Nod rhaglen WorkSMART Cyngor Sir Ddinbych yw creu gweithlu hyblyg a symudol a defnyddio'r swyddfeydd sydd ar gael yn effeithiol
Mae heriau agendâu Creu'r Cysylltiadau a Cyflawni ar Draws Ffiniau wedi arwain at ddatblygu dulliau newydd o weithio gan y Cyngor. Ar yr un pryd, mae'n ofynnol iddynt wneud arbedion effeithlonrwydd a gwaredu asedau cyn 2009/2010. Mae'r pwysau hwn wedi golygu bod y Cyngor yn ceisio gwneud arbedion effeithlonrwydd o ran swyddfeydd.
Mae'r prosiect WorkSMART yn canolbwyntio ar adeilad Caledfryn yn Ninbych lle lleolwyd timau Cyfadran yr Amgylchedd. Ar hyn o bryd mae staff y Gyfadran yn gweithio mewn nifer o adeiladau a lleoliadau daearyddol ledled y sir ac nid oes digon o le yn adeilad Caledfryn ar gyfer y nifer o bobl sy'n gweithio yno. Drwy wneud gwell defnydd o'r lle sydd ar gael a gweithredu arferion gweithio hyblyg, nod y Gyfadran yw y gallai ei holl staff weithio o adeilad Caledfryn. Dangosodd dadansoddiad o arferion teithio staff bod y 200 o staff yn teithio cyfanswm o 3,442 o filltiroedd i'r gwaith ac yn ôl adref bob dydd. Yn ogystal, roedd staff yn teithio 330,000 o filltiroedd ar fusnes mewn blwyddyn, ar gost o £102,000 mewn hawliadau am dreuliau teithio. Amcangyfrifodd y Cyngor y byddai'n rhaid iddo blannu dros 180 o goed y mis i wrthbwyso'r niwed. Bydd caniatáu mwy o staff i weithio o bell yr holl amser neu am ran o'r amser yn lleihau ôl-troed carbon y Cyngor.
Mae'r Gyfadran yn amcangyfrif y caiff costau'r prosiect eu gwrthbwyso drwy dderbynebau cyfalaf yn sgîl gwerthu adeiladau segur os y gallai symud mwy o staff i mewn i adeilad Caledfryn, ac arbedion refeniw cylchol o ddefnyddio ei hasedau mewn modd mwy effeithiol. Y prif feysydd o wariant yw o ran caffael TGCh i gefnogi gweithio gartref a gweithio symudol, a chyflogi dadansoddwr prosesau busnes, clerc ffeilio a staff dros dro i gefnogi'r prosiect.
Gwell cynllunio gofodol
Bydd gwell cynllunio gofodol yn caniatáu i'r Gyfadran wneud y defnydd gorau posibl o'r swyddfeydd sydd ar gael. Canfu arolwg defnydd gofodol bod 45 y cant o ddesgiau yn wag ar unrhyw bryd naill ai gan fod pobl yn gweithio mewn mannau eraill neu ar wyliau blynyddol. Mae'r Gyfadran o'r farn, drwy drefnu'r amserlen yn briodol, cynllunio gofodol a darparu system o weithio wrth sawl gweithfan, y gallai 25 y cant yn fwy o staff weithio yn yr adeilad nag sydd ar hyn o bryd.
Yn ogystal, roedd pob grwp swyddogaethol wedi creu ei gasgliad ei hun o ffeiliau papur. Cedwir y ffeiliau hyn yn agos i'r desgiau, gan ffurfio 'ynysoedd' ar gyfer grwpiau gwaith gwahanol ac amharu ar gylchrediad o amgylch yr adeilad. Byddai cyflwyno cronfa ffeiliau ganolog yn rhyddhau lle ar gyfer 30 o weithfannau ychwanegol.
Gyda'i gilydd, bydd y mesurau hyn yn golygu y gallai 300 o staff weithio yn yr adeilad, yn hytrach na'r 200 presennol.
Arferion gweithio mwy hyblyg
Cyflwynir gweithio symudol ar gyfer rhai aelodau o staff fel na fydd angen iddynt fynd i'r swyddfa yn rheolaidd. Mae gan nifer o bobl sy'n gweithio o bell am rywfaint o'r amser ar hyn o bryd weithfan wedi'i dynodi ar eu cyfer o hyd. Yn y dyfodol, efallai na fydd ganddynt ddesg benodol ac yn hytrach byddant yn gweithio wrth sawl gweithfan wahanol pan fyddant yn y swyddfa.
Yn ogystal, mae'r Gyfadran am gynyddu cyfran y gweithwyr sy'n gweithio gartref. Awgryma arolwg o arferion gwaith y byddai 10 y cant o'r swyddi yn addas ar gyfer gweithio gartref llawn amser, gan eu bod yn ymdrin â llawer o wybodaeth electronig, prin yw eu cyswllt â'r cyhoedd ac roedd eu gwaith yn seiliedig ar brosiectau a/neu roedd yr unigolion yn meddu ar hunan-gymhelliant.
Newid mewn arferion gweithredu
Mae newidiadau o ran arferion gwaith a defnyddio'r lle sydd ar gael yn fwy effeithlon wedi arwain at adolygiad o wasanaethau cymorth gan y Gyfarwyddiaeth. Ar hyn o bryd, nid yw gwasanaethau cymorth swyddfa ond ar gael yn ystod oriau gwaith. Er yn wreiddiol roedd cronfa gyffredin o wasanaethau gweinyddol ar gyfer yr adeilad, dros amser mae pob grwp swyddogaethol wedi datblygu ei isadran weinyddol ei hun. Golyga hyn bod nifer o swyddogion yn cyflawni swyddogaethau tebyg. Hefyd nodwyd dyblygu ymdrechion ac aneffeithlonrwydd o ran rheoli'r post a rheoli dogfennau.
Datblygodd yr Adran gynllun tri cham ar gyfer y prosiect WorkSMART:
1. Defnyddio'r lle sydd ar gael ar gyfer desgiau yn y ffordd orau, heb weithredu'r opsiynau gweithio symudol a gweithio gartref yn llawn.
2. Rheoli gwybodaeth - adolygu a diweddaru trefniadau ffeilio yn cynnwys ffeilio electronig.
3. Gweithredu arferion gweithio hyblyg, yn cynnwys cynyddu'r gyfran o staff sy'n gweithio gartref o 3 y cant i 10 y cant a defnyddio TGCh i gefnogi gweithio symudol lle y bo'n ymarferol.
Gall swyddogion rheoli adeiladu ddechrau'r diwrnod gartref yn hytrach na dod i mewn i'r swyddfa i gasglu eu papurau. Derbynnir galwadau gan y cyhoedd sy'n gwneud ceisiadau am arolygiadau gan weinyddwr, sy'n gallu dyrannu'r gwaith, gan fod swyddogion yn diweddaru eu hamserlenni a'u dyddiaduron. Lleolir ffeiliau sydd eu hangen ar gyfer arolygiadau mewn ffeil electronig canolog, a gall yr holl dîm eu gweld. Caiff yr holl ddogfennau perthnasol eu sganio i mewn i'r system. Gall swyddogion argraffu darluniau naill ai yn eu cartrefi neu mewn lleoliadau eraill ledled y sir.
Ar ddiwedd arolygiad, gall y Swyddog fewnbynnu'r canlyniadau ac ysgrifennu unrhyw adroddiadau ar ei liniadur gyda mynediad di-wifr neu gerdyn data. Yn wirioneddol symudol, gallant wneud hyn o unrhyw leoliad.
Gwerthuso'r prosiect
Mae'r Cyngor yn bwriadu gwerthuso llwyddiant y rhaglen erbyn mis Mawrth 2010. Mae'n rhagweld manteision mewn nifer o feysydd.
Manteision i'r cwsmer
• Golyga lleihau amser teithio bod mwy o amser ar gael i'w dreulio gyda chwsmeriaid.
• Gwell mynediad i wybodaeth.
• Derbynebau cyfalaf amcangyfrifedig o £1 miliwn o werthu swyddfeydd.
• Arbedion refeniw ar gyllidebau o ganlyniad i ddefnyddio llai o adeiladau a defnyddio swyddfeydd yn fwy effeithlon. Amcangyfrifir mai £40,000 fydd yr arbedion cylchol erbyn 2010.
• Lleihau'r gost o deithio i'r gwaith ar gyfer y cyflogai.
• Lleihau'r gost o deithio ar gyfer gwaith ar gyfer y Gyfadran.
• Lleihau costau trosiant staff ar gyfer y Gyfadran.
• Lleihau'r ôl-troed carbon o werthu asedau adeiladau.
• Lleihau'r ôl-troed carbon drwy lai o deithio i'r gwaith.
• Lleihau'r defnydd o bapur ar gyfer ffeilio.
• Arbedion amcangyfrifedig o 55,000kg o CO2 y flwyddyn, sy'n gyfystyr â phlannu 22,000 o goed.
• Gwella morâl staff oherwydd gwell cydbwysedd bywyd/gwaith.
• Lleihau absenoldeb oherwydd salwch, yn cynnwys llai o absenoldeb oherwydd salwch sy'n ymwneud â straen.