Agenda item - Adroddiad Blynyddol: Pryderon, Cwynion a Chwythu'r Chwiban 2020/21
Adroddiad Blynyddol: Pryderon, Cwynion a Chwythu'r Chwiban 2020/21
Cyfarfod Cyfarfod Rhithiol wedi'i Ffrydio'n Fyw (Ar hyn o bryd nid oes modd i'r cyhoedd fynychu'r cyfarfod), Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, Dydd Mawrth, 21ain Medi, 2021 2.00 o'r gloch (Item 4.)
· Er nad oes hawl fewnol i apelio yn erbyn penderfyniad a wnaed mewn ymateb i gŵyn, mae'r Polisi Pryder a Chwynion yn cynnwys yr opsiwn o uwchgyfeirio cwyn i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru os yw'r achwynydd yn parhau i fod yn anfodlon ag ymateb y Cyngor. Cyflwynwyd 18 o gwynion yn berthnasol i'r broses hon gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru o fewn amserlen yr adroddiad. Ni ymchwiliwyd i unrhyw un o'r cwynion.
· Yn ystod 2020/21 ni dderbyniwyd yr un gwŷn cod ymddygiad gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn erbyn Cynghorydd Sir. Caiff gwybodaeth gyfyngedig am gwynion o'r fath ei hadrodd yn ffurfiol i Bwyllgor Safonau'r Cyngor Sir ddwywaith y flwyddyn.
· Ni dderbyniwyd cwyn ffurfiol yn ymwneud ag iaith yn ystod y flwyddyn. Fodd bynnag, derbyniwyd un achos o bryder fel y'i cofnodwyd ac fe'i datryswyd heb iddo gael ei symud ymlaen i fod yn gŵyn ffurfiol. Caiff unrhyw faterion eraill sy'n ymwneud â'r Gymraeg eu hadrodd yn flynyddol yn Adroddiad Blynyddol Safonau'r Gymraeg.
· Yn ystod 2020/21, derbyniwyd 2 achos o chwythu'r chwiban a cheir amlinelliad ohonynt yn y tabl ym mharagraff 14 o'r adroddiad. Gweithredwyd ar y ddau achos a chafodd y canlyniadau eu bwydo'n ôl i'r sawl oedd wedi chwythu'r chwiban gan y Swyddog Monitro.
· Yn ystod y flwyddyn cafodd y polisi Pryderon Corfforaethol a Chwynion ei adolygu a'i ddiwygio i sicrhau ei fod yn cyd-fynd â'r canllawiau ymdrin â chwynion o dan yr Awdurdod Safonau Cwynion a grëwyd gan Ddeddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019. Mân welliannau oedd y rhain ac nid ydynt wedi newid y broses sydd wedi bod mewn grym ers mis Ebrill, 2013. Cadarnhaodd yr Ombwdsmon ar 26 Mai, 2021 fod polisi'r Cyngor yn cydymffurfio â'r canllawiau.
· Mae Cyfansoddiad y Cyngor wedi'i ddiwygio i adlewyrchu cyfrifoldeb newydd y Cyngor o dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 i adolygu a chyflwyno adroddiadau ar ymdrin â chwynion.
Wrth ystyried yr adroddiad cododd y Pwyllgor y pwyntiau canlynol -
· A oes gan aelod etholedig sy'n destun cwyn i'r Ombwdsmon hawl i weld y dystiolaeth yn ei erbyn. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro, pan fo Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn penderfynu agor achos a chynnal ymchwiliad i gŵyn yn erbyn aelod etholedig, yna rhaid i'r dystiolaeth sy'n berthnasol i'r mater dan sylw y cwynir amdano gael ei rhannu â'r aelod etholedig y gwneir y gŵyn yn ei erbyn sydd wedyn â hawl i ymateb.
· Gan nodi bod cyfran uchel o'r cwynion a wneir i'w priodoli i dri gwasanaeth, roedd y Pwyllgor am wybod a ydynt yn rhannu thema gyffredin a thrwy hynny ei gwneud yn haws rhagweld a/neu atal cwynion pellach yn y dyfodol. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro, er y gofynnir i Swyddogion Cwynion y Gwasanaethau nodi unrhyw dueddiadau/patrymau a/neu faterion mewn perthynas â chwynion a dderbyniwyd, bod yr Adroddiad Blynyddol i'r Pwyllgor hwn yn cofnodi'r cwynion a gadarnhawyd yn hytrach na'r cwynion a gyflwynwyd.
· A yw diffyg ymateb i ohebiaeth a/neu beidio â ffonio pobl yn ôl fel yr addawyd yn gŵyn mor gyffredin ag y mae tystiolaeth anecdotaidd a ddarperir i aelodau etholedig yn ei awgrymu. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro nad yw nifer y cwynion o'r fath yn arbennig o uchel, gan nodi nad yw'r hyn y mae aelodau etholedig yn ei glywed am gwynion o'r math hwn yn cael ei gadarnhau gan nifer wirioneddol y cwynion o'r fath sy'n dod drwy'r broses gwyno. Bydd system ffôn gorfforaethol newydd yn cael ei gosod. Gobeithio y bydd hefyd yn helpu ac yn hwyluso'r system i ymateb i alwadau.
· Ei bod yn braf nodi bod cyfanswm o 464 o ganmoliaethau hefyd wedi dod i law yn ystod y cyfnod dan sylw yn yr adroddiad sy'n dyst i ba wasanaethau ar draws y Cyngor sy'n perfformio'n dda, yn enwedig gan fod nifer sylweddol o'r canmoliaethau hynny'n ymwneud â gwasanaethau sydd â chysylltiad rheolaidd â'r cyhoedd.
Penderfynwyd derbyn yr adroddiad fel un sy'n rhoi sicrwydd rhesymol bod y Cyngor yn ymdrin â'i gwynion yn effeithiol.