業務改善コスト削減クラウドFAXインターネットFAXはどういう基準で選べばいいの?「失敗しないFAXの電子化!選び方のポイント&比較表」を無料でダウンロードするこんにちは。e-受信FAXサービス」ライターチームです。ビジネスの場では、DX化やペーパーレス化への取り組みが盛んになっていますが、依然として企業間の商取引ではFAXを使う企業も多いです。最近では、WEB上でFAXを送受信できる「インターネットFAX(クラウド型FAXサービス)」を導入する企業も増えています。インターネットFAXは、コストダウンやテレワーク化などメリットが大きいと言われていますが、デメリットはないのでしょうか?この記事では、インターネットFAXのデメリットについて解説しています。回避方法なども紹介していますので、インターネットFAX検討時の参考にしてください。e-受信FAXサービス」のプラン・価格を確認する目次[非表示]1.「FAX」のメリットとは?1.1.届いたことが物理的にわかり、視認性が高い1.2.特別な機器が不要1.3.特別なITリテラシーが不要1.4.伝えたい内容を手書き・図で伝えられる2.インターネットFAXの5つのメリット2.1.パソコンからFAXを送受信できる2.2.コスト削減につながる2.3.FAXの管理がしやすい2.4.どこからでもFAXの送受信が可能2.5.FAX業務を効率化できる3.インターネットFAXの6つのデメリット【回避方法あり】3.1.サービスの導入・加入が必要3.2.今使っているFAX番号が変わることがある【回避可能】3.3.受信料金がかかる場合がある【回避可能】3.4.FAXが届いたことに気づかない可能性がある【回避可能】3.5.受信したFAXに追記・返信する際に工夫が必要【回避可能】3.6.送受信の通信環境が安定しないことがある【回避可能】4.インターネットFAXは本当にコスト削減&業務効率化になるのか?4.1.発注書・見積書のやりとりをFAXで行っている企業4.2.外出先・在宅勤務でFAXを送受信したい企業5.まとめ「FAX」のメリットとは?メールやEDIも普及しているなか、企業間の商取引で未だにFAXは使われています。FAXがこれほど使われているのにはどのような理由があるのでしょうか?メリットを解説します。届いたことが物理的にわかり、視認性が高いFAXが届くと、FAX機や複合機から紙が印刷されます。届いたことが物理的にわかる、視認性の高さはFAXのメリットの一つです。飲食業や旅館などの接客業においては、パソコンにメールが届いてもすぐに気付けないことやメール本文が確認できないことがあります。FAXであれば「紙が出ている=届いている」と確認することが可能です。特別な機器が不要FAXの送受信には特別な機器は不要で、FAX機能付きの電話機や複合機さえあれば送受信が可能です。現在販売されているほとんどの複合機は、電話回線と電話機が接続できるため、同じ契約番号でFAX送受信と通話が行えます。「電話機や複合機に紙をセットし、送信先の番号を押すだけ」という明瞭な利用方法もメリットといえます。自社や相手先に、高齢者やITリテラシーが低い人がいる場合でも安心して送ることが可能です。伝えたい内容を手書き・図で伝えられる言葉や文章で伝えにくい内容も、紙に手書きでイメージ図を記載して、すぐにFAXで送れる点もメリットです。建設や設計業務に関するやり取りでは、図面やカタログイメージをFAXして情報伝達をしている企業も多いです。インターネットFAXはどういう基準で選べばいいの?「失敗しないFAXの電子化!選び方のポイント&比較表」を無料でダウンロードするインターネットFAXの5つのメリットこのようなメリットのあるFAXですが、最近ではWEB上でFAXを送受信できる「インターネットFAX(クラウド型FAXサービス)」を導入する企業が増えています。インターネットFAXのメリットを解説します。パソコンからFAXを送受信できるインターネットFAXでは、パソコンのWEBブラウザ上でFAXが送受信できるようになります。紙のFAXのように複合機に取りに行く、紙を仕分ける、複合機へ移動して送信といった業務がなくなります。送信時には、PC上のデータや基幹システムのデータをクラウドサービスに連携することで、サービスが保有するFAX回線を用いて、相手先にFAXが送信されます。受信時には、FAXをPDFファイルとしてデータ化し、クラウドサーバ上に保管します。コスト削減につながる従来のFAXでは受信時に紙で印刷しますが、インターネットFAXはWEBの画面上でFAXを確認するため印刷は不要です。印刷の必要があるFAXについては、該当の書類のみを印刷することも可能です。いずれにせよ、毎回印刷することがなくなります。そのため、紙代・トナー代・カウンター料金といったコストが削減できます。紙を保管するスペースも不要になるので、ファイル代や倉庫代も削減できます。FAXの管理がしやすいFAXをデータとして保管するため、管理工数が削減できます。送受信したFAXデータはクラウドサービス上に保管されるため、後から相手先番号や企業名、日時などで簡単に検索することが可能です。受信したFAXを番号や企業名などで自動振り分けすることもできるので、担当者や取引先ごとに手作業で仕分けていた業務がなくなり、その分の工数が削減できます。従来、FAXのファイリング作業に月40時間かかっていたお客様が、インターネットFAXの導入により時間ゼロに削減された事例もあります。ひとつの部門だけで1ヶ月に届く発注書は約1500枚、ファイリングだけで毎月40時間のロスが生じていたYKアクロス株式会社様。e-受信FAXサービス』の導入で、毎月約40時間が削減でき、さらに予期せぬコロナ禍の在宅勤務もスムーズに。BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイどこからでもFAXの送受信が可能FAXデータはクラウドサーバー上に保管されるため、インターネットにつながるパソコンさえあれば、外出先や自宅からでもFAXを送受信できます。「FAXが事務所に届くからテレワークできない」「FAXを送るために出社する」といった、FAXのテレワーク化に関するお悩みも、インターネットFAXなら解決できます。業務効率化や在宅勤務の円滑化を実現。FAXの仕分けや在宅勤務化に課題を抱えていたエコラボ合同会社様。e-受信FAXサービス」を導入し、業務の効率化や通信料、紙の使用量などのコスト削減、ペーパーレスによる資源保全のみならず在宅勤務しやすい環境づくりにも効果を感じられています。BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイFAX業務を効率化できるFAXを紙で管理する場合、仕分け作業や保管、後から探すなどの業務に多大な時間がかかります。管理者は部下がどれくらいの業務を抱えているのかをひと目で把握することが難しく、業務分担やマネジメントもしづらくなってしまいます。インターネットFAXはFAXをデータとして管理するため、仕分けや保管、後から探すといった業務が効率化できます。進捗状況や処理量もデータとして把握できるため、管理者は適切なマネジメントを行うことが可能になります。BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイインターネットFAXの6つのデメリット【回避方法あり】これまでインターネットFAXのメリットをお伝えしてきましたが、インターネットFAXにはデメリットはないのでしょうか?詳しく解説します。回避可能なものもありますのでぜひ参考にしてください。インターネットFAXはどういう基準で選べばいいの?「失敗しないFAXの電子化!選び方のポイント&比較表」を無料でダウンロードするサービスの導入・加入が必要インターネットFAXを利用するには、当然ですが、いずれかのサービスの導入や加入する必要があります。今までFAX機・複合機のみでFAX送受信ができていた企業にとってはハードルとなるかもしれません。サービスにもよりますがインターネットFAXにはFAX業務を効率化できる機能が搭載されていますので、ぜひ自社にあったサービスを比較検討してみてください。今使っているFAX番号が変わることがある【回避可能】サービスによっては、今お使いのFAX番号がそのまま使えない場合があります。サービス事業者が持つ番号に必ず変えなければならないものや、さらに市外局番が指定できないものもあります。企業取引にFAXを用いている場合、相手先への通知や番号間違え時の対応など、FAX番号の変更は避けたいものです。面倒なFAX受注業務に対して非常に有効なソリューションとなるインターネットFAX。一方で、多くの企業が直面しているのが、「今使っているFAX番号が変更されてしまう」という問題です。BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイただし、以下のような方法であればインターネットFAXであっても、同じ番号を引き続き利用できます。転送サービス(ボイスワープ)転送サービスは、NTTが提供するサービスです。特定の番号に届いたFAXを別の番号に転送できるため、事実上それまでのFAX番号を継続利用できます。月額のサービス利用料金が発生し、転送サービス利用開始までの手続きも煩雑です。契約の電話番号にかかってきた電話が通話なのかFAXなのかを判別することはできないため、電話兼FAXの場合、FAX以外の通話も転送されてしまいます。自動FAX受信サービスの事業者によっては、既存のFAX番号を変更する必要なく、そのまま利用可能なナンバーポータビリティーオプションを提供しています。FAX番号変更の手間がかかりませんが、初期費用(移行費用)や月額利用料が発生するほか、利用開始までに2週間程度の期間がかかる点がネックです。一部の市外局番はサービス対象外となっています。e-受信FAXサービスであれば、現在のFAX番号をそのまま使え、受信したFAXの電子化、サービス画面からのFAX送信などをご利用いただけます。オプションではなくサービスの標準機能のため、追加費用等はかかりません。受信料金がかかる場合がある【回避可能】インターネットFAXでは、FAXの受信に料金がかかるサービスもあります。従来のFAXの場合、FAXの受信時には料金はかからないため、この点はインターネットFAXのデメリットとなります。FAXの受信枚数が多い企業はサービス選定時に注意が必要です。サービスにもよりますが、1枚あたり3~10円程度の受信料金がかかると言われています。e-受信FAXサービスは、FAX受信時に料金は一切かかりません。受信し放題でインターネットFAXをご利用いただけますので、FAXの受信枚数が多い企業はぜひご検討ください。e-受信FAXサービス」のプラン・価格を確認するFAXが届いたことに気づかない可能性がある【回避可能】インターネットFAXでは、従来のFAXのように紙が出力されないため、FAXが届いたことに気づきにくいです。万が一、緊急な連絡や発注変更に気づかないと、取引先に多大な迷惑をかけるだけでなく、信用問題にもつながってしまいます。サービスによってはデスクトップ画面にポップアップ通知するものや通知メール機能があるので、検討時には確認するといいでしょう。受発注業務にFAXを用いている場合、通知機能をONにすると、通知がひっきりなしに届いてしまい業務に支障をきたすということもありますので、通知機能の利用については受信ボリュームも加味する必要があります。FAXを送る場合は紙をセットして番号を押すだけで簡単に送れますが、インターネットFAXの場合には一工夫必要です。受信したFAXに追記して返信する場合、インターネットFAXによっては下記のような手順が必要になり、逆に非効率となっていまいます。e-受信FAXサービスなら、サービス画面上から簡単に追記・返信ができます。フリーテキストの入力はもちろん、よく使う文言は「定型文」として登録しておけばドラッグ&ドロップで簡単に入力できます。デート印や画像も登録できるので捺印作業もサービス上で完結します。送受信の通信環境が安定しないことがある【回避可能】インターネットFAXには、1インターネット回線を利用するタイプ2既存の電話回線をそのまま使うタイプの2種類があります。「1インターネット回線を利用するタイプ」の場合、サービス事業者の保有するインターネット回線を用いてFAXを送受信するため、比較的安価に導入できるものが多い一方、「2既存の電話回線をそのまま使うタイプ」に比べて通信が安定しないことがあります。受発注に関するFAXの場合、確実に・迅速に相手先企業へFAXを届けることが重要です。e-受信FAXサービスは、「2既存の電話回線をそのまま使うタイプ」のインターネットFAXで、既存の電話回線を用いてFAXを送受信するため安定的に通信できます。インターネットFAXはどういう基準で選べばいいの?「失敗しないFAXの電子化!選び方のポイント&比較表」を無料でダウンロードするインターネットFAXは本当にコスト削減&業務効率化になるのか?インターネットFAXのメリットして、コスト削減につながる、FAX業務を効率化できる点を紹介しました。本当にすべての企業でメリットがあるのでしょうか?結論として、インターネットFAXには「メリットを感じやすい環境」「メリットを感じにくい環境」があると考えています。ここでは、どのような環境がインターネットFAXのメリットを感じやすいのか、紹介していきます。商取引に関する帳票を、日々大量に送受信している企業では、インターネットFAXを導入するメリットが大いにあるでしょう。大量なFAXの印刷コストが削減できるほか、自動仕分けやコメント機能で処理をスピーディーに行うことができます。営業の外出や出張が多い企業では、出先からのFAX確認が遅れてしまうケースが多いのではないでしょうか。内勤中の社員が届いたFAXをPDF化してメールやチャットツールで送信することで対応もできますが、社員の工数が増えてしまいます。在宅勤務制度を導入している企業では、「オフィスに届くFAXを確認するために順番で出社している」ということもあるかもしれません。インターネットFAXなら、外出先や在宅勤務中でもパソコンから、FAXを適時確認し返信できます。対応スピードの向上や働く環境整備にもつながります。まとめ企業間の商取引ではFAXを使う企業も多いなか、最近では、WEB上でFAXを送受信できるインターネットFAXを導入してコスト削減・業務効率化を図る企業も増えています。インターネットFAXには以下のようなメリット・デメリットがあります。e-受信FAXサービス」の場合、以下のデメリットが回避可能です。既存の電話回線を用いるため安定的FAX業務のWEB化や業務効率化を検討でしたら、ぜひ参考にしてみてください。e-受信FAXサービス」は、現在のFAX番号がそのまま使える、受発注業務に特化したFAX電子化サービスです。クラウド上で行えます。クラウド型のためサーバー管理人員も必要なく、すぐに使い始められます。90%以上も業務時間を短縮したケースもあり、FAX業務の効率化にもおすすめです。>>>注文書の処理時間97%削減し、FAX業務の効率化を実現した事例はこちらからインターネットFAXの利用を検討していましたら、ぜひ一度ご相談ください。e-受信FAXサービス」の詳細はこちらから株式会社ネクスウェイ/BtoB帳票支援FAXの送受信や帳票発行業務をはじめとする企業間商取引支援ソリューションで、企業の課題解決をサポートしています。あらゆる業界で発生する企業間商取引のデジタル化や自動化など価値あるコンテンツをお届けしていきます。次の記事FAXは日本だけ?ビジネスシーンでFAXがなぜなくならないのかBtoB取引の帳票業務をカイゼンした!20社の事例集ダウンロードFAX受発注業務や請求業務のコストを削減したいFAXの保守管理の手間を削減したい経理担当者の働き方改革を始めたいこのようなお悩みをお持ちの方におすすめの事例集です。20社がどのように業務改善やコスト削減を実現したのか、ご紹介しています。ダウンロードしてみてください。メール会社でお使いのメールアドレスをご記入ください。