COFNODION Y CYNGOR 16 EBRILL 2018 | Llanfair Dyffryn Clwyd
COFNODION Y CYNGOR 16 EBRILL 2018
Cofnodion cyfarfod cyffredin y Cyngor a gynhaliwyd yng Nghanolfan Genus, Llanrhydd, LL15 2UP, nos Lun, 16 Ebrill 2018 am 7 pm.
PRESENNOL – Y Cynghorwyr Bob Barton [rhan o'r cyfarfod], David Baker, Tim Faire, Jayne Mayers [Is-gadeirydd], Keith Moulsdale, John Pugh [Cadeirydd] ac Eirwen Godden, Clerc.
HEFYD YN BRESENNOL – dau aelod o'r cyhoedd.
YMDDIHEURIADAU Y Cynghorwyr Wini Davies [ymrwymiad blaenorol], Moira Edwards [salwch], Medwen Roberts [gwyliau] a Paul Weston [gwyliau].
425 DATGAN BUDDIANNAU
Y Cynghorydd John Pugh yng nghyswllt Neuadd Eleanor fel ymddiriedolwr ac fel Llywodraethwr Ysgol Llanfair; y Cynghorydd Keith Moulsdale fel ymddiriedolwr Neuadd Eleanor.
426 MATERION CYMUNEDOL
426.1 Nwy prif gyflenwad Mae Wales & West Utilities wedi pennu dyfynbris sy'n ddilys am 90 diwrnod o 13 Mawrth 2018. Mae'r cynnydd yn ddibynnol ar dderbyn isafswn o bobl yn derbyn y dyfynbris yn ystod y cyfnod mae'r pris yn ddilys. Mae Mr Darren Millar AC yn fodlon rhoi ei gefnogaeth i'r cynnig i ddod â nwy prif gyflenwad i Lanfair DC. Mae ei staff yn y broses o hwyluso cyfarfod rhwng y Cyngor a Wales & West Utilities.
426.2 Diffibrilyddion Cysylltwyd gydag Adran Tai Cyngor Sir Ddinbych a rhoddwyd cymeradwyaeth i osod diffibrilydd ar eiddo'r Cyngor yng Nghraigfechan. Fodd bynnag, mae'r tenant wedi mynegi pryder am gost y trydan er bod y Cyngor Cymuned wedi neilltuo swm o arian tuag at y gwariant hwn. Mae ystyriaeth yn cael ei roi i osod mesurydd ar wahân fel bo'r Cyngor Cymuned yn cael anfoneb yn uniongyrchol neu'r Cyngor Sir yn anfon anfoneb am ad-daliad neu ganfod dewis arall.
426.3 Cynllun Cymdogaeth ac Arolwg y Gymuned Cyflwynodd Mr Phil Webb, Trysorydd Pwyllgor Rheoli Neuadd Eleanor, drosolwg o ganlyniadau dechreuol yr arolwg cymunedol, gyda chyfathrebu â thrigolion yn uchel iawn. Byddai cylchlythyr i'r ardal gyfan yn cael ei groesawu gan fod pobl yn awyddus i gael gwybod beth sy'n digwydd. Cafwyd cyfradd ymateb o 40% i'r arolwg. Bydd y canlyniadau dechreuol yn cael eu harddangos yn Neuadd Eleanor ar 19 Ebrill rhwng 1 a 6 pm ac ar 21 Ebrill rhwng 10 am a hanner dydd. Diolchodd y Cadeirydd i Mr Webb am ei adroddiad llafar.
426.4 Diweddariad band eang Disgwylir ateb gan Cadwyn Clwyd ynghylch eu prosiect, ond ymddengys nad yw'r cynllun yn parhau.
427 COFNODION PENDERFYNWYD Cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 19 Mawrth 2018 a'u llofnodi fel cofnod cywir.
428 MATERION YN CODI / CAMAU GWEITHREDU
08/01/18 Ymgysylltu gyda Phobl Ifanc Adroddodd y Clerc yr anfonwyd llythyrau i Glybiau Ffermwyr Ifanc Clwyd, Llysfasi, Ysgol Brynhyfryd ac Ysgol Rhuthun ar 12/10/17. Ni chafwyd unrhyw ymateb. Penderfynwyd mae'r Cynghorwyr sy'n gyfrifol am ymgysylltu gyda'r bobl ifanc yn yr ardal.
16/04/18 Y Gofeb Rhyfel – Plac i goffâu'r rhai a fu farw mewn damwain awyren yn unol â chais Mr John Harrop. Gofynnwyd am ddyfynbrisiau yn cynnwys glanhau ac ailbaentio'r arysgrifiadau ar y Gofeb Rhyfel. The Mae'r Clerc wedi ymchwilio i enwau aelodau'r llu awyr i'w gosod ar garreg ar wahân ger y Gofeb ond mae angen eu dilysu gan Gofnodion Milwrol yr Awyrlu cyn gofyn am ganiatâd a dyfynbrisiau newydd. Ystyried gosod carreg goffa yn nhir yr eglwys fel dewis arall. Mae'r Clerc wedi gwneud ymholiadau gydag awdurdodau'r eglwys. Mae Pwyllgor yr Eglwys wedi rhoi cymeradwyaeth mewn egwyddor, ond mae'n ofynnol awdurdodi hynny gan yr Archddeon.
Y Clerc – Gofyn am ragor o wybodaeth gan berthynas. Mae'r gwaith ar gais am grant tuag at gostau'r gwaith trwsio terfynol yn parhau, fel bo amser yn caniatáu.
31/01/18 Carafan yn Erw Fair Ymwelodd y Swyddog Cynllunio a Gorfodaeth â'r safle ar 07/02/18 ac arsylwi bod y garafan yn parhau yn ei lleoliad y tu allan i'r cwrtil preswyl. Ailadroddwyd y cais i symud y garafan o fewn y cwrtil. Cafodd sicrwydd y byddai'r gweithredu angenrheidiol yn digwydd cyn pen 6 wythnos. Monitro i barhau.
31/01/18 Dulliau arafu traffig yng Nghraigfechan
Disgwylir derbyn cymeradwyaeth rhywbryd yn ystod blwyddyn ariannol 2018-19.
19/03/18 Bolardiau gwynion yng Nghraigfechan
Y Clerc i barhau i anfon negeseuon atgoffa nes y derbynnir ateb.
16/04/18 Asesiad Risg
Y Cynghorwyr John Pugh a Keith Moulsdale i drefnu hyn. Adroddiad i'w gyflwyno i'r Cyngor ar 21 Mai 2018.
429 GOHEBIAETH
429.1 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol [GDPR]. Cyflwynwyd – Copi o restr wirio'r SLCC a'r cyngor ar sut i fynd i'r afael â hyn. Y cam cyntaf yw llunio rhestr o'r data mae'r Cyngor yn ei gadw, o lle y daeth a gyda phwy mae'n cael ei rhannu. Mae hysbysiadau preifatrwydd yn ofynnol ac i'w rhoi yn eu lle ar neu cyn gweithredu GDPR ar 25 Mai 2018. Dylai polisïau'r Cyngor ynghylch prosesu data a diogelu data gael eu diweddaru/datblygu i adlewyrchu'r gofynion newydd. Adroddodd y Clerc ei bod wedi cysylltu gyda'r Cyngor Sir i ofyn i GDPR gael ei roi fel eitem agenda y cyfarfod clwstwr nesaf i Glercod a Chadeiryddion Cynghorau Tref a Chymuned. PENDERFYNWYD Y dylai'r Clerc lunio rhestr o'r data ym meddiant y Cyngor a llunio hysbysiad preifatrwydd drafft i'w gymeradwyo.
430 CYNLLUNIO
430.1 Cais 20/2017/1156 Adeiladu uned magu lloi newydd yn cynnwys dwy sied fagu, swyddfeydd, adeilad storio a chyfleusterau storio tail a gwaith cysylltiedg yn Genus, Green Park, Llanrhydd. Cadarnhaodd yr aelodau eu bod yn cefnogi'r cynnig.
431 PRIFFYRDD A'R AMGYLCHEDD
431.1 Parcio ym Mron y Clwyd, Llanfair DC Mae arwyddion newydd yn cael eu hargraffu i ddangos yr ardal barcio benodol ar gyfer tenantiaid a thrigolion.
431.2 Pont Eyarth E-bost dyddiedig 27 Mawrth gan Uwch Beiriannydd Cyngor Sir Ddinbych yn rhoi diweddariad ar y gwaith ar y bont. Eleni bydd gwaith yn cael ei wneud ar bum coeden o gwmpas y bont gyda'r nod o gael mwy o oleuni'r haul ar y bont i gynorthwyo gyda'r broses sychu. Bydd mwyafrif gwaith ailbwyntio'r bont yn cael ei gwblhau hefyd. Mae'r rhannau lle gwnaed gwaith ailbwyntio'r calch y llynedd eisoes yn gwneud gwahaniaeth gweladwy ac mae'r lleoliadau hyn yn llawer sychach. Bydd buddion y gwelliannau draenio a wyneb y ffordd yn cael eu gwireddu pan fo'r gwaith ailbwyntio'r bont gyfan wedi'i gwblhau. Mae cydweithiwr yn yr adran traffig yn edrych ar y broblem gyda'r arwyddion.
431.3 Wal mynwent yr eglwys, Llanfair D C Adroddwyd – bod y Cadeirydd wedi cynnal asesiad risg ar gyflwr y wal. Mae cerrig wedi symud o'u lle, mae contractwr wedi'u symud i fan diogel a gofynnwyd am ddyfynbrisiau i gyflawni gwaith trwsio'r wal. Nid yw'r Cyngor Cymuned yn berchen ar y wal ond mae'n gyfrifol am drwsio a chynnal a chadw'r wal, ac mae'r gost yn debygol o fod yn sylweddol ar yr achlysur hwn.
431.4 Biniau sbwriel cyffredinol Adroddwyd – mae dau fin sbwriel dwbl yn yr ardal – y tu allan i'r eglwys yn Llanfair a ger Coleg Llysfasi, Gall Cyngor Sir Ddinbych ddarparu biniau sengl am £250 yr un ynghyd â £50 i'w gosod, biniau dwbl am £375 yr un ynghyd â £50 i'w gosod. Awgrymwyd darparu biniau sengl gyferbyn â lleoliad yr ysgol newydd yn Llanfair, ym Mharc y Llan, Llanfair, ger yr Hen Swyddfa Bost yn Mhentrecelyn a ger yr hysbysfwrdd yng Nghraigfechan. PENDERFYNWYD Gofyn i'r Clerc gysylltu gyda'r Cyngor Sir i gael cyngor ynghylch y lleoliadau arfaethedig.
431.5 Problemau draenio / llifogydd ym Mhentre Coch
Roedd Rheolwr Asedau a Risigau Priffyrdd Cyngor Sir Ddinbych wedi anfon e-bost ar 13 Ebrill 2018 i'r tirfeddiannwr [yr archwynydd], gyda chopi i'r Clerc, yn darparu diweddariad ar y sefyllfa bresennol. Cynhaliwyd gwiriadau mwy rheolaidd ar y glanhau gwlïau yn y lleoliad ar y cyd gyda'r rheolwr strydlun wedi'i leoli yn Rhuthun, ond oherwydd eira a rhew efallai na fu hyn mor drwyadl ag y gobeithiwyd. Roedd yr Adran Priffyrdd wedi cael trafferth cael contractwr i wneud y gwaith concrid i'r gwli, ond dylai'r gwaith gael ei gwblhau erbyn diwedd Ebrill. Y trydydd pwynt oedd y byddai'r Cyngor Sir yn newid siâp y gyffordd fel bo cymaint o ddŵr ag y bo modd yn cael ei wyro oddi wrth yr ardal sy'n tueddu gorlifo. Bydd hyn yn mynd i'r afael ag ansawdd gwael wyneb y ffordd hefyd ond nid oes dyddiad pendant pryd y gellir gwneud hyn, ond bydd yn cael ei wneud gynted ag y bo contractwr ar gael. Gofynnwyd i'r rheolwr strydlun ymdrin â'r tyllau yn y ffordd gynted ag y bo modd hefyd. Ymddengys y bydd y mater hwn yn rhywbeth a fydd yn parhau am o leiaf ddwy flynedd. PENDERFYNWYD bod yr aelodau'n nodi cynnwys yr e-bost gan ddatgan y dylid parhau i fonitro'r sefyllfa.
Pentrecelyn – Hysbysiad Terfyn Cyflymder 30 milltir yr awr parhaol gan Gyngor Sir Ddinbych Gofynnwyd i'r Cyngor Sir ystyried terfyn cyflymder 30 milltir yr awr ar hyd y lôn o'r A525 heibio Fferm Bryn Coch ac eiddo eraill i Bentrecelyn. Mae'r mater hwn gyda'r Pennaeth Priffyrdd ar hyn o bryd.
Cyffordd yr A525 ar waelod lôn Plas Bedw Dywedodd y Cynghorydd Tim Faire nad oes unrhyw arwydd wrth ddod o Rhuthun i nodi bod troad i'r dde ac y gall fod yn eithaf peryglus troi ar y brif ffordd gan fod ceir yn dod o Rhuthun yn aml yn ceisio goddiweddyd cyn bwlch Nant y Garth. Hefyd adroddodd bod cerrig/creigiau allwthiol yn dal teiars lorïau ar hyd y lôn gul hon, yn enwedig wrth Erw Gam a The Dingle. PENDERFYNWYD Gofyn i'r Clerc hysbysu'r Adran Priffyrdd gyda chais i ganfod beth y gellir ei wneud i wella diogelwch ar hyd y ffyrdd hyn.
432 PENDERFYNWYD eithrio'r Wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod oherwydd natur gyfrinachol yr eitemau a ganlyn:
Cyflwynwyd [a] Crynodeb o'r Incwm a'r Gwariant am y cyfnod 1 Ebrill 2017 – 31 Mawrth 2018 [b] Y Llyfr Derbynebau a Thaliadau ar gyfer 2017-18 a [c] Copi o'r Praesept Dreth Gyngor 2018/19 fel a gymeradwywyd ar 8 Ionawr 2018. Cynghorodd y Clerc mai'r balans yn y banc ar 31 Mawrth 2018 oedd £8884.76 [llai siec am £50 heb glirio] yn y Cyfrif Cymunedol a £1022.96 yn y Cyfrif Busnes. Cyfanswm y cronfeydd sydd ar gael yw £9857.72. Nododd yr aelodau y byddai'r £1630 yn weddill yn y gyllideb costau etholiad ar gyfer 2017/18 yn cael ei gario trosodd. Cynghorodd y Clerc y byddai'n rhaid i'r £8620 wedi'i glustnodi ar gyfer trwsio'r gofeb rhyfel gael ei leihau £4441 i sicrhau bod y Cyngor yn cadw ffigur cronfeydd wrth gefn isafswm o 20% ar gyfer cyfalaf gweithiol [£3786] i fynd â'r Cyngor ymlaen i flwyddyn ariannol 2018/19.
PENDERFYNWYD Cymeradwyodd yr aelodau'r cyfrifon yn unfrydol, ynghyd â'r camau a gynigiwyd i sicrhau bod y Cyngor yn dal ffigur isafswm cronfeydd wrth gefn o 20% ar gyfer cyfalaf gweithiol ar ddechrau blwyddyn ariannol 2018/19.
Ceisiadau am gymorth ariannol PENDERFYNWYD dyrannu grantiau fel a ganlyn:
£150 Capel Salem Llanfair DC
£150 Capel Ebeneser Graigfechan
433.3 Talu Cyfrifon/Anfonebau PENDERFYNWYD gwneud taliadau fel a ganlyn:
£152 Aelodaeth Un Llais Cymru
£ 35 Cofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Diweddariad ar faterion Archwiliad Rhoddwyd dyddiad o 26 Ebrill 2018 i ddanfon dogfennau i JDH Business Services Ltd ar gyfer archwiliad mewnol 2017/18. Atgoffodd y Clerc yr aelodau bod yr archwilydd mewnol a'r archwilydd allanol yn disgwyl adroddiadau ar faterion yn codi a'r camau gweithredu a gyflwynwyd gan y Cyngor. Dosbarthwyd copïau i'r aelodau cyn y cyfarfod. Derbyniwyd y pecyn cyfrifon blynyddol gan BDO ar 14 Ebrill 2018.
PENDERFYNWYD Cymeradwyodd yr aelodau'r adroddiadau a baratowyd gan y Clerc ar y materion a godwyd gan yr archwilwyr mewnol ac allanol a'r camau gweithredu a gyflwynwyd gan y Cyngor yn ystod 2017-2018. Cadarnhaodd yr aelodau hefyd eu bod yn cymeradwyo'r cynllun archwiliad mewnol a gyflwynwyd iddynt yn y cyfarfod a gynhaliwyd ar 31 Ionawr 2018.
433.5 Polisi Cronfeydd wrth gefn Cyflwynwyd – papur drafft. PENDERFYNWYD Cymeradwyo.
433.6 Cofrestr Asedau Cyflwynwyd – copi wedi'i ddiweddaru o gofrestr 2017-18 PENDERFYNWYD cymeradwyo'r Gofrestr Asedau fel y'i diwygiwyd ac y byddai'r gynnau mesur cyflymder yn cael eu tynnu oddi ar y rhestr gan eu bod wedi eu rhoi i Grŵp Gwylio Cyflymder Llanfair a Graigfechan.
434 HYFFORDDIANT / CYNADLEDDAU
PENDERFYNWYD Cymeradwyo presenoldeb mewn sesiynau hyfforddiant fel a ganlyn [a] Y Clerc a'r Cynghorydd Keith Moulsdale – sesiwn hyfforddiant Un Llais Cymru ar Ddefnyddio Technoleg Gwybodaeth, Gwefannau a Chyfryngau Cymdeithasol ar 3 Mai 2018 yn yr Wyddgrug [b] Y Cynghorydd Bob Barton – hyfforddiant Cyllid Llywodraeth Leol ar 19 Ebrill yn yr Wyddgrug. Cyflwyno ceisiadau am fwrsarïau.
435 DYDDIADAU CYFARFODYDD YN Y DYFODOL
PENDERFYNWYD y byddai'r cyfarfod ar 21 Mai yn dechrau am 7.30pm yn hytrach na 7 pm.
2018 – 21 Mai, 11 Mehefin, 9 Gorffennaf, 10 Medi, 8 Hydref, 12 Tachwedd,
2019 – 14 Ionawr, 11 Chwefror, 11 Mawrth
Gan nad oedd rhagor o fusnes i'w drafod cyhoeddodd y Cadeirydd bod y cyfarfod wedi gorffen am 8.30pm.