خلق مواد تدريبية فعالة اختيار منصة التواصل الإشراف على الموظفين
يسمح وجود مستند ارشادات متفق عليه للموظفين الرجوع إليه كمرجع كلما ورد سؤالًا في بالهم. أرسل دليل التدريب عبر البريد الإلكتروني للموظفين أو ارفعه على نظام تخزين سحابي مشترك. يجب أن يشمل الدليل الأشياء التالية:  المسئوليات الأساسية للوظيفة. أفضل الممارسات لشركتك. كيفية القيام بالمهام باستخدام البرنامج أو برامج الربط بالإنترنت أو أي معدات أخرى. كيفية إدارة التواصل. حاول توقع الأسئلة والمشاكل التي قد تواجه الموظف واذكر هذه التفاصيل في الدليل. تساعد التفاصيل المحددة الموظفين على فهم ما يجب القيام به بسرعة أكبر.  على سبيل المثال، لا تقل "أرسل عملك حينما تنتهي" فحسب، بدلًا من ذلك، اكتب: "اضغط زر "إرسال" لترسل عملك ما أن تنتهي منه، ويؤدي ذلك إلى تحديث الصفحة وسينقلك إلى البوابة الرئيسية مرة أخرى." تأكد من ذكر جميع التفاصيل، مثل: كيفية الإقرار بعدد ساعات العمل ومكان تسليم العمل ومن هو الشخص الذي يلجأ له الموظف في حالة وقوع خطأ ما. بالإضافة إلى إخبار الموظفين بكيفية القيام بالمهام، تأكد من فهمهم للقواعد أو الحصص (مقدار العمل لكل موظف) أو الإرشادات المتوقع أن يتبعوها. ما مقدار الإنجاز المتوقع منهم أن يحققوه خلال أسبوع؟ كم مرة يجب عليهم التواصل معك؟ متى يجب أن يسلموا المهام والأعمال؟ على سبيل المثال، قد تقول: "نتوقع من كل موظف القيام بخمس مكالمات في الساعة" أو "سنحتاج من كل موظف أن يتفقد بريده الإلكتروني مرة كل ساعة على الأقل بين الساعة 9 صباحًا و5 مساءً". إذا كان هناك أي برامج أو معدات خاصة يحب على الموظف استخدامها، فقدم له التعليمات المرئية الواضحة التي تظهر له كيفية استخدامها جنبًا إلى جنب مع التعليمات المكتوبة.  إذا كنت تعمل على برنامج معين على الكمبيوتر، استخدم برنامجًا للقطات الشاشة لتلتقط بعض الصور أو مقاطع الفيديو للشاشة أثناء توضيحك وشرحك لكل خطوة في العملية. قد تكون الرسوم البيانية والرسومات مفيدة للموظفين الذين يحتاجون لتثبيت معدات أو برامج خاصة. إذا كنت تمتلك الكثير من الموظفين عن بُعد، فقد ترغب في الاستعانة بشركة متخصصة لتصميم برنامج تدريبي عبر الإنترنت يساعد على تسيير جزء من عملية التدريب بشكل آلي. ستعمل هذه الشركات معك لخلق منصة خاصة بشركتك باستخدام مقاطع الفيديو والأدوات التفاعلية.  قد تعلن هذه الشركات عن نفسها كمستشارين تدريب أو توظيف. قد يكون ذلك الخيار مكلفًا بشكل أكبر، إلا أنه سيوفر لك وقتًا كثيرًا إذا كنت مضطرًا لتدريب الموظفين بشكل متكرر. حتى إذا كان الموظفون يعملون عن بعد، قد تطلب منهم الحضور في المكتب للتدريب. يرى الكثيرون أن تلك الطريقة هي أكثر طريقة تدريب فعالة وسريعة للموظفين عن بعد، طالما أنهم يعيشون بالقرب من المكتب أو أحد فروع عملك. في المقابل، إذا كان الموظفون يعيشون بعيدًا جدًا، فقد يصبح ذلك أمرًا صعبًا. توفر المكالمات الهاتفية ومحادثات الفيديو لمسة شخصية للتدريب ويمكن أن تساعدك في توضيح التفاصيل المهمة حول الوظيفة. تسمح لك المحادثات الأسبوعية بمتابعة تقدم الموظفين مع الاستمرار في منحهم المرونة الكافية للقيام بعملهم في نفس الوقت.  المكالمات الجماعية الاختيار الأفضل بالنسبة للموظفين عن بعد المشاركين في جوانب "الاستراتيجية" و"التسويق" للشركة أو المشروع، كما أنها تسمح لك بمناقشة الخطط والأفكار معهم بحرية. إذا كنت تختلف مع الموظفين في المناطق الزمنية، تأكد من اختيارك لتوقيت مناسب لجميع الأطراف. من أفضل برامج مؤتمرات الفيديو: سكايب وزووم (بالإنجليزية: Zoom) وسلاك (بالإنجليزية: Slack). خدمة الرسائل الفورية هي الاختيار الأنسب بالنسبة للشركات التي تتطلب العمل الجماعي أو التواصل المتكرر؛ يتيح ذلك للعاملين أن يتحدثوا ويتواصلوا في نفس الوقت.  إذا دارت أي أسئلة في بال الموظفين عن بعد أثناء التدريب، سيتمكنون من التواصل معك باستخدام منصة التواصل المختارة ليحصلوا على رد سريع، وعلاوة على ذلك، تتيح خدمة الرسائل الفورية لك لأن ترسل لهم ردًا وتقييمًا سريعًا ورسائل متعلقة بالعمل. تشمل الخدمات المجانية المفيدة التي يمكنك استخدامها في عملك التالي: سكايب وجوجل بلس هانج أوت وسبارك. قد لا تمثل خدمة الرسائل الفورية الاختيار الأفضل إذا كان الموظفين عن بعد يعملون في توقيتات مختلفة عن باقي الفريق. يعد البريد الإلكتروني اختيارًا رائعًا إذا كان الموظف البعيد يعمل وفقًا لمنطقة زمنية مختلفة أو طبقًا لجدوله الخاص؛ أرسل الملاحظات والمواد التدريبية والروابط والمرفقات بسهولة عبر البريد الإلكتروني. تأكد من أن الموظفين يفهمون أهمية سرعة الرد على رسائل البريد الإلكتروني. ضع للموظفين جدولًا زمنيًا للمهام وحدد أهدافًا واضحة يفترض تحقيقها في وقت محدد. يساعد هذا على منح موظفيك بعض التوجيه والإرشاد ويشجعهم على أن يصبحوا منتجين بسرعة أكبر. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول: "نحن نريدكم أن تتعلموا كيفية استخدام برنامج الاتصال الخاص بنا بحلول نهاية الأسبوع الأول. وبحلول نهاية الشهر الأول، يجب أن تحققوا 200 ألف جنيهًا على الأقل في المبيعات." أعطهم ملاحظات بناءة على كل مهمة خلال أول أسبوعين أو ثلاثة أسابيع أو إلى أن يتقنوا تمامًا القيام بأجزاء مختلفة من وظيفتهم. يساعدهم هذا النوع من الملاحظات على تعلم المبادئ التوجيهية والتوقعات لنوعية العمل الذين يقومون به.  قد تقول على سبيل المثال: "إن تصميمك لهذه الصور جيد جدًا، لكن أظن أنك تحتاج للالتزام بنظام ألوان واحد ليلائم العلامة التجارية وهوية شركتنا بشكل أفضل، كما أننا نفضل أيضًا الخط الأصغر حجمًا." يجب أن تكون المهمة الأولى للموظفين عن بُعد هي القيام بشيء بسيط في إطار زمني قصير. على سبيل المثال، قد تطلب منهم كتابة مقال صغير أو إعداد جدول بيانات بحلول نهاية اليوم الأول.سيتيح لك ذلك أن تخبرهم بملاحظاتك وتقييمك سريعًا. شجع الموظف على أن يلجأ لك إذا دار في باله أي سؤال. حينما ينتهي التدريب، اسألهم عن ملاحظاتهم حول العملية التدريبية بكل صدق. يساعدك ذلك أيضًا على توضيح الأمور بشكل أفضل للموظفين عن بعد المستقبليين، مستفيدًا من خبراتك وإجاباتك السابقة على الأسئلة الأكثر شيوعًا.  إذا سألك موظف منهم سؤالًا ما، أجب على السؤال بأفضل شكل ممكن. إذا كنت ترى أن الإجابة المنشودة يمكن العثور عليها في المادة التدريبية، أشر للموظف على القسم الذي يحتوي على الإجابة. إذا لم يتواصل معك الموظف بشأن أي أسئلة، قد ترسل له رسالة ودودة تقول فيها: "أردت فقط تفقد الأمور، كيف حال التدريب؟ هل هناك أي سؤال يدور في بالك؟" يمكنك إذا أردت أن تُبقي ملاحظات الموظفين مجهولة المصدر حتى يتمكن الموظف من أن يكون صادقًا على النحو المنشود. استخدم موقع إلكتروني لاستطلاع الرأي على الإنترنت وجهزه ليصبح استمارة للملاحظات. ابقً على اتصال مع الموظفين عن بعد سواء أثناء التدريب أو بعده. يجب أن يعلموا الأخبار والأمور التي تحدث في الشركة. يمكن للنشرات الإخبارية الخاصة بالشركة أو الندوات عبر الإنترنت أو حتى المكالمات الجماعية الأسبوعية أن تبقيهم في قلب الحدث. قد يشعر الموظفون البعيدون بالعزلة أو أنهم خارج نطاق قرارات الشركة المهمة أو أخبارها أو أحداثها. لدعم هؤلاء الموظفين، شجعهم على التواصل أو التعاون مع باقي أفراد الفريق والشركة عبر مواقع التواصل الاجتماعي أو خدمات الرسائل الفورية أو محادثات الفيديو.
اكتب دليلًا للتدريب أو كتيب إرشادات للموظف. حدد كيفية القيام بالمهام بالتفاصيل. حدد نصيب وأهمية والتوقعات حول كل مهمة. ادمج البرامج أو المعدات المستخدمة في مقاطع الفيديو والصور التعليمية. استثمر في برنامج تدريبي على الإنترنت للشركات الكبيرة. اطلب منهم القدوم للمكتب للتدريب إذا أمكن. جهز لمكالمة جماعية للتدريب الشخصي. استخدم خدمة الرسائل الفورية لتجيب على الأسئلة سريعًا. أرسل رسائل البريد الإلكتروني إذا كان الموظف يعمل وفقًا لجدوله الزمني الخاص. أعطِ الموظفين مراجع ومعايير يرجعون إليها. قدم ملاحظات محددة على بعض المهام الأولى. اسأل الموظفين عن ملاحظاتهم وأسئلتهم. تواصل مع جميع الموظفين عن بُعد بشكل دوري.
https://www.wikihow.com/Train-Remote-Employees https://www.wikihow.com/Train-Remote-Employees https://www.wikihow.com/Train-Remote-Employees
Creating Effective Training Materials Choosing a Communication Platform Supervising the Employee