Embora nestas linhas abordemos o tema da metodologia Kaizen aplicada aos negócios, ela pode ser definida, em termos gerais, como uma filosofia de vida que busca a melhoria contínua.
Um dos fundamentos básicos em torno dos quais é construído é que as maiores mudanças são o resultado de muitas outras mudanças menores que ocorrem ao longo do tempo. Por isso é conhecida como prática de melhoria contínua, pois busca sempre o que está errado e, portanto, como uma organização pode ser melhorada.
O método Kaizen nasceu durante a Segunda Guerra Mundial no Japão. Na verdade, seu nome é resultado da combinação de duas palavras japonesas, kai, que significa mudança, e zen, que significa melhoria. Os problemas na indústria do país após os conflitos levaram engenheiros e cientistas, entre outros profissionais, a unir forças e desenhar uma metodologia para revitalizar o setor.
Os valores, ainda hoje aplicáveis, sobre os quais o método Kaizen foi construído nos primeiros tempos são o compromisso, a disciplina e a perseverança. Da mesma forma, baseia-se na ideia de que a excelência é inatingível, embora a sua busca contínua seja o que ajuda a aproximar-se dela. Sempre há algo que pode ser melhorado, por isso não é aconselhável permanecer na zona de conforto.
Como funciona o método Kaizen
Quando colocadas em prática, essas noções fazem com que o método Kaizen funcione em ciclos conhecidos pela sigla PDCA.
Passos para implementar Kaizen nas empresas
- Estabeleça metas claras, realistas e bem documentadas.
- Avaliar a situação geral e desenvolver um plano de otimização.
- Realizar as melhorias que foram decididas.
- Revise a situação e faça correções se necessário.
- Elaborar um relatório no qual sejam compilados os resultados e especificados os elementos de monitorização.
Outra forma semelhante de implementar Kaizen dentro de uma empresa é seguindo a metodologia 5S. Essas letras correspondem a cinco palavras japonesas que são traduzidas da seguinte forma:
- Organizar. Antes de implementar um plano, é necessário distinguir entre o que é necessário e o que é acessível.
- Endireite. Uma vez ciente do que é necessário, deve-se organizar para que o tempo e os recursos sejam otimizados.
- Brilhar. Para que o plano seja eficaz é fundamental um conhecimento profundo dos processos da empresa, para que mesmo o menor problema seja identificado e resolvido.
- Padronizar. É necessário ter as melhores ferramentas disponíveis e trabalhadores competitivos e livres de conflitos. Isso ajudará a se destacar da concorrência.
- Sustentar. A melhoria contínua deve ser o mantra seguido pela empresa.
Vantagens do método Kaizen
Uma vez identificados e corrigidos os erros que atrapalham a empresa, a produtividade aumenta. Este não é, no entanto, o único benefício que uma empresa obtém com a implementação do método Kaizen. Entre suas vantagens estão as seguintes:
- Elementos que não criam valor são minimizados ou removidos, melhorando assim a eficiência.
- A melhoria da eficiência ajuda os trabalhadores a reduzir custos e oferecer um produto de melhor qualidade, o que traz consigo um aumento da competitividade no mercado.
- Quando os colaboradores percebem que a forma como as coisas são feitas melhora, a motivação aumenta e o seu nível de satisfação aumenta.
- Em relação ao ponto anterior, quanto mais satisfeito estiver um colaborador, maior será o seu grau de compromisso com a empresa. Além disso, as taxas de retenção de talentos melhoram.
- A criação de equipes de trabalho para identificar problemas e possíveis soluções torna-as resilientes e fortalece os vínculos entre os funcionários.
- Ao abordar o processo como uma busca de soluções nas quais todos os colaboradores possam oferecer sua perspectiva e expertise, torna-os cada vez mais qualificados para solucionar problemas de forma contínua.
- Um melhor serviço e um produto de maior qualidade eventualmente melhoram o grau de satisfação do cliente.