الاستعدادات الأولية إدارة المحتوى إظهار الثقة والخبرة
يمكن أن تتخذ الندوة النقاشية عدة صور. تحدث مع منظم الدورة واسأله عما يتوقعه من حديثك. قد يرغب منك أن تناقش بحثًا مسبق التعميم أو ربما يفضل أن تلقي خطابًا مع تفاعل أقل من الجمهور المستمع.   يمكنك أن تسأل "هل تبحث عن محاضرة تركز على البحث أم عن تجربة تفاعلية أكثر مع الجمهور؟" خطط في معظم الحالات لمشاركة الجمهور في أنشطة تفاعلية. قد تختلف أنواع الأنشطة لكن المشاركة ستفيد الجمهور. اعرف إلى من ستتحدث ونسق معلوماتك مع اهتماماتهم ومستوى خبراتهم. اطلب من منظم الندوة أن يُخبرك القليل من المعلومات عن الخلفيات المحتملة للحضور، إذا لم تكن تعرفها، أما إذا سبق وعملت مع هذه المجموعة من قبل فاستخدم المعلومات التي تعرفها عنهم ونسق حديثك ليفيدك وإياهم بأقصى درجة.   قد لا تحتاج مثلًا في الندوة العلمية أمام مجموعة من المتخصصين لشرح كل المصطلحات، بل يُمكنك الدخول إلى عمق الموضوعات بصورة أسرع.   كما يمكنك اختيار إما الدخول في موضوعات خلافية مباشرة أو تجنبها نهائيًا بناءً على طبيعة الحضور. يمكنك الوصول للقاعة مبكرًا قليلًا وحاول التحدث مع بعض أفراد الجمهور لجس نبض المكان قبل إلقاء ندوتك. اسأل أحد الحضور: "ما الذي دفعك لحضور هذه الندوة بالتحديد؟" ضع في اعتبارك التحدث إلى بعض الحضور مسبقًا إذا كان الإطار مهنيًا لتعرف ما يودون معرفته. احرص أن تكون معتادًا لاستخدام التكنولوجيا المتوفرة في المكان أيًا كانت. قد يعني هذا أن تكون على معرفة جيدة بالباور بوينت أو ربما تحتاج للتدرب على كيفية تحريك الشرائح بجهاز نقر أوتوماتيك أو ما شابه. قد ترغب في التفكير قليلًا في كيفية ضبط الميكروفون إذا كنت تخطط لاستخدامه.  تأكد من أن الغرفة مجهزة بنظام عرض جيد إذا كنت تخطط لاستخدام عرض شرائح مثلًا. فكر فيما إذا كان يسع الجمهور أن يتفاعل مع وسائلك البصرية أم لا عند شروعك في تصميم العرض. يجب أن تكون الشرائح –إذا قررت استخدامها- مرئية وواضحة وسهلة القراءة. استخدم خطًا كبيرًا وحروفًا واضحة. تجنب المبالغة في الرسوم وضع أقل قدر ممكن من النصوص.   اعلم أن الجمهور يستغرق دقيقة إلى دقيقتين لقراءة الشريحة معك لذا لا تثقل العرض بالشرائح وإلا فلن ينتهي أبدًا، ولكن اختر صورًا يمكن أن ترافق المعلومات التي تقدمها للحضور مباشرة.   يمكنك استخدام الأنماط البصرية الأخرى أيضًا كالمجسمات أو الصور أو الملصقات الإعلانية أو الكتيبات. لا تشعر أنك مرغمٌ على الالتزام بالشرائح وإنما ضع في اعتبارك الانغماس في جانبك المبتكر إذا كانت صيغة الندوة تدعم ذلك. اعمل مع المنظم على توفير نسخ من بحثك أو مصادرك للحضور قبل أيام قليلة من المناقشة، خاصة إذا كنت ستركز في الندوة على مناقشة تلك الموضوعات. يتمكن الحضور جراء ذلك من القدوم وهم على استعداد بالأسئلة والتعليقات المسبقة، كما يُمكنك من التعمق في المادة، لأنك تستطيع افتراض مستوى محدد من المعرفة المشتركة. قد ترغب إذا كان البحث الذي تدرسه لا يزال في مرحلة التطور أن تذكر هذا في مسودتك نفسها وتكرره في بداية الندوة. سيعلم المستمعون بهذه الطريقة أنك ترحب بالنقد البناء والأفكار الأخرى. تدرب قدر الإمكان عند وضع الخطوط العريضة وتجهيز المواد البصرية. اطلب من أصدقائك أو أفراد عائلتك أو زملائك أو أستاذك أن يحاكوا الحضور لعمل نسخة تجريبية. سجل لنفسك شريط فيديو ثم أعد تشغيله حتى تتمكن من معرفة النقاط التي تتطلب التحسين. تدرب حتى تشعر بالاعتياد التام على المادة والعملية.  دون ملحوظات بعد كل جلسة تدريبية عن الجلسات التي تسير جيدًا والتي لا زالت تحتاج تنقيحًا. الوصول إلى قاعة الندوة في وقت مبكر قليلًا فكرة جيدة ليسعك رؤية حالة وكيفية تجهيز المكان، كما يمكنك من تحميل العرض وتوزيع أي نشرات أو كتيبات على مهل. يمنحك هذا أيضًا فرصة أخيرة للقاء منظم الندوة ومناقشة ما يلزم وحل أي مشكلات.  عادة ما يكون وصولك قبل بدء الندوة بـ 15-30 دقيقة كافيًا، لإنجاز كل ما عليك فعله قبل بدء الجلسة. لكن ضع في اعتبارك أن تصل مبكرًا بساعة إن كانت الندوة كبيرة أو كانت تعتمد على تجهيزات تكنولوجية مُعقدة. ابدأ بالذهاب إلى المنصة أو مقدمة الغرفة وقدم نفسك بشكل كامل. أخبر الحضور قليلًا عن خلفيتك المهنية. اشرح بإيجاز سبب اهتمامك بالمشروع الذي ستناقشه اليوم. يهدف هذا لإشعار الحضور بالراحة عند الإصغاء إليك والبدء ببناء الثقة بين المتحدث والجمهور.   كن متواضعًا عند تعريف نفسك لكن شدد على جدارتك بالثقة في هذا الموضوع. أعلم الجمهور بتجربتك بدلًا من افتراض أنك تعرف أكثر عنهم. احرص إذا قدمك شخصٌ آخر أن يكون لديه نسخة من سيرتك الذاتية بشكل مسبق. خذ نسخة إضافية معك. قد ترغب في قول بضع كلمات سريعة عن شغفك بهذا المشروع وتقديم الشكر للمنظمين على فرصة التحدث إلى الحضور اليوم عندما يحين وقتك. يجب أن ينتقل حديثك من نقطة منطقية لأخرى. قد يفيدك أخذ ورقة معك تذكر فيها أفكار المناقشة أو وضع بطاقات أمامك حتى لو كنت تحفظ المناقشة عن ظهر قلب. كما أن هذا قد يضبط معدلك. تتمثل إحدى القواعد الجيدة عند عمل سمينار في "أخبرهم بما ستقوله ثم أخبرهم به ثم أخبرهم بما قلته" احرص أن تحذر الجمهور كثيرًا قبل القفز بين الفترات الزمنية إذا كان موضوع الندوة يُركز مثلًا على تلك التنقلات الزمنية، كتطور الحرب الأهلية اللبنانية. احرص أن تشارك الجمهور في المادة لتحافظ على اهتمامه وتساعده على التعلم. تُساعدهم الألعاب والمناقشات والأسئلة والاستقصاءات على التفاعل مع موضوع الندوة والاندماج معك أثناء إلقائها.  استفد من ممارسة نشاط لكسر الجليد في بداية الندوة ليساعدك على تصفية المزاج وجذب انتباه الحضور. يمكنك تقسيم المجموعات الكبيرة إلى مجموعات صغيرة لمناقشة مشكلة أو سؤال أو فكرة ما. اعرف الحدود الزمنية بمجرد موافقتك على إلقاء الندوة وصمم عرضك التقديمي ليُناسب تلك المُدة. اعمل على تقديم عرض يستغرق الوقت المحدد بالضبط أو أقل منه قليلًا. لا تتجاوز وقتك أبدًا وإذا وجدت وقتك يقارب على الانتهاء فجد طريقة سريعة لتنهي حديثك واعرض شرح المزيد خلال فترة الأسئلة.  يمكنك مثلًا أن تقول "حسنًا لقد وصلت إلى نهاية وقتي لكنني أحب التحدث عن أي من هذه المشكلات عن الرد على الأسئلة التي تودون طرحها." ابدأ بتكرار السؤال لتضمن تمكن الجمهور كله من سماع ما سيناقش ثم خذ دقيقة لتكوين الإجابة قبل النطق بها عند الضرورة. حاول أن تربط إجابتك بالعرض الكلي متى أمكنك، وربما إضافة المعلومات التي عجزت عن تضمينها نظرًا لضيق الوقت أو شروط الصيغة.   احرص عند التخطيط للسمينار على ترك وقت في النهاية لإجابة الأسئلة. جهز عبارة قصيرة تختم بها المناقشة بعد انتهاء فترة الأسئلة والأجوبة. حاول أن تشكر كل شخص على سؤاله بعد الإجابة عنه. يمكنك أن تعرض على من يحاول الهيمنة على فترة الأسئلة التحدث معه لاحقًا. لا بأس بأن تقول"هذا سؤالٌ ممتاز لكني لا أملك تلك المعلومات بالضبط" إذا لم تعرف إجابة سؤال معين. انظر في أرجاء الغرفة أثناء الحديث وحاول التواصل بالعيون مع جميع من بالمكان تقريبًا خلال العرض. أجبر نفسك على النظر في الاتجاه الآخر إذا وجدت أنك تحدق في جزء واحد من المكان، وبالمثل لا تركز على خلفية الغرفة وانظر للأشخاص حتى تستطيع قياس استجابتهم لما تقوله. ستلاحظ من التدريبات المسجلة بالفيديو ما إذا كان صوتك مترددًا أو لا يصل لمسافة كافية. حاول أن ترفع صوتك ليسعك التحدث دون ميكروفون عند الضرورة، وكذلك تحدث ببطء وانطق كل كلماتك بحرص ليفهم الجميع ما تقوله.   قد يفيدك أن تكتب "تحدث بوضوح" في هوامش ملحوظات العرض. سيذكرك هذا بالمحافظة على مستوى صوتك خلاله. أخرج لسانك تمامًا وغن أغنية أطفال مثل واحد اثنين عم حسين للتدرب على تقوية صوتك. قل نفس الأغنية بعد ذلك بشكل طبيعي وستلاحظ أنك تستطيع جعل صوتك أوضح بعد هذا التمرين. لن يلاحظ الجمهور على الأغلب وقوعك في أي أخطاء في الحديث لكن يمكنك الإقرار بخطئك بسرعة بالغة قبل العودة إلى العرض إذا كنت قلقًا. هذه فرصة أخرى لبناء الثقة مع الحضور.  يمكنك مثلًا أن تقول "لقد لاحظت أن الشكل الموجود في العمود الثالث ليس محدثًا كما في هو في الوقت الحالي لذا فإن الرقم الأدق هو..." سيطر على ذراعيك ويديك وتجنب هز القلم أو غيره من الأشياء. راقب أنماط مشيك وحاول أن تتحرك قليلًا، لكن ليس لدرجة تصل إلى التشتيت. ضع في اعتبارك ما إن كانت أفعالك ستكون سببًا في تشتتك عن المحتوى، وحاول تقليلها أو الحد منها، خلال عملك على تحليل وتطوير لغة جسدك.   انتقل لجزء آخر من الغرفة أو غيِّر مكانك عند الانتقال بين نقاط معينة لتساعدك على الانتقال بين الأفكار. أوقف جسدك بالكامل إذا أردت توضيح فكرة. ثبت قدميك وتوقف قبل قول العبارة.
افهم الصيغة المتوقعة. تعرف جيدًا على طبيعة الحاضرين المتوقعين للندوة. اعرف التكنولوجيا المتوفرة وما عليك جلبه معك. ابتكر شرائح عروض تقديمية ووسائل مساعدة بصرية سهلة وتساعد الحضور على فهم المحتوى. اجعل الحضور على علم بالمواد المتعلقة بالندوة مُقدمًا. تدرب على تقديم الندوة مسترشدًا بالعناوين العريضة. اوصل إلى موقع إقامة الندوة مبكرًا. قدِّم نفسك. اتبع الخطوط العريضة لأفكار المناقشة. أدخل جزءًا تفاعليًا. التزم بالوقت المحدد. أجب عن كل الأسئلة بأكبر قدر من الاكتمال. حافظ على استمرارية وثبات التواصل بالعيون. تحدث بوضوح وقوة. احتفظ بهدوئك بعد الوقوع في خطأ. تحكم بلغة جسدك.
https://www.wikihow.com/Give-a-Seminar https://www.wikihow.com/Give-a-Seminar https://www.wikihow.com/Give-a-Seminar
Making Your Initial Preparations Managing Your Content Projecting Confidence and Expertise