القضاء على المشتتات استخدام جدول استخدام قائمة
فالتفحص العشوائي يخلق نمط يعرف "ابدأ-قف-ابدأ" على يوم عملك، ويؤدي إلى إهدار الوقت. تجنب فتح رسائل البريد الإلكتروني باستمرار أثناء اليوم، خاصة إن كان من المفترض أن تركز على مهمة أخري. ضع في جدولك ثلاث أوقات للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني: في الصباح الباكر، وبعد الغداء، وفترة ما بعد الظهيرة. سيضمن لك هذا أنك لم تشتت بأي تيار مستمر من رسائل البريد الإلكتروني أثناء اليوم وأن لديك وقتا جانبيا للرد على رسائل البريد الإلكتروني.  يمكن تطبيق هذا المبدأ نفسه على وسائل تواصل أخري، كالبريد الصوتي، أو الرسائل النصية، أو المكالمات الهاتفية. حاول ألا تكون متاحًا طوال الوقت، إلا إن كنت تتوقع وصول رسالة نصية هامة أو مكالمة هاتفية هامة. سيحد هذا من المقاطعات لاستمرارية عملك وسيساعدك هذا الأمر على الالتزام بجدولك. إن أمكن، اختر ساعة واحدة من اليوم تقوم فيها بعمل الهاتف صامت واغلاق الإنترنت. من شأن هذا أن يسمح لك بالتركيز على العمل الذي تحتاج أن تنهيه بتركيز كامل وبدون أي مشتتات من هاتفك أو من الإنترنت.  إن اخراج نفسك من هذه المشتتات السهلة قد تكون مفيدة عند كتابتك ورقة للمدرسة أو تقرير مطول.  سيضمن لك الحفاظ على هاتفك صامتا أنه ليس لديك عذر للتحقق من هاتفك كل خمس دقائق أو الانخراط في تصفح وسائل التواصل الاجتماعي. حاول ألا تشجع الآخرين على إلهائك أو إلهاء الآخرين، بإخبار كل من حولك بأنك تعمل. قد يكون هذا عن طريق غلق بابك أو وضع علامة "مشغول". يمكنك أيضا إرسال بريد إلكتروني في المكتب لتذكير الجميع بأن هناك فترة معينة من الزمن هي فترة عمل صامتة في المكتب. بمجرد الانتهاء من وضعك قائمة أعمال أو جدول عمل ووضعت طرق آمنة للقضاء على المشتتات، اعتمد على قوة إرادة وركز على الروتين اليومي الخاص بك. يستطيع معظم الناس التعرف على الفرق بين الوقت المستخدم بطريقة جيدة والوقت الضائع، لذا حاول تجنب الوقوع في فخ إضاعة الوقت. اعتمد على جدولك وبنهاية اليوم ستكن قادرًا على تذوق إحساس الإنجاز والوقت المستخدم بشكل جيد. خذ قطعة من الورق أو استخدم أداة تقويم على حاسوبك لعمل خانات لكل ساعة من يوم عملك، أو ساعات اليوم الذي تستيقظ فيها. قد يكن هذا من 9 إلى 5 أو من 10 إلى 7. على الرغم من أنه لا يجب عليك أن تملأ الفترة كل مرة حتى النهاية، فقد يكن الأمر مفيدًا أن تتأكد أن كل ساعة من ساعات يومك ملزمة بمهمة في جدولك.   ابدأ بملأ كل ساعة من يومك بالمهام المطلوبة لهذا اليوم. قد تبدأ بأهم المهمات أولا ومن ثم الأقل فالأقل حتى تصل لأقل المهام أهمية. كذلك الحال، إن كنت تعتقد أنك من الأشخاص النشطين في الصباح، فقد تقرر وضع مهام أكثر تعقيدًا في بداية اليوم، لكن إن كنت تعلم أنك عادة ما تأخذ دفعة أخرى في اليوم بعد الغداء، فقد تضع مهام معقدة في هذا الوقت المتأخر من اليوم. حاول أن تخصص جدولك ليناسب احتياجاتك وعاداتك، لأن هذا سيعدك للنجاح عند استخدامك الجدول. قد ترغب في إنشاء نموذج للجدول الخاص بك على لوحة بيضاء أو أداة تقويم لكي تتمكن من تحديثه كل يوم وفقا لجدولك لذاك اليوم. من الممكن أن يكون الأمر صعبًا لأن تركز على مهمة أو مجموعة من المهام لمدة تطول عن ساعة أو اثنتين. احرص على وضع عشر دقائق راحة في الجدول كل ساعة أو ساعتين لكيلا تشعر بالإرهاق أو بالتوتر. وفى أثناء الاستراحة الصغيرة، يجب عليك أن تنهض وتمشي في المكتب، أو التحدث لزميل في العمل في غرفة الاستراحة. قد تذهب للحصول على قهوة أو الذهاب للتمشي سريعًا في الخارج. حاول أن تحافظ على مدة الاستراحة 10 دقائق أو أقل لكيلا يتم إهدار وقت جدولك سدي. يمكنك أيضا أن تأخذ 10 أنفاس طوال بعمق على رأس كل ساعة لإخلاء ذهنك والتوقف برهة. قد يساعدك هذا الأمر للحصول على بعض وجهات النظر حيال المهمة التي تقوم بها أو التي تنوي القيام بها والتأكد من أنك تريد التدقيق مع نفسك على الرغم من يوم العمل المليء. وبدلا من الاستعجال في جدولك والقيام بكل مهمة سريعًا، اقض وقتًا للقيام بكل مهمة على الشكل الصحيح، في المرة الأولي. فالتسرع في ارسال البريد الإلكتروني قد يؤدي لإطالة فترة تبادل رسائل البريد الإلكتروني، خاصة إن كنت ترسل رسائل غامضة أو مربكة للعميل. تمهل وخذ بعض الوقت في كتابة رسائل البريد الإلكتروني، أو قم بقراءة وافية لملاحظاتك المدرسية. فالقيام بالمهمة صحيحة في المرة الأولي من شأنها أن توفر لك الكثير من الوقت المهدور على المدي البعيد. نحتاج أحيانًا لدعم الآخرين للاستمرار في التركيز على المهمة الحالية. اسأل أحد الأصدقاء المقربين، أو الأب، أو الإخوة، أو زميل العمل للمتابعة معك كل ساعتين للتأكد من أنك ملتزم بجدولك الخاص.  فمن الممكن أن يجلبوا لك فنجان قهوة أو يقولوا نكتة فتتوقف لحظة لتضحك أو تبتسم ومن ثم ترجع للمهام اليومية. على الرغم من أنك قد تكون مشغولًا، فقضاء لحظة صغيرة مع صديق من شأنها أن ترفع معنوياتك وتؤدي إلي تحسين إدارة الوقت. ابدأ بالجلوس على قطعة من الورق والقلم. فكر في المهام التي تخطط لإنهائها في هذا اليوم وفكر في التزاماتك في هذا اليوم واكتب كل ذلك. يمكن أن تكون القائمة كالتالي: "البقالة، الغسيل، التنظيف، الأعمال المنزلية" أو "تقارير حالة للعملاء"، رسائل البريد الإلكتروني، تحقق في الاجتماع، أوراق عمل".  أضف العديد من المهام التي تفكر فيها للقائمة، من المهام البسيطة للمهام الكبيرة. يجب عليك أن تحاول التفكير في كل التزام أو واجب لهذا اليوم بحيث يمكنك أن تكون على يقين من إضافته لقائمة أولوياتك. أحد الطرق للعمل بطريقة أذكي هي أن تركز على الأولوية القصوى أولا ثم الانتقال إلى أدني القائمة والبنود ذات الأولوية الأدنى. تسمي هذه بقاعدة 80\20، حيث الأنشطة التي تؤدي للمنفعة الأكبر تستهلك 80% من وقتك. أما الأنشطة التي تؤدي إلى المنفعة الأقل ينبغي أن تستهلك 20% من وقتك.  انظر لقائمتك ورقم كل مهمة حسب الأولوية من الأعلى للادني. ثم عليك أن تحركهم لكي يتم ترتيبهم من الأعلى للأقل حسب الأولوية والاستفادة. بمجرد امتلاكك قائمة مرتبة أو مرقمة من الأولويات، عليك البدء في تجميع المهام الصغيرة سويًا لتشكل عملية واحدة. على سبيل المثال، قد تجمع المهام معًا كالرد على رسائل البريد الإلكتروني والاتصال بالعملاء في عملية واحدة تستمر لساعة وتُسمي "التواصل مع العميل". ثم يمكنك العمل من خلال كل مهمة ضمن الإطار الزمني المحدد بيسر وسهولة. عليك محاولة القيام بهذا لكافة المهام بحيث لا تحتاج للتحول لعمليات مختلفة واضاعة الوقت محاولًا اكتشاف أي المهام عليك القيام به. فسيساعدك تجميع المهام المتصلة ببعضها سويا على تحسين إدارة وقتك وخفض مستوي التوتر لديك من خلال اجتياز أولويات قائمتك. وفقًا لقانون باركنسون، فامتلاك وقت أقل لإكمال مهمة ستقلص من مقدار الوقت الذي تستغرقه لإنهاء المهمة. وبدلًا من الإفراط في ميزانية وقتك، قم بالحد من مقدار الوقت الذي تسخره لكل مهمة حتى تضطر لإنجازه بشكل أسرع. يمكنك القيام بذلك ببطء بتقليصك مقدار الوقت الذي تخصصه لكل مهمة على مر الزمن حتى تصل لأفضل نقطة فيها لا تشعر بالاندفاع وليس من المتاح لك فيها أيضا أن تماطل أو أن تضيع الوقت.  بعد نقطة معينة، ستقوم بتطوير شعور جيد بإدارة الوقت، خاصة إن اضطررت لقضاء مقدار محدد من الوقت على كل مهمة. هذا الأمر مفيد إن كنت تميل لاتباع نفس الروتين، أو نفس قائمة المهام يوميًا. بمجرد التحقق من كل مهمة من قائمتك في نهاية يوم عملك، ينبغي أن تعط لنفسك مكافأة صغيرة. قد يكون عشاءً لطيفًا، أو قطعة آيس كريم أو وقت فراغ تقوم فيه بعمل شيء من المرح والاسترخاء. فمكافأتك نفسك تعد ضمانًا بأن لديك حافز لإنهاء كافة المهمات. يمكنك أيضًا تحديد ما هي مكافأتك قبيل بداية يومك، بحيث تتمكن من استخدام المكافأة كدافع لإتمام المهام. على سبيل المثال، لنقل إنه يجب عليك أن تذاكر لامتحان ولديك خطة عشاء مع الأصدقاء. استخدم خطة العشاء هذه كسبب لتذاكر وتكمل المهمة أثناء اليوم لكيلا تضطر لتفويت العشاء.
تجنب تفحص رسائل البريد الإلكتروني عشوائية. اجعل هاتفك صامتًا واغلق الإنترنت. أخبر الآخرين من حولك ألا يقاطعك أحد. حاول ألا تحيد عن روتينك. حدد شيئا لتقم به في كل ساعة من ساعات يومك. أعط نفسك استراحة عشر دقائق كل ساعة أو ساعتين. حاول القيام بكل مهمة على الوجه الصحيح، في المرة الأولي. اسأل صديق أو زميل في العمل للمتابعة معك حتى تتمكن من البقاء على المسار الصحيح. انشئ قائمة من المهام الخاصة بك في اليوم. رتب مهامك من الأولوية القصوى للأولوية الأدنى. جمع المهام المرتبطة سويًا. أعط لنفسك وقتًا أقل في كل مهمة. كافئ نفسك بمجرد إكمال المهمات.
https://www.wikihow.com/Develop-a-Routine-to-Stop-Wasting-Time https://www.wikihow.com/Develop-a-Routine-to-Stop-Wasting-Time https://www.wikihow.com/Develop-a-Routine-to-Stop-Wasting-Time
Eliminating Distractions Using a Schedule Using a List