صياغة الخطاب كتابة عنوان قوي استخدام تطبيق أوت لوك أو تطبيقات التقويمات المدمجة
التعريف بنفسك مهم إذا كنت تعمل في شركة عملاقة أو كنت لا تعرف كل المرسل إليهم. من المهم أيضًا ذكر ما إن كان هناك وثائق مطلوب إتمامها قبل الاجتماع في مقدمتك.  اجعل مقدمتك جذابة وذات صلة بالعمل، على سبيل المثال: "مرحبًا، أنا اتطلع لإطلاق برنامج جديد الأسبوع المقبل". هذه هي المعلومات الأساسية التي يجب أن تتوفر لدى المدعوين، لذا يجب أن تكون صياغتك واضحة. اترك مسافة سطرين قبل وبعد التاريخ والعنوان، واكتبهما بخطٍ عريض.   على سبيل المثال "السادس من أكتوبر، الساعة 10:30-11:45 صباحًا". إن كان الاجتماع عبر الإنترنت، أدرج في خطابك الميعاد مراعاةً لفروق التوقيتات بين مختلف الدول. على سبيل المثال، اكتب: " السادس من أكتوبر، الساعة 10:30-11:45 صباحًا بتوقيت القاهرة". اجعل المكان واضح تمامًا مثل التاريخ والميعاد، خاصةً إن كان الاجتماع في مكانٍ جديد يصعب الوصول إليه أو كنت على علمٍ أن بعض المتلقين لا يعرفون المكان. للمقابلة عبر الإنترنت بالفيديو، ضع رابطًا للمنصة أو التطبيق الذي سيتم الاجتماع من خلاله لتسهيل العملية.  عند وصف المكان، صفه بالتفصيل الممل. على سبيل المثال: "اذهبوا إلى غرفة الاجتماعات رقم 592 في الطابق الثاني من مبنى الإدارة). تقع غرفة رقم 592 في الطابق الثاني من المبنى، لذا ستحتاجون إلى استقلال المصعد الذي يقع في الجهة الجنوبية للمبنى على يساركم للصعود إلى الطابق الثاني." دع المتلقين يعرفون إلام يهدف هذا الاجتماع. عرض مختصر أهداف الاجتماع سيساعدهم في إدراك المهام الواجب إنجازها قبل الحضور. يمكن أن تصيغ العنوان كالتالي "تحديث أمن المعلومات الإلكتروني"، أو يمكنك أن تعرض جدول زمني للاجتماع كالآتي:  عرض مستجدات المشروع 10:30 - 10:45 مقارنة العروض القابلة للتطبيق 10:45 - 11:10 مناقشة الأفكار والأهداف 11:10 - 11:30 عادةً ما يخطئ الناس في التاريخ والوقت ومكان الاجتماع، لذا تأكد من إدراجهم بشكل صحيح. يمكن أن تصحح مقدمتك وجدول الأعمال والملاحظات المدونة للتأكد من مراجعة كافة جوانب الخطاب.  اقرأ الخطاب بالكامل بصوتٍ عالٍ للتأكد من صحة صياغتك قبل إرساله. إرفاق تلك التفاصيل يعني أن الحاضرين سيعرفون تلك المعلومات دون الحاجة إلى فتح الرسالة. يمكن أن تكتب "اجتماع يوم 8/12: إرشادات جديدة". إن كنت بحاجة لمعرفة من سيأتي للاجتماع، اطلب من المدعوين تحديد ما إن كانوا سيحضرون أم لا حتى يتوجب عليهم الرد حتى قبل فتح الرسالة. اكتب "يوم الجمعة 16/10، اجتماع موارد بشرية، يجب تأكيد الحضور فورًا." يمكن أن تكتب أيضًا "يرجى الرد: اجتماع موارد بشرية، يوم 6/10". إن كان الأمر عاجلًا ولا يحتمل التأجيل، ضع في عنوان الرسالة ما يدل على هذا. على سبيل المثال يمكن كتابة شيء مثل: "اجتماع طارئ يوم الاثنين 29/2، خاص بأمن المعلومات الإلكتروني". من المهم ذكر سبب الاجتماع، وإعطائهم فكرة عما سيتم طرحه. إن كنت تعمل لحساب شركة ضخمة، فإن الأمر لا يتطلب حضور بعض الأشخاص في كل الاجتماعات. حدد قسمًا بعينه في عنوان الخطاب أو حدد للمتلقين موقفهم من الحضور. على سبيل المثال، يمكن أن تكتب: "اجتماع إلزامي لقسم التسويق، يوم6/10". إن لم يكن الاجتماع عاجلًا، يمكن أن تكتب "اجتماع محتمل يوم 6/10 لبحث آليات الكفاءة". قد تكون الاختصارات كافية، إلا أنها ليست بدقة الكلمات الواصفة وقد تسبب ارتباك. على سبيل المثال، يشار إلى بعض المصطلحات ببنفس الاختصار كتابةً، فلا تجعل الموضوع معتمد على مدى علم المتلقي بمفرداتك اللغوية في التعبير.  يمكنك استخدام الاختصارات الشائعة كتلك الخاصة بأيام الأسبوع أو المشيرة لأقسام بعينها فقط ولا تحمل أكثر من معنى. إن كانت قاعدة بيانات شركتك متصلة بتطبيقات التقويمات مثل أوت لوك، استخدمه لإعداد المقابلة، فهذه أفضل طريقة للتواصل مع من تعمل معهم.  إن كانت شركتك لا تستخدم تطبيق أوت لوك أو أي شيء مثله، يمكن أن تستخدم عناوين البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل لإرسال الدعوة للاجتماع. بعد إنشاء اجتماع جديد، ستنبثق نافذة التقويم، اضغط على "الجدولة" وحدد الوقت والتاريخ المناسبين للاجتماع.  تأكد أن الوقت يناسبك أنت وكل المدعوين. طبقًا للتطبيق المستخدم في شركتك، ربما تحتاج لضبط موعد الاجتماع ليتناسب مع مواعيد كل الأعضاء المدعوين، وبالطبع مع جدول أعمالك أنت أيضًا. اضغط على شريط النص لإدراج الأسماء يدويًا او اختر الأسماء من كتاب العناوين. استخدم دالة "الجدولة" للتأكد من أن الآخرين متاحون لحضور الاجتماع في هذا التوقيت.  إن لم يكن بعض الناس متاحين، سيظهر اسمهم بلون مختلف، كما ستظهر الدالة أيضًا الوقت الأفضل الذي يناسبك ويناسبهم معًا. تأكد أن تاريخ الاجتماع هو الذي اخترته من قبل، ثم اضغط على زر التقويم لإحداث أية تغييرات إن لزم الأمر. استخدم الأسهم إلى اليمين لتحديد موعد بداية ونهاية الاجتماع.  إدراج وقت نهاية الاجتماع هو أكثر الأشياء دلالةً على احترامك وتقديرك لوقت ومواعيد المدعوين. سيمكنهم هذا من معرفة كيفية تسيير يومهم قبل وبعد الاجتماع. بالضغط على هذا الزر، ستعود إلى شاشة المواعيد الرئيسية وسترى جدولك المعد، وستتمكن بعدها من إضافة الموضوع والمكان والملاحظات.  إن كنت لا ترى جدولك المعد في نافذة الموعد، ارجع إلى البداية وكرر نفس الخطوات إلى أن يظهر لك. دع المدعوين يعرفون الهدف من الاجتماع بكلمات موجزة قليلة، مثل "فحص المنتج القادم". كن محددًا حول المكان بوصفه تفصيلًا إن لم يكن المكان المعتاد لإجراء الاجتماعات السابقة. أضف بعض الملاحظات المتعلقة بالاجتماع كأي عمل يجب إعداده مسبقًا.   اكتب عنوان الاجتماع، حتى وإن كنت على علمٍ بمعرفتهم به. اضغط على إرسال عند الانتهاء.
اكتب ملخص الخطاب ومقدمة لطيفة وملاحظة قصيرة. أدرج تاريخ وعنوان الاجتماع بشكل بارز في صياغتك. أدرج مكان الاجتماع بعد الوقت والتاريخ. شارك الغرض من الاجتماع. راجع خطابك المرسل لتصحيح الأخطاء النحوية والإملائية. استخدم عنوانًا قصيرًا يوضح ميعاد وموضوع الاجتماع. أكّد على إلزامية الإبلاغ بالحضور عند كتابة العنوان. وضّح إن كان الاجتماع طارئًا أم لا في عنوان الرسالة. اذكر إن كان الحضور إلزاميًا أم لا. استخدم كلمات واضحة في الخطاب لتجنب أي سوء فهم. اضغط على "اجتماع جديد" تحت التبويب الرئيسي في تطبيق أوت لوك. اختر الوقت والتاريخ من نافذة "الجدولة". أضف الحضور بكتابة أسمائهم أو استخدم دليل العناوين الخاص بك. حدد موعد بداية ونهاية الاجتماع. اضغط على "موعد" تحت تبويب "اجتماع" في أعلى الصفحة. كن محددًا في إدخال الموضوع والمكان والملاحظات.
https://www.wikihow.com/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation https://www.wikihow.com/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation https://www.wikihow.com/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation
Crafting the Body of Your Email Writing a Strong Subject Line Using Outlook or an Integrated Calendar Application