Emails have become the norm within the workplace but they are now being banned at some Australian companies  as it is seen to be the cause of stress and misunderstandings among staff. Face-to-face interaction or instant messaging has become the preferred means of communication among these employees in order to de-clutter their inbox and create better working relationships. One director also says his team has been advised against sending emails to each other during out of office hours, including weekends. Some Australian companies are banning emails as directors believe internal emails cause stress and misunderstandings among staff . Nathan Schokker, the director of facilities management service provider Talio, says he implemented this new rule six months ago and has already seen a positive difference in the workplace. The policy was introduced to his 30 staff members in Brisbane after particular instances which caused unnecessary pressure, conflict and disagreements. 'We had a few cases where staff were feeling compelled to respond to emails that were sent on weekends or public holidays,' Mr Schokker told Daily Mail Australia. 'Staff were feeling like their personal time was being stolen from them. 'I also found that it is hard to imply the correct tone in an email so there were often instances where staff were offended by emails sent by other colleagues or felt like they were being unfairly treated. 'It was enough to cause angst among employees which further became a distraction in the workplace.' Face-to-face interaction or instant messaging has become the preferred means of communication among these employees in order to de-clutter their inbox and create better working relationships . For the CEO of website optimisation company Quasion,  he's introduced instant messaging among staff and has left email correspondence for clients only. 'It's about finding the right way to communicate in a simple manner within the workplace,' Matt Braithwaite-Young told Daily Mail Australia. 'I'm not anti-email. I believe clients love emails but they have to be relevant. 'However emailing often isn't suitable for internal communication and these kind of emails can clutter our inbox. 'I found that instant messaging was much suitable for the business and also a very casual form of communication.' Mr Braithwaite-Young also introduced this new strategy about eight months ago to his five Sydney staff and 15 others who are based overseas. 'The problem with email is that it is an e-version of a letter so it's unnecessary for internal communication,' he said. 'Also if your inbox is getting too cluttered that's also bad for the business because it'll pile up over important emails from clients and they can often get lost this way.' Mr Braithwaite-Young says emails or even phone calls can be intrusive to staff who are not in the office at the time. 'With instant messaging, people can respond when it's suitable for them when they're back in the office,' he said. 'There's a misconception and expectation that your response to instant messages has to be immediate but that's not how we see it. For us, it's an organising method that works for our great team and working culture.' One company director said he banned internal emails as his staff were increasingly feeling pressued to respond to them, particulary during their time off work . So far, Mr Schokker says the new policy has been successful and is hoping to continue enforcing it at his company. And if an urgent matter arises after office hours, Talio staff are encouraged to phone colleagues 'out of respect for each other'. 'I believe that work shouldn't interfere with your personal time and that way staff will come back to work much happier the next day,' Mr Schokker said. 'We've also empowered employees to be self-governing when they receive internal emails, so they can choose to have a quiet word amongst themselves or not respond at all or respond when they're back in the office. 'Now we've seen about a 90 per cent reduction in emails and I can without a doubt say that it has improved our workplace.'
Companies believe internal emails cause stress and misunderstandings .
Instant messaging or face-to-face communication is preferred over emails .
One workplace, Talio, has seen a 90 per cent reduction in emails .
Emails have also been banned from being sent to staff over the weekend .
הודעות דוא"ל הפכו לנורמה במקום העבודה, אך כעת הם נאסרים בכמה חברות אוסטרליות, שכן נראה שזה הגורם ללחץ ואי הבנות בקרב הצוות. אינטראקציה פנים אל פנים או מסרים מיידיים הפכו לאמצעי התקשורת המועדף בין עובדים אלו על מנת לסדר את תיבת הדואר הנכנס שלהם וליצור קשרי עבודה טובים יותר. מנהל אחד גם אומר שהצוות שלו הומלץ לא לשלוח מיילים זה לזה בשעות מחוץ למשרד, כולל סופי שבוע. כמה חברות אוסטרליות אוסרות הודעות דוא"ל מכיוון שדירקטורים מאמינים שהודעות דוא"ל פנימיות גורמות ללחץ ואי הבנות בקרב הצוות. נתן שוקר, מנהל ספק שירותי ניהול מתקנים Talio, אומר שהוא יישם את הכלל החדש הזה לפני שישה חודשים וכבר ראה הבדל חיובי במקום העבודה. המדיניות הוצגה ל-30 חברי הצוות שלו בבריסביין לאחר מקרים מסוימים שגרמו ללחץ מיותר, סכסוכים וחילוקי דעות. "היו לנו כמה מקרים שבהם הצוות הרגיש נאלץ להגיב למיילים שנשלחו בסופי שבוע או בחגים", אמר מר שוקר לדיילי מייל אוסטרליה. "הצוות הרגיש כאילו הזמן האישי שלהם נגנב מהם. "גיליתי גם שקשה לרמוז את הטון הנכון בהודעת דוא"ל, כך שלעתים קרובות היו מקרים שבהם הצוות פגע במיילים שנשלחו על ידי עמיתים אחרים או הרגיש שהם מקבלים יחס לא הוגן. 'זה הספיק כדי לגרום לחרדה בקרב העובדים שהפכה עוד יותר להסחת דעת במקום העבודה'. אינטראקציה פנים אל פנים או הודעות מיידיות הפכו לאמצעי התקשורת המועדף בין עובדים אלו על מנת לשחרר את העומס בתיבת הדואר הנכנס שלהם וליצור יחסי עבודה טובים יותר. עבור מנכ"ל חברת אופטימיזציית אתרים Quasion, הוא הציג הודעות מיידיות בקרב הצוות והשאיר תכתובות דוא"ל ללקוחות בלבד. "זה עוסק במציאת הדרך הנכונה לתקשר בצורה פשוטה בתוך מקום העבודה", אמר מאט ברייתווייט-יאנג לדיילי מייל אוסטרליה. ״אני לא אנטי אימייל. אני מאמין שלקוחות אוהבים מיילים אבל הם חייבים להיות רלוונטיים. "עם זאת שליחת דוא"ל לרוב אינה מתאימה לתקשורת פנימית, והודעות דוא"ל מסוג זה עלולות לבלבל את תיבת הדואר הנכנס שלנו. 'גיליתי שמסרים מיידיים מאוד מתאימים לעסק וגם צורה מאוד סתמית של תקשורת'. מר Braithwaite-Young גם הציג את האסטרטגיה החדשה הזו לפני כשמונה חודשים לחמשת הצוות שלו בסידני ול-15 אחרים שנמצאים מעבר לים. "הבעיה בדוא"ל היא שזו גרסה אלקטרונית של מכתב ולכן היא מיותרת לתקשורת פנימית", אמר. "כמו כן, אם תיבת הדואר הנכנס שלך עמוסה מדי, זה גם רע לעסק כי היא תצטבר על פני מיילים חשובים מלקוחות ולעתים קרובות הם יכולים ללכת לאיבוד בדרך זו." מר ברייתווייט-יאנג אומר שהודעות דוא"ל או אפילו שיחות טלפון עלולות להפריע לצוות שלא נמצא במשרד באותו זמן. "עם הודעות מיידיות, אנשים יכולים להגיב כשזה מתאים להם כשהם חוזרים למשרד", אמר. "יש תפיסה מוטעית וציפייה שהתגובה שלך להודעות מיידיות חייבת להיות מיידית, אבל זה לא איך שאנחנו רואים את זה. עבורנו זו שיטת התארגנות שעובדת עבור הצוות הנהדר שלנו ותרבות העבודה שלנו״. מנהל חברה אחד אמר שהוא אסר על הודעות דוא"ל פנימיות מכיוון שהצוות שלו חש יותר ויותר לחץ להגיב להם, במיוחד במהלך החופש שלהם מהעבודה. עד כה, מר שוקר אומר שהמדיניות החדשה הצליחה ומקווה להמשיך לאכוף אותה בחברה שלו. ואם מתעורר עניין דחוף לאחר שעות העבודה, צוות טליאו מוזמן להתקשר לעמיתים 'מתוך כבוד אחד לשני'. "אני מאמין שהעבודה לא צריכה להפריע לזמן האישי שלך, וככה הצוות יחזור לעבודה הרבה יותר שמח למחרת", אמר מר שוקר. "הענקנו לעובדים גם שליטה עצמית כשהם מקבלים מיילים פנימיים, כך שהם יכולים לבחור לדבר בשקט בינם לבין עצמם או לא להגיב בכלל או להגיב כשהם חוזרים למשרד. 'עכשיו ראינו ירידה של כ-90 אחוז במיילים ואני יכול ללא ספק לומר שזה שיפר את מקום העבודה שלנו'.
חברות מאמינות שהודעות דוא"ל פנימיות גורמות ללחץ ואי הבנות.
הודעות מיידיות או תקשורת פנים אל פנים עדיפות על פני הודעות דוא"ל.
מקום עבודה אחד, Talio, ראה ירידה של 90 אחוז בהודעות האימייל.
כמו כן, נאסרה שליחת אימיילים לצוות במהלך סוף השבוע.