365の導入を予定している皆さん。「どうしようかな?」と導入を悩んでいる皆さん。365が従来のような“単なるOfficeアプリケーション”ではないことは既にご存知かと思います。これまでのOffice導入と同じと考えてしまってはいけないのです。365のメリットを最大限に引き出すことは難しいでしょう。Premiumをモデルに、導入に必要な準備を4つのポイントで解説していきます。Premiumというプランについて説明しておきます。Premiumは300ユーザー以下の環境で利用できるプランであり、Officeアプリケーションを始めビジネスメールやファイル・情報共有、Web会議などの機能を包括的に提供しているプランでもあります。365の導入準備について解説していきます。365は単なるOfficeアプリケーションをクラウドで提供するサービスではなく、グループウェアに分類されるサービスでもあります。グループウェアとはファイルやスケジュールなど、組織情報を社内で共有することでビジネスコミュニケーションを促進してプロジェクトを円滑に進めたり、業務効率化を図るためのソリューションです。365導入に際し社員に「今までのOfficeアプリケーションと変更になるから」と告知するだけでは、導入時に困惑が生まれグループウェアとしてのメリットを引き出すことができません。365が単なるOfficeアプリケーションではなく、グループウェアであることをしっかりと告知してなければならないのです。事前告知もなく導入していきなり「グループウェア機能も活用してね」と言っても、対応できる社員はほぼいないでしょう。会社としてもグループウェア導入に向け基盤を作っておく必要があります。365をグループウェアとして捉え、組織内の隅々まで浸透させるために行うことはそう多くはありません。慎重さがなければ“使われないグループウェア”となってしまう可能性は否定できないでしょう。Officeアプリケーションに関しては全社員が日頃使用しているものなので、黙っていても浸透します。Businessといった機能などはそうもいきません。Online」について詳しくご覧ください!何の計画もなしに「この機能活用してね」と言っても活用できる社員は少ないでしょう。そこで、導入時に使用する機能を限定するのが有効的です。メール、ファイル・情報共有機能からグループウェアとはそもそも多機能なソリューションなので、いきなり全てを使いこなせと言っても無理があります。Onlineあたりから使い始めてみましょう。このとき「他の機能はまだ使用しないように」とお触れを出すくらいが丁度いいと思います。365の全機能を浸透させていくことができるのです。焦らず慎重にいくこと。Onlineで行うこと」といったちょっとした強制力も必要でしょう。365はクラウドで提供されているソリューションなので、インターネット環境とPCさえあればどこからでも使用できます。このメリットを最大限に引き出すためには社外から利用できる環境を予め整えておくことが非常に大切です。従来のセキュリティポリシーで外出先からのメール送受信を禁止している場合などは、クラウドのメリットを殺してしまうことになります。セキュリティリスクによる情報漏えいを心配してのことでしょうが、それならば外出先からでも安心して利用できるようポリシーを変更すればいいのです。「フリーWi-Fiスポットには接続しない」や「端末には常にロックをかける」など、ポリシー次第で外出先からも安心して利用できます。365はセキュリティ対策が万全であるため、セキュリティ専門家のいない会社が独自にセキュリティを敷くより堅牢なケースがほとんどです。社外からでも利用できる環境を整えておけばさらに業務効率化のスケールも広がるので、必ず検討しておいて欲しいポイントです。Office365のセキュリティ要件に関して以下にまとめてあるので参考にしてください。365のセキュリティ要件についてまとめてみましたスマートフォン・タブレットの活用も視野に入れておく導入後すぐにでなくてもいいのですが、スマートフォン・タブレットの活用も視野に入れておくとさらにビジネスの幅を広げることができます。365では1ライセンスでスマートフォン最大5台・タブレット最大5台にOfficeアプリケーションをインストールすることができるからです。ビジネスへのスマートデバイス普及が進む昨今において、このメリットを活用しない手はないでしょう。スマートフォン・タブレットを導入しOfficeアプリケーションを使用することができれば、営業先でちょっとしたプレゼンも即時に行うことができます。ファイルなどのデータは端末ではなくクラウド上に保管されているので、万が一端末を紛失しても情報漏洩に繋がることはありません。365では、スマートデバイスのセキュリティ管理もバッチリなので尚更安心して使用できるでしょう。365に関しても例外ではありません。365のメリットを最大限に引き出すことができるでしょう。それこそが社内コミュニケーションや業務効率化を加速させるブースターとなるのです。365を思う存分活用してください。365を導入していけるでしょう。365導入の手助けとなれば幸いです。解説など、企業の生産性向上に役立つ豊富な情報を配信するポータルサイトです。情報総合ポータルです。技術者、開発者向けにクラウドに関する情報提供を行うクラウドコンピューティングを実践するための総合情報ポータルです。