문서 중앙 화 방식 으로 문서 혁신 을 추진 했 던 1 세대 기업 들 이 최근 들 어 전략 수정 에 나섰 다 . 직원 PC 에 문서 를 자유 롭 게 저장 할 수 있 도록 하 는가 하 면 아예 원점 에서 프로젝트 를 재 검토 하 고 새롭 게 시작 한 곳 도 있 다 . 2008 년 중반 부터 2010 년 중반 까지 문서 혁신 프로젝트 를 진행 했 던 포스코 와 LG 디스플레이 , SK 텔레콤 , 하이닉스 반도체 등 이 대표 적 이 다 . 이 들 기업 은 문서 의 중앙 저장 및 관리 방식 은 다르 지만 문서 중심 의 업무 환경 을 개선 하 고 보안 을 강화 한다는 목표 는 동일 했 다 . 하지만 프로젝트 특성 상 기존 업무 프로세스 를 전면 적 으로 바꿔야 하 는 만큼 강제 적 인 조치 에 대한 불만 이 쏟아졌 다 . 성과 가 기대 에 못 미치 는 등 시행착오 도 겪 었 다 . 급격 한 업무 환경 변화 와 복잡 한 업무 절차 에 대한 직원 들 의 불만 을 해소 하 고 문서 혁신 의 효과 를 극대 화 하 기 위해 이 들 기업 은 잇달 아 고도 화 작업 에 나서 고 있 다 . === # 1 . 포스코 는 문서 관리 혁신 프로젝트 를 통해 회사 의 모든 문서 가 중앙 서버 에 저장 되 도록 했 다 . 직원 PC 에서 생성 된 문서 는 서버 에 자동 저장 되 며 , 저장 용량 은 100 MB 만 일괄 제공 했 다 . 하지만 이 같 은 업무 환경 에 직원 들 의 불만 은 누그러지 지 않 았 고 결국 각 부서 별 업무 특성 을 고려 해 PC 저장 허용량 을 차별 화 했 다 . # 2 . LG 디스플레이 도 임직원 들 이 생성 하 는 모든 문서 를 사용 자 PC 가 아닌 중앙 서버 에 저장 · 등록 하 도록 해 협업 환경 을 구축 했 다 . 하지만 복잡 한 분류 체계 와 등록 과정 때문 에 오히려 불편 해졌 고 업무 생산 성 도 저하 됐 다 . LG 디스플레이 는 1 차 프로젝트 는 사실상 실패 했 다고 판단 , 새로운 분류 체계 를 정하 고 등록 과정 또한 기존 의 20 % 수준 으로 줄였 다 . # 3 . SK 텔레콤 직원 들 은 문서 중앙 화 이후 문서 를 중앙 서버 에 저장 하 기 는 쉽 지만 필요시 PC 에 다운로드 하 기 어렵 다는 점 이 가장 큰 불만 이 었 다 . SK 텔레콤 은 문서 를 강제 적 으로 서버 에 저장 하 던 정책 을 없앴 다 . 중앙 서버 와 개인 PC 의 문서 는 실시간 으로 자동 동기 화 된다 . ◇ 이유 있 는 문서 혁신 전략 수정 = 국내 문서 혁신 프로젝트 열풍 은 포스코 가 불 을 지폈 다고 해도 과언 이 아니 다 . 포스코 는 전자 문서 관리 시스템 ( EDMS ) 을 도입 하 면서 문서 의 저장 관리 가 아니 라 일 하 는 방식 을 혁신 하 고 보 안 문제 를 원천 차단 하 고자 하 는 차원 에서 프로젝트 를 진행 했 다 . 이 를 위해 회사 에서 생성 되 는 모든 문서 를 중앙 서버 에서 단일 관리 하 도록 문서 중앙 화 전략 을 고수 했 다 . 또 직원 들 이 생성 하 는 문서 를 개인 PC 가 아닌 중앙 서버 에 일괄 저장 시키 는 일대 변혁 을 꾀한 것 이 다 . 포스코 의 문서 관리 혁신 사례 는 운영 1 년 이 지나 지 않 아 제조 기업 중심 으로 확산 됐 다 . 말 그대로 ` 포스코 처럼 문서 중앙 화 를 해 보 자 ` 가 유행 이 된 것 이 다 . 많 은 기업 들 이 벤치마킹 을 위해 포스코 를 방문 했으며 LG 디스플레이 , 삼성전자 반도체 사업 부 , 하이닉스 반도체 , SK 텔레콤 , 동국제강 등 이 줄이 어 문서 혁신 프로젝트 를 추진 했 다 . 포스코 를 비롯 해 올해 상반기 까지 문서 관리 혁신 프로젝트 를 추진 했 던 이른바 문서 중앙 화 추진 1 세대 기업 들 은 문서 의 전사 공유 를 통한 협업 환경 구축 과 보안 강화 를 목표 로 했 다 . 또 대부분 포스코 의 초기 문서 관리 혁신 모델 을 그대로 수용 해 ECM 혹은 EDMS 와 PC 저장 통제 솔루션 을 채택 했 다 . 최근 들어서 는 초기 문서 중앙 화 전략 을 수정 하 고 있 다는 것 역시 공통점 이 다 . ◇ 사용 자 관점 에서 편의 성 강화 및 동기 부여 = 이 1 세대 기업 들 은 중앙 서버 의 저장 원칙 은 고수 하 지만 문서 분류 체계 와 강제성 에서 는 유연 성 과 사용자 편의 성 을 강화 하 는 것 으로 전략 을 수정 했 다 . 문서 중앙 화 를 위한 PC 저장 제한 정책 에 예외 가 필요 하 다는 공감대 가 형성 된 것 으로 볼 수 있 다 . 우선 포스코 부터 100 MB 의 PC 저장 용량 제한 을 풀 었 다 . 100 MB 로 일괄 제한 함 에 따라 문서 발생 이 많 은 부서 에서 는 불만 이 사그라지 지 않 았 기 때문 이 다 . 포스코 는 연구 개발 ( R & D ) 팀 의 경우 기가바이트 ( GB ) 급 저장 용량 을 제공 하 는 등 부서 특성 에 따라 차등 적용 하 는 것 으로 바꿨 다 . 또 사용 자 편의 성 을 높이 기 위해 어도비 플렉스 버전 으로 업그레이드 해 그룹 전체 로 확대 해 나갈 계획 이 다 . 사용자 편의 성 은 LG 디스플레이 가 전략 수정 을 하 게 된 가장 큰 이유 다 . 포스코 를 벤치마킹 했 던 LG 디스플레이 도 최근 문서 혁신 프로젝트 를 원점 화 했 다 . 직원 들 의 불만 은 익히 예상 했 던 바 지만 생산 성 마저 위협 하 는 등 시간 으로 극복 할 수 없 다고 판단 했 다 . 1 차 프로젝트 를 실패 라고 판단 한 LG 디스플레이 는 원점 에서 다시 출발 해 많 은 불편 을 호소 했 던 사용자 ( 직원 ) 들 을 참여 시켜 직접 문서 관리 혁신 을 주도 할 수 있 도록 했 다 . 사용자 참여 에 따라 문서 저장 의 분류 체계 나 등록 과정 을 대폭 줄였 다 . 또 이메일 로 문서 파일 을 첨부 할 때 실제 파일 을 첨부 하 는 대신 파일 위치 가 담긴 URL 정보 를 사용 하 도록 하 는 등 사용 자 편의 성 을 높였 다 . 현신균 LG 디스플레이 전무 는 “ 1 차 프로젝트 는 통제 와 관리 관점 에서 추진 돼 오히려 업무 효율 성 을 낮추 는 결과 를 낳 았 다 ” 며 “ 진정한 문서 혁신 프로젝트 는 사용 편이 성 과 업무 효율 성 을 담보 해야 하 기 때문 에 모든 전략 을 사용 자 의 관점 에서 수정 변경 했 다 ” 고 밝혔 다 . 하이닉스 반도체 의 경우 사용 자 불만 이 클 것 으로 우려 해 처음 부터 자율 성 을 보장 했 다 . 반드시 공유 해야 하 는 문서 들 만 중앙 서버 에 저장 하 도록 한 것 이 다 . 그리고 일부 부서 에 한 해 문서 를 PC 아닌 서버 에 만 저장 하 는 파일럿 프로젝트 를 추진 했 다 . 다른 기업 들 과 역방향 으로 진행 하 는 셈 인데 , 이러 한 접근 법 으로 문서 를 PC 아닌 중앙 서버 에 만 저장 하 는 것 에 대해 직원 들 이 큰 거 부감 을 갖 지 않 도록 하 고 있 다 . SK 텔레콤 역시 자율 성 을 보장 했 다 . 초기 프로젝트 에서 도 개인 PC 에 자유 롭 게 저장 하 는 것 은 동일 하 지만 , 지금 은 오히려 중앙 서버 에 저장 가능 한 공간 을 제한 하 는 정책 으로 선회 했 다 . 효과 가 입증 되 면 점진 적 으로 늘려 나간다는 계획 이 다 . 현재 개인 별 2 GB 와 부서 별 20 GB 를 제공 하 고 있 다 . 이석인 SK 텔레콤 ECM 담당 매니저 는 “ 문서 관리 혁신 은 기업 의 목표 와 구성원 의 자발 적 인 필요 가 균형 을 이뤄야 성공 할 수 있 다 ” 며 “ 이 를 위해 직원 들 에게 문서 중앙 화 환경 을 사용 해야 하 는 동기 를 제공 하 는 데 주력 하 고 있 다 ” 고 밝혔 다 . ◇ 2 세대 문서 중앙 화 , 내년 ` 활황 `= 1 세대 기업 들 의 전략 변화 는 최근 문서 혁신 작업 에 착수 한 기업 들 에게 도 영향 을 주 고 있 다 . 2 세대 추진 기업 들 은 ` 포스코 처럼 ` 이 아닌 ` 우리 답 게 ` 를 외치 며 자사 환경 과 기업 문화 를 적극 반영 한 전략 수립 으로 시행착오 를 줄이 려 하 고 있 다 . 지난 8 월 문서 혁신 프로젝트 에 착수 한 CJ 제일제당 은 예외 적 인 업무 상황 을 고려 했 다 . 중앙 서버 에 모든 문서 가 저장 되 는 게 원칙 이 지만 출장 이나 현장 영업 등 네트워크 접속 이 안 되 는 경우 를 고려 해 개인 PC 에 일정 용량 의 문서 를 저장 할 수 있 다 . 하지만 이곳 에 저장 된 문서 는 이메일 로 보내 거나 USB 등 외부 저장 매체 로 의 복사 도 불 가능 하 다 . PC 내 에서 는 얼마 든지 열람 및 작업 이 가능 하 지만 외부 로 의 전송 은 허용 되 지 않 는다 . 특히 CJ 제일제당 은 본사 경영 지원 실 11 개 팀 을 시범 사업 부서 로 선정 했 다 . 해당 임직원 은 350 명 정도 다 . 김용탁 CJ 제일제당 부장 은 “ 가장 변화 가 힘들 것 으로 예상 되 는 경영 지원 실 을 선택 했 다 ” 며 “ 경영 지원 실 도 적극 적 인데 다른 부서 에서 가만히 있 어선 안 된다고 경영진 들 을 설득 했 다 ” 고 설명 했 다 . CJ 제일제당 은 내년 3 월 1 차 오픈 하 고 이후 3 단계 에 걸쳐 전사 확대 적용 할 예정 이 다 . 전사 프로젝트 완료 는 내년 말 을 목표 로 하 고 있 다 . 최근 문서 관리 혁신 을 추진 한 SK 홀딩스 는 하이닉스 반도체 와 같 은 방법 을 선택 했 다 . 문서 의 중앙 강제 저장 은 제외 시킨 것 이 다 . 삼성그룹 계열사 들 도 최근 문서 중앙 화 작업 에 돌입 했 다 . 삼성전자 반도체 사업 부 는 1 차 시범 프로젝트 를 완료 하 고 점진 확산 단계 에 접어들 었 으며 삼성 모바일 디스플레이 도 문서 혁신 프로젝트 에 최근 착수 한 것 으로 알려져 있 다 . GS 칼 텍스 , 현대 자동차 도 최근 문서 관리 혁신 프로젝트 태 스 크 포스 ( TF ) 팀 을 구성 했 다 . GS 칼 텍스 는 올해 시범 사업 을 추진 하 고 내년 7 월 까지 전사 적용 한다는 계획 이 다 . 업계 전문가 들 은 문서 혁신 프로젝트 는 구체 적 인 목표 범위 를 정해야 한다고 조언 한다 . 예 를 들 면 문서 중앙 화 를 통해 지식 관리 시스템 ( KMS ) 을 고도 화 한다거나 향후 모바일 협업 공간 으로 확대 해 나가 는 것 이 다 . 문서 중앙 화 혹은 문서 공유 로 업무 성과 에 크 게 기여 할 수 있 는 목표 범위 가 중요 하 다 . SK 텔레콤 의 경우 문서 중앙 화 를 통해 기업 지식 포털 ( EKP ) 을 구축 하 고 축적 된 문서 ( 지식 ) 을 맞춤 형 제공 해 주 는 ` 개인 화 된 ` EKP 시스템 으로 발전 시켜 나간다는 생각 이 다 . 성현 희 기자 sunghh @ etnews . co . kr [ HOT 이슈 ] ㆍ 집 에서 비염 · 코골이 잡 는다 ㆍ 한 번 충전 에 부산 까지 가 는 전기차 개발 ㆍ SK · 신세 계표 ` 애플 샵 ` 나온다 ㆍ ` 황제 ` vs ` 천재 ` 드림 매치 , 2 일 8 강서 맞대결 ' No . 1 IT 포털 ETNEWS ' Copyright ⓒ 전자 신문 & 전자 신문 인터넷 , 무단 전재 및 재 배포 금지