

Accord d’entreprise
Vote électronique




ENTRE LES SOUSSIGNES


La société LAROCHE Industries, société par actions simplifiée, au capital social de 300 000 €
Immatriculée au RCS de Toulouse sous le numéro 424.499.911
Dont le siège social est situé au 26 avenue Guynemer à Colomiers (31770) 
Représentée par Monsieur XXXXXXX, en sa qualité de Président,
Et ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes
Code APE : 7112B


D'une part,



ET



Les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, représentées respectivement par leur délégué syndical, 

Monsieur XXXXXX, pour la CFDT, 
Monsieur XXXXXX, pour la CFE-CGC ;
Monsieur XXXXXX, pour la CGT
Monsieur XXXXXX, pour Force Ouvrière 


D'autre part.



CECI EXPOSE, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT


Préambule


A la date de conclusion du présent accord, la société LAROCHE Industries est composée des établissements suivants :

Siège social de Colomiers :		26 avenue Guynemer - 31770 Colomiers.
Etablissement de Méaulte : 	Parc d’activité Aéropole Picardie – 80300 Méaulte.
Etablissement de Rochefort :	Magasins généraux Cellule n°4 – Arsenal – 17300 Rochefort
Etablissement St Nazaire :		Centre d’Affaires Icare – ZAC de Cadréan – 44550 Montoir de Bretagne

Par le présent accord, les parties conviennent d'organiser les prochaines élections professionnelles du Comité Social Economique (CSE) unique de la société LAROCHE Industries par voie électronique, dans les conditions précisées par le cahier des charges annexé au présent accord.

Parallèlement au présent accord d’entreprise, les organisations syndicales représentatives intéressées seront invitées par la Direction à négocier un protocole d'accord préélectoral du CSE dans les conditions de l’article L. 2314-5 du Code du travail.


Article 1. Principes généraux 

Le présent accord d’entreprise prévoit de recourir au vote électronique pour les prochaines élections de la délégation du personnel du CSE unique de la société LAROCHE Industries qui se dérouleront fin d’année 2019.

Le protocole d'accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales par voie électronique.

Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin s’il y a lieu, que les élections auront lieu sur deux jours. Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.



Article 2. Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 

Les parties conviennent que le vote électronique sera la seule modalité de vote possible pour l’élection de la délégation du personnel au CSE unique de la société LAROCHE Industries, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe physique ou par correspondance.


Article 3. Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique 

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.

Après appel d'offres, la Direction a retenu la société DOCAPOST dont le siège social est situé au 45/47 Boulevard Paul Vaillant Couturier 94200 IVRY SUR SEINE pour la mise en œuvre du vote électronique.  

L'ordonnance no 2017-1386 du 22 septembre 2017 dite ordonnance Macron a confirmé la possibilité de recourir au vote électronique par accord ou à défaut, sur décision de l'employeur dans son article L.2314-16. 

Les modalités de mise en œuvre de ce type de vote sont fixées par le décret numéro 2017-1819 du 29 décembre 2017 à l'article R. 2314-5 du Code du travail.

Le système de vote électronique proposé par la société DOCAPOST est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret numéro°2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel.

Le cahier des charges du prestataire DOCAPOST est annexé au présent accord.


Article 4. Cahier des charges 

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d'assurer l'identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote, ainsi que la publicité du scrutin.

4.1. Confidentialité des données transmises 
Le dispositif assure la confidentialité des données transmises, à savoir :
Les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;
La sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;
L’émargement ;
L’enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.


4.2. Contenu des fichiers 
Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales permettra de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant voté et d'éditer les listes d'émargement.

Le fichier « contenu de l'urne électronique » recensera pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont :
Listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège électoral ;
Fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d'authentification et coordonnées, le cas échéant ;
Listes d'émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs ;
Listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires et suppléants, appartenance syndicale ;
Listes des résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :
Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel ;
Pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent ;
Pour les listes d'émargement : les membres des bureaux de vote, les personnels habilités des services du personnel ;
Pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats représentatifs, les personnels habilités du service RH ;
Pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l'emploi, les syndicats, l'employeur ou les agents habilités des services du personnel.

4.3. Garantie des exigences techniques 
Afin de s'assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une information au DPO de la société LAROCHE Industries. 

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal, est mis en place pour prendre le relais en cas de panne du système.

4.4. Mise en place d’une commission de surveillance 
Une commission de surveillance chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

Cette commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale représentative, des membres du bureau de vote et d’un représentant de la Direction. La Direction peut désigner un représentant de son choix.

Cette commission de surveillance est chargée de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. 


4.5. Déroulement du vote 
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes.

Le choix de l'électeur doit clairement apparaître à l'écran.

L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

4.6. Dépouillement 
À la clôture des opérations de vote, la cellule d'assistance technique vérifie le scellement du système.

L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par le président et les assesseurs.

Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles peuvent ensuite être détruites.


Article 5. Information du personnel et de ses représentants 

La Direction informe les organisations syndicales représentatives de salariés incluses dans le périmètre de l'accord autorisant le vote électronique et que le dispositif respecte les exigences du RGPD. Le prestataire retenu devra garantir le respect des principes du RGPD. 

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote. La Direction remettra à chaque salarié une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. 

La Direction assurera une information auprès des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi.


Article 6. Date d’effet et durée de l’accord

Le présent accord d’entreprise est conclu pour une durée déterminée. Le présent accord entrera en vigueur le 1er jour du mois civil suivant sa signature et se terminera à la réalisation des formalités de dépôt et de publicité. 

Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord préélectoral des prochaines élections professionnelles du CSE unique de la société LAROCHE Industries dont la durée des mandats est de 4 ans. 

Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres de la délégation du personnel CSE unique de la société LAROCHE Industries dont les mandats débuteront au plus tard le 1er janvier 2020.

Il cessera de produire effet de plein droit au terme convenu.

 

Article 7. Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la Direccte.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.


Article 8. Suivi de l’accord

Le suivi du présent accord d’entreprise pourra s’organiser de la manière suivante : réunion de suivi.

Les signataires du présent accord pourront se réunir dans les 8 jours suivants le scrutin du 1er tour, à la requête de la partie la plus diligente, afin de dresser un bilan de son application. Le bilan fera l’objet d’un procès-verbal établi par les parties au présent accord.


Article 9. Interprétation de l’accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

La demande de réunion consigne l'exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l'objet d'un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires.

Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les 30 jours suivant la première réunion.

Jusqu'à l'expiration de ces délais, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.


Article 10. Conditions de validité de l’accord

Le présent accord n'acquerra la valeur d'un accord collectif que si sont satisfaites les conditions légales applicables et plus précisément de l’article L2232-12 du code du travail. À défaut, il sera réputé non écrit.


Article 11. Révision de l’accord

Le présent accord pourra faire l'objet d'une révision dans les conditions légales applicables.
Tous les syndicats représentatifs au moment de la révision seront convoqués par LR/AR.



Article 12. Dépôt de l’accord et publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail

Conformément à l’article D. 2231-2, un exemplaire de l’accord est également remis au greffe du conseil de prud’hommes de Toulouse (31).

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de publicité.

Un exemplaire original sera établi pour chaque partie.

Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la Direction. 



Le présent accord d’entreprise comporte 7 pages paraphées par les parties.





Fait à Colomiers, le 10 Septembre 2019 en 7 exemplaires, dont 2 pour les formalités de publicité


Pour la société LAROCHE INDUSTRIES
Monsieur XXXXXXXXX
Président







Monsieur XXXXX pour la CFDT				Monsieur XXXXXXX, pour la CFE-CGC 








Monsieur XXXXXX, pour la CGT				Monsieur XXXXXX, pour Force Ouvrière


























Annexe n°1





CAHIER DES CHARGES



Ce document constitue le cahier des charges
relatif à la mise en œuvre du vote électronique
pour les élections des représentants du personnel
aux élections professionnelles de LAROCHE Industries



Sommaire

1 -	Présentation générale des besoins : vote électronique	3
1.1 -	Contexte de mise en œuvre du vote électronique	3
1.2 -	Nature des prestations attendues.	3
2 -	Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.	4
2.1 -	Fonctionnalités générales.	4
Système de vote électronique distant.	4
Période des élections.	4
Nature des élections.	4
Sécurisation du système proposé.	4
2.2 -	Scénario de vote	5
Étapes	5
Émargement électronique, unicité du vote	5
Traitements sous-jacents	5
2.3 -	Procédure d’ouverture de l’élection	5
Étapes	5
2.4 -	Procédure de fermeture de l’élection	6
Étapes	6
2.5 -	Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote	6
Étapes	6
2.6 -	Scellement du système.	6
2.7 -	Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique	6
2.8 -	Liste des émargements	7
2.9 -	Assistance technique	7
2.10 -	Dispositifs de secours	7
3 -	Autres prestations à fournir	8
3.1 -	Préparation de l’élection	8
Constitution du « fichier électeurs »	8
Objet du « fichier électeurs »	8
Transmission du « fichier électeurs »	8
Confidentialité du « fichier électeurs »	8
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique	9
Composition des codes d’accès au système de vote électronique	9
Adressage des moyens d’authentification.	9
Transmission du « fichier candidats »	9
Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique	9
Contrôles de conformité des listes de candidats	10
3.2 -	Phase de test et de recette du système de vote électronique	10
Objectifs	10
Étapes de recette	10
3.3 -	Prestation de conseil et d’assistance de la DRH	11
Listes d’émargement	11
Résultats bruts	11
Résultats élaborés	11
3.4 -	Gestion informatique et technique du système de vote électronique	12
Disponibilité du système de vote électronique	12
Accusé de réception du vote	12
Conservation des données	12


Présentation générale des besoins : vote électronique
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel (membres du Comité Social et Economique), le vote électronique par Internet.
Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application des décrets :
n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail.
n° 2016-1676 du 5 décembre 2016 relatif au vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise.

Nature des prestations attendues.
Le prestataire aura en charge : 
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par LAROCHE Industries mais chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections.
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (membres du comité social économique unique).
Sécurisation du système proposé.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)
Par ailleurs, le prestataire fournira à LAROCHE Industries les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique.

Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret qui seront contrôlés avant  d’accéder au vote
une étape de présentation des listes de candidatures en présence.
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés
la confirmation par l’électeur du choix effectué après la saisie de sa date de naissance
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote.
A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Procédure d’ouverture de l’élection
L’ouverture de l’élection est réalisée automatiquement par le prestataire avec la validation des membres du bureau de vote désignés au sein de LAROCHE Industries. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.
Étapes
La procédure d’ouverture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes :
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides
le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge
le contrôle du scellement du système de vote électronique
Procédure de fermeture de l’élection
Étapes
La procédure de fermeture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes, en présence téléphonique du Prestataire :
le contrôle du scellement du système de vote électronique
dès la fin du scrutin, le contenu de l’urne, les fiches d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes « en ligne » suivantes :
L’édition de la liste des émargements Internet
Le déchiffrement des suffrages Internet,
l’édition des résultats de l’élection ; compteurs de voix par élection, par liste et par candidat 
la remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Scellement du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin 

Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffrera le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption. Le bulletin ne sera ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif. 

Deux niveaux de chiffrement seront mis en place :

Le chiffrement sur le poste de travail sera assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se feront selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commencera dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il sera impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010. 

Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux  et les agents habilités  de la Direction des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin les listes  d'émargement ne seront  accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation  pendant le déroulement du scrutin.
Assistance technique
Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Dispositifs de secours
Le système de vote électronique sera dupliqué sur 2 plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Autres prestations à fournir
Préparation de l’élection
Constitution du « fichier électeurs »
Les listes électorales sont constituées par LAROCHE Industries. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par LAROCHE Industries, par établissement et par collège.
Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales seront consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par le service Ressources Humaines LAROCHE Industries et seront ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le « fichier électeurs » contiendra notamment, pour chaque électeur :

La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
Le collège de l’électeur
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)
La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)
L’adresse Email professionnelle de l’électeur
Objet du « fichier électeurs »
Le « fichier électeurs » sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre LAROCHE Industries et lui-même.
Confidentialité du « fichier électeurs »
Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engagera à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.
Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
un code secret qu’il sera seul à connaître
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demandera aussi à l’électeur sa date de naissance avant d’enregistrer son ou ses vote(s).
Adressage des moyens d’authentification.
Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique, par courrier postal adressé à leur domicile.
En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalidera ceux-ci  et en communiquera de nouveaux  par l’intermédiaire de la hotline.
Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de LAROCHE Industries et seront transmises par la Direction des Ressources Humaines de LAROCHE Industries au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de LAROCHE Industries ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.
Les listes de candidats mentionnent notamment :

L’élection concernée (CSE : titulaires ou suppléants et le collège de rattachement)
L’appartenance syndicale le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire proposera un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.
De même, le prestataire pourra éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de LAROCHE Industries un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.
Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant à LAROCHE Industries, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.
Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture de l’élection dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organisera un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test sera effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote sera entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passera en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés.

L’objectif sera de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le prestataire génèrera 3 clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs. 

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés seront cryptés dès leur expression et resteront cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantira l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
Étapes de recette
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
réalisation de plusieurs votes,
déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
contrôles de la conformité des résultats obtenus,
validation du dispositif de vote,
scellement de l’application de vote électronique.

Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs
la présentation du système aux partenaires sociaux.
la remise des résultats.
Listes d’émargement
Les listes d’émargements définitives seront remises à LAROCHE Industries sur support numérique à l’issue de l’élection.
Résultats bruts
Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.
Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».
Résultats élaborés
Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.
Le prestataire proposera ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire mettra à la disposition du bureau de vote et de la direction de LAROCHE Industries les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;

Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.
La période d’élection (en durée de jours) sera définie au sein du protocole électoral.
Durant cette période,  le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accusé de réception du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.




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