양식에 맞게 작성하기 SOP 작성 문서의 정확성 확인
SOP를 작성하는 방식에는 옳고 그름이 없다. 하지만 기존에 작성된 회사 SOP 문서들을 읽어 보면, 자주 사용되고 우선시되는 양식이 있을 것이다. 그런 경우에는, 기존 SOP를 양식으로 활용하자. 그렇지 않은 경우 다음과 같은 방식 중에 하나를 골라 사용해 보자.    간단한 단계 형식. 작업 과정 자체가 짧으며, 가능한 결과가 몇 가지 없고, 과정 자체가 단순한 경우에 사용한다. 필수 문서 또는 안전 지침과는 달리, 이건 독자들이 무엇을 해야 할지 정말 간략하게 나열한 목록이라고 할 수 있다.  계층적 단계 형식. 대개 긴 절차를 정리하는데 사용된다. 작업 과정이 10단계를 넘어 가며, 도중에 여러 가지 사항에 대해 명확하게 파악하고 결정을 내려야 하고, 여러 용어에 대한 정의가 필요할 때 사용한다. 주요 단계들을 기록한 후, 하위 과정들을 특정한 순서에 따라 정리한 문서라고 할 수 있다.  순서도 형식. 어떻게 일을 처리해 가는가에 따라 셀 수 없이 많은 결과가 나오는 경우, 순서도로 정리하는 것이 좋다. 결과가 항상 예측 가능한 것이 아닐 때 사용하면 좋다. SOP를 작성하기 전에 다음 세 가지를 고려해 보자.    독자의 사전 지식. 자신이 소속된 단체와 업무 절차에 대해 잘 알고 있는지, 사용하는 용어는 잘 알고 있는지 생각해 보자. 글에서 사용하게 될 언어 표현들은 독자들에게 익숙한 것들이어야 한다.  독자의 언어 능력. 경우에 따라서는, 독자가 SOP를 작성하는데 사용하는 언어를 읽지 못하는 경우가 있을 수 있다. (영어로 작성한다면, 특히 더하다.) 이런 경우에는 주석이 달린 사진과 도표를 많이 포함시키는 것이 좋다.  독자의 수. (여러 가지 다른 역할을 가진) 사람들이 동시에 SOP를 읽는 경우, 누가 무엇을 해야 하는지 상세하게 작성해야 한다. 다시 말해, "[사람 1]이 [어떤 작업]을 끝낸다. 이어서 [사람 2]가 [다른 작업]을 끝낸다."처럼 작성해야 한다는 것이다. 그러면 각각의 독자들이 조직의 거대한 목표를 달성하기 위해 자신이 해야 할 일이 정확히 무엇인지 알 수 있을 것이다. 내가 이 글을 쓰는데 가장 적절한 사람인지, 각 과정에 필요한 것이 무엇인지, 각 과정에서 잘못될 수 있는 부분이 무엇인지, 어떻게 하면 각 과정을 안전하게 마무리할 수 있는지 생각해 보자. 모르는 부분이 많다면, 다른 사람이 글을 쓰는 게 나을 수 있다. 부실하거나 부정확한 SOP는 생산성을 떨어뜨리고, 조직의 목표 달성을 방해하며, 팀원들을 위험에 빠뜨릴 수 있고, 팀 또는 환경에 크고 작은 부정적인 영향을 끼칠 수 있다. 이런 위험성에 대해 인지한 후, 피할 수 있다면 피해야 한다.  하지만 이 일을 맡게 되었거나 꼭 해야 한다는 의무감 같은 것을 느끼고 있다면, 각 과정을 매일 처리하고 있는 사람들에게 도움을 요청해 보자. 피하지 말자. 좋은 SOP를 작성하려면 인터뷰는 필수이다. 전반적인 업무 처리 규칙, 용어 등에 익숙한 사람들을 위해 SOP를 작성하거나 수정해야 할 경우, 체크 리스트 양식으로 짧게 SOP를 작성해 보자. 금방 쓸 수 있을 것이다.  프로젝트의 기본적인 목적과 (날짜, 작성자, ID 번호 같은) 관련된 정보를 빼면, SOP란 결국 작업 과정을 간략하게 정리한 것이다. 자세한 사항이나 명확한 설명이 필요 없다면, 그냥 해야 할 일만 간단히 적어 주면 된다. 어떤 조직이든 끊임없이 반복되는 업무 과정이 존재한다. 그런데 그 내용이 정리가 필요할 정도로 복잡한가? 답해 보자. 이 SOP 문서를 꼭 읽어야 하는 구체적인 이유는 무엇일까? 이 문서에서 강조하는 바는 무엇인가? 안전 규칙? 관련된 법률 준수? 이 문서는 교육용인가? 아니면 매일의 업무에서 참조해야 할 내용이 담겨 있는가? 생각해 보자. 회사의 성공을 위해 SOP가 필요한 이유를 몇 가지 정리해 보았다.   법률 규정 및 표준에 맞추기 위해. 요구사항에 최대한 부합하는 결과를 얻기 위해. 작업 과정에서 환경에 부정적인 영향을 주지 않기 위해. 안전을 보장하기 위해. 일정에 맞게 업무를 처리하기 위해. 과정에서 생길 수 있는 실패를 피하기 위해. 교육 과정에서 사용하기 위해. SOP에서 강조해야 할 부분이 무엇인지 안다면, 그 부분을 중심으로 글을 구성하자. 그러면, SOP 문서의 중요도 역시 높아질 것이다. 일반적으로 기술 관련 SOP에는 작업 절차 외에 다음과 같은 네 가지 요소가 들어간다.    제목 페이지. 여기에는 1) 절차의 이름, 2) SOP 식별 번호, 3) 발행일 또는 개정일, 4) SOP와 관련된 단체, 부서, 지점 등에 대한 정보, 5) 이 SOP를 준비하고 승인한 사람들의 서명이 들어간다. 이런 정보만 명확하게 들어간다면 문서의 양식은 별 상관이 없다.  목차. SOP가 상당히 긴 경우에만 필요하며, 필요한 부분을 찾기 쉽게 만들어 준다. 글의 간략한 개요를 보여 준다.  품질 보증 및 관리. 진행 상황을 점검할 수 없는 절차는 좋은 절차가 아니다. 독자들이 원하는 결과를 반드시 얻을 수 있도록, 필요한 자료와 세부 사항을 제공하자. 따라서 "성능 평가 점검 목록" 같은 다른 문서가 포함시켜야 할 수도 있다.  참고 자료. 글을 쓰면서 참고한 자료 중에 핵심 자료 또는 자료 전부를 나열하자. 다른 SOP를 참조했다면, 필요한 정보를 부록에 첨부하자. 여러분의 조직에서는 다른 방식을 사용하고 있을 수 있다. 따라서 참조할만한 SOP가 존재한다면, 이 글대로 하는 것이 아니라, 이미 존재하는 양식에 맞춰서 적도록 하자. 작업 범위 및 적용 가능성. 다시 말해, 작업 과정의 목적, 한계, 사용 방법을 설명한다. 표준, 법률적 요구사항, 역할 및 책임, 입력 및 출력을 포함한다.  방법과 절차. 잊지 말아야 할 것은 필요한 도구를 포함해 거쳐야 할 모든 단계를 상세하게 적는 것이다. 해야 할 모든 일과 결정해야 할 것들을 순서대로 나열한다. 생길 수 있는 문제들, 목적을 달성하는데 방해가 될 수 있는 것들, 안전한 작업을 위해 필요한 것들을 다룬다.  용어 설명. 흔히 사용하지 않는 약자나 전문 용어에 대해 명확하게 설명한다.  안전 경고. 안전만 전문적으로 다루는 부분과 각 단계에서 주의해야 할 부분을 빠뜨리지 말고 적자. 이 부분을 대강 적고 지나가면 안 된다.   장비 및 소모품. 무엇이 언제 필요한지, 어디에서 찾을 수 있는지, 장비의 규격에 대한 내용 등을 빠뜨리지 말고 나열한다.  주의 사항 및 예상되는 문제점들. 문제에 대한 해결책을 다루는 곳이다. 무엇이 잘못될 수 있으며, 무엇을 주의해야 하고, 이상적인 최종 결과를 얻는데 방해가 될만한 것들은 무엇이 있는지 적으면 된다.  이런 주제 각각에 대해 (숫자나 문자로 표시된) 장(章)을 하나씩 할애해, SOP가 장황하거나 혼란스럽게 느껴지지 않고 쉽게 참조할 수 있도록 도와 주자. 많은 것 소주제에 대해 나열했지만 이게 전부가 아니다. 적어야 할 일부일 뿐이다. 여러분의 조직의 필요에 따라 관심을 기울여야 할 다른 내용을 추가해야 할 수 있다. SOP를 재미 삼아 읽는 사람은 없을 것이다. 따라서 짧고 명확하게 써야 한다. 그렇지 않으면 독자들은 읽다가 재미 없어서 덮어 버리거나, 문서 내용을 이해하지 못하게 될 것이다. 가능한 한 짧은 문장을 사용하자.    나쁜 예: 그 기계를 사용하기 전에 환풍구의 모든 먼지를 닦아 내자.  좋은 예: 쓰기 전에 환풍구의 먼지를 없애자. 능동형 문장을 쓰고, 명령형(-하라, -해야 한다) 혹은 청유형(-하자)의 문장을 활용하자. SOP를 쓰면서 가장 피해야 할 일은 잘못된 내용을 쓰는 일이다. 그럴 경우, 팀의 안전에 문제가 생기고, 성과를 얻지 못하며, 시간을 낭비하게 된다. 업무 과정을 글로 쓰면서 그 과정에 관심을 두지 않는 것만큼 어리석은 일은 없다. 그런 문서를 읽고 일을 하는 사람은 기분 나쁠 것이다. 다시 말하지만, 필요하다면 질문을 하자. 제대로 된 문서를 써야 한다.  물론, 모르는 내용이 있다면, 일을 수행하는데 필요한 역할과 책임과 관련된 자료를 요청하자. 한 사람이 모든 과정에 대해 다 알 수는 없으며, 각 작업 과정에서 일부에만 참여하기 때문이다. 작업 과정 중 엄청나게 복잡한 한 두 단계가 있다면, 그 단계를 여러 종류의 도표나 흐름도로 읽기 쉽게 만들어 주자. 그러면 글을 읽는 것이 좀 더 쉬워지며, 모든 것을 이해하려고 시도하다가 오히려 정신이 혼란스러워지는 것을 막을 수 있다. 또한 그렇게 하면 글이 잘 쓰여졌다고 다들 느끼게 될 것이다.  분량을 채우기 위해 이것저것 막 포함시키지 말자. 꼭 필요한 내용, 이해하기 어려워 설명이 필요한 부분만 적도록 하자. 여러분이 작성한 SOP는 수많은 SOP 중 하나일 것이다. 따라서 여러분의 조직에는 정해진 규칙에 따라 모든 SOP 정보를 분류하는 대규모 데이터베이스가 있을 가능성이 높다. 여러분의 SOP는 이 시스템의 일부이므로, 각 페이지를 이 참조 시스템에 맞게 표기해 잘 찾을 수 있게 해 주어야 한다.  (대개의 경우) 각 페이지의 오른쪽 상단 모서리에 SOP의 짧은 제목, ID 번호, 개정판 번호, 날짜, "132 페이지 중 32 페이지"같은 페이지 번호 등이 표기되어 있다. 조직에 따라 각주를 넣기도 하고 빼기도 한다. 글을 읽고 그 글에 따라 일을 해 보고 싶다는 생각이 안 든다면, 글을 못 쓴 것이다. 해당 업무 과정에 대해 잘 알지 못하는 사람 또는 SOP의 예상 독자에게 SOP를 주고 일을 해 보게 하자. 글대로 일을 처리해 보면서 무슨 문제가 생겼는지 확인해 보자. 그리고 필요한 개선 작업을 진행하자.   소수의 인원으로 SOP를 테스트하는 것이 좋다. 각 사람마다 다른 문제를 만나게 되기 때문에 여러 가지 (유용한) 반응을 얻을 수 있다. 그 작업 과정을 한 번도 수행해 본 적이 없는 사람에게 부탁해 보자. 사전 지식이 있는 경우, 문서를 보고 일을 하는 것이 아니라 자신의 지식을 따라 일을 하게 된다. 따라서 실험 목적을 달성하지 못하게 된다. 상사가 SOP를 어떻게 생각하는가는 중요한 일이 아니다. 진짜 중요한 것은 실제로 하는 사람들이 그 문서를 어떻게 생각하는가이다. 높으신 분들께 문서를 넘기기 전에, 그 일을 하게 될 사람들이나 하고 있는 사람들에게 문서를 보여 주고 의견을 들어 보자.  실제 작업을 하는 사람들이 문서 작성에 참여하고 있다고 느끼게 해 주자. 그러면 SOP를 받아들이게 될 것이다. 또한 SOP에 들어가야 할 좋은 아이디어도 제공해 줄 것이다. 작업 팀에서 실제로 SOP를 사용해 본 후, 관리자들에게도 문서를 보여 주자. 실제 내용에 대한 의견은 별로 없을 수 있지만, 문서 양식을 잘 따랐는지, 빠뜨린 부분은 없는지, 이 문서를 조직 내에서 공식적으로 사용하려면 어떻게 해야 할 지 잘 알려 줄 것이다.   문서의 승인을 받기 위해 조직 내의 문서 관리 시스템을 활용하자. 이 과정은 조직마다 다르다. 기본적으로, 지침과 규정에 따라 일을 처리하는 것이 좋다. 많은 경우, 문서에는 서명이 들어가야 할 것이다. 대다수의 조직들은 전자 서명을 선호할 것이다. SOP와 관련된 직원들에게 (강의식 교육이나 컴퓨터로 하는 교육 등) 공식적인 교육을 제공해야 할 수도 있고, SOP를 책으로 인쇄해 화장실에 걸어 놔야 할 수도 있다. 해야 할 일이 무엇이든 간에 완성된 SOP를 사람들이 볼 수 있는 곳에 놓도록 하자. 열심히 일했다. 이제 인정을 받을 시간이다.  SOP 내용을 최신 상태로 유지하자. 오래 된 내용은 수정하자. 그리고 다시 승인 받은 후, 배포하자. 팀의 안전, 생산성, 성공이 달린 문제이다. 소홀하게 여기지 말자.
원하는 양식을 고른다. 독자에 대해 생각해 보자. 자신의 지식을 점검해 보자. 짧게 쓸 지 길게 쓸지 결정한다. SOP를 작성하는 목적을 잊지 말자. 필요한 내용을 다룬다. 작업 절차에 대해 적을 때에는 다음과 같은 내용을 다루어야 한다. 간결하고 읽기 쉽게 쓰자. 필요하다면, 작업을 어떻게 수행하는지 알기 위해 관련된 사람들과 인터뷰한다. 도표와 흐름도로 글을 작은 덩어리로 잘라 내자. 표준화된 문서 참조 시스템을 따른다. 과정을 실제로 수행해 본다. SOP를 따라 실제로 일해야 하는 사람들이 문서를 검토해야 한다. 관리자나 품질 보증 팀도 SOP를 검토해야 한다. 승인이 완료 되었다면, SOP를 활용하자.
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