डिजिटल दस्तावेजों को व्यवस्थित करने के लिए एक प्रणाली बनाएं।
डिजिटल दस्तावेजों को व्यवस्थित करने के लिए एक प्रणाली बनाने के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन किया जा सकता है:

1. दस्तावेजों को कैटलॉग करें: सभी दस्तावेजों को एक ही स्थान पर संग्रहीत करें और उन्हें अपनी जरूरतों के अनुसार महत्व दें। सुविधा के लिए, एक कैटलॉग बनाएं जो दस्तावेजों की विस्तार सूची उपलब्ध कराएगा।

2. फ़ाइल फ़ॉर्मेट संचालित करें: विभिन्न फ़ाइल फ़ॉर्मेटों का इस्तेमाल किया जाना चाहिए ताकि वे संग्रहित दस्तावेजों के संचालन में आसानी से बदले जा सकें। कुछ फ़ाइल फ़ॉर्मेट हैं जैसे कि PDF, DOC और JPG जो बहुत ज्यादा इस्तेमाल होते हैं।

3. जनरल नेमिंग कन्वेंशन का इस्तेमाल करें: फ़ाइलों को पहचानने में मदद मिलने के लिए, सभी दस्तावेजों के लिए एक जनरल नेमिंग कन्वेंशन अपनाएं। उदाहरण के लिए, दस्तावेज के नाम में तारीख शामिल करें जिससे इस्तेमाल करने में आसानी हो।

4. डिजिटल डेटाबेस का उपयोग करें: एक डिजिटल डेटाबेस बनाने के लिए, दस्तावेजों को विभिन्न प्रकार की तालिकाओं में वर्गीकृत किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, "जिमेला कंपनी से स्थानांतरण प्राप्त करने वाली फ़ाइलें" या "टीमी मीटिंग की नोट्स" जैसी शीर्षकों के लिए अलग-अलग तालिकाएं बनाई जा सकती हैं।

5. संग्रह साझाकरण टूल का उपयोग करें: जब आप एक टीम के साथ काम कर रहे हैं तो संग्रह साझाकरण टूल का उपयोग करके दस्तावेजों को साझा करें। कुछ उपयोगी संग्रह साझाकरण टूल हैं, जैसे गुगल ड्राइव, ड्रॉपबॉक्स और उनेशेयर।

इन चरणों का पालन करके आप एक डिजिटल दस्तावेज प्रणाली बना सकते हैं जो आपको अपने डिजिटल दस्तावेजों को संग्रहित करने और उन्हें आसानी से और सुरक्षित ढंग से इस्तेमाल करने में मदद करेगी।