البلاغة اللغوية التنسيق كتابة محتوى مميز
لا يمكن اعتبار ذلك على أنه تجاهل للمشكلات أو اكتفاء بالنظر للنصف الممتلئ من الكوب، بل من المهم تحديد المشكلات ومناقشتها بجدية، لكن يجب ألا يحدث ذلك بدراما أو سوداوية، وألا يتحول التقرير لرصد سلبي للمشكلات. لا يجب كذلك أن تراوغ وتكذب في نقل المشكلات على أنها ليست مشكلات. على الرغم من أن الجوانب السلبية لن تكون محور التركيز في تقرير الإنجازات، لكن من المهم لمسيرة العمل ككل أن تذكر المواضع التي لم تحقق فيها الأهداف المطلوبة، والعوائق التي منعتك عن الوصول لأهدافك.   اعرض الجوانب التي لم تشهد نتائج مرضية بقدر كبير من اللغة الإيجابية والبناءة. على سبيل المثال: التزم بعرض خطة فعّالة للعمل على علاج المشاكل والعوائق التي وقفت في طريق العمل خلال الفترة الزمنية السابقة، بدلًا من تقديم أعذار أو توجيه اللوم لطرف آخر. لا تُلقِ باللوم على الأطراف الأخرى في حالة عدم النجاح في تحقيق هدف معين. يمكنك الهروب من المسؤولية دائمًا من خلال إلقائها على عاتق شخص آخر أو عوامل مستحيلة تمنعك عن أداء العمل، لكن ما فائدتك في الوظيفة إذًا؟ أنت هنا وتحصل على راتب لعلاج تلك المشكلات، لذا التزم بالتفكير البناء؛ ركز على ما حققته أنت وفريق العمل من نجاحات وانتقِ الموضوعات التي تتميزون بها في العمل واعرض حلولًا لما يواجهكم من تحديات مستقبلية بهدف تحسين العمل. يمكنك عرض النتائج بمصداقية أكبر دائمًا من خلال ذكر ما يثبتها من أرقام وبيانات داعمة. يمكن تعريف الحقائق – من بين أكثر من تعريف ممكن – على أنها أي شيء يمكن قياسه، لذا بدلًا من قول المعلومات العامة غير المحددة، احرص أكثر على ذكر معلومات قابلة للقياس.   الصفات العامة (مثل رائع أو مثالي وممتاز)، مهما بدت مؤثرة عاطفيًا، إلا أنها بلا معنى في حقيقة الأمر؛ يقدر أي شخص في العالم أن يقول: "لقد كان عامًا مثاليًا في العمل"، ولكن على المستوى الرقمي والتقييمي، ما الذي يثبت بما لا يدعو مجالًا للشك أنه كان عامًا مثاليًا بالفعل؟ تذكر دائمًا الجملة التالية: "الأفعال وليست الأقوال"، فعلى الرغم من أنه تقرير نصي في النهاية، لكن يجب ألا يطغى الأسلوب اللغوي الفخم على ما بداخله من معلومات واضحة ومؤكدة. لا تخرج من تلقاء نفسك باستنتاجات نيابة عن القارئ، بل اعرض المواقف والإجراءات والتفاصيل والأرقام المثبتة التي يستنتج منها القارئ بمفرده طبيعة ما حققته من عمل، وما إذا كان رائعًا أم سيئًا. بدلًا من الحديث عن تكوين علاقات عمل جيدة مع العملاء، اذكر استشهادات من رسائل بريد إلكتروني أو استبيانات تم إجرائها حول مستوى رضا العملاء أو عدد الشكاوى الأقل هذا العام الذي استقبلته الشركة. استخدم الأرقام. من غير المقنع قول إنك نجحت في إدارة عدد كبير من الموظفين في الفرع، طالما أنك لم تذكر عدد هؤلاء الموظفين. استخدم الأرقام لذكر عدد الموظفين ومقدار الميزانية وعرض النتائج التي تحققت من المشاريع ولوضع الخطوط العريضة للمهام والأنشطة. لا تكذب. لا تبالغ. لا تنكر أو توجه الاهتمام بعيدًا عن الموضوع الرئيسي. يجب أن تكون شجاعًا كفاية لعرض ما تحقق من إنجازات، وكذلك ما تحقق من إخفاقات، وهو ما يعكس مهنيتك الشديدة ويجنبك التعرض المساءلة واللوم من الجهات المعنية بسبب أن التقرير يخلو من المعلومات الصادقة من أرض الواقع.   لا تقتصر عيوب الكذب أو التزييف على إغفال الحقيقة وعدم المهنية، وهو ما يضر المؤسسة ويهدد سير العمل، ولكنك كذلك تضر نفسك، لأنك من المستحيل أن تشعر بالسعادة جراء أي إشادة تنالها على تقرير ضم الكثير من اللغو والمعلومات غير الحقيقية، ولن تقدر أبدًا على التطور ولن تشعر بالثقة تجاه ما تقوم به من عمل. التزم بإجراء تقييم صادق للفترة الزمنية التي يغطيها التقرير، مستعرضًا كلًا من جوانب الضعف والنجاحات على حد سواء. اذكر ما لم تقدر على تحقيقه واستغل ذلك في التجهيز لما هو أفضل وعلاج تلك المشكلات مستقبلًا. التزم بالمهنية واللغة الإيجابية البناءة في عرضك لتلك المشكلات. يقترح الكثير من خبراء العمل والكتابة التقنية أن تُكتب مثل هذه التقارير بصيغة الجمع، مثل: "نجحنا" وليست "نجحت"، حتى في حالة كونه تقريرًا لإنجازاتك الفردية. من الأفضل أن تمنح الإشادة لفريق العمل ككل أو أن تُحيل النجاحات باسم المؤسسة وليس لشخصك، كنوع من التأدب والتواضع في كتابة المحتوى.   اذكر من ساعدك من أفراد ضمن فريق العمل. وجه الإشادة لأصحاب المساهمات المميزة بالاسم وذكر ما قاموا به من دور، في حالة كنت تكتب تقريرًا عن نشاط الفريق الذي تديره. لا تنسَ أبدًا أي شخص ساهم في تحقيقك للنجاح، وأدرج قائمة بالشكر لكل من تعاون وكان جزءًا من تلك الإنجازات. سوف تنال التقدير الشخصي من خلال إنكارك لذاتك وتجنب مواضع الغرور أو الإشادة بالنفس واستبدالها بتقديم أولوية العمل الجماعي ودور الجميع في تحقيق تلك الإنجازات، لذا تأكد من اختيارك للصياغة اللغوية الصحيحة في كل موضع من مواضع التقرير. اكتب رؤية عامة لما حققته من إنجازات في الفقرة الأولى من  التقرير؛ انقل للقارئ صورة كلية للمهام والمسؤوليات التي نجحت في تأديتها.   لنفترض مثلًا أنك تكتب تقرير إنجازات خاص بمؤسسة غير هادفة للربح. يمكنك مثلًا تلخيص مجموعة النجاحات العامة، مثل نجاحك في تنظيم فعاليات ومؤتمرات مفيدة لأعضاء المنظمة والأطراف المعنية بنشاطاتك المحلية، ونجاحك كذلك في الإعلان عن نفسك في الوسط ونيل التقدير والاعتراف من الجهات المنافسة، كما تواصلت مع الشركاء وكونت معهم روابط ثقة قوية.   تجنب في الفقرة الافتتاحية أن تذكر عددًا ضخمًا من التفاصيل المحددة، بل اكتفِ فقط بتلخيص النقاط الرئيسية العامة. كل ما تحتاجه هو توفير صورة كلية عامة للقارئ. لاحظ أنك لست بصدد كتابة تقرير تفصيلي كبير الحجم، وأن الحجم الكلي لتقرير الإنجازات لا يزيد عادة عن صفحتين، ما لم يحدد صاحب العمل – أو الجهة التي تُقدم لها التقرير – غير ذلك. تواصل مع مديرك في العمل أو الشخص المسؤول من أجل معرفة التنسيق والحجم المطلوب للتقرير، وهو ما يفيدك كثيرًا أثناء العمل عليه ويضمن لك إيفائك بالشروط المطلوبة. تحتاج في الفقرات التالية إلى دعم النقاط الرئيسية التي ذكرتها في الفقرة الافتتاحية للتقرير بما يثبتها من تفاصيل ومعلومات وحقائق، وهو ما تستغل بقية فقرات التقرير في إثباته.   استخدم المخطط التفصيلي في عرض المعلومات. قسِّم الموضوعات المختلفة من التقرير إلى عدة أقسام واستخدم النقاط الفرعية أسفل كل عنوان رئيسي في توزيع الموضوعات وفق تنسيق منظم. يمكن مثلًا أن تكون واحدة من الأقسام الأساسية في تقريرك: "الفعاليات التي تم تنظيمها" أسفل هذا العنوان الرئيسي "الفعاليات التي تم تنظيمها" يمكنك أن تُدرج قائمة (بترقيم أو ترميز) تحتوي على اسم ومعلومات مُختصرة حول كل فعالية تم تنظيمها، والغرض منها، ومدى تأثير هذه الفعالية على تحقيق الأهداف العامة للمؤسسة التي تعمل بها. لا حاجة هنا للاختصار، بل اسمح لنفسك بالاسترسال وكتابة التفاصيل الدقيقة الخاصة بكل نشاط قمت به. لا تكتب التقرير على هيئة كتلة نصية واحدة، بل يجب أن يُكتب التقرير بتنسيق احترافي وبخط كتابة إلكتروني سهل القراءة (أو خط يدوي أنيق، وإن كانت التقارير اليدوية لم تعد شائعة على خلاف الماضي). تأكد من أن الشكل النهائي للتقرير يبدو منظمًا وأنه من السهل استعراض محتواه وقراءة أقسامه بلا تشوش.   اكتب عنوانًا للتقرير وضعه في منتصف أعلى الصفحة واستخدم العناوين الفرعية المكتوبة بخط عريض (أو أكبر حجمًا نسبيًا) من أجل تنظيم محتويات التقرير. اكتب في أعلى التقرير مجموعة المعلومات الأساسية، مثل تاريخ كتابة التقرير، والفترة الزمنية التي يغطيها التقرير، واسمك ولقبك الوظيفي (اسم الشخص الذي قام بإعداد التقرير). خلال الفترة الزمنية التي تعرف مسبقًا أنك مقبل على كتابة تقرير إنجازات خاصة بها مع نهايتها، التزم بتدوين كل ما تحتاجه من معلومات وتفاصيل بخصوص كل إنجاز يتم تحقيقه في العمل، وهو ما يُسهل عليك فيما بعد عملية نقل تلك الملحوظات إلى التقارير النهائية، دون الاضطرار لمراجعة كل صغيرة وكبيرة مرة أخرى.   احتفظ بالملحوظات والتدوينات المتعلقة بالإنجازات المهنية في مُجلد أو دفتر مخصص بشكل أساسي لجمع التفاصيل اللازمة لكتابة تقرير الإنجازات الخاص بفترة زمنية معينة. سوف تُدرك قيمة هذا المجلد عندما يحين الوقت وتصبح مطالبًا بالجلوس وكتابة تقرير الإنجازات.   تسهل عليك هذه الطريقة مسألة الإعداد المستقبلي لتقرير الإنجازات، كما تضمن أنك لا تنسى أي إنجازات هامة حدثت خلال تلك الفترة الزمنية دون إدراجها في التقرير. قبل الاسترسال في ذكر الإنجازات، يجب أن تعيد تذكير قارئ التقرير بمجموعة الأهداف التي أوكل إليك تنفيذها مع بداية الفترة الزمنية التي تكتب تقريرك حولها. ما المهام والأهداف التي طُلبت منك؟ ما التوقعات الافتراضية المرتبطة بوظيفتك التي يجب عليك تأديتها؟ يُفترض أنك على معرفة مسبقة بإجابات هذه الأسئلة، وعلى الأغلب أنك لديك مستندات رسمية من تقارير أخرى أو رسائل عبر البريد الإلكتروني توضح لك مجموعة المهام والأهداف المطلوبة منك تنفيذها. يمكنك كذلك مراجعة مديرك في العمل لإعادة إمدادك بالأهداف الوظيفية.   بعد إعادة التذكير بقائمة الأهداف تلك، اشرح للمُطلع على التقرير كيف نجحت في تحقيق هذه الأهداف. لا تقل لقد تحقق [كذا] و[كذا] و[كذا]، بل اكتب بالأرقام والحقائق المثبتة ما يدعم نجاحك في تحقيق تلك الأهداف. الهدف من تلك الفقرات مقارنة ما تحقق من أنشطة ونتائج مع ما الأهداف الأصلية للمشاريع والمهام، وبالتالي يمكن الحكم على جدوى الإنجازات التي تزعم أنك حققتها. على سبيل المثال: إذا نجحت في جمع تبرعات أكثر من المتوقع أو الهدف الأصلي المطلوب منك، فهذا بلا شك أمر إيجابي يدعم صورتك أمام مجلس إدارة المؤسسة، وهو ما يمكنك إثباته من خلال إدراج "ما تم جمعه" مقارنة "بالمطلوب جمعه". في المقابل، إذا ذكرت أنك جمعت رقمًا معينًا من الأموال بدون ذكر الهدف الأصلي، سيكون من الصعب الحكم على ما إذا كان ذلك نجاحًا وإلى أي درجة، مهما كان الرقم ضخمًا بحد ذاته. أدرج بعض الرسوم والمخططات البيانية، والصور – إذا قضت الحاجة – طالما كنت مقتنعًا أنها تُسهل على القارئ استعراض المعلومات المُدرجة في التقرير.   تذكر أن هذا النوع من التقارير لا يُقرأ عادة كلمة بكلمة، بل يتم إلقاء نظرة سريعة على أهم أقسامه نظرًا للانشغال الكبير لمن تُعرض عليهم من مدراء ومسؤولين. لا يعني ذلك أن تتكاسل في ذكر كل صغيرة وكبيرة في التقارير، بل أنت ملزم في المقابل أن تختر طرقًا ذكية في عرض المعلومات بما يُسهل على القارئ استعراضها والوصول إلى الأقسام بالغة الأهمية من التقرير، وهنا تظهر أهمية وسائل عرض البيانات والمخططات والصور. لا تثقل نظر القارئ بكميات ضخمة من الرسوم البيانية، بل اكتفِ بمخطط بياني أو اثنين على الأكثر لعرض أهم النقاط الرئيسية. يساعدك هذا الأسلوب على توثيق واستعراض الإنجازات بكفاءة أفضل، وذلك من خلال الحديث بداية عما واجهته من تحدي أو هدف، ثم ذكر الإجراء الذي قمت به في سبيل حل تلك المشكلة، وفي النهاية الحديث حول النتائج التي تحققت. تُنظم من خلال ذلك عرضك للمعلومات من خلال التقرير، كما تُسهل على القارئ فهم ما تتحدث حوله.   حدد بوضوح التحديات الخاصة بوظيفتك (ويُقصد بذلك الأهداف والمهام المنتظر منك الإيفاء بها) ثم استعرض بشكل موجز كيفية نجاحك في التعامل مع تلك التحديات، ثم وثق النتائج التي تحققت. لنفترض مثلًا أنك مُدير مطعم؛ يمكنك أن تكتب: "التحدي": (زيادة عدد طوابير الانتظار خلال وقت الغداء في ساعة الذروة، مع تزايد شكاوى العملاء بنسبة 10%). "الإجراء": (تغيير مواعيد عمل النادلين وزيادة عدد مُقدمي الخدمات خلال ساعات الذروة لتقديم دعم إضافي وتلبية احتياجات العملاء). "النتيجة": (قلت شكاوى العملاء بخصوص وقت الانتظار إلى 3 شكاوى فقط في اليوم؛ انخفاض بنسبة 80%). كلمة السر للنجاح في هذه الجزئية أن تكون دقيقًا لأقصى درجة. لا يمكن كتابة الإنجازات بصيغة عامة، كأن تقول: "لقد نجحنا في تحقيق كل المطلوب منا"، بل يجب أن تكتب جملًا ذات معنى وتنقل معلومات واضحة ودقيقة، وهو ما يتحقق لك من خلال الربط بين النتائج التي تحققت مع المشكلات الأساسية، ومن خلال ذلك تستعرض نجاحك في حل المشكلات والتغلب عليها، أو نجاحك في تحقيق الأهداف المطلوبة، وكل ذلك مُثبت ويمكن مراجعته من خلال استعراض البيانات والشواهد الحقيقية غير الخاضعة لوجهات النظر. "المنهجية" ببساطة شديدة النظام أو الوسائل التي تعتمد عليها من أجل تنفيذ أمر معين، وبالحديث عن إعداد تقارير الإنجازات، يُنصح دائمًا بأن تعرض لمتلقي التقرير بشكل مختصر ما اتبعته من خطوات ووسائل من أجل جمعك للبيانات أو تنفيذك لواحدة من أجزاء العمل على المشروع المُدرج في التقرير.   الهدف من وراء ذلك بناء سياق منطقي لأي قرار اتخذته في العمل. مثلًا يجب أن يعرف القارئ السبب المنطقي لاختيارك لأسلوب مسح واستبيانات دونًا عن الآخر، لذا اشرح الفوائد والنتائج المترتبة على ذلك الأسلوب وكيف استفدت من ذلك الأسلوب وما جعله خيارك الأمثل، ولماذا هذا الأسلوب ذا مصداقية وفاعلية. في المثال التوضيحي السابق بالنسبة للمطعم، اشرح لماذا كان من المفيد استخدام "الشكاوى" كمعيار للحكم على الموقف.   اذكر تواريخ إجراء الاستبيانات أو أداة مسح البيانات ثم اشرح الهدف الذي كنت تريد الوصول إليه من وراء تلك الاستبيانات. . الغرض من هذا التقرير هو ذكر ما تحقق من نجاحات، وليس ما كان مأمولًا أو استعراض المشاريع من منطلق عشوائي. لتضييق نطاق العمل وتوجيه تركيزك نحو المنشود أكثر، فكر في الأشياء التي جعلتك فخورًا بما تقدمه في العمل أكثر من غيرها خلال فترة زمنية معينة. قد تكون إنجازاتك هي تهدئة والتعامل مع العملاء الغضبانين أو تعليم وتوجيه زملائك الجدد في العمل أو الالتزام بتقديم كل مهامك قبل موعد تسليمها النهائي. اذكر تلك الإنجازات بشكل مختصر ومباشر ودون إثقال كاهل القارئ بالكثير من التفاصيل غير المهمة.   يمكنك النجاح في ذكر إنجازاتك عن طريق ذكر أربعة أمور: الموقف ثم المهمة الإجراء ثم النتيجة. ببساطة، اشرح الموقف الذي تمر به باختصار والمهمة التي كنت تتطلع للإيفاء بها ثم الإجراء الذي نفذته من أجل تحقيق هدفك، وفي النهاية النتائج التي حققتها جراء هذا الإجراء. من جديد: الغرض من مثل هذه الأساليب هو الربط بين المشكلات وبين النتائج التي تحققت من خلال ما نفذته من عمل، من خلال شرح ما أدى لوصولك للنتائج الحالية. ركز على مجموعة العناوين العامة التالية في استعراضك للإنجازات: "درجة الصعوبة" و "الحالة الواحدة من نوعها" أو "الحالة الأولى مرة" أو "مدى وضوح الرؤية" أو "الإيفاء بمواعيد التسليم النهائية" أو "الإبداع والابتكار" أو "نطاق العمل" "مقدار التأثير". من أمثلة ذلك أن تشرح أنه مع بداية عملك كمدير للفرع كانت إحدى المشكلات الملاحظة أن مُعدل مغادرة الموظفين للوظيفة سنويًا هو 35%. وكانت مجموعة الإجراءات التي نفذتها هي: استطلاع لآراء الموظفين حول ما يعجبهم وما لا يعجبهم داخل الفرع وتنظيم عمليات إشراف وتدريب للموظفين وإجراء لقاء أسبوعي دائم من أجل الترابط مهنيًا وشخصيًا بين فريق العمل. نتيجة تلك الإجراءات كانت هي انخفاض مُعدل مغادرة الموظفين للوظيفة سنويًا إلى 15% فقط. وفقًا لما يعرضه المثال السابق، ستجد أنك لم تستغرق وقتًا طويلًا أو لغة معقدة في استعراض الإنجاز، بل في المقابل نجحت بشكل مباشر في توضيح ما تم عبر مجموعة من الروابط المنطقية الدقيقة المُقنعة. لا تكتفِ بمجرد عرض النتائج، بل كثيرًا ما يكون من المفيد شرح ما تتضمنه تلك النتائج من إضافة وتأثير على مسيرة العمل داخل المؤسسة ككل أو ما يؤكده تحقيقها من الالتزام بقيم أخلاقية أو معنوية.   لنقل مثلًا أنك بدأت في عقد اجتماعات دورية مع فريق العمل، والسؤال الذي يخطر لقارئ التقرير: وماذا بعد؟ ما الذي أضافه ذلك للعمل في المؤسسة؟ ذلك السؤال شرعي وطبيعي جدًا، مهما بدى أنه مناقشة للبديهيات، والإجابة عليه ضرورية. قد لا تكون هناك نتائج مباشرة ملموسة يمكن قياسها كقيمة ثابتة، لكن يمكن عرض فائدة هذا الإجراء وكيف أثر إيجابيًا على العمل من خلال التطرق لجوانب أخرى. يمكن إثبات أن الاجتماعات مع فريق العمل كانت ذات تأثير إيجابي على رفع الحالة المعنوية للموظفين والترابط بينهم، والدليل على ذلك ارتفاع نسبة الانتهاء من المشاريع وانخفاض معدل أيام الإجازات، وهو ما انعكس على تحقيق أرباح مالية أكبر للمؤسسة. يجب أن تنقل ذلك وتوضح الرابط القوي بين الإجراء والنتيجة من أجل إثبات القيمة التي تحققت. لن يكون هناك فائدة لأعظم إنجازات العالم المذكورة في التقرير إذا لم يتم تقديمها بقدر كبير من الاحترافية والإتقان. انظر لهذا التقرير بوصفه لوحة الشرف الخاصة بك والتي يجب أن تعكس مهاراتك وحرفيتك في العمل وأن تقدمها بعد منحها ما يلزم من مجهود في الإعداد والكتابة والمراجعة.   راجع التقرير نحويًا ولغويًا، سواء كان مكتوبًا باللغة العربية أو الإنجليزية. تأكد من استخدام علامات الترقيم الصحيحة ومن الاعتماد على تنسيق يسهل قراءة التقرير عبر كل صفحاته. جهز التقرير قبل عدة أيام من موعد تسليمه، واقرأه يوميًا كل صباح من أجل مواصلة اكتشاف أخطاء أكثر وعلاجها. لا تؤجل إعداد مثل هذا النوع من التقارير أبدًا إلى اللحظة الأخيرة. اطبع نسخة ورقية من التقرير واجلس لقراءتها بهدوء من أجل اكتشاف أي أخطاء لغوية. قد تقدر من خلال قراءة الورق على اكتشاف أخطاء واضحة للغاية إلا أنها تفوتك في أثناء التدقيق والمراجعة عبر شاشة الكمبيوتر.
اعرض الجوانب السلبية من منظور إيجابي. استخدم الأرقام والقياسات كلما أمكن. التزم بذكر الحقيقة في كل الحالات. امنح الآخرين ما يستحقونه من إشادة. ابدأ بكتابة فقرة تلخيصية. اذكر المعلومات الداعمة لكل نقطة من نقاط المُلخص. اعتمد على تنسيق احترافي لمحتوى التقرير. اكتب ملحوظات بالإنجازات بمجرد تحقيقها. أعد تذكير القارئ بالتوقعات والأهداف الوظيفية التي طُلب منك تحقيقها. أضف رسوم وبيانات بصرية إلى التقرير. استعرض الإنجازات وفقًا لثلاثية "التحديات" و"الإجراءات" و"النتائج". اعرض منهجية جمعك للبيانات. ركز على ما حققته من إنجازات اشرح الرؤية والهدف الأسمى. أجرِ عملية تدقيق لغوي للتقرير قبل إرساله.
https://www.wikihow.com/Write-an-Accomplishment-Report https://www.wikihow.com/Write-an-Accomplishment-Report https://www.wikihow.com/Write-an-Accomplishment-Report
Using Effective Language Formatting the Accomplishment Report Creating Strong Content