إعطاء تقييم لطالب كتابة تقييم في حالة مراجعة الأداء الوظيفي إرسال تقييم لموظف عبر البريد الإلكتروني
يُعد الهدف الرئيسي للتقييم هو مساعدة الطلاب للتعلم بشكل أفضل، لذا أعطهم تعليقات مفيدة توجههم لتحسين أدائهم لا مجرد إلقاء للوم وتعديد للأخطاء. تعامل مع الأمر كتوجيه وإرشاد لهم لا كمجرد نقد. قدم تقييمًا تحريريًا على أنواع مختلفة من الفروض الطلابية مثل الفروض التحريرية أو العروض أو المشاريع العملية. تتساوى هاتان النقطتين في الأهمية، وعلى الطلاب التحسن في كل منهما. يُعد هذا أمرًا هامًا خاصة إذا كان طالب ما أقوى في ناحية منهما أكثر من الأخرى، كطالب يمتلك الكثير من الأفكار المميزة ومكتملة النضج، لكنه ضعيف في الإملاء ويخطئ كثيرًا في علامات الترقيم ويدمج جملًا بدلًا من فصلها أو يفصل أجزاءً كان ينبغي ضمها على أصل الجملة.  إذا كنت تقدم تقييمًا حول عرض شفوي أو مشروع دراسي، فاحرص على تغطية كل جزء من الفرض. على سبيل المثال، ينبغي أن يغطي تقييم العرض الشفوي محتوى الشرح نفسه بجانب مهارة التحدث أمام جمهور، بينما يشمل تقييم المشروع كلًا من المحتوى والإبداعية والتنفيذ. لن توضح كتابة تعليقات مثل "أحسنت" أو "هناك تحسن كبير" أو "يحتاج هذا لمزيد من العمل" للطلاب ما عليهم فعله ليتحسنوا أو ما الذي أحسنوا عمله. على الطلاب أن يعرفوا ماذا استحسنت أو انتقدت تحديدًا ليكون التقييم فعالًا.  مثال: "أطروحتك واضحة وتم التعبير عنها بشكل جيد وقمت باستخدام النمط المتفق عليه. على الناحية الأخرى، عليك تحسين عناوين الفقرات حيث أنها غير مرتبطة بالأطروحة الأساسية". قدم اقتراحات مثل: "أفكارك مكتملة النضج، لكن أرى أن تأتيني لبعض الإرشاد والتوجيه لنعمل على تحسين استخدامك لعلامات الترقيم وتجزئة الجمل". اجعل تقييمك مزيجًا بين التعليقات الإيجابية والنقد البناء. لا مشكلة في تحديد بعض الأخطاء، لكن لا تصحح أخطاء المقال مباشرةً بيديك. وضح المشكلة التي رأيتها في المقال، كالإفراط في استخدام الفواصل في غير موضعها مثلًا، ثم اقترح المهارة التي على الطالب العمل على تطويرها. مثال: "لقد أفرطت في استخدام الفواصل في المقال، لذا أقترح مراجعة قواعد استخدام الفاصلة وكيفية تجنب دمج الجمل غير المتعلقة ببعضها. إذا أتيتني للاستشارة ومزيد من التوجيه، يمكننا العمل على كتابة فقرة معًا. سيعطي هذا للطلاب شيئًا ليركزوا عليه أثناء عملهم للمرة القادمة، لذا ابنِ أولوياتك وفقًا لغايات التعليم المنشودة أو احتياجات الطالب اعتمادًا على أداء الطالب السابق. قل مثلًا: "ركز الآن على تحسين استخدامك لجمل الفاعل وتجنب الجمل المتقطعة الركيكة". ركز انتباهك إما على الأهداف المنشودة من الدرس الحالي أو على حاجات ونقاط ضعف الطالب الذي تقيمه، واحرص على توضيح اكتفائك بتقييم أجزاء معينة فقط من كتابات الطلاب حتى لا يفترضوا أن بقية المقال خاليٌ تمامًا من العيوب.  أبرز أو حدد المقطع الذي تكتب عنه التقييم. أخبر الطلاب بتقييمك لجزء من المقال فقط قبل توزيع الفروض عليهم ثانيةً. اسمح للطلاب باختيار أي من المقاطع أو المهارات يودون تقييمك لها إذا أردت. إذا كان هناك الكثير من الأخطاء، فلا تحاول إصلاحها كلها في تقييم واحد، فسيؤدي إعطاء الكثير والكثير من المعلومات دفعة واحدة إلى إرهاق الطالب، مما سيؤدي إلى إحباطه. ابدأ بالأخطاء الأساسية أو التعديلات الواضحة البسيطة بدلًا من ذلك.  مثال: "ابدأ بالتركيز فقط على تجنب الأخطاء المتعلقة بفصل الجمل والبحث عن الكلمات التي لا تعرف تهجئتها في القاموس". ركز فقط على أهداف التعليم المنشودة من هذا الفرض إذا أردت. اختتم التقييم بملحوظة إيجابية لتشجع الطالب ليستمر في العمل والاجتهاد، لذا أشر إلى التحسينات الأخرى التي حققوها في بقية المقال لتشجعهم على التطلع لما هو أفضل. مثال: "بعد رؤيتي لمدى تطور مستوى كتابتك هذا العام، أعلم أنك ستستغل تلك التعليقات والتوصيات أفضل استغلال. أتطلع لقراءة مقالك القادم". حدد الهدف الذي تقوم بالتقييم من أجله، فسيساعدك معرفة ما تريده في بناء تقييمك كما سيساعد الموظف في توقع ما ينتظره من التقييم.  على سبيل المثال، هل ستركز على تطور الموظف نفسه؟ أم أنك تقوم بتقييم على مستوى الشركة ككل لتحدد أكثر نوع من التطوير الاحترافي سيفيد الشركة؟ أم أنك تقوم بتقييم ربع سنوي؟ وضح هذا الهدف للموظف عند إعطائه التقييم، فقل مثلًا: "تخطط الشركة لإعطاء جلسات تطويرية احترافية وفقًا لاحتياجات العاملين، لذا أقوم بتقييم الأداء الوظيفي لكل الموظفين". قد يكون ذلك تقييمًا سابقًا أو حتى ملحوظة غير رسمية تم إبلاغه بها أثناء فترات التقييم. قيّم أيضًا ماذا فعل حيال التقييم السبق، هل استخدمه ليطور من نفسه؟ هل أهمله تمامًا؟  إذا اهتم بالتقييم السابق، فسجل هذا كنقطة إيجابية في تقييمك الحالي. إذا أهمل التقييم السابق، فناقشه في المشكلة الأساسية التي تم تناولها مسبقًا وفي تخاذله عن العمل على هذا التقييم والتطوير من نفسه لحل تلك المشكلة ايضًا. يُعد من الأفضل البدء بالنقاط الإيجابية دومًا، لذا أخبر الموظف بالأشياء التي أحسن عملها محددًا أي إنجازات قام بها. كن صادقًا ولا تختلق شيئًا، لكن حاول ذكر نقاط إيجابية قدر ما ستذكر من نقاط سلبية.  ادعم كلامك بأمثلة مثل: "لقد أبرزت مبادرة عند تطوعك للإشراف على المشروع، كما أبرزت مهارات قيادة رائعة بتنسيق عمل فريقك وأخذك باقتراحات بعض أعضاء الفريق وتوزيع المهام عليهم". امدح السلوكيات التي تود أن يستمر الموظف عليها. ركز نقدك على أكثر الأشياء إفادة لأهداف عمل الشركة أو الموظف، موضحًا له الأجزاء التي يعاني من قصور بها، ولمَ يُعد ذلك مشكلة. اجعل أمثلتك محددة وواضحة كالتالي: "لقد أهملت شئون الميزانية في عروضك الثلاثة الأخيرة مما أدى لإبطاء حركة المشروع" أو "لقد جلبت 6 عملاء جدد للشركة خلال الربع السنوي السابق، بينما جلبت عميلين جدد فقط في هذا الربع مما يُعتبر انحدارًا في مستوى الأداء الوظيفي". سيساعد ذلك الموظف ليعرف ما الذي سيركز عليه ي الفترة القادمة، مما سيساعد في تحقيق أهداف الشركة من خلال عمل الموظف، كما سيجعل التقييم أكثر إفادة للموظف حيث سيعرف ما الذي تريد أن يستنبطه من التقييم.  ينبغي أن تكون تلك الأهداف موجزة ومحددة كالآتي: "على الموظف تحقيق 4 عمليات بيع في اليوم الواحد" أو "على الموظف زيادة معدل التواصل مع العملاء" أو "على الموظف إتمام دورة مهارات القيادة". ركز في تقييمك القادم لهذا الموظف على مراجعة تلك الأهداف المتفق عليها في التقييم الحالي، حيث أن ذلك ما سيتوقعه الموظف منك. ابنِ تلك الاقتراحات وفقًا للنقد البناء الذي قدمته مسبقًا، وقد تتضمن تلك الاقتراحات عدة خيارات بناءً على حجم مواردك مثل الدورات التدريبية أو ورش العمل أو تدريب داخلي من الشركة أو دورات إرشادية، أو ابحث حتى عن دورات تعليمية مجانية على الإنترنت إن كانت موارد الشركة محدودة.  كن مرحبًا بفكرة تغيير هذا الاقتراح بعد مناقشة التقييم مع الموظف، فقد يطلب الموظف وسيلة تطوير أخرى لم تكن ضمن اقتراحاتك. ضع أهداف الموظف الوظيفية في الاعتبار. إذا كان الموظف يطمح للترقي لمنصب إداري مثلًا، فاختر تدريبًا لمهارات القيادة كوسيلة للتطوير الوظيفي، أو إذا كان الموظف مهتمًا بالتصميم، فأشركه بدورات تدريبية في ذلك ليستخدم تلك المهارات في صالح الشركة. مهما كان أداؤك أثناء المراجعة رائعًا، فلا أحد يحب أن يتم إخباره بعيوبه أو ما الذي يجب العمل على تطويره في أدائه، لذا سيساعد الختام ببعض التحفيز على رحيل الموظف وهو يشعر بالحماس والقوة لا بالإحباط والخيبة. مثال: "لقد قابلتك بعض العقبات والتعثرات خلال الربع السنوي السابق، لكنك أبليت بلاءً رائعًا في تعويض ما تراكم عليك من عمل. نحن سعيدون بأدائك ونتمنى رؤية ما هو أفضل في الربع السنوي القادم". من الممكن فعل ذلك شفويًا بعد مناقشتك للتقييم معه، أو بإعطائه استمارة تقييم ليملأها. ستحصل على تجاوب أفضل وأكثر صدقًا إذا تركت مساحة للموظف ليفكر في التقييم ومراجعة الأداء الوظيفي التي قمتما به ويكوّن رأيه دون تواجدك أو أي ضغط منك. اطلب من الموظف إعطاءك تقييمه للتقييم الذي قمت به، فقل مثلًا: "إذا كان بإمكانك تحسين شيء واحد في الطريقة التي قدمت بها بالتقييم، فماذا سيكون؟" أو "هل كان التقييم واضحًا ومفيدًا" اكتب ذلك في خانة عنوان البريد أو داخل نص البريد نفسه، لكن يُفضَل عادةً توضيح ذلك للمرسَل إليه في خانة عنوان البريد لكي يكوّن فكرة عن موضوع البريد. اجعل عنوان البريد: "تقييم لمقترح المشروع – بداية رائعة!" سيوصل هذا انطباعًا للقارئ أنك تعطيه التقييم بنبرة ودية أكثر منها نقدية، مما سيزيد من احتمالية استقباله لكلماتك بشكل بنَاء. اكتب عبارة مثل: "أتمنى أن يكون أسبوعك سعيدًا!" لقد بذل هذا الشخص غالبًا مجهودًا كبيرًا في العمل الذي تقيمه، لذا بادر بذكر ذلك في بداية البريد لتريه أنك تدرك وتقر بالمجهود الذي بذله في هذا العمل. مثال: "شكرًا لك على المجهود المبذول في هذا المقترح إلى الآن، فلقد قدمت الكثير به". سيهيئ البدء بإخبار الموظف بإيجابيات ومحاسن عمله أولًا لاستقبال النقد التالي بصدر أكثر رحابة ولينًا، لذا كن صادقًا وابحث عن أمر إيجابي حقيقي في عمله. ركز على العمل الحالي أو على جهود عمل سابق. قل: "أرى أمامي مقترحًا صلبًا وقويًا آخر، فلقد حددت مجموعة رائعة من الأهداف سويةً، كما ألاحظ تطورًا كبيرًا في منهاجيتك". قد يكون ذكر التعديلات المطلوبة مباشرةً أكثر كفاءةً، لكن قد يحبط ذلك من عزيمة الموظف وتصعب عليه قراءته. صغ الأمر كتغييرات كنت أنت ستفعلها بنفسك بدلًا من ذلك. مثال: "سأبدل في وجهة نظري بين المقطعين الأول والثاني، ثم أمد المقطع الثالث بحيث يشمل الميزانية" أو "لو كنت مكانك، كنت سأختصر المقطع الثاني، ثم أضيف مراجعة للمشروعات الجارية في نهايته". حدد مناطق القصور لمن تقيمه، موضحًا لم قد يُعد ذلك مشكلة إذا تطلب الأمر. إذا كان نقدك بسبب تغير في التطلعات أو التوجهات، فأخبره بذلك مفصلًا لم حدث ذلك التغيير.  مثال: "نحن نجري تغييرًا على مستوى الشركة بأكملها بحيث تكون جميع مقترحات المشاريع أكثر تفصيلًا، لذا سنحتاج لمزيد من التفاصيل في بعض المقاطع. لقد حددت لك الأجزاء التي نحتاج فيها لمزيد من المعلومات". إذا كان تقييمك بخصوص سلوكيات يقوم بها هذا الشخص، فوضح مقصدك بأمثلة دائمًا.على سبيل المثال، إذا كنت ستتناول موضوع ارتداء ثياب غير احترافية في مقابلات العملاء، فقدم أمثلة للخطأ الذي قام به كالآتي: "لقد كنت ترتدي شبشبًا في آخر مرة قابلنا فيها عميلًا، وارتديت قميصًا غير رسمي في المرة التي تسبقها. لا يعكس هذا النوع من الثياب غير الرسمي الصورة الاحترافية التي نود إيصالها عن شركتنا". لن يفيد تقييمك في أي شيء إذا لم يوضح حلولًا للمشكلات التي يعرضها، ويختلف ذلك اعتمادًا على طبيعة موضوع التقييم ذاته، فقد يتدرج الأمر من تحديد تعديلات معينة للقيام بها إلى مجموعة من الأهداف العامة التي ينبغي تغطيتها.  قدم أمثلة لطرق إصلاح المشاكل، فسيفيدك ذلك خاصةً إذا كان لديك تصور محدد للتعديل في ذهنك. قل مثلًا: "الزم الألوان الأساسية البسيطة في عرضك القادم وتجنب استخدام الحركات الانتقالية بين الشرائح. تجنب أيضًا الحديث عن الأمور الداخلية للشركة أو التحدث بالأسلوب الذي نتحدث به سويًا كموظفين في نفس الشركة نظرًا لتواجد العملاء في تلك الاجتماعات أيضًا". اطرح أسئلة تساعده على الإتيان بطرق لحل تلك المشاكل إذا أردت، حيث تعد تلك الطريقة الأمثل لتناول المشكلات التي تحتمل أكثر من طريقة سليمة لحلها. مثال: "ما هي الطرق التي يمكنك العمل عليها لتحسن من التوثيق في المرة القادمة؟" أو "ما التغييرات التي تنوي تطبيقها في عرضك القادم؟" قد تضر بعض مشاكل العمل بالمؤسسة نفسها، ولابد أن يكون الموظف ملمًا بذلك. كثيرًا ما تكون العواقب بسيطة، ولكن أحيانًا قد يسفر عن الأمر فقدانك للعملاء أو تقديم خدمة عملاء أقل فعالية وجودة نتيجة لتقصير أحد الموظفين. قد يواجه الموظف نفسه عواقبًا لأفعاله اعتمادًا على الموقف إذا لم يصحح الأمر ويقم بالتغييرات اللازمة، لذا أخطر الموظف بأي عواقب أو مشاكل.  على سبيل المثال، أخبره بأن الشركة قد تفقد عملاء نتيجة أخطاء في الإجراءات الورقية. أخبره بأن من الوارد استبعاده في المشاريع القادمة إذا لم يحسن من مستواه في التوثيق. تُعد تلك طريقة ودية لإنهاء رسالتك بحيث توضح للقارئ أنك معه لا ضده، كما أنها ستشعره بالأريحية لطلب التوضيح في حال لم يفهم أي جزء من التقييم. اكتب عبارة مثل: "لا تتردد إذا كان لديك أي أسئلة بخصوص التقييم أو تحتاج لمزيد من التوضيح حيال جزء ما".
ركز على تقييم المستوى التعليمي للطلاب. قدم تقييمًا للمحتوى والإطار. كن محددًا سواء في التقييم السلبي أو الإيجابي. اقترح طرقًا لإضفاء التحسينات بدلًا من تصحيح الأخطاء مباشرة. حدد أولوياتك في تقييم الفرض أو المقال القادم. ركز تقييمك على مقطع أو مهارة واحدة بعينها إذا كان الوقت ضيقًا. لا تحمل الطلبة فوق طاقتهم. شجع الطالب على الاستمرار في الكد والتحسين من نفسه. حدد هدفك من مراجعة الأداء الوظيفي. راجع التقييمات التي تم إعطاؤها له سابقًا. فصّل التقييم الإيجابي محددًا ذلك بالأمثلة. قدم نقدًا بناءً مدعّمًا حديثك بالأمثلة. حدد معاييرًا لمستوى الأداء الوظيفي لفترة التقييم القادمة. اقترح سبلًا للتطوير الوظيفي. اختتم التقييم ببعض التشجيع. شجع الموظف على التجاوب معك وإعطاء رأيه. وضح سبب إرسالك لهذا البريد. ابدأ بتحية ودية. أقر بالجهد المبذول من الموظف. ابدأ بالإيجابيات أولًا. صُغ التقييم السلبي في هيئة نصيحة. اشرح تقييمك السلبي. حدد كيفية تصحيح المشاكل. ذكره بأي عواقب قد تنتج عن تلك الأخطاء. اختم رسالتك بعرض لتوضيح أو تفسير تقييمك.
https://www.wikihow.com/Write-Feedback https://www.wikihow.com/Write-Feedback https://www.wikihow.com/Write-Feedback
Giving Feedback to a Student Writing Feedback in a Performance Review Writing Employee Feedback in an Email