الاستعداد لتسليم المسؤوليات ضمان التطور على المدى البعيد إدارة فترة تسليم المسؤوليات بكفاءة
يجب أن تكون خطوتك الأولى هي إجراء محادثة مفصلة مع مديرك في العمل حول توقعاته أو توقعات المؤسسة من عملية تسليم مسؤولياتك إلى الموظف الذي سوف يخلفك في منصبك الحالي. تختلف هذه التوقعات عادة باختلاف طبيعة الوظيفة أو آلية العمل المفضلة من قبل المدير، وهو ما قد يعني بعض المهام البسيطة التي تنتهي في يوم أو اثنين أو أن تستمر عملية تسليم المسؤوليات لفترة طويلة وبشكل مكثف وأن تضع على كاهلك العديد من المهام بالغة الأهمية التي تؤديها في حضور الموظف الجديد.   في أغلب الحالات، سوف يُطلب منك أن تقوم بإعداد مستند رسمي واحد على الأقل يُسمى "مستند تسليم المسؤوليات". تناقش مع مديرك محاولًا الاستفسار حول المشاركة المتوقعة منك في عملية نقل المسؤوليات وإعداد الموظف الجديد الذي يحل بدلًا منك، وكذلك نقاط التركيز الأبرز التي يفترض منك الاهتمام بها أثناء تنفيذ هذه العملية. ما أن تتضح لك توقعات مديرك من عملية تسليم المسؤوليات، يمكنك أن تبدأ الإعداد لها من خلال عمل مسودة لمستند تسليم المسؤوليات، وهو ما سوف يساعدك فيما بعد على تنظيم نفسك وعمل قائمة بمختلف المهام والمعلومات التي يجب عليك أن تنقلها إلى الموظف الجديد خلال هذه المرحلة. يجب أن يحتوي هذا المستند على:   معلومات مفصلة حول ما تقوم به يوميًا من "أنشطة" و"مهام"، موضحًا الأولويات والمهام الأكثر أهمية من غيرها. موجز للنقاط الأساسية الخاصة بدورك الوظيفي. موجز واضح لما هو متوقع من خليفتك في الوظيفة. قائمة بكل الملفات الضرورية (أو قائمة العهدة) التي سوف تقوم بتسليمها إلى الموظف الجديد. قد يتضمن ذلك على عقود معينة أو غيرها من الأشياء الضرورية التي يحتاجها لإتمام مهام وظيفته الجديدة. طالما أنك تعرف أنك مقبل على مغادرة هذا المنصب قريبًا، فمن المقترح دائمًا في هذه الحالة أن تبذل المزيد من الجهد مهما كلفك ذلك، لضمان إغلاقك لأي ملفات مفتوحة تعمل عليها في الوقت الحالي. يمنحك ذلك شعورًا رائعًا بأنك تختم دورك بكفاءة وفاعلية، كما يوفر للموظف الجديدة فرصة البدء من صفحة بيضاء تسهل من مهام وظيفته الجديدة. عادة ما يعود تدخل الموظف الجديد من المنتصف على أي من المشاريع أو الملفات القائمة بالكثير من الارتباك في منظومة العمل، لذا يفترض أن تهتم بهذه الوظيفة من منطلق التزامك الأخلاقي تجاه العمل، وهو ما ينعكس بدوره على تركك لذكرى جيدة أخيرة قبل الرحيل وتمنحك كذلك سمعة مهنية طيبة.   قد لا يكون ذلك متاحًا في كل الحالات، لكن على الأقل يجب أن تصل بالمهام التي تعمل عليها في الوقت الحالي إلى بر الأمان؛ تلك النقطة المركزية التي يمكن أن يتولى الموظف الجديد المسؤولية من عندها ويبدأ بداية جديدة. لا شك أنها ستكون مسؤولية مُضافة على عاتقك وقد تفرض عليك إنهاء مهام في وقت أقصر مما كان متوقع، لكن ما سوف تبذله من مجهود إضافي الآن سوف يوفر على جهة العمل خطر دخول شخص جديد في الأجواء متأخرًا، وهو ما يضر سير العمل بسبب عدم إلمام ذلك الشخص بتعقيدات ومختلف تفاصيل المشروع في اللحظة الحالية. فكر في التحدث مع زملائك في العمل حول مسألة رحيلك من منصبك وقدوم شخص جديد، وهو ما يساعدك على الاستفسار حول أي أمور يعتقد زملائك أنهم بحاجة منك إلى توضيحها للموظف الجديد. يجب عليك أن تستوضح هذه النقاط بوضوح وتضمن إدراجها في عملية تسليمك للمسؤوليات لكي تسهل على فريق العمل الاستمرار من بعدك. قد لا تكون مدركًا لبعض المشاكل المتعلقة بسير العمل، وهي إذًا فرصة جيدة لكي تتعرف عليها وتعمل على حلها بشكل أو آخر قبل الرحيل.   لن تكون مسؤوليتك بالضرورة أن تحل مشكلات سير العمل تلك في أيام الأخيرة في الوظيفة، لكنك ستقدر على الأقل على الإلمام بتفاصيلها ونقلها بوضوح لمن يخلفك في المنصب، بما يساعده على إدراك وجودها بدوره ومن ثم القدرة على منحها أولوية الحل في أيامه الأولى في العمل. هذه فرصة جيدة كذلك لكي يعلم زملائك أنك ستغادر منصبك الحالي والموعد النهائي لوجودك في العمل. أطلعهم كذلك على فترة تسليم المسؤوليات بما يضمن مشاركتهم أو انتباههم لذلك أثناء تنفيذها وربما تقديم المساعدة المطلوبة في جلساتك مع الموظف الجديد. يتوقع عادة أن تقل إنتاجيتك خلال تلك المرحلة وأن تتناقص المهمات الوظيفية المعتادة الموكلة لك، لذا من الجيد دائمًا أن يطلع زملائك في القسم على هذا الخبر، بما يضمن مراعاتهم لذلك وعدم توقع الكثير منك في أيامك الأخيرة. الخطوة الأخيرة في مرحلة الإعداد لتسليم المسؤوليات هي أن تُنهي كتابة "مستند تسليم المسؤوليات". استفد بالطبع من المسودة التي أعددتها في الخطوات السابقة، لكن مع مراعاة توضيح وإدراج كل المعلومات الهامة بشكل مفصل قدر الإمكان. يجب أن تعمل على هذا المستند بمشاركة مديرك في العمل وأي شخص آخر من فريق العمل لديه صلة كبيرة بما يحدث. تحتاج إلى الانتهاء من هذا المستند وإرساله للموظف الجديد قبل أن يتولى مسؤولياته الجديدة بعدة أيام على الأقل. يختلف محتوى هذا المستند من وظيفة لوظيفة لا شك، لكنه عادة ما يحتوي على النقاط الرئيسية التالية:   قائمة وجدول زمني للإجراءات الوظيفية. موجز حول كل الأمور (المشاكل والمشاريع والمهام) الجارية. تقويم يحتوي على الأحداث والمواعيد النهائية المقبلة. كلمات السر وبيانات تسجيل الدخول. قائمة بجهات الاتصال التي يحتاج إليها لإتمام مهام الوظيفة الجديدة.   دليل يشرح الملفات والمجلدات الخاصة بمهام الوظيفة على جهاز الكمبيوتر. فكر في أن عملية نقل المسؤولية للموظف الجديد هي فرصتك المثالية لخوض تجربة الاستمتاع بتقديم يد العون لشخص آخر بما يضمن له تحقيق أفضل نجاح ممكن. لا تنظر للأمر فقط على أنك تتخلص من مهمتك الأخيرة في هذا العمل المزعج، ولكنك هنا تقوم بالدعم والمساعدة الاحترافية التي قد تضمن لهذا الشخص ولمؤسسة عملك التطور المهني الرائع مستقبلًا؛ أي أن أثرك لن يزول من المكان حتى بعد رحيلك، وستكون جزءًا لا يتجزأ من منظومة العمل الرائعة المستمرة من بعدك.   قدم يد العون المثالية من خلال اقتراح أي فرص تدريب تعرفها قد تكون وثيقة الصلة بمهام الوظيفة وتضمن أداء الموظف الجديد لدوره على أفضل ما يكون. ربما أنك بدورك قد حصلت على برنامج تدريبي معين ساعدك على التأقلم مع الوظيفة وتطوير أدائك. أعد اقتراح ذلك على الموظف الجديد. لا تتأخر عن اقتراح أية أفكار مفيدة للموظف الذي يخلفك في الوظيفة وشجعه بكل طريقة ممكنة على استكشاف المزيد. يمكن لأي مشورة بسيطة منك أن تضعه على الطريق الصحيح أكثر مما تتخيل. لا يفترض أن تكون كل محادثاتك مع الموظف الجديد الذي يحل مكانك حول الأمور التقنية والمهنية فقط لا غير، بل من الضروري أن تضع الجانب الإنساني والمحادثات الاجتماعية في الاعتبار. يكون لكل مكان طبيعته المميزة وثقافته المختلفة التي يحتاج الموظف الجديد إلى الاطلاع عليها، وهو ما يلعب دورًا هائلًا في قدرته على التأقلم مع الوظيفة من عدمه. لا تنسَ إذًا تخصيص القليل من الوقت لتبادل الحديث مع الموظف الجديد حول خبايا وأسرار التعاملات الاجتماعية بين الموظفين. انقل نصائحك ومعلوماتك وكأنك تتحدث مع صديق مقرب.   احرص على أخذ جولة معه في أرجاء المكتب وتعريفه على كل فريق العمل. تأكد من أن تشرح لفريق العمل بوضوح الدور الوظيفي الخاص بالموظف الجديد من جهة، وأن تُعرفه على المسمى والدور الوظيفي للموظفين الحالين من جهة أخرى. سوف يكون من الواضح الآن للآخرين أن هذا الموظف الجديد يحل بدلًا منك، لكن يحتمل أن يكون دوره الوظيفي مختلفًا قليلًا عنك أو ذا مسؤوليات وأولويات مُركزة أكثر على جانب مختلف عما كنت تقوم به، وهو ما يجب أن تشرحه بوضوح لفريق العمل من الموظفين الحاليين. هذه هي الخطوة الختامية الأخيرة؛ الأغلب أني كون قد تكون رابط مهني أو إنساني بسيط بينك وبين الموظف الجديد خلال فترة العمل على تسليم المسؤوليات، لذا إن كان لم يحدث منه ما يجعلك تشعر بالكره الشديد نحوه – وهو ما نأمله بالطبع – سوف يكون من الجيد الآن أن تقدم له بيانات التواصل معك. أكد عليه ترحيبك بالتواصل معه في حالة ظهرت أي مشكلة كبرى في أيامه الأولى في العمل أو إذا كان بحاجة لأي مساعدة بسيطة حتى في أمر ما لم يأخذ وقته الكافي خلال فترة تسليم المسؤوليات. سيكون من الرائع عامة أن تضمه إلى شبكة معارفك المهنية والبقاء على تواصل معه من وقت لآخر.   لا تقلق كثيرًا من منحه بيانات التواصل معك، فغالبية رسائل التواصل المحتملة حول الأمور المهنية سوف يكون من الوارد غالبًا إتمامها بواسطة رسائل بريد إلكتروني بسيطة. يترك ترحيبك بتقديم المساعدة، حتى بعد رحيلك عن العمل أو المنصب كليًا، انطباعًا جيدًا ويمنحك سمعة مهنية طيبة. يفترض أن يبدأ تواجد الموظف الذي سوف يخلفك في الوظيفة وأنت ما زلت متواجدًا بدورك، وهي الفترة التي يتم فيها عملية نقل المسؤوليات عمليًا منك إليه. لا يوجد حد زمني ثابت لتلك الفترة، لكنها تعتمد على ظروف العمل والوظيفة وغيرها من المتغيرات، والغرض الأهم هو أن تنجح في مساعدة الموظف الجديد على الإلمام كليًا بمهام الوظيفة ومعرفة المشاريع الجارية، سواء استغرق ذلك عدة أيام أو شهر كامل. والقاعدة المؤكدة أنه كلما أتيح لك فرصة أطول للانتهاء من تسليم المهام، كلما قدرت على نقل أكبر قدر ممكن من المعلومات للطرف الآخر.  من المؤكد أنك نسيت بعض الأمور لا محالة عند إعدادك لمستند تسليم المسؤوليات الرسمي، وهو ما يفترض علاجه خلال فترة وجود الموظف الجديد تحت التمرين في حضورك، حيث يمكنك أن تنقل له بشكل عملي ومباشر أكثر كل ما يتعلق بالمهام اليومية للوظيفة. خلال مرحلة تسليم المسؤوليات يفترض أن تتأكد من تسليم كل البيانات والمستندات الهامة بشكل يدوي وشخصي للموظف الجديد. يضمن لك ذلك التأكد من أنك نقلت كل شيء للطرف الآخر بطريقة صحيحة، وهو ما يخلي مسؤوليتك مستقبلًا تجاه أي خطأ أو إعاقة في العمل بعد غيابك. تأكد من توضيح كل المعلومات المتعلقة والتأكيد على الأولويات والقواعد المنظمة للعمل. يتيح ذلك للطرف الآخر بدوره أن يستغل تسلمه للمستندات شخصيًا في الاطلاع عليها في حضورك، ومن ثم مناقشة أي أمور معقدة أو غير واضحة بالنسبة له، وهو ما قد لا يكون ممكنًا بعد رحيلك وانشغالك بوظيفة جديدة أو مسؤوليات منصب أعلى.   استغل هذه الفرصة لشرح كل المعلومات الهامة والأساسية حول الوظيفة. يجب كذلك أن تجيب باستفاضة ووضوح حول أية أسئلة يطرحها الموظف البديل. تختلف المحادثات الشخصية كثيرًا عن المستندات المكتوبة، وتتيح الفرصة لتغطية جوانب لا تتضح من النصوص وتوفر الفرصة لك وللطرف الآخر لسد فراغات الأفكار غير المفهومة أو المنسية. كلما تحدثت معه أكثر، كلما ضمنت أنك تنفذ عملية تسليم المسؤوليات بكفاءة أفضل. يجب أن ترحب بحرارة بالموظف الجديد منذ اللحظة الأولى أيًا كان انطباعك الشخصي تجاه عملية نقل المسؤوليات تلك، ثم أظهر الكثير من الحماس والمبادرة في التعاون والتواصل معه. اشرح بوضوح كل ما يتعلق بمهام الوظيفة أو أيًا من القضايا المعلقة التي سوف تتركها ورائك على عاتق الموظف الجديد. توقع أن يكون بدوره شاعرًا بالقليل من الحرج أو التوتر في أيامه الأولى في الوظيفة الجديدة وأنه قد لا يكون متحمسًا لطرح الكثير من الأسئلة، لذا قد تحتاج إلى كسر ذلك الحاجز الثلجي وضمان ثقته أنك لن تتأخر ثانية واحدة عن تقديم أي مساعدة يحتاج إليها.   أظهر له ترحيبك الدائم بتقديم المساعدة وتحمسك للإجابة على استفساراته. يعزز هذا السلوك الطيب من وضعية تشاركك أنت والطرف الآخر لمسؤولية نقل المهام والمسؤوليات ومن ثم يسهل من التحدي الصعب الواقع على الطرفين ويجعل تلك الأيام خفيفة الظل وهينة، على الرغم من أهميتها الكبيرة لمسار عمل المؤسسة أو الشركة. آخر شيء يُطلب منك القيام به قبل المغادرة النهائية من الوظيفة هي إتمام عملية نقل المسؤوليات عن طريق إجراء اجتماع رسمي للختام والمراجعة مع خليفتك في الوظيفة. اطلب منه أن يجهز بشكل مسبق أي أسئلة معلقة لم يجد لها إجابة حتى الآن، وشجعه كذلك على مشاركة التعليقات والملاحظات حول أي شيء. يكون هذا الاجتماع بمثابة الفرصة الأخيرة للطرفين لضمان أن كل شيء تم بشكل صحيح وأن الموظف الجديد أصبح على معرفة واضحة ودقيقة بمهام ومسؤوليات وظيفته.   يجب أن يتم توضيح وشرح أي أمور معلقة وغير واضحة خلال هذا الاجتماع. يختلف ما يلي باختلاف قواعد وآداب تنظيم العمل من مكان لآخر، لكن يظل من المقترح دائمًا أن تقوم بدعوة مديرك أو مشرف العمل المباشر عليك لحضور هذا الاجتماع. أطلع مديرك في العمل على موعد ومكان إقامة هذا الاجتماع المصغر النهائي مع الموظف الجديد. يضمن لك حضوره أن يرى بنفسه إتمام عملية نقل المسؤوليات منك إلى الموظف الجديد، كما قد يدلي بدلوه بخصوص بعض الأمور بالغة الأهمية كذلك.
ناقش عملية تسليم المسؤوليات مع مديرك. اصنع مستند الخطوط العريضة المبدئية لعملية تسليم المسؤوليات. احرص على إغلاق الملفات المفتوحة قبل الرحيل. تواصل بفعالية مع زملاء العمل. اكتب مستند رسمي لتسليم المسؤوليات. اذكر وسائل الدعم أو التمرين المتاحة للموظف الجديد. لا تهمل الحديث مع الموظف الجديد حول بيئة العمل داخل الشركة. قدم للموظف الجديد بيانات التواصل معك. امنح الأمر أكبر فترة ممكنة من الوقت. سلم المستندات بالغة الأهمية للطرف الآخر بشكل شخصي. ابذل كل ما بوسعك لتقديم المساعدة. احرص على إجراء اجتماع نهائي لتسليم المسؤوليات.
https://www.wikihow.com/Do-a-Handover-in-an-Office https://www.wikihow.com/Do-a-Handover-in-an-Office https://www.wikihow.com/Do-a-Handover-in-an-Office
Organising Your Handover Thinking of Long-Term Development Managing the Handover Period