“無料”でご利用いただけます。※12月1日~12月31日のお申し込みの場合は「2カ月無料」です。“無料”でご利用いただけます。※12月1日~12月31日のお申し込みの場合は「2カ月無料」です。電子取引に関する書類は一定の要件を満たす方法によって適切に保管することが求められています。なかには本文に注文や明細などが記載されたメールもあります。そのようなメールをどのように取り扱えばよいのか迷うことも多いのではないでしょうか。電子帳簿保存法では、要件を満たした保存方法を導入し、かつ、法に照らして適切な方法で保存することが必要です。具体的にどうやってメール本文を適切に保存すればよいのでしょうか。当記事では、電子帳簿保存法に定める要件に則ったメール本文の保存方法について解説を行っています。請求書や領収書などが記載されたメールの取り扱いについて取引相手から届くメールのなかには、本文に注文書や請求書、領収書に該当する内容が記載されていることがあります。したメールは正しい方法で保存することが電子帳簿保存法で求められています。電子帳簿保存法で規定される保存要件についての詳細を押さえておきましょう。より義務付けられています。国税庁の公開するパンフレットによれば、要件は大きく分けて以下の2つです。それぞれに必要となる措置が具体的に説明されています。真実性の要件とは、そのデータに真実性があることを証明するための要件です。真実性の要件を満たすためには、修正や訂正箇所がなく、改ざんされていないことを証明する必要があります。改ざんや変更のない電子データであることの証明方法は、以下の2つが考えられます。証明方法1:タイムスタンプ1つ目の方法はタイムスタンプです。タイムスタンプとは、メールを送受信した日時を証明する電子的な仕組みです。サービスを提供しています。タイムスタンプを、メールを送受信した自社と取引先が付与することで、そのデータ内容に変更や削除がないことの証明が可能です。証明方法2:クラウドサービスもう1つの方法は、クラウドサービスの利用です。クラウドサービスは、データの修正や削除の履歴が残る仕組みを備えている場合があり、履歴から改ざんがないことの証明が可能です。保存したデータの変更や削除ができない仕様のクラウドサービスを選ぶのでもよいでしょう。基本的に、タイムスタンプもクラウドサービスも利用には料金がかかります。定額制のサービスもあるので、自社にとって負担が少ないものを選ぶとよいでしょう。可視性とは、肉眼で見て判別できることです。メールであれば、誰が見ても容易に判別可能なことになるでしょう。必要なときに速やかに取り出せることも可視性の要件には必要となります。可視性の要件を満たすためには、次に挙げるポイントすべてに該当することが必要です。マニュアルを用意しておく1つ目のポイントは、メールを保存するパソコンなどのシステムについて、使い方を説明した概要書となるマニュアルを用意しておくことです。マニュアルを常に備えておき、データ管理の担当者が正しい方法で速やかに取り出せる環境を構築しておく必要があります。検索性を向上させる2つ目は、必要なデータを速やかに取り出せるように、検索性を向上させることです。入力すると、すぐに特定できるように検索項目を定めておくことが求められます。日付又は金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索や、2つ以上の任意項目について組み合わせて検索条件に指定が可能なことも必要となります。税務職員の質問検査権に対して、ダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定や組み合わせ要件は不要です。検索要件を満たさなければならないのは、前々事業年度において売上高1,000万円超だった事業者に限ります。売上高1,000万円以下の小規模事業者の場合、税務職員のダウンロードの求めに速やかに応じられるのならば検索要件は全て不要です。現在、日本では日常生活における各種の場面において電子化が推進されています。法改正によって各種書類の電子化が可能となってきています。メール本文に請求や明細などの取引情報があるものは、電子データとしての保存が必要です。満たすべき要件はなかなか複雑です。そこで、メールを適切な形で保存する方法を解説します。請求書や領収書に該当する内容が本文に含まれているメールの場合、保存方法には次の2つの方法が考えられます。クラウドサービスなどに保存する1つは、メール自体をクラウドサービスなどに保存する方法です。メールが保存できるかどうかはクラウドサービスによって異なります。事前に使用するサービスが対応しているかどうか確認しておくべきでしょう。PDFに変換して保存するもう1つの方法は、メールをPDFに変換して保存する方法です。電子帳簿保存法では、メール自体を保存するだけでなく、PDFに変換した状態で保存することが認められています。請求書や領収書などが含まれたメールは、紙に印刷する必要はありません。電子取引でやり取りした電子データは、そのまま電子データとして保存することが義務付けられており、紙で保存することは認められていないのです。2023年12月31日で電子帳簿保存法の宥恕(ゆうじょ)措置が終了し、2024年1月からはついに電子帳簿保存法の本格的な運用が始まりました。これまではメールで受...OutlookメールをPDFに変換する方法メールクライアントにOutlookを使用している企業は多いでしょう。そこで、OutlookメールをPDFに変換する方法をお伝えします。Acrobatにはさまざまなデジタルプリント機能が備えられていますが、そのなかにメール本文をPDF化する機能も含まれています。Outlookを起動しファイルを選択、次に印刷を選択してプリンターダイアログを表示させます。PDFをアクティブなプリンターに設定しましょう。実際に印刷するのと同様に用紙の向きや範囲を設定し、印刷をクリックします。保存画面で、任意の名前をつけてOKをクリックすると、PDFファイルとして指定の場所に保存されます。Acrobatを使うと、添付ファイル付きのメールもPDFに変換できます。Acrobatを起動し、ツールからPDF作成を選択します。続いて表示されるコンバーターに、PDF化したいメールと添付ファイルをドラッグアンドドロップするだけです。GmailをPDFに変換する方法メールクライアントにGmailを使っている方も多いでしょう。その場合、特別なソフトを使うことなくメールをPDFに変換できます。ChromeからGmailの印刷機能を使うブラウザにChromeを使用しているなら、アプリからGmailを起動してください。PDFに変換したいメールを選択し、メニューから印刷を選びます。送信先のPDFに保存を選択し任意の場所に保存するだけです。メールをGoogleドライブに保存してPDFに変換するGoogleドライブを使う方法でもPDFに変換することが可能です。メールをGoogleドライブに保存し、Googleドキュメントで開きます。ファイルからダウンロードを選択すると保存したい形式の選択画面が表示されるので、PDFを選べば完了です。Googleドライブで管理するとファイルの共有がかんたんになります。スマホでGmailをPDF化する方法スマホでも、iOS、Androidの双方でメールをPDFに変換可能です。iOSで変換メールを開き、印刷を選択します。表示される選択肢からGoogleクラウドプリントを選択してください。次にドライブに保存を選択し、保存をタップするとPDFに変換できます。Androidで変換Androidも基本的な手順はiOSと同じです。メールを開き、印刷を選択、印刷プレビューウィンドウが表示されたら、プルダウンメニューからPDF形式で保存を選択します。任意の場所に保存したら完了です。取引情報が記載されたメールは、電子データで保存することが義務付けられています。クラウドサービスやPDFファイルへの変換など利用しやすい方法を選んで、ほかの電子書類と同様に適切に保管するようにしましょう。“無料”でご利用いただけます。※12月1日~12月31日のお申し込みの場合は「2カ月無料」です。“無料”でご利用いただけます。※12月1日~12月31日のお申し込みの場合は「2カ月無料」です。GMOサインをお得に利用開始できるチャンスは【今だけ】この機会をお見逃しなく!キャンペーンの詳細はこちら電子契約サービスの導入を検討中の方必見!電子契約サービスごとの違いや選び方などについて、下記の記事でわかりやすく比較しています。ご参考にしてください。各社のサービスをまとめた比較表を“無料”でダウンロードできます。“無料”で使える電子契約サービスを徹底比較しました。各サービスの違いがわかる比較表を無料でダウンロードできます。電子契約サービスで、350万社以上の事業者にご利用いただいております。自治体などにおいても広く導入されています。同水準の他社サービスと比較をしても、使用料がとてもリーズナブルなのが特徴です。無料で試せる「お試しフリープラン」もあるので手軽に利用できます。各種機能も充実しているため、使い勝手も抜群です。導入企業数は「GMOサイン(OEM商材含む)」を利用した事業者数(企業または個人)。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントする。編集部GMOサインが運営する公式ブログ「GMOサインブログ」の編集部です。電子署名/電子サイン/電子印鑑(デジタルハンコ)/脱印鑑(脱ハンコ)/電子文書/電子証明書/電子帳簿保存法など、電子契約にまつわる様々なお役立ち情報をお届けします。閉じる「GMOサインブログ」とは?企業のDX化や契約業務のデジタル化を応援する電子印鑑GMOサインの公式ブログです。(脱ハンコ)などに関するお役立ち情報を発信しています。ご紹介など、お客さまのフェーズに合わせて様々なセミナーをご用意しています。無料セミナー/イベント一覧を見る3分でわかるGMOサイン電子契約サービス・GMOサインについて、簡潔にまとめた資料をご用意しております。