التنظيم قبل أسبوعين من المناسبة التخطيط قبل المناسبة بأشهر العمل قبل يوم من المناسبة إدارة يوم المناسبة
ثبت التاريخ والمكان والضيف الرئيسي والمنظمين واسم المناسبة والشعار. هل يمكن أن يحدث خطأ بأي شيء؟ هل تحتاج لأي تغييرات في اللحظة الأخيرة؟ يجب أن يكون كل شيء مؤكدًا عندما تحل هذه المرحلة. احصل على موافقة على الميزانية والجدول وغيرهما من أعضاء الفريق والمسؤولين. يُعد هذا وقتًا جيدًا للكشف عن كل الأسئلة. هل يعرف كل شخص التزاماته؟ هل جميعهم مرتاحون فيما يخص كل القضايا؟   تقابل ثانية مع أعضاء الفريق والمتطوعين للعصف الذهني بشأن أية مشاكل قد تظهر. يُعد هذا وقتًا مثاليًا لوضع خطة إجرائية كذلك. احرص على عدم وجود مشاكل داخلية بالفريق. ابقَ على تواصل مع كل قادة الفرق وكذلك أعضاء الفريق والمتطوعين. إن كانت المناسبة ضخمة فدع أشخاصًا مختلفين ينسقون الأنشطة المختلفة تحت إشراف شخص واحد. يجب أن يكون قائد الفريق موثوقًا من قِبل أعضاء الفريق.  من الأفكار الجيدة أن يخصص شخص أو اثنان وقتهما للمقابلة والتحية والحديث عن المناسبة مع قدوم الناس وبدء المناسبة. أولئك الأشخاص ببساطة لجنة استقبال يعملون على رفع المعنويات وطمأنة الجميع. من المرجح أنك مشترك في فيسبوك وتويتر، ولكن توجد العديد من المواقع الأخرى التي يمكنك استخدامها كذلك وتساعدك في نشر الخبر مثل إيفنتبرايت وإيفايت وميتآب. إن لم تسمع بتلك المواقع من قبل فاذهب لتصفحها حالًا، وإن كنت تريد بيع التذاكر عبر الإنترنت فاستخدم تيكيباد  لأنه ممتاز.  قم بالطبع بتحديث موقعك أو مدونتك أو حسابك على فيسبوك إن وجد. يمكنك إرسال رسائل تذكير ووضع صور ومتابعة الردود. كلما كنت أكثر نشاطًا كلما أصبح حضورك معروفًا. إن كنت تقيم مناسبة حول البستنة أو الديكور المنزلي أو أي شيء إبداعي فاستخدم بينتيريست. ستجد الكثير من النفقات الجديدة في الأسابيع المقبلة وعليك تجنب إنفاقها جميعًا من جيبك الخاص. اجمع على الأقل بعض المال لتغطية الرسوم الأولية كالمكان والمعدات والممونين. قد يحتاج بعض أولئك الناس أو الأماكن أو الأشياء لدفع مسبق قبل بدء المناسبة.  احرص على وضع نظام للفواتير والتأكيدات والإيصالات والأوراق بشكل عام. ستحتاج للاحتفاظ بكل شيء والعودة إليه لاحقًا، لذا من الأفضل أن تكون منظمًا منذ البداية خصوصًا إن تعرضت لسوء المعاملة من فريقك. جهز المنشورات وأطلق الإعلانات وأخبر وسائل الإعلام وانشر بالرسائل وأجر الاتصالات وزر المشاركين أو الرعاة. كيف سيعرف الناس دون ذلك؟ احرص على اكتمال المعلومات المنشورة وتقليل حيرة القراء من أجل جذب انتباههم.  فكر في جمهورك المستهدف. إن كنت تحاول الوصول للعجزة فلا سبب لأن تقضي وقتك في إرسال رسائل على سناب شات، بل اذهب إلى أماكنهم واستخدم الأدوات التي يستخدمها جمهورك. تتضمن تلك العناصر الميداليات أو الألعاب أو التذكارات أو الجوائز أو الشهادات. توجد العديد من الأمور الصغيرة التي لا يلاحظها المبتدؤون، ولكنك تعرف كل تفاصيل وجنبات المناسبة. لا تنسَ كذلك الطاولات والمقاعد ومعدات الصوت والإشارات والمفارش وكل الأمور المهمة الكبرى.  هذا شيء آخر تناقشه مع فريقك. لا تكف عن التفكير به حتى تجد خمسة أشياء نسيتها، ولو حتى قلمًا أو عدة إسعافات أولية أو بطاريات أو ثلجًا أو أسلاك تمديد. يجب عليك أن تعلم أنه مهما حدث فإنك قد اتخذت الاحتياطات اللازمة للتعامل معه. أعد ترتيبات الصور والفيديو ونقل الضيوف والطعام وطاقم التنظيف. يمكن أن تستمر القائمة إلى ما لا نهاية، ولكن لن تتمكن حينها من تنظيم المناسبة!   أعد ترتيبات الطعام والمرطبات. هذا وقت جيد كذلك للتجهيزات الخاصة مثل تجهيزات ذوي الاحتياجات الخاصة مثلًا. تفقد المشاركين النباتيين أو ذوي الاحتياجات الغذائية الأخرى؛ تتضمن العديد من مواقع حجز التذاكر خيارات "للأسئلة المخصصة" لمساعدتك في معرفة أي احتياجات خاصة. أعد ترتيبات للمقاعد والطاولات والستائر الخلفية والميكروفونات والسماعات وأجهزة الكمبيوتر وشاشات العرض والمنصات وأي شيء تحتاج لتجهيزه في مكان المناسبة. ستحتاج لكل أرقام الهواتف والعناوين والبريد الإلكتروني من أعضاء الفريق؛ أعد كذلك قائمة مشابهة لكبار الضيوف ومقدمي الخدمات والسلع، وعندما لا يحضر شخص أو يتأخر بالحضور فستعلم كيف تتواصل معه.  لنفترض أن الموردين لم يصلوا في موعدهم، ماذا ستفعل؟ ستخرج الورقة المجهزة وتتصل بهم. هل ظنوا أنك كنت ستقوم بتوصيل الطعام بنفسك؟ لا يهم، فقط أعط الرقم لشخص آخر بحيث يذهب إلى العنوان المدون عليه لإحضار الطعام وبهذا تتجنب الكارثة. الآن اتخذ القرار بألا تستأجرهم ثانية أو أن تكون أكثر وضوحًا في شرحك للطلبات. انظر في المكان وقيم موقف السيارات والحمامات وغرف انتظار الضيوف والترتيبات والمداخل والمخارج. ابحث عن أماكن قريبة يمكنك فيها القيام بالتصوير والمكالمات وشراء أي شيء في حالة الطوارئ. عليك ببساطة أن تعرف تفاصيل المكان كأنه منزلك.  تحدث إلى جهات اتصالك كذلك. يجب أن يكونوا على علم بالمكان أكثر من أي شخص آخر. هل توجد أي مشاكل يجب أن تعرفها؟ هل توجد قيود على الوقت؟ هل تُغلق بعض الأماكن في أوقات محددة؟ هل توجد حملات تفقد لإنذار الحريق؟ ضع في ذهنك جملة أو اثنتين لتوجيه المناسبة في الاتجاه الصحيح. هل تخطط لتثقيف مجتمعك؟ أم إقناع الناس بالتبرع؟ أم بالاحتفال بشخص أو مجموعة أشخاص؟ اجعل الغرض محددًا قدر الإمكان. أيًا كان ما تفعله (التثقيف أو الإقناع أو الاحتفال أو غيره) فاعرف "لماذا" تقيم المناسبة.  فكر في بيان الرسالة، فهي هيكل النجاح. عندما تعرف ما تريد فعله بالضبط سيكون من الأسهل القيام به. ما الذي تريد تحقيقه بالضبط؟ لا نقصد عدد الأشخاص الذين تريد حضورهم وليس حقيقة استضافة المناسبة، بل ما الناتج الذي تريد الوصول إليه؟ أن ينضم خمسة أشخاص إلى منظمتك؟ أن تجمع 10000 جنيه في التبرعات؟ أن تغير العقول؟ أن تحمس الناس؟  فكر في أكبر ثلاثة أشياء تريد تحقيقها كنتيجة لهذه المناسبة وركز على جعلها حقيقة. ربما يكون أحد الأهداف ماليًا والآخر اجتماعيًا والثالث شخصيًا؛ الأمر عائد لك. يجب أن تمتلك فريقًا من أشخاص ذوي مهارات مختلفة. يمكنهم مساعدتك في كل شيء بدءًا من تجهيز الجداول والميزانيات إلى إعداد الدعوات والملصقات إلى التحريب بالضيوف والقيام بالأعمال اليدوية كالتنظيف بعد المناسبة. بمعنى آخر، يمكنهم المساعدة في إنجاز الأمور؛ احصل على متطوعين موثوقين إن استطعت.   احرص على إبقاء أعضاء فريقك ومسؤوليك على اطلاع بتحديثات خططك. يمكن للتعاون أن يسهل وظيفتك، فعندما تطلب منهم المساعدة كن شاملًا في شرح توقعاتك منهم ومستوى مشاركتهم في المشروع. إن لم تتمكن من إيجاد متطوعين فاستأجر طاقمًا. يعتمد الأمر على نوع المناسبة التي تنظمها، فقد يتمكن مكان المناسبة من تقديم شخص أو أكثر أو يمكنك استخدام منظمة مختصة. . يجب تضمين كل النفقات والواردات والرعاة والنفقات الاحتياطية. إن لم تضع ميزانية فستجد العديد من الفواتير ومحفظة خالية ودون أن تمتلك فكرة عما حدث. كن واقعيًا منذ اليوم الأول بحيث لا تحدث أية مفاجئات في يوم المناسبة.  ابحث عن طرق لتقليل التكلفة. هل يمكنك دفع المتطوعين للعمل مجانًا؟ أو تجربة أماكن أرخص ثمنًا (كمنزل شخص)؟ تذكر أن التجمع الصغير والبسيط ذا التأثير البالغ أكثر إبهارًا من حفلة فاشلة في مكان فاخر. هذا أهم شيء متعلق بالمناسبة: ما الوقت والمكان المناسبين للمدعوين؟ عليك اختيار وقت يكون الجميع فيه متاحين واختيار مكان ملائم؛ تذكر أن يكون ملائمًا للميزانية.  تفقد تقويم مجتمعك وضع جمهورك في اعتبارك. إن كنت تعمل مع مجموعة من ربات المنازل فاختر وقتًا خلال اليوم وفي الحي (ربما يمكنك تقديم خدمة مجالسة الأطفال كذلك). إن كان الحاضرون من التلاميذ فاختر وقتًا بالليل وفي منتصف المدينة؛ اذهب إلى حيث هم بالفعل إن استطعت. تحتاج بعض الأماكن للحجز بالطبع. اتصل بالمكان الذي تفكر باستخدامه بأسرع وقت ممكن، فقد يكون أكثر انشغالًا مما تظن. كيف سيكون موقف السيارات؟ ماذا عن دخول المعاقين؟ ماذا يمكنك فعله بالمساحة المتاحة؟ ما المعدات التي ستحتاجها؟ ما العناصر الإضافية (ماء الشرب للمتحدثين والشارات والكتيبات الدعائية) التي ستحتاج لنفقات إضافية؟ كم عدد الناس الذين تحتاجهم حقًا لتمضي الأمور بسلاسة؟ من المهم أن تجلس مع نفسك لدقيقة (ومع فريقك) لتفكر في كل جوانب القصة. هل هناك أية عقبات يمكن توقعها وتفاديها؟ هل يوجد ضيوف ذوو خصوصية يجب تلبية احتياجاتهم؟ هل يجب تحقيق أي توقعات؟ ابدأ بتجهيز مسودة لملصق أثناء التجهيز. يجب أن يتضمن الملصق التاريخ والوقت والمكان الأولي والضيف الرئيسي واسم المناسبة والسمة أو الشعار. نظرًا لأن ذلك مبكر فيمكنك أخذ وقتك، ولكن من الأفضل تجهيز إصدار أولي لاستيضاح المظهر النهائي.  فكر في طرق أخرى لنشر الخبر كذلك. أهي رسائل البريد الإلكتروني؟ أم البريد العادي؟ أم فيسبوك وتويتر وغيرهما من مواقع التواصل الاجتماعي؟ ما الذي تحتاجه قبل الحفل لدفع الناس للحضور وما الذي تحتاجه خلال الحفل لجعلهم لا يغادرون؟ خذ نفسًا عميقًا وافتح برنامج إكسل. جهز مسودة جدول لأنشطة المناسبة وأعد بضعة جداول لتنظيم أفكارك. قد تبدو تلك أوراقًا عديمة الأهمية حاليًا، ولكن بعد شهرين ستجد نفسك شاكرًا لنفسك في الماضي على التجهيز المسبق.  جهز خطًا زمنيًا (مع مواعيد نهائية) لكل نشاط. دون أسماء كل الناس وأماكن حاجتك لهم. يمكنك بهذه الطريقة تنظيم نفسك والاستعداد للإجابة عن أية أسئلة مستقبلية من الآخرين. من الهم أن تحافظ على اتزانك وأن تتجنب الارتباك. أنت تجهز لهذه المناسبة منذ شهور وسيكون كل شيء على ما يُرام. كلما كنت أهدأ أصبح فريقك أكثر هدوءًا وأصبحت المناسبة أكثر سلاسة، كما أنها ستنتهي قريبًا. أنت المسيطر على الموقف. لقد جهزت كل شيء وفكرت بكل المشاكل المحتملة، وإن حدثت أية مشكلة فأنت تعلم كيفية التعامل معها؛ تذكر أنه لن يلومك أحد. إن كان أحد الضيوف فظًا أو كان الطعام سيئًا فسيعلم الناس أنك لست مسؤولًا عن كل شيء، لذا استرخِ. احرص على التواصل مع الجميع بشأن كيفية الوصول للمكان وموعد الوصول، فآخر ما تريده أن يتصل بك جميع أفراد فريقك في وقت المناسبة متسائلين عن مكان الباب. ابذل جهدك لمعاينة سلوك الجميع حتى إن لم يطرحوا عليك أسئلة. هل يبدو الجميع مرتاحين بخصوص وظائفهم؟ هل الجميع متفقون؟ إن لم يكن ذلك هو الوضع فتحدث معهم لمحاولة حل المشاكل. ربما يكون شخص مؤهلًا أكثر لقسم مختلف أو العمل مع أشخاص مختلفين. أعد قائمة بالدعوات في جدول واعرف عدد الحضور. في معظم المناسبات عدد الذين ردوا بالحضور لا يشكل عدد من سيحضرون في الواقع. يمكن أن يقول 50 شخصًا أنهم سيحضرون ولكن يأتي 5 أو 500، لذا كن مستعدًا للتعامل مع أي عدد رغم تحضيرك لرقم مسبق.  ذكِّر كبار الضيوف بالمناسبة. قد تتفاجأ بعدد الأشخاص الذين نسوا تاريخ المناسبة؛ يمكنك تجنب ذلك بمكالمة أو رسالة. هل الغرفة نظيفة ومتاحة؟ هل كل المعدات الإلكترونية مجهزة وتعمل؟ هل تحتاج لتجهيز أي معدات مسبقًا؟ هل يبدو المنظمون مستعدين؟  تفقد ما إن كان عدد المنظمين كافيًا. من الأفضل أن تمتلك أكثر مما تحتاج بالطبع، وستحتاج لشخص للانطلاق في حالات الطوارئ للقيام بعمل أو العناية بضيف أو حل مشكلة لم تتوقعها، أو حتى إحضار القهوة لك. يمكن أن تتضمن العدة زجاجة ماء ووجبة خفيفة وقلمًا ومفكرة ومنشورًا وأي معلومات مطلوبة. يمكنك كذلك تضمين تذكارات صغيرة؛ هذه لمسة لطيفة تقنع الناس بأن المناسبة منظمة على أكمل وجه وتشعرهم بالتقدير.  يمكن إعطاء هذه العدة للضيوف أو المنظمين أو كلاهما. من لا يحب وجبة خفيفة وقلمًا؟ هذه قائمة بكل المعلومات الضرورية مرتبة بالوقت و/أو المكان. جهز أجندة مرتبة بالدقيقة للأنشطة المهمة، واختر التنسيق كما تحب. حاول فقط تقليل كمية المعلومات كي تسهل قراءتها.  إن كنت مثابرًا ومجتهدًا يمكنك إعداد أنواع مختلفة من الأوراق الوقتية. قد يرغب المتحدثون بقائمة للمتحدثين الآخرين ومكانهم ووقتهم. قد يحتاج فريقك لقائمة بالمعدات والأوقات وبروتوكول التنظيف؛ إن كان لديك الوقت لإعدادها فقد تكون مفيدة. كم سيكون من السيء أن تصل للمكان وكل شيء وشخص هناك ثم تدرك أنك نسيت إحضار الأكواب الـ 12000 من منزلك؟ لقد أفسدت كل شيء الآن. أعد قائمة التدقيق ودققها مرتين وأحضر كل شيء تحتاجه.  إن كانت الأشياء موزعة في أماكن عدة فخصص أشخاصًا لكل مكان. بهذه الطريقة لن تقضي في نهاية اليوم 8 ساعات في تجميع كل شيء والارتباك؛ وزع العمل لتقليل المهام. تحقق من وجود الجميع وجاهزية المعدات الإلكترونية. هل توجد أسئلة باللحظات الأخيرة؟ إن كان لديك وقت فقدم للأعضاء مشروباتٍ وقل كلامًا تشجيعيًا. أنت تسيطر على الوضع، فأنت مستعد تمامًا.  احرص على ارتداء المنظمين شارات مميزة بحيث يمكن للمشاركين إيجاد المساعدة عند الحاجة، فالملابس الفضفاضة لا تكفي أحيانًا. تفقد الداخل والخارج: هل تحتاج لبالونات على صندوق البريد؟ أم ملصقًا في الزاوية؟ ماذا عن الأبواب والردهة؟ إن احتاج ضيوفك للمشيء في متاهة فالعلامات الأكثر أفضل.   إشارات الترحيب والمعلومات الأخرى في مقدمة البناية على وجه الخصوص مفيدة. يجب أن يتمكن الناس من معرفة المكان عبر الطريق. جهز طاولة للاستقبال والتسجيل. عندما يدخل الضيوف من الباب يجب أن يروا ما يحتاجون لفعله بالضبط، وإلا سيتوهون بتشكك وعدم راحة. هل تذكر لجنة الاستقبال التي تحدثنا عنها؟ خصص شخصًا عند الباب للترحيب بالضيوف والإجابة على أسئلتهم. شغل بعض الموسيقى. يمكن للموسيقى أن تقتل أي شعور بالغرابة بين الحضور. إن كان أحد المتحدثين سيتأخر فيجب التسويف. إن كان تجهيز الطعام يستغرق وقتًا أطول فيجب إعلام الحضور بالتغييرات. نادرًا ما تمضي المناسبات حسب ما هو مخطط، لذا احرص على جعل قنوات التواصل مفتوحة كلما انحرفت عن المسار الصحيح. قد ترغب بتذكار خاص، ورؤية شخص يمشي بكاميرا يحمس الناس كثيرًا. قم بتصوير شارات الرعاة وشاراتك والمدخل والاستقبال.. إلخ. يمكنك استخدام هذه الصور للعام المقبل.  اجعل صديقًا أو مصورًا محترفًا يتولى الأمر إن أمكن. لديك ما يكفي من المهام بالفعل، فأنت ستحتاج للتعامل مع ضيوفك، لذا اجعل شخصًا آخر يتولى أمر التصوير. من المرجح أنك زرعت شيئًا بعقول ضيوفك وتريد منهم أن يغادروا مفكرين بشيء ما أو متسائلين عن أمرٍ ما أو راغبين بإجراء ما. لذا جهز منشورًا أو شيئًا يمكنهم أخذه بحيث يجدوا ما يفعلوه بعد انتهاء المناسبة.  يمكن إضافة نموذج تقييم. اعرض على الضيوف طريقة للمتابعة وقول ما يفكرون به بشأن التحسينات الممكنة وما يريدون رؤيته في المرة المقبلة، وبالتأكيد كيف يمكنهم الانضمام في المستقبل. تفقد عداد الكهرباء وأزل اللافتات والطاولات... إلخ. عليك ترك المكان كما وجدته خصوصًا إن كنت قد دفعت مقابل المكان وأردت العودة مستقبلًا، فقد يحصلون رسومًا يمكنك تجنبها. قسم المهام بحيث تنتهي سريعًا ودون مشاكل.   راجع للتأكد من عدم نسيان شيء قيم، وإن وجدت شيئًا ضعه في قائمة المفقودات. إن أتلفت شيئًا فأخبر مسؤولي المكان بالأمر، فالصدق أفضل ما يمكنك فعله. تولَّ أمر القمامة قدر الإمكان، فسيتولى عمال الصيانة كل شيء بعد ذلك. تبعًا للمناسبة فقد يتراوح هذا بين لا شيء وبين قائمة طويلة من نشرات الشكر والإيصالات. إليك بعض الأفكار لمساعدتك على البدء:   اشكر كل أعضاء الفريق خصوصًا الرعاء والمتطوعين، فما كنت لتتمكن من إنجاز الأمر دونهم. أنهِ الحسابات وقم بتسويتها. يجب فعل هذا بأسرع وقت ممكن، فكلما حللت الأمور أسرع كان أفضل. أقم حفلة شكر للمساهمين. يجب أن يشعر طقمك بالتقدير وأن يشعر المتبرعون بأنهم أحدثوا فرقًا بقضية صالحة. وزع أي تذكارات أو منشورات أخرى على الأشخاص المستحقين. قدم الإيصالات للرعاة والآخرين. انشر الصور على موقع المناسبة. بعد الانتهاء من كل شيء، ماذا كان يمكنك فعله بشكل مختلف؟ ما الذي نجح وما الذي لم ينجح؟ هل ستختار تنظيم مناسبة كهذه ثانية؟ ما الدروس المستفادة؟  إن تلقيت آراء فقم بمراجعتها. إن لم تحصل عليها من ضيوفك فاسأل طاقمك. ماذا يظنون؟ هل استمتعوا بوقتهم على الأقل؟
تأكد من جاهزية كل شيء. قابل فريقك. وزع الأعمال على الأعضاء ودع شخصًا خبيرًا ينسق كل الأنشطة. احرص على تحديث أي موقع إلكتروني ذي صلة بالمناسبة. اجمع الرعاة ومصادر المال الأخرى. تسوق للحدث. اجمع العناصر المطلوبة للمناسبة. أعد ترتيبات كل شيء. جهز قائمة بجهات الاتصال. قم بزيارة مكان عقد المناسبة مع أعضاء الفريق. حدد الغرض من المناسبة. ضع أهدافًا. اجمع المتطوعين. أعد ميزانية حدد الوقت والمكان. فكر في اللوجستيات. فكر في التسويق والدعاية. نظم نفسك حيث من الممكن جدًا أن تشعر بالفوضى العارمة. حافظ على هدوئك، فأنت تسيطر على الوضع. تفقد مرة أخيرة مع فريقك. تفقد كل الدعوات والردود. اذهب إلى المكان وتأكد من جاهزية كل شيء. جهز عدة المشاركين. أعد ورقة وقتية. جهز قائمة تدقيق بالأشياء التي يجب أخذها لمكان المناسبة. اذهب إلى مكان المناسبة باكرًا مع أعضاء فريقك والمتطوعين. جهز كل شيء. تأكد من معرفة الأشخاص المهمين بما يجري. التقط صورًا. قدم شيئًا للضيوف عند مغادرتهم. نظف المكان. نفذ كل الواجبات التالية للمناسبة. اعقد اجتماعًا تاليًا للمناسبة من أجل تحسين الأداء مستقبلًا.
https://www.wikihow.com/Organise-an-Event https://www.wikihow.com/Organise-an-Event https://www.wikihow.com/Organise-an-Event https://www.wikihow.com/Organise-an-Event
Organising 2 Weeks Beforehand Planning Months Ahead Working 24 Hours Before the Event Managing the Day of the Event