経費精算システムとは経費精算システムとは、経費の申請や承認、経理部門での処理、会計上の仕訳など、経理・会計の業務効率化を行うためのシステムです。ミツカル編集部のインターネットでの調査でも26.5%の人が経費精算システムの利用の経験があり、利用経験者の93.21%が経費精算システムを利用して良かったと回答しましたが、逆に利用経験がない人の85.71%は経費精算システムを利用したいと思わないと回答。効率化されて便利なものの、学習コストや面倒くさいなどの導入することへの心理的なハードルがあることがわかります。適切な経費精算システムが導入されていない場合によく発生する問題には以下のようなものがあります。経費精算の申請時に不備があると、経理担当者は書類を差し戻すことになります。経費精算に関する手続きは、不当な経費申請を回避したり、企業の支出を抑えたりするうえで重要なものです。社員にとっては領収書の提出方法が決まっていたり、使途を詳細に記載しなければならなかったりなど、こまごまとしたルールがある煩わしい作業です。業務の成果に直結しないこともあり、経費処理の優先度は低くなりがちです。その結果、社員が申請ルールをよく理解していなかったり、申請書類の作成がおざなりに行われたりして、申請の不備が頻出することになります。申請書類の不備としては、領収書が添付されていない、領収書の合計と申請書で金額が異なる、必要事項が記入されていない、などがあります。書類に不備があれば、経理担当者はその確認を行わなければなりませんし、申請した社員にとっても再度書類を提出するのは手間でしかありません。申請手順が複雑であったり、社内ルールが浸透していなかったりするために起こる、申請書類のミスをなくすことは、経費精算の課題といえます。一般的に、経費精算の申請は、まず所属部門の上長に提出されます。申請を受け取った上長は、金額や使途に問題がなければ承認して、経理に回します。この承認のプロセスも企業によって異なり、複数人の承認が必要な場合も珍しくありません。承認業務を担当する社員は多忙なことも多く、承認作業に着手できずに経費精算が滞ることがあります。差し戻しも含めて複数人が関係するため、誰のどのような作業を待っている状況なのかが分からなくなってしまうこともあります。このように承認作業で遅延が発生してしまい、会計業務が滞ることも経費精算の課題といえます。経理担当者の入力ミス経理担当者は提出された申請書類に不備がないかを確認します。その後、必要であれば現金もしくは銀行振込で清算し、仕訳処理を行ってようやく経費精算が終了します。1つの申請だけでも複数の書類を処理しなければならないため、すべてを管理ファイルに手入力していると、どのように注意しても入力ミスは発生します。膨大な業務をこなさなければならない経理担当者のミスを減らすことも経費精算の課題です。電子帳簿保存法への対応いまや経費精算に関わる書類の電子保存は当たり前となりつつあります。よって定められた基準を満たす必要があります。2022年1月の改正で電子帳簿保存法に定められた電子保存に関する要件が大幅に緩和された(税務署所長への事前承認申請が不要になった)一方で、経理部門は電子保存の方法を大きく見直さなければならなくなりました。改正後の電子帳簿保存法への対応に必要なことは、2つです。一つは、「ディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式かつ明瞭な状態で、速やかに出力することができること。」という条件を満たす状態で書類を保存することです。データ形式についての法律上の指定はありませんが、保存した形式のファイルを表示するためのソフトウェアが必要な場合は、そのソフトウェアも同時に用意しなければなりません。一つが、次の1と2の両方を満たす方式で保存することです。1.次のいずれかの措置を行う。・データにタイムスタンプを押す。・訂正削除が不可能なシステムを利用している。・訂正削除の履歴が必ず残るシステムを利用している。・訂正削除の防止に関する事務処理規程を備え付けている。どれででも検索できるようになっている。経理部門は経費精算のためにやり取りされる膨大なデータを電子帳簿保存法に対応した状態で保管できるよう管理しなければなりません。これは、手作業やエクセル管理で経費精算している企業にとって大変な労力となります。課題を解決する経費精算システムとは?これらの課題をすべて社内のオペレーションで解決するのは不可能です。経理部門がどのように経費精算ルールをメールやマニュアルで周知しても、それに従わない社員は必ずいるものです。メールやチャットだけで経費申請書類の承認状況を共有するのは困難です。経費精算データをExcelで管理している限り、人的ミスをゼロにすることはできませんし、膨大な作業コストがかかります。経費精算システムとは、経費精算に関わるあらゆる業務を自動的にデータ化・標準化し、誰でも簡単に使えるようにしたものです。すべてのツールが改正後の電子帳簿保存法に準拠し、経費データの電子保存に対応しています。導入するだけで経費精算にまつわる課題を解決し、社員や経理部門の負担を大幅に削減できるのが経費精算システムの最大の特徴です。経費精算システムの代表的な機能とメリット経費精算システムを導入するメリットは主に4つです。交通費のような各項目における入力の手間を省ける1.システム化により申請・承認手順を簡略化できる2.経理業務を効率化できる3.電子帳簿保存法に対応できる4/それぞれに該当する代表的な機能をご紹介します。経費精算システムはツールごとにさまざまな特色や得意分野がありますので、選ぶ際はまず、導入する目的を明確にしましょう。導入目的として一般的な「経費申請を簡略化したい」「承認フローを改善したい」「経理業務を改善したい」の3つについて、必要な機能とおすすめの経費精算システムをご紹介します。経費申請を簡略化したい経費申請の書類に不備が出る要因の一つに、「経費申請の入力業務が煩雑すぎるために社員がミスしやすい」というものがあります。営業職の社員が多い企業や、社員の外出・出張が頻繁な企業で発生しやすい課題です。経費精算システムは、「領収書のOCR読み取り」「交通系ICカードとの連携」「スマホ決済アプリとの連携」「ECサイトとの連携」などによって入力業務を自動化し、経費申請を簡略化します。交通系ICカードやスマホ決済アプリ、ECサイトとの連携機能は、使用履歴を読み込んで自動で経費精算ができる機能です。OCR読み取り機能は、スマホで領収書やレシートを撮影するだけで、データを読み取れる機能で、申請書に入力する手間を省ける他、そのまま写真を添付することで書類の不備も減らすことができます。した機能を搭載した経費精算システムをお探しの方は、「経費申請の簡略化が得意な経費精算システム(グループA)」から選ぶことをおすすめします。承認フローを改善したい特に経費申請フローが長く、承認に関わる上長が多い企業で課題となりやすいテーマです。・承認時や遅延発生時の通知といった機能が求められます。チェック」「申請・遅延の通知」「チャットボット対応」などの機能です。「ルートの自動分岐設定」(承認フロー設定機能)は、金額など申請内容に応じて承認ルートを自動で変更し担当者に通知する機能で、関係者への承認状況の共有も行うことができる重要な機能です。した機能を搭載した経費精算システムをお探しの方は、「承認フローの改善につtoc-1ながる経費精算システム(グループB)」から選ぶことをおすすめします。経理業務を改善したい経費申請や申請フローはそこまで複雑ではないものの、毎月届く申請書類の量が膨大で、経理部門の負担が大きい企業で課題となりやすいテーマです。機能がある経費精算システムがおすすめです。申請時に自動で仕訳がされるようにできるため、経理担当者の作業を大幅に削減し、会計ソフトへの入力の手間を軽減することができます。した機能を搭載した経費精算システムをお探しの方は、「経理業務の効率化につながる経費精算システム(グループC)」から選ぶことをおすすめします。導入目的からおすすめの経費精算システムのグループを選べたら、次はツールを選ぶ際の具体的な選定基準をご紹介します。選定基準は以下の5つです。1.使いやすさやサポート体制2.企業規模3.コストの安さ4.セキュリティ機能・体制5.電子帳簿保存法への対応それぞれ詳しく解説します。経費精算システムの使いやすさというのは重要なポイントです。コストをかけて導入しても、社員にとって使いやすくなければ、経費精算の問題を解決することはできません。自動入力やカスタマイズの範囲が広ければ、効率的かつ自由に扱えるでしょう。使い方がわからなかったり、トラブルが起きたりしたときのサポートが充実していることも大切です。経費精算システムは、製品ごとに適した企業規模が異なります。経費精算システムの料金は利用する人数によって変わる場合が多いですが、少人数での利用時に割安なものがあれば、50人以上での利用しか受け付けていないものもあります。そのほか、従業員の少ない企業は、必要以上に手厚いサポートがついていても持て余てしまうでしょう。経費精算システムは、自社の規模に合わせた製品を選ぶ必要があるのです。(3)コストの安さ新しいシステムの導入にはコストがかかります。企業規模とのバランスを考えながら、なるべく安いものに決めましょう。(4)セキュリティ機能・体制ITシステムの一種である以上、経費精算システムもセキュリティが重要です。データ通信の暗号化や承認ワークフローのアクセスコントロールなど、堅牢なセキュリティを備えている必要があります。帳簿書類を電子的に保存するための要項等が定められた法律です。いくつかの決まりごとに従えば、帳簿書類を紙で保存しなくても良い(電子データで保存することができる)というものです。昨今の経費精算システムは、OCR読み取り機能によって、読み取った領収書をそのまま電子データとして保存できるものが増えています。経費精算システムを選ぶ際には、その保存方法が電子帳簿保存法に対応しているかどうかを確認しておきましょう。経費精算に関するポリシーの確認まずは自社の経費精算に関するポリシーを確認しましょう。どのような経費が承認され、どのような領収書が必要で、どのようなプロセスが必要かなど、現在のシステムを理解することが重要です。ニーズの洗い出し次に、現状のシステムに対する不満点や改善点を洗い出します。これは、新しいシステムの選択に大いに役立ちます。経費精算ソフトウェアを選ぶ際には、その機能、使いやすさ、価格、サポートの質などを考慮に入れます。選定したソフトウェアのベンダーと契約を結びます。この際、必要な機能やカスタマイズについての詳細を確認します。システムの設定ソフトウェアの設定を行います。スタッフトレーニングシステムを使用する全てのスタッフに対してトレーニングを行います。これは、新しいシステムがスムーズに稼働するために重要なステップです。システムの導入とテスト導入後、システムが適切に動作するかをテストします。スタッフがシステムを正しく理解し、使用できているかを確認します。フィードバックの収集と改善システムが稼働した後は、ユーザーからのフィードバックを収集し、問題があれば改善を行います。導入後もシステムの利便性や効果を確認するために、定期的なレビューが必要です。必要であれば、システムのアップデートや改良を行います。サポートとメンテナンスシステムの使用に関する問題が発生した場合、迅速に対応するための体制を整えておきます。システムのアップデートやセキュリティのメンテナンスも重要です。これらのステップを通じて、経費精算システムの導入を進めていくことができます。具体的なソフトウェアは組織のニーズにより異なる場合があります。適切なソフトウェアの選定と導入の際には、スタッフの意見を積極的に取り入れ、ユーザーが使いやすいシステムにすることが大切です。〇eKeihieKeihiは経理に関する知識がない方にも使いやすく、簡単に経費精算処理が出来るのが魅力のシステムです。Azureを採用した堅牢なセキュリティ体制のもと安心して運用することができます。人数は50人からの導入となるので、大規模な会社におすすめのサービスです。基本プランで利用可能な機能が多いので、申請の簡略化だけでなく、承認フローの改善や経理担当者の作業時間を削減することにもつながります。「誰でも入力しやすいところが利点です。」など、好意的な意見が多いです。「操作が分かりにくい、あまり利点はない」など使い勝手やサポート面にはやや不安が残るようです。国内導入数No.1の経費精算システムで、約7000社の導入実績があります。経費精算に必要な機能を豊富に備えており、公式サイト発表によると、楽楽精算の利用で作業時間を約80%、コストを約65%減らせます。経費精算にかかる時間を大幅に圧縮したいと思ったら、楽楽精算に注目しましょう。業務現場での生産性を大幅に上げられるでしょう。初期費用が10万円とやや高額ですが、画面のカスタマイズやメンテナンス費用は発生しないというのは魅力的で、比較的大規模な企業におすすめしたい経費精算システムです。「ICカード取り込み機能や乗換案内システムが内蔵されているので、申請者は面倒な手入力の必要がない。「ICカードやコーポレートカードとの連携が可能である点。申請時に適切でない入力内容を弾くことが可能。」など、特に交通費精算に関して好意的な意見が多いです。「管理部は使いやすいがそれ以外の部門は使いにくい。精算までの工程が複数ある。申請しようとしているものから選べるなら良いが、そうでないので煩雑になる。「会計ソフト連携がcsv連携が大半であること。「各種デバイスが使用できない環境のため精算が大変。(領収書をスキャンするものがない。スマホ等持ち込み禁止)」といった評価もあるようです。POST)TOKIUM経費精算は、入力精度99.9%のOCR入力とオペレーター入力代行が強みの経費精算システムです。料金はユーザー単位ではなく、月額料金+領収書の枚数に基づく従量課金で決まります。ビジネスプランでも基本的な機能は利用できますが、企業規模が大きくサポートやセキュリティを重視する場合はエンタープライズプランを選ぶことになります。「手書きから解放され、どこでも簡単に精算ができる。」など、経費精算システムとしての基本的な機能については好意的な意見が多いです。「同一日付でまとめて処理ができないため、出張の際は手がかかる。」など、TOKIUM経費精算の目玉機能である「高精度のOCR読み取り」は、便利だがもう少し改善に期待するという意見が多いようです。Stapleは交通費精算に強みがある経費精算システムです。モバイルSuicaを利用すれば、改札を通るだけで交通費申請が完了します。設定すれば「通勤経路区間での乗車は通勤費/それ以外での乗車は交通費」を自動で判別し申請することも可能です。その他、やや高額なプランですが、法人プリペイドカード「Stapleカード」を利用すれば、立替請求や振込も不要になり、経費精算全体をキャッシュレス化できます。使用者からの評価では「使いやすいです」など、好意的な意見が多いです。「入力方法が分かりやすいのはいい。事務方から入力内容の確認をされるのは面倒だが、ソフトの問題かは分からない」などの意見も見受けられました。Expenseは全世界で7800万人が利用する海外製の経費精算システムです。8年連続トップシェアを獲得しています。「携帯端末からでも入力できるのが良い点。「シンプルでマニュアルなしで基本操作はできる。」など、操作性や携帯端末からの入力への高い評価の声がありました。「コピー機能も充実していないので入力の手間が多いのが欠点。「Webで使えるのはいいが、画面が見にくいのとプルダウンの選択肢が使いずらい。「操作は簡単だが動作が遅い」など使い勝手の面では不満の声も上がっていました。月額費用:29,000円~公式サイトはこちらrakumoケイヒrakumoケイヒは、交通ICカード連携やOCR機能はないものの、NAVITIMEと連携することで、出発駅と到着駅を入力するだけで正しい運賃が自動反映されるシステムを実現しています。「rakumoカレンダー」と連携することで、スケジュールに予定を登録する時に出発地と到着地を入力するだけで経費申請を完了させることもできます。〇SpendiaSpendiaは、経費申請および承認の作業をスマートフォンのみで行える経費精算システムです。申請額に応じて必要な承認者を変更するといった、承認フローの設定もスマートフォン操作だけで細かく行えるのも魅力的です。経費精算に関する規定の多い大企業などにおすすめのシステムです。複数の条件で承認フローを設定できるほか、特定の製品を購入した場合の分岐など、導入する企業に合わせた承認フローを簡単に設定できるので、柔軟な運用が可能です。経費精算に関する規定の多い大企業などにおすすめのシステムです。様々な条件による承認ルートを設定することが可能です。所属長の承認だけでなく、プロジェクト毎の承認ルート、金額毎や特定の科目を含む場合の分岐など、お客様の規程に基づいたワークフロールートをカスタマイズなしで設定することができ、運用に合わせて柔軟に活用できるのが強みです。2019年3月18日)公式サイトはこちらジョブカン経費精算ジョブカンは、累計導入実績150,000社を超える経費精算システムです。経費の使用用途や金額などに応じて適切な承認経路を自動的に選択するように設定可能です。申請・承認のたびに、メールやChatWorkなどで関係者にアラートが送信されるため、進捗管理のトラブルを避けるのにも役立ちます。「サポートが充実している。「まあ使いやすくていいですね」など、使いやすさついて好意的な意見が多く見られました。「使いやすくて便利だが料金はそれなり」など、費用に関しては満足していないという意見が多いようです。〇jinjer経費jinjer経費は、他のシリーズとの連携に強みがある経費精算システムで、15000社以上の導入実績を持っています。多くのサービスと連携できるため、バックオフィス業務全体の効率化におすすめです。扱いやすいUIも魅力で、10段階に及ぶ複雑な承認フローの設定でも手軽に行うことができます。中小企業から大企業まで幅広く利用されており、3つのサポートプランから、企業規模に合ったものを選べるのも魅力です。公式サイトはこちらマネーフォワード経費マネーフォワード経費は、人気の会計ソフトMoneyForwardシリーズの1つです。シリーズをまとめたパックプランも展開しており、経費精算だけでなく会計業務全体の大幅な効率化が見込めます。料金は、基本料金+従量課金+各オプション費用と複雑です。利用者が50人を超える場合は、要問い合わせとなっており、中小~中堅企業向けのシステムといえます。「使い勝手がいい、感覚的に使える。「使ったものが一目でわかるところがいい点」など、使い勝手に関して好意的な意見が多いです。」など、費用やシステムのレスポンスしたという評価も見られました。公式サイトはこちらTeamSpiritTeamSpiritは、経費精算だけでなく、勤怠管理や工数管理の機能も備えており、ChatWorkなど業務アプリとの連携もできるシステムです。バックオフィス全体を効率化したい場合にはおすすめです。領収書のOCR読み取り機能や交通系ICカード、クレジットカード、乗換案内との連携が可能で、経費精算システムとしても非常に優秀です。データは、金融機関でも採用されているプラットフォームで管理されているためセキュリティの面でも安心です。公式サイトはこちら経費精算freee経費精算freeeは、会計ソフトfreeeとの連携が魅力の経費精算システムです。経費精算freeeで承認済みの経費を1クリックで会計ソフトfreeeに登録できるため、経理業務の効率化が期待できます。申請までの手順を効率化する機能も豊富で、スマートフォンで撮影した領収書の情報を申請書に反映したり、大量の領収書をまとめてスキャンして申請したりすることもできます。料金プランは従業員20名以下の場合のもので、21名以上はお問い合わせが必要となっています。どちらかというと、個人事業主や中小企業をターゲットにしているシステムといえます。「直観的でわかりやすい。会計システムとの容易な連携。」など、機能に関しては好意的なものが多いです。「使いやすくわかりやすいが機能が物足りない」などの評価も見られました。39800円~公式サイトはこちら経費精算システムに関するユーザーアンケートミツカルでは2022年11月に日本全国の20歳以上60歳以下の男女1,000名を対象に「経費精算システム」に関するインターネット調査を実施しました。73.5%が経費精算システムの利用経験がない調査の結果、経費精算システムを利用しことが「ある」と答えたユーザーが26.5%、「ない」と答えたユーザーが73.5%でした。ほとんどのユーザーは、経費精算システムを利用していないということがわかりました。経費精算システムを利用したことがあると答えた265名のユーザーに、具体的にどのシステムを利用しているか尋ねたところ、1位は楽楽精算と自社開発システムが同率で17%。Expense9%、5位はジョブカン経費精算9%という結果になりました。経費精算システムを、自社開発している会社が多いようです。自社開発の経費精算システムは、自社の事情に合わせた仕様でシステムを構築できるメリットがあります。一方で、初期開発のコストに加え、システムの運用や保守にも一定のコストがかかるというデメリットもあります。経費精算システムを利用しているユーザーの93%は、経費精算システムを利用して「よかった」と回答しています。システムを利用することで経費精算の申請や管理の手間が効率化されていると実感している方が多いようです。現在、システムを利用していない73%のユーザーを中心に、経費精算システムの利用のさらなる拡大が見込めそうです。まとめ83%のユーザーは経費精算システムを利用しておらず、今後も経費精算システムの利用は増えそうです。経費精算システムの導入で、書類不備や、承認作業の遅延、入力ミスを防ぐことができ、電子帳簿保存法への対応も可能です。システムを導入する際は、経費申請の簡略化、承認フローの改善、経理業務の改善という3つの目的に応じて、自社に最適なシステムを選ぶことをおすすめします。おすすめ10選!費用や実績を比較【2024年最新版】ミツカルに掲載しませんか?見込み客獲得や認知度向上をしたいサービスをお持ちの方は、サービス掲載及び、オプションでご利用頂ける各種サービスをご用意しております。お問い合わせミツカルに掲載しませんか?見込み客獲得や認知度向上をしたいサービスをお持ちの方は、サービス掲載及び、オプションでご利用頂ける各種サービスをご用意しております。