作成が義務付けられました。人事担当者にとっては、できるだけ負担をかけずに管理したいところです。エクセルなどの表計算ソフトで作成する企業もありますが、スピーディーに効率よく作成するには勤怠管理システムの導入をご検討されてはいかがでしょうか。概要から作成・保管義務についてご紹介していきます。有給休暇の取得義務に違反した際の罰則とそれを防ぐための方法とは?全ての企業は条件に合致する従業員に対して、年に5日間の有給休暇を取得させることを義務付けられています。義務に違反した際には違反者一人に対して~30万円の罰金を課せられます。違反者が100名いれば罰金は~3,000万円となります。このリスクはきっちり対策すれば、事前にリスクを回避することが可能です。記載した書類のことです。作成・保存も義務付けられました。年次有給休暇は、6ヶ月以上継続して雇用され、労働日の8割以上出勤していれば付与されます。付与される日数は労働時間や継続勤務年数によって異なりますが、最大で年に20日です。業務への支障や周囲への配慮などによって取得が進まず、多くの労働者が未取得のまま時効(付与から2年)を迎えているのが課題でした。そこで、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者を対象に、5日分については付与から1年以内に必ず取得させるよう義務付けられました(労働基準法第39条の7)。果たせなかった場合は、企業に対して労働者1人つき30万円以下の罰金が科せられます。作成し、期間中はもちろん、期間後も3年間は保存するよう義務付けています。それぞれ詳しく説明します。基準日について基準日とは、労働者に年次有給休暇を付与した日です。この日に付与された年次有給休暇(繰り越し分を含む)のうち、5日分までは1年以内に取得させなければいけません。新入社員のように、前倒しで年次有給休暇を付与するなどして、1年の間に2つの基準日がある場合はその両方を記載します。日数について日数とは、基準日から1年の間に、労働者が取得した年次有給休暇の総日数のことです。残日数ではなく取得した総日数を記載するのは、そのほうが5日分の取得を把握しやすいからです。残日数の記載は、必須ではありません。時季について時季とは、労働者が実際に年次有給休暇を取得した日のことを指します。全休なのか半休なのかも合わせて記載すると良いでしょう。決まった書式がありません。3つの項目を盛り込んでいれば、他のことは自由に作れます。いつでも見られるような状態であれば、紙以外の媒体で作成しても構いません。パソコンで作成したものでも、労働基準監督署が立ち入り調査を行うときにすぐ印刷できるなら有効です。パソコンで作成するときは、表計算ソフトや勤怠管理システムが使われます。表計算ソフトのエクセル(Excel)は、パソコンに付属していることが多いため、多くの企業で使われているようです。インターネット上には、エクセルで開くことを前提としたフォーマットが、多数公開されています。して使うことができます。共有フォルダで保存すれば、ネットワーク上にある複数のパソコンで閲覧・入力することも可能ですね。テンプレート3選を紹介」も合わせてご覧ください。基準日以降に年次有給休暇を取得した時点で作成義務が発生します。その都度作成するのは面倒なので、基準日に作成するのが簡単であり一般的です。作成するタイミングがバラバラになってしまいます。した手間を省くために、厚生労働省では基準日の設け方について、2つの方法を勧めています。基準日を特定の日に統一する1つ目が全従業員の基準日を年度始めなど特定の日に統一する方法です。入社日にかかわらず、基準日になると全従業員が年次有給休暇を付与されます。4月1日に入社した人は10月1日が本来の基準日ですが、企業が4月1日を全従業員の基準日にしていると、翌年からは4月1日が基準日です。仮に、1年目(10月1日~9月30日)で10日、2年目(4月1日~3月31日)で11日の年次有給休暇を付与された場合、それぞれ5日分を必ず取得させるのが原則です。管理を簡単にするなら、2つの期間を合算して比例按分した日数で取得させるのも認められています。基準日を日にちのみ統一する2つ目は、月は特定せず、日にちのみ統一する方法です。月初めの1日に統一した場合、何日に入社しても6ヶ月後の1日が基準日で、翌年以降の基準日も同じです。2つの期間が重複しないので分かりやすい反面、毎月基準日を迎える従業員がいるため、管理の手間はかかります。どちらかといえば従業員の数が少ない企業向けでしょう。作成が必要なのか?有給休暇管理簿は有給休暇の取得状況を正確に把握するためにも、作成することが義務づけられています。これは年次有給休暇の5日取得の義務化に関連しており、法律で有給休暇を取得するよう定めても、実際に取得するのは労働者なので、ただ命じるだけで達成させるのは容易ではありません。確実に取得してもらうには企業側に管理する負担が伴います。この有給休暇の取得を励行するための方法の一つが、有給休暇管理簿の作成による取得状況の正確な記録です。他の方法として、計画的付与制度の活用や勤怠管理システムの利用などが考えられます。計画的付与制度とは、企業側で年次有給休暇の5日を超える分の取得日を決められるものです。制度の導入にあたってはあらかじめ労使協定を結び、就業規則に記載しなければならない点に注意しましょう。取得を確実にするための方法について詳しく知りたい方は別記事「有給休暇の基準日がわかる!確実に年5日の有給休暇を取らせる3つの方法」も合わせてご覧ください。そもそも休暇管理などの労働者の労働環境を整える上で大切なのは労働時間管理です。労働時間管理において気をつけるべきポイントは、以下の3つです。3つの書類を指し、出勤簿が労働時間管理に含まれます。この保存義務に違反した場合は労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金を科せられる可能性があるので気をつけましょう。労働基準法においては、労働時間に関して規定を設けることで、労働時間を適切に管理することが求められています。そのためタイムカードやPCの使用時間などの客観的な記録をもとに適正に記録することが必要です。作成・管理するのは大きな負担です。効率よくするには、「勤怠管理システム」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。作成するのは、簡単で費用もそれほどかかりませんが、従業員の数が多くなるほど、管理が難しくなります。年次有給休暇の申請を管理簿に転記する手間が発生しますし、従業員が希望するときはいつでも見られるようにしなければいけません。パソコンの画面上で閲覧できるようにすると、人事担当者以外が勝手に書き換えてしまう恐れもあります。既存のフォーマットを使ったとしても、仕組みが分かっていなければ、エラーが発生したときに対応できません。法改正があったとき柔軟に盛り込めないリスクもあります。簡単に従業員の年次有給休暇を管理したいのであれば、勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。多くの勤怠管理システムでは、出退勤や残業だけでなく年次有給休暇についても管理できます。勤怠管理システムを選ぶ4つのポイント実際に勤怠管理システムを導入する際に、失敗しないためのシステム選びで大切なポイントは、以下の4つです。システム導入のサポート体制を確認する自社の就業形態に対応しているかを確認する自社に必須の機能をピックアップする「○」「×」の記載だけで判断しない機能が多ければ多いほど良いというわけではありません。自社の就業規則をしっかりと把握しておき、会社独自の運用ルールに基づいた必要な機能は何かを考えて選びましょう。システム導入の初期が最も運用に関する疑問や混乱が生まれやすいので、特に初めて勤怠管理システムを導入する場合には、サポート体制がどのようになっているのかをチェックしておくことが必要です。勤怠管理システムと一言でいっても、サービスの内容やシステムの特長はざまざまです。システムサービス選定のポイントや実際に比較したいという方は別記事「絶対に失敗しない!勤怠管理システムのポイントとおすすめ22種を比較」や「勤怠管理システムを導入するメリットとは?エクセルとクラウドでの管理方法を比較解説」も合わせてご覧ください。システムの中でも、ミナジンの「MINAGINE勤怠管理」は、人事労務の専門家が開発に携わっています。法改正に対応しており、企業コンプライアンスに強いのが特徴です。MINAGINE勤怠管理では、パソコンの画面上から従業員が年次有給休暇の申請をしたり、上司が承認したりできます。これらは即座に管理簿へ反映されるため、表計算ソフトのように転記する手間はかかりません。設定しておけば、基準日になると自動的に年次有給休暇が付与されます。従業員はいつでも閲覧が可能で、書き換えられる心配もありません。規定の5日分を取得できているか確認することも簡単です。取得していない従業員をピックアップして、画面を開いたときにアラートを表示させる機能もあります。MINAGINE勤怠管理の休暇管理・申請の管理画面イメージデータはクラウドで管理されているため、大がかりなネットワークを組まなくても、インターネットに接続されているパソコンであれば、全国どこからでもアクセスできます。労働基準監督署が推奨するフォーマットで印刷できるため、本社で年次有給休暇を一括管理するのも可能です。作成は、従業員に年5日分の有給休暇を確実に取得させるためにも必要な書類です。表計算ソフトで管理する方法もありますが、在宅勤務・テレワークも増えつつある中、勤怠管理システムを導入するほうが管理も便利になり、人事担当者の負担も軽減することができるのではないでしょうか。今の労務管理、"ちょっとまずいかも..."と思ったらミナジン勤怠管理システムは、「労務管理をちゃんとする」ことをサービスビジョンに掲げ、開発を行っております。「コンプライアンス体制を確立したい」「IPOを目指している」「2度とシステム導入/運用に失敗したくない」そんな企業様を支援します。「1分でわかる!ミナジン勤怠管理」を無料でダウンロード経理だけじゃない、勤怠管理システムで社員の勤務状況を見える化しコンプライアンスを実現する企業へと導きます。労務管理をちゃんとやりたい。コンプライアンスを遵守して、未払賃金をなくしたい。フレックス制や裁量労働制など、新しい働き方を導入したい。残業の上限規制や有給休暇の取得義務化をしっかり守りたい。そんな課題をお抱えならMINAGINEにお任せください。労務管理の運用の基本は勤怠管理です。勤怠がしっかりできていないと、会社のリスクは増し社員の不満も高まります。労務管理はしっかりやろうとすればするほど、業務は複雑になり、そこに確かな知識が必要になります。MINAGINE就業管理システムは、給与計算事務の効率化だけでなく、「労務リスクをなくす」ツールとして活用できます。豊富な打刻インターフェースPCやスマホ・タブレット端末を使用して打刻する方法や、専用の打刻端末(ピットタッチ)にICカード(felicaカード、mifareカード)をかざして打刻する方法があります。弥生給与や給与奉行などの給与ソフトと連携することが可能です。総勤務時間数など出力したい項目を自由に設定できるのが特長です。