[ 구축 성공 사례 ] 안산 문화 재단 , 그룹웨어 도입 으로 업무 효율 성 증진 - 컴퓨터 월드 
 [ 구축 성공 사례 ] 안산 문화 재단 , 그룹웨어 도입 으로 업무 효율 성 증진 전자 결재 기능 및 소통 창구 로 적극 활용 , 신속 정확 한 업무 환경 구축 
 [ 컴퓨터 월드 ] 안산 문화 재단 은 경기도 안산 시민 의 문화 예술 을 위한 전문 기관 이 다 . 연극 , 뮤지컬 , 마당극 , 클래식 , 오페라 , 콘서트 등 공연 을 연간 50 회 이상 진행 하 고 있 고 , 가야금 이나 해금 , 바이올린 , 첼로 등 음악 과 관련 한 아카데미 와 민화 , 문학 등 다양 한 분야 의 아카데미 100 여건 을 해 마다 운영 하 고 있 다 . 이 들 공연 과 아카데미 는 전국 에서 4 번 째 로 객석 수 규모 가 큰 안산 문화 예술 의 전당 곳곳 에서 이뤄지고 있 다 . 
 또 안 산 문화 재단 은 안산시 가 다문화가정 이 많 은 도시 인 만큼 매년 5 월 과 8 월 경기도 10 대 축제 인 안산 국제 거리 축제 를 열 고 있 고 , 다문화가정 아이 들 로 이뤄진 ‘ 안녕 오케스트라 ’ 도 운영 하 고 있 다 . 유명 비올 리스트 리처드 용재 오닐 이 지휘자 를 맡 고 있 는 안녕 오케스트라 는 공중 파 방송 에서 4 부작 다큐멘터리 로 다뤄 지 고 이 를 주제 로 한 영화 가 개봉 하 는 등 크 게 주목 을 받 았 다 . 
 이렇 듯 공연 , 아카데미 , 오케스트라 , 축제 등 다수 의 문화 예술 프로그램 을 운영 하 고 있 는 안산 문화 재단 의 경우 기업 못지않 은 신속 하 고 정확 한 업무 소통 이 이뤄져야 한다 . 이 에 안산 문화 재단 은 지난 2007 년 가온 아이 가 서비스 하 는 ‘ 비즈 메카 그룹웨어 ’ 를 도입 하 게 됐 다 . 비즈 메카 그룹웨어 를 사내 그룹웨어 로 안착 하 시 면서 전자 결재 시스템 을 포함 한 다양 한 기능 을 통해 업무 효율 성 을 증진 하 고 있 다 . 안 산 문화 재단 이 비즈 메카 그룹웨어 를 도입 하 고 활용 하 기 까지 의 과정 을 살펴봤 다 . 
 독립 과정 에서 발생 한 문제 
 안산 문화 재단 은 안산시 의 공연 , 전시 , 아카데미 등 문화 예술 사업 을 진행 하 는 전문 기관 으로 과거 안산시 문화관광부 소속 에서 지난 2006 년 재단법인 의 별도 기관 으로 독립 했 고 , 2013 년 1 월 안 산 문화 재단 이 라는 이름 으로 정식 출범 하 게 됐 다 . 
 하지만 이 과정 에서 업무 와 관련 된 작 지 않 은 문제 가 생겼 다 . 과거 안산시 산하 의 기관 이 었 지만 별도 기관 으로 독립 하 게 되 면서 기존 에 쓰 던 그룹웨어 계정 이 끊 어 져 버린 것 이 다 . 7 개월 정도 의 시간 동안 당시 안산 문화 재단 직원 들 은 전자 결재 대신 서면 결재 를 받 아야 하 는 불편 을 겪 어야 했 다 . 
 이 시기 안산 문화 재단 은 새로운 그룹웨어 를 찾 기 시작 했 다 . 안산시 산하 기관 이 었 을 당시 사용 했 던 그룹웨어 를 그대로 적용 하 려 했 지만 자료 관리 등 사후 관리 부문 에서 완전히 신뢰 하 기 힘들 었 고 , ERP 를 구축 해 인사 , 회계 , 자원 등 업무 의 종합 적 인 부분 을 다루 려 했 지만 주위 의 실패 사례 도 들려와 안정 적 인 시스템 과 신뢰 성 을 갖춘 그룹웨어 를 검토 하 게 된 것 이 다 . 
 ▲ 안산 문화 재단 은 안 산 문화 예술 의 전당 곳곳 에서 문화 예술 사업 을 진행 하 고 있 다 . 
 사후 관리 에 중점 
 신중 한 검토 끝 에 안산 문화 재단 은 2007 년 8 월 가온 아이 가 서비스 하 는 비즈 메카 그룹웨어 를 도입 하 게 됐 다 . 새로운 그룹웨어 를 도입 하 는데 있 어 가장 중점 을 뒀 던 사후 관리 부문 에서 비즈 메카 그룹웨어 가 적합 했 다는 판단 이 다 . 
 당시 솔루션 을 도입 한 차지훈 안산 문화 재단 기획 홍 보부 대리 는 “ 그룹웨어 에서 운영 관리 는 솔루션 을 사용 하 다 보 면 저절로 숙달 되 는 부분 으로 운영 관리 보다 는 사후 관리 에 중점 을 두 고 솔루션 을 검토 했 다 ” 며 “ 비즈 메카 그룹웨어 가 자료 관리 , 운영 체제 나 웹 브라우저 호환 등 사후 관리 에 있 어 적합 한 솔루션 이 라고 판단 해 도입 을 결정 하 게 됐 다 ” 고 설명 했 다 . 
 안 산 문화 재단 은 사후 관리 이외 에 도 오랜 기간 쌓 아 온 재단 의 문서 와 정보 등 을 다루 는 솔루션 인 만큼 가온 아이 의 전문 성 과 신뢰 성 을 믿 고 도입 을 결정 했 다 . 차지훈 대리 는 “ 비즈 메카 그룹웨어 는 많 은 고객 사 들 이 도입 해 사용 하 는 만큼 불만 이나 개선 등 에 빠른 피드백 이 있 을 것 으로 믿 었 고 , 전문 성 도 확보 하 고 있 을 것 으로 생각 됐 다 ” 고 말 했 다 . 아울러 “ 재단 이 오랜 기간 쌓 아 온 데이터 를 다루 는 솔루션 인 만큼 안전 하 고 믿 을 수 있 는 솔루션 을 도입 하 기 로 했 다 ” 고 덧붙였 다 . 
 ▲ 전국 에서 4 번 째 로 객석 수 규모 가 큰 안산 문화 예술 의 전당 
 활용 도 높 은 그룹웨어 
 안산 문화 재단 은 비즈 메카 그룹웨어 를 다 방면 으로 활용 하 고 있 었 다 . 전자 결재 를 비롯 해 자원 관리 , 공지 사항 , 모바일 활용 , 문자 메시지 ( SMS ) 등 을 통해 업무 효율 성 을 증진 하 고 있 다 . 
 특히 가장 많이 활용 하 는 기능 인 전자 결재 를 통해 연간 4000 건 이상 에 이르 는 결재 문서 를 빠르 고 정확 하 게 처리 하 며 시간 과 비용 을 단축 하 는 효과 를 얻 었 다 . 또 비즈 메카 그룹웨어 모바일 애플리케이션 을 통해 장소 와 시간 에 구애 받 지 않 고 솔루션 을 활용 하 고 있 다 . 
 이 와 함께 자원 관리 기능 도 유용 하 게 사용 되 고 있 었 다 . 과거 에 는 회의실 과 공용 차량 예약 등 업무 에 있 어 소통 이 원활 하 게 되 지 않 아 작 은 마찰 들 이 생겼 지만 비즈 메카 그룹웨어 의 자원 관리 기능 을 적극 활용 하 면서 기존 에 발생 하 던 마찰 이 완벽 하 게 사라졌 다 . 이 밖 에 도 공지 사항 , 설문 조사 등 기능 을 활용 해 재단 내 커뮤니케이션 도 활발 해졌 다 . 
 믿 고 사용 할 수 있 는 그룹웨어 
 안산 문화 재단 기획 홍 보부 차지훈 대리 
 ▲ 안산 문화 재단 기획 홍 보부 차지훈 대리 
 Q . 비즈 메카 그룹웨어 도입 후 가장 큰 이점 은 ? 
 A . 가장 많이 사용 하 는 기능 인 전자 결재 가 가장 큰 이점 이 다 . 과거 별도 기관 으로 독립 하 는 과정 에서 모든 직원 이 서 면 결재 를 해야 하 는 불편 을 느꼈 다 . 서면 결재 과정 이 때로 는 하루 나 이틀 내내 소요 되 는 경우 도 있 었 고 , 오히려 상호 간 커뮤니케이션 이 더 이뤄지지 않 는 부분 도 있 었 다 . 
 Q . 구축 형 그룹웨어 가 아닌 클라우드 그룹웨어 를 도입 하 게 된 이유 는 ? 
 A . 비즈 메카 그룹웨어 를 도입 하 기 전 ERP 를 구축 해 인사 , 회계 , 자원 등 종합 적 인 업무 관리 를 펼 치려 했 다 . 하지만 적 지 않 은 예산 이 들 어 쉽 게 결정 할 수 있 는 부분 이 아니 었 고 , 주위 에서 많 은 예산 을 들여 ERP 를 구축 했 음 에 도 제대로 활용 하 지 못하 는 사례 가 있 어 클라우드 그룹웨어 로 눈 을 돌렸 다 . 
 Q . 비즈 메카 그룹웨어 에 대한 직원 들 의 의견 은 ? 
 A . 직원 들 대부분 이 클라우드 그룹웨어 이 기 때문 에 활용 에 한계 가 있 는 부분 말 고 는 큰 불만 없이 사용 하 고 있 다 . 이외 의 불만 이나 불편 에 대해서 는 신속 한 대응 이 이뤄져 업무 효율 성 을 높일 수 있 는 그룹웨어 로서 의 신뢰 성 이 높 은 편 이 다 . 
 Q . 비즈 메카 그룹웨어 에 대해 평가 한다면 ? 
 A . 믿 고 사용 할 수 있 는 솔루션 이 라는 평가 를 내리 고 싶 다 . 사후 관리 도 뛰어나 고 전산 에 대해 잘 모르 는 사용자 도 쉽 고 간편 하 게 사용 할 수 있 었 다 . 같 은 업종 에 있 는 재단 이나 기업 서 문의 가 들어올 때 면 도입 에 대해 긍정 적 으로 설명 했었 다 . 실제로 재단 에서 근무 하 다가 별도 의 기획사 를 설립 해 운영 하 는 많 은 분 들 이 도입 을 고려 하 고 있 는 것 으로 알 고 있 다 . 
 2014 년 11 월 30 일 ( 일 ) 13 : 14 : 55 홍은기 기자 ralphfrd @ itdaily . kr 메일 보내 기 ㅣ 기자 의 다른 기사 보 기