ابدأ بداية قوية تسجيل الخروج اجعلها موجزة
يجب أن يفهم المتلقي فكرة جيدة عما يوجد داخل البريد حتى قبل فتحه، وبمجرد قراءة العنوان. اكتب عنوانًا قصيرًا، فالعناوين الطويلة مشتتة وبلا طائل. أما بالنسبة للبريد التمهيدي، فإن كتابة (مقدمة أو اسمك) هو أمر مقبول تمامًا.   تأكد من كتابة سطر العنوان أولًا. من الأخطاء الشائعة أن تؤجل كتابة العنوان لآخر الموضوع، الأمر الذي يؤدي إلى نسيان كتابته تمامًا. تُظهر الأجهزة المحمولة عادة من 25 إلى 30 حرف كرأس الموضوع، لذلك اجعله قصيرًا. لا تبدأ بكلمات مثل "مرحبا" أو "أهلًا". يمكنك استخدام تحيات مشابهة إذا كنت على معرفة سابقة بالطرف الآخر، لكن خلاف ذلك، ابدأ كلامك بتحية رسمية. لا تنسَّ كذلك إدراج اسم المتلقي في التحية.   "عزيزتي السيدة/.. السيد/.. الآنسة/..": في حالة لم تكن متأكدًا من الحالة الاجتماعية للأنثى التي تراسلها، اكتفِ باستخدام لقب وظيفي مثل: الأستاذة أو الدكتورة "إلى من يهمه الأمر". يجب أن يُستخدم هذا فقط في حالة عدم التأكد من الشخص الذي سيتلقى الرسالة. يجب أن تكون أول جملة هي تقديم نفسك للمتلقي. فهذا يتيح لهم ربط الاسم مع بقية رسالة البريد الإلكتروني.   "اسمي هو..." اكتب لقبك إن أمكن. إن كان لديك العديد من الألقاب لا تسردهم كلهم، بل اختر فقط الأهم أو الأقرب صلة لموضوع الرسالة. تستهلك رسالتك من وقت وأولويات الطرف الآخر، لذا تأكد من توجيه الشكر اللازم على تخصيصه مساحة من وقته لقراءة رسالتك. هذا النوع من السلوكيات الحسنة في التراسل لا غنى عنه، فمن جهة يمنح الطرف الآخر شعورًا بالرضا وحالة مزاجية أفضل، ويضمن لك بدورك تحمس من تراسله للتجاوب والرد عليك.   "أُقدر وقتك المستهلك في قراءة هذا الكتاب.. " "شكرًا لك على إتاحة مساحة من وقتك المزدحم لقراءة هذه الرسالة." اطلب من المتلقي أن يرد عليك أو يتصل بك هاتفيًا أو يعلق على اقتراحك، أو غيرها من الطلبات المحفزة على التفاعل. يمكنك كذلك طرح سؤال واضح بحاجة لإجابة للزيادة من فرص التجاوب بينك وبين المُتلقي.   "أتمنى أن تتصل بي عندما يسمح وقتك" "دعنا نجتمع لتناول الغداء قريبًا" "ما هي أفكارك حول...؟" "أنتظر ردك. شكرًا!" عند إنهاء بريد الكتروني مهني، تأكد من التعبير عن امتنانك للطرف الآخر وأن تكون الخاتمة مُختصرة. تُضفي التحية الختامية طابعًا مهمًا من الاحترافية على شكل الرسالة كما تؤكد شعورك الصادق بالامتنان.   "خالص التقدير،“ "شكرًا لك،" "تحياتي الحارة، “ "تمنياتي بالنجاح،" تجنب: "تفضلوا بقبول فائق الاحترام،" أو "تفضلوا بقبول خالص تحياتي،" أو "تحياتي،" أو "سلام،" أو "شكرًا على اهتمامك." في حالة عدم الاعتماد بالفعل على توقيع تلقائي مُلحق بكل رسائلك عبر خدمة البريد الإلكتروني، تأكد من كتابة اسمك (ولقبك ومعلومات الاتصال الخاصة بك) في نهاية الرسالة. لا تفرط في كتابة هذا الجزء؛ لا تستخدم 5 أرقام تليفونية أو عدة عناوين للبريد الإلكتروني وثلاثة مواقع عبر الويب. بدلًا من ذلك، اكتب توقيعًا بسيطًا مُختصرا يساعد المتلقي بسهولة على إعادة التواصل معك عند الحاجة. لا داعي لكتابة جمل تعبيرية واقتباسات في التوقيع، فأنت في عالم البريد الإلكتروني وليس منتديات أبو نواف!   طارق مجدي tarekmagdy@mail.com (555)555-1234 www.tarekwebsite.com قبل النقر على زر "إرسال"، اقضِّ بعض الوقت في قراءة البريد مرتين؛ صحح أي أخطاء قد تجدها أمامك. بما أن هذا البريد هو أول اتصال لك مع المتلقي، فأنت بحاجة لترك أفضل انطباع ممكن. الأخطاء الإملائية والنحوية سوف تجعل رسالتك أقل مهنية بكثير. ساعد المتلقي على تقبل الرسالة من خلال توضيح الكيفية التي عثرت بها على معلومات الاتصال الخاصة به، كما يُظهر أيضًا ما بذلته من مجهود للوصول إلى وسيلة للتواصل معه.   "أبلغني مدير مكتبك بهذا البريد الإلكتروني" "وجدت عنوان هذا البريد على موقعك" "وبسبب كذا وكذا يجب أن أتواصل معك" يمكن أن يؤدي تنشيط ذاكرة الشخص إلي مزيد من التجاوب مع رسالتك.   "تحدثنا لفترة وجيزة الأسبوع الفائت في المؤتمر" "لقد تحدثنا البارحة عبر الهاتف" "لقد رأيت عرضك عن..." فهذا أمر من شأنه توثيق صلتك بالمتلقي وإضفاء لمسة من المهنية على رسائل العمل، كونها تُركز على موضوعها الأساسي دون الدخول في أي موضوعات فرعية. لتحديد الاهتمامات المشتركة، قد تحتاج إلى عمل بحث صغير عن المتلقي. بعض أماكن البحث المحتملة هي مواقع الفيسبوك وتويتر ولينكد إن.   تأكد من أن توضح للمتلقي من أين تعرفت على انشغاله بتلك الاهتمامات، وإلا لن يؤتي الحدث حولها ثماره. التزم بالحديث عن اهتمامات متبادلة تحت مظلة المجال المهني -إن أمكن ذلك- مثل الحديث عن موضوع في مجال التعليم أو جانب من جوانب الشغف المتبادل المتعلق بمهن المحاسبة أو الإدارة. لا تؤجل تلك النقطة أكثر من اللازم، فلن يهتم الطرف الآخر باستعراض رسالة بلا موضوع محدد أو بها الكثير من المقدمات التي لا تثير اهتمامه بأي حال من الأحوال. اشرح بوضوح ومباشرة ما الذي تريده والسبب الذي جعلك تتواصل معه. إن كنت تطلب منه نصيحة أو أي طلب أخر، تأكد من أنه أمر يمكنه فعلًا القيام به، خاصة وأن ذلك هو أول تواصل متبادل بينكما.   "أنا مهتم بمعرفة المزيد عن..." "أود أن ألتقي بك بعض الوقت لمناقشة..." "أود أن أعرف قرارك عن..." الاسترسال في كتابة نص رسالة البريد الإلكتروني فكرة غير مُحبذة، فقد يفقد المتلقي الرغبة في مواصلة القراءة أو ينسى ما تم ذكره في المقام الأول.
اجعل السطر الخاص بعنوان الموضوع واضحًا. ابدأ الكلام بالتحية الرسمية. قدم نفسك. اشكر المتلقي على وقته. وجه طلب محدد وواضح لمُتلقي الرسالة. اختم البريد الإلكتروني. أدرج توقيعك. راجع متن الرسالة لغويًا. اشرح للمتلقي كيفية حصولك على عنوان بريده الإلكتروني. تحدث عن المرة الأخيرة التي التقيتما فيها (إن أمكن). شاركه الحديث عن اهتمام مشترك. اذكر الغرض من الرسالة. اجعل رسالتك الإلكترونية مُركزة على موضوع واحد فقط.
https://www.wikihow.com/Introduce-Yourself-Via-Email https://www.wikihow.com/Introduce-Yourself-Via-Email https://www.wikihow.com/Introduce-Yourself-Via-Email
Starting Strong Signing Off Keeping it Concise