「技術的な知見のある受託側の技術者であっても委託側の意図をきちんと理解するのは至難の業だから」です。技術者以前に、人として相手の頭の中を読み解くのは言うほど簡単ではありません。委託者側の意図を少しずつ理解することはもちろん可能です。「受託側の技術者の時間を費やす」という、相手の時間を奪うということに該当することになります。ここは礼儀として委託側もきちんとした準備が必要です。何を準備すればいいのでしょうか。委託者の準備すべき書類です。網羅してほしい項目として以下のようなものがあります。結局のところ何をやりたいのかということを冒頭に述べる必要があります。・取得したいアウトプット技術評価の結果、何を得たいのかについて明文化します。この時のポイントはできるだけ具体的かつ詳細に書くことです。内容を含む報告書並びにデータの提出を希望。報告書はデジタルデータでの提出もお願いしたい。FT-IRチャートの紙媒体とデジタルデータ(Excelデータ:波長と吸光度が明記されているもの)→計測領域全体のデータに加え、700~900cm-1、1400~1800cm-1付近の拡大チャートを別途希望する。→ピークとして検出されたものについてはピーク番号をチャート内に明記の上、波長を一覧表としてピーク番号と関連付けて一覧表とする。)→吸光度でのアウトプットを希望。粉体であるため、ATR法での測定を希望する。測定後のサンプルを返却いただきたい。上記のように書くと読んだ側は何を求められているのかわかると思います。やったことが無いのでここまで書けない、という技術者もいるかもしれません。受託側からみて、委託者はどこまでがわかっていて、どこからがわからないのか、そして何をそもそも知りたいのかが明確化されてきます。ここまで来て初めて打ち合わせなのです。依頼書内のアウトプットを明確化していきます。・試料取り扱いや資料前処理に関する要望そのまま評価するのではなく、例えば事前に加工処理が必要などがあれば、それを記載しておきます。・希望納期いつまでに評価を終わらせたいかを明文化します。・報告書送付先と担当者連絡先どこに報告書を送付すればいいのか、また資料の返却をすればいいのかを書いておきます。評価中何かあった時に誰に連絡すればいいのかを明確化しておくと親切です。・質問事項もし、技術評価に関して質問があればこの辺りを書いておくといいかと思います。何を望んでいるのかがよくわかると思います。不明点や誤解が無くなるまで議論することが求められるのです。「このような依頼書を書ける技術者はなかなかいない」となるかもしれません。そのため、まずは「依頼書の基本構造を理解させる」というのがマネジメントの行う教育です。自らを俯瞰的に見ながら、求める技術評価結果を得るにはどのように伝えればいいのか。これは、読者にわかるように技術的な事実を伝えるにはどうしたらいいのか、という技術報告書作成スキルとほぼ同じなのです。以下のようなコラムもご参照ください。技術報告書の共通点と違いhttps://engineer-development.jp/column-2/difference-business-engineering-report技術評価依頼書をかけるようになるにはまずは数をこなすこと+焦らないことどのようにすれば技術評価依頼書をかけるようになるか。このような質問を受けることがあります。「とにかく量をこなす」です。技術者の文章作成力は頭でどれだけ考えても上達しません。本や参考書を読んだだけでも改善しません。「実際に用いて依頼書というアウトプットを作成するという実践経験を通じて初めて習得できる」というのが技術者の論理的思考力改善の鉄則だからです。そのため、マネジメントとしては上記で述べた基本構造を伝えた後は、とりあえず何度でも書かせることです。委託側として精一杯のレベルまで書類が作成できているか、ということを確認して、修正させます。この繰り返しという業務に複雑な理屈は必要ありません。マネジメントもやってみることです。「このような依頼書を書く時間がもったいないので、まずは評価を進めさせる」ということです。技術者達はマネジメントも含め時間的に余裕のある方は少ないでしょう。得たかった結果が得られなかったとなってしまうと、そもそもやり直しということになりかねません。技術評価は委託する際も「準備が最重要」です。徹底して技術評価依頼書を作り上げる、という姿勢が重要です。これにより、社内でも技術者が何を外部に委託しようとしているのか、ということがわかるようになるのではないでしょうか。技術評価依頼書の作成過程において、社内の技術的な議論が生まれるのであれば、それは大変有意義なことであり、技術者のスキル底上げにもつなげられます。いかがでしたでしょうか。委託する際もやはり重要なのは依頼書という準備です。依頼書を書けるようマネジメントも技術者達を誘導することが求められます。