最後に業務改善をするためには業務の改善は、思い付きでするものではなく、ましてや出来るものでもありません。等の疑問を持ったことはありませんか?実は、こうした疑問を持った瞬間が業務改善の絶好のチャンスです。以前のブログでも紹介しましたが、業務内容によっては改善のために法令等の確認が必要になるものもあります。そこで今回は、法令の確認等が必要ない比較的簡単に始められる業務改善の内容と方法を、業務改善するまでの背景や改善のために辞めたこと、取り入れたこと、改善後の変化等について紹介したいと思います。業務改善の背景にあったもの当時の保育園の職員数は、園児数に対して余裕がある状態でした。ある時期に正規職員の保育士3名が出産の為、産休育休を取ったことで、一気に配置人数がギリギリになりました。(※保育園では保育士1人当たりが保育できる園児数が、年齢ごとに決まってます。4,5歳児:30名に対して1名)人数がギリギリになると、それまで余裕をもって出来ていた業務も慌ただしくなり、些細なミスが起きるようになってきました。その中で最も目立ったのが「電話連絡」でした。当時、保育園では園児の出欠を電話連絡で行っていました。保護者からの電話は午前8時前後に集中しているのですが、実はその時間は最も園児の送迎が多い時間でもあります。その為、園児の送迎の対応をしていると、どうしても電話に出ることが難しくなり、反対に電話の対応をしていると、園児の受け渡しがスムーズにいかず、園児と保護者を待たせてしまう事態が起きていました。保護者の方も保育園の事情を説明していましたが、中には「何度も電話をしたけど繋がらなかった」、「電話に夢中で対応してもらえなかった」というご意見を口にした保護者の方もいました。現実に問題となっており、こうした問題が続くと場合によっては取り返しのつかないトラブルに繋がる恐れがあります。その為、これ以上、人の手では対応が出来ないと判断し、ICTの導入を検討し始めました。出欠の電話対応を軽減するためにICTを導入しました。これは連絡の全て保育園のPCと保護者のスマホで行うシステムです。大きく以下のような機能があります。保護者からの連絡は、保育園のPCで受付します。結論から言いますと、このICTを導入した結果、朝の電話対応が不要になりました。感覚的に「電話」の使用自体が減った印象です。保育園の電話は出欠の電話連絡が大部分を占めていたという事ではないでしょうか。意外にも、ICTの導入は保護者から大好評でした。当初、園長先生は「ICTの導入で保護者との繋がりが希薄になるのでは?」と心配していました。導入後、保護者からは「今までは電話をしても繋がるまで時間が掛かっていたが、アプリで連絡できるようになったので、その心配がなくなり、連絡が楽になった」といった声が多くを占めていました。繋がりは以前よりも、強まった印象があります。ICTに付随する機能を利用して、今まで連絡帳に書いたり紙で配布していた連絡やアンケートを、全てアプリで送付するようにしました。することで連絡帳への記入、印刷や配布などの手間が格段に減りました。最後にいかがだったでしょうか?今回の業務改善は比較的簡単に始められ、かつ予想以上の成果が得られました。「電話連絡くらい大したことはない」と思う方もいるかもしれません。した些細な業務の簡略化こそが業務改善の第一歩となります。先ほども触れましたが、業務の改善はその保育園で働く保育士は勿論、利用する保護者にとってもメリットとなります。業務改善で悩んでいる方がいらっしゃれば、電話連絡だけでも改善してみることをおススメします。職員処遇「12:機密保持等...前回は「11:職員研修」について解説・紹介しました。22:08保育園の事務員として8年間勤務していました。現在も認定こども園で事務員として勤務しています。日々の業務の中で感じた事や業務改善の方法などを紹介しています。お問い合わせは以下のメールアドレスにお寄せください。5検索はてなブログをはじめよう!dainaka0924さんは、はてなブログを使っています。ブログを報告する引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。