Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn nodi pa ddata personol yr ydym ni, Gofal a Thrwsio ym Mhowys, yn ei dal amdanoch a sut yr ydym yn ei gasglu a'i ddefnyddio, tra'ch bod yn gleient gyda ni a hefyd ar ôl cau eich achos.
Mae cyfraith diogelu data yn ei gwneud yn ofynnol i ni roi'r wybodaeth yn yr Hysbysiad Preifatrwydd yma i chi. Mae'n bwysig eich bod yn darllen yr Hysbysiad Preifatrwydd yma'n ofalus, ynghyd ag unrhyw wybodaeth arall y gallem ei rhoi i chi o bryd i'w gilydd am sut ydym yn casglu a defnyddio eich data personol.
Daw'r Hysbysiad Preifatrwydd yma i rym o 25 Mai 2018 pan ddaeth y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol yn weithredol. Gallwn ddiweddaru'r Hysbysiad Preifatrwydd yma ar unrhyw adeg.
Gofal a Thrwsio ym Mhowys yw'r "rheolydd" ar gyfer dibenion deddf diogelu data. Rydym wedi cofrestru gyda'r Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), ein rhif cofrestru yw Z8162536. Mae hyn yn golygu ein bod yn gyfrifol am benderfynu sut ydym yn dal ac yn defnyddio data personol amdanoch.
Ysgrifennydd Cwmni y Grŵp yw ein Swyddog Diogelu Data. Fel Swyddog Diogelu Data, mae'n gyfrifol am ein hysbysu a'n cynghori am ein rhwymedigaethau dan y gyfraith diogelu data a monitro eich cydymffurfiaeth gyda'r rhwymedigaethau hyn. Mae hefyd yn gweithredu fel eich pwynt cyswllt cyntaf neu os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon am ddiogelu data.
Mae data personol yn golygu unrhyw wybodaeth yn cyfeirio at unigolyn byw y gellir gwybod pwy yw ef neu hi (yn uniongyrchol neu'n uniongyrchol) yn neilltuol drwy gyfeirio at ddynodydd (e.e. enw, rhif Yswiriant Gwladol, cyfeiriad e-bost, nodweddion ffisegol). Gall fod yn ffeithiol (e.e. manylion cyswllt neu ddyddiad geni), barn am weithredoedd neu ymddygiad unigolyn, neu wybodaeth a allai fel arall effeithio ar yr unigolyn dan sylw mewn ffordd bersonol neu fusnes.
Mae cyfraith diogelu data yn gwahanu data personol yn ddau gategori: data personol cyffredin a data categori arbennig. Caiff unrhyw ddata personol sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth undeb llafur, cyflyrau iechyd corfforol neu iechyd meddwl, bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol, neu ddata biometrig neu enetig a ddefnyddir i ddynodi unigolyn ei alw'n ddata categori arbennig. (Mae'r gweddill yn ddata personol cyffredin).
Mae unrhyw ddata personol sensitif a gasglwn gennych ar gyfer dibenion darparu ein gwasanaethau i chi neu os oes angen i ni gydymffurfio gyda rhwymedigaeth gyfreithlon. Eich caniatâd eglur yw ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data hwn.
Rydym yn dal ac yn defnyddio ein data personol cyffredin ar gyfer ein gwasanaeth gwaith achos a dibenion gweinyddu busnes. Bydd hyn yn cynnwys, er enghraifft: rheoli gwaith addasu a oruchwylir gennym; cynorthwyo neu lenwi unrhyw gais am fudd-dal a/neu grant; cydlynu gydag asiantaethau partner neu sefydliadau i sicrhau'r canlyniad gorau ar gyfer y cleient.
Mae cyfraith diogelu data yn nodi'r seiliau cyfreithiol y gallwn ddal a defnyddio data personol.
Rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol dilynol pan fyddwn yn prosesu eich data personol:
Lle'r ydym ei angen i gyflawni'r contract yr ydym wedi ymrwymo iddo gyda chi, p'un ai yw hyn yn gontract ar gyfer gwasanaethau neu fath arall o gontract.
Lle mae angen hynny ar gyfer ein buddiannau dilys, ac nad yw eich buddiannau a hawliau sylfaenol yn bwysicach na'r buddiannau hynny. Gall hyn gynnwys, er enghraifft, reoli eich achos a monitro bodlonrwydd gyda'n gwasanaethau.
Defnyddiwn yr wybodaeth a roddwch i ni yn rhai o'r ffyrdd dilynol:
Cefnogi ceisiadau ar gyfer budd-daliadau lles neu gyllid dyngarol
Gwneud addasiadau i'ch cartref
Cydlynu gydag asiantaethau eraill i wneud cais am grantiau, rheoliadau busnes a gwaith papur arall angenrheidiol sydd ei angen i gwblhau gwaith
Cysylltu â chi dros y ffôn, sms (testun), e-bost neu'r post, i gael eich barn ar y gwasanaeth a ddarperir gan Gofal a Thrwsio ym Mhowys ac i'ch diweddaru ar cynnydd
Weithiau gallwn ddefnyddio eich data personol ar gyfer dibenion sy'n wahanol i'r rhai y gwnaethom gasglu'r data ar ei gyfer. Os gwnawn hyn, byddwn yn eich hysbysu ac yn esbonio ein sail gyfreithiol dros ddefnyddio'r data yn y ffordd yma, fel sydd ei angen gan ddeddf diogelu data.
Chi fydd yn rhoi'r rhan fwyaf o ddata personol amdanoch eich hun yr ydym yn ei dal a'i defnyddio. Caiff data personol amdanoch a ddaliwn a'i ddefnyddio ei ysgogi gennych chi yn ystod trafodaethau a/neu geisiadau'n ymwneud â'n gwasanaeth gwaith achos neu wasanaeth mân addasiadau.
Gall peth o'r data personol a ddaliwn amdanoch ac a ddefnyddiwn ddod o ffynonellau allanol. Er enghraifft: gan aelod o'r teulu, therapydd galwedigaethol, cymdeithas tai neu'r Gofrestrfa Tir.
Weithiau gallech roi data personol rhywun arall i ni - e.e. manylion eich cyswllt argyfwng neu berthynas agosaf, neu eu hatgyfeirio ar eu rhan. Mewn achosion o'r fath, mae'n ofynnol i ni hysbysu'r unigolion am eu data personol yr ydych yn ei rhoi i ni. Mae'n rhaid i chi hefyd roi eich manylion cyswllt iddynt a gadael iddynt wybod y dylent gysylltu â ni os oes ganddynt unrhyw ymholiadau am sut y byddwn yn defnyddio eu data personol.
Gyda pwy ydyn ni'n rhannu eich data personol?
Dim ond lle mae sail gyfreithiol briodol dan ddeddf diogelu data sy'n caniatáu i ni wneud hynny y byddwn yn rhannu eich data personol gyda thrydydd parti. Fel arfer, gallai hyn gynnwys sefyllfaoedd lle'r ydym yn rhoi'r wybodaeth i gydymffurfio gyda'n dyletswyddau contract i ddarparu gwasanaeth gwaith achos i chi, a all hefyd gynnwys rhannu gyda chontractwyr allanol, lle mae hynny er ein budd dilys i wella gwasanaethau a monitro bodlonrwydd gyda'n gwasanaethau.
Rydym yn ei gwneud yn ofynnol i'r holl drydydd partïon hyn yr ydym yn trosglwyddo eich data iddynt i barchu diogelwch eich data personol a'i drin yn unol â'r gyfraith. Dim ond ar ein cyfarwyddiadau y caniateir iddynt brosesu eich data personol.
Ni fyddwn yn rhannu eich manylion gyda thrydydd parti ar gyfer dibenion marchnata.
Rydym wedi rhoi mesurau diogelwch ar waith i atal eich data personol rhag cael ei cholli'n ddamweiniol, ei defnyddio neu gael mynediad iddi mewn ffordd heb awdurdod, ei newid neu ei datgelu. Rydym hefyd yn cyfyngu mynediad i'ch data personol i'r gweithwyr cyflogedig, asiantau, contractwyr a thrydydd partïon eraill hynny sydd ag angen busnes i wybod data o'r fath. Dim ond ar ein cyfarwyddiadau ni y byddant yn prosesu eich data personol ac mae ganddynt ddyletswydd cyfrinachedd. Rydym wedi rhoi gweithdrefnau ar waith i ddelio os amheuir torri rheolau data personol a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol lle' mae'n ofyniad cyfreithiol i ni wneud hynny.
Gallwn wneud eich data personol yn ddienw (fel na fedrir bellach gwybod pwy ydych o ddata o'r fath) ar gyfer dibenion ymchwil neu ystadegol ac os felly gallwn ddefnyddio'r gwybodaeth hon am gyfnod am gyfnod amhenodol heb eich hysbysu ymhellach.
Dim ond cyhyd ag mae ei angen i gyflawni'r dibenion y gwnaethom ei gasglu y byddwn yn cadw eich data personol. Gallwn gadw eich data i fodloni unrhyw ofynion cyfreithiol, cyfrifeg neu adrodd felly er enghraifft mae angen i ni gadw gwybodaeth neilltuol amdanoch am 6 mlynedd ar ôl i chi beidio bod yn gleient ar gyfer dibenion treth. Mae gennych hawl gofyn i ni ddileu'r data personol a ddaliwn amdanoch mewn rhai amgylchiadau.
Yr hawl i gael gwybodaeth. Mae gan unigolion yr hawl i gael gwybodaeth am gasglu a defnyddio eu data personol. Mae hyn yn ofyniad tryloywder allweddol dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.
Yr hawl i wneud cais gwrthrych am wybodaeth. Gallwch ofyn i ni eich hysbysu am y data ddaliwn amdanoch a sut yr ydym yn prosesu hynny. Ni fyddwn yn codi ffi am ymateb i'r cais hwn os nad yw eich cais yn amlwg yn ddi-sail, yn ailadroddus neu ormodol ac os felly gallwn godi ffi rhesymol neu wrthod ymateb.
Yr hawl i ofyn i ni ddileu neu dynnu data personol a ddaliwn amdanoch lle nad oes rheswm da dros i ni barhau i'w brosesu. Mae gennych hefyd hawl i ofyn i ni ddileu neu dynnu eich data personol lle'r ydych wedi ymarfer eich hawl i wrthwynebu prosesu (gweler islaw).
Yr hawl i ofyn i ni gyfyngu ein prosesu eich data personol. Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni ohirio prosesu data personol amdanoch, er enghraifft os ydych eisiau i ni sefydlu ei gywirdeb neu'r rheswm dros ei brosesu.
Os hoffech weithredu unrhyw un o'r hawliau uchod, dylid cysylltu mewn ysgrifen â'r Swyddog Diogelu Data. Dylid nodi nad yw'r hawliau hyn yn absoliwt ac mewn rhai amgylchiadau gallem fod â hawl i wrthod peth neu'r cyfan o'ch cais.
Yn y rhan fwyaf o achosion byddwn yn ateb o fewn un mis i ddyddiad y cais os nad yw'ch cais yn gymhleth neu os gwnaethoch nifer fawr o geisiadau ac os felly byddwn yn eich hysbysu am unrhyw oedi a byddwn beth bynnag yn ateb o fewn 3 mis.
Os dymunwch wneid Cais Gwrthrych am Wybodaeth, anfonwch y cais os gwelwch yn dda at:
neu e-bost enquiries@crpowys.co.uk wedi'i farcio er sylw'r Swyddog Diogelu Data.
Rydym yn ymroddedig i ddiogelu eich data personol ond os nad ydych yn hapus am ryw reswm gydag unrhyw agwedd o sut ydym yn casglu a defnyddio eich data, mae gennych hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), awdurdod goruchwylio y Deyrnas Unedig ar gyfer materion diogelu data (www.ico.org.uk).
Os oes gennych gŵyn, byddem yn ddiolchgar pe byddech yn cysylltu gyda ni yn y lle cyntaf fel y gallwn geisio ei datrys i chi.
Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon am sut y defnyddiwn eich data personol, gallwch gysylltu â'r Swyddog Diogelu Data, Gofal a Thrwsio ym Mhowys: