التخطيط المفصل وإعداد الوثيقة الوصف الكامل للمشكلة التحرير النهائي للوثيقة الخروج بالاستنتاجات والتوصيات
قبل أن تبدأ في كتابة هذا النوع من المستندات، من الضروري للغاية أن تضع في اعتبارك من الجهة أو الشخص الذي سوف يطلع عليها. يجعلك ذلك متهيئًا للتحدث إلى الطرف الآخر بما يهمه ويقنعه، وهو ما ينعكس على خياراتك أثناء إعداد وكتابة المستند. قبل أن تبدأ في عملية الكتابة، اشغل بالك لفترة من الوقت بالأسئلة التالية محاولًا الإجابة عليها والاجتهاد سعيًا لتحديد إجابتها الأمثل إذا لم تجد لها جوابًا على الفور.   من سوف يقرأ الوثيقة التي تكتبها؟ مسؤولون حكوميون؟ رجال أعمال ومدراء في شركات تجارية كبرى؟ صحفيون؟ ربما جمع من كل ما سبق؟ ما مقدار علم قراء المستند وإلمامهم بالقضية مثار النقاش؟ هل لا يعرفون أي شيء على الإطلاق؟ ما هي الأشياء التي يحتاجون للاطلاع عليها؟ ما هي السلطة التي تملكها جهة القراءة على القضية مثار الإحاطة؟ ما هي التغييرات والقرارات التي يقدر من يقرأ على اتخاذها من أجل حل المشكلة؟ قبل أن تبدأ في كتابة وثيقة الإحاطة ستحتاج أولًا إلى رسم خطة ذهنية تساعدك على تحديد التفاصيل بالغة الضرورة والنقاط الرئيسية لما تعمل عليه، سواء كانت تلك الخطة مجرد نقاط واضحة في رأسك أو قمت بالفعل بتدوينها كخطوط رئيسية على الورق.  عادة ما لا يزيد طول هذا النوع من المستندات عن صفحة أو صفحتين، لذا من الضروري أن تكتب بشكل مُكثف ومُختصر. توقع دائمًا أن صناع القرار (من تتحدث إليهم من خلال تلك الوثيقة) يكونون مشغولين للغاية، وأن مشكلتك ليس هي الأزمة الوحيدة على طاولة العمل الخاصة بهم. لا يوجد مكان إذًا للمعلومات غير الضرورية أو محاولات الشرح المستفيضة. لذلك اعتبر أن تحديدك للنقاط الرئيسية هو خطوة أولوية تضمن لك أن تناقش كل ما هو مهم ووثيق الصلة بالموضوع فقط، ومن ثم يصبح من السهل إنهاء الوثيقة بشكل مكثف ومختصر. قد لا تكون مهمة تنسيق أوراق ومستندات الإحاطة عملية معقدة للغاية، لكنك تظل قادرًا على توفير بعض الوقت من خلال تحميل أحد القوالب المجانية العديدة عبر الإنترنت التي تساعدك على إنشاء وثيقة الإحاطة باستخدام برنامج "مايكروسوفت وورد". اعتمد كذلك على القالب الرسمي المعتمد من قبل مؤسستك أو جهة عملك، في حالة كان من الشائع لديكم إعداد هذا النوع من الوثائق، أو من الملزم الاعتماد على القالب الرسمي الخاص بالمؤسسة.  يساعدك القالب الجاهز على تنظيم أفكارك والقدرة على الانتهاء من العمل على وثيقة الإحاطة أسرع. في حالة عدم الاعتماد على قالب جاهز، فستحتاج إذًا إلى بدء إعداد ورقتك البيضاء من خلال تخصيص سطر منفصل لكل من الاسم والتاريخ والعنوان.   يُكتب في سطر الاسم اسم الشخص أو الجهة التي تخاطبها من خلال وثيقة الإحاطة. يكتب في حقل التاريخ تاريخ يوم إرسال الوثيقة وتقديمها. أما بالنسبة لحقل العنوان، فيجب أن تصف من خلاله – عبر أقل عدد ممكن من الكلمات – الموضوع الرئيسي للوثيقة، كما هو الأمر في المثال التالي: "انتشار سلوكيات العنف المدرسي في مدينة الشروق بالقاهرة"، وهو ما يُطلع القارئ على موضوع الوثيقة بوضوح، بدون حتى أن يقرأ كلمة واحدة منها. تحتوي بعض وثائق الإحاطة على قسم الملخص في أول الوثيقة، والذي تقوم من خلالها بتحديد النقاط الرئيسية التي تتناولها الوثيقة في مجموعة من النقاط الترقيمية/ الترميزية (عناوين رئيسية). لا تكتب فقرة نصية ملتصقة للتلخيص، فيفترض بمستندك بالفعل أن يكون موجزًا ومُلخصًا بحد ذاته. فكر في جدوى إدراج ذلك القسم من عدمها، على أن تخصص له مساحة مناسبة إذا ارتأيت جدوى من الاعتماد عليه في بداية الوثيقة.   ستقدم من خلال قسم المُلخص الفرصة للقارئ المشغول جدًا لمعرفة موضوع الوثيقة بشكل سريع – أو تحديدًا أهم وأبرز النقاط التي تستعرضها في النص – وبالتالي يقدر على تمرير نظره سريعًا على بقية المستند دون تدقيق. يفترض بوثيقة الإحاطة المثالية أن تكون مختصرة ومكثقة بالفعل، بما لا يترك أي حاجة لإضافة قسم المُلخص، لكنك قادر كذلك على الاستفادة عند الحاجة من قسم المُلخص في الإشارة إلى حتمية اتخاذ إجراء فوري، مؤكدًا على الضرورة القصوى لموضوع وثيقة الإحاطة، ومبينًا كذلك، في قسم الملخص، الموعد النهائي الذي يفترض اتخاذ إجراء معين قبله. يُفضل ألا يزيد قسم المُلخص عن ثلاثة أو أربعة نقاط ترقيمية. يجب أن تصف من خلال الجزء التالي من الوثيقة كل ما يتعلق بالأزمة أو المشكلة بالمزيد من التفصيل. ابدأ بمقدمة موجزة، عادة ما يكون عنوانها: "الأزمة قيد البحث" أو "الموضوع"، ومن خلالها تقوم بوصف المشكلة الأساسية من خلال جملة أو اثنتين على الأكثر، مع التركيز على إظهار سبب/ الغرض من تقديمك لهذه الوثيقة.  يمكن أن تكتب على سبيل المثال شيئًا مشابهًا للنموذج التالي: "حوادث العنف المرتبطة بالبلطجة المدرسية في تزايد في مدينة الشروق بالقاهرة. نريد مناقشة ما إذا كانت السياسات التأديبية المتبعة في الوقت الحالي كافية لمعالجة تلك القضية أم لا." في القسم التالي، المعنون باسم "الحقائق" أو "الفحص والمشاهدة"، يكون عليك أن تذكر بعض المعلومات المفصلة حول وضعية المشكلة أو الأزمة قيد البحث، مع التركيز على مظاهر التطور الحديثة على المشكلة و/أو وضعيتها في اللحظة الحالية.   أنت تثبت من خلال قسم "الحقائق" أنه توجد مشكلة حقيقية بحاجة إلى التدخل. لا بأس كذلك من إضافة المعلومات الضرورية للقارئ التي تساعده على اتخاذ القرار النهائي، بينما ما ترى أنه معلومات شيقة لكنها في حقيقة الأمر ليست ضرورية في المقام الأول للغرض من الوثيقة، فالأفضل أن يتم استبعادها من الوثيقة. إذا لم تكن قد أجريت أي عمليات بحث قبل البدء في كتابة هذا القسم، فلن تجد الكثير لقوله، وسيؤثر ذلك على الجودة النهائية للوثيقة. أنت بحاجة إلى امتلاك المعلومات الدقيقة والمحددة والحديثة قدر الإمكان، لكي تبدأ في تقديم قضيتك من خلال وثيقة الإحاطة.   إذا قضت الضرورة، قد تحتاج إلى القيام بعملية ترجمة للمعلومات من لغة معينة إلى أخرى بناءً على جمهور القراء المتوقع. قد تحتاج كذلك إلى ترجمة تقنية، بمعنى أن تقوم بتبسيط المعلومات والبيانات المذكورة ليسهل فهمها على كل من تتوقع أن يقرأ الوثيقة. اجعل وثيقتك بسيطة وواضحة، متجنبًا المصطلحات المعقدة واللغة التقنية وأي معلومات ليست في مركز اهتمام القراء.   استفد من استخدام الإحصائيات والبيانات بالشكل الملائم. القاعدة الأهم أن تشرح دائمًا المعلومات الواردة بالوسيلة التي تسهل من فهم القراء المتوقعين للوثيقة لما هو مذكور ببساطة وسلاسة، ودون إهدار الكثير من الوقت في محاولة التفسير والفهم أو الاستعانة بخبراء آخرين أو بك شخصيًا لشرح ما كتبته. نحن هنا في قسم الحقائق، ما يعني حتمية أن يكون كل ما هو مذكور حقيقة بحتة غير قابلة للجدال، فلم يحن الوقت بعد للحديث عن رؤيتك للموقف أو ما يفترض به أن يتم من وجهة نظرك.  قد يكون مناسبًا – بناءً على الكثير من الاعتبارات – أن تناقش في هذا القسم الإيجابيات والسلبيات لمختلف الاقتراحات أو الإجراءات السارية حاليًا، محاولًا الإشارة إلى نقاط القوة والضعف لكل منها. يجب أن تكون وثيقة الإحاطة مختصرة بشكل غير مُخل بالمحتوى بالطبع، والقاعدة العامة ألا تزيد عن صفحتين تقريبًا. إذا وجدتها عند الانتهاء من العمل عليها أطول من ذلك، فسوف يكون عليك في مرحلة التحرير أن تسعي لاستكشاف الأجزاء التي يمكنك حذفها والاستغناء عنها، دون أن تؤثر على السياق الكلي للمستند.   ابحث عن المعلومات غير الوثيقة بالموضوع أو غير المهمة بالضرورة فاحذفها فورًا. ستجد أن ذلك لم يؤثر بأي شكل على السياق الكلي للوثيقة، خاصة إذا كانت ليست متعلقة بأصل المشكلة ولا تعتمد عليها في توصيات الحلول المقترحة. على نفس المنوال، يجب أن تتأكد من أنك لم تغفل ذكر أي من المعلومات الرئيسية بالغة الضرورة التي تعتمد عليها في شرح وجهة نظر المستند وتجعله واضح الغرض ومقنع. في مرحلة التحرير، يمكنك أن تحذف الأجزاء غير الهامة، أو أن تستبدل المعلومات غير الهامة بغيرها المهم. ضع نفسك في مكان الموظف الحكومي أو المسؤول السياسي الذي يطلع على المستند. فكر في كم القضايا والمعلومات التي تصل إليه يوميًا، ولا تتسبب سعيًا لحل مشكلتك أن تثقل كاهله وتضاعف مشكلته الشخصية ومعاناته مع المستندات الممتلئة بالرطانة المزعجة، بل ساعده على حل المشكلة من خلال الاكتفاء بتقديم المعلومات بالغة الأهمية ووثيقة الصلة بالمشكلة والحل؛ لا أكثر ولا أقل. استهدف من خلال عملية التحرير أن تكتشف أي مصطلحات أو كلمات تقنية قد تقف عائقًا ضد سهولة فهم المستند الخاص بك. ربما أنك كنت حريصًا بالفعل أثناء الكتابة على تجنب هذا النوع من المصطلحات، لكن من الوارد دائمًا أن تتسرب كلمة صعبة أو أخرى إلى صياغتك للمستند، وهو ما يجب عليك الاستغناء عنه أو إيجاد بديل أبسط له.   تزداد احتمالية كتابتك للجمل المتخصصة المعقدة كلما كنت خبيرًا بالموضوع الذي تكتب حوله، لأنك ستذكرها من منطلق أنها كلمات عادية ومتداولة من حولك على مدار اليوم بالفعل، لكنها في حقيقة الأمر ليست متداولة ولا مفهومة للغالبية العامة من البشر الآخرين، أو على الأقل للجهة التي سوف تتطلع على المستند.   ضع في اعتبارك حقيقة أن ما تتحدث عنه لن يكون مهمًا بشكل بديهي للطرف الآخر – خاصة إذا لم يكن لديه خبرة ومعرفة كافية بالموضوع – وأن مهمتك هي أن تثبت له تلك الأهمية والضرورة. تقبل حقيقة أن صُناع القرارات من الطبيعي أن يفتقروا للمعرفة المتخصصة في الكثير من المجالات، لذلك يتم الاستعانة بك في منصب موظف خبير متخصص أو مستشار مسؤول، ودورك هو أن تقدم له رؤية شاملة تجعله مُلمًا بالموضوع ببساطة وسلاسة. تأكد أن المعلومات الرئيسية التي ذكرتها تتدفق بشكل منطقي من أصل المشكلة مثار النقاش التي قمت بتلخيصها في البداية، ومن ثم أن الحلول المقترحة تنمو من نفس الفرع والأصل. تأكد أكثر من مرة من السياق العام للوثيقة، محاولًا التعديل والحذف والإضافة لضمان البناء المُقنع لفقرات الوثيقة كوحدة كاملة مرتبطة، وأن الحلول التي تقدمها في النهاية هي حلول حقيقية وفعالة للمشكلة المذكورة. بعد ضبط طول وتدفق المستند، يأتي الوقت على عملية المراجعة اللغوية الدقيقة لكل كلمة وحرف وعلامة ترقيم في المستند. ابذل كل ما تحتاج من مجهود ووقت لضمان أن المستند خالي من أي أخطاء على الإطلاق.  سوف ينظر بتقليل واستهانة إلى المستند الخاص بك إذا احتوى على خطأ إملائي أو نحوي، أو حتى بلاغي إذا كانت مؤسستك تولي اهتمامًا كبيرًا بالبناء اللغوي الدقيق للجُمل، لذا لن تجني من التسرع بإرسال المستند قبل ضبطه لغويًا إلا إهدار كل ما بذلته من مجهود في إعداد الوثيقة. لا جدوى من كل عمليات البحث والتحليل والصياغة التي بذلتها في إعداد الوثيقة، إذا لم تراعِ في النهاية قواعد الإعراب وهمزات الوصل والقطع والتحرير الصحيح لعلامات الترقيم وغيرها من القواعد اللغوية. يفضل أن تختم وثيقتك بقسم "الاستنتاجات" (قد يُسمى كذلك "التوصيات" أو "الخطوة التالية")، وهو بمثابة الختام النهائي. كلما كان وثيق الصلة بتدفق السرد المتبع في الوثيقة زادت فعالية هذا القسم؛ بمعنى حتمية أن يكون مبني منطقيًا على ما أدرجته من سرد للمشكلة والحقائق المتعلقة. يفترض بهذا الختام كذلك أن يثبت للقارئ إلى أي درجة من الضروري أن يتم التعامل الفوري في سبيل علاج الأزمة قيد الإحاطة.   حاول أن تربط المشكلة مباشرة مع الاهتمامات الشخصية للقارئ، وهو ما يضمن لك أن تكون ذات تأثير إقناعي أكبر عليه. على سبيل المثال: يمكنك أن تكتب ما هو مشابه للأسلوب التالي: "تتسبب البلطجة المدرسية في دفع الأهالي إلى تسجيل أبنائهم في المدارس الخاصة، وهو أمر ذو تأثير اقتصادي بالغ السوء. يترتب عليها كذلك انخفاض في درجات الطلاب ومعدلات التخرج، وهو ما يؤثر على جدوى العملية التعليمية ككل وصورة مدارسنا أمام المجتمع والعالم. قد يتسبب الأمر كذلك في التأثير على حصول المدينة على منح التمويل والدعم الحكومي." تكون العديد من وثائق الإحاطة بالمشكلات معنية كذلك بتقديم مجموعة من الحلول المقترحة لعلاج المشكلة قيد البحث. لا توجد أي جدوى غالبًا من سرد المشكلة فقط لا غير، ولا تحسب أن وظيفتك مقيدة وتمنعك عن المشاركة برأيك الإصلاحي، بل قربك من رصد المشكلة يجب أفضل شخص قادر على اقتراح الحلول الهادفة لتغيير السياسات والإجراءات بما يضمن علاج المشكلة.   يُعتمد في بعض وثائق الإحاطة على إدراج الحل أو الحلول المقترحة في قسم باسم "التوصيات"، وقد يفضل البعض الاعتماد على عنوان جانبي "الخطوات القادمة"، وكما هو واضح ترتبط الصياغة كثيرًا بنوعية المراسلات والوثائق المقدمة في مكان عملك، فقد يفضل البعض اللغة الرسمية الوقورة، وقد يميل آخرون إلى لغة أقل غموضًا وودودة أكثر بما يساعد على تلقي الوثيقة بترحيب وهدوء.  استوعب فقط في النهاية أن صاحب حق اتخاذ القرارات النهائية هو المسؤول أو الجهة التي تحيطها علمًا بالمشكلة من واقع مسئوليات وظيفتك، والقرار النهائي ليس مسؤوليتك الشخصية بأي حال من الأحوال. لا يشترط أن يكون ذلك القسم محايدًا وموضوعيًا على خلاف ما حدث في قسم "الحقائق" أو "الفحص والمشاهدة"، بل يحق لك هنا أن تعبر عن وجهة نظرك الشخصية والمهنية فيما يجب القيام به في سبيل حل هذه المشكلة. جدير بالذكر فقط أنك لست مضطرًا إلى تأييد والدفاع عن حل معين. الأفضل أن تدرج مجموعة من الخيارات المختلفة، ومحاولة تحليل ايجابيات وسلبيات كل منها، على أن تدفع من خلال وثيقتك صاحب القرار على وضع تلك الخيارات في الاعتبار عند اتخاذه للقرار النهائي الهادف إلى علاج الأزمة. لا حاجة لأن تخرج بتحليل كامل هادف إلى تحديد الحل الوحيد الأمثل من بين كل الخيارات الأخرى. كما ذكرنا مسبقًا، يجب أن تكون اقتراحاتك وثيقة الصلة بمحتوى الوثيقة؛ أي أنها مبنية منطقيًا على ما ذكرته من تفاصيل وحقائق في الأقسام السابقة. استخدم الحقائق التي جمعتها من البحث وأدرجتها في القسم السابق، لتخرج منها بحلول مقنعة، بهدف إثبات أن ذلك الحل هو حل مناسب بالفعل لعلاج المشكلة.  تأكد من أن الحلول التي تقترحها واضحة ووثيقة الصلة مباشرة بالمشكلة التي ذكرت تفاصيلها عبر الوثيقة.  امتلاك المعلومات الدقيقة والواضحة يجعل الخروج بالحلول عادة أسهل بكثير مما تتوقع. لنفترض مثلًا أنك لاحظت في قسم "الفحص والمشاهدة" أنه يوجد نقص في برامج منع البلطجة المدرسية وتساهل في الإجراءات التأديبية ضد الحالات التي حدثت في السنوات السابقة؛ هنا والآن، في قسم "التوصيات"، سيكون من البديهي أن تقترح بدء نشر برنامج توعوي معين في المدارس حول القضية وأن يتم إعادة ضبط قوانين العقوبات المدرسية المتعلقة. لاحظ أنه إذا لم يتم ذكر التفاصيل السابقة في قسم الحقائق، فالحل سيبدو أنه قادم من اللامكان ومفتقد للسياق والمعنى، ونفس الأمر إذا ذكرت ملاحظات كثيرة، ولم تكلف نفسك عناء اقتراح حلول لها، لذا من الضروري أن تخلق ترابط قوي بين مختلف أقسام الوثيقة لدعم بنائها المنطقي.
تعرف جيدًا على الجمهور المستهدف. حدد النقاط الرئيسية. فكر في استخدام قالبًا القوالب الجاهزة. خصص المساحة اللازمة لكتابة الاسم والتاريخ وعنوان الموضوع. فكر في إدراج قسم المُلخص. اكتب افتتاحية للوثيقة تلخص المشكلة. اذكر بشكل موجز الحقائق الأساسية التي تثبت وجود المشكلة (الصورة الكاملة). احتفظ بآرائك الشخصية لنفسك أو قم بتأجيل سردها إلى القسم المناسب فيما يلي على الأقل. اختصر إلى أقصى درجة ممكنة. استبعد أو استبدل المصطلحات المتخصصة. تأكد من البناء المنطقي للوثيقة. راجع الوثيقة نحويًا وإملائيًا. اربط الاستنتاجات بالسياق الكلي. اقترح حلًا. اعتمد على البيانات والحقائق لدعم وجهة نظرك.
https://www.wikihow.com/Write-a-Briefing-Paper https://www.wikihow.com/Write-a-Briefing-Paper https://www.wikihow.com/Write-a-Briefing-Paper https://www.wikihow.com/Write-a-Briefing-Paper
Mapping Out and Setting Up Your Paper Describing the Issue Editing the Paper Offering Conclusions and Recommendations