社内データ管理が必要な4つの理由|導入すべき企業の特徴と注意点FacebookTwitterはてブ大量の販売データや顧客データを取り扱う企業のなかには、「社内データ管理って今すぐやったほうがいいの?」という疑問を抱いている人もいるでしょう。することで、下記のような作業をさします。以下のような企業は、今すぐ社内データ管理を行うべきである、といえるでしょう。在庫管理を効率化したい企業そこでこの記事では、以下の内容について解説していきます。データの使用について、それぞれ解説します。すること社内のデータ管理を検討している人なかには、データ管理を以下のような簡単な作業だとイメージしている人もいるかもしれません。一口に社内データ管理といってもその作業内容は幅広く、以下のような作業が含まれます。データの使用について、それぞれ解説します。目的に沿ったデータを収集する社内データ管理は、データを保管する工程ではなく、企業にとって必要なデータを収集する工程から始まります。収集するデータは、以下のようにあらかじめ設定した目的に沿ったデータに限定します。●保管コストの増加につながります。社内のデータ管理を効率よく行うためには、「何のためにデータを収集するのか」目的を明確にすることが重要です。データを整理して検索しやすい状態にする社内データ管理におけるデータの整理とは、必要なときに必要なデータを探し出せるように整えることを指します。●検索性が高く、担当者以外でも速やかに必要な情報を検索できる●常に最新のデータが閲覧できる●必要なときに過去のデータを閲覧できる●関連情報同士が紐づいており、情報を参照できる●不要なデータをすぐに発見し、削除できるなどの状態に整えることです。収集したデータを使用して、経営や営業活動に役立てる」のためにも、データの整理は非常に重要な工程です。セキュリティ対策を施した状態でデータを保管する社内データ管理で収集した情報は、機密性の高い情報であることがほとんどなため、十分なセキュリティ対策が必要です。パソコン上に保存された情報は、常に●ハッキング●不正アクセス●ウイルス感染などによる、情報漏洩のリスクがあります。●情報漏洩に関する問い合わせ対応など、企業にとって大きな損失につながります。上記のようなリスクを回避するためには、より安全性の高い社内データ管理体制を整えることが必須といえるでしょう。収集したデータを使用して、経営や営業活動に役立てる社内データ管理で収集・整理・保管したデータは、データ分析を行い、経営判断や営業活動の材料として活用します。社内データ管理において最も重要なポイントは、管理したデータをどう活用するか、という点です。社内データ管理の目的は「データを活用すること」です。データを収集して整理しただけでは、コストに見合う効果は生まれません。●無駄のない在庫管理を行う●商品の購買傾向を読み取り、商品開発に生かす●顧客行動を分析し、新しいサービスをリリースする●営業成績を分析し、営業力の底上げを図るなど、経営や営業活動に役立てる必要があります。データを活用した経営判断は、企業の現状を正確に把握できるなど、多くのメリットがあります。社内データ管理を行うメリット4つ」で解説しているため、ぜひご覧ください。社内データ管理を行うメリット4つ社内データ管理とは何かについて理解したところで、「そもそもデータ管理は必要なの?」と疑問を感じている人もいるかと思います。前述の通り、社内でのデータ管理を行うと、以下のようなメリットがあります。主観的・感覚的な意思決定から脱却できる業務効率の向上につながる競合優位性が高まるストレージコストが減少する上記のメリットを得たい企業は、社内のデータ管理が必要だといえるでしょう。この章では、それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。主観的・感覚的な意思決定から脱却できる社内データ管理を行うことで、データに基づくロジカルな状況分析ができるようになり、主観的・感覚的な意思決定から脱却できます。根拠のない思い付きによる意思決定は、周囲を混乱させます。施策が失敗してしまったときも、失敗の原因を探ることができず、その後の業務や経営に生かすことができません。対してデータ管理を正しく行い、データに基づいた論理的な意思決定ができると、施策に根拠が生まれるため周囲も納得・行動しやすくなります。万が一施策が失敗してしまったとしても、前回のデータと突き合わせて失敗の理由を検討・分析することで新たな発見ができます。業務効率の向上につながる社内データ管理を行うことで必要なデータをすぐに見つけたり、利用したりできるようになり、業務効率が向上します。過去3年間の売上を調べ今期の人気商品を予測、売れそうな商品を仕入れる業務があるとしましょう。社内のデータ管理を行っていないケースでは、3年間分の売上を記した帳簿や伝票を調べる必要があり、リサーチ業務で数時間が必要となる可能性があります。社内データ管理を正しく行っているケースでは、期間を指定するだけで容易に過去データにアクセスできます。競合優位性が高まる社内データ管理を正しく行い、業務効率を上げることで、競合優位性を高めることが可能です。前述の通り、社内データ管理は業務効率の向上につながります。大手ソフトウエア開発会社による調査では、人はデータを検索するために1日あたり約1.6時間浪費しており、業務効率が低下している事がわかっています。参考:【社内業務に関する調査】|株式会社オウケイウェイヴつまり、社内データ管理を行いすぐにデータにアクセスできる状態を維持しておけば、サービスの改善や商品開発といった主業務に、他社より早く取り組むことができます。ストレージコストが減少する社内データ管理を正しく行うことで、データの保管に必要なコストを減少させることができます。データ管理を行っていないケースでは、不要なファイルの判別がつかないため、データの整理ができず、時間が経つほどファイル量が増えてしまいます。その結果、データの保存に必要なストレージ容量が増加し、管理コストや費用も増加してしまいます。対して社内データ管理では、収集・保管するデータの種類や保管期限に関するルールを設定します。必要なデータを必要な分だけ残し、不要なデータを削除することで、時間が経っても必要なストレージ容量が大きく増加することはなく、コストの増加を抑えられます。社内データ管理を行うデメリット2つ社内データ管理を行うかどうか判断するためには、メリットだけではなく、デメリットについても理解しておきたいですよね。社内のデータ管理を導入するデメリットには、以下のようなものがあります。導入時のデータ収集に時間がかかるシステム使用料などのコストがかかるここからは、それぞれのデメリットについて詳しく解説していきます。導入時のデータ収集に時間がかかるデータが散在している状態から社内データ管理を始めるためには、膨大なデータを入力する必要があり、導入までに時間がかかります。データを入力するためには重複しているデータを統合したり表記ゆれを修正したりするなど、データ自体を整理する必要もあります。社内データ管理の導入に時間をかけすぎると、作業工数が増え導入コストが増加する・社員の関心が低下しデータの活用に至らないなど、導入失敗の要因となります。社全体ではなく、まず主要部署のみで小規模に運用する社内データ管理導入のための人員を確保するなど、できるだけ短時間で導入できる工夫が必要です。システム使用料などのコストがかかるデータ管理ツールなどを利用して社内データ管理を行う場合、システム使用料などのコストがかかります。社内データ管理では、専用ツールを活用してデータ管理を行うことが一般的です。この専用ツールは、ツール利用量システム使用料サーバー利用量など、ツールによって異なる様々な費用がかかります。データ管理で得られるメリットは、業務効率や競合優位性など、数字でわかりやすい基準ではありません。そのため、費用対効果を実感しづらく、逆にコストの負担を実感しやすいといえるでしょう。今すぐ社内のデータ管理をするべき企業の特徴2つ社内データ管理のメリット・デメリットを理解したところで、「データ管理が重要なのはわかったけど、今すぐ取り組まなきゃいけないの?」と思っている人もいるでしょう。今すぐ社内データ管理を行うべき企業は以下のような企業です。在庫管理を効率化したい企業この章では、今すぐ社内データ管理を行うべき企業について、それぞれ解説していきます。主観的・感覚的な意思決定から脱却できる」で解説した通り、正しい社内データ管理を行うことで、データに基づいた論理的な状況分析や判断が可能になります。大手コンビニエンスストアでは販売データを収集したことで、売上が多い商品はもちろん、売上は少ないがリピート率の高い「隠れた人気商品」を可視化しました。大手飲料メーカーでは、ある年の夏のキャンペーンが失敗した理由を、広告の訴求力不足か気温が高すぎたことにあると予想していました。購買層のデータを収集し分析したところ、キャンペーンの時期は休暇で旅行に出掛ける人が多い時期と重なっていただけであることが判明しました。根拠のない漠然とした営業活動ではなく、論理的な営業活動を行い、営業力・販売力を強化したい企業はすぐに社内データ管理を導入するべきだと言えるでしょう。商品の販売データを管理することによって、効率よく在庫管理を行うことができます。あるメディアショップでは、自社アプリに登録している会員から会員情報や購買履歴を収集し、このデータをもとに、新作の入荷本数などを決定します。メディアショップでは、会員の購買履歴など収集したデータを生かして在庫数を最適化することで、利益を最大化を実現しています。多数の商品を扱っている季節ごとの販売数に波があるなど、在庫管理予測に時間がかかっている企業は、データを管理し収集した販売データを生かした在庫管理を行うのがおすすめです。社内データ管理を行う流れ前章では、社内データ管理をするべき企業の特徴について解説しました。「社内データ管理を導入しよう」と思った人は、導入前に実際にデータ管理を始めるときの流れも具体的にイメージしたいですよね。社内のデータ管理は、以下の流れで行います。データ管理の課題・改善策を見直すここからは、それぞれの工程について詳しく解説していきます。社内データ管理の目的を決めるまずは、どのような目的のために社内データ管理を行うのかを決定しましょう。目的に沿ったデータを収集する」で解説したように、社内データ管理では、目的の達成に必要なデータのみを収集することが重要です。そのため、まずは社内データ管理の目的は何か目的達成のためにはどのようなデータを収集するべきかを考えましょう。社内データ管理の部署・担当者を決定するデータ管理を担う担当部署や担当者を選出しましょう。社内データ管理導入後の運用サポート社内データ管理導入後、正しく運用されているかの監査などを担当し、社内データ管理業務の中心となります。社内データ管理を行うツールを決定する社内データ管理で利用するツールを決定しましょう。システム使用料などのコストがかかる」でも触れた通り、社内のデータ管理は、専用のデータ管理向けツールを活用するのが一般的です。データ管理向けツールには以下のように多くの種類・製品があり、貴社に適切なツールを選ばないと、効果的な社内データ管理は行えません。データベースシステム営業支援システム(SFA)顧客管理システム(CRM)在庫管理システム以下はデータ管理向けツールの選び方の例です。データ管理向けツールを選ぶときに参考にしてください。データ管理向けツールの選び方の例データ管理を行う目的に適しているか必要なデータ容量はどれくらいかシステムエンジニアなど専門職がいなくても利用できるツールか十分なセキュリティ対策が行われているかサポート体制が整っているか利用料金がいくらか社内データ管理の目的や運用のしやすさを考慮して、自社に最適なデータ管理ツールを利用しましょう。データのライフサイクルを決めるデータ毎にライフサイクル(保管期間)を設定します。ストレージコストが減少する」でも触れたように、正しい社内データ管理では、データを収集・保管するだけではなく、適切に破棄することも必要です。データのライフサイクルは、主にデータの重要度によって変わります。各データに保管期間を設定しておけば、機械的にデータを削除・整理することができ、管理データの増加に伴うコストの増加を防げます。データの形式を整え入力する(データクレンジング)使用するデータを社内データ管理ツールに合わせて形式を整え、ツールに入力していきます。修正する表記ゆれが発生しないようあらかじめルールを設定するなどの作業を行います。この作業を「データクレンジング」と呼びます。データクレンジングを行うことで、データに信頼性や高い価値が生まれます。データの形式を整え入力する(データクレンジング)」までの準備段階が終了したら、実際に運用していきます。データを収集する方法は、収集するデータの種類や目的に合わせて選びましょう。顧客アンケートの実施Webサイトのアクセス解析などが挙げられます。5-7.データ管理の課題・改善策を見直す社内データ管理の運用状況や課題、その改善策について定期的に見直しましょう。社内データ管理は、行っているうちに扱うデータの種類や量が増えたり、分析に必要なデータが変わったりします。運用コストに見合った成果が出ているか運用において、問題点はないかデータのライフサイクルは適切か運用ルールは現状に適しているかなど、定期的に見直しを行い、改善していきましょう。社内データ管理をするときの注意点2つ前章では、実際に社内データ管理を行う流れについて解説しました。なかには社内データ管理を行うにあたって、気を付けるべき点があれば知りたいという人もいるかと思います。実際に社内データ管理を行うときには、以下のような注意点があります。社内データ管理を導入するときは綿密な計画を立てて行う常にバックアップを取りデータを保護するこの章では、上記の注意点についてそれぞれ解説していきます。社内データ管理を導入するときは綿密な計画を立てて行う社内データ管理を導入するときは、あらかじめ綿密な計画を立てて行いましょう。社内データ管理の導入には、以下のように部署内だけでなく他部署や支社など、横のつながりの協力も必要になるケースが多くあります。担当部署の手元にないデータを収集したいとき担当部署で人員が足りず、サポートを依頼したいときそのため社内データ管理の導入を場当たり的に進めてしまうと、計画の遅延や予算の超過など様々な方面に迷惑がかかり、結果的にデータ管理導入の失敗につながります。社内データ管理を行う流れ」で解説した通り、社内データ管理の導入では決めるべき事項も多いため、計画的に作業を進めることが重要です。常にバックアップを取りデータを保護する社内データ管理で収集したデータは、常にバックアップをとるように設定しておきましょう。電子データは、サーバーへの攻撃、システムやハードウェアの障害、誤操作などで消えてしまうことがあります。扱うデータが電子データである以上、これらのトラブルを完全に防ぐことはできません。そのため、社内データを失わないためには定期的にバックアップを取り、データを保護することが大切です。データを確実に保護したい場合は、弊社アークサーブにご相談ください弊社アークサーブは、データを常に安全にアクセス可能にするソリューションを提供しています。弊社のソリューションには、以下のような特徴があります。弊社ソリューションでは、以下のように使用環境を問わずバックアップとリカバリーが可能です。上記のすべてに対応しています。弊社のソリューションは、高度なデータ保護機能を簡単に利用できます。使いやすさと操作性を重視して開発されたインターフェースは、複雑な操作を必要としません。自動的に行われる以下の機能を標準搭載しています。弊社ソリューションは、様々なトラブルから顧客のデータを保護します。UDP」の無償トライアルをお試しください。一口に社内データ管理といっても、その作業内容は多岐にわたり、以下のような作業が含まれます。データを使用・分析して、経営や営業活動に役立てる〇企業が社内データ管理を行うべき理由は以下の通りです。意思決定から脱却できる業務効率の向上につながる競合優位性が高まるストレージコストが減少する〇ただし、社内データ管理には以下のようなデメリットも存在します。社内データ管理のデメリット導入時のデータ収集に時間がかかるシステム使用料などのコストがかかる〇社内データ管理を行うべきか悩んだときは、以下の表を参考にしてください。在庫管理を効率化したい企業この記事では、社内データ管理の基礎知識と必要性について解説しました。この記事が、貴社が社内データ管理が必要なのか判断する手助けになれば幸いです。執筆者アークサーブマーケティング編集部ユーザー視点でデータ保護関連でお役に立つ情報を編集・発信していきます。運営に関するお問い合わせ、取材依頼などはお問い合わせページからお願い致します。)ユーザー視点でデータ保護関連でお役に立つ情報を編集・発信していきます。運営に関するお問い合わせ、取材依頼などはお問い合わせページからお願い致します。電子印鑑とは?企業がハンコを電子化する方法・メリットと注意点まとめ2022.10.13DX・電子化SNSで最新情報をチェックFacebookFeedlyコメントコメントをキャンセル次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。データ保護ソリューションマンガで解説!HCIはバックアップが不要って本当?!無償トライアルダウンロードダウンロードして、その実力を実際にお試しください。当社の高性能で革新的な製品およびソリューションで、IT管理におけるリスクと複雑さを低減しましょう。毎月定期開催よく理解できた、質問もしやすいと高評価!気軽にご参加いただけます。reserved.ダウンロードして、その実力を実際にお試しください。当社の高性能で革新的な製品およびソリューションで、IT管理におけるリスクと複雑さを低減しましょう。検索:記事カテゴリーバックアップBCP対策セキュリティクラウド仮想化データ保護お知らせ。