ビジネスチャットを社内導入する時に決めたい10か条ビジネスチャットを社内導入する時に決めたい10か条2022.12.15ビジネスチャット社内の仕事を効率化するビジネスチャット。導入する前に運用ルールをしっかりと決めておかないと、なかなか使ってもらえなかったり、遊んでいると誤解されたりする危険性があります。今回は、ビジネスチャットの導入前に決めておきたいルールを10か条にまとめて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。▼目次ビジネスチャット導入に際しての基本的なルール特に注意したいアクセス制御周りビジネスチャットの送信・返信関連まとめビジネスチャット導入に際しての基本的なルールビジネスチャットを導入する際のルールは、ビジネスチャットを社内に定着させるための重要なポイントです。順番に見ていきましょう。(1)メールは基本的に使わない全社的にビジネスチャットをコミュニケーションツールとして導入したら、メールは基本的に使わないようにしましょう。メールでの連絡が残っていると、なかなかビジネスチャットへの切り替えが進まず中途半端な状態になり、情報の共有漏れが発生するリスクも発生します。(2)何のために導入するのかを明確に規定ビジネスチャットを導入する理由について明確にしましょう。会議の回数削減なのか情報共有漏れの防止なのかなどを明確にしておくと、そのゴールに対して何ができていて何ができていないのかがはっきりし、さらに良い運用へ改善するための意見もあがるようになります。(3)管理職が率先して使用するように明文化ビジネスチャットをいきなり全社運用するのはリスクがあるという場合は、試験的に一部の部署でテスト運用をしましょう。その際、一般の従業員に導入する前に、管理職のみを対象としてビジネスチャットを学ぶ期間を設けましょう。管理職は率先してビジネスチャットを使用すること、と明文化するのもポイントです。管理職の方がビジネスチャットに抵抗がある場合が多いので、まずは管理職をビジネスチャット導入に巻き込みましょう。テスト運用から社内全員で使う本運用に切り替わるタイミングで、管理職が率先して指導し、部下に浸透させる形での導入をおすすめします。注意したいアクセス制御周りビジネスチャットを運用するにあたって、アクセス制御のルール化は重要です。明確にしておくべきルールをご紹介します。誰でもチャットルームが立てられると乱立してしまい、ごちゃごちゃしてしまいます。それを防ぐため、チャットルーム(会議室)の開設は管理職以上が実施するように明文化しましょう。(5)チャットルームに入室してくる人の権限を詳細に制御アクセス権限は慎重に決めましょう。基本的にビジネスチャットの権限は、管理者・メンバー・閲覧のみの3パターンに分かれます。管理者は基本的に1~2人で、その案件の作業者はメンバー、他案件の作業者で参照のみ許可したい場合は閲覧のみに設定します。次でも説明しますが、チャットルームの閲覧権限と、チャットルームで共有しているファイルの閲覧権限は別管理にしておきましょう。間違って対象外のメンバーを入室させた時に、情報が漏れる危険性があるためです。(6)ファイル共有の際のアクセス制御も標準を決めておくビジネスチャットを運用すると、多くの資料がファイル共有されることになります。ファイル共有のアクセス制御は、GoogleDocsやBoxなどファイル共有ツールの権限を使うことで、ビジネスチャットと切り離した権限制御が可能です。ビジネスチャットの管理者、メンバー、閲覧のみの人たちに対して、どのようにファイル共有の権限を与えるか、標準的な手順を決めてきましょう。ビジネスチャットの送信・返信関連ビジネスメールと同じように、ビジネスチャットもマナーも決めておくことで円滑な運用につながります。ビジネスチャットの送信・返信関連のマナーについて、明文化しておいた方が良いと思われるものをいくつか紹介します。(7)ビジネスチャットの送信時間について24時間OK、勤務時間のみ、17時までなどビジネスチャットの送信時間を決めておきましょう。基本的には勤務時間内とし、勤務時間外の書き込みについては翌営業日に返信するように決めておくとベターです。(8)送信されたメッセージに対する返信の目安について送信されたチャットへの返信についても、大まかな目安について明文化しておくとよいでしょう。勤務時間内は早めに返信し、遅くとも24時間以内には返信する形がおすすめです。その場合、勤務時間外は翌勤務日に返すこととします。(9)不要な挨拶などはしないメールのような前置きなどは不要です。最初のひと言に「お疲れ様です。」「いつもお世話になっています。」程度は入れてもOKにしておきます。基本的には、ビジネスチャットのスピーディーさを損なわないルールにしましょう。あわせて言葉遣いなどはビジネスを意識し、丁寧さを心がけるように呼び掛けておきましょう。誹謗中傷はNGなどのルールは、ビジネスメールから流用可能なものもあります。ビジネスチャットのマナーとして追加しましょう。(10)タスク管理・進捗管理用のツールに関する規定ビジネスチャットを仕事用のコミュニケーションツールとしてさらに完成度の高いものとするには、タスク管理や進捗管理ツールなどをセットで導入しましょう。これらを導入した際は、ビジネスチャットと同じく運用ルールを定めましょう。Slackを選択する場合は、連携できるタスク管理ツールのTrelloとのセットがおすすめです。まとめビジネスチャットを社内導入するために設定しておきたい、運用ルールについてご紹介しました。ビジネスチャット導入は、運用ルールをしっかり決めることと、スムーズに導入できるような工夫が必要です。社内にビジネスチャットを導入したいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。CONTENT関連記事Enterだけで可能なTeams改行の裏技とは?チャットの設定方法や他手順など解説Yammer(ヤマー)とは何?使い方やTeamsとの違いを画像つきで解説します【画像あり】Zoom中にチャットをバレずに個人に送れる?使い方やホスト側の制限方法まで徹底解説Slack(スラック)の使い方10選+α!初心者向けから活用術まで知っておくべき基本操作を網羅!TAGタグチャットツールRANKING人気記事ランキングDocuWorks(ドキュワークス)の基本的な使い方5選!簡単に解説します。Googleカレンダーをデスクトップ(PC)で表示する4つの方法|通知が表示され...Outlook予定表(カレンダー)の便利な使い方!10の技と作業を超効率化できる...Slack小技10選と使い方。