Rooms】についてご紹介します。長かった緊急事態宣言が解除され、出社と在宅ワークのハイブリッドな働き方に移り変わってきているのではないでしょうか?チームで会議を行おうとすると、「3人は会社にいるけど2人は在宅なので、全員個別のPCからWeb会議に参加しましょう!」なんてシーン、ありませんか?当社でもよくある光景でした。導入したことで、ワンランク上の働き方を実現することができました。次のようなお悩みをお持ちのご担当者様はぜひ本記事を最後までご覧ください。皆様の会議室の在り方を変えるご参考になれば幸いです。既存のTV会議システムが使い辛い...ZoomだけではなくTeamsも使っているので、どちらにも対応できるTV会議システムが必要...Web会議をする人が増え、会議室を使ってWeb会議をするので会議室がなかなか空かない...TV会議システムを導入したいけど、コストが高いのは厳しい...皆様の会議室の在り方を変えるご参考になれば幸いです。ついてのご紹介をします。Meetingライセンスは個人に紐づくZoomのライセンスです。Roomsは会議室に紐づくライセンスであり、会議室にいる人であれば誰でもZoomが利用可能です。会議室に集まって常設端末から会議に参加可能。Roomsが選ばれる理由は大きく4つあります。Roomsはすべてタッチパネルで操作を行います。タッチパネルはZoom自体の特徴であるシンプルなUIになっており、直感的な操作で誰でも会議を開催・参加することができます。常時電源を付けておく設計のため、わざわざ会議前にZoomを立ち上げるなどの準備が不要になり、会議室に入り即座にミーティングが可能です。Roomsは従来のTV会議システムとは違い、Zoom社自体がHardwareを販売していないため、お客様の好みに合ったHardwareを選定することができます。使用するTV会議システム専用のHardwareに縛られることがなく、安価にTV会議システムを構築することができます。会議室を使用する際のよくある問題に煩わしいケーブルの問題があります。Roomsではその必要はありません。アプリからワンタッチで画面共有ができるため、煩わしいケーブル問題はすべて解決されます。近年、ZoomもTeamsもどちらも使いたいという要望が非常に増えています。言う当社もZoomとTeamsをどちらも導入しており、片方だけしか使えないTV会議システムを設置するのは非常にハードルが高いと感じておりました。Rooms用のTV会議システムからTeamsに直接参加することができるのです。365会議室カレンダーの統合が必要です。Roomsを使ってどのように解決できたのかを具体的なケースとともにご紹介いたします。Roomsを導入する以前はAvayaのTV会議システムを使用していたのですが、リモコンでの操作という難易度の高さと稼働までの時間の長さから、利用率が上がらないことが問題でした。大事な会議で使用するときは事前に管理者に念入りに確認してから会議を行うなど、管理者の負担も高く、どう改善するかが大きな悩みの種に...マイク・スピーカー・カメラ・がそれぞれモニターや電源に繋がり、ケーブルがとんでもないことになっていたことも問題でした。見た目も良くないですし、何よりケーブルが抜けていてマイクが繋がらないなど、実害も多くありました...会議室でのWeb会議も難しいAvayaの利用率が上がらない中、Zoomの全社導入が行われたことで、社員は使いやすいZoomを使うようになりました。そこでも様々な問題が発生...出社している人と在宅している人がいる中、出社メンバーが自席からPCで会議に参加しようとすると周りの声が入ってしまう、会議室に集まるとハウリングしてしまうという八方塞がり...代案として会議室に集まり、1台のPCにマイクスピーカーを外付けすることでハウリングを防ぐという運用になりました。セッティングやマイクスピーカーを落ち歩かないといけないという手間により、長続きしませんでした。TV会議でTeamsを利用することができないZoomを導入したものの、社内にはTeamsを利用する社員も一定数存在しておりました。お客様の都合によりTeamsを利用することが必須という場合もあり、ZoomでもTeamsでも使用できるようなTV会議システムが必要になりました。Roomsを使ったアプローチ方法これら3つの問題、皆様にも思い当たる節があったのではないでしょうか?ここからはこれらの問題をどのように解決できるのかをご説明いたします。Roomsは非常に操作が簡単です。タッチパネル操作で画面をワンクリックするだけでZoom会議が開催できます。事前準備の必要がなくなり、利用率は導入前の6倍になりました。カレンダーと連携をすることで、会議室を予約しておけば、会議室に入ってすぐにミーティングを開始できるので、管理者に相談する必要もなくなり、お問い合わせ回数は50分の1に。煩わしかったケーブル問題も、オールインワン型のHardwareを選定することによって、電源コードの1本だけしかコードが必要なくなり迷うことがなくなりました。コードが一本だけなので、見た目も綺麗ですし、コードが抜けていて使えないなんてことは一切ありません。Roomsの特徴として、会議室に常設されており、電源を入れたまま運用する仕組みとなっていることが挙げられます。会議室に入ってからZoomを立ち上げるという動作が必要ないので、出社メンバーは会議室に行けば即座にZoomミーティング実施することができます。会議室に設置されているHardwareのマイクとカメラを使用しているのでハウリングの心配はありません。資料を共有したい場合には、アプリからワンタッチで画面に投影できます。個別にZoomに参加する手間も削減できるのは大きな魅力です。Roomsが選ばれる理由と重複しますが、大事な機能なのであえてもう一度説明いたします。今まではZoomとTeamsの両方で使えるという製品はいずれかの2パターンでした。・ZoomもTeamsもインストールできるが、切り替え時には再起動が必要。・PCでZoomやTeamsを立ち上げて、マイク/スピーカー/カメラの出力を外付けデバイスで行う。前者では使用するときに時間がかかるため事前準備が必須ですし、後者では外付けデバイスを常に持ち歩かなくてはなてはならないので、どちらも実運用では使い勝手が悪いです。Roomsでは直接Teamsに参加できるため、再起動もPCとの接続も必要ありません。当社の問題は解決されました。まとめいかがでしょうか。Roomsの特徴と具体的な問題の解決事例について、ご紹介しました。緊急事態宣言が解除されたとはいえ、これからどのように感染者数が推移していくかは想像ができません。そんな中、今後は在宅ワークと出社をバランスよく取り入れていく方向に舵を切る企業様も数多くいらっしゃるかと存じます。ハイブリッドな働き方を推進していく上で、ぜひ本記事がご参考になれば幸いです。Zoomのハイタッチ営業を担当しています。3-5麹町三葉ビル(受付6F)webサイトhttps://www.sojitz-ti.com世界中どこからでもワンクリックで利用できる、最も満足度の高いWeb会議システム「Zoom」の魅力を余すことなくお伝えします。効率的なビジネスミーティングをぜひ体験ください。Reserved.Asana導入事例の紹介|株式会社ネクスウェイ組織の壁を越えて“情報とプロセスをつなぐ”ことで組織改革と生産性向上を。