ムダなやりとりを減らす!ビジネスチャットでの会話のコツ教えますムダなやりとりを減らす!ビジネスチャットでの会話のコツ教えます2022.12.15ビジネスチャットこんにちは!BCM編集部のふじこ(@risafujimura)です。リモートワークの導入により、ビジネスチャットをメインのコミュニケーションツールとして本格的に使い始めた方も多いのではないかと思います。私自身も、1年前に入社した時に初めてビジネスチャット(Slack)を使い始めました。今までの仕事では主にメールを使用していたので、活発なコミュニケーションとスピード感に慣れるまで少し時間がかかったことを覚えています。スピード感や活気があり便利な反面、チャット上でのコミュニケーションが難しい...なんて悩むこともあるのではないでしょうか?今回は、ビジネスチャットでの「あるある」な困りごとから私が実践しているコツをご紹介します。・効率的に情報共有できる・コミュニケーションをすべて可視化できるというメリットから、企業の業務効率化ツールとして使用が拡大しています。業務のやりとりだけではなく、チーム内でちょっとした相談をしたり、気軽にアイディアを共有したりもでき、コミュニケーション活性化の効果も期待できますよね。メールの定型文であった「お疲れ様です。」「よろしくお願いします。」といった文章も不要になります。気軽にコミュニケーションがとれる分、コミュニケーションの量が多くなります。・文章を考えるのに時間がかかる・内容が伝わりにくく「どういうこと?」と解釈に時間がかかる・口頭で伝えればすぐの内容について何度もチャットを往復するなども起こりえます。便利なビジネスチャットが集中できない原因になってしまっては本末転倒です。ビジネスチャットで「あるある」な困りごと情報を探すのに時間がかかるどんどんコミュニケーションが進むため、過去の情報がどんどん流れていってしまい、たどりづらくなります。会話ベースでやり取りするため、要点が分散しやすいのも難点です。・どのチャンネルで会話していたかわからない・何月何日のやりとりかまで覚えていない・スレッドにファイルが添付されていないから遡らないといけない検索機能も使えますが、その都度必要な情報を検索するのは大変です。会話ベースであるために検索ワードで見つけられないことが多発することも。いえ、相手に「いつの話でしたっけ?」なんで聞くのも無駄なやりとりですよね。「伝え方」に悩む例えば問題が発生したとします。上長に経緯を説明するとともに、今後の指示を仰ぐことが必要ですよね。「◎◎さんに〜〜〜〜の交渉をした時に、△△△ではないかという問題が発生しました。原因は〜〜〜〜〜で、今後は@@@の対応か、****の対応を検討しています。最初に相談した+++さんは〜〜〜〜とのことでした。どのような対応がよろしいでしょうか?」(...これだと長い?)(言いたいことが伝わらないかも...)本来は迅速に共有すべき内容なのに、打っては消したり、打ち直したり...スピーディーなやりとりが多いからこそ、「わかりやすく伝えるにはどうしたら良いだろう?」と悩むことはありませんか?すぐ実践可能!チャットでの会話のコツ質問にははっきり答えるチャットでは、相手からの質問には簡潔にはっきり答えることがコツです。Yes/Noでわかるものは特にはっきりと、簡潔に。相手に気を使って答えをあいまいにするのはやめましょう。相手が求めている以上の答えに悩む必要もありません。チャットではひとつの受け答えが完結した時点で、次の質問や話題に進む可能性が高いです。視覚的な見やすさを意識する先ほどの問題発生時の文を引用します。・囲みなどを効果的に使用し、パッと見て内容が伝わるようにしましょう。「さきほどの件の確認をしてもらえますか?」もしかしたら相手は明日ミーティングを複数抱えているかもしれないし、さきほど話した内容が相手には複数思い浮かぶかもしれません。「今日の定例会議の〇〇について」という言葉で自然と言い換えることができますよね。必要なワードが入っていればスレッドを検索する時にも簡単に見つけることができます。文字だけのコミュニケーションは、誤解のないよう包んだ表現をしがちです。柔らかい表現ともいえますが、ビジネスチャットにはあまり向いていないかもしれません。「間に合いません」と言い切った方がわかりやすいこともあるので、状況や相手によってうまく使い分けるのがオススメです。理解しにくいものは聞いたほうが早いこともある端的なテキストだけのコミュニケーションだからこそ、受け取った時に「今聞かれたのはなんのこと?」とわからない時も稀にあります。相手は早めの返事を求めていそう...というとき焦ってしまいますよね。そんな時は思い切って「どういうことですか?」と聞いてしまったほうがスムーズです。会話で言われた瞬間に聞き返すのと同じだと思います。第一に自分で調べることや、普段から必要な情報をわかりやすく管理しておくことが前提ですよ!短いテキストで正確に言葉を伝える心がけを!ビジネスチャットは企業ごとに大きく運用ルール・特徴が異なるものです。本日はコツをご紹介しましたが、「これを実戦すれば間違いない」という正解ではありません...とはいえ、ビジネスチャット以外の場でも「短いテキストで正確に言葉を伝える」ことはとても重要です。テキスト上でも気持ちの良いコミュニケーションが取れるよう個人が気を付けていきたいですね。社内のコミュニケーションを円滑にする便利なビジネスチャット。便利RANKING人気記事ランキングDocuWorks(ドキュワークス)の基本的な使い方5選!簡単に解説します。Googleカレンダーをデスクトップ(PC)で表示する4つの方法|通知が表示され...Outlook予定表(カレンダー)の便利な使い方!10の技と作業を超効率化できる...Slack小技10選と使い方。