첫 단락 작성하기 문의 메일 준비하기 두번째 단락 작성하기 메일 마무리 하기
영문 이메일의 경우, 첫 번째 줄에서 수신자의 이름, 직위 및 성별에 따라 "Dr./Mrs/Mrs/Mrs. Smith"로 명확하게 표기하고 한국어 이메일은 직위 및 이름 뒤 "님" 자를 덧붙인다. "안녕하세요" 또는 "반갑습니다" 로 메일을 시작하지 않는다. 전문적인 업무용 서신과 동일한 형식을 갖추도록 한다.  성별에 대한 확신이 없는 경우, 상대방의 풀네임을 사용한다. 예를 들어 "Dear Bobbi Reynolds"라고 작성하면 된다. 수신자에게 본인의 이름과 신분을 (X 대학의 3 학년 재학 중인 생물학 전공 학생 등) 명시한다. 그리고 온라인, 신문 또는 지인 등과 같이 해당 인턴쉽에 대해 어떻게 알게 되었는지 경로를 설명한다. 만약 회사 내 어떤 사람과 상호 교류가 있었다면 이를 이메일의 상단에 작성하는 것이 좋다. 예를 들어 [프로그램 디렉터/지도교수/기타 ], [직함 및 이름] 순으로 본인에게 해당 정보를 제공해 준 사람을 언급한다. 먼저 일을 시작할 수 있는 시점 및 종료 날짜 그리고 근무 기간의 조절이 가능한지 등에 대해 작성한다. 예를 들어, 학생의 경우 봄 학기 인턴쉽과 풀 타임 여름 인턴쉽 등과 같은 정보가 여기에 해당된다. 그리고 가능한 주당 근무 시간을 기재한다. 학점을 맏기 위해 인턴쉽 경험이 필요한가? 이에 해당되는 경우, 주된 목적은 경험을 쌓는 것이므로 부수적인 업무 내용 및 급여에 대한 융통성이 있음을 나타낸다. 마지막으로 인턴쉽으로 얻고자 하는 특정한 기술이나 배우고자 하는 것에 대한 설명을 한다. 해당 회사에 대해 알고 있거나 가치 있다고 생각 되는 것을 표현한다. 단, 회사에 대한 부정적인 뉴스 기사에 관해 언급하지 않는다. 최대한 이메일을 긍정적인 방향으로 작성한다. 예를 들어, [회사명]은 제품과 서비스의 우수성으로 유명하며, 특히 귀사의 [유기 동물을 위한 예산을 따로 책정하는 지침]을 존중한다고 작성할 수 있다. 업무적인 서신을 위해 전문적이고 분명한 이메일 주소를 사용하도록 한다. 닉네임이나 불필요한 숫자 및 기호의 사용을 피한다. 단 본명과 관련 있는 변형은 상관 없다. 예를 들어 Smit.smith@company.com 정도면 깔끔한 업무용 이메일 주소라 할 수 있다.  현재 사용하고 있는 이메일 주소가 소셜미디어 프로필에 연결된 경우 비전문적 혹은 사적 컨텐츠와 연동될 수 있으므로 다른 주소를 만들어 사용하는 것이 바람직하다. 또한 소셜 미디어의 개인 정보 설정을 조정하도록 한다. 인턴쉽을 요청하기 전에, 본인이 경험을 쌓고 싶어하는 회사에 대한 공부를 하도록 한다. 먼저 공식 웹사이트를 방문하고, 해사에 관련된 뉴스 기사를 읽어보자. 소셜 미디어 등과 같이 사용해볼 수 있는 제품이나 서비스가 있다면 일주일 간 테스트를 해보고 제품 및 서비스에 대한 이해를 갖추도록 한다. 이러한 경험으로 얻은 통찰력을 활용해 이메일을 작성하는 것이 좋다. 어떤 회사던지 본사에 대한 정보를 갖추고 있으며 이를 논리적으로 입증할 수 있는 지원자를 선호한다. 회사와 상호적인 연계를 갖는 것은 아주 유익하다. LinkedIn 및 Facebook 등과 같은 소셜 네트워크를 사용해 회사와 관련된 키워드를  검색한다. 검색 결과 리스트에 해당 회사와 관련된 사람들이 나타나면 각 회사 내 지위를 확인한다. 적당한 지위 및 팀에 속한 사람을 찾으면 전화 또는 직접 면담을 요청하고 인턴쉽 지원에 관한 조언을 구해보자.   LinkedIn을 사용하면, 해당 회사에서 근무하는 사람의 연락처를 확인할 수 있다. 주저하지 말고 먼저 연락하여 그들에게 회사 내 인턴쉽과 관련된 다른 사람과 연결시켜 줄 것을 요청해본다. 재치와 눈치가 있어야 하며, 반복적으로 같은 사람에게 도움을 요청하지 않도록 한다. 다수의 대학교는 온라인에서 해당 학교를 졸업한 동문에 대한 정보를 제공한다. 이를 통해 특정 직업이나 직장에 근무하는 사람들을 검색할 수 있다. 동문에게 자신의 연락처를 제공하는 사람들은 같은 학교 학생들로부터 오는 이메일이나 전화를 친절히 받을 가능성이 높다. 회사 관련된 사람과 상의할 때 본인의 인턴쉽에 대한 관심을 언급하도록 한다. 그리고 대당 회사의 조직 구조, 근무 환경, 목표 등에 대해 물어보자. 인턴쉽 관련 게시물에 담당자의 이름이 포함되어 있는가? 그렇다면 그 사람의 이름과 이메일 주소를 사용하면 된다. 반대로 특정한 담당자 정보가 제공되지 않는 경우, 회사에 전화하여 인턴십 담당자에 대한 문의를 하도록 한다. 특정 담당자가 따로 없다면 회사의 인사팀 매니저에게 이메일을 보낸다. 회사 내 불 특정한 사람에게 이메일을 보내는 경우, 메일의 상단에 이를 명시한다.  담당자의 이름을 찾을 수 없다면 "담당자님께 혹은 관계자님께"로 대신할 수 있다. 많은 양의 메일 속에서 본인의 메일이 눈에 띄도록 하는 것이 좋다. 예를 들어, "X 회사 인턴쉽 지원서: 김철수"라고 해당 메일을 정확히 나타낼 수 있는 제목이 적합하다. 만약 회사나 인턴쉽 구인 공고에서 따로 요청한 구체적인 제목이 있다면 이를 사용한다. 전공 교과 과정, 이전 직장 경험 및 해당 회사에 적용 가능한 기술이 무엇이 있는지에 대한 정보를 몇 개의 문장으로 간략히 작성한다. 본인의 지식이 회사에 어떻게 도움이 되는지 명시하도록 한다. 그리고 이 전 근무 경험 및 자원 봉사 경험 등에 대한 정보 역시 기재하며 이러한 경험을 통해 해당 인턴쉽이 요구하는 것을 갖추게 되었다는 것을 자세히 명시한다. 이메일을 읽는 수신자에게 본인이 배정된 업무를 잘 처리할 수 있다는 신뢰를 줄 수 있어야 한다.   뜻과 어감이 강력한 동사를 사용해 근무 경험을 설명한다. 예를 들면 다음과 같다. 필자는 "2년 동안 마케팅 부서에서 인턴을 했습니다. 마케팅 인턴으로서 크리에이티브한 컨텐츠를 만들고  디지털 및 인쇄 버전의 책자를 디자인하였고, 50명의 직원이 근무하는 소셜미디어 매장을 관리했습니다." 라고 자세히 언급한다. 여기서 말하는 기술이란 소셜 미디어, 이벤트 준비 외 업무에 도움이 되는 다수의 것들을 포함한다. 본인의 학문적 자질에 대해 기재한다. 만약 리더 역할을 수행했다면 해당 직무 및 성취한 것에 대해 기술한다. 교내 위원회를 이끌었거나 팀을 코치한 경험이 있는가? 단, 이 부분에 대한 설명은 간결하게 하여 수신자의 집중을 흐트러트리지 않도록 한다.  자신에 대한 설명 시 형용사를 사용하는 대신 본인이 가진 자질을 보여주는 구체적인 예시를 사용하는 것이 좋다. 예를 들어, 무작정 "나는 야심찬 학생이다" 라는 표현보다는 "제 성적은 항상 상위 10%에 머물렀습니다" 라고 말하는 것이 좋다. 본인의 지원에 관련된 연락이 언제 그리고 어떻게 이루어질 수 있는지에 대한 정보를 제공한다. 이름, 이메일 주소, 전화 번호 및 연락 가능 시간대 등과 같은 정보가 여기에 해당된다. 예를 들면 다음과 같다. 기재된 연락처의 전화 그리고 이메일로 연락 주시길 바랍니다. 만약 회신이 불가한 경우, 제가 [다음주 월요일]에 다시 전화 드리겠습니다. 본인의 지원서 자료를 검토하는 데 시간을 할애해준 수신자에게 감사를 표하며 이메일을 마무리 하는 것이 예의이다. "진심을 담아" 등과 같은 말로 서신을 끝낸다. 만약 수신자와 전화로 또는 직접 대화를 한 적이 있는 경우, "안녕히 계세요" 등과 같은 인사말을 사용해도 좋다. "고마워요" 등과 같은 단순하고 비공식적인 단어로 메일을 마무리 하지 않도록 한다. 공식적인 비지니스 형식을 끝까지 유지하여 서신의 일관성을 유지하는 것이 좋다. 마지막으로 본인의 서명을 한다. 서명은 이름과 성을 포함한 풀네임을 사용하도록 하자. 인턴쉽이 이력서를 요청하지 않는 경우, 이메일에 첨부하지 않는다. 회사에서 인턴을 적극적으로 찾고있는 경우가 아니면, 첨부 파일을 열지 않을 수 있고 특히 첨부 파일에 대한 회사 규정이나 정책이 있는 경우 더욱 그러하다. 인턴쉽 공고 게시물에서 이력서를 요청하는 경우, 다른 시스템에서 파일을 열 때 서식이 손실되거나 변경될 수 있는 Word가 아닌 PDF 형식의 문서를 첨부하는 것이 좋다.  일부 고용주는 이메일 첨부 파일을 열지 않도록 지정할 수도 있다. 이 경우, 이메일 본문에 이력서와 커버 레터를 포함 시키도록 한다. 그리고 수신자가 각 서류를 쉽게 구별할 수 있도록 공간을 띄우는 것도 잊지 않는다. 회사로부터 어떠한 연락도 받지 못했다면 다시 이메일을 보내거나 전화를 할 수 있다. 이메일의 경우, 다음과 같이 작성한다. 한센 박사님, 제 이름은 [본명]이며 지난주 인턴쉽에 관해 이메일을 보냈습니다. 이에 관해 대화를 나눌 수 있기를 바랍니다. 감사합니다. 진심을 담아, 조아나 스미스.
수신자 정보는 제대로 표기한다. 자신에 대한 간략한 소개를 한다. 본인의 능력 및 가치에 대해 설명한다. 인턴쉽의 목적을 밝힌다. 회사에 대해 존경 및 존중을 담는다. 업무용 이메일 계정을 만든다. 해당 회사를 조사한다. 상호 연락이 가능한 방법을 찾는다. 이메일의 수신자를 결정한다. 이메일의 제목을 자세히 명시한다. 본인의 자격증과 관련 경험에 대한 설명을 한다. 학업 및 교외 활동에 대한 성공적인 경험 역시 언급한다. 본인의 연락 가능한 시간을 명시한다. 이메일을 마무리한다. 첨부 파일을 확인한다. 언급한 대로 후속 조치를 취한다.
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