입주자 대표 회의 감사 업무 매뉴얼 2016 . 11 본 감사 업무 매뉴얼 은 공동 주택 관리법 시행 규칙 제 4 조 및 국토 교통부 공동 주택 회계 처리 기준 등 관련 법령 에서 정하 고 있 는 입주자 대표 회의 감사 의 업무 범위 및 사항 등 에 대한 이해 를 돕 기 위하 여 감사 업무 수행 시 점검 해야 할 회계 관계 업무 및 관리 업무 전반 에 관한 주요 사항 과 확인 방법 등 을 제시 하 고 있 습니다 . Ⅰ 공동 주택 감사 업무 총론 1 . 감사 의 법 적 근거 ㅇ 공동 주택 감사 의 업무 는 공동 주택 관리법 시행 규칙 제 4 조제 3 항 에 규정 * 이하 공동 주택 관리법 은 “ 법 ” , 시행령 은 “ 영 ” , 시행 규칙 은 “ 규칙 으로 명기 ( 공동 주택 관리법 시행 규칙 제 4 조제 3 항 ) - 감사 는 관리비 ․ 사용료 및 장기수 선충 당금 등 의 부과 ․ 징수 ․ 지출 ․ 보관 등 회계 관계 업무 와 관리 업무 전반 에 대하 여 관리 주체 의 업무 를 감사 한다 . 2 . 감사 실시 주체 ㅇ 감사 실시 주체 는 입주자 대표 회의 ( 이하 “ 입대 의 ” 로 약칭 ) “ 감사 ” 이 며 , 단지 별 감사 인원수 는 관리 규약 으로 정하 되 반드시 2 명 이상 ( 영 제 12 조제 1 항 제 2 호 ) ㅇ 감사 는 동 별 대표자 중 에서 선출 하 되 , 500 세대 이상 단지 는 입주자 등 의 직선 에 의해 선출 하 고 , 500 세대 미만 단지 는 동 별 대표자 과반수 의 찬성 으로 선출 ( 다만 , 관리 규약 으로 정하 는 경우 500 세대 미만 단지 라도 직선제 가능 ) 3 . 감사 수감 주체 ㅇ 감사 는 “ 관리 주체 의 업무 를 감사 한다 ” 라고 규정 ( 규칙 제 4 조제 3 항 ) 하 므로 감사 를 받 는 대상자 ( 기관 ) 는 공동 주택 집행 기관 인 관리 주체 이 며 , 관리 주체 는 관리 방법 에 따라 다음 과 같이 구분 관리 방법 자치 관리 위탁 관리 관리 ( 수감 ) 주체 관리 사무소 장주택 관리 업자 4 . 감사 대상 업무 범위 ㅇ 감사 는 관리비 ․ 사용료 및 장기수 선충 당금 등 의 부과 ․ 징수 ․ 지출 ․ 보관 등 회계 관계 업무 는 물론 관리 주체 가 수행 하 는 업무 전반 에 대하 여 감사 가능 , 관리 주체 의 업무 는 법 제 63 조 및 제 64 조 , 규칙 제 29 조 및 제 30 조 등 에서 구체 적 으로 명시 * 감사 대상 자료 : 관리 주체 가 생산 한 문서 , 장부 , 대장 , 예금 통장 등 ㅇ 감사 의 감사 범위 는 해당 감사 의 임기 내 에 일어나 는 관리 주체 의 업무 에 한정 되 는 것 은 아니 며 , 해당 단지 의 관리 규약 으로 규칙 제 4 조제 3 항 에 규정 된 감사 의 업무 범위 제한 은 불가 . 5 . 관리 주체 업무 처리 의 적합 성 판단 기준 ㅇ 감사 를 실시 하 려면 감사 대상 기관 및 업무 가 확정 되 어야 하 고 , 또한 감사 대상 기관 이 처리 한 업무 가 적합 한지 여부 를 판단 하 는 기준 이 필요 ㅇ 관리 주체 가 처리 한 업무 처리 의 적합 성 판단 기준 은 공동 주택 관리법 등 관계 법령 및 관리 규약 6 . 감사 를 실시 하 는 시기 ㅇ 예산 감사 : 관리 주체 로부터 사업 계획 및 예산안 을 매 회계 연도 개시 45 일 전 까지 제출 받 아 감사 실시 후 승인 을 위한 입주자 대표 회의 에 의견 제시 * 관리 주체 는 사업 계획 과 예산안 을 매 회계 연도 개시 1 개월 전 까지 입 대의 에 제출 ․ 승인 필요 ( 영 제 26 조제 1 항 ) ㅇ 결산 감사 - 월 결산 : 관리 주체 로부터 전월 결산서 를 익월 10 일 까지 제출 받 아 감사 실시 ( 예금 잔고 증명 과 관계 장부 대조 포함 ) 후 결산 처리 결과 를 출력 하 여 관리 사무 소장 과 1 명 이상 의 감사 가 이름 을 쓰 거나 도장 을 찍 어 보관 ( 공동 주택 회계 처리 기준 제 12 조제 2 항 ) - 연결 산 : 관리 주체 로부터 사업 실적 서 및 결산서 를 회계 연도 종료 일 로부터 45 일 이내 에 제출 받 아 감사 실시 후 사업 실적 서 및 결산서 승인 을 위한 입주자 대표 회의 에서 의견 제시 가능 * 관리 주체 는 사업 실적 서 와 결산서 를 회계 연도 종료 후 2 개월 이내 에 입 대의 에 제출 ․ 승인 필요 ( 영 제 26 조제 3 항 ) ㅇ 증빙 서 감사 : 분기 종료 후 익월 10 일 경 에 전 분기 의 지출 증빙 서 감사 ( 공동 주택 회계 처리 기준 제 28 조 ) ㅇ 수시 감사 : 시설물 관리 실태 , 공사 ․ 용역 계약 , 장기 수선 계획 또는 장기수 선충 당금 적립 계획 의 변경 등 주요 사항 에 대한 수시 감사 7 . 감사 결과 의 활용 ㅇ 감사 는 감사 결과 에 따라 관리 주체 에 시정 ( 처리 한 업무 의 수정 ) , 개선 ( 향후 업무 처리 시 반영 ) , 변상 ( 관리 주체 의 고의 ․ 중대 과실 로 입주자 등 손해 발생 시 요구 ) 등 을 입 대의 를 통하 여 요구 가능 8 . 입주자 대표 회의 와 감사 의 관계 ㅇ 감사 는 입대 의 구성원 으로 입 대의 를 감사 하 는 것 은 아니 나 , 입 대의 가 의사 결정 을 담당 하 는 중요 기구 인 점 을 감안 하 면 필요 한 경우 자문 등 이 가능 하 며 , 특히 , 규칙 제 4 조제 5 항 에 따라 감사 는 입 대의 에서 의결 한 안건 이 관계 법령 및 관리 규약 에 위반 된다고 판단 되 는 경우 에 는 입 대의 에 재 심의 를 요청 할 수 있 고 재 심의 를 요청 받 은 입 대의 는 지체 없이 재 심의 를 해야 함 Ⅱ 업무 유형 별 세부 감사 요령 1 . 회계 업무 에 대한 감사 1 - 1 공동 주택 회계 업무 개요 ㅇ 공동 주택 회계 업무 는 관리비 , 사용료 , 장기수 선충 당금 ( 이하 “ 장충 금 ” 으로 약칭 ) , 관리 외 손익 등 주택 관리 업무 수행 과 관련 한 자금 의 지출 과 수입 에 대하 여 발생 하 는 것 이 대부분 이 며 , 매월 동일 한 회계 업무 가 반복 적 으로 이루어지 는 특징 이 있 음 즉 , 관리 사무소 의 1 개월 간 주요 회계 업무 는 직원 인건비 , 경비 ․ 청소 등 용역 비 , 전기료 등 소요 비용 을 지급 한 후 , 익월 에 입주자 등 에게 고지 하 고 수납 한 금액 을 정산 ( 회계 업무 는 매월 반복 ) ☞ 정산 제 를 기준 으로 설명 한 것 이 며 단지 사정 에 따라 예산제 운영 도 가능 ( 일부 단지 에서 는 계정 항목 에 따라 정산 제 및 예산제 혼용 ) ㅇ 공동 주택 의 회계 는 지출 회계 와 수입 회계 로 구분 할 수 있 음 ① 지출 회계 : 자금 을 집행 할 사유 가 발생 하 면 회계 담당자 ( 지출 원인 행위 담당 ) 는 자금 인출 을 위한 지 출결 의 서 를 작성 ( 계약서 , 청구서 등 증빙 서 첨부 ) 하 여 관리 사무 소장 의 결재 를 득한 후 회계 담당자 ( 수입 ․ 지출 담당 ) 에게 제출 회계 담당자 ( 수입 ․ 지출 담당 ) 는 지 출결 의서 검토 후 이상 이 없 으면 출금 전표 를 작성 하 여 관리 사무 소장 확인 후 은행 에서 자금 을 인출 , 수령자 에게 이체 하 거나 고지서 로 대금 을 납부 ( 출금 전표 는 지 출결 의 서 등 증빙 서류 , 입금 증 또는 영수증 과 함께 편철 ․ 보관 ) * 단지 에 따라 결의 서 와 전표 기능 이 통합 된 문서 인 회계 결의 서 를 사용 할 수 있 으며 이 경우 에 는 회계 담당자 ( 지출 원인 행위 담당 ) 가 회계 결의 서 ( 증빙 서 첨부 ) 를 작성 하 고 회계 담당자 ( 수입 · 지출 담당 ) 검토 를 거쳐 관리 사무 소장 이 최종 결재 후 자금 집행 * 지출 원인 행위 담당 과 지출 담당 은 업무 분장 이 이루어지 는 것 이 바람직 하 나 , 관리 소 인력 부족 으로 지출 원인 행위 담당 과 지출 담당 이 겸직 하 는 경우 가 있 음 ② 수입 회계 : 관리비 등 수납 과 관리 외 수익 ( 잡수입 ) 으로 구성 되 며 , 관리비 등 은 회계 담당자 ( 수입 · 지출 담당 ) 가 전월 에 발생 한 관리비 등 을 집계 하 여 당월 에 부과 ․ 고지 하 고 , 매일 수납 된 관리비 등 과 관리 외 수익 을 전산 , 통장 을 통해 확인 하 여 정산 처리 * 관리 비용 발생 분 처리 : 전월 발생 분 을 집계 하 여 전월 말 일자 로 미부 과 관리비 ( 자산 ) 및 관리비 수익 ( 수익 ) 을 기록 하 기 위한 전표 처리 * 관리비 등 부과 · 고지 시 : 미부 과 관리비 ( 자산 ) 를 미수 관리비 ( 자산 ) 로 대체 하 는 전표 처리 * 관리비 등 수납 시 : 미수 관리비 를 감소 시키 고 예금 을 증가 시키 는 전표 처리 . 【 연체금 은 미수 관리비 계정 잔액 으로 관리 되 며 , 관리비 의 고지 , 수납 , 연체 에 관한 세대 별 내역 과 총괄 현황 이 전산 시스템 ( 또는 출력 자료 형식 ) 에 보관 됨 】 * 기타 회계 업무 : 자금 의 지출 ․ 수입 이 없 는 회계 처리 , 부가가치세 ․ 소득세 등 세무 업무 , 계약 업무 도 회계 업무 에 포함 1 - 2 예산 감사 ㅇ 관리 주체 로부터 차기 회계 연도 사업 계획 및 예산안 을 차 기 회계 연도 개시 45 일 전 까지 제출 받 아 감사 후 사업 계획 및 예산안 승인 을 위한 입주자 대표 회의 ( 차기 회계 연도 개시 1 개월 전 까지 ) 에서 의견 제시 * 예산 은 항목 별 로 구분 하 여 작성 하 여야 하 며 ( 공동 주택 회계 처리 기준 별지 제 4 호 와 제 6 호 양식 참조 ) , 세입 세출 예산 편성 지침 , 사항 별 설명서 , 총 계표 및 순 계표 , 기타 재무 상황 과 세입 세출 예산 의 내용 을 명백히 할 수 있 는 서류 첨부 ㅇ 입 대의 는 매 분기 별 로 세입 · 세출 결산서 를 관리 주체 로부터 보 고 받 고 , 이 를 분석 하 여 입주자 등 에게 공시 하 여야 함 ( 공동 주택 회계 처리 기준 제 56 조 ) 1 - 2 - 1 . 중점 감사 방향 - 사업 계획서 의 직원 수 변동 및 인건비 인상 률 의 적정 성 , 기타 신규 사업 추진 및 각종 비용 인상 율 의 적정 성 을 검토 - 세입 및 세출 예산 은 항목 별 지출 과 수입 의 일치 여부 , 전년 도 대비 증감 액 의 적정 성 , 전년 도 손익 규모 가 크 거나 , 전년 도 예산 대비 집행 에 차이 가 많 았 던 항목 에 대한 수정 여부 등 검토 1 - 3 월 결산 감사 ㅇ 공동 주택 회계 업무 는 유사 한 지출 과 수입 회계 가 월단 위 로 반복 적 으로 발생 , 감사 의 경우 매월 정기 적 으로 시행 하 는 것 이 효율 적 - 감사 시기 : 전월 지출 및 수납 업무 를 마감 할 시간 이 필요 하 여 익월 10 일 경 이 적절 - 준비 사항 : 예금 통장 ( 전월 말 일자 예금 잔액 증명서 포함 ) , 장부 , 전표 ( 결 의 서 등 증빙 서 포함 ) 등 회계 서류 , 관리비 부과 및 수납 서류 1 - 3 - 1 . 지출 회계 에 대한 감사 가 . 중점 감사 사항 ㅇ 지출 업무 는 회계감사 에서 가장 중요 한 감사 대상 으로 다음 사항 을 중점 감사 - 인출 절차 ( 지 출결 의서 및 출금 전표 작성 ) 및 인출 의 정당 한 사유 가 있 는지 - 정확 한 금액 이 인출 되 었 는지 , 인출 한 자금 이 수령자 에게 실제 지급 되 었 는지 나 . 자금 인출 절차 에 따랐 는지 , 인출 사유 는 정당 한지 를 확인 하 는 방법 ㅇ 자금 인출 이 정당 한지 를 확인 하 려면 자금 인출 을 처리 한 전체 지 출결 의서 및 출금 전표 ( 증빙 서 포함 ) 를 확보 하 여 인출 건별 로 검토 할 필요 * 통상 예금 계좌 는 관리비 집행 ․ 수납 을 위한 계좌 , 장충 금 계좌 가 있 으며 , 단지 에 따라 관리 외 손익 계좌 , 퇴 직급 여충 당금 계좌 등 이 별도 로 있 는 경우 도 있 음 ㅇ 자금 인출 의 정당 성 여부 에 대한 감사 는 다음 순서 와 방법 으로 시행 하 되 , 예금 계좌 가 많 은 단지 또는 시간 적 여유 가 부족 한 경우 는 표본 조사 도 가능 ① 전체 예금 에 대하 여 전월 ( 초일 부터 말일 까지 ) 인출 이 있 었 는지 를 통장 별 ․ 일자 별 로 확인 하 되 , 반드시 통장 의 원본 으로 검사 ② 인출 의 경우 , 인출 절차 인 지 출결 의서 및 출금 전표 가 작성 되 어 인출 되 었 는지 확인 ( 증빙 서 첨부 여부 포함 ) * 지 출결 의서 및 출금 전표 없이 예금 이 인출 되 었 다면 , 예금 인출 의 내부 통제 에 문제 가 있 고 부당 한 인출 ( 횡령 사고 ) 의 가능 성 이 있 으므로 업무 의 개선 조치 필요 * 금융 계좌 는 관리 소장 직인 외 입대 의 회장 인감 ( 도장 ) 복수 등록 가능 ( 영 제 23 조제 7 항 ) 금전 사고 를 막 기 위해 통장 은 회계 담당자 ( 수입 · 지출 담당 ) 가 보관 , 도장 은 소장 과 입대 의 회장 각각 보관 , 비밀 번호 는 회계 담당자 ( 수입 · 지출 담당 ) 만 알 도록 하 는 방법 도 가능 ③ 지 출결 의서 및 출금 전표 가 작성 된 경우 라도 감사 는 자금 을 인출 하 는 목적 이 정당 한지 여부 까지 확인 할 필요 ( 정당 성 없 는 자금 인출 의 방지 목적 ) * 예산 이나 입대 의 의결 , 관리 규약 등 지출 의 근거 가 있 는지 확인 필요 다 . 인출 한 금액 이 지급 해야 할 금액 과 일치 하 는지 ( 과다 또는 허위 인출 이 없 는지 ) 및 인출금 액 은 실제 수령 권 자 에게 지급 되 었 는지 확인 하 는 방법 ㅇ 인출 금액 이 정확 한지 및 수령자 에게 지급 되 었 는지 를 확인 하 되 , 지출 건 이 많 을 경우 표본 ( 중요 인출 건 & 난수표 를 활용 한 무작위 추출 ) 조사 가능 ① 출금 전표 건 별 로 인출금 액 과 지급 금액 이 일치 하 는지 여부 를 자금 인출 원인 서류 와 자금 집행 증빙 서류 를 대조 하 여 확인 * 자금 인출 에 는 원인 서류 ( 지 출결 의 서 와 계약서 , 고지서 등 증빙 서류 ) 가 있 어야 하 고 , 출금 전표 에 는 지급 을 증명 하 는 증빙 서류 ( 입금 증 , 영수증 등 ) 가 첨부 되 어 있 음 * 예 를 들 어 승강기 유지 보수 용역 비 지급 을 위해 백만 원 을 인출 하 는 출금 전표 가 있 다면 , 지 출결 의서 금액 과 용역 계약서 상 월 용역 비 , 용역 업체 가 제출 한 세금 계산서 등 청구서 금액 이 모두 백만 원 으로 일치 하 는지 를 대조 ㈀ ( 전기 ․ 수도 ․ 열 요금 등 사용료 ) 출금 전표 에서 사용료 지급 용도 로 인출 하 는 금액 과 지 출결 의 서 에 첨부 된 고지서 금액 의 일치 여부 를 대조 하 되 , - 고지서 가 없 거나 추가 확인 이 필요 한 경우 전기 요금 은 한전 홈페이지 ( 사이버 지점 ) 에 접속 하 여 고객 번호 ( 고지서 에 기재 ) 로 확인 가능 하 고 , 지역난방 열 요금 이나 수도 요금 은 지역난방 공사 또는 상수도 사업 본부 에 전화 로 확인 가능 - 요금 이 정확 한 경우 에 도 전월 요금 또는 전년 동월 요금 과 비교 하 여 계량기 고장 * 또는 누수 ( 수도 , 지역난방 ) 여부 등 을 확인 할 필요 * 세대 에 부착 된 열 요금 계량기 는 배터리 소모 에 의해 , 수도 계량기 는 노후화 에 의해 세대 별 사용량 을 정확히 검침 하 지 못할 경우 공동 요금 이 과다 발생 하 므로 , 관리 사무소 는 정기 적 으로 세대 계량기 의 정상 작동 여부 를 확인 할 필요 ( 수도 는 단지 메인 계량기 의 고장 여부 도 확인 할 필요 ) - 전기료 의 경우 ‘ 종합 계약 ’ 방식 과 ‘ 단일 계약 ’ 방식 요금제 를 선택 할 수 있 으므로 , 해당 단지 에 유리 한 요금제 방식 으로 계약 되 었 는지 확인 필요 ( 1 년 단위 계약 이 므로 연도 별 로 확인 필요 ) * 입주 후 1 년 정도 가 경과 되 면 단일 계약 방식 이 유리 한 경우 가 많 음 - 사용료 에 대한 요금제 계약 방식 과 세대 별 요금 부과 방식 이 다른 경우 에 는 관리 규약 으로 세대 별 요금 부과 방식 을 명시 하 여야 함 * 예 ) 전기료 계약 을 한전 과 는 ‘ 단일 계약 ’ 방식 으로 체결 하 였으나 , 세대 별 요금 을 ‘ 종합 계약 ’ 방식 으로 체결 한 경우 세대 별 요금 부과 방식 을 관리 규약 으로 명시 하 여야 함 ㈁ ( 경비 ․ 청소 등 용역 비 ) 용역 비 는 전월 에 공급 받 은 용역 에 대하 여 당월 초 에 지급 하 는 것 이 므로 매월 지급 하 며 , 매월 용역 비용 이 계약 으로 정해져 있 지만 감액 사유 가 발생 하 면 용역 대금 에서 공제 해야 하 므로 이 부문 에 대하 여 확인 필요 - 용역 계약서 : 용역 근무자 에 대한 월 임금 과 4 대 보험료 * 및 퇴직금 이 기재 되 어 있 어야 하 고 , 결근 자 발생 시 대체 근무자 를 투입 하 지 않 거나 , 4 대 보험료 또는 퇴직금 을 지급 하 지 않 아도 되 는 경우 에 는 해당 금액 을 공제 함 을 명시 ( 계약서 에 이런 내용 이 없 다면 향후 용역 계약 체결 시 계약서 의 수정 필요 ) * 국민 연금 , 건강 보험 ․ 장기 요양 보험 , 고용 보험 , 산재 보험 - 결근 자 임금 감액 : 결근 자 발생 시 대체 근무자 투입 여부 를 출근부 로 확인 한 후 , 결근 자 에 대한 대체 근무자 를 투입 하 지 않 은 경우 에 는 결근 에 따른 임금 및 지체 상금 ( 계약서 에 명시 된 경우 ) 을 용역 대금 에서 공제 하 여야 함 - 4 대 보험 미 가입자 보험료 감액 : 근무자 별 4 대 보험 가입 입증 서류 로 확인 * 하 여 보험 에 가입 하 지 않 은 근무자 의 보험료 를 용역 대금 에서 공제 단 , 국민 연금 은 만 60 세 를 초과 ( 60 세 미만 만 의무 가입 ) 하 여 임의 계속 가입 한 경우 에 는 대금 을 지급 하 지 않 음 . 통상 용역 근무자 의 연령 이 많 아 국민 연금 을 가입 하 지 않 은 경우 가 가장 많 고 다음 으로 건강 보험 미 가입자 가 많 음 * 산재 보험 은 개인 별 가입 여부 증명 서류 를 발급 하 지 않 아 , 근무자 별 가입 여부 를 확인 할 수 없 으므로 용역 업체 소속 전체 근무자 에 대한 가입 서류 로 확인 * 용역 대금 감액 을 확인 하 기 위하 여 용역 공급자 ( 사업자 ) 가 매월 관리 사무소 에 제출 하 는 용역 대금 청구 서류 에 근무자 별 출근부 , 4 대 보험 가입 입증 서류 의 사본 을 첨부 하 도록 해야 함 - 1 년 미만 근속 자 퇴직금 미지급 : 퇴직금 은 1 년 이상 근속 자 에게 지급 하 므로 근속 기간 이 1 년 미만 인 근무자 는 퇴직금 을 지급 하 지 않 음 * 다만 , 예외 적 으로 아래 와 같 은 경우 에 는 재직 기간 중 퇴직금 은 지급 필요 ( 예시 ) 경비 용역 을 갑 용역 회사 와 ‘ 12 . 1 월 ～ 12 월 계약 기간 으로 계약 하 였 는데 , 해당 단지 경비원 이 ‘ 12 . 1 월 ～’ 12 . 4 월 까지 근무 하 고 , 갑 용역 회사 에서 관리 하 는 타 단지 경비원 으로 옮겨 ‘ 12 . 12 월 까지 근무 하 였 다면 , 1 ～ 4 월간 4 개월 치 퇴직금 은 ’ 12 년 말 ( 또는 ‘ 13 년 초 ) 에 지급 해야 함 * 용역 계약서 에서 퇴직금 은 최종 계약 종료 월 에 지급 하 도록 명시 할 필요 ㈂ ( 수선 유지비 ) 장기 수선 계획 에 의한 공사 를 제외 하 고 공용 부분 의 수선 유지 를 위한 보수 공사 , 용역 비 ( 보일러 세관 등 ) , 시설물 점검 용 역비 ( 놀이터 ․ 소방 점검 등 ) 로 구분 할 수 있 음 - 수선 유지비 의 보수 공사 는 시설물 의 정상 작동 을 위한 일상 적 인 수선 · 부품 교체 공사 * 로서 , 300 만 원 이상 의 계약 은 입찰 에 의해 사업자 를 선정 해야 함 - 보수 공사 의 업무 절차 는 “ 보수 대상 및 방법 결정 → 적정 공사비 계산 → 사업자 선정 → 시공 → 시공 확인 및 대금 지급 “ 으로 각 업무 단계 에 대한 정확 성 을 감사 할 수 있 으나 전문 성 이 필요 - 공사비 의 적정 성 에 대한 확인 은 견적서 나 계약서 또는 공사비 지급 요청서 등 의 내 역서 에 기재 된 공사 인 부수 , 작업 일수 , 노임 단가 , 자재 품목 , 자재 수량 , 자재 단가 의 적정 성 을 다양 한 방법 ( 공사 부분 육안 확인 , 전문가 ․ 인근 단지 문의 , 과거 시공 사례 ) 으로 검토 하 여야 함 * 보수 공사 및 각종 용역 의 내 역서 ( 원가 계산서 ) 는 다음 과 같이 구성 1 . 노 무비 ( 인원수 , 작업 일수 및 단가 ) , 2 . 재료비 ( 품목 , 수량 , 단가 ) , 3 . 경비 ( 통상 소액 또는 없 음 ) , 4 . 일반 관리비 ( 노 무비 + 자 재비 + 경비 의 10 % 이내 ) , 5 . 이윤 ( 노 무비 + 자 재비 + 경비 + 일반 관리비 의 통상 10 % 이내 ( 견적서 등 의 내 역서 에 는 이윤 이 표시 됨 ) , 6 . 부가가치세 ( 이윤 까지 합한 총액 ( 공급 가액 ) × 10 %) - 시설물 관리 와 관련 된 보일러 세관 용역 , 각종 시설물 점검 용 역비 ( 놀이터 ․ 소방 ․ 전기 시설 등 ) 및 시설물 관리 용역 ( 수목 전지 등 ) 에 대한 비용 의 적정 성 도 작업 인 부수 , 작업 일수 , 노임 단가 , 자재 , 폐기물 처 리비 , 장비 사용료 를 다양 한 방법 ( 인근 단지 가격 비교 , 과거 가격 , 전문가 문의 ) 으로 검토 * 보수 공사 및 각종 용역 은 계약 체결 후 감사 과정 에서 금액 의 적정 성 에 문제점 을 확인 한 경우 에 는 비용 의 조정 ( 감액 ) 이 쉽 지 않 으므로 , 계약 과정 이 공정 하 며 계약 금액 이 정확 하 도록 관리 사무소 를 업무 지도 할 필요 - 보수 공사 및 각종 용역 에 대한 대금 지급시 공사 ․ 용역 이 완료 되 었 음 을 관리 사무 소장 이 확인 하 는 검사조서 , 하 자 이행 보증 증권 ( 통상 완료 후 1 년 을 보증 ) , 세금 계산서 , 시공 전 ․ 후 사진 등 이 첨부 되 었 는지 를 확인 해야 함 ㈃ ( 각종 구 입비 ) 관리 사무소 는 난방 유류 ( BC 유 ) , 공기구 ( 전동 공구 ) , 비품 ( 컴퓨터 ) , 저장품 ( 방청제 , 실리콘 ) , 소모품 ( 예 : 복사 용지 , 커피 ) 등 을 구입 - 감사 방법 은 구입 품목 과 수량 에 대하 여 육안 으로 실물 확인 하 거나 대장 등 서류 로 확인 하 고 , 가격 은 시장 조사 ( 인근 단지 , 인터넷 등 ) 를 통해 확인 가능 - 또한 , 유류 , 공기구 , 비품 , 저장품 은 관리 대장 이 있 으므로 잔고 를 실물 과 대조 ( 반기 별 ) 가 필요 . 대금 지급시 에 는 관리 사무 소장 의 검수 조서 , 세금 계산서 ( 또는 계산서 나 영수증 ) 등 이 회계 결의 서 에 첨부 되 어 있 는지 확인 ② 수령자 에게 실제 지급 여부 는 회계 결의 서 에 첨부 된 무 통장 입금 증 , 영수증 , 자동 이 체 사본 등 의 증빙 서류 로 확인 하 고 , 필요시 수령 권 자 에게 전화 로 문의 ( 전기 요금 은 사이버 지점 으로 확인 가능 ) 하 여 증빙 의 정확 성 을 재 확인 * 금전 사고 예방 을 위해 현금 으로 지급 하 는 방법 은 원칙 적 으로 금지 하 고 , 자동 이 체 , 수령 권 자 의 통장 ( 계좌 ) 에 입금 하 는 등 객관 적 증빙 이 가능 한 방법 을 활용 해야 함 1 - 3 - 2 . 수입 회계 에 대한 감사 가 . 중점 감사 사항 ㅇ 지출 회계감사 다음 으로 중요 한 부문 으로 , 다음 의 내용 을 중점 감사 - 관리비 와 사용료 의 각 항목 별 발생 비용 을 입주자 에게 정확 하 게 부과 하 는지 - 모든 수납 금액 은 수입 으로 전표 처리 되 며 , 장부 와 내역 이 일치 하 는지 여부 나 . 관리비 와 사용료 의 각 항목 별 로 정확 하 게 부과 하 는지 확인 방법 ㅇ 관리비 와 사용료 부과 의 정확 성 은 “ 관리비 등 의 부과 내 역서 ” 로 확인 * 관리비 등 의 부과 명세서 ( 법 제 23 조제 4 항 ) 는 관리비 와 사용료 및 장충 금 의 부과 항목 별 발생 비용 과 부과금 액 총괄 표 및 부과 금액 의 상세 내역 으로 구성 ① 부과 명세서 총괄 표 에서 각 항목 별 발생 금액 과 부과금 액 이 동일 한지 * 확인 - 주의 할 점 은 각 항목 별 발생 금액 은 지출 회계 감사 에서 확인 한 지 출금액 과 일치 하 지 않 는다 * 는 점 임 * 발생 금액 에 는 전월 실제 지출 비용 외 익월 에 후급 하 는 용역 비나 사용료 , 충당 금 설정 액 등 이 있 으며 , 지출 비용 에 도 미래기 간 에 배부 하 여야 할 선급 비용 , 자산 구 입비 , 충당 금 사용 액 등 이 있 어 발생 금액 과 지출금 액 의 불 일치 가 생김 ② 각 항목 별 세대 별 부과 는 관리 규약 상 세대 별 부담액 산정 기준 및 사용료 의 산정 기준 과 일치 하 는지 확인 - 예 를 들 어 관리 규약 에 승강기 를 사용 하 지 않 는 1 층 세대 에 는 승강기 유지 보수 용역 비 와 승강기 전기료 를 부과 하 지 않 기 로 하 면 그 에 따르 는지 확인 ③ 관리비 ․ 사용료 의 부과 총액 및 세대 별 부과 금액 이 부과 명세서 와 같이 결정 되 면 실제 고지도 부과 명세서 와 동일 해야 함 - 즉 , 부과 명세서 에서 일반 관리비 총액 을 2 천만 원 , 100 ㎡ 세대 는 6 만 원 부과 로 결정 하 고 실제 고지 는 총액 이 2 천 1 백만 원 또는 100 ㎡ 세대 에 6 만 1 천 원 을 부과 하 는 일 이 발생 하 면 부과액 오류 또는 회계부정 의 요인 이 됨 - 확인 하 는 방법 은 , 담당 직원 에게 관리비 고지 전산 시스템 * 으로 입증 요구 ( 컴퓨터 화면 으로 항목 별 고지 총액 을 보여 줄 것 을 요구 ) 하 거나 전산 시스템 의 출력 을 육안 확인 * 최근 엔 회계 업무 의 전산 처리 와 더불 어 관리비 ․ 사용료 의 고지 ․ 수납 업무 도 전산 시스템 으로 처리 되 며 , 전산 시스템 에 는 관리비 ․ 사용료 의 고지 ․ 수납 에 대한 전체 총액 , 항목 별 총액 , 세대 별 내역 이 보관 되 어 있 음 ☞ 관리비 ․ 사용료 전산 시스템 의 고지 내역 예시 납부 대상 계 일반 관리비 경비 비 전기료 난방 비 장충 금 101 동 101 호 140 , 00050 , 00050 , 00010 , 00010 , 00020 , 000101 동 102 호 155 , 00050 , 00050 , 00015 , 00020 , 00020 , 000 ∶∶∶∶∶∶∶ 101 동 510 호 145 , 00050 , 00050 , 00012 , 00013 , 00020 , 000102 동 101 호 172 , 00060 , 00060 , 00013 , 00015 , 00024 , 000 ∶∶∶∶∶∶∶ 110 동 501 호 300 , 000100 , 000100 , 00020 , 00040 , 00040 , 000 ∶∶∶∶∶∶∶ 계 62 , 000 , 00020 , 0000 , 00020 , 000 , 0005 , 000 , 0007 , 000 , 00010 , 000 , 000 ④ 부과 명세서 의 관리비 ․ 사용료 의 부과 금액 이 전산 시스템 ( 내역 ) 과 일치 한다면 , 장부 와 일치 하 는지 도 확인 할 수 있 음 - 관리비 ․ 사용료 의 고지 ․ 수납 을 처리 하 는 회계 과목 ( 장부 ) 은 ‘ 미수 관리비 ’ 이 며 , 고지 할 때 미수 관리비 ( 일종 의 외상 매출금 ) 로 장부 기록 했 다가 수납 액 은 미수 관리비 를 감소 시키 는 장부 기록 ( 외상 매출금 감소 ) 을 함 . 매월 수납 처리 후 남 게 되 는 미수 관리비 잔액 은 연체 내역 과 일치 하 게 됨 - 그러므로 관리비 ․ 사용료 의 부과 금액 이 ‘ 미수 관리비 ’ 로 처리 한 금액 과 맞 는지 를 대조 할 필요 회계 담당자 에게 ‘ 미수 관리비 ’ 장부 를 요청 하 여 대조 ) 다 . 수입금 의 누락 이 없 는지 , 장부 와 내역 이 일치 하 는지 확인 방법 ㅇ 관리비 와 사용료 를 정확 하 게 고지 하 였 다면 , 고지 하 여 수납 한 금액 에 대한 회계 업무 또한 정확 하 여야 함 ㅇ 수입금 대부분 은 관리비 , 사용료 , 장충 금 , 잡수입 이 며 , 유입 경로 는 입주자 등 의 고지서 납부 , 무 통장 입금 등 이 있 음 * 매우 예외 적 인 경우 로 관리 사무소 현금 수납 등 이 있 을 수 있 겠 으나 , 사고 방지 를 위해 가급적 관리 사무소 는 현금 수납 이 없 도록 할 필요 ㅇ 회계 담당자 ( 수입 · 지출 담당 ) 는 매일 전산 , 통장 등 을 통해 입금 내역 을 확인 하 여 세대 별 납부 금액 을 전산 시스템 에 입력 하 여 ‘ 전산 시스템 상 수납 액 ’ 을 계산 . 전산 시스템 수납 액 이 당일 ‘ 예금 계좌 입금액 ’ 과 일치 하 면 세대 별 수납 처리 가 정확 한 것 이 므로 , 수납 과목 ( 관리비 ․ 사용료 , 장충 금 , 잡수입 등 ) 별 장부 를 기록 ( 관리비 ․ 사용료 는 ‘ 미수 관리비 ’ 감소 처리 ) 하 는 수입전표 를 작성 ( 수 납금 정산 회계 처리 ) - 예 를 들 어 , 수납 업무 담당자 는 세대 별 납부 내역 을 전산 시스템 에 입력 하 여 다음 표 와 같이 수납 총액 이 46 , 530 , 000 원 으로 파악 되 며 , 예금 입금액 도 46 , 530 , 000 원 이 라면 수납 금 정산 이 정확 하 다고 판단 하 여 관리비 ․ 사용료 수납 39 , 000 , 000 원 , 연체료 ( 연체료 는 잡수입 ) 수납 30 , 000 원 , 장충 금 수납 7 , 500 , 000 원 으로 장부 기록 하 는 회계 처리 ☞ 관리비 ․ 사용료 전산 시스템 의 수납 내역 예시 납부 대상 계 일반 관리비 경비 비 전기료 난방 비 장충 금연 체료 101 동 101 호 140 , 00050 , 00050 , 00010 , 00010 , 00020 , 000101 동 103 호 150 , 00050 , 00050 , 00015 , 00015 , 00020 , 00010 , 000 ∶∶∶∶∶∶∶∶ 102 동 102 호 179 , 00060 , 00060 , 00015 , 00020 , 00024 , 00020 , 000 ∶∶∶∶∶∶∶∶ 110 동 501 호 300 , 000100 , 000100 , 00020 , 00040 , 00040 , 000 ∶∶∶∶∶∶∶∶ 계 46 , 530 , 00015 , 0000 , 00015 , 000 , 0003 , 750 , 0005 , 250 , 0007 , 500 , 00030 , 000 ㅇ 수납 금 에 대한 감사 는 다음 두 가지 를 점검 ① 관리 소 에 자금 이 입금 되 는 예금 통장 의 당일 입금액 총액 과 수 납금 을 정산 하 는 수입전표 에서 각종 수납 항목 의 합계 금액 이 일치 하 는지 계산 하 여 총 수입금 의 누락 ( 예금 에 대한 정산 누락 ) 여부 를 확인 - 앞 의 예 에서 , 수납 금 을 정산 하 는 수입전표 에서 관리비 ․ 사용료 , 연체료 , 장충 금 수납 액 합계액 이 46 , 530 , 000 원 이 므로 관리 사무소 예금 통장 의 당일 입금액 또한 46 , 530 , 000 원 이 어야 함 ② 다음 으로 관리비 ․ 사용료 , 장충 금 수납 이 전산 시스템 수납 내역 과 일치 하 는지 확인 - 앞 의 예 에서 , 관리비 ․ 사용료 수납 금 39 , 000 , 000 원 은 전산 시스템 수납 내역 에서 일반 관리비 ․ 경비 비 ․ 전기료 ․ 난방 비 수납 합계액 39 , 000 , 000 원 과 일치 하 고 , 장충 금 수납 액 7 , 500 , 000 원 , 연체료 수납 액 30 , 000 원 도 전산 시스템 과 각각 일치 하 는지 를 확인 * 담당 직원 에게 관리비 ․ 사용료 수납 전산 시스템 으로 입증 요구 ( 컴퓨터 화면 으로 항목 별 수납 총액 을 보여 줄 것 을 요구 ) 하 거나 전산 시스템 의 출력물 을 육안 확인 - 관리비 ․ 사용료 의 연체 액 은 장부 인 ‘ 미수 관리비 ’ 잔액 과 전산 시스템 의 연체 내역 ( 수납 내역 과 유사 한 형식 으로 표시 됨 ) 과 일치 여부 대조 가능 - 앞 의 예 에서 , 일반 관리비 ․ 경비 비 ․ 전기료 ․ 난방 비 고지 총액 은 52 , 000 , 000 원 이 고 , 수납 총액 은 39 , 000 , 000 원 이 므로 ‘ 미수 관리비 ’ 잔액 은 13 , 000 , 000 원 이 어야 하 며 , 전산 시스템 상 연체 내역 총액 13 , 000 , 000 원 과 일치 하 여야 함 ☞ 아래 에 기재 된 1 - 3 - 3 ∼ 1 - 3 - 4 는 표본 감사 및 감사 참고 사항 으로 활용 가능 1 - 3 - 3 . 충 당금 에 대한 감사 가 . 충당 금 의 개요 ㅇ 충당 금 은 많 은 비용 의 일시 적 인 집행 을 위해 사전 에 주기 적 으로 적립 하 는 금액 을 말 함 - 미래 지출 을 위해 매월 적립 하 므로 비용 을 발생 시키 고 충당 금 이 라는 부채 를 설정 하 며 , 구체 적 항목 으로 는 장기수 선충 당금 , 퇴 직급 여충 당금 , 연차 수당 충당 금 ( 1 년 이상 근무 직원 은 연차 휴가 가 발생 , 휴가 를 가 지 않 으면 연차 수당 을 지급 해야 함 , 근로 기준 법 ) 등 이 있 음 - 성격 이 좀 다른 충당 금 으로 자산 의 차감 계정 인 감가상각 충당 금 ( 또는 감가상각 누계 액 ) 이 있 음 . 예 를 들 어 컴퓨터 를 구입 하 면 일시 에 대금 을 지급 하 고 비품 ( 자산 ) 으로 처리 한 후 , 컴퓨터 의 내용 연수 에 걸쳐 감가상각 을 통해 분할 하 여 관리비 로 부과 ( 감가상각비 / 감가상각 충당 금 ) ㅇ 일부 단지 의 경우 징수 한 사용료 가 납부 한 사용료 보다 많 아 잔액 을 충당 금 등 으로 적립 하 는 경우 가 있 으나 , 원천 적 으로 사용료 관련 충당 금 이 남 지 않 도록 관리 하 여야 하 며 부득이 하 게 발생 한 경우 조속히 사용료 에서 차감 해 주 거나 반환 해 주 어야 함 ( 잡수익 등 으로 전용 불가 ) ㅇ 수 선충 당금 과 장기수 선충 당금 은 혼 용 이 불 가능 한 과목 이 므로 적립 및 사용 시 실제 성격 에 따라 적정 한 과목 이 사용 되 었 는지 확인 필요 ( 장기 수선 계획 참조 ) 나 . 중점 감사 사항 및 방법 - 당월 부과 한 충당 금 이 계정 과목 에서 증가 했 는지 와 별도 예금 계좌 로 구분 예치 하 여 관리 하 고 있 는 경우 부과 한 금액 만큼 해당 예금 으로 이체 했 는지 확인 - 충당 금 집행 시 충당 금 지급액 이 기준 과 일치 하 는지 확인 , 예 를 들 어 직원 에 대한 연차 수당 지급시 지급 기준 ( 통상 임금 × 수당 지급 일수 ) 과 일치 여부 등 1 - 3 - 4 . 잡수입 에 대한 감사 가 . 잡수입 개요 및 중점 감사 사항 ㅇ 잡수입 은 예금 이 자 , 연체료 수입 , 부대시설 · 복리 시설 의 사용료 등 공동 주택 의 관리 로 인하 여 발생 하 는 수입 ( 재활용품 매각 수입 , 이동 통신사 중계기 설치 에 따른 수입 , 알뜰 시장 수입 , 광고 게 재료 등 ) - 잡수입 은 발생 시 관리 외 수익 ( 입주자 기여 수익 과 공동 기여 수익 구분 ) 으로 회계 처리 되 었 는지 확인 - 잡수입 의 사용 시 관리 규약 에서 정한 대로 실질 적 으로 지출 되 는지 확인 ☞ 아래 1 - 4 는 월 결산 감사 를 정확 하 게 수행 한다면 부수 적 감사 사항 임 1 - 4 . 결산 감사 ㅇ 관리 주체 로부터 사업 실적 서 및 결산서 * 를 회계 연도 종료 후 45 일 이내 에 제출 받 아 감사 를 실시 후 사업 실적 서 및 결산서 승인 을 위한 입주자 대표 회의 ( 회계 연도 종료 후 2 개월 이내 ) 에서 의견 제시 * 결산서 : 재무 상태 표 , 운영 성 과 표 , 이익 잉여금 처분 계산서 ( 또는 결손금 처리 계산서 ) , 주석 , 세입 · 세출 겨 산서 1 - 4 - 1 . 재무 상태 표 감사 ① 현금 은 회계 연도 말일 에 장부 마감 후 직원 입 회하 에 직접 확인 하 고 , 예금 은 각 계좌 별 예금 잔액 증명서 를 제출 받 아 원장 과 대조 ② 미수 관리비 ( 잔액 ) 는 회계 연도 말 기준 관리비 연체 내역 과 의 일치 여부 확인 * 수입 회계 감사 에서 ‘ 다 ’ 의 ② 확인 방법 참고 ③ 미부 과 관리비 *( 회계 연도 말 현재 발생 은 하 였으나 입주자 등 에게 부과 하 지 않 은 관리 비용 ) 의 정확 성 검토 * 관리비 는 관리비 예치금 을 활용 하 여 비용 을 먼저 집행 한 후 다음 달 에 고지 하 므로 결산일 을 기준 으로 보 면 비용 은 발생 했 는데 관리비 는 부과 하 지 않 은 자산 ( 관리비 로 고지 할 자산 ) 이 발생 ④ 선급 비용 은 여러 월 에 걸쳐 계속 적 으로 제공 하 기 로 계약 한 용역 등 에 대하 여 용역 비 등 을 선납 한 경우 회계 연도 말 기준 으로 아직 그 용역 등 을 제공 받 지 못한 미경 과 기간 에 해당 하 는 금액 으로 사실 관계 및 정확 성 확인 ⑤ 공기구 , 비품 및 재고 자산 ( 저장품 *, 유류 등 ) 은 내역 ( 대장 ) 과 실물 을 대조 확인 ( 관리 사무 소장 이 실사 할 때 참관 ) * 수선 유지 를 위해 구입 하 여 보관 하 는 방청제 , 청관제 , 실리콘 , 형광 등 , 장갑 등 ⑥ 미지급 비용 은 회계 연도 말 을 기준 으로 이미 발생 하 였으나 , 납기 미 도래 로 대금 을 지급 하 지 않 은 전기료 , 수도료 등 사용료 와 용역 금액 이 므로 사실 관계 및 정확 성 확인 ⑦ 장충 금 은 부과 · 수납 액 , 전년 도 이익 잉여금 처분 액 *, 연중 집행 액 ( 감소 되 는 금액 ) 을 참 고 , 잔액 의 정확 성 확인 * 입 대의 가 전년 도 이익 잉여금 중 에서 장충 금 으로 적립 하 기 로 의결 한 금액 ⑧ 퇴직 급 여충 당금 등 각종 충당 금 은 기준 과 일치 및 계산 내역 의 정확 성 확인 ⑨ 가지급금 , 가수금 등 미 정산 계정 은 결산 시 까지 정산 완료 되 어야 하 므로 재무 상태 표 에 미 정산 계정 과목 이 있 는 경우 이 에 대한 원인 파악 필요 1 - 4 - 2 . 운영 성 과 표 감사 ① 관리비 수익 은 당해 회계 연도 중 매월 관리비 부과액 의 합계 금액 + 당해 년 도 말 미부 과분 관리비 수익 * - 전년 도 말 미부 과분 관리비 수익 * 을 참고 로 계산 확인 * 결산일 기준 으로 는 비용 이 발생 하 였으나 부과 하 지 않 은 관리비 는 당 해년 도 수익 이 며 , 전년 도 결산 시 에 회계 처리 된 미부 과 관리비 는 전년 도 관리비 수익 * 예 를 들 면 , 당해 12 월 에 제공 받 은 경비 용역 은 다음 해 1 월 에 용역 대금 지급 및 관리비 를 고 지 , 비용 지급 및 관리비 고지 는 다음 해 수행 되 지만 , 당해 연도 의 비용 과 수익 임 ( 발생주의 회계 원칙 ) , 미부 과분 관리비 수익 및 미지급 비용 은 이 와 관련 발생 하 는 회계 과목 ② 관리 비용 은 당해 회계 연도 중 매월 관리비 등 비용 항목 의 발생 금액 합계 확인 ③ 관리 외 수익 과 관리 외 비용 도 관리비 수익 과 관리 비용 과 동일 한 방법 으로 확인 1 - 5 . 증빙 서 감사 ㅇ 분기 종료 후 익월 10 일 경 에 전 분기 의 전표철 ( 지 출결 의 서 와 증빙 서류 등 이 함께 편철 된 것 ) 을 제출 받 아 지출 건 에 대해 적격 증빙 을 수취 했 는지 감사 ㅇ 거래 금액 ( 부가가치세 포함 ) 이 3 만 원 이하 로서 적격 증빙 수취 가 곤란 한 경우 ( 교통비 , 회의 수당 등 ) 를 제외 하 고 는 모든 거래 대금 에 대해 영수증 이외 의 세금 계산서 ( 면세 대상 인 경우 계산서 ) , 직불 · 체크카드 를 포함 한 신용 카드 매출 전표 , 현금영수증 등 적격 증빙 으로 수취 하 여야 한다 . ( 공동 주택 회계 처리 기준 제 17 조 ) 1 - 6 . 세무 감사 ㅇ 잡수입 관련 과세 수입 에 대해서 는 부가가치세 를 납부 하 여야 하 므로 , 부가가치세 및 법인세 가 적정 하 게 납부 되 고 있 는지 확인 필요 2 . 계약 업무 에 대한 감사 2 - 1 . 계약 업무 감사 개요 공동 주택 관리비 집행 등 을 위한 사업자 선정 ( 계약 업무 ) 은 국토 교통부 고시 「 주택 관리 업자 및 사업자 선정 지침 」 ( 이하 “ 지침 ” ) 에 따라야 하 므로 , 지침 준수 중점 확인 ① 입찰 의 방법 은 원칙 이 공개경쟁 입찰 *( 지침 별표 1 ) 이나 예외 로 수 의 계약 으로 사업자 를 선정 가능 , 수 의 계약 인 경우 지침 별표 2 의 수 의 계약 대상 인지 확인 * 입찰 의 종류 : 일반 경쟁 입찰 , 제한 경쟁 입찰 , 지명 경쟁 입찰 ② 입찰 의 낙찰 방법 은 지침 에 따라 적 격심 사제 가 원칙 이나 , 관리 규약 에 최저 낙찰 제 로 정한 경우 에 는 그 에 따라야 하 므로 ( 지침 제 7 조제 2 항 ) , 관리 규약 을 확인 ③ 입찰 의 공고 는 입찰 예정일 로부터 10 일 전 까지 , 긴급 한 입찰 또는 재입찰 인 경우 ( 현 장설 명회 가 없 는 경우 에 한함 ) 에 는 5 일 전 까지 공고 하 였 는지 확인 ( 지침 제 23 조 ) ④ 입찰 공고 의 내용 에 는 개찰 의 일시 ․ 장소 , 입찰서 및 제출 서류 의 마감 시한 , 참가 자격 의 제한 사항 등 지침 제 24 조제 1 항 각 호 에서 정한 사항 이 모두 포함 되 어 있 는지 확인 ( 적 격심 사제 의 경우 , 세부 배점 간격 이 제시 된 평가 배 점표 첨부 필요 ) ⑤ 낙찰자 결정 시 참가 자격 의 제한 에 해당 하 는 자 가 입찰 에 참가 하 였 는지 , 낙찰 되 었 는지 확인 하 고 ( 지침 제 26 조제 1 항 ) , 입찰 의 유효 성원 수 ( 일반 경쟁 과 지명 경쟁 입찰 은 2 인 이상 , 제한 경쟁 입찰 은 3 인 이상 ) 를 충족 하 였 는지 등 지침 별표 3 의 ‘ 입찰 의 무효 ’ 에 해당 하 지 는 않 는지 확인 ⑥ 지침 제 27 조 에 따라 입찰 참가자 로부터 제출 서류 ( 입찰 보증금 포함 ) 를 모두 징구 하 였 는지 확인 ⑦ 적격 심사 제 인 경우 지침 별표 5 , 6 또는 관리 규약 에 따라 적격 심사 평가 항목 별 제출 서류 를 제출 하 였 는지 확인 하 고 , 입주자 대표 회의 에서 정한 항목 별 세부 평가 기준 에 따른 배점 에 의해 평가 되 었 는지 확인 ⑧ 적격 심사 제 인 경우 지침 제 13 조 에 따라 계약 주체 별 평가 위원 의 구성 및 운영 ( 3 인 이상 평가 참여 , 회의록 작성 및 보관 ) 등 이 적정 하 게 진행 되 었 는지 확인 ⑨ 낙찰자 로 결정 된 자 의 입찰서 의 입찰 가격 ( 부가세 제외 금액 ) 과 계약서 의 계약 금액 이 동일 한지 확인 ⑩ 공사 ․ 용역 등 의 낙찰자 선정 결과 를 해당 공동 주택 의 인터넷 홈페이지 ( 인터넷 홈페이지 가 없 는 경우 해당 공동 주택 단지 의 관리 사무소 나 게시판 등 ) 와 공동 주택 관리 정보 시스템 에 즉시 공개 하 였 는지 확인 ( 지침 제 11 조 ) ⑪ 기존 사업자 와 수 의 계약 으로 재 계약 을 체결 한 경우 기존 사업자 의 계약 기간 이 만료 되 기 전 관리 규약 에서 정하 는 절차 에 따라 사업 수행 실적 을 합리 적 인 방법 으로 공정 하 고 투명 하 게 평가 하 여 재 계약 을 하 였 는지 확인 ( 지침 별표 2 제 9 호 ) * 해당 단지 의 관리 규약 에 사업 수행 실적 을 평가 하 는 절차 가 없 다면 수 의 계약 은 불가 ⑫ 용역 등 사업자 와 계약 시 계약 보증금 *( 주택 관리 업자 , 용역 , 단가 계약 의 경우 계약 금액 의 10 %, 공사 계약 의 경우 계약 금액 의 20 %) 은 받 았 는지 확인 * 계약 보증금 은 계약 이 행 을 담보 하 기 위하 여 사전 에 납부 하 도록 하 는 금원 으로서 통상 공제 증권 또는 보증서 등 으로 제출 받 음 ⑬ 잡수입 사업자 중 알뜰 장터 사업자 선정 시 배상 책임 보험 이 들 어 있 는지 확인 ㆍ영업배상책임보험 : 영업 행위 로 인한 타인 의 신체 ․ 재산 상 손해 시 보상 담보 보험 이 며 , 소재지 제한 있 음 ( 담보 지역 : 당해 아파트 명의 로 가입 ) ㆍ생산물배상책임보험 : 생산물 의 공급 으로 인한 타인 의 신체 ․ 재산 상 손해 시 보상 담보 보험 , 소재지 제한 없음 ( 담보 지역 : 대한민국 ) , 업체 명의 로 가입 필요 ㆍ담보금액과 보험 기간 이 계약 기간 종료 일 까지 되 어 있 는지 확인 ⑭ 잡수입 및 물품 의 매각 등 사업자 선정 및 계약 의 경우 에 도 동일 하 게 확인 . 다만 , 입찰 의 낙찰 방법 은 지침 에 따라 적 격심 사제 가 원칙 이나 , 관리 규약 에 최고 낙찰 제 로 정한 경우 에 는 그 에 따르 므로 , 관리 규약 을 확인 할 필요 3 . 시설물 관리 업무 에 대한 감사 3 - 1 . 시설 행정 업무 감사 ① 시설물 관리 에 관한 계획서 는 수립 하 고 이행 되 고 있 는가 ? 가 . 안전 관리 기본 계획서 ㅇ 공동 주택 관리법 제 32 조 ( 안전 관리 계획 및 교육 등 ) 나 . 소방 계획서 ㅇ 화재 예방 , 소방 시설 설치 ․ 유지 및 안전 관리 에 관한 법률 제 20 조 ( 특정 소방대 상물 의 소방 안전 관리 ) ㅇ 화재 예방 , 소방 시설 설치 ․ 유지 및 안전 관리 에 관한 법률 제 21 조 의 2 ( 피난 계획 의 수립 및 시행 ) 다 . 장기 수선 계획서 ㅇ 공동 주택 관리법 제 29 조 ( 장기 수선 계획 ) , ㅇ 공동 주택 관리법 시행 규칙 제 9 조 ( 장기수 선충 당금 의 적립 ) 라 . CCTV 운영 및 관리 방침 ㅇ 공동 주택 관리법 시행 규칙 제 8 조 ( 폐쇄 회로 텔레비전 의 설치 절차 및 관리 등 ) ㅇ 개인 정보 보호법 제 25 조 ( 영상 정보 처리 기기 의 설치 ㆍ운영 제한 ) ㅇ 개인 정보 보호법 제 29 조 ( 안전 조치 의무 ) ㅇ 개인 정보 보호법 시행령 제 30 조 ( 개인 정보 의 안전 성 확보 조치 ) ② 각종 안전 점검 의 이행 및 기록 유지 는 관리 되 고 있 는가 ? 가 . 공동 주택 관리법 및 시 특법에 의한 공동 주택 의 안전 점검 ( 반기 ) ㅇ 공동 주택 관리법 제 33 조 ( 안전 점검 ) 나 . 저 수 시설 청소 , 위생 점검 ( 연 2 회 , 주간 ) ㅇ 수도법 시행 규칙 제 22 조 의 3 ( 대형 건축물 등 의 소유자 등 이 하 여야 하 는 소독 등 위생 조치 등 ) 다 . 어린이 놀이 시설 안전 점검 일지 ( 매일 , 월간 ) ㅇ 어린이 놀이 시설 안전 관리법 제 15 조 ( 안전 점검 실시 ) 라 . 안전 점검 의 날 행사 시행 ㅇ 재난 및 안전 관리 기본법 제 66 조 의 3 ( 국민 안전 의 날 등 ) , ㅇ 재난 및 안전 관리 기본법 시행령 제 73 조 의 4 ( 안전 점검 의 날 등 ) 마 . 승강기 월별 자체 점검 ㅇ 승강기 안전 관리법 제 17 조 ( 승강기 의 자체 점검 ) 바 . 소방 시설 작동 기능 , [ 16 층 이상 ] 종합 정밀 점검 ( 매년 ) ㅇ 화재 예방 , 소방 시설 설치 ․ 유지 및 안전 관리 에 관한 법률 제 25 조 ( 소방 시설 등 의 자체 점검 등 ) ㅇ 화재 예방 , 소방 시설 설치 ․ 유지 및 안전 관리 에 관한 시행 규칙 제 18 조 ( 소방 시설 등 자체 점검 의 구분 및 대상 ) ③ 각종 안전 검사 는 수검 하 고 그 필 증 을 보관 하 고 있 는가 ? 가 . 수 , 배전 시설 정기 검사 ( 3 년 ) ㅇ 전기 사업 법 제 65 조 ㅇ 전기 사업 법 시행 규칙 제 32 조 ( 정기 검사 의 대상 ㆍ기준 및 절차 등 ) ㅇ 전기 사업 법 시행 규칙 제 33 조 ( 전기 설비 검사 자 의 자격 ) ㅇ 전기 사업 법 시행 규칙 제 34 조 ( 검사 결과 의 통지 등 ) ㅇ 전기 사업 법 시행 규칙 제 35 조 의 2 ( 일반 용 전기 설비 의 정기 점검 시기 및 절차 등 ) ㅇ 전기 사업 법 시행 규칙 제 35 조 의 3 ( 점검 기준 및 점검 방법 ) 나 . 승강기 안전 검사 ( 1 년 ) ㅇ 승강기 안전 관리법 제 17 조 ( 승강기 의 자체 점검 ) 다 . 저수조 ( 1 년 ) , 지하수 ( 2 ∼ 3 년 ) 수질 검사 ㅇ 수도법 시행 규칙 제 22 조 의 3 ( 대형 건축물 등 의 소유자 등 이 하 여야 하 는 소독 등 위생 조치 등 ) ㅇ 지하수 법 제 20 조 ( 수질 검사 등 ) 라 . 어린이 놀이 시설 안전 검사 ( 2 년 에 1 회 이상 정기 시설 검사 ) ㅇ 어린이 놀이 시설 안전 관리법 제 12 조 ( 어린이 놀이 시설 의 설치 검사 등 ) 마 . 중앙난방 보일러 안전 , 성능 검사 ( 1 년 ) ㅇ 에너지 이용 합리 화 법 제 39 조 ( 검사 대상 기기 의 검사 ) ㅇ 에너지 이용 합리 화 법 시행 규칙 제 31 조 의 6 ( 검사 대상 기기 ) 사 . 유류 저장 시설 토양 오염 , 누출 검사 ( 토양 환경 보전 법 제 13 조 ) ㅇ 토양 환경 보전 법 제 13 조 ( 토양 오염 검사 ) ㅇ 토양 환경 보전 법 제 14 조 ( 특정 토양 오염 관리 대상 시설 의 설치 자 에 대한 명령 ) ㅇ 토양 오염 방지법 시행령 제 8 조 ( 특정 토양 오염 관리 대상 시설 의 토양 오염 검사 ) ㅇ 토양 환경 보호법 시행 규칙 12 조 ( 토양 오염 도 검사 주기 등 ) ④ 시설물 별 안전관 리자 는 적법 하 게 선임 ( 지정 ) 되 어 있 는가 ? 가 . 전기 , 소방 , 난방 , 승강기 , 어린이 놀이터 , 수도 시설 , 동 별 담당자 ( 각 법령 ) ⑤ 법령 에 정한 교육 사항 은 이행 하 고 있 는가 ? 가 . 안전 보건 교육 , 관리 감독자 교육 ㅇ 산업 안전 보건 법 제 31 조 ( 안전 · 보건 교육 ) ㅇ 산업 안전 보건 법 제 32 조 ( 관리 책임자 등 에 대한 교육 ) 나 . 어린이 놀이 시설 안전교육 ( 2 년 에 1 회 이상 ) ㅇ 어린이 놀이 시설 안전 관리법 제 20 조 ( 안전교육 ) ㅇ 어린이 놀이 시설 안전 관리법 시행 규칙 제 20 조 ( 안전교육 ) 다 . 방범 교육 ㅇ 공동 주택 관리법 제 32 조 ( 안전 관리 계획 및 교육 등 ) 라 . 시설물 에 관한 안전교육 ㅇ 시설물 안전 관리 에 관한 특별법 시행 규칙 제 4 조 ( 책임 기술자 의 교육 훈련 등 ) 마 . 소방 에 관한 안전교육 ㅇ 화재 예방 , 소방 시설 설치 ․ 유지 및 안전 에 관한 법률 제 41 조 ( 소방 안전관 리자 등 에 대한 교육 ) 바 . 승강기 관리 교육 ㅇ 승강기 시설 안전 관리법 제 16 조 의 2 ( 승강기 의 안전관 리자 ) 사 . 사용 시설 안전관 리자 교육 ( 가스 시설 ) ㅇ 도시 가스 사업 법 제 30 조 ( 안전교육 ) 아 . 수도 시설 관리자 교육 ㅇ 수도법 제 36 조 ( 교육 ) ㅇ 수도법 시행령 제 52 조 ( 수도 시설 의 관리 에 관한 교육 등 ) ⑥ 구비 서류 의 보관 상태 는 양호 한가 ? 가 . 공종 별 준공 도서 ( 전산 파일 ) 나 . 준공 검사필 증 다 . 시설물 현황 , 시공 업체 현황 내역 ⑦ 계약 관련 업무 는 적정 하 고 서류 는 보관 되 고 있 는가 ? 가 . 전력 수급 계약 나 . 전기 안전 관리 계약 ( 안전 관리 대행 단지 *) 다 . 승강기 유지 보수 계약 라 . 보일러 세관 계약 ( 중앙난방 ) * 일정 규모 이하 의 전기 시설 은 자격증 을 소지 한 직원 이 근무 하 지 않 고 전문 업체 ( 전기 안전 관리 대행업체 ) 에 위탁 가능 . 이 경우 에 해당 하 는 단지 3 - 2 . 전기 시설 감사 ① 이상 소음 , 냄새 는 없 는가 ? ② 예비품 ( 휴즈 등 ) , 안전 장구 ( 안전 장갑 , 안전모 , 검전기 * 등 ) 는 비치 하 고 있 는가 ? * 전류 가 흐르 는지 확인 하 는 기계 , 고압 전류 가 흐르 는 경우 검전기 버튼 을 누르 면 소리 가 나 며 , 이상 의 장비 는 법 적 의무 는 없 으나 일반 적 으로 갖추 어야 할 장비 ③ 축전지 ( 배터리 ) 충전 상태 는 양호 한가 ? ④ 발전기 는 정상 가동 되 는가 ? ⑤ 발전기 연료 , 오 일 , 냉각수 는 충분 한가 ? ⑥ 청소 상태 는 양호 한가 ? ⑦ 누전 경보기 작동 여부 ⑧ 변전실 천정 누수 여부 3 - 3 . 소방 시설 감사 ① 화재 수신 반 은 정상 인가 ? ② 저수조 소방 펌프 는 작동 되 는가 ? ③ 소화전 함 호스 , 노즐 은 비치 되 었 는가 ? ④ 유도등 은 점 등 되 는가 ? ⑤ 지하 주차장 급기 , 배기 팬 은 작동 되 는가 ? ⑥ 소화기 압력 은 적정 한가 ? 3 - 4 . 승강기 시설 감사 ① 승강기 소음 , 흔들림 은 없 는가 ? ② 승강기 비상 호출 버턴 은 작동 되 는가 ? ③ 승강기 정기 검사 합격 필 증 은 부착 되 었 는가 ? ④ 승강기 기계실 , 제어반 청소 상태 는 양호 한가 ? ⑤ 기계실 창문 주위 우수 유입 여부 3 - 5 . 건축 , 토목 시설 감사 ① 옹 벽 , 담장 , 법면 에 균열 이나 기 울림 은 없 는가 ? ② 배수 로 , 멘 홀 , 옥상 , 지하실 청소 상태 는 양호 한가 ? ③ 어린이 놀이 시설 에 위험 요소 는 없 는가 ? ④ 공동구 , 지하실 에 누수 ( 방수 불량 ) 되 는 곳 은 없 는가 ? ⑤ 도로 , 보도 , 주차장 , 화단 에 침하 등 위험 요소 는 없 는가 ? 3 - 6 . 기계 , 환경 시설 감사 ① 지하실 , 공동구 , 저수조 등 배관 에 누수 는 없 는가 ? ② 급수 , 배수펌프 는 정상 작동 되 는가 ? ③ 수목 등 조경 시설 관리 상태 는 양호 한가 ? ④ 미관 저해 , 악취 , 소음 요인 은 방치 되 고 있 지 않 는가 ? 3 - 7 . 난방 시설 감사 ① 각종 펌프 , 계측기 는 정상 작동 되 는가 ? ② 누유 , 누수 되 는 곳 은 없 는가 ? ③ 보일러 , 열 교환기 의 관리 상태 는 양호 한가 ? 3 - 8 . 안전 관리 감사 ① 각종 시설물 의 안전 , 경고 표시 , 잠금 상태 는 양호 한가 ② 계절 별 안전 점검 은 이행 하 고 있 는가 ( 해빙기 , 우기 , 월 동기 ) [ 별첨 ] ( 참고 ) 시설물 관리 관련 법령 조문 ( 참고 ) 시설물 관리 관련 법령 조문 . pdf 공유 하 기 글 요소