GTD」とは、タスクやプロジェクトを整理し管理する仕組みのことです。仕事では日々新しいタスクが追加されていくため「うまくタスクを整理できていない」と感じることも少なくありません。タスク管理がうまくいかないと、頭の片隅にタスクが溜まり、仕事のストレスが増える原因になります。GTDの活用でタスクの一元管理が可能となるため、やるべきことが明確になりストレスが軽減できるといった効果が期待できます。本記事では、GTDを活用したタスク管理方法と手順、メリットを解説します。Done)とは、タスクやプロジェクトを整理・管理する仕組みのことです。Done」には「物事をやりとげる」という意味があります。GTDは、アメリカのコンサルタントであるデビッド・アレン氏が提唱したもので、仕事では、頭の中に抱えているタスクを見える化して整理する必要があります。GTDを活用することで、効率よくタスクを管理できて業務の生産性を高められます。「GTD」の活用シーンGTDは仕事やプライベートを含めて、さまざまなタスクを整理したいときに役立ちます。仕事中は以下のような内容が頭に思い浮かぶことがあります。今日中に終わらせる必要があるものスケジュールの調整が必要なもの時間が空いたときに調べたいものこれらの業務を効率的に処理していくために、タスクの整理から優先順位付けをおこない、常に頭を整理して、やるべきタスクへ集中できる環境作りが大切です。GTDは個人で終わらせる必要がある内容から、プロジェクト全体で終わらせる必要があるものまで、幅広い内容に利用できます。効率よくタスクを管理できていないと、仕事のパフォーマンスや生産性が下がります。そもそも生産性が下がる理由には、以下のような原因があるといわれています。目の前のことに集中できず、ほかのタスクや作業について考えること上記のような状態を解消するためにも、GTDを活用することが重要です。「GTD」を活用する5つのステップGTDでは以下の流れで、タスクの整理や管理を進めます。ステップ(1):収集ステップ(2):処理ステップ(3):整理ステップ(4):レビューステップ(5):実行GTDを活用する5つのステップを見ていきましょう。ステップ(1):収集まずは、頭の中にあるタスクを見える化していきます。以下のようなさまざまな観点でタスクを洗い出し、紙にすべてのタスクを書き出します。空き時間にやろうとしていたことPCやスマートフォンのメモ帳やカレンダー、音声記録ツールや手帳など、ツールは何でも構いません。書き出すことで、同時に頭の中を整理することができます。上記以外にも、仕事に関わるタスクやプライベートのタスクまで、洗いざらい書き出しましょう。タスクはすべて書き出すGTDでは、どんな些細な内容でもタスクとして書き出すことが重要視されます。未来にやりたいこと少し気になっていること現在はやるべきではないこと上記のような内容で、何か思い浮かぶ内容があれば、何でも書き出しましょう。タスクの洗い出しは、GTDの精度を高められます。GTDでは、インボックスと呼ばれる場所にタスクを保存していきます。アナログで管理する場合は、紙のファイリングやトレーなどを使います。デジタルで管理するならPCやシステムを使って、インボックスを管理しましょう。ステップ(2):処理ステップ(1)で把握したタスクについて、分類していきます。分類するときの基準は、以下のとおりです。緊急度、優先度の高い内容かどうか自分でやるか、または他人に任せるか今やるほうがよいのか、あとでやるほうがよいのか重要度と緊急度で分けるタスクを分類するときは「重要度」と「緊急度」で分けていきます。締め切りが近く、すぐに取りかかる必要があるもの2.重要だが緊急でない仕事の勉強など、今やる必要はないが必ずやる必要があるもの3.重要でないが緊急ルーティンワークなど、緊急性がなく必ずやる必要があるもの4.重要ではなく緊急でない調べものやプライベートのことなど、できればやりたいものGTDにおいては、特に(1)と(2)を優先的にこなしていきます。上記において、2分以内に終わるものはその場で片付けましょう。(4)のタスクに関しては、ほかのタスクに集中するためにも廃棄します。ステップ(3):整理ステップ(2)で分類したタスクについて、実際に行動できるように整理します。ステージごとに分けるそれぞれのタスクについて、ビジネスとプライベートの内容ごとに分けていきます。「(1)重要かつ緊急」の内容に、「仕事:請求書の振り込みをおこなう」と「プライベート:チケットの料金を支払う」がある場合、それぞれ分けておくとやるべきことを整理できます。仕事においては、さらに「顧客」「プロジェクト」など、内容ごとにわかりやすく分類しておくのもおすすめです。優先順位を決めて落とし込む優先順位の高いものから、番号を振って整理していきます。それぞれのタスクの締め切りについては、カレンダーやToDoリストに書き出すか、リマインダーをかけてまとめます。優先順位を決めて設定すると、タスクの抜けや漏れを防ぐ効果があります。ステップ(4):レビューインボックスにまとめられたタスクは更新されていきます。完了したタスク、未完了のタスクなど、定期的に見直していく必要があります。それぞれのタスクの重要度や緊急度、優先順位が変わっていくことも考えられます。必要ないというタスクがあれば消去しましょう。優先順位の高いタスクを中心に、処理を実行していきましょう。GTDでタスクを整理したおかげで、一目で取りかかるべき内容を把握できます。「GTD」のメリットGTDの活用は、さまざまな恩恵を受けられます。ストレスを緩和できるタスクを一元管理できるスピード感が高まるGTDを利用するメリットについて詳細を見ていきましょう。ストレスを緩和できるGTDを活用すると頭の中を整理できるため、常にタスクに追われているといった状況を回避できます。目の前のことに集中できるようになるので、精神的なストレスも緩和され、仕事の生産性向上も見込めます。タスクを一元管理できるすべてのタスクをGTDに集約すると、タスクの一元管理ができます。さまざまなタスク管理ツールの併用が減るので、仕事の抜け漏れを防げるようになります。企業全体やチーム内でGTDに関わるシステムを使用すれば、従業員の仕事の状況を把握しやすくなるでしょう。スピード感が高まるGTDの活用は、行動すべきことが明確になるので、タスクを処理するまでのスピード感が高まります。何をどのように行動すればよいのかが明確になると、目の前の作業に集中できるようになります。仕事を続けてしまう状況を減らしやすくなり、従業員のモチベーションを高める効果も期待できるでしょう。「GTD」を活用する際の注意点GTDはタスクの処理を効率化できるものの、使うときに注意すべき点もあります。GTDを整理するのに、慣れないうちは時間がかかるかもしれません。続けてタスクに取り組むと疲れてしまう場合もあります。集中力が切れたら途中で休憩を挟むなど、適度に休みをとるように心がけましょう。ほかにも、すべてのタスクをやり切る必要はないので、必要に応じて臨機応変に行動するようにしてください。「GTD」を成功させるためのポイントGTDによるタスク管理を成功させるためのポイントを見ていきましょう。ツールはひとつに絞るGTDを活用するときは、ツールを分散させないようにしましょう。ひとつにまとめておくことで、タスクを確認するときにかかる時間を短縮できます。情報の抜け漏れを防げるため、タスク管理に関わるミスやトラブルを予防できます。タスクはなくならないことを意識するタスクは日々新しい内容が追加されるため、なくなることはありません。「タスクをすべて終わらせないといけない」と思う必要はないので、ある程度はタスクがあるという状態への慣れも必要です。GTDの活用に「Chatwork」がおすすめGTDの活用は、効率よくタスクを管理できます。物事の優先順位を把握できるため、どのような作業に取りかかればよいのかが明確になります。従業員のストレスを緩和する方法にもつながるため、業務の生産性を高められます。企業内でとりいれる際は、一元管理ができるタスク管理のツールを導入しましょう。GTDを導入するときは、ビジネスチャット「Chatwork」の活用もおすすめです。「Chatwork」では、グループやプロジェクトごとにタスクや締め切り日時を設定できます。情報の抜け漏れを防ぐ効果もあるので、仕事に関わる情報を整理したいときは、「Chatwork」をご活用ください。今すぐChatworkを始める(無料)Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。上手にタスク管理するために必要なプロセスがわかる!すぐに使える!タスク管理を極める5つのプロセスダウンロードChatworkChatworkのお役立ちコラム編集部です。ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。「GTD」とは?GTDを活用したタスク管理方法と手順を解説ChatworkビジネスチャットならChatwork(チャットワーク)Chatworkの「お役立ちコラム」についてのページです。Chatworkは、ビジネスシーンのコミュニケーション効率化が図れる無料で使えるビジネスチャットツールです。テレワークやリモートワークにもおすすめのビジネスチャットは、メール・電話・FAXなど従来のコミュニケーションと比較して、気軽に会話ができるメリットがあります。