更新かつては紙で作成するのが当たり前だった給与明細も、近年ではWeb化を進める企業が増えてきました。給与明細を紙からWebに切り替えようと思っても、「どうやって電子化すればいいかわからない」「Web給与明細にデメリットはないのだろうか」などと、戸惑う企業も多いかもしれません。ここでは、給与明細のWeb化による企業側と従業員側、双方にとってのメリット・デメリットや、給与明細をWeb化する方法の他、Web給与明細の注意点やおすすめのWeb給与明細ソフトなどについて解説します。PCやスマートフォンで見ることが可能に給与支払に関連する法律のうち労働基準法では、従業員への給与明細の交付は義務付けられていません。所得税法において、給与を支払う者(企業)は支払を受ける者(従業員)に支払明細書を交付しなければならないと定められています。健康保険や厚生年金保険といった社会保険料を給与から天引き(控除)した場合は、その控除額を従業員に通知することが、健康保険法などの法律によって義務付けられています。そのため、給与明細は従業員に給与を支払う際に、必ず交付すべきものだといえるでしょう。そんな給与明細について、最近はWeb化を進める企業が増えてきています。給与明細のWeb化とは、従来は紙で従業員に渡していた給与明細を、インターネット上で見られるようにすることです。給与明細のWeb化によって、従業員は自分のPCやスマートフォンから給与明細を確認できるようになります。無料お役立ち資料【「弥生のクラウド給与サービス」がよくわかる資料】をダウンロードするWeb給与明細のメリット給与明細をWeb化すると、会社にも従業員にもさまざまなメリットがあります。どのようなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。会社側のメリット給与明細をWeb化することによる会社側の大きなメリットは、給与明細作成に関わるコストと業務負担を、大幅に軽減できることです。コスト削減Web化によって、従来のような紙の給与明細を作成する必要がなくなるため、ペーパーレス化が実現できます。用紙代や印刷代、封筒代なども不要になり、コスト削減につながるでしょう。印刷や封入、配布にかかる作業も不要になるため、人件費も削減できます。複数の拠点を持っている場合や、従業員がリモートワークをしている場合、紙の給与明細を郵送しているケースも少なくありません。Web給与明細なら、インターネット環境があれば、離れた場所へもかんたんに交付が可能。郵送の手間やコストも不要になります。業務負担の軽減Web給与明細は、業務の効率化にも大いに役立ちます。Web化することで、紙の給与明細のような印刷、封入、送付の作業がなくなります。正社員とアルバイトなど給与支給日の異なる従業員が混在する場合にも、給与明細の交付がかんたんです。紙の給与明細は保管するスペースや保管方法にも配慮が必要ですが、Webならそのような心配もいりません。従業員から再交付を依頼されたときや、過去の給与明細を確認したいときにも、データ管理をしていれば容易に対応できます。従業員側のメリット給与明細のWeb化は、従業員にとってもさまざまなメリットをもたらします。時間・場所を選ばず確認できるWeb給与明細の大きなメリットが、いつでもどこでも確認できることです。紙の給与明細は手元にないと見ることができませんが、Web化されていれば、インターネット環境さえあればどこからでも自分の好きなタイミングで閲覧することができます。外出先や出張中、リモートワーク中などでも、PCやスマートフォンからすぐに給与明細を確認できます。紙の給与明細は毎月溜まっていくため、収納や管理の手間が発生します。Web給与明細ならインターネット上でいつでも確認できるため、従業員が管理に気を配る必要がありません。紙の給与明細には、紛失や棄損のリスクがあります。オンライン上で管理するWeb給与明細なら、紛失などのおそれはありません。分けて見てみましょう。会社側のデメリットWeb給与明細の導入によって会社側に考えられるデメリットには、下記のようなものがあります。給与明細をWeb交付するには、メール送付やWeb閲覧といった具体的な交付方法とファイルの記録方法などを伝え、あらかじめ従業員の同意を得なければなりません。従業員の同意が得られない場合は、これまでどおり紙の給与明細を交付する必要があります。給与明細をWeb化しても、従業員から要望があったときには紙の給与明細を交付する必要があります。場合によっては、データと紙の給与明細が社内に混在してしまうかもしれません。その場合、データと紙媒体、それぞれの給与明細の交付・管理をすることになり、担当者の手間が増えてしまう可能性があります。情報漏洩・データ改ざんのリスク給与明細をデータで管理する以上、情報漏洩やデータ改ざんなどが起こらないよう、十分な配慮が必要になります。給与明細は従業員の大切な個人情報です。ウイルスや不正侵入への対策の他、社内の管理ルールもしっかりと定めておきましょう。システム導入に伴うコストWeb給与明細のシステムを導入するには、初期費用やシステム利用料がかかります。データの管理方法やシステムの運用方法なども含め、従業員教育コストも必要です。従業員側のデメリットでは、従業員側にとっては、給与明細のWeb化によってどのようなデメリットがあるのでしょうか。閲覧用の端末が必要Web給与明細はインターネット上で確認するものなので、PCやスマートフォンといった端末機器が必要になります。閲覧者がWeb給与明細に対応できるデバイスを持っていない場合は、会社のPCで閲覧するか、紙に印刷することになり、かえって手間がかかります。場合によっては、給与明細をオンラインで確認するだけではなく、紙面で欲しいというときがあるかもしれません。住宅や車の購入にあたってローン契約を結ぶ際などに、収入証明書類として給与明細の提示を求められることがあります。そのような場合、対応する月の給与明細の印刷を、会社(担当者)に依頼する手間が発生します。給与明細をWeb化するには?給与明細をWeb化するには、システムの導入が必要です。Web給与システムは、大きく次の3種類に分類されます。専用型システム専用型システムとは、他で作成した給与明細データを取り込んでWeb化し、従業員に交付するシステムです。手作業や別のシステムで別途行わなければなりません。なんらかの給与計算システムを導入しており、「給与明細のWeb交付だけできればいい」という場合におすすめです。給与計算一体型システム給与計算一体型システムは、給与計算から給与明細のWeb交付までを一貫して行うことができるシステムです。給与明細の作成・交付はもちろん、給与計算にかかる手間も削減できるため、業務効率化に役立つでしょう。現在使用中の給与計算システムがある場合は、新システムの導入に伴いデータなどの移行作業が発生します。労務管理一体型システム労務管理一体型システムは、Web給与明細や給与計算にとどまらず、入退者手続きや社会保険の管理、年末調整に関わる業務など、労務管理全般を一括して行えるシステムです。必要な機能のカスタマイズができ、バックオフィス業務全体の効率化に役立ちますが、多機能な分取扱いが難しく、導入費用も高額になりがちです。給与明細をWeb化する際の注意点Web給与明細を導入する際には、次のような点に注意が必要です。Web化によるメリットを最大限活かすためにも、しっかり確認しておきましょう。給与明細のWeb化にあたっては、自社に合ったシステムを導入することが大切です。自社に必要な機能が備わっていなければ導入する意味がありませんし、多機能すぎて使いこなせなくても費用が無駄になってしまいます。導入するシステムに自社のニーズに合った機能があるか、あらかじめきちんと確認しておきましょう。同時に、必要な機器の用意や対応にあたる人員の配置、予算の確保といった準備も必要です。従業員の同意をとる前述したように、給与明細のWeb化には従業員の同意が必要です。Web化にあたっては、必ず事前に従業員の閲覧環境を確認しましょう。PCやスマートフォンといった端末がなく、Web給与明細を受け取れない従業員に対しては、環境整備などのサポートが必要です。同意書の無料エクセルテンプレートをダウンロードすることができます。ご利用いただく場合は、事前に従業員へ説明し、意思確認を行い、同意書を提出してもらうようにしましょう。無料でダウンロードできるので、ぜひ活用してみてください。給与明細のWeb化には、適切なセキュリティ対策が不可欠です。セキュリティ対策がとられているシステムを導入することはもちろん、社内における管理ルールの策定や、従業員のセキュリティ意識を高める教育などを実施しましょう。給与明細のWeb化には給与計算ソフトの導入がおすすめ給与明細のWeb化は、コストの削減や業務効率化、管理の簡便化などにつながるもの。そのため、給与明細を紙からWebに切り替えることは、会社にも従業員にもメリットが大きいといえます。Web化をスムースに進めるコツは、自社に合ったシステムを導入すること。Web給与明細を初めて導入する企業には、給与計算から給与明細のWeb交付まで一貫してできる給与計算ソフトがおすすめです。Next」は、初めて給与計算ソフトを導入する方でもかんたんに使えるクラウド給与計算ソフトです。機能はシンプルでわかりやすく、専門的な設定は不要。給与明細書をWeb配信でき、従業員はスマートフォンなどの端末からいつでも確認が可能です。税金や保険料率の変更にも自動で対応するため、給与計算のたびに最新の料率や法令をチェックする必要がありません。支給、控除、差し引き支給額を自動計算できるので、給与計算の手間やミスも軽減されます。便利な給与計算ソフトを活用して、給与計算と給与明細に関わる業務を効率化しましょう。スムーズに弥生のクラウド給与サービスは、初心者でも給与・賞与計算から年末調整まで、”かんたん”に行えるソフトです。従業員規模や利用目的など、お客さまに最適な「給与計算ソフト」をお選びいただけます。今なら初年度無償で使えるキャンペーンを実施中です!まずはお気軽にお試しください。Nextは、毎月の給与計算から年末調整業務を効率化するクラウド給与ソフトです。勤怠情報を入力すれば残業代や社会保険料などは自動計算で、給与明細書の作成はラクラク。作成した給与明細書は、Web配信で従業員のスマホ・PCに配付することができます。年末調整に必要な控除申告書の回収、法定調書の作成、源泉徴収票の従業員への配付もオンラインでスムーズです。作成から配付はオンラインでスムーズ。年末調整は控除申告書のWeb回収まで可能です。Nextをお申し込みください。外部委託先へデータ連携の共有がかんたんだから、データの転記や控除申告書のPDF化などの手間が大幅に削減されます。エムケー人事コンサルティング中小企業を経営する上で代表的なお悩みを「魅せる会計事務所グループ」として自ら実践してきた経験と、約3,000社の指導実績で培ったノウハウでお手伝いさせて頂いております。「日本で一番喜ばれる数の多い会計事務所グループになる」この夢の実現に向けて、全力でご支援しております。解決できない経営課題がありましたら、ぜひ私たちにお声掛けください。無料ですべてのお役立ち資料をダウンロードできます。reserved.更新104。