海外レンタルサーバー暦20年の管理人が教える完全海外サーバーの評価&購入マニュアル。苦情メールへの返信で意識すべきこととはPostウェブサービスを運営等していると、苦情メールを頂くこともあると思います。いった際のご返信で、少し意識をすることによって、より良い解決に導く為の方法をご紹介したいと思います。大切なことは早急にご返信をするということです。時間が経てば経つほど、相手に不快感を与えてしまいます。何らかしらの理由ですぐに返信が出来ない場合は、謝罪文と改めて御連絡をする旨を早急にお伝えしましょう。相手側から何らかの対応を求められた際に、出来る事、出来ない事を明確にしましょう。その要求が正当な場合で、何か出来る事がある場合には何が出来るかを明確に伝え、要求が不当な場合には出来ないという事をはっきりと伝えるようにしましょう。出来ない理由をしっかりと明示するようにしましょう。理由なしに出来ないと伝えてしまうと、相手に不快感を与えてしまいます。最初から明示した方が納得してもらえる可能性は高くなります。その場を落ち着かせるということで、いい加減なことを言ってしまったり、嘘を付いたりしてしまうと、後になり余計に困難な事態に陥ってしまいます。内情をすべて晒すということではなく、発言には責任を持ち、誠意ある対応をとるようにしましょう。メールであれ、相手の名前をきちんと文中で使うようにしましょう。やりすぎると逆効果になってしまいますで注意しましょう。相手が間違っている場合でも、それを指摘しないようにしましょう。相手の誤り指摘しても、早急の解決にはなりません。これに関しては、こちらに掲載しております。説明をした後で、わかりにくかった事を詫び、よりわかりやすくするように今後修正していく事を検討したいといった形で相手に伝える様にするといいと思います。相手を傷つけることなく、誤解を解き、お互いが気持ちよく収まるように心がけましょう。こちら側が明らかに何らかしらのミスをおかし、本当に悪いことをしてしまったのであるならば、それは素直に謝りましょう。逆に、非がないのにも関わらず謝罪するようなことはしないようにしましょう。謝罪をしても早急の解決にはならず、後に余計困難な事態になりかねません。「しかし」等、接続詞に注意をしましょう。同じ内容でも逆接を使うと否定的な印象になりがちです。おっしゃることはよくわかります。