長期保管が必要な保存版バックナンバーと経理書類。必要な保存版バックナンバーと経理書類。Magazine」を英文で出版する。同誌は、世界の空調や冷凍等の情報に特化して発信しており、本テーマの英文での発行者としては国内で唯一。年間購読が基本で、一般には出回っていない媒体だ。定期的に展示会(特に海外)へ出展し、リアルな場での発信活動も行う。今回は、同社が書類保管サービス「SHOKO(ショコ)」を導入するに至った背景や決め手、実際にSHOKOを利用したことによる変化について、制作部の小林佳介様に伺った。SHOKO過去の膨大なバックナンバーと経理書類を長期保管するスペースがなかったサービスをご検討いただくきっかけなどございましたらお聞かせください。それまで発生していた問題点や課題をお聞かせください。現在、保存用として弊社発行の過去のバックナンバーと経理書類を保管しているのですが、これらを長期にわたり保管できるスペースがなかったことが課題でした。弊社では50年以上専門誌を発行しており、その量も膨大です。過去記事や広告主の確認のために、オフィスで古いバックナンバーを1冊ずつファイリングし、いつでも見れるように保管しているのですが、紙なので確認が増えると経年劣化します。古いバックナンバーには電子データがありません。いって、スキャンニングするにも数が多いので、保存用として1号につき10冊を保管することにしており、そのスペースが必要でした。経理書類については、効率性の観点から経理の担当者が倉庫へ赴くことはなく、私が物品の入出庫に倉庫へ足を運ぶ際に経理書類も一緒に取りに行っていました。担当外の私ではその文書がどれか特定できないことも多かったのです。物品保管と書類保管を同時に1つの会社へ依頼できることが管理上プラスにサービス導入に至った決め手をお聞かせください。2016年にSHOKOを採用させていただきました。物品保管と書類保管を1つの会社(日本パープル)で担当していただくことになり、外部委託の管理が1社完結で効率的だったことが決め手だったと認識しています。(上述の)課題として挙げた経理書類の入出庫について社内連携が必要な点についても解消できると考えました。バックナンバーの保管環境を確保サービスご利用後のご感想や導入効果をお聞かせください。バックナンバーは保存版という性質を持つため、保管にまつわる環境も整える必要があります。運び出しの日が雨で、雑誌や書類が濡れることは避けなければなりません。適切に保管するという観点からすると、可能な限り良い保管環境を確保したかったのですが、今ではそれが実現できています。(上述の)経理書類の入出庫の課題に関しても、今では経理担当者が直接管理できるので、必要になった際の持ち運びも楽になっております。保管をお願いする前提でオフィス移転をし、スペースを狭くしたこともあり、賃料削減の点でもプラスになっています。ペーパーレス化を意識しつつも、紙は残る貴社での今後のお取組み等ございましたらお聞かせください。昨今の出版業界の流れを受け、弊社もウェブやebookに注力している状況です。紙媒体よりも電子媒体のほうがコストが抑えられるという理由もございます。社長の方針により社内のペーパーレス化を推進していますが、海外顧客との契約書はどうしても紙で締結することが慣習として残っていて、当面紙は残るかと思います。いった観点からも引き続きサービスを利用させていただきたいと考えております。個人情報の取り扱いに不安なし。「見える化」で広域でも確認しやすいのはSHOKOBefore会社が合併するにあたって、個人情報の取り扱いや漏えい問題に対してどの事業者に依頼するか悩んでいた。After「見える化」がされていて、北海道から大阪まで広域にわたる場所で使っていても安心してスムーズに運用できている。新たに倉庫を借りなくて済むことや、耐震設備が万全な部分も評価。株式会社ジアン長期保管が必要な保存版バックナンバーと経理書類。できるWebシステムとあんしんの輸送体制が決め手に!業務効率化につながるのはSHOKOBefore各部署での社内文書の管理方法がバラバラだった。After文書管理システムの利用により、各部署バラバラだった管理方法を統一。セキュリティ面も安心。サービスで処方箋を保管Before書類の保管に手間とスペースが必要で、特に都市部ではスペースの問題が顕著だった。After紙の文書管理に関連するリスクとスペースの問題が解消され、効率的な業務運営が可能になった。保管書類をお守りします。株式会社日本パープル。