تحضير ردّك تقديم بدائل إيجابية تناول الموضوع مع مديرك
إذا طلب منك مديرك أن تقوم بعمل إضافي أو أن تكمل مهمة لا تملك مساحة كافية من الوقت لإتمامها أو إذا لم تتضمن مهامك الوظيفية أداء تلك المهمة، يمكنك أن تكتب قائمة بسبب حاجتك إلى رفض المهمة. قم بعصفًا ذهنيًا هادئًا وعقلانيًا للمشكلة ورتّب تلك الملاحظات. ستساعدك على تحضير إجابة لتقديمها لمديرك.  قد يكون هناك أسباب واضحة لعدم قدرتك على أداء تلك المهمة، مثل التزامات الاعتناء بالأطفال أو التزامك بموعد حجز إجازة. إذا لم تكن واثقًا فيما إذا كانت المهمة مناسبة لك، تحقق من وجودها تحت الوصف الوظيفي الخاص بك.  إذا كان لديك ضغط عمل كبير ولا يمكنك استقبال أي طلبات أخرى، تحتاج إلى التفكير مليًا في كيفية التعامل مع ذلك. إذا كان جدول العمل الخاص بك هو مصدر المشكلة ولا تظن أنك قادر على تولّي مهام إضافية، اسمح لنفسك ببعض الوقت لتحليل أولوياتك كليًا. قارن بين المهمة الجديدة والمهام الأخرى وقيّم ما إذا كنت قادرًا على القيام ببعض التغييرات في المهام الحالية. يمكن أن يدفع قول "لا أملك وقتًا" رئيسك في العمل للتشكيك في مدى فعاليتك وكفائتك، لذا إذا كانت المشكلة تتمثل في الوقت، يجب أن توضح أنك قادر على ترتيب المهام حسب الأولوية وتنفيذها في الوقت المطلوب.  اكتب قائمة بمهامك ورتبها حسب الأولوية ووقت التسليم. حدد متوسط الوقت الذي تتطلبه كل مهمة، وقرر ما إذا كان هناك أي فرصة لإكمال المهمة الجديدة أيضًا. حضّر ملفًا واضحًا ومنمقًا يمكنك استخدامه عند التحدث مع مديرك. بهذه الطريقة يمكنك أن "تظهر" لرئيسك عدم قدرتك على تنفيذ المهمة المطلوبة، بدلًا من مجرد "إخباره". قبل تناول الموضوع مع رئيسك في العمل يجب أن تضع نفسك مكانه وأن تفهم أولوياته وأولويات الشركة. يمكن أن يساعدك فهم دوافعه على صياغة ردك. إذا كان عدم قيامك بمهمة معينة سيكلف الشركة كمية كبيرة من الدخل، ستحتاج إلى تحضير حجّة مقنعة جدًا وخطّة بديلة لحماية الشركة من فقدان هذا العائد.   إذا كان كل ما تحتاجه هو تأجيل الاجتماع نظرًا لالتزامك بمهمة سابقة، فكّر في كيفية تأثير هذا التأجيل على مديرك.  سيساعدك وضع نفسك مكان رئيسك على توقّع رد فعله على حجتك. يجب عليك أن تصل إلى اللغة والنبرة الصحيحة حتى ترفض بدون أن تقول لا. تذكّر أنه من الضروري أن تستخدم لغة محايدة طوال الوقت وألا تأخذ الأمر على محمل شخصي. هذا يعني ألا تجعل الأمر يدور حولك أو حول مديرك أو علاقتكما، سواءً كان الأمر جيدًا أو سيئًا. أرجع الأمر دائمًا إلى الشركة وكيفية تحقيق أفضل نتيجة لمصلحة الشركة.  قل شيئًا محايدًا وموضوعيًا مثل، "إذا قمت بتنفيذ تلك المهمة، لن يتبقى لي وقتًا لإنهاء التقرير الرئيسي هذا الأسبوع". تجنّب الردود غير الموضوعية والشخصية. لا تقل "لا يمكنني فعل ذلك، هذا كثير علي". عندما تتحدث مع رئيسك في العمل يجب ألا تقول "لا" صريحة إذا تمكنت من تجنبها. حاول بدلًا من ذلك أن تبحث عن طريقة لتقديم بدائل إيجابية تؤول إلى عدم قيامك بالمهمة التي تشعر أنك غير قادر على إنجازها. أحد الطرق لفعل ذلك هو طلب مساعدة مديرك في إعادة تنظيم أولوياتك. بفعل ذلك، ستظهر لمديرك أنك تسعى إلى أن تكون على أعلى قدر ممكن من الإنتاجية، لكنك ستوضح أيضًا أن ضغط العمل الحالي غير مناسب.  سجّل انجازاتك العملية الممتازة والوقت الذي تحتاجه لإكمال كل مهمة لتدلل على أنك فكرت مليًا في الأمر. سيساعد سؤال مديرك "هل يمكنك أن تساعدني في إعادة ترتيب أولوياتي؟" على إظهار رغبتك في مشاركته طرق إدارة عملك. يوضح له ذلك أنك تحترم رأيه وأنك تحتاج إلى بعض المساعدة في الوصول إلى العمل بطريقة أكثر كفاءة. من الطرق الأخرى لاقتراح حلول بديلة إيجابية بدلًا من مجرد الرفض، هي ترشيح أحد زملائك القادرين على تولّي مهام إضافية. يساعد ذلك على إيضاح أنك فكّرت في المهمة وفي الشخص المناسب لتنفيذها.سينبهر مديرك بأنك قد توليت مسؤولية التفكير في مصلحته ومصلحة الشركة في إنجاز المهمة بدلًا من مجرد الاهتمام بتخوفك من ضغط العمل الكبير.  سيزيد إظهار حسن حكمك على الأمور وأنك أعطيت الأولوية للشركة قبل احتياجاتك الشخصية من فرص ثقة مديرك بحكمك على الأمور في المستقبل.  ستظهر أيضًا أنك تفهم ما يحدث في المكتب وأنك مهتم بتنمية زملائك. إذا كان مديرك يطلب منك إنجاز كمية كبيرة جدًا من المهام في ساعات العمل، يمكن أن تستغل هذه الفرصة للتحدث مع رئيسك في العمل عن وضع ترتيبات عمل جديدة. إذا كنت مثلًا تضطر إلى قطع مسافة طويلة جدًا للوصول إلى العمل مما يقلل من إنتاجيتك، يمكنك أن تقترح عليه أن تعمل من المنزل يومًا في الأسبوع لتقليل وقت الانتقال.  إذا كنت تظن أن نمط العمل الأكثر مرونة سيساعدك على التأقلم مع متطلبات العمل بشكل أفضل، لا تخف من التطرق إلى هذا الموضوع. فكّر دائمًا في ثقافة مكان عملك وما إذا كان العمل المرن يعد فكرة قابلة للتنفيذ. فكّر جيدًا في أي عرض قبل أن تعرضه على مديرك. لا تعرض عليه فكرة لم تفكر فيها مليًا. قبل التحدث مع رئيسك في العمل يجب أن تحدد موعدًا مناسبًا له. لا يجب أن تتحدث معه في وقت توتر أو انشغال. غالبًا ما ستكون على علم بأنماط العمل الخاصة به، لكن تحقق من جدوله على حاسوبك إذا أمكن. يجب أن تسأله ما إذا كان بإمكانه أن يعيرك عدة دقائق لمناقشة شيء ما، وفقًا لممارسات وعادات العمل في المكتب.  حاول أن تقوم بتلك المحادثة على انفراد إذا كان وضعك في العمل يسمح لك بدقيقة بمفردك مع رئيسك في العمل. ضع ضغوطات يوم العمل ونظامه في الحسبان. إذا كان مديرك شخصًا يفضل النهار، حاول أن تتحدث معه قبل وقت الغداء. إذا كنت تعلم أنه أول الواصلين دائمًا، يمكنك أن تذهب إلى العمل باكرًا في يوم لتتحدث معه قبل وصول الآخرين. عندما تتحدث مع رئيسك في العمل يجب أن تحرص على إيصال نقطتك بسرعة وبدون اللف والدوران حول المشكلة. يجب أن تتأكد من قول ما تريد أن تقول بدقة ووضوح. لا تقض وقتًا طويلًا في التحدث حول الموضوع لأن ذلك قد يدفع مديرك إلى التفكير في أنك تضيع وقته وبالتالي سيفقد تعاطفه معك.  تجنّب قول "نعم، لكن…" حيث أن رئيسك في العمل قد لا يسمع سوى "نعم" ويعتقد أنك قادر على تنفيذ المهمة، إذا كنت منظمًا.  حاول أن تستخدم تعبيرات إيجابية بدلًا من استخدام الكلمات السلبية مثل "لكن". يمكنك مثلًا، بدلًا من أن تقول "أعلم أنك طلبت مني أن أقوم بهذا التقرير، لكن لدي ضغط عمل كبير"، حاول أن تقول شيئًا مثل "لدي تصوّر عن كيفية إعادة تنظيم ضغط العمل في هذا المشروع". يعد شرح منطقك بشكل واضح وفعّال أمرًا حاسمًا. إذا كنت غير قادرًا على تحضير حجة متماسكة قد يتعذر على مديرك فهم سبب عدم قدرتك على إكمال المهمة. مثلًا، إذا طلب منك رئيسك القيام بمهمة خارج وصفك الوظيفي، يجب أن توضّح ذلك وأن تستعد للإشارة إلى وصفك الوظيفي إذا لزم الأمر. لا تبدأ بالتلويح بوصفك الوظيفي في وجه مديرك، لكن استعد للإشارة إليه.  إذا كانت المشكلة تتمثل في الوقت، تحتاج إلى أسبابٍ ملموسة ولا مجال للشك فيها لعدم قدرتك على تنفيذ المهمة المطلوبة منك. قم بالإشارة إلى المهام الأخرى التي تعمل عليها والتي تستحق أن تكون في صدارة قائمة الأولويات. قل شيئًا مثل، "أنا ملزم بتسليم تقرير الربيع الأسبوع المقبل، بالتالي ستعيقني المهمة الأخرى عن ذلك".  حاول أن توضح كيف أن تعيين شخص آخر لأداء المهمة سيفيد مديرك والشركة عن طريق إلقاء الضوء على أهمية العمل الذي تقوم به حاليًا.  اشرح موقفك بطريقة واضحة وحاسمة، لكن احرص على عدم فعل ذلك بأسلوب مجابهي أو عاطفي. إذا كنت تعلم باكرًا أنك لن تتمكن من إنجاز مهمة معينة أو أنها غير مناسبة لك، لا تنتظر طويلًا قبل أن تحدد موعدًا مع رئيسك. إذا تجاهلت الأمر، سيؤدي ذلك إلى زيادة صعوبة إعادة ترتيب المهام بطريقة تجعلك تنجزه في الوقت المحدد. إذا انتظرت لآخر لحظة، قد يكون تنفيذ المهمة في الوقت المحدد شبه مستحيلًا.
حضّر قائمة بالأسباب التي تمنعك من تنفيذ طلب رئيسك في العمل. قم بتحليل أولويات العمل الخاصة بك. ضع نفسك مكان رئيسك في العمل. فكّر في اللغة التي يجب أن تستخدمها. اقترح إعادة ترتيب أولوياتك. رشّح زميلك. اقترح ترتيبات عملية جديدة. حدد وقتًا مناسبًا لمديرك. كن دقيقًا. اشرح موقفك. لا تترك الأمر فترة طويلة.
https://www.wikihow.com/Say-No-To-Your-Boss https://www.wikihow.com/Say-No-To-Your-Boss https://www.wikihow.com/Say-No-To-Your-Boss
Preparing Your Response Offering Positive Alternatives Approaching Your Boss