خلق التركيز إجراء تغييرات على نمط حياتك وضع خطط عمل فعالة
يمكن أن يكون تحقيق الكفاءة في العمل ببساطة تنظيف الفوضى عن مساحة العمل فحسب. مساحة العمل الفوضوية هي مساحة عمل يمكن أن تعيق إنتاجيتك. سيهدر وقت عمل مهم إذا كنت تواجه صعوبات مستمرة في إيجاد مستندات أو أدوات معينة في كومة الفوضى. احتفظ بالأشياء التي تستخدمها يوميًا ويجب أن تبعد كل ما عداها عن الطريق لكن تبقيها في مكان يسهل استعادتها منه.   رتب مساحة مكتبك –الغرفة والطاولة- حتى تتمكن من إيجاد ما تحتاجه للعمل بسهولة وسرعة. ينطبق المبدأ نفسه أيضًا إذا لم تكن تعمل في مكتب، فإذا كنت تعمل في متجر لإصلاح الدراجات مثلًا فاحتفظ بأدواتك نظيفة ومنظمة حتى تتمكن من إيجادها لحظة تحتاجها. تنتفع كل مساحة عمل تقريبًا من الحفاظ على نظافتها.     {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/b0\/Lose-Belly-Fat-Fast-%28Women%29-Step-11.jpg\/v4-460px-Lose-Belly-Fat-Fast-%28Women%29-Step-11.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/b0\/Lose-Belly-Fat-Fast-%28Women%29-Step-11.jpg\/v4-760px-Lose-Belly-Fat-Fast-%28Women%29-Step-11.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":760,"bigHeight":570,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}  يجب أن يبتكر موظفو المكاتب وغيرهم ممن يتعاملون من أعداد الوثائق الكبيرة نظامًا منطقيًا ومنظمًا لترتيب الملفات. أبق المستندات التي تستخدمها باستمرار في متناول يدك. احفظ المستندات الأخرى حسب الترتيب الأبجدي (أو غيره من الترتيبات المنطقية). احرص أن يكون لديك اللوازم والأدوات المطلوبة لأداء عملك. يعني هذا في المكتب أن تكون الأشياء كخرامة الورق ومزيل الدبابيس والآلات الحاسبة الخ جاهزة أمامك. تختلف الأدوات خارج إطار المكتب لكن المبادئ الأساسية هي نفسها، جهز الأشياء التي تحتاجها للعمل بكفاءة قبل أن تبدأ العمل. سينتفع العلماء الذي يعملون مع تطبيقات تقارير البيانات المعقدة والميكانيكيين الذين يعملون بمفكات الجيب من إعداد أدواتهم وتجهيزها مسبقًا.   يعني هذا أيضًا التأكد من وجود قدر جيد من أي لوازم قابلة للاستهلاك تتطلبها وظيفتك، تحتاج الدباسات للدبابيس ويحتاج النجارون للمسامير والمعلمون للطباشير الخ. احرص على الصيانة الجيدة لأدواتك. يمكن أن تعيق أداة ضرورية مكسورة سير بقية عملك إذا لم تتمكن من استخدامها. ادخر الوقت على المدى الطويل بإمضاء بضع دقائق لتنظيف أدواتك وصيانها بانتظام. سيزيد أي جهد مبذول للتخطيط ليومك فعالية عملك على الأغلب إذا كنت قد عملت على غير هدى أو ترتيب لفترة طويلة. قيد نفسك بمخطط شامل  واحد  (تستكمله بتقويم  واحد  في مكتبك أو حجيرتك للأهداف طويلة المدى إذا رغبت) لوضع جدول فعال بحق. لا تعقد عملك دون حاجة بوضع أكثر من جدول أو تدوين مجموعة كبيرة من الملحوظات التي ستفقدها حتمًا. يجب التمكن من النظر في مكان  محدد  لترى ما عليك فعله.   نظم كل يوم بوضع قائمة بما عليك فعله. ابدأ بأهم أولوياتك في اليوم حتى تنجزها. ضع المهام الأقل أهمية في نهاية القائمة. ابدأ بأعلى القائمة في بداية يوم العمل وإذا لم تنهها بحلول نهاية اليوم فعالج ما لم يتم في اليوم التالي.     {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/cd\/Be-More-Efficient-at-Work-Step-03Bullet01.jpg\/v4-460px-Be-More-Efficient-at-Work-Step-03Bullet01.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/cd\/Be-More-Efficient-at-Work-Step-03Bullet01.jpg\/v4-760px-Be-More-Efficient-at-Work-Step-03Bullet01.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":760,"bigHeight":570,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}  ضع إطارًا زمنيًا وموعدًا نهائيًا لأهم مشروعاتك وكن واقعيًا حيال المدة المستغرقة لذلك. يفضل أن تطلب المزيد من الوقت في بداية المشروع بدلًا من الانتظار حتى قبل موعد تسليمه تمامًا لأنك لا تريد أن توقع بنفسك في الفشل. تختلف مصادر التشتيت باختلاف أماكن العمل فقد تأتي بعض الوظائف بزميل كثير الكلام على نحو خاص والذي لا يدعك وشأنك بينما يغرق البعض الآخر في الصمت المطبق ما يتسبب في تشتتك من أهدأ الضوضاء. افعل ما يتحتم عليك للتأكد من إمكانية حفاظك على تركيزك على العمل. خذ مشغل mp3 معك للعمل إذا كانت وظيفتك تمكنك من سماع الموسيقى بأمان. حتى أنه يسعك التفكير في نشر ملحوظات في مكان عملك تطلب من الزملاء عدم تشتيتك. قد يبدو هذا فظًا لكنه ليس كذلك فهي طريقة معقولة وفعالة لجعل الآخرين يدعونك وشأنك أثناء العمل. تذكر أنك تستطيع مخالطة الآخرين اجتماعيًا من صميم قلبك خلال فترات الراحة وتناول الوجبات.   يعد قضاء الوقت على مواقع الإنترنت الترفيهية أحد أكثر مصادر التشتيت شيوعًا. تظهر إحدى الدراسات أن حوالي ثلثي العاملين يهدرون وقتًا قليلًا على الأقل على المواقع الإلكترونية التي لا تتصل بعملهم اليومي.  لحسن الحظ فإن معظم المتصفحات تمكنك من تحميل وسائل مساعدة مجانية لزيادة الإنتاجية والتي تحجب المواقع المسببة للمشكلة. ابحث في متجر متصفحك عن "حاجب المواقع" أو "مساعد زيادة الإنتاجية". ستحصل على بضعة نتائج مجانية فعالة على الأقل.     {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d8\/Be-More-Efficient-at-Work-Step-04Bullet01.jpg\/v4-460px-Be-More-Efficient-at-Work-Step-04Bullet01.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d8\/Be-More-Efficient-at-Work-Step-04Bullet01.jpg\/v4-760px-Be-More-Efficient-at-Work-Step-04Bullet01.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":760,"bigHeight":570,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}  تتمثل الطرق الأخرى الجيدة لتجنب التشتيت في عدم الرد على مكالماتك (لتجنب المحادثات الهاتفية غير الضرورية) وتقليل الاجتماعات المفتوحة.    {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/a4\/Be-More-Efficient-at-Work-Step-04Bullet02.jpg\/v4-460px-Be-More-Efficient-at-Work-Step-04Bullet02.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/a4\/Be-More-Efficient-at-Work-Step-04Bullet02.jpg\/v4-760px-Be-More-Efficient-at-Work-Step-04Bullet02.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":760,"bigHeight":570,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} يمكن أن  تزيد  فترات الراحة كفاءة العمل بدل عرقلتها بشكل غريب. أولًا تتيح هذه الفترات الراحة التي تحتاجها بشدة وبدونها قد تجهد وتعمل بمعدل أبطأ أو بإتقان أقل. ثانيًا تمنحك فترات الراحة فرصة التعامل مع مصادر التشتيت. استغل فترات الراحة لفعل كل شيء قد يأخذك من عملك. هل تجد نفسك غارقًا في أحلام اليقظة عن قريب لك تنوي محادثته بينما يفترض بك العمل؟ اتصل به في فترة الراحة لتحد مما يشتتك. لم يحسن التعب جودة عمل أي شخص أبدًا. يمكن أن يبطئ التعب إنتاجك ويضعف أداءك ويحرجك بشدة في الاجتماعات الهامة إذا كنت عرضة للسقوط في الغفوات. وفوق كل هذا فقد ثبت ارتباط عدم كفاية النوم الشديدة بعدد من المشاكل الصحية.  لا تنم على مكتبك أو تفوت العمل بسبب مرضك ونم 7-8 ساعات كل ليلة لتكون في أفضل حالاتك.  يمكن لإجهاد العمل أن يكون مصدرتشتيت صغير في أفضل الأحوال. وفي أسوئها قد يكون خطرًا على السلامة. يصبح من الضروري الالتزام بالنوم الجيد إذا كانت وظيفتك تتضمن وضع حياة الناس على المحك (إذا كنت مراقبًا جويًا مثلًا أو تقود شاحنة صغيرة). لقد أثبت العلم أن نظام التمرين الجيد يحسن مزاجك للعمل وإنتاجيتك.  هذا صحيح بشكل خاص للوظائف المكتبية التي تتضمن الجلوس الطويل. ابذل جهدًا خاصًا لقضاء القليل من الوقت كل يوم في التمرن إذا كنت تمضي معظم وقت العمل جالسًا أمام حاسوب، لن يسهل هذا الجلوس في العمل فقط وإنما سيجعلك تشعر بأنك أسعد وأكثر تيقظًا وتحفزًا.  جرب تمرينًا معتدلًا يجمع بين التمارين الهوائية وبعض تدريبات القوة إذا كنت تبدأ نظام التمرن للمرة الأولى. قد تغريك فكرة متابعة عملك بجدية صارمة إذا كنت تحاول تحسين كفاءتك لكن هذه ليست فكرة جيدة على الأغلب، قد تزيد كفاءتك على المدى القصير لكن إذا لم تسمح لنفسك بأي استمتاع في العمل فمن السهل أن تستنفذ نفسك ما يؤدي للشعور بالإجهاد والتوتر وقلة الدافع. حاول أن تحافظ على الروح العالية لأنك إذا شعرت بشعور جيد في العمل فسترتفع احتمالات بقائك طموحًا ومتحفزًا. افعل أشياء صغيرة لتحسين مزاجك والتي لا تعيق إنتاجيتك، استمع للموسيقى عبر سماعات الأذن وخذ فترات استراحة للتمدد أو خذ حاسوبك المحمول إلى غرفة الراحة للحصول على بعض السلام والهدوء.   استفد من استراحات الوجبات بأقصى درجة. استمتع بفرصة تناول طعام جيد وإلقاء النكات مع أصدقائك في العمل. تناول القهوة بحذر. يمكن أن تكون القهوة مصدرًا مذهلًا للانتشاء في الأيام التي تشعر فيها بأنك مستنزف على نحو خاص لكنك ستعتمد عليها ولن تحصل على أي فوائد إذا تناولتها كل يوم. يسهل العمل بكفاءة إذا كان هناك سبب جيد للعمل. فكر في الأسباب التي قادتك لوظيفتك في المقام الأول وفي أهداف حياتك وأحلامك ورؤيتك لنفسك إذا كنت تواجه صعوبات في الاستمرار من آن لآخر. حاول أن تفكر في عملك كوسيلة للوصول إلى النهاية، حيث النهاية هي رؤيتك المثالية لحياتك. حاول التفكير فيما تشعرك به وظيفتك إذا كنت تستمتع بها، هل تشعر بالرضا والإنجاز بعد أن تنتهي؟   فكر في الأشياء الجيدة التي يمنحها لك العمل. ربما كنت تمتلك منزلك أو سيارتك من المال الذي جنيته من وظيفتك أو ربما كانت وظيفتك تمكنك من إدخال أطفالك للمدرسة. كذلك فكر في منافع وظيفتك، التأمين الطبي و/أو علاج الأسنان لعائلتك مثلًا.     {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/a1\/Be-More-Efficient-at-Work-Step-13Bullet01.jpg\/v4-460px-Be-More-Efficient-at-Work-Step-13Bullet01.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/a1\/Be-More-Efficient-at-Work-Step-13Bullet01.jpg\/v4-760px-Be-More-Efficient-at-Work-Step-13Bullet01.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":760,"bigHeight":570,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}  فكر في عواقب عدم عملك. ما الأشياء التي عليك أن تتخلى عنها إذا  فقدت  مصدر دخلك؟ كيف سيؤثر ذلك على عائلتك أو المقربين منك؟ احتفل إذا زدت كفاءتك في العمل بنجاح فأنت تستحق ذلك. ليس من السهل فقدان العادات السيئة واكتساب أخرى جيدة لذا كافئ نفسك على عملك الجاد. ابتع لنفسك مشروبًا بعد العمل يوم الخميس والتق بعض الأصدقاء واخرجوا لليلة أو تمدد في الفراش مع كتاب، افعل ما يسعدك بعد أسبوع طويل في العمل أيًا كان. تزيد مكافأة نفسك من شعورك بالإنجاز وهذا جزء مهم من الحفاظ على تحفزك.    لا يجب  أن تكون مكافأتك كبيرة أو ضخمة أو شيئًا ينم عن عدم المسؤولية المالية. المكافآت المعتدلة المعقولة هي الأفضل. ادخل ساعة الروليكس الجديدة لمناسبة خاصة. يمكن أن تكون المشاريع الكبيرة مخيفة ويسهل تأجيلها إذا كانت كبيرة بما يكفي وإهدار الوقت على عمل أقل أهمية إلى أن تجبر على البدء في المشروع بأكمله قبل موعد التسليم مباشرة. يجب أن تقوم كموظف كفؤ بالعمل المهم أولًا حتى حين يعني هذا إتمام جزء صغير من مهمة كبيرة. لا يمنح إتمام جزء صغير من مهمة كبيرة الشعور المجزي الذي يمنحه إتمام مهمة صغيرة بالكامل لكنه استغلال ذكي للوقت. ستنهي معظم المهام الهامة بصورة أسرع على المدى الطويل إذا عملت عليها قليلًا كل يوم.  ضع أمامك هدفًا بكتابة مسودة  اليوم  مثلًا إذا كان يجب أن تقدم عرضًا في مدة شهر. لا يستهلك هذا الوقت بشكل رهيب لذا لن يشتتك عن بقية العمل لكنه هام كخطوة أولى تسهل إتمام بقية العملية وتجعلها أسرع. قد تتاح لك فرصة تقسيم المهام المتكررة على نحو خاص بينك وبين واحد أو أكثر من مرؤوسيك لتوفر لنفسك بعض الوقت ما لم تكن في  أدنى  السلم الوظيفي في مكان عملك. لا تعط مرؤوسيك المشروعات التي تعرف وحدك كيفية إتمامها على نحو مرض وإنما أعطهم المهام الرتيبة المستهلكة للوقت والتي تمنعك من استغلال مواهبك في العمل الأهم. تذكر إذا فوضت العمل أن تتابعه مع مساعدك وتحدد له/ا موعد تسليم. كن لطيفًا  دومًا  مع مرؤوسيك حين يساعدونك لأنهم سيعملون بجد على المشروعات المستقبلية إذا شعروا بتقديرك لهم.   لا زال يمكنك أن تجرب تقسيم العمل الرتيب على نحو خاص مع الموظفين من نفس مستواك إذا كنت متدربًا أو موظفًا مستجدًا أو أي شيء آخر في مركز بسيط في الشركة (بموافقتهم وموافقة رئيسك بالطبع). استعد لرد المعروف إذا استفدت من مساعدة زميلك.     {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/b6\/Be-More-Efficient-at-Work-Step-07Bullet01.jpg\/v4-460px-Be-More-Efficient-at-Work-Step-07Bullet01.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/b6\/Be-More-Efficient-at-Work-Step-07Bullet01.jpg\/v4-760px-Be-More-Efficient-at-Work-Step-07Bullet01.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":760,"bigHeight":570,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}  إذا كانت علاقتك رائعة مع مديرك فيمكنك أن ترى ما إذا كان يستطيع تفويض بعض عملك للآخرين.     {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/66\/Be-More-Efficient-at-Work-Step-07Bullet02.jpg\/v4-460px-Be-More-Efficient-at-Work-Step-07Bullet02.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/66\/Be-More-Efficient-at-Work-Step-07Bullet02.jpg\/v4-760px-Be-More-Efficient-at-Work-Step-07Bullet02.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":760,"bigHeight":570,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} هناك سبب لكراهية الجميع للاجتماعات فوفقًا لإحصائية عام 2012 يعتبر نصف المشاركين تقريبًا الاجتماعات أكبر مصادر إضاعة الوقت، أكبر حتى من الوقت المهدر على المواقع الإلكترونية الترفيهية والشخصية.  يمكن أن تكون الاجتماعات ضرورية لمناقشة الأهداف وتأسيس رؤية تطلعية، لكن الاجتماعات تصبح شؤونًا معلقة في أغلب الأحيان إذا لم يكبح جماحها وتلتهم ساعات (أو حتى  أيام  في الحالات القصوى) من الوقت دون تقرير شيء مهم. إليك بضعة أفكار مفيدة لجعل اجتماعاتك فعالة بأكبر درجة ممكنة:   رتب برنامجًا قبل كل اجتماع بحيث يستغل الوقت المخصصلها لأقصى درجة. ضمن أطرًا زمنية لمعالجة مواضيع معينة بالمناقشة. التزم ببرنامجك قدر الإمكان وإذا أثيرت مواضيع أخرى فاقترح مناقشتها لاحقًا عبر المناقشات المكتبية فردًا لفرد. استدع أقل عدد ممكن من الناس. يقلل قصر اجتماعاتك على أقل عدد من الحضور احتمالات انحراف الحديث عن سياق الموضوع، كما أنه يبقي غير المطلوبين في الاجتماع على مكاتبهم يعملون وهذه زيادة في الإنتاجية بشكل عام. قلل شرائح العرض لأقصى حد. هناك جدل كبير حول ما إذا كانت شرائح العروض (باوربوينت إلخ) تزيد فعالية الاجتماعات أو تعرقلها.  من الواضح أنك يجب أن تبقي الشرائح موجزة وتثقيفية قدر الإمكان إذا استخدمتها في العرض. استخدم الشرائح لعرض الصور والبيانات التي لا يمكن إيصالها من خلال كلامك  وليس  محتوى العرض بالكامل. ولا تعبث بالرسوم أو الحالات الانتقالية لأنها تضيع الوقت. أخيرًا اعرف ما تريد أن تقرره قبل بدء الاجتماع واتخذ القرار بأسرع ما يمكنك كمبدأ عام. يمكن –لسوء الحظ- أن تصبح أماكن العمل مصادر توتر رهيبة. عالج أي ضغائن على الفور وبشكل مباشر إذا ثار الموظفون. قد يعني هذا الأمر أن عليك أنت أو من تتشاجر معه أو كليكما أن تقدما اعتذارات صادقة. افعلا هذا بشكل عاجل دون تأجيل. ستقل الكفاءة على المدى الطويل إذا تركتما بعض الخلافات تتفاقم لتصبح ضغائن حيث تمضي الوقت في العمل قرب ذاك الشخص وتتجنبه والأهم أنك ستصبح تعيسًا، لا تسمح لدراما العمل بإفساد كفاءتك ومزاجك.   لا تخف من إدخال وسيط. يعلم أصحاب العمل أن الدراما وجرح المشاعر قد يعرقل سير العمل لذا يوظف العديدون منهم أشخاصًا تتضمن مهامهم حل خلافات العمل. اتصل بمسؤول الموارد البشرية في مكان عملك إذا شعرت بخيبة الأمل أو الحزن أو الخوف بسبب شخص آخر في المكان. وفي نهاية المطاف ليس  عليك  أن تصادق زميلًا تجادلت معه وإنما عليك أن تتمكن من العمل معه فحسب. كن مهذبًا ولبقًا في مكان عملك حتى مع من تكرههم.
حافظ على نظافة مساحة العمل وترتيبها. حافظ على التجهيز الجيد لمساحة العمل. احتفظ بجدول موحد. تخلص من مشتتاتك الشخصية. استغل فترات الراحة لمعالجة الشؤون الشخصية. ارتح كما يجب. تمرن. حافظ على حالة مزاجية جيدة. امنح نفسك دوافعًا. كافئ نفسك. قسم مسؤولياتك إلى أجزاء يمكن إدارتها. خفف عبئ العمل بتفويضه. اجعل الاجتماعات خفيفة. قم بوأد دراما المكتب في مهدها.
https://www.wikihow.com/Be-More-Efficient-at-Work https://www.wikihow.com/Be-More-Efficient-at-Work https://www.wikihow.com/Be-More-Efficient-at-Work
Creating Focus Making Lifestyle Changes Enacting Effective Work Strategies