Sự phê duyệt hành chính thường được dựa trên xác minh rằng các mục đặt hàng đã được thực sự nhận được và đáp ứng thông số kỹ thuật của chính phủ , và do đó validates yêu cầu của nhà cung cấp ( hóa đơn ) để thanh toán .
Một hóa đơn chỉ có thể được phê duyệt khi các mặt hàng đã được nhận .