回复信息 当面交谈 回电子邮件
电子邮件、信函甚至当面对话，都可以采取更加正式的方式。由于信息的篇幅短小、内容有限，所以更适合用轻松一点的语言，给人一种比较私人的感觉。  比如，你可以用“亲”来代替“你”，显得更加亲切，让语气给人一种轻松的感觉。 发信息时，对于标点符号的要求往往要宽松得多。比如，严格按照规则使用逗号，会让对话显得生硬而又正式。 不要想当然地以为发信息聊天都不正式，但如果对方使用的语言比较随意，你应该使用相同的语言风格，让他们能够愉快地聊下去。 如果你想让短信聊天进行下去，就问开放式的问题，让对方说更多的话，表达他们对某件事情的看法。如果你问的问题会促使对方使用肯定或否定的简短回答，那么谈话可能会就此结束。  比如，如果你正在和某人谈论一个商业问题，可以这样提问：“你觉得新项目怎么样？” 如果你想更深入地了解一个人对某个主题的看法，试着这样给他们发短信：“我同意你的观点，不过你觉得出现这种情况的原因是什么呢？” 信息应该相对简短，但简单或突然地回应会给人一种感觉，让人以为你在生对方的气，或感到不快。如果你在回复别人的信息，就给他们发一段有意义的话，至少包含一到两个长句。 有时，在语境合适的情况下，回复“好的”是完全可以接受的。但是，不要回复“可以”，这容易让人觉得生硬、粗鲁。 由于短信都是冷冰冰的文字，人们只能通过简短的语言来判断它的口吻或蕴含的情绪。如果你觉得自己发的信息模棱两可，可以通过标点和标签来明确它的含义。  比如，你可以回复说：“知道了，谢谢。:)”这样一来，这条信息就不会让人觉得你在生对方的气或态度冷淡。 有时，一个强硬的句号会让人觉得你很不高兴。比如，“不，不是的”听起来比“不，不是的。”要冷静得多。 点击“发送信息”之前，花几秒钟快速地检查一下，看是否有错别字，同时确保它传达的信息是正确的并且口吻适当。 信息一旦发送出去，就无法撤回了！所以发之前最好先瞟一眼。 连续收到多个通知和多条信息，会让对方觉得自己受到打扰，感到不快。与其发多条短信息，不如发一条长信息，包含你想说的所有内容。  如果你忘了说一件事情，或想澄清一下，可以再发一条信息。 如果连续两条信息对方都没有回复，他们可能不想和你说话，或者手机不在身边。无论原因如何，最好给他们一点回复的时间和空间。 信息应该简单明了。如果对话开始变得太过复杂，导致发信息聊天无法充分表达你的想法，就问问对方是否能够给你打电话，以便你们能够详细或透彻地讨论事情。 你可以这样发信息：“这事在电话中解释会比较清楚。如果能够打电话的话，请和我说一声，谢谢！” 每当有人和你说话时，看着对方的眼睛，注意他们对你说了些什么。这表明你在倾听，理解他们说的话。  把注意力完全集中在说话的人身上，这样他们会觉得和你说话很愉快。 如果你听不清，就靠近一点，或者问对方你们能否找一个安静一点的地方。 肢体语言的信息量非常丰富，丝毫不逊于口头语言。在对方和你说话时，观察他们的肢体语言，根据观察结果来判断自己应该如何回复。  比如，如果对方不停的四处张望或坐立不安，他们可能很紧张或很害怕。你可能应该问对方怎么了，而不是回复他们说的话。 此外，还要注意他们说话的方式。如果对方声音很大或态度很凶，他们可能对谈话感到不快或生气。回复时你可能应该采取不同的方法，避免火上浇油。 如果你在别人说完之前就太过激动或急于回复，他们会注意到，并可能因此而感到不快。等对方说完，并且你听到他们想说的一切后，再开始组织语言，回复对方。 在别人说话时插话，表达自己的观点，是非常无礼的。 和一个人说话时，让对方充分表达他们的想法，然后你再回复。这样一来，你就掌握了他们想要传达的所有事实和信息，可以做出深思熟虑、明智可靠的回复。 有时，人们会在说完后补充一点信息。比如，他们可能会这样说：“啊，等等，我忘了说一件事情。”让他们把想说的话说完。 回复之前，花点时间考虑一下自己掌握的所有信息。如果你的回答很片面，可能会让对方觉得你没有认真聆听。 花点时间考虑一下自己应该怎么说，对于给出明智的回复也能有所帮助。 如果你没有听清，或不明白对方说的话，不要在一知半解或理解不正确的情况下，勉强地回答对方。问对方说了什么或者是什么意思，这样你才能给他们一个有意义的回复。  如果你不确定对方的目的，或者想让他们先解释一下真正的意图，然后再做出回复，就问一个开放式的问题，比如：“你那样说是什么意思？”  如果你没听清或不能完全理解对方说的话，那么要求他们重复一遍，是无伤大雅的。 考虑过对方说的话，以及自己要说的话之后，清楚自信地给出回复。不要为了卖弄聪明，使用含糊不清或自相矛盾的言词。人们喜欢真诚，所以给对方一个诚挚的回复，让他们知道你关心他们，理解他们。  确保他们的注意力放在你身上，以免你还得再说一遍。 注意有没有其他人想说话，并给他们发言的机会。 让对方也能回复你说的话。说完后，不要立即走开或结束谈话。 即使你说的话经过深思熟虑，对方仍有可能并不赞同。没关系！对方可能提出异议或者因为你说的话而贬低你，做好准备就可以了。  保持冷静，如果对方想激怒你，不要发脾气。 允许对方陈述自己的看法和观点。不要试图强迫对方接受自己的见解。 出于礼貌和专业素质，你应该及时回复邮件。你不必马上回复，但一定不要拖到2天以后。 即使邮件与你无关或发送错误，也要回复对方，让他们知道自己找错了人。 电子邮件通常比信息或电话更正式。回电子邮件时，抬头应该写“你好”或“嗨”，再接对方的姓名，然后另起一行，空几格，开始写邮件正文。 如果你回复的人喜欢某种称谓，或者让你直呼他们的姓名，就按照对方的要求去做。比如，如果对方希望你称呼他们的时候，省略姓氏，写“大伟”，而不是“刘大伟”，就如对方所愿。 你回的电子邮件应该没有语法、拼写和标点符号上的错误。不过，过多地使用感叹号，或让你显得不真诚或过于兴奋。只在适当的时候，使用这种标点符号。 感叹号很适合用来祝贺某人或表达兴奋之情，但是过度使用，会让它们失去作用。 始终使用传统字体，让自己的电子邮件显得比较专业。回邮件时，不要使用彩色字体或漫画字体。 比较传统的选择是10号或12号字，以及宋体或Times New Roman字体。 在回邮件的时候，抄送是一个很有用的功能，可以让其他人也加入到讨论之中。不过，在不必要的情况下抄送上司或同事，会让对方感到不快或愤怒。 如果你需要在收件人名单中加入某人，可以选择“密件抄送”。 如果回复应该发送给群信息里的所有人，就在回邮件的时候选择“回复所有人”。但是，如果你得向某个人解释特定的主题或问题，就直接回复那个人。 如果邮件的收件人包含一大群人，而你只需要回复少数人，回邮件时就只回这些人。 对沟通没有实质性帮助的电子邮件，没有发送的必要。除非发送人要求你确认已经收到并理解邮件内容，否则发电子邮件说“谢谢”，是一件多余而且惹人厌烦的事情。 拼写或语法错误会让你的邮件显得很不专业。点击发送之前，花点时间检查自己的回复，看拼写、语法以及收件人是否正确。  不要指望拼写检查能够发现所有错误。 发送之前，试着大声朗读自己的邮件，听一下感觉如何。 键入收件人时，电子邮件应用程序通常会自动联想邮箱地址，这可能导致你不小心向错误的人发送邮件。
发信息时，用比较随意的语言。 问开放式的问题，让对话展开。 不要发送简短或一个字的答复。 用标点符号和表情来表达语气。 发出信息之前检查一下。 不要连续发送多条信息。 如果对话涉及的内容太多，无法通过信息来传达，就提议打电话。 有人和你说话时，仔细去听。 留意说话人给出的非语言信号。 不要在别人说话时思考自己应该怎么回复。 等对方说完，你再说。 思考自己要如何回复，这样你才能自信地说出来。 如果你需要对方澄清或补充更多信息，就开口提问。 回复的时候，要直截了当地说清楚。 做好准备，对方可能不同意你的观点。 在48小时内回复电子邮件。 回电子邮件时使用专业的称谓。 少用感叹号。 写电子邮件时，不要使用古怪的字体。 注意你的回复要抄送给哪些人。 收到群邮件时，确定自己应该回复谁。 除非很有必要，否则不要发邮件说谢谢。 发送电子邮件之前，先检查邮件内容以及收件人。
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