Agenda for Pwyllgor Archwilio on Dydd Mercher, 27ain Mawrth, 2019, 10.00 am
Dydd Mercher, 27ain Mawrth, 2019 10.00 am
Dywedodd y Prif Swyddog fod y Cynghorydd Axworthy yn cymryd lle'r Cynghorydd Holgate ar y Pwyllgor ar hyn o bryd a'i bod wedi derbyn yr hyfforddiant angenrheidiol.
I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 15 Chwefror 2019.
Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Chwefror 2018.
Diweddariad Chwarterol Rheolaeth Trysorlys 2018/19 PDF 119 KB
Rhoi diweddariad ar faterion sy'n ymwneud a Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor.
Appendix 1 - Investment portfolio as at 28 Feb , eitem 58. PDF 20 KB
Appendix 2 - Long term borrowing portfolio as at 28 Feb , eitem 58. PDF 77 KB
Appendix 3 - Short term borrowing portfolio as at 28 Feb , eitem 58. PDF 17 KB
Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Dros Dro (Cyfrifeg Dechnegol) y diweddariad chwarterol ar faterion yn ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor 2018/19 hyd at ddiwedd Chwefror 2019.
Roedd y diweddariad yn adlewyrchu'r strategaeth bresennol ar fenthyca a oedd dan adolygiad parhaus gan yr oedd disgwyl i gyfraddau llog godi'n ddiweddarach yn y flwyddyn. Roedd newidiadau posibl i gyfraddau credyd banciau'r DU yn cael eu monitro yn unol â'r canllawiau gan ymgynghorwyr Rheoli Trysorlys. Roedd gwybodaeth fanwl hefyd wedi'i darparu ar y paratoadau ar gyfer proses Brexit yn cynnwys cynllun gweithredu i reoli'r tri maes risg allweddol os bydd 'dim cytundeb'.
Gofynnodd Sally Ellis am effaith oedi pellach o ran Brexit. Manylodd y Rheolwr Dros Dro ar y prif risg mewn perthynas â diogelwch a hylifedd buddsoddiadau, a bod y Cyngor yn cynnal ei sefyllfa bresennol nes oedd rhagor o eglurder o ran cwblhad Brexit. Ar ôl derbyn cyngor proffesiynol, roedd Pwyllgor Cronfa Bensiynau Clwyd yn cydnabod y risgiau posibl i'r farchnad a oedd yn ffurfio rhan o'i weithgareddau rheoli risg ehangach ac roedd yn fodlon y byddai'r sefyllfa reoleiddio yn cael ei chynnal hyd at gasgliad trafodaethau ar ôl Brexit.
Siaradodd y Prif Weithredwr am y gwahaniaeth rhwng perfformiad y farchnad yn hytrach na diogelwch buddsoddiadau heb unrhyw gyngor cenedlaethol hyd yma. Byddai'r ddwy risg yn parhau ar wahân i oedi pellach.
Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cynghorydd Johnson, dywedodd y Prif Weithredwr, yn absenoldeb cyngor cenedlaethol i sefydliadau'r sector cyhoeddus, gallai'r Cyngor ond cynllunio o fewn ei gylch gwaith i reoli risgiau y gorau y medrai. Roedd hyn yn cynnwys adolygu cynlluniau parhad busnes ar gyfer gwasanaethau a allai gael eu heffeithio gan Brexit, gwahanu risgiau tymor hir a thymor byr, gan nodi nad oedd disgwyl unrhyw newid sylweddol i farchnadoedd ariannol.
Dywedodd y Prif Swyddog fod yr adolygiadau hyn wedi nodi nifer fechan o risgiau penodol a chyffredin, yn ymwneud â chyflenwyr yn bennaf.
Wrth gyfeirio at seminar Llywodraeth Cymru ddiweddar, mynegodd y Cynghorydd Johnson ei ddiolch i bawb a oedd yn gweithio i baratoi ar gyfer Brexit.
Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cynghorydd Dunbobbin, dywedodd y Prif Weithredwr fod ffocws Brexit ar yr effaith ar gymunedau, busnesau a'r gweithlu ac y byddai'n rhaid datrys yr effaith economaidd ar lefel Lywodraethol. Er bod Llywodraeth Cymru'n agored i drafodaethau, roedd gormod o ffactorau anhysbys yn y cam hwn o'r broses.
Nodi'r diweddariad chwarterol yngl?n â Rheoli'r Trysorlys yn 2018/19.
Cynllun Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru 2019 PDF 77 KB
Mae Swyddfa Archwilio Cymru, sy'n archwiliwr allanol y Cyngor, wedi paratoi cynnal archwiliad ar gyfer 2019 i'r Cyngor a'r Cronfa Bensiynau Clwyd, sydd yn gosod eu gwaith archwilio arfaethedig ar gyfer y flwyddyn ynghyd ag amserlenni, costau a'r timau archwilio sydd yn gyfrifol am gyflawni'r gwaith.
Appendix 1 for Wales Audit Office (WAO) Audit Plan 2019 , eitem 59. PDF 294 KB
Cyflwynodd Mr Mike Whiteley Gynllun Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru 2019 a oedd yn nodi'r trefniadau a'r cyfrifoldebau ar gyfer y gwaith archwilio arfaethedig ar gyfer y Cyngor.
Wrth grynhoi'r prif bwyntiau, tynnodd sylw at y risgiau archwiliad ariannol allweddol ar reolwyr yn diystyru rheolyddion fel risg gyffredinol, amcangyfrifiadau sylweddol a oedd yn gymhleth o ran eu natur ac yn amodol ar ddyfarniadau a chyflwyniad safonau cyfrifeg newydd lle'r oedd deialog agored gyda swyddogion y Cyngor yngl?n â'r paratoadau. Nid oedd newid arfaethedig i'r ffioedd archwilio a oedd yn cynnwys gwaith ar y Cydbwyllgor Gwastraff Gweddilliol Gogledd Cymru. Fel yn y blynyddoedd blaenorol, roedd y Cynllun Archwilio yn nodi'r rheolyddion a oedd ar waith i liniaru'r bygythiad annibynnol posibl a nodwyd ym mharagraff 30. Gwerthfawrogwyd y Swyddogion Cyllid am gynorthwyo cydweithwyr Swyddfa Archwilio Cymru â chyflawni'r gwaith yn unol â'r amserlen arfaethedig.
Yn ystod trosolwg o'r rhaglen archwilio perfformiad, tynnodd Mr Gwilym Bury sylw at feysydd cyffredin megis cynaliadwyedd ariannol ar draws cynghorau Cymru a gwaith penodol ar leihau ôl-ddyledion rhent yn dilyn newidiadau diwygio'r gyfundrefn les a oedd yn broblem benodol ar gyfer Sir y Fflint. Rhoddwyd diweddariad hefyd ar statws y gwaith archwilio perfformiad parhaus o amlinelliad archwiliad y flwyddyn flaenorol.
Wrth drafod y rhaglen archwilio perfformiad, siaradodd y Prif Weithredwr am symud y ffocws ar faterion lleol a'r cynnig arfaethedig i gael gwared ar rwymedigaethau'r cyngor dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009. Croesawyd y gwaith archwilio ar ôl-ddyledion rhent i dynnu sylw at ffactorau sy'n cyfrannu a byddai'r prosiect ar Ganolfannau Ailgylchu Gwastraff T? yn darparu adborth annibynnol ar ansawdd mynediad. Roedd protocol mewnol y Cyngor (fel nodwyd mewn eitem ddiweddarach yn y rhaglen) yn darparu mecanwaith ar gyfer rhoi gwybod am ganlyniadau adroddiadau rheoleiddio.
Wrth drafod y rhaglen archwilio ariannol, dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol y byddai gofynion y terfyn amser statudol cynharach yn cael eu cwrdd yn dilyn y paratoadau a roddwyd ar waith y llynedd. O ran y risgiau a nodwyd yn flaenorol, cyflwynodd y wybodaeth ddiweddaraf am drefniadau pontio o fewn y tîm cyn dychweliad y Rheolwr Cyllid. Cydnabuwyd cyfraniadau'r Rheolwr Cyllid Dros Dro yn ystod y cyfnod hwn gan y Prif Weithredwr ac Aelodau'r Pwyllgor a groesawodd ei benodiad i weithio ar gyfrifon Cronfa Bensiynau Clwyd.
Soniodd y Cynghorydd Dunbobbin am y dyletswyddau a osodwyd ar y Cyngor gan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 yn ystod adeg o galedi ariannol. Dywedodd y Prif Weithredwr y byddai'r gwaith cenedlaethol ar gynaliadwyedd ariannol yn tynnu sylw at y cyfrifoldebau ar Lywodraeth Cymru a oedd ei hun yn ddarostyngedig i rwymedigaethau'r un ddeddfwriaeth.
Cwestiynodd y Cynghorydd Dolphin a oedd y ffi archwilio yn cynrychioli gwerth am arian gan na allai barn Swyddfa Archwilio Cymru roi sicrwydd llwyr. Esboniodd Mr Whiteley fod y dull i asesu risg ar waith sampl yn arfer safonol ar gyfer archwilwyr allanol ac nad oedd modd rhoi sicrwydd llwyr heb asesu pob trafodyn unigol.
Nododd y Prif Swyddog fod y ffi archwilio yn ffafriol o'i chymharu â chynghorau eraill yng ... view the full Cofnodion text for item 59.
Tystysgrif Grantiau A Ffurflenni 2017/18 PDF 74 KB
Hysbysu Aelodau o'r ardystiad hawl grant gan Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2018.
Enc. 1 - WAO report , eitem 60. PDF 282 KB
Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol adroddiad blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru ar ardystiad hawl grant ar gyfer y flwyddyn yn dod i ben ar 31 Mawrth 2018.
Er nad oedd y canfyddiadau yn cyflwyno risg fawr i berfformiad, nid oeddent yn adlewyrchu'r safonau a ddisgwyliwyd ac roedd swyddogion yn parhau i weithio'n agos â Swyddfa Archwilio Cymru i wella ansawdd hawliau. Roedd gwaith yn mynd rhagddo ar y cynllun gweithredu manwl a byddai'r adroddiad yn cael ei rannu â'r Gr?p Llywodraethu Cyfrifon a Phrif Swyddogion i sicrhau perchnogaeth a chamau gweithredu. Wrth ddarparu cyd-destun, dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol bod yr addasiad net o £11,151 i hawliadau yn gyfran fechan o gyfanswm cyffredinol y grantiau sef £129m heb unrhyw golled ariannol i'r Cyngor.
Wrth grynhoi'r pwyntiau allweddol, soniodd Mr Mike Whiteley o Swyddfa Archwilio Cymru, am y dirywiad bychan o ran perfformiad lle'r oedd hanner yr hawliadau a archwiliwyd yn gymwys a chydnabu fod lle i wella. Roedd y lleihad o ran nifer yr hawliadau grant ar gyfer y cyfnod o ganlyniad i gyflwyniad y Crynodeb Sengl o Grantiau Llywodraeth Cymru a gwnaethpwyd llawer iawn o gamgymeriadau arno (yn ychwanegol at broblemau Llywodraeth Cymru â'r canllawiau a'r templed). Dywedodd Mr Whiteley fod hyn yn siomedig gan fod prosesau a pherfformiad y Cyngor yn gadarn yn gyffredinol, ac awgrymodd fod y trefniant newydd efallai wedi achosi dryswch. Dosbarthodd grynodeb diwygiedig o ganlyniadau'r gwaith ardystio oherwydd problemau fformatio ar yr adroddiad cyhoeddiedig. Roedd yr argymhellion wedi'u derbyn gan y rheolwyr ac roedd timau'n gweithio gyda Swyddfa Archwilio Cymru i roi'r camau gweithredu ar waith.
Wrth ddiolch i gydweithwyr Swyddfa Archwilio Cymru am yr adroddiad, dywedodd y Prif Weithredwr er nad oedd y materion unigol yn bwysig, ar y cyd roeddent yn peri pryder. Roedd gwaith wedi dechrau ar y camau gweithredu cytunedig a byddai'n cael ei fonitro.
Cadarnhaodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol fod adolygiad o Grantiau Corfforaethol wedi'i gynnwys yn y Cynllun Archwilio ar gyfer 2019/20.
Nodi cynnwys adroddiad Ardystiad Hawl Grant ar gyfer 2017/18.
Sicrwydd Rheoleiddio Allanol PDF 84 KB
Cefnogi'r crynodeb o'r holl adroddiadau rheoleiddio allanol a dderbyniwyd yn ystod 2017/18 ynghyd ag ymateb y Cyngor.
Enc. 1 - External audit report summary , eitem 61. PDF 157 KB
Enc. 2 - External assurance reports protocol , eitem 61. PDF 39 KB
Cyflwynodd Swyddog Gweithredol Busnes a Chyfathrebu Corfforaethol yr adroddiad cryno i roi sicrwydd bod adroddiadau gan reoleiddwyr ac arolygwyr allanol yn 2017/18 wedi cael eu hystyried gan y pwyllgorau perthnasol a bod camau gweithredu wedi'u cymryd mewn ymateb i argymhellion. Roedd hyn yn unol â'r protocol adrodd mewnol cytunedig a oedd yn cael ei rannu.
Ar wahân i un adroddiad lleol heb unrhyw argymhelliad, roedd y gweddill yn adroddiadau cenedlaethol yn dangos ymateb y Cyngor ochr yn ochr ag unrhyw argymhelliad generig.
Siaradodd y Prif Weithredwr am arfer gadarnhaol y Cyngor o ddefnyddio adroddiadau cenedlaethol i ychwanegu gwerth. Dywedodd Mr Gwilym Bury fod trefniadau tebyg ar waith yng Ngogledd Cymru er nid o reidrwydd ar draws Gymru.
Cyfeiriodd Sally Ellis at yr adroddiadau ar ddigartrefedd a Grantiau Cyfleusterau I'r Anabl a gofynnodd a oedd cynnydd ar yr argymhellion yn cyflawni canlyniadau ar gyfer preswylwyr Sir y Fflint. Gofynnodd y Prif Weithredwr fod Sally yn derbyn yr adroddiadau diweddar yn dangos perfformiad da yn y ddau faes.
Bod y Pwyllgor yn nodi sut yr ymdriniwyd ag adroddiadau gan archwilwyr allanol, rheoleiddwyr ac archwilwyr eraill yn ystod 2017/18.
Cynllun Strategol Archwilio Mewnol PDF 86 KB
Cyflwyno'r Cynllun Archwilio Mewnol arfaethedig ar gyfer 2019/20 - 2021/22 er ystyriaeth yr Aelodau.
Enc. 1 - Draft Internal Audit Strategic Plan , eitem 62. PDF 679 KB
Cyflwynodd Rheolwyr yr Adain Archwilio Mewnol y Cynllun Strategol Archwilio Mewnol o 2019/20 i 2021/22. Manylwyd ar y dull i ddatblygu'r Cynllun, yn cynnwys ymarfer mapio sicrwydd ac ymgynghoriad â Phrif Swyddogion. Roedd y Cynllun yn amodol ar amrywiad ac adolygiad, gydag archwiliadau ac adolygiadau blaenoriaeth uchel wedi'u blaenoriaethu ar gyfer 2019/20.
Cymeradwyo Cynllun Strategol Archwilio Mewnol Sir y Fflint 2019-2022.
Cydymffurfiaeth Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus 2018/19 PDF 81 KB
Enc. 1 - Checklist for compliance with PSIAS , eitem 63. PDF 331 KB
Enc. 2 - QAIP actions , eitem 63. PDF 98 KB
Enc. 3 - QAIP components , eitem 63. PDF 68 KB
Cyflwynodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol ganlyniadau'r asesiad mewnol blynyddol o gydymffurfiaeth â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Nododd canlyniad yr hunanasesiad mewnol 2018/19 a'r asesiad allanol 2016/17 (drwy adolygiad gan gymheiriaid) gydymffurfiaeth cyffredinol. Roedd y rhaglen ar gyfer asesiad allanol ar gyfer y pum mlynedd nesaf yn cael ei datblygu.
Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol 2018/19 PDF 87 KB
Enc. 1 - Internal Audit Progress Report 2018/19 , eitem 64. PDF 931 KB
Cyfansoddiad y Pwyllgor Archwilio PDF 74 KB
Ystyried a ddylid cynyddu'r nifer o Aelodau ar y Pwyllgor Archwilio.
Cyflwynodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol adroddiad i ystyried cyfansoddiad y Pwyllgor Archwilio yn dilyn trafodaeth yn ystod cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a Chyfansoddiad. Roedd yr adroddiad yn adlewyrchu'r trefniadau aelodaeth presennol a'r cyfraniadau gwerthfawr a wnaed gan yr aelodau lleyg presennol a blaenorol yn gwasanaethu ar y Pwyllgor. Byddai'n rhaid i unrhyw benderfyniad i newid maint aelodaeth a / neu gynyddu nifer yr aelodau lleyg gael ei wneud drwy argymhelliad i'r Cyngor Sir i'w benderfynu yn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol.
Dywedodd y Prif Swyddog y byddai'n rhaid i faint y Pwyllgor fod yn gymesur â'r gwaith a wneir a natur y cwestiynau yn y cyfarfodydd ac argymhellodd ei bod yn haws cyflawni hyn drwy gadw nifer yr aelodau yn isel. Er y byddai'n rhaid i'r Pwyllgor fod yn gytbwys yn wleidyddol, byddai unrhyw newid i gynrychioli pob gr?p gwleidyddol yn golygu cynnydd i un ar ddeg (neu ddeg o bosib) o gynghorwyr. Wrth drafod goblygiadau o ran adnoddau, eglurwyd mai'r hawl tâl ar gyfer aelod lleyg oedd £99 fesul cyfarfod yn hytrach na £128 a oedd yn berthnasol i aelod lleyg yn cadeirio cyfarfod.
Siaradodd y Cynghorydd Dolphin am yr effaith gadarnhaol gan yr aelod lleyg presennol ac awgrymodd y byddai aelod lleyg ychwanegol hefyd yn fanteisiol. Er lles tegwch, dywedodd y dylai pob gr?p gwleidyddol gael ei gynrychioli ac awgrymodd y byddai modd gwneud hyn drwy gynnig sedd y gr?p lleiaf (ei gr?p ei hun ar hyn o bryd) i'r Gr?p Annibynnol newydd.
Dywedodd y Cynghorydd Johnson fod y Pwyllgor eisoes yn weddol gytbwys rhwng y grwpiau llywodraethol a'r grwpiau gwrthwynebol. Dywedodd bod aelodaeth lai yn gyffredinol yn caniatáu i bawb sy'n bresennol gyfrannu, a siaradodd o blaid aelod lleyg ychwanegol pe bai unrhyw newid yn cael ei wneud.
Roedd y Cynghorydd Dunbobbin yn cytuno â'r Cynghorydd Johnson, gan fod y cyfarfodydd yn agored i Aelodau eraill eu harsylwi os oeddent yn dymuno gwneud hynny. Nid oedd yn credu y byddai cynyddu nifer y cynghorwyr yn ychwanegu gwerth at y Pwyllgor.
Yn dilyn ei sylwadau blaenorol, cynigodd y Cynghorydd Dolphin y dylid penodi'r gr?p nad oedd wedi'i gynrychioli ar y Pwyllgor ar hyn o bryd yn lle'r gr?p lleiaf, gydag aelod lleyg ychwanegol os y cytunwyd ar hynny.
Ar y sail hon, awgrymodd y Prif Weithredwr y dylai'r cynnig i'w argymell i'r Cyngor nodi bod nifer y cynghorwyr yn aros yr un fath ac y dylid cylchdroi aelodaeth er mwyn caniatáu i bob gr?p gwleidyddol gymryd rhan, a phenodi ail aelod lleyg. Byddai'r trefniadau cylchdroi yn cael eu cytuno ag Arweinwyr Gr?p.
Cynigiwyd hyn yn ffurfiol gan y Cynghorydd Johnson ac eiliwyd gan y Cynghorydd Dunbobbin. O'i roi i bleidlais, cymeradwywyd hyn.
Bod y Pwyllgor yn dymuno argymell i'r Cyngor, drwy Gyfarfod Blynyddol y Cyngor, y dylid cadw nifer y cynghorwyr ar y Pwyllgor Archwilio a chylchdroi aelodaeth er mwyn caniatáu i bob gr?p gwleidyddol gymryd rhan. Hefyd y dylid recriwtio aelod lleyg ychwanegol.
Enc. 1 - Action points , eitem 66. PDF 53 KB
Cyflwynodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol yr adroddiad diweddariad ar gamau gweithredu o gyfarfodydd blaenorol, roedd y rhan fwyaf ohonynt wedi'u cwblhau neu ar y gweill.
Enc. 1 for Forward Work Programme , eitem 67. PDF 53 KB
Wrth gyflwyno'r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol i'w hystyried, dywedodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol nad oedd unrhyw newid wedi'i wneud ers y cyfarfod diwethaf. Byddai'r eitemau ar adroddiadau Grantiau Corfforaethol a Swyddfa Archwilio Cymru a drafodwyd yn ystod y cyfarfod yn cael eu trefnu.
(b) Awdurdodi Rheolwr yr adran Archwilio Mewnol, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio'r Rhaglen Waith i'r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.