격식 있는 편지 틀 사용하기 수신자에게 편지 보내기 편지 내용 구성하기
날짜는 페이지의 오른쪽 상단 코너에 써야 한다. 밑에 한 줄을 띄우고 주소를 쓴 후 오른쪽 정렬한다. 그런 다음, 한 줄을 또 떼고 수신자의 주소를 쓴 후 페이지 왼쪽 정렬한다. 요청을 이메일로 보낼 경우, 날짜와 주소 부분은 생략하고 바로 인사로 들어간다. 하지만, 효과적이고 깔끔한 제목을 사용해야 한다. 예를 들어, 교수님께 메일을 보낸다면 이런 제목이 좋다. “마이크 스미스 HIST 359 리포트 기한 연장 요청.” “친애하는(Dear)”으로 시작하고 성과 칭호를 이어서 쓴다. 예를 들어, “친애하는 브래디 씨께” 또는 “친애하는 스미스 여사님께” 등이다. 일부 칭호는 좀 더 복잡할 수 있다. 예를 들어, “친애하는 몽고메리 교수님께” 또는 “친애하는 스미스 시장님께” 등이다.  비공식적으로 아는 사이라고 해도, 공식 요청이므로 어조와 내용에 격식을 차린다. 예를 들어, “짐, 안녕?”과 같은 표현은 쓰지 않는다. 편지를 보낼 구체적인 사람을 찾도록 한다. 그렇지 않으면 대량 발송 메일처럼 보일 수 있다. 예를 들어, “친애하는 스미스 시장님”이 “관련 제위께”보다 더 낫다. 편지 본문은 1~3개 단락으로 구성한다. 대부분의 경우는 1~2줄로 편지를 시작해서, 2~4줄로 요청을 설명하고, 1~2줄로 마무리하면 된다. 본격적인 세 단락으로 확장할 필요가 있다면, 서론, 본론, 결론으로 나눈다. 편지는 다음과 같은 정도로 시작한다. “저는 존 스미스이며, HIST 456 MWF 아침 수업을 듣고 있습니다.” 그러면 교수님이 기억을 더듬어 당신을 알아내는 데 걸리는 시간을 줄여준다. 알찬 결론의 중요성을 간과해서는 안 된다. 마지막 문장에서 당신의 상황을 다시 언급하고(한 줄로) 시간을 내준 것에 감사하자. “제 요청을 고려해 주셔서 감사합니다.” 정도로 쓰면 좋을 것이다.  이름을 쓰기 전에 격식 있는 편지 끝말로 마무리하는 것이 좋다. 즉, ‘올림’, ‘드림’, ‘배상’, ‘건승을 기원합니다’ 등이다.  특정 시간까지 회신이 필요하면, 여기서 그 정보를 포함한다. 항상 감사의 표현과 함께 써야 한다. 예를 들어, ‘고려해 주셔서 감사드리며, 다음 주까지 회신을 기다리겠습니다.”와 같이 쓸 수 있다. 너무 강요하는 인상을 주지 않도록 주의한다. ‘건승을 기원합니다’와 같은 마무리 인사 밑에 3~4줄을 비운다. 그런 다음 자신의 이름을 쓰고 왼쪽 정렬을 한다. 비워둔 줄에 펜으로 이름을 서명한다. 이메일로 편지를 보내려면 빈칸을 두지 말고 바로 이름을 타이핑하면 된다. 초안 검독을 마치면 보내기 전에 사진을 찍거나(pdf로 변환), 온라인에 초안을 저장하거나, 옛날 방식대로 복사해 둔다. 편지 상단에 있는 날짜와 일치하지 않는다면 편지의 날짜를 적어 두는 것도 좋다. 개인적인 기록을 위해 안전한 곳에 사본을 철해 둔다. 편지를 지역 우체국에 가져가서 우편물 수송자에게 주거나 우체통에 넣는다. 편지 배달을 확인하고 싶다면 추가 수수료를 내고 부가적인 추적 서비스를 요청할 수 있다. 종이로 된 편지를 부치려면 고품질 프린터에 좋은 잉크 카트리지를 사용해 인쇄한다. 손으로 쓴 기한 요청은 일반적으로 접수되지 않는다. 시간도 적게 들고 신뢰할 만한 방식이므로 요청을 보내기에 가장 좋다. 보내기 전에 수신자 이메일 주소를 확인하고 해당할 경우, 제목에 확인 번호를 포함시킨다.  수신자는 당신이 메일을 전송한 정확한 시간을 볼 수 있을지 모른다. 밤늦은 시간에 이메일을 전송하고 싶다면 이 점을 유의하자. 이메일을 격식 있게 쓰고 사용하는 주소로 포함하도록 한다. 직업적인 느낌이 나는 계정으로 이메일을 보내도록 한다. 예를 들어, John.k.Smith@yahoo.com이라는 주소로 업무 이메일을 보내는 것은 적절하지 않다. 팩스로 메일은 보낸다면, 전송이 성공적으로 이뤄졌고 수신되었다는 확인 페이지가 나올 때까지 기다린다. 기한 연장이 매우 긴급하거나 시한이 거의 얼마 남지 않았다면, 직접 만나서 얘기하거나 전화를 거는 것이 더 나을 수 있다. 이런 상황에서도 역시 격식을 차려 행동하고 정돈된 방식으로 상황을 말해야 한다. 기한 연장이 필요한 걸 알게 된 즉시 편지쓰기 준비를 시작한다. 수신자가 당신의 상황에 대해 결정을 내릴 수 있는 시간을 가능한 한 많이 줘야 한다. 일정 조정을 요청함에도 불구하고, 준비된 것처럼 보일 것이다. 모든 요소를 고려하여 현실적인 요청을 제출한다. 시간을 너무 적게 요청하면 한 번 더 기한 연장을 요청해야 할 수도 있다. 마감 시한을 놓치는 것은 가능하다면 피해야 한다. 따라서, 과대평가는 금물이다.  상황에 따라, 현재 진행 중인 협상의 일부로서 편지를 생각해야 할 수도 있다. 그런 의미에서라면 좀 더 긴 시간을 요청해서 중간 정도에서 절충안을 마련할 수 있도록 한다.  현재 진행 상황과 앞으로 완성해야 할 프로젝트의 남은 부분을 토대로 자신의 페이스를 측정한다. 예를 들어서, 3개월짜리 컨설팅 프로젝트를 진행 중이라면 앞으로 해야 할 일이 얼마나 남았는지를 감을 잘 잡고 있어야 한다. 수신자가 직면하고 있는 시간적 제한도 염두에 둔다. 자신이 정한 데드라인이어서 뒤로 미뤄야 하는 상황일 수도 있다. 예를 들어, 대학교수라면 중간고사 성적을 제출해야 하며 그에 따라 리포트 마감 시한을 정한다. 변경 요청을 하기 전에 기존 마감 시한을 확인한다. 현재 상황을 잘 이해하지 못하면서 기한 연장을 요청하면서 어수선한 이미지를 주는 것은 좋지 않다. 예를 들어, 어떤 정부 기관은 첫 연락 이후 24시간 이내에 요청을 제출하도록 요구한다. 만일 이 시한을 지킬 수 없다면, 너무 빡빡한 제출 시한 일정이라는 이유를 들면 된다. 당신은 편지의 내용을 구성하는 데 시간을 들이고 있고, 수신자는 이 편지를 읽는 데 시간을 들이게 될 것이므로, 그럴만한 가치가 있도록 써야 한다. 기한 연장이 필요한 진짜 이유를 신중히 생각하고 독자에게 정직하게 전달한다. 거짓말하거나 과장한다면 상황을 더 악화시킬 뿐이다.  타당한 이유라면 당신의 작업이 더 철저하기를 바라거나 조심스럽기 때문일 수 있다. 예를 들어, 타인의 안전에 잠재적인 영향을 줄 프로젝트를 수행하고 있다면, 이런 사실을 강조해서 추가 시간을 요청하면 당신에게 유리하게 작용할 수 있다. 요청을 위한 여러 가지 이유가 있을 때는 가장 좋은 이유를 골라서 거기 집중한다. 예를 들어, 일자리 제의에 대해 연기를 한다면, 다른 제의도 기다리고 있어서라고 알리는 것보다는 이직 비용에 대해 좀 더 추가적인 조사를 하고 싶다(그리고 이것이 정말 사실이라면)고 말하는 것이 좋다. 세부 사항은 편지에 정당성과 정교한 느낌을 더한다. 정부 패널이나 개인적으로 만난 적이 없는 그룹에 편지를 제출한다면 이런 점이 특히 중요하다.  예를 들어, 대학 에세이 기한 이틀 전에 할아버지께서 돌아가셨다면, 일반적인 ‘긴급 상황’이라기보다는 ‘가족 긴급 상황’으로 사건을 묘사하는 것이 가장 좋다. 할아버지의 별세와 그에 따른 자신의 여행 여정에 관한 정보도 언급하는 것이 좋다.  요청을 제출하기 전에 서류 작업을 정돈한다. 특히 정부나 기타 공식 기관을 상대할 경우, 이전까지 한 조치와 상황에 대한 타임라인을 작성하는 것이 좋을 수도 있다. 지금까지 절차의 모든 과정을 따라왔다는 것을 보여주면 당신에게 유리하다. 불평으로 가득한 편지를 읽고 싶은 사람은 없다. 대신, 부정적인 사건을 빠르고 간략하게 설명하고 당신이 제안하는 긍정적 해결책으로 넘어간다. 예를 들어, 처음 제안받은 급여가 너무 낮다고 생각한다면, ‘귀사의 제안을 좀 더 생각할 시간이 필요합니다. 그렇지만, 급여가 조금 더 높다면 업무를 더 효율적으로 하게 될 거라고 생각합니다.’와 같이 쓸 수 있다. 편지를 보내기 전에 적어도 몇 분 정도를 들여 다시 한 번 편지를 읽어 본다. 편집상의 실수나 오타를 찾는다. 컴퓨터의 문법 및 맞춤법 검사기를 사용한다. 신뢰할만한 친구에게 보내서 얼른 한 번 읽어봐 달라고 부탁한다. 이 과정을 대충하거나 넘어가지 말자. 그러면 엉성해 보여서 최종 결과에 안 좋은 영향을 미칠 수도 있다.
머리글 섹션 준비하기. 격식 있고 줄이지 않은 인사말 사용하기. 간략한 단락 서식 사용하기. 마지막 문장에 신경 쓰기. 이름 쓰고 서명하기. 편지를 복사하거나 파일을 저장하기. 표준 우편으로 부치기. 기한 연장 요청 이메일 보내기. 편지 대신 전화하기. 가능한 한 빨리 편지쓰기. 추가로 필요한 시간 결정하기. 기존 규칙을 염두에 두기. 요청에 대한 건전한 설명 포함하기. 신중하게 선택한 몇 가지 세부 사항을 요청으로 제시하기. 긍정적인 어조와 내용 유지하기. 제출 전 편지 검독하기.
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