名刺の管理方法<1>個性派名刺ネットの考える名刺の管理方法講座です。名刺をどう管理するかの参考になれば・・・。名刺の管理ってどうしてますか?たまにこんなことを聞かれたりします。机の引き出しの中に輪ゴムでまとめた名刺の束をごそっといれてる人って結構いませんか?何を隠そう私もついこの前までその1人でした。整理していない名刺の束って、いつか必要になるかもしれないので、なかなか捨てるわけにもいかないのですが、いざ、この名刺の束から必要な名刺を探そうと思ってもまず無理なのです。マメな人に「○○さんの名刺持ってない?」と聞いたほうがずっと早いし現実的だったりします。机の引出しを占領しているのですから、もっと有効活用したいものです。そのためにまず、必要なのは名刺管理のルール、仕組みです。ここでは名刺管理の仕組みについて、いくつかの情報をご紹介できればと思います。アナログから名刺管理の仕組みづくりまず、最初はアナログな方法から。アナログな方法でも、デジタルな方法でも同じなのですが、名刺を管理する上で一番必要なことは、「名刺管理の仕組みを作ること」だと考えています。どんないいツールがあっても、それを管理して、使いこなすための仕組みが決まっていないと、いくらがんばっても元の状態に戻ってしまいます。「名刺管理の仕組み作り」で一番大切なことって何でしょうか?それは、後で検索する時に使いやすい「名刺管理のルール」を決めることです。何百万円もかけてすっごい管理ツールを作成・導入しても、管理するための仕組みや担当者、管理のためのルールなどが決まっていなければ、ゴミ同然ってことです。(笑)でも、逆に、完全アナログで人の手で管理していても、しっかりした仕組みやルールができていれば、ものすごい価値があるってことですね。名刺管理のルールってどう決めればいいのか?ここからスタートしましょう。最初に考えてみてください。いつも、どういうふうに名刺に書いてある情報を思い出しますか?「いつ頃会った相手だったかなぁ、会社名はなんだったかなぁ、名前はなんだったかなぁ」という順番で思い出します?それでしたら「年/企業名/個人名」があなたの名刺管理ルールになります。「インターネット関連だったよなぁ」とか「自動車部品だったよなぁ」など、業種や製品の種類で思い出すのなら、それもルールに加えて「年/業種や製品/企業名/個人名」があなたの名刺管理ルールになります。自分の使いやすい方法で、自分自身の名刺管理ルールを決めましょう。この2例はどちらとも「年」を最初のルールにしています。実は「年」を管理項目の1番目の分類にするのが最大のミソです。・大抵は名刺交換した、だいたいの時期を控えている・「年」による分類は「自動的な」名寄せ(マージ)、一掃(パージ)の仕組みを作り上げるのに役立つからです。この名寄せ、一掃の仕組みというのが本当に大切で、データベースによる管理であろうが紙での管理であろうが、役立たずのデータの山となるか、使えるデータになるかはこの名寄せ、一掃の仕組みによるところがほとんどではないかと個人的には思います。それではこのルールを使用して、名刺管理の仕組みを作る手順をみてみましょう。例として「年/企業名/個人名」で分類する場合を説明します。長さが30センチ位の、上が開いた箱をいくつか用意します。百円ショップでよく売っている専用のケースでも菓子箱を切って使ってもいいです。大きさは名刺の分量によるので、1年間に集まる名刺の数が収まるくらいの箱を使用します。ケース自体は名刺管理の仕組みを作る上で、さほど重要でないので、臨機応変に好きな箱を使ってください。それでは次に管理の仕組みを見ていきます。名刺をもらった年ごとに分けるケースの一番前に「今年」の年号を記入します。ーつのケースに「昨年」の年号を記入します。机の使いやすい引き出しの中に隣り合わせに並べます。机の上ではなく引き出しに置いて下さい。今年、名刺交換した名刺は「今年」の箱に、古い名刺は「昨年」の箱に入れていきます。古い名刺を入れる箱は一つでは足りないかもしれません。だいたいの名刺交換した時期を覚えている場合は、その年を記入した箱を新たに作って、その中に入れていきます。覚えていない場合は「今年」の箱にまとめて入れておきます。いつ名刺交換したかを思い出せなくても気にしたり調べたりする必要はありません。企業名ごとに分けるこれから、きれいにした机の上で、トランプのカードを分けるように名刺を振り分けます。机の上がきれいになっていない場合は、この作業を始める前にまず机を片付けてください。あまりにたくさんの名刺を持っていると、机の上では並びきらないかもしれませんので、その場合は床とか広い場所で作業してください。それでは、まず「今年」分の名刺を企業名で五十音順の山に並べます。次に、各企業名の2番目の文字で、さらに五十音順に並べます。これで、すべての名刺が企業名順に並ぶことになります。次に「昨年」分の名刺もこのようにして並べます。昨年以前の名刺を持っている場合は、同じ手順で各年毎に並べます。これで、名刺管理の仕組み作りの「年」と「企業名」の部分が完成しました。個人名で分ける同じ企業の人の名刺が何枚かある場合、その企業の名刺で個人名による五十音順の並べ替えを行います。「昨年」分の名刺と昨年以前の名刺も同じ手順で並べ替えます。このときに、もう使わないだろうなと思う名刺があったらためらわずにどんどん捨てましょう。これで、名刺管理の仕組みの作成が全て終わりました。「今年」分の五十音順に並べた名刺を「今年」用の箱に手前から入れていきます。次に、「昨年」分を「昨年」用の箱に手前から入れていきます。五十音順に並べているので、見出しがなくても簡単に探すことはできますが、さらに検索を容易にするために、五十音のインデックスタブを入れても良いですね。「今年」が終わったら、「来年」用ボックスに取りかかります。その年の始めにこのプロセスを踏んで名刺ファイルシステムを構築するのがいちばん簡単です。新たに名刺を交換したら、同じじルールを使用して、新年用のボックスに追加していけば良いのです。箱を横一列に並べることにより、「その年」の名刺を探すのに、箱の前から後ろへと見ていけば済むだけでなく、各年の箱を横並びに見ていけば、特定の企業を年によって探すこともできます。同じ会社で働く人の名刺が3年分の箱に何枚もまたがって入っている場合でも箱は同じルールを使用して分類されているので、名刺交換をした年が違っていても簡単に探し出すことができるのです。」分の名刺箱に入れなおします。この方法で、頻繁に使用する名刺を「今年」の箱に入れ替えることができ、古い名刺をより活動的な状態に格上げできます。「今年」分の名刺箱の中には常に頻繁に使用する名刺を入れておきます。使用しない名刺は、年々「一掃」へと近づいていくのです。年毎の名刺箱を使用することにより、年によって名刺を分類することができます。年毎に名刺を分類すると、古い名刺の名寄せ一掃が楽にできます。この一掃を嫌う人もいるでしょうが、古くてまったく使わない名刺は「ある期間が過ぎたら捨てる」のがいいということです。ここで年ごとに箱を分けなかった場合、一掃が非常に困難になるのです。「非常に困難になる」の本当の意味は、「一掃をしない」ということです。名刺は今までと同様に積み重なり、これ以上進歩しなくなってしまいます。「ある期間」の長さは自分で決めて構いません。自分で決めるに当たってはどの位の期間をさかのぼる必要があるのかを正直に考えて設定する必要があります。5年と決めた場合は5年目の終わりに、5年聞使用されなかった名刺が入っている名刺箱をゴミ箱に持っていき、逆さにして、中に入っている名刺を全部捨てます。年末ごとに5年前の名刺を捨てるということです。この仕組みで毎年自動的に名刺の一掃をすることができ、5年という時間枠を設定したので、5年間全く使用されなかった名刺が入っていることはなくなります。この仕組みは、1度構築してしまえば続けるのは簡単です。空になった箱は新たに交換した名刺用箱として使用できるので、新しい箱を購入する必要もないです。※この内容は次の書籍を参考に記載しました。土日祝休お客様からいただいたメールは、必ず翌営業日までにお返事しております。メールをお送りいただいたのに返信がない場合、配信エラーの可能性もございますので、返信が遅いようであればお気軽にお知らせください。