एक टी और एक रिकॉर ् ड जिसमें सभी आवश ् यक डेटा तत ् व ( 1 ) एक मैन ् युअल रूप से हार ् ड कॉपी दस ् तावेज ़ ( 2 ) को पूर ् ण रूप से पूरा किया गया है , ( 3 ) एक स ् वचालित फ ़ ाइल बनाए रखा गया है , जिसमें स ् वचालित और मैन ् युअल रिकॉर ् ड का संयोजन है .
डेटा को फ ़ ॉर ् मेट करने का केवल एक ही तरीका है .