導入徹底ガイド一覧へ「フリーアドレスを導入したいけれど、何からはじめたらいいの?」という人に、この記事では導入方法とその流れを解説します。フリーアドレス導入が向いている企業の特徴やフリーアドレスを成功させるポイントもご紹介します。フリーアドレスとは?フリーアドレスとは、個人専用のデスクではなく、オフィスフロアに設置されている席を自由に選んで仕事をするワークスタイルのことをいいます。昨今では、「生産性が上がる」と、多くの企業がこのスタイルを取り入れています。フリーアドレスの種類を解説フリーアドレスの座席の運用形態には、大きく分けて「完全フリーアドレス」と「グループアドレス」の2種類あります。それぞれどのようなものなのか、解説していきましょう。完全フリーアドレス完全フリーアドレスとは、オフィススペースにある座席を固定せず、フリーな状態のことをいいます。仕事をする人が、毎日自由に席を選べるのが特徴です。完全フリーアドレスのメリットは、普段ではあまり接触がない他部署やほかのチームの人とコミュニケーションを取れることでしょう。そのことから、社内の活性化を図ることができます。毎日新鮮な気持ちで仕事に取りかかることができ、仕事の効率もアップします。グループアドレスグループアドレスとは、職種やチームなどのグループごとに決められたエリアのなかで自由に席を選べることをいいます。このグループアドレスには2種類あり、グループごとのエリアが固定されていて、その中なら自由に席を選べるタイプと、グループ単位でエリアを移動しながら、自由に席を選べるタイプがあります。同じ部署やチームのメンバーが近くにいるため、完全フリーアドレスで起こりがちなチーム内のコミュニケーションが取りづらいという問題を未然に防ぐことができるのがメリットです。フリーアドレスの導入方法と流れについてフリーアドレスを導入する場合の流れを解説していきます。導入の流れ1導入イメージの策定・KPI設定まずは、フリーアドレスを導入する際のイメージを固めます。・フリーアドレスを導入する目的はなにか・フリーアドレスの運用スタイルはどうするか・フリーアドレス適用範囲(全社員、特定の部署、特定の職種など)はどうするかなどです。KPIは目標を達成するために必要なプロセスを評価するための指標です。設定することで、目標達成までの距離を把握できます。導入の流れ2試験導入:PDCAを回しながら改善する次に試験的にフリーアドレスを導入します。試験導入をする際には、特定の部署をパイロット部門に選び、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)の「PDCAサイクル」を回しながら運用していきます。問題点やつまずきがあれば改善を行い、PDCAをうまく回せるようになるまで試験導入を続けましょう。導入の流れ3ルールを決める試験導入での課題や問題点などを洗い出し、運用ルールを決めていきます。・席を使った後の清掃などです。ルールを決めたらマニュアルを作成して可視化しておきましょう。YourDeskはフリーアドレスの円滑なコミュニケーションを実現する、座席の抽選(ランダム)機能などを備えた、多機能な座席管理システムです。無料トライアルはこちら最短3日で開始!フリーアドレス導入が向いている企業の特徴フリーアドレスは、向き不向きがあります。向いている企業の特徴をご紹介します。特徴1オフィスの外で仕事をする社員が多い営業職などで社外で仕事をする社員が多い場合には、フリーアドレスの導入が向いています。オフィスの外で仕事をする社員が多いと、座席の数を減らすことができ、スペースをほかのことに有効活用できます。特徴2テレワークを導入しているテレワークを導入していると、クラウド環境が整っているといえるので、フリーアドレスを導入しやすいです。テレワークにより、座席数を減らすことができたり、コスト削減にもつながります。特徴3ペーパーレス化が進んでいるペーパーレス化が浸透している企業であれば、フリーアドレスに向いているといえるでしょう。フリーアドレスでは、自分の席がなく、紙の書類などは別途保管場所が必要となります。ペーパーレス化が進んでいれば、保管場所も省スペースで済み、ほかの人との情報共有もしやすくなるため、フリーアドレスを導入しても業務を滞りなく進められます。フリーアドレス導入を成功させるポイントとは?フリーアドレス導入を成功させるには、いくつかポイントがあります。チェックしておきましょう。成功させるポイント1目的を明確にするフリーアドレスを成功させるには、導入する目的を明確にしておくことが大切です。なんとなく導入すると、抵抗感を覚える社員や、不安がる社員が出る可能性があります。業務に支障をきたすかもしれません。目的を明確にし、社員に理解してもらうように努めましょう。成功させるポイント2事前準備フリーアドレスを導入するには、座席数やレイアウトなどのオフィス環境を整えたり、ロッカーの設置、クラウドの整備など、事前に準備しておくべきことがたくさんあります。事前準備を怠ると、運用してから問題やトラブルが発生してしまうリスクは高まります。準備をしてから、フリーアドレスをスタートさせましょう。成功させるポイント3運用ルールを決めておくフリーアドレスにおけるルールを決めておくと、スムーズに運用できます。・前の日と同じ席に座らない・仕事が終わったら清掃する・紙の書類はファイルボックスに3つまで・1日に1回は部署内やチームでの情報共有する機会を設け、コミュニケーションを図るなどです。ルールを守るように社員に周知しましょう。座席管理システムでは、だれがどこにいるか可視化できるツールです。「だれがどこにいるのかわからない」というフリーアドレスで起こりがちな問題を解消できます。成功させるポイント5定期的なルールの見直しフリーアドレスを運用しだしてしばらくすると、問題や課題が見つかることがあります。それらを解消するためにも、定期的なルールの見直しを行うことも必要です。スムーズなフリーアドレスの導入を!フリーアドレスを導入すると、スペース効率が上がったり、社内の活性化につながったりとさまざまな効果が期待できます。導入する際には、まず自社がフリーアドレスに向いているかどうかを見極めることがポイントです。その上で、フリーアドレスの導入の目的を明確にし、事前準備をしっかりすれば、スムーズに導入できることでしょう。完全フリーアドレス:座席を固定せず、フリーな状態のこと。違う部署の人とのコミュニケーションが取りやすいグループアドレス:職種やチームなどのグループごとに決められたエリアのなかで自由に席を選べること。・定期的なルールの見直しスペース効率アップ、社内活性化と様々な効果があるフリーアドレス。事前準備をしっかり行い、スムーズに導入しましょう。導入徹底ガイド一覧へ関連記事フリーアドレス、担当者向け失敗しないポイントフリーアドレス導入にむけて。座席予約システムのはじめかたお役立ち資料すべての資料一覧を見るYourDeskを体験してみてくださいテレワークとフリーアドレスに対応した座席管理(ホテリング)システムの決定版。〒106-0047東京都港区南麻布2-12-3サイオスビルTEL:050-1742-6347記載内容に開発途中のものを含むため、一部仕様が変更になる場合がございます。YourDesk(ユアデスク)は、サイオス株式会社の登録商標です。よい顧客体験を提供するため、アクセス解析などのcookie情報を取得しています。サイトのご利用を継続する事でこれらに同意頂いた事になります。