اكتساب المصداقية تحقيق أقصى استفادةٍ من فريقك تلبية المطالب
من أسوأ الأشياء التي يمكنك القيام بها كمشرف هو التشكيك في قدراتك. إذا كنت تشرف على الآخرين لأول مرة، يجب أن تعلم أنك معرضٌ لارتكاب بعض الأخطاء على طول الطريق، ولكن ذلك لا يعني بالتأكيد أنك قائدٌ سيئ. لا تقسُ على نفسك كثيرًا، وفي المقابل، ألزِم نفسك ببذل قصارى جهدك.  ضع في اعتبارك أنه تم تعيينك كمشرفٍ لأن رئيسك يعتقد أنك قادرٌ على القيام بالمهمة! كل ما عليك فعله هو إثبات أن رئيسك على حق. لا تعتقد أبدًا أن الرؤساء لا يرتكبون الأخطاء. لا أحد يتوقع منك أن تكون مثاليًا بخلافك. من المهم جدًا أن تعطي لموظفيك نموذجًا جيدًا للسلوك المرغوب به. إن كونك شخصًا مسؤولًا لا يعني أنك معفًى من الالتزام بالقواعد؛ إذا عملت بجد وكنت شخصًا ملتزمًا وأخلاقيًا، فمن المرجح أن يقتدي بك موظفوك وأن يكونوا كذلك أيضًا.  لا تدع قوتك الجديدة تتلاعب بغرورك. من المهم أن تحترم موظفيك إذا أردت أن يبادلوك الاحترام في المقابل. تذكر أن مواقفك لا تقل أهميةً عن أفعالك. كُن ودودًا ومحترفًا على الدوام. من المهم أن يعرف موظفوك ما يجب عليهم توقعه منك. تأكد دومًا من وضع القواعد والتوقعات للموظفين الجدد وفرض هذه السياسات باستمرار. إذا كان هناك تغييرات في السياسة العامة، تأكد من فهم الموظفين لها.  حاول أن تتحكم في عواطفك قدر الإمكان. عامل موظفيك بإنصاف ولا تفضل أحدهم على الآخر. لا يجب على المشرفين الجيدين أن يتمسكوا بطريقتهم تمامًا، بل يجب أن يكونوا على استعداد للاعتراف بفشل نهجٍ معين عندما لا ينجح وأن يجروا التغييرات اللازمة وفقًا لذلك، حتى لو عنى ذلك الاعتراف بأنهم كانوا على خطأ.  يجب أن تكون قادرًا على ملاءمة أسلوب إدارتك مع احتياجات الموظفين المختلفة. قد يزدهر بعض الموظفين تحت الإشراف الصارم، بينما يستفيد البعض الآخر من المزيد من الحرية. إن مسؤولية التعرف على هذه الاحتياجات والتفاعل وفقًا لها تقع على كاهلك. لا يعني ذلك أنه يجب أن يكون لديك معايير مختلفة لمختلف الموظفين. على الرغم من رغبتك المحتملة في تعديل نهجك وفقًا لأسلوب عمل كل موظف، إلّا أنك يجب أن تكون ثابتًا في توقعاتك وإجراءاتك التأديبية. بصفتك المشرف، ستكون مسؤولًا عن فريقك بأكمله. إذا فاتك موعد نهائي أو فقدت عميلًا مهمًا، لا توجه أصابع الاتهام إلى الآخرين وتلقي باللوم عليهم. بدلًا من ذلك، قيِّم الدور الذي لعبته واعترف بأخطائك وتوصل إلى خطة لتجنب ارتكاب الأخطاء نفسها مجددًا في المستقبل. التواصل أمر حيوي لأجل قيادة جيدة. يجب أن توصل توقعاتك بوضوح، سواءٌ كنت تشرح مشروعًا واحدًا أو تذكر الفريق بأكمله بسياسات الشركة.  تأكد من أخذ الوقت الكافي لمعرفة جميع موظفيك، ودعهم يعرفون أنك على استعداد للتحدث معهم كلما دعت الضرورة.  يقتضي التواصل الاستماع إلى الآخرين والتحدث كذلك، لذلك كن منفتحًا للإنصات إلى دواخل موظفيك تجاهك. عندما تمنح العمال اهتمامًا صادقًا، سيشعرون بالاحترام وسيكونون أكثر استعدادًا للاستماع إلى إرشاداتك. يمكن أن يقلص إعطاء الأوامر بصرامة دون الاستماع إلى العمال من التزامهم وحماسهم. تجنب محاضرة العمال أو إرسال التوجيهات عن طريق رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة. فكر في أهم الرسائل التي تريد تبليغها وتواصل معهم وجهًا لوجه لقولها أو عبر الهاتف. ضع أفكارك في بريد إلكتروني للتأكد من أنها واضحة وموجزة وتتسم بالاحترام. ستتيح لك الاجتماعات المنتظمة مع الموظفين الفرصة لسؤالهم عن المشاريع التي يعملون عليها وسماع شكاوى العمال وإنجازاتهم ومناقشة نجاحات الفريق وطرح حلول إبداعية للمشاكل الجديدة. كن متجاوبًا على الدوام من خلال الرد على رسائل الموظفين الإلكترونية وعلى مكالماتهم على الفور.  يتوافق تعدد المهام مع ازدحام يومنا الحاضر، لكنه لا يؤتي ثماره في بعض الأحيان. أخبر موظفيك أنك تقدر وقتهم عن طريق وضع كل الملهيات جانبًا عندما تقابلهم. لا يمكنك توقع الكمال من فريقك، لذا كن حذرًا بشأن الإفراط في الانتقاد أو تحديد أهدافٍ بعيدة المنال. سيؤدي ذلك إلى تثبيط همم موظفيك وحسب.  مع ذلك، يمكنك توقع التميز من موظفيك طالما يمكن تحقيق هذا التميز.  خذ ما يلزم من الوقت كي تتحدث مع موظفيك حول توقعاتك واستمع إلى ردودهم. إذا شجعت موظفيك على القيام بمحادثة صادقة وصريحة، فمن المرجح أن يخبروك إذا كانت توقعاتك غير منطقية. يجب أن تفهم حجم العمل الموجود فعليًا ومقدار الوقت الذي سيستغرقه الموظفون لإنهاء مشروعٍ معين قبل تحديد موعدٍ نهائي. إذا لم يكن لديك المعلومات الصحيحة، فإنك تخاطر بإلزام فريقك بما يتجاوز قدرتهم. كمشرف، من المستحيل بالنسبة لك أن تفعل كل شيءٍ بنفسك، لذلك يجب أن تثق بموظفيك للاهتمام بالأشياء دونك. قد تضطر إلى التخلي عن بعض التحكم، ولكن سيكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على مسؤولياتك الخاصة وستمنح موظفيك الفرصة للازدهار. تذكر أنك لا تزال المسؤول الأساسي عن عمل موظفيك، حتى لو قمت بتفويض بعض المهام المحددة لبعض الأشخاص. إذا كنت لا تثق بموظفيك تمامًا للقيام بالعمل من تلقاء أنفسهم، أسس إذًا بعض عمليات المراجعة حتى يكونوا قادرين على تولي مهامهم. عندما يقوم موظف بعملٍ جيد فمن المهم أن تقدر ذلك! أعطِ الفضل لجميع موظفيك إذا أنجزوا العمل المطلوب منهم جيدًا واجعلهم يعرفون أن عملهم الجاد موضع تقدير. يشعر بعض المشرفين بالتهديد من قبل الموظفين الناجحين، ولكن ذلك سيمنعك من أن تكون مشرفًا فعالًا وناجحًا وحسب. يجب أن تكون فخورًا بموظفيك ذوي الأداء الفعال، لا أن تشعر بالغيرة منهم. تتمثل إحدى مسؤولياتك كمشرف في إطلاق العنان لإمكانيات جميع موظفيك. يمكنك القيام بذلك عن طريق تقديم النقد البناء والبحث عن طرق تسمح لهم بتولي مسؤوليات جديدة أو أدوار جديدة داخل المنظمة.  انتبه إلى المواهب والمهارات الفريدة لكل عامل واستغل نقاط القوة هذه لصالح المشروع أو الشركة. على سبيل المثال: قد تكون إحدى العاملات ممتازة في المخاطبة عبر الهاتف ولكنها بطيئة في الكتابة، فحاول إيجاد الفرصة المناسبة لها للاستفادة من مهاراتها الهاتفية لبناء روابط الشركة أو بيع المنتجات أو خدمة العملاء. أتِح التدريب للموظفين لمساعدتهم على تعلم مهارات جديدة كلما كان ذلك ممكنًا. على سبيل المثال: يمكنك تشجيع الكاتب البطيء على أخد درس في الكتابة أو تكليفه بمهام كتابة إضافية لتحسين مهاراته. تجنب لفت الانتباه إلى نقاط الضعف دون داع. إن التركيز المفرط على نقاط ضعف الموظفين يمكن أن يؤدي إلى إحباط الموظفين وخفض معنوياتهم. استخدم مراجعات الموظفين كفرصة للثناء على قوة موظفيك ولتقديم نقدٍ بناء على ما يمكنهم القيام به بشكلٍ أفضل. إن جزء من كونك مشرفًا فعالًا وناجحًا هو مساعدة الموظفين على تحويل نقاط ضعفهم إلى كفاءات. الخطوة الأولى هي خلق الوعي تجاه الشيء الذي يحتاج إلى تحسين. لا تنتظر مراجعة الموظف السنة القادمة إذا كان بوسعك تقديم بعض النقد البناء في اليوم الحاضر! يتعين على المشرفين التعامل مع الكثير من المواقف غير المريحة مثل النزاعات بين الموظفين وتسريح العمال. على الرغم من أنه من المغري تجنب التعامل مع هذه المواقف كلما استطعت، إلّا أنه من الأفضل معالجة هذه المشكلات بشكلٍ مباشر.  لن يحترمك موظفوك إذا رأوك شخصًا يهرب من مواجهة النزاعات. عند إجراء محادثة صعبة مع أحد الموظفين، ركز دائمًا على الملاحظات الموضوعية وتجنب توجيه الاتهامات. المماطلة سيئة بما يكفي إذا قام بها الموظفون، ولكنها تكون أسوأ عندما يفعلها المشرفون! يجب عليك كقائدٍ وضع خطة لمعالجة مشاكل المشروع في أقرب وقتٍ ممكن. بدلًا من تضييع وقتك في الشكوى من المشكلات التي تواجهها مؤسستك أو إدارتك، استغل هذا الوقت للتوصل إلى خطة لحل المعضلة.  ضع في اعتبارك أن الحلول طويلة الأجل أفضل دائمًا من الحلول قصيرة المدى، حتى لو كان تنفيذها أكثر صعوبة.  أن تكون فعالًا في حل المشاكل يعني التركيز على حقائق الموقف والتفكير في الحلول الإبداعية. تجنب التركيز على العواطف وإلقاء اللوم، بل فكر في الخطوات اللازمة لمساعدة الموظفين على استعادة رباطة جأشهم واستئناف مهامهم. يجب أن يبحث القادة الجيدون دومًا عن طرق جديدة لتحدي أنفسهم وفريقهم. لا يعني ذلك إغراق فريقك أو تحدي نفسك بما لا تقدرون على التعامل معه، ولكنه يعني الخروج من منطقة شعورك بالراحة مرةً واحدة كل فترة. شجع موظفيك على فعل الشيء نفسه من خلال منحهم الفرصة للعمل في مشاريع غير مألوفة بالنسبة لهم. من المهم أن يمتلك القائد فهمًا جيدًا لأهداف الإدارة، لذلك خذ بعض الوقت بشكلٍ دوري لمراجعة المشروعات التي يعمل عليها فريقك. أنشئ مواعيد نهائية أو أهداف محددة لموظفيك للمساعدة على تحفيزهم وإبقائهم في المسار الصحيح.  تأكد من الاستماع إلى فريقك إذا أخبروك أن الأهداف غير قابلة للتحقيق. ليس هناك سبب لعدم تعديل الهدف. كلما أدركت مقدار الوقت اللازم لفريقك لإنجاز العمل المطلوب بشكلٍ أفضل، زاد فهمك لمقدار العمل الإضافي الذي يمكنهم القيام به فعليًا. يجب أن يكون المشرف قادرًا على التدخل والمساعدة في حل مشاكل الفريق عند الضرورة. تأكد من معرفة فريقك أنك على أهبة الاستعداد لمساعدتهم على اكتشاف مشاكل المشروع التي يتعرضون إليها. لا يمكن التقليل من أهمية التعليق على عمل الموظفين. تأكد من إعلام موظفيك بكيفية عملهم سواءٌ كان جيد أم سيئ. أنشئ أنظمة لتوفير وقت الموظفين والقضاء على الأخطاء في المهام. أنشئ مستندات لتحديد مسؤوليات الموظف والمسؤول عن كل مهمة. أتمت المهام السهلة كلما كان ذلك ممكنًا، وشجع الموظفين على التركيز أكثر على المشاريع الإنتاجية والجذابة. لن يتماشى كل شيءٍ وفقًا للخطة، كمشرف، يجب أن تتقبل ذلك. حاول ألا تأخذ الإخفاقات على محملٍ شخصي. بدلًا من ذلك، تعلم منها وطبق تلك المعرفة على مشروعك التالي حتى تتجنب ارتكاب الأخطاء نفسها. ضع في اعتبارك أن الطاقة السلبية ستنتقل إلى فريقك بأكمله، لذلك انتبه إلى ما تقوم بنقله إلى الفريق.
آمن بنفسك. كُن مثالًا يُحتذى به. كن ثابتًا على مبادئك ومتسقًا. كن مستعدًا للتغيير. تحمَّل المسؤولية. تواصل مع الآخرين بشكلٍ فعال. ضع توقعات معقولة. فوِّض أشخاصًا لتولي المسؤوليات. كافئ الإنجازات. شجع النمو. واجه النزاعات. لا تماطل. أوجد الحلول. تحدِّ نفسك. حدد أهدافًا. كن داعمًا. بسِّط العمليات. كن مرنًا.
https://www.wikihow.com/Be-an-Effective-Supervisor https://www.wikihow.com/Be-an-Effective-Supervisor https://www.wikihow.com/Be-an-Effective-Supervisor
Gaining Credibility Getting the Most Out of Your Team Meeting the Demands