Como este ano traz seu próprio conjunto de desafios únicos para o nosso setor, perguntamos aos planejadores de reuniões como eles estão abordando seus próximos eventos.
Esta semana, entrevistamos três planejadores: Carol Benavidez, CMP, CMM, vice-presidente regional da HelmsBriscoe; Nann Phillips, CMP, CMM, DES, PMED, fundadora e diretora da Scurry Street Meeting Management; e Michelle Crosby, CMP, DCMP, Gerente de Desenvolvimento de Negócios da Brightspot Incentives & Events.
Ao planejar o(s) evento(s) deste ano, com o que você está mais animado?
Carol Benavidez: Estou muito entusiasmada com o retorno da nossa indústria e com o fato de todos nós fazermos o que mais amamos! Recebi algumas RFPs nas últimas semanas para futuras reuniões de grupo. É emocionante começar a agendar NOVAS reuniões.
Nann Phillips: Estou começando a ver as coisas indo na direção certa! Sei que ainda temos muito trabalho a fazer para trazer a indústria de volta a um nível “normal” e, enquanto isso, estou muito entusiasmado em ajudar meus clientes a encontrar maneiras criativas de dar vida às suas experiências – seja isso eventos presenciais, híbridos ou virtuais. É bom ver tantas organizações adotando suas opções ampliadas.
Michelle Crosby: Embora estejamos muito entusiasmados com o retorno dos eventos ao vivo, a tecnologia permitiu que muitos de nossos clientes alcançassem um público maior no ano passado. Com isso em mente, estamos projetando momentos memoráveis ​​para o participante ao vivo e virtual daqui para frente.
Como o híbrido mudou a maneira como você projeta e planeja eventos?
CB: Não tenho lidado muito com reuniões híbridas. Na minha opinião, eles terão vida curta. Com o lançamento de vacinas e as viagens de lazer voltando com força total, acredito que as reuniões presenciais serão mais fortes do que nunca. Meu entendimento sobre reuniões híbridas é que o alto custo pesa sobre o ROI na maioria dos casos.
NP: Em suma, mudou tudo. Um evento híbrido é basicamente dois eventos separados, mas simultâneos e sobrepostos. Mas não é a melhor solução para todos, e procuro ajudar os meus clientes a entrar no seu processo de planeamento com os olhos bem abertos e a fazer a escolha que é melhor para a sua organização e para os objetivos únicos do evento.
MC: As reuniões de lançamento de vendas em estilo híbrido permitiram aos nossos clientes a oportunidade de alcançar mercados adicionais como nunca antes. Isso nos permitiu ser criativos com ferramentas de marketing pré-evento, presentes e engajamento em reuniões. Sem falar na forma como comunicamos no dia e também fornecemos materiais de acompanhamento pós-evento.
Que tipos de tecnologias de eventos você planeja usar? (Plataformas virtuais, plataformas de matchmaking, etc.)
MC: Com base nas necessidades de nossos clientes, identificamos os parceiros audiovisuais e de produção certos para atender às suas metas e objetivos. Isso pode incluir o uso de plataformas virtuais com capacidade multiuso. Permitindo que o participante participe no nível em que se sentir mais confortável, ao mesmo tempo que fornece acesso às notas do palestrante, patrocinadores, salas de feiras e, o mais importante, salas de networking para interagir com os participantes on-line e ao vivo.
Qual você acha que é a maior ferramenta para o envolvimento bem-sucedido do público?
CB: Acho que um tema geral apoiado por uma experiência será fundamental para futuras reuniões F2F. A experiência pode ser um cenário de reunião diferente, espaços de exposição diferentes ou fazer algo fora do clima. Pode até ser uma atividade específica da cidade com base no local onde a reunião está acontecendo. A ferramenta pode estar pensando fora da caixa sobre como seria a norma.
NP: Não é uma ferramenta, mas uma tática: não tente copiar e colar sua reunião ao vivo no ambiente virtual ou híbrido. A mente das pessoas funciona de maneira diferente no espaço virtual. Dê-lhes espaço em branco. Não tenha medo de apresentar um pouco de diversão. Dê a eles um motivo para ficarem “sintonizados” além do conteúdo. Crie uma sensação de antecipação – “o que pode acontecer a seguir?”.
MC: Atividade! Seja com perguntas de enquetes ao vivo, curiosidades ou sorteios, manter o público envolvido na experiência é fundamental. Torná-los parte do resultado e do sucesso do evento como um todo é ainda melhor! Se eles sentirem que seus pensamentos e sugestões são importantes, você terá um evento de sucesso.