The Metropolitan Police has produced a 'need to know guide' on how to write an e-mail. The 10-point list, which has been given to its 31,000 officers, offers advice on how not to 'prattle on' when  writing and sending messages. Published in the latest edition of staff magazine The Job, the guidelines urge officers to 'write as they would speak' to avoid emails becoming too long and full of buzzwords. Top tips: The advice was published in the latest edition of Metropolitan Police staff magazine The Job, above . Some of the advice offered appears obvious, such as 'check your email for mistakes before you send it' or 'give your email a subject title that explains what it's about'. There are also tips on how to make emails more concise. Officers are encouraged to 'use-subheadings to break up the text' if their message is more than one screen in length. Including additional information via a link to another website rather than in the email itself is another helpful hint given to staff. If officers are writing to a large group of people, the list suggests 'putting the names in the "bcc" box to save space when the email is read or printed. The guide is published on the last page of the February/March edition of The Job under the head 'Put it simply'. The article reads: 'Many of you frequently say that the emails we share inside the Met are too long and full of 'management speak. 'Don't prattle on': One of the tips given to officers. Above, the Metropolitan Police's London headquarters . 'If someone has to decipher what you've written, they probably won't bother to read it. 'But if you can get your message across simply and clearly, they are more likely to respond'. An orange box at the bottom of the page contains the 10 tips to help officers achieve this. But not all officers think that the advice is necessary, according to The Times. A Met Police source told the newspaper: 'Most officers are either young enough to have been taught all about email at school or are old enough to have figured it out in the past 20 years or so. 'This guide might be helpful to someone who has just beamed down from outer space, but for most of the world it is like teaching your grandma to suck eggs. 'Who knows what's next? Perhaps a guide to tying shoelaces'. A spokeswoman for the Metropolitan Police told MailOnline: 'Like many other organisations, we encourage people to use plain English as standard practise. 'It was just a quick corporate communications reminder.' 1. Give your email a subject title that explains simply and clearly what it's about; never leave the subject field blank. 2. To help people prioritise, include the words 'For action by [date] or 'For information'. 3. Write as you would speak - the words we use every day are words people can easily understand. 4. Start your email with a summary sentence that provides a quick view of why it was sent, for example, 'This email explains a new initiative and how you can take part.' 5. Be as concise as possible. 6. Rather than include lots of information in the email or in an attachment, link to information online and embed the link behind a word. If you have to include an attachment, save it as a PDF before sending. 7. If your email is more than one screen in length, use sub-headings to break up the text. You could also include a short contents list at the start. 8. Avoid forwarding the entire trail of previous emails unlesss it's essential that people see the history. 9. If you're emailing a large group of people, consider putting the names in the 'bcc' box to save space when the email is read or printed. 10. Check your email for mistakes before you send it.
Guide urges Met Police officers not to 'prattle on' in their messages .
'Check your email for mistakes' among the more obvious pieces of advice .
Top 10 list was published in the latest edition of staff magazine The Job .
משטרת המטרופולין הפיקה 'מדריך שצריך לדעת' כיצד לכתוב דואר אלקטרוני. רשימת 10 הנקודות, שניתנה ל-31,000 השוטרים שלה, מציעה עצות כיצד לא 'לששקש' בעת כתיבה ושליחה של הודעות. ההנחיות פורסמו במהדורה האחרונה של מגזין הצוות The Job, וההנחיות דוחקות בקצינים 'לכתוב כפי שהם היו מדברים' כדי להימנע מאימיילים שנעשים ארוכים מדי ומלאים במילות באזז. טיפים מובילים: העצה פורסמה במהדורה האחרונה של מגזין הצוות של משטרת מטרופולין The Job, למעלה. חלק מהעצות המוצעות נראות ברורות, כגון 'בדוק את האימייל שלך לאיתור טעויות לפני שאתה שולח אותו' או 'תן למייל שלך כותרת נושא שמסבירה במה מדובר'. יש גם טיפים כיצד להפוך מיילים תמציתיים יותר. השוטרים מוזמנים 'להשתמש בכותרות משנה כדי לפצל את הטקסט' אם ההודעה שלהם היא באורך של יותר ממסך אחד. הכללת מידע נוסף דרך קישור לאתר אחר ולא בדוא"ל עצמו היא עוד רמז מועיל שניתן לצוות. אם השוטרים כותבים לקבוצה גדולה של אנשים, הרשימה מציעה 'להכניס את השמות לתיבה "עותק מוסתר" כדי לחסוך מקום בעת קריאה או הדפסה של האימייל. המדריך מתפרסם בעמוד האחרון של מהדורת פברואר/מרץ של הג'וב תחת הכותרת 'נסח את זה בפשטות'. במאמר נכתב: 'רבים מכם אומרים לעתים קרובות שהמיילים שאנו חולקים בתוך ה-Met הם ארוכים מדי ומלאים ב'דיבור ההנהלה'. 'אל תשתולל': אחד הטיפים שניתנו לקצינים. למעלה, המטה של ​​משטרת המטרופוליטן בלונדון. ״אם מישהו צריך לפענח את מה שכתבת, הוא כנראה לא יטרח לקרוא את זה. "אבל אם אתה יכול להעביר את המסר שלך בצורה פשוטה וברורה, יש סיכוי גבוה יותר שהם יגיבו". תיבה כתומה בתחתית העמוד מכילה את 10 הטיפים שיעזרו לקצינים להשיג זאת. אבל לא כל השוטרים חושבים שהעצה נחוצה, לפי ה"טיימס". מקור במשטרת מט אמר לעיתון: "רוב השוטרים הם צעירים מספיק כדי שלימדו אותם הכל על דוא"ל בבית הספר או שהם מבוגרים מספיק כדי להבין את זה ב-20 השנים האחרונות בערך. "המדריך הזה עשוי להיות מועיל למישהו שזה עתה קרם מהחלל החיצון, אבל עבור רוב העולם זה כמו ללמד את סבתא שלך למצוץ ביצים. 'מי יודע מה הלאה? אולי מדריך לקשירת שרוכים'. דוברת משטרת המטרופולין אמרה ל-MailOnline: "כמו ארגונים רבים אחרים, אנו מעודדים אנשים להשתמש באנגלית פשוטה כתרגול סטנדרטי. 'זו הייתה רק תזכורת מהירה לתקשורת ארגונית'. 1. תן למייל שלך כותרת נושא שמסבירה בצורה פשוטה וברורה במה מדובר; לעולם אל תשאיר את שדה הנושא ריק. 2. כדי לעזור לאנשים לתעדף, כלול את המילים 'לפעולה עד [תאריך] או 'למידע'. 3. כתבו כפי שהייתם מדברים – המילים שאנו משתמשים בהן מדי יום הן מילים שאנשים יכולים להבין בקלות. 4. התחל את האימייל שלך במשפט סיכום המספק תצוגה מהירה מדוע הוא נשלח, לדוגמה, 'אימייל זה מסביר יוזמה חדשה וכיצד אתה יכול לקחת חלק'. 5. היו תמציתיים ככל האפשר. 6. במקום לכלול מידע רב במייל או בקובץ מצורף, קישור למידע באינטרנט והטמיע את הקישור מאחורי מילה. אם עליך לכלול קובץ מצורף, שמור אותו כקובץ PDF לפני השליחה. 7. אם האימייל שלך באורך של יותר ממסך אחד, השתמש בכותרות משנה כדי לפצל את הטקסט. אתה יכול גם לכלול רשימת תוכן קצרה בהתחלה. 8. הימנע מהעברת כל המסלול של אימיילים קודמים אלא אם כן זה חיוני שאנשים יראו את ההיסטוריה. 9. אם אתה שולח דוא"ל לקבוצה גדולה של אנשים, שקול לשים את השמות בתיבה 'עותק מוסתר' כדי לחסוך מקום בעת קריאה או הדפסה של האימייל. 10. בדוק את האימייל שלך לאיתור טעויות לפני שאתה שולח אותו.
מדריך קורא לשוטרים של Met Police לא 'להתפרע' בהודעות שלהם.
'בדוק את האימייל שלך אם יש טעויות' בין העצות הברורות יותר.
רשימת 10 המובילים פורסמה במהדורה האחרונה של מגזין הצוות The Job.