Archives administratives et ouvrages anciens : à chaque fonds documentaire, une méthode particulière. Le cas de la Médiathèque d’Issy-les-Moulineaux – Céline CARDI – INTD – Octobre 2007 44 4 La documentation interne de la médiathèque : essai d’application de Records Management La seconde problématique de la médiathèque relevant du champ de la documentation interne, nous avons envisagé, dans un premier temps, d’emprunter au Records Management, les méthodes et procédures qu’il propose afin de tenter d’organiser au mieux les archives administratives « papier » de la médiathèque. Nous allons d’abord rappeler ce que recouvre la notion de Records Management, puis nous détaillerons étape par étape la démarche effectuée, adaptée au cas spécifique de la médiathèque. 4.1 Records management : contexte et définition La norme NF ISO 15489 définit le records management (RM) comme étant le "champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l'information liées à la forme des documents" [44] Autrement dit, selon Susan Vaillant, « le terme désigne la gestion des documents internes et des données électroniques qu’une entreprise doit conserver comme preuves de son activité, des transactions qu’elle a opérées, des relations qu’elle a entretenu avec ses partenaires… »[34] Le RM est issu en grande partie de l’archivistique dont la mission principale est «d’assurer la conservation des documents produits ou reçus par les institutions publiques », la gestion des archives publiques étant régie par la loi du 3 janvier 1979 sous le contrôle de la Direction des archives de France. [34] Le terme d’archives englobe tous les documents de l’organisme, lesquels changent de statut au cours de leur cycle de vie. « D’archives courantes », ils se transforment en « archives intermédiaires » pour devenir des « archives définitives ». Susan Vaillant [34] les décrit ainsi :
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