Cyhoeddwyd 24/09/2021 | Diweddarwyd Ddiwethaf 24/09/2021 | Amser darllen munudau
Pam yr ydym yn casglu eich gwybodaeth
Bydd digwyddiad yn cael ei gynnal i nodi Agoriad Swyddogol y Chweched Senedd. Er y dylai'r Senedd, y Siambr ac Aelodau o'r Senedd fod wrth galon y digwyddiad hwn, dylai'r digwyddiad hefyd arddangos Cymru, gan ddathlu ei chymunedau, ei doniau a'i hyrwyddwyr cymunedol. Bydd hyn yn sicrhau bod y digwyddiad yn fwy perthnasol i groestoriad ehangach o'r genedl y mae'r Senedd yn ei chynrychioli. Os yw'r Chweched Senedd am gyflawni'r nod o roi pobl Cymru wrth galon yr hyn a wnawn, bydd angen i'r bobl hyn fod wrth galon ein Hagoriad Swyddogol.
Er mwyn gwneud hyn, ac er mwyn arddangos cymunedau a thalentau Cymru, mae nifer o gynyrchiadau wedi'u comisiynu, ynghyd â chyfweliadau wedi'u recordio â phobl Cymru. O ran rhoi'r pethau hyn ar waith, bydd angen inni brosesu data personol er mwyn ymgysylltu â chyfranogwyr, a bydd angen cynhyrchu cynnwys ffilm a delweddau perthnasol.
Bydd y digwyddiad ei hun yn gyfuniad o'r elfennau hyn a recordiwyd ymlaen llaw a darllediad 'byw'.
Ffilmio, darlledu ac elfennau byw
Bydd ffilmio yn digwydd yn ystod yr holl weithgareddau a nodir yn yr hysbysiad hwn, a hynny er mwyn cynhyrchu ffilmiau a baratoir ymlaen llaw i'w darlledu ar y diwrnod, neu fel rhan o'r darllediad byw.
Gall y broses o ffilmio gweithgareddau a golygu cynnwys gael ei rhoi ar waith gan y Comisiwn, neu gan gwmni Orchard, sef cwmni cynhyrchu trydydd parti a fydd yn gweithredu ar ein rhan.
Gellir defnyddio'r holl gynnwys hwn ar wefan y Senedd, Senedd.TV, sianeli cyfryngau cymdeithasol ac YouTube, ac fel rhan o ddarllediad byw y BBC. Gall darlledwyr eraill ddarlledu'n fyw neu ddefnyddio cynnwys ffilm wedi'u recordio. Gellir defnyddio'r cynnwys hefyd fel rhan o fentrau a gynhelir gan y Senedd drwy gydol y Chweched Senedd.
Bydd y Comisiwn yn cadw data personol a brosesir i gefnogi gweithgareddau ffilmio am gyfnod o flwyddyn yn dilyn yr Agoriad Swyddogol. Bydd y Comisiwn yn storio'n barhaol ffotograffau a chynnwys fideo ('ffilmio') sy'n portreadu gweithgareddau sy'n gysylltiedig â'r Agoriad Swyddogol, neu unrhyw berson sy'n bresennol, er mwyn hyrwyddo'r Senedd a'i gweithgareddau cysylltiedig drwy sianeli amrywiol (gan gynnwys y cyfryngau cymdeithasol, gwefannau trydydd parti, llwyfannau cyhoeddus eraill a chyfryngau print, ond heb fod yn gyfyngedig iddynt).
Gan fod hwn yn ddigwyddiad cyfansoddiadol allweddol yn hanes y Senedd, mae'n bosibl y bydd angen archifo peth o'r wybodaeth bersonol a ddefnyddir, yn enwedig y wybodaeth sydd i'w gweld mewn cynnwys ffilm a delweddau sy'n cael eu defnyddio fel rhan o'r Agoriad Swyddogol. Mae'n bosibl y bydd angen trosglwyddo'r wybodaeth hon i drydydd parti i'w harchifo.
Plant sy'n dod i'r digwyddiad agoriadol 'byw'
Gwahoddir sawl grŵp o blant o Gymru i ddod y tu allan i adeilad y Senedd ar gyfer y digwyddiad agoriadol a'r darllediad byw.
Byddwn yn cysylltu â'r plant hyn drwy eu hysgol a byddant yn cael eu hysbysu mai BBC Cymru Wales fydd yn gyfrifol am y darllediad a fydd yn gyhoeddus.
Orchard – Cwmni Cynhyrchu
Mae'r Comisiwn wedi cyfarwyddo cwmni Orchard, sef cwmni cynhyrchu trydydd parti, i greu cynnwys fideo a delweddau i'w defnyddio fel rhan o Agoriad Swyddogol y Senedd, ac i gydlynu'r gwaith hwn. Bydd Orchard yn prosesu'r data personol y mae'n eu casglu, nail ai drwy ffilmio neu fel arall, ar ein rhan.
Bydd angen i gwmni Orchard gasglu a storio data personol er mwyn iddo allu gwneud yr holl drefniadau sydd eu hangen ar gyfer cynhyrchu cynnwys sy'n gysylltiedig ag Agoriad Swyddogol y Chweched Senedd a chyflawni ei rwymedigaethau cytundebol. Gall hyn gynnwys, er enghraifft, casglu enwau a chyfeiriadau'r rhai sy'n ymwneud â digwyddiad ffilmio er mwyn helpu gyda'r broses o gynllunio'r gwaith hwnnw. Ar brydiau, gall hyn hefyd gynnwys prosesu categorïau arbennig o ddata personol – er enghraifft, er mwyn gwneud trefniadau lle mae angen gwneud addasiadau rhesymol neu mae angen casglu gwybodaeth fel rhan o'r gwaith ffilmio. Mae'r adran isod sy'n ymwneud â 'seiliau cyfreithiol' yn cynnwys manylion pellach ynghylch y wybodaeth yr ystyrir ei bod yn ddata personol categori arbennig.
Os byddwch yn darparu unrhyw wybodaeth i gwmni Orchard yr ydych o'r farn nad yw'n addas ei datgelu i'r cyhoedd, gallwch gysylltu â'r Comisiwn neu gwmni Orchard er mwyn nodi pa rannau na ddylid eu cyhoeddi a'r rhesymau pam. Gallwch hefyd roi gwybod am hyn i staff neu gynrychiolwyr o gwmni Orchard yn ystod digwyddiad ffilmio. Mae gennych hawliau cyfreithiol unigol o dan ddeddfwriaeth diogelu data, a gallwch ddewis i arfer yr hawliau hynny. Mae gwybodaeth bellach am yr hawliau hyn wedi'i chynnwys isod.
Dim ond staff hanfodol yng nghwmni Orchard fydd angen gweld y wybodaeth dan sylw, a dim ond y rhai sy'n hanfodol i'r gwaith sy'n berthnasol i'r Agoriad Swyddogol a'r weinyddiaeth gysylltiedig fydd yn cael mynediad at y wybodaeth bersonol, er enghraifft delweddau, cynnwys fideo a manylion cyswllt. Ni fydd cwmni Orchard yn rhannu gwybodaeth bersonol ag unrhyw drydydd partïon oni bai bod y Comisiwn yn rhoi cyfarwyddyd iddo wneud hynny, neu os bydd gofyn iddo wneud hynny er mwyn cyflawni ei rwymedigaethau cytundebol. Fodd bynnag, gall gwmni Orchard ddarparu data personol i'r Comisiwn ac unrhyw ddarlledwr trydydd parti cysylltiedig mewn perthynas â gweithgareddau sy'n ymwneud ag Agoriad Swyddogol y Chweched Senedd, yn unol â'n cyfarwyddiadau. Bydd gwybodaeth bersonol ond yn cael ei darparu i ddarlledwyr trydydd parti i'r graddau y mae'n angenrheidiol at ddibenion yr Agoriad Swyddogol.
Mae'n bosibl y bydd gofyn i gwmni Orchard hefyd rannu rhywfaint o wybodaeth bersonol â thrydydd partïon eraill, fel cynghorwyr proffesiynol, er mwyn cyflawni ei rwymedigaethau cytundebol. Lle bo angen, mae cwmni Orchard yn gosod gofyniad ar gwmnïau trydydd parti i gadw data personol yn gyfrinachol ac yn ddiogel, ac i warchod y data hynny yn unol â'r gyfraith diogelu data a'i bolisïau mewnol ei hun.
Bydd cwmni Orchard yn cadw data personol ar ei weinyddion diogel, ac ni fydd unrhyw ddata yn cael eu trosglwyddo y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE), oni bai bod y cwmni a'r Comisiwn yn cytuno ymlaen llaw i wneud hynny er mwyn cyflawni amcanion busnes, fel cyflawni rhwymedigaethau cytundebol. Bydd unrhyw sefyllfa lle mae data yn cael eu trosglwyddo y tu allan i'r AEE yn ddarostyngedig i fesurau diogelu priodol, fel cymalau cytundebol safonol, a hynny er mwyn sicrhau bod data personol yn cael eu trin yn unol â deddfwriaeth ddomestig.
O ran y data personol a gaiff eu casglu at ddibenion yr Agoriad Swyddogol, dim ond yn unol â'n cyfarwyddiadau ni y bydd cwmni Orchard yn cadw'r data dan sylw, a hynny am gyfnod o flwyddyn yn dilyn dyddiad yr Agoriad Swyddogol. Yna, bydd Orchard yn dinistrio'r data yn ddiogel. Mae data personol sy'n cael eu storio gan gwmni Orchard yn cael eu cadw mewn ffolder wedi'i amgryptio. Dim ond y sawl sy'n chwarae rôl angenrheidiol a hanfodol yng ngwaith Orchard mewn perthynas â'r Agoriad Swyddogol sydd â mynediad at y wybodaeth honno.
Gellir darllen rhagor o wybodaeth am sut mae cwmni Orchard yn prosesu data personol yma: https://thinkorchard.com/en/privacy-policy. Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon ynghylch sut y mae cwmni Orchard yn prosesu data personol, gallwch hefyd gysylltu â'i Swyddog Diogelu Data drwy anfon e-bost at gdpr@thinkorchard.com
Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon ynghylch sut y bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio, gallwch hefyd gysylltu â Fflur Davies, Pennaeth Digwyddiadau'r Senedd yn y Comisiwn, ar:
E-bost: Fflur.Davies@senedd.cymru
Ffôn: 0300 200 6506
Yn ogystal, gallwch ddewis cysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Comisiwn. Darperir y manylion cyswllt perthnasol ar frig y ddogfen hon.
Ble bydd y wybodaeth yn cael ei rhannu/chyhoeddi/darlledu?
Bydd y cynnwys ffilm a'r delweddau yn cael eu dosbarthu ar sianeli cyfryngau cymdeithasol, gwefan y Senedd, Senedd.TV, YouTube, darllediad y BBC, a'r cyfryngau print, a byddant hefyd ar gael i'w defnyddio ym mentrau'r Senedd drwy gydol y Chweched Senedd. Mae'n bosibl y bydd rhannau o'r Agoriad Swyddogol yn cael eu darlledu gan sianeli newyddion neu gyrff eraill yn y cyfryngau.
Bydd cynnwys ffilm a gaiff ei greu gan drydydd partïon yn cael ei rannu gyda'r cyfranogwr ar ei ffurf derfynol at ddibenion hyrwyddo. Gall hyn gynnwys cynnwys ffilm nad yw ar gael i'r cyhoedd. Caiff y cynnwys ffilm sy'n cael ei rannu ei gyfyngu i'r sefydliad penodol a gomisiynwyd ar gyfer ei gyfraniad ei hun.
Bydd gan drydydd partïon fynediad hefyd at gynnwys fideo a delweddau a fydd ar gael i'r cyhoedd ar y llwyfannau a restrir uchod.
Bydd y wybodaeth yn cael ei storio'n ddiogel ar ein systemau TGCh, sy'n cynnwys gwasanaethau cwmwl trydydd parti a ddarperir gan Microsoft. Mae unrhyw drosglwyddo data gan Microsoft y tu allan i'r AEE yn dod o dan gymalau cytundebol lle mae Microsoft yn sicrhau bod data personol yn cael eu trin yn unol â deddfwriaeth ddomestig. Os hoffech gael rhagor o wybodaeth am sut y bydd Microsoft yn defnyddio'ch gwybodaeth, darllenwch ei bolisi preifatrwydd yma.
Mae'r gwahanol weithgareddau y byddwn yn eu cynnal fel rhan o'r Agoriad Brenhinol yn cynnwys:
Arddangosfa o waith celf wedi'i chomisiynu
Enwau a manylion cyswllt yr artistiaid; manylion eu cyfraniad artistig; delweddau digidol o bynciau'r arddangosfa, delweddau/recordiadau cyn y digwyddiad; delweddau/recordiadau byw o'r digwyddiad. Bydd y delweddau yn yr arddangosfa yn cynnwys data personol.
Yr artist, y Comisiwn a chwmni Orchard.
Arddangosfa deithiol fydd hon, a bydd delweddau a recordiadau ar gael i'r cyhoedd.
Bydd hon yn arddangosfa barhaol.
Bydd y darn olaf yn rhan barhaol o'n casgliad. Mae'r artist yn ymgysylltu ag unigolion, a bydd yn cadw eu manylion cyswllt ac unrhyw ddelweddau ychwanegol na fyddant yn cael eu cynnwys yn yr arddangosfa derfynol.
Cynyrchiadau/perfformiadau a gomisiynwyd gan Gwmnïau Cenedlaethol
Enwau a manylion cyswllt, manylion y cyfraniad artistig; delweddau/recordiadau cyn y digwyddiad; delweddau/recordiadau byw o'r digwyddiad.
Timau prosiect y Cwmnïau Cenedlaethol, y Comisiwn a chwmni Orchard.
Bydd manylion cyswllt yn cael eu cadw am gyfnod o flwyddyn yn dilyn dyddiad yr Agoriad Swyddogol.
Bydd cynyrchiadau a gomisiynwyd, cynnwys ffilm o waith sy'n mynd rhagddo a chyfweliadau â chyfranogwyr yn cael eu cadw hyd nes y byddwn yn cyrraedd amser pan nad ydynt yn berthnasol mwyach, neu hyd nes y gwneir cais dilys i gael gwared ar y cynyrchiadau a recordiwyd.
Prosiect sy'n cael ei arwain gan sefydliad Llenyddiaeth Cymru, gyda'r Bardd Cenedlaethol yn gweithio gyda phlant ysgol i greu cerdd
Fel rhan o'r broses hon, bydd y bardd/beirdd cenedlaethol yn cynnal gweithdai gyda phlant mewn ysgolion cynradd er mwyn creu cerdd derfynol. Mae manylion wedi cael eu cylchredeg ymhlith partïon diogelu data a diogelu plant, gan gynnwys y Ffurflen Ganiatâd ynghylch Diogelu Data a'r Polisi Diogelu Data. Cafodd yr Holiadur ynghylch Proseswyr Trydydd Parti ei anfon atynt hefyd. Bydd Llenyddiaeth Cymru yn cysylltu â'r ysgolion a'r disgyblion. Mae'n bosibl y byddwn yn cael enwau'r disgyblion a'r ysgolion hynny sydd wedi cymryd rhan at ddibenion rhoi cydnabyddiaeth iddynt am y gerdd a'r lluniau a ddarperir, a manylion cyswllt yr ysgolion gan Dîm Addysg y Senedd neu gan sefydliad Llenyddiaeth Cymru.
Llenyddiaeth Cymru, y Comisiwn a chwmni Orchard.
14 Polisi Diogelu Data 2021 (1).docx
Polisi a Gweithdrefn Diogelu Llenyddiaeth Cymru ar gyfer 2021.docx
Gorwelion – Perfformiad
Gorwelion, Tan Cerdd, y Comisiwn, cwmni Orchard.
Mae gan y Comisiwn rwymedigaeth gyfreithiol, fel y nodir yn Neddf Llywodraeth Cymru 2006, i ddarparu'r gwasanaethau sydd eu hangen ar y Senedd a sicrhau bod y gwasanaethau hynny'n cael ei darparu at ei dibenion. Mae gan y Senedd swyddogaeth gyhoeddus o ran cefnogi a hyrwyddo ymgysylltu democrataidd yng Nghymru. Mae Agoriad Swyddogol y Senedd yn ddigwyddiad cyfansoddiadol allweddol sy'n cael ei gynnal ar ôl pob etholiad Senedd. Mae'r digwyddiad yn helpu'r Senedd i ymgysylltu â phobl Cymru a hyrwyddo dealltwriaeth o'r sefydliad fel Senedd genedlaethol. Mae'r Agoriad Swyddogol yn darparu llwyfan cyhoeddus mawr ar gyfer hyrwyddo ymwybyddiaeth, sydd o gymorth o ran sicrhau bod y Senedd mor weladwy a hygyrch â phosibl i'r rhai sy'n dymuno ymgysylltu â'i gwaith. Bydd angen i'r Comisiwn brosesu data personol i gefnogi'r swyddogaeth hon.
O ystyried bod y digwyddiad yn un allweddol yn gyfansoddiadol, mae'n bosibl y bydd angen inni archifo rhywfaint o wybodaeth bersonol hefyd, fel y wybodaeth sydd i'w gweld mewn cynnwys fideo a ddefnyddir fel rhan o'r Agoriad Swyddogol. Ein sail gyfreithiol ar gyfer y gwaith prosesu hwn yw bod angen ei wneud fel rhan o dasg a gyflawnir er budd y cyhoedd.
Mae angen prosesu'r data er mwyn cyflawni contract
Bydd y Comisiwn yn ymrwymo i gontractau gyda thrydydd partïon ar gyfer darparu gwasanaethau sy'n gysylltiedig ag Agoriad Swyddogol y Senedd. Bydd y gwasanaethau hyn yn cael eu darparu cyn ac yn ystod yr Agoriad Swyddogol. Bydd angen i'r Comisiwn brosesu data personol er mwyn sicrhau bod pob parti yn gallu cyflawni ei rwymedigaethau o dan gontractau perthnasol.
Mae'n bosibl y byddwn yn prosesu data personol categori arbennig os byddwch yn dewis eu darparu. Diffinnir data personol categori arbennig fel data sy'n cynnwys data sy'n datgelu hil neu darddiad ethnig, safbwyntiau gwleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, cyfeiriadedd rhywiol a data sy'n ymwneud ag iechyd.
Bydd data categori arbennig yn cael eu prosesu ar y sail bod hynny'n angenrheidiol am resymau sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd, fel y darperir ar ei gyfer gan Erthygl 9(2)(g) o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU, a ddarllenir ar y cyd â pharagraff 6 o Atodlen 1 i Ddeddf Diogelu Data 2018. Mae hyn er mwyn sicrhau bod y Comisiwn a'r Senedd yn gallu cyflawni eu swyddogaethau cyhoeddus a democrataidd.
Lle mae angen inni archifo data personol categori arbennig, er enghraifft os yw'r data'n cael eu prosesu fel rhan o gynnwys fideo a ddefnyddir yn ystod yr Agoriad Swyddogol a bod angen archifo'r cynnwys hwnnw er budd y cyhoedd, bydd y wybodaeth honno'n cael ei phrosesu ar y sail ei bod yn angenrheidiol at ddibenion archifo er budd y cyhoedd, fel y darperir ar ei gyfer gan Erthygl 9(2)(j) o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU, a ddarllenir ar y cyd â pharagraff 4 o Atodlen 1 i Ddeddf Diogelu Data 2018.
Mae'r hawliau'n cynnwys yr hawl i ofyn am fynediad at eich gwybodaeth bersonol eich hun, a elwir weithiau'n 'gais gwrthrych am wybodaeth'.
Byddwn yn adolygu'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd. Felly, dylech ei wirio'n rheolaidd er mwyn gweld sut y bydd data'n cael eu prosesu mewn perthynas â'r gwaith o ddatblygu gweithgareddau sy'n gysylltiedig ag Agoriad Swyddogol y Chweched Senedd. Wrth i'r hysbysiad preifatrwydd hwn gael ei ddiweddaru i adlewyrchu gweithgareddau yn y dyfodol, bydd fersiynau blaenorol ohono ar gael ar wefan y Senedd. Cafodd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ei ddiweddaru ddiwethaf ar 01/07/21.