언어와 서식 선택하기 비지니스 메모 작성 준비하기 비지니스 메모 작성하기
일반적으로 이해하기 쉽고 간결하되 프로다운 언어를 사용해야 한다. 너무 대화체의 어조는 피한다.  예를 들어 “저기 여러분! 불금이죠? 아무튼 중요한 비지니스 사안 말해줄게요”라고 적지 않는다. 대신 “Z 프로젝트 관련해서 진행사항을 알려드리겠습니다”라고 바로 본론으로 들어간다. 중립적인 어조를 사용하는 것이 좋다. 감정적인 언어를 사용하지 않는다. 주장을 뒷받침할 사실과 증거를 명시한다.  “금요일에는 편한 복장을 입을 수 있으면 좋겠다고 생각한다”라는 주장을 메모에 적지 않는다. 대신 직원들에게 자율적인 복장을 허용하면 직장 내 사기가 올라가는지 조사한 연구를 찾아서 인용한다. 증거를 인용하거나 출처를 말할 때는 독자에게 이를 알리는 표현을 사용한다. 예를 들면 “조사 결과에 따르면...” 또는 “EPA의 연구에 따르면...” 같은 표현을 사용한다. 메모는 읽기 쉬워야 한다. 따라서 글꼴 크기가 너무 작으면 안 된다. 글꼴 크기는 11-12포인트가 적당하다.  타임즈 뉴 로만(Times New Roman) 등 간결한 글꼴을 선택한다. 코믹 산스(Comic Sans) 등  재미있는 글꼴을 사용하지 않는다(이런 글꼴을 선택하면 심각햅이지 않는다). 메모 템플렛의 여백이 3cm 등 여백이 더 넓게 미리 설정된 워드 프로세서 프로그램이 있지만 비지니스 메모는 사방 2.5cm씩 여백을 두는 것이 보통이다. 비지니스 메모는 더블 스페이스로 작성하지 않는다. 페이지 수를 줄이기 위해 싱글 스페이스로 작성한다. 문단 사이 또는 섹션 사이는 한 칸 띄운다. 문단을 시작할 때 들여쓰기를 하지 않아도 된다. 몇몇 팀원들에게 중요한 비지니스 사안을 알릴 필요가 있을 때 메모를 보내면 좋다. 연락한 기록을 남겨야 할 경우에는 한 명에게 알려야 할 때도 메모를 보낸다.  하지만 직접 이야기를 하는 것이 더 효과적일 수도 있다. 또한 메모로 보내기에는 너무 민감한 정보도 있다. 목적에 따라 메모의 내용과 구성이 달라진다. 대개 메모를 작성하는 목적은 다음과 같다.  아이디어 또는 문제 해결방법 제시. 예를 들어 시간외 근무 스케줄을 어떻게 짤지 아이디어가 떠올랐다면 메모를 작성해 상사에게 보낸다. 명령 전달. 예를 들어 부서에서 주최하는 컨퍼런스가 다가오는 경우, 각자 맡을 일을 메모로 작성해 전달하는 것이 효과적이다. 보고. 동료들에게 최근 일어난 일, 프로젝트 관련 업데이트, 중간 보고서, 조사 보고서 등을 전달해야 할 경우에 메모를 보낸다. 여러 가지 프로젝트를 다루고 있을 수도 있고 최근 작업한 내용을 모두 메모에 적어 동료, 상사, 고객에게 보내고 싶을 수도 있다. 하지만 비지니스 메모는 한 가지 주제에만 초점을 맞추어야 한다. 비지니스 메모는 바쁜 사람들이 중요한 정보를 지나치지 않도록 간결하고 명확하고 빨리 읽을 수 있게 작성한다. 한 가지 주제에 집중하는 것이 메시지의 전달과 이해에 도움이 된다. 비지니스 메모를 읽을 사람에 맞게 내용, 문체, 어조가 달라져야 한다. 따라서 메모를 수신하게 될 사람들에 대해 주의깊게 생각해본다. 사무실 내 깜짝 생일 파티를 동료들에게 알리는 메모와 몇달에 걸쳐 이루어진 조사 내용을 상사에게 보고하는 메모는 달라야 한다. 여러 종류의 비지니스 문서가 있다. 보통 메모는 이렇게 명확하게 문서 종류를 밝힌다.  예를 들면 페이지 상단에 “Memo” 또는 “메모”라고 입력한다.  가운데 정렬을 할지 아니면 왼쪽 정렬을 할지는 작성자에게 달렸다. 일반적으로 수신한 메모와 동일한 서식을 사용한다. 메모의 첫 번째 섹션에 중요한 정보 네 가지를 적는다. 각각의 자세한 내용은 나중에 다루도록 하겠다.  수신: 수신자의 이름과 직급을 적는다. 발신: 발신자의 이름과 직급을 적는다. 날짜: 날짜를 전부, 정확하게 적는다. 연도도 적는다. 주제: 무엇에 관한 메모인지 간략하고 구체적으로 적는다. 보통 주제란을 “Re:” 또는 “RE:”로 시작한다. 둘 다 regarding의 약자이다. 정보를 알려줘야 할 사람들을 모두 포함시킨다. 정보를 알아야 될 사람들에게만 메모를 보낸다.  메모를 받아볼 사람은 몇 명 뿐인데 사무실 전체를 대상으로 메모를 발송하는 것은 좋지 않는 관행이다.  사람들이 메모의 양에 빨리 질려서 무시하거나 주의깊게 읽지 않게 되기 쉽다. 상사와 아주 친한 사이더라도 글을 쓸 때는 더 격식을 차리는 것이 좋다. 예를 들어 상사를 복도에서 마주쳤을 때 “길동 씨”라고 부르는 사이더라도 메모에서는 “홍길동 씨” 또는 “홍길동 박사”라고 호칭하는 것이 좋다.  수신자 리스트를 작성할 때는 수신자의 성명과 직급을 포함시킨다. 외부인에게 메모를 보내는 경우에는 수신자의 정확한 호칭을 알아두어야 한다. 수신자의 프로필을 조사한다. 이런 정보는 보통 회사 홈페이지에서 얻을 수 있다.  예를 들어 수신자가 박사 학위가 있는가? 그렇다면 무슨 무슨 박사라고 호칭한다. 수신자의 직급은 무엇인가? 예를 들면 부사장이나 학과장인가? 그렇다면 그 직급으로 호칭한다. 제목은 짧고 명확하되 너무 일반적이어서는 안 된다.  예를 들어 “신사업”은 너무 애매모호하다. 몇 주치 또는 며칠치 파일을 검색하는 경우, 이런 제목이 붙은 메모는 찾기가 힘들다. “확장되는 고객층에 대한 조사 관련 중간 보고서”라고 제목을 붙이는 것이 낫다. “홍길동 씨께” 또는 “동료들에게” 같은 인삿말을 쓸지, 안 쓸지는 작성자에게 달려있다. 하지만 비지니스 메모를 작성할 때는 생략하는 것이 일반적이다. 이는 중요한 정보를 빠르고 효율적으로 전달하기 위한 것으로 메모의 수신자와 발신자가 명확해야 한다. 메모를 작성해서 보내는 목적을 명시한다.  예를 들면 “이 메모를 작성하는 이유는...”이라고 시작한다. 서론은 읽는 사람에게 메모의 개요를 간단하게 설명하기 위한 것이다. 메모의 서론에 자세한 내용과 증거를 모두 적을 필요는 없다. 서론을 짧게 쓴다. 몇 문장 또는 짧은 한 단락이면 충분하다. 비지니스 메모는 서론을 쓴 다음 2-4개의 문단을 더 적고 결론을 적는다. 내용과 구성은 주제에 따라 달라진다. 본문의 내용을 중요도 순으로 작성하거나 절차를 설명하는 경우에는 본문을 섹션별로 나누어 절차의 각 단계를 적는다. 비지니스 메모는 문단을 명확히 나누어야 한다. 보통 비지니스 메모는 읽는 사람들이 정보를 쉽게 읽고 파악할 수 있게 문단을 명확히 나눈다.  부제를 달면 중요한 내용을 더 쉽게 파악할 수 있다. 각 문단의 주요 내용이 읽는 사람에게 명확하게 전달되어야 한다. 예를 들어 사무실 이사에 대한 메모는 “새로운 본사 사무실 위치”, “사무실 짐 꾸리기 요령”,  “사무실 이사  일정표” 등과 같은 부제를 붙인다. 각 문단의 첫 문장에 읽는 사람이 알아야 할 요점을 담는다. 각 문단이나 색션은 한 가지 아이디어만 집중적으로 다룬다. 중요한 내용을 강조하려면 말머리 기호를 사용하거나 리스트를 만든다. 이렇게 하면 읽는 사람이 주요 내용을 파악하는 데 도움이 되고 메모를 보다 빠르고 효율적으로 읽을 수 있다. 보통 비지니스 메모는 1-2페이지를 넘지 않아야 한다. 일반적으로 메모는 싱글 스페이스로 작성하고 색션 사이는 한 칸 띄운다. 보통 메모의 내용은 요약할 필요가 없다. 메모가 1페이지를 넘지 않을 때는 더욱 그렇다. 하지만 복잡한 정보를 전달하거나 평소보다 긴 메모를 보내는 경우에는 주요 내용을 간략하게 요약하는 것이 좋다. 메모를 요약할 필요가 없어도 결론을 적어야 한다. 다음과 같은 사항을 고려한다.  메모가 전달하려는 바가 무엇인가? 수신자가 해야하는 일이 있는가? 특정 날짜까지 답장을 해야하는가? 그렇다면 정확히 명시한다. 수신자가 따로 해야할 일이 없다면 “더 의논하고 싶습니다” 또는 “궁금한 점 있으면 말씀해주십시오”라고 간단하게 마무리짓는다. 일반적으로 메모 말미에 이름을 적거나 서명을 할 필요는 없다. 하지만 다른 사람들이 하는대로 따라하는 것이 안전하다.  다른 사람들이 정식으로 서명하면 똑같이 한다(예시: 홍길동 올림). 서명을 하지 않더라도 메모 말미에 이니셜을 적어야 한다. 표, 그래프, 보고서 등을 첨부할 경우에는 메모 말미에 언급해둔다. 예를 들어 “첨부: 표1” 같이 말이다.  본문에서 첨부문서를 언급해도 된다. 예를 들어 직원들에게 사무실 이사를 알릴 때 “분기 말까지 이사를 완료할 예정입니다. 자세한 스케줄은 첨부한 표1을 참고하십시오”라고 적는다. 메모를 전송하기 전에 주의깊게 교정한다. 문법이 올바른지, 오탈자나 문장부호 실수는 없는지, 내용이 말이 되는지 살펴본다.  급하지 않다면 메모를 한 번 검토한 후 전송하지 않는다. 한두 시간 후 다시 메모를 살펴보면 처음에 발견하지 못한 실수를 찾아낼 수 있다. 메모에 민감한 정보가 담겨있는 경우에는 메모를 검토해서 최종적으로 내용을 승인할 사람이 누구인지 알아보기 위해 회사 정책을 확인한다.
너무 격의없는 말은 피하기. 감정적인 언어 사용하지 않기. 인용을 알리는 표현 사용하기. 알맞은 글꼴과 크기 선택하기. 표준 여백 사용하기. 줄 간격은 싱글 스페이스로 하기. 메모를 전송해야 하는지 파악하기. 작성 목적 확인하기. 주제 좁히기. 독자 고려하기. 메모라고 적기. 메모의 제목 적기. 수신자 리스트를 주의깊게 고르기. 수신자의 정확한 이름과 직급 사용하기. 외부 메모 작성 시 수신자의 정확한 호칭 알아보기. 제목을 주의깊게 작성하기. 인삿말 생략하기. 서론 쓰기. 서론을 간략하게 쓰기. 본문 구성하기. 부제와 제목을 달기. 구체적인 부제 달기. 본문의 문단마다 주제문 넣기. 말머리 기호 사용하기. 간결하게 작성하기. 요약이 필요한지 살펴보기. 결론 적기. 원하면 서명하기. 첨부문서에 관해 언급하기. 메모를 주의깊게 검토하기.
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