本当は怖いExcel(エクセル)の話あらかじめ数式を入力おいた便利な請求書や納品書も、きちんと処理していないとデータが入力されていない箇所にエラー値が表示され、そのまま印刷されてしまいます。Excel無駄を省けるはずのExcelの便利な機能も、その活かし方を知らなければ、逆に手間とリスクが増えてしまうという怖いお話です。請求書や納品書を作成するとき、あらかじめ金額の欄に「=単価×数量」という数式を入力しておくのが一般的です。その式だけを入力していると、単価や数量を入力していない列に「エラー値」が表示されてしまいます。なると、いちいちエラー値を消す作業をしなければならないので、無駄な作業が増えてしまいます。Excel関数の大御所「IF関数」を使った空白処理を行なっておけば、こんな問題は簡単に回避できます。下の例のように、「金額」のセルに「単価×数量」の結果を表示させるように数式を入力しただけのセルをフィルコピーしておいた状態では、データが入力されていない行の「金額」のセルにエラー値が出てしまいます。右図のようにプリントアウトした場合にはエラー値も一緒に印刷されてしまいます。これでは、取引先に提出したりすることはもちろんできません。エラーが出ないようにするために、毎回データが入力されている行にだけ数式をコピーしたり手間をかけていては、何のためにExcelでフォーマットを用意しているかわかりません。下の例のように、「金額」のセルにIF関数を使った空白処理の式を入力しておけば、データが入力されていない行にエラー値が表示されてしまうことはなくなります。これで、都度式を入力しなおしたり、削除する手間が省けます。真の場合:空白を表示する偽の場合:単価×数量を表示する=IF(F14=”",”",E14*F14)1)空白処理したい行(列)の先頭か末尾のセルに、IF関数を使って上記のような式を入力する※フィルコピーで式を入力することを考慮しておきましょう。2)必要なセル範囲に入力した式をコピーしておきます※今回の例のようにシートに書式が設定されている場合にはスマートタグのメニューから「書式なしコピー」を選択しておきましょう。これで「空白処理」の設定は完了です!(簡単でしょ?)◆他の部分にもIF関数で空白処理をした式が入力されています。セルにも同様の空白処理をした式が入力されています。詳細はサンプルファイルをご確認ください。今回のExcelスキルの習熟度をチェックするためのシートをダウンロードしていただけます!(※感想など頂けると嬉しいです!)※素材の使用方法等につきましては同封の解説をご参照ください。関数コメントは受け付けていません。Excelをある程度使いこなせるかどうかは、ある意味その人材の生産性を決めることになります。Excelを使いこなせるスタッフなら数分で、しかも正確に終わる業務でも、Excelを使いこなせないスタッフがやった場合、数時間かかった上に間違いだらけ!!!なんてことになりかねません。スタッフがExcelを使いこなせるかどうかは、企業全体の生産性に大きく関わる問題なのです。そこでこのサイトでは、今日からすぐに使いたくなるExcel業務効率アップのノウハウを厳選してご紹介!「Excelの使い方」がわかるだけではない、知っていると仕事がさらにはかどる「プラスα」のワザをお伝えしていきます。Reserved.このページの先頭へ。