مراجعة الموقع الإلكتروني الالتزام بالتأدب والذوق كتابة رسالة البريد الالكتروني
عليك التأكد من عدم وجود إجابة مسبقة على سؤالك قبل البدء بكتابة بريد إلكتروني إلى قسم خدمة العملاء في أي شركة. تضع العديد من الشركات إجابات للأسئلة الشائعة على صفحات متعددة بمواقعها الإلكترونية، وعادة ما تكون بصفحات الأسئلة الشائعة وصفحات الدعم.  يمكنك في العادة الوصول إلى تلك الصفحات عبر التمرير لأسفل في أي صفحة بالموقع وضغط الزر المعنون بأي مما يلي: "اتصل بنا" أو "المساعدة" أو "خدمة العملاء." إن لم تجد رابطًا لصفحة خدمة العملاء في أسفل الموقع فيمكنك استخدام صندوق البحث. يوجد في العادة حقل يمكنك استخدامه للكتابة أو أيقونة عدسة مكبرة في أعلى يمين الصفحة الرئيسية لموقع الشركة. اكتب كلمات البحث مثل "خدمة العملاء" أو "اتصل" ثم ابحث.  عادة ما تحتوي صفحة "اتصل بنا" حقل تواصل عبر البريد الإلكتروني يمكن للعملاء استخدامه لإرسال تعليقاتهم أو شكاواهم. تفقد هذه الصفحة محاولًا التأكد من وجود خيار إرسال نسخة من الرسالة إلي بريدك الإلكتروني، وإلا فابحث بالموقع عن عنوان بريد إلكتروني لاستخدامه من خلال بريدك الخاص كي تضمن الاحتفاظ بسجل للمراسلات. ابحث عن العنصر الذي تساءلت عنه في نفس مربع البحث الذي استخدمته للعثور على عنوان بريد خدمة العملاء الإلكتروني. إن البحث عن مشكلتك أو سؤالك بهذه الطريقة من شأنه الكشف عن الإجابة دون الحاجة لإرسال بريد إلكتروني على الإطلاق.   هذا ضروري من أجل الظهور بمظهر ذكي واكتساب الاحترام عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا. إن كتبت بشأن شيء موجود مسبقًا على الموقع فقد يعتبرك فريق خدمة العملاء شخصًا لحوحًا أو عميلًا كسولًا، وبالتالي غير مربح ولا جدوى من الاهتمام بمشكلته. تفقد قسم الأسئلة الشائعة كذلك. كثيرًا ما تكون إجابة سؤالك موجودة مسبقًا ومنشورة على هيئة الأسئلة الشائعة، لهذا تقوم العديد من المواقع بإنشاء تلك الصفحة من أجل تقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني الموجهة إلى قسم خدمة العملاء. إن لم تجد إجابة لسؤالك في شريط البحث أو أسفل الأسئلة الشائعة فقد تتمكن من إيجادها في قسم "عنا" أو من خلال صفحة "سياسة الاسترجاع". مرر ثانية إلى أسفل الموقع وانظر للروابط المتاحة. ابحث عن أي رابط قد يحتوي إجابة سؤالك مثل: عنا، الفهرس، البطاقة الائتمانية، توافر المنتج، سياسة الإرجاع، سياسة الخصوصية، شروط الاستخدام... إلخ.  حتى إن لم تجد إجابة أسفل أحد تلك الروابط، فمن المفيد قراءتها كي تجد معلومات إضافية عن الشركة من أجل معرفة كيفية تحقيق هدفك من رسالة البريد الإلكتروني. إن أحد طرق الحفاظ على نبرة مهذبة التي قد لا تدركها يتضمن استخدام قواعد النحو والإملاء السليمة. يُظهر اهتمامك بكيفية التعبير عن نفسك بوضوح أنك تحترم الطرف الآخر بالإضافة إلى توضيح كونك شخصًا مهذبًا بشكل عام. لا تكن متغطرسًا، ولكن اجعل كلماتك معبرة عن مستوى تعليمك من خلال استخدام الكلمات اللائقة. كذلك إن كنت تصفحت موقع الشركة وعرفت بعضًا من سياستهم فاذكر أنك قرأتها ورغم ذلك لم تجد حلًا لمشكلتك. رسالة البريد الإلكتروني المرجو أخذها على محمل الجد ليست بمكان مناسب لإلقاء النكات، على الأقل في أول مراسلة. يمكن النظر إلى تلك الطريقة في الكتابة على أنها غير لائقة، وهو أمر يجدر بك تجنبها عند التعامل مع أي شركة.  ما أن تتوطد صلتك بممثل خدمة العملاء عبر سلسلة من الرسائل فسيكون المزاح حينها مقبولًا ومفهومًا. حتى وإن كنت غاضبًا تجاه أحد المنتجات أو الخدمات فإن التعبير عن ذلك في رسالة البريد الإلكتروني لن يأتيك بالنتائج المرجوة. إن التعبير عن مشكلتك بتهذيب واحترام سيمنحك ما هو أكثر مقارنة باستخدام أسلوب عدواني.  تذكر أنه لا يمكنك التعبير عن المشاعر بشكل لائق باستخدام النصوص. إن كنت متضايقًا بما يكفي حيال مشكلتك او أردت اهتمامًا فوريًا فقد يكون اللجوء للمكالمات الهاتفية هو الحل الأكثر فعالية. في نهاية المطاف، يعد التعبير عن مدى ولائك للشركة وامتنانك لخدماتهم في الماضي وسيلة مثالية لنيل تقدير ممثلي خدمة العملاء لرسالتك وسرعة ردهم. ليس بالضرورة أن تكون كل الرسائل الموجهة لخدمة العملاء تحتوي على شكاوى أو أسئلة. ربما ترغب فقط بشكرهم على حسن خدمتهم. هذه الرسائل الإيجابية ترحب بها معظم الشركات كما ترحب بالرسائل المحتوية على أسئلة.  أحيانا ما يكون تقديم الشكوى عبر مكالمة هاتفية أسرع وأكثر مباشرة مقارنة بالبريد الإلكتروني. البريد الإلكتروني ممتاز للتعبير عن امتنانك أو طرح سؤال لا يحتاج لإجابة عاجلة، أما إن كنت تريد حل مشكلة بشكل فوري فإن أفضل وسيلة هي الاتصال. اجعل سطر العنوان مختصرًا مفيدًا. يساعد ذلك ممثل خدمة العملاء على ملاحظة رسالتك في صندوق الوارد أولًا وبالتالي ستحصل على رد أسرع. اجعل العنوان قصيرًا ومحتويًا على ملخص لرسالتك ومحفزًا على فتح الرسالة.  مثال: "توجد مشكلة في نعل حذائي الذي يتمتع بضمان مدى الحياة – أحتاج لبديل." بعد كتابة سطر العنوان فإن الخطوة التالية هي تحية ممثل خدمة العملاء. لا تتوجه مباشرة إلى مشكلتك، لأنك ما كنت لتتخطى مرحلة التحية إن استخدمت مكالمة هاتفية. يمكنك التحية بشكل بسيط مثل "فريق خدمة العملاء العزيز."   حاول إيجاد اسم لإدخاله في التحية. بعض الشركات الصغيرة تضع قائمة بأسماء ممثلي خدمة العملاء، ويمكنك استخدام هذا لجعلك تبدو أقرب لهم شخصيًا ومرغوبًا من حيث العمل معك. يمكنك إنهاء هذه التحية بفاصلة أو نقطتين. "فريق خدمة العملاء العزيز،" أو "فريق خدمة العملاء العزيز:" حافظ على احترام ممثل خدمة العملاء باستخدام الكتابة القياسية. عند الكتابة باللغة الإنجليزية، لا تستخدم أحرفا كبيرة أو خليطا من الأحرف الكبيرة والصغيرة أو الخطوط الزخرفية. اكتب فقط باستخدام علامات الترقيم والنطق القياسيين، وهو ما ينعكس على التعامل بجدية واحترام مع رسالتك. اجعل نبرة كلامك مهذبة حتى إن كنت تقدم شكوى أو تعبر عن خيبة أملك، وهو ما يزيد من قيمتك كعميل ومن المرجح أن تقابله معاملة مهذبة. قم بتقديم نفسك بعد تحية ممثل الخدمة العملاء. اكتب اسمك واشرح أي نوع من العملاء أنت سواء كنت عميلًا جديدًا أو قديمًا. في كلتا الحالتين سيرغب الممثل بالاحتفاظ بك كعميل. اذكر محل إقامتك إن كان ذلك ذا أهمية بخصوص التواصل مع خدمة العملاء (مثل طلب المنتجات والخدمات القادمة من الخارج أو إصلاح الهواتف أو إيصال المنتجات لمنزلك). استخدم لغة محددة في رسالتك وتجنب استخدام مصطلحات عامة مثل "منتجي"، بل اكتب وصفًا تفصيليًا للمنتج أو الخدمة وسبب كونه يستحق إرسال رسالة بريد إلكترونية بشأنه. قم بوصف أي أحداث ذات صلة به كي يعرف الممثل طبيعة المشكلة بالضبط. تقديم هذه المعلومات في الرسالة الأولى يجنبك محادثات البريد الإلكتروني الطويلة.   استخدم عنوان صفحة الويب الخاصة بالمنتج إن كان متاحًا، وذلك لكي يكون الممثل على دراية فورية بما تصفه.   أدرج رقم طلبك في رسالة البريد الإلكتروني كذلك لأن معظم ممثلي خدمة العملاء يطلبونها على أي حال. هذا الرقم يتم عن طريقه تعقب ومراجعة طلبك في نظام الشركة. ادخل في صلب الموضوع مباشرة دون تضييع للوقت. ما أن تنتهي من تحية الممثل وتقديم نفسك، ابدأ بفقرة جديدة توضح فيها بالضبط مشكلتك أو سبب التواصل معهم، مستخدمًا لغة محددة كما هو مذكور في الخطوة السابقة.  قدم مطالبك بشكل مباشر. قد تشعر بالخجل حيال طلبها، ولكن تجنب ذلك في رسالتك. إن أردت شيئًا مقابل منتج معيب فاكتب ذلك. احرص على أن تكون الفقرات قصيرة وقلل عدد الجمل بها إلى واحدة أو اثنتين أو ثلاثة كي تكون أسهل في النظر إليها، وللسماح لممثل خدمة العملاء بفحص الرسالة سريعًا لتحديد أهميتها، لأنه من المرجح أن تقل أهمية رسالتك إن كانت عبارة عن نص ضخم من الكلمات التي لا تنتهي، لأن الممثل لن يتمكن من تحديد مدى أهميتها. أنه الرسالة بجملة أخيرة تلخص فيها طلبك أو مدحك متبوعة بتحية. يمكنك الختام بكتابة "مع تحياتي" أو تجنب كتابتها وإضافة توقيعك وحسب. يمكنك أيضا توضيح مدى استعجالك عبر التوقيع بجملة "أنتظر ردكم السريع رجاءً" أو شيئًا من هذا القبيل.  توقيع البريد الإلكتروني هو مربع نصي قصير يتضمن اسمك ووظيفتك ومعلومات التواصل معك. يمكنك تنسيق توقيع بريدك الإلكتروني من الإعدادات وضبطه بحيث يظهر تلقائيًا في الرسائل الجديدة. حاول ألا ترفق أي مستندات للبريد الإلكتروني الذي ترسله لشخص لأول مرة. توجد بالعديد من المواقع الإلكترونية فلاتر للرسائل المزعجة تستهدف الرسائل المحتوية على مرفقات مما يزيد احتمال تحويل رسالتك إلى سلة المهملات قبل أن تتم قراءتها.   يجدر بك طبعًا تضمين مرفق إن كنت ترسل بطلب توظيف وكان مطلوبا منك إرفاق سيرتك الذاتية على هيئة ملف وورد. لا تكتب أي اسم مستخدم أو كلمات مرور أو معلومات دفع أو بطاقات ائتمانية كذلك. لا تهرع لضغط زر الإرسال بعد انتهائك من كتابة الرسالة بعد، فعليك تدقيق الرسالة لغويًا للتأكد من عدم وجود أية أخطاء سرعة تتعارض مع كلماتك المنمقة. حتى إن كنت كتبت الرسالة مستخدمًا هاتفك الذكي فإن وسم "مرسل من جهاز آيفون" لا يُعفيك من أخطاء النحو والترقيم التي تجعلك تبدو أقل مهنية. إن لم تتلق ردًا على رسالتك بعد بضعة أيام فمن المرجح أن الرسالة ذهبت إلى ترشيح الرسائل المزعجة أو إلى قاع صندوق الوارد. أرسل برسالة تذكر فيها رسالتك السابقة مستفسرًا فيها عما إن كانت الرسالة قد تم تلقيها.
ابحث عن إجابة. ابحث عن صفحة خدمة العملاء. استخدم شريط البحث. راجع سياسة الشركة. التزم بقواعد النحو والإملاء. أوضح مستوى تعليمك ومعرفتك. تجنب المزاح. عبر عن نفسك دون عدوانية. عبر عن ولائك وامتنانك. قرر ما إن كنت سترسل رسالة شكوى أم تقدير. اكتب عنوانًا واضحًا. افتتح بتحية. التزم بضوابط الكتابة القياسية. حافظ على نبرة مهذبة. عرف نفسك. كن محددًا. اطرح أسئلة واضحة. اكتب فقرات قصيرة. اختم بتوقيع بسيط. تجنب إضافة المرفقات. راجع رسالتك لغويًا قبل الإرسال. تابع التطورات.
https://www.wikihow.com/Write-an-Email-to-Customer-Service https://www.wikihow.com/Write-an-Email-to-Customer-Service https://www.wikihow.com/Write-an-Email-to-Customer-Service
Reviewing the Website Staying Polite Writing the Email