إعداد علاقات الجداول إنشاء قاعدة بيانات جديدة إضافة البيانات إلى قاعدة البيانات إنشاء النماذج واستخدامها إنشاء تقرير
يمتلك كل جدول مفتاحًا أساسيًّا واحدًا (primary key)، ويكون هذا المفتاح فريدًا لكل مُدخل من المُدخلات. بشكل افتراضي، يقوم برنامج Access بإنشاء عمود معرّف (ID) يزيد في القيمة مع كل مُدخل جديد. يتم ضبط هذا العمود كمفتاح أساسي (primary key). يمكن أن تمتلك الجداول مفاتيح خارجية أيضًا. تكون هذه المفاتيح الخارجية حقولًا مربوطة بجدول آخر في قاعدة البيانات. تحتوي الحقول المربوطة على نفس البيانات.  على سبيل المثال، قد يحتوي جدول الطلبات (Orders) على حقل معرّف المستخدم (Customer ID) لمعرفة المنتجات التي طلبها كل عميل. يمكنك إنشاء علاقة لهذا الحقل مع حقل ID الموجود في جدول العملاء (Customer). يساعد استخدام العلاقات في الحفاظ على تناسق، وكفاءة، وإمكانية عرض البيانات. انقر على زر العلاقات (Relationships) الموجود في قسم العلاقات (Relationships). سيؤدّي ذلك إلى فتح نافذة جديدة تحتوي على مُعاينة لجميع الجداول الموجودة في قاعدة البيانات. سيتم سرد كل حقل تحت اسم جدوله. ستحتاج إلى إنشاء الحقل لتوليد العلاقة قبل أن تتمكّن من إنشاء العلاقة؟ على سبيل المثال، إن كنت ترغب باستخدام معرّف المستخدم (Customer ID) في جدول الطلبات (Orders)، قم بإنشاء حقل في جدول الطلبات (Orders) يسمّى Customer واترك الحقل فارغًا. احرص على أن يكون تنسيق الحقل نفس تنسيق الحقل الذي تربطه به (أرقام في هذه الحالة). قم بإلقائه في الحقل الذي قمت بإنشائه للمفتاح الخارجي. انقر على زر الإنشاء (Create) في النافذة التي ستظهر لضبط علاقات الحقول ببعضها. سيظهر خطّ بين الجدولين، ويقوم هذا الخط بربط الحقلين ببعضهما. قم بتفعيل صندوق فرض التكامل المرجعي (Enforce Referential Integrity) عند إنشاء العلاقة. يعني ذلك أنّه عند تغيّر البيانات الموجودة في أحد الحقلين، يتم تحديث الحقل الآخر أوتوماتيكيًا. سيساعد ذلك في الحفاظ على دقّة البيانات. قاعدة البيانات هي الكيان الذي سيحتوي على كلّ البيانات بأشكالها المختلفة. يمكنك إنشاء قاعدة بيانات فارغة، أو قاعدة بيانات فارغة لاستخدام ويب، أو الاختيار من ضمن قوالب متعدّدة.  قاعدة البيانات الفارغة هي قاعدة بيانات قياسية، ويكون هذا النوع من قواعد البيانات مناسبًا للاستخدام المحلّي على الجهاز. سيؤدّي إنشاء قاعدة بيانات فارغة إلى إنشاء جدول واحد فقط أيضًا. تكون قواعد بيانات ويب متوافقة مع أدوات النشر الموجودة ببرنامج Access. سيؤدّي إنشاء قاعدة بيانات فارغة إلى إنشاء جدول واحد فقط أيضًا. أمّا القوالب فهي قواعد بيانات معدّة مُسبقًا للعديد من الاستخدامات المختلفة. اختر قالبًا إن لم تكن ترغب بقضاء وقت طويل في إعداد هيكلية قاعدة البيانات. بعد اختيار نوع قاعدة البيانات، قم بتسميتها باسمٍ يعكس طبيعتها. يكون هذا الأمر مفيدًا على وجه الخصوص إن كنت ستعمل مع قواعد بيانات مختلفة. اكتب اسم قاعدة البيانات في صندوق اسم الملف (File Name). انقر على زر الإنشاء لإنشاء ملف قاعدة البيانات الجديدة. إن كنت تقوم بإنشاء قاعدة بيانات فارغة، يتوجّب عليك التفكير بأفضل طريقة ممكنة لتنظيم البيانات، وإضافة هيكلية مناسبة. هناك العديد من الطرق لتنسيق البيانات والتعامل معها في برنامج Microsoft Access.  الجداول (Tables) - هذه هي الطريقة الأساسية لتخزين البيانات في قاعدة البيانات. يمكن مقارنة الجداول بجداول بيانات برنامج Excel: يتم تنظيم البيانات في أعمدة وصفوف. بسبب ذلك، تكون عملية استيراد البيانات من Excel وبرامج جداول البيانات الأخرى عملية بسيطة للغاية. النماذج (Forms) - النماذج هي طريقة إضافة البيانات إلى قاعدة البيانات. على الرغم من أنّه يمكنك إدخال البيانات إلى قاعدة البيانات من خلال الجداول مباشرة، إلّا أنّ استخدام النماذج يسمح لك بإدخال البيانات من خلال واجهة رسومية بسهولة. التقارير (Reports) - تقوم التقارير بتلخيص البيانات الموجودة في قاعدة البيانات وعرضها. تُستخدم التقارير لتحليل البيانات والإجابة عن أسئلة محدّدة، كمعرفة حجم أرباح الشركة مثلًا، أو مكان تواجد العملاء. عادة ما يتم تصميم التقارير لطباعتها. الاستعلامات (Queries) - هذه هي طريقة عرض البيانات وترشيحها. يمكنك استخدام الاستعلامات لعرض مُدخلات محدّدة من جداول مختلفة. يمكنك استخدام الاستعلامات لتوليد البيانات وتحديثها أيضًا. إن كنت قد أنشأت قاعدة بيانات فارغة، سيتم إنشاء جدول فارغ أوتوماتيكيًّا. يمكنك البدء بتعبئة هذا الجدول ببياناتك، سواءً عن طريق ملء خلايا الجدول يدويًّا، أو عن طريق نسخ البيانات من مصدر آخر ولصقها بالجدول.  يتم تعيين عمود (حقل) مخصّص لكل وحدة من البيانات، بينما يتم تعيين صفّ منفصل لكل سجلّ. على سبيل المثال، يمكن أن يمثّل كلّ صفّ عميلًا مختلفًا، بينما يمثّل كلّ حقل معلومة مختلفة عن هذا العميل (الاسم الأول، أو الاسم الأخير، أو عنوان البريد الإلكتروني، أو رقم الهاتف، وما إلى ذلك). يمكنك إعادة تسمية الأعمدة لتسهيل معرفة طبيعة محتويات الحقل. انقر نقرًا مزدوجًا على ترويسة العمود لتغيير اسمه. إن كنت ترغب باستيراد البيانات من ملف أو أيّ مصدر مدعوم آخر، يمكنك ضبط البرنامج للتحصّل على البيانات من المصدر وإضافتها إلى قاعدة بياناتك. يفيد هذا الأمر في التحصّل على البيانات من خوادم الويب أو أيّ مصدر مُشارك آخر.  انقر على لسان تبويب البيانات الخارجية (External Data). اختر نوع الملف الذي تقوم باستيراده. في قسم الاستيراد والربط (Import and Link)، ستجد بعض خيارات أنواع الملفات. يمكنك النقر على زر الخيارات الإضافية (More) للاطلاع على المزيد من الخيارات. الخيار ODBC اختصار للعبارة Open Database Connectivity، أو اتّصال قاعدة بيانات مفتوحة، ويتضمّن ذلك أنواع قواعد بيانات منها SQL مثلًا. توجّه إلى مكان وجود البيانات. إن كانت قاعدة البيانات على خادم ويب، سيتوجّب عليك إدخال عنوان الخادم. اختر خيار مكان وكيفية تخزين البيانات في قاعدة البيانات الحالية (Specify how and where you want to store the data in the current database) في النافذة التالية. انقر على خيار الموافقة (OK). اتبع الإرشادات الموضّحة على الشاشة لاستيراد البيانات. يتوجّب عليك حفظ السجّلات المختلفة في جداول مختلفة. سيساعد ذلك في الحفاظ على سرعة عمل قاعدة البيانات. على سبيل المثال، قد تقوم بإعداد جدول لبيانات العملاء، وجدول آخر لبيانات الطلبات. ستتمكّن بعد ذلك من ربط جدول بيانات العملاء بجدول بيانات الطلبات. انقر على زرّ الجداول (Table) في قائمة الإنشاء (Create) الموجودة بلسان التبويب الرئيسي (Home). سيظهر جدول جديد في قاعدة البيانات. يمكنك إدخال البيانات بنفس طريقة الجدول الأوّل. تسمح لك النماذج بعرض بيانات كل حقل بسهولة، كما تسمح لك أيضًا بالتنقّل بين السجلّات المختلفة بسرعة، أو إنشاء سجّلات جديدة. النماذج أدوات أساسية لتسهيل إدخال البيانات لفترات طويلة، حيث أنّ معظم الأشخاص يجدون أنّ استخدام النماذج أسهل من التعامل مع الجداول. سيؤدّي ذلك إلى إنشاء نموذج اعتمادًا على الحقول الموجودة بالجدول أتوماتيكيًا. يقوم برنامج Access بمهمّة رائعة ودقيقة في إنشاء حقول بالحجم الصحيح، إلّا أنّه يمكنك تحجيم العناصر وتحريكها على النموذج الذي ترغب به.  إن لم تكن ترغب بعرض حقل معيّن في النموذج، يمكنك النقر بزر الفأرة الأيمن على الحقل واختيار خيار الحذف (Delete). إن كان هناك علاقات (Relationships) بين الجداول، سيظهر كشف بيانات أسفل كل سجل، ويُظهر كشف البيانات البيانات المتّصلة. يمكنك تحرير البيانات المتصلة بهذه الطريقة لتضمن سهولة الأمر. على سبيل المثال، يمكن أن يمتلك كل مندوب دعاية في قاعدة البيانات قاعدة بيانات عميل في سجّله. تنقلك الأزرار السفلية من سجّل لآخر. ستتم تعبئة الحقول بواسطة بيانات السجل أثناء التحوّل بينها. يمكنك استخدام الأزرار الطرفية للانتقال إلى السجل الأوّل أو الأخير. يكون الزر أعلى الجهة اليسرى من الشاشة، ويسمح لك هذا الزر بتغيير قيم الجدول من خلال النموذج. يمكنك تحرير النص الموجود بأيّ سجلّ لتغيير البيانات في الجدول. ستنعكس التغييرات أوتوماتيكيًا في الجدول، وفي أيّ جداول متّصلة أيضًا. انقر على زر إضافة سجلّ (Add Record) الموجود إلى جوار أزرار التصفّح لإنشاء سجل جديد في نهاية القائمة. يمكنك بعد ذلك استخدام الحقول لإدخال البيانات في سجّل فارغ بالجدول. هذه الطريقة أسهل بكثير في إضافة المعلومات الجديدة عن استخدام الجدول مباشرة. احرص على حفظ النموذج عن طريق الاختصار Ctrl + S لتتمكّن من الوصول إليه لاحقًا بسهولة. سيظهر النموذج في إطار التصفّح الموجود في الجانب الأيسر من الشاشة. تسمح لك التقارير (Reports) بعرض ملخّص للبيانات بسهولة. يتم استخدام التقارير عادة لإنشاء تقارير الدخل والشحن، ويمكن تعديلها لأيّ استخدام آخر. تقوم التقارير برسم البيانات من الجداول أو الاستعلامات التي أنشأتها. حدّد نوع التقرير الذي ترغب بإنشائه. هناك طرق مختلفة لإنشاء التقارير. يمكن لبرنامج Access إنشاء التقارير أتوماتيكيًا، أو يمكنك إنشاء تقرير مخصّص.  تقرير (Report) - سينشئ هذا الخيار تقريرًا تلقائيًا يحتوي على كل البيانات الموجودة بالمصدر. لن يتم دمج أيّ بيانات، إلّا أنّ هذا الخيار مُناسب لإظهار البيانات التي تحتاج إليها في حالة قواعد البيانات الصغيرة. تقرير فارغ (Blank Report) - سيقوم هذا الخيار بإنشاء تقرير فارغ يمكن تعبئته بالبيانات حسب رغبتك. ستتمكّن من الاختيار بين الحقول المتاحة أو إنشاء تقرير مُخصّص. مُساعد التقارير (Report Wizard) - سيساعدك مٌساعد التقارير خلال عملية إنشاء التقرير، ممّا يسمح لك بدمج البيانات، ومن ثم تنسيقها حسب رغبتك. إن كنت قد اخترت إنشاء تقرير فارغ، سيتوجّب عليك اختيار مصدر للتقرير. أولًا، انقر على لسان تبويب الترتيب (Arrange)، ثم اختر خيار كشف ملكية (Property Sheet). يمكنك أيضًا استخدام الاختصار Alt + Enter عوضًا عن ذلك. انقر على السهم السفلي الموجود إلى جوار حقل مصدر السجل (Record Source). ستظهر قائمة بالجداول والاستعلامات المتاحة. اختر أحد الجداول أو الاستعلامات، وسيتم تعيينه للتقرير. بعد امتلاكك للمصدر، يمكنك البدء بإضافة الحقول من المصدر إلى التقرير. انقر على لسان تبويب التنسيق (Format)، ثم انقر على خيار إضافة حقول موجودة (Add Existing Fields). ستظهر قائمة الحقول في الإطار الأيمن.  انقر مع السحب على الحقول التي ترغب بإضافتها إلى إطار التصميم (Design). سيظهر السجل في التقرير. ستتم مُراصفة السجّلات الإضافية المُضافة أثناء إضافتها أوتوماتيكيًّا. يمكنك تحجيم الحقول عن طريق النقر على أطرافها وسحب مؤشّر الفأرة. قم بحذف الحقول من التقارير عن طريق النقر على الترويسة والضغط على زر الحذف (Delete). تسمح لك المجموعات بتمثيل البيانات على صورة تقرير بسرعة، حيث تسمح لك بتنظيم المعلومات المتعلّقة بها. على سبيل المثال، قد ترغب بتجميع المبيعات بحسب المنطقة أو مندوب المبيعات. تسمح لك المجموعات بتحقيق ذلك.  انقر على لسان تبويب التصميم (Design)، ثم انقر على زر التجميع والفرز (Group & Sort). انقر بزر الفأرة الأيمن على أيّ جزء من الحقل الذي ترغب بإضافته إلى مجموعة. اختر خيار الجمع من القائمة (Group On). سيتم إنشاء ترويسة للمجموعة. يمكنك تعديل الترويسة لأيّ اسم ترغب به للمجموعة. بعد إتمام التقرير، يمكنك حفظه ومشاركته أو طباعته كأيّ مستند آخر. استخدم هذه الطريقة لمشاركة أداء الشركة مع المستثمرين، أو مشاركة بيانات الاتصال مع الموظّفين، وغير ذلك الكثير.
افهم طبيعة عمل المفاتيح (Keys). انقر على لسان تبويب الأدوات (Tools). اسحب الحقل الذي ترغب باستخدامه كمفتاح خارجي (forign key). انقر على لسان تبويب الملف (File)، ثم انقر على الزرّ جديد (New). اختر اسمًا لقاعدة البيانات. حدّد الهيكلية الأفضل لبياناتك. قم بإنشاء جدولك الأوّل. قم باستيراد البيانات من مصدر مختلف. قم بإضافة جدول آخر. حدّد الجدول الذي ترغب بإنشاء نموذج له. انقر على زر النماذج (Forms) الموجود في لسان تبويب الإنشاء (Create). قم بتوجيه النموذج الجديد. انقر على زر كشف البيانات لاستخدام الجدول. تعديل السجّلات الموجودة. قم بإضافة سجّلات جديدة. احفظ النموذج عند الانتهاء. اختر الجدول أو الاستعلام. انقر على لسان تبويب الإنشاء (Create). اختر مصدرًا للتقرير الفارغ. أضِف الحقول التي ترغب بالحصول على بياناتها. أضِف المجموعات (Groups) إلى تقريرك. احفظ المجموعة وشارك التقرير.
https://www.wikihow.com/Use-Microsoft-Access https://www.wikihow.com/Use-Microsoft-Access https://www.wikihow.com/Use-Microsoft-Access https://www.wikihow.com/Use-Microsoft-Access https://www.wikihow.com/Use-Microsoft-Access
Setting Table Relationships Creating a New Database Adding Data to the Database Creating and Using Forms Creating a Report