仕事ができる人は「○○の前」に「下書き」をする。仕事ができる人は「○○の前」に「下書き」をする。仕事効率が確実に上がる3つの下書き術2024-03-13仕事ができる人は「○○の前」に「下書き」をする。「スライドづくりにいつも時間がかかる。できるビジネスパーソンのなかには、下書きを習慣化している人も多いようです。具体的な実践例とあわせてご覧ください。1.「PowerPointを立ち上げる前」に下書きするPowerPointを立ち上げる前に「手書き」で下書きしてみた2.「話す前」に下書きする話す前に「紙1枚」で下書きしてみた3.「自分で書く前」にAIを活用して下書きするメールを書く前に「AIで」下書きしてみた1.「PowerPointを立ち上げる前」に下書きする文章だけでなく図やグラフなどを入れることの多いスライド作成には、手間がかかりがち。早くスライドに落とし込まないと......と焦る気持ちもあるかもしれませんが、いきなりPowerPointなどのスライド作成ツールを立ち上げるのはおすすめできません。手書きで完成させてから立ち上げましょう。下書きをしないままスライドをつくり始めると、そのスライドの本来の目的を果たせない可能性があるからです。「パワポを開くのは、5分でいいので、ノートなどに下書きを完成させたあとにしましょう」と語るのは、ビジネス研修やコーチングを行なう株式会社ルバート代表取締役の松上純一郎氏。スライド作成に入る前に「この資料を作ることで、『誰が、誰に、どういうアクションをしてほしいのか』という目的を明確に」すべきだと主張します。(カギカッコ内引用元:プレジデントオンライン|通るパワポ資料は「紙に下書き」が9割だ)とりあえずスライドをつくり始めたけれど、情報が増えすぎたり、伝えたいポイントがぶれたりしてしまった経験がある人もいるでしょう。それは、目的をはっきりさせたうえでスライド作成に入っていなかったからなのですね。時間のロスをなくすためにも、下書きは重要です。松上氏は「資料を作ってから上司や同僚と共有する場合、修正が発生したときに膨大な手直しが発生してしまう」とも指摘。(カギカッコ内引用元:同上)たしかに、PowerPointで資料を丁寧につくりこんでから修正を指示されると、それまでの時間が無駄になってしまいます。図やグラフの修正は特に手間がかかりますよね。紙に下書きをした状態で関係者に共有すれば、たとえ修正の指示が入ってもペンでササッと直すだけ。そのあとでPowerPointに落とし込めば、のちのち面倒な修正をすることを防げます。PowerPointを立ち上げる前に「手書き」で下書きしてみたでは筆者も、スライドの下書きづくりに挑戦してみます。例として「生成AIを業務に活用した事例について、リサーチ結果を上司に報告する」ことを目的に、スライドの下書きをつくることに。下書きの方法は、デロイトトーマツコンサルティング合同会社ディレクターの木部智之氏が提案しているものを参考にしました。「手書きで先にメッセージのタイトルを書き、ストーリー展開を考え」る作業です。スライド1枚につき、紙1枚を使います。「使用するのはA4のコピー用紙で十分」とのこと。筆者は手元にあったルーズリーフを使いました。(カギカッコ内引用元:東洋経済オンライン|資料作成がうまい人は「手書き8割」だった)実際にタイトルを書いた紙面の一部が、以下です。続いて、「1枚1枚に入れるメッセージ、1枚のチャートの中の図・表・コメントの配置などを詳細に」書く作業です。木部氏によると「ポイントは、必ず『原寸』で作成する」ことだそう。(カギカッコ内引用元:同上)たしかに、原寸でつくればPowerPointに落とし込みやすそうですね。実際に下書きをすると、以下のようになりました。実際に紙に下書きしてみると、実物を並べてスライドの流れを精査できるのがメリットだと感じました。パソコンでスライドを見るよりも全体像がつかみやすいので、「ここを入れ替えたほうが伝わりやすい」「このスライドは2枚に分けよう」などの気づきも得られました。スライドの順番や各ページに盛り込む内容を先に確定させておけば、PowerPoint上での作業がかなりスムーズになりますよ。