تحديد غرض ونطاق تحليل التكلفة تصنيف التكاليف حساب التكاليف
يختلف نطاق تحليل التكلفة من مشروع لآخر وبناءً على قرارك الشخصي كذلك، وهو ما تحدده وفقًا للغرض الأساسي من التحليل والسؤال النهائي الذي ترغب في الإجابة عليه. لذا قبل أن تدرج العديد من الجوانب في خطة عملك على الأمر، اعرف بوضوح أولًا ما أنت بحاجة إليه وما ترغب في الوصول له جراء عملية تحليل التكلفة.   إذا كنت تُجري عملية تحليل التكلفة من أجل وضع ميزانية أو الخطة العامة المستقبلية، فستكون على الأغلب بحاجة إلى تحليل تكلفة شامل على نطاق المنظمة ككل. على صعيد آخر، إذا كنت بصدد غرض أضيق أو محدد بوضوح أكثر، مثل اتخاذ قرار بشأن تحصيل الرسوم على خدمة معينة (ومقدار تلك الرسوم)، فقد يكون ما تحتاج إليه هو تحليل تكلفة ضيق النطاق يهتم فقط بالدراسة والتحليل المالي لخدمة معينة تقدمها الشركة. اتفقنا أنك بحاجة إلى معرفة السبب من وراء عمل تحليل التكلفة، وبعد ذلك تحتاج بدورك إلى معرفة تكاليف "من؟" التي سوف تهتم بتحليلها. سنشرح هذا بوضوح في النقطة الفرعية التالية، لكن ضع في اعتبارك أن تحديدك لوجهة النظر أو الجانب الذي تقف به، يؤثر على فائدة تحليل التكاليف ككل، ويحدد لك البيانات التي تحتاج إلى جمعها وكيفية تصنيفها.   على سبيل المثال: قد تكون راغبًا في دراسة التكلفة بالنسبة لعملائك نظير تقديمك لخدمة معينة، وبالتالي ستعمل على تحديد التكلفة والحكم على مناسبتها للعمل وكأنك أحد هؤلاء العملاء، واضعًا في الاعتبار الرسوم التي تُحصلها (أو تخطط لتحصيلها) نظير تقديم الخدمة، وغيرها من التكاليف الإضافية، مثل الانتقال وما شابه. في المقابل، قد تنظر إلى التكلفة بالنسبة إلى الشركة أو المؤسسة نفسها في المقام الأول، وبالتالي كل ما ستضعه في حسبانك هو التكاليف العامة التي ستتكبدها الشركة نظير توفير خدمة أو منتج معين. قد يتضمن ذلك أيضًا النظر إلى "تكلفة الفرصة"، والتي تعني دراسة تأثير تقديم خدمة أو برنامج معين على عدم القدرة على تقديم غيره من الخدمات أو البرامج. الكيفية التي تخطط بها لتنفيذ برامج المؤسسة مُجتمعة تنعكس على تخصيصك للتكاليف والموارد والتوفيق بين المشروعات وبعضها البعض، وبالتالي يجب أن يكون ذلك واضحًا في ملف تحليل التكلفة لكل مشروع بشكل منفصل. إذا كانت المشاريع في المؤسسة منفصلة ومستقلة عن بعضها البعض، فعلى الأغلب أن التمييز حادث بالفعل وبديهي، ولكن في حالات المشاريع والبرامج المتداخلة، التي قد تتشارك الوقت والموارد، قد تكون مضطرًا لتمييز تلك البرامج عن بعضها البعض والفصل بينهم في أثناء دراستك لتكلفة كل منهم على حدة.   يمكن جمع المشروعات المتداخلة مع بعضها البعض بدرجة كبيرة سويًا، بدلًا من تقييم التكلفة الخاصة بكل منها على حدة، لكن يظل من حقك اتخاذ القرار وفقًا ما تراه مناسبًا. اتبع الإجراءات المنطقية والتي تُيسر العمل بدلًا من تعقيده أكثر متجنبًا كلما أمكن أي إهدار للمجهود أو تكرار العمل على نفس المهمة أكثر من مرة. يمكنك الحكم بخصوص فصل المشروعات عن بعضها البعض أو عدم فصلها من خلال النظر إلى الخدمة المُقدمة من كل مشروع، بالإضافة كذلك إلى الموارد اللازمة لتنفيذ كل منهم، وفي النهاية الجهة المستفيدة من تلك الخدمات. وبمجرد ما أن تجد اثنين من المشروعات متشابهة في اثنين أو ثلاثة من تلك العوامل سابقة الذكر، اجمعهما فورًا معهم واصنع لهم تحليل تكلفة واحد بنفس الغرض. تختلف الكيفية التي تقوم من خلالها بتصنيف التكاليف وحسابها بناءً على ما إذا كانت تحليل التكاليف مهتمًا بفترة زمنية طويلة (عدة أشهر أو سنوات) أو خلال مدة زمنية قصيرة (أسابيع قليلة أو مجرد نشاط عابر يحدث مرة واحدة).   إذا كنت راغبًا في اتخاذ قرار بشأن تحصيل أم عدم تحصيل رسوم نظير خدمة معينة تقدمها الشركة، فعليك أولًا أن تحدد التكلفة الأساسية التي تتحملها لتقديم هذه الخدمة مرة واحدة. بعد ذلك ستحتاج إلى إجراء عملية تحليل طويلة المدى لتحديد قدرة الشركة/المنظمة على الاستمرار في تحمل الخسارة الناتجة عن تقديم هذه الخدمة مجانًا أم لا. الأفضل دائمًا هو اختيار فترة زمنية تضمن لك التعرف على بيانات التكلفة والأرباح الدقيقة بدلًا من التخمين والتوقع، وهو ما يضمن لك إمكانية استخدام تحليل التكلفة كقاعدة متينة ومتيقن مما بها من معلومات في المزيد من عمليات التحليل الاقتصادي المقبلة. استفد من تحليلات التكلفة التي سبق إجرائها في الشركة أو المنظمة التي تعمل بها، وذلك من خلال استخدام نفس أساليب تصنيف التكاليف (أو شيء قريب منها). بالإضافة إلى ما يوفره عليك ذلك من حيرة لاتخاذ قرار بشأن الأسلوب المناسب، تضمن الاستمرارية في اتباع نفس الأساليب أن تكون التقارير كلها قابلة للمقارنة، وبالتالي تصبح مفيدة وذات فاعلية أكفأ بمرور الوقت.  لا مانع كذلك من النظر على تقارير تحليل التكلفة المنفذة من قبل جهات أخرى تعمل على تنفيذ مشاريع أو تقديم خدمات مشابهة لما تعمل عليه. تتضمن التكاليف المباشرة بنودًا مثل: الرواتب والعوائد التي يحصل عليها فريق العمل، الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع، التجهيزات والأثاث الخاصة بمكان العمل. وبناءً على نوعية المشروع أو الخدمة التي تقدمها، قد تحتاج كذلك إلى تكاليف خاصة بإعداد العقود والترخيصات والتأمينات.   تكون التكاليف المباشرة الخاصة بمشروع معين أو خدمة مقتصرة بشكل أساسي على ما تدفعه نظير تنفيذ المشروع قيد التحليل والتقييم، دون أن تشمل بنود التكاليف المشتركة مع غيرها من المشروعات. يمكن اعتبار النفقات الإدارية الأساسية (مثل الإيجار والكهرباء والمياه…) ضمن التكاليف المباشرة، فقط إذا كان للمشروع أو الخدمة التي تقدمها موقع عمل مستقل. تتضمن التكاليف غير المباشرة ما تنفقه نظير رواتب واستفادات فريق عمل الإدارة والمعدات والمرافق وغيرها من الأشياء المشتركة بين عدة مشروعات أو خدمات. يعتمد ما يتم تصنيفه على أنه تكاليف غير مباشرة على الكيفية التي فصلت بها بين المشروعات أو الخدمات المقدمة من قبل المؤسسة.  على الرغم من أنك تعمل على حساب التكاليف الخاصة بمشروع أو خدمة منفردة، إلا أنه من الضروري دائمًا أن تدرج في تقرير تحليل التكلفة هذا النوع من بنود التكلفة غير المباشرة المتداخلة بين مختلف المشروعات التي تعمل عليها. لا فائدة من ملف تحليل تكلفة لا يؤدي غرضه، لذا مرجعيتك الدائمة هي مدى فائدة وملاءمة الشكل النهائي لتقريرك في إفادة المؤسسة ودفع عجلة العمل بيسر وسلاسة. لا تخضع لرغبة الاعتماد على التصنيفات المالية واسعة النطاق، وبدلًا من ذلك اختر التصنيفات التي تنعكس بشكل مباشر على توضيح آلية الاستفادة من ملف تحليل التكلفة في المضي قدمًا للمزيد من مراحل تنفيذ المشروع.  من بين التصنيفات العامة الأساسية: تكاليف الموظفين وتكاليف التشغيل وتكاليف بدء العمل. يمكنك الإضافة والحذف حسب احتياجك، لكن لاحظ أنه في كل تصنيف مما سبق ذكره ستحتاج إلى أن تحدد أي التكاليف مباشرة وأيها غير مباشرة في كل تصنيف مما سبق ذكره. بالتأكيد أنك تحتاج من أجل جمع التكلفة وتحليلها إلى مصادر تنقل من خلالها التكلفة المالية الخاصة بكل بند إنفاق ترغب في تضمينه في تقرير تحليل التكلفة، لذا يجب أن تُجهز مجموعة السجلات والمصادر التي يمكنك أن تحصل من خلالها على أسعار بنود التكاليف المختلفة. اعتمد بشكل أساسي على الأرقام الصحيحة المؤكدة، لكن في الحالات التي تفرض عليك تخمين التكلفة، فعليك أن تحدد مصادر موثوق بها للحصول على المعلومات الدالة على التكلفة المتوقعة بما يضمن لك أن تكون تقديراتك أقرب ما يكون للتكلفة الفعلية النهائية.   اعتمد دائمًا – طالما أمكن ذلك – على معلومات مؤكدة على تكاليف بنود الإنفاق الواردة في تحليل التكلفة، وهو ما يضمن لك فاعلية التقرير ومصداقيته، والقابلية لاستخدامه والبناء عليه في المراحل التالية من العمل على المشروع.   في الحالات التي تفرض عليك توقع التكلفة، ابحث عن مصادر موثوقة تحصل من خلالها على معلومات تقديرية أقرب ما يكون للتكلفة الفعلية. على سبيل المثال: إذا كنت ترغب في تقدير رواتب الموظفين، فاعتمد على معدل رواتب الموظفين محليًا في مدينتك، وليس إقليميًا على مستوى الدولة ككل. اعتمادًا على المعلومات الواردة في السجلات والمصادر التي جمعتها في الخطوة السابقة، ابدأ في جمع قيمة كل من الرواتب والتجهيزات والموارد وغيرها من التكاليف المندرجة تحت بنود ما تحتاج إليه "فقط" من أجل هذا المشروع بالتحديد. تأكد كذلك من تغطية التكاليف لكل الفترة الزمنية التي ينطبق عليها تقرير تحليل التكلفة.   في حالة تحليل التكلفة لفترة زمنية طويلة نسبيًا، ابدأ أولًا بجمع التكاليف المباشرة بشكل أسبوعي أو شهري ثم حدد بعد ذلك كيف ستكون التكلفة لتغطية كل الفترة الزمنية. أثناء إحصائك لتكلفة تعيين الموظفين، تأكد من أن تتضمن كلًا من التكلفة المالية (الراتب)، وكذلك الرسوم المالية (الخاصة بمنح الموظفين امتيازات إضافية)، وأن يشمل ذلك كل ما تمنحه للموظفين العاملين على المشروع. من أجل تحديد قيمة التكاليف غير المباشرة، حدد كيفية/نسبة توزيع تكلفة المورد المشترك بين أكثر من مشروع على كل مشروع منهم ثم أضف مقدار التكلفة الخاص بالمشروع قيد التحليل إلى بنود التكاليف غير المباشرة.  على سبيل المثال: لنفترض أنك بصدد دراسة بند راتب مدير قسم الموارد البشرية في المؤسسة، وبما أنه مسؤول بشكل عام عن شؤون الموظفين، ومهامه وجهده موزع على العدد الكلي للموظفين، فمن المنطقي أن تقسم راتبه على عدد الموظفين في فريق عمل الشركة. إذا كان إجمالي العاملين هو 10 أفراد، وكان 2 منهم فقط (نسبة 20% من إجمالي عدد الموظفين) هما المسؤولان عن المشروع أو الخدمة قيد التقييم، فعليك وضع مقدار 20% من راتب مدير قسم الموارد البشرية ضمن تحليل لتكلفة العمل على المشروع. قد تكون بحاجة إلى استخدام أصول رأس المال الخاصة بالشركة من أجل تنفيذ هذا المشروع أو تقديم الخدمة قيد التحليل، ويُقصد بالأصول أشياءً مثل الأثاث والمعدات والتجهيزات، وفي هذه الحالة يجب أن يوضع في الاعتبار تكاليف استهلاك هذه الأصول، وهو ما يُشير إليه لفظ "قيمة انخفاض الأصول". ضع في اعتبارك أن التكلفة لا تقتصر على شراء الأصول، ولكنها تُحسب من خلال تحديد مقدار انخفاض قيمتها، ويجب أن يُدرج ذلك بوضوح في تحليل التكلفة من أجل نتائج أكثر دقة.  قد يبدو لك أن حساب انخفاض قيمة الأصول عملية معقدة وكثيرة التفاصيل، لذا إذا لم يكن لديك الخبرة الكافية، قد يكون من الأفضل توكيل المهمة إلى مُحاسب خبير في الشركة أو تعيين مُحاسب متخصص من أجل تحديد هذه القيمة. يختلف الأمر من مكان عمل لآخر، كما تتغير التفاصيل بتغيّر المشروع أو الخدمة التي تدرسها، لذا في كثير من الأحيان قد تتفاجأ بمجموعة من التكاليف الإضافية التي لا يمكن استخراجها من الميزانية أو السجلات المالية الخاصة بالشركة. يجب أن تتوقع وترصد هذا النوع من التكاليف وأن تدرج لها قيمة تقريبية في مستند تحليل التكلفة، وهو ما يضمن لك أن يكون تقييمك للتكاليف أكثر واقعية وفائدة على أرض الواقع.   إذا كنت تعمل على تحليل تكلفة مشروع لمؤسسة غير هادفة للربح، فالتكاليف الخفية قد تتضمن القيمة التقديرية لساعات التطوع أو المواد المُتبرع بها أو القاعات وأماكن العمل المتبرع بها. قد تتضمن التكاليف الخفية كذلك ما يُعرف باسم "تكلفة الفرصة". على سبيل المثال: قد يتسبب إنفاق ميزانية الشركة على مشروع معين في إحداث عجز مالي يعيق قدرة الشركة على تنفيذ مشروع آخر بعوائد وأرباح مالية أكبر على المدى البعيد. راجع الغرض الذي حددته لنفسك من البداية من أجل العمل على تحليل التكلفة الخاص بهذا المشروع، وبناءً عليه حدد القرار الذي يجب إتخاذه، وفقًا لما توصلت إليه من معلومات نهائية وردت في مستند تحليل التكلفة. لا مانع كذلك من إدراج توقعات وتقديرات للتكاليف المستقبلية الخاصة بالمشروع أو الخدمة التي تقدمها.   أقل ما يمكن أن يقدمه تحليل التكلفة هو أن تتعرف إدارة الشركة بوضوح ودقة على التكلفة الحقيقية اللازمة لتنفيذ وتشغيل مشروع معين أو تقديم خدمة جديدة. الأفضل أن يتطرق تحليل التكلفة لما هو أبعد مما سبق محاولًا طرح المزيد من الأسئلة وتقديم معلومات أعمق وأدق حول بنود التكلفة، وربما مقارنتها بالعائد وتكلفة الفرصة وجدوى العمل على المشروع عمومًا على مختلف المستويات، وأن يكون حجر أساس قوي يمكن البناء عليه من أجل المزيد من الدراسة والتحليل للتكلفة والعوائد.
تعرف على سبب احتياجك لتحليل التكلفة. حدد وجهة النظر التي ستتبناها في ملف تحليل التكلفة. ميّز بين البرامج التي تقدمها. حدد الفترة الزمنية التي ترغب في تقييمها. راجع تقارير تحليل التكلفة السابقة في حال توفرها. أدرج كل التكاليف الصريحة المباشرة للمشروع الذي تعمل على تقييمه. أدرج التكاليف غير المباشرة المرتبطة بتنفيذ المشروع. أعد تنظيم التكاليف بما ينعكس على الإيفاء بالغرض من تقرير تحليل التكلفة. اجمع المعلومات المهمة والسجلات المالية. اجمع التكاليف المباشرة الخاصة بالمشروع. ارصد التكاليف غير المباشرة الخاصة بالمشروع الذي تعمل على تحليله. احسب قيمة انخفاض الأصول. ضع في اعتبارك التكاليف الخفية. ابدأ في استخراج النتائج بناءً على المعطيات المتوفرة لديك.
https://www.wikihow.com/Do-a-Cost-Analysis https://www.wikihow.com/Do-a-Cost-Analysis https://www.wikihow.com/Do-a-Cost-Analysis
Defining Your Purpose and Scope Categorizing Costs Calculating Costs