26 LA gEStIoN DE LA MANIFEStAtIoN L’accueil est la carte de visite d’une manifestation, le premier contact que les partenaires (libraires, éditeurs...) vont avoir avec elle, mais aussi les élus, les diverses personnalités, les journalistes et bien sûr, les écrivains et le public. Le cadre global et l’accueil alimentent le bouche à oreille – d’écrivains en éditeurs, de journalistes en attachés de presse... – et contribuent à l’image de la manifestation. on distingue en général plusieurs fonctions d’accueil : • L’accueil des professionnels : visant à faciliter l’installation efficace sur le site ou sur les stands des libraires et des éditeurs. • L’accueil des auteurs et des modérateurs : assuré par l’équipe ou par des bénévoles lecteurs, qui vont prendre en charge les auteurs depuis leur arrivée jusqu’à leur hôtel, puis jusqu’aux responsables de la manifestation. • L’accueil presse et personnalités officielles : souvent la fonction des responsables de la manifestation, ou du président (pour une association). • L’accueil du public : souvent assumé par des bénévoles. Il doit être effectif dès l’entrée sur le site, et à l’entrée de chaque espace où se déroule une rencontre ou une animation. Certaines de ces fonctions peuvent être externalisées auprès d’hôtesses stagiaires d’écoles de communication (mais au détriment de la convivialité). La fonction fonCtions d’aCCueiL d’accueil est sans doute la plus fédératrice et la plus valorisante pour les bénévoles qui ont participé à la préparation du projet tout au long de l’année. La coordination de l’ensemble de ces fonctions d’accueil est capitale pour éviter tout flottement et se prémunir des incidents impondérables. Elle relève de l’autorité du directeur et requiert plusieurs réunions pour que chacun se trouve au bon moment à la bonne place. Cette coordination nécessite et assure la cohésion de tous les acteurs, professionnels et bénévoles, autour du projet.
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