Exigences types pour la maîtrise de l’archivage électronique – Spécifications MoReq2 – 2008 37 Direction des Archives de France Version française de Model Requirements for the Management of Electronic Records. MoReq2 Specification - 2008 sous forme native les documents numériques. L’archivage électronique est alors inscrit, en tant qu’action, dans le plan stratégique pour le développement de l’administration électronique en 2004. Des référentiels sont élaborés en partenariat entre la direction des Archives de France et la direction générale de la modernisation de l’État, qui seront intégrés dans le référentiel général d’interopérabilité (voir 5.1.5). Il s’agit d’une part, du document « Politique et pratiques d’archivage (P2A) (sphère publique)»1 qui a été élaboré à l’initiative de la direction centrale de la sécurité des systèmes d’information. Sont ainsi définis les différents acteurs d’une politique d’archivage, leurs rôles et responsabilités ainsi que les conditions d’ordre juridique, technique, organisationnel et fonctionnel qui doivent être remplies pour qu’une archive ayant une valeur probante puisse la conserver tout au long de son cycle de vie. Il s’agit d’autre part d’un format d’échange basé sur un schéma XML : le « Standard d’échange de données pour l’archivage. Transfert – Communication – Élimination – Restitution », publié par la Direction générale de la modernisation de l’État (DGME) et la Direction des Archives de France, 2006. Il s’agit de faciliter les échanges entre un service d’archives et ses partenaires et ainsi éviter les ruptures de charge en définissant d’une part les messages échangés entre les différents acteurs du processus et d’autre part la structure et le contenu du bordereau de versement qui accompagne les archives à transférer (voir ci-dessous les exemples concernant les transferts). Au-delà de ces référentiels, plusieurs actions ont été menées visant à mettre en œuvre des plateformes d’archivage électronique2. Concernant les actions menées en amont auprès des producteurs, hormis quelques exceptions comme le système mis en place à la Bibliothèque nationale de France (voir ci-dessous), la plupart des réalisations concerne des interventions sur les systèmes d’information (applications métier) existants afin d’y intégrer des fonctionnalités d’archivage électronique3 : intégration du cycle de vie des données et des documents papiers et numériques, classement, détermination des métadonnées y afférentes, étude juridique sur la valeur probante des documents, aide à la maîtrise de la co-existence des processus papier/électronique, définition de droits d’accès différenciés suivant le cycle de vie, aide à la définition de pratiques d’archivage déclinées à partir des politiques d’archivage, assistance pour la réalisation de modules d’archivage interne… 0.4.1.1 Bibliothèque nationale de France A la Bibliothèque nationale de France, un « manuel de production documentaire » a été réalisé par la mission pour la gestion de la production documentaire et des archives. La BnF a décidé en 2004 de mettre en œuvre une démarche de « records management » pour sa production documentaire. Le périmètre est aujourd’hui l’ensemble des fichiers bureautiques et les messages électroniques. Les grandes applications métier de la bibliothèque déjà structurées par définition (les catalogues notamment) sont hors du champ. Sous l’autorité de la chef de la mission pour la gestion de la production documentaire et des archives, des entretiens systématiques avec l’ensemble des services ont permis d’établir un plan de classement unique pour l’ensemble de l’établissement qui a été approuvé en comité directeur en 2005 et intégré aux référentiels de la bibliothèque ; il est complété par une typologie documentaire et la détermination de délais de conservation correspondants. L’adaptation de l’outil informatique jusque là surtout utilisé pour la messagerie permet, lorsqu’un agent produit un document, d’afficher automatiquement un certain nombre de métadonnées saisies 1 http://www.ssi.gouv.fr/fr/confiance/archivage.html 2 Voir sur le site de la DAF, les informations afférentes à ces actions : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/records-management-et-collecte/le-records-management/ http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/archives-electroniques/ 3 Ce type d’actions se trouve explicité dans le module 3 de la norme du Conseil international des archives : Principes et exigences fonctionnelles pour l’archivage électronique/ Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments, juillet 2008, voir le paragraphe 3.1.2.
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