As seguradoras de títulos lidam consistentemente com informações confidenciais por meio de papelada e documentos digitais. Eles levam a sério o seu papel quando se trata de proteger as informações pessoais dos clientes e tomam as medidas necessárias para mantê-las seguras.
Aqui estão algumas das estratégias que as empresas de títulos usam para proteger informações confidenciais.
Políticas e procedimentos rigorosos
Uma empresa de títulos deve ter políticas e procedimentos rígidos quando se trata de acessar e lidar com informações confidenciais. Todos os funcionários devem ser minuciosamente treinados sobre essas políticas e procedimentos desde o início e receber atualizações periódicas durante todo o seu emprego. Com o cumprimento estrito, o risco de vazamento acidental de informações pessoais é significativamente reduzido.
Outra medida de segurança para informações confidenciais é limitar o número de funcionários que têm acesso a elas. Quanto menor o número de pessoas que lidam com papelada e arquivos digitais com informações pessoais, menores são as chances de as informações caírem em mãos erradas. Algumas empresas de títulos incluem um período probatório com novos funcionários antes de lhes dar acesso a informações confidenciais para garantir que sejam confiáveis.
Software de segurança de dados
Quando se trata de armazenar informações pessoais em arquivos digitais, as empresas de títulos usam software de segurança de dados para mantê-los seguros. Há uma variedade de programas de software disponíveis que ajudam a gerenciar informações digitais, proporcionando acesso às pessoas certas e evitando o acesso às pessoas erradas. O software de segurança de dados evita hackers, spyware e outras ameaças potenciais à segurança digital.
As empresas de títulos usam criptografia, um sistema de codificação que protege os dados. Muitas informações pessoais são criptografadas quando armazenadas para evitar acesso externo e até mesmo interno. Senhas, números de previdência social, informações de contas bancárias e muito mais podem ser criptografados para mantê-los seguros.
Teste e-mails de phishing
Muitas empresas de títulos obtêm sucesso enviando e-mails de phishing de teste aos funcionários periodicamente. Esses e-mails solicitarão informações confidenciais como um teste para o funcionário. Se o funcionário estiver seguindo o protocolo, deverá denunciar o e-mail de phishing e recusar-se a responder ou fornecer qualquer informação.
Quando informações confidenciais são protegidas por senhas, é útil ter alguns protocolos em vigor. Tenha um requisito de nível mínimo de segurança para senhas, como uma determinada combinação de letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais. Os funcionários devem ser solicitados a alterar suas senhas periodicamente.
Quando as transações são concluídas e as cópias físicas da documentação não são mais necessárias, ela é efetivamente destruída, o que representa um risco à segurança. A destruição é a forma mais comum de descartar documentos em papel que contêm informações confidenciais. Uma trituradora cruzada garante que os pedaços de papel nunca possam ser lidos ou remontados.
Suas informações estão seguras com o título American Guardian
Você está certo em ter muito cuidado com suas informações pessoais. A American Guardian Title entende isso e protege suas informações confidenciais de várias maneiras. A papelada física é sempre mantida segura e trancada quando necessário. As informações digitais são mantidas seguras por meio de software, criptografia e senhas. Você pode ter certeza de que cuidaremos imaculadamente de suas informações pessoais e financeiras.