الرد على الرسائل النصية التحدث مع شخص وجهًا لوجه الرد عبر البريد الإلكتروني
قد يأخذ البريد الإلكتروني والخطابات والمحادثات الشخصية شكلًا أكثر رسمية بكثير مما تتطلبه المراسلة. يرجع ذلك للطبيعة المحدودة القصيرة للمراسلات النصية التي تتيح التعامل باللغة الدارجة غير الرسمية وتضفي للمحادثة لمسةً أكثر شخصية.  على سبيل المثال، لا مشكلة في قول "فُل" (بالمصري، أو ما يشابهها في لهجتك) بدلًا من كتابة "لا مشكلة" لتوفر مساحةً وتكتب بشكل أسرع وتضفي نبرة أكثر سلاسة للمحادثة. تكون قواعد علامات الترقيم أكثر تساهلًا وأقل ضرورية في المراسلات النصية، حيث أن الالتزام الصارم بقواعد استخدام الفواصل والنقاط مثلًا يجعل المحادثة تبدو أكثر تكلفًا ورسمية. لا تفترض كون المحادثات النصية غير رسمية على الدوام، لكن إذا استخدم الطرف الآخر لغة غير رسمية، فتجاوب معه لتشعره بالأريحية. إذا أردت للمحادثة النصية أن تستمر، فاطرح أسئلة مفتوحة تسمح للطرف الآخر بالتحدث بشكل أكثر والتعبير عن رأيه حيال شيء ما. سيؤدي طرح الأسئلة التي تتطلب إجابة مقتضبة بنعم أو لا إلى إخفاق المحادثة وإنهائها سريعًا.  على سبيل المثال، إذا كنت تتحدث مع شخص ما حيال مسألة عمل، فقل مثلًا: "ما رأيك في المشروع الجديد؟" إذا أردت فهم رأي الشخص الآخر حيال شيء ما بشكل أعمق، فقل مثلًا: "أنا أتفق معك، لكن ما سبب هذا في رأيك؟" عادةً ما تكون الرسائل مختصرة إلى حد ما، لكن قد توحي الردود بالغة القصر أو الاقتضاب بغضبك أو انزعاجك من الطرف الآخر. قدم ردًا لائقًا يبلغ طوله جملة أو اثنتين على الأقل عند الرد على رسالة الشخص الآخر. لا مشكلة نهائيًا في الاكتفاء بقول "حسنًا" في بعض الأحيان إذا كان ذلك موافقًا لسياق المحادثة، لكن لا تختصر الرد عن ذلك بإرسال علامة اللايك (أعجبني) مثلًا، فقد تبدو مقتضبة ووقحة. نظرًا لافتقاد اللمسة الإنسانية والتواصل المباشر المتاح في المقابلات الشخصية عند التواصل عبر المراسلة، يلجأ الناس لاستشفاف نبرة أو عاطفة بأنفسهم من خلال الرسائل القصيرة المرسلة إليهم. استخدم الرموز التعبيرية وعلامات الترقيم لإيصال النبرة أو المعنى الذي تقصده بشكل واضح إذا كنت تشعر بأن رسالتك مبهمة.  أجبه بقول: "فهمتك. شكرًا :)" مثلًا حتى لا تبدو الرسالة كما لو كنت منزعجًا أو مقتضبًا معه. قد يبدو استخدامك للنقطة في رسالتك أحيانًا كما لو كنت منزعجًا، فتبدو عبارة "لا، ليس كذلك" أكثر سلاسة وانشراحًا وأقل جدية من "لا. ليس كذلك." توقف لحظة لمراجعة الرسالة قبل الضغط على زر الإرسال، فتأكد من عدم وجود أي أخطاء إملائية لتتأكد من إيصالك للمعنى الذي تريده مستخدمًا النبرة المناسبة. ألقِ نظرة سريعة قبل إرسالك للرسالة، فلا سبيل للرجعة بمجرد ضغطك لزر الإرسال. ستزعج الإشعارات المتكررة والرسائل المنهمرة الطرف الآخر، لذا رد برسالة واحدة تشمل كل شيء تريد قوله بدلًا من تقسيمه على عدة رسائل قصيرة متقطعة.  لا مشكلة في إرسال رسالة إضافية إذا أردت توضيح أو إضافة شيء جديد لم يخطر على بالك في المرة الأولى. إذا لم يجبك الطرف الآخر بعد إرسالك لرسالتين متتاليتين، فربما لا يريد التحدث معك أو أنه لا يمسك بالهاتف حاليًا. أعطه وقتًا ومساحةً ليجيبك وقتما يستطيع في الحالتين. تستخدم المراسلات في المحادثات الوجيزة والقصيرة، أما إذا بدأت المحادثة في التمدد والتعقد ولم تعد المراسلة كافية لتعبر عن أفكارك بشكل واضح ومناسب، فاسأل الطرف الآخر إن كان يستطيع مكالمتك لتستفيض وتشرح الأمر بشكل كامل. مثال: "سيكون شرح الأمر أسهل عبر الهاتف. هل يمكنك الاتصال بي عندما تفرغ؟ شكرًا لك!" عند تحدث أي شخص معك، حافظ على التواصل البصري معه وأعر انتباهك لما يقول، فسيريه ذلك إصغائك له وفهمك لكلامه.  أعر كامل انتباهك لمن يحدثك ليتحدث معك بأريحية ويسر. مِل بجذعك نحوه أو اطلب منه الانتقال لمكان أهدأ إذا كنت تواجه صعوبة في سماعه. تُفصح لغة الجسد قدر ما يفصح الكلام نفسه إن لم يكن أكثر، لذا تابع لغة جسد من يحدثك لتساعدك في تحديد الرد والاستجابة المناسبة.  إذا استمر الشخص في النظر حوله أو تحريك ساقيه وتبديل الاتكاء عليهما مثلًا، فقد يكون متوترًا أو خائفًا، لذا اسأله إذا ما كان على ما يرام بدلًا من مجرد إجابة ما يقول. أنصت للطريقة التي يتحدث بها. إذا كان صوته مرتفعًا أو عنيفًا، فربما بدأ في الشعور بالغضب أو الانزعاج حيال المحادثة، لذا غير من وتيرتك عند الرد حتى لا تصعّد الموقف. إذا تحمست أو تعجلت للرد قبل انتهاء من أمامك من الحديث، فسيلاحظ ذلك مما قد يزعجه. انتظر إلى انتهائه من الحديث وإلى استماعك لكل شيء يريد قوله قبل البدء في تحضير ردك. تُعد مقاطعة من أمامك لتقول رأيك أمرًا في غاية الوقاحة. عندما تتحدث مع شخص آخر، اسمح له بإنهاء شرح رأيه وأفكاره بالكامل قبل الرد عليه، ستحصل بهذا على كل المعلومات التي أراد إيصالها لك وهو ما يلزمك لتقديم رد مناسب وعقلاني. قد يضيف الشخص معلومة إضافية بعد انتهائه من كلامه، فيقول مثلًا: "انتظر، لقد نسيت إخبارك شيئًا". اتركه حينها لينهي حديثه. تأنى لحظةً لتفكر في كل المعلومات التي تحصلت عليها قبل الرد على من يحدثك، فإذا قدمت ردًا منتقصًا للمعلومات، فقد يعكس ذلك لمن أمامك عدم إنصاتك لما كان يقول. سيضمن لك التأني والتفكر في ردك قبل قوله بأن تكون إجابتك ذكية وحذقة. إذا لم تستطع الاستماع أو فهم كلام من أمامك بشكل كامل، فلا تحاول الرد بفهم منتقص أو غير صحيح. اسأله عما قاله أو يعنيه لتقدم ردًا وافيًا وحقيقيًا.  إذا لم تكن متأكدًا من نية من أمامك بما يقول أو تريد أن يشرح لك ما يقصده فعلًا بكلامه قبل الرد عليه، فاسأله أسئلة مفتوحة مثل "ماذا تقصد بقولك هذا؟"  لا مشكلة في مطالبة من أمامك بتكرار ما قال إذا لم تستطع سماع أو فهم كلامه بشكل كامل. تحدث بوضوح وثقة بعدما فكرت فيما قيل لك وفيما تريد قوله، ولا تستخدم لغة غامضة أو حذقة لجعل نفسك تبدو أكثر ذكاءً وحنكة. يقدر الناس المصداقية والتصرف على الطبيعة دون اصطناع، لذا قدم ردًا صادقًا وحقيقيًا يعكس اهتمامك وفهمك لمن أمامك.  تأكد من انتباه من تحدثه لك حتى لا تضطر لتكرار كلامك ثانية. لاحظ إذا رغب شخص ثالث في المشاركة في الحديث وأعطه مساحة ليعبر عن رأيه معكما. اترك فرصة لمن أمامك ليرد على ما قلت، فلا ترحل أو تنهي المحادثة فقط لأنك حظيت على الفرصة لقول ما تريد. هناك دومًا احتمالية أن يعارضك الطرف الآخر، حتى لو فكرت وتأملت جيدًا في ردك قبل قوله. لا مشكلة في ذلك على الإطلاق، لكن جهز نفسك دومًا لمعارضة من أمامك لك أو محاولته للاستخفاف بك وبكلامك.  حافظ على هدوئك ولا تفقد أعصابك إذا حاول أحدهم استفزازك. اسمح لمن أمامك بالتعبير عن أفكاره وآرائه، ولا تحاول إجباره على تقبل وجهة نظرك. من المهم أن ترد على رسائل البريد الإلكتروني خلال مدة زمنية محددة ومعقولة كنوع من اللياقة والاحترافية، ولا يعني هذا أن عليك الرد لحظيًا ولكن عليك الرد خلال يومين على الأكثر. رد على المرسِل حتى إذا لم يكن البريد يخصك في الأساس أو تم إرساله لك بالخطأ لتنبهه أنك لست الشخص المقصود. عادةً ما يكون البريد الإلكتروني أكثر رسمية من الرسائل النصية أو المكالمات الهاتفية، لذا استهل رسالة البريد الإلكتروني بقول "مرحبًا" أو "أهلًا" قبل اسم المرسل إليه لتبدأ رسالتك بشكل لائق. إذا كان المرسل إليه يفضل شكلًا ما من الترحيب أو طلب منك مناداته باسمه، فافعل ما يطلبه منك. على سبيل المثال، إذا كانت الفتاة التي ترسل لها البريد تفضل مناداتها باسم مختصر كـ "نور" بدلًا من "نورهان"، فافعل ذلك. ينبغي الالتزام بالقواعد اللغوية والهجاء الصحيح وعلامات الترقيم في ردك على البريد، ولكن سيؤدي الإكثار من استخدام علامات التعجب إلى جعلك تبدو مصطنعًا أو متحمسًا أكثر من اللازم، لذا تجنب استخدامها إلا إذا كان السياق لائقًا. تُعد علامات التعجب وسيلة رائعة لتهنئة أحدهم أو لتعكس الحماسة، لكن ستؤدي المبالغة في استعمالها إلى إفقادها معناها. استخدم خطوطًا كلاسيكية لتحافظ على رسمية البريد، ولا تستخدم خطوطًا متعددة الألوان أو نمطًا مثل "كوميك سانس" عند الرد عبر البريد الإلكتروني. من الاختيارات الكلاسيكية المناسب استخدامها هو نمط "اريال" أو "تايمز نيو رومان" بحجم خط من 10 إلى 12. قد يفيد أحيانًا وضع شخص آخر في خانة "Cc" في ردك على البريد الإلكتروني لتشركه معكما في المناقشة، لكن سيؤدي إقحامك لمدير أو زميل عمل دون داعٍ إلى إزعاج أو إغضاب الشخص الذي تجيب بريده في الأساس. إذا كان من الضروري بالنسبة لك إشراك شخص آخر في مراسلات البريد تلك، فاستخدم خاصية "BCc" (نسخة كربونية عمياء) التي تسمح لك بإشراك طرف ثالث دون علم المرسَل إليه. إذا كان المناسب هو الرد على جميع الأطراف المشاركة في الرسالة الجماعية، فاختر "الرد على الجميع" عند إرسالك للرد. إذا كنت تريد سؤال أو شرح نقطة معينة لشخص واحد من تلك المجموعة، فأرسل له مباشرة. إذا كان هناك عدد كبير من الأشخاص المشتركين في رسالة البريد الإلكتروني، لكنك تريد الرد على بعض منهم فقط، فاختر الأشخاص الذين تود الإرسال لهم. تُعد رسائل البريد الإلكتروني القصيرة التي لا تضفي شيئًا جوهريًا للمحادثة أمرًا غير ضروري، حيث يُعد إرسال بريد مخصصًا فقط لقول "شكرًا" أمرًا مزعجًا ولا فائدة منه إلا في حال طلب المرسل منك تأكيد استلامك وفهمك للبريد الإلكتروني المرسَل. قد تجعل الأخطاء الإملائية أو النحوية بريدك يبدو أقل احترافية، لذا خذ لحظة لمراجعة رسالتك قبل ضغط زر الإرسال لتتأكد من صحة كتابتك إملائيًا ونحويًا ومن إرسالك البريد للشخص المقصود.  لا تعتمد على المصحح اللغوي التلقائي ليصحح كل الأخطاء. اقرأ رسالتك جهرًا قبل إرسالها لتسمع بأذنك كيف تبدو. تكمل برامج أو تطبيقات البريد الإلكتروني بقية عنوان بريد المرسَل إليه تلقائيًا بمجرد كتابة الحروف الأولى منه، مما قد يؤدي لإرسالك للبريد لشخص آخر بالخطأ.
استخدم اللغة الدارجة عند المراسلة. اطرح أسئلة مفتوحة لتثري المحادثة. لا ترسل ردودًا مقتضبة أو من كلمة واحدة. استخدم علامات الترقيم والرموز التعبيرية لتضفي نبرة للرسائل. راجع الرسالة قبل إرسالها. لا ترسل عدة رسائل واحدة تلو الأخرى. اطلب مكالمة الطرف الآخر إذا أصبحت المحادثة أكبر من أن يتم احتوائها عبر المراسلة. أنصت جيدًا لمن يتحدث إليك. انتبه للإشارات غير اللفظية التي يصدرها الشخص الذي يحدثك. لا تحضر ردك أثناء حديث الشخص الآخر. انتظر إلى انتهائه من الحديث قبل أن تتحدث. فكر جيدًا في ردك لتقوله بثقة كاملة. اطرح أسئلة إذا احتجت لمزيد من التوضيح أو المعلومات. تحدث بشكل مباشر وواضح عند الرد. جهز نفسك لاختلاف الآخرين معك. رد على البريد الإلكتروني خلال 48 ساعة فقط. استخدم تحية احترافية عند الرد على البريد الإلكتروني. قلل من استخدام علامات التعجب. تجنب استخدام الخطوط الهزلية في البريد الإلكتروني. انتبه لمن تضعهم في خانة "Cc" (أو النسخة الكربونية) في رسالة بريدك. حدد على من تريد الرد في حالة البريد الجماعي. لا ترسل بريدًا فقط لقول "شكرًا" إلا عند الضرورة. راجع رسالة البريد وتأكد من المرسَل إليه قبل الإرسال.
https://www.wikihow.com/Respond https://www.wikihow.com/Respond https://www.wikihow.com/Respond
Replying to Text Messages Speaking to Someone In-Person Sending an Email Response