كتابة بداية الخطاب مراجعة الخطاب وتنقيحه كتابة جسد الخطاب
يجب أن يُرسل الخطاب التقديمي إلى الشخص الذي سيقرأه بالفعل إذا أمكن ذلك. إذا كنت تُرسل الخطاب إلى حساب عام أو شركة توظيف وكنت غير متأكد من اسم شخص محدد، اجعل عنوان الخطاب إلى "كل من يهمه الأمر" أو وجه الخطاب إلى مدير التوظيف أو اجعله باسم المسمى الوظيفي. ابدء خطابك بذكر وظيفتك أو عنوانك أو دورك واشرح سبب كتابتك للخطاب. لا ينبغي عليك إدراج اسمك دائمًا في الخطاب لأنه سيتم تضمين اسمك في توقيعك. يجب عليك ذكر سبب خطابك بوضوح في مقدمة خطاب التقديم. إذا ساورت بعض الأسئلة عقل المدير أو الشركة مثل ماذا ترغب من خطابك؟ أو لماذا تكتب خطابك؟ فاعلم أن خطابك لا فائدة منه وسينتهي به المطاف في القمامة بدلًا من تأهيلك للحصول على مقابلة لنيل الوظيفة. انتقل إلى صُلب الموضوع مباشرة، ويمكنك كتابة بعض العبارات الفعالة والمؤدية للغرض والتي يجب أن تكون ضمن أوائل الجمل المبكرة في خطابك. على سبيل المثال، "أكتب إليكم اليوم للاستفسار بشأن توافر فرصة جديدة للعمل كمراقب مصرفي" أو "أرسل إليكم لتوضيح مميزات منتجي الجديد الذي طرحته شركتي مؤخرًا في الأسواق." عند كتابة خطاب تقديمي، من الجيد استخدام أسلوب متناسق ومختص بحيث لا تبتعد كثيرًا عن المألوف أو ينتهي بك المطاف بحيث يكون خطابك صارمًا للغاية أو تقنيًا. علاوة على ذلك، يجب أن يكون أسلوب الخطاب التقديمي احترافي، ولكن أسلوب غير بارد أو آلي. من المهم أن يحتوي خطابك على بعض مقومات الدفء البشرية مع الحفاظ على المحتوى الاحترافي للخطاب ككل.  أحد أكثر الأخطاء شيوعًا التي يرتكبها الكتاب قليلي الخبرة هي تجنب العبارات المختصرة مهما كلف الأمر لدرجة يبدو فيه الخطاب وكأنه مترجم من لغة أخرى وليس مكتوب بخط الكاتب وفكره. تجعل الاختصارات الخطاب يبدو حواري واحترافي في نفس الوقت. اجعل خطابك يعبر عنك وعن شخصيتك. تجنب محاولة أن تبدو ذكيًا من خلال استخدام المرادفات للكلمات التي اعتدت استخدامها بالفعل. تذكر أن أطروحتك هنا ليست أطروحة رسالة الماجستير، ولكنه خطاب تقديمي. استخدم الكلمات المناسبة وكن موجزًا. اشرح للشخص الذي تكتب له الخطاب كيف علمت بالوظيفة أو الفرصة أو الشركة، ووضح مدى صلتك بها. يجب أن يشعر صاحب العمل أو المسئول عن التوظيف في الشركة عند قراءة الخطاب بأنه يعرف تمامًا من أنت ولماذا ترغب في شغل هذه الوظيفة وما إذا كنت مؤهل بشكل جيد لنيل هذه الوظيفة. إذا كانت صلتك قوية بما فيه الكفاية فقد يؤهلك خطابك لإجراء مقابلة عمل وتُتاح الفرصة أمامك للحصول على هذه الوظيفة. إذا كنت على تواصل بشخص يعمل في الشركة أو تم ترشيحك للتقدم لطلب الوظيفة أو إذا كنت تعرف شخص حصل على منحة مسبقًا من مؤسستك بسبب عمله، فمن الجيد التنويه عن ذلك في مبكرًا في بداية المقدمة. قد تكون تلك الجمل سببًا في تنشيط ذاكرة الشخص فيتذكر من رشحك له "نعم هذا الشخص الذي أخبرني يوسف عنه" أو تؤسس علاقة جديدة معه لأول مرة. من الضروري للغاية الرجوع لخطابك بعد كتابة المسودة ومراجعته وتدقيقه على مستوى الجملة وما بعدها. يعلك جميع الكتاب الجيدين أن الكتابة لا تنتهي حتى يتم مراجعتها. بمجرد كتابة خطابك فأنت بذلك أتممت الجزء الأصعب، ولكن يتبقى لك بذل قليل من الوقت أيضًا لمراجعته وجعله يبدو منمقًا.  تتعدى المراجعة كونها تخليص خطابك من الأخطاء الإملائية والكتابية. أعطِ رسالتك نظرة سريعة وتأكد من تطابق الفعل والفاعل في الجمل ومن وضوح المعنى المراد إيصاله ومن أن خطابك يصبو إلى ما تحتاج أن تصل إليه. بمجرد أن تُصبح كتابة الخطاب ناجحة بقدر الإمكان، من الجيد البدء في تدقيقه والبحث عن "المخاوف الأخيرة" وأمور اللحظات الأخير مثل إصلاح الأخطاء الإملائية والكتابية وتنسيق الخطاب. يجب ألا يكون الخطاب التقديمي بشكل عام أطول من الجزء الأمامي لصفحة واحدة أو في حدود 300 و400 كلمة. بغض النظر عن السبب، فمن المحتمل أنك تكتب خطابك إلى شخص لديه العديد من المهام الورقية للإطلاع عليها في اليوم ولن يرغب بالطبع في قضاء وقت طويل في قراءة خطاب تقديمي طويل للغاية. من المؤسف للغاية أن ينتهي المآل بخطابك الذي بذلت فيه جهد كبير في القمامة، لذلك من المهم جعله مختصرًا. ركز فقط على إيصال المعلومات الأكثر أهمية في خطابك. يجب تنسيق الخطاب على الصفحة بشكل صحيح بحيث يتم تقسيم الخطاب لثلاثة أجزاء؛ مقدمة مستقلة ثم فقرات جسد المقال ثم خاتمة موجزة. ضع في اعتبارك أنه إذا جعلت خطابك عبارة عن فقرة واحدة بدون معلومات التواصل أو التحية فلن تحصل على الوظيفة.  أدرج السيرة الذاتية بشكل مناسب بعد الخطاب التقديمي. يجب أن تكون مقدمة الخطاب هي أول شيء في رسالة تُرسلها. أدرج معلومات تواصل جيدة. تأكد من إدراج معلومات تواصل جيدة عند مراجعة الخطاب التقديمي في النهاية، وتأكد من وضع المعلومات أعلى يمين رأس الخطاب. حاول إدراج عنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف وأي معلومات اتصال أخرى أساسية. يوصي بعض مدرسي كتابة الخطابات المحترفين وخبراء التواصل بإضافة المعلومات الأكثر صلة أو العاجلة في ملحق في الخطاب. يرجع سبب جدوى ذلك الأمر في كيفية كتابة الناس لمعلومات التواصل في نسق الخطاب. يمكنك إدراج ملحق بالمعلومات المهمة بدلًا من وضعها في خاتمة الخطاب وبذلك تكون أكثر فاعلية. قد تكون هذه الطريقة فعالة في تسليط الضوء على المعلومات المهمة وجعل خطابك مميزًا، وقد يراها البعض أسلوب غير رسمي في كتابة الخطابات. إذا كنت تحاول شرح مؤهلاتك وكفائتك وقدراتك للحصول على وظيفة أو مشاريع للقيام بها، فمن المهم الربط بينهم بشكل واضح من خلال استخدام بضعة جمل تشرح فيهم طرق استخدام خبرتك للقيام بأمور مرتبطة بقدراتك على إتمام المهام الموكلة إليك سواء كان منصبًا جديدًا أو انتقال في عمل أو وظيفة جديدة تمامًا.     أوجز بعض الخبرات التي تمتلكها في المجال الذي تُشير إليه في الخطاب. إذا كنت تكتب خطاب تقديمي كما ذكرنا سابقًا فيجب أن يركز خطابك على نوع مجال محترف. من المفيد أيضًا أن تدرج مهارات محددة وخبرات معينة لجعل خطابك فعالًا.  تذكر أن الرغبة في الحصول على وظيفة معينة لا يعني بالضرورة أن مؤهل لها. إذا ذكرت في المقدمة أنك مهتم بإجراء مقابلة عمل لوظيفة معينة لأنك مناسب لها فلا تقم بتكرار ذلك خمسون مرة مثلًا في الخطاب. كتابة بعض العبارات مثل "أحتاج هذه الوظيفة بشدة" لا يجعلك مرشحًا أكثر جذابية لنيل هذه الوظيفة. اذكر الوقت الذي يمكنك فيه مقابلة صاحب العمل شخصيًا أو وضح بالظبط ما ترغب في حدوثه بعد الرد على خطابك. إذا كنت ترغب مثلًا في مناقشة مؤهلاتك في مقابلة العمل، فلا تتردد في ذكر ذلك. بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت ترغب في الحصول على الوظيفة حالًا، قل ذلك أيضًا. اعلم كل شيء بشأن عملية التوظيف أو عملية التقديم التي تكتب من أجلها ثم اسأل عن الخطوة التالية في عملية الحصول على وظيفة. ركز الخطاب التقديمي نحو مستوى وظيفي معين. لا يجب ذكر نوع الوظيفة أو المنصب بصراحة، ولكن ضع في اعتبارك النتيجة المترتبة على ذلك للحفاظ على صلة الخطاب بالموضوع. ضع في اعتبارك أن إدراج شهاداتك وجوائزك في الخطاب التقديمي وعدم وضع اسمك في المقدمة هي فكرة سيئة، لأن تكرار معلومات موجودة بالفعل في السيرة الذاتية ويمكن لمحها بسرعة يُعد كلام لا فائدة منه في خطابك. تذكر أنك في الخطاب لا تكتب معلومات يمكن استخلاصها بسهولة وسرعة أكبر في مكان آخر، ولكن تكتب خطابك من أجل تقديم نفسك ووضع قدمًا على بداية الطريق. من المستبعد أن تحصل على وظيفة أو أي منحة تريدها بسبب قوة الخطاب فقط. كتابة الخطاب تضع قدمك في بداية الطريق وتمنحك الفرصة لإثبات نفسك وقدراتك لكي تصبح الشخص أو الموظف الذي يحتاجه قارئ الخطاب. لذلك من الجيد أن تكتب في صُلب الموضوع مباشرة وتسلط الضوء على مؤهلاتك وعلاقتك بالوظيفة وتحاول أن تصل إلى المرحلة التالية في عملية التوظيف؛ سواء كانت مقابلة العمل أو خطوة توظيف أخرى. كرر المعلومات الأكثر أهمية في الخاتمة. من الجيد تكرار ما تريد بشكل مختصر ومباشر قبل نهاية الخطاب بالتحية المناسبة.
أرسل خطابك لشخص محدد إذا أمكن ذلك. اذكر غرضك بوضوح. استخدم نبرة مناسبة أو أسلوب ملائم للخطاب. أنشأ تواصل شخصي. راجع خطابك ودققه. اجعل خطابك بسيطًا ومختصرًا. نسّق الخطاب جيدًا. فكّر في إدراج ملاحظة في نهاية الخطاب. اربط مؤهلاتك بالوظيفة. كن محددًا قدر الإمكان. تجنب إدراج معلومات مضمنة بالفعل في سيرتك الذاتية. اكتب خطابك للحصول على مقابلة العمل.
https://www.wikihow.com/Write-an-Introductory-Letter https://www.wikihow.com/Write-an-Introductory-Letter https://www.wikihow.com/Write-an-Introductory-Letter
Writing the Opening Revising and Polishing the Letter Writing the Body of the Letter