كتابة وتنسيق الرسالة تحرير رسالتك إرسال رسالتك
إذا كنت تكتب رسالتك على جاهز الكمبيوتر، فيُمكنك البحث عن النماذج سابقة الإعداد على للرسائل على برنامج مُعالج النصوص خاصتك حيث ستجد العديد من هذه النماذج.  استعمل نموذج أساسي للرسائل بحيث يشمل موضع لكل من التاريخ وعنوان المرسل وعنوان المُرسل إليه. إذا كنت تنوي طباعة الرسالة على ورق مُخصص يحمل بيانات شركة أو محل عملك الخاص، فاحرص على أن يشمل النموذج المختار على مساحة مُخصصة لتلك البيانات. أعد قائمة المراسلات الخاصة بك من خلال إضافة عناوين البريد الإلكتروني في ملف من ملفات جدولة البيانات على الكمبيوتر، ويُمكن استعمال خاصية "دمج العناوين" في برنامج معالج النصوص للتعامل مع العدد الكبير من عناوين البريد الإلكتروني.  يجب أن يتوفر في قائمة مراسلاتك الاسم الأول والاسم الأخير للمُرسل إليه وعنوانه الكامل سواء عنوان منزله أو عمله أو بريده الإلكتروني. راجع قائمة المراسلات خاصتك قبل البدء في عملية الإرسال لتتجنب أيّة أخطاء في أسماء المُرسل إليهم أو عناوينهم. تحتوي نماذج الرسائل الافتراضية على مربعات خاصة لإضافة اسم وعنوان المرسل وكذلك اسم وعنوان المُرسل إليه. استخدم عنوانك الحالي وليس العنوان الذي تنوي الانتقال إليه. أتبع إرشادات التنسيق إذا كنت تستعمل خاصية "دمج العناوين" على برنامج معالج النصوص، يقوم هذا الاختيار بنقل البيانات التي تضيفها إلى مواضعها الصحيحة في الرسالة مثل "الاسم الأول" و"الاسم الأخير" و"العنوان". يحتوي نموذج الرسالة على مساحة فارغة بمقدار مسافتين في نهاية مربعات العناوين يتبعهما تحية مناسبة مثل "عزيزي" ملحوقة باسم الشخص الذي سيتلقى الرسالة. تجنب استعمال كلمة "عزيزي" أو "العزيز" إذا كان مستلم الرسالة شركة أو مؤسسة أو محل عمل حيث إن هذه التحيات تُستعمل فقط في حالات الأفراد. يُفضل أن تكون على دراية منذ البداية بالطريقة التي سُتنهي بها رسالتك والتي يتم تحديدها بناء على مستوى علاقتك بمُتلقي الرسالة. إذا كانت الرسالة موجهة إلى مؤسسة أو محل عمل فيجب عليك أن تجعل الأمر أكثر رسمية وأن تختم رسالتك بكلمة مثل "مع خالص تحياتي". يُمكنك ختم الرسالة بكلمة "شُكرًا" في حالة كنت تقوم بإرسالها لمجموعة مختلطة من المُتلقين تشمل على أفراد ومؤسسات. ابدأ رسالتك بمقدمة تُعلم فيها مُتلقي الرسالة بالغرض من رسالتك؛ يجب أن تكون المقدمة مُختصرة ومحددة مثل "هذه الرسالة بغرض إعلامكم أننا سوف ننتقل إلى عنوان جديد قريبًا". لا تبالغ في استخدام الكلمات في المقدمة حتى تحافظ على قصر رسالتك وكونها محددة. أضف تاريخ تغيير العنوان ضمن مقدمة الرسالة ليعرف المُتلقي متى يبدأ في مراسلتك على العنوان الجديد. ضع في الاعتبار الوقت الذي ستحتاجه إلى إرسال الرسائل وضمان وصولها إلى المُتلقين والوقت الذي سيحتاجونه لتحديث قاعدة البيانات خاصتهم. أضف العنوان الجديد الذي تنصح المُستلم باستخدامه عند مراسلتك في المستقبل. يُنصح بكتابة العنوان بنفس طريقة التنسيق التي يتم وضعها على الأظرف البريدية لتُسهل على المُستلم استخدام عنوانك بشكل صحيح لاحقًا.  يُمكن أن تضيف عنوانك القديم أيضًا. على سبيل المثال: يُمكن أن تقوم بتوضيح أن عنوانك سيتغير من العنوان (اكتب عنوان القديم) إلى العنوان (اكتب عنوانك الجديد). ضع في الحسبان أن هذه الخطوة قد تتسبب في بعض الأخطاء لبعض مُتلقي الرسائل وبخاصة إذا كنت تقوم بمراسلة عدد كبير من المؤسسات والأفراد، حيث قد يفترض البعض استخدام عنوانك القديم بدلًا من الجديد بالخطأ. من الجيد أيضًا أن توضح لمُتلقي الرسالة أن معلومات التواصل الأخرى خاصتك لا تزال بدون تغيير. هذه خطوة هامة إذا أراد شخصً ما أن يتواصل معك خلال فترة انتقالك من عنوان لآخر. هناك بعض المعلومات التي قد تضطر لإضافتها على حسب ملابسات حالة الانتقال خاصتك. على سبيل المثال: إذا كان هناك شخص أو مكان آخر سوف يشاركك الانتقال إلى العنوان الجديد أو إذا ما كان محلك القديم سيظل مفتوحًا.  على سبيل المثال: إذا كان عملك سوف يُغلق لمدة محددة إلى أن يتم نقله لموقع جديد، فيجب عليك أن تُضيف هذه المعلومة ضمن رسالتك سواء كانت للعملاء أو مزودي الخدمة أو غيرهم. أضف المعلومات الخاصة بتصفيات البضاعة إذا كنت تنوي بيعها على هذا النحو. اختم رسالتك بالضغط على زر الإدخال (Enter) مرتين لتترك سطرين عقب آخر عبارة، ثم اكتب كلمة شكر بسيطة تعبر فيها عن شكرك لمُتلقي الرسالة. يُمكن أيضًا أن تعبر عن مدى تقديرك لعلاقتك بالمُتلقي إذا ما كان شخصًا أو مؤسسة تعمل معها. على سبيل المثال: إذا كنت تنقل محلك من مكان لمكان فيمكنك ختم رسالتك "شكرًا لوقتك. نحن نقدر قيمة العمل معك ونتطلع للمزيد". عقب شكرك للمتلقي، أضف معلومات التواصل مثل رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني الذي يمكن لمُتلقي الرسالة أن يتواصل معك خلالهما في حالة وجود أيّة أسئلة. هذه خطوة هامة في حالة نقل محل عملك من عنوان لآخر، فمن الممكن أن تسمح معلومات التواصل بتواصل العملاء معك بخصوص عملية الانتقال. إذا كانت تنوي نقل محل عملك من مكان لآخر فقد ترغب في كتابة أكثر من رسالة لتوجه كل واحدة لفئة معينة من قائمة مراسلاتك، أي واحدة للعملاء وأخرى للشركاء وأخرى لمزودي الخدمة والتجار. فكر في هذه الخطوة إذا كانت هناك معلومات ترغب في مشاركتها مع فئة محددة فقط دون مشاركتها مع فئة أخرى. قبل أن تُنهي العمل على رسالتك عليك أن تراجعها جيدًا بحثًا عن الأخطاء الإملائية أو النحوية والتي قد تُظهرك بمظهر غير احترافي. راجع العنوان الموضح وتأكد من كونه صحيح، فأنت لا ترغب في إرسال العنوان الخاطئ لقائمة مراسلاتك بعد كل هذا العناء. يوفر عليك استخدام خاصية دمج العناوين الإلكترونية الكثير من الوقت ولكنه يترك مساحة من الخطأ المُحتمل في معالجة البيانات، وبالتالي قد تحدث أخطاء في عملية الإرسال. راجع جميع الحقول الموجودة بالرسالة وتأكد من أن الاسم والعنوان هما لنفس المُرسل إليه حتى لا يحدث خطأ وتصل الرسالة باسم شخص إلى شخص آخر بدلًا منه. اطبع رسالتك بعد الانتهاء من كتابتها ومراجعتها أكثر من مرة، ومن ثم وقعها باليد باستخدام الخبر الأزرق أو الأسود. الآن رسالتك جاهزة! يجب أن تحرص على تسلم الشخص الرسالة قبل وقت مناسب من عملية نقل عنوانك إلى المكان الجديد، على الأقل بمدة أسبوعين إلى أربعة أسابيع. إذا كنت ترسل رسالتك عبر المحيطات أو إلى دول أخرى، فربما عليك أن ترسلها قبل عملية تغيير العنوان بشهرين إلى ثلاثة أشهر على الأقل.
ابحث عن نماذج جاهزة للرسائل. أعد قائمة المراسلات. أضف المربعات الخاصة بالعناوين. أضف التحية. أنه رسالتك. اكتب مُقدمة مُختصرة. أضف التاريخ المحدد الذي سيتم فيه تغيير العنوان خاصتك. اكتب العنوان الجديد. أضف أيّة معلومات ذات صلة. تقدم بالشكر لمُتلقي الرسالة. أضف معلومات التواصل. اكتب أكثر من رسالة. راجع رسالتك بحرص. تأكد من صحة بيانات المُرسل إليه. اطبع الرسالة ووقعها. أرسل رسائلك قبل موعد تغيير العنوان بوقت مناسب.
https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-for-Change-of-Address https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-for-Change-of-Address https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-for-Change-of-Address
Formatting Your Letter Drafting Your Letter Sending Your Letter