18 novembre 2010 DOCUMENTS ADMINISTRATIFS 79 / TRANSMISSION DES MANDATS AU VISA DU COMPTABLE 1- DISPOSITIONS GENERALES Les mandats, appuyés des pièces justificatives et des documents relatifs au mode de règlement des dépenses, sont récapitulés dans l'ordre croissant des comptes sur un bordereau établi en trois exemplaires : - l'un destiné au comptable ; - le deuxième pour être joint au compte financier ; - le troisième pour être renvoyé par le comptable à l'ordonnateur pour ses archives. Les bordereaux des mandats doivent reproduire certaines des indications portées sur les mandats de paiement, qu’ils récapitulent. Ils comportent notamment les énonciations suivantes : - la désignation de l'établissement ; - la désignation du comptable assignataire ; - la désignation de l'exercice et de la date d'émission ; - la désignation du créancier ; - l’imputation budgétaire de la dépense (comptes d’exécution) ; - le montant de la somme mandatée hors taxes, le montant de la TVA et le montant de la somme mandatée toutes taxes comprises. Ces trois colonnes ne sont toutes servies que dans le cas d'activités assujetties à la TVA. Dans le cas contraire seule la troisième colonne « montant TTC » est utilisée. Par ailleurs le bordereau de mandat est aménagé de façon d'une part, à faire apparaître la totalisation des sommes mandatées par comptes d’exécution et, d'autre part, de permettre la ventilation de ces sommes par comptes de tiers. Chaque bordereau est numéroté dans une série ininterrompue commençant au n° 1 au début de l'exercice. Le bordereau est signé par l'ordonnateur. La signature du bordereau vaut certification du service fait et attestation du caractère exécutoire des pièces justificatives de la dépense (art. D. 1617-23 du CGCT). Il est recommandé de distinguer sur des bordereaux spécifiques les dépenses d'investissement, des dépenses d'exploitation et de stocks chaque fois que les besoins du service le nécessitent. Le bordereau est arrêté selon les mêmes modalités que le mandat. 2- LA TRANSMISSION AUTOMATISÉE DES FLUX DE PRISE EN CHARGE Lorsque l'établissement dispose d'une automatisation de la confection des mandats de paiement, l'ordonnateur doit prendre toutes dispositions pour que les données nécessaires à l'exercice des contrôles du comptable du Trésor puissent être transmises à ce dernier et au département informatique du Trésor sous une forme compatible avec l'organisation comptable et informatique des services extérieurs du Trésor. Ainsi les différents documents (bordereaux-journal, mandats de paiement) et les pièces justificatives sont produits dans les conditions habituelles et transmis au comptable de l'office. En fonction des dispositions arrêtées localement, les supports magnétiques sont communiquées directement au comptable ou transmis au département informatique auquel est rattaché le poste comptable. 3- LA DÉMATÉRIALISATION DES MANDATS ET PIÈCES JUSTIFICATIVES La charte nationale de dématérialisation dans le secteur public local a été signée le 7 décembre 2004 entre les différents acteurs de la gestion publique locale afin de garantir une cohérence et une plus grande efficacité au niveau local. CHAPITRE 2
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