Box」は、かんたんに電子書類※を保存・管理できるツールです。(※電子書類=PDFなどで受取った請求書や注文書などのこと)電子帳簿保存法にも対応しており、操作性もシンプルでさまざまな業種で利用が可能です。上場企業から中小企業まで、導入する企業が増えており、電子書類の保存・管理に関する業務効率の改善を実現しています。Box」について、現役の経理部長が、実際に利用した体験レポートをご紹介します。ツールの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。Boxとは、電子帳簿保存法に対応したクラウドキャビネットサービスです。電子書類のデータを、誰でもかんたんに保存・管理できます。Boxの最大の特徴は、「直感的に操作ができ、誰でも使える」という点です。Boxで請求書の処理業務を行ってみました。Boxを操作することができ、直感でシステム機能が理解できる」といった点です。昨今のシステムは、さまざまな機能がついていることも多く、結果としてそれが操作するユーザーを混乱させています。Boxは書類の電子保存・管理に必要な機能を厳選し、さらに操作に必要なアイコンもわかりやすく、見た目や使いやすさを重視しています。Boxは、シンプルで直感で操作ができる特徴から、会社の経理部門の方のみならず、営業部門など他部署の方でも利用しやすいツールとなっています。Boxは、電子書類の保存・管理に特化していることから、機能もシンプルでわかりやすいものとなっています。受信トレイ機能とは、取引先から送られてきた電子書類が保存される場所です。sweeepBoxでは、取引先専用のウェブサイトやメールアドレスを利用することができます。この取引先専用のウェブサイトやメールアドレスを得意先に利用してもらうことで、自動で受信トレイに電子書類が保存されます。それぞれ種類の異なる電子書類を、ここで区分して管理・保存できます。ここでは、電子書類に電子帳簿保存法で必要となる検索機能の確保※1に必要な情報を入力できます。それぞれで検索できるようにしておかなければならないことをいいます。取引先から受取った電子請求書の経理処理を行います。電子書類のやり取りを行う取引先を管理することができます。いわゆる取引先マスタを管理、設定する機能です。Boxで電子書類の処理をするためには、この4つの機能を活用することになります。Boxを利用するユーザーの管理機能や会計システムと仕訳連携するための機能も用意されています。Boxでは、機能が電子書類の保存・管理に必要なものだけとなっているため、マニュアルを読まなくても、おおよその操作が理解できます。Box公式sweeepBoxで、実際に請求書の処理をシミュレーション(体験レポート)今回、現役経理マンである筆者が、一連の請求書の処理をsweeepBoxを使ってシミュレーションしてみました。ため、ツールを選定しています。選定の一環としてsweeepBoxのテストをしてみました!)ここでは、実際にsweeepBoxを使って請求書の処理をした体験をご紹介します。最初に、受信トレイメニューで、取引先から請求書を受領します。受領方法は2つあります。・取引先へ、請求書を保存する「専用ウェブサイト」のURLを通知し、そのサイトへPDFなどの電子請求書を保存してもらいます。・取引先へ、sweeepBox専用のメールアドレスを通知し、そのアドレスへPDFなどの電子請求書を送ってもらいます。※「受取設定」にて受領方法を設定することができます。取引先より電子請求書が送られると、受信トレイの未取込に保存されます。その後、電子請求書を確認し取込処理をすれば、sweeepBoxに電子請求書が取り込まれ、「取込済」のメニューにデータが保存されます。請求書の受領方法はウェブサイトとメールの2つ。いずれも電子データだけのやり取りで済みます。続いて、取り込んだ電子請求書をキャビネットメニューで、整理していきます。このキャビネットメニューでは、請求書のほか注文書や見積書など、業務で発生する電子書類一式を管理できます。今回は、電子請求書を処理しますので、書類一覧の中にある請求書を確認していきます。請求書は以下のように一覧表示されており、その中から1つ請求書を選択すると、取引情報を入力することができます。定められている、電子書類の検索条件をかんたんに付与することができました。取引先から、sweeepBox専用のウェブサイトやメール以外の方法で、電子請求書を受取った場合には、このキャビネットメニューの「追加ボタン」から直接データをアップロードすることも可能です。※「+追加」のボタンから、電子請求書をアップロードさせることもできます。請求書の承認が行われていない場合、メニューにある「未処理」の電子請求書の内容を確認し、承認を行います。社内承認は、この承認フロー機能を使えば問題なくできますね請求書の承認処理が終了したら、振込業務のメニューで振込の一覧データを作成することができます。事前に仕訳レイアウトを設定しておけば、請求書にかかる仕訳もCSVファイルで生成することができます。仕訳連携は、各社の状況に合わせて別途設定が必要ですねsweeepBoxに取り込んだ電子請求書は、このような一連の流れでスムーズに処理することができます。実際に請求書の処理をシミュレーションした際、特にマニュアルも読まず、電子請求書の保存・管理、振込データ作成、仕訳連携CSVファイル作成まで、感覚で一連の操作をすることができました。・マニュアルがなくても直感で操作できる。・サクサク動き、ストレスはない。追加する書類情報について、AI-OCRで自動入力できますが、たまに間違いもあり精度は完璧ではなかったところはデメリットと思われます。(手入力で修正する必要あり)sweeepBoxを操作してみて、一番の良い点は、「とにかく直感で操作ができるシンプルさ」という点でした。システムやツールの操作があまり得意でない人でも、すぐに操作に慣れることができるのが「sweeepBox」だと実感しています。Box」を実際に利用して、電子請求書の処理を体験してみました。操作性がシンプルで、マニュアルを読まなくても直感で操作ができる操作が簡単なため、経理部門以外の部署でも、導入がしやすい電子帳簿保存法の電子データ保存要件も満たしており、全く問題はない。いった正直な感想を持ちました。操作がかんたんであるため、経理に限らず、他の部署へも展開しやすいと思いました。Box」をうまく活用できると思います。今回はシミュレーションはしていませんが、紙の書類もスマホで撮影してそのデータを保存する機能もあります。Box」を活用することも可能です。Box」の利用を検討するのも良いでしょう。飲食時に使ったタクシー代の経理処理について解説します。?】圧縮記帳の目的や経理処理方法をわかりやすく解説!経理処理の圧縮記帳について分かりやすく解説します。株式報酬の無償交付に関する会計処理案について、概要を解説します。会計上の有価証券の評価方法と、減損処理の仕方について解説します。ニュースがありました。8月15日に提出された有報に提出された監査報告書を調査し、早期適用会社数47社の分析をしています。元東証プライム上場企業の経理部長です。defined.")}))})();タイトルとURLをコピーしました。