企業ではたびたび組織変更があると思います。退職などのさまざまな事例ケースにあわせてGMOサインで必要となる作業内容を紹介します。■この機能活用ができるプランは?すべてのプランで活用いただけます。※ここでは「一括ユーザー管理」での操作方法をご案内しております。ダウンロードしたCSVファイルを開く。異動するユーザーの情報を必要に応じて変更する。「CSVファイルを選択」をクリックし、編集したCSVファイルを選択します。ファイル選択後、表示されるポップアップ画面で内容相違がないことを確認します。CSVファイルにエラーが無ければ「操作実行」がアクティブになり、クリック可能となります。Point:☐所属は正しく変更されているか☐ユーザーグループは正しく変更されているか☐事前承認者は正しく変更されているか2:部署名が変更するケースユーザーグループ名、各ユーザーの「所属」、部署フォルダを変更します。「ユーザー管理」をクリックし、「CSVダウンロード」をクリック※ここでは「一括ユーザー管理」での操作方法をご案内しております。ダウンロードしたCSVファイルを開く。異動するユーザーの情報を必要に応じて変更する。「CSVファイルを選択」をクリックし、編集したCSVファイルを選択します。ファイル選択後、表示されるポップアップ画面で内容の相違がないことを確認します。CSVファイルにエラーが無ければ「操作実行」がアクティブになり、クリック可能となります。フォルダ名を編集し「更新」をクリックPoint:☐所属は正しく変更されているか☐ユーザーグループは正しく変更されているか☐フォルダ名は正しく変更されているか3:1つの部署が2つに分かれるケース新たにユーザーグループ、フォルダを追加作成します。画面遷移後、右上の「ユーザーグループ新規作成」をクリックすると下記画面へ遷移します。ユーザーグループ名を入力し「新規作成」をクリックします。フォルダ一覧画面に遷移し、右上の「新規作成」をクリックすると下記画面になります。事前に選択したい文書にフラグを立てて、絞り込み機能にてまとめて表示させフォルダ移動することが可能です。各文書の「文書詳細情報」の項目を使い、新しいフォルダに追加しやすいよう一意のワードを「保管場所」等に入力します。作成したフォルダへ関係文書を格納します。確認画面をチェックし「追加」をクリック4:2つの部署が1つに統合されるケースこのケースでは、2つあるフォルダのうち、どちらかを無くして統合します。フォルダ振りわけの際に元々どのフォルダにあったのか区別するため、削除するフォルダにある文書にフラグを設定する。フォルダから削除する前に各文書の「文書詳細情報」の項目を使い、新しいフォルダに追加しやすいよう一意のワードを「保管場所」等に入力します。フォルダ一覧画面より今後利用しないフォルダを選択。フォルダから削除するファイルにチェック。「この文書を解除する」をクリックで決定する。3:1つの部署が2つに分かれるケース)の手順を参考に、統合作業を実施します・必要文書を統合先のフォルダへ移動します・ユーザーグループの変更(統合)・ユーザー情報の変更(所属部署、ユーザーグループの変更)Point:☐削除前に追加しやすいようフラグを設定しているか(必要に応じて)☐所属は正しく変更されているか☐ユーザーグループは正しく変更されているか☐フォルダ名は正しく変更されているか☐以前利用していたフォルダから文書を削除したか(必要に応じて)5:利用アドレスが変わるケース(社内ドメイン変更など)ユーザー情報の変更を行います。▷アカウント登録上のメールアドレス(請求書等が送信されるメールアドレス)変更につきましては、お問い合わせフォームよりご連絡をお願いいたします。メールアドレス入力欄に変更後のメールアドレスを入力し、「更新」で決定します「更新しました」と表示されれば変更完了です<注意点>署名依頼やワークフロー承認依頼を受けている場合、ログイン後のTOPページに「要対応文書」の表示があります。メールアドレスを変更すると、該当ユーザーが関わっている未締結の文書に影響します<ドメイン変更などがありメールアドレス変更を行った場合>ワークフロー承認依頼分はそのまま残りますが、署名依頼の作業はできなくなります。(署名者が存在しないこととなり、送信からやり直しいただく必要があります)また、起案者や署名者として該当ユーザーが関わっている場合、自分自身は署名完了していても、締結自体が未完了の状態でユーザー情報変更を行うと、完了時のお届け先がなくなり、その文書は締結完了できなくなります。そのため、未完了の署名依頼が全て締結完了してから、作業を実施していただくようお願いいたします。Point:☐要対応文書に残っている署名待ちはないか☐自分の署名待ち状態ではなくとも、起案者などになっている未締結案件は無いか6:ユーザーを削除するケース(退職時など)ユーザー情報の変更を行います。「ユーザー管理」をクリックし、「CSVダウンロード」をクリック※ここでは「一括ユーザー管理」での操作方法をご案内しております。「CSVファイルを選択」をクリックし、編集したCSVファイルを選択します。ファイル選択後、表示されるポップアップ画面で内容相違がないことを確認します。CSVファイルにエラーが無ければ「操作実行」がアクティブになり、クリック可能となります。<注意点>署名依頼やワークフロー承認依頼を受けている場合、ログイン後のTOPページに「要対応文書」の表示があります。・「起案者や署名者として関わっているがまだ締結未完了の文書」を完了できなくなってしまうため、注意が必要です。(作業者が存在しないこととなり、送信からやり直しいただく必要があります)・起案者や署名者として該当ユーザーが関わっている場合、自分自身は署名完了していても、締結自体が未完了の状態でユーザー情報変更を行うと完了時のお届け先がなくなり、その文書は締結完了できなくなります。そのため、未完了の署名依頼が全て締結完了したことを確認してから、作業の実施をお願いいたしますPoint:☐要対応文書に残っている署名待ちはないか☐自分の署名待ち状態ではなくとも、起案者などになっている未締結案件は無いか下記、その他活用ページも併せてご参照ください。