機械導入オフィスに溢れる紙文書の量について苦慮している会社はとても多いのではないでしょうか。どれも意味を持っているものですから捨てる訳には行きません。いって保管すればするほど、場所の問題もあれば、いざ探そうと思っても探すのにも時間も手間もかかる。本来であれば探してからいろいろと行いたいものの、探す事そのものが目的となってしまい、見つけただけで既に疲労感でいっぱい。そのようなケースも珍しくなく、おかげで肝心のテーマがぶれてしまったり、疲弊感のおかげでそこからの展開が甘いものになってしまう事も多かったようです。XEROXの「DocuWorksソリューション」はオフィスに溢れている紙文書を電子化する事が出来ます。電子化するという事はデータとして蓄積される事になりますので、検索や共有を簡単に行えるようになります。それまでであれば、書類を探す事だけで労力が必要だったものの、このシステムを駆使すればマウス一つで簡単に、さらにすぐに検索する事が出来るのです。様々な事がデータで管理出来るとはいえ、まだまだ紙に頼るケースがあるのも事実です。その際、書類を保管しておくとなると保管するだけであればまだよいのですが、時には書類を引っ張り出さなければならないケースもあります。紙の場合、それがとても面倒なのです。データであればコンピューター内で検索をかければすぐにでも出てきてくれるのですが、紙はそのような検索機能などないのです。すべて人間が自分の目で確認しなければならなかったのです。データ化すれば、どれだけの書類も場所を取りませんし、いつでもすぐに確認する事が出来ます。誰もがアクセス出来ますまた、データ化しておけば「誰もが」簡単にアクセスする事が出来ます。書類の場合、しまった人間であれば場所を把握出来ますが、しまった人間以外の人間が探そうと思うと、どうしても時間がかかってしまいます。場合によっては見つけられないがために仕事が進まず、業務に支障をきたす事にさえなりかねません。データであれば、この問題も解決出来ます。データであれば誰がアクセスしても難なく見つける事が出来ますし、何より磨耗しません。紙の書類の場合、何度も出し入れしているとさすがに紙の状態が大変な事になってしまいます。丁重に扱っていたつもりではあっても、気付いたらしわくちゃになってしまっていたり、文字が薄くなってしまっていたりします。データであればそのような事もありませんし、必要であれば印刷すれば良いのです。印刷してもデータがなくなる訳ではないのですから、不要になったらその書類は捨ててしまえば良いのです。このように、多々メリットがあるのです。サイトについて「大公開!業務改善策」では、企業における業務の改善方法や、改善事例、様々なビジネスモデル等の情報を発信する情報サイトです。reserved.ホームサイトマップ。