Guide du porteur FAMI-FSI-IGFV, programmation 2021-2027 Version février 2022 Guide du porteur FAMI-FSI-IGFV, programmation 2021-2027 Guide du porteur FAMI-FSI-IGFV, programmation 2021-2027 Version février 2022 Fiche n°7 - L’archivage du projet Quel archivage prévoir pour le projet ? L’acte attributif prévoit les règles de conservation des pièces par les porteurs de projet.. Attention à bien conserver l’ensemble des pièces justificatives et à les classer par poste de dépenses : ces informations doivent être tenues à disposition d’éventuels contrôleurs, conformément aux dispositions de l’acte attributif. Bon à savoir ! Le classement de ces pièces, dès le début du projet, au fur et à mesure de son déroulé constitue le moyen le plus simple et le plus efficace d’archiver les pièces et d’assurer leur présence lors des contrôles. Il est vivement recommandé de définir un système d’archivage par année (facilitant ainsi le lien avec l’exercice comptable), et par type de dépenses. Un dossier d’archivage unique est mis en place par le porteur de projet de manière dématérialisée : • contenant toutes les pièces ; • classées par année ; • avec un sous-dossier pour chaque type de dépenses (frais de personnel, frais de voyages, frais de prestations, etc.). Il doit permettre un classement simple et un traitement de la demande de paiement efficace. La plateforme e-Synergie n’ayant pas la capacité suffisante pour archiver l’ensemble des pièces, il sera demandé un document listant les pièces annexes transmises lors de la demande de paiement. Ces pièces seront à transmettre à l’autorité de gestion/autorité de gestion déléguée par voie dématérialisée. Le projet peut-il être contrôlé après son achèvement ? Après paiement du projet, celui-ci peut encore faire l’objet de contrôles : au plan national par la Commission interministérielle de coordination des contrôles (CICC, autorité nationale d’audit) et à l’échelle européenne par la Commission européenne, la Cour des comptes européenne ou l'OLAF (Office européen de lutte anti-fraude). Des indus pourraient alors être réclamés. Comment effectuer une demande de paiement ? Fiche n°6 – La demande de paiement et le versement La demande de paiement s’effectue de façon dématérialisée sur e-synergie, Les liens spécifiques à chaque fond (FAMI, FSI, IGFV) sont sur le site Internet du ministère de l’intérieur. À cette occasion, un compte-rendu des réalisations du projet est communiqué. Il permet de commenter et de justifier les écarts constatés entre le projet conventionné et sa réalisation effective. Volet 2 – Étapes de vie d’un projet – Fiche n°6 Volet 2 – Étapes de vie d’un projet – Fiche n°7 Comment se passe le versement ? Un contrôle de service fait est réalisé préalablement au versement d’un acompte ou du solde d’une subvention. Ce contrôle permet la vérification de l’éligibilité des dépenses présentées dans la demande et le calcul du montant à verser au porteur de projet. Le total des versements, avance comprise le cas échéant, effectués avant la production du rapport d’exécution final, ne pourra excéder 80% du montant de la subvention conventionnée. Lors du versement du solde, les avances éventuelles et trop perçus d’acomptes sont déduits du montant du solde à verser. Pour plus d’informations, se référer au guide d’utilisation de e-Synergie. Tout dossier reste modifiable sur la plateforme e-synergie jusqu'à la date limite de dépôt fixée dans l'appel à projets. Après la clôture de l’appel à projets, le porteur ne pourra que consulter son dossier sur e-synergie. Il pourra le modifier durant l’instruction sur demande du service instructeur. 23
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