A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde estabeleceu várias diretrizes, que devem ser seguidas por qualquer pessoa que manipule quaisquer dados médicos eletrônicos. Estas directrizes estipulam que todos os consultórios médicos devem garantir que todas as medidas necessárias estão em vigor ao mesmo tempo que guardam, acedem e partilham quaisquer dados médicos electrónicos para manter os dados dos pacientes seguros. A falta de conformidade com os padrões de segurança HIPAA pode levar a multas pesadas e, em casos extremos, até mesmo à perda de licenças médicas. Várias etapas podem ser seguidas pelos consultórios médicos para garantir a conformidade com os padrões HIPAA. Essas etapas incluem:
Execute uma avaliação de risco completa da prática médica
Alguns consultórios médicos adoptaram sistemas electrónicos de registo de saúde antes de existirem directrizes claras sobre o que esses sistemas deveriam conter. Isto significa que uma prática médica pode estar a utilizar sistemas eletrónicos que não estão em conformidade com as normas HIPAA. Para garantir a conformidade com a HIPAA, uma avaliação de risco deve ser feita nos sistemas atuais usando os padrões e diretrizes da HIPAA para destacar áreas nas quais a conformidade não é aplicada. Uma avaliação de risco em relação às diretrizes da HIPAA expõe áreas nas quais são necessárias mudanças.
Prepare-se para o desastre antes que ele ocorra
Todos os dados tratados por uma prática médica devem estar protegidos contra perda e corrupção. Uma das principais formas de garantir que os dados não sejam perdidos em caso de acidente é fazer backup regular dos dados médicos. Os dados devem ser copiados em um local externo, de modo que, em caso de incidentes como incêndios em instalações médicas, o backup dos dados também não seja destruído. Programas antivírus também devem ser instalados em todos os computadores para garantir que os dados não sejam corrompidos ou destruídos por vírus de computador.
Tenha um programa contínuo de treinamento de funcionários
Qualquer sistema é tão forte quanto o seu elo mais fraco e, na maioria dos casos, os funcionários não treinados são os elos mais fracos nas práticas médicas. Um consultório médico poderia ter um sistema de criptografia muito seguro, mas se os funcionários não usarem suas senhas para acessar registros e arquivos com segurança, o sistema de criptografia se tornará inútil e qualquer pessoa poderá obter acesso a esses registros. Os consultórios médicos devem treinar continuamente sua equipe sobre como seguir os protocolos de segurança corretos para garantir a integridade e segurança dos dados.
Compre produtos médicos tendo em mente a conformidade e compatibilidade de segurança
Os novos equipamentos adquiridos para uma instituição médica devem ser compatíveis com os sistemas existentes e oferecer recursos de segurança suficientes. Alguns equipamentos médicos podem oferecer recursos de segurança suficientes, mas podem ser incompatíveis com os sistemas existentes ou vice-versa. Portanto, antes de fazer qualquer compra importante, deve-se fazer uma revisão suficiente do produto para garantir a segurança e a compatibilidade.
Colabore com as partes afetadas
As mudanças que precisam ser feitas para alcançar a conformidade com a HIPAA afetam muitas pessoas na prática médica. Os departamentos afetados devem ser consultados ao fazer alterações para garantir que todas as partes afetadas pelas alterações estejam satisfeitas com as alterações.