Dado o tamanho da sua empresa, você provavelmente terceirizará as funções de suporte que estão fora da sua área de especialização, que é a administração da sua pequena empresa. E, a menos que você esteja administrando um negócio de TI, provavelmente deveria terceirizar o suporte de TI junto com outras funções especializadas, como RH, folha de pagamento e jurídico.
Descobri que as necessidades de TI das pequenas empresas se enquadram em quatro categorias. Em primeiro lugar estão os aborrecimentos diários que podem inviabilizar os negócios, a menos que sejam resolvidos de forma rápida e eficaz: “Não consigo imprimir”. “Perdi minha senha.” “O sistema é lento.” "O que essa mensagem de erro quer dizer?" “Devo abrir este anexo de e-mail?”
A segunda é a necessidade de alguém que possa resolver essas questões diárias, um especialista que possa conversar com seus outros fornecedores de TI que cuidam de sua conectividade com a Internet, software principal e similares, e que o ajudará a planejar e orçamentar para o futuro.
Terceiro, os sistemas de uma pequena empresa precisam de manutenção regular, incluindo atualizações periódicas, manutenção de software antivírus, monitoramento de backup e verificações de segurança. Por último, as pequenas empresas necessitam de apoio para os projectos de TI que surgem periodicamente: pequenas coisas como um novo funcionário que inicia empreendimentos maiores, como a instalação de um novo servidor ou a abertura de um novo escritório.
O que perguntar a potenciais provedores de TI
Ninguém pode atender a cada uma dessas necessidades: Você precisa de uma equipe. Você pode contratar a equipe para sua equipe ou pode terceirizá-la. Como o custo de contratação de uma equipe costuma ser proibitivo para uma pequena empresa, a terceirização costuma ser a melhor opção.
Se você estiver pronto para escolher um provedor de serviços de TI que atenda às suas necessidades, primeiro defina seus objetivos relacionados à TI. Isso pode incluir aumentar o tempo de atividade ou o desempenho da rede, acelerar os tempos de resposta, proteger seus sistemas contra hackers, ter backups confiáveis ​​em caso de desastres e erros e cumprir as regulamentações.
Terceirizar o suporte de TI geralmente é uma forma eficaz de expandir sua pequena empresa, mas não é uma parceria a ser realizada de ânimo leve. Ao avaliar fornecedores em potencial, certifique-se de que estas questões foram abordadas:
1. O que significa “tudo incluído”?
Muitas empresas terceirizadas de TI usam o termo “tudo incluído” para descrever seus serviços – apenas para posteriormente cobrar extra por serviços que não estão realmente incluídos no contrato. Para saber o que realmente está incluído no seu plano, pergunte aos vendedores o que pode levar o fornecedor a enviar uma fatura além da mensalidade. Quer seja uma atualização de servidor ou uma chamada de suporte presencial, quase sempre haverá extras além do plano supostamente com tudo incluído.
2. O provedor leva a segurança a sério?
Muitos provedores de suporte de TI estão dispostos a discutir (extensivamente) as medidas de segurança que tomam para proteger o seu negócio, mas igualmente importantes são as medidas que tomam para proteger os seus próprios. Quando você confia em um provedor de serviços, você basicamente fornece a essa empresa as chaves de sua rede de negócios. Se a empresa de TI tiver, digamos, 50 clientes, isso significa que ela detém as chaves de 50 redes diferentes – e isso a torna um alvo tentador para ataques cibernéticos. Pergunte a qualquer empresa de suporte em potencial o que ela está fazendo para se manter segura e descubra se ela usa medidas de segurança padrão do setor, como autenticação de dois fatores, senhas complexas e alterações regulares de senha.
3. E quanto à sua atual equipe de TI?
Quando um líder empresarial opta por terceirizar a TI para uma empresa de suporte, todos os funcionários de TI existentes ficam compreensivelmente preocupados com seu trabalho. Dito isto, existem maneiras de amenizar seus medos. Uma pesquisa da CompTIA descobriu que 53% dos clientes das empresas de suporte de TI mantiveram o mesmo número de funcionários internos de TI e apenas 6% cortaram o pessoal interno. Na maioria das vezes, os prestadores de serviços de TI cuidam das tarefas rotineiras, liberando a equipe interna para se concentrar em projetos de tecnologia que gerarão receitas a longo prazo.
Se você acha que sua empresa se beneficiaria trabalhando com suporte de TI terceirizado, avalie cuidadosamente os prós e os contras antes de começar. Ao trabalhar com um provedor de serviços de TI confiável, você pode deixar a TI para especialistas e administrar seus negócios, em vez de deixar que a TI administre você.