アウトソーシングビジネスサービスさまWeb会議システムとは2024.08.29Web会議システムとは?7つの検討ポイント、導入のメリット・デメリットを徹底解説!近年、新型コロナウイルスの流行や働き方改革によって、テレワークを導入する企業が増えています。政府も、テレワークを「ICT(情報通信技術)を利用して時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義し、首都圏を中心に施策を推進するようになりました。このような社会背景で需要が伸びているのが「Web会議システム」です。テレワーク推進の流れを受けて、システム導入を検討している方も多いことと思います。そこで今回の記事では、Web会議システムとテレビ会議システムの違いを踏まえた上で、Web会議のシステムのポイントや、メリット・デメリットについて解説します。Web会議システムについて詳しく知りたい方はぜひ参考にしてみてください。Web会議システムとはWeb会議システムとは、インターネット環境を通じて遠隔拠点にいる相手と会議ができるコミュニケーションツールです。このシステムを導入することにより、人と接触せずに音声や映像を共有でき、社内会議や商談、セミナーなど幅広い用途に利用することができます。資料の共有もできるため、ペーパーレスで会議ができ、環境にも良いです。近年、新型コロナウイルスの拡大や働き方改革の影響で、大きく需要が伸びています。Web会議とよく混同されるものとして「テレビ会議」があります。利用する人数や環境によって必要なシステムが異なるため、自社の目的に合わせたものを選ぶことが大切です。Web会議システムとテレビ会議システム違いWeb会議システムは、自宅や自席からインターネット上で行うのに対し、テレビ会議システムは多人数で会議室に集まって行うという違いがあります。小〜中規模(会議室の広さによる)環境インターネット環境があれば、どこでも会議ができる。専用の機器を使用して、拠点同士で会議を行う。利用するシステムやプランによって異なる。ものから有料のものまで幅広く、テレビ会議システムと比べて安価な場合もあるので導入しやすい。初期開発費用がかかり、Web会議システムと比べて高価な場合がある。2つのシステムは大きく使い方が異なるため、自社で想定している使い方に合った方を選びましょう。インターネット回線が普及した現在、インターネット回線とパソコンがあれば場所を選ばず会議ができる「Web会議システム」が一般的となっています。会議だけではなく、資料を共有したり、動画を配信したりと幅広い用途で使うこともできます。Web会議システムの2つの種類Web会議システムには、外部の環境にアクセスして使う「クラウド型のWeb会議システム」と、自社のネットワークの中にサーバーを作る「オンプレミス型のWeb会議システム」の2つがあります。ここでは、2つの種類の違い、メリット・デメリットについて解説します。クラウド型のWeb会議システムクラウド型のWeb会議システムは、外部のサービス提供者のクラウド上で利用する方法です。自社でサーバーを用意・管理する必要がないため、契約をすればすぐに利用できます。比較的安価なため、早く簡単にWeb会議システムを導入したい方におすすめです。クラウド型のWebシステムメリット・比較的、簡単な設定でWeb会議システムを利用できる。・利用回数や、サーバーの負担を考えなくても良い。・常に最新のソフトウェアを使用できる。デメリット・ほとんどのシステム、情報セキュリティが提供元に依存する。・自由にカスタマイズができないことが多い。Now(Skype)」といったWeb会議システムは、全てクラウド型のWeb会議システムです。Inc.の商標または登録商標です。Limited社の商標または登録商標です。オンプレミス型のWeb会議システムオンプレミス型のWeb会議システムは、自社のルールや環境に応じてシステムを開発する方法です。自由にカスタマイズすることができるため、自社のセキュリティポリシーが高い場合や、企業秘密が含まれる会議の場合に適しています。初期費用が高いことや開発期間がかかることから、すぐにシステムを導入したいときには不向きと言えるでしょう。オンプレミス型のWebシステムメリット・自社内の環境に合わせたシステム開発やカスタマイズができる。・自社の水準を満たすセキュリティレベルのシステムができる。・自社のネットワーク上にサーバーがあるため、「アクセス集中によって接続が不安定になる」などの外的要因を受けない。デメリット・初期コストが高価な場合が多い。・技術トラブルは自社で解決する必要がある。オンプレミス型は、初期費用が比較的高いことと、自社内に対応できる技術者がいることが望まれるため、導入のハードルが高いと言えます。クラウド型から検討を始め、自社のポリシーと合わないときはオンプレミス型の検討がおすすめです。Web会議システム導入を検討する際の7つのポイントWeb会議システムを導入する前に、7つのポイントをしっかり確認しましょう。導入コストこのポイントを理解することで、どのWeb会議システムを導入すれば良いか、基準が明確になります。自社の環境や目的に合ったシステムを選びましょう。使用する目的によって検討するWeb会議システムを導入する目的について明確にしましょう。Web会議システムの用途は多種多様です。セミナー」などの大人数向けかを明確にすると、導入したいシステムが絞られます。使用する目的がはっきりすると、品質や情報セキュリティ面で導入したいシステムが絞られてきます。映像と音声の品質Web会議の映像や音声の品質が悪いと、会議に集中できなかったり、会議の進行に影響がでたりする場合もあります。回線速度や、使用している機器・機材によってもノイズが入ったり、映像が乱れたりすることがありますが、導入するWeb会議システムによっても品質は変わります。映像や音声の品質が良いと、スムーズに会議が進むだけでなく、その場の雰囲気も感じることができ、対面とあまり変わらない状態で会議ができます。けの会議やセミナーを目的としている場合、システムへの同時接続数は必ず確認するべきポイントです。基本的に、無料のWeb会議システムの場合、100人以下までなど、同時接続数に上限があります。同時接続数を増やすほどコストがかかります。大人数での会議を目的とする場合は、有料システムの導入を検討しましょう。自社の人が使いやすいWeb会議システムかどうかも確認しておきましょう。映像録画、アンケートを行えると便利なことが多くあります。画面共有やマイクのミュートなどの基本的な機能は、ほとんどのシステムに付属しています。録音・録画機能やアンケート機能はシステムによってはついていなかったり、コストがかかったりする場合があります。会議の目的に合わせて確認しましょう。情報セキュリティセキュリティ対策は、Web会議システムを業務で使用する場合にもっとも重要なポイントです。クラウド型Web会議システムは、セキュリティ要件を提供元に依存しています。Web会議システムを導入する前に、必ず情報漏えいのリスクを考慮し、セキュリティ要件や対策を確認しましょう。会議内容によっては、セキュリティ面で安心できる有料のシステムを使ったり、Web会議システムを使わず対面で行ったりすることも検討しましょう。Web会議システムを始めとしたクラウドサービスの情報セキュリティ対策について詳しく知りたい方は以下のリンクをぜひ参考にしてみてください。「クラウドサービス利用の注意点とセキュリティ対策」を無料でダウンロードいただけます。情報セキュリティ対策のポイントについてお伝えしましたが、Web会議システムは、使いやすさやセキュリティ面で信頼できるものがほとんどです。その上で、何かあった時にサポート体制が充実していると安心できます。業務で使用する場合は、以下の点について確認しておくことが重要です。オンラインマニュアルはあるか電話やメール、チャットで問い合わせができるかサポート受付時間はいつか多言語でのサポートはあるかトラブルがあったときに慌てないようにしておきましょう。導入費用Web会議システムの導入コストは、システムやプラン内容によってさまざまです。初期導入コストや運用コストを確認して、目的にあった適切なサービスを選びましょう。Web会議システムを導入する目的が、「従業員の通勤手当削減」「オフィスコストの削減」という方も多いと思います。コスト重視の場合は、費用対効果を計算してからシステムの導入を検討しましょう。Web会議システム5つのメリットWeb会議システムのメリットは大きく5つあります。従業員の働きやすさの向上ペーパーレス化の促進どれも現代の働き方に欠かせないメリットです。いつでもどこでも会議ができるインターネット環境さえ用意すれば、時間と場所に関係なく、コミュニケーションをとれます。自宅や外出先、出張先からも会議に参加できるため、柔軟な働き方には不可欠です。急なコミュニケーションが必要な際も、Web会議システムがあれば顔を見て、資料や画面を共有しながら会議ができます。移動時間や会議室使用のコスト削減につながるどこからでも会議ができるため、「従業員の交通費や出張費、移動時間のコスト」「会議室の使用コスト」「オフィス管理コスト」の削減につながります。従来であれば出張が伴った会議や研修を、Web会議に置き換えることが可能です。クラウド型のWeb会議システムは、プランによりますが比較的安価にサービスを提供しています。無料プランのものを選べば、大きなコスト削減につながります。場所を問わず、簡単に会議ができるため、業務および意思決定のスピードアップにつながります。急いで決めることがあったり、営業や出張で遠くにいたりしても、インターネット環境さえあればすぐに会議ができます。従来の電話会議と比較すると、「お互いの顔や反応を見ながら会議ができる」「画面共有などの機能がある」ことによってコミュニケーションの質の向上も期待できます。従業員の働きやすさの向上Web会議システムを導入してテレワークを推奨することで、離職防止や採用強化にもつながります。Web会議はプランによって、内容を録画・録音することができます。そのため、会議に参加できなかったメンバーにも簡単に内容を共有でき、議事録の作成もすぐにできます。これらのメリットは、業務の効率化や生産性の向上につながります。「会社に行かなくても仕事ができる」「簡単にメンバーに内容を共有できる」「すぐに議事録を作成できる」ということは、従業員の働きやすさを格段に向上させます。ペーパーレスにつながるWeb会議システムには、資料や画面共有の機能がついたものがほとんどです。そのため、人数分の資料を印刷する必要がなく、印刷の手間やコストの削減、業務効率化につながります。SDGsの観点からも、紙を使わないこと・ゴミを出さないことは重要です。地球に優しく、環境に配慮した企業として企業評価向上にもつながります。Calling」「MiiTel」「RING×LINK」などを導入されている方は、NTT東日本の「ひかりクラウド電話」を導入することで、テレワーク中でも外出先でも、パソコンやスマートフォンからオフィスの固定電話番号で発着信ができるようになります。LINK」に設定した固定電話番号は、既存のビジネスフォンではご利用できません。現在ご利用いただいているオフィスの電話番号を本サービスに移行するか、新たな固定電話番号の取得が必要です。Web会議システムの3つのデメリットWeb会議システムには、インターネット上だからこそのデメリットが存在します。通信状況の影響を受ける対面の会議と比較するとコミュニケーションの取りやすさが劣る情報セキュリティのリスクがあるこれらのデメリットは、目的に合ったWeb会議システムを選んだり、対策や工夫をしたりすればほとんど解消できます。ご自身の機器のスペックや、導入を検討しているシステムと照らし合わせながら確認してみてください。通信状況の影響を受けるWeb会議システムを使うときは、インターネット回線の利用が必要不可欠です。そのため、自宅や外出先で使用する際には、その場所の通信状況によっては接続が不安定になってしまいます。回線速度が遅いと「Web会議システムにつながらない」「音や映像が途切れる」「資料の共有ができない」などのトラブルが想定されます。大事な会議や商談で使用する場合は、通信状況を前もって確認しておくことが大切です。Web会議システムだけではなく、使用する機器のスペックや状態についてもチェックしておきましょう。オフィス内で安定した通信環境を構築するなら、光回線であるNTT東日本の「フレッツ光」の導入がおすすめです。フレッツ光なら安定したインターネット環境で、業務の効率化にもつながります。法人向け光回線「フレッツ光」の詳細はこちら対面の会議と比較するとコミュニケーションの取りやすさが劣る直接会って行う会議と比較すると、相手の表情や会議全体の雰囲気が読み取りづらい面があります。雰囲気が掴めないため、話し始めが被ってしまう、通信状況やシステムの操作の不慣れで音が届かない、聞こえないなどうまくコミュニケーションが取れないリスクがあります。できるだけ対面で行う会議のようにしたい場合は、画質の良いWeb会議システムを選ぶことやカメラを置く位置、話し方に気をつけるなど工夫をすると良いでしょう。情報セキュリティのリスクWeb会議システムの情報セキュリティは提供元に依存するため、セキュリティ対策は堅牢なものを選ばなくてはいけません。不正アクセスがあった場合には、盗聴や資料を見られてしまうリスクがあります。システムを導入する前に、セキュリティ要件をしっかり確認しておきましょう。機密情報を扱う会議を目的とする場合は注意が必要です。有料のWeb会議システムやプランを選ぶことで、安心できるセキュリティレベルまで引き上げることができます。Web会議システムに必要な機器・機材Web会議システムの導入には、必要な機器を揃える必要があります。インターネット環境デバイス(パソコン、スマートフォン、タブレットなど)Webカメラヘッドセット「インターネット環境」「デバイス」については、多くの人がもともと持っていると思います。「Webカメラ」「ヘッドセット」は、無くてもできる場合もありますが、スムーズに会議を進めるために重要な機器です。デバイスのカメラでは画質が悪かったり、画面が狭かったりと全員が映らないこともあります。「Webカメラ」があれば、広範囲を映し、表情や資料をきれいに映して情報共有することが可能です。会議参加者全員の「ヘッドセット」を用意することができれば、「声が聞こえない」「相手の発言を聞き逃す」というトラブルを減らしたり、発言をスムーズに回し、会議の機密性を高めたりできます。準備をする際は、機器にかかるコストも考慮しておきましょう。Web会議システムの導入を検討してみましょうWeb会議システムや、導入方法について理解できましたでしょうか。自社のWeb会議の目的や用途によって、システムの導入を検討してみてください。Web会議システムにはメリットもあればデメリットもあります。良いWeb会議の環境を整えたい場合は、Web会議システムだけでなく、周辺機器にもコストがかかります。メリット・デメリットやコスト面を理解した上でテレワークを推進していきましょう。米国およびその他の国における登録商標、または商標です。Inc.が提供するサービスの名称です。※「MiiTel」は、株式会社RevCommまたはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。LINK」は、NTTテクノクロス株式会社またはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。LINK」は、NTTテクノクロス株式会社が提供するサービスの名称です。」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。「クラウドサービス利用の注意点とセキュリティ対策」を無料でダウンロードいただけます。無料でダウンロードテレワークとはさまざまなお悩みにお応えします!まずはお気軽にご相談ください。上司に導入説明を行うことも可能です。「未来の働き方」調査資料Q&A新ワークスタイルテレワーク導入ガイドブックを無料でダウンロードできます。