إنهاء العمل على خطاب التوصية تنسيق خطاب التوصية كتابة خطاب التوصية
تنعكس الخطابات سلبًا على المُرشح إن كانت تحمل أخطاءً إملائية ونحوية وأخطاء في علامات الترقيم، مع اختلاف البرنامج أو الوظيفة التي يتقدم لها المُرشح قد تؤثر خطابات التوصية التي لم تُراجع جيدًا بشكلٍ سلبي على فرصته.  يجب ألا تعتمد فقط على المراجعة والتدقيق اللغوي التي يقوم بها برنامج مُعالج النصوص الذي تكتب عليه خطاب التوصية، وإنما يجب أن تقوم بالمراجعة بنفسك أيضًا. اطبع نسخة من الخطاب لتقرأها جيدًا وتراجعها، يُمكنك تجربة قرائتها من النهاية للبداية فقد تلحظ أخطاءً لن تلحظها أثناء القراءة العادية. اقرأ الخطاب بصوتٍ عال. يُساعدك ذلك في اكتشاف الأخطاء النحوية والجُمل التي قد تحتاج إلى إعادة بناء أو صياغة، فإذا ما وجدت جملة تبدو غير مفهومة، اقرأها بصوتٍ عال وراجعها جيدًا لتجعلها أسهل مما سبق. يجب أن تختم الخطاب بكلمة مثل "المُخلص Sincerely" ومن ثم ترك مسافة يلحقها توقيعك. اكتب اسمك الكامل لتوقع أسفل منه وأضف معلومات التواصل الخاصة بك أسفل الاسم (وهي نقطة غير ضرورية).  اطبع نسخة نهائية من الخطاب عقب المراجعة والتأكد من عدم وجود أخطاء، اطبع على ورقة خاصة بشركتك أو عملك واختر نوعًا ذي جودة من الورق. قم بالتوقيع باستعمال الحبر الأسود أو الأزرق. انسخ الخطاب الموقع لتحتفظ بنسخة، وانصح الشخص الذي تكتب له الخطاب بأن يحتفظ بنسخة له أيضًا. احتفظ بنسخة ثالثة لمستندات العمل الخاص بك إذا كنت تكتب الخطاب بناء على كونك المُدير أو المُشرف على الشخص. اسأل المُرشح عن كيفية إرسال الخطاب وأتبع نصائحه. يُفضل إرسال نسخة بالبريد العادي حتى في حالة كنت تُرسل الخطاب عبر البريد الإلكتروني.  قد تتوفر بعض المعلومات والإرشادات الخاصة بالإرسال عندما يتعلق الأمر بإرسال خطابات التوصية الأكاديمية أو للحصول على رخصة مهنية على سبيل المثال. في كثير من الأحيان كل ما عليك هو أن تعطي الخطاب للمُرشح ويقوم هو بإرساله للجهة المُختصة، في حين في بعض الحالات الأخرى يجب أن تقوم بإرسال الخطاب بنفسك بشكل مباشر إلى الجهة المعنية دون أن يمر على المُرشح للوظيفة أو البرنامج الدراسي. في كل الحالات يُفضل أن تقوم أنت بإرسال الخطاب للجهة المعنية بشكل مباشر عوضًا عن منحه للمُرشح أولاً، هكذا تعرف الجهة المُختصة بمراجعة الطلبات والخطابات أن المُرشح لم يؤثر على محتوى الخطاب الذي كتبته له. انتبه إلى الموعد المحدد لتسليم الخطاب، فأنت لا تريد أن ترسلها عقب الموحد المحدد بشكل ينعكس سلبيًا على المُرشح للوظيفة وبالتالي قد يتسبب ذلك في عدم حصوله على الوظيفة المرغوبة. على الرغم من أن الكتابة اليدوية ستجعل الخطاب أكثر خصوصية إلا أن الهدف هنا هو أن يبدو أكثر احترافية، ولهذا يجب أن يتم كتابته على الكمبيوتر ليسهل قرائته.  استعمل برنامج معالج النصوص وليس برنامج النصوص الأساسي على الكمبيوتر حيث أن البرامج الأساسية سريعة الاستخدام لن توفر لك الخيارات التنسيقية اللازمة لكتابة خطاب التوصية. إذا ما أخبرك المُرشح الذي تكتب له الخطاب بأنه يجب عليك إرسال الخطاب بالبريد الإلكتروني، فسيتوجب عليك أن تطبع الخطاب أولاً ثم توقعه ثم تحصل على نسخة ضوئية منه وترسلها في صيغة PDF. لا يمكنك أن ترسل الخطاب في صيغة رسالة على البريد الإلكتروني. ستجد على برامج معالجة النصوص المختلفة نماذج جاهزة لكتابة خطابات التوصية والتي ستسهل عليك العملية، حيث تكون هذه النماذج سابقة الإعداد بالتنسيق الصحيح.  يمكنك اختيار نموذج من بين نماذج مختلفة لخطابات التوصية متاحة في برامج معالجة النصوص، اختر نموذجًا احترافيًا ورسميًا وليس نموذجًا يبدو وكأنه خطاب شخصي. استعمل الخطوط القياسية سهلة القراءة مثل "تايمز نيو رومان Times New Roman" و"هيلفيتيكا Helvetica". يجب أن يتم تنسيق الخطاب بحيث تكون هناك مسافة مزدوجة بلا إزاحة بين كل فقرة والثانية. إذا ما اخترت إزاحة الفقرات فيجب عليك أن تتجنب إضافة المسافات المزدوجة. أضف اسمك وعنوانك في أعلى يمين الصفحة الأولى من خطاب التوصية، ومن ثم اسم وعنوان مُستلم الخطاب في أعلى يسار الصفحة.  أضف معلومات التواصل الخاصة بك مثل رقم التليفون الشخصي والبريد الإلكتروني. إذا كان لديك ورقًا معنونًا يحمل معلومات التواصل الخاصة بك فلا داعِ لإضافته في الخطاب طالما ستقوم باستخدام هذا الورق في الطباعة. يجب أن تضيف معلومات التواصل في حالة كان الورق الخاص بالطباعة يحمل معلومات التواصل وعنوان الشركة وليس معلومات التواصل الشخصية الخاصة بك. أضف التاريخ في سطر بعد العنوان، كما ستجد خانة مخصصة في نموذج الخطاب لإضافة العنوان. يُمكن أن يكون العنوان على هذا النحو "خطاب توصية للأستاذ أحمد علي" أو أي كان اسم المُرشح الذي تكتب لدعمه. عادة ما يتم توجيه الخطاب لشخص بعينه، ولكن في حالة كان الخطاب سيتم فحصه بواسطة جهة أو لجنة معنية فقم بتوجيهه إلى "لجنة الاختيار" أو "لجنة قبول الطلبات". اسأل المُرشح الذي تكتب له بهذاالخصوص. استعمل ورق الطباعة المعنون الشخصي أو الخاص بشركتك حتى يبدو الخطاب أكثر احترافية، مع الحرص على أن تكون جودة ورق الطباعة جيدة.  ينعكس شكل الخطاب على فرصة المُرشح في القبول، ولهذا يجب أن يظهر الخطاب بشكل رسمي واحترافي على قدر الإمكان. اختر الورق الأبيض السادة وتجنب الورق الرديء رخيص الثمن، يُمكنك أن تسأل عن ورق عالي الجودة في مخزن المستلزمات المكتبية في شركتك، أو ربما تقوم بشرائه من مكتبة مختصة. يُفضل دائمًا أن تقوم بترتيب أفكارك على نحو مُسبق قبل الشروع في كتابة الخطاب، فكر في السمات التي ترغب في ذكرها في الخطاب واختر أفضلها لاحقًا.  تذكر أن الخطاب يجب ألا يزيد عن صفحة واحدة، في حين أن الخطابات الأكاديمية قد تصل إلى صفحتين. هذا يعني أنه متاحٌ أمامك كتابة ثلاث فقرات قصيرة حيث أن المساحة المحددة للخطاب قد لا تستوعب أكثر من ذلك، احرص على الكتابة بشكل فعال وبالاختيار الأمثل للكلمات. تحدث مع المُرشح الذي تكتب له خطاب التوصية، اسأله عن مزيد من المعلومات بخصوص الوظيفة أو البرنامج الدراسي الذي يتقدم إليه، وما هي الصفات والمهارات التي تبحث عنها الجهة المعنية بالتقييم. يبدأ خطابك بكلمة "عزيزي Dear" ومن ثم اسم الشخص أو الجهة التي ستستقبل الخطاب، ومن ثم يجب أن تبدأ الخطاب بالتعريف عن نفسك وعن المُرشح وعن سبب كتابتك للخطاب.  وضح علاقتك بالمُرشح الذي تكتب الخطاب له ومنذ متى وأنت على معرفة به، اذكر أيضًا المؤهلات التي تحملها والتي قد تجعل من خطابك أكثر مصداقية وثقلاً. احرص على توضيح المعلومات ذات الصلة بالوظيفة أو البرنامج الذي يتقدم له المُرشح، مثل كونك مديره أو مشرفه في العمل وأنك تعمل معه في الشركة لعدة سنوات مع توضيح الموقع الوظيفي لكل منكما والمدة التي عملتما فيها سويًا. على سبيل المثال: "أنا اسمي عادل الشرقاوي وأنا المدير التنفيذي لمصنع معدات الإضاءة، وأكتب هذا الخطاب دعمًا للأستاذ أحمد علي والذي عمل تحت إشرافي في المصنع للخمس سنوات السابقة." تحدث بعد المقدمة عن الصفات والمهارات المميزة في المُرشح الذي تدعمه بخطابك، ولاحقًا ستقوم بالحديث عن هذه المهارات باستفاضة في الفقرة الأساسية من الخطاب.  تعتمد المهارات والصفات التي تذكرها هنا على طبيعة علاقتك بالمُرشح وطبيعة الهدف من الخطاب. يجب أن تُركز الخطابات بغرض التوصية الشخصية على الصفات الشخصية للمُرشح، في حين أن خطابات التوصية التقنية يجب أن تذكر المهارات العملية والتقنية التي يتسم بها المرشح والتي تكون ذات صلة بالوظيفة التي يتقدم لها. تجمع خطابات التوصية الأكاديمية بين الصفات الشخصية والمهارات العملية، بالإضافة إلى المهارات والصفات المُحددة التي تجعل المُرشح مناسبًا للبرنامج الدراسي الذي يتقدم لها، يُمكنك أيضًا ذكر الصفات الشخصية مثل الذكاء والحدس. يجب أن تكون هذه هي الجملة الأخيرة في الفقرة الافتتاحية، وتذكر أنك ستستعرض هذه المهارات باستفاضة في الفقرة الأساسية التالية. على سبيل المثال اكتب: "من خبرتي في العمل مع أحمد علي، هو يتسم بلياقة عملية فائقة ومهارات تواصل وتنظيم مميزة، وهذا ما سيجعله إضافة رابحة لشركتكم." في الفقرة الثانية من الخطاب ستقوم باستعراض المهارات والصفات التي ذكرتها في الافتتاحية ولكن على نحوٍ أكثر استفاضة وتفصيلاً مع تدعيم ذلك بالأمثلة.  انتبه إلى طول خطاب التوصية. أنت لا ترغب في أن يكون الخطاب طويلاً بشكلٍ زائد عن اللزوم، ولهذا يجب أن تحرص على أن تختصر الأمثلة بقدر الإمكان على أقل عدد من الجمل (جملتين أو ثلاث) ذاكرًا فيها المهارات والصفات التي سبق وتحدثت عنها في مقدمة الخطاب. الطريقة الأكثر فعالية لعدم الإطالة هو أن تتحدث بشكل مباشر عن الصفات والمهارات التي يتحلى بها المُرشح كما تراها أنت. على سبيل المثال: "لطالما أظهر أحمد علي قدرته على القيام بالمهام الهامة المتعددة في نفس الوقت، في إحدى المرات تطوع للقيام بمزيد من الأعمال عندما لاحظ أن العمل لن ينتهي في وقته المحدد بسبب غياب بعض العاملين لظروف المرض، وهكذا فعل أكثر من مرة ليضمن أن العمل يسير على أكملِ وجه، كما أنه شخص نشط عندما يتعلق الأمر بالاجتماعيات ومراعاة عائلته." اكتب الفقرة الثالثة والأخيرة من الخطاب على أن تتضمن ملاحظات إيجابية عن الشخص بشكل يُلخص مهاراته والصفات التي تميزه والتي سبق واستعرضتها في الفقرة الأساسية من الخطاب، ووضح كيف أن المُرشح مناسب للوظيفة أو البرنامج الدراسي الذي يتقدم له.  يجب ألا تزيد هذه الفقرة عن جملتين أو ثلاث جمل، اكتفِ بجملة واحدة مُلخِصة لما سبق ذكره في الفقرة الأساسية وتؤكد على ترشيحك للشخص بقوة، مع إضافة جملة تربط فيها بين المثال الذي طرحته في الفقرة الثانية وبين استمرارية العمل في شركتك. على سبيل المثال: "حتى هذه اللحظة أقوم بتقييم النتائج التي أحرزها أحمد علي في العمل مقارنة بزملائه، وأنا على يقين أن مهاراته في التواصل والتنظيم ستكون إضافة رابحة لشركتكم." يجب أن يتضمن خطاب التوصية في نهايته على معلومات التواصل الخاصة بك في حالة ما أراد الشخص المُختص بالتقييم أن يرجع إليك لطرح بعض الأسئلة عن المُرشح أو للاستفسار عن أيّة معلومات ذكرتها في خطاب التوصية.  عليك بتوضيح معلومات وإرشادات التواصل الخاصة بك والتي تشمل على مواعيد التواصل التي تفضلها سواء الأيام أو التوقيتات الأنسب التي تكون فيها مُتاحًا للتواصل. على سبيل المثال يُمكنك كتابة: "إذا كان لديكم أيّة أسئلة بخصوص تجربتي مع أحمد علي، لا تترددوا في التواصل معي على رقم 55555555، أنا مُتاح للتواصل على هذا الرقم يوميًا عدا الجمعة من الساعة 8 صباحًا وحتى 6 مساءً.
راجع الخطاب بدقة. قم بتوقيع الخطاب. أرسِل الخطاب. اكتب خطاب التوصية باستخدام برنامج لمعالجة النصوص. اختر نموذجًا لكتابة خطابات التوصية. أضف الاسماء والعناوين. استعمل ورق الطباعة المعنون إذا ما توفر لك. حدد الإطار الخاص لخطاب التوصية الذي تكتبته. قدم كُل من نفسك والمُرشح. تحدث عن ثلاث مهارات أو صفات استثنائية في المُرشح الذي تدعمه. احرص على توضيح بعض الأمثلة الداعمة لما كتبت. اكتب الفقرة الختامية. احرص على فتح المجال للأسئلة بخصوص المُرشح.
https://www.wikihow.com/Write-a-Reference-Letter https://www.wikihow.com/Write-a-Reference-Letter https://www.wikihow.com/Write-a-Reference-Letter
Finalizing the Reference Letter Formatting the Reference Letter Drafting the Reference Letter