生成AIで仕事が10倍速に!あなたの業務を激変させる秘訣(メール作成編)こんにちは、OA推進センターのWebエンジニア、佐谷です。ビジネスの世界では、メールは今でも大切なコミュニケーションツールです。毎日たくさんのメールを書いたり返事をしたりするのは大変です。そこで、最新のAI(人工知能)技術を使って、メール作成をもっと簡単で効率的にする方法をご紹介します!AIでメールのひな型を作ろうAIを使えば、いろんな場面で使えるメールのひな型(テンプレート)を簡単に作れます。営業や問い合わせの返事、社内の連絡など、用途に合わせたひな型をAIに作ってもらえます。かしこまった感じからフレンドリーな感じまで、相手に合わせた話し方のひな型が作れます。「はじめに→本題→まとめ」といった構成をAIに指示すれば、読みやすいメールの骨組みができあがります。AIにお願いするときは、「ビジネスメールで使う〇〇向けのひな型を作って。話し方は△△で、内容の順番は□□でお願い。」というように、具体的に伝えるのがポイントです。届いたメールへの返事も、AIを使えばサクッと作れます。届いたメールの内容をAIに読んでもらい、適切な返事案を作ってもらいます。AIに複数の返事案を作ってもらい、その中から良いものを選んだり、組み合わせたりできます。AIが作った返事に自分らしさを加えれば、温かみのある返信ができます。「このメールへの丁寧な返事を3つ作って。それぞれに『ありがとう』の気持ち、相手の気持ちを理解していること、前向きな提案を入れてね。」というように具体的にお願いすると、より良い返事案がもらえます。外国語のメールも怖くない海外とのやり取りで言葉の壁を感じることもありますよね。AIを使えば、その心配も解消できます。AIで素早く翻訳し、その後で詳しい人にチェックしてもらえば、質の高い外国語のメールが作れます。特定の国向けのメール作成をAIに指示すれば、その国の文化に合った内容を作れます。業界特有の言葉もAIに覚えさせれば、正確な外国語のメールが作れます。「この日本語のメールを英語に訳して。アメリカのビジネスパーソン向けに、文化的な配慮も加えて調整して。」というようにお願いすると、より適切な英語のメールができあがります。情報の安全性に注意しようAIを使うときは、大切な情報を守ることも忘れずに。個人情報や会社の秘密が含まれるメールを作るときは、会社が認めたAIツールだけを使いましょう。AIに情報を入力するときは、できるだけ個人が特定されないように気をつけましょう。AI使用に関する会社のルールを作り、みんなで守ることが大切です。まとめAIを上手に使えば、メール作成の効率がグンと上がります。最後の確認は必ず自分の目で行い、AIのサポートを受けながらも、自分らしさを忘れないメール作成を心がけましょう。生成AIを使用することで大幅な効率化が期待できます。うまく活用して業務に活かしていきましょう。決起大会はじまりました。