كتابة محتوى الرسالة الانطباع الجيد في أول الرسالة الانتهاء من الرسالة
يتعامل الأستاذ الجامعي مع عدد كبير من الطُلاب، ولذلك يحتاج لأن تذكره بنفسك بواسطة موقف أو علامة مميزة يعرف من خلالها من أنت. اذكر اسمك وكذلك المادة الدراسية والصف الدراسي المسؤول عنه الأستاذ، كأن تقول: (أنا [اسمك]، أدرس مع حضرتك مادة "الإعلام والمجتمع"، الدفعة الثالثة، كلية الآداب جامعة القاهرة). لدى أساتذة الجامعة العديد من المشاغل ووقتهم ضيق للغاية، لذا من الضروري عدم الإسهاب غير المفيد في نص الرسالة، بل بدلًا من ذلك يجب عليك أن تتحدث مباشرة عما تريده وبشكل مباشر ومختصر مع حذف أي تفاصيل غير جوهرية يمكن الاستغناء عنها.  على سبيل المثال: إذا كنت بحاجة لطرح سؤال حول التكليف الدراسي، يمكنك أن تقول مباشرة: "لدي سؤال بخصوص التكليف الدراسي المطلوب تسليمه يوم الخميس القادم؛ هل تُفضل حضرتك العمل عليه بشكل فردي أم في مجموعات؟" يختلف البريد الإلكتروني عن منشورات فيسبوك أو المراسلات الهاتفية مع صديقك، مما يعني أهمية الالتزام بالكتابة باللغة العربية الفصحى أو اللغة الإنجليزية الصحيحة. اكتب جملًا تامة وبدون أي اختصارات أو مصطلحات عامية، فأي مما سبق له أن يقلل من احترافيتك ويظهرك بانطباع غير سار لدى الأستاذ الجامعي.   على سبيل المثال، لا تكتب كلمات عامية، مثل: "كويس/ الصبح/ هنعمل ايه"، واستبدلها بصيغة فصحى صحيحة. بدلًا من ذلك يمكنك كتابة: "لقد أمضينا محاضرة جيدة مع حضرتك في الصباح الفائت، ما هي تكليفات الغد؟" يجب خلال تواصلك مع أستاذك الجامعي – وتحديدًا في المرات الأولى للمراسلات الإلكترونية – أن تلتزم بنبرة وقورة وأن تكتب بلغة رسمية واحترافية للغاية. من جديد، تخيل أنك بصدد مراسلة تجارية أو بين مؤسستين كبيرتين. يعني ذلك ألا تكتب بمصطلحات عامية وألا تُدرج الرموز الانفعالية "ايموجي" وما شابه. فقط ومن خلال المراسلات المتبادلة المتكررة، ووجود حالة ود فعلي بينك وبين أستاذك الجامعي، يمكن تخطي هذه الخطوط الحمراء بالقليل من الحذر والكتابة لأستاذك الجامعي بقدر أكبر من الحرية والارتياحية. يظل الأمر رهنًا بالطبع بتفضيلات أستاذك الجامعي نفسه؛ هل له شخصية صارمة ملتزمة بالمراسلات الرسمية فقط، أم أنه لا يمانع القليل من التبسط والأسلوب غير الرسمي (وبدأ هو بنفسه بإرسال الرموز الانفعالية في مراسلاته معك)؟ يحق للطلاب توجيه الطلبات – أيًا كانت – للأساتذة الجامعيين، لكن الحديث بأسلوب متعجرف وبصيغة الأمر أو الأحقية المفرطة لن يصل بك لأي شيء، بدلًا من ذلك، التزم بصياغة طلبك على هيئة إذن متأدب يحق للأستاذ الجامعي الموافقة عليه أو رفضه.  على سبيل المثال: ربما تحتاج إلى مدة زمنية أطول للعمل على بحث دراسي؛ بدلًا من قول: "لقد مررت بوفاة أسرية، وأريد تأجيل موعد تسليم البحث الدراسي"، يمكنك أن تقول: "لقد مررت بأسبوع شاق بسبب وفاة جدتي، وأستميحك عذرًا أن أحصل على يومين إضافيين للانتهاء من العمل على البحث الدراسي المطلوب؟" لا يوجد ما يمنع من وضع فاصلة أو نقطة بين كل كلمة وأخرى في المراسلات مع أصدقائك؛ افعل ما يحلو لك، سواء كتبت مليون علامة ترقيم أو لم تكتب على الإطلاق. لكن عندما يأتي الحديث عن رسالة بريد إلكتروني لأستاذك الجامعي، فلا بديل عن مراعاة الالتزام باستخدام علامات الترقيم على أفضل وجه وبالطريقة الصحيحة المتعارف عليها. تُسيطر ما يُعرف بلغة الإنترنت على المراسلات الإلكترونية، لكن بالحديث عن المراسلات المهنية والدراسية يجب أن تترك كل ذلك وراء ظهرك. اكتب جملًا تامة وكلمات بالشكل الإملائي الصحيح لها؛ لا تكتب أية اختصارات مهما كان متعارف عليها، طالما أنها ليست اختصارات رسمية مقبولة، ولا تكتب بالفرانكو (العربية بحروف إنجليزية)، فإما تكتب رسالتك بالإنجليزية أو تكتبها بالعربية.  تأكد من إجراء عملية مراجعة نحوية وإملائية لنص الرسالة. راعِ عملية التنسيق الإلكتروني لرسالة البريد الإلكتروني، فلا تكتبها مثلًا بخط ضخم للغاية أو تجعل كل النص عبارة عن خط عريض أو خط مائل. في اللغة الإنجليزية، تأكد من كتابة الحرف الأول من الجمل والأسماء كحرف كبير (Capital)، وتجنب استخدام الحروف الكبيرة على هواك أو في مواضع غير مواضعها الصحيحة. تأكد كذلك من تنظيم الفقرات وترك مسافات مناسبة تُسهل من عملية قراءة رسالة البريد الإلكتروني بل من كتابة كل كلامك على هيئة كتلة واحدة يصعب تصفحها. قد يكون السؤال الذي ترغب في الاستفسار عنه في العديد من الحالات مجُابًا عليه بالفعل في كتاب المنهج أو المواد التعليمية التي منحها لك الأستاذ مع بداية الفصل الدراسي، ومهما تكاسلت عن إجراء عملية البحث بنفسك أو شعرت بالميل للتواصل مباشرة مع الأستاذ، يجب عليك أن تبذل جهدًا كافيًا أولًا وألا تضطر أستاذك لتوضيح ما هو واضح، أو يفترض أنه كذلك. سوف تُظهر نفسك بصورة الطالب المتكاسل وهو ما سوف يزعج أستاذك لأقصى درجة، ناهيك عن إهدار وقته برسالة بريد إلكتروني طويلة عريضة تسأل عن شيء سبق له تقديم الإجابة عنه، وهي هناك بين يديك فوق المكتب أو في مستند العروض التقديمية.   يفترض أن يحتوي كتاب المنهج أو دليل المادة الدراسية على المهام الدراسية المتعلقة بالمادة وكيفية تنسيق البحوث والأوراق والواجبات ومواعيد التسليم النهائية وغيرها من القوانين والآداب المنظمة. إذا لم تحصل من أستاذك الجامعي سوى على قائمة بالقراءات أو لم تجد إجابة لما تبحث عنه في كتاب المنهج، فلا مانع إذًا من التواصل مباشرة مع أستاذك عبر البريد الإلكتروني. تمتلئ صناديق البريد الإلكترونية للأساتذة الجامعيين بمئات الرسائل كل يوم، وهو ما يفرض عليك مراعاة مراسلة أستاذك باستخدام حسابك الإلكتروني الرسمي الخاص بجامعتك أو مدرستك، فمن جهة سوف تضمن تجنب أن تعلق رسالتك بحوائط الحماية من الرسائل المزعجة "سبام"، ومن جهة أخرى أن تراعي الاحترافية في الرسالة وتضمن تمييز الأستاذ للرسالة وصاحبها، وبالتالي التفاعل معها بمزيد من الحرص، خاصة أنه من المؤكد أن تحمل الرسالة اسمك واسم مدرستك/ جامعتك، وبالتالي سوف يوليها الأستاذ الاهتمام المطلوب. يجب أن يشرح سطر العنوان مباشرة لمن يتلقى الرسالة موضوعها ومحتواها دون حتى أن يضطر لفتح الرسالة، وهو ما يضمن لك أن يولي الأستاذ الرسالة الاهتمام الكافي وربما الرد الفوري عليها أو تخصيص ما يلزم من الوقت لاحقًا لفحصها والرد عليك. وفقًا لما سبق، لا بديل عن مراعاة اختيار عنوان واضح ومباشر ومعبر.  على سبيل المثال: يمكن أن يكون عنوان الرسالة: "سؤال بخصوص البحث الدراسي" أو "الاختبار النهائي". عند مراسلة أستاذ جامعي يجب أن تتعامل بقدر كبير من الجدية والوقار. اختر لغة الرسالة وفقًا للمتعارف عليه في التواصل الإلكتروني في جامعتك أو وفقًا لتفضيل أستاذك الجامعي؛ استخدم اللغة الإنجليزية إذا كان هذا هو الأسلوب الشائع، بينما في المقابل لن يكون مناسبًا كتابة رسالة باللغة الإنجليزية لأستاذك الجامعي في مادة اللغة العربية. يختلف الاعتماد على الاسم الأول أو الأخير من بلد لآخر، لذا احرص على استخدام الأسلوب الوقور المُلزم للحديث المتأدب في بلدك. ابدأ رسالتك بكتابة (السيد الدكتور/ مُهاب الدمرداش، تحية طيبة وبعد،) ثم استمر في كتابة الرسالة.   تأكد من استخدام اللقب الصحيح، سواء كان "أستاذ" أو "دكتور" وفقًا للدرجة العلمية الأحدث التي حصل عليها أستاذك الجامعي. لا مانع من الاعتماد على صيغة تحية أقل رسمية، بشرط أن يكون هناك تواصل مسبق على أرض الواقع أو مراسلات وود بينك وبين الطرف الآخر. يمكنك مثلًا أن تقول: "مساء الخير، أستاذ ماجد". يجب عليك في ختام الرسالة أو بالقرب من الختام أن تذكر لأستاذك ما تريده منه بالتحديد؛ ما إذا كنت تريد منه ردًا على الرسالة أو كنت ترغب في مقابلته أو غير ذلك. يجب أن تعبر عما تنتظره من أستاذك لضمان فهمه لما تحتاجه وتريده، وبالتالي القدرة على التجاوب معك على النحو المأمول. تصفح كل حرف مكتوب في رسالتك لضمان عدم وجود أي أخطاء إملائية أو نحوية أو صياغة ركيكة في أي من الكلمات أو الجمل، ومهما كنت دقيقًا للغاية في وقت الكتابة، الاحتمالية الأكبر أنك ستجد خطأ أو اثنين بحاجة لتصحيح. يفيدك ذلك في الحكم على أسلوب وصياغة الرسالة. فكر في النبرة المستخدمة وكيفية الصياغة ومحتوى رسالتك، وما إذا كانت تحمل نوعًا من الطلب غير المتأدب أو نحو ذلك. تأكد كذلك من أنك قد صغت الرسالة ببلاغة واختصار قدر الإمكان، فمن الواجب عدم الإفراط في عرض تفاصيل غير مهمة، ما يعد بدوره افتقار للاحترافية في التواصل. تمامًا كما هو الأمر مع بداية الرسالة، يجب أن تختمها بأسلوب رسمي متأدب متعارف عليه، وهو توجيه التحية بالشكل الصحيح. اكتب "خالص تحياتي" متبوعة بعلامة الفاصلة "،" واسمك الكامل في السطر التالي. لا تشعر بالحاجة للإلحاح على أستاذك من أجل الرد، لذا أرسل رسالتك ولا تشغل بالك سوى بمتابعة صندوق الوارد مرة يوميًا أو نحو ذلك لتفقد الرد. بعد انقضاء أسبوع، يمكنك أن تُعيد التواصل مع أستاذك أو تذهب إليه مباشرة أو تحدثه على الهاتف أو نحو ذلك، فربما فاته قراءة رسالتك بسبب بعض الضغوط والانشغال. لاحظ أن هذه المدة الزمنية المقترحة تختلف بناءً على كون الرسالة عاجلة أم لا. يجب أن تُظهر لأستاذك تقديرك للوقت والاهتمام بالرد على رسالتك بمجرد حصولك على رد، حتى إذا لم يكن هناك مزيد مما يقتضي المناقشة. تأكد من الرد على الرسالة قائلًا "شكرًا جزيلًا" إذا كان ذلك كافيًا، أو أعد كتابة رسالة أخرى متبعًا نفس التعليمات سابقة الذكر لضمان أن الرد لا يقل احترافية عن رسالتك الأولى. فكر كذلك في طلب مقابلة الأستاذ شخصيًا، في حالة لم يتم الرد أو حل مشكلتك بشكل مناسب من خلال التواصل عبر البريد الإلكتروني.   على سبيل المثال، يمكنك أن ترد: "شكرًا جزيلًا لإجابة حضرتك على سؤالي. أرجو ألا تمانع أن أطرح عليك المزيد من الأسئلة خلال المحاضرة المقبلة." إذا رغبت في عقد مقابلة شخصية مع الأستاذ، يمكنك أن تكتب: "شكرًا جزيلًا لتعليقات حضرتك الهامة حول الأمر. أتمنى أن أنال شرف الحديث مع حضرتك وجهًا لوجه للمزيد من المناقشة التفصيلية في حال سمح وقتك بذلك."
عرِّف نفسك في متن الرسالة. تحدث بشكل مباشر عن موضوع الرسالة. اكتب جملًا تامة وصحيحة لغويًا ومفهومة. اكتب بنبرة وقورة. قل طلباتك بالكثير من التأدب. التزم باستخدام علامات الترقيم الصحيحة. اكتب الكلمات كاملة بلا اختصارات. التزم بالتنسيق الصحيح للنص. أجر عملية بحث بنفسك للوصول للإجابة التي تبحث عنها أولًا. استخدم بريدك الإلكتروني الدراسي. اكتب عنوانًا واضحًا ومميزًا. ابدأ رسالتك بالتحية مع استخدام لقب الأستاذ واسمه. اذكر ما تريده من أستاذك بوضوح في نهاية الرسالة. أعد قراءة الرسالة لتصحيحها لغويًا وإملائيًا. انظر لرسالة البريد الإلكتروني من وجهة نظر الأستاذ. اختم رسالة البريد الإلكتروني بالتحية. تابع وصول رد على رسالتك خلال مدة أسبوع. اشكر أستاذك على الرد.
https://www.wikihow.com/Email-a-Professor https://www.wikihow.com/Email-a-Professor https://www.wikihow.com/Email-a-Professor
Creating the Content of the Email Making a Good First Impression Finishing Up Your Email