صياغة التقرير إعداد تقرير العمل زيادة فاعلية تقريرك
يجب أن تشتمل هذه الصفحة على عنوان التقرير والبيانات المسلمة كلٍ في سطر منفصل. اكتب في السطر التالي أسماء من ساعدوك في هذا التقرير، ثم اكتب اسم المؤسسة في السطر الرابع.  أحيانًا ما يستلزم الأمر إرفاق خطابٍ يشرح سبب كتابة التقرير ويوضح فحواه ورؤيتك لما يجب عمله تاليًا. هذا ما يشاع إجرائه عند إعداد التقارير التي تحتاج وقتًا طويلًا أو تتطلب المزيد من الشروحات الإضافية لتيسير استيعابها على من يقرأها. لتقارير تسجيل التقدّم، اكتب اسمك واسم المشروع والتاريخ ومدة العمل التي يرصدها التقرير على غلاف التقرير. اكتب كلًا مما سبق في سطرٍ منفصل.   اسأل رئيسك عن توصياتٍ معينة بخصوص تنسيق التقرير، فرئيسك هو أفضل من سيساعدك في إعداد التقرير. أرفق النتائج التي وصلت إليها والتوصيات والشروحات. تتيح هذه الأشياء للقارئ فهم التقرير دون الحاجة إلى قراءة التقرير كله. لست بحاجة إلى تقديم شرحٍ مفصل، فقط يكفي إيصال الفكرة للقارئ. يجب أن تكون دراستك التنفيذية ملخصةً في نصف صفحة وألا تتجاوز الصفحة.   لا يجب أن تلخص باقي التقرير، ركّز فقط على تلخيص الأفكار الهامة والرئيسية بالتقرير، كالتوصيات أو النتائج التي انت بصدد الوصول إليها. إن كنت تُعد تقريرًا يقيس مدى التقدم، يمكنك تجاوز هذا الجزء. اكتب عناوين الفقرات في جدولك بالإضافة إلى أرقام الصفحات التي تبدأ عندها الفقرات المعنونة، وسيضمن هذا للقراء سهولة تصفح التقرير والوصول لما يريدون من معلومات.  ضع عناوين ورؤوس مواضيع للفقرات لتيسير قراءة التقرير. إن كنت تعُد تقريرًا عن التقدّم الحادث في سير العمل، فأنت لست بحاجةٍ لجدول المحتويات إلإ إذا طلبه مديرك بنفسه. مع ذلك، يجب أن تضع عنوانًا لكل فكرة ليتسنى للقارئ تصفح تقريرك وفهمه. لشرح وإيجاز ما بداخل التقرير. أخبر القارئ سبب كتابتك للتقرير. لخص محتوى التقرير واشرح الهدف منه ثم اعرض الأسئلة التي يجيب التقرير عنها والمشاكل التي سيحلها. في النهاية، اشرح الرؤية العامة التي يطرحها التقرير، بالإضافة إلى خارطة الطريق الخاصة بتنفيذه.  لا يجب أن تكون المقدمة طويلة. عليك أن تكون موجزًا ومحددًا، حتى يتسنى للقارئ استيعاب ما تريد طرحه دون الحاجة إلى شروحات مفصلة وطويلة. لتنطوي مقدمتك على عددٍ محدود من الفقرات، من فقرتين إلى أربع فقرات بحد أقصى. لا يجب أن تتعدى مقدمتك في تقارير التقدم الفقرتين كحدٍ أقصى. يجب أن تلخص المشروع الذي تعمل عليه وما تصبو إلى تحقيقه. يمكنك أيضًا أن تعرض ما تم إنجازه من عمل، وما تخطط لإنجازه تاليًا. اعرض نظرة عامة عن البحث والتقييمات الخاصة بالمشروع، ثم ابدأ في تفسير ما وصلت إليه وكيفية ربط النتائج بموضوع التقرير.  عادةً ما تتضمن كل فقرة مقدمة شارحة لها وقائمة بما وصلت إليه من نتائج. مثال لطريقة عرض نتائجك: "مع التقدّم في العمر، تزداد المخاطر على صحة عملائنا". إن كنت تعد تقريرًا عن التقدم، لن يكون هناك أية نتائج أو استنتاجات لتعرضها، اعرض قائمة بالإنجازات والمهام التامة في الفقرة التي تلي المقدمة فقط. قد تحتاج إلى كتابة فقرة مكونة من جملتين أو أربع جمل كحد أقصى، وستفي قائمة الإنجازات بالهدف تمامًا. يمكن أن تصيغ قائمة الإنجازات على النحو التالي: "تم تحصيل 3000 جنيهًا مصريًا لإقامة الحفل" و"تم التعاقد مع شركة لتنظيم الاحتفال" و"تشير الدراسات إلى تحقيق الدخل عن طريق 1500 عميل". يجب أن تشرح توصياتك ما سيحدث مستقبلًا. اعرض ما ستحله اقتراحاتك، وكيف ستخدم ما وصلت إليه من نتائج. بعد الانتهاء من عرض أفكارك، ضع قائمة مرقمة بتوصياتك، ولتكن كل الجمل فعلية ومرتبة من الأكثر أهمية للأقل أهمية.  على سبيل المثال، يمكنك أن تكتب: "تدريب كل الموظفين على أداء الإسعافات المطلوبة عند الإصابة بنوباتٍ قلبية". إن كنت تُعد تقريرًا عن التقدم في سير العمل، ستحتاج فقط لإعداد قائمة بالمهام والأهداف التالية التي تخطط لتحقيقها خلال مدة العمل بالمشروع. على سبيل المثال: "مطلوب مندوبي مبيعات وتسويق للاحتفال" و"الموافقة على تصميمات الحفل " و"مطلوب توزيع ملصقات للتسويق للحفل". اشرح كيف توصلت للموضوع أو القضية أو المشكلة المطروحة في التقرير. فسر ما وصلت إليه ثم اشرح كيف أدى بك هذا إلى ما تنصح به. يجب أن يكون طرحك مقسمًا على عدة فقرات معنونة حتى يتسنى للقارئ معرفة محتوى الفقرة التي سيقرأها.   سيحتاج هذا للمزيد من البحث والتقييم. يجب أن تكون هذه هي الفقرة الأطول في التقرير. إن كنت تعد تقريرًا عن تقدم سير العمل، يمكنك تجاوز هذه الفكرة واستبدالها بفقرة تشرح بها العراقيل التي واجهتك أثناء تنفيذ المشروع وكذلك كيفية تجاوزها.  يمكن أن تكتب: "لم يستقبل العديد من العملاء الاستبيان الذي أرسلناه، فلم يكن عليه طوابع بريدية، أقترح أن نرفق الطوابع مع الاستبيانات القادمة، أو نتيح للعملاء إجراء الاستبيانات عبر الإنترنت". استشهد بالمراجع التي استخدمتها كالمقالات الصحفية والإخبارية والمقابلات والدراسات والاستبيانات والإحصاءات التي أجريتها. دوّنها في نهاية التقرير مع الإشارة إلى أن الصفحة الحاوية لها هي صفحة المراجع.  عليك استخدام نظام كتابة خاص بالاقتباس في تقارير العمل. يمكنك تجاوز هذه الفقرة إن كنت تعد تقريرًا عن تقدم سير العمل. ليست كل تقارير العمل بحاجة لتقديم تلك الملحقات، لكن يمكنك إدراجهم بتقريرك. إن كنت تود إعلام القارئ بالمراجع والمعلومات التي استمديت منها التقرير لتسهيل عليه فهم موضوع التقرير واستيعاب النتائج التي وصلت إليها، أعطِ لكل ملحق حرف منفصل.  على سبيل المثال، "الملحق أ" "الملحق ب" الملحق "ج". إن كنت تعد تقريرًا عن تقدم سير العمل، لن تحتاج لهذه الفقرة. لخص النتائج التي وصلت إليها أو التقدم الذي حققته. قد تحتاج للاستفاضة في الشرح، إلا أن الصياغة بإيجاز قد تعرض مجهوداتك بشكلٍ أفضل. لخص استنتاجاتك في ثلاث أو أربع جملٍ كحد أقصى في التقرير. قد تكتب "الاستعداد للحفل يسير على قدمٍ وساق وفقًا للجدول الزمني الموضوع له، لقد أنهينا نحو 90% من الأنشطة المخطط لها، ونحن بصدد البدء في شراء الخامات. حتى الآن لا يوجد ما يعيقنا، ولكننا سنواجه ما قد يعترضنا مستقبلًا". أحيانًا سيُطلب منك إعداد التقرير، وقتها سيكون الهدف والموضوع مرفقين مع الطلب. إن لم تكن متأكدًا بشأن الهدف أو الموضوع، فكّر فيما تود قوله لمن سترسل إليه التقرير. يمكنك أيضًا الاستعانة برئيسك المباشر بخصوص هذا الأمر.  على سبيل المثال، قد يكون هدفك هو تحليل قضية ما خاصة بالعمل. حينها، اشرح نتائج المشروع الذي عملت عليه، أو أعد تقريرًا ملخصًا لما آل إليه العمل من تقدم في هذا المشروع وسلّمه لرئيسك. يجب أن تكون على دراية بمدى ما يعرفه الشخص الذي تخاطبه لتحديد المصطلحات المطلوبة. عند كتابة تقارير العمل، عليك استخدام مصطلحات وصياغة مهنية متخصصة تختلف عن تلك التي تصيغ بها أي خطابات تُعدها خارج إطار العمل.  عليك أن تعرف من سيقرأ تقريرك. ضع في حسبانك عند إعداد التقرير أن تجعله مناسبًا ومفيدًا لأي شخص يقرأه. إن كنت تخاطب أنماطًا مختلفة من القراء، عليك كتابة أي معلوماتٍ هامة مهما بدت بديهية أو بسيطة. عليك افتراض أدنى مستويات الإدراك فيمن تخاطبهم وإعداد تقريرك على هذا الأساس. مع ذلك، عليك أيضًا أن تنوه قبل كل فقرة أنها موجهة لقطاع بعينه، حتى يتسنى لم لا يهمه الأمر أو لا ينتمي لهذا القطاع تجاوزها والذهاب للفقرة التالية. يمكنك أيضًا كتابة فقرة تتضمن ما يخص كل قطاع على حدة. دوّن كل استعنت به في الوصول لأي نتيجة أو التوصية بأي شيء. قم بالإشارة إلى تلك الأشياء عند إعداد التقرير، وقد تحتاج إلى إرفاقها مع التقرير. إليك بعض أنواع الأشياء التي قد تحتاجها عند إعداد تقريرك:   معلومات مالية. رسوم بيانية. بيانات توضيحية. إحصائيات. دراسات وأبحاث. استبيانات. آراء الخبراء والعاملين والعملاء من حوارات أُجريت معهم. يُوصف تقرير التقدّم بالجودة إذا كان يتضمن تحليلًا لما قدمته من عمل أو ما توشك على تقديمه وتحقيقه، وتحديد ما إذا كان العمل يسير على نحو جيد لتحقيق المرجو أم لا. عليك التعامل مع التقرير كما لو أنه إجابة لأسئلة افتراضية قد تُطرح حول المشروع، إليك بعض المواد التي قد تحتاج إرفاقها مع تقريرك:   هل تغيرت فرص إنجاز المشروع أو رؤيته وهدفه عن وقت البدء؟ ما المهام التي أديتها منذ آخر تقرير تم تقديمه؟ ما المهام التي أنت بصدد القيام بها؟ هل يسير العمل بالمشروع وفقًا للوقت المخطط له أم لا؟ ولماذا إن كانت الإجابة لا؟ ما العراقيل التي تواجهها؟ وكيف تخطط لتجاوزها؟ هل أضاف لك العمل بالمشروع أي خبرةٍ أو درسٍ هذا الشهر؟ لما ستحتاج من معلومات لإرفاقها بالتقرير. دوّن كل ما يتبادر إلى ذهنك من أفكارٍ في هذا الملخص لاستخدامها في إرشادك. أثناء إعدادك لهذا الملخص، فكّر في تقسيم تقريرك إلى فقرات معنونة ليبدو التقرير أكثر تنظيمًا. لست بحاجة لأن يكون ملخصك منظمًا ومُصاغًا بصورةٍ مثالية، أنت فقط بحاجة لمسودة تدون بها أفكارك لتساعدك ليس إلا.  في الأغلب الأعم، عليك بدء التقرير بعرض النتائج والاستنتاجات والتوصيات، ثم الانتقال إلى الاستفاضة في شرح كيفية وصولك لتلك النتائج ورأيك حول مدى فاعلية هذه الأفكار للتطبيق على أرض الواقع. إن كنت مُقدمًا على طرح وجهة نظر أو توصيةٍ ما مثيرة للجدل، عليك شرحها وتبسيطها بشكلٍ مفصل ليسهل على من تخاطب استيعابها. اجعل عناوينك واضحة وموجزة وقاطعة، يجب أن يعلم القارئ فحوى التقرير تحديدًا.   أمثلة للعناوين: المقدمة، والمهام المنتهية، والأهداف المرجو تحقيقها تاليًا، والعقبات والحلول، والنتائج. اضبط العناوين لتتناسب مع المعلومات الموجودة في التقرير. في التقارير الخاصة بتقدم سير العمل، عادةً ما يكون القارئ هو مديرك المباشر أو أحد العملاء. لا يجب أن يُصاغ تقرير العمل بكلماتٍ معقدة وجملٍ أخاذة، أنت فقط بحاجة لإيصال فكرتك وطرحك للقارئ. عبّر عما تريد بأبسط الكلمات الممكنة وأكثرها مباشرة.  على سبيل المثال يمكن أن تكتب "تخطت العوائد حاجز ال50% في الربع الرابع" بدلًا من "انطلق صاروخ الإيرادات نحو نجم الربع الرابع بأكثر من 50 بالمئة". تهدر الكثير من الكتابة وقتك ووقت القارئ على حدٍ سواء، لذا أزل أي معلومات غير هامة وكن مباشرًا في طرحك.  ضع في حسبانك أن تقارير العمل الطويلة تحتوي على المزيد من البيانات بها، فيجب أن تكون كتابتك مختصرة قدر الإمكان. يمكنك أن تكتب "تجاوزت الأرباح في هذا الربع ما وصلت إليه في الربع السابق بسبب مجهودات فريق المبيعات في إقناع العملاء"، بدلًا من "رصدنا تزايد في عوائد هذا الربع بسبب أداء فريق المبيعات الموهوب المتفاني في أداء عمله في إقناع العملاء بشراء المزيد من المنتجات". اعرض الحقائق بشكل مجرد واترك الاستنتاجات للقارئ بناءً على طرحك الموضوعي لأفكارك. عند الانتقال إلى تقديم توصياتك بشأن إحدى القضايا، لا تحاول إثارة مشاعر القارئ لإقناعه، بل اتركه يصل للنتيجة وحده بناءً على ما عرضت من حقائق. يمكن أن تكتب "يشعر الموظفون ذوو الإنتاجية الضعيفة بألفةٍ أقل من أصحاب الإنتاجية المرتفعة"، بدلًا من "الروح المعنوية المنخفضة لأصحاب الإنتاجية الضعيفة من أعضاء فريق العمل، تجعل الشركة تبدو وكأنها آلة بلا روح". قد يبدو من غير اللائق استخدام ضمير المتكلم "أنا" في تقارير العمل. إن كان تقريرك بخصوص أحد المشروعات التي تعمل عليها بمفردك، لا مشكلة من استخدام ضمائر المخاطب في تقريرك وأنت توجه كلامك إلى القارئ. اجعل لغتك مهنية خلال صياغتك للتقرير. ستنال الأخطاء النحوية والإملائية من المجهود المبذول في التقرير وبالتبعية من أدائك المهني. من المهم أن تقرأ التقرير مرارًا للتأكد من خلوه من أية أخطاء مطبعية أو في الصياغة أو وجود كلمات في غير موضعها. يجب مراجعة التقرير مرتين على أقل تقدير.   حاول أن تطلب من شخصٍ آخر تصحيح التقرير. من الصعب أن تحدد أخطائك بنفسك، بعكس الآخرين. إن كان لديك وقت، راجع التقرير قبل إرساله ب24 ساعة.
استخدم غلاف أو صفحة معنونة. قدم دراسة تنفيذية مفصلة في تقريرك. أرفق جدولًا موضحًا ما يشتمل عليه تقريرك كما لو أنه فهرس. اكتب مقدمة اشرح النتائج التي وصلت إليها في عرضك للتقرير. اعرض نصائحك للمضي قدمًا. اعرض كيفية وصولك لتلك الاستنتاجات. اكتب أي مراجع استخدمتها في تقريرك. قدّم ملحقات إضافية كالدراسات والاستبيانات والرسائل الإلكترونية. أرفق الاستنتاجات القصيرة الموجزة بالتقرير. حدد هدف وموضوع التقرير. اختر النبرة والطريقة المناسبة لصياغة التقرير ليناسب من تخاطبه. اجمع كل ما تحتاج من أبحاث أو أية لوازم أخرى ممكنة. راجع تقدّمك إن كان تقريرك بشأن تسجيل التقدم في العمل. اكتب ملخصًا استخدم عناوين واضحة لتساعد القارئ على تصفح التقرير بسلاسة. استخدم لغة بسيطة ومباشرة لعرض أفكارك. كن مختصرًا في كتابتك للتقرير قدر الإمكان. اجعل لغتك في طرح أفكارك موضوعية وليست عاطفية. تجنب الحديث بصيغة المتكلم في تقريرك. راجع تقريرك وصحح ما به من أخطاء.
https://www.wikihow.com/Write-a-Work-Report https://www.wikihow.com/Write-a-Work-Report https://www.wikihow.com/Write-a-Work-Report
Drafting a Work Report Planning a Work Report Making Your Report Effective