الخطابات المهنية أو الرسمية البريد الإلكتروني المهني أو الرسمي الخطابات الودية البريد الإلكتروني الودي
اكتب عنوان الشارع والمدينة والمحافظة/ المقاطعة والرقم البريدي الخاص بك. اكتب كل ما سبق في الجزء العلوي من يمين الخطاب (بالعربية) أو يساره (بالإنجليزية)، مع ترك تباعد أحادي (مسافة سطر) بين كل سطر والآخر.   اكتب المدينة والمحافظة/المقاطعة والرقم البريدي في نفس السطر ثم عنوان الشارع ورقم العمارة أو المنزل في سطر آخر. إذا كنت ترسل خطابك مكتوبًا على الترويسة الرسمية الخاصة بك أو بشركتك، وهو ما يعني أنها تحتوي بالفعل على تلك المعلومات، فلا حاجة لكتابتها من جديد. لا تعيد كتابة عنوان المُرسل مرتين، فلا حاجة لذلك! اكتب تاريخ كتابة الخطاب أو تاريخ الانتهاء منه وإرساله، بناءً على ما تفضله.   يجب أن يكون التاريخ في نفس الجهة مع جزئية العنوان؛ اليمين في حالة كتابة الخطاب بالعربية واليسار في حالة كتابته بالإنجليزية. اكتب التاريخ بصيغة "اليوم/ الشهر/ السنة". قد تختلف تلك الصيغة فيُكتب أحيانًا الشهر أولًا، أو أن يكون المتعارف عليه هو كتابة الشهر بالحروف وليس بالرقم. اتبع النمط الشائع والمتعارف عليه في بلدك. على سبيل المثال: 8 فبراير 2013. يضمن لك ذلك أن يكون هناك فصل في الشكل النهائي للخطاب بين الجزء العلوي من الخطاب وبقية أقسامه. في حالة كتابة خطاب كمرجع أو إحالة إلى موضوع معين، فمن المفيد أن تستخدم ما يُسمى بسطر الإشارة المرجعية، والذي يبدأ بجملة: "إشارة" أو "رد بخصوص" (أو "Re:" في حالة كتابة الخطاب باللغة الإنجليزية).   اجعل محاذاة السطر في نفس جهة كتابة الخطاب؛ اليمين عند الكتابة باللغة العربية واليسار عند الكتابة باللغة الإنجليزية، مع ضمان ألا يزيد عن سطر واحد فردي. استخدم سطر الإشارة المرجعية عند الرد على خطاب آخر أو إعلان وظيفي أو الرد على طلب توضيح معلومات معينة. أتبِع سطر الإشارة المرجعية الاختياري بسطر فارغ للفصل بينه وبين الجزء التالي من الخطاب. اذكر لقب مُستلم الرسالة واسمه وكذلك اسم الشركة وعنوانها؛ الشارع والمدينة والمحافظة/ المقاطعة/ الإقليم والرقم البريدي.   يجب أن تكون كل المعلومات مُحاذاة لليمين والتباعد بين الأسطر تباعد أحادي (مُحاذاة لليسار في حالة الكتابة بالإنجليزية). يُكتب لقب واسم المستلم في سطر منفصل ثم لقبه الوظيفي في سطر تالي، ونفس الأمر بالنسبة لاسم الشركة وشارع العنوان الخاص بها، بينما تدرج المدينة والمحافظة والرقم البريدي في سطر واحد معًا. في حالة إرسال الخطاب إلى بلد آخر، فتأكد من كتابة اسم الدولة في سطر منفصل أسفل العنوان. في اللغة الإنجليزية، يتم كتابة اسم الدولة كله بحروف كبيرة "كابيتال"، مثل: EGYPT. وجه خطابك إلى شخص محدد طالما توجد فرصة لذلك، بشرط أن تتحدث إليه باختيار اللقب المناسب، مثل "السيد" أو "الأستاذ الفاضل" أو "الآنسة". في حالة كنت غير متأكد من هل الطرف الآخر ذكر أم أنثى أو لا تعرف اسم الشخص الذي تتحدث إليه، فتخطَ هذه الجزئية. أتبع العنوان الكامل بسطر فارغ. عادة ما تبدأ التحية التقليدية في الخطاب بكلمة "عزيزي"، متبوعة بلقب واسم الطرف المستقبل للخطاب. يختلف استخدام الاسم الأول أو الأخير في هذه الجزئية من المقال بناءً على ما هو شائع ومتفق عليه في بلدك. عادة ما يتبع الاسم كذلك إضافة فاصلة.   يُفترض أن يتم محاذاة التحية إلى اليمين. من الشائع في الدول العربية كتابة التحية في المنتصف، ولا مشكلة كبيرة في الاختيار بين الطريقتين. يشترط فقط عند كتابة الخطاب باللغة الإنجليزية أن تتم محاذاة التحية لليسار. إذا كنت لا تعرف جنس الطرف المستقبل، كما هو الأمر في حالة الأسماء المحايدة، فيمكنك أن تتوجه إليه بالحديث باسمه الكامل أو الاسم واللقب الوظيفي فقط لا غير. اترك سطرًا فارغًا بعد كتابة التحية. اختبر سطر العنوان بتنسيق عريض أو كاملًا بالحروف الكبيرة (في حالة اللغة الإنجليزية)، بعد إدراج التحية، وحافظ على محاذاة مع نفس جهة كتابة التحية.  اكتب عنوانًا مختصرًا لكن وصفي ويعبر بوضوح عن الغرض من الخطاب. حاول قدر الإمكان ألا يزيد عن سطر واحد. لاحظ أن سطر العنوان في الخطابات أمر غير متعارف عليه كثيرًا، لذا يجب عدم استخدامه إلا عند الضرورة القصوى وباعتدال شديد. لا تجمع بين سطر الإشارة المرجعية والعنوان في نفس الخطاب، فكلاهما يؤدي نفس الغرض تقريبًا. أدرج سطرًا فارغًا بعد سطر العنوان في حالة إضافته للخطاب. اجعل الكتابة مُحاذاة لليمين (أو اليسار في حالة الكتابة باللغة الإنجليزية)، كما لك حرية ترك مسافات البادئة في بداية كل فقرة، وإن كان من الشائع الاعتماد عليها. يجب أن يوضح هذا القسم الغرض من الخطاب وأن يتضمن كذلك على الاستنتاج النهائي الذي يجمع بين مختلف الأفكار في سياق واحد متصل.  اكتب متن الخطاب بشكل موجز. اجعل البعد بين الأسطر في كل فقرة أحادي البعد، مع ترك سطر فارغ بين كل فقرة وبعد الفقرة الختامية. يوجد أكثر من شكل لجمل الختام المتأدبة، من بينها: "تحياتي" أو "شكرًا لك" أو "أطيب التمنيات". تأكد فقط من أن يتم محاذاة الجملة الختامية في نفس جهة كتابة المقال (بناء على كتابته بالعربية أو الإنجليزية) وأن تتبعها بفصلة.  في الكتابة الإنجليزية، اكتب الحرف الأول من كل كلمة في جملة الختام كحرف كبير، وبقية الأحرف حروف صغيرة. احرص على ترك ثلاثة أسطر فارغة أسفل جملة الختام وقبل كتابة اسمك الكامل، والذي يتبعه مسماك الوظيفي في سطر تالي منفصل. في حالة إرفاق أي ملفات إضافية للخطاب، تأكد من كتابة قسم "المرفقات" في سطر منفصل أسفل اسمك ومسماك الوظيفي ثم أدرج به عناوين الملفات الملحقة بالرسالة.   لاحظ أن هذا الأمر اختياري ولا يشترط وجوده في كل الخطابات، بل يتواجد فقط في بعض الحالات الخاصة. استخدم نفس التنسيق في كتابة قسم الملحقات؛ المحاذاة في نفس اتجاه كتابة الخطاب وترك سطر فردي متباعد بين الأسطر. في حالة قيام شخص آخر بكتابة الرسالة لك على الآلة الكاتبة أو جهاز الكمبيوتر، فمن الشائع اتباعه أن يتم ذكر الأحرف الأولى من اسم الكاتب واسم عائلته في نهاية الخطاب تمامًا، بعد سطر من قسم الملحقات. يُفضل عادة أن يتم كتابة اسمك بشكل يدوي بخط الرقع (أو خط الأحرف الملتصقة في الإنجليزية) في المساحة ما بين جملة الختام واسمك المكتوب في النسخة المطبوعة. لقد تركنا مساحة ثلاثة أسطر لذلك الأمر في الخطوات السابقة كما تذكر. تُضفي الإمضاء اليدوية لمسة شخصية تكون محل تقدير من الطرف الآخر، كما تثبت أنك من قمت بإرسال هذا الخطاب به وتم بموافقتك ومعرفتك. يفترض أن يذكر ذلك الوصف في حقل العنوان الخاص برسالة البريد الإلكتروني، وليس في بداية متن الرسالة نفسها.  في حالة كان الطرف الآخر ينتظر استقبال هذه الرسالة بالفعل، فيمكنك ببساطة أن تشير إلى موضوع الرسالة. لكن إذا لم يكن متوقعًا من الطرف الآخر استقبال رسالتك، فأنت بحاجة لبذل المزيد من الجهد الإضافي. اعمل على اختيار عنوان مثالي يقدر من خلاله القارئ على توقع وفهم محتوى رسالتك دون وجود أي شيء قد يدعو للشك؛ وهو ما يعني كذلك أن يحمل العنوان ما يحفز القارئ على فتح الرسالة والاطلاع عليها. عادة ما تكون على شكل "عزيزي" أو "السيد الأستاذ" متبوعة باسم الطرف المستقبل أو اسم الشركة التي تتواصل معها.   وجه خطابك إلى شخص محدد طالما كانت هناك فرصة لذلك. تجنب إرسال رسائل البريد الإلكتروني غير الموجهة إلى شخص معين، واجعل من خيار كتابة "إلى من يهمه الأمر" هي ملاذك الأخير وفي أقل قدر ممكن من الحالات. بالحديث عن القواعد الصارمة، فإن علامة الترقيم الأدق للاستخدام بعد التحية في اللغة العربية هي "/" وفي اللغة الإنجليزية ":". لكن ذلك لا يمنع أن الكثيرين يميلون لاستخدام الفاصلة بعد التحية، حتى في رسائل البريد الإلكتروني الرسمية. إذا كان جنس الطرف المستقبل مثار شك – خاصة في حالة الأسماء المحايدة – فبدلًا من كتابة "الأستاذ" أو "الأستاذة"، اعتمد على الاختصارات، مثل: "أ/" اختصار "أستاذ/ة" أو "م/" اختصار "مهندس/ة" أو اكتب الاسم مباشرة لتجنب الوقوع في الحرج. اترك سطرًا فارغًا بعد جملة التحية الرسمية. كما هو الأمر مع أي خطاب في العالم، يكون متن رسالة البريد الإلكتروني مكونًا من مقدمة ثم موضوع ثم ختام أخير أو استنتاج. تأكد من أن نص الرسالة كله، بما فيه فقرة الموضوع أو المتن، مختصرًا ومباشرًا قدر الإمكان، دون استرسال لا طائل منه.   تأكد من محاذاة النص إلى اليمين في حالة كتابة الرسالة باللغة العربية أو إلى اليسار في حالة الكتابة باللغة الإنجليزية. لا تستخدم المسافات البادئة في فقرات الرسائل الإلكترونية. اضبط المسافات بين أسطر الفقرات على خيار التباعد المفرد الأحادي، مع ترك سطر فارغ بين كل فقرة والتي تليها وبعد الفقرة الختامية كذلك. اكتب "خالص التحيات" أو "أطيب الأمنيات" أو غيرها من جمل ختام الرسائل المتعارف عليها بعد الانتهاء من كتابة متن الرسالة ثم أتبع تلك الجملة بالفاصلة.   تأكد من ضبط محاذاة جملة الختام إلى اليمين (الكتابة العربية) أو إلى اليسار (الكتابة الإنجليزية). اكتب الحرف الأول من كل كلمة من تلك الجملة بالأحرف الكبيرة في حالة الكتابة بالإنجليزية كذلك. من الخيارات المتاحة كذلك لختام رسائل البريد الإلكتروني: "شكرًا لك" أو "المخلص" أو "حظ موفق". على خلاف الأمر مع الخطابات المطبوعة والورقية، فلن يتوفر لك فرصة التوقيع بخط يديك على رسالة البريد الإلكتروني، لذا لا حاجه لترك مساحة فارغة بين جملة الختام واسمك.  تأكد من محاذاة الاسم مع نفس الجهة مع جملة الختام وبقية نص الرسالة. اترك سطرًا فارغًا بعد اسمك ثم اكتب عنوانك الحقيقي ورقم تليفونك وبريدك الإلكتروني وموقعك الإلكتروني ورابط مدونتك في حالة توفرها.  قم بمحاذاة تلك المعلومات إلى اليمين (اللغة العربية) أو إلى اليسار (اللغة الإنجليزية)، مع ضبط المسافة بين أسطر الفقرات بالتباعد الأحادي. اكتب كل معلومة منهم في سطر مخصص كذلك. أدرج تاريخ بدء كتابة الخطاب أو الانتهاء منه في الجزء الأيمن العلوي من الخطاب (الأيسر في حالة الكتابة بالإنجليزية).   اكتب التاريخ بالصيغة المتعارف عليها في بلدك. النمط الشائع عالميًا هو: الشهر- اليوم- العام، لكن قد يختلف ذلك من بلد لآخر، كما يختلف الأمر كذلك بخصوص كتابة الشهر رقميًا أم بالحروف الكاملة أو المختصرة. قد تحتاج كذلك لإدراج التاريخ الهجري أو الميلادي بناءً على طبيعة المتعارف عليه في المراسلات بينك وبين الطرف الآخر. احرص على محاذاة التاريخ في الجهة اليمنى من الخطاب (الكتابة العربية) أو اليُسرى (الكتابة الإنجليزية). تظل كلمة "عزيزي" هي الأكثر شيوعًا في الخطابات باختلاف أحوالها، لكن ذلك لا يمنع أنه في الخطابات الودية يكون لك حرية الحكم على طبيعة العلاقة التي تجمعك بمستلم الرسالة ومن ثم تحديد تحيتك الافتتاحية بناءً عليها. يمكنك أن تُلقي السلام مباشرًا وتذكر اسم الطرف الآخر في العديد من الأحيان دون وضع اعتبار كبير للرسميات.   احرص على محاذاة التحية في نفس جهة محاذاة التاريخ، بناءً على لغة كتابة الخطاب. عند الكتابة لصديق أو زميل عمل، يمكنك الاكتفاء عادة بكتابة الاسم الأول فقط. على سبيل المثال: "عزيزي محمد". للمزيد من الودية في صياغة تحية الخطاب، يمكنك أن تستبدل "عزيزي" بتحية بسيطة، مثل: "أهلًا" أو "مساء الخير" أو "السلام عليكم". في حالة مراسلة شخص أكبر سنًا أو يجب أن تظهر له قدرًا من الاحترام على الرغم من الصياغة الودية للخطاب، فيمكنك ببساطة أن تذكر لقبه واسمه، مثل: "عزيزي الأستاذ/ رشدي". في بعض الحالات يتم الاعتماد على الاسم الأخير (اسم العائلة) بدلًا من اسم الفرد، وهو الشائع أكثر في الدول الأجنبية. اترك سطرًا فارغًا بين التحية ونص الخطاب الرئيسي. يفترض أن تكون المقدمة والاستنتاج أو الخاتمة عبارة عن فقرة واحدة مختصرة للغاية، بينما عادة ما يكون نص المتن أطول بشكل ملحوظ مقارنة بالأجزاء الأخرى.   قم بمحاذاة نص الخطاب لليمين (الكتابة العربية) أو اليسار (الكتابة الإنجليزية)، لكن مع التأكد من ترك مسافة بادئة في أول كل فقرة. يجب أن يتم تنسيق النص الرئيسي للخطاب بخيار التباعد المفرد للأسطر (بالإنجليزية: Single Spaced). لا حاجة عادة لترك سطر فارغ بين الفقرات في الرسائل الودية، لكن لا مانع من الاعتماد عليها في حالة وجدت أنها تسهل من مهمة قراءة النص ووضوح فقراته. اترك سطرًا فارغًا بعد الجملة الختامية للفقرة الرئيسية من الخطاب لكي تفصل بينها وبين الجملة الختامية. قد تكون "تحياتي" هي الخيار الأبسط شائع الاستخدام، حتى في حالة الخطابات الودية. في حالة كان الخطاب وديًا بما فيه الكفاية ولا توجد كلفة بينك وبين القارئ، فيمكنك أن تعتمد على خيارات أكثر خفة ومرح، كأن تكتب: "أراك قريبًا!" أو "أنتظر ردك يا صديقي"، بشرط أن تجمعك علاقة مقربة فعلًا مع الطرف الآخر.   أتبع الختام بعلامة الفاصلة، لكن هذه المرة دون أن تكتب اسمك على محرر نصوص الكمبيوتر وتطبعه مع الخطاب. يفترض أن يتم محاذاة الجملة الختامية مع الترويسة في أول الخطاب. امضِ على الخطاب عن طريق كتابة اسمك بخط اليد بعد جملة الختام. عادة ما يكون النمط الشائع هو كتابة اسمك بخط الرقعة العربي (أو الخط المتصل في الإنجليزية) بخط اليد بعد طباعة الخطاب.  في حالة كنت تتواصل مع الطرف الآخر عن طريق الاسم الأول دون مشكلة، فيمكنك الاكتفاء بالإمضاء باسمك الأول فقط لا غير. لكن إذا كان من المتوقع ألا يعرف مستقبل الرسالة من أنت من خلال اسمك الأول فقط، فتأكد من كتابة اسم العائلة كذلك أو اسمك الثلاثي إذا قضت الحاجة. يتيح ذلك للقارئ أن يطلع بنظرة عين على موضوع الرسالة قبل أن يفتحها، وهو ما يمهد له صورة أولية عما يمكن له توقعه من قراءة هذه الرسالة. يمكنك الاعتماد على أي شكل من أشكال التحية المتأدبة المتعارف عليه، مثل "عزيزي" ثم أتبع ذلك باسم مُستقبل الرسالة.   حاذِ التحية إلى اليسار (في اللغة الإنجليزية) وإلى اليمين (في اللغة العربية). في حالة الكتابة إلى صديق مقرب جدًا، وكان محتوى الرسالة ودي ولا يحمل أي طلب أو تساؤل رسمي أو ما شابه، فيمكنك أن تستغني كليًا عن جملة التحية وتبدأ بذكر الاسم الأول لصديقك متبوعًا بفصلة أو أن تسأل بشكل مباشر: "كيف حالك يا محمد؟" ثم تتحدث عن موضوع الرسالة. أدرج سطرًا فارغًا بين التحية ومتن رسالة البريد الإلكتروني. كما هو الأمر مع كل الخطابات، يفترض أن يتكون نص رسالتك من مقدمة ومتن (موضوع) وختام. فقط عند الكتابة إلى صديق مقرب، قد لا يكون من الضروري الالتزام بهذه الصياغة ويمكنك أن تكتب بحرية أكثر. لست مضطرًا للالتزام بجملة ختام رسمية في حالة كنت تتواصل مع صديق مقرب، فيمكن لهذه الجملة أن تكون أي شيء مميز أو يظهر العاطفة والارتياح المتبادل بينك وبين صديقك، لكن المهم هو أن تكتب ما يؤكد أن رسالة البريد الإلكتروني قد انتهت بالفعل.  في حالة الكتابة إلى صديق مقرب للغاية، وكان موضوع الرسالة ودي ولا يحمل أي نوع من الرسميات، فمن المقبول جدًا أن تختم رسالتك عبر البريد الإلكتروني بكتابة اسمك فقط لا غير وأن تتخلى عن استخدام أي نوع من التحية الختامية أو ما شابه.
اكتب اسمك وعنوانك في الجزء العلوي من الخطاب. اكتب تاريخ الرسالة مباشرة أسفل العنوان. أدرج سطرًا فارغًا بين التاريخ والجزء التالي من الخطاب. استخدم سطر الإشارة المرجعية في حالة احتجت إلى ذلك. اكتب عنوان مُستقبل الرسالة. ابدأ متن الخطاب بتحية متأدبة. اكتب سطر العنوان (اختياري). ابدأ فقرة المتن بكتابة مقدمة مختصرة تشرح الغرض من الخطاب. أتبع المقدمة بنص أكبر حجمًا من متن الخطاب. اختم الخطاب بأسلوب متأدب. أتبع جملة الختام باسمك. اذكر أي ملفات ملحقة بالخطاب في الجزء الأخير تمامًا منه. أدرج الأحرف الأولى من اسم كاتب الخطاب (اختياري). امضِ باسمك يدويًا بعد طباعة الخطاب. ابدأ بوصف مختصر ودقيق للغرض من البريد الإلكتروني. ابدأ الرسالة نفسها بالتحية الرسمية المعتادة. اكتب نص الرسالة بأسلوب مختصر دون أن يخل ذلك بكون المحتوى غني بالمعلومات. استخدم جملة ختام متأدبة. اكتب اسمك مباشرة أسفل جملة الختام. أدرج بيانات التواصل معك في الجزء الأخير من الرسالة. اذكر تاريخ كتابة الخطاب. اكتب تحية ودية في بداية الخطاب. اكتب مقدمة الخطاب والمتن والاستنتاج النهائي. اختم الخطاب باستخدام جملة وداع ختامي مناسبة. وقع باسمك. ابدأ الرسالة بوصف مختصر ودقيق لموضوعها من خلال حقل العنوان. ابدأ بجملة تحية مهذبة في بداية نص الرسالة الفعلي. اكتب متن رسالة البريد الإلكتروني. اختم رسالة البريد الإلكتروني بجملة تحية ختامية.
https://www.wikihow.com/Format-a-Letter https://www.wikihow.com/Format-a-Letter https://www.wikihow.com/Format-a-Letter https://www.wikihow.com/Format-a-Letter
Formal or Business Letter Formal or Business Email Friendly Letter Friendly Email