차세대 통합 문서 환경 , 기업 경쟁력 ‘ 열쇠 ’ - 데이터 넷 
 기업 문서 환경 현안 
 기업 문서 관리 ‘ 어려움 ’ 해결 시급 … PDF 기반 표준 문서 로 원활 한 업무 프로세스 지원 
 IT 조사 기관 인 KRG 가 국내 매출 1000 대 기업 IT 매니저 들 을 대상 으로 한 ‘ 기업 경쟁력 강화 를 위한 차세대 통합 문서 환경 ’ 연구 에 따르 면 , 현재 국내 기업 의 핵심 경영 이슈 는 ‘ 비용 절감 과 내부 업무 프로세스 의 효율 성 제고 ’ 로 나타났 다 . 실제로 경기 침체 와 경쟁심 화 로 원가 및 비용 절감 에 대한 압박 이 가중 되 고 있 고 , 이 에 기업 들 은 업무 프로세스 효율 을 극대 화 하 기 위해 다양 한 노력 을 하 고 있 다 . 또한 최근 의 국내 경제 상황 을 반영 해 위기 경영 및 상시 대응 체제 마련 도 주요 이슈 로 대두 되 고 있 는 가운데 , 고도 화 된 협업 시스템 에 대한 기업 들 의 요구 가 증가 하 는 추세 다 . 기업 문서 환경 현안 에 대한 이슈 를 알아본다 . 
 박민 형 / / 한국 어도비 시스템즈 전무 
 mhpark @ adobe . com 
 지금 이 순간 에 도 기업 들 의 IT 투자 는 끊임없이 일어나 고 있 다 . ERP , DW , CRM 등 기간 애플리케이션 에 대한 투자 는 비용 절감 과 업무 효율 성 제고 등 과 같 은 기업 현안 해결 을 위해서 지속 적 으로 투자 가 이뤄지고 있 다 . 하지만 , 이러 한 전략 솔루션 이 통합 문서 기반 으로 연계 되 지 못해 새로운 문제 를 야기 하 고 있 다 . 
 기업 들 은 전자 문서 화 시스템 구축 을 통해 종이 및 운송 비용 을 절감 하 고 , 거래 시간 단축 및 업무 효율 성 제고 , 업무 생산 성 향상 으로 인한 기업 실적 향상 , 표준 화 된 문서 사용 을 통한 서류 중복 및 오류 를 줄일 수 있 게 됐 다 . 
 이 처럼 기업 의 전자 문서화 가 진전 됐 음 에 도 불구 하 고 기업 의 문서 환경 은 새로운 문제 를 야기 했 다 . 중요 문서 의 전자 문서 표준 화 진척 이 미흡 ( 중요 문서 의 경우 종이 가 아직 까지 유효 한 수단 ) 하 고 , 전자 문서 의 특성 상 보안 사고 위험 을 항상 내포 하 고 있 으며 , 업무 프로세스 와 기업 문서 와 의 연계 가 원활 하 지 않 아 비 효율 적 이 었 다 . 또한 기업 문서 의 기하급수 적 인 증가 는 중요 문서 검색 등 관리 효율 화 에 어려움 을 가져왔 다 . 
 기업 문서 환경 문제점 
 실제로 기업 중 66 . 4 % 은 현재 의 기업 문서 환경 에 문제점 이 있 음 을 인식 하 고 있 었 다 . 국내 기업 들 은 현재 의 기업 문서 환경 의 많 은 문제점 에 노출 돼 있 으며 , 전자 화 이전 과 다른 새로운 문제점 이 대두 되 고 있 는 상황 이 다 . 
 이 를 개선 하 기 위해서 기업 들 은 다양 한 투자 와 노력 을 진행 했 다 . 구체 적 으로 표준 화 를 추진 하 기 위해서 각종 인증 사업 을 추진 ( ISO 9001 , ISO 14001 , TL 9000 , TS 16949 등 ) 하 고 있 으며 , 2006 년 에 국내 기업 시스템 보안 투자 규모 는 8 천 200 억 원 을 넘어섰으며 , 기업 내 기업 간 협업 시스템 구축 을 위해 투자 되 는 비용 은 약 2 조 원 , 기업 의 문서 관리 시스템 구축 및 데이터 아카이 빙 구축 비용 등 약 1 천억 원 이상 의 관리 비용 이 발생 했 다 . 
 기업 문서 환경 에서 가장 큰 애 로 사항 은 문서 의 표준 화 문제 ( 29 . 5 %) 로 기업 별 로 표준 문서 의 규격화 가 진행 되 고 있 지만 , 다량 의 기업 문서 양식 이나 상이 한 포맷 이 표준 화 의 장애 요인 요인 으로 작용 하 고 있 다 . 
 또한 최근 의 기밀 유출 사고 는 DRM , 내부 전산망 감시 시스템 등 보안 시스템 에 대한 비용 을 증가 시켰 다 . 이 와 함께 , 대내외 문서 기반 의 커뮤니케이션 활성 화 와 협업 을 강화 하 기 위해서 기업 애플리케이션 에 대한 투자 가 병행 되 는 추세 다 . 또한 디지털 화 의 진전 으로 전자 문서 의 양 이 기하급수 적 으로 증가 함 에 따라 문서 관리 , 아카이 빙 ( Archiving ) 과 같 은 추가 적 인 비용 이 발생 했 다 . 
 ( 1 ) 기업 문서 관리 문제점 - 표준 화 
 기업 들 은 전자 문서 의 표준 화 문제 를 해결 하 기 위한 방법 으로 매년 약 1 천 400 억 원 의 비용 을 신규 S / W 구매 나 시스템 을 구축 하 는 데 지출 하 고 있 다 . 
 이 는 기업 과 공공 기관 의 표준 워드 프로세서 의 차이 로 대부분 의 기업 들 이 2 개 이상 의 워드 프로세서 를 구매 ( 워드 프로세서 중복 구매 ) 하 고 있 고 , 기업 규모 가 클수록 , 또는 기업 의 업무 프로세스 가 복잡 할 수록 표준 문서 화 의 필요 성 은 증가 하 고 있 기 때문 이 다 . 
 ( 2 ) 기업 문서 관리 문제점 - 보안 
 기업 의 보안 투자 는 연간 약 1 조 원 규모 지만 , 여전히 많 은 문제 를 안 고 있 다 . 최근 PC 의 도난 및 해킹 , 내부자 유출 등 에 인한 보안 사고 가 급증 하 고 있 는 것 이 다 . 특히 전자 문서 가 종이 문서 에 비해 손쉽 게 위조 , 변조 , 훼손 또는 없 어 질 수 있 어 기밀문서 유출 에 가능 성 이 높 다 . 
 대 기업 은 DRM , 내부 전산망 감시 시스템 등 보안 관리 시스템 을 비교 적 잘 구축 한 편 이 지만 , 개인 단위 의 기밀 노출 에 는 아직 은 속수무책 이 고 , 기술 개발 중심 의 중소기업 이나 벤처 기업 은 보안 투자 가 미미 한 상황 이 다 . 또한 시스템 차원 에서 의 보안 수준 은 높 아 지 고 있 지만 , 개인 사용 자 레벨 에서 의 보안 수준 은 아직 까지 낮 은 수준 이 다 . 
 실제로 국정원 산업 기밀 보호 센터 에 의하 면 기밀문서 유출 피해 규모 는 2003 년 ~ 2006 년 까지 90 조 원 에 달해 연간 30 조 원 으로 추산 된다 . 
 또한 대한 상공 회의소 에서 국내 기업 400 개 기업 을 대상 으로 조사 한 결과 82 개 사 가 기밀 유출 피해 를 본 것 으로 나타났 다 . 기밀 유출 빈도 도 평균 3 . 2 회 로 피해 금액 은 1 억 원 미만 에서 500 억 원 이상 으로 다양 한 분포 를 보이 고 있 으며 , 최근 의 피해 규모 는 1 천억 원 이상 으로 대형 화 되 는 추세 다 . 이제 는 근본 적 인 문서 보안 시스템 에 대한 검토 가 필요 한 시점 인 것 이 다 . 
 ( 3 ) 기업 문서 관리 문제점 - 협업 
 다수 의 기업 간 협업 에 는 체증 적 인 비용 이 발생 하 고 있 다 . 기업 들 은 파트너 들 과 의 협력 이 중요 시 되 면서 , 시스템 구축 , 전자 문서 개발 비용 의 중복 등 의 비용 구조 가 발생 하 고 , 협력 업체 와 실시간 으로 업무 처리 를 하 기 위한 투자 가 다수 진행 되 면서 , 비 정형 화 된 데이터 , 상이 한 시스템 환경 등 으로 인해 협업 과 커뮤니케이션 을 위한 비용 지출 이 크 게 증가 하 는 추세 다 . 
 또한 거래 기업 이 많 을 수록 , 또한 파트너 와 의 협업 이 중요 할 수록 , 그 에 상응 한 투자 가 진행 된다 . 주요 기업 들 이 협업 및 커뮤니케이션 통합 에 초점 을 둔 차세대 워크 플레이스 ( 업무 ) 환경 구현 에 높 은 관심 을 가지 면서 , 실제로 현대차 그룹 , SK 그룹 , 한지 그룹 등 은 기업 내 생산 성 향상 을 위한 협업 및 커뮤니케이션 통합 프로젝트 를 추진 하 고 있 다 . 
 ( 4 ) 기업 문서 관리 의 문제점 - 통합 관리 
 조사 기업 의 2 / 3 기업 이 문서 통합 관리 가 ‘ 필요 하 다 ’ 고 인식 하 고 있 어 , 향후 기업 들 은 기업 문서 통합 관리 를 위한 투자 를 진행할 것 으로 전망 된다 . 
 현재 기업 의 문서 통합 관리 의 중요 성 이 증가 함 에 도 불구 하 고 통합 관리 를 진행 하 고 있 는 기업 은 전체 기업 의 1 / 4 정도 에 불과 한 실정 이 다 . 이러 한 통합 관리 의 저해 요인 은 예산 부족 , 문제 인식 부족 , 내부 프로세스 의 개선 에 대한 조직 의 저항 등 이 었 다 . 
 또한 현재 기업 들 은 종이 와 전자 문서 의 병행 사용 으로 은행 ( 1 천 500 억 원 ) , 보험 ( 900 억 원 ) , 카드 ( 1 천 200 억 원 ) , 제조업 ( 1 조 원 ) 등 종이 문서 의 저장 및 관리 에 매년 약 1 조 5 천억 원 의 막대 한 비용 을 지출 하 고 있 다 . 
 그러나 아직 까지 중요 문서 의 저장 관리 에 는 종이 문서 가 대부분 을 차치 하 고 있 다 . 전자 문서 의 보안 상 의 취약 하 고 , 법률 지원 의 미흡 으로 전자 문서 와 종이 문서 가 병존 하 는 상황 이 다 . 특히 금융 권 의 경우 법 제도 의 미비 로 전자 문서 의 효력 인정 에 미온 적 인 것 이 다 . 
 전자 문서 환경 , ‘ 표준 화 ’ 절실 
 기업 들 은 앞 에서 지적 한 문제점 을 바탕 으로 전자 문서 환경 개선 을 위해 표준 화 와 보안 , 협업 , 통합 관리 를 위한 기반 을 다져야 한다 . 
 먼저 기업 의 다양 한 포맷 문서 와 데이터 ( doc , xls , hwp , tif , vsd , dwg 등 ) 의 통합 과 표준 화 필요 성 이 대두 되 고 , 업무 프로세스 와 기업 문서 와 의 연계 강화 를 통해서 업무 효율 성 제고 노력 이 가속 화 되 고 있 는 상황 에서 , 내부 문서 의 통합 과 표준 화 에 나서 야 한다 . 
 또한 전자 문서 가 종이 문서 에 비하 여 손쉽 게 위조 , 변조 , 훼손 또는 없 어 질 수 있 어 보안 에 취약 하 고 , 내부 기밀 문서 유출 사고 가 빈번 하 게 나타나 는 등 기업 들 이 DRM 등 의 문서 보안 투자 는 아직 까지 낮 은 수준 인 상황 으로 기업 은 보안 에 대한 투자 강화 에 나서 야 한다 . 
 이 와 함께 , 기업 업무 프로세스 에 근거 한 협업 과 커뮤니케이션 모델 이 아직 까지 는 미흡 한 상태 지만 , 커뮤니케이션 의 활성 화 와 내부 - 기업 간 의 협업 에 대한 중요 성 이 점차 늘어나 면서 , 기업 내 외부 간 의 협업 및 커뮤니케이션 활성 화 를 위한 투자 가 진행 돼야 한다 . 
 또한 기업 문서 의 기하급수 적 인 증가 로 데이터 관리 / 저장 관리 등 효과 적 인 관리 를 통합 비용 절감 방안 이 필요 한 실정 이 다 . 비용 효율 적 인 기업 문서 관리 방 안 에 대한 기업 들 의 인식 개선 으로 문서 통합 관리 수요 는 지속 적 으로 늘어날 것 으로 전망 된다 . 
 국내외 전자 문서 적용 사례 
 실제로 범용 성 과 보안 성 이 높 은 PDF 문서 의 적용 사례 가 크 게 증가 하 고 있 다 . 국내 에서 는 XML , PDF 등 이 국제 적 인 범용 표준 포맷 의 활용 을 권장 하 기 위해 한국 전자 거래 진 흥원 표준 전자 문서 로 제정 됐 다 . 또한 전자 문서 에 의한 종이 문서 의 대체 및 전자 문서 의 이용 을 촉진 하 고 , 전자 문서 의 효력 을 광범위 하 게 인정 할 수 있 는 ‘ 공인 전자 문서 보관소 ’ 제도 를 도입 해 전자 거래 기본법 이 개정 ( 2006 년 12 월 ) 됐 다 . 
 그리고 국가 핵심 기술 유출 에 대한 처벌 이 강화 되 고 대 기업 들 의 보안 이 강화 되 면서 R & D 부분 에서 PDF 의 사용 과 활용 이 점차 증가 하 고 있 는 가운데 산업 기술 의 유출 방지 및 보호 에 관한 법률 ( 2007 년 3 월 ) 이 시행 되 고 있 다 . 
 국가 기록원 은 ‘ 전자 기록물 영구 보존 ’ 기술 로 PDF / A ( 2006 년 6 월 ) 를 채택 해 기록물 관리 시스템 ’ 에서 영구 보존 대상 문서 는 변환 모듈 을 통해 PDF / A 포맷 으로 변환 해 관리 하 고 있 으며 , 국회 와 식약청 , 건강 보험 , 국방 등 의 공공 기관 에서 는 보편 적 으로 PDF 문서 를 사용 하 고 있 다 . 
 해외 사례 를 살펴 보 면 , 미국 과 영국 , 호주 네덜란드 등 전 세계 의 수많 은 정부 기록 보존 기관 에서 PDF 파일 을 공식 기록 기준 으로 사용 하 고 있 으며 , 디지털 문서 의 ISO 표준 으로 PDF 파일 을 사용 하 는 등 북미 및 유럽 에서 PDF 는 국제 표준 전자 문서 로 자리 잡 고 있 다 . 
 또한 미국 ‘ NSA ( 국가 안 보국 : National Security Agency ) 권고 안 ( 2006 년 ) ’ 을 통해 내부 문서 보안 을 위해 PDF / A 기반 문서 의 사용 과 활용 을 권장 하 고 있 으며 , PDF / A 는 부주의 하 게 노출 될 메타데이터 관리 에 도 최적 의 해결책 으로 인정받 고 있 다 . 
 미국 국세청 , FDA 등 의 기관 에서 PDF 를 공식 양식 으로 지정 ( 1997 년 ) 하 여 , 미국 국세청 에서 는 개인 세금 신고 양식 은 범용 성 이 높 은 PDF 문서 로 배포 하 고 있 다 . 또한 미국 FDA 의 신약 승인 과정 에 표준 화 된 전자 문서 양식 을 사용 하 고 있 다 . 
 기업 문서 환경 개선 , 업무 생산 성 향상 ‘ 직결 ’ 
 보편 적 이 고 호환 성 이 높 은 표준 화 문서 이 기 때문 에 , PDF 기반 의 표준 문서 의 채택 은 기업 의 원활 한 업무 프로세스 를 지원 하 며 , 높 은 범용 성 으로 새로운 기업 문서 환경 을 제공 한다 . 또한 PDF 기반 의 새로운 기업 문서 환경 은 기업 시스템 과 의 업무 와 의 유기 적 연계 를 지원 한다 . 
 또한 높 은 보안 성 은 기밀 유출 로 인한 피해 를 방지 한다 . PDF 문서 의 높 은 보안 수준 은 기업 기밀 유출 우려 를 감소 시켜 잠재 적 인 위험 과 피해 를 최소 화 할 것 으로 기대 된다 . 특히 메타데이터 의 관리 및 제어 를 통해 기업 보안 수준 을 업그레이드 할 수 있 다 . 
 이 와 함께 , 전자 문서 기반 의 협업 을 통해 업무 생산 성 향상 에 기여 한다 . PDF 문서 에 탑재 된 커뮤니케이션 툴 들 은 문서 기반 의 협업 시스템 구축 과 차세대 업무 환경 구현 에 기여 해 , 이전 보다 진전 된 협업 환경 을 통해 기업 의 업무 생산 성 을 크 게 향상 시켜 준다 . 
 특히 기업 문서 의 통합 관리 를 통해 비용 효율 적 인 기업 문서 관리 환경 을 구축 할 수 있 다 . PDF 문서 로 통합 된 기업 표준 문서 는 기업 의 문서 관리 비용 을 획기적으로 절감 시킬 것 으로 예상 되 며 , 이러 한 기업 문서 관리 의 효율 화 는 기업 의 경쟁력 강화 에 이바지 할 것 으로 기대 된다 .