INSTRUCTION BUDGÉTAIRE ET COMPTABLE M4 143 TITRE 3 : LE CADRE BUDGÉTAIRE Il est rappelé que le créancier doit toujours pouvoir être en mesure d’identifier et de déterminer l’exactitude du versement effectué à son profit. Lorsque le document qui lui est destiné, tel l’avis de crédit, par exemple, ne permet pas de mentionner les indications suffisantes, les précisions complémentaires sont portées à sa connaissance directement par l’ordonnateur à l’aide d’un document distinct, sous la forme d’une note ou d’une lettre. L’envoi de ces informations implique, bien entendu, que l’ordonnateur se soit assuré au préalable auprès du comptable de la mise en paiement effective de la dépense. 2.3.6. Imputation Sous cette rubrique, doivent être portées les informations relatives à l’imputation budgétaire et comptable. Cette rubrique comprend trois zones : - la première zone, qui est toujours servie, fait référence au compte par nature. Le compte figurant dans cette zone coïncide avec l’article budgétaire ; - la deuxième zone est servie lorsqu’une ou plusieurs opérations ont été votées en section d’investissement : le numéro de l’opération correspond au chapitre budgétaire ; - la troisième zone n’est pas utilisée en M4. 2.4. PROCÉDURES FACULTATIVES DE MANDATEMENTS COLLECTIFS Les ordonnateurs ont la possibilité de grouper, en un même mandatement, divers factures ou mémoires, présentés par un même créancier, dès lors que ces dépenses concernent un même article budgétaire. Le montant de chaque facture ou mémoire doit être indiqué, soit dans le corps du mandat, soit sur un état annexé, avec, s’il y a lieu, toutes références utiles aux marchés auxquels la facture ou le mémoire se rapporte. Les dépenses de personnel peuvent également faire l’objet de mandatements collectifs, quel que soit le nombre de créanciers, d’articles d’imputation et de modes de règlement. Les mandats collectifs de dépenses de personnel sont appuyés soit de l’état liquidatif des traitements, salaires, indemnités et autres éléments accessoires, soit d’une copie des bulletins de paye remis aux bénéficiaires présentant le détail des différents éléments constituant les émoluments et les précomptes exercés. Dans ce dernier cas, le mandat est accompagné d’un état récapitulatif simplifié, établi en double exemplaire, présentant, d’une part, le montant par chapitre et article d’imputation budgétaire des sommes totales mandatées au profit des agents et de la Sécurité Sociale, d’autre part, la répartition de ces sommes entre les agents, la Sécurité sociale et les divers créanciers des agents (CNRACL par exemple). Les mandatements de dépenses de personnel doivent toujours être récapitulés sur des bordereaux spécifiques insérés dans la série normale des bordereaux. 2.5. MODALITÉS DE RECTIFICATION DES ERREURS MATÉRIELLES DE CALCUL SUR LES PIÈCES JUSTIFICATIVES PRODUITES PAR LES CRÉANCIERS L’application de la règle selon laquelle la rectification des erreurs constatées sur les factures, mémoires ou autres pièces justificatives produites par les créanciers, doit être approuvée par ces derniers, conduit à leur renvoyer les documents erronés, même lorsque ceux-ci ne comprennent que des erreurs matérielles de calcul qui ne peuvent être contestées par les intéressés. L’échange de correspondance qui s’impose alourdirait, sans intérêt, l’exécution du service. Il appartient aux ordonnateurs d’apprécier les cas où il peut être procédé d’office, sans l’approbation des fournisseurs ou entrepreneurs, aux redressements des erreurs matérielles de calcul. Il suffit, en marge de la facture ou du mémoire et en regard de la ligne sur laquelle a été constatée l’erreur, de porter la mention « erreur de calcul à déduire (ou à ajouter) : ...E (ou Euro) ».
57974