Existem centenas de tarefas na lista de verificação de qualquer planejador de conferências de negócios. E se houver uma solução que possa marcar vários itens como concluídos, ela será mais que bem-vinda. Os organizadores da Autodesk University Russia, uma conferência anual realizada na Skolkovo Business School, encontraram exatamente essa solução no aplicativo de eventos construído na plataforma Eventicious.
Conversamos com Tatiana Kulikova, gerente de marketing de eventos e produtora da Autodesk University Russia, e perguntamos quais recursos do aplicativo de eventos são mais importantes para os planejadores de eventos.
A Autodesk University Russia é o principal evento do ano para todos que trabalham para melhorar nosso ambiente físico. Todos os anos reunimos mais de 1000 profissionais: arquitetos, engenheiros, operários da construção civil. A programação do evento é bastante extensa. As palestras são apresentadas em 8 a 10 sessões paralelas, além de uma exposição de tecnologia.
Anteriormente sempre imprimíamos programas de eventos. Eram folhetos grossos contendo descrições detalhadas de todas as palestras, de modo que os custos de impressão ascenderam a 4.500 euros. Todos aqueles livretos tiveram que ser colocados nas sacolas de brindes dos participantes, o que não é minha ideia de diversão. E aí, no último momento, acontecia alguma mudança na programação, então a gente tirava cada livreto da sacola e colava tiras de papel na programação, ali mesmo no local do evento.
Então começamos a procurar uma solução alternativa. Nosso principal objetivo era ajudar nossos participantes a descobrir onde precisavam ir e o que precisavam fazer. A programação do evento deve ser digital, interativa e possuir hiperlinks que possam levar à descrição da palestra e, a partir daí, às informações do palestrante. É importante poder filtrar a programação por dias, sessões e temas. Foram estes os critérios que nos fizeram escolher a solução da Eventicious.
Outro recurso do aplicativo de eventos que é muito importante para nós são as notificações push. Quando algo muda na programação, ou apenas precisamos chamar a atenção dos participantes para determinadas atividades, as notificações push são muito úteis.
Avaliações e pesquisas
Além da prática programação interativa, outro recurso muito útil do aplicativo é a classificação das apresentações. Anteriormente, tentamos diversas vezes coletar feedback sobre apresentações off-line. Distribuíamos cartões com títulos de apresentação, um cartão para cada apresentação, e pedíamos às pessoas que os classificassem numa escala de cinco ou dez pontos, depois recolhíamos esses cartões e os digitalizamos. Foi um processo muito, muito trabalhoso. Agora nosso público pode avaliar as apresentações com apenas alguns cliques no aplicativo, e estamos prontos com análises – uma grande vantagem.
Na UA Rússia, realizamos inquéritos e sondagens online para o nosso público, sendo os resultados transmitidos num ecrã grande. Anteriormente, usávamos serviços especializados de pesquisa. Este foi o primeiro ano em que usamos o recurso Pesquisas no aplicativo Eventicious. É muito conveniente quando todos os elementos interativos são reunidos em uma solução e não há necessidade de integrar mais nada.
Rede e comunicação
A conferência da Autodesk University Russia é realizada anualmente e toda uma comunidade de profissionais foi formada em torno deste evento. Para eles, a conferência tornou-se o ponto de encontro tradicional onde você vem para ver velhos amigos em vez de fazer novas conexões. No entanto, gostaríamos de disponibilizar essa oportunidade aos nossos participantes e patrocinadores.
Tentamos diversas soluções de rede, mas nenhuma delas realmente funcionou. Chegamos à conclusão de que nosso público simplesmente não gosta de conhecer novas pessoas. Muito mais popular é a funcionalidade de fazer perguntas aos palestrantes por meio do aplicativo. É bom que a solução Eventicious tenha agendador de reuniões e perguntas aos clientes e, além disso, haja chats onde os participantes podem se comunicar entre si.
Entrando em contato com os organizadores e possibilidades negligenciadas
Como mostra nossa prática, os participantes gostam de poder entrar em contato com os organizadores do evento a qualquer momento e receber rapidamente uma resposta às suas perguntas. Por isso criamos um chat “Perguntas aos organizadores” no aplicativo do evento, que foi muito popular entre os participantes.
Existem alguns recursos no aplicativo do evento que ainda não testamos, mas que parecem muito promissores, como a interação com parceiros e patrocinadores. A Autodesk University organiza uma exposição de tecnologia em colaboração com nossos parceiros. O aplicativo do evento pode se tornar uma base sólida para a promoção de nossos expositores. Existem notificações push para chamar a atenção para o que está acontecendo nos estandes da exposição, páginas promocionais dos parceiros mais importantes – as possibilidades são muitas, só que ainda não as utilizamos.
Para nós, o aplicativo de eventos Eventicious é uma solução quatro em um: navegação no programa, classificação de apresentações, pesquisas e networking – não temos muito disso, mas ainda assim. Ficamos bastante impressionados com o processo de preparação do aplicativo, a interface do painel do administrador é muito intuitiva e fácil de usar.
Eu mesmo poderia ter adicionado conteúdo, não é nada difícil, mas é ótimo que exista um serviço especial que pode tirar esse trabalho das mãos dos organizadores quando eles estão mais ocupados se preparando para o evento. Para os organizadores de eventos, o evento é o momento em que acontecem a maioria dos contratempos e emergências, portanto, se houver recursos que possam fazer uma grande parte do trabalho dos organizadores de eventos, eles ficarão mais do que felizes em usá-los.
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