メールマガジン【仕事のメール心得帖】のバックナンバーを掲載しています。線画ワークショップ【絵のわ】の情報も。丁寧すぎるメール<読者からの質問>VOL.3470ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。方から、下記の事例が送られてきました。曰く「業務で久しぶりにツッコミどころ満載の心に残る(←残念ながら良くない事例として...)メールを受信してしまい、ご連絡したくなりました」。確かに、事例として興味深いので、当メールマガジンでご紹介します。様お世話になっております。◇◇サポートの**でございます。恐れ入りますが、状況のご確認の為ご連絡させていただきました。誠に恐れ入りますが、△△△△の12月度分のご実績のおとりまとめのご状況はいかがでございますでしょうか?御社のご事情あること重々承知しておりますが、大変お忙しいところ大変お手数ですが、ご準備いただけましたらメールにてご連絡いただけましたら幸いでございます。・段落分けが一切されていなく、読みにくい印象を受けた。・「丁寧すぎる言葉遣いは不要なので、必要な内容を簡潔に書いてほしい」という要望を相手に伝えたい先方が確認したいのは、「12月の実績を教えてほしい」の1点であるのに対し必要以上に丁寧な言葉を使いすぎていて、要点がが分かりづらくなっています。先方とは、数か月前からやりとりをしていて、対面したことはなく連絡は電話やメールのみ、頻度も多くはないとのこと。会ったことがないため、このように“丁寧すぎる”言い回しを多用しているのかもしれません。添削して返信するわけにもいかず、でも、気になります。対処法としては1)先方から上記のような連絡が来る前に、毎月の実績をメールで伝える。2)実績報告をする日を決め(毎月25日とか、毎月第4月曜とか)その日になったら、こちらから連絡することを先方と取り決める。「このような丁重なメールを頂戴し、ありがとうございます。いえ、業務の連絡メールですので、かようなお気遣いには及びません。4)頻繁にやり取りするわけではないので、気にせずやり過ごす。場合によっては相手とぎくしゃくする可能性も。相手を変えようとするより、1)か2)の先手を打って自分の方から提案し、メール文の簡素化を図る方が、解決は早いかもしれません。-お世話になっております。◇◇サポートの**でございます。△△△△の12月度分の実績について、お知らせいただけますでしょうか。〇月〇日(木)中にご連絡いただければ、ありがたいです。8冊目の神垣あゆみの著書『迷わず書けるメール術』その他の著書はこちらこのブログの記事を書いています。新規の質問&回答です。現在実施中の「在宅アンケート」回答者から下記の質問がありましたので回答します。なり、メールのやりとりがかなり増えました。上司へメールの際、メールの内容を「いいように直して欲しい」としたいときにどのように書けばよいか。※かなり検索をしましたが、ヒットしませんでしたので是非お願いいたします。どんなメールの内容で、どの程度まで直しが必要なのか詳細な状況が今ひとつ分からないのですが私の想像の範囲内で2パターンを考えてみました。文例Tweetプロフィール神垣あゆみ広島県呉市生まれ。尾道短期大学(現・尾道市立大学)国文科卒業。デザイン事務所にコピーライターとして4年間在籍後、編集プロダクションに編集者として5年間在籍。書籍や育児雑誌の編集、中小企業の取材や原稿執筆などに従事する。退職後にフリーランスのライターとして独立。社内報やPR誌など、印刷物や出版物の企画から編集、取材、執筆までを行っている。2005年から日刊で配信中のメールマガジン「仕事のメール心得帖」は「まぐまぐ!」のビジネスキャリアカテゴリで殿堂入り。できるメール術』(青春出版社)などがある。https://www.kamigaki.jp/profile/index.htmlビジネスメール対応に関するコンテンツ提供、研修、セミナーについてお気軽にお問い合わせください。世界の旅ごはん」(ザメディアジョン)※神垣が企画・編集しました。「一目置かれる大和言葉の言いまわし」(宝島社)※神垣が編集協力しました。入門」(宝島社)※神垣が編集協力しました。著「お金をかけずに田舎ではじめるネット通販」(ぱる出版)※神垣が編集協力しました。