段取りがいい人になるための5つの「しないこと」。段取りがいい人になるための5つの「しないこと」。生産性を下げていた2020-08-30段取りがいい人になるための5つの「しないこと」。段取りが悪い人と段取りがいい人は、当然ながらその行動に大きな違いがあります。そこで、講師派遣型の社員研修を行なっている鈴木真理子(すずき・まりこ)さんに、「段取りが悪い人がやってしまいがちで、段取りがいい人は決してやらないこと」を教えてもらいました。そのなかには、ちょっと意外に感じることも。生産性を下げるビジネスマナーを省略する段取りが悪い人がやりがちで、段取りがいい人は決してやらないことには本当に多くのことがありますが、ここでは私が特に重要だと考えることをお伝えします。1から順に説明していきましょう。ビジネスマナーにこだわる人手不足に加えて、「働き方改革」が進んだことで労働時間が限られているいま、ビジネスパーソンにとって最も重要な課題は生産性を上げることです。考えると、仕事におけるあらゆる無駄を省く必要があります。なければ、段取りよくスムーズに仕事を進めることなどできません。その妨げになるもののひとつが、ビジネスマナーです。すべてのメールに返信をするとか、人と会ったら必ずお礼のメールをする、あるいは来客に対するお茶出しといったこともそう。企業によっては、社内メールであっても相手の所属部署に役職、フルネームを最初に書かなければならないという時代錯誤のルールもあるようです。社外の人間に対しては絶対に外せないビジネスマナーもあるでしょう。それでも、相手と交流を深めて良好な関係を築けていれば、「今後はこういうことはやめましょう」というふうに不要なビジネスマナーを省略することもできるのではないでしょうか。なんでも印刷して、大切に保管しておくいまはほとんどの書類がパソコンで作成されているにもかかわらず、「プリントアウトしないと気がすまない」という人もいるようです。するとプリントアウトするコストもかかりますし、ファイリングして保管しておく必要も出てくる。その書類が必要になったときには探す手間も時間もかかります。それだけ仕事を増やしてしまうことになるのです。複数のツールでスケジュールを管理する手帳にデジタルのスケジューラー、卓上カレンダーなど複数のツールでスケジュールを管理することには、いつでもすぐに手元のツールでスケジュールを確認できるメリットがあるように思えるでしょう。デジタルのスケジューラーをパソコンとスマホで同期しておくくらいならともかく、デジタルとアナログを併用し、手帳や卓上カレンダーなど手書きのツールも別に使うことはおすすめできません。どこかで必ず転記ミスが起きるからです。なると、大事な予定をすっぽかす......といった最悪の事態を招きかねません。クイックレスポンスするもちろん、メール等の返信が早いのは悪いことではありません。「早すぎる」ことは問題です。「クイックレスポンスは相手に好印象を与える」と考えている人のなかには、クイックレスポンスすること自体が目的になっている人もいます。すると、きちんと相手のメールの文面を読んだり返信内容を考えたりすることなく急いでメールを送ったあとに、その内容が間違っていることに気づき、もう一度メールをすることになるケースも珍しくありません。これは大きな無駄です。過去の仕事のやり方を疑うことなく踏襲するこれは、前任者から仕事を引き継いだケースなどにありがちなことです。引き継いだ直後は、前任者がやっていたとおりに仕事をすることも大切です。しなければ、無駄なトラブルを招いてしまうことにもなるでしょう。その仕事に慣れてきた頃には、思考を変えて「本当にこのやり方がベストなのか?」と考えられなければなりません。過去のやり方のままに仕事をするだけでは、改善や成長が見込めないからです。このことは、私自身が関わっている人が身をもって証明してくれました。ご紹介するケースは、担当している仕事がこれまでのようにできなくなったというちょっと特殊なもの。その彼がもつ「本当にこのやり方がベストなのか?」という思考が生んだ好結果であることは間違いありません。彼は、某企業の新入社員研修の窓口担当者。今回の新型コロナウイルス感染拡大を受けて、4月に私が行なう予定だった新入社員研修のほとんどがキャンセルになりました。ところが、彼が勤める1社だけはオンライン会議システムのZoomを使って研修をやらせてもらえたのです。働きかけてくれたのが、彼でした。対面での研修に比べればやれることは限られていますから、100点の研修ができたわけではありません。それでも、自宅で「自習」させられていた他社の新入社員のことを思えば、オンラインでの研修にも大いに意味があったはずです。彼が勤めるのは、歴史と伝統のある大手企業です。これまでのやり方を変えるのはそう簡単なことではなく、稟議を通すまでには時間と労力を費やします。私自身は、オンラインで新入社員研修をするという彼の提案も通らないものだと思っていました。それこそ、彼が「過去の仕事のやり方を疑うことなく踏襲する」人間だったら、「今年はいままでのように研修ができないから、中止するしかない」と考えたかもしれません。彼の「いままでのやり方にこだわらず、やれることはないか」と考える姿勢と熱意が、オンラインでの研修を実現させたのです。ほかのインタビュー記事はこちら】まじめなのに仕事がデキない「段取り下手」の4つの特徴。あなたは当てはまる?仕事の成果を下げる「段取りが悪い人の口癖」4選。鈴木真理子(すずき・まりこ)東京都生まれ。(現三井住友海上)に入社し、約10年間の勤務を経て退職。さまざまな職業を経験してから2006年に起業し、講師派遣型の社員研修を行う株式会社ヴィタミンMを設立。これまで企業研修や公開セミナーにおいて3万人以上に生産性の高い仕事術を提唱している。信頼の仕事術」(2017年3月〜2018年12月)では、江戸っ子言葉でギャグ好きの「すずまり姉さん」のキャラクターで登場し、以来、その愛称で親しまれている。絶対にミスをしない人の仕事のワザ』(明日香出版社)など著書多数。経て2012年に独立し、編集プロダクション・株式会社ESSを設立。ジャンルを問わずさまざまな雑誌・書籍の編集に携わる。06:23※記事の内容や人物の肩書は記事公開当時のものです。HACKERの著作物(文章や画像等)を無許可で複製、転用、翻案すること(動画配信を含む)を禁止します。できるリーダーが密かに実践する"自己管理術"の驚きの効果AIと共存する時代、人間にしかできない3つの強み鳥の目思考×システム思考。「できる人」はシンプルに考える。仕事の質と速さを左右する思考法とはプロの仕事の進め方。「世界の大富豪」7個の共通点。»どんな記事をお探しですか?いま読まれています英語学習の成功体験1日の勉強時間は1時間未満......。2か月でTOEIC500→800達成の経験を山本さんが語る。TOEIC900点の壁が越えられない......上級者の「伸び悩み」がコーチングで解決した話。正しいやり方とコツ英語音読の効果と正しいやり方・コツを紹介。おすすめの教材も英単語の覚え方。SMART」をコンセプトに、学びをもっと合理的でクールなものにできるよう活動する教育ベンチャー。COMPANY」や、英語の自習型コーチングサービス「STRAIL」を運営。>>株式会社スタディーハッカー公式サイト就活や仕事で英語が必要な方に「わずか90日」という短期間で大幅な英語力アップを提供するサービス。プロのパーソナルトレーナーがマンツーマンで徹底サポートすることで「TOEIC900点突破」「TOEIC400点アップ」などの成果が続出。COMPANYで培ったメソッドを生かして提供している自習型英語学習コンサルティングサービス。専門家による週1回のコンサルティングにより、英語学習の効果と生産性を最大化する。Inc.引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。