office-tamai405仕事で、メールにファイルを添付して送るときのマナーについて再確認してみましょう。添付ファイルは、相手がそのファイルを開く前に、どんなファイルなのか分かるようにすることがビジネスマナーとして大切なことです。◆ファイル名で気を付けるポイント添付ファイルには、1つずつ「ファイル名」があります。メールで送る前に、まずはファイル名がどのように表記されているか確認しましょう。・数字やアルファベットの羅列スマホ等で写真を撮影すると、このようなファイル名になってしまうので、大切な取引先に送るときは、ファイル名を書換えてから送るようにしましょう。相手先の社名をファイル名にするのは大変失礼です。自社名になっていた方がセーフです。・内容とは全く違うファイル名これは、パワポのテンプレートの使い回しが原因で起こるミスです。元のファイル名のままになっていることがあるので気を付けましょう。◆メールで気を付けるポイントメールの本文内でファイルを添付する旨を必ず伝えましょう。複数のファイルを添付して送るときは、メール本文でファイル名を箇条書きにして記載することが大切です。お相手がファイルが複数あることに気付かず、大変なことになったという話もよく耳にします。メール本文だけでなくメールの件名も分かりやすく表現することも重要なポイントです。ファイルを3点送る場合はメール本文にこのように明記します。3点添付いたしますので、ご確認をお願いいたします。・12月11日式典式次第(PDF)・12月11日式典司会台本(PPT)・12月11日式典会場画像(JPG)———————マナーとは相手を思いやる気持ちの表れです。スムーズに仕事が出来るように、メールにファイルを添付して送るときも気配りを。office-tamai405感染対策のためにマスク着用で接客することがスタンダードになりつつあります。残念ながらこの状況はまだまだ続きそうですね。接客スタッフもマスク。双方マスクを着用しているうえに、スタッフとお客様の間にはビニールシートやアクリル板があり、お互いの会話が聞き取れないという困ったことになっていますね。ストレスを感じている人も多いのではないでしょうか。マスク着用時の話し方の基本ポイントをお伝えします!前提条件として、マスクをしているときは相手に声が伝わりにくいということをしっかり自覚しておく必要があります。その上で、伝わる話し方をするように工夫をしましょう。マスク着用時の伝わる話し方の5つのポイント1.いつもより少し大きな声で2.いつもより少し高い声で3.いつもより少しゆっくり話す4.分かりやすい言葉で5.相手を見て話す別の作業をしながら相手を見ずに話すと、口元がマスクで隠れていることもあり、話しかけられていることに気付かない人もいます。相手をしっかりと見てから「お客様」や「〇〇様」などと呼び掛けて、話はじめると伝わります。出来るだけ分かりやすい言葉をチョイスして話しましょう。使わずに、小学生でも分かるような日本語で話すことが大切です。マナーとは相手を思いやる気持ちの表れ。相手の立場になって話すことが大切です。接客スタッフの立場のときだけでなく、お客様の立場になったときや、仕事仲間同士の会話でも、マスクをしているときの話し方は、相手を思って伝わりやすい話し方をするように心がけたいものです。office-tamai405接客中、マスクをしているために話す言葉が伝わりにくく、もどかしい思いをされていると思います。マスクをしているうえに、さらにお客様との間にはビニールシートやアクリル板まで設置されていて、「えっ?」と聞き返されたり、間違って伝わったり等、会話がスムーズにいかないことが多いのではないでしょうか。そんなときに便利なのが、ジェスチャーです。言葉で伝える際に、簡単なジェスチャーを加えてみましょう。伝わりやすくなりますよ。おすすめの簡単なジェスチャーがあります。それは「指で示す」ジェスチャーです。「1枚でよろしいでしょうか?」のときは指で1を作る。「チャージ金額は2千円でよろしいですか?」のときは指で2を作る。「3分程お待ちいただけますでしょうか?」のときは指で3を作る。工夫次第で、指を使って様々なことが伝えることが出来ます。試してみてもらえると嬉しいです。office-tamai405コロナ禍において、マスク着用で接客をすることがスタンダートになってきました。マスク着用は、しばらく続くことになるでしょう。接客中にマスクをしていると、お客様に表情が伝わりにくいものです。これまでは、口角を上げて笑顔で接客していましたが、残念ながら口元はマスクで隠れています。マスク着用での接客のポイントはズバリ、「眉毛」です!マスクをしていても見えている目元、とくに眉毛に意識をして表情を作りましょう。眉毛でお気持ちを察する表情を作る皆さんご存知の通り、接客中の表情は笑顔だけではありません。お客様がお困りのときやクレーム等伝えにいらっしゃったときは、笑顔はNGです。お客様のお気持ちに寄りそい同調することが大切です。・眉毛で困った顔この2つの表情を確認してみましょう。スタッフ同士で確認し合うのもおススメです。笑顔なのか、困った顔なのか、どちらの表情をしているのか当てっこゲームをするのもいいかもしれません。ちなみに、口元がマスクで隠れて見えないとはいえ、眉毛で笑顔を作るときにも必ず口角を上げることが大切です。office-tamai405仕事上、メールでやり取りをするときのマナー。日頃皆さんはどのようなことに気を付けていますか?メールにおいて、「件名」は非常に重要です。件名は、伝えたい内容(メール本文の内容)を簡潔に表現しましょう。「〇月〇日の納品について」など、具体的かつシンプルに!メール本文を読む前に、ある程度の内容が想像出来るのがベストです。届いたメールに返信するときは「件名」は勝手に変えないのがマナーです。別の用件でメールをする際は、新たな「件名」でメールを送信する必要があります。「打ち合わせ日程のご相談」という件名でメールをやり取りをしているメールに対して、全く違う内容のメールをするのはNGです!仕事上、大量のメールが届く人も多くいるでしょう。「件名」を頼りに、さかのぼってメールを探して内容を確認する人もいます。ひとつの「件名」で、複数の内容についてメールでやり取りをするとメールが探せなくて困ってしまうことにもなりますよね。相手の立場になって考えて行動することこそが、マナーの本質です。件名で自己紹介する人、結構多いですよね。件名で挨拶する人も、結構います。これもNGです!メールの「件名」のマナーまとめ・件名は、用件を簡潔にまとめて表現する・返信の際は、件名を変えない・1つの件名で、1つの用件をやりとりする・新たな用件は、新しい件名で新規でメールする改めて見直してみましょう。接客・接遇では非常に重要です。接客・接遇の第一線で活躍されている方にとっては当たり前のことですよね。家族でスキーに行ったときのことです。スキー場に隣接しているホテル内のショップで、これから家族でスキーを楽しもう!という直前にスキー用のゴーグルを購入しました。レジ担当のスタッフは「すぐにお使いになりますか?」と確認し、値札をハサミで外して、すぐに使える状態にして渡してくれました。このようなちょっとした気遣いは嬉しいものですね。当たり前の対応なのかもしれませんが、接客・接遇において、「その先を想像する」という事は大切だな~と改めて感じました。その後スムーズに行動できるなら、そんな素晴らしいことはありませんよね!しかも、すぐにお使いになる場合は包装の袋等が不要となり、今話題になっている「プラスチックごみ問題」にも少しは貢献できるという利点があります。「当たり前のこと」だからと、スタッフひとりひとりの気付きに任せるのではなく、是非、マニュアル化して、スタッフ全員に周知徹底しましょう。お客様のその先の行動を想像し、「すぐお使いになりますか?」と一言確認する。これだけでいいのです。いえば、雨の日にコンビニなどでカサを買うと、当たり前のように「すぐにお使いになりますか?」と聞いてもらえますよね。先日は、近所のコンビニで82円切手を1枚だけ購入したときは、「今、切手貼りますか?」と聞いてくれて、切手を濡らす道具も出してくれました。私が手に封筒を持っていたことに気付いてくれたのです。気になる接客時の言葉について改めて見直してみましょう。聞き慣れてきている感もあります。・なんとも思わない人に、分かれるようです。「ご注文は、以上でよろしいですか?」が、正しく、そして自然な言い方です。自分の株を下げてしまうこともあるかもしれません。それは本当にもったいないことですよね。自分が発する言葉に、しっかりと意識を向けていただけると嬉しいです。「コーヒーもらおうかな。年配の男性(おじいちゃん)「お店で飲んでいくよ。」スタッフ「かしこまりました。「すばらしい!!!!!」~~~~~~~~~~~~きっと皆さんも、このスタッフさんのすばらしい気配りに気付いたと思います。この表現には、感動しました!おじいちゃんに分かりやすように伝えるためのスタッフさんの気配り=思いやりですね。office-tamai405東京オリンピック開催に向けて「タバコのない五輪」を目指す等、タバコのマナーや受動喫煙問題等について色々と議論されていますね。「タバコ」について皆さんは日頃どう感じていますか?喫煙者と非喫煙者それぞれの立場で意見が分かれるかもしれませんね。美味しいと話題のパン屋さんの前を通ったら店主が店の脇でタバコを吸っていました。別の日には、同じ所で他のスタッフがタバコを吸っていました。正直なところそのパン屋さんでは購入したくないな、と、率直に感じました。実は以前、そのパン屋さんでパンを購入したことがありました。天然酵母にこだわった手作りパン、大変美味しかったです。店主とスタッフがタバコを吸っているのを目撃して以来、一気にがっかりしてしまい、それ以降、一度もそのお店を訪れていません。日常的にタバコを吸っている人のの指にはタバコのにおいが相当しみついていますよね。タバコを吸った手で、こねられて作ったパン。想像しただけで、食欲を失ってしまいます。笑われてしまいそうですが、これが本音です。販売や飲食店などで働いているお客様に接するお仕事をしている人は、タバコがお客様に与える悪い印象を一度、客観的に考えてみましょう。相手の立場になってみることが大切です。チェックポイントは3つ!☑タバコの臭いが口からしていませんか?☑タバコの臭いが手や髪や服についていませんか?☑タバコを吸っている姿を見せていませんか?接客をしている人は、タバコを吸った後に・歯を磨く・マウスウォッシュを使う・ミントタブレットを食べる・手を洗う・髪や服に専用のスプレーをする等のケアをしっかりしましょう。「煙草くさい人」と思われていますよ。今、スメハラと略されている「スメルハラスメント」。臭いにより周囲を不快にさせる嫌がらせのことです。嫌がらせなんてしているつもりもないのに、いつの間にかハラスメントになっている可能性があるのですね。office-tamai405接客や接遇のお仕事をしている皆さんの職場では、きっと、決まった「接客用語」があると思います。朝礼などで、接客用語を全員で声に出して言う職場も多いでしょう。等々の定番接客用語の中に、1つだけ見直すべき「NG接客用語」があります。NGと知らずに頻繁に発している言葉かもしれません。お客様に対し・指示を出す・命令をするこんなこと、ありえないですよね。非常に失礼なことです。「お待ちいただいてもよろしいでしょうか?」です。・待ち時間の目安を伝えらえたら、最高。BusinessPress。