スタートアップの担当者が知っておきたいバックオフィスの基礎知識をご紹介しています。各分野について、専門家監修記事で丁寧に解説します。入社手続きに必要な書類は?押さえておきたい入社手続きの流れとは新入社員を雇用する際は、さまざまな事務手続きが必要です。社会保険や住民税、労働保険といった社外的な手続きのほか、社内的にやっておかなければならないこともあります。日々の業務に追われて必要な手続きが抜け落ちてしまわないよう、何をしなければいけないのか理解しておくようにしましょう。今回は、社員の入社手続きで必要な書類について解説していきます。特典を受けるには、一定の条件がございます。お申し込み前に必ず、[キャンペーン詳細]をご確認ください。社員が入社した際は、すみやかに手続きを進めなければいけません。健康保険の加入手続きが遅れてしまうと、社員や扶養家族が病院にかかりたいときに不便です。最初の給与支払いまでに振込口座を聞いておかなければ、給与支払いが滞ってしまう可能性があります。このような事態を避けるためには、早急に手続きを進めることと、社員から必要な情報を確認しておくことが大事です。社員が入社することになったら、あらかじめやるべきことをまとめて、準備を進めておきましょう。各種手続きを行うためには、まず、社員から必要な情報を取得しなければなりません。入社時に社員に提出してもらう書類などには、次のようなものがあります。給与所得者の所得税の源泉徴収額を決定する際に、給与所得者の扶養控除等(異動)申告書が必要となります。いった控除が受けられるようになります。厚生年金の加入のために必要になります。雇用保険に加入したタイミングで発行される証明書です。会社が保管しているケースが多く、退職後にご本人に渡されることになります。前職の会社が預かったままになっている場合は、返還を求めましょう。新規加入手続きをすることになります。前職で住民税が特別徴収されていた社員が、継続して特別徴収を希望する場合に必要になる書類です。前職の退職時に一括徴収をした場合や、普通徴収で支払う場合、そもそも新卒入社1年目で住民税を支払っていなかった場合には必要ございません。加入手続きをする際に、マイナンバーの記載が必要となります。そのため、社員が入社したら、すみやかにマイナンバーを提出してもらうようにします。前職の源泉徴収票は、年末調整をする際に必要です。急いで用意する書類ではございませんが、入社時に受け取っておくようにしましょう。通勤経路の届出や給与振込先などについては、それぞれの企業によって規定の提出フォーマットがあるはずです。書類を準備しておいて、滞りなく情報をまとめるようにしましょう。社外的に行うべきおもな手続き新入社員を雇用した際は、各種保険加入など、社外的に行わなければならない手続きが多数発生します。どれも漏れてしまうと大きなトラブルにつながるものばかりですから、しっかりと確認しておきましょう。・健康保険と厚生年金の加入手続き健康保険と厚生年金の加入手続きは、社員が入社後、すみやかに行う必要があります。提出して、加入手続きを行いましょう。この手続きは、新入社員の入社後5日以内に行わなければいけないと定められています。入社の翌月10日までに、所轄の職業安定所に提出します。この手続きは、「ハローワークインターネットサービス」を通して、電子申請することもできます。)」がありますが、こちらについては、年に一度会社全体の保険料を計算するので、個人個人の入社の際に別途手続きをする必要はございません。・住民税の異動手続き住民税の異動手続きが必要になる場合があります。特別徴収に切替える場合は「特別徴収への切替申請書」に必要事項を記入して、社員の住んでいる市区町村の住民税担当課へ郵送します。社内的に行うべきおもな手続き社内で行う手続きについても、忘れないようにしなければいけません。おもな手続きについて確認していきましょう。給与計算ソフトを利用して給与計算をしている企業も多いでしょう。そのような場合は、給与計算業務を行う前に、計算ソフトに個人情報を入力しておく必要があります。給与所得者の扶養控除等(異動)申告書を参考に、社員の氏名や住所、扶養親族の情報などについて入力していきます。住民税の特別徴収を行う場合は、併せて住民税額や支払先を登録しておかなければなりません。給与ソフトから振込みを行う場合は、振込先についても忘れずに登録しておきましょう。労働者名簿に必要な情報を記入します。しるした労働者名簿は「法定三帳簿」のひとつで、必ず各事業所に設置しなければならないものです。新入社員についても、遅滞なく記入するようにしてください。法定三帳簿には、ほかに「賃金台帳」と「出勤簿」があります。入社した社員に対してはもちろん、中途採用の社員に対しても、ある程度の社員教育は必要でしょう。担当業務の進め方や、社内のルールなどを伝えるための研修について、事前に計画を練っておかなければなりません。社員が入社した後は、どのように教育を進めていくかをご本人に通知した上で、実際に研修を行うことになります。スケジュールの調整や、研修先への通知など、連絡の行き違いがないように進めていきましょう。どの部署に配置するかは、採用時点で決まっていることもあれば、採用後に決まることもあるでしょう。どちらの場合でも、新入社員に対する通知と、当該部署への通知を行う必要があります。新入社員が社内で使うことになるデスクやPC、文具類、タイムカード、名刺などの備品を準備しておきます。企業によっては、IDカードやビルの入退室に必要になるICカードの作成、ドアロックに使われる指紋登録などが必要になるケースもあります。新入社員の入社時に必要な手続きや準備は多岐にわたります。手続きが抜けてしまうと、トラブルや会社への不信感の原因にもなりかねません。新入社員がスムーズに不安なく業務を開始できるよう、必要な手続きのリストを作っておくと安心でしょう。2018年9月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。近年はメンタルヘルス不調者対応に力を入れる。お申し込みはこちらプラチナカードを希望される方は「詳細を見る」よりご確認ください。お得なキャンペーン新規入会キャンペーン※特典を受けるには、一定の条件がございます。お申し込み前に必ず、[キャンペーン詳細]をご確認ください。三井住友カードの3つのメリット音声をONにしてご視聴ください。選択肢が表示されますので、クリック(タップ)してご覧ください。facebookhatenaXpocket新規入会キャンペーン※特典を受けるには、一定の条件がございます。お申し込み前に必ず、[キャンペーン詳細]をご確認ください。キャンペーン詳細を見るカード詳細を見る法人カードをご検討の方へ法人カードのメリットや活用方法などを、さまざまな切り口でご紹介いたします。加盟店をご検討の方へ決済サービス・決済端末を導入する際の基礎知識からメリットを丁寧に解説します。ペイサポを見る簡単に、安全なクレジットカード決済ができるSquareのサービスをご紹介します。Square導入を検討するキャッシュレスをご検討の方へ事業者・消費者がともに利用しやすいキャッシュレス環境についてご紹介します。ついて詳しく見るスペシャルコンテンツキャッシュレスの基礎知識やカード活用術、お困りごと解決情報など役立つ情報を発信しています。U」はお金・暮らし・働くことに関するさまざまなヒントをご提案するメディアです。三井住友カードは女性の“あなたらしい”毎日を応援します。