普段,LINEなどのSMSを使ってやりとりをしていると,つい見落としがちとなるのがマナー。大学の授業での先生とのやり取りや,社会人では,メールがいまだに主流です。メールでは,ショートメッセージのように,「⁠OK」や「欠席します」などと,名乗らず用件のみを送るのは避けたいところです。そこで,基本的なメールの書き方・ルールなどを学び,例題で具体的にみていきたいと思います。件名は必ず付けましょう。件名のないメールは迷惑メールとして扱われ,捨てられることがあります。件名を付けるときは次のコツがあります。内容が簡潔にわかるようにするあまり長くしない(長すぎると迷惑メールと扱われることがある)文章を書かない(体言止めで)名前だけでなく,内容を入れる必要に応じて先頭に語句をつける(例:重要,要返信,依頼,連絡...)カッコや★●などの記号をうまく使う本文をわかりやすくするコツ本文がわかりにくいと,相手に伝えることができません。相手や内容によって,手紙形式,ビジネス文書形式など使い分けるとよいでしょう。わかりやすくするには,次のようなコツがあります。1つのメールにつき,1件の用事とする読み手の立場を考える(宛名を入れる,一言挨拶など)ビジネス文書形式を応用する(表題,要件,要点,記書きなど)適切な順で情報をグループ化し,階層をつけ小見出しをつける書き方や表記を統一する具体的に,肯定文で書く(否定文は避ける)1行の文字数を30字程度で改行し,1文を短めにする行空け(空行)を活用する(段落の切り替わりなど)字下げを活用する(スペースで字下げをする)記号を使い分ける(●◆■★▲#$%&*など)送信するとき送信する前は,間違いや失礼な表現がないか,もう一度内容を確認しましょう。文章を書いて,すぐに送信はしないことです。慌てて書くと,誤解を与えたり,不快な思いをさせることがあります。送信した後は,送信済みメールが保管される場所(送信済みフォルダーなど)を見て,配信不能で戻ってないかを確認します。返信するとき受信したメールの返信にも,マナーやルールがあります。メールソフトで返信を実行すると,件名に「Re:」または「RE:」とつきます。これは,基本的にそのままにしておきます。語句をつけておくとよいでしょう。次に,返信の際はどこまで元の文章をつけるかです。返信の返信と続けていくと,メールがどんどん長くなります。,「⁠>」の記号がいくつも重なり,メールの形が崩れていきます。受信したメールの一部を切り取りながら,回答や説明を書くこともあります。返信する内容によって,元の文章を全部付けるか,それとも切り取るかを使い分けましょう。元の件名はそのままつける必要以上に元の文章はつけない元の文章が間違っていても修正しない例題では,実際に例題をやってみましょう。したコツで,わかりにくいメールがきちんとした内容に変わります。先生に授業の欠席メールを出す。×:ケイタイ的でわかり難い欠席届メール件名:△△△△です来週の授業欠席します。→これでは,先生は,複数の授業を担当しているため,どの授業を履修している誰だかわかりません。火曜3限を履修している,環境学科2年の伊藤大輔です。来週6/10の講義は,競技大会の公式戦があり,欠席します。公休届は,再来週の授業時に提出しますので,お取り計らいをよろしくお願いします。2年(学籍番号)氏名:伊藤大輔Email:xx10001@zzzzzz.ac.jp------------------------------------→先生の名前が入っています。自分が誰かを名乗っています。欠席の理由もきちんと書いています。例題2×:文が長くわかり難い説明メール件名:お願い学生の皆さん今年度から渋谷市の条例により,本校でも,ゴミを分別して廃棄するようになります。赤いボックスには燃える一般ゴミ,青いボックスには雑誌や新聞など再生できる用紙,黄色いボックスにはペットボトル,白いボックスにはビン・缶,黒いボックスにはプラスチックなど燃えないゴミとそれぞれ分別して捨ててください。皆さんの協力をお願いします。管理課)鈴木より→ごみの分別の仕方がわかりにくいです。今年度から渋谷市の条例により,本校でも,ゴミを分別して廃棄するようになります。ゴミは,色のついたボックスにそれぞれ分別して捨ててください。プラスチックなど燃えないゴミ皆さんの協力をお願いします。鈴木麻衣Email:sigen@sample.ac.jp-----------------------------→リーダー(...)や●,---------を追加して,わかりやすくなりました。書店・販売店の皆様へメールでのお知らせメールで次の案内をお送りしております。メールの配信を希望する方は,利用したい項目をチェックしてメールアドレスを入力し,[登録]ボタンをクリックしてください。UPDATES[ほぼ週間に1回]新刊メールマガジン[ほぼ週間に1回]電脳会議の各号案内[ほぼ1ヵ月半に1回]※変更する場合や停止する場合は,登録情報変更ページをご覧ください。※登録いただいたメールアドレスには,そのお知らせ以外,配信いたしません。Ltd.ページ内容の全部あるいは一部を無断で利用することを禁止します。個別にライセンスが設定されている記事等はそのライセンスに従います。