「自社に合ったワークフローシステムを作りたい...」「部門を跨いだ承認や代理による承認など複雑なワークフローシステムを作りたい...」とお悩みを抱えていませんか?今回はワークフローシステムを自作する方法をご紹介します。申請・承認プロセスでは、進捗状況が把握できないなどの悩みが出てきがちですが、それらの悩みを解決する方法までご紹介しています。そのため、ワークフローシステムを自作したい方は、この記事をお読みください。[はじめに]ワークフローシステムとはワークフローシステムとは、社内の申請・承認手続きを効率化するためのシステムです。スピードを上げられます。ワークフローシステムの機能ワークフローシステムの主な機能には、次のようなものがあります。回覧:必要な人に文書を回して意見交換をするワークフローシステムについて詳しく知りたい方は、下記の記事をお読みください。無料でワークフローシステムを自作する方法として、次のような方法が紹介されています。Googleフォームを使用するExcelを使用するTeamsを使用するなどどれも無料の方法ですが、申請・承認プロセスでは「進捗管理が把握できない」「承認漏れが出てしまう」などの悩みが出てきます。これらの悩みを解決できなければ、根本的に意味がありません。そのため、申請・承認プロセスで起こりうる課題を解決できるツールを使用することを推奨します。ワークフローシステムを自作する方法ここでは、ワークフローモデラー搭載型ローコード/ハイブリッドツール「consentFlow」でワークフローシステムを自作する方法を説明します。自社の業務プロセスに合ったワークフローシステムを簡単に自作できます。1.ワークフローシステムの基本の作り方を理解するまずは、ワークフローシステムの基本の作り方を理解します。2つを紐づけることで、ワークフローシステムを簡単に作れます。ブラウザ上で動作するconsentFlowデザイナーのローコードツールを使用すれば、誰でも簡単に作成できます。2.ワークフローモデラーで承認フロー図を描くhttps://www.consentflow.jp/wp-content/uploads/2024/10/d221ca3c5b664e561bcb0d04566b775e.mp4次に、ワークフローモデラーで承認フローを作成します。consentFlowであれば、キャンバス上に絵を描くように承認フロー図を描けます。承認フロー図の描き方は以下の通りです。部門レーンを設置する部門レーンの中に申請・承認のステップを配置する各ステップを矢印で繋げる完了ボタンや却下ボタンを設置する各ステップに申請者や承認者をアサインする作成した承認フローをJSONデータで出力しアプリに反映させるワークフローモデラーで承認フロー図を描く方法について知りたい方は、下記の記事をお読みください。フォームビルダーで申請書を作成するhttps://www.consentflow.jp/wp-content/uploads/2024/10/bacceb6777460f574f9d83bb2d8d7910.mp4フォームビルダーで申請書を作成します。左側にあるフィールドを選択してドラッグ&ドロップするだけで申請書を作成できます。レイアウトも簡単にできます。consentFlowはレスポンシブ対応なので、PC・スマホに合ったフォームを表示されるため、特に意識する必要はありません。フォームビルダーの申請書のJSONデータで出力しアプリに反映させたら完了です。ワークフローシステムを自作するコツワークフローシステムを自作する際のコツは3つあります。ワークフローシステムを作成する目的を明確にするワークフローシステムを作成する目的を明確にすることで「どのような方法でワークフローシステムを作成すべきか?」「どのようなものを作成するか?」が明確になります。ワークフローでは、次のような課題が発生しがちです。メールやチャットで申請・承認する際に送信相手を間違えたセキュリティ対策が不十分で情報漏洩した申請・承認フローの進捗状況が把握できない申請時の不正や偽造を見つけづらい申請・承認のためにオフィスに出社しなければならないそのため、申請・承認の集約機能やログ管理機能など多機能なツールを選ぶことをおすすめします。行い、改善点を洗い出しましょう。承認フローの承認フロー図で整理する改善点の洗い出し承認フローの改善点を洗い出すRPA。方法については下記の記事で詳しく解説しています。関連記事:『承認フロー図の描き方!描くために必要な図形も踏まえて解説』プロコードでカスタマイズするローコードツールを使用すれば、誰でも簡単にワークフローシステムを自作できます。ローコードツールで「もう少しアレンジがしたい」という場合に、ツールの制約により実現できないケースが出てくるかもしれません。ローコードツール/プロコードツールのハイブリッド型であれば、自社に合ったアレンジができます。そのため、自社に合ったワークフローシステムを自作したい方は、ローコード/プロコードツールを導入してみてください。プロコードとローコードの違いについて詳しく知りたい方は、下記の記事を併せてお読みください。自社に合ったワークフローシステムを自作したい方は「consentFlow」をご利用ください。ここでは、consentFlowの特徴を簡単にご紹介します。申請・承認の管理機能consentFlowで申請・承認をすると、申請者・承認者にメールが飛びます。consentFlowには、申請・承認の管理機能があり、申請・承認の状況を一覧で把握することが可能です。そのため「申請・承認の進捗状況がわからない...」などの悩みを解決できます。多彩な権限設定consentFlowは多彩な権限設定ができます。そのため、申請関係者だけが申請内容を閲覧できるようにしたり、特定の承認者のみがフォーム編集できるようにしたりなど、権限を自由に設定できます。職位による自動承認者設定consentFlowは、職位による自動承認者設定ができます。人事異動などで承認者が変わるころもありますが、その度に承認者を設定し直すのは想像以上に大変です。承認者を職位で指定しておけば、その職位に配属された人が自動的に承認者となります。そのため、人事異動や組織改革のために承認者を設定し直す必要はありません。監査証跡機能consentFlowは、監査証跡機能が搭載されています。申請・承認の履歴以外にも、フィールドに入力した情報の変更も全てログとして残せます。誰がいつどの項目を変更したのか把握できるため、申請時に不正・改竄を見つけることが可能です。高度なプログラミングを必要とする基幹システム、クラウドなど外部システムの連携も可能です。TeamsとconsentFlowを連携すれば、コミュニティツール上で申請・承認ができるようになります。レスポンシブ対応consentFlowはレスポンシブ対応(スマートフォン対応)しています。そのため、営業先や出張先など出先から申請・承認が行えます。申請・承認のためにオフィスに出社する必要がなくなるため、働き方改革におすすめです。フォームテンプレートconsentFlowには、フォームテンプレートが用意されています。そのため、フォームをイチから作成せずに済みます。テンプレートをそのまま使用したり、カスタマイズしたりすることが可能です。まとめ今回はワークフローシステムを自作する方法をご紹介しました。部門を跨いだ承認や代理による承認など複雑なワークフローシステムを作りたい...という方はツールを使用することをおすすめします。consentFlowを使用すれば、キャンバスに絵を描くような直感的な操作で誰でも簡単にワークフローシステムが自作できます。デモ体験をご用意していますので、ご興味がある方はぜひお問い合わせください。Reserved.デモの使用依頼03-6822-3584平日9:00~17:00お問い合わせ。