MenuXDribbble仕事で抱えるタスクに追われ、パンク寸前...そんな経験はありませんか?仕事で成果を出し続けるには、効率的なタスク管理が不可欠です。そのための最強ツールが「ToDoリスト」。ToDoリストは、単なる「やることメモ」ではありません。仕事のパフォーマンスを最大限に引き出し、目標達成へと導く強力なツールです。おすすめのツールまで、ToDoリストに関する情報を網羅的に解説します。ToDoリストを活用して、仕事の効率化や生産性向上を実現しましょう。デジタルのToDoリスト:どちらがおすすめ?仕事のToDoリスト作成方法|今日から実践できるシンプルな5ステップステップ1:思いついたことや発生したことをすべてリストアップするステップ2:リストを分類するステップ3:タスクの細分化をするステップ4:タスクごとに期限もしくは所要時間を記載するステップ5:常に最新の状態のタスクを反映させる仕事のToDoリストを効率化!おすすめツール5選Amplenote:タスク管理とアイデア発想をシームレスにHeptabase:複雑なプロジェクトも視覚的に管理Notion:多機能でカスタマイズ性の高い万能ツールTodoist:シンプルで使いやすい定番ToDoリストアプリTickTick:ポモドーロテクニックで集中力を高める仕事のToDoリストに関するよくある疑問ToDoリストとスケジュール帳との違いは何ですか?タスクの細分化のコツはありますか?ToDoリストが続かないのですが......仕事のToDoリストとは?ToDoリストとは、やるべきことを箇条書きなどにまとめたもののことを指します。単なる「やることリスト」だと考えるとToDoリストのもつ効果を最大限に活かすことはできません。ToDoリストを正しく利用すれば、仕事の効率を最大限に高められます。ToDoリストを正しく用いることによって得られる効果は以下のとおりです。タスク漏れを防げるやるべきことの優先順位が分かかり次にやるべき行動が明確になる効率的な時間の使い方を可視化できる何をやるべきかを俯瞰できることでストレスが軽減されるこれらは仕事を円滑に進めるうえで重要なものばかりです。私の場合はToDoリストをAmplenoteというノートアプリに落とし込んで使用しています。結局のところ使用するツールはこのみに合ったものでもよいでしょうし、アナログ派の方は紙の手帳でもよいかもしれません。日々のToDoリストを消し込みまでしっかりと行っていない方の場合は、効果を理解したうえで活用方法を具体的にイメージしましょう。ToDoリストが必要なのか?そのメリットと効果を徹底解説ToDoリストを活用することで、仕事の生産性は大幅に向上します。ToDoリストの作成や管理には少し時間を要しますが、その価値は十分にあるということです。「ただでさえ仕事が忙しいのにToDoリストを作成すること自体が面倒くさい」とお考えの方は、この章でご紹介する4つのメリットを理解して、ご自身の仕事がどのように変化するのかをイメージしてみましょう。仕事におけるToDoリストを使用する最大のメリットの一つが、漏れを防げることです。人間の記憶力には原因があるため、ToDoをリスト化していない状態ではどうしても漏れが生じます。逆に言えば、リスト化して完了済みの仕事とそうでない仕事を明確にしておけば漏れが生じることはありません。漏れを生じさせないためには、ToDリストとしてやるべきことを同じスペースにまとめて、チェックする頻度を増やすことが効果的です。仕事のうっかりミスはたとえ些細なことであっても大きく周囲からの信頼を損なったり、評価を下げたりする要因になるケースがあります。ToDoリストを地道につけることが仕事の確実性を高めることにつながります。メリット2:仕事の優先順位が明確になる!迷わずタスクに着手ToDoリストを作成することで、仕事でやるべきタスクが一覧化されるため、何から手を付けるべきかを俯瞰できます。頭の中だけでタスクを管理しようとすると、重要なタスクの優先順位への着手が遅れてしまったり、緊急性や重要性の低いタスクに時間を割いてしまったりするリスクがあります。ToDoリストを使用して今やるべきことから対応するようにすることで、仕事の質を高められるのです。具体的な仕事の手順については、さまざまな考え方があります。私の場合はGTDの考え方を取り入れていますが、ほかにもアイゼンハワーマトリクスなども有名です。GTDについては「業務効率向上を実現!GTDタスク管理で目標達成を加速させる5つの秘訣」、アイゼンハワーマトリクスについては「アイゼンハワーマトリクスで仕事効率UP!時間管理術をマスターしよう」で詳しく解説しているので、優先順位の考え方について詳しく知りたい方はぜひ参考にしてください。いずれにせよ、一貫した優先順位の基準を設けて、そのとおりの手順で実施することが重要です。メリット3:効率的な時間管理を実現!時間を最大限に活用ToDOリストに記載されたタスクの量や内容を確認することで、効率的な時間管理が可能になります。このときに重要なことは、ToDoリストの一つひとつに見込みの所要時間を記載することです。所要時間を記載するのは最初は面倒に感じられるかもしれません。所要時間の予測がたたないこともあるでしょう。1つのToDoにかかる時間は慣れれば瞬間的に記載できるようになるほど手間のかからない作業になりますし、そもそも所要時間が計算できないということはタスクをそもそも明確に理解できていないということです。して、ToDoリストを見込みの時間どおりに片付けられるようになると1日の時間を予定どおり進めていけるようになります。結果的に、仕事中にイレギュラーな案件が多数入ったり、トラブルが生じたりする場合なども、残業することなく慌てずに仕事を終えられるようになります。メリット4:達成感を得やすく、モチベーション向上!仕事が楽しくなるToDoリストのタスクを完了するたびに、達成感が得られます。ToDoを管理しない場合、プロジェクト単位でやるべきことが塊として頭のなかにイメージとしてありました。そのため、着手しても仕事が進んだ気がせず、達成感も満足感もありませんでした。ToDoで仕事を細かくして、一つひとつのタスクを片付けるようにこなしていくと、仕事が進んでいる感覚があり、とても楽しいです。ゲームのような感覚を味わえます。重要なことは、仕事が大きく前進します。デジタルのToDoリスト:どちらがおすすめ?ToDoリストを作成する際には、「紙」と「デジタル」のどちらが良いのか迷う方もいるのではないでしょうか?それぞれにメリット・デメリットがありますが、私はデジタルでのToDoリスト管理をおすすめします。紙のToDoリストは、手軽に始められるというメリットがあります。タスクの編集や共有が難しく、検索性も低いというデメリットがあります。デジタルのToDoリストは、タスクの編集や共有が容易で、検索性も高く、リマインダー機能など便利な機能も利用できます。スマートフォンやパソコンなど、複数のデバイスでToDoリストを同期できるため、いつでもどこでもタスクを確認することができます。これらのメリット・デメリットを比較して、私が実際に使用しているのもAmplenoteというデジタルツールです。紙媒体のメモを全く使用していないわけではないのですが、ToDoリストには全く使用していません。デジタルツールを活用することで、ToDoリストをより効率的に管理し、生産性を高めることができるでしょう。仕事のToDoリスト作成方法|今日から実践できるシンプルな5ステップToDoリストを作って仕事の公立を高めるためには、効果的な作り方を理解する必要があります。この章では、私自身が実践しているGTDの考え方に基づいたToDoの作り方を5つのステップで解説します。ステップ1:思いついたことや発生したことをすべてリストアップする最初に頭の中にあるタスクをすべて書き出しましょう。「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ......」と頭の中だけでタスクを管理するのは大変です。思いついたタスクをすべて書き出すことで、頭の中を整理し、タスクを可視化することができます。このとき、重要なのは「すべて」書き出すことです。私の場合は、ノートアプリの「inbox」というタイトルのページに、ToDo機能を活用してノートを作成しています。使用しているノートアプリはAmplenoteです。リストは、1日のなかでできるだけ何度も見るようにはしますが、特に朝仕事を始める前に丁寧にチェックすると効果的です。当サイトからのワンポイントアドバイス頭の中をクリアにするために、思いついたことはどんな些細なことでも書き出すようにしましょう。ステップ2:リストを分類するステップ2としてやるべきことは、リストアップしたタスクのリストをすぐやるべきことや待機することなどに分類することです。分類することで、タスクの全体像を把握しやすくなり、優先順位付けやスケジュール管理がスムーズになります。以下のような分類が考えられます。Done=タスク管理方法の一つ)を参考にしてリストアップした情報を以下のように分類しています。資料として残す必要のあるものゴミ箱に処分するもの少し分類が多すぎるように思われるかもしれませんが、2週間くらいこのリストを使い続けているうちにだんだんと使いやすさを感じられるようになりました。GTDはタスク管理に役立つ方法の一つです。実践したい方は、「【GTDとは?】ストレスをゼロ化し、時間を10倍にする5つの秘訣」にてGTDによるタスク管理について詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。ステップ3:タスクの細分化をするToDoリストは、適度に細分化しましょう。大きなタスクをそのままリストアップすると、どこから手をつければいいか分からず、着手するのが億劫になりがちです。タスクを細分化することで、作業が明確になり、取り組みやすくなります。「顧客A社への提案資料作成」というタスクは、以下のように細分化できます。資料のレビューこうして細分化することにより、一つずつ進捗を把握しながらタスクを進めていくことができます。タスクの細分化については「【タスク細分化】生産性アップする具体的方法とおすすめツール」で詳しく解説しているので、詳しく知りたい方は参考にしてください。当サイトからのワンポイントアドバイス細分化するときは、「SMART」の法則を意識すると、より効果的です。ステップ4:タスクごとに期限もしくは所要時間を記載する時間やスケジュールの意識を持つことはToDoリストを効率化させるうえで非常に重要です。そもそもGTDの実践においては2分以内に完了させられるタスクをすぐに実行するのがポイントではあるのですが、2分以上かかるタスクも見込みの時間を設定することで、1日の仕事がかなりクリアになります。顧客との打ち合わせや納期が設定されている仕事などは、カレンダーと連携させて期日を記入しておきます。Amplenoteのようなカレンダーとの連携が可能なノートアプリであれば、効率的にカレンダーと連携させながらタスクに日付を設定することが可能です。Todoistのようにノートアプリとの連携が可能なメモアプリを設定するのもよいでしょう。ステップ5:常に最新の状態のタスクを反映させるToDoリストは、常に最新の状態を保つように工夫をしましょう。タスクが完了したら消し込みをするタスクの内容に変更があれば書き換える新しいタスクが発生すれば追加するこれらの作業をすることで、ToDoリストが仕事に使用するためのツールとして信頼できるものとなります。ToDoリストはあくまでも仕事の進め方を効率的にするためのツールであるため、リストの作成や見直しに時間をかけすぎないように意識することも重要です。最初はリスト作りに時間をかけてでもしっかりと実践するためのToDoリストの作り方を習得する必要がありますが、その後の日常の業務については時間をかけすぎないようにしましょう。当サイトからのワンポイントアドバイスタスク管理ツールによっては、自動でタスクを同期してくれるものもあります。仕事でToDoリストの作成・管理をするには、さまざまなツールを活用できます。ここでは、ノートアプリのタスク管理機能に特化し、おすすめのツールを5つ厳選して紹介します。それぞれのツールの特徴や機能を比較検討し、自分に最適なツールを見つけて、仕事の効率化を図りましょう。料金AmplenoteノートとToDoリストが一体化。タスク管理だけでなく、アイデアの整理や情報収集にも役立つ。階層構造でタスクを整理できる。無料プランあり、有料プランは月額10ドルからHeptabase複雑なプロジェクトの管理に最適。タスク間の依存関係を視覚化し、プロジェクト全体の進捗状況を把握できる。ホワイトボード機能でアイデアを可視化できる。有料プランは月額10ドルからNotion汎用性の高いツールで、ToDoリスト以外にも、メモ、データベース、カレンダーなど、さまざまな機能を備える。チームでの情報共有や共同作業に便利。無料プランあり、有料プランは月額8ドルからTodoistシンプルで使いやすいToDoリストアプリ。タスクの優先順位付け、期限設定、リマインダー機能など、基本的な機能が充実。プロジェクトごとにタスクを管理できる。無料プランあり、有料プランは年額36ドルからTickTickカレンダーとToDoリストが一体化したツール。ポモドーロタイマーや習慣トラッカーなど、集中力を高める機能が充実。無料プランあり、有料プランは年額27.99ドルからAmplenote:タスク管理とアイデア発想をシームレスにAmplenoteは、ノートとToDoリストが一体化した画期的なツールです。今、私自身がタスク管理に実際に使用しているノートアプリなのですが、タスク管理・スケジュール管理・メモ帳と幅広いで活用しています。アイデアが思いついたときには、ひとまずAmplenoteにメモするように習慣づけています。Amplenoteを使用していて思うのは、ほかのアプリと比較して入力が手軽で簡易であることです。入力したテキストをドラッグ&ドロップで移動できるため、タスクの分類をしたいときに特に便利だと感じます。タイトルだけメモ書きをしておいて、詳細はAmplenote内の別ページにまとめるように設定しておくと、全体の管理と詳細の把握の両立が実現可能です。Googleカレンダーと連携できるため、先の予定を設定したいときにも便利です。Heptabase:複雑なプロジェクトも視覚的に管理Heptabaseは、ビジュアル化したノートを取るのに適したツールです。Amplenote・Notion・Evernoteなどのノートアプリと比較すると少し使い勝手が特徴的ですが、マインドマップを取りたい方ととても相性のよいアプリです。私は、箇条書きだけではうまくイメージをまとめられないときにHeptabaseを使用して考えをまとめています。ブログの全体構造や、複数の方とのミーティング議事録をHeptabaseでメモするととても考えがまとまります。HeptabaseでToDoを管理する際に役立つのは「ジャーナル」というモードです。ジャーナルは、その日のメモを1つのページとして作成するモードなので、1日にやるべきことを簡単に可視化できます。先の日程のメモについては、その日のメモに記入すればよいことや、独自のカレンダーを搭載していることから、スケジュールを意識したタスク管理にも応用可能です。マインドマップ作成ツールはこれまでにいろいろ使用しましたが、個人的に一番ノートを作成しやすいと感じたのがHeptabaseです。Heptabaseであれば、ビジュアル化した一つひとつの項目について詳細をまとめることもできます。Heptabase1つでタスク管理・マインドマップ作成・アイデア出し・ノート管理などさまざまな機能を利用できます。Notion:多機能でカスタマイズ性の高い万能ツールNotionは、ToDo管理としてはAmplenoteの使い方と似ています。Notionも文章や単語をショートカットキーでリスト化できるので、リストアップの作業がとても手軽です。Amplenoteよりもよいと思われるのは、インターネット上にテンプレートが豊富にそろっていることです。自分でToDoリストを作るのが難しいと感じたときには、テンプレートを利用して、見本の通りに入力していけば、標準的なクオリティ以上のToDoリストがあっという間に完成します。Notionでタスク管理をする際には、デメリットにも注意しておかなくてはありません。注意すべき点は、以下の2つです。Googleカレンダーとの同期ができないことショートカットキーを覚えるまでに少し不自然さを感じるケースが多いことNotionは、機能が多数搭載されているため、Todoリスト作成以外の場面でも役立つと感じることが多いでしょう。Todoist:シンプルで使いやすい定番ToDoリストアプリTodoistは、タスクを簡単に管理するためのツールです。目標数のタスクを達成すると花火が上がるイラストが表示されるという「ゲーミフィケーション」の考え方が採用されているため、飽きっぽい方や継続する自信がない方にもおすすめです。その他、ToDoリスト作成に特に向いている機能は以下のとおりです。親タスクに紐づいた子タスクを設定できるタスクにそれぞれメモを記入できるPCとスマホとで同期できるGoogleカレンダーとの同期ができるTodoistは、ノートアプリではなくてメモアプリなので、情報をまとめたいときにはAmplenoteやHeptabaseなどのノートアプリのほうがおすすめですが、手軽にタスク管理をしたい場合はノートアプリ以上に手軽です。TickTick:ポモドーロテクニックで集中力を高めるTickTickは、カレンダーとToDoリストが一体化したツールで、集中力を高めるための機能が充実しています。最大の特徴は、ポモドーロタイマーです。ポモドーロテクニックとは、25分間の集中と5分間の休憩を繰り返す時間管理術です。TickTickのポモドーロタイマーを使えば、簡単にポモドーロテクニックを実践できます。TickTickには、習慣トラッカー機能も搭載されています。目標を設定し、日々の進捗状況を記録することで、モチベーションを維持しやすくなります。タスク管理だけでなく、日々の習慣化をサポートしてくれるツールです。仕事を進めるうえでのToDoリストに関するよくある疑問にQ&A形式で答えます。ToDoリストとスケジュール帳との違いは何ですか?ToDoリストは「何をやるか」を管理するためのツールです。スケジュール帳は「いつやるか」を管理するためのツールです。ToDoリストはタスクに、スケジュール帳は時間に焦点を当てています。タスクの細分化のコツはありますか?タスクを細分化するコツは、1つのタスクに集中して取り組める程度の大きさに分割することです。目安としては、15分以内で完了できるタスクに分割するのがおすすめです。ToDoリストが続かないのですが......ToDoリストが続かない原因としては、以下のようなことが考えられます。完璧主義で、ToDoリストに完璧さを求めすぎてしまうタスクの量が多すぎて、管理しきれないタスクの設定方法や優先順位の付け方が適切でないツールを使いこなせていないまずは、簡単なToDoリストから始めて、徐々に慣れていくことが大切です。ToDoリストを仕事に活用することで、以下のような効果が期待できます。優先順位を明確にし、効率的にタスクを処理することで、時間に余裕が生まれます。タスクの抜け漏れや締め切りへの不安を解消することで、心に余裕が生まれます。限られた時間の中で最大限のパフォーマンスを発揮できるようになり、生産性が向上します。ToDoリストは、目標達成までの道のりを可視化し、目標達成をサポートします。タスクを完了するたびに達成感を得ることができ、成長を実感できます。ToDoリストはデジタルでも紙でも管理できますが、個人的にはAmplenoteのようなデジタルツールがおすすめです。デジタルの方が予定を調整しやすく、アラートなどの漏れを防ぐ機能を搭載しているためです。タスク管理を徹底して、仕事を効率化しましょう。