エンジニアズゲートいきなりですけど「kintoneは使えない」ってたまに聞きますよね。利用シーンによるので一概に否定はできないですが、「当サイトについて」でも述べた通り、kintoneは魔法のツールではないため、苦手なことやできないこともあります。私たちの経験も踏まえて、そのほんの一部を見てみましょう。ユアキンライフへご訪問いただきありがとうございます。kintone」を導入している方、あるいは導入を...この記事で何が分かる?kintoneにはできることがある一方で、苦手なことやできないことがあります。機能面と運用面の課題を挙げ、その解決案を提示します。kintoneの前にサイボウズという会社を知るというアプローチもあります。困った時はお悩み相談できるコミュニティがあります。目次kintoneでできることkintoneでできることは主に以下のようなものがあります。CSS)API連携・拡張プラグイン文字だけ見てもイメージ湧かないかもしれませんね。事例はサイボウズさんの公式サイトをご覧いただいた方がイメージが湧くと思いますので、以下をご覧ください。用途の使い方をご紹介します。キントーンはプロジェクトにおける情報共有はもちろん、企業間コラボレーションにも対応。あなたの「その仕事」に合...kintoneでできないこと・苦手なこと一方でkintoneが使えないと思う原因は、たとえば機能面と運用面の二つの側面における課題が考えられます。以下のようなものです。登録が面倒になる他部署での利用が進まないユーザーの温度差の違い私も2015年近くkintoneを使っていますが、私の組織だけでなく、クライアントの中にもこのような壁にぶつかるケースがありました(現在進行形のものもありますが)。kintoneってこれはできるけど、これはできないんだねkintoneのこういうところ改善できない?そんな声が上がることもあります。掘り下げてみましょう。機能面の課題サクサク登録できない「サクサク登録できない」というのは、例えば「Excel感覚で登録ができない」ということです。kintoneはサイボウズさんも「脱Excel」を謳っているようにExcelと比較されがちです。Excel管理からkintoneに乗り換えた方も少なくないでしょう。Excelに慣れていると1件1件をサクサクと登録できるようなイメージを持ちがちです。実際には登録画面を開いては保存する作業を毎回行う必要があります。このような問題は、連携サービスで解決できます。krewSheetなどがその一つです。krewSheetはExcel感覚で操作できる一覧をカンタン作成できるプラグインです。アプリ内のデータ(レコード)が多くなると動作が遅くなるレコードの登録や閲覧に関しては、アクセス権や絞り込みの設定を行っていない1つのアプリに、100万件を登録した状態で快適に使用できることを確認しています。ヘルプkintoneヘルプにはこのように記載されています。気をつけたいのが「アクセス権や絞り込みの設定を行っていない」という点です。レコードのアクセス権の項目が多かったり、絞り込み条件の項目が少なかったり、フィールド数が多かったりすると表示までの処理が重くなるということが私の経験上もあります。私は導入から3年でこの壁にぶち当たりました。とあるアプリで100万レコードに到達したのです。その後も記録を更新し続けましたが、流石に動作の重さに耐えきれなくなり、これはなんとかしないといけないと焦り始めました。ここまで来ると何が起こるか。❌レコード一覧の絞り込み条件によっては表示しきるまで数分かかります。❌CSVの書き出しにも時間がかかります。❌レコードのアクセス権を変更してアプリ更新すると完了まで10分以上かかります。(最長で30分近くかかったことがあります)極め付きは最後のアプリ更新です。アプリ更新までの間、レコードの表示・保存ができなくなります(データベースロック)。アプリ間連携(ルックアップや関連レコード)をしていると更に影響範囲が大きいです。連携しているアプリまでデータベースロックされます。導入したてであればこの問題に早々ぶつかることはないですが、使い続ければいつかぶつかる日が来るかもしれません。それまでにできることとして、バックアップを取り、古いレコードは削除すると良いでしょう。定期的にアプリを見直し、使わないフィールドも削除しましょう。レコードのアクセス権限も可能な限り少ない項数で設定しましょう。いえ、そう遠くない未来にkintoneの基盤やネットワークの進化により改善されると信じています。ユーザー独自の機能が少ないレコード一覧について、項目の並び順や絞り込み条件をあらかじめ設定して保存しておくことができます。一覧画面上のドロップダウンで表示を切り替えることができます。これを設定できるのがアプリ管理者だけで、加えて、全ユーザー共通の設定となります。自分だけの一覧を作りたいと思っても現仕様ではできないというのが惜しい点です。この他にもポータル画面のレイアウトやレコード登録画面の初期値を自分仕様にできないので、この辺りが機能拡張されると、よりユーザーの利便性が上がるでしょう。いえ、ユーザー独自の設定機能も毎月のアップデートで増えてきているので、これらもそう遠くない未来に実現するかもしれません。登録が面倒になる機能面でも述べましたが、Excelなどから乗り換えた場合は、前の感覚を引きずることもあるでしょう。紙文化からデジタル化という場合も抵抗がある人がいるかもしれません。業務効率化するためにkintoneを導入しても、それが面倒だと思われたら本末転倒です。いくつかポイントがあります。kintoneまで(あるいはアプリまで)の導線を短くするPCであればデスクトップ、スマホであればホーム画面にショートカットを作成する。ブラウザのブックマークに登録する。ポータル画面にアプリへのショートカットを作る。入力項目を最小限にする。アプリを複数に分ける。レコードの再利用やアクション機能を活用する。定期的に業務やアプリの見直し業務フローの一部を削除できないか、簡略化できないか見直し。アプリに不要なフィールドがないか見直し。kintoneのアップデートにより改善できる点がないか見直し。他部署での利用が進まない私が最初にkintoneを導入したときは、3ヶ月程で組織全体(約200名)へ浸透しました。経営陣からのトップダウンだったということもあり、良い意味で反発や障壁もなく浸透しました。このようなケースもある一方で、1つの部署からスモールスタートすることも少なくないでしょう。私の部署では活用しているが、他部署に提案しても受け入れてもらえない。非常に勿体ないですよね。言葉で説得しようとしても難しいかもしれません。kintoneの良さを知ってもらうためにまずは使ってもらう。お試しで使ってもらうことすら難しい場合はどうしますか?他部署に広めたいということは、あなたにとって何かしらの導入メリットがあるはずです。kintoneを導入して変わったことを伝えましょう。部内のコミュニケーションが活発になった。残業が減った、年休消化が増えた。説得力を上げるなら、その効果を数字で示しましょう。部下からの相談が週1回から毎日1回に増えた。残業が月10時間減った、年休消化が年10日増えた集計に係る業務が月20時間減った。ユーザーの温度差の違い私はkintone大好きだけど、kintoneの良さをなかなか分かってもらえない。導入したらなら、みんなに使ってもらいたいですよね。あなた1人で難しければ、サイボウズさんの力を借りましょう。MAGAZINEなどで活用事例を紹介されています。kintoneを契約中のお客さまにサイボウズからお送りしている情報誌です。アップデート情報やイベント情報、kintoneを...他にも面白い動画やCMなども作られています。私も「どクラウドって何?」と同僚から聞かれることがあります。大きなイベントも年に数回開催されてますので、そちらの参加もおすすめです。kintoneを推すも良し。それを生み出したサイボウズという会社を知ってもらうところからアプローチも良しです。チームワークあふれる社会を作るサイボウズのメディアです。会社や組織のあり方、多様な働き方や生き方について発信していきます。結論kintoneはできることもあれば、できないこともあります。技術は日々進歩していますし、kintoneも毎月アップデートしているので、今日できないことが明日にはできることに変わるかもしれません。プラグインや連携サービス、JavaScriptカスタマイズを使うことで、飛躍的にできることが増える可能性もあります。kintoneの可能性は無限大です。お試しでも良いので、導入を悩まれている方は、まずは使ってみることをおすすめします。こちらから30日間無料トライアルができますよ。困った時は全国のユーザーが集まるコミュニティ(オフライン・オンライン問わず)で相談してみてください。この記事のまとめkintoneにはできることがある一方で、苦手なことやできないことがあります。機能面と運用面の課題を挙げ、その解決案を提示します。kintoneの前にサイボウズという会社を知るというアプローチもあります。困った時はお悩み相談できるコミュニティがあります。ここまで述べた事例はほんの一部です。あなたの組織に染まることができるkintoneですので、課題も組織によって様々でしょう。20,000社も導入(2022年3月現在)があれば、使い方も20,000通りですね。1人で抱えるくらいなら、全国のkintoneユーザーに投げかけましょう。コミュニティも覗いてみてください。networkkoichiさんも時々出現しますよね。お会いした時はよろしくお願いします。開発tadakiyoライターkintone愛好家。kintoneメインにざっくばらんに書きます。好きな機能は「ブックマーク」koichiフロントエンジニア2015年にkintoneに出逢い、カスタマイズに明け暮れる。networkやキンコミにも登場します。