التخطيط لتفاصيل الحفل الاستعدادات النهائية للحفل تحديد موعد ومكان حفل عيد الميلاد
تُعتبر الحفلات ذات المواضيع المُحددة أكثر مرحًا وتسلية، إلا أنها أكثر تكلفة بالطبع كي تضمن تخطيط جميع التفاصيل على حسب موضوع الحفل.  فكر في مميزات وعيوب حفل عيد الميلاد القائم على موضوعٍ مُحدد بناء على الشخص صاحب عيد الميلاد، اسأل نفسك إذا ما كان سيحب هذه النوعية من الحفلات أم لا؟ ضع في الاعتبار عمر صاحب عيد الميلاد وإذا كان طفلًا أم بالغًا. اختر موضوعًا للحفل يتناسب مع عمر صاحب عيد الميلاد والمدعوين، على سبيل المثال: إذا كنت تخطط حفلًا لطفل فمن الممكن جعل الموضوع له علاقة بأفلام وبرامج الأطفال الشهيرة أو كُتب الأطفال أو الأماكن الشيقة مثل السيرك والكرنفال. أما إذا كُنت تخطط حفلًا لشخصٍ بالغ فيُمكن للموضوع أن يكون مُتعلقًا بفيلم أو مسلسل شهير أو ربما عن مكانٍ ما مثل الكازينو أو زمنٍ مُحدد مثل حقبة التسعينات مثلًا. بعد أن قررتِ التفاصيل الأساسية للحفل مثل الموعد والمكان والمدعوين، فالآن عليكِ إرسال الدعوات لقائمة المدعوين الخاصة بالحفل.  يُفضل إرسال الدعوات قبل موعد الحفل بمدة ٣ إلى ٤ أسابيع كي يستطيع المدعوين وضع الحفل في جداولهم الشخصية. احرصي على توفير المعلومات الخاصة بكيفية الرد على الدعوة. إن إرسال الدعوات مُبكرًا قبل الحفل بعد تقرير التفاصيل الأساسية يضمن لكِ معرفة قائمة المدعوين النهائية الذين سيحضرون الحفل، وإذا كان من الأفضل اختيار موضوع مُعيدن للحفل أم لا كي تبدأي في التجهيز على أساسه. اطلبي المساعدة من بعض المدعوين. يُمكنك طلب المساعدة من بعض الأشخاص على قائمة المدعوين سواء في تجهيز الحفل أو إحضار الطعام أو المساعدة في الديكورات أو التنظيف أو غير ذلك من مهام؛ ليس بالضروري أن تفعلي كُل شيء بنفسك! تتعدد الاختيارات المتاحة أمامك بالنسبة للأطعمة والمشروبات على حسب طبيعة الحفل التي قررتها.   فكر في أنسب طعام بالنسبة للحفل. احرص على أن تتماشى اختياراتك من الطعام مع موضوع الحفل الذي قررته، فعلي سبيل المثال لن تتماشى كعكة عيد الميلاد المخبوزة على شكل أدوات الطبيب مع حفل موضوعه هو أميرات ديزني، لكنها ستتماشى بالطبع مع حفل مُخصص لصديقك طالب الطب. اعرف إذا كان أي من المدعوين يعاني من حساسيةٍ ما تجاه أحد الأطعمة، واحرص على توفير بديل آمن له أو اطلب منه إحضار طعامه الخاص معه. فكر مليًا في كمية الطعام والمشروبات الواجب توفرها في الحفل على حسب طول مدته. يُمكنك الاكتفاء بكعكة عيد الميلاد وبعض الحلوى إذا كان الحفل مُخططًا ليستمر لساعة أو ساعتين فقط، أما الحفلات التي ستدوم لعدة ساعات فلا بد من توفير وجبة متكاملة وسط الحفل.  احرص على توفير ما يكفي من الطعام والمشروبات لجميع الضيوف؛ يُفضل إحضار الطعام بقدرٍ زائد بدلًا من نفاذه قبل انتهاء الحفل. تختلف هذه المسئولية على حسب المكان الذي اخترته لحفلك، فإذا نويتِ تنظيمه في منزلك فعليك إذن توفير الطعام والمشروبات، أما إذا اخترتِ تنظيمه في مطعم فليس عليك القلق حيال ذلك.  إذا قررتِ تنظيم الحفل في منزلك أو منزل شخصٍ آخر، فعليك تقرير إذا ما كُنتِ ستعدين الطعام كله بنفسك أم لا. اطلبي مساعدة المدعوين في إحضار الأطعمة والمشروبات معهم إلى حفل عيد الميلاد، فهذه الفكرة دائمًا ما تنجح في خلق أجواء من المرح والحميمية! لا داعي للقلق حيال الطعام والمشروبات إذا كان الحفل سيُقام في مطعم، وذلك لأن المطعم سيعتني بهذه الأمور. إذا كان الحفل سيُقام في قاعة احتفالات، فعليك سؤال القائمين على القاعة عن اختيارات الطعام المُتاحة. اعرفي إذا كان بالإمكان إحضار الطعام بنفسك أم أنهم سيقومون بالتكفل بذلك، واسأليهم عن مُتعهدي الطعام الذين يتعاملون معهم في الحفلات. قرري إذا كان سيتم تقديم نوع مُحدد من المشروبات في الحفل (المشروبات الكحولية مثلًا) أم لا. إذا كان الحفل لشخصٍ بالغ لكنه لا يُفضل نوعًا مُحددًا من المشروبات فيُفضل اجتنابه والاقتصار على المشروبات الشائعة التي يحبها الجميع. تُعتبر الديكورات من أكثر العناصر المُسلية أثناء التخطيط لحفلات عيد الميلاد.  اشترِ الديكورات بناء على موضوع الحفل الذي قررته كي تتمكن من الالتزام بالفكرة. فكّر في الديكورات التي قد يُحبها صاحب الحفل إذا لم تقرر موضوعًا للحفل. هل يُفضل/ تُفضل الديكورات الكثيرة مثل البالونات والأشرطة ومدافع الزينة؟ أم أنه/ أنها غير مهتم/ة بالديكورات؟ اشترِ ديكورات الحفل بناء على هذه المعلومات الأساسية. لا تُعد الديكورات أمرًا هامًا في حفلات البالغين على عكس حفلات أعياد الميلاد المُخصصة للأطفال. تذكر أن للأطفال خيالًا خصب ولذلك يُمكنك استخدام أيّة أغراض منزلية كجزء من ديكورات حفلك. تشمل عناصر التسلية على عدة اختيارات مُتاحة مثل:  بالنسبة لحفلات أعياد ميلاد الأطفال: الألعاب اختيار ممتاز ولكن يحتاج لبعض التجهيزات، ويُمكن حكي القصص المشوقة التي تتماشى مع موضوع الحفل أو تشغيل الموسيقى. يُمكنك أيضًا الاستعانة بشخص مُحترف لعروض البهلوان أو الساحر أو العلوم إذا كان بإمكانك تحمل هذه النفقات.  بالنسبة لحفلات أعياد ميلاد البالغين: يُمكن الاكتفاء ببعض الألعاب المُسلية وتشغيل الموسيقى في خلفية الحفل سواء عن طريق مُشغل الموسيقى المنزلي أو توصيل الهاتف بالسماعات. يُمكن أن تكون التسلية في صورة اصطحاب المدعوين لحضور حفل لفرقة موسيقية أو عرض ستاند-أب كوميدي إذا كان ذلك مُتاحًا. تُعتبر اختيارات التحلية عنصرًا أساسيًا وممتعًا في أغلب حفلات عيد الميلاد.  عادةً ما يُفضل صاحب عيد الميلاد أن تتوفر كعكة عيد الميلاد وخصوصًا إذا كان طفلًا. قرر إذا كنت تنوي خبز كعكة عيد الميلاد بنفسك أم أنك ستقوم بشرائها من متجر الحلويات. اعرف نوع الكعكة التي يُفضلها صاحب عيد الميلاد ولا تنس وضع حساسية الضيوف من بعض الأطعمة في الاعتبار. أحضِر تحلية بديلة كاحتياط لتقديمها للمدعوين غير القادرين على تناول الكعكة. اسأل صاحب عيد الميلاد عن الحلويات التي يرغب فيها بدلًا من كعكة عيد الميلاد، هل يرغب في الفطائر أم البراونيز أو البسكويت والكوكيز أم المُثلجات أم أكواب الكعك؟ جميع هذه الحلويات مناسبة لحفلات عيد الميلاد وبديل رائع للكعكة. خططي لمكانٍ آخر بديل للحفل وفي طريقةٍ مناسبة لإعلام الضيوف بتغيير الخطة. تذكري أنكِ في حاجة للمساعدة ولذلك فقد سبق وطلبتِ مساعدة بعض المدعوين.  ثبّتي الديكورات وجهّزي الأطعمة. احرصي على توصيل الطعام لمكان الحفل في الموعد المناسب إذا كُنتِ المسئولة عن ذلك. اتركي لنفسك مُتسعًا من الوقت للتجهيزات كي تتجنبي الإسراع والوقوع في الأخطاء. ضعي كل الأشياء في مكانها الصحيح واطلبي المساعدة في ترتيب المستلزمات وإحضارها. انتبهي جيدًا لترتيب المهام على حسب الأولويات. لا تقلق حيال الطعام إذا كان سيتولي هذه المهمة مُتعهد متخصص أو المطعم الذي تقيم فيه الحفل. احذر من تقديم الطعام باكرًا في حالة تنظيم الحفل في منزلك أو منزل شخص آخر وإلا خاطرت بإفساده وعدم احتفاظه بالحرارة المناسبة. يجب إبلاغ المدعوين بتغيير مكان الحفل إذا اضطررت لذلك بسبب الظروف الجوية السيئة في حالة الحفلات بالأماكن المفتوحة. خصص مكانًا لتهدئة الأطفال أثناء الحفل، ويُفضل اختيار مكان بعيد عن تواجد الضيوف. وفّر شنطة الإسعافات الأولية في مكان الحفلة تحسبًا لتعرض أي شخص من المدعوين للإصابة. اعتنِ بالحيوانات الأليفة بعيدًا عن المدعوين أثناء الحفل إلا إذا كان حيوانك الأليف مُدربًا ومُعتادًا على وجود الكثير من الأشخاص حوله. ضع في الاعتبار أن البعض قد يعاني من الخوف من الحيوانات مثل القطط أو الكلاب. كلما أسرعت بتحديد تاريخ وموعد الحفل كلما بدأت التخطيط المُبكر لجميع عناصر الحفل.  خُذ رأي الشخص صاحب عيد الميلاد لتتأكد إذا كان اليوم المُحدد مُناسبًا له أم لا، اسأله عن جدوله وضع في الاعتبار العطلات الرسمية لأن الكثير من الناس يفضلون السفر لقضاء العطلات وبالتالي لن يكون اختيارًا موفقًا لإقامة حفل عيد ميلاد. يُنصح بتنظيم حفل عيد الميلاد في عُطلة نهاية الأسبوع، فكثير من الأشخاص يفضلون الاستمتاع بوقتهم في عطلة نهاية الأسبوع دون قلق حيال الذهاب إلى أعمالهم في اليوم التالي. يختلف التوقيت المناسب للحفل على حسب صاحب عيد الميلاد والمدعوين وأعمارهم.  إذا كُنتِ تخططين لحفل عيد ميلاد لطفل فيُفضل تنظيم الحفل في الصباح أو الظهيرة، فهذه التوقيتات مُناسبة أكثر للعائلات. أما إذا خططتِ حفلًا لشخصٍ بالغ فلا بأس من إقامته في المساء. من الضروري تحديد ميزانية الحفل في بداية وضع الخطة لأن حفلات أعياد الميلاد قد تستهلك المصروفات بسهولة.  حددي الميزانية الكُلية للحفل وهي مجموع النقود التي تنوي تخصيصها لتغطية مصروفات حفل عيد الميلاد. تختلف الميزانية الكُلية من شخصٍ لآخر ومن حفلٍ لآخر، فالبعض يُمكنه تنظيم حفل بأقل من ٥٠٠ جنيهًا مصريًا أو ما يُعادلها بينما البعض الآخر يُفضل تخصيص ميزانية أكبر قد تصل للضعف أو الضعفين.  قسّمي ميزانية الحفل على العناصر المُختلفة مثل الدعوات والطعام والمشروبات والديكورات وحجز مكان الحفل، حددي الميزانية المُخصصة لكل عُنصرٍ على حدة. هناك عدة أسباب تقتضي إعداد قائمة بالمدعوين للحفل ومنها:  تضمن لك قائمة المدعوين عدم نسيان أي شخص أثناء إرسالك الدعوات. تُساعدك قائمة المدعوين في تحديد مكان إقامة الحفل، فإذا كان عدد المدعوين ١٢ فردًا فمن الممكن تنظيم الحفل في المنزل، أما إذا وصل عددهم إلى ٥٠ فردًا فلا بد من تنظيم الحفل في مكان ذي قدرة استيعابية مناسبة. تُقلل قائمة المدعوين من احتمالية حضور شخص غير مرغوب في حضوره للحفل دون تسلمه لدعوةٍ مُسبقة. يُساعدك معرفة عدد المدعوين للحفل في تقدير كمية الطعام والمشروبات التي تحتاج تجهيزها سواء نويت أن تعدها بنفسك أو قررت الاستعانة بمتعهد مُتخصص لتوفير طعام الحفلات. يعتمد اختيار المكان على الشخص الذين تنظمين حفل عيد الميلاد من أجله.  ضعي في الاعتبار رغبة صاحب عيد الميلاد الشخصية، فإذا كان يُفضل حفلًا كبيرًا بحضور الكثير من الأصدقاء فلا بد من اختيار مكان مناسب لاستيعاب العدد، أما إذا كان يُفضل التجمعات المحدودة مع الأصدقاء المُقربين فعليكِ اختيار مكان يتماشى مع هذه الرغبة. قرري إذا كان من الأفضل إقامة الحفل في منزلك أو منزل شخصٍ ما بغرض توفير نفقات حجز مكانٍ آخر. فكري في إقامة الحفل في إحدى المطاعم إذا كان عدد المدعوين مناسبًا لذلك. تواصلي مع المطاعم التي تفضلينها واحجزي لعيد الميلاد بعد التأكد من إمكانية استيعاب العدد في المطعم، أغلب المطاعم يُمكنها استيعاب حفلات عيد الميلاد التي يصل فيها عدد المدعوين إلى ٢٥ فردًا. يُمكن أيضًا تنظيم الحفل في القاعات المُخصصة للاحتفالات. تستوعب هذه القاعات عددًا أكبر من المدعوين إلا أنها مُكلفة الحجز بالطبع. ضعي قائمة المدعوين في الاعتبار كي تحرصي على شعورهم بالارتياح تجاه المكان. اختاري مكانًا للحفل يتناسب مع تلبية احتياجات أغلبية المدعوين؛ اختاري مكانًا يُدعم أصحاب المقاعد المُتحركة في حالة كان أحد مدعوينك على مقعدٍ مُتحرك.
حدد إذا كان للحفل موضوع مُعين. جهّزي الدعوات وأرسِليها للمدعوين. ضع خطة للأطعمة والمشروبات الخاصة بالحفل. اعرفي إذا كنتِ ملزمة بتوفير الطعام والمشروبات في الحفل أم لا. جهّز الديكورات للحفل. حدد ما هي عناصر التسلية في حفل عيد الميلاد. اختر التحلية المناسبة للحفل. فكّري في خطةٍ احتياطية تحسبًا للعوامل الجوية، وذلك بالخصوص في حالة تخطيط الحفلات بالخارج. رتبي مع الأشخاص الذين وافقوا على مساعدتك للحضور مبكرًا يوم الحفل. ضع خطة للحفاظ على درجة حرارة الطعام على حسب كان يُقدم باردًا أو ساخنًا. بلّغ المدعوين إذا تم تغيير مكان الحفل. كُن مستعدًا للحوادث لأن جميع الحفلات مُعرضة لذلك، وحاول السيطرة على زمام الأمور بقدر الإمكان. حدد موعدًا لحفل عيد الميلاد الذي تخطط له. حددي توقيتًا للحفل. حددي الميزانية المُتاحة للحفل. حدد قائمة المدعوين للحفل. اختاري مكانًا مناسبًا للحفل.
https://www.wikihow.com/Plan-a-Birthday-Party https://www.wikihow.com/Plan-a-Birthday-Party https://www.wikihow.com/Plan-a-Birthday-Party
Planning Out the Party Details Getting Ready for the Party Deciding When and Where to Have the Birthday Party