MenuXDribbble「Wordって使いづらい...」そう思ったことはありませんか?Wordは、レポートや論文、ビジネス文書など、さまざまな文書を作成できる高機能なソフトです。基本的に操作性はシンプルですが、便利機能のせいで逆に使いづらさを感じてしまうこともあります。目的の機能を探すのに時間がかかったり、レイアウト調整が難しく、思い通りの見た目にならなかったり、ファイルサイズが大きくて、パソコンの動作が重くなってしまったり......この記事では、Wordが使いづらいと感じている片に向けて、Wordが使いづらいと感じる理由や代替となる文書作成ツールを紹介します。業務効率化に役立つツールから、Wordよりもシンプルで使いやすいツールまで幅広くご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。CodeWordを使いこなすためのコツを紹介ショートカットキーを覚えて作業効率アップスタイル機能を活用して書式設定を効率化テンプレートを活用して文書作成の手間を削減まとめWordが使いづらいと感じる理由を具体的に解説Wordが使いづらいと感じるのには、実はさまざまな理由があります。ここでは、Wordが「使いづらい」と感じてしまう理由を3つのポイントに絞って解説していきます。Wordが使いづらいと感じる理由を具体的に解説Wordは、文書作成ソフトとして非常に多くの機能を備えています。その機能の多さゆえに、操作が複雑になり、使いづらいと感じてしまうことがあります。設定できる項目が非常に多いです。これらの機能を使いこなすには、ある程度の慣れが必要になります。Wordの表・グラフ・図の挿入機能や文校正・編集の機能に使いづらさを感じる方もいるかもしれません。図や表は専用ソフトと比較すると操作に制限があります。便利機能については、メニューの使い方がそもそも分からないケースもあるでしょう。Wordの操作性の悪さが作業効率を低下させる?Wordは、機能が豊富な一方で、操作性が悪いと感じることもあります。操作性が悪いと感じられる主な例をご紹介します。インデントの設定により、勝手に文章の頭にスペースが入るメニューバーやタスクバーに大量にメニューが入っており、学ばなければ機能を使えないデータ容量が重くなり、ファイルを開いたり保存したりするさらに、Wordは、他のソフトとの互換性が低い場合があります。Wordで作成した文書を他のソフトで開くと、レイアウトが崩れてしまうことがあります。Word特有の機能が作業の妨げになることもWordには、他のソフトにはない特有の機能がいくつかあります。これらの機能は、Wordを使いこなす上で便利な反面、作業の妨げになることもあります。使いやすさに直結するのは、自動修正やオートフォーマットといった機能です。これらの機能は、入力ミスを自動的に修正したり、文書の書式を自動的に整えたりしてくれる便利な機能ですが、意図しない修正が行われてしまうこともあり、作業の妨げになることもあります。Wordの「段落」を使いこなすのは難しい?Wordで文書を作成する際、「段落」は基本的な要素の一つです。Wordの段落設定は、初心者にとって分かりにくい部分も多いのではないでしょうか?ここでは、Wordの段落設定でつまずきやすいポイントや、段落設定の間違いが文書全体に与える影響について解説していきます。Wordの段落設定でつまずくポイントを紹介Wordの段落設定では、インデント・行間・段落区切りなど、さまざまな項目を設定することができます。インデントは、段落の左端または右端からの距離を設定する機能です。インデントを設定することで、段落を見やすくしたり、文書にメリハリをつけたりすることができます。インデントの種類や設定方法が分かりにくく、思い通りの位置に設定できないという悩みを持つ方もいるかもしれません。行間は、行と行の間隔を設定する機能です。行間を適切に設定することで、文書の読みやすさを向上させることができます。行間の種類や設定値が分かりにくく、適切な行間を設定できないという悩みを持つ方もいるかもしれません。段落区切りは、段落と段落の間の空白を設定する機能です。段落区切りを適切に設定することで、文書の構成を明確にすることができます。段落区切りの設定方法が分かりにくく、意図しない空白が挿入されてしまうという悩みを持つ方もいるかもしれません。段落設定の間違いが文書全体の崩れに繋がることも段落設定を間違えると、文書全体のレイアウトが崩れてしまうことがあります。実際に、設定の誤りによって生じる文章の崩れは以下のとおりです。インデントの設定の間違い:段落がうずれて表示されてしまったり、文書全体のバランスが崩れてしまったりする行間の設定の間違い:行間が詰まりすぎて見づらくなったり、開きすぎて不自然になったりする段落区切りの間違い:文章の構成がわかりにくくなったり、印刷時に無駄な空白ができてしまったりする印刷したあとにレイアウトの崩れに気がつくと、作り直しの手間が生じることもあります。Wordの「コメント機能」を使いこなせていますか?Wordのコメント機能は、文書の修正箇所や追加情報を共有する際に便利な機能です。複数人で文書を編集する際に、コメント機能を使いこなせていないことで、混乱を招いてしまうケースも少なくありません。ここでは、Wordのコメント機能の使い方と、複数人での編集作業で注意すべきポイントを解説します。Wordのコメント機能の使い方を解説Wordのコメント機能を使うには、以下のとおりです。コメントを挿入したい箇所を選択して右クリックする「新しいコメント」を選択する文書の右側にコメントを入力するための枠が表示されるので、そこにコメントを入力するコメントを入力したら、投稿ボタンをクリックするコメントは、文書の右側に吹き出しで表示されます。コメントの返信や削除なども手軽におこなえます。複数人での編集作業で混乱を招くことも複数人でWordの文書を編集する際には、コメント機能の使い方に注意が必要です。コメントの修正履歴が残らないため、誰がいつどのような修正を行ったのかが分からなくなることがあります。そのため、コメントを修正する際には、修正内容を明確に記載しておくことが重要です。コメントの表示/非表示を切り替えることができるため、コメントを見落としてしまうことがあります。そのため、コメントを確認する際には、すべてのコメントが表示されていることを確認することが重要です。Wordが使いづらいと感じたら、代替ツールを検討しよう!Wordの使いづらさに悩んでいる方は、思い切って代替ツールを検討してみるのも良いでしょう。Word以外にも、文書作成に役立つツールはたくさんあります。近年では、クラウド上で文書作成ができるツールや、Wordよりもシンプルな操作性で使いやすいツールなど、さまざまなツールが登場しています。これらのツールは、Wordの使いづらさを解消してくれるだけでなく、新たな可能性を広げてくれるかもしれません。Wordの代替ツールの種類を紹介Wordの代替ツールには、大きく分けて以下の3つの種類があります。文書作成ツールノートアプリテキストエディタ文書作成ツールは、インターネットブラウザ上で動作する文書作成ツールです。代表的なオンラインワープロとしては、Googleドキュメントなどがあります。ノートアプリは、メモやアイデアを整理するためのツールですが、近年では文書作成機能も充実してきています。代表的なノートアプリとしては、Notion、Evernoteなどがあります。テキストエディタは、プログラミングなどに用いられるシンプルなテキスト編集ツールですが、文章作成にも利用できます。Codeなどがあります。それぞれのツールのメリット・デメリットを比較それぞれのツールのメリット・デメリットを比較してみましょう。インターネットに接続していれば、どこからでもアクセス可能。複数人で同時に編集作業を行うことができる。インターネットに接続していないと使用できない。オフラインワープロに比べて機能が少ない場合がある。メモやアイデアを整理するだけでなく、文書作成にも利用できる。多機能で、さまざまな用途に活用できる。文書作成に特化したツールではないため、Wordのような高度な機能は備わっていない場合がある。シンプルな操作性で使いやすい。プログラミングにも利用できる。文書作成に特化したツールではないため、Wordのような高度な機能は備わっていない場合がある。このように、それぞれのツールにはメリットとデメリットがあります。どのツールが適しているかは、用途や目的によって異なります。【無料】Wordの代わりに使えるおすすめツールを紹介Wordの代替ツールには、有料のものだけでなく、無料で使えるものもあります。ここでは、無料で使えるWordの代替ツールの中から、特におすすめのツールを2つ紹介していきます。Googleドキュメントの特徴とメリット・デメリットGoogleドキュメントは、Googleが提供する無料の文書作成ツールです。Googleドキュメントの最大のメリットは、Googleアカウントさえあれば手軽に利用できることです。Windows・Mac・ChromeBookのどのOSでもブラウザ上でほぼ同じように操作できます。Googleドキュメントのそのほかの特徴は以下のとおりです。搭載している機能がWordと似ている複数名で同時に編集できるWordとの互換性が高いチャット機能を使用して、文書についてのコミュニケーションを取れるただし、Googleドキュメントはオンラインワープロであるため、インターネットに接続していないと使用できません。Wordに比べると機能が少なく、Wordと100%の互換性があるわけではありません。Foundationが開発している無料のオフラインワープロです。Windows・Mac・Linuxなど、さまざまなOSに対応しています。Writerは、Wordと非常によく似た操作性で、Wordで作成した文書との互換性も高いです。Writerへの移行がスムーズに行えます。Writerは、オフラインワープロであるため、インターネットに接続していなくても使用できます。Wordに匹敵するほどの豊富な機能を備えています。Writerは、Googleドキュメントのような複数人での同時編集機能は備わっていません。無料のツール以外にも、有料でさらに高機能なWordの代替ツールも数多く存在します。ここでは、有料のノートアプリとテキストエディタをそれぞれ3つずつ紹介していきます。ノートアプリのおすすめ有料のノートアプリを3つご紹介します。AmplenoteAmplenoteは、タスク管理、メモ、カレンダーを統合したノートアプリです。日々のタスクやアイデア、目標などを一元管理することができます。Amplenoteの特徴は、その多機能性にあります。記録カレンダー機能:スケジュール管理、リマインダー設定などこれらの機能を組み合わせることで、日々の業務を効率的に進めることができます。NotionNotionは、柔軟性の高いデータベース機能を備えたノートアプリです。データベース機能を使うことで、タスク管理、プロジェクト管理、顧客管理など、さまざまな用途に活用することができます。Notionは、ページを自由に作成・編集できるため、自分だけのワークスペースを構築することができます。テンプレート機能を使うことで、簡単にページを作成することができます。EvernoteEvernoteは、老舗のノートアプリです。テキスト、画像、音声、Webページなどを記録することができます。Evernoteの特徴は、その強力な検索機能にあります。記録した内容をキーワードで検索したり、タグで絞り込んだりすることができます。OCR機能を使って、画像内の文字を検索することもできます。テキストエディタのおすすめテキストエディタのおすすめ製品をご紹介します。AtomAtomは、GitHubが開発したオープンソースのテキストエディタです。Windows、Mac、Linuxなど、さまざまなOSに対応しています。Atomの特徴は、そのカスタマイズ性の高さにあります。豊富なパッケージをインストールすることで、自分好みのエディタにカスタマイズすることができます。テーマ機能を使うことで、エディタの見た目を変更することもできます。Textは、高速で軽量なテキストエディタです。Windows、Mac、Linuxなど、さまざまなOSに対応しています。Textの特徴は、その軽快な動作にあります。大規模なファイルでもスムーズに編集することができます。豊富なプラグインをインストールすることで、機能を拡張することができます。Codeは、Microsoftが開発したオープンソースのテキストエディタです。Windows、Mac、Linuxなど、さまざまなOSに対応しています。Codeの特徴は、その多機能性にあります。コードエディタとしての機能だけでなく、デバッグ機能、Git連携機能など、さまざまな機能を備えています。豊富な拡張機能をインストールすることで、機能を拡張することができます。Wordを使いこなすためのコツを紹介Wordを使いこなすには、ちょっとしたコツを知っているだけで、作業効率が格段に向上します。ここでは、Wordを使いこなすための3つのコツを紹介していきます。ショートカットキーを覚えて作業効率アップWordには、さまざまな操作をキーボードだけで実行できるショートカットキーが用意されています。ショートカットキーを覚えることで、マウス操作を減らし、作業効率をアップさせることができます。S」を押すことで、同じ操作をより素早く行うことができます。その他にも、よく使う操作のショートカットキーを覚えておくことで、作業効率を大幅にアップさせることができます。いくつか例を挙げてみましょう。H:置換ウィンドウを開くスタイル機能を活用して書式設定を効率化Wordのスタイル機能を使うことで、文書の書式設定を効率化することができます。書式設定をまとめて登録したものです。スタイルを登録しておけば、同じ書式設定を何度も繰り返す必要がなくなり、作業効率が向上します。スタイルを適用するには、書式設定したい文字列を選択し、ホームタブの「スタイル」グループから適用したいスタイルを選択します。スタイルを新規作成するには、ホームタブの「スタイル」グループの右下にある小さな矢印をクリックし、「新しいスタイル」を選択します。表示されたダイアログボックスで、スタイル名、書式設定などを設定し、「OK」をクリックします。テンプレートを活用して文書作成の手間を削減Wordには、さまざまなテンプレートが用意されています。テンプレートを使うことで、文書作成の手間を削減することができます。テンプレートは、Wordを起動したときに表示される「スタート画面」から選択することができます。「ファイル」タブをクリックし、「新規」を選択して、テンプレートを選択することもできます。まとめWordは、機能が豊富で便利な反面、操作が複雑で使いづらいと感じる方も多いようです。Wordの代替ツールを活用したり、Wordを使いこなすためのコツを習得したりすることで、より快適に文書作成を行うことができます。してもWordが使いづらい場合は、テキストエディタやノートアプリなどで代替する方法もおすすめです。個人的には、見出し機能や文字装飾などが使用しやすいマークダウン形式に対応したノートアプリが使いやすいと感じています。お気に入りのノートアプリはAmplenoteです。今回の情報がお役に立つことができたら幸いです。