とって欠かせないツールです。従業員管理は正確に行いたい一方で、できれば手間やコストは最小限に押さえたい企業も少なくないでしょう。最近では無料で利用できる勤怠管理システムが多く存在しますが、実際に無料版でどこまでカバーできるのか、有料版に切り替えるタイミングはいつなのか、と迷っている企業のご担当者も多いことでしょう。本記事では、無料で利用できる勤怠管理システムの特徴と、無料版と有料版のどちらを使うべきか、企業の特徴別に解説していきます。自社により相応しいサービスを知ることで、手間やコストの削減に役立てるため、ぜひ最後までお読みください。無料で使える勤怠管理システム3選IEYASUスマレジ・タイムカードコーパス(Corpus)安心・安全な運用に!有料の勤怠管理システムMINAGINE勤怠管理ジョブカン勤怠管理まとめ|勤怠管理システムは自社のニーズに合わせて選ぼう勤怠管理システムを導入するメリット勤怠管理システムとは、従業員の勤務時間や残業時間、欠勤の管理などを行うことができる仕組みのことです。無料から有料まで、その種類は実にさまざまです。そもそも勤怠管理システムを導入するメリットは、主に3つあります。どの従業員がどれくらい働いているかをオンライン上で簡単に管理できます。打刻を自動化させたり、申請リマインドの通知を送ることもできるので、企業担当者の作業工数削減にもつながります。不正打刻の防止ICカード(ピットタッチ)打刻、PC(ログオン/ログオフ)打刻、GPS機能などにより、どの従業員が「いつ」「どこで」作業を行なっているのかを可視化できます。これにより、なりすましによる不正打刻を減らすことができます。勤怠管理システムに蓄積されたデータは自動で集計され、レポートとして吐き出すことがでいます。担当者が手打ちで労働時間を集計する必要がないため、その分の生産性が上がり、人件費を削減できます。勤怠管理システム自体にはこうしたメリットがある一方で、無料で利用できる勤怠管理システムは・利用できる機能に制限がある・管理できる人数やデータの上限がある・サポートが少ない・広告が表示されるといった特徴があるのも事実です。コスト削減のために、多少の使いづらさを感じつつも無料版の勤怠管理システムを使い続ける選択肢もありますが、それによって「長時間労働や残業」が生まれてしまうと、勤怠管理システムの本来のメリットを享受できていないことになります。勤怠管理システムを導入する際は、「コストをかけたくないから無料」「とりあえず安心・安全に運用したいから有料」ではなく、自社の状況に応じて適切な方法を選びましょう。いえ、数ある勤怠管理システムから自社に合った1つを選ぶのはなかなか大変なものです。MINAGINEでは、勤怠管理システムをお探しのご担当者さまに向けて、22種の勤怠管理システムを厳選し、特徴や強みを一気に比較検討できるようにまとめました。勤怠管理におけるニーズは、会社の規模やフェーズによっても変わるため、自社のニーズに合わないサービスを利用すると、却って管理が煩雑になってしまったり、アナログな作業が必要になったりしてしまいます。ここからは、勤怠管理システムを無料版で使うか、有料版で使うべきか、以下の通り会社の特徴別に解説します。自社の状況と照らし合わせて、導入の参考にしていただければと思います。無料版からでも勤怠管理システムを試した方が良い会社の特徴についてです。有料版の勤怠管理システムがおすすめの企業については次章で紹介しています。今まで全く勤怠管理を行っていなかった会社これまで全く勤怠管理を行なっていなかった、とい場合は、まずは無料版の勤怠管理システムの利用をおすすめします。スタートアップや小規模の会社では、勤怠管理を企業が行うのではなく個人の申告に任せるなど、システマチックに管理していない場合がほとんどです。そこで立ち上げから数年が経ち、従業員が増えだしたタイミングではじめて、勤怠管理の重要性を意識する、といったことも多いようです。このように、これまで勤怠管理を行なっていなかった会社は、まずは無料版の勤怠管理システムを利用しましょう。無料版で最低限の管理を行ううちに、「自社に必要な機能が何か」が分かるので、会社の成長に合わせて有料版の利用を検討すると良いでしょう。無料で利用できる勤怠管理システムには、利用できる機能に制限があります。基本的な勤務時間の把握をシステムで行い、あとはエクセルなどでデータのバックアップをするなど、手動での管理が必要です。多くのデータを人の手で編集管理を行うには限界があり、ミスが生じたり、時間がかかってしまったりなど、却ってコストがかかってしまうため、無料版の勤怠管理システムで管理できる従業員の数は、10名程度までと考えておいた方が良いでしょう。次に、有料版の勤怠管理システムの導入が望ましい会社の特徴を説明します。・残業時間の抑制と有給休暇の利用を推進したい会社それぞれ詳しくみていきましょう。有料版では勤務時間の把握だけでなく、幅広い機能が存在します。そのため、必要のない機能までいきなり導入してしまうと、却って煩雑になってしまう恐れがあります。これまで無料版も含め勤怠管理システムを利用しており、自社にどのような機能が必要なのかきちんと把握している会社であれば、「自社にマストな機能」を絞って、有料版を検討するのが良いでしょう。有料版といっても、サービスによって使い勝手や機能には違いがあります。数ある勤怠管理システムの中から自社に合うものを見つけたい、という方は、別記事「絶対に失敗しない!勤怠管理システムのポイントとおすすめ3選を比較」もあわせてご覧ください。申請ワークフローとは、残業・休暇時に従業員が申請を行い、上長が承認を行う事で認められる機能で、無料版では対応していないサービスががほとんどです。有料版ではプロジェクト管理や工数管理機能といった機能を利用できます。した機能を併用することで「勤怠」に関する管理だけでなく、全体最適や人事労務全体の管理を可能にできるのです。自社に必要な機能をあらかじめ洗い出しておくと良いでしょう。有料版の勤怠管理システム「MINAGINE勤怠管理」では、企業担当者にとって便利な下記機能が備わっています。有料版の勤怠管理システムは企業としては経費でこそあれ、従業員の工数などをトータルで教理すると、管理コストを削減することも可能です。有料版では各種アラート機能が搭載されており、従業員本人が未入力(未打刻)のタイムカードについても、月次承認前に慌てて本人に確認して登録してもらう必要がなくなります。登録状態を判定して、未登録の場合にアラートを表示します。チェックを掛ける対象は、出勤予定が登録されている日。