OHSUGI企業は、全従業員のマイナンバーを取得して管理することが義務付けられています。マイナンバー法は比較的新しい法律のため、対応に迷うこともあるかもしれません。人事・労務担当の方は、マイナンバーの取り扱いや保管方法に戸惑っているのではないでしょうか。今回は、マイナンバー法の概要や目的といった基礎知識や企業の対応、人事担当が知っておくべき、従業員のマイナンバーの管理方法についても解説します。マイナンバー管理にお困りの人事担当者の方へ非常に複雑で手間のかかる、従業員のマイナンバー管理。勧告を受ける可能性もあります。多忙な中でそのような事態になることを防ぐためには、万全なセキュリティ体制やルールについてしっかりと把握しておく必要があるでしょう。当サイトでは、マイナンバーの収集から保管、廃棄まで段階ごとの対応と、安全な管理方法について細かく解説した資料を無料で配布しています。人事や総務の担当でマイナンバー管理にお困りの方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。マイナンバー法とは?マイナンバー法とは、行政の効率化や国民の利便性を高めるために導入されたマイナンバーの、収集や利用、管理などについて定めた法律です。2015年に施行された比較的新しい法律のため、取り扱いに慣れていない人事担当もいるでしょう。マイナンバー法の概要マイナンバー法は、2015年10月1日に施行された法律です。社会保険の手続きに使われるため、企業は従業員のマイナンバーを取得し保管することが義務付けられています。マイナンバーは「特定個人情報」に分類されるもので、個人番号の情報によって個人情報が特定されます。正しくおこない、特定個人情報を保護するための法律が記載されています。施行される前は、社会保険料や税、福祉サービスなど、それぞれを取り扱う行政機関同士が連絡を取り合って、国民の情報を共有していました。情報の共有には氏名・住所・戸籍などを利用し、それぞれを照合しなければならないため非効率的でした。そこで、国民一人ひとりに個人番号を振り、別々で管理される個人情報をすぐに引き出せるようにしたのがマイナンバー制度です。この制度により、社会保障や税、災害対策に関わる行政機関は、手間をかけることなく個人情報を引き出せます。行政事務への活用が進められています。関する許可などにも活用できるうようになり、、企業はより柔軟にマイナンバーを活用し、効率的な業務運営を目指す必要があります。導入など、デジタル社会の進展に伴う制度整備も進んでいます。これらの新しい制度は企業にとっても重要な要素となるため、情報管理や法令遵守を含む適切な対応が求められています。マイナンバー法と個人情報保護法の違いマイナンバーを管理するマイナンバー法は、個人情報保護法と似ている部分もあります。それぞれの違いは、次のとおりです。すべての事業者(2015年9月9日から)マイナンバー法と個人情報保護法の一番の違いは、取り扱う情報の範囲です。個人情報保護法は、マイナンバーを含む個人が特定できる情報を適用範囲とします。マイナンバー法はマイナンバーの利用・保管に限られます。個人情報の中にマイナンバーが含まれるイメージなので、どちらも重要な個人情報という点は同じです。マイナンバー法に関する法人(企業)の対応マイナンバー法は、すべての民間企業に適用される法律です。法律に違反すると罰則を受けることもあるため、正しい対応をしましょう。ここでは、マイナンバー法に関する企業の対応を説明します。従業員のマイナンバー取得マイナンバー法では、「すべての民間企業は全従業員のマイナンバーを取得すること」を義務付けています。全従業員とは、パート・アルバイトも含みます。法律で決められていることであっても、従業員からマイナンバーを取得する際、企業は従業に対してマイナンバーの利用目的を明示する必要があります。取得したマイナンバーは、企業から年金事務所や健康保険組合、ハローワークへ提出し、社会保険関連の手続きに利用します。マイナンバーの印字された源泉徴収票は、税務署や市区町村へ提出し、税手続きにも利用します。近年の法改正によって、マイナンバーの利用範囲が拡大しており、社会保障制度や税制だけでなく、災害対策、及び新たな行政事務においても活用が進められています。これにより、企業は各種事務手続きで必要となる添付書類を省略できる等、利便性が向上しています。企業においては、従業員のマイナンバーを適切に管理し、安全に運用する体制を確立することが重要です。このような取り組みは、今後ますますデジタル社会の推進に寄与し、国民にとっても快適なサービス利用を実現する一助となります。企業がマイナンバーを利用する場合、本人確認をしなければなりません。マイナンバーは、本人確認をしないと利用できないので注意してください。「従業員なのに本人確認をするのか」と思うかもしれませんが、万が一、なりすましによるマイナンバーの不正利用やマイナンバーの漏えいがあった場合、本人確認をすることで不正防止や発見につながります。本人確認は、以下のようなものでおこなうことが推奨されます。住民票や戸籍謄本マイナンバーカード企業はマイナンバーに関する法令を遵守しながら、適切な運用体制を整えることが重要です。正確な本人確認を通じて、マイナンバーの利用が安全に行われるよう努めましょう。従業員から取得したマイナンバーは、必要なとき以外は企業が保管します。保管するのはマイナンバーだけでなく、マイナンバーが記載された書類なども同じ扱いとなるため、ずさんな扱いをしないように注意してください。マイナンバーはマイナンバー法で保護されている情報のため、厳格な保管を求められます。情報漏洩を防ぐためには、アクセス権限の管理や物理的なセキュリティ対策を講じることが必要です。マイナンバーを取り扱う社員に対する教育や研修も不可欠であり、法令遵守の意識を徹底することで、さらに安全な管理体制を築くことができます。加えて、マイナンバー利用に関する法改正が進んでいる中で、最新の情報を常に把握し、適切に対応することが企業には求められます。従業員が退職した場合や保管義務期間が終了した場合には、企業は該当のマイナンバーやマイナンバーの記載された書類・データを削除あるいは破棄する必要があります。速やかに削除・破棄しなければならず、データの復元ができないような方法を取らなくてはなりません。削除・破棄の際には、マイナンバー法に基づいた適切な手続きを遵守し、データ管理に関する社内のリーダーシップやサポートを強化することも重要です。不正利用や情報漏洩を防ぐため、従業員に対してマイナンバーの取り扱いや廃棄方法に関する教育を行い、意識を高めていくことが企業の責務となります。これにより、より安全で信頼性の高いマイナンバー管理が実現されるでしょう。しなくてはなりません。不適切な扱いをした場合は、4年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金が科されるなど、重い罰則を受ける可能性があります。[注1]ここでは、企業がマイナンバーを管理するときの注意点を解説します。従業員の同意を得る企業が提出する、社会保障や税の関係書類には従業員のマイナンバーを記載しなければなりません。これは法令で定められた義務となっているため、従業員は会社から求められた場合にはマイナンバーを提供する必要があります。マイナンバーの提供を拒否したとしても法令上の罰則はないため、中には拒む従業員もいるかもしれません。このような場合、会社側は従業員に対して「マイナンバーを提供することは法律で定められた義務」ということを説明して、同意してもらうことが重要です。提供は義務なので強制的に提供を求めても問題ありません。従業員は提供するのが嫌ではなく、管理体制に不安を持っている可能性があります。そのため、むやみに強制をすると仕事へのモチベーションの低下や会社への不信感などにつながるリスクがあります。従業員と良好な関係を保ちながらマイナンバーを提供してもらうためには、無理やりではなく、説明をして同意してもらうことが重要なのです。マイナンバーの利用範囲マイナンバー法により従業員から取得したマイナンバーは、企業が自由に利用してよいものではありません。利用範囲が定められており、違反すると罰則を受けます。マイナンバーをそのまま社員番号やIDにすることは認められていません。マイナンバーは個人を特定できてしまう重要な情報であり、むやみやたらに公開されるものではないからです。正当な理由なく他人にマイナンバーを提供した場合、4年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金が科される恐れもあります。利用に限られるので、勝手に利用しないように注意してください。安全管理措置を徹底する企業がマイナンバーを取り扱う際は、安全管理措置に基づいて対応しなくてはなりません。:マイナンバーを管理するシステムのセキュリティ―対策マイナンバーを管理する従業員の教育や責任者の設置はもちろん、管理する末端やシステムのセキュリティー対策も重要です。システムへの不正アクセスやデータの解読がなされないように、システムのセキュリティーを高める必要があります。セキュリティ―対策では、より堅牢性の高い従業員の個人情報管理システムを検討しましょう。取扱担当者を決めておくマイナンバーを管理する際には、取扱担当者を決めておくことも重要です。ここで抑えておきたいのは、ただ担当者をつけるということではなく、個人情報保護法やマイナンバーに関する知識を持っている従業員を担当にすることです。「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」でも、マイナンバーを安全に管理するための措置として「担当者を明確にしておく必要がある」としています。知識を持っている従業員がいない場合、知識は後付けでも構いませんが、業務に対する責任感や善悪を即時に決める判断力、利用者とのコミュニケーション力が高い人材を選ぶようにしましょう。法人にはマイナンバーではなく法人番号があるので、個人番号と同様にしっかり把握して管理する必要があります。税務署などに提出する税の申告書や法定調書には、個人のマイナンバーと同じく法人番号の記載も義務となっているのです。法人番号の記載が必要となる書類は、以下のようなものが挙げられます。法人番号がわからない場合は、「法人番号公表サイト」で調べられます。本人以外には公表禁止となっている個人マイナンバーと異なり、法人番号は秘匿性がなく誰でも利用できます。マイナンバーは従業員管理システムで管理しようマイナンバー法とは、行政手続きの効率化や国民の利便性を高めるために施行された法律です。すべての民間企業は、関連行政機関への手続きのために全従業員のマイナンバーを取得しなくてはなりません。効率化や利便性が良くなる反面、マイナンバーは個人を特定する重要な情報なので適切な管理が求められます。マイナンバーの保管方法は各企業に委ねられていますが、万が一情報が盗まれたり漏洩したりすると大変なことになるため、セキュリティ―対策が整った従業員管理システムで保管することをおすすめします。マイナンバー管理にお困りの人事担当者の方へ非常に複雑で手間のかかる、従業員のマイナンバー管理。勧告を受ける可能性もあります。多忙な中でそのような事態になることを防ぐためには、万全なセキュリティ体制やルールについてしっかりと把握しておく必要があるでしょう。当サイトでは、マイナンバーの収集から保管、廃棄まで段階ごとの対応と、安全な管理方法について細かく解説した資料を無料で配布しています。人事や総務の担当でマイナンバー管理にお困りの方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。OHSUGIクラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信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