編集部e-文書法を知っていますか?電子帳簿保存法と間違えてしまう人も多いですが、実際はまったくの別モノです。いざ文書を電子化する際に困ったことならないよう、その違いを理解しておきましょう。メリットについて解説します。電子契約サービスの資料を無料DLこのページの目次1.e-文書法とは?1.1デジタル時代の到来で紙からデジタル保管へ1.2e-文書法の対象書類1.3e-文書法の技術要件2.e-文書法と電子帳簿保存法の違い・関係性2.1電子帳簿保存法とは?2.2電子帳簿保存法の範囲2.3電子帳簿保存法はe-文書法と違い承認が必要2.4電子帳簿保存法の技術要件3.これまでの要件緩和における変更点3.12015年の要件緩和3.22016年の要件緩和3.32019年の要件緩和3.4要チェック!2020年10月にも改正4.e-文書法によるメリット4.1手間を削減!4.2コストを削減!4.3テレワークに対応!5.まとめ目次を開くe-文書法とは?今まで紙ベースで保存していた文書の「電磁的記録としての保存(以後、電子化)」を容認した法律です。施行の背景を確認しましょう。デジタル時代の到来で紙からデジタル保管へ今まで企業や病院では、法定保存文書は紙ベースで保管することが義務付けられていました。毎日増える紙の法定保存文書は膨大な量です。文書を保存するために倉庫を借りる企業もあるなど、保管は一苦労です。その中から目的の文書を探すには多大な労力が必要でした。デジタル時代に突入し、ネットワーク環境も整備されてきていますので、文書のデジタル保存を求める声が大きくなったのは当然の帰結でしょう。行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」が施行されました。前者は「通則法」、後者は「整備法」で、2つ併せて通称「e-文書法」と言います。通則法は、今まで紙でのみ保存が認められていた文書を電子化することを容認した総則的な法律です。厚生労働省による概要の元の文章を確認しておきましょう。民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律(以下「e-文書法」という。ついて、原則として電磁的記録によることを可能とするもの。通則法では補えず、例外など、個々に改正が必要な法律に対して対応するのが整備法です。e-文書法が施行され、ほかの各種法令が順次改正されているのは、整備法の影響を受けているからなのです。軽く100を超える法令が紙ベースでの文書保存を定めています。e-文書法はそれらの法令に対して、文書の電子化を容認しています。各方面での法定保存文書全てと言うことができます。企業関係の書類例を見てみましょう。上記は企業関係の対象文書です。建築関係では「建築図面」などの電子化を容認しています。e-文書法は、電子化の対象外書類も定めています。上記のように、すぐに見ること、現物確認する必要があるものは対象外とされています。対象文書を電子化しようとしたとき、それぞれ満たさなければならない要件があります。4つの技術要件が定められていますが、全てを満たさなければならない文書はありません。ほとんどの文書は「見読性」が求められており、重要度が高いものについては「完全性」や「検索性」が求められています。「見読性が要件」と言われても、理解しづらいものです。分かりやすくそれぞれの要件についてみていきましょう。首相官邸「e-文書法の施行について」において、「e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定」で求められる技術要件の一覧を見ることができます。電子契約サービスの人気ランキングはこちら!e-文書法と電子帳簿保存法の違い・関係性2つの法律は類似しているように見えますが、似て非なるものです。その違いや関係性を見ていきましょう。使用して作成する国税関係帳簿書類の保存法等の特例に関する法律」は1998年に制定されました。従来紙で保存しなければならなかった帳簿ですが、電子化が可能となったのです。当初の電子帳簿保存法では要件が厳しく、運用を実現した企業は多くはなかったのでしょう。一部ですが書類のスキャナ保存が容認されたのです。「最初からデータで作成した文書」と「紙ベースで作成し、スキャナで取り込んだ文書」が容認されました。それでも、固定式の限定的なスキャナのみ使用が可能であり、電子化対象書類は「金額3万円未満の契約書・領収書」のみでした。電子署名は必須で、全ての書類がカラー保存が必要だったのです。されていますので、詳しくは後述の「これまでの要件緩和における変更点」をご覧ください。前述したe-文書法の範囲における書類例に、電子帳簿保存法の適用範囲を加えると以下のようになります。e-文書法が電子化を容認する文書のうち、なんと半数は国税関係です。e-文書法が国税庁管轄の電子帳簿保存法と同一視されるのも無理はありませんね。則っていても、「よし今やろう」と思ってすぐに電子化できるわけではありません。所轄の税務署長に申請書を出し、認められて初めて電子化することができるのです。電子化を開始する3ヵ月前までに申請書を提出し、認められる必要がありますのでご注意ください。きより見ることができます。3条」に要件が定義してあります。電子データの保存要件」においてまとめてありますのでご一読ください。簡単にまとめると、技術要件は「可視性」と「真実性」です。原本として改ざんや不正がない状態で正しく保存されており、「入力者に関する情報」と「タイムスタンプ」が付与されていること「可視性」と「真実性」には、e-文書法の要件である「見読性」と「完全性」と「検索性」が含まれていると読み取れます。法律によって、要件の定義も様々です。?概要とメリット、おすすめの経費精算サービスを解説この記事では、電子帳簿保存法で押さえておくべきポイントを解説しています。e-文書法が施行された時にスキャナ保存を容認しました。その後、税制改正などにともなって厳しかった要件が一部緩和されています。大きな改正が行われた主な要件緩和の内容を見ていきましょう。電磁的記録の授受及び保存を行う方法の変更システムの多様化で、受領側が自由に入力し直したりすることができないものも出てきたので、それらのシステムの利用を容認(クラウド型等)など◾️帳票のメリットやデメリット、紙帳票との比較解説についてはこちらをご覧ください。帳票を電子化するメリット・デメリット、紙帳票との比較を徹底解説この記事では帳票類を電子化するメリット・デメリット、紙帳票との比較、おすすめの帳票類の電子化ツールを紹介しています。e-文書法によるメリット法定保存文書の電子化が容認された今、どのようなメリットがあるでしょうか。メリットを最大限享受して、業務の効率化を目指しましょう。手間を削減!顧客コード順にファイリングしたり、経理にわざわざ紙の領収書を持参したり、数年前の書類を探しに書庫で誇りまみれになったりする手間がなくなるでしょう。今までファイリングや経理や書庫への移動や作業時間がカットされるわけですから、その時間をほかの仕事にあてることができます。コストを削減!手間が削減されれば、それは人件費の削減になります。契約書などを初めから電子化すれば、紙代や製本代なども削減できます。地味に痛い「印紙代」や「切手代」も不要になります。その他にも、書類を保管しておく場所を削減できれば、その場所を有意義に使用することができます。倉庫を借りているのであれば、レンタル費用がかからなくなるでしょう。テレワークに対応!ネットワークが整備され、文書が電子化されれば、オフィスにいなくても問題ないわけです。コロナウィルスの蔓延でテレワークを導入した企業も多い今だからこそ、文書を電子化し、働き方を大改革するのも一つの手でしょう。通勤のための従業員の交通費(定期代)を削減できたら、さらなるコスト削減が望めるかもしれませんね。電子契約サービスの資料を無料DLまとめe-文書法について、ご理解いただけたでしょうか。e-文書法と電子帳簿保存法は、時代の流れに沿ってこれからも改正されていくと予想されます。