Mae gan Drefnwyr Digwyddiadau gyfrifoldeb i gymryd camau i amddiffyn pobl sy'n mynychu'r digwyddiad rhag risg tân. Mae hyn yn cynnwys gweithwyr, contractwyr, gwirfoddolwyr, y cyhoedd sy'n mynychu neu unrhyw berson arall sydd â hawl cyfreithiol i fod yno.
Mae'n bwysig gwerthfawrogi bod tân yn risg gwirioneddol o fewn amgylchfydoedd digwyddiadau a dylai Trefnwyr Digwyddiad gydnabod eu cyfrifoldebau statudol ac ymgymryd ag Asesiad Risg rhag Tân cynhwysfawr gan roi rheolau o'r fath ag sy'n angenrheidiol mewn lle i liniaru'r risgiau hyn.
Yn ddibynnol ar natur, maint a chymhlethdod y digwyddiad, gall y Trefnydd Digwyddiadau neu aelod o'r tîm trefnu ac ati gynnal Asesiad Risg rhag Tân ar yr amod bod ganddynt y sgiliau, profiad, gwybodaeth a'r ddealltwriaeth angenrheidiol. Fel arall, efallai y byddai'n fwy priodol i gyflogi arbenigwr diogelwch tân i gynnal yr Asesiad Risg rhag Tân. (Gweler "Y Canllaw ar sut i ddewis Asesydd Risg rhag Tân Cymwys").
Mae'n hynod bwysig gwerthfawrogi y dylai cynllunio effeithiol ar gyfer diogelwch tân i ddigwyddiad cyhoeddus ddechrau'r un pryd a'r cynllunio ar gyfer pob agwedd arall o'r digwyddiad arfaethedig.
Gellir ystyried y materion cynllunio am ddigwyddiad neu leoliad mewn cyfres o gamau:
Cynllunio'r safle, dethol gweithwyr, dewis contractwyr ac isgontractwyr, adeiladu llwyfannau, pebyll, ffensys. (yr 'arwain at y digwyddiad');
Cyflenwi a gosod y cyfarpar a'r gwasanaethau a ddefnyddir yn ystod y digwyddiad, e.e. offer llwyfan a ddefnyddiwyd gan y perfformwyr, y goleuo, a diogelwch y criw ( 'llwytho'r offer');
Diogelwch tân effeithiol yn ystod y digwyddiad (y' digwyddiad');
Dadosod diogel cyfarpar a gwasanaethau (y 'dadosod');
Rheoli risgiau tân wedi i'r digwyddiad orffen ac wrth dynnu'r seilwaith.(y 'tynnu i lawr').
Dylid rhoi ystyriaeth hefyd i'r agweddau canlynol wrth gynllunio ar gyfer diogelwch tân mewn digwyddiad awyr agored: