content採用ご担当者様へおすすめ対策資料キャリアパーク就職エージェントは、東京証券取引所グロース市場に上場しているポート株式会社(証券コード:7047)が運営しているサービスです。企業へのメールは送る時間を意識しようこんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。「メールを返信したいのですが、作成方法がわかりません」という声が寄せられています。メールを送る時間やメールの文章など、マナーがあるとはわかっていても、具体的にどうすれば良いかわからず、困っている人も多いのではないでしょうか。企業へメールを送る時間には、最低限守るべき大原則と最適な時間帯があります。メールの文章においても、さまざまなマナーがあります。これらを知らないままメールを送ってしまうと、「この学生はビジネスマナーも知らないのか」と印象が悪くなってしまう可能性があります。ここでは、企業へメールを送る最適な時間帯やビジネスメールの作成方法を例文付きで解説します。就活生は学生ではあるものの、就職活動においては一社会人としての振る舞いが求められます。そのため、メールを送る時間1つをとっても、マナーを守る必要があるのです。これから紹介する、企業へのメールを送る時間の大原則は、社会人になっても役に立つ必須のマナーなので、この機会に覚えておくようにしましょう。返信はなるべく早く返すアルバイトや学校関係のメールであれば、緊急のものでない限り、受信してから数日後に返信しても問題ないかもしれません。就職活動においては、返信するまでにかかる一分一秒の差が選考に影響する可能性があります。企業から面接の日程調整のメールがあったとします。面接の枠は限られているため、早く返信をした学生から優先的に面接を実施するという内容だった場合、貴重な面接の機会を逃してしまうケースもあります。キャリアアドバイザーメールに気づいたら、その場ですぐに返信するようにしましょう。何らかの理由で返信できない状況であっても、24時間以内には必ず返信するように習慣づけましょう。相手の就業スケジュールを意識して返信する先ほど返信はなるべく早く返すことが原則であるとお伝えしましたがいくらスピード感のあるメールの返信であっても、プライベートの時間に送られてくる仕事のメールに対して、良い印象を抱く人は少ないでしょう。就業時間は企業ホームページ(HP)や貰った名刺などで確認することができるので、相手に不快な思いをさせないためにも、就業時間内にメールを送るようにしましょう。緊急時など、どうしても就業時間外に連絡をしなければならないこともあると思います。いった場合は、「就業時間外に失礼致します。」と一言添えるようにしましょう。採用メールへの返信の基礎はこちらでも解説していますので、一度目を通しておきましょう。採用通知メールがきたら返信して企業に自分の意思を示す必要があります。この記事では採用通知メールの返信時に押さえておくべきポイントやマナーなどをキャリアアドバイザーが解説します。返信例や解説動画もありますので、素早く対応できるようにしましょう。記事を読む企業とのやりとりで多いのは面接日程の調整です。キャリアアドバイザーの北原です。面接の日程調整にはメールがよく使われますが、ビジネスメールのマナーに慣れていないと返信するのに緊張してしまいます。[...]記事を読む39点以下は危険!就活の弱点を克服するために今すぐ診断しよう就活では気をつけるべきことが多いです。いざという時に「その対策はしていなかった...」と後悔したくないですよね。後悔せずに就活を終えたい人は、今すぐ「就活力診断」で診断しましょう。30秒であなたの弱点を判定し、これからするべき就活対策がわかるようになります。無料で使えるので今すぐ診断し、就活で後悔しないようになりましょう!無料就活力を診断する合わせて活用したい!自己PRジェネレーターたった3分で自己PRが完成!スマホで簡単に作れるお役立ちツールです。好印象につながる!メールを送る最適な時間帯ここまで、企業にメールを送る時間の基本的なルールを紹介してきました。ここからは、メールを送る最適な時間を3つを紹介します。この時間帯は、社会人の社内での動きを考慮したものなので、「この学生は、相手のことを考えられるんだな」と好印象につながる可能性もありますよ。朝の9時~10時の時間帯は、出社時間にあたります。出社後すぐの時間は、退社後に届いたメールをチェックをする社会人が多いため、自分のメールに一早く気づいてもらいたい場合や返信が欲しい場合は、朝の9時~10時の時間にメールを送ると良いでしょう。メールを送りたい企業の出社時間がわからない場合は、就業時間を調べてみましょう。出社時間は就業時間の30分前くらいであることが多いため、そのタイミングを逃さないようにメールを送りましょう。昼の12時~13時時間帯は企業のお昼休みにあたります。お昼休みは基本的に昼食と休憩を取る時間ですが、社会人は食事をしながら午前中に終わらなかった仕事をしていたり、午前中に受信したメールチェックをしている場合があります。昼休み中にメールチェックをしなくても、昼休み明けにメールチェックをおこなう可能性があります。そのため、昼の12時~13時頃にメールを送れば、ほぼ確実にメールを見てもらうことができるでしょう。社会人の午後の時間帯は、午前中と比べると会議などが入る場合が多く、メールを送ってもすぐに返信をもらえない可能性が高いです。17時を過ぎると、そういった会議などが一旦落ち着き、自分自身の業務に集中できる時間になります。そのため、17時以降にメールを送れば、メールに気づいてもらいやすく、早く返信をもらえる可能性が高まります。キャリアアドバイザーまた、先ほど「メールを送っても良い時間は相手の就業時間内」と紹介した通り、17時以降が就業時間外になる場合は、メールの送信は避け、次の日の朝に送りましょう。ビジネスメールの3つのマナーメールを送る最適な時間がわかってもビジネスメールのマナーをわかっていなければ、相手に不快な思いをさせてしまう可能性があります。ここからはビジネスメールにおける3つのマナーを紹介します。これから紹介する内容さえ押さえられていれば、社会人として恥ずかしくないビジネスメールを作成できるので、ぜひ参考にしてみてください。1正しい敬語表現を意識して文章を作る正しい敬語を使うことは、就活生の必須スキルです。そのため、敬語が使えないと「礼儀がなっていない」「入社してからのビジネスマナーが心配」などと悪い印象を持たれてしまう可能性があります。会話の中では正しい敬語を使えていても、メールなどの文章になると過剰な敬語を使ってしまったり、尊敬語と謙譲語が逆転してしまうこともあるので、注意が必要です。敬語表現については以下の記事でも解説をしていますよ。面接での正しい言葉遣いとは|印象を下げる言葉遣いもチェックしよう面接で正しい言葉使いができると人柄の面で好印象になるかもしれません。この記事では、面接での基本的な言葉遣い・間違った言葉遣い、話し方のポイントをキャリアアドバイザーが解説します。健斗プロフィールをみる尊敬語と謙譲語の使い方を誤ってしまう学生が多い学生の中には、尊敬語を使う場面において謙譲語を使ってしまう、またはその逆をしてしまう人や、「○○様が仰った」のところを「申した」、もしくは「申された」などと尊敬語と謙譲語を混同して使ってしまうなど、そもそもの敬語の理解ができていない人が多い印象です。基本動詞の尊敬語と謙譲語は丸暗記してしまおう敬語をうまく使えるようになるコツとして、まずは基本動詞の尊敬語と謙譲語は暗記してしまいましょう。尊敬語や謙譲語は元の動詞と形を変えて変化しますが、中には不規則に変化する動詞もあります。「食べる」という動詞の尊敬語は「召し上がる」となります。ビジネスシーンでよく使う動詞ほど尊敬語や謙譲語が不規則に変化するので、まずは暗記してしまいましょう。次は暗記した敬語をスムーズに使えるように、シーンに合わせた敬語を想定します。「10分後に行く」という基本フレーズを設定し、このフレーズを変化させます。「上司に10分後に行くと伝える場合はどうなるのか」など、敬語を使う相手やシーンを変えながら考えましょう。「この状況の場合、敬語ではどう表すのか」と繰り返し考えることで、段々と敬語にも慣れていきますよ。頻出敬語も丸暗記するのが得策また、企業へのメールで頻出の敬語は丸暗記してしまいましょう。「了解しました」など間違って使われがちですが、正しくは「承知いたしました」となります。企業へのメールに慣れていない場合は、メールで敬語を使うたびに正しいものを調べると、ミスがなくなるうえにすぐに敬語を覚えられるので良いですよ。➁必要な情報を漏れなく盛り込むビジネスメールでは、友人や家族とのメールとは違い、書くべき必須事項があります。それらの内容が抜けてしまっていると、メールの内容や意図が上手く伝わらない可能性が高く、相手を混乱させてしまうかもしれません。必要な情報は漏れなく盛り込みましょう。これから紹介する5つの事項とそれぞれのポイントは、しっかりと押さえておきましょう。1)メールアドレスプライベートで使っているメールアドレスに、自分の好きなアイドルやキャラクターの名前などを入れている人もいるかと思います。就職活動はあくまでもビジネスの場なので、そのようなメールアドレスは適切ではありません。そのため、就職活動で使用する専用のメールアドレスを作るようにしましょう。プライベートのメールと就職活動関連のメールを分けられるため、メールの見落としを防ぐこともできます。新たなメールアドレスを作る際は、自分の名前を入れると相手に誰からのメールかが素早く伝わるのでおすすめです。あまりにも長すぎると、エントリーシートなどに間違えて記入してしまう可能性もあるので、程よく覚えやすい長さを意識しましょう。件名を考えるうえで重要なことは、「メールの内容が一目でわかること」です。面接日程の変更に関するメールの件名NG:面接の日程についてOK:○日の面接日程の変更のお願い上記のOK例では、件名でメールの内容を端的に伝えており、メールを確認せずともどのような内容であるかがわかります。このOK例をさらにわかりやすくすると以下のようになります。□□□□)このように大学名と名前を入れると、内容だけでなく誰からのメールが来たのかも一目でわかるので、相手に対する心遣いが伝わりやすくなります。多くのメールを扱う採用担当者の気持ちになってみて、見やすいメールの件名を作成しましょう。3)宛先メールの本文の冒頭は「宛先」を書くのが、ビジネスメールの常識です。宛先とは、メールを送る相手のことで、名前だけでなく社名や部署、役職を書く必要があります。特定の個人に送る場合の宛先は以下の通りです。社名は株式会社を略すことなく、正式な社名を書きましょう。社名の次は部署名と役職を書きます。これらの情報はいただいた名刺やメールの署名などに記載されているので、わからない場合は確認しましょう。個人名も名字だけでなくフルネームで書きましょう。担当者の名前がわからない場合は、名前の部分を「採用ご担当者様」と書きましょう。部署宛てのメールの宛先は以下の通りです。「御中」というのは、個人につける「様」と同じような意味を持つもので、会社や部署など団体宛てにメールを送る際に使われます。結びの挨拶ビジネスメールの本文を考えるとなると、難しい印象を抱く人が多いかもしれませんが、実はどんなメールであっても基本の型は同じなので、難しく考える必要はありません。各項目の詳細については後ほど詳しく説明しますが、この流れさえつかんでおけば、内容が変わっても毎回一から考える必要はなく、簡単にビジネスメールを作成することができます。メール本文を作成するときに混同しがちなのが「御社」と「貴社」の使い分けです。キャリアアドバイザーの北原です。就活シーンでは「御社」と「貴社」の使い分けに悩む就活生は意外と多くいるのではないでしょうか。本文を書き終えたら、最後は署名を入れましょう。署名とは、自分自身の名前や所属大学、連絡先を書いたものです。入れることで、相手が再度連絡したいときに便利ですし、連絡先がわからずに連絡ができないということも起こらないので安心です。メール作成アプリなどの設定で、署名を自動的に入れることもできるので、活用してみましょう。3文章は簡潔にわかりやすい言葉で書く先ほども少し触れましたが、メールを書いていると、自分の思いを伝えたいという気持ちが先走り、一文が非常に長くなってしまいます。いった文章は、結局何が言いたいのかわからず、受け取った相手を困らせてしまうことになります。そのため、一文あたりの文字数を少なくし、接続詞を使って文章をつなげるようにしましょう。文字が多すぎると読みづらいので、適度に改行すると良いですね。自分にとっては当たり前に使う言葉であっても、相手が必ずしも知っているとは限りません。そのため、専門用語や若者言葉などは、ビジネスメールでは使わず、誰でもわかる易しい表現を心掛けましょう。就活マナーを身につけておくと面接で好印象を残すことができますよ。この記事では、就活マナーの要素、心がけ、実践法などをキャリアアドバイザーが解説します。別・メールの返信の就活マナーも参考にして自信を持って臨んでくださいね!記事を読む自己分析がまだの人は、ツールを活用して今月中に終わらせよう就活を成功させるためには、自己分析がとても重要になります。自己分析を後回しにしている人も多いでしょう。そんな人は「自己分析ツール」を活用しましょう。このツールを使えば、簡単な質問に答えていくだけであなたの強みや適職を特定できます。自己分析がまだの人は、ぜひツールを活用してみてください。智也プロフィールをみる「相手がどのツールを使っているか」を考えると、返信はPCでおこなうのがベタービジネスメールのマナーというほどではありませんが、メールの返信はスマートフォンではなくPCからおこなうと好印象でしょう。PCとスマホでは、改行の位置やメールの差出人情報など、細かい部分で表示が異なったり確認がしづらいことがあります。スマホでは読みやすく改行したにもかかわらず、PCで確認したら変な位置で改行されてしまっていたということがよく起こります。文章をコピー&ペーストをした際に、知らないうちに元の文章の書式形式を引き継いでしまうこともあります。PCだと色や文字の大きさがメールの作成画面に反映されるため気づきやすいですが、スマホだと書式まで反映されないこともあるためなかなか気づくことができません。基本的に、企業はメールをPCで確認します。企業と同じような環境でメールを作成した方が、書式の見やすさや文章の読みやすさを確認できるためおすすめです。外出先でのメール対応などどうしてもPCでのメール対応ができないことは多々あるでしょう。その場合は仕方ありませんので、いつも以上に書式や文章に注意すると良いですね。基本のビジネスメールの書き方をおさらいしようメールは「書いたら終わり」ではありません。ビジネスメールは、個人情報や機密情報が書かれていることが多く、宛先を間違えてしまうと大きなトラブルになりかねません。ほかにも、誤字脱字があったり相手に意味が伝わりずらい文章であると、印象が悪くなってしまう可能性もあります。そこでここからは、先ほど紹介したビジネスメールの3つのマナーを踏まえて、より具体的にメールの書き方を紹介します。メールを作成した人は、これから紹介する内容と照らし合わせて、誤りがないか最終確認をしてみてください。1メールアドレスと担当者を確認するメールアドレスは、ほかの事項とは違い、間違えてしまうと大きなトラブルになる可能性があります。以下の例を見てみましょう。B社は内定もらってて「ほかの企業はすべて断る」って伝えてたのにまずいな......。嘘をついていたのかな......。このように、メールアドレスを間違ってしまっただけで信頼が損なわれてしまい、最悪の場合内定取り消しになる可能性もあります。メールアドレス以外にも担当者の方の名前を間違えてしまうのも非常に失礼なので、気を付けるようにしましょう。履歴書の誤字によって選考が不利になる場合があるのは知っていますか?今回は履歴書の誤字が与える企業からの評価の影響や、提出後に誤字に気が付いた場合の対処法をキャリアアドバイザーが詳しく解説します。履歴書の誤字脱字を防止する方法も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。記事を読む➁簡単に自己紹介をする本文の冒頭では、まず自己紹介をして、自分が何者であるかを伝えることが重要です。一般的な自己紹介は以下の通りです。メールを送る場合はじめまして。