4 . 2 . 3 문서 관리 품질 경영 시스템 에 필요 한 문서 는 관리 되 어야 한다 . 기록 은 문서 의 특별 한 형식 이 며 , 4 . 2 . 4 의 요구사항 에 따라 관리 되 어야 한다 . 다음 사항 의 관리 에 필요 한 사항 을 정하 기 위한 문서 화 된 절차 가 수립 되 어야 한다 . a ) 문서 는 발행 전 에 적정 함 을 승인 b ) 필요시 문서 의 검토 및 갱신 , 그리고 재승 인 c ) 문서 의 변경 및 최신 개정 상태 의 식별 을 보장 d ) 적용 되 는 문서 의 해 당본 이 사용 되 는 장소 에서 이용 가능 함 을 보장 e ) 문서 가 읽 기 쉽 도록 유지 되 고 , 쉽 게 식별 됨 을 보장 f ) 외부 출처 문서 의 식별 및 배포 가 관리 됨 을 보장 g ) 효력 이 상실 된 문서 의 의도 되 지 않 은 사용 을 방지 하 며 , 어떤 목적 을 위해 보유 할 경우 에 는 적절 한 식별 의 적용 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ************************< 빙혼 >( 1 ) 문서 를 관리 하 기 위한 문서 화 된 절차 가 수립 되 어야 한다 . 그런데 문서 라는 말 이 너무 포괄 적 인 의미 를 담 고 있 어서 관리 가 필요 한 문서 를 먼저 파악 하 고 각각 의 문서 에 대한 < 프로세스 맾 > 을 만들 어서 누 가 , 어떻게 관리 해야 할 것 인지 절차 를 만드 는 것 이 다 . ISO 방 또는 자료실 의 " 문서 관리 " 참조 ( 2 ) 현재 기업 에서 보유 하 고 있 는 사규 관리 규정 이나 문서 관리 규정 이 있 다면 내용 을 보완 하 여 개정 하 는 것 이 지 별도 의 절차 를 수립 할 필요 는 없 다 . ( 3 ) 흔히 들 문서 가 너무 복잡 하 고 많 다고 투덜거리 는 데 복잡 한 것 을 간단 하 게 해야 하 는 것 은 누구 나 다 알 고 있 다 . 그러나 과연 어떤 놈 / 년 이 간단 하 게 할 것 인가 그것 이 문제 로다 . 또한 웃기 는 것 중 의 하나 가 그 많 은 문서 들 이 기업 에 , 자기 부서 에 , 자기 업무 에 필요 한지 불 필요 한지 도 모르 는 사람 들 이 문서 만 많 다고 투덜거리 니 참으로 답답 한 노릇 이 로다 . 심사 중 에 어떤 친구 가 하도 ISO 가 어쩌 고 문서 가 어쩌 고 지랄 을 해서 문서 를 하나 를 들 고서 아래 와 같 은 개그 를 한 적 도 있 었 다 . " 이 문서 를 몇 번 읽 어 보 셨 나요 ? " " 대충 한 번 읽 어 보 았 습니다 "" 대충 한 번 읽 어 보 시 니까 이 문서 가 우리 기업 에 적합 하 던 가요 ? "" 아니요 , 우리 기업 과 잘 맞 지 않 습니다 "" 어떤 부분 이 잘 맞 지 않 는 지 저 랑 확인 한 번 해 보 시 지요 "" 저 는 세부 적 으로 읽 어 보 지 않 아 잘 모르 는 데 암튼 전체 적 으로 는 잘 맞 지 않 습니다 "" 문서 를 잘 읽 지 도 않 으시 고 내용 도 모르 면서 맞 다 안 맞 다 어떻게 아십니까 ? "" 그냥 감 으로 안 맞 을 것 같 습니다 , 이 문서 는 ISO 이 잖아요 "" 엥 , , , ISO 와 문서 안 맞 는 것 과 무슨 상관 이 지요 . ISO 는 문서 를 잘 만들 어 활용 하 라는 것 인데 "" 어쨌든 ISO 문서 는 우리 회사 와 상관 이 없 는 문서 입니다 "" 그런데 여기 작성자 000 는 어느 분 이 시 지요 ? "" 어 , 제 이름 인데요 , 왜 여기 가 있 지 ? " 요렇게 말 하 는 싸가지 를 그냥 확 ~ 하 고 싶 은 마음 이 굴뚝같 아도 빙혼 은 캔디 처럼 참 고 참 아야 했 다 . 왜 냐 ? 미친 놈 한 대 때리 고 심사원 쫒겨 날까 봐 , , , 좋 은 게 좋 은 것 이 라고 밖 에서 시스템 이 어쩌 고 저쩌 고 떠들 고 있 는 지도 위원 님 이 심사 기업 안 줄까봐 무서워서 그냥 개그 만 하 고 말 았 던 적 도 있 었 다 . 문서 관리 라 함 은 " 반복 적 , 이중 적 , 낭비 적 " 인 업무 를 줄이 고자 업무 에 대한 기준 과 방법 을 만들 어 상기 규격 과 같이 a ) ~ g ) 까지 관리 를 하 자는 것 이 며 특히 만들 어 진 수많 은 문서 들 은 지속 적 인 개선 을 통하 여 간소 화 하 고 표준 화 하 여 향후 에 전산 화 즉 전문 화 시키 는 것 이 문서 관리 라는 것 이 다 . ♠ 문서 관리 문제점 ( 1 ) 현재 일부 기업 에서 심사 시 에 활용 하 는 문서 는 대부분 형식 적 이 고 왜 만들 었 는지 모르 고 문서 의 필요 성 을 상실 한 체 심사 용 으로 만 운영 한다는 것 이 다 . ( 2 ) 문서 와 기록 관리 에 대한 이해 가 부족 하 고 문서 화 에 대한 습관 이 안 되 어 있 다 . 아직 도 기업 은 생산 이 위주 이 고 문서 만들 시간 이 있 으면 물건 하나 더 만들 어야 한다는 생각 을 가진 분 들 이 엄청 많이 있 다 . 그러 면서 인증 은 꼭 받 아야 한다고 하 는 데 . ... 쩝 이 다 ? 자기 제품 이 얼마나 좋 은 제품 인지 를 보증 하 기 위한 방법 으로서 시스템 을 수립 하 는 것 인데 그래서 이력서 와 시스템 을 비교 해 주 어야 만 알아듣 는 이 도 있 고 아직 도 껄끄러운 인간 들 도 있 다 . 자기 의 능력 에 대한 신뢰 성 은 이력서 이 고 기업 의 제품 에 대한 이력 은 시스템 이 기 때문 에 시스템 을 수립 하 는 것 이 중요 하 다는 것 을 이해 시키 기 란 정말 눈물겨운 일 이 다 . 이 방 에서 도 아무리 게거품 물 고 떠들 어 댔 어도 샘플 동냥질 하 러 나 오 지 시스템 이 무엇 인 줄 도 모르 는 분 들 이 제법 계시 는데 정말 가엾 다는 생각 이 든다 . 빨리 번데기 에서 깨어나 한 세상 훨훨 날라 다니 는 나비 가 되 기 를 간곡 하 게 부탁 한다 . ( 3 ) 문서 관리 는 관리자 나 담당자 만 이 실행 하 는 절차 로 생각 하 는 경영진 이 대다수 이 다 . 예 ) " 우리 회사 에 는 정말 관리 시스템 이 필요 하 고 절차 에 따라 업무 를 실시 해야 한다 " 고 관리자 들 에게 늘상 강조 하 면서 도 경영진 은 절차 의 내용 이 무엇 인지 도 모르 고 본인 스스로 절차 를 무시 하 기 도 하 며 " 경영 검토 서나 계약 검토 서 " 내용 이 무엇 인지 도 모르 고 서명 하 면서 ISO / QS 는 우리 기업 에 맞 지 않 는 불 필요 한 것 이 라고 불평 만 하 고 있 는 꼴값 을 떨 고 있 다 . ( 4 ) 기업 에 종사 하 면서 도 과거 종사 하 였 던 기업 의 체제 또는 다른 기업 의 우수 사례 만 나열 하 면서 자신 이 속하 는 기업 의 체제 는 무시 하 려는 경향 이 많 다 . 예 ) 특히 대 기업 , 공기업 출신 들 . 그럼 그 회사 계속 다니 지 무엇 때문 에 이 회사 를 다닐까 ? 그러니까 니 네 들 이 그렇게 개판 인 기업 시스템 갖추 라고 데려왔 는데 시스템 이 뭔지 를 알 아야 고치 지 . 단언 하 건대 그 들 은 시스템 을 잘 알 지만 ( 실은 잘 알 지 도 모름 ^^) 이미 갖추 어 진 시스템 에서 일 만 하 였 기 에 제 로 상태 인 기업 의 시스템 을 수립 한다는 것 은 어불성설 일 수 도 있 다 . 즉 시스템 을 아 는 것 과 수립 하 는 것 은 하늘 과 땅만큼 의 차이 이 다 . ( 5 ) 주먹구구식 관리 체제 를 탈피 하 겠 다고 하 면서 도 문서 에 대한 거 부감 이 매우 강하 고 수립 된 문서 화 에 대하 여 무조건 문서 의 간소 화 만 을 요구 하 고 있 고 무슨 내용 을 왜 , 어떻게 간소 화 해야 하 는 지 에 대책 은 아무 도 없 다 . 30 분 도 안 되 어 들통나 는 것 이 바로 이 문제 다 . 관리 체제 ( 시스템 ) 이 필요 하 고 절차 가 필요 하 다고 하 는데 절차 를 누가 만들 고 어떻게 이행 해야 하 는 지 는 아무 도 모른다 . 웃기 는 경영자 들 이 시스템 은 하늘 에서 뚝 떨어지 는 것 으로 알 고 있 으며 시스템 은 아무 관리자 나 만드 는 줄 알 고 있 다 . 웃기 고 똥 싸 는 이야기 나 안 하 면 밉 지나 않 다 . 게다가 요즘 날뛰 는 사기 꾼 들 에게 사기 를 당하 는 줄 도 모르 고 주 댕이 만 번지르르 하 고 시방 뭐 하 자는 것 인지 도대체 알 길 도 없 고 감도 대추 도 못 잡 는다 . 시스템 을 개 나 소나 다 수립 할 줄 알 면 누가 컨설팅 ( 복사기 들 빼 구 ^^) 한다고 하 겠 는가 ? 뭣 도 모르 면 탱자탱자 하 지 말 고 겸허 하 게 올바른 지도 위원 만나 진심 으로 배워라 . 특히 품질 쟁이 들 . ( 6 ) 다이어리 에 기록 하 는 것 도 문서화 라고 깝죽거리 는 분 이 많 은데 죄송 스럽 게 다이어리 는 문서 가 아니 다 . 오로지 문서 나 기록 에 반영 또는 근거 가 될 수 있 는 정보 를 수집 하 는 자료 일 뿐 이 다 . 만일 기록 으로 관리 하 려면 매년 다이어리 를 압수 ( 퇴직자 포함 ) 하 고 보존 년 한 을 설정 하 고 관리 하 여야 한다 . 그런데 그런 것 이 가능 할까 ? 그래서 시스템 은 오묘 하 여 연구 가 필요 한 것 이 다 . 다이어리 는 개인 적 인 기록 이 지 공식 적 인 문서 는 아니 기 때문 에 다이어리 내용 을 해당 관련 양식 에 옮겨 적 는 습관 을 길들여야 하 는 데 이 점 도 한국 관리자 들 이 고쳐야 할 점 이 다 . ( 7 ) 공식 적 인 양식 은 자기 마음대로 만드 는 것 이 아닌 문서 관리 절차 에 따라 승인 된 양식 만 을 사용 하 여야 하 고 개인 이 자료 로 만들 어 활용 하 는 것 은 공식 문서 로 활용 하 여서는 안 된다 . 그래서 문서 / 기록 / 자료 에 대한 아주 기초 적 인 이해 가 매우 필요 하 다 . 구구단 을 외우 지 않 고 인 수분 해 할 수 없 듯이 기초 적 인 용어 모르 고 는 어디 서 시스템 한다고 하 지 말 라 . ( 8 ) 아무리 문서 를 잘 만들 어도 실행 인 안 되 는 문서 는 또는 절차 는 의미 가 없 다 . 예 ) 교육 훈련 계획서 에 사외 교육 3 명 에 대하 여 연초 에 대표 이사 의 승인 을 받 아 교육 을 실시 하 려고 하 였으나 업무 가 바쁘 니 항상 " 나중 에 하 라 " 는 지시 는 문서 화 의 역행 이 다 . 그래서 대부분 품질 하 는 친구 가 이직 을 하 게 되 는데 꼭 뒤통수 에 대 고 욕 하 는 짓 좀 그만 하 라 . 가 는 놈 도 욕 하 는 쉐이 도 추접 할 뿐 이 다 . 예 ) 공사 현장 에서 자재 청구서 에 자재 를 00 일 까지 요청 하 여도 적시 에 지급 되 는 경우 가 드물 어 자재 청구서 를 작성 할 필요 를 느끼 지 못하 고 있 다 . ( 9 ) 별 것 도 아닌 기술 을 자기 혼자 만 알 아야 하 고 후임 에게 알려 주 면 자기 가 쫒겨 나 는 줄 아 는 무식 한 사람 들 이 의외로 많 다는 것 이 다 . 참으로 나쁜 놈 들 이 다 . 자기 가 아 는 지식 물려주 고 좀 더 나 은 지식 개발 하 지 않 으려는 마치 한 번 배우 면 죽 을 때 까지 써먹 는 민중 의 곰팡이 공무원 ( 일부 임 . 빙혼 같 은 공무원 도 엄청 많 음 ^^) 같 은 놈 이 다 . 알 고 보 면 별 좃 도 아닌 것 을 기술 이 라고 깝죽 거린다 . 기술 은 그런 것 이 아니 다 . 기능 과 기술 을 착각 하 는 우매 한 인간 들 의 발악 일 뿐 이 다 . 그런 친구 들 은 당장 짤라 버리 면 생산 에 지장 을 초래 할 것 같 지만 아무런 염려 없 으니 짤라도 무방 하 다 . ( 9 ) 그러므로 각 기업 은 KS A 9001 : 2000 년 규격 으로 품질 경영 시스템 을 구축 , 실행 및 유지 하 려고 할 경우 급격 하 게 변화 하 는 격동 의 21 세기 경영 환경 을 한탄 만 하 지 말 고 더욱 더 분발 하 고 부지런히 연구 노력 하 여 후손 에게 그리고 후배 에게 후임자 에게 물려 줄 수 있 는 발자취 를 남기 고자 다양 한 관리 요소 를 여러 가지 방법 으로 연구 하 고 실천 할 수 있 도록 노력 해야 한다 . . * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ************************* a ) 문서 는 발행 전 에 적정 함 을 승인 * * * * * * * * * * * * * * ************************* 승인 받 지 않 은 문서 는 활용 ( 배포 ) 되 어서 는 안 된다 . 만일 승인 자 가 외부 에 있 어 구두 로 보 고 하 고 구두 로 승인 받 는 경우 승인 란 에 일자 와 시간 을 명시 하 는 것 도 한 방법 이 며 승인 자 가 서명 만 해서 는 안 된다 . 반드시 일자 , 이름 , 서명 을 해야 추적 이 된다 . ( 필요시 부서 , 직위 도 포함 ) * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ************************* b ) 필요시 문서 의 검토 및 갱신 , 그리고 재승 인 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ************************* 변경 된 사항 에 대하 여 는 재 승인 을 받 으라는 것 이 다 . 예 ) 매월 말일 에 작성 된 익월 생산 계획서 는 공장장 이 승인 하 고 중순 경 에 생산 계획서 를 갱신 하 는 경우 공장장 의 승인 을 받 아야 한다 . 그러나 생산 부서장 이 승인 할 경우 관련 근거 를 만들 어서 승인 해야 한다 . * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ************************* c ) 문서 의 변경 및 최신 개정 상태 의 식별 을 보장 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ************************* 바로 이것 때문 에 대부분 문서 관리 가 개판 되 고 시스템 수립 이 요원 하 기 만 하 다 . 개정 이력 을 왜 절차 서 표지 에 기록 하 는가 ? 씰 데 없이 말 이 다 . 왜 페이지 별 로 죄다 기록 하 고 있 는가 ? 개정 일자 , 개정 번호 등 을 . .. 한 곳 에서 식별 해도 가능 하 다 . 이궁 한숨 이 다 . 문제점 은 " 문서 관리 " 편 을 참조 하 라 . * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ************************* d ) 적용 되 는 문서 의 해 당본 이 사용 되 는 장소 에서 이용 가능 함 을 보장 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ************************* 공사 ( 생산 ) 현장 에 시공 ( 작업 ) 도면 이 없 으면 말 이 되 는가 ? 물론 해당 되 는 기업 ( 금형 ) 관리 계획서 ( QC / 제 조공 정도 ) 가 사무실 에 있 다고요 ? 최근 기업 의 생산 부장 이 하 신 말씀 이 다 . 물론 생산 부장 의 정신 상태 는 중대 한 부적합 이 다 . 전쟁 하 는 데 전투 지형도 가 본부 전략 사령부 에 있 거나 전투 계획서 가 본부 에 있 다고요 ? 물론 그럴 수 도 있 겠 지만 그런 경우 는 시스템 이 아닌 주먹구구식 이 라는 이야기 이 다 . * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ************************* e ) 문서 가 읽 기 쉽 도록 유지 되 고 , 쉽 게 식별 됨 을 보장 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ************************* 문서 를 읽 기 쉽 고 제발 양식 제목 좀 부여 하 여 활용 하 라는 이야기 이 다 . 하루 작업 일과 에 대한 기록 문서 를 작성 할 때 " 작업 일보 " 라는 제목 을 부여 하 듯이 문서 에 는 제목 을 부여 하 라는 이야기 이 다 . 그리고 종업원 들 이 읽 을 수 없 는 불어 , 영어 , 한자 등 을 사용 하 지 말 라는 이야기 이 다 . 수준 에 따라서 영어 , 스페인어 를 사용 하 는 것 은 문제없 지만 종업원 이 못 읽 으면 안 됩니다 . * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ************************* f ) 외부 출처 문서 의 식별 및 배포 가 관리 됨 을 보장 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ************************* 소위 " 공문서 - 심사 기록 이나 조합 또는 협회 에서 나온 책자 포함 " 라는 것 은 언제 , 누가 접수 하 여 그래서 어떻게 처리 했 는지 관리 하 라는 이야기 이 다 . 해당 부서 에 제대로 , 제 시간 에 전달 되 었 는지 관리 해야 한다 . * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ************************* g ) 효력 이 상실 된 문서 의 의도 되 지 않 은 사용 을 방지 하 며 , 어떤 목적 을 위해 보유 할 경우 에 는 적절 한 식별 의 적용 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ************************" 관리 본 , 비관 리본 " 이런 무식 한 관리 를 하 지 말 라고 몇 번 이나 말 했 다 . 요구사항 을 잘 읽 어 봐요 . 효력 이 상실 된 문서 를 보유 할 경우 에 적절 한 식별 을 하 라고 했잖아 . 멀쩡 한 문서 에 " 관리 본 " 이라고 식별 하 는 놈 들 은 이상 한 놈 들 이 야 . 버려야 할 문서 를 혹시나 해서 가지 고 있 을 때 " 구본 , 참 조본 , 폐 지본 , 비관 리본 " 등등 다른 사람 이 오용 하 지 않 도록 식별 하 라는 게 야 . 제 에 발 문서 가 무엇 인지 똑바로 알 고 좀 삽시 다요 . !!! < TS > = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = ========================= 4 . 2 . 3 . 1 엔지니어링 시방서 조직 은 고객 요구 일정 을 근거 로 모든 고객 엔지니어링 규격 / 시방서 및 변경 에 대하 여 시 의 적절 한 검토 , 배포 및 실행 을 보증 하 기 위한 프로세스 를 수립 하 여야 한다 . 시 의 적절 한 검토 는 가능 한 한 빨라야 하 고 2 작업 ( ? ) 일 을 초과 하 지 않 아야 할 것 이 다 . 조직 은 각각 의 변경 이 생산 에 실행 된 일자 의 기록 을 유지 하 여야 한다 . 실행 은 갱신 된 문서 를 포함 되 어야 한다 . 비 고 이 들 시방서 가 설계 기록 에 참조 되 거나 관리 계획서 . FMEA 등 과 같 은 양산 부품 승인 절차 ( PPAP ) 의 문서 들 에 영향 을 미칠 경우 이 규격 / 시방서 의 변경 은 고객 양산 부품 승인 의 갱신 된 기록 을 요구 한다 . = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = ========================< 빙혼 > 모든 고객 서류 는 2 주 내 에 검토 를 마치 라는 이야기 이 다 . 조직 은 처음 과 달리 변경 된 사항 은 반드시 작업 일지 등 과 같 은 곳 에 생산 일자 의 개시 를 기록 하 여야 한다 . 또한 관련 된 모든 문서 는 변경 하 여야 한다 . @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ 과제 1 . 문서 분류표 를 제출 하 시 오 ( 외부 문서 포함 , 작성 / 검토 / 승인 포함 ) 과제 2 . 문서 관리 프로세스 파악 하 여 제출 하 시요 . 과제 3 . 문서 관리 규정 을 수립 하 여 제출 하 시 오 .