Documentar ou não documentar – eis a questão
Olá da equipe Food Bites…
Destruímos milhões de florestas na nossa busca pela produção de papel. Certo? Aí pegamos esse papel, passamos na impressora e guardamos dentro de um armário ou prateleira do nosso escritório. Certo? Esses “papéis” são como chamamos nossos procedimentos e de vez em quando tiramos a poeira dos arquivos e os apresentamos a um auditor (geralmente uma vez por ano). Certo?
Errado!!! Talvez tenha chegado o momento de analisarmos o propósito de um procedimento “documentado”… Às vezes parece que a eficácia do nosso sistema de gestão da segurança alimentar é determinada pelo grande volume de papelada que podemos gerar. Se fosse assim tão simples.
A melhor maneira de erradicar esse problema (trocadilho intencional ) é entender:
- O que significa o termo documentado?
- Quando um processo deve ser documentado?
No contexto dos sistemas de gestão, o termo “documentado” refere-se a “informações que devem ser controladas e mantidas por uma organização (3.31) e o meio em que estão contidas
Nota 1 de entrada: A informação documentada pode estar em qualquer formato e mídia e ser proveniente de qualquer fonte.
Nota 2 de entrada: As informações documentadas podem referir-se a:
— o sistema de gestão (3.25), incluindo processos relacionados (3.36);
— informações criadas para o funcionamento da organização (documentação);
— provas dos resultados alcançados (registos).» ISO 22000:2018
Embora muitas normas tenham requisitos relativos a procedimentos obrigatórios, a maior parte deles é gerada internamente com base na nossa própria iniciativa. Há muitos anos atrás, aceitava-se que simplesmente tinha de haver um procedimento documentado para cada coisa – verdade seja dita, vimos procedimentos documentados sobre como substituir um rolo de papel higiénico ou mesmo como fixar memorandos num quadro de avisos. Nós seguimos em frente. Ou temos?
Nosso conselho é que, em caso de dúvida se um processo deve ou não ser documentado, pergunte-se sempre “A ausência de um procedimento documentado levaria à confusão, ao caos ou à inconsistência?”. Se a resposta for “sim”, vá em frente e escreva.
Finalmente, estamos vivendo na era digital. Temos acesso a tudo em formato digital que pode ser facilmente armazenado e catalogado de forma a ser facilmente recuperado e partilhado entre os vários intervenientes – com um clique, clique, clique do rato. Da próxima vez, antes de clicar no botão imprimir, pergunte-se “É necessário que isso seja impresso e arquivado, ou posso armazená-lo em algum lugar na “nuvem” em um formato protegido onde estará disponível para quem precisar acessar isto?".
Tem sido um turbilhão de semanas e nossos pensamentos vão para todos os seres humanos afetados pela pandemia que está destruindo nosso belo mundo.
Apesar dos atuais regulamentos de bloqueio de nível 4, ainda realizamos workshops de formação virtuais – estamos certamente a abraçar a era digital. Nosso Treinamento Básico Online de Segurança Alimentar ainda está disponível por R100 pp e nossa Masterclass de Análise de Causa Raiz está implorando por sua presença.
Tome cuidado e fique seguro!
A equipe de mordidas de comida
PS: Não resistimos…
- O que a árvore fez quando o banco fechou? Começou sua própria filial.
- Como as árvores ficam online? Eles apenas fazem login.
- O que a única árvore disse para a árvore que a levantou? Você deveria ter colocado um anel nele.
- Que tipo de árvore cabe na sua mão? Uma palmeira.
- Qual é o aplicativo de namoro favorito de uma árvore? Madeira.
- Por que você nunca quer convidar uma árvore para sua festa? Porque eles nunca folheiam quando você quer.