التمتع بالعقلية الصحيحة التفويض بطريقة فعالة
من أكبر العوائق التي تقف كسد منيع أمام إتمام عملية التفويض بطريقة صحيحة، هي التفكير في "إذا كنت ترغب في عمل الشيء بطريقة صحيحة، فافعله بنفسك." مع أن الحقيقة أنك لست الشخص الوحيد في العالم القادر على القيام بهذا الأمر بالطريقة الصحيحة. قد تكون الشخص الأكثر كفاءة للقيام به "الآن"، لكن إذا قمت بتدريب شخص آخر لبعض الوقت، فسوف يقدر على القيام به بطريقة صحيحة كذلك. ومن يعرف، فربما يتعلم كيفية القيام به بطريقة أفضل وأسرع منك، وذلك شيء يجب عليك ليس فقط أن تتقبله، بل أن تُشجعه وتسعد به.  فكر بشكل منطقي وواقعي. هل تقدر على القيام بهذا الأمر بنفسك؟ هل سوف تستمر للأبد بتحمل القيام بهذا العمل جنبًا إلى جنب مع مسئولياتك الأخرى، من أجل الحفاظ على توازن العمل؟ من الضروري أن تقوم بتفويض الآخرين للقيام ببعض أعمالك. لا تشعر بالحرج أو عدم الكفاءة، فقط لأنك تشعر بالحاجة إلى بعض المساعدة. بالعكس، تصبح شخصًا أكثر فاعلية ونجاحًا في العمل عندما تحصل على المساعدة في الوقت الذي تحتاج فيه إليها. إذا كنت شخصية مترددة في تفويض العمل للآخرين، فأنت تعاني بنسبة قليلة من متلازمة "الضحية". أنت مرتبك ولديك الكثير جدًا من المهام التي تشتت ذهنك، وفي نفس الوقت تقف متسائلًا عن لماذا لا يقدم لك الآخرين المساعدة. كن صادقًا مع نفسك، هل ترفض المساعدة من الآخرين - كنوع من التأدب ورغبتك في عدم تحميلهم مسئولياتك؟ هل تتسائل عن سبب عدم إصرارهم على تقديم المساعدة؟  هل تشعر بأنه إذا كان الموقف معكوسًا، فإنك سوف تقدم لهم المساعدة الصادقة والخالصة من أعماق قلبك؟ إذا كانت إجابتك هي "نعم" فمن الضروري أن تعيد الحكم على الموقف. يجب أن تحصل على المساعدة عندما تحتاج إليها. لا تنتظر حتى تأتي لك المساعدة من تلقاء نفسها، لأن ذلك على الأغلب لن يحدث.  يتغافل الكثير من الناس عن ما يمر به الآخرون من حولهم، ولا يوجد شيء يمكنك القيام به لتغيير ذلك. تخلص من أي شعور بالإحباط حيال الأشخاص الذين لا يقدمون لك يد المساعدة. وتذكر دائمًا أنها مسئوليتك أنت أن تعلن وتتواصل مع الآخرين، متحدثًا عن أي شيء تكون في حاجة إليه. العديد من الأفراد لا يشعرون بالراحة عند طلب المساعدة. قد يسيطر عليك شعور بالذنب لأنك تضع الأعباء على كاهل الآخرين من حولك، أو أنك تشعر بالخجل (لأنك تفكر بشكل ما أنها مسئوليتك بمفردك أن تتعامل مع كل شيء خاص بك). قد تكون تشعر بالفخر من هذه المعاناة، وتراها كدليل على أنك شخص نبيل (علامة أخرى على متلازمة "الضحية"). إذا كنت ترى طلب المساعدة من الآخرين نوعًا من الضعف، فيجب عليك أن تتغلب على طريقة التفكير هذه. بل إن الأمر على عكس ذلك، محاولة القيام بكل شيء من تلقاء نفسك، يعتبر علامة على ضعفك وعجزك عن الحكم على الأمور بطريقة منطقية، وأنك لا تعرف مدى قدراتك وإمكانياتك بشكل واقعي. إذا كنت تخاف من تفويض الآخرين بسبب أنك لا تثق في قدرتهم على القيام بالأمر بالطريقة الصحيحة كما ستقوم به أنت، فعليك أن تتذكر دائمًا أمرين: أولًا، أي شخص يمكنه تحسين قدرته على القيام بأي شيء، عن طريق منحه الوقت الكافي للتعلم والتدرب. وثانيًا، أنك لست موهبة فذة في كل شيء كما تظن نفسك. عندما تقوم بتفويض مهام العمل للآخرين، فأنت لا تمنح نفسك فقط، بعض وقت الفراغ، ولكنك أيضًا تتيح للشخص الذي يساعدك فرصة لممارسة مهارة جديدة والعمل على إنجاز نوع مختلف من المهام. كن صبورًا، بالوقت الكافي، سوف تجد أن الشخص الذي يساعدك أصبح قادرًا على إتمام العمل بكفاءة مماثلة لك. طالما أن العمل المفوض إليه ليس بالغ الأهمية، فلا توجد مشكلة من أن يتعلم الطرف الآخر من خلاله وأن تتيح له الوقت الكافي للخطأ والإعادة والتحسن. أما إذا كان العمل "بالغ الأهمية" ففكر مرتين قبل تفويضه لشخص آخر، أو تأكد تمامًا من أن من تفوض له العمل، سوف يكون قادرًا على إتمامه بكفاءة.  حتى إذا ما كنت الشخص الأفضل في تنفيذ هذا العمل الذي تخطط لتفويضه لشخص آخر، فمن الجيد أن تدرك أن تفويض العمل يتيح لك فرصة القيام بأشياء أخرى خلال وقتك. إذا كنت الشخص الأفضل في المكتب القادر على القيام بمهام تجميع محركات الأقراص الصلبة لأجهزة الكمبيوتر، ولكن كان لديك عرض تقديمي بالغ الأهمية تحتاج أن تستعد إليه، فلا توجد مشكلة من توكيل هذه المهمة إلى موظف متمرن. من الأفضل بالنسبة لك دائمًا أن تضع أولوية للمهام الصعبة والمعقدة. لا تشعر بالحرج من تفويض المهام البسيطة والمكررة للآخرين عندما يوجد لديك أشياء أكثر أهمية للاهتمام بها. اتخاذ الخطوة الأولى هو الأمر الأصعب، ولكنه الأكثر أهمية. يجب عليك أن تتغلب على التردد وأن تطلب من شخص ما تقديم المساعدة ( أو إذا كنت المدير، أن "تخبر" شخص ما بأن يساعدك) لا تشعر بالحرج من ذلك، طالما أنك تعرض الأمر بطريقة مؤدبة وطيبة ولطيفة. أنت لا تكون وقحًا عندما تطلب (أو تأمر أحد موظفيك) بأن يهتم بمساعدتك. حاول أن تلتزم بالطريقة الودودة في طرح الأمر مع الحفاظ في الوقت نفسه على جدية طلبك.   إذا لم تكن واثقًا من كيفية طلب المساعدة من الآخرين، فحاول أن أن تجعل طلبك مختصرًا وودودًا. يمكنك أن تقول شيئًا ما مثل: "مرحبًا، هل يمكن أن أتحدث معك لدقيقة؟ كنت أتسائل إذا كان ممكنًا أن تساعدني في تجميع كمية الأقراص الصلبة الكبيرة التي حصلنا عليها. لن أقدر على القيام بذلك بسبب أنني خارج المكتب اليوم. هل ترغب في تقديم المساعدة؟" لا تضع الضغط على الطرف الآخر، لكن أيضًا كن متأكدًا من أنه واضح له أن مساعدته "مطلوبة" وأنك في حاجة ماسة لها. ستحصل على المساعدة في أغلب المرات التي تطلبها. لا تخشَ تفويض المهام للآخرين بسبب القلق من أنك قد تبدو وقحًا أو أنك تفرض على الآخرين القيام بتلك الأمور. انظر للأمر من هذه الزاوية: ما الذي ستشعر به عندما يطلب الآخرون مساعدتك في القيام بشيء ما؟ هل تشعر بالضرر أو الإساءة؟ أم أنك ترحب بتقديم المساعدة في أغلب الأحيان؟ على الأغلب، أنك الاختيار الثاني! في بعض الأحيان، لا يقدر الأفراد على تقديم المساعدة. ويرجع ذلك للعديد من الأسباب، أشهرها أن الطرف الآخر قد يكون مشغولًا بأعماله الأخرى. لا تأخذ الأمر بشكل شخصي. كون أن ذلك الشخص لا يقدر (أو لا يرغب) في القيام بشيء ما لأجلك، الآن، لا يعنى أنه يكرهك أو لا يرغب في تقديم المساعدة لك بشكل قاطع. قد يكون الأمر أنه مشغول أو يشعر بالتعب وعدم القدرة على تحمل هذه المسئولية في هذا الوقت.  عندما تحصل على الرفض، فاستخدم الخيارات الأخرى. يمكنك عادة، وبطريقة مؤدبة ووقورة، أن تصر على احتياجك لأن يقوم هذا الشخص بالعمل على هذا الأمر (وهو ما يتناسب مع كونك المدير أو شخص ما لديه السلطة الكافية للقيام بذلك)، أو يمكنك أن تطلب من شخص آخر، أو أن تقوم بتلك المهمة بنفسك. ضع لنفسك دائمًا العديد من الخيارات والخطط البديلة. هذا هو المفتاح السحري لتجنب الوقوع في آفة الإدارة التفصيلية. يجب عليك وضع المعايير الواضحة للأهداف التي تسعى إليها، وإخبار الشخص المفوض إليه المسئولية بكيفية القيام بهذه المهام لتحقيق النتائج المرجوة، لكن اترك له حرية القيام بالأمر بأي طريقة يرغب بها، طالما أنه سيصل إلى نفس النتائج وفي نفس الفترة الزمنية. اترك له الوقت الكافي ليس فقط للتعلم، ولكن للتجربة والابتكار. لا تحاول تدريبه بصفته إنسان آلي، لكن كإنسان بشري، يقدر على التعود والتكيف مع الوضع، ثم الإضافة عليه والتحسين من نفسه للوصول لما هو أفضل.  الطريقة السابقة ذكية وبالغة الفاعلية لأنها توفر عليك الوقت وتجنبك المجهود العصبي. أنت ترغب في أن تستغل وقتك الذي حررته من تلك المسئوليات للقيام بشيء آخر أكثر أهمية، وليس مواصلة القلق حول كيفية أداء الشخص المفوض إليه المهام. تذكر، لقد قمت بتفويض هذه الأعمال، لكي تجعل نفسك "أقل" توترًا وقلقًا، وليس تحمل المزيد من الضغط. يجب عليك أن توفر بعضًا من وقتك من أجل تدريب مساعدك على كيفية القيام بالمهمة الموكلة إليه، حتى إذا كانت في غاية البساطة. تذكر دائمًا أن المهمة التي قد يبدو عليها أنها مهمة مباشرة وبسيطة بالنسبة لك، قد لا تكون كذلك لشخص يتعامل معها لأول مرة. كن مستعدًا ليس فقط لتعليم مساعدك كيفية القيام بتلك المهام المفوضة إليه، لكن أيضًا أن تجاوب بصبر على كل أسئلته واستفساراته.  تعامل مع الوقت المخصص في تعليم مساعدك على أنه نوع من الاستثمار طويل المدى. عن طريق استغلال القليل من الوقت في تعليم مساعدك كيفية القيام بمهمة ما بطريقة صحيحة، فأنت توفر الكثير من الوقت مستقبليًا، الذي سوف يضيع على قيامك بتلك المهام بنفسك، أو الذي تقضيه في تصحيح الأخطاء الناتجة عن تحمل مساعدك لهذه المهمة (بدون التدريب أو التعلم الكافي.) قد توجد لديك بعض المصادر المتاحة اللازمة للقيام بهذه الأعمال، ولكن الشخص المفوض إليه الأعمال لا يقدر على الوصول إلى تلك المصادر. أشياء مثل: كلمات السر، والأجهزة المتخصصة، والأدوات المعينة، الحيوية والضرورية لإتمام هذه المهمة. لذلك تأكد من توفير كل الأشياء اللازمة والتي تساعد الطرف الآخر على تحقيق النجاح وإتمام عمله بأفضل طريقة ممكنة. عندما يقوم مساعدك بتقديم المساعدة لك، فإنه سيتوقف عن القيام بمسئولياته الأخرى المعتادة. لا تنسَ ذلك، فعلى الأغلب أن الشخص الذي سيقدم لك المساعدة، يكون لديه الجدول الزمني المزدحم والضيق مثلك تمامًا. اسأل نفسك: ما هي المهام التي سوف يؤجلها الطرف الآخر أو يفوضها للآخرين من أجل القيام بالعمل الذي ستفوضه إليه؟ تأكد من أنك تعرف الإجابة على هذا السؤال، قبل أن تسعى إلى تفويض مهمة لشخص ما. الشخص الذي تفوض إليه العمل، سيقوم بالأخطاء أثناء تعلمه كيفية القيام بهذه المهمة. إنها ضريبة لفترة التعلم. توقع ذلك. لا تقم بتفويض المهمة وأنت تفترض أن هذا الشخص سوف يقوم بتنفيذها بشكل مثالي، طالما أنه لا يوجد لديه سجل سابق يشهد له بإتقان هذه المهمة. إذا لم تكن النتيجة النهائية للمشروع بالشكل المثالي الذي كنت تتوقعه، بسبب أن شريكك في العمل لم يقدر على إتمام المهمة الجديدة الموكلة إليه بالشكل المطلوب، فهي في النهاية غلطتك أنت، وليست غلطته. تأكد من أنك مصدر للتعلم والمساعدة للطرف الآخر، وليس سببًا في الضغط الزائد والرهبة. وتأكد من أنك تنقل له كل خبرتك والمعلومات التي تساعده في القيام بالمهام المفوضة إليه بطريقة صحيحة.  إذا كنت تقوم بتدريب شخص ما على كيفية القيام بشيء ما، فأنت تقوم بنوع من الاستثمارات طويلة الأمد. في البداية، سوف تشعر أن الأمر يسير ببطء، ويعطلك في كثير من النواحي الأخرى، لكن على المدى البعيد، سوف تحقق زيادة سريعة وملحوظة في الإنتاجية. طالما أنك تعاملت مع الموقف من البداية بسلوك واقعي وإيجابي. قم بوضع الخطط البديلة، واستعد لمواجهة الأشياء التي تسير على عكس ما هو مأمول. اعرف الأشياء المترتبة على تخطى الموعد النهائي للتسليم. العواقب والتحديات غير المتوقعة تظهر في كل الأوقات، سواء كنت في العمل أو المنزل، بل إن التكنولوجيا والأجهزة الرقمية تخطئ في بعض الأحيان. تأكد من أن مساعدك على تمام الثقة بأنك ستتواجد في حالة ظهور أي مشكلة، وأنك ستقدم له المساعدة اللازمة لتقديم العمل قبل الموعد النهائي للتسليم. لا تنزع يديك من المسئولية وتلقِ بمن يساعدك أسفل القطار عند أول مشكلة!.  يمكن أن تنظر لما سبق بنظرة ذكاء وأنانية بعض الشيء. حتى إذا كان مساعدك سيقوم ببعض الأعمال بطريقة غير مناسبة، فإن الوقت الذي ستسهلكه في تغطية هذه الأخطاء وعلاجها، سوف يكون أقل من وقت القيام بالمهمة كلها بنفسك. تفويض المهام للآخرين أمر بالغ الضرورة والأهمية، خاصة إذا ما كنت ستتحمل المزيد من المسئوليات الأخرى. لكن يأتي الأمر بنتائج عكسية، إذا ما قمت بتفويض مهمة لمساعدك، وقام بالعمل عليها بجدية وإتقان، ثم قمت بنسب كل الفضل لنفسك. اعترف وامدح جهود الآخرين وقيامهم ببعض المهام نيابة عنك.  احرص دائمًا على أن تذكر أسماء كل الأشخاص الذين قدموا لك المساعدة في إنجاز عملك. عندما ينجز شخص ما مهمة لأجلك، فمن الضروري أن تشكره، وأن تعترف بأهمية العمل والمساعدة التي قدمها لك، وأن تؤكد له أنك تكن كل التقدير والعرفان تجاه ما قام به من أجلك. وإلا ستظهر كشخصية جاحدة، حتى إذا لم تكن كذلك. لا يقدر الآخرون على قراءة ما في عقلك، لكن يظهر لهم ما تقوله بشكل مباشر لهم. سوف يرحب الآخرون من حولك بتقديم المساعدة في المرات التالية، إذا منحتهم كل التقدير والعرفان بالجميل. والعكس صحيح إذا ما أهملت توجيه الشكر لهم بالطريقة المناسبة.  كن كريمًا. جملة صادرة من القلب، مثل: "لم أكن لأقدر على إتمام هذا الأمر بدون مساعدتك" قد تكون كافية جدًا. وإذا كان العمل الذي قام به جوهريًا وبالغ الأهمية في المشروع الذي كنت تعمل عليه، فمن الجيد أن تدعوه لتناول الغداء سويًا أو شرب كوب من القهوة، أو أن تهاديه ببطاقة شكر بسيطة أو هدية صغيرة.
قم بتنحية "الأنا" جانبًا. لا تنتظر من الآخرين التطوع. لا تنظر إلى طلب المساعدة بشكل سلبي. تعلم أن تثق في الآخرين. البداية. لا تأخذ الرفض بشكل شخصي. قم بتفويض الغاية، وليس الوسيلة. كن مستعدًا لتدريب مساعدك. وفر المصادر اللازمة لإتمام المهمة. يجب عليك أن تستوعب حقيقة أن "مساعدك" يقدر على القيام بشيء واحد في نفس الوقت. كن صبورًا. كن على استعداد لمواجهة الصعاب. اذكر فضل من يقدم لك المساعدة. لا تنس قول "شكرًا".
https://www.wikihow.com/Delegate https://www.wikihow.com/Delegate
Getting in the Right Mindset Delegating Effectively