الصياغة والكتابة إعطاء توصية شفهية
عندما يُطلب منك كتابة رسالة توصية له، فكر أولًا في طلبه. إن كانت لديك تجربة جيدة مع هذا الشخص ويمكنك أن تدعم فرصه في الحصول على الوظيفة من خلال كتابة رسالة إيجابية، فيمكنك حينها أن تكتب الرسالة.  لا تقبل كتابة الرسالة إن لم يكن باستطاعتك كتابة أي شيء إيجابي، فمن الواجب عليك ألا تكون سببًا في التقليل من فرصه في الحصول على الوظيفة.  لا تقبل بكتابة رسالة التوصية إن لم تكن قد عملت مع الشخص لفترة زمنية طويلة. يصعب على المرء أن يعرف شخص ما ويقدر مهاراته وأسلوبه في العمل في غضون أشهر قليلة.  تأكد من أنك الشخص المناسب لكتابة الرسالة. قد يتطلب الأمر التحقق أولًا من سياسات الشركة. اطلب من الشخص المعني أن يمدك بمعلومات حول الوظيفة التي يقدم لها وأي بيانات ذات صلة تحتاج لمعرفتها، بما في ذلك سيرته الذاتية. يجب عليك أن تجمع كل المعلومات ذات الصلة، مثل: تقييمات الأداء الشخصية.  اطلب التعرف على الوظيفة التي يود العمل بها والتي ستوصي بها في خطابك، بالإضافة للاطلاع على سيرة ذاتية حديثة وغيرها من المعلومات، مثل: تقييم الشخص الذاتي لعمله معك في الشركة، وكيف أفادته تلك الأعمال في ثقل خبرته وتأهيله للعمل في الوظيفة الجديدة.  فكر في قراءة مراسلاتك مع المُرشح للوظيفة، من أجل تقييم مهنيته والطريقة التي يعمل بها. يمكنك أيضَا استخدام تقييمات الأداء الخاصة به لهذا الغرض. استخدم المعلومات التي جمعتها لصياغة رسالة أولية، وهو ما يساعدك على التأكد من أن رسالتك إيجابية وشاملة. اكتب صياغة جيدة لرسالة التوصية الإيجاببية عن موظفك أو زميلك السابق.  يجب ألا تزيد رسالة التوصية عن صفحتين. قد يتسبب إسرافك في كتابة معلومات غير هامة في عدد صفحات ضخم إلى تكاسل صاحب العمل المحتمل عن قراءة النص كاملًا، ما قد يفقد الموظف المرشح فرصته في الاستفادة من التوصية.  يجب أن تشير في المقدمة إلى اسم الشخص والوظيفة التي يتقدم لها والرتبة الوظيفية.على سبيل المثال يمكنك أن تكتب " إنه لمن دواع سروري أن أوصي بالسيد أدهم مراد لمنصب مدير التسويق. لقد قدم أدهم مراد مساهمة كبيرة في عمل هذه الشركة، وأعتقد أنه  سيكون إضافة كبيرة لفريقك." يمكن أن يكون نص الرسالة مكونًا من فقرة واحدة إلى ثلاث فقرات، ويجب أن تناقش خلالها مدى معرفتك بالشخص، وبأي صفة عملت معه، ومناقشة مهاراته وتوضيحها للقارئ، وتوضيح كيفية استفادة الشخص من صاحب العمل المحتمل.أنت تريد تقديم دليل قابل للقياس على أن هذا الشخص هو المرشح الأفضل للمنصب.  يمكنك مناقشة شخصية المرشح في النص الرئيسي للرسالة، لكن ضع في اعتبارك أهمية تجنب تضمين أي معلومات شخصية قد تؤثر على صاحب العمل المحتمل، وقد يكون من غير القانوني مشاركتك لأي من تلك المعلومات الواقعة تحت تصنيف خصوصية الموظف.  يجب أن تنهي الرسالة بتلخيص موجز تشير خلاله إلى أنك توصي بشدة بهذا الشخص، وتعرض على صاحب العمل المحتمل إمكانية سؤالك عن أي شئ إن رغب في ذلك.على سبيل المثال: "بناء على تجربتي مع السيد أدهم مراد، إذا كان لديكم أيّة اسئلة أو استفسارات فلا تترددوا في الاتصال بي عبر البريد الإلكتروني أو عبر الهاتف". تحتاج إلى التأكد من استخدام لغة إيجابية وقابلة للقياس عند وصفك للمرشح أثناء صياغة رسالة التوصية. يمكن أن يساعد هذا صاحب العمل المحتمل على فهم أفضل للمرشح ويمكن أن يساعده في تكوين صورة أكثر إيجابية.  استخدم كلمات مثل: المشاركة والتعاون والتشجيع.  استخدم كلمات مثل: مسؤوول ويعمل ضمن الفريق وإيجابي وعملي ومحل ثقة.  استخدم صفات مثل: يُعتمد عليه وذكي ومجتهد.  يمكنك أن تضع هذه الكلمات معًا في جملة مثل "تعاونت أنا وأدهم معًا في مشروع تسويقي وكان أحد الأسباب المهمة لاكتساب العديد من العملاء الجدد. وهو لاعب الفريق المُتحلي بالمودة والمسئولية والذي سيكون له تأثير إيجابي على شركتك." أنت ترغب في أن تقنع صاحب العمل أن مرشحك هو الأفضل للوظيفة، لا تنس أن أفضل وسيلة لذلك هي التحلي بالصدق، فهناك خط رفيع بين الصدق والمبالغة. لا يجب عليك أن تعبر هذا الخط حتى لا يشعر صاحب العمل المحتمل أن رسالتك خادعة. يجب ألا تقول صراحة أن المُرشح الذي توصي به هو الأفضل على الإطلاق، خاصة إذا لم تكن واثقًا من ذلك لأقصى درجة، ولكن فكر في كتابة جملة مثل: "أدهم هو أحد أكثر زملاء العمل تحملًا للمسؤولية، وأنا أشعر بالسعادة والفخر لأني عملت معه". وعند تقييم المهارات والقدرات التقنية، يمكنك أن تكتب شئيًا مثل: "أدهم من بين أفضل 5% من المدراء الذين عملت معهم." عندما تنتهي من صياغة الرسالة الأولية، راجع النص لتقويته وإضافة بعض اللمسات الجديدة، كما سيسمح لك هذا بتعديل أيّة أخطاء إملائية أو نحوية.  تأكد من أنك تنقيح المسودة لتحتوي على الكلمات المناسبة للمقدمة والموضوعات والخاتمة، وأن تكون مسودتك صادقة وتضم المفردات الإيجابية المناسبة وأنها تقدم الصورة الأفضل للمرشح.  اقرأ الرسالة بصوت عالٍ لاكتشاف الأخطاء المحتملة ولتضمن التزامك بالاحترافية والصياغة الجيدة.  تأكد من أن المعلومات التي تقدمها في الرسالة مناسبة للوظيفة الجديدة. قبل أن تتمكن من إرسال رسالة التوصية، تحتاج إلى تهيئتها بشكل مناسب. يمكن أن تساعد تلك الخطوة على ضمان أن صاحب العمل سيأخذ رسالتك على محمل الجد.  تأكد من أن الرسالة مكتوبة على ورق الشركة المعتمد.  اكتب تاريخ الرسالة في السطر الأول. ضع عنوان صاحب العمل المحتمل أسفل التاريخ. ارسل الرسالة إلى المشرف المحتمل للمرشح أو إلى قسم الموارد البشرية. ثم بتضمين عنوانك الخاص أسفل عنوان صاحب العمل المحتمل. تأكد من توقيع اسمك بالحبر الأسود مع طباعة اسمك أيضًا.  يمكنك إضافة العنوان والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف إذا أردت. اقرأ النص مرة أخيرة قبل أن ترسل رسالة التوصية. يمكن أن يساعد هذا في ضمان عدم وجود أيّة أخطاء أو إغفال أيّة معلومات مهمة. تسمح بعض الشركات لموظفيها بنشر المعلومات الأساسية فقط عن الموظفين بشكل شفهي، بينما البعض الآخر يسمح فقط بالمراجع المكتوبة. يوفر التأكد من السياسة الخاصة برسائل التوصية من الشركة فرصة أفضل في الحصول على توصية شفهية جيدة. إذا طلب منك أحد الزملاء إعطاء تقييم إيجابي عن فترة عمله السابقة معك، فتأكد أولًا من قدرتك على إعطاء ذلك الانطباع الإيجابي المطلوب. إن كان لديك تجربة جيدة مع الشخص ويمكن أن تساعده في طلبه، فوافق على التحدث مع صاحب العمل المحتمل هاتفيًا أو وجهًا لوجه لتقديم رسالة توصية شفهية، والتي يكون لوقعها أفضلية أكثر كذلك من التوصية المكتوبة.  لا توافق على تقديم التوصية الشفوية إن لم يكن باستطاعتك قول تقييم إيجابي صادق. ارفض بلباقة بدلًا من الإدعاء أو قول تقييم سلبي عن زميلك السابق، والأفضل أن تحتفظ بتلك الآراء السلبية لنفسك.   لا توافق على التحدث مع صاحب العمل المحتمل إن لم تكن قد عملت مع الشخص محل التوصية لفترة طويلة. قد تواجه بعض الصعوبات في التحدث عن مهارات زميل عمل لم تعرفه إلا لبضعة أشهر.  تأكد من أنك الشخص الصحيح لتقديم تلك التوصية، وذلك قد يتم التأكد منه إما عن طريق رئيسك في العمل أو مراجعة سياسات الشركة. ستحتاج إلى بعض المعلومات الأساسية عن الوظيفة المتقدم لها وأيّة بيانات أخرى ذات صلة يتوجب عليك معرفتها.  اطلب معلومات حول الوظيفة المحتملة للمرشح وسيرة ذاتية حديثة. قد تحتاج أيضًا إلى أن تسأله إلى أي مدى يعتقد أنه أفاد الشركة أثناء فترة عمله وما الذي استفاده وكيف يرى أن تلك الاستفادة ستساعده في عمله الجديد.  تحتاج لتجميع أي معلومات ذات صلة بعمل الشخص، مثل: ملفات تقييم الأداء.  اقرأ مراسلاتك مع زميلك السابق في العمل لتقييم مدى مهنيته وكيفية عمله. يمكنك أيضًا الاطلاع على ملفات تقييم الأداء لنفس الغرض. يتم عادة تقديم التوصيات الشفوية عن طريق الهاتف، وستحتاج إلى تحديد موعد للتحدث مع صاحب العمل المحتمل للمرشح. يمكن أن يساعد تخصيص وقت محدد لمناقشة مهارات المرشح في ضمان قدرتك على تقديم توصية مهنية شاملة وإيجابية.  يمكن للموظف المرشح أن يعطي معلومات الاتصال الخاصة بك إلى صاحب العمل المحتمل، أو يطلب من المرشح أن يحصل على المعلومات من الشركة الجديدة. تأكد من تحديد موعد في وقت تكون فيه مسترخيًا ولا تشعر بأي ضغط. بعد تحديد موعد المحادثة الهاتفية، دوِّن بعض الملاحظات عن المرشح. يمكن أن تساعدك تلك الخطوة في عدم نسيان أيّة معلومات مهمة أو مهارات أو سلوكيات تخص المرشح أثناء المحادثة. تأكد من تدوين ملاحظات حول الجوانب المختلفة للمرشح، بما في ذلك كيفية معرفتك بالشخص وبأي صفة عملت معه وتقييمك لمهارات عمله. ستحتاج هذه الملاحظات إلى جانبك نظرًا لأنك على غير دراية بنوعية الأسئلة التي ستُطرح عليك. ستحتاج لأن تقدم الإجابات للأسئلة التي تجول بخاطر صاحب العمل المحتمل، تُعتبر أنسب طريقة لإجابتك أن تتحلى بالصدق والتفصيل قدر الإمكان، فهذا يساعد المرشح في الحصول على الوظيفة.  تأكد من أنك لا تبالغ أثناء حديثك عن مؤهلات الشخص. لا يجب عليك أن تقول "أنه الأعظم" لكن يمكنك أن تتحدث بشكل موضوعي وتقول "هو أحد أفضل الزملاء" أو "هو أحد أفضل الموظفين الذين تعاملت معهم." تذكر أن التردد في تقديم الإجابات قد يجعلها تبدو غير صادقة. عند الإجابة على أسئلة صاحب العمل، تأكد من تضمين الكلمات التي تجعل المرشح يبدو جذابًا على الجانب العملي، وهو ما يعطي المرشح ميزة عن باقي الأفراد الآخرين.  يمكنك أن تستخدم مجموعة متنوعة من الأفعال والأسماء والصفات لوصف الشخص، كلما كان وصفك أكثر وضوحًا كلما كان مفيدًا لصاحب العمل وللمرشح.  على سبيل المثال، يمكنك ان تقول "أدهم مبدع في حل مشكلات العمل." أو "يقوم بتوصيل أفكاره للجميع بوضوح."  تأكد من اختيار صيغة كتابة تعبر بوضوح عن امتلاك المُرشح للمهارات اللازمة للعمل في الوظيفة المتقدم إليها. تحدث فقط عن الأمور التي تتعلق بالعمل وبالأداء الوظيفي للمرشح، مثل: مهاراته القيادية وقدرته على حل النزاعات بين الزملاء. لا تتحدث عن حياته الشخصية، لكي لا تتسبب في أن يبدو زميلك أقل احترافية في نظر أصحاب العمل المحتملين، وللحفاظ على صورتك المهنية كذلك.  لا تناقش أي من الأمور الشخصية، بما في ذلك الدين أو الحالة الاجتماعية أو السن أو الصحة. قد يؤدي الإدلاء بمعلومات شخصية في تهديد فرص المرشح في الحصول على الوظيفة، كما قد يكون ذلك غير قانوني بدوره بناء على نوع المعلومات التي تنشرها. اختم المكالمة الهاتفية بعد الرد على جميع أسئلة صاحب العمل المحتمل. يمكنك بدورك طرح بعض الأسئلة التي تعتقد أنها ضرورية أو تُلقي المزيد من الضوء على مميزات الموظف المرشح للوظيفة. في النهاية، تأكد من توجيه الشكر لصاحب العمل واعرض تقديم المزيد من المساعدة والمعلومات إن لزم الأمر.
فكر قبل قبول طلب كتابة التوصية. اجمع المعلومات لدمجها في رسالتك. اكتب صياغة أولية للتوصية. استخدم كلمات إيجابية وقابلة للقياس. كن صادقًا ولا تبالغ. راجع رسالة التوصية. اعمل على تنسيق الرسالة. راجع الرسالة للمرة الأخيرة. راجع سياسة شركتك فيما يتعلق بالتوصيات اللفظية. وافق على تقديم توصية شفوية. اطلب معرفة كل المعلومات التي تحتاجها. حدد جدول زمني للمكالمة الهاتفية. دوّن الملاحظات للتوصية الشفوية. أجب الأسئلة بدقة وأمانة. أضف الكلمات والعبارات الإيجابية والوصفية. تجنب الموضوعات الشخصية. أنهِ رسالة التوصية الشفهية.
https://www.wikihow.com/Give-a-Positive-Reference-for-an-Employee https://www.wikihow.com/Give-a-Positive-Reference-for-an-Employee
Writing Giving a Verbal Reference