Rydych chi yma:Hafan / Hysbysiad Preifatrwydd
ar gyfer aelodau a buddiolwyr Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe
Mae'r hysbysiad hwn ar gyfer aelodau a buddiolwyr Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe (y "gronfa"). Cafodd ei lunio gan Gyngor Abertawe (yr "Awdurdod Gweinyddu", neu "ni") yn ei rôl fel Awdurdod Gweinyddu'r gronfa.
I weld hysbysiad preifatrwydd Cyngor Abertawe, ewch i'r ddolen ganlynol:
www.abertawe.gov.uk/Preifatrwyddacwcis
Pam rydym yn rhoi'r hysbysiad hwn i chi
Fel Awdurdod Gweinyddu'r gronfa, rydym yn cadw gwybodaeth benodol amdanoch chi ("data personol") rydym yn ei defnyddio i weinyddu'r gronfa ac i dalu arian ohoni. Diben yr hysbysiad hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data sydd gennym amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas ag ef a'r mesurau sydd ar waith i'w ddiogelu.
Beth yw'r sail gyfreithiol i'n defnydd o'ch data personol?
Mae'r Awdurdod Gweinyddu yn cadw data personol amdanoch chi yn ei rôl fel rheolwr data ar gyfer ymdrin yn briodol â phob mater sy'n ymwneud â'r gronfa, gan gynnwys sut y caiff ei gweinyddu a'i rheoli. Mae hyn yn cynnwys yr angen i brosesu eich data i gysylltu â chi, i gyfrifo, i ddiogelu ac i dalu eich arian. Er enghraifft, pan fyddwn yn asesu faint o arian sydd ei angen i ddarparu buddiannau aelodau a sut dylid buddsoddi'r arian hwnnw, ac i reoli rhwymedigaethau a gweinyddu'r gronfa'n gyffredinol. Ceir mwy o wybodaeth am sut rydym yn defnyddio'ch data personol isod.
Bydd y sail gyfreithiol i'n defnydd o'ch data personol fel arfer yn un neu'n fwy o'r canlynol:
mae angen i ni brosesu eich data personol i fodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol fel Awdurdod Gweinyddu'r gronfa; ac
mae angen i ni brosesu'ch data personol i ymgymryd â thasg er budd y cyhoedd neu i arfer awdurdod swyddogol yn ein rôl fel corff cyhoeddus; ac
mae angen i ni brosesu'ch data personol am resymau cyfreithlon gweinyddu a rheoli'r gronfa a'r rhwymedigaethau sy'n gysylltiedig â hi, cyfrifo, sicrhau a thalu buddiannau a chyflawni ein rhwymedigaethau ac arfer unrhyw hawliau, dyletswyddau a disgresiynau sydd gan yr Awdurdod Gweinyddu mewn perthynas â'r gronfa;
ch) oherwydd bod angen i ni brosesu'ch data personol i fodloni ein
rhwymedigaethau cytundebol mewn perthynas â'r gronfa (er enghraifft, dan gytundeb y byddwch yn talu cyfraniadau gwirfoddol ychwanegol i'r gronfa), neu i gymryd camau, ar eich cais, cyn ymrwymo i gontract.
Pa ddata personol sydd gennym a sut rydym yn cael gafael arno?
Gall y mathau o ddata personol rydym yn ei gadw a'i brosesu amdanoch gynnwys:
Manylion adnabod, gan gynnwys dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol a rhifau gweithiwr ac aelodaeth.
Gwybodaeth a ddefnyddir i gyfrifo ac asesu cymhwysedd ar gyfer buddiannau, er enghraifft, hyd gwasanaeth neu aelodaeth a gwybodaeth am gyflog.
Gwybodaeth ariannol sy'n berthnasol i'r broses o gyfrifo neu dalu buddiannau, er enghraifft, manylion cyfrif banc a threth.
Gwybodaeth am eich teulu, eich dibynyddion neu eich amgylchiadau personol, er enghraifft, statws priodasol a gwybodaeth sy'n berthnasol er mwyn dosbarthu a chlustnodi buddiannau sy'n daladwy ar farwolaeth.
Gwybodaeth am eich iechyd, er enghraifft, i asesu cymhwysedd ar gyfer buddiannau sy'n daladwy ar sail afiechyd, neu pan fydd iechyd yn berthnasol i hawliad am fuddiannau yn dilyn marwolaeth aelod o'r gronfa.
Gwybodaeth am gollfarn droseddol os mai canlyniad hyn yw bod arnoch chi arian i'ch cyflogwr neu'r gronfa a gall y cyflogwr neu'r gronfa gael eu had-dalu o'ch buddiannau.
Rydym yn cael peth o'r data personol hwn yn uniongyrchol gennych chi. Gallwn hefyd gael gafael ar ddata (er enghraifft, gwybodaeth am gyflog) gan eich cyflogwr/wyr cyfredol neu flaenorol neu gwmnïau a'u holynodd hwy mewn busnes, gan aelod o'r gronfa (lle rydych neu gallech fod yn fuddiolwr o'r gronfa o ganlyniad i aelodaeth y person hwnnw ohoni) ac o amrywiaeth o ffynonellau eraill, gan gynnwys cronfeydd data cyhoeddus (megis y Gofrestr Genedigaethau, Marwolaethau a Phriodasau), ein hymgynghorwyr a chyrff llywodraeth neu reoliadol, gan gynnwys y rheiny yn y rhestr isod o sefydliadau y gallwn rannu eich data personol â nhw.
Pan fyddwn yn cael gafael ar wybodaeth sy'n ymwneud â "chategorïau arbennig" o ddata arbennig o sensitif, megis gwybodaeth am iechyd, mae dulliau diogelu ychwanegol yn berthnasol o dan y ddeddfwriaeth diogelu data. Byddwn yn prosesu eich data personol sy'n dod dan un o'r categorïau arbennig gyda'ch caniatâd chi'n unig, oni bai y gallwn brosesu'r data hwn yn gyfreithlon am reswm arall a ganiateir gan y ddeddfwriaeth honno. Mae gennych yr hawl i dynnu'ch caniatâd i'r prosesu yn ôl ar unrhyw adeg drwy roi gwybod yn ysgrifenedig i'r Awdurdod Gweinyddu. Fodd bynnag, os nad ydych yn rhoi caniatâd, neu os ydych yn ei dynnu'n ôl maes o law, mae'n bosib na fydd yr Awdurdod Gweinyddu yn gallu prosesu'r wybodaeth berthnasol i wneud penderfyniadau'n seiliedig arni, gan gynnwys penderfyniadau ynghylch talu eich buddiannau.
Lle rydych wedi darparu data personol i ni am unigolion eraill, megis aelodau teulu, dibynyddion neu fuddiolwyr posib yn unol â'r gronfa, sicrhewch fod yr unigolion hynny'n ymwybodol o'r wybodaeth yn yr hysbysiad hwn.
Sut byddwn yn defnyddio'ch data personol?
Byddwn yn defnyddio'r data hwn i ymdrin â phob mater sy'n ymwneud â'r gronfa, gan gynnwys sut caiff ei gweinyddu a'i rheoli. Gall hyn gynnwys prosesu eich data personol at unrhyw un o'r dibenion canlynol, neu bob un ohonynt:
asesu eich cymhwysedd ar gyfer buddiannau, eu cyfrifo a'u darparu i chi (ac os ydych yn aelod o'r gronfa, eich buddiolwyr yn dilyn eich marwolaeth).
nodi eich opsiynau buddiant posib neu wirioneddol.
galluogi ffyrdd eraill o gyflwyno'ch buddiannau, er enghraifft, trwy ddefnyddio nwyddau yswiriant a throsglwyddiadau i drefniadau pensiwn eraill neu gyfuniadau â hwy.
at ddibenion modelu ystadegol ac ariannol a chyfeirio (er enghraifft, pan fyddwn yn asesu faint o arian sydd ei angen i ddarparu buddiannau aelodau a sut dylid buddsoddi'r arian hwnnw).
cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoliadol fel Awdurdod Gweinyddu'r gronfa.
mynd i'r afael ag ymholiadau gan aelodau a buddiolwyr eraill ac ymateb i unrhyw anghydfodau gwirioneddol neu bosib o ran y gronfa.
rheoli rhwymedigaethau'r gronfa, gan gynnwys ymrwymo i drefniadau yswiriant a dewis buddsoddiadau'r gronfa.
mewn perthynas â gwerthiant, cyfuniad neu ad-drefniad neu drosglwyddiad corfforaethol busnes gan y cyflogwyr sy'n rhan o'r gronfa a chwmnïau eu grŵp.
O bryd i'w gilydd, byddwn yn rhannu eich data personol ag ymgynghorwyr a darparwyr gwasanaethau fel eu bod yn gallu ein helpu i ymgymryd â'n dyletswyddau a'n disgresiynau mewn perthynas â'r gronfa. Bydd rhai o'r sefydliadau hynny'n syml yn prosesu eich data personol ar ein rhan ac yn unol â'n cyfarwyddiadau. Bydd sefydliadau eraill yn gyfrifol i chi'n uniongyrchol am eu defnydd o ddata personol rydym yn ei rannu â nhw. Cyfeirir atynt fel rheolwyr data ac rydym wedi'u hamlygu yn y tabl isod. Gallwch ddod o hyd i wybodaeth am eu polisïau diogelu data nhw (a fydd yn berthnasol i'w defnydd o'ch data) ar eu gwefannau. Ceir disgrifiad cryno gan ein darparwr gwasanaethau actiwaraidd/buddiannau/trefn lywodraethol, Aon Hewitt Limited, o ran sut mae'n defnyddio'ch data personol er mwyn ein cefnogi i gynnal y cynllun, yn Atodiad 1 yr hysbysiad hwn.
Gweinyddwr – Cyngor Abertawe ar hyn o bryd
Gweinyddwyr trydydd parti – JLT Limited
Cyfrifwyr – Cyngor Abertawe ar hyn o bryd
Canolfannau olrhain ar gyfer sgrinio marwolaethau a dod o hyd i'r aelodau – ATMOS Data Services/Cyngor Abertawe ar hyn o bryd
Darparwr taliadau tramor i drosglwyddo taliadau i aelodau o'r cynllun sydd â chyfrifon y tu allan i'r DU – Western Union ar hyn o bryd
Cwmnïau argraffu – MPS, Adare a DesignPrint ar hyn o bryd
Darparwr meddalwedd pensiynau – Aquila Heywood ar hyn o bryd
Darparwr gwasanaethau TG, creu a dosbarthu dogfennau – Aquila Heywood ar hyn o bryd
Ymgynghorydd Actiwaraidd – AON Hewitt ar hyn o bryd
Ymgynghorydd buddiannau'r cynllun – AON Hewitt ar hyn o bryd
Ymgynghorydd Buddsoddi – Cyngor Abertawe ar hyn o bryd
Darparwyr Cyfraniadau Gwirfoddol Ychwanegol – Equitable Life, Prudential, AEGON ar hyn o bryd
Ymgynghorydd Cyfreithiol – Cyngor Abertawe ar hyn o bryd
Actiwari'r Gronfa – AON Hewitt ar hyn o bryd
Archwiliwr Statudol – Swyddfa Archwilio Cymru ar hyn o bryd
Archwiliwr Allanol – Swyddfa Archwilio Cymru ar hyn o bryd
Archwiliwr Mewnol – Cyngor Abertawe ar hyn o bryd
Cwmnïau yswiriant mewn cysylltiadau â buddiannau afiechyd – (Dd/B)
Cronfa Ddata Yswiriant Gwladol CPLlL – (Awdurdod Pensiynau De Swydd Efrog)
Awdurdodau gweinyddu cronfeydd CPLlL eraill (neu eu hasiantiaid, megis gweinyddwyr trydydd parti) lle rydych wedi bod yn aelod o gronfa CPLlL arall ac mae angen yr wybodaeth hon er mwyn pennu'r buddiannau y mae gennych chi neu eich dibynyddion hawl iddynt
Adran Actiwari'r Llywodraeth
Swyddfa'r Cabinet – at ddibenion y Fenter Twyll Genedlaethol
Llysoedd Cymru a Lloegr – at ddibenion prosesu gorchmynion rhannu pensiwn yn dilyn ysgariad
Ym mhob achos, byddwn ond yn gwneud hyn i'r graddau rydym yn ystyried bod gofyn rhesymol am yr wybodaeth at y dibenion hyn yn unig.
Yn ogystal, pan fyddwn yn buddsoddi ar ran y gronfa neu'n ceisio darparu buddiannau i aelodau'r gronfa mewn ffyrdd eraill, megis trwy ddefnyddio yswiriant, yna efallai y bydd angen i ni rannu data personol â darparwyr buddsoddiadau, yswirwyr a gweithredwyr cynlluniau pensiwn eraill. Ym mhob achos, byddwn yn gwneud hyn i'r graddau rydym yn ystyried bod gofyn rhesymol am yr wybodaeth at y dibenion hyn yn unig.
O dro i dro efallai y byddwn yn darparu peth o'ch data i'ch cyflogwr a'i is-gwmnïau perthnasol (a phrynwyr posib eu busnesau) ac ymgynghorwyr at ddibenion galluogi'ch cyflogwr i ddeall ei rwymedigaethau i'r cynllun. Yn gyffredinol, eich cyflogwyr fyddai rheolwr y data personol a rennir ag ef yn yr amgylchiadau hynny. Er enghraifft, pan fydd eich cyflogaeth yn gysylltiedig â darparu gwasanaethau yn amodol ar drefniad contractio allanol, gall yr Awdurdod Gweinyddu ddarparu gwybodaeth am eich buddiannau pensiwn i'ch cyflogwr ac i gynigwyr posib am y contract hwnnw pan gaiff ei adnewyddu.
Pan wneir cais neu os ydym yn ystyried ei fod yn rhesymol ofynnol, gallwn hefyd ddarparu eich data i gyrff llywodraeth ac i sefydliadau datrys anghydfod a gorfodi'r gyfraith, gan gynnwys y rheiny a restrir uchod, y Rheoleiddiwr Pensiynau, yr Ombwdsmon Pensiynau a Chyllid a Thollau Ei Mawrhydi (CThEM). Yna gallant ddefnyddio'r data i ymgymryd â'u swyddogaethau cyfreithiol.
Gall y sefydliadau y cyfeiriwyd atynt yn y paragraffau uchod ddefnyddio'r data personol i ymgymryd â'u swyddogaethau mewn perthynas â'r gronfa ynghyd ag ar gyfer modelu ystadegol ac ariannol (megis cyfrifo costau buddiannau cyfartalog disgwyliedig a chyfraddau marwoldeb) ac at ddibenion cynllunio, gweinyddu busnes a rheoliadol. Gallant hefyd drosglwyddo'r data i drydydd partïon eraill (er enghraifft, gall yswirwyr drosglwyddo data personol i gwmnïau yswiriant eraill at ddibenion ailyswirio), i'r graddau maent yn ystyried bod gofyn rhesymol am yr wybodaeth at ddiben cyfreithlon.
Mewn rhai achosion, gall y derbynyddion hyn fod y tu allan i'r DU. Mae hyn yn golygu y gall eich data personol gael ei drosglwyddo y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) i awdurdodaeth nad yw o bosib yn cynnig lefel gyfwerth o ddiogelwch â'r hyn sy'n ofynnol gan wledydd AEE. Os yw hyn yn digwydd, mae rhwymedigaeth arnom i wirio bod dulliau diogelu priodol ar waith i ddiogelu'ch data yn unol â deddfau perthnasol. Defnyddiwch y manylion cyswllt isod os ydych am gael mwy o wybodaeth am y mesurau diogelu sydd ar waith ar hyn o bryd.
Nid ydym yn defnyddio'ch data personol at ddibenion marchnata ac ni fyddwn yn rhannu'r data hwn ag unrhyw un at ddibenion marchnata i chi nac unrhyw fuddiolwr.
Am faint o amser fyddwn ni'n cadw'ch data personol?
Byddwn yn cadw eich data personol am gyhyd ag y mae ei angen arnom er mwyn cyflawni'r dibenion y cafodd ei gasglu ar eu cyfer ac am gyhyd wedi hynny ag yr ystyriwn sy'n ofynnol i ymdrin ag unrhyw gwestiynau neu gwynion y gallwn eu derbyn am y ffordd rydym yn gweinyddu'r gronfa, oni bai ein bod yn dewis cadw'ch data am gyfnod hwy i gydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol. Yn ymarferol, mae hyn yn golygu y caiff eich data personol ei gadw am y cyfnod y bydd gennych chi (neu unrhyw fuddiolwr sy'n derbyn buddiannau ar ôl eich marwolaeth) hawl i dderbyn buddiannau o'r gronfa. Am yr un rheswm, mae'n bosib y bydd angen cadw'ch data personol pan fyddwch wedi derbyn trosglwyddiad neu ad-daliad gan y gronfa mewn perthynas â'ch hawl i fuddiannau. Bydd angen i ni gadw data personol a gedwir at ddibenion y gronfa am gyfnodau estynedig oherwydd natur tymor hir rhwymedigaethau pensiwn.
Polisi cadw data personolDownload
Mae gennych yr hawl i gael mynediad at y data personol sydd gan yr Awdurdod Gweinyddu amdanoch a chael copi ohono, yn ogystal â'r hawl i ofyn i'r Awdurdod Gweinyddu gywiro eich data personol os oes unrhyw wallau ynddo neu os yw'n hen neu'n anghyflawn. Mewn rhai amgylchiadau, mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu eich data; er enghraifft, mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol sy'n seiliedig ar fudd y cyhoedd neu fuddiannau cyfreithlon a nodir yn yr adran uchod dan y pennawd "Y Rhan Dechnegol" neu pan fydd y prosesu at ddibenion marchnata uniongyrchol. Mewn rhai achosion, efallai y bydd gennych hefyd yr hawl i ofyn i'r Awdurdod Gweinyddu gyfyngu ar faint y prosesir eich data personol nes i unrhyw wallau gael eu cywiro, neu drosglwyddo neu (mewn amgylchiadau cyfyngedig iawn) ofyn i ni ddileu eich data personol. Gallwch gael mwy o wybodaeth am yr hawliau hyn gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn www.ico.org.uk neu drwy ffonio'r llinell gymorth (0303 123 1113).
Os ydych chi am arfer unrhyw un o'r hawliau hyn neu mae gennych unrhyw ymholiadau neu bryderon ynghylch prosesu eich data personol, cysylltwch â Gweinyddwr y Gronfa isod. Mae gennych hefyd yr hawl i gyflwyno cwyn mewn perthynas â'r hysbysiad preifatrwydd hwn, neu weithgareddau prosesu'r Awdurdod Gweinyddu, i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Gallwch wneud hyn drwy fynd i'r wefan uchod neu drwy ffonio'r llinell gymorth.
Defnyddir y data personol a gedwir gennym amdanoch i weinyddu eich buddiannau gan y gronfa ac mae'n bosib y byddwn yn gofyn am fwy o wybodaeth gennych at y diben hwn o dro i dro. Os nad ydych yn darparu gwybodaeth o'r fath, neu os ydych yn gofyn i'r data personol rydym eisoes yn ei gadw gael ei ddileu neu ei gyfyngu, gall hyn effeithio ar dalu arian i chi (neu eich buddiolwyr) dan y gronfa. Mewn rhai achosion, gallai olygu na fydd yr Awdurdod Gweinyddu'n gallu talu eich pensiwn neu y bydd rhaid iddo roi terfyn arno (os yw eisoes yn cael ei dalu).
Gallwn ddiweddaru'r hysbysiad hwn o bryd i'w gilydd. Pan fyddwn yn gwneud hyn, byddwn yn hysbysu aelodau o'r newidiadau a'r dyddiad y daw'r newidiadau i rym.
Cysylltwch â Gweinyddwr y Gronfa, Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe, am fwy o wybodaeth.
Rhif ffôn: 01792 636655
E-bost: pensiynau@abertawe.gov.uk
Is-adran Bensiynau
Gallwch hefyd gysylltu â'n Swyddog Diogelu Data am fwy o wybodaeth – data.protection@abertawe.gov.uk
Memorandwm o Ddealltwriaeth mewn perthynas â Chydymffurfio â Chyfraith Diogelu DataDownload
HYSBYSIAD PREIFATRWYDD "CRYNO" Aon Hewitt Limited
Penodwyd Aon Hewitt Limited ("Aon") i ddarparu gwasanaethau cynghori a chyfrifo ar gyfer pensiynau sy'n ymwneud â'ch aelodaeth o'r gronfa. Trwy wneud hynny, bydd Aon yn defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi, megis eich enw a'ch manylion cyswllt, gwybodaeth am eich cyfraniadau pensiwn, oed ymddeol ac, mewn rhai amgylchiadau cyfyngedig, wybodaeth am eich iechyd (lle mae hyn yn effeithio ar eich oed ymddeol) er mwyn gallu darparu'r gwasanaethau hyn. Bydd y dibenion y byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol ar eu cyfer yn cynnwys rheoli'r gronfa a'ch aelodaeth ohoni, cyllido (h.y. helpu i sicrhau bod digon o arian yn y gronfa ar gyfer yr aelodau sy'n rhan ohoni), rheoli atebolrwydd (h.y. rhoi cyngor ar y ffyrdd gwahanol y gellid pennu buddiannau a'u tynnu o'r gronfa), dyletswyddau actiwari'r gronfa (sy'n cynnwys asesu unigolion sy'n aelodau o'r cynllun pensiwn ac asesu sut gall cyfansoddiad yr aelodaeth effeithio ar y symiau sy'n daladwy a phryd byddant yn daladwy er mwyn rheoli'r gronfa'n briodol), cydymffurfiad rheoliadol, gwella prosesau a gwasanaethau, a meincnodi.
Gallwn drosglwyddo'ch gwybodaeth bersonol i drydydd partïon fel ymgynghorwyr ariannol a darparwyr buddiannau, yswirwyr, ein cysylltiedigion a darparwyr gwasanaethau a chyrff rheoliadol penodol lle mae hynny'n ofynnol yn ôl y gyfraith. Gan ddibynnu ar yr amgylchiadau, gall hyn gynnwys trosglwyddo data o'r tu allan i'r DU a'r Ardal Economaidd Ewropeaidd i wledydd sydd â chyfreithiau diogelu data llai cadarn. Gwneir unrhyw drosglwyddiad o'r fath gyda mesurau diogelu priodol ar waith.
Ceir mwy o wybodaeth am ddefnydd Aon o'ch gwybodaeth bersonol yn ein Hysbysiad Preifatrwydd llawn. Rydym yn argymell eich bod yn adolygu'r hysbysiad hwn sydd ar gael ar-lein yn http://www.aon.com/unitedkingdom/products-and-services/human-capital-consulting/aon-hewitt-actuarial-services-privacy-statement.jsp, neu gallwch wneud cais am gopi drwy gysylltu â ni (gan gyfeirio at enw'r gronfa) yn: Data Protection Officer, Aon Hewitt Limited (Retirement and Investment UK), PO Box 730, Redhill, RH1 9FH