の効率のよい情報共有を実現します。チームサイトと連携可能です。チームサイト内にも自動的に保存されます。ワークフローとは、業務を自動化する機能です。業務の進捗管理や書類の承認、業務処理の改善などさまざまなワークフローがあります。これにより、業務上のミスや必要のないプロセスが省け、業務効率化につながります。自動保存機能があります。サイト内検索機能もあり、目的のファイルを探せます。等のファイル形式が表示されます。リスト機能では予定表やアンケート、タスク、住所録などをデータベースとして管理することができます。活用するときのポイントを解説します。相手のメールアドレスを入力し送信することで、ファイルを簡単に共有できます。メッセージを添えることもできるので、ファイルに関する注意点などを一緒に伝えることが可能です。受け取った相手はすぐに作業を始められるため、業務効率が向上します。同時作業により、より多くのタスクを効率的に進めることができます。ネット環境さえあればいつでもどこでもファイルにアクセスできます。離れた場所にいながら、複数人で共同作業ができるため、外出先など、社内外問わず作業ができます。セキュリティ対策には気を付けるようにしましょう。ファイル共有機能をどのようにして使うのかを解説します。共有し、他の人が見られる状態にするための方法を解説します。内の左側にある「共有ドキュメント」からドキュメントの追加をクリックしましょう。すると、ドキュメントのアップロードというウィンドウが出現します。そこへ共有したいファイルをドラッグ&ドロップしてファイルをアップロードしましょう。一気に複数のファイルをアップロードすることも可能です。アップロードできます。クラウド上にファイルを保存・共有できるストレージサービスですが、他の人とファイルをシェアするためには、それぞれのユーザーで個別に設定しなければなりません。アップロードしておけば、サイトにアクセス権のある人であれば誰でも閲覧、編集が可能です。同期させることができます。同期設定をすれば、片方にファイルを保存した場合でも、同時に両方に保存され、その後のバージョン管理も行ってくれます。同期の手順は以下の通りです。共有リンクをメール送信する共有したいリンクを選択し、ページ上部にある「リンクのコピー」をクリックすると、リンクがコピーされた状態になります。そのリンクをメールやチャットツールなどで相手に知らせると、ファイルを共有できます。メールでリンクを伝えたいときは「共有」を選びましょう。共有をクリックすると、メールアドレス入力欄が表示されます。そこで相手のメールアドレスを入力すれば、リンクを送信できます。チーム内など自由に設定可能です。アクセスできるかどうかだけではなく、閲覧のみ、編集は可能などといった制限もかけられます。アクセス権は、該当するファイルを選び、「情報」→「アクセスの管理」から確認できます。招待機能を使う組織外の人とファイルを共有したいときは、招待機能を利用するといいでしょう。サイト全体を共有する、ファイル単位で共有する、匿名リンクによりファイルのダウンロードだけ可能とする、という3つの方法があります。アカウントが必要です。「共有」をクリックします。サイトを共有したい人のメールアドレス、共有方法などを指定します。メールを送られた相手はそのリンクからログイン画面にアクセスできます。アカウントが必要です。共有するファイルをダウンロード禁止にする場合ファイルは共有しつつ、ダウンロードだけは禁止にすることも可能です。ダウンロード禁止にするファイルを選択し、ページ上部の「共有」をクリックします。ダウンロードできません」の3つの選択肢が表示されるため、「ダウンロードできません」を選択することで、ダウンロードを禁止することができます。共有に向いているファイルとそうではないファイルがあります。それぞれの特徴について解説します。具体的には、複数人が把握すべきマニュアルやよく利用する管理部門の契約書のテンプレートなどです。等のファイル形式で保存しておけば、サイト内検索機能で検索できるため、共有がしやすいです。メンバーとのチャット機能もついているため、共有したファイルを手軽に送れます。その他にも、拡張子によっては管理者の設定が必要な場合もあります。いったファイルは手がかかるため、共有には向いていません。部署内、チーム内だけではなく、社外まで幅広くファイルを共有したいときに活用できるサービスです。共有するだけではなく、社内向けポータルを構築しデータを一括管理する、誰がどのような変更をしたのか履歴を残す、充実した検索機能など、ビジネスにおいて便利な機能も搭載しています。Modern」がおすすめです。策定、社内ポータルの改善ができます。知識がなくても自社に合った社内ポータルが構築可能です。