「マンガBANG!」などアプリ関連事業を提供する株式会社Amazia。1.5日の工数がかかっていた。クラウド経費の導入により、申請も承認も締めもさらに会計システムとの連携で二重入力業務も削減できたという。クラウド経費導入の背景とその後の効果について話を伺った。そもそも、弊社では経費精算を紙ベースで行っていました。申請する担当者がExcelのフォーマットに入力します。弊社の経費精算でもっとも多いのは、営業担当者の取引先訪問時の交通費や接待交際費、次いで社内の交流も会社で支援しているため懇親会の飲食費も少なくありません。交通費は件数も多くそれぞれの料金を確認して記入をしなくてはならないため、担当者も相当な負担になっていました。交通費以外の経費は、金額確認のためにも領収書の添付が必要です。全ての申請書類ができあがったら上長に提出し、承認を得て経理に回ってきます。このフローでは、入力の工数以外にも課題がありました。1つ目は人的ミスです。人が記入するためどうしても申請内容に記載ミスや漏れが発生します。ミスが発覚したら経理担当者から申請者へ事実確認を行い、修正をしてもらい、再度上長に承認をもらう必要があります。2つ目の課題はこの承認プロセスです。承認者も領収書原本を確認して決裁をしなくてはならないため、物理的にも時間的にも拘束されます。承認者が決裁まで経理担当者は「待ち」になり業務が進みません。このようなタイムラグも無駄を感じるところでした。3つ目の課題は二重入力です。承認されたデータがそろったら、経理担当者が利用中の会計システムへ入力し直す必要があったのです。営業も経理担当者も同じ内容を二重で入力していたのです。クラウド経費に出会いました。交通費精算はICカードの読み取りで申請完了!申請データの活用で経理も大幅負担減。クラウド経費は約3ヶ月の時間をかけて慎重に導入しました。時間をかけたところは2点あり、利用者にとって利便性が高いシステムであるかの実証と経費データと自社で利用している会計システムの連携です。1点目は営業活動における交通費精算の負担が大きかったことから負荷を軽減させることが経費精算システム導入のそもそもの目的でした。ここがクリアできるシステムでないと導入する意味がなかったのです。2点目は連携がスムーズに行くかを実証しました。申請者の経費入力業務が楽になっても、利用している会計システムにうまく連携ができなければ経理部門の効率は上がりません。連携に問題がないかをしっかりと検証した上で、全社での利用に踏み切りました。導入したからには、経理部門だけではなく利用者である社員がすぐに活用できることが重要です。運用を軌道にのせるため、マニュアルや説明方法もこだわりました。経費精算の方法を記載したマニュアルを配布するだけではなく、説明会を開催しました。その場では、自身の携帯電話やパソコンを持ってきてもらい、実際の経費精算を行ってもらったのです。日頃使っている端末で利用できたことから操作のイメージがつき、社員にはすぐ定着しました。クラウド経費の導入により、最も社員から喜ばれたのはやはり交通費精算でした。取引先訪問ごとの経路をネットで検索し入力をするという業務がなくなり、ICカードの読み取りだけで経費精算ができるようになりました、そのことで入力作業のみならず、精算漏れが無くなったことも良かったです。OCR機能を使用して領収書から申請データを作れることも好評でした。利用する社員だけでなく、承認者からも喜ばれています。領収書が手元になくてもデータで見ることができるので、いつでもどこでも承認作業ができるようになったことで、月末月初も自身の担当業務に集中することができるようになりました。タイムリーに承認していただけることで、後工程の作業をする経理としても非常に助かっています。検証に時間をかけた申請データと自社が使っている会計システムがCSVの取り込みで連携できたことによって、経理部門と営業部門が二重で行っていた入力業務もなくなりました。クラウド経費のおかげで削減でき、それぞれが本来やるべき業務に集中できたことで会社にとっても費用対効果の高い導入となりました。バックオフィスに関わるシステムの一元化で更なる効率化を。クラウド経費の導入で経費精算の課題は解消されました。改善したいバックオフィス業務はあります。現在、当社では給与計算システムや稟議システムがそれぞれ他社のシステムを利用しており、バックオフィス側だけでなく、利用者や承認者にとっても複数システムを管理することが煩雑で負担が大きいと認識しています。具体的な一例を挙げると、まずは稟議が必要な経費処理のケースです。クラウド経費と紐付けをするという作業をしなくてはなりません。複数のシステムを横断して一つの処理をすることは不便ですし、ミスも発生しかねません。そのため、まず御社に期待することはワークフローの仕組みを開発してもらい、対象経費に対する決裁済み稟議の紐付けがマネーフォワードクラウド内で完結するようになると嬉しいです。OCR機能の向上と他社の会計システムとの自動連携も期待したいところです。OCR機能については領収書の読み取り精度があがると今よりもっと便利で使い勝手がよくなります。クラウド経費のデータをCSVに落として利用中の会計システムにインポートをしているので手入力してた頃よりも格段に工数は削減できました。今後はCSVなどの作業も無くなるともっと良いですね。他社さんとの連携なので難しいところもあると思いますが、ユーザーの立場から言わせてもらえばインポートの手間はかかっています。システムに依存せずシームレスに完結できるようになることを期待したいです。これらのバックオフィス業務に関わるシステムや必要な機能を全て一元管理・統合をしていき、より会社に貢献できるバックオフィス部門を目指していきたいと考えています。株式会社AmaziaAmaziaは「世界にチャレンジするインターネットサービスを創る」ことを目指して設立した会社です。現在は、その一つとしてマンガ事業に注力し、デジタルの力でマンガの新しい価値を提供していきます。経費承認にかかる時間が半減、月3,000枚分の領収書をペーパーレス化。かかる作業時間を約50%削減。マネーフォワードクラウドがあればIPO準備は一通り実現できる。時間と手間がかかる紙ベースの経費精算をクラウド経費で刷新。関する表示サービス以外のお問い合わせ記載されている会社名および商品・製品・サービス名(ロゴマーク等を含む)は、各社の商標または各権利者の登録商標です。