パソコンに向かい、WordやPowerPointで作業をしているときに、画面の右下あたりに「〇〇宛ての新着メッセージを受信しました」という表示が出ているのに気づきました。メールソフトの受信通知の機能です。あなたはこの受信通知を見たとき、次にどんな行動を取りますか?この質問、ほとんどの方が「すぐにメールを確認する」と答えます。確かに、メッセージを受信したとわかると、何のメールなのか気になりますよね。確認しないでいる方が難しいくらいです。メールを確認して、急ぎのものには返信して、急がないものは後回しにして置いておく。やって最初の資料作成に戻る......という方が多いんですね。これらは何気なくやっている当たり前の光景ですし、私も以前はやってました。このやり方を「効率」の観点で見ると問題があります。「ムダな行動」が多いんですね。紹介していきましょう。仕事に集中しているときにメールに中断させられると、私たちの集中は途切れ、それまでに頭の中で考えていたことの一部が必ず失われます。これは他の記事でも紹介されている「ワーキングメモリー」と関係があります。ワーキングメモリーの容量は意外に小さいため、メールに気を取られているうちに、その前に考えていたことを忘れてしまうんです。そのため、元の作業に戻っても、すぐには元のペースで作業することはできません。それまでにやっていたことや、次にやろうとしてたこと、いろいろ考えていたことを「思い出す」ための時間が必要になります。Technologyの調査では、中断をはさんで作業を再開した場合、中断前と同等のペースに回復するまでにある程度時間がかかるとわかっています。それが1分未満ですんだケースは1割程度しかなく、数分間、あるいはそれ以上の時間が必要なことが多いそうです。数分の遅れだとしても、1日に何回も(あるいは十数回も)起こると、仕事の効率は大きく下がります。このような「思い出す」ことは、メールで中断しなければ必要なかった行動、つまり、「ムダな行動」です。ムダな行動はこれだけではありません。何かの作業中にメールを確認する場合、たいていは「早く元の作業に戻ろう」と思っています。焦っているわけですね。その場で返信するのは急ぎのメールだけです。メールを確認しながら、「これはすぐ返信しようか?」「いや、後でもいいか?」と迷うことが多いんです。この「迷う」のも「ムダな行動」です。落ち着いてメールに向かうことができれば、返信を後回しにしなくてもいいし、「迷う」ことなく処理していくことができますからね。後で「返信しないといけないメールがあったはず」と思い出し、受信トレイの中を探すことになりますね。この「探す」のも「ムダな行動」のひとつで、この中で最も長い時間を使う可能性があります。私たちはすべてのメールのことを完全に覚えているわけではありませんから、「返信しないといけないメールがあったかな?」と、あいまいな記憶を頼りに受信トレイの中を探すことになります。これに時間がかかるんですね。受信トレイを眺める時間が多い人は要注意です。最後に、そうやって見つけたメールは、あらためて読み直してから返信しますよね。読み直すというのは、メールの内容を「思い出す」という行動です。「思い出す」がまた出てきましたね。返信を後回しにしたせいで同じメールを2回読むことになるわけで、まさに二度手間。これも「ムダな行動」です。このように、最初に紹介した何気ない行動は、本来なら必要なかったはずの「迷う」「探す」「思い出す」といったムダな行動を生む原因になっているんです。いう話をする前に、ちょっと考えてみましょう。この連載の第5回「計画通りいかないのが仕事。それでも計画は役に立つ」では、突発的にやってくる「予定外の仕事」の話をしました。仕事に集中しているときに「予定外の仕事」が飛び込んできて、仕事を中断させられる......。いうことが多いと、仕事の効率は確実に下がりますし、「仕事に集中できない!」とイライラすることもあります。それらの「予定外の仕事」は向こうからやってくるものですし、自分で簡単にはコントロールできません。仕方ない面もあるんですね。メールの場合、自分の仕事を中断してしまっているのは、自分自身です。不思議なもので、他人に仕事を中断させられるとイライラする人も、メールのせいで仕事を中断することには無頓着であることが多いです。無意識のうちにメールに振り回されているんですね。これを変えていかなければいけません。そのためには、仕事を中断するきっかけになるメールの受信通知機能をオフにするのがおすすめです。これはメールソフトで設定することができます。メールの受信通知をオフにすると、自分のタイミングでメールを見ることができます。おすすめは仕事に一区切りがつくまではメールを見ない。一区切りついたところでメールを確認するというやり方です。一区切りというのは、ひとつのタスクが終わったところでもいいですし、複数のタスクを終わらせたときでも構いません。長いタスクの場合は、タスクの中で一区切りついたときでも構いません。その間隔は、私の場合で30分から90分くらいが多く、長くても2時間程度です。この程度なら「メールの返信が遅い」とは言われません。普段も会議などでこの程度の時間があくことはあるわけですから、この程度の遅れは許してもらいましょう。このように、メールソフトに通知されるのではなく、自分のタイミングでメールに切り替える。これだけでもパソコン仕事の効率は確実に上がります。その場で返信するか、タスクとして書きとめようまた、自分のタイミングでメールに向かうようにすると、メールにしっかり集中できるようになります。メールと他の仕事の切り替えを、自分でメリハリをつけてコントロールできる感じです。なると、メールの返信を後回しにせず、その場で返信できるようになります。そのメールが急ぎかどうかは問いません。後で返信するのであれば、いまやってしまう方が効率的です。返信すると決めれば「迷う」時間を減らせますし、後で「探す」ことや「思い出す」ことに時間を取られなくてすみます。なかには、どうしてもその場で返信できないメールもあると思います。何か作業をしてから、あるいは誰かと相談してから返信するようなメールです。このようなメールは、自分のタスクとして書きとめておきます。「その場で返信するか、タスクとして書きとめるか」の二択で行動するわけです。この二択で行動できるようになると「返信しないといけないメールがなかったかな?」と受信トレイを探すことがなくなります。メールソフトを開いている時間が少なくなり、自分のタスクに使える時間が増えるんですね。やってみると、いままで意外に多くの時間をメールに取られていたことが実感できると思います。10:32※記事の内容や人物の肩書は記事公開当時のものです。HACKERの著作物(文章や画像等)を無許可で複製、転用、翻案すること(動画配信を含む)を禁止します。「時間があるときにやろう」では何も進まない。計画通りいかないのが仕事。人はひとりで勝つことはできない。»どんな記事をお探しですか?いま読まれています英語学習の成功体験1日の勉強時間は1時間未満......。2か月でTOEIC500→800達成の経験を山本さんが語る。TOEIC900点の壁が越えられない......上級者の「伸び悩み」がコーチングで解決した話。正しいやり方とコツ英語音読の効果と正しいやり方・コツを紹介。おすすめの教材も英単語の覚え方。SMART」をコンセプトに、学びをもっと合理的でクールなものにできるよう活動する教育ベンチャー。COMPANY」や、英語の自習型コーチングサービス「STRAIL」を運営。>>株式会社スタディーハッカー公式サイト就活や仕事で英語が必要な方に「わずか90日」という短期間で大幅な英語力アップを提供するサービス。プロのパーソナルトレーナーがマンツーマンで徹底サポートすることで「TOEIC900点突破」「TOEIC400点アップ」などの成果が続出。COMPANYで培ったメソッドを生かして提供している自習型英語学習コンサルティングサービス。専門家による週1回のコンサルティングにより、英語学習の効果と生産性を最大化する。Inc.引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。