異なる拠点間で雇用契約書管理を行っていたが、各事業所とのやりとりの作業が頻繁に発生していて効率化させたかった。手続き等で雇用契約書のやり取りが発生するが、そのたび各事業所と、管理事業所とでFAX、メール、原本取り寄せなど業務が頻繁に発生。それらの業務の効率化を模索していた。発生し、時間がかかっていた。書面確認の際に、原本を抜出して確認していたため確認の度に取り出され、紛失のリスクがあった。確認したい人事情報をすぐにデータで確認できる環境を構築。(届出業務の効率化、作業工数の削減これまでたまっていた雇用契約書のデータ化と、システムアップロードを日本パープルが代行。定常的に発生する雇用契約書は都度お客様で実施。システム上で人事情報を、原本を持ち出さず、すぐに閲覧可能。契約書管理項目をカスタマイズ設計システムで管理する文書管理項目をお客様とお打合せの上で設計。今後の運用も踏まえ、入力しやすい管理項目を設計。人事情報を管理する本社人事部門は、すべての対象者の雇用契約書について閲覧、編集権限をもち、各事業所の管理者は自身の事業所のみ閲覧できるようにするなど、閲覧権限を設定。ONE(旧サービス名:e-保管サービス)へ文書管理項目を設定(日本パープルとお客様協議の上決定)雇用契約書スキャニング(日本パープル)雇用契約書のデータベース登録(日本パープル)運用更新(お客様)※電子化スキャニング作業はオンサイト業務にて実施。業務に必要な情報を即座に確認できる環境になったことで、大幅な業務効率化に繋がった。雇用契約書だけでなく、他の人事関係書類についてもシステム化を目指していきたい。SHOKO書類専用の保管庫でセキュアに管理。書類が必要な際もすぐに確認。ONE「データ」も「原本」もまとめて簡単に管理できる文書管理クラウドサービス詳しく見る資料請求やご相談、お見積もりはお電話またはフォームよりお気軽にご連絡ください。個人情報の取り扱いに不安なし。8:30~17:30)0120-226-041。