post業務改革に取り組みたいと考えていても、「どうやって進めてよいかわからない。」「なかなか進まない。」という声を中小企業の担当者の方からよく耳にします。確かに成功すれば大きな成果が見込めますが、やり方を間違えてしまえば投資が無駄になり、慎重になるのも理解できます。本記事では業務改革を成功に導く進め方について5ステップでわかりやすく解説し、ポイントや注意点をまとめました。IT関連の最新情報をお届けします。業務改善と業務改革の違いところで、業務改革と似たような言葉で「業務改善」というものがありますが、みなさんはこの二つの違いについて説明することが可能でしょうか。意味を混同してしまいがちですが、ここでは「業務改善」と「業務改革」との違いをはっきりと定義し、より効果的な取り組みを実施していきましょう。業務プロセス全体は変更しない、業務の一部の小さなムダを無くすなどの手直しをする。業務プロセス全体を抜本的に見直し、再構築する。表のように比較すると「業務改善」と「業務改革」には大きな違いがあることがわかります。業務改善は少しずつ部分的な改善を繰り返しますが、業務改革は時間をかけて一気に大きく業務効率化を図ります。業務改革はBPR(ビジネスプロセス・リエンジニアリング)とも言います。BPRのR(リエンジニアリング)には、根本から再構築するという意味があります。劇的に改革するのが業務改革です。業務改革の進め方それでは実際に業務改革を進めるにあたって、手順と方法を5ステップで解説します。手順としては以下になります。ついては各ステップで詳しく解説していきます。★ポイント:業務フロー図を作成するまずは現状把握から行いましょう。既存業務の流れと内容を見える化し、俯瞰することが重要です。方法として、業務フロー図の作成が有効です。組織内のどの部門が何をすべきか明確になる部門内で誰が何をするのか、担当ごとの業務の流れがわかるどの段階で業務の分岐が発生するか、判断ポイントがわかるどの段階で、何を参照して業務を進めるのか、わかるシステムによる自動化への移行可能業務が見えてくる各担当者の業務内訳やボリュームを把握し、的確な役割分担ができるプロジェクトメンバー間で課題が共有できる逆に言いますと、業務改革を成功へ導くためには、まず業務フローを作成しないことには何も始まらないとも言えます。業務フローの書き方がわからないという方はこちらから業務フローの書き方ガイドをダウンロードできますのでご活用ください。★ポイント:「ムラ・ムダ・ムリ」はないか?の視点で見る業務フロー図を作成したら、業務プロセスを俯瞰し、どこにどのような課題があるかを特定します。組織・システム・人員に「ムダ・ムラ・ムリ」が無いかどうかという視点で洗い出しを行いましょう。「ムダ・ムラ・ムリ」についての解説は【ITツールを活用した業務改善|解説と成功事例を紹介】の記事をご参照ください。例)不要な慣習により生じている問題はないか・・・ムダ不要な動線、工程はないか・・・ムダ停滞・遅延している業務はないか・・・ムラ属人化していないか・・・ムラ人手では限界にきている業務はないか・・・ムリ実践不可能なスケジュールになっていないか・・・ムリまた、業務フロー図を用いて、実務担当者にも困りごとはないか必ずヒアリングを行いましょう。現場の意見を無視しないことは大変重要です。業務改革を計画している担当者がムダな作業と思っても、実務担当者からすると必要な作業の場合もあります。様々な部署のメンバーと連携しながら進めましょう。★ポイント:優先順位をつける★ポイント:目標は定量的に定める課題分析ができたら実行計画の策定を行いますが、業務改革に関するノウハウが少ない段階で、いきなり全社的な業務改革を行おうとすると失敗します。従って課題には優先順位を付けて計画的に行う必要があります。優先順位の決め方は以下の視点から考えます。優先順位の上位は「難易度が低く、効果が大きい」ものです。優先順位を決定したら上位の課題から具体的な実行計画を立てていきます。実行計画で決めることは以下です。具現化の手法・手順・期間これらの実行シナリオを予算に合わせて作成します。想定していなかった事態が発生することは当然のようにあります。した事態にも素早く対応できるような準備、体制を整えておきましょう。ひとつ重要なことは成果目標を定量的に定めることです。「定量的に定める」というのは、誰が見ても分かりやすい「数値」や「数量」で設定することです。プロジェクトメンバー間でわかりやすい目標を共有することはプロジェクト推進力の維持に繋がります。業務改革後の効果測定をする際にも定量的に行うため、課題と目標を定量的に管理しましょう。具現化の手法については、ITシステムの導入など社内のリソースだけでは難しい場合、ITコンサルタントに相談することをおすすめします。予算や担当者のITリテラシーに合わせた柔軟なサポートが可能なITコンサルタントはこちら。★ポイント:難易度の低いものから取り組み、成功体験を積む★ポイント:初期導入時のフォローをする★ポイント:定期的に進捗会議を開く最初の取り組みは難易度の低いものから取り組み、成功させることが重要です。業務改革による効果を立証することにより、経営層や関係組織にも理解を得ることができますし、成功したノウハウは次の取り組みに活かすことができるため、改革へのスピード感を高めることに繋がります。業務改革を行うと業務の流れが大きく変わるため、導入初期にミスが増えてもおかしくありません。フォローできる体制を整えておきましょう。プロジェクトメンバー間で定期的な進捗会議を行うことも重要です。「現場関係者を巻き込む」ことにより、円滑なプロジェクト推進を助けます。★ポイント:チェックリストを作成する最後に効果測定をどのように行うかについて解説します。効果測定は取り組みが成功したのか失敗したのか、改良の余地はあるかなどを数値や数量で判断し、原因・要因分析を行います。基準値に満たなかった場合は新たな解決策を立案していきましょう。効果測定は以下のステップで行いますチェックリストを作成どのような項目について効果を測定するかを定めます。チェックリストに数値や数量で効果を記載するこのような指標の記録作業は非常に手間であるため、効果測定は極力負担を軽くして定期的に継続して行い、実態を掴みやすくしましょう。機器を使って自動で計測するといった省力化の工夫をすることも大切です。2.効果について評価点数をつける点数の範囲は測定精度の高さにもよりますが、5段階評価にするなど評価者にも閲覧者とってもわかりやすい評価にしましょう。バックオフィスの効率化やマーケティングによるリード獲得数などはすぐに効果が見えないかもしれません。長期的な目線で測定しましょう。3.測定が適正かどうか振り返る測定自体が適正だったかどうかを振り返ることも大切です。まとめ業務改革の進め方について解説しました。業務改善と比較すると難易度も高いですが、成功すれば高い効果が得られます。業務改善と業務改革は言葉としては似ていますが進め方は全く違うものになりますので混同しないように、しっかりと切り分けて同時並行で進め、相乗効果を狙いましょう。業務改革を企画する前に、事前準備として担当者の方や関係者の方のITリテラシー教育がおすすめです。ITシステム導入のヒントになるかもしれませんし、プロジェクトのスタート時にIT知識レベルを統一しておくことにより、その後のコミュニケーションがスムーズになります。弊社、IT人材教育QualityRoomはITリテラシーの向上をはじめDX推進担当者の育成まで、企業様のIT人材教育に関する様々なご支援をしています。お客様の状態やフェーズに適合した内容へのカスタマイズや、レベルアッププランもご提案が可能です。集合研修、Web研修、eラーニング、組み合わせなどご要望に合わせてご提供いたします。効率よく基礎を学び、社内のIT化を促進しましょう。IT人材育成に関する無料相談QualityRoomに関するお問い合わせIT関連の最新情報をお届けします。経験したのち、IT業界にキャリアチェンジ。業務IT化や、IT人材育成についてなど、IT業界以外の方にもわかりやすい記事を書くことを心掛けています。経験したのち、IT業界にキャリアチェンジ。業務IT化や、IT人材育成についてなど、IT業界以外の方にもわかりやすい記事を書くことを心掛けています。7月号に寄稿させていただきました。関連記事DX推進の鍵!DX推進スキル標準「パーソナルスキル」について解説12/01/2023DX推進における「サイバーセキュリティ」人材の役割とスキルセット05/23/2023ソフトウェアエンジニアに必要なDX推進スキルとは?キャリアアップのための方法を紹介04/06/2023データサイエンティストに必要なスキルとは?IPAが発表したDX推進スキル標準を解説03/30/2023DX推進における「サービスデザイン」の重要性とその役割、必要なスキルについて解説03/24/2023DXを推進する主要な人材「ビジネスアーキテクト」とは?その役割と必要なスキルを解説03/15/2023ITツールを活用した業務改善|解説と成功事例を紹介RPA(ロボットによる業務自動化)とは?成功事例と失敗しないためのポイントを解説。@qualityroom_twおすすめの記事DX(デジタルトランスフォーメーション)RPA(ロボットによる業務自動化)とは?成功事例と失敗しないためのポイントを解説。DX推進や働き方改革の手法として注目されているRPA(ロボットによる業務自動化)。7月号に寄稿させていただきました。上流工程でどれだけ品質を作りこめるかが重要。品質に直結する要件定義作成の元になるのが要...ニュース『関西ものづくりワールド2021』AI/IoT展に出展致します。クオリティキューブは『関西ものづくりワールド2021』AI/IoT展に出展致します。「DX推進スキル標準」をご存知でしょうか。企業がDXを推進するために必要な人材に求める、知識やスキルを経産省(IPA)が定義したものです。中堅・中小企業のDX推進DX概要を説明。業務改善は現行業務自体や関連する人員配置、プロセスを改善し、業務効率をアップさせる事。7月号に寄稿させていただきました。何歳からでもDX人材になれる教育がここにある。DX人材・IT人材育成カリキュラムあなたのスキル×経験を求めている企業があります。