достъпът до ресурси и записи следва да бъде ограничен до упълномощени лица , а отговорността за тяхното попечителство и употреба следва да бъде определена и поддържана .
чрез ограничаване на достъпа до само няколко , ще бъде по-лесно да се наложи отчетност относно попечителството на архивите и ресурсите .