تنسيق البريد الإلكتروني وبدايته التفكير في المستلم اختيار التحية
يجب كتابة التحية التي اخترتها في السطر الأول يليها اسم الشخص. أضف لقبًا للشخص إذا أمكن ذلك، مثل السيد أو السيدة أو الدكتور، وأتبعها باسم الشخص الأول والأخير. سترى فاصلة بعد التحية عمومًا. بالنسبة للخطابات الرسمية، يمكنك استخدام نقطتان بعد التحية، ولكن هذا النمط رسمي للغاية بالنسبة للبريد الإلكتروني حتى في الرسمي منه. تفي الفاصلة بالغرض في معظم الحالات، ولكن يتوجب عليك استخدام نقطتين عند كتاب خطاب تعريفي في البريد الإلكتروني. تُكتب التحية في السطر الأول بمفردها في الأعلى، وبمجرد الانتهاء منها انقر على زر التالي للانتقال إلى السطر التالي. إذا كنت تستخدم فواصل الأسطر بدلًا من المسافات البادئة لإنشاء فقرات، ستحتاج إلى ترك سطر فارغ بين الترحيب والفقرة الأولى. عند الكتابة لشخص للمرة الأولى، يجب إدراج مقدمة حتى إذا كنت تعرف الشخص في الحقيقة. أعطِ للشخص الآخر لمحة عن الشخص الذي يراسله لتشجعه على مواصلة قراءة بريده الإلكتروني.   على سبيل المثال: "اسمي أحمد سعيد مدير التسويق في شركة أ ب ج." اذكر أيضًا كيف تعرفت على الشخص: "اسمي أمير فهمي، وأعمل معك في قسم التسويق (التسويق الأسبوعي الذي يُعقد يومي الثلاثاء والخميس بعد الظهر). يمكنك استخدام الجملة الأولى كترحيب إذا كنت تعرف الشخص بالفعل وكتبت له من قبل. على سبيل المثال، اكتب "شكرًا على ردك السريع عليّ" أو "أتمنى أن تكون بخير". تحتاج معظم رسائل البريد الإلكتروني إلى أن تدخل في صُلب الموضوع سريعًا. يعني هذا أن تحتوي جملتك الأولى أو الثانية عن سبب كتابتك لهذا الشخص. تذكر أن تكون واضحًا بقدر الإمكان عند وصف غرضك من الرسالة. على سبيل المثال: يمكنك كتابة "أكتب لك طلبًا لمساعدتك في مشكلة متعلقة بالتسويق" أو "أكتب إليك لأني أواجه مشكلة في الفصل، وآمل أن تمدني باقتراحات لمواد إضافية أقرأها لمساعدتي في الأمر". تعتمد مدى رسمية البريد الإلكتروني الذي تكتبه على الشخص المستلم لرسالة البريد. على سبيل المثال: لن تستخدم نفس النمط الرسمي عند كتابة بريد إلكتروني للتقدم لوظيفة مثلما تفعل عندما تراسل أستاذك في الجامعة. يُفضل أن تكون أكثر رسمية عند التواصل مع شخص ما لأول مرة للحفاظ على مظهرك العام. ابحث قليلًا عن اسم الشخص إذا كنت لا تعرفه بالفعل. معرفة اسم الشخص وذكره يجعل التحية أكثر أناقة، وخاصة مع استخدام أساليب البريد الإلكتروني الرسمية الأخرى. في حالة مراسلة الشخص لك من قبل، انسخ أسلوب تحيته في رسالتك. على سبيل المثال: إذا استخدم الشخص كلمة "مرحبًا" واسمك الأول في التحية، يُفضل الرد على رسالته بنفس الأسلوب من خلال استخدام كلمة "مرحبًا" ثم اسمه الأول في البريد الإلكتروني. تُعد كلمة "عزيزي" (ويتبعها اسم الشخص) من الأنماط القديمة لتحية الشخص في الخطابات! يرجع سبب التمسك بهذه البداية إلى كونها تحية رسمية ومتفتحة، لكنها أصبحت غير مرئية في الخطابات حيث لا يُلاحظها الجميع نظرًا لكثرة استخدامها وهو أمر جيد بالفعل. لن ترغب بالطبع في أن تعلق تحيتك في ذهن المستلم لأنها غير مناسبة. كلمة "تحياتي" من البدايات الرسمية إلى حد ما ويمكنك استخدامها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل، وخاصة إذا كنت لا تعرف اسم الشخص المُرسل إليه. لا يزال الأفضل بالطبع معرفة اسم الشخص إذا أمكن ذلك. يمكنك أيضًا استخدام عبارة "إلى من يهمه الأمر" إذا كان البريد الإلكتروني رسميًا للغاية ولا تعرف اسم الشخص المُستلم. على الرغم من ذلك، هذه التحية مُزعجة لبعض الأشخاص! تكون رسائل البريد الإلكتروني أقل رسمية من الخطابات بشكل عام، لذلك تجنب استخدام كلمة "مرحبًا" في البريد الإلكتروني الرسمي. إذا كنت تراسل أستاذك في الجامعة مثلًا – وخاصة إذا كنت تعاملت معه بالفعل – فإن كلمة "مرحبًا" تفي بالغرض. من المقبول استخدام كلمة "مرحبًا" في رسائل البريد الأقل رسمية، ولكن لا ينطبق الأمر نفسه على كلمة "أهلًا". تجنب استخدامها تمامًا في أي نوع من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية لأنها تحية غير رسمية بالمرة حتى في الحديث. يُفضل تجنب استخدام كلمة "أهلًا" في البريد الإلكتروني حتى إذا كنت تعرف مديرك جيدًا مثلًا أثناء مراسلته. أحيانًا لا تعرف إلا وظيفة الشخص الذي تراسله في الشركة أو المنظمة؛ يمكنك في هذه الحالة استبدال اسم الشخص بوظيفته أو لقبه مثل "عزيزي مدير التوظيف" أو "عزيزي مدير لجنة التوظيف" أو "عزيزي الدكتور". أضف "السيد" أو "السيدة" أو "الدكتور" أو "الأستاذ" قبل اسم الشخص لجعل التحية أكثر رسمية. استخدم أيضًا الاسم الأخير للشخص أو اسمه الكامل لتحية أكثر رسمية، بدلًا من الاكتفاء باسمه الأول فقط.
اكتب التحية في السطر الأول. استخدم الفاصلة. انتقل للسطر التالي. قدّم نفسك في الجملة الافتتاحية إذا استدعى الأمر. ادخل في صُلب الموضوع. حدد مدى الرسمية التي ترغب في التعامل بها. جِد اسم الشخص. اتبع أسلوب من تراسله. تراجع عن كتابة كلمة "عزيزي". جرب كتابة "تحياتي" عندما لا تعرف اسم الشخص المستلم. فكّر في استخدام كلمة "مرحبًا" في رسائل البريد الأقل رسمية. تجنب استخدام كلمة "أهلًا". استخدم اللقب بدلًا من الاسم إذا استدعى الأمر. أضف لقب شرفي للشخص لجعل التحية أكثر رسمية.
https://www.wikihow.com/Start-a-Formal-Email https://www.wikihow.com/Start-a-Formal-Email https://www.wikihow.com/Start-a-Formal-Email
Formatting and Beginning the Email Considering the Recipient Choosing a Greeting