استخدام لغة قوية تنظيم معلوماتك تنسيق تقريرك
تمكّن العناوين الرئيسية والفرعية القارئ من إيجاد أجزاء محددة من التقرير بسرعة وهي التي تثير اهتمامه أو يريد قراءتها لإيجاد معلومات أفضل عن نتائجك أو توصياتك.   احرص أن تصف العناوين الرئيسية والفرعية محتوى الجزء الرئيسي أو الفرعي بشكل مباشر ودقيق. يمكنك مثلًا أن تضيف أقسامًا عن "الموضة في ثياب النساء" و"الموضة في ثياب الرجال" و"العلامات التجارية الرائجة للأطفال" إذا كنت تكتب مسودة لتقرير المبيعات الأسبوعي، ويسعك وضع عناوين فرعية لإبراز علامات رائجة أو صيحات محددة في هذه الأقسام. استخدم نفس البناء اللغوي لجميع العناوين حتى يكون التقرير منطقيًا ومترابطًا، فمثلّا إذا كان العنوان الأول "وضع بصمة في عالم الثياب الرجالية" فيجب أن يكون العنوان التالي "الريادة في الثياب النسائية" وليس "مخططات المبيعات النسائية". تعزز الكتابة بالجمل المبنية على الترتيب القياسي "فعل- فاعل- مفعول به وضوح الفكرة والثقة في توصياتك أو نتائجك".   راجع التقرير بعد وضع المسودة وتخلص من الكلام غير الضروري. جد حدث كل جملة وضع الفاعل بجوار الفعل وفكر في كل جملة وكأنها تقول "من فعل ماذا". احذف التكرار وجمل الحشو مثل "بغية الوصول لأغراض" أو "في سبيل". قد تظن بأن هذا النمط في الكتابة يبدو مملًا لكن ليست التسلية هدف التقارير الأسبوعية، سيوصل هذا النمط أفكارك بفعالية وينقل معلوماتك إلى القراء. يسعك تقديم التوصيات لكنها يجب أن تبنى على دليل واقعي وليس على الآراء والمشاعر. أقنع القراء بحقائق قوية وكتابة واضحة.   تجنب الصفات وغيرها من العبارات والكلمات الثقيلة ذات الدلالات الإيجابية أو السلبية وركز على الأسباب الواقعية. افترض في تقرير المبيعات الأسبوعي مثلًا أنك تنصح بترقية أحد موظفي المبيعات. ادعم تلك التوصية بالحقائق التي تظهر جدارته بدلًا من التفاصيل الذاتية واستمالة المشاعر. "تحقق سالي أعلى مبيعات المتجر على الدوام رغم أنها تعمل 15 ساعة فقط أسبوعيًا" أفضل من "سالي ألطف الموظفين ومبيعاتها أكثر من البقية رغم أنها اضطرت لتقليص ساعات عملها للاعتناء بأمها المريضة". سيكون لديك كلمة واحدة تعلم القارئ بالحدث الواقع في الجملة عند استخدام صيغة المبني للمعلوم وهو الفعل. استخدم أفعالًا وجيزة قوية تصف الحدث بوضوح.   فضل الأفعال البسيطة فمثلًا "حرك" أفضل من "غير موضع". أحيانًا تكون الأفعال المعبرة عن عمليات التفكير –يفكر ويعرف ويفهم ويظن- ضرورية لكنها في العموم أضعف من الأفعال التي تصف الأحداث. قد تضطر للتعمق في العبارة وتفكيكها لجعلها عملية فمثلًا افترض أنك كتبت "أعتقد أن مبيعاتنا ستزيد في الشهور القادمة"، فكك العبارة وجد سبب اعتقادك هذا ومن ثم يمكنك كتابة جملة عملية مثل "تزداد المبيعات خلال موسم العيد من الناحية التاريخية لذا أظن أن المبيعات ستزداد في نوفمبر وديسمبر." راجع التقرير وحاول التخلص من حروف الجر واستبدل كلمات المصادر بأفعال قوية لتظل كتابتك ذات منحى عملي فمثلًا يمكن اختصار "التوافق في الآراء" إلى "التوافق" وإذا كان أحدهم "يوفر الحماية" فالأقوى أن نقول أنه "يحمي". إنك تضعف ظهور الفاعل وتعزز المفعول به عند الكتابة بصيغة المبني للمجهول وهذا ضروريٌ في بعض المواقف لأسباب سياسية أو دبلوماسية لكنه غالبًا ما يجعل الكتابة مربكة ولزجة.   تنسب صيغة المبني للمعلوم الحدث إلى فاعله وتظهر للقراء المسؤول عنه، ولفهم سبب أهمية هذا الأمر عليك أن تخيل أنك تقرأ مقالًا عن حريق مدمر يقول "لحسن الحظ أنقذ جميع الأطفال"، هوية الشخص أو الأشخاص الذين أنقذوا الأطفال مهمة، أما إذا كانت الجملة "دخل القس متى دار الأيتام عشرات المرات وأنقذ جميع الأطفال" فستعرف من يستحق أن ينصب بطلًا في هذه الظروف. كما أن نبرة المبني للمعلوم مهمة لتحمل مسؤولية الأحداث التي قد يكون لها عواقب سلبية فإذا كتبت "ارتُكِبت الأخطاء" في تقريرك فسيرغب صاحب العمل في معرفة مرتكب تلك الأخطاء حتى يتم محاسبته كما يجب. سيؤثر كثيرًا إذا ارتكبت أن تعترف بمسؤوليتك أخطاءً وأن تتحمل ذلك. ابحث عن أفعال على وزن "فُعِلَ" لإيجاد صيغة المبني للمجهول في كتابتك وتخلص منها. حدد الحدث في الجملة حين تجدها واعرف فاعلهه وضعه في الواجهة. قراءة الرسوم البيانية والمخططات ومتابعتها أسهل بكثير من صورة تعرض نفس المعلومات خاصة إذا كانت المعلومات المعروضة مثقلة بالأرقام.  اختر العنصر البصري الصحيح لتوصيل الملعومات للقارئ بطريقة تفيده وتعكس الغرض من تقريرك. يمكنك اختيار الرسم البياني الخطي لإظهار الاتجاه التصاعدي للمبيعات في المعاطف الصوفية. سيكون هذا التمثيل أكثر فعالية في عرض الزيادة من جدول يحمل عدد مبيعات معاطف الصوف في كل شهر لأن الجدول سيتطلب من القارئ النظر لجميع الأرقام ومقارنتها ببعضها البعض وتمييز الزيادة ويمكن فعل كل ذلك بإلقاء نظرة خاطفة على الرسم الخطي. تذكر أن العين تنجذب للعناصر البصرية. تأكد أنها نظيفة ومرتبة ومنسقة على الصفحة بشكل جيد. أضف العناصر البصرية فقط إذا كانت ضرورية لاستنتاجاتك أو توصياتك. لكل صناعة أو تخصص أكاديمي مصطلحات معينة تبدو وكأنها حتمية وكذلك كلمات رنانة تشيع حسب المقالات أو الكتب الرائجة، ورغم أنها قد تفيد من آن لآخر لكنها لا تضيف أي قيمة وتعيقك عن توصيل رسالتك بشكل فعال.   قد يفيدك أن تكتب قائمة بالكلمات الرنانة الشائعة في الصناعة حتى لا تفرط في استخدامها في تقاريرك، ويمكنك أن تبحث في المستند عن تلك الكلمات وتستبدلها حسب الضرورة بعد إنهاء تقريرك. تذكر أن فرط استخدام الكلمات المتخصصة بالنسبة للقارئ لا يظهر "معرفتك الواسعة" بالمجال نفسه وإنما العكس. الرؤساء والمدراء التنفيذيون أكبر منك وقد رأوا المئات من هذه المطلحات تروح وتجئ، استخدمها بكثرة وسيفترضون أنك كسولٌ ولا تعرف عم تتحدث فعليًا أو تحاول إبهارهم فحسب. كما يجب أن تتجنب استخدام المطلحات شديدة التعقيد فلا تعني كتابتك لتقرير يخلص مشكلة قانونية مثلًا أنك تحتاج لحشوه بمئات الكلمات القانونية. ستشتت القارئ وينعكس عليك الأمر بشكل سيء إذا كان التقرير مليئًا بالأخطاء الإملائية والنحوية. ضع مسودة جيدة للتقرير قبل موعد التسليم حتى يتاح لك متسعٌ من الوقت لضمان مراجعته كما ينبغي.  شغل المصحح الإملائي على تطبيق معالج النصوص لكن لا تعتمد عليه تمامًا لأن هذه البرامج تفوت الكثير من الأخطاء خاصة الإملائية ما يؤدي لخطأhomophonic (مثل كتابة "هنا" بينما تقصد "هناء"). تعد مراجعة التقرير بطريقة عكسية طريقة جيدة لضمان عدم إغفال الأخطاء خاصة إذا ألفت ما تكتبه إذ ستتجاوز بعض الأخطاء مثل الكلمات المنسية لأن عقلك سيضعها بشكل تلقائي، لن يحدث هذا عند القراءة من النهاية للبداية. كما تعد قراءة التقرير بصوت عال طريقة جيدة أخرى لتدارك الأخطاء وتعديل الأسلوب. تعرف أن جزءًا من التقرير صعب القراءة إذا وجدت نفسك تتعثر في تلك الفقرة أو الجملة وسيتعثر القراء أيضًا، أعد صياغة الأجزاء الصعبة حتى تكون أكثر سلاسة. ربما يطلب منك إرسال تقارير أسبوعية كجزء من مهامك الوظيفية لكن الحفاظ على وظيفتك ليس الغرض من التقرير نفسه. سيساعد تحديد سبب رغبة صاحب العمل في استلام التقارير الأسبوعية على تحديد المعلومات اللازمة بالضبط والعناصر الأهم.   يفترض أن يحدث التقرير معلومات المديرين عن حالة مشاريعك أو يساعدهم في اتخاذ القرارات. فمثلًا قد يطلب منك إرسال تقارير أسبوعية تلخص مبيعات الأسبوع إذا كنت تدير متجرًا للبيع بالتجزئة. سيستخدم صاحب العمل هذا التقرير لتقييم الأداء والأسعار والطلبات الخاصة بالمتجر. أما إذا كنت ترسل التقارير الأسبوعية لمشروع بحثي أو دورة تدريبية فالغرض هو أن تظهر لصاحب العمل أو المعلم مقدار التقدم الذي أحرزته ومشاركة أي طفرات أو اكتشافات هامة. تحديد المستلم ضروريٌ في التخطيط لتقريرك ولن تجد طريقة لمعرفة المعلومات الهامة دون معرفة من سيقرأ التقرير (ولم).   كما تساعد معرفة القارئ في فهم كيفية كتابة التقرير ونوع اللغة المستخدمة، فمثلًا ستكتب تقريرًا مختلفًا تمامًا إذا كان الجمهور مجموعة بعمر 5 سنوات عما إذا كان للمدراء التنفيذيين لشركة كبيرة. وكذلك ستكوّن فكرة أوضح عما يعرفه القارئ بالفعل وما تحتاج لتفسيره بتفصيل أكبر أو توفير مصادر إضافية فإذا كنت تكتب تقريرًا أسبوعيًا عن مشكلة قانونية يقرؤها مجموعة من المحامين مثلًا فلا حاجة لعرض تلخيص مفصل للقانون، لكن هذا التلخيص قد يكون مطلوبًا إذا كنت تكتب عن المشكلة للمدراء التنفيذيين أو مدراء لا يتمتعون بتدريب قانوني. تذكر إذا كان التقرير مطلوبًا لدورة تدريبية أو مشروع بحثي أو غيرها من الأنشطة الدراسية أن القراء ليسوا أستاذك أو معلمك، حتى لو كنت ستحوله إليه. ركز على طبيعة المشروع والتزامك به بشكل عام لمعرفة القراء في هذا السياق. يجب أن تحافظ على الإيجاز في التقرير قدر الإمكان لكن لا زال من الوارد ألا يقرأ المستلمون التقرير بأكمله، وعند التسليم بذلك عليك وضع أهم المعلومات أو الحد الأدنى منها في بداية التقرير.   فمثلًا إذا كان الغرض من التقرير هو المقارنة والمفاضلة بين 3 أنواع مختلفة من المعدات والتوصية بأحدها والذي تظنه الأفضل لاستخدام الشركة فيجب أن تضع استنتاجك في المقدمة ثم يمكنك شرح السبب. يجب أن تتألف أولى صفحات التقرير في العموم من تلخيص للنتائج أو التوصيات أو الاستنتاجات. استغل بقية التقرير للتعمق وسيتعمق القراء إذا شعروا بالحاجة أو الرغبة في زيادة فهم مكتشفاتك. تطلب التقارير الأسبوعية في معظم الحالات لحفظ السجلات وستقدم وفقًا لذلك، وليس من الشائع قراءة التقارير الأسبوعية كلها في معظم الحالات ولا يجب أن تتوقع غير ذلك.  لكن لا تستغل هذا كعذر لتزوير التقرير أو تسليم عمل مهمل ضعيف الجودة إذ يجب أن يكون التقرير انعكاسًا لك ولأخلاقياتك في العمل، سيظهر التقرير المهمل ولن يكون قول "لقد ظننت أنك لن تقرأه" عذرًا للعمل السيء. يجب أن يكون التقرير عالي الجودة ومكتوبًا بشكل جيد ككل ويركز بشكل خاص على الأجزاء التي يرجح أن يقرأها المستلمون، وهذي في الغالب الموجز الوافي والنتائج أو التوصيات، يجب ألا يكون به أي عيب. تذكر أن صاحب العمل ليس بعاجز عن قراءة التقرير لعدم اهتمامه أو لعدم أهميته فالعاملون في مناصب تنفيذية أو إدارية عليا شديدو الانشغال وهم ماهرون في جمع المعلومات التي يحتاجونها لاتخاذ القرار بفعالية. لن يقرؤوا التقرير بكامله ما لم يضطروا لذلك لكنهم سيحتفظون به تحسبًا لحاجتهم لمراجعته والاطلاع عليه لاحقًا. تقدم العديد من الشركات صيغة قياسية للتقارير الأسبوعية وقد يكون الرؤساء أو المدراء التنفيذون معتادين على تحصيل معلوماتهم بهذه الطريقة. يمكن أن يتسبب استخدام تنسيق مختلف في شعورهم بالإحباط والارتباك.   هذا مهمٌ على نحو خاص مع تقارير المبيعات. المديرون معتادون على إلقاء نظرة خاطفة على التقرير ومعرفة مكان معلومة معينة أو شكل محدد على الصفحة لذا سيكون التقرير غير مجد لهم إذا استخدمت صيغة مختلفة إذ سيكون عليهم قراءته كله لإيجاد ما يحتاجونه. تحدث إلى المساعدين الإداريين واعرف ما إذا كان ثمة نموذج يمكنك استخدامه للتنسيق حتى لا تضطر لوضعه من الصفر في تطبيق معالجة النصوص. تملك العديد من الشركات نموذجًا للمستندات مزودًا بإعدادات التصويب ويشمل الهوامش والجوادل وأنماط الفقرات والخطوط. يجب أن تنسق المستند بشكل مختلف في حال إرفاقه بالبريد الإلكتروني عن تنسيقه في حالة الطباعة الورقية أو إرساله كمستند رقمي.   يجب أن تضيف التلخيص الوافي في جسم الرسالة مثلًا إذا أرسلت التقرير كملحق بالبريد الإلكتروني فبهذه الطريقة لن يضطر القارئ لفتح المرفق لفهم الغاية من التقرير. ستحتاج غالبًا لإضافة خطاب تقديم أو صفحة عنوان عند إرسال تقرير ورقي حتى يمكن تمييزه وتقديمه كما ينبغي. احرص أن تضيف اسمك في جميع الصفحات وأن ترقمها بصيغة "س من ص" بصرف النظر عن طريقة الإرسالحتى يمكن فصل الصفحات بسهولة، ويجب أن يتمكن الناس من معرفة اكتمال التقرير أم عدمه وهوية مرسله بنظرة سريعة. يمكنك إضافة المعلومات المطلوبة بسهولة كعنوان لكل صفحة فمثلًا قد يكون العنوان "سالي صن شاين تقرير المبيعات، الأسبوع 32، صفحة 3 من 7". التلخي هو إيجازٌ للتقرير كله في فقرة أو اثنتين مع وضع جملتين لكل جزء من التقرير. الفكرة العامة هي أن يستطيع المدير التنفيذي قراءة هذا التلخيص واتخاذ اللازم دون قراءة المزيد من التفاصيل شرط أن يطابق توقعاته الأصلية المتعلقة بالمشكلة.   استخدام اللغة الواضحة الموجزة سهلة القراءة مهمٌ على نحو خاص للتلخيص. تجنب المصطلحات المتخصصة أو أي مصطلحات فنية تتطلب أي شرح حتى لو كنت تعلم أن المستلم متمكنٌ من هذه اللغة. اكتب التلخيص في النهاية بعد أن تكمل جميع أجزاء التقرير الأخرى، ففي النهاية لا يمكنك تلخيص كل ما كتب، حتى لو كان لديك مسودة مفصلة تخطط لاستخدامها في كتابة التقرير لكن هذا يمكن أن يتغير أثناء الكتابة. ضع مسودة لأجزاء التقرير المتسقة مع الغرض منه حين تفهم الصيغة والتنسيق اللازمين.   تفقد المسودة لتتأكد من تسلسلها المنطقي من جزء للتالي واحرص أن يناسب مستلم التقرير بالتحديد. يتضمن التقرير النموذجي تلخيصًا شاملًا ومقدمة ونتائج وتوصيات ومكتشفات ومناقشة وقائمة مراجع. يمكنك إضافة فهرس للبيانات المتصلة بالأمر وكذلك جدولًا بالمحتويات للتقارير الطويلة لكن التقارير الأسبوعية لا تكون بهذا الطول في الغالب. يتعامل كل جزء من التقرير مع موضوع منفصل وتناقش كل فقرة خلال هذا الجزء فكرة واحدة فمثلًا إذا كان هناك جزءٌ في تقرير المبيعات الأسبوعي بعنوان "العلامات التجارية الرائجة بين الأطفال" فيمكنك تخصيص فقرة مستقلة لكل منها، وإذا كنت ستقسمها لملابس الصبيان والفتيات فيمكنك إضافة أجزاء فرعية (بعناوين فرعية مناسبة) لكل علامة تجارية ثم فقرة واحدة لمناقشة ثياب الصبيان في تلك العلامة وفقرة أخرى تناقش ثياب الفتيات. قد لا تحتاج التقارير القصيرة صفحة عنوان منفصلة لكن التقارير الطويلة يجب أن تتضمن صفحة تعرفك بصفتك كاتب التقرير وتشرح غرضه باختصار.  تختلف صفحة العنوان عن التلخيص وتتضمن بشكل أساسي المعلومات الأساسية لأغراض إدارية حتى يمكن تقديم الملف كما ينبغي. ربما كان صاحب العمل يخصص صفحة غلاف محددة للتقارير السبوعية، احرص في هذه الحالة أن تستخدم الصيغة المضبوطة. يجب أن تتضمن صفحة العنوان على الأقل عنوان التقرير أو وصفه (مثل "تقرير المبيعات الأسبوعي") واسمك وأسم أي مشارك آخر في التقرير واسم الشركة وتاريخ إتمام التقرير أو إرساله.
ضع عناوين فعالة سواءً كانت رئيسية أو فرعية. اكتب جملًا بسيطة وواضحة. حافظ على موضوعية الكتابة وعدم تحيزها. استخدم أفعالًا قوية. تجنب المبني للمجهول. عبر عن البيانات بعناصر بصرية. حد من استخدام المصطلحات الفنية. راجع بحرص. حدد هدف التقرير. حدد من سيقرأ تقريرك. رتب أولوياتك فيما يخص النقاط الرئيسية للتقرير. كن على دراية بالمصير لنموذجي لتقريرك. اطلب نماذج. ضع طريقة التسليم في اعتبارك. أضف التلخيص الوافي. قم ببناء الفقرات والأجزاء. أضف صفحة عنوان أو خطاب تقديم.
https://www.wikihow.com/Write-a-Weekly-Report https://www.wikihow.com/Write-a-Weekly-Report https://www.wikihow.com/Write-a-Weekly-Report
Using Powerful Language Organizing Your Information Formatting Your Report