“ 문서 저장 도대체 어디 에 ? ” MS 비즈니스 용 원 드라이브 와 셰어 포인트 FAQ - ITWorld Korea 
 기업 사용 자 가 오피스 365 에 대해 갖 는 의문 은 많 지만 그 중 에서 도 가장 많 은 것 은 “ 과연 어디 에 파일 을 저장 해야 하 는가 ? ” 다 . 
 기업 용 오피스 365 구독 에 는 두 가지 저장 경로 가 있 다 . 하나 는 비즈니스 용 원 드라이브 에서 관리 하 는 개인 저장 공간 , 다른 하나 는 셰어 포인트 의 공용 ( 덜 불안 한 용어 로 는 협업 용 ) 문서 라이브러리 와 해당 팀 사이트 다 . 
 모든 경우 에 맞 는 한 가지 답 은 없 다 . 문서 또는 파일 이 어딘가 에 있 고 그 곳 의 위치 를 기억 할 수 만 있 다면 아무 문제 가 없 다 . 
 그러나 이 답 으로 는 충분 하 지 않 다 . 오피스 365 에 관한 가장 큰 질문 , “ 이 문서 는 어디 에 저장 하 는가 ? ” 와 거기 서 파생 되 는 여러 다른 질문 에 대한 답 을 정리 해 보 았 다 . 
 비즈니스 용 원 드라이브 란 무엇 인가 ? 원 드라이브 는 각각 의 상용 오피스 365 라이선스 에 할당 되 는 사용자 별 온라인 저장 공간 이 며 , 디바이스 와 클라우드 간 의 파일 동기 화 를 제어 하 는 애플리케이션 및 스토리지 를 관리 하 는 서비스 의 이름 이 기 도 하 다 . 
 ( 원 드라이브 는 구내 셰어 포인트 서버 에 도 포함 되 어 제공 되 지만 대다수 사용 자 는 오피스 365 를 통한 원 드라이브 저장 공간 을 사용 한다 . ) 
 각 오피스 365 구독자 에게 는 1 TB 의 원 드라이브 저장 공간 이 제공 된다 . 
 셰어 포인트 팀 라이브러리 란 ? 원 드라이브 와 마찬가지 로 라이브러리 역시 문서 와 기타 파일 을 저장 하 는 온라인 저장 공간 이 다 . 셰어 포인트 라이브러리 “ 팀 ” 은 원 드라이브 와 달리 문서 를 공유 하 고 새 문서 를 만드 는 과정 에서 협업 하 기 위한 목적 으로 설계 됐 다 . 
 셰어 포인트 스토리지 에 는 제한 이 있 지만 ( 셰어 포인트 사이트 별 25 TB ) 많 은 고객 에게 이 정도 의 데이터 저장 공간 은 사실상 무한대 의 라이브러리 라고 볼 수 있 다 ( 개별 이 아닌 전체 적 으로 ) . 
 팀 라이브러리 를 제공 하 는 상위 서비스 인 셰어 포인트 온라인 은 대부분 의 ( 전체 는 아님 ) 상용 오피스 365 요금 에 포함 되 고 별도 구매 도 가능 하 며 셰어 포인트 서버 형태 로 온 프레 미스 의 쌍둥이 가 존재 한다 ( 작년 가을 에 나온 버전 2019 가 최신 버전 이 다 ) . 
 비즈니스 용 원 드라이브 와 셰어 포인트 라이브러리 는 하나 의 같 은 줄기 로 보인다 . 서로 이름 만 다를 뿐 동일 한 것 아닌가 ? 둘 다 클라우드 스토리지 라는 점 은 같 다 . 또한 보통 오피스 365 라이선스 를 통해 제공 된다는 점 도 같 다 . 
 셰어 포인트 ( 2001 년 ) 가 원 드라이브 ( 2007 년 ) 보다 수 년 전 에 출시 됐 고 , 원 드라이브 는 드롭박스 처럼 사용 하 기 쉬운 온라인 스토리지 서비스 의 인기 에 부응 하 기 위해 만들 어 졌 지만 , 둘 사이 에 는 겹치 는 부분 이 꽤 많 다 . ( 사람 들 이 문서 를 어디 에 저장 해야 하 는지 묻 는 이유 가 여기 에 있 다 . 마이크 로 소프트 가 제공 하 는 장소 가 한 개 면 그런 질문 을 하 는 사람 도 없 을 것 이 다 . ) 
 이 겹치 는 부분 에 대해 몇 가지 짚 고 넘어갈 점 이 있 다 . 첫째 , 비즈니스 용 원 드라이브 는 셰어 포인트 라이브러리 와 같 은 핵심 셰어 포인트 기술 에 의존 한다 . 많 은 측면 에서 비즈니스 용 원 드라이브 는 셰어 포인트 내 에 미리 마련 된 특수 한 폴더 라고 볼 수 있 다 . 둘째 , 마이크 로 소프트 가 그동안 부지런히 업데이트 하 고 기능 을 추가 한 결과 이제 비즈니스 용 원 드라이브 도 셰어 포인트 라이브러리 의 협업 및 공유 기능 을 대부분 제공 한다 . 
 즉 , 둘 은 많 은 공통점 이 있 다 . 하지만 완전히 같 다고 할 수 는 없 다 . 
 비즈니스 용 원 드라이브 에 는 어떤 때 저장 하 는가 ? 문서 를 임시 로 , 또는 영구 적 으로 비 공개 로 유지 하 거나 , 공유 하 는 대상 이 최대 한두 명 인 경우 다 . 
 좀 투박 하 지만 기억 하 기 쉬운 가이드라인 은 “ 문서 나 파일 이 ‘ 내 것 ’ 이 라면 원 드라이브 에 저장 하 라 ” 는 것 이 다 . 
 그 이유 는 ? 원 드라이브 에 저장 되 는 파일 은 기본 적 으로 비 공개 이 기 때문 이 다 . 물론 원 드라이브 에서 도 문서 공유 가 가능 하 지만 개별 파일 또는 폴더 에 대한 권한 을 부여 하 려면 문서 에 액세스 할 사람 을 선택 하 고 필요 한 액세스 권한 ( 읽 기 및 인쇄 전용 또는 편집 권한 ) 을 지정 하 는 작업 이 필요 하 다 . 
 그 자체 로 번거 롭 고 , 공유 할 사람 의 수 가 늘어나 면 시간 낭비 와 실수 도 불가피 하 게 발생 하 게 된다 . 
 그러면 셰어 포인트 에 파일 을 저장 하 는 것 은 어떤 경우 인가 ? 가장 간단 한 답 은 , ‘ 문서 가 나 혼자 가 아닌 조직 내 의 그룹 에 속한 경우 ’ 다 . 
 즉 , 한두 명 정도 가 아닌 다수 의 사람 들 이 보 고 편집 해야 하 는 파일 및 문서 라면 셰어 포인트 에 저장 해야 한다 . 
 셰어 포인트 를 생각 할 때 는 ‘ 라이브러리 ’ 라는 단어 를 떠올리 면 된다 . 책 한 권 으로 도서관 ( 라이브러리 ) 이 되 지 는 않 고 , 문서 하나 로 공유 저 장소 가 되 지 는 않 는다 . 여러 사람 ( 예 를 들 어 특정 프로젝트 에서 협업 하 는 워크 그룹 팀 ) 이 파일 및 문서 모음 을 사용 해야 한다면 셰어 포인트 에 저장 해야 한다 . 
 이유 는 ? 선택 의 여지 가 없 다 . 개인 용 인 원 드라이브 와 달리 ( 이름 부터 ‘ 원 ( One ) ’ 임 ) 셰어 포인트 는 기업 / 회사 의 자원 이 다 . 내 가 아닌 다른 누군가 가 권한 을 관리 할 가능 성 이 높 다 . 이 사람 이 직원 의 셰어 포인트 사이트 , 즉 라이브러리 와 문서 에 대한 액세스 권한 을 결정 한다 . 또한 협업 을 위해서 든 , 검토 절차 에 따라 자동 으로 문서 를 이동 하 는 워크 플로우 를 위해서 든 , 대부분 의 경우 경영진 이 셰어 포인트 에 저장 해야 하 는 대상 에 대한 규칙 을 정해 놓 는다 . 
 작업 중 인 초안 은 어디 에 저장 해야 하 는가 ? 비즈니스 용 원 드라이브 에 저장 하 면 된다 . 회사 워크플로 에 따라 동료 나 관리자 의 서명 이 필요 한 경우 라 해도 마찬가지 다 . 
 초안 과정 이 더 진행 되 면 이제 공유 , 공동 편집 등 을 위해 영구 적 인 셰어 포인트 라이브러리 로 옮긴다 . 
 비즈니스 용 원 드라이브 에서 셰어 포인트 라이브러리 로 문서 를 옮기 려면 어떻게 해야 하 는가 ? 간단 하 다 . 원 드라이브 에서 파일 ( 또는 폴더 전체 ) 을 선택 한 다음 메뉴 표시 줄 또는 세로 생략 부호 를 클릭 하 면 나타나 는 팝업 메뉴 에서 “ 이동 위치 ” 를 선택 한다 . 확인 팝업 창 에 표시 되 는 셰어 포인트 라이브러리 중 에서 목적지 를 선택 한다 . 여기 에 없 을 경우 “ 사이트 찾아보 기 ” 를 클릭 해서 적절 한 라이브러리 를 찾 는다 . 
 새 프로젝트 에 포함 되 는 문서 는 어디 에 저장 해야 하 는가 ? 프로젝트 의 셰어 포인트 라이브러리 가 있 다면 거기 저장 하 고 , 없 는 경우 프로젝트 를 위한 새 라이브러리 를 만들 어 ( 해당 권한 이 있 어야 함 ) 문서 를 저장 한다 . 
 프로젝트 에 아직 전용 라이브러리 가 없 고 직접 라이브러리 를 만드 는 데 필요 한 권한 도 없 다면 표준 문서 라이브러리 에 문서 를 저장 한다 . 이후 관리자 나 프로젝트 관리자 가 라이브러리 를 만들 면 적절 한 라이브러리 로 옮기 면 된다 . 
 팀 채널 에서 파일 을 공유 하 면 어디 에 저장 되 는가 ? 팀 의 셰어 포인트 폴더 에 저장 된다 . 각 채널 상단 의 “ 파일 ” 탭 에서 찾 을 수 있 다 . 
 참고 : 팀 내 의 1 : 1 또는 그룹 채팅 에서 공유 하 는 경우 파일 은 비즈니스 용 원 드라이브 폴더 에 저장 된다 . 
 자칫 혼란 스러울 수 있 지만 비즈니스 용 원 드라이브 는 아주 적 은 수 의 사람 들 과 공유 하 는 곳 , 셰어 포인트 는 그룹 전체 와 공유 하 는 곳 이 라고 생각 하 면 기억 하 기 쉽 다 . 
 ( 앞 으로 이 혼란 이 가중 될 수 있 다 . 마이크 로 소프트 가 개인 용 원 드라이브 저장 공간 ( 오피스 365 에 제공 되 는 비즈니스 용 원 드라이브 와 는 다름 ) 을 팀 즈 과 연결 하 는 안 을 추진 중 이 기 때문 이 다 . ) 
 오피스 365 그룹 을 사용 해서 하나 의 편지 함 과 캘린더 를 공유 할 수 있 는 사람 들 을 신속 하 게 모집 한다 . 이 그룹 을 위한 파일 ( 예 를 들 어 이메일 에 첨부 된 파일 ) 은 어디 에 저장 해야 하 는가 ? 이 경우 저장 이 필요 없 다 . 문서 를 첨부 하 면 수신자 는 자기 만 의 복사본 을 받 기 때문 이 다 . 다만 이 문서 를 그룹 의 모든 사람 과 공유 하 려면 그룹 의 셰어 포인트 문서 라이브러리 에 업로드 해서 게시 해야 한다 . 
 두 명 이 전부 인 작 은 부서 다 . 문서 를 어디 에 저장 해야 하 는가 ? 예 를 들 어 개인 당 연간 요금 이 150 달러 인 오피스 365 비즈니스 프리미엄 같 은 더 고급 인 오피스 365 요금제 를 사용 하 고 비즈니스 용 원 드라이브 와 셰어 포인트 가 모두 있 다 해도 , 두 명 이 라면 마이크 로 소프트 는 “ 원 드라이브 를 사용 해서 파일 을 직접 공유 할 것 ” 을 권장 한다 . 
 이런 경우 셰어 포인트 와 문서 라이브러리 는 과하 다 . 
 작 은 기업 이 지만 직원 이 여러 명 있 는 경우 마이크 로 소프트 는 비즈니스 용 원 드라이브 와 셰어 포인트 를 함께 사용 할 것 을 권장 한다 . 
 비즈니스 용 원 드라이브 에 저장 하 는 편 이 가장 적합 한 다른 시나리오 는 ? 
 적절 한 셰어 포인트 라이브러리 가 없 는 경우 . 나중 에 원 드라이브 에서 문서 를 복사 하 거나 옮길 수 있 다 . 
 파일 또는 문서 에 액세스 할 수 있 는 사람 을 직접 통제 하 고자 하 는 경우 
 문서 또는 파일 이 프로젝트 인 경우 , 캘린더 나 인트라넷 사이트 와 같 은 보조 도구 가 필요 없 다 . 
 여러 기기 를 사용 해서 문서 를 작성 하 는 경우 . 원 드라이브 의 동기 화 기능 으로 원 드라이브 가 설치 된 모든 디바이스 에서 손쉽 게 액세스 할 수 있 다 . ( 원 드라이브 는 셰어 포인트 라이브러리 도 동기 화 할 수 있 지만 직원 이 다루 기 에 는 원 드라이브 가 훨씬 더 쉽 다 . ) 
 이 문서 를 한두 번 만 공유 하 거나 아주 짧 은 시간 동안 만 공유 하 는 경우 
 셰어 포인트 에 저장 하 는 편 이 가장 적합 한 다른 시나리오 는 ? 다음 과 같 은 경우 가 해당 된다 . 
 문서 를 다른 사람 에게 할당 하 는 체크 인 워크플로 가 있 는 경우 ( 비즈니스 용 원 드라이브 에 도 이 기능 이 있 지만 전사 적 정책 에 는 셰어 포인트 가 더 낫 다 . ) 
 조직 의 모든 사람 이 읽 어야 하 는 문서 를 게시 할 경우 
 문서 가 고객 이나 파트너 와 같 은 외부 인 에게 제공 되 는 경우 
 문서 또는 파일 에 대한 액세스 권한 을 다른 사람 ( 관리자 , IT 조직 등 ) 이 결정 해도 무관 한 경우 
 조직 에서 문서 및 파일 을 중앙 저 장소 에 두 고자 하 는 경우 ( 중앙 저 장소 가 바로 셰어 포인트 임 ) 
 원 드라이브 대 셰어 포인트 문서 라이브러리 에 대해 꼭 기억 해야 할 한 가지 는 ? 
 단어 만 기억 하 면 된다 . 
 아무리 생각 해도 모르 겠 으면 문서 의 목적지 를 생각 해 보 라 . 
 비 공개 문서 라면 원 드라이브 가 비 공개 로 유지 해 준다 . 
 공용 문서 라면 셰어 포인트 가 적합 하 다 . 
 이 ‘ 문서 의 순환 고리 ’ 도표 는 조직 에서 비즈니스 용 원 드라이브 와 셰어 포인트 를 함께 사용 할 수 있 는 방법 을 시작 적 으로 가장 잘 표현 한 것 이 다 . editor @ itworld . co . kr 
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