É aquela época do ano mais uma vez! Os varejistas estão se preparando para as férias e contratando trabalhadores sazonais em massa. Infelizmente, a agitação da atividade e a perceção errada comum de que os trabalhadores sazonais têm um estatuto profissional diferente porque são trabalhadores “temporários” podem muitas vezes fazer com que os empregadores cortem atalhos no que diz respeito à integração. Para garantir um feliz feriado, lembre-se das dicas importantes a seguir sobre a contratação de trabalhadores sazonais.
1. Reserve um tempo para avaliar suas contratações sazonais
As verificações de antecedentes são caras? Sim. Os processos judiciais são mais caros do que as verificações de antecedentes? Sim. Se sua empresa realiza verificações de antecedentes de funcionários regulares, mantenha a mesma prática para seus trabalhadores sazonais. As mesmas responsabilidades potenciais podem surgir da conduta inadequada dos trabalhadores sazonais e dos trabalhadores não sazonais. A última coisa que você deseja é renunciar à verificação de antecedentes padrão e, inadvertidamente, contratar alguém que literalmente saiu da prisão (onde cumpria pena por várias condenações criminais envolvendo lavagem de dinheiro, roubo, agressão e agressão), indo direto para o seu loja para preencher um requerimento como caixa e agrediu outro funcionário ou cliente. A situação seria ainda pior se você a convertesse em funcionária regular no final da temporada e a necessidade de realizar uma verificação de antecedentes passasse despercebida nesse ponto ou alguém presumisse erroneamente que ela foi realizada no ponto inicial da contratação. E tenha em mente suas obrigações sob o Fair Credit Reporting Act (e quaisquer leis estaduais semelhantes) ao tomar ações trabalhistas adversas com base nas informações contidas em um relatório do consumidor (como um relatório de verificação de antecedentes) obtido de uma agência de relatórios do consumidor (como como uma empresa de verificação de antecedentes).
Além disso, embora pareça senso comum, é importante ler realmente os pedidos de emprego preenchidos pelos seus trabalhadores sazonais. Se algo parecer errado (por exemplo, se o indivíduo listar emprego anterior como gerente assistente da Empresa X no Texas e listar que, ao mesmo tempo, ele era gerente assistente da Empresa Y na Geórgia), vá mais fundo e faça perguntas. É incrível a frequência com que as pessoas falsificam informações sobre as suas candidaturas, o que me leva ao próximo ponto.
2. Treine seus gerentes de contratação
Lembre-se de que os trabalhadores sazonais estão sujeitos aos mesmos requisitos de verificação de elegibilidade que os trabalhadores não sazonais e têm direito às mesmas proteções contra discriminação, assédio e retaliação. Portanto, é fundamental que seus gerentes de contratação entendam o processo I-9, entendam os fundamentos do Título VII da Lei dos Direitos Civis, da Lei dos Americanos com Deficiências (ADA), da Lei de Discriminação de Idade no Emprego de 1967, dos Padrões Trabalhistas Justos (FLSA), a Lei de Não Discriminação de Informações Genéticas e outras leis federais (e estaduais) importantes. Eles também devem compreender quais perguntas podem ou não ser feitas aos candidatos (por exemplo, “Você é elegível para trabalhar nos Estados Unidos?” e “Você pode desempenhar as funções essenciais desta posição com ou com acomodação?” são permitidas enquanto “ Você está grávida?” ou “Você é casado, não é?” Além de garantir que os gestores de contratação compreendem a lei básica antidiscriminação, será necessário garantir que os gestores de contratação compreendem que as obrigações de acomodação se aplicam aos trabalhadores sazonais, tal como se aplicam aos trabalhadores não sazonais:
- Nos termos do Título VII, os empregadores devem acomodar razoavelmente as crenças religiosas sinceras, a menos que isso crie dificuldades indevidas.
- De acordo com a ADA, os empregadores devem acomodar razoavelmente os empregados com deficiência, a menos que isso crie dificuldades indevidas.
- Ao abrigo da FLSA, os empregadores devem proporcionar pausas razoáveis ​​aos trabalhadores não isentos que necessitam de extrair leite materno (e a excepção a este requisito é muito limitada).
Então, o que você faz quando sua trabalhadora sazonal é contratada para trabalhar durante os feriados e chega no primeiro dia e menciona, com indiferença, que não poderá trabalhar aos sábados, domingos, Hanucá ou véspera de Natal por causa dela sinceramente tinha crenças religiosas? Primeiro, não entre em pânico. Em segundo lugar, trate a situação como trataria qualquer outro pedido de acomodação religiosa e envolva-se no processo interativo. Pode muito bem acontecer que outros funcionários queiram mais horas e estejam dispostos a cobrir os dias de folga (sem forçar esses outros funcionários a fazerem horas extras). Traga sua equipe de recursos humanos para o circuito e explore possíveis opções para atender às necessidades do funcionário de se ausentar do trabalho durante esses dias.
3. Coloque sua documentação em ordem
A comunicação com os trabalhadores sazonais durante o processo de integração é fundamental para minimizar a responsabilidade no futuro. Com os trabalhadores sazonais, deve encontrar o equilíbrio entre dar ao trabalhador uma ideia da duração provável do emprego (para garantir que as expectativas são claras) e, ao mesmo tempo, não garantir ou prometer um período específico de emprego (e, assim, alterar as condições). será o status). Todos os funcionários sazonais devem ser obrigados a assinar um reconhecimento de que o seu emprego é livre.
Os trabalhadores sazonais também devem receber informações escritas sobre a sua remuneração. A maioria dos trabalhadores sazonais não está isenta e é importante certificar-se de que o valor do pagamento por hora seja comunicado ao funcionário antes que ele comece a trabalhar. Observe que muitos estados aprovaram legislação aumentando seus salários mínimos estaduais a partir de 1º de janeiro de 2015. Assim, se você tiver funcionários nesses estados, certifique-se de que as taxas de pagamento sejam ajustadas de acordo. Vários estados da Nova Inglaterra também têm leis que exigem o pagamento de férias aos funcionários que trabalham em determinados feriados, como Dia de Ação de Graças, Natal e Ano Novo.
Em seguida, as descrições de suas funções devem estar atualizadas e refletir com precisão as responsabilidades diárias dos cargos específicos. Se você pretende que seus trabalhadores sazonais desempenhem funções diferentes das de seus trabalhadores regulares (ou que eles desempenhem apenas uma parte das funções que se espera que seus trabalhadores regulares desempenhem), é melhor ter descrições de cargos separadas, distinguindo os cargos. Os funcionários sazonais devem receber uma cópia das descrições de suas funções para que compreendam totalmente o escopo de suas responsabilidades.
Você utiliza acordos de arbitragem? Nesse caso, você deve considerar fazer com que seus funcionários sazonais assinem um acordo de arbitragem no momento da contratação. Não é incomum que os empregadores convertam empregados sazonais em empregados regulares, e muitas vezes a execução de acordos de arbitragem pode ser ignorada se não for abordada inicialmente. Além disso, todas as mesmas questões salariais e horárias, discriminação e assédio que dão origem a reclamações por parte dos trabalhadores regulares podem ocorrer durante o emprego, ainda que breve, de um trabalhador sazonal, e as mesmas razões para utilizar um acordo de arbitragem com trabalhadores regulares existem com trabalhadores sazonais. .
Finalmente, todos os funcionários sazonais devem receber uma cópia do seu manual do funcionário e ser obrigados a assinar um aviso por escrito confirmando o recebimento do manual. Mais uma vez, embora o seu emprego possa ser breve, eles ainda devem estar cientes das suas expectativas, particularmente em relação à discriminação e ao assédio. Mais uma vez, exigir que todos os funcionários acusem o recebimento do manual no momento inicial da contratação garante que esses indivíduos não serão ignorados se forem convertidos em funcionários regulares no final da temporada de férias.
4. Uma vez contratado, treine suas contratações sazonais em políticas críticas
É imperativo treinar seus trabalhadores sazonais sobre a política de uso dos veículos da empresa? Provavelmente não, a menos que seus aluguéis sazonais dirijam veículos da empresa. É imperativo formar os seus trabalhadores sazonais sobre a sua política de igualdade de oportunidades de emprego (EEO)? Absolutamente. No que diz respeito ao tempo de treinamento, concentre-se nas políticas que podem fazer ou quebrar você. Em outras palavras, se o seu trabalhador sazonal recorrer à Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego depois de você demiti-lo por violar a Política X, você deve garantir que o trabalhador sazonal tenha sido treinado tanto em sua política de discriminação quanto na Política X. Abaixo estão algumas políticas sobre os quais os trabalhadores sazonais devem ser treinados:
- Políticas de EEO/discriminação/assédio/retaliação
- políticas salariais e horárias (por exemplo, registro de horas, ponto de entrada/saída, horas extras, trabalho fora do horário comercial e intervalos para refeição e descanso)
- políticas de segurança no local de trabalho (por exemplo, planos de gestão de multidões)
- expectativas de atendimento
- regras gerais do local de trabalho (por exemplo, expectativas de atendimento ao cliente, contagem até, etc.)
5. Certifique-se de que a manutenção de registros está em dia
Com o súbito afluxo de novos empregados, é importante que os empregadores se certifiquem de que as informações sobre os trabalhadores sazonais são registadas de forma completa e precisa nos seus sistemas de manutenção de registos. Manter registros precisos é importante não apenas no que diz respeito a questões imediatas, como folha de pagamento, mas também pode se tornar importante no futuro. Por exemplo, o emprego sazonal conta para a parte de 12 meses dos requisitos de elegibilidade para cobertura ao abrigo da Lei federal de Licença Médica e Familiar (FMLA). Portanto, os sistemas de manutenção de registos dos empregadores devem acompanhar e agregar períodos de emprego não contínuos.
Os funcionários sazonais podem tornar-se testemunhas ou mesmo partes em ações judiciais futuras, por isso é importante ter registos precisos de quando e onde estavam de serviço e de como contactá-los após o término do seu emprego sazonal. O emprego sazonal por vezes continua para além das férias e pode transformar-se numa relação não sazonal. Os empregadores querem ter a certeza de que qualquer mudança de estatuto seja acompanhada de todos os procedimentos utilizados na contratação de trabalhadores não sazonais. Assim, os empregadores devem certificar-se de que os seus sistemas de manutenção de registos codificam e atualizam com precisão qualquer informação que afete dados importantes, tais como datas de aniversário, datas de revisão, aumentos salariais escalonados, etc.
Esta é a terceira parte da nossa série de blogs sobre uma variedade de questões envolvidas na contratação de trabalhadores sazonais. A primeira parte desta série, “Esta é a temporada (de varejo), Parte I: Dicas da OSHA para uma Black Friday segura”, abordou recomendações de agências federais para varejistas sobre como manter um local de trabalho seguro durante as vendas de fim de ano e discutiu políticas a serem consideradas quando os empregadores de varejo implementarem um plano de gerenciamento de multidões em preparação para as vendas da Black Friday. A segunda parte desta série, “Esta é a temporada (de varejo), Parte II: Conduzindo verificações de antecedentes de trabalhadores sazonais”, ofereceu dicas sobre como realizar verificações de antecedentes de uma força de trabalho sazonal.