폴더 | Chris Choi 
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 우리 는 정보 의 홍수 , 아니 정보 의 카트리나 Hurricane Katrina 시대 에 살 고 있 다 . 정보 는 세상 에 만 넘치 고 있 는 것 이 아니 다 . 우리 의 PC 에 도 , 우리 의 Digital Camera 에 도 정보 는 넘쳐 나 고 있 다 . 따라서 우리 는 정보 를 잘 먹 고 소화 하 느냐 , 아니면 오히려 과도 한 정보 에 먹혀 버리 느냐 하 는 중대 한 갈림길 에 직면 해 있 다고 볼 수 있 다 . 
 과도 한 정보 에 체하 지 않 기 위해서 는 크 게 다음 의 두 가지 측면 을 고려 해야 한다 . 
  입수 하 는 정보 의 양 을 줄이 되 , 중요 한 정보 를 선택 적 으로 입수 하 는 것 
  입수 한 정보 를 효과 적 으로 관리 하 는 것 
 이 글 에서 는 두 번 째 측면 에 대해 언급 해 보 고자 한다 . ‘ Folder ’ 의 효과 적 인 이용 을 통해 정보 를 관리 하 는 방법 을 소개 하 고 , 그 효용 을 알 아 보 도록 한다 . 
 Category 로서 의 Folder 
 내 가 처음 으로 Folder 의 개념 에 대해 관심 을 가진 것 은 e - mail 을 본격 적 으로 업무 에 사용 하 고 나 서 부터 였 다 . 쏟아지 는 e - mail 을 관리 하 지 못하 다 보 니 , 업무 의 흐름 을 놓치 거나 할 일 을 잊 어 버리 는 일 이 종종 발생 했 다 . 그래서 e - mail 과 Folder 의 결합 을 고려 하 게 되 었 다 . 
 회사 에서 는 Outlook 을 사내 표준 소프트웨어 중 하나 로 지정 하 는 경우 가 많 다 . 그런데 종종 발견 할 수 있 는 점 이 하 나 있 는데 , Outlook 데이터 파일 – 확장자 가 ‘ pst ’ 인 파일 로 , e - mail 과 일정 , 연락처 등 을 저장 할 때 사용 되 는 파일 이 다 . – 을 생성 한 후 에 하위 Folder 를 만들 지 않 고 , 하나 의 최상위 Folder 에 모든 e - mail 을 저장 하 는 것 이 다 . e - mail 의 개수 가 많 지 않 다면 문제 가 되 지 않 겠 지만 , 하루 에 도 50 통 , 100 통 의 e - mail 을 받 는 사람 이 라면 분류 가 적절히 되 어 있 지 않 은 e - mail 의 홍수 에 때때로 골머리 를 썩 을 것 이 다 . 지난 주 에 고객 으로부터 받 은 e - mail 을 하나 찾 아야 하 는데 , 그 고객 으로부터 매일 여러 통 의 e - mail 을 받 는다면 어떻게 해야 하 는가 ? 이런 상황 이 빈번 하 다면 업무 의 효율 성 을 개선 하 는 데 도움 이 되 어야 할 e - mail 이 라는 정보 가 오히려 효율 성 을 막 아 서 는 꼴 이 될 수 도 있 다 . 
 먼저 Outlook 의 Folder 를 생성 하 는 것 으로부터 시작 해 보 자 . 필자 는 Business , English , Global Mind 등 의 주제 로 Folder 를 만들 어 사용 하 고 있 다 . 필요 하 다면 Sub - Folder 를 한 수준 , 혹은 두 수준 하위 로 만들 어도 좋 다 . 단 , 너무 많 은 하위 수준 의 Folder 가 존재 하 면 오히려 헷갈리 기 쉬우므로 , 최대 세 수준 을 넘 지 않 도록 하 는 것 이 좋 다 . 
 [ Figure 1 . Outlook e - mail 관리 를 위한 Folder ] 
 Category 의 적용 
 위 의 Outlook Folder 는 Local PC 의 Folder 구조 와 동일 하 다 . 또한 보유 도서 를 분류 하 는 Category 와 도 동일 하 다 . 
 [ Figure 2 . File 관리 를 위한 Folder ] 
 Blog 의 Menu 도 마찬가지 다 . 
 [ Figure 3 . Blog 의 Menu ] 
 즉 , 책 이나 e - mail , 그리고 파일 등 모든 자료 를 분류 하 고 저장 하 는 기준 이 되 는 Category 를 다음 과 같이 보유 하 고 있 으며 , 이 Category 를 항상 적용 하 고 있 다 . 
 조금 번거롭 더라도 시간 을 내 어 나 에게 필요 한 Folder List 를 만들 어 보 자 . 그리고 그 Category 를 Outlook 이나 PC 에 만들 고 , 보유 하 고 있 는 정보 를 그 Category 에 맞 게 정리 해 보 자 . 한 번 정리 해 두 면 추가 되 는 정보 를 Category 에 맞 게 분류 하 고 저장 하 는 일 은 그다지 어렵 게 느껴 지 지 않 을 것 이 다 . 
 물론 한 번 만든 Folder List 를 변경 없이 계속 사용 하 는 것 은 어렵 다 . 시간 이 흐름 에 따라 Folder 를 추가 하 고 삭제 하 는 일 은 종종 필요 하 기 때문 이 다 . 
 [ Figure 4 . 문서 관리 를 위한 Folder ] 
 필자 역시 위 의 사진 과 같이 업무 등 을 위해 자료 를 정리 하 고 분류 하 며 위 의 Folder List 를 수 년 에 걸쳐 조금 씩 수정 한 것 이 다 . 당연히 앞 으로 도 계속 수정 해 갈 것 이 다 . 
 Folder 사용 의 편익 
 무엇 보다 중요 한 Folder 사용 의 편익 은 정보 Access 속도 의 향상 이 다 . ‘ 얼마나 신속 하 게 필요 한 정보 에 Access 해서 양질 의 정보 를 추출 하 는 것 인가 ’ 가 우리 가 살 아 가 는 이 시대 의 중요 한 과제 라면 , Folder 의 사용 을 통해 우리 는 정보 를 분류 해 보 고 , 분류 한 정보 를 좀 더 신속 하 게 사용 하 게 될 것 이 다 . 또한 위 의 Category 에 따라 독서 를 하 게 되 면 독서 를 편식 하 지 않 게 되 어 좋 다 . 
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