2020 apontou que as empresas que se sentem confortáveis ​​no espaço digital podem responder com mais flexibilidade aos desafios que afetam as suas operações, reorganizar mais facilmente os seus processos e adaptá-los às novas circunstâncias. Uma das grandes facilitações nos procedimentos digitais é a assinatura eletrônica. Este artigo faz parte de uma série de várias partes em que gostaríamos de apresentar os tipos de assinaturas eletrônicas e os argumentos para elas, visto que há uma necessidade crescente de poder colocar uma caligrafia em um documento sem a presença pessoal, mesmo da casa do signatário.
A assinatura eletrónica é essencialmente um dado atribuído a um documento eletrónico (por exemplo, PDF, Excel, ficheiro) que comprova a autenticidade do documento, bem como identifica a pessoa que o assinou. A assinatura resultante é uma sequência de código segura e com vários componentes que é difícil de adulterar. Além disso, ao contrário de uma assinatura tradicional, ela está vinculada não apenas à pessoa que assina, mas também ao conteúdo do documento. Após o documento ter sido assinado eletronicamente, não apenas a assinatura, mas também o conteúdo do documento não pode ser modificado, muitas vezes o mesmo pode ser fornecido apenas com tarefas adicionais no caso de documentos em papel de várias páginas (por exemplo, encadernação e estampagem).
O uso de assinaturas eletrônicas agiliza, por exemplo, processos de contratação, certificados de conclusão, pedidos individuais e processos trabalhistas. Enquanto, por exemplo, no caso de uma assinatura tradicional, as partes têm que marcar uma reunião ou enviar cópias devido à assinatura de uma declaração legal bilateral, a forma electrónica não requer organização, pode ser feita a qualquer momento com apenas alguns cliques, assim o documento pode ser utilizado perante as autoridades em poucas horas.
Com uma assinatura eletrônica, os processos podem ser realizados totalmente sem papel. Isto protege o ambiente e poupa-nos os custos de armazenamento de inúmeros documentos em papel em múltiplas cópias. É claro que os documentos com assinatura eletrónica também devem ser conservados até ao final dos períodos de conservação legais, mas o armazenamento eletrónico é mais simples, mais transparente e significativamente mais económico.
É importante também que os processos se tornem mais transparentes com o uso da assinatura eletrônica. Uma outra vantagem é que a adequação de um documento para produzir efeitos jurídicos (apenas devido ao seu formato electrónico) não pode de forma alguma ser questionada.
Dependendo do procedimento em que a empresa deseja utilizar o documento eletrônico, é importante estar atento às diferenças entre as assinaturas, atestados e certificados. Nas próximas partes da série de artigos, apresentaremos esses aspectos.