التحقق من نوايا المرسل الدعم إضافي كتابة الرد
يعتبر الرد أمرًا مريحًا ومهدئًا للأعصاب، لكن يمكنك تهدئة نفسك أيضًا عن طريق أخذ بعض الأنفاس العميقة. سَل نفسك ما إذا كانت الرسالة تستحق اهتمامك أم لا. لا تترك مجالًا لمرسل الرسالة أن يشعر بمدى ضيقك حتى إن كنت تشعر بالغضب والإهانة، ولا تترك له المجال ليفسد عليك يومك.  ركز على القيام بالتصرفات التي ستصب في مصلحتك. سَل نفسك بعض الأسئلة مثل: "ماذا سأحقق بالرد على تلك الرسالة؟ ماذا سيحدث إذا واجهت ذلك الشخص؟ وماذا سيحدث إن لم أفعل ذلك؟" تختلف طرق تواصلنا مع الآخرين من شخص لآخر، ولا تعتبر مهارة الكتابة مُتقنة وعملية بالنسبة للكثير من الناس كأداة للتواصل. قد يعتقد شخص ما أن العبارة التي يقولها تتسم بالرسمية والمباشرة والاحتراف، لكن قد يتخذها البعض على أنها وقاحة ويقصد منها الإهانة. لا تفترض أن مرسل الرسالة يتعمد استخدام أسلوب وقح معك.  قد تنتج بعض مشاكل التواصل بين الناس بسبب اختلافات اللغة أو اللهجة أو الثقافة. قد يساء فهم بعض الأشخاص عندما يحاولون استخدام الدعابة أو السخرية في رسالتهم. رد عليه طالبًا المزيد من المعلومات، واقتبس بعض الجمل المحددة التي ترغب في أن يتم توضيحها. قد تكون الرسائل الوقحة في بعض الأحيان مجرد صياغة ضعيفة للجمل. قد يقول لك زميلك على سبيل المثال: "أتمنى أن تجد وقتًا لتنجز فيه تقاريرك بنهاية اليوم."  يمكنك أن تستخدم الرد التالي: "إن جميع تقاريري مُنجزة ماعدا ذلك الذي سيسلم غدًا، هل ترغب في نسخة من التقارير اليوم؟" لا تطلب منه تفسيرًا لما يقصده. لا تسأل بعض الأسئلة مثل: "ماذا تقصد بذلك؟" أو "ماذا تحاول أن تقول؟" سيتيح لك التحدث مع ذلك الشخص فرصة للاستماع لنبرته وطريقته في قول ذلك الكلام. زُر مكان عمله أو اتصل به لتناقش المهام أو المواضيع المرتبطة بموضوع الرسالة. اطلب منه أن يضع تفسيرًا للعبارات الوقحة في الرسالة.  قل له التالي: "كانت لدي فكرة جديدة بخصوص المشروع، واعتقدت أنه من الأفضل أن أخبرك بها شخصيًا، وذلك بالطبع إذا سمح وقتك بذلك." يمكنك أيضًا أن تقول التالي: "كنت تقول في رسالتك أنه من المفترض أن تكون المهام منجزة بالفعل، لكن موعد التسليم الذي أخبروني به هو الأسبوع القادم. هل أكون بذلك أعمل بطريقة تخالف الجدول الزمني للمشروع؟" إذا احتوت الرسالة على تهديدات أو هجوم شخصي، اصنع عدة نسخ من الرسالة واعرضها على مديرك أو على مسؤول الموارد البشرية (HR). تأكد من أن تلك الحادثة موثقة في مقر العمل، واطلب فتح المجال للتحقيق فيها. أخبر مديرك أو الشخص المسؤول أن محتويات الرسالة ستخلق بيئة عمل عدائية. احتفظ بتسجيل أو توثيق لكل مرة تحدث فيها مضايقة لك، وذلك لتثبت أن تلك الطريقة هي سلوك مستمر. إذا كنت تستقبل رسائل وقحة تؤثر على إنتاجيتك وبيئة عملك بشكل مستمر، خذ سجلًا لتلك الرسائل وأعطِه لمديرك أو لقسم الموارد البشرية. خذ معك بعض النسخ من تلك الرسائل لتعرضها على المدير أو على قسم الموارد البشرية ليفهموا ما تتعرض له.  فكر في سياسات المكتب أو الشركة التي تعمل بها أثناء تحديدك للشخص الذي ستشكو له تعرضك للإهانة. يفضل على سبيل المثال اللجوء لقسم الموارد البشرية إذا كان مديرك قريبًا من الشخص الذي أهانك. سيساعدك مسؤول الموارد البشرية أو المشرف على مديرك في حالة إن كان مديرك المباشر هو الذي يرسل لك الرسائل الوقحة. كن مستعدًا لتوضيح سبب اعتقادك أن الرسالة غير لائقة، وذلك قبل أن تبلغ عن الحادثة. قد يطلب منك أن تكتب تقريرًا أو بلاغًا بخصوص الواقعة حسب ما قيل لك، وقد يطلب منك حضور جلسة صلح بينكما، أو قد يتم نقلك لقسم أو فريق آخر. لن يساعدك أي شيء آخر غير إبلاغ مسؤول الموارد البشرية بتعرضك لرسائل غير لائقة من مديرك المباشر، فهو الوحيد الذي سيساعدك على حل تلك المشكلة في حالة استمرارها. لذلك، يجب عليك البدء في خلق سجل كامل بتلك الرسائل. إذا لم تكن مجبرًا على الرد، فإن عدم الرد هو الاختيار الأفضل. فكر في عدم الرد إذا استقبلت رسالة لا علاقة لها بموضوع العمل ولا تعرها انتباهك حتى. يضع زملاء العمل أحيانًا بعض الافتراضات حول عاداتك في العمل وتصرفاتك، بل ويعلقون عليها. لا ترد على رسالة تقول التالي مثلًا: "من الأكيد أنك تستمتع بقضاء وقت أطول في تناول الغداء على حساب ساعات العمل!" أو "يعلم الجميع أن اجتماعاتك لا تدوم طوال فترة الظهيرة." طالما يعلم مديرك الحقيقة فمن الأفضل أن تبتعد عن مشاكل الموظفين بين بعضهم البعض وإشاعاتهم. إذا كانت الرسالة تحتاج إلى الرد، فعليك أن تحافظ على نبرة وصيغة رسمية ومحترفة، حتى إذا لم يكن المرسل شخصًا محترفًا. اقرأ رسالتك بصوت مرتفع قبل إرسالها إلى أن تتأكد من أنها تبدو رسمية بدلًا من أن تكون غير لائقة أو عاطفية. لا تكن فظًا في ردك كي لا تبدو وقحًا. يجب أن يكون ردك هادئًا واحترافيًا، لذلك لا تتعجل في كتابته. لا ترتبط أغلب رسائل البريد الإلكتروني بموعد محدد للدر فيه، لذلك يمكنك أن تأخذ يومًا بطوله في كتابة ردك إذا تطلب الأمر.  انتظر لمدة ساعة على سبيل المثال بعد كتابتك للرد. إذا كنت تدري بأن ردك نابع من شعورك بالغضب، أجل عملية الرد وانشغل بفعل أي شيء آخر إلى أن تهدأ قليلًا. ضِف البريد الإلكتروني للشخص الذي سترسل له الرسالة بعد الانتهاء من الكتابة لتتجنب إرساله مبكرًا قبل مراجعته. لا تحاول الرد على جميع النقاط المذكورة، ولا تستخدم أسلوب الدفاع عن النفس كثيرًا. إذا كنت تريد القضاء والتغلب على السلوك الوقح، فعليك أن تجعل رسالتك مركزة على المواضيع المرتبطة بالعمل. اختر موضوعًا واحدًا ذا علاقة بالعمل لتركز عليه. تعتبر مناقشة الحقائق هي واحدة من الطرق التي تضمن لك كتابة رسالتك بشكل محترف. تشمل الحقائق أمورًا معينة مثل المهام التي تم تسجيلها وإنجازها ومواعيد التسليم والجداول الزمنية والبيانات والمواضيع ذات الصلة بالعمل.  إذا كانت الرسالة الوقحة تدور حول تقرير ما على سبيل المثال، فيمكنك الرد عليها قائلًا: "شكرًا على تفقدك ذلك. سأرسل لك مزيدًا من البيانات في الصباح حسب تحديثي للتقرير. أما بالنسبة للتقرير الجديد فسيكون جاهزًا في الظهيرة." سيصبح بذلك ردك مكثفًا ومركزًا على العمل الموكل لك ومدى إنجازك في مشروعك، بدلًا من التركيز على رد فعلك تجاه وقاحة زميلك. يعتبر الرد على الوقاحة بوقاحة مثلها أو اتخاذ أسلوب دفاعي أمرًا مغريًا، لكن لن يقوم ذلك إلى بزيادة الطين بلة. التزم بالرسمية والمهنية في الرد بدلًا من ذلك.  لا تتهم المرسل بالوقاحة. جنب مشاعرك بعيدًا عن كتابة الرد. قبل أن تضغط زر الإرسال، اسأل نفسك إذا كانت هنالك أي جزئية في ردك دافعت فيها عن نفسك أو تحدثت بوقاحة.
حدد ما إذا كان الأمر يستحق بذل وقتك وطاقتك فيه أم لا. تجنب وضع الافتراضات. اطلب من المرسل مزيدًا من المعلومات. تحدث مع المرسل. بلغ عن الكلام المؤذي لوقاحته أو عند تعرضك لهجوم شخصي. لا تسكت عن حقك إذا تحولت الوقاحة إلى مضايقات وتحرشات مستمرة. تحدث مع مسؤول الموارد البشرية إذا كان مديرك هو من يرسل لك الرسائل المهينة. تجنب الرد إذا لم تكن مجبرًا على ذلك. حافظ على مهنيتك واحترافيتك. خذ وقتك في كتابة الرد. اجعل الجمل قصيرة وبسيطة. التزم بالحقائق ولا تشرح بالتفصيل. تجنب الاعتماد على مشاعرك أثناء ردك.
https://www.wikihow.com/Respond-to-Rude-Email-at-Work https://www.wikihow.com/Respond-to-Rude-Email-at-Work https://www.wikihow.com/Respond-to-Rude-Email-at-Work
Clarifying the Sender's Intent Getting Additional Support Writing a Response