什麼是職場「個人使用手冊」？
20世紀90年代，伊瓦爾·克羅格赫魯德（Ivar Kroghrud）在挪威海軍當了6年軍官，那段時間裏，他每年8月都要跟陌生人相處。
挪威實行徵兵制，所以克羅格赫魯德每年都要接觸一批新兵。通過在不大的巡邏船上長期共事，大家很快就能相互熟悉，還能了解彼此的特點和怪癖，摸索出在一起共事的最佳方式。後來，他進入商界後發現情況完全相反。 2000年，家住奧斯陸的克羅格赫魯德創辦了在線調查和數據公司QuestBack，但令他震驚的是，了解自己的同事竟然那麼困難。接下來的10年，這家公司不斷成長，員工總數已經超過300人——由於人數太多，有的人他甚至連名字都叫不上來，就更不知道他們的個性了。 有的公司要求員工寫下"個人使用手冊"，希望能夠幫助同事了解不同人的工作方式（圖片來源：Getty Images） "想要在企業裏真正了解某個人，需要花費很長時間。我對此既好奇又困惑。"克羅格赫魯德說，"如果通過共事來了解彼此，那就勢必產生問題和衝突。" 2011年，一位教授在倫敦商學院參加一次會議時無意間提到了"個人使用手冊"（personal user manual）的想法，克羅格赫魯德認為這或許可以解決他的問題。回到辦公室後，他起草了一頁的文檔，闡述了他人與之共事的最佳方式。文件指出了他自己喜歡和厭惡的事情，以及他對自己員工的期望。例如，他喜歡深思熟慮，從容應對，即便是當他人希望他能直接制定決策時也不例外。 這種做法立刻獲得了令人鼓舞的反饋，同事們都認為，這讓他們得以更加有效地了解與之共事的方式。自那以後，他鼓勵自己認識的所有人都製作這樣一份"個人使用手冊"。 對某些人來說，個人使用手冊的想法似乎是一種在職場中與人相處的高效方式。但對其他人來說，這似乎更像是半真半假的打官腔。但使用個人使用手冊的企業表示，在這的確是一個幫助同事彼此相處的工具，畢竟在當今時代，很多人都會在家裏工作，無法在茶水間相互認識——甚至不願在社交媒體上相互聯繫。 不過，如果你也想寫一份自己的使用手冊，那就需要了解幾件事情。 知己知彼 個人使用手冊的想法是在拉里·斯泰貝爾（Larry Stybel）等著參加一場既定會議時冒出來的。那是2003年，身為獵頭兼波士頓公司Stybel, Peabody & Associates聯合創始人的斯泰貝爾當時正在利用空閒時間閲讀新手機的說明書。 "如果通過共事來了解彼此，那就勢必產生問題和衝突。"伊瓦爾·克羅格赫魯德說（圖片來源：Getty Images） 他突然想到，如果給他招募的每個高管都配上一份說明書，應該很有用。作為嘗試，他先給自己寫了一份使用手冊。隨後，他相信這可以幫助人們了解彼此，於是要求他招募的每位高管都寫一份自己的使用手冊。 久而久之，斯泰貝爾發現這種手冊有助於揭示一名高管的個性。不僅如此，下屬也可以找到與之合作或規避矛盾的最佳方式。例如，有一位大學教授就鼓勵同事約在辦公室跟他見面，而不要在他走過大廳時去找他，因為他喜歡利用那段時間思考。還有一位首席執行官承認，他知道自己經常講相同的戰爭故事，所以他的使用手冊鼓勵下屬在他開始重覆老故事時打斷他。 "這極大地降低了新招募的高管所產生的不確定性。"斯泰貝爾說，"不僅如此，這還有助於提升他們成功應聘新職位的概率。" 積極採納 最近，個人使用手冊成了高管會議上熱議的話題之一，已經有一些科技公司和創業公司要求員工製作這樣的內容。 IT平台 BetterCloud 創始人兼首席執行官大衛·波利蒂斯（David Politis）去年在一次會議上學到了這個辦法。在一場活動中，演講者要求聽眾當場寫下自己的個人使用手冊。 "令我驚訝的是，當我環顧四周時，"他說，"發現所有人都低著頭飛快地書寫。我意識到可以把這個想法帶回公司。" 兩個星期後，他舉行了一場會議，要求自己的員工都寫一份自己的使用手冊。他建議他們使用一系列標凖問題，包括："跟你溝通的最佳方式是什麼？"以及"你喜歡如何獲得反饋？"最終的內容都會發佈在一個共享文件夾裏，公司的所有人都可以閲讀。波利蒂斯也在社交媒體上發佈了自己的使用手冊，甚至給自己的岳父母發送了一份副本。 這些使用手冊解釋了辦公室里長期隱藏的一些問題背後的原因。例如，該公司首席財務官在他的個人使用手冊裏表示，他喜歡在坐地鐵上班前早起工作。而他的一位同事則透露，他喜歡晚上熬夜工作，這便很好地解釋了他們二人之間的郵件和回復為何經常出現延遲。 波利蒂斯披露，當他在會議中沉默時，員工不應該感到擔心，因為這表示他全部聽進去了。 在職場中使用個人使用手冊的人表示，此舉有助於解釋同事之間長期存在的問題（圖片來源：Getty images） "現在總是能聽到人們引用他們的使用手冊。"波利蒂斯說，"參加會議時有人會說，'我把會議安排在早上7點，因為我看到你的使用手冊說你喜歡早上開會。'" 信息過多 個人使用手冊的概念並非沒有弊端。作為這種模式的創造者，斯泰貝爾警告稱，永遠不要強制員工製作個人使用手冊，因為這會形成一種侵犯。在日本這樣的國家尤其如此，那裏的人很少在工作場合討論個人習慣。 人們往往還會在手冊中填寫一些不太真實的信息，包括"我最大的缺點就是工作太努力"這樣的陳詞濫調。波利蒂斯針對這種情況給出了一種簡單的解決方案："如果首席執行官率先對員工坦誠相見，下面的人也會效仿。" 紐約組織心理學家兼高管教練本·達特納（Ben Dattner）表示，對於可能沒有機會跟同事見面的遠程工作的人來說，這種工具很有幫助。 但他也警告稱，如果老闆的使用手冊有錯誤，就有可能蘊含危險。你的上司可能在使用手冊裏自稱他喜歡被人挑戰，但當他因為你這麼做而訓斥你時，你就會發現事實並非如此。 他還補充道，還有人擔心使用手冊可能對自己不利，尤其是當你可能暴露過多信息時。如果你在使用手冊中披露自己不喜歡早晨開會，那麼喜歡早起的老闆可能會說：你需要適應環境。 "現在總是能聽到人們引用他們的使用手冊。"BetterCloud首席執行官大衛·波利蒂斯說，他要求員工公開自己的個人使用手冊（圖片來源：Getty Images） "從某種意義上講，這種做法也有不足，所以你在製作使用手冊以及選擇給予別人多大信任時，需要保持一份謹慎。"達特納說。 然而，克羅格赫魯德發現，如果措施得當，個人使用手冊的確可以方便新員工了解同事。他並沒有在現在的公司MagicGarden裏提出這種要求，這是一家專門幫助創業公司發展業務的企業。但克羅格赫魯德仍然保留了他當初製作的那份使用手冊，偶爾還會更新。 "正是這些怪癖使人成為了人。"克羅格赫魯德說，"使用手冊只是一種發現怪癖、理解同事的捷徑。" 訪問 BBC Capital 閲讀 英文原文。