メールや文章の作成をする機会が多い場合は、利用機会の多いフレーズをIME登録(辞書登録)するのもよいでしょう。業務効率化ツールを使う業務効率化ツールを使用することにより、今まで人が行っていた業務をIT化できるので、やはり効率化をはかることができます。IT化による業務効率化を実現するには、まずは企業全体で取り組んでいく、意識を変えていくことが大切です。機械に簡単な作業を代行させることで、より重要度の高い業務に集中できるようになるからです。業務効率化ツールを選ぶコツここでは、業務効率化ツールを選ぶコツについて紹介していきます。ツールで効率化させたい業務内容を明確にするまずは現在行われている業務を棚卸しすることで、効率化したい業務を明確にしていきましょう。最適なツールを導入するためには、社員が困っていること・要望を、しっかりと把握することが重要です。導入目的が明確になれば、業務効率化ツールに必要な機能も自ずと決まり、ツール選びもスムーズに進みます。手軽に使いこなせるツールを選ぶ多くのスタッフが、手軽に使いこなせるツールを選ぶとよいでしょう。ツールを導入する際には、操作性や運用・情報共有のしやすさなどを考慮する必要があります。パソコン・タブレット・スマートフォンなど、マルチデバイスで利用できるツールを選ぶことも大切です。トライアルで試してから、導入する正式に導入する前に無料版やトライアルを実施して、あらかじめツールの効果を検証することをお勧めします。業務効率化ツールにはお試し期間が設定されているものもありますから、機能・操作性、そしてサポート体制などを試した上で、導入を検討してください。以下で、業務効率化ツールの導入事例を5つ紹介していきます。転記業務による膨大な紙の消費、複数人で通帳記載内容をエクセルに入力する人件費など、高額なコストがかかっていました。業務が煩雑なため、人的ミスやそれの修正作業なども発生していました。ツールをどう使ったかツールの導入で、通帳記載内容のエクセル入力を自動化。AIを活用して、手書き書類の読み取り精度も向上させました。導入後どうなったか紙を使うことが少なくなったため、その分のコストが削減されました。手作業でのエクセル入力が不要となったので、自動入力されたデータを確認するのみとなり、作業時間は従来の6分の1にまで短縮。そのため、空いた時間を活用し経営支援などの付加価値の高い業務を実施できるようになりました。課題エクセルでプロジェクト管理を実施しており、進捗修正や項目追加など手作業で作成しており、稼働が発生しておりました。クライアントとの情報共有も資料のバージョン管理ができておらず、手戻りが発生しておりました。ツールをどう使ったかクラウド型のプロジェクト管理ツールを導入し、重要かつ最新の情報を、オンラインでどこからでも常に確認できるようにしました。電話・メールによる無駄なコミュニケーションコストを削減できました。常にデータ資料のバージョン管理をしやすくなったため、古い資料の利用などによる手戻りを防止でき、プロジェクト進行の滞りが減りました。導入前の課題ソーシャルメディア上でのユーザーの反応を詳しく可視化するため、自社開発ツールを活用していました。その指標追加・変更などの作業で、かえって開発チームの負担が大きくなってしまい、新規サービスの開発ができないままでいました。ツールをどう使ったか自社開発ツールから、他社のBIツール(ビジネス・インテリジェンスツール)への移行を進めました。その結果、必要なデータと連携するだけですぐに使い始めることができ、また、非エンジニアでもダッシュボードの指標をカスタマイズできるので、開発費用を気にすることなく常に取りたい指標を収集できるように。必要なデータを連携するだけですぐに使い始めることができて、非エンジニアでもダッシュボードの指標をカスタマイズできるので、開発費用の必要なく常に取りたい指標を収集できています。導入後どうなったかソーシャルメディアは新機能の開発が進みやすいため、取りたい指標が変わりやすいものの、その変化に対しても開発工数なしで可視化できるようになりました。ユーザーの最新の反応を常に可視化することで最適な施策を即判断できるため、PDCAを回すスピードUPが可能となり、ユーザー満足度の高いソーシャルメディア運用をできる体制が整いました。外回りが多い営業スタッフより、「スマートフォンでも使用可能なスケジュール管理ツールが必要」という声があがっていました。ベースのスケジュール共有システムを構築し、全社的に運用しました。導入後どうなったかスマートフォンからも簡単にスケジュール管理ができ、会議室の空き状況も確認・管理がしやすくなったため、スケジュールの調整がスムーズになりました。結果、効率的な業務進行も可能に。社内連絡は電話・メール・紙の回覧のいずれかに頼っていたため情報の伝達が遅く、また、相手が不在のため、情報が正しく伝達されないケースもありました。ツールをどう使ったかチャットツールを導入することで、リアルタイムかつ大人数でコミュニケーションできる体制を整えました。平均年齢が高い職場だったので、UIがシンプルなツールに絞って選定しました。導入後どうなったか導入後、従業員にアンケートをとったところ、「部門間のコミュニケーションが活発になった」「情報伝達速度が上がった」「全社への共有事項の認識漏れが減った」など、ポジティブな意見が多く挙がりました。コミュニケーションがスムーズになった結果、より働きやすくなり、スタッフのモチベーション改善にもつながっています。多くの方法があります。業務効率化ツールの導入に際しては、操作性のよいものを選びましょう。導入目的をしっかりと把握して、過去の事例を参考にしながら、自社に最適なツールを検討してください。導入に不安がある場合は、トライアル・無料デモ体験などを利用することをお勧めします。手書き帳票データ化サービス手書き書類や帳票類の文字読取を行い、データ化する、AI技術を使ったOCRサービスです。(Fri)話題・トレンド理想的な会社の在り方とは(第74回)11月1日にフリーランス新法が施行。理想的な会社の在り方とは(第73回)人手不足解消につながるか。