التعامل مع المشكلات كفريق عمل المشاركة في مجموعات العمل تشكيل فريق العمل
طبيعة العمل الجماعي تتضمن أفراد بأولوليات وخلفيات وصفات شخصية مختلفة يعملون معًا. ستظهر القضايا والمشكلات فيما بينهم، ويجب عليك أن تناقش تلك المشاكل بأمانة ووضوح بدلًا من تجاهلها والتعامل معها على أنها غير موجودة.  اجعل من الواضح أن غرض النقاش ليس تحديد مَن المخطئ ومَن المصيب. اجعل تركيز النقاش منصبًا على الوصول لأفضل كيفية لحل الخلاف والحفاظ على وتيرة العمل الجماعي مستقرة ومتطورة. إذا ظهر على أحد الأفراد العدائية أو اللامبالاة، تحدث معه بشكل منفصل عن سبب ذلك. ناقش أسبابه في الاجتماع التالي إذا كان الأمر متعلقًا بطبيعة العمل الجماعي أو بشيء ما يجب أن يطلع عليه كل أفراد الفريق. الغرض من فريق العمل هو تحقيق هدف محدد، وليس نسخ كل أفراد الفريق بنفس وجهات النظر والآراء. من الجيد من أن تناقش هذه الاختلافات، لكن في بعض المرات ستحتاج أن تتقبل أن الاختلافات ستبقى متعارضة فيما بين البعض وأن المتاح هو الوصول لحل وسط توافقي أو حتى اختيار طريقة مختلفة تمامًا لمواصلة العمل. إذا وجدت أن أحد الأفراد لا يحضر الاجتماعات بشكل منظم أو لا ينجز مهامه بالشكل المطلوب، اعمل على اكتشاف أسباب ذلك وحلها:  اسأل العضو المتكاسل عن أي مشكلة موجودة بينه وبين الأعضاء الآخرين أو أي أمر متعلق بعملية العمل الجماعي في الفريق. إذا كان العضو ممثلًا لمنظمة أخرى، تأكد من أنه غير مرهق من كثرة العمل. تحدث مع رئيس المنظمة الأخرى واطلب منه التزام العضو بمستوى معين من المسئولية المتوقعة، واطلب منه كتابيًا تحديد واجبات العضو المطلوب منه إتمامها. إذا رفض العضو المشاركة أو إذا ظهر عليه فقدانه للقدرات المطلوبة لهذا النوع من المهام، أوجد بديلًا له. لا يعتبر ذلك من الأشياء المفضلة على المستوى الشخصي بينك وبينه، لكن تذكر أن الهدف الأساسي هو نجاح الهيكل العملي ككل، وإتمام المهام على أكمل وجه وتحقيق الهدف المنشود لفريق العمل. إذا اعتاد أحد الأفراد على نوع معين من التعامل مع الأمور المختلفة، أو كانت لديه تعريفات مختلفة للمصطلحات أو المهام الوظيفية، وفر وقتًا جانبيًا لمناقشة ذلك معه والعمل على حله.  ضع تعريفًا للنقاط المثيرة للجدل كتابيًا، وأطلع كل أفراد فريق العمل عليه، واحصل منهم على اعتراف نهائي بما يحتويه هذا الملف. اضبط لغة الميثاق أو بياناتك بصياغة تحصل على موافقة الجميع. طور من مستوى الاجتماعات المملة أو غير ذات الفائدة. ابحث عن طريقة إدارة الاجتماعات الفعالة، وشارك ذلك مع الأفراد المشاركين في الاجتماعات. ابذل مجهودًا من أجل توفير الثقة والمشاركة بين الأفراد.  اللفتات البسيطة مثل توفير المرطبات ووجبات الطعام الخفيفة خلال الاجتماعات تحسن من مستوى مشاركة الأفراد في العمل الجماعي خلال الاجتماعات. إذا كانت الاجتماعات تدار ببطء بسبب مستوى المنسق المسئول عن إدارة الاجتماع غير الكفء، قم باختيار فرد آخر ينال ثقة الجميع ولديه القدرة على إدارة النقاش بطريقة مثالية ودون الإساءة للآخرين. هناك العديد من الطرق لعلاج هذا الأمر قبل اللجوء إلى محاولة طردهم من الفريق، وهو ما يسبب مشاعر سلبية بين المشاركين إذا اضطررت للجوء إليه.   سلوك التلاعب أو الرغبة في الهيمنة والسيطرة قد يكون نابعًا من الشعور بالخوف. إذا كان الفرد يمثل منظمة آخرى، فقد يكون قلقًا من أن منظمته تفقد سيطرتها على الأمور. حاول اكتشاف الأسباب الكامنة وراء ذلك السلوك غير السَوِّي وناقش ذلك مع فريق العمل. وإذا كان أمرًا شخصيًا، فاطلب من العضو حله والتخلص منه. إذا كان الفرد يحجب تضاربًا في المصالح أو لا يتحدث عندما يواجه قرارًا، استغل وقت الاجتماعات في مناقشة وجهة نظر كل شخص في المقابل. استخدم نظامًا واضحًا للنقاش للتأكد من أن الأفراد كثيري الجدال لا يهيمنون على الاجتماعات. حدد أهدافًا ووسائل واضحة تقدر على وضعها كتابيًا لتقليل الارتباك والتشوش. إذا واصل الفرد الجدال حول أهداف مكتوبة ومتفق عليها من الأغلبية، فوجه له لومًا مباشرًا وتحذيرًا أخيرًا بضرورة التوقف عن ذلك، وإذا لم يمتنع وفر بديلًا له في أقرب وقت. قد يشير ذلك إلى رغبة في إنجازات ملموسة، بدلًا من الاختلاف حول الأهداف النهائية. اعمل على تحقيق توافق حول نتائج محددة يمكن تحقيقها وخطط واستراتيجيات تماشيًا مع ميثاقك الخاص. إذا كان الأعضاء من قيادة المنظمة يضعون عليك وعلى فريق عملك الضغط من أجل إنجاز المهام بشكل أسرع، بما قد يضر هيكلة العمل في فريقك، فأعد تذكيرهم بأن فريق عملك له سلطته الخاصة. التخطيط خطوة في غاية الضرورية في العمل الجماعي. في بعض الأحيان، تحتاج فرق العمل إلى اختيار طرف خارجي للوساطة فيما بينهم. يقوم ذلك الوسيط بإدارة اجتماع أو اثنين لحل المشكلات. إذا وقعت قدميه في شرك الخلافات الدائرة بين أفراد العمل، وجب تغييره. تظهر الحاجة للوسيط في المواقف التالية:   عندما يكون قائد فريق العمل جزءًا من النزاع. عندما يظهر خلاف حول ما إذا كانت هناك مشكلة موجودة أم لا. عندما تكون الاختلافات الثقافية جزءًا من الأزمة، على أن يكون الوسيط شخص لديه معرفة مسبقة بكلتا وجهتي النظر. عند الحاجة لرأي نزيه ومحايد. كمثل مواقف تضارب المصالح. إذا كان فريق العمل لا يقدر على حل الخلافات. تكون في أمس الحاجة لوجود وسيط قادر على تدريب فريق العمل على حل النزاعات بدلًا من توجيه الاتهامات لبعضهم البعض في وقت الأزمات. يجب أن يكون الغرض من مجموعة العمل واضحًا ومحددًا لكل الأفراد المشاركين. تأكد من أنك تعرف مدى المشروع، حتى إذا كنت تعمل على مجرد نشاط مدرسي أو أي هدف قصير المدى. هل أنت مضطر للعمل في الإجازات الأسبوعية؟ هل يعرف الجميع العمل المحدد المطلوب؟ بدلًا من محاولة إنجاز كل شيء بنفسك، يكون من الأفضل أن تقسم المهام وتتحكم في أفراد الفريق لإنجازها. اترك الفرصة لكل فرد من المشاركين لاكتشاف نقاط قوته والعمل عليها للمشاركة في تحقيق الهدف المنشود. إذا شعرت بضغط فى العمل أو تظن أن أحداً آخراً قد يستفيد من مساعدتك، بادر بالتحدث. يجعل تعيين كل فرد في أدوار عامة مثل " الباحث " أو " منسق الاجتماعات" من توزيع المهام المحددة عملية أسهل فيما بعد. توقف عن الانفراد بالحديث واستمع للآخرين، ولا تمنح نفسك وقتاً تتحدث فيه أكثر من الآخرين. أمعن التفكير في مقتراحات الآخرين قبل الرد التلقائي عليها حيث يزدهر العمل الجماعي عندما يدرك كل شخص قيمة مشاركة الأفراد الآخرين.  إذا كان الحديث بين أفراد مجموعة العمل يأخذ الكثير من الوقت، ضع نظامًا للنقاش. بالنسبة لمجموعات العمل الصغيرة، من الممكن أن تمنح كل فرد وقت للتحدث بالترتيب وفق اتجاه عقارب الساعة. أمام المجموعات الكبيرة فيكون من الأفضل تحديد عدد دقائق محددة لكل مشاركة، أو عدد معين من المشاركات في كل اجتماع. لتشجيع الأفراد الخجولين على المشاركة، وجِّه لهم الأسئلة واطلب منهم المشاركة في المواضيع المتعلقة بمواضيع معرفتهم أو تخصصهم. العمل الجماعي يمضى قدمًا بشكل أكثر فاعلية في مناخ من الثقة المتبادلة بين الأفراد. إذا شعرت أن أحد الأشخاص لا يؤدي عمله بالطريقة الصحيحة أو لا يظهر اهتمامه بالفريق، يجب أن تحاول مناقشة الأسباب وراء ذلك وبطريقة لا تحمل أي اتهامات مسبقة. يؤثر إلقاء اللوم وتوجيه الإتهامات المتكررة سلبًا على روح العمل الجماعي بداخل الفريق. ناقش المشكلات بشفافية ووضوح وأمام الجميع وليس من وراء ظهر البعض!. يجب أن يُتاح لأفراد فريق العمل الفرصة لمشاركة الأفكار والمعلومات بين الاجتماعات. استخدم التطبيقات الإلكترونية ومناقشات البريد الإلكتروني أو مشاركة الملفات، من أجل إبقاء الأفراد على إطلاع دائم بالأحداث. اجتمعوا في لقاء غير مرتبط بالعمل بين الحين و الآخر، من أجل الاسترخاء وحسب. ستعملون سويًا بطريقة أفضل إذا تعرفتم على بعضكم البعض بطريقة صحيحة. اطلب من كل أعضاء فريق العمل إجراء اجتماع لمناقشة طرق التطور وتحسين مستوى العمل. حدد أهداف وأحداث رئيسية قصيرة المدى وناقش مع الأعضاء كيفية الإيفاء بها. وللعمل طويل المدى، راقب بشكل منظم مدى سعادة ورضا الفريق عن عملية السعي لتحقيق الهدف المنشود.  جرب استخدام مقاييس الواقع القائم لمراقبة عملية إتمام العمل. لا تكتفى فقط بطرح الأسئلة على الفرد إذا ما كان قد أتم البحث أم لا؟ لكن بدلًا من ذلك تفقد عدد الأوراق التي أتم كتابتها وما هي المصادر التي توصل لها. إذا وجدت أن أحد أفراد فريق العمل لم ينجز مهامه، ناقش معه الأسباب التي منعته عن ذلك. وحاول التوصل معه لحلول لتلك المشاكل. الخلافات أمر شائع في أي مجموعة عمل. عندما تظهر الخلافات، اعمل على توفيق الآراء للتوصل إلى قرار جماعي واحد.  إذا لم تقدر على تحقيق الإجماع وكنت في حاجة لمواصلة العمل، فتأكد على الأقل من أن الأفراد المعارضين تقبلوا القرار من الأغلبية وأنهم متفهمين الجهد المبذول للوصول لحل وسط. تجاهل رأي أحد الأفراد سيفصله عن العمل الجماعي ويجعل العملية كلها تمر بأزمات متوقعة فيما بعد. حتى في حالات الجدال والخلاف الحادة بين المشاركين، حاول أن تتحكم في مشاعرك وأن تسيطر على نفسك وعلى الفريق ككل، وأن تنهى الخلافات بمجرد الوصول لرأي جماعي أو رأي الأغلبية. استخدام المزحات الجيدة في الوقت الصحيح تكون في غاية الأهمية للتهدئة في حالات الجدال الحادة. اجعل نفسك موضوع المزحة وتجنب السخرية الحادة من الآخرين. لا تهاجم أحد بالسخرية منه في أوقات انفعاله. يمكنك أن تسيير العمل مع أفراد من المؤسسات غير هادفة للربح والأعمال التجارية والقطاع العام والأفراد. لكن ابحث عنهم جيدًا أولًا. تناقش بشفافية حول إذا ما كانت تلك المجموعة قادرة على الالتزام بنوع العمل الجماعي الذي تفكر فيه.  إذا كنت تبحث عن شريك مالي، لا تدعُ منظمة تعاني من أزمات مادية أو منظمة حكومية في فترات خفض الإنفاق. لا تتعاون مع مجموعات أو أفراد مشهورة بعلاقات عمل ضئيلة المستوى أو مشاكل الثقة أو التعامل غير الأمين والطعن في الظهر! تأكد من أن كل المجموعات المشاركة تفهم الغرض من تشكيل التعاونية والهدف المحدد الذي سوف تعمل عليه. وتأكد من أن كل مجموعة ملتزمة بمستوى من المشاركة قبل البدء.  حدد جدولًا زمنيًا للتعاونية. سوف تقع في المشاكل سريعاً إذا توقعت إحدي المجموعات عقد القليل من الاجتماعات و حسب بينما افترضت مجموعة أخرى أنكم مقبلون على مشروع مدته عام كامل. اجعل التوقعات واضحة. يجب أن تكون المنظمات المشاركة على علم بعدد الأفراد والوقت المطلوب منهم وإلى أي مدى ستكون القيادة مُشارَكة. حدد غرضًا يقدر الأفراد على الالتزام به. يجب أن تركز التعاونية على تداخل الأهداف بين كل الأفراد. دون وجود مهمة خاصة بكل مؤسسة. ابحث عن الأفراد ذوي الخبرات المتعلقة ومن يتمتعون بمستوى جيد من الثقة والمصداقية. لا توافق على وجود أشخاص غير مؤهلين فقط لأنهم متطوعين أو أصدقاء شخصيين لك.  لا تملأ فريق العمل بالعديد من الأعضاء. كلما زاد العدد، كلما تمت العملية ببطء أكثر. لذلك اختر العدد الكافي لتحقيق غرضك وأهدافك. يسهل ذلك عليك أيضًا عملية إدارة الفريق وتوزيع المهام. إذا تضمن الهدف تغييرات تنظيمية واسعة لمجموعات الأعضاء، ستكون في حاجة لقيادة متواجدة في كل مجموعة مشاركة. عيّن مستشار قانوني إذا كنت تخطط للحصول على تمويل بصفتك تعاونية. أحضر أفراد إضافيين من خارج المؤسسات الرئيسية عند الحاجة. أحد أعضاء مجلس المدرسة أو حكومة المدينة أو قطاع الأعمال قد يقدر على إمدادك بوجهات نظر لا تقدر على الإلمام بها بدونه. هل لدى الجميع قوة متكافئة لأخذ القرار؟ هل يمد أحد الأعضاء الفريق باستشارات خبيرة في تخصص معين، وهل هذا الشخص عضو كامل أيضًا؟. اعمل على أن يعرف كل الأعضاء الوقت المطلوب منهم من أجل حضور الاجتماعات وخارج العمل لإنجاز مهامهم.  ناقش هيكلة العمل في حالة قبول أفراد جدد وخروج أفراد قدماء من التعاونية. لا تنخرط في العمل في الحال؛ كتابة الخطوط العريضة وميثاق العمل وتفاصيله سوف توفر لك الكثير من الوقت وتحقق لك زيادة في كفاءة العمل وتحقيق الأهداف. ناقش ذلك في اجتماعاتك الأولى مع الأعضاء على أن تتضمن النقاط التالية:  المهمة والغرض. يجب أن تكون لديك الرؤية لذلك من قبل، لكن ستحتاج أن تناقش التفاصيل والصياغة مع الأعضاء، متضمنًا الجدول الزمني والأهداف الرئيسية. القيادة وخطوات إتخاذ القرار. وهي أمور في غاية الأهمية. يجب أن يوافق الجميع على دور القيادة وما هي الصلاحيات الموكلة والمختص بها قائد مجموعات العمل. هل يتم اتخاذ القرارات بالإجماع أم بنظام آخر مختلف؟ واصل النقاش حول ذلك حتى تصل إلى اتفاق كامل حول ذلك. القيم والفرضيات. حدد السيناريوهات الخطرة المتوقعة لكل مجموعة عمل، وناقش الخطوات المفترض اتباعها إذا ظهرت إحدى هذه السيناريوهات. القواعد الأخلاقية. إذا حدث تضارب مصالح، كيف ستعمل التعاونية على حل هذه الإشكالية؟ مَنْ بإمكان التعاونية الدخول فى علاقات مالية معه؟ هل سياسات المنظمات المشاركة متوافقة مع أفعال التعاونية، وإذا كان لا، كيف سيتم علاج التناقضات؟ النجاح في إنشاء التعاونية وفرق العمل وحده ليس كافيًا، بل يجب وضع نظم للحفاظ على حركة العمل والحفاظ على الحالة الجيدة لمسار المهام وتحقيق الأهداف. تقع مسئولية ذلك على عاتق كل الأفراد الموظفين وعلى المُنسق خاصة.  استخدم الميثاق في حالات النقاش والخلاف. ناقش التغييرات المحتملة في الميثاق إذا تغيرت أهدافك أو جدولك الزمني. اخلق مناخًا من الثقة. إذا ظهرت الخلافات الشخصية، أو شعر بعض الأفراد بأنه يتم تهميش آرائهم، فبادر بتغيير مسار المناقشات حتي يحصل كل شخص على فرصة للمشاركة و مناقشة الخلافات بشفافية ووضوح. ضع نظامًا لمراقبة انطباعات الأعضاء والحفاظ على التزام كل فرد منهم في عمله. التواصل الدائم. سجل كل القرارات المتخذة، وتواصل مع الأعضاء الغائبين. وفر فرصًا دائمة لكل الأفراد للتحدث في ظروف مريحة وغير رسمية جنبًا إلى جنب مع الاجتماعات.
ناقش النزاعات بشفافية. لا تنهك نفسك في حل كل الاختلافات. معالجة الأسباب الكامنة وراء تدني المشاركة. اعمل على حل الخلافات الدائرة حول العادات أو اللغة أو الاختيارات الشخصية. نظم اجتماعات فعالة. تعامل مع الأفراد المتلاعبين وكثيري الجدال. قلل الجدال حول الأهداف وخطط العمل. إدارة الضغوط من أعضاء المؤسسة. أحضر وسيطًا في المواقف المتأزمة. افهم الهدف المحدد والفترة الزمنية. اتقن توزيع المهام. امنح الفرصة للجميع للمشاركة في النقاشات. افترض حسن النية. اقترح طرقًا للتواصل. اجعلهم يتحملوا المسئولية و يتبادلون الآراء. اعمل على تحقيق الإجماع فى الآراء متى أمكن ذلك. لا تضع العقبات بينك وبين فريق العمل. اختر المجموعة الصحيحة. ضع هدفًا واضحًا. أشرك الأفراد المناسبين. اجعل دور كل عضو واضحًا. اكتب ميثاق العمل. الحفاظ على مناخ العمل.
https://www.wikihow.com/Collaborate https://www.wikihow.com/Collaborate https://www.wikihow.com/Collaborate
Dealing with Issues as a Group Participating in a Collaboration Forming a Collaboration