Hafan Agenda for Pwyllgor y Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd on Dydd Iau, 21ain Mehefin, 2018, 2.00 pm
Pecyn adroddiadau'r rhaglen PDF 638 KB
Cafodd y Cynghorydd Marion Bateman ei henwebu gan y Cynghorydd Joe Johnson yn Is-Gadeirydd y Pwyllgor ac eiliwyd y cynnig.
Cafodd y Cynghorydd Arnold Woolley ei enwebu gan y Cynghorydd Bob Connah ac eiliwyd y cynnig.
Ar ôl cynnal pleidlais penodwyd y Cynghorydd Marion Bateman fel Is-gadeirydd y Pwyllgor.
Penodi'r Cynghorydd Marion Bateman fel Is-gadeirydd y Pwyllgor.
Pwrpas: I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 26 Ebrill 2018.
Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 26 Ebrill 2018.
Tudalen 3, gofynnodd y Cynghorydd Clive Carver i'r cofnodion gael eu haddasu i nodi bod y Cynghorydd Jean Davies yn bresennol.
Ymestyn y cynllun Gofal yn Gyntaf i Gynghorwyr Sir PDF 76 KB
Pwrpas: hysbysu'r pwyllgor o'r gwasanaeth Gofal Gyntaf sy'n cael ei ymestyn i ddarparu cefnogaeth i Aelodau
Enc. 1 for Extending the Care First scheme to County Councillors , eitem 4. PDF 135 KB
Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad i roi gwybod i'r Pwyllgor am y gwasanaeth Gofal yn Gyntaf i gyflogeion a allai gael ei ymestyn i ddarparu cymorth i Aelodau. Darparodd wybodaeth gefndirol ac eglurodd er nad yw Cynghorwyr Sir yn gyflogeion, maent yn rhan o Gyngor Conwy ac roedd yn rhesymol o safbwynt lles iddynt ymestyn mynediad at y gwasanaeth iddyn nhw.
Cyfeiriodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd at y prif ystyriaethau, fel y maent wedi'u nodi yn yr adroddiad, ac eglurodd bod y gwasanaeth yn rhad ac am ddim i'r unigolyn ac ar gael am 24 awr o'r dydd trwy gydol y flwyddyn dros y ffôn neu ar-lein. Dywedodd bod Gofal yn Gyntaf wedi'i gynllunio i ddarparu gwybodaeth a chymorth i unigolion sydd ag amrywiaeth eang o broblemau teuluol, personol ac yn y gwaith.
Cytunodd y Cynghorydd Paul Shotton y dylid ymestyn y gwasanaeth i Aelodau.
Gwnaeth y Cynghorydd Mike Peers sylw ar y mater o gyfrinachedd a gofynnodd a yw'r Awdurdod yn derbyn gwybodaeth ynghylch defnyddwyr y gwasanaeth. Eglurodd Uwch-Reolwr Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol nad yw'r Awdurdod yn cael gwybod pwy sy'n defnyddio'r gwasanaeth heb ganiatâd yr unigolyn, ond mae'r Awdurdod wedi derbyn gwybodaeth ystadegol i'w helpu i adnabod unrhyw achos pryder i weithwyr o fewn neu y tu allan i'r gwaith er mwyn gallu darparu cymorth iddynt os oes angen.
Dywedodd y Cynghorydd Chris Bithell bod gan yr Awdurdod ddyletswydd gofal dros bob aelod o staff a dywedodd ei fod yn cefnogi'r gwasanaeth sy'n cynnwys cyflogeion mewn ysgolion.
Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Ian Dunbar yn ymwneud â darparu cyngor parhaus, eglurodd yr Uwch-Reolwr Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol bod ymgynghorwyr Gofal yn Gyntaf wedi cymhwyso'n broffesiynol i ddarparu cymorth parhaus neu gyfeirio at wasanaethau priodol eraill os oes angen.
Mewn ymateb i sylw gan y Cynghorydd Clive Carver yn ymwneud â chymhlethdodau adnoddau, dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y gellid ymestyn y gwasanaeth Gofal yn Gyntaf i Gynghorwyr am £1.76 y person fel rhan o gontract presennol yr Awdurdod. Roedd hwn yn daliad cyfradd safonol flynyddol nad oedd yn cael effaith ar ddefnyddwyr.
Dywedodd Uwch-Reolwr Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol bod y gwasanaeth Gofal yn Gyntaf wedi'i groesawu a'i hyrwyddo gan yr Undebau Llafur ac yn rhan o raglen Cymru gyfan a chaiff ei chynnig i bob awdurdod lleol. Eglurodd bod y gwasanaeth wedi gwella darpariaeth bresennol ar draws y Cyngor i gefnogi iechyd a lles bob aelod o staff.
PENDERFYNWYD-
Y caiff y gwasanaeth Gofal yn Gyntaf sydd ar hyn o bryd ar gael i bob aelod o staff, ei wneud ar gael i Gynghorwyr Sir yn ogystal.
Galw ceisiadau yn ystod y broses Cyllidebu PDF 82 KB
Pwrpas: Ystyried gosod unrhyw gyfyngiadau ar ddefnydd galw ceisiadau yn ystod y broses gosod cyllideb
Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) yr adroddiad i ystyried gosod unrhyw gyfyngiadau galw ceisiadau i mewn yn ystod y broses o osod cyllideb. Darparodd wybodaeth gefndirol a nododd bod sawl opsiwn ar gyfer gosod cyfyngiadau ar alw i mewn megis:
· gwahardd galw i mewn oherwydd cyllid; neu
· cyfyngu galw i mewn ar gyfer materion nad ydynt wedi cael eu hystyried yn barod gan Bwyllgor Trosolwg a Chraffu (PTC); neu
· cyfyngu galw i mewn i gamau 1 a 2 o'r broses cyllid newydd er mwyn oedi'r trydydd cam
Yn ogystal â'r uchod, dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) bod modd i'r Pwyllgor benderfynu nad oedd angen unrhyw newid a phenderfynu cadw pethau fel ag y maent ar hyn o bryd felly.
Eglurodd y Prif Swyddog bod y broses cyllid newydd yn caniatáu i Aelodau ystyried cynlluniau ym mhob gweithdy Aelodau ac mewn Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu yn y tri cham. Os yw Aelod yn poeni am gynllun cyllid yng ngham 1 neu 2, gellir ei gyfeirio at gael ei ystyried eto yn fanylach ar gam hwyrach. Ychwanegodd y dylai hyn fod yn ddigon i graffu cynlluniau yn fanylach, er nad yw goblygiadau llawn penderfyniad bob amser yn glir wrth ystyried yr effaith gronnol posibl.
Mynegodd y Cynghorydd Chris Bithell ei fod yn teimlo bod y trefniadau presennol yn ddigonol ac nad oes angen newid. Cynigodd y dylid cadw pethau fel ag y maent am y tro.
Dywedodd y Cynghorydd Ian Dunbar ei fod yn gweld gwerth yn y tri opsiwn sydd wedi'u cynnig uchod ac awgrymodd y dylid ystyried bob un ohonynt er mwyn darparu un opsiwn cyfun i'w ystyried ymhellach.
Cyfeiriodd y Cynghorydd Mike Peers at adroddiad craffu Swyddfa Archwilio Cymru a dywedodd y dylid ystyried y cynnwys cyn gwneud unrhyw newid i'r trefniadau presennol, ac roedd o blaid cadw pethau fel ag y maent. Ychwanegodd bod angen gwneud mwy o waith i'r broses ymgynghori cyllid a dywedodd bod angen amserlen ar gyfer y broses gosod cyllid ym mis Mawrth 2019.
Tynnodd y Cynghorydd Arnold Woolley sylw at y paragraff olaf ar dudalen 17 yn yr adroddiad ac ailadrodd y datganiad 'yn y pen draw, mae'n fater i Gynghorwyr benderfynu a ddylid cyflwyno cais galw i mewn." Dywedodd bod y system yn "hunan-blismona" i ryw raddau a bod Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu yn gwrthod unrhyw geisiadau galw i mewn yn syth os nad ydynt o werth.
Yn ystod trafodaeth, mynegodd sawl Aelod eu bod o blaid cadw pethau fel ag y maent ar hyn o bryd. Yn y bleidlais, cytunodd y Pwyllgor ar gynnig y Cynghorydd Chris Bithell i gadw pethau fel ag y maent am y tro.
Mae'r Pwyllgor yn awgrymu cadw pethau fel ag y maent i Gyngor y Sir o safbwynt galw i mewn.
Archwiliad a Throsolwg a'r Grwp Ymgysylltu Archwilio PDF 76 KB
Pwrpas: hysbysu'r pwyllgor o drefniadau ar gyfer ymgysylltu rhwng Archwilio a Throsolwg a Swyddogaethau Archwilio.
Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i roi gwybod am y trefniadau ar gyfer ymgysylltu rhwng Swyddogaethau Archwilio a Throsolwg a Chraffu. Dywedodd eu bod wedi cytuno, yn dilyn cyfarfod rhwng swyddogion yr Adain Archwilio mewnol a Throsolwg a Chraffu, y byddai'n werth ail-ddechrau'r cyfarfodydd ymgysylltu â Chadeirydd ac Is-Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio gan wahodd y chwech Pwyllgor Trosolwg a Chraffu i fynychu, ynghyd â swyddogion o'r ddau dîm. Byddai cyfarfodydd yn cael eu trefnu ar sail chwarterol ac yn sicrhau eu bod yn mynd i'r afael ag unrhyw faterion sydd o ddiddordeb i Archwilio a Throsolwg a Chraffu, megis rheoli risg strategol. Gofynnwyd i'r Pwyllgor gefnogi'r fenter hon.
Awgrymodd y Cynghorydd Woolley y dylid cynnwys "os oes angen a bod rheswm da dros wneud" ar ddiwedd yr argymhelliad.
Yn y bleidlais roedd y Pwyllgor yn cefnogi'r cynllun ac yn cytuno y dylid ychwanegu'r geiriad "os oes angen a bod rheswm da dros wneud" yn yr argymhelliad.
Bod y Pwyllgor o blaid cyfarfodydd rheolaidd ar gyfer Cadeiryddion Archwilio a Throsolwg a Chraffu a swyddogion addas os oes angen a bod rheswm da dros wneud.
Diweddariadau Datblygiad i Aelodau PDF 80 KB
Pwrpas: hysbysu'r pwyllgor o ddigwyddiadau datblygu aelodau diweddar, ac i ddod a mentrau newydd.
Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad diweddaru Datblygiad Aelodau i roi gwybod i'r Pwyllgor ynghylch digwyddiadau a chynlluniau Datblygu Aelodau'r dyfodol. Eglurodd yn dilyn etholiadau'r llynedd, bod y Rhaglen Gynefino wedi'i chynllunio i ddarparu'r wybodaeth angenrheidiol i Aelodau newydd a rhai sy'n dychwelyd er mwyn iddynt allu gweithredu'n effeithiol fel Cynghorwyr. Rhoddwyd adroddiadau diweddaru ar broses digwyddiadau Datblygu Aelodau i'r Pwyllgor ac os oedd gan unrhyw un o'r Aelodau unrhyw argymhellion ar gyfer digwyddiadau'r dyfodol, gallent gysylltu â'r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd i'w trafod.
Tynnodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd sylw at y digwyddiadau Datblygu Aelodau a gynhaliwyd ym mis Mai a Mehefin 2018 ac at ddigwyddiadau eraill sy'n cael eu cynnal ym mis Gorffennaf a mis Medi eleni, fel y nodir yn yr adroddiad. Cyfeiriodd hefyd at yr hyfforddiant Ymwybyddiaeth Trais Domestig a gweithdy Rhianta Corfforaethol fydd ar gael i Aelodau ar 17 Medi, a fydd yn cynnwys cyflwyniad ar ymwybyddiaeth Anhwylderau yn y Sbectrwm Awtistig (ASD). Atgoffwyd aelodau, yn ogystal â'r hyfforddiant Cymraeg sy'n cael ei gynnal drwy Coleg Cambria, bod croeso iddynt hefyd gymryd rhan yng ngr?p amser cinio aelodau staff, Gr?p Sgwrsio'n Gymraeg.
Gwnaeth y Cynghorydd Chris Bithell sylw ar ddiffyg presenoldeb mewn digwyddiadau Datblygu Aelodau sy'n cael eu cynnal yn ystod y dydd. Mynegodd ei werthfawrogiad o'r sesiynau Gr?p Sgwrsio'n Gymraeg y mae Aelodau wedi'u gwahodd i'w mynychu.
Mewn ymateb i'r sylw ynghylch presenoldeb, fe wnaeth y Rheolwr Gwasanaeth Ddemocrataidd gydnabod bod y broblem o ddiffyg presenoldeb mewn rhai digwyddiadau Datblygu Aelodau yn broblem barhaus oherwydd nifer o resymau. Eglurodd y caiff sesiynau bore, prynhawn a chyda'r nos eu cynnal pan yn bosibl i hwyluso pethau yn ôl anghenion Aelodau, fodd bynnag, nid oedd yn bosibl cynnal bob digwyddiad hyfforddi gyda'r nos. Eglurodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd bod y Prif Weithredwr wedi dweud os nad yw Aelod yn gallu mynychu sesiwn hyfforddiant sydd o ddiddordeb iddynt, y gall swyddogion ddarparu sesiwn un-i-un er mwyn bodloni'r angen.
Awgrymodd y Cynghorydd Paul Shotton y gall Arweinwyr Gr?p fynd i'r afael â'r broblem o ddiffyg presenoldeb mewn digwyddiadau datblygu gydag Aelodau.
Mewn ymateb i bryder a godwyd gan y Cynghorydd David Haeley yn ymwneud â materion cynllunio a Chynghorau Tref a Chymuned, cytunodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd i ysgrifennu at holl Glercod Cynghorau Tref a Chymuned i roi gwybod bod cyfarfodydd Pwyllgor Cynllunio'r Awdurdod ar gael i'r cyhoedd eu gwylio drwy we-ddarlledu ar wefan yr Awdurdod gyda rhaglen gyfatebol ac adroddiadau ceisiadau.
Awgrymodd y Cynghorydd Mike Peers y dylid cynnwys bob digwyddiad Datblygu Aelodau ar y dyddiadur wythnosol a ddarparwyd gan dîm Gwasanaethau'r Aelodau i Aelodau cyn i'r cyfarfodydd a'r digwyddiadau gael eu cynnal.
(a) Y dylid nodi datblygiad digwyddiadau Datblygu Aelodau;
(b) Y dylid trafod argymhellion ar gyfer digwyddiadau Datblygu Aelodau â'r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd; ac
(c) Y bydd Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yn ysgrifennu at Glerciaid Cynghorau Tref a Chymuned i roi gwybod cyfarfodydd Pwyllgor Cynllunio'r Awdurdod ar gael i'r cyhoedd eu gwylio drwy gwe-ddarlledu ar wefan yr Awdurdod.