방해요소 없애기 일정표 사용하기 목록 활용하기
무작위로 이메일을 확인하면 근무시간에 ‘착수와 중단’을 반복하는 패턴이 생길 수 있어서 결국 시간낭비를 초래한다. 특히, 다른 업무에 집중해야 한다면, 하루 종일 계속해서 이메일을 확인하지 않도록 하자. 일정표에 이메일을 확인하는 시간을 이른 아침, 점심시간 이후, 오후 중반, 이렇게 3회로 계획한다. 그러면 이메일을 처리하는 시간을 따로 확보해서 하루 종일 계속되는 이메일 업무로 인해 산만해지지 않을 것이다. 이와 동일한 원리를 음성 메시지, 문자 메시지, 전화통화 같은 의사소통 방법들에도 적용할 수 있다. 중요한 문자 메시지나 전화를 기다리는 경우를 제외하고 사용을 삼간다. 그러면 업무의 흐름에 방해가 되는 요소들을 차단하여 일정표를 지킬 수 있다. 가능하다면 근무시간 중에 적어도 한 시간 동안 전화벨을 무음으로 설정해놓고 인터넷 연결을 해제하도록 하자. 전화나 인터넷으로 인한 방해를 전혀 받지 않으면서, 마쳐야 하는 업무에 완전히 집중할 수 있을 것이다. 이러한 방해요소들을 없애면, 과제를 하거나 긴 보고서를 쓸 때도 도움이 된다.전화벨을 계속 무음으로 설정해놓으면, 5분마다 휴대폰을 확인하거나, 소셜 미디어에 몰두했다는 변명을 하지 않아도 된다. 주변의 모든 사람들이 당신이 일하는 중이라는 사실을 알게 해서, 다른 사람들로부터 방해 받거나, 또는 당신이 다른 사람들을 방해하지 않도록 해야 한다. 방문을 닫아놓거나, 바쁜 상태를 알리는 표지판을 걸어두는 것도 좋다. 또한, 사람들에게 조용히 근무에 집중해야 하는 시간을 공지하는 이메일을 보내는 것도 가능하다. 일단 업무 목록이나 일정표를 만들면, 방해요소를 없애고, 의지력을 가지며, 일과에 집중하기 위한 준비를 확실히 하자. 대부분의 사람들이 알차게 보낸 시간과 낭비한 시간의 차이점을 인식할 수 있으므로, 시간을 낭비하는 길로 빠지지 않도록 노력해야 한다. 일정표를 잘 지키면, 하루를 마칠 때 성취감과 가치 있게 보낸 시간의 기쁨을 느낄 수 있을 것이다. 종이 한 장 또는 컴퓨터의 캘린더 기능을 사용하여 근무하는 날 한 시간마다, 또는 깨어있는 몇 시간 단위로 빈칸을 만든다. 이 일정은 오전 9시부터 오후 5시, 또는 오전 10시부터 오후 7시까지가 될 수 있을 것이다. 분단위로 작성할 필요는 없지만, 시간마다 어떤 일을 할 것인지 일정표에서 설명하는데 유용하다.  그 날 처리해야 할 업무들을 일정표에 작성한다. 중요도가 가장 높은 업무부터 시작하여 가장 낮은 업무까지 순서대로 작성할 수 있다. 또한, 아침에 부지런한 사람이라면 가장 복잡한 업무를 이른 시간에 하기로 정하고, 반대로 점심식사 후에 활력이 생기는 편이라면 오후 시간에 복잡한 업무 처리하기로 계획할 수 있을 것이다. 당신의 필요와 근무 습관에 알맞은 일정표를 작성하고 활용하여 성공을 위한 준비를 하자. 화이트 보드나 캘린더에 일정표 템플릿을 만들고 매일 그날의 일정에 따라 업데이트한다. 한 가지 업무 또는 업무 과정을 한두 시간 이상 집중하기가 어려울 수 있다. 반드시 일정표에 1~2시간마다 10분 휴식시간을 정해서, 과로하거나 스트레스를 받지 않도록 해야 한다. 짧은 휴식시간 동안, 자리에서 일어나 사무실 주변을 걷거나, 휴게실에서 동료와 대화하자. 커피 한 잔 사러 나가면서 짧은 산책을 하는 것도 좋다. 일정에 지장이 가지 않도록 휴식시간을 10분 이하로 제한해야 한다. 매시간 업무를 시작할 때 정신을 맑게 하고 잠시 멈추기 위해서 천천히 심호흡을 10회 하는 것도 좋다. 바쁜 일정 가운데서 당신이 처리하고 있는 업무와 진행해야 할 업무, 그리고 확인해야 할 업무들에 대한 균형감각을 가지는데 도움이 될 것이다. 일정을 서둘러서 진행하고 모든 사항들을 빠르게 처리하려고 하기보다는, 처음부터 각 업무를 정확하게 처리하는 시간을 가져야 한다. 급하게 이메일을 보내면 계속해서 이메일을 주고 받아야 하는 상황이 생길 수 있는데, 특히 고객에게 불분명하거나 착오가 있을 수 있는 이메일을 보내는 경우에 그렇다. 이메일을 작성하는데 있어서 속도를 늦추고 여유를 가지거나, 또는 필기노트를 철저히 읽도록 하자. 장기적인 관점에서 처음에 올바르게 일을 처리하면, 많은 시간을 아낄 수 있다. 눈앞의 업무에 집중하기 위해서 다른 사람들의 도움이 필요할 때가 있다. 일정표를 잘 지키고 있는지 확인하기 위해서 가까운 친구, 부모님, 형제자매, 또는 직장동료에게 몇 시간마다 확인해달라고 부탁한다. 그 사람들은 당신이 잠시 웃는 시간을 가지고 다시 업무에 집중할 수 있도록 커피 한 잔을 가져다 주거나, 다정한 말 한 마디를 건넬 것이다. 바쁘더라도 친구와 함께 잠깐 시간을 보내면, 기운이 나고 시간 관리를 더 잘 할 수 있다. 종이 한 장과 펜을 가지고 앉아서 시작해보자. 그 날 마치고자 계획한 일들이나 약속들에 대하여 생각해보고 모두 기록한다. ‘장보기, 세탁, 청소, 과제’ 또는 ‘고객을 위한 보고서, 이메일, 회의에 참여, 문서 업무’ 등과 같은 일들이 될 수 있다. 중요도가 낮은 일들부터 높은 일들에 이르기까지, 가능한 한 많은 업무들을 목록에 추가한다. 그날의 모든 약속과 업무들을 생각해내서, 반드시 우선순위 목록에 그것들을 포함시키도록 하자. 더 현명하게 일하려면, 먼저 가장 높은 우선순위의 업무에 집중한 다음, 가장 낮은 우선순위 업무까지 차례대로 실행해야 한다. 이것은 80:20 규칙으로, 가장 좋은 결과를 낳는 활동에 전체 시간의 80%를 할애하고, 이득이 가장 적은 활동에는 20%의 시간만 할애하는 것이다. 가장 높은 우선순위부터 가장 낮은 우선순위까지 목록의 각 업무들을 살펴본다. 우선순위와 이득 면에서 중요도가 가장 높은 것부터 가장 낮은 것까지 순서대로 살펴보도록 하자. 우선순위에 따라 숫자를 매기고 순서를 정했다면, 하위 업무들끼리 분류하여 하나의 과정을 형성한다. 예를 들어, 이메일에 답장하기, 고객에게 전화하기 등과 같은 업무들을 ‘고객과의 소통’이라는 한 시간 단위의 과정으로 분류할 수 있을 것이다. 그러면 할당된 시간 내에 각 업무를 순조롭고 쉽게 처리할 수 있다. 다른 과정으로 전환하고 다음에 어떤 업무를 처리할지 확인하는데 시간을 낭비하지 않기 위해서, 모든 업무들에 대하여 이 분류작업을 거쳐야 한다. 관련성이 있는 업무들을 한데 모으면 시간관리에 도움이 되고, 우선순위 목록의 일들을 처리하면서 스트레스를 줄일 수 있다. 파킨슨의 법칙(Parkinson’s Law)에 따르면, 한 가지 업무를 완성하는데 정해진 시간이 짧을수록, 실제로 그 일을 마치는데 더 적은 시간이 소요된다. 각 업무에 시간을 너무 많이 할당하지 않고, 제한하여 일을 더 빨리 마칠 수 있도록 해야 한다. 각 업무에 할당된 시간들을 줄인다면, 조급함을 느끼지 않을 뿐만 아니라 꾸물거리거나 시간을 낭비하지도 않으면서, 가장 효율적인 지점에 도달할 때까지 천천히 진행할 수 있을 것이다. 특정 시점이 지나면, 시간관리에 대한 개념이 발전될 것이다. 특히, 각 업무에 있어서 제한된 시간만 사용하도록 한 경우에 그렇다. 이 방법은 매일 똑같은 일과나 유사한 업무 목록을 가진 경우에 유용하다. 하루 근무를 마칠 때 목록의 모든 업무들에 체크표시를 했다면, 스스로에게 작은 보상을 줘야 한다. 멋진 저녁식사, 와인 한 잔, 재미있고 긴장을 푸는 일을 할 여가시간 등이 될 수 있다. 보상은 매일 모든 업무를 마치기 위한 장려책이 될 것이다. 하루를 시작하기에 앞서서 어떤 보상을 줄 것인지 미리 결정하는 것도 좋다. 그러면, 업무를 완성하기 위한 동기를 부여하는데 그 보상이 활용할 수 있을 것이다. 예를 들어, 시험공부를 해야 하는데, 친구들과 멋진 저녁식사 계획이 있다고 해보자. 이 계획을 그날의 일을 노력하고 마쳐야 할 이유로 삼아서, 저녁식사 모임에 불참하는 일이 없게 한다.
순서 없이 이메일을 확인하지 않는다. 전화벨을 무음으로 설정하고 인터넷 연결을 해제한다. 주위 사람들에게 당신을 방해하지 않도록 부탁한다. 일과 순서에서 벗어나지 않도록 노력한다. 시간단위 계획을 세운다. 1~2시간마다 10분 동안 휴식시간을 가진다. 각 업무를 처음에 정확하게 처리하도록 노력한다. 계속해서 일을 잘 진행할 수 있도록 친구나 직장 동료에게 상황을 확인해달라고 부탁한다. 하루 동안 해야 할 업무들의 목록을 작성한다. 우선순위가 가장 높은 것부터 가장 낮은 것까지 업무들을 순서대로 배열한다. 관련성이 있는 업무들을 분류한다. 각각의 업무에 더 적은 시간을 할애한다. 목록의 일과를 모두 마쳤다면, 스스로에게 보상을 준다.
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