إتباع نهج الرسائل الرسمية إرسال الخطاب إلى المستقبِل صياغة المحتوى
يجب أن يكون التاريخ في الجزء الأيمن العلوي من الصفحة، ومن ثم تخط سطرًا واحدًا أسفله، ثم اكتب عنوانك واضحًا. تخط سطر آخر ثم اكتب عنوان المُستلِم كاملًا في الجزء الأيسر من الصفحة. يمكنك أن تحذف الجزء الخاص بالتاريخ والعنوان والبدء بالتحية، إذا كنت سترسل طلبك عبر البريد الإلكتروني. تأكد من كتابة سطر واضح في خانة الموضوع. يمكنك أن تستعين بذلك المثال إن كنت ترسل الطلب إلى أستاذك، ربما تكتب في خانة الموضوع: "مراد أدهم - طلب تمديد الفترة الزمنية للتقرير 359". ابدأ بكتابة كلمة "عزيزي" ثم أتبعها باللقب واسم العائلة. على سبيل المثال: "عزيزي السيد مهدي" أو "عزيزتي السيدة ماجدة". يمكن أن تكون بعض جمل التحية أكثر تعقيدًا مثل "عزيزي الأستاذ الدكتور محمود".  احتفظ بالنغمة والأسلوب الرسمي حتى وإن كنت تعرف هؤلاء الأشخاص بشكل شخصي لأنها رسالة تحوي طلبًا رسميًا. لا تكتب على سبيل المثال "مرحبًا يا سامي". حاول أن تجعل خطابك موجهًا لشخص معين لتصبح الرسالة أكثر رسمية؛ خاطب الشخص باسمه أفضل من أن تكتب "إلى من يهمه الأمر". يجب أن يكون نص خطابك مكونًا من فقرة واحدة إلى ثلاث فقرات فقط. افتتح الخطاب بالتحية وما إلى ذلك في سطر أو اثنين، على أن يتبعها شرح طلبك في سطرين إلى أربعة أسطر، ثم الخاتمة في سطر أو اثنين أيضًا. أما إن كنت بحاجة إلى أن توسع الخطاب إلى ثلاث فقرات، ليس عليك إلا فصل المقدمة والطلب والخاتمة. لبدء الرسالة يمكنك أن تقول: "أنا مراد أدهم طالب مادة التاريخ بالفصل الصباحي" يساعد ذلك على إنعاش ذاكرة أستاذك ويوفر وقت البحث عنك. لا تتجاهل أهمية الخاتمة القوية. يمكنك أن تستخدم جملة نهائية تذكر بطلبك وأن تشكر أستاذك على وقته في سطر واحد فقط؛ يمكنك أن تقول " شكرًا لوقتك، أقدر نظرك في طلبي."  يُفضل إنهاء الخطاب بتحية رسمية قبل أن تكتب اسمك. يستحسن استخدام بعض من تلك الكلمات الشائعة مثل: "مع خالص التقدير" أو "المخلص" أو "أفضل التحيات".  إذا كنت تحتاج إلى الرد خلال وقت معين، فيجب عليك أن تذكر تلك المعلومة في هذه المرحلة. يمكنك دائمًا أن تقرن ذلك بالشكر، كأن تقول "أشكرك على تفكيرك في طلبي وأتطلع إلى معرفة ردك الأسبوع القادم." احرص على ألا تظهر بشكل لحوح. اترك ثلاثة أو أربعة أسطر فارغة أسفل كلمة "مع خالص التقدير"، ثم اكتب اسمك الكامل على اليسار. استخدم المساحة الفارغة لكتابة توقيعك بالقلم. يمكنك أن تحذف تلك المسافة وتنتقل مباشرة إلى اسمك إذا كنت ترسل الخطاب كبريد إلكتروني. بمجرد إتمامك للتحقق من عدم وجود أخطاء، التقط صورة لرسالتك أو حفظها كمسودة على الإنترنت أو احتفظ بنسخة عادية على جهازك. قد تحتاج أيضًا لتعديل التاريخ إن لم يكن متطابقًا مع التاريخ المكتوب أعلى الخطاب. احتفظ بهذه النسخة بمكان آمن في سجلك الشخصي. خذ خطابك إلى مكتب البريد المحلي أو أعطه لساعي البريد أو ضعه في صندوق بريد. إن كنت تريد مزيدًا من التأكيد أن رسالتك ستصل، يمكنك أن تطلب خدمة تعقب الخطاب مقابل مبلغ من المال. لإرسال نسخة مطبوعة من رسالتك، يجب أن تحرص على أن تتم طباعتها بجودة عالية وباستخدام نوع جيد من الحبر. لا يمكن إرسال طلب تمديد كُتب بخط اليد فهذا لا يعد مقبولًا على الإطلاق. تعتبر تلك الطريقة الأفضل لإرسال طلبك، حيث أنه لا يأخذ الكثير من الوقت كما أنه موثوق تمامًا. تحقق من عنوان البريد الإلكتروني للمستلم قبل إرسال الخطاب، ولا تنس أن تكتب رقم التعريف الخاص بك في خانة الموضوع.  يمكن للمستلم أن يعرف الوقت الفعلي الذي تم إرسال الخطاب فيه، كن على علم بذلك حال رغبت في إرسال خطابك في وقت متأخر من الليل. التزم بالكتابة الرسمية لبريدك الإلكتروني، بما في ذلك عنوان البريد الإلكتروني الذي تستخدمه. إذا أرسلت خطابك عن طريق الفاكس، تأكد من وصول صفحة التأكيد التي تبين أن الإرسال قد تم بنجاح. إذا كنت بحاجة إلى فترة التمديد في وقت ضيق للغاية أو في اللحظات الأخيرة، قد يكون عليك أن تتحدث إلى الشخص شخصيًا أو عن طريق إجراء مكالمة هاتفية. تحل بالرسمية أثناء عرض طلبك خلال الهاتف وتذكر أن تكون منظمًا وواضحًا. يجب أن تبدأ في إعداد رسالتك بمجرد أن تعرف أنك تحتاج إلى فترة تمديد. يجب أن تمنح متلقي الرسالة أو صاحب القرار الوقت الكافي للتفكير واتخاذ القرار بشأن وضعك. تحتاج أن تظهر بصورة المستعد المنظم رغم طلبك لفترة تمديد وتعديل بالجدول الزمني. فكر في كل المتغيرات وقدم طلب واقعي. إذا طلبت تمديد مدة زمنية قصيرة، فقد تحتاج لأن تطلب فترة تمديد أخرى. ضع في اعتبارك أهمية تجنب التأخر عن مواعيد التسليم النهائية قدر المستطاع، لذا فإن القليل من المبالغة في تقدير الفترة الزمنية للتمديد لن يضر بأي حال من الأحوال، بل قد يكون أفضل.  تحتاج أحيانًا إلى التفكير في رسالتك على أنها جزء من مفاوضات مستمرة وذلك اعتمادًا على الموقف أو حالة طلبك للتمديد. في هذه الحالة يكون عليك أن تطلب فترة زمنية أطول مما يساعدك على التنازل عن بعض الوقت منها والوصول إلى حل يرضي الطرفين دون أن تخسر الفترة الفعلية التي تحتاجها كتمديد.  احسب الوتيرة التي تعمل بها. انظر إلى مدى التقدم الذي حققته خلال الفترة التي عملت فيها على المشروع. يجب أن تكون لديك فكرة جيدة عن الوقت المتبقي لك لتنجز العمل تمامًا. كن واعيًا للقيود الزمنية المفروضة على مستلم الخطاب أيضًا، فقد تكون لديهم مواعيد محددة لتسليم النتائج التي تترتب على تسليمك لمشروعك، والتي تحتاج لأن يتم تأجيلها أيضًا. يُطلب من الأساتذة الجامعيين تحديد درجات الطلاب في اختبارات منتصف الفصل الدراسي وتقديمها في موعد محدد، وبناء عليه يتم تحديد مواعيد تسليم تلك التقارير التي تعمل عليها. يجب عليك أن تتحقق من الموعد النهائي الحالي قبل أن تقوم بطلب تغييره. لا تريد أن تظهر غير منظم ومشوش بطلبك تمديد للفترة الزمنية وأنت لا تفهم أو تعي ما هو الوضع الحالي. تطلب بعض الجهات الحكومية أن يتم إرسال الطلب خلال 24 ساعة من الإتصال الأولي معهم؛ إذا لم يكن ذلك جيدًا بالنسبة لك، يمكنك أن تشير إلى أن الجدول الزمني ضيق للغاية. خذ وقتًا كافيًا للتفكير وصياغة رسالتك وسوف يأخذ المتلقي من وقته لقرائتها، لذا يجب أن تجعلها جديرة بالاهتمام. انتبه إلى السبب الحقيقي الذي يدفعك لطلب فترة تمديد، وانقل ذلك السبب بصدق إلى قارئ رسالتك. لا تكذب أو تبالغ فذلك سيضر طلبك.  يمكن أن تكون رغبتك في أن تعمل بدقة وحذر سببًا جيدًا يؤخذ به. على سبيل المثال: إذا كنت تعمل على مشروع يؤثر على سلامة الآخرين، فإن الإشارة إلى هذا الأمر عند تقديم الطلب بتمديد الفترة الزمنية يعمل لصالحك. إذا كانت لديك العديد من الأسباب لطلبك، اختر أفضلها وركز عليه. فمثلًا: إذا كنت تؤخر عرض عمل فقد تود أن تخبرهم أنك تريد التفكير في تكاليف الانتقال (إن كان الأمر صحيحًا بالفعل) بدلًا من إخبارهم أنك تنتظر عرضًا آخر. تعطي التفاصيل إلى رسالتك حس المشروعية والمهنية. يُعتبر ذلك مهمًا بشكل خاص إذا كنت ترسل الرسالة إلى لجنة حكومية أو لجنة لم تقابلها شخصيًا.  على سبيل المثال: إذا مات جدك قبل يومين من موعد استحقاق مقالتك، فمن الأفضل أن تصف الأمر على أنه حدث عائلي طارئ بدلاً من حالة طارئة عامة". يمكنك أيضًا أن تذكر أنه قد توفى وأن تذكر ترتيبات سفرك.  قم بإتمام أيّة أعمال ورقية قبل تقديم طلبك. تحتاج أحيانًا إلى عمل جدول زمني للإجراءات والتطبيقات التي تم إنجازها، خاصة إن كنت تتعامل مع الحكومة أو كيان رسمي. احرص على التأكيد على إتباعك جميع الخطوات العملية الصحيحة، حيث تعمل هذه النقطة لصالحك. لا أحد يرغب في قراءة رسالة تتكون من التذمر والسلبيات فقط. اوصف الأمر السيئ سريعًا وبإيجاز ومن ثم انتقل إلى الحل الإيجابي الذي تود اقتراحه. على سبيل المثال: إذا كنت ترى أن عرض الراتب منخفض يمكنك أن تكتب "أحتاج المزيد من الوقت للتفكير في العرض، لكني أعتقد أن راتبًا أعلى سوف يساعدني على أداء عملي بصورة أكثر كفاءة." امنح نفسك بضع دقائق على الأقل لقراءة الخطاب مرة أخرى قبل إرساله. ابحث عن أخطاء الكتابة، استعن ببرامج التدقيق النحوي والإملائي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. أرسله إلي صديق موثوق ليقرأه سريعًا؛ لا تكن متسرعًا خلال تلك العملي ولا تتجاهلها وإلا سيكون الخطاب بحالة سيئة قد تؤثر على النتيجة النهائية.
جهز القسم العلوي للخطاب. استخدم التحية الرسمية الكاملة. استخدم صيغة كتابية مختصرة. انتبه إلى ملاحظتك الختامية. اكتب اسمك الكامل وتوقيعك. احتفظ بنسخة من رسالتك. أرسل رسالتك بالبريد. أرسل طلب التمديد بالبريد الإلكتروني. أجرِ مكالمة هاتفية بدلًا من الكتابة. اكتب الخطاب في أسرع وقت ممكن. حدد المدة الإضافية التي تحتاجها. كن على علم بالقواعد. اشرح طلبك بوضوح وبشكل سليم. قدم بعض التفاصيل المختارة بعناية كجزء من الطلب. كن إيجابيًا في الطريقة والمحتوى. راجع الخطاب قبل إرساله.
https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension
Following Formal Letter Writing Conventions Sending the Letter to the Recipient Crafting the Content of the Letter