text:
TITEL I.  - Inrichting en doel.
 Artikel    1 . Alle erven gelegen binnen de grenzen van het bij dit reglement gevoegd plan vormen een polder onder de benaming Middenkustpolder.
Het gebied van de polder bevindt zich geheel of gedeeltelijk op de gemeenten Nieuwpoort, Middelkerke, Oostende, Oudenburg, Jabbeke, Gistel, Ichtegem, Koekelare en Diksmuide.
 Art.    2 . De polder heeft tot taak :
1.Het verwezenlijken van de doelstellingen en rekening houden met de beginselen zoals bedoeld in de artikels 4, 5 en 6 van het decreet integraal waterbeleid van 18 juli 2003 en het uitvoeren van het deelbekkenbeheerplan, binnen de grenzen van het territoriale gebied.
2. Het voeren van een peilbeheer in functie van de wettelijke bestemming van de eigendommen.
3. Alle zodanige beslissingen te nemen die de algemene vergadering in het belang van de polder nodig zal achten.
 Art.    3 . (volgens PW artikel 2) De polder heeft zijn zetel in de gemeente Gistel.
 TITEL II.  - Het beheer van de polder.
 HOOFDSTUK I.  - Algemene vergadering.
 Art.    4 . (volgens PW artikel 13) De legger van de in de polder gelegen erven wordt jaarlijks herzien en dit uiterlijk op 1 januari.
Met het oog op de herziening zal de legger tijdens de maanden januari en februari ter inzage liggen op het kantoor van de ontvanger-griffier tijdens de kantooruren. Het recht van inzage en bezwaar tegen de in de legger voorkomende gegevens, wordt elk jaar via een bericht op het aanslagbiljet van het voorafgaande jaar bekendgemaakt.
 Art.    5 . (volgens PW artikel 12 en 14) Zijn stemgerechtigd in de algemene vergadering, de houders van zakelijke rechten waarvan het genot verbonden is van één of meer in het gebied van de polder gelegen erven, op voorwaarde dat de oppervlakte van deze één of meer erven minstens vijf hectaren bedraagt.
 Art.    6 . (volgens PW artikel 14) Eigenaars die afzonderlijk geen stemrecht hebben kunnen hun eigendommen groeperen tot het minimum van vijf hectaren, om gezamenlijk een afgevaardigde naar de algemene vergadering te zenden.
Op een gemeenschappelijke brief wordt de afgevaardigde aangeduid. Deze brief is door elke betrokkene getekend, met de vermelding van hun eigendommen. Te bezorgen op de zetel van de polder vóór 1 oktober.
De regeling is enkel geldig voor 1 jaar.
Elk lid van de algemene vergadering beschikt slechts over één stem.
 Art.    7 . (volgens PW artikel 17) Stemgerechtigden kunnen zich op de algemene vergadering door een gevolmachtigde naar hun keuze, die al dan niet ingelande is, laten vertegenwoordigen.
Een gevolmachtigde kan slechts drager zijn van één enkele volmacht.
Om geldig te zijn moet de volmacht voldoen aan :
-toekomen één week voor de algemene vergadering op de zetel van de polder (per post of afgegeven)
- gewettigde handtekening (geschreven en goedgekeurd) van volmachtgever
- adres van de volmachtgever en volmachtdrager
- bevat een eigen geschreven tekst " goed voor volmacht "
Vóór de algemene vergadering wordt een proces-verbaal opgesteld met geldige en ongeldige volmachten, getekend door de dijkgraaf en ontvanger-griffier.
 Art.    8 . (volgens PW artikel 41) Ieder jaar op een datum en plaats door het bestuur te bepalen, wordt een gewone algemene vergadering gehouden.
Buitengewone algemene vergaderingen worden, volgens de noodwendigheden, gehouden op beslissing van het bestuur of op verzoek van tenminste één derde van de leden.
 Art.    9 . De oproepingen voor de algemene vergaderingen, zo gewone als buitengewone, gebeuren per gewone post, die moeten verzonden worden minstens 3 weken voor de zitting. Zij zullen naast de agenda, ook dag, uur en plaats van de vergadering vermelden.
Wanneer de hoogdringendheid bewezen is, kan er voor buitengewone algemene vergaderingen afgeweken worden van de verplichting om 3 weken op voorhand de oproepingsbrieven te verzenden. In dit geval moet de oproepingsbrief uitdrukkelijk de hoogdringendheid inroepen.
 Art.    10 . De algemene vergadering wordt gehouden onder het voorzitterschap van de dijkgraaf of bij afwezigheid van de dijkgraaf, de adjunct-dijkgraaf, of bij afwezigheid van de adjunct-dijkgraaf, het oudste bestuurslid.
De zitting vangt aan met de melding van het aantal stemgerechtigde leden, en het aantal aanwezige stemmen.
Van de algemene vergadering wordt een verslag opgemaakt en door de dijkgraaf en de ontvanger-griffier ondertekend. In de volgende algemene vergadering wordt het verslag voorgelegd ter goedkeuring.
 Art.    11 . Geen geldige beslissing kan worden genomen over punten buiten de agenda tenzij in geval van hoogdringendheid of op vraag van twee derden van de aanwezige stemmen.
De hoogdringendheid moet gemotiveerd worden.
 Art.    12 . (volgens PW artikel 23) Alle besluiten van de algemene vergadering worden genomen bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
Geheime stemmingen hebben plaats voor de verkiezing van bestuursleden, voor elke benoeming en tuchtmaatregel en telkens wanneer er over personen dient te worden gestemd, alsmede op verzoek van minstens één vierde van de aanwezige stemgerechtigden.
De vergaderingen zijn niet openbaar.
 HOOFDSTUK II.  - Het bestuur.
 Art.    13 . (volgens PW artikel 28) Het bestuur van de polder is samengesteld uit een dijkgraaf, een adjunct-dijkgraaf en zeven gezworenen.
Als overgangsmaatregel bij de eerste samenstelling van het bestuur geldt dat uit elk van de vijf vroegere polders, betrokken in de samensmelting tot de Middenkustpolder, minimum één vertegenwoordiger opgenomen wordt in het bestuur, voor zover er zich iemand kandidaat stelt.
 Art.    14 . Een mandaat van bestuurslid vervalt wanneer het bestuurslid niet meer aan de verkiesbaarheidvoorwaarden voldoet.
 Art.    15 . (volgens PW artikel 31) Voor de verkiezing van het bestuur worden drie achtereenvolgende geheime stemmingen gehouden.
Door de eerste stemming worden alle bestuursleden aangewezen; door de tweede en derde stemming worden onder de aldus verkozen bestuursleden achtereenvolgens de dijkgraaf en de adjunct-dijkgraaf aangewezen.
 Art.    16 . Als overgangsmaatregel (zie artikel 13) wordt in de eerste stemronde één kandidaat per vroegere polder gekozen. Dit betekent dat de kandidaat die voor die polder het hoogst aantal stemmen heeft in het bestuur opgenomen wordt. Voor de overgebleven plaatsen wordt de procedure - vermeld in artikel 20 - gevolgd, tussen de nog niet verkozen kandidaten.
 Art.    17 . Bij vacature van één of meer bestuursambten heeft elke ingelande al of niet stemgerechtigd, en die aan de wettelijke voorwaarden voldoet, het recht zijn kandidatuur te stellen die echter slechts ontvankelijk zal zijn indien zij schriftelijk aan de dijkgraaf wordt gericht, per aangetekende zending ter zetel van de polder, en dit ten minste één week voor de algemene vergadering, waarop de verkiezing van een bestuursambt is geagendeerd.
Als overgangsmaatregel bij de eerste samenstelling van het bestuur, worden de kandidaatstellingen gericht aan de gouverneur van de Provincie West-Vlaanderen, Burg 4, 8000 Brugge.
Om te voorzien in een of meerdere vacatures wordt gehandeld zoals hierna bepaald :
1. In een eerste stemronde worden de nieuwe bestuursleden voor de vacante plaatsen aangeduid.
2. Zijn beide ambten van dijkgraaf en adjunct-dijkgraaf vacant, dan heeft de aanduiding van de dijkgraaf plaats in een tweede stemronde, terwijl in een derde stemronde de adjunct-dijkgraaf zal benoemd worden.
3. Staat alleen het ambt van dijkgraaf open, dan wordt hij in een tweede stemronde aangeduid; is het de zittende adjunct-dijkgraaf die daartoe benoemd wordt, dan heeft een derde stemronde plaats om een nieuwe adjunct-dijkgraaf te kiezen.
4. Indien alleen een adjunct-dijkgraaf moet benoemd worden, heeft die plaats in een tweede stemronde.
Aangezien de algemene vergadering onder de bestuursleden de dijkgraaf en de adjunct-dijkgraaf aanwijst, worden voor deze beide ambten geen kandidatuurstellingen vereist.
 Art.    18 . De stemverrichtingen worden geleid door een bureau, voorgezeten door de voorzitter van de vergadering. Het bureau bestaat verder uit twee afgevaardigden, aan te wijzen door de algemene vergadering onder de aanwezigen, op voorstel van de voorzitter. Deze afgevaardigden moeten aangenomen worden buiten de bestuursleden en de kandidaten voor een bestuurspost.
De ontvanger-griffier maakt als secretaris deel uit van dit bureau.
Na het einde van iedere stemronde neemt het bureau de stemmen op. De uitslag wordt door de voorzitter van het bureau bekend gemaakt en door de ontvanger-griffier geacteerd in het proces-verbaal van de zitting.
Al de stukken betreffende de verkiezing, waaronder de schriftelijke kandidatuurstellingen, de stembrieven, alsmede de volmachten, worden door de ontvanger-griffier bewaard gedurende de termijn van minstens één jaar. In geval van verhaal tegen de geldigheid van de kiesverrichtingen wordt deze termijn verlengd tot één week na de eindbeslissing.
 Art.    19 . Aan de aanwezige stemgerechtigde ingelanden wordt de lijst van de kandidaten overhandigd.
Voor de te begeven plaatsen zullen verkozen zijn, zij die het grootst aantal stemmen behalen, met dien verstande dat de volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen vereist is.
 Art.    20 . Indien in de eerste stemronde, na de eerste stembeurt, geen volstrekte meerderheid behaald wordt voor één of meerdere te begeven plaatsen, zal er een tweede stembeurt gehouden worden onder de kandidaten die deze volstrekte meerderheid niet hebben behaald.
In deze tweede stembeurt volstaat een gewone meerderheid.
Wanneer twee of meer kandidaten een gelijk aantal stemmen behalen, zal in eerste orde de voorrang gegeven worden aan een uittredend bestuurslid en in tweede orde door lottrekking.
 Art.    21 . (volgens PW artikel 33) Het mandaat van bestuurslid duurt zes jaar. Om de drie jaar wordt het bestuur gedeeltelijk hernieuwd, met dien verstande dat beurtelings en in deze volgorde vier en vijf bestuursposten vacant komen. De orde van uittreden wordt naderhand bepaald door het nieuw bestuur.
De vervallen mandaten kunnen hernieuwd worden telkens voor een termijn van zes jaar.
 Art.    22 . Indien voortijdig de plaats van dijkgraaf, adjunct-dijkgraaf of een gezworene vacant wordt, dan zal tot zijn vervanging worden overgegaan tijdens de eerstvolgende algemene vergadering.
Het bestuurslid, dat ter voortzetting van een voortijdig opengevallen mandaat wordt verkozen, voleindigt dit mandaat.
 Art.    23 . (volgens PW artikel 28) Indien de burgemeester die door de gouverneur wordt aangeduid om de vergaderingen van het bestuur bij te wonen zijn mandaat van burgemeester komt te verliezen, maakt die niet verder deel uit van het bestuur.
De burgemeester die dan door de gouverneur zou worden aangesteld, zal - voor wat de duur van zijn mandaat betreft - de termijn van het mandaat van zijn voorganger voltooien.
 Art.    24 . (volgens PW artikel 29) Bij gelijktijdige verkiezing van kandidaten bestuursleden, die onderling bloed- of aanverwant zijn in één van de door artikel 29 van de wet van 3 juni 1957 verboden graden, zal diegene die het meeste aantal stemmen gehaald heeft, en bij gelijkheid van stemmen, de oudste in jaren verkozen worden. Door de gouverneur kan een afwijking verleend worden, zoals bepaald bij het derde lid van bedoeld artikel, uitgezonderd wanneer de oudste vóór tot de verkiezing wordt overgegaan, verklaart zijn mandaat niet te aanvaarden.
De kandidatuur om tot bestuurslid te worden benoemd die, bij vacature, zou worden gesteld door een ingelande die bloed- of aanverwant is van één van de aanblijvende leden van het bestuur of van de ontvanger-griffier is bijgevolg niet ontvankelijk.
 Art.    25 . De bijeenkomsten van het bestuur grijpen plaats volgens behoeften, en op de door de dijkgraaf vastgestelde data.
De uitnodigingen tot deze vergaderingen met vermelding van dagorde - geschieden ten minste één week vooraf. In geval van hoogdringendheid kan zelfs een mondelinge uitnodiging tot een onmiddellijke vergadering volstaan.
 Art.    26 . Van de bijeenkomsten van het bestuur wordt een proces-verbaal opgemaakt, dat ingeschreven wordt in een daartoe bestemd register en door de voorzitter en de ontvanger-griffier ondertekend.
 Art.    27 . Het bestuur kan enkel geldig beraadslagen wanneer de meerderheid van de in functie zijnde leden aanwezig is.
Mocht tijdens een bijeenkomst van het bestuur deze meerderheid niet aanwezig zijn, dan zullen in de loop van de eerstvolgende vergadering, met zelfde dagorde, de beslissingen getroffen worden, welke ook het aantal van de aanwezige bestuursleden is.
De beslissingen worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemming is de stem van de dijkgraaf, of zijn vervanger, beslissend.
 Art.    28 . Het mandaat van bestuurslid is onbezoldigd. In de begroting kan het verlenen van een zitpenning opgenomen worden. Een vergoeding van reis- en verblijfkosten wordt voorzien volgens de normen welke ter zake gelden voor het overheidspersoneel.
 Art.    29 . (volgens PW artikel 45) De dijkgraaf neemt kennis van alle stukken die de polderwerking aanbelangen en deelt ze mee aan het bestuur in zijn eerstkomende vergadering.
De dijkgraaf treedt in rechte op, voor de polder, overeenkomstig de aanwijzingen van het bestuur.
Om als eiser op te treden, moet het bestuur gemachtigd zijn door de algemene vergadering en door de gouverneur; voor de vorderingen in kortgeding, alsmede de bezitsvorderingen zijn dergelijke machtigingen niet vereist.
Om op te treden als verweerster, mag het bestuur eigenmachtig beslissen.
 HOOFDSTUK III.  - De Ontvanger-Griffier.
 Art.    30 . (volgens PW artikel 50) De ontvanger-griffier wordt door de algemene vergadering bij geheime stemming benoemd.
De ontvanger-griffier moet Belg zijn, meerderjarig, de burgerlijke en politieke rechten genieten en een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze postuleren.
Een oproep tot de kandidaten, met melding van de voorwaarden, wordt gedaan in het Belgisch Staatsblad en in twee plaatselijke dag- of weekbladen, dit ten minste twee maanden voor de algemene vergadering, waarop er tot de benoeming van de nieuwe ontvanger-griffier zal worden overgegaan.
Degenen die zich kandidaat willen stellen, moeten hun aanvraag aan de dijkgraaf, bij aangetekend schrijven toesturen ter zetel van de polder.
Kandidaten moeten ten minste een gehomologeerd getuigschrift van hoger onderwijs korte type of gelijkwaardige studies bezitten. Het bestuur kan de kandidaat verzoeken om een getuigschrift van bestuursrecht, erkend door de School van Bestuursrecht van de provincie West-Vlaanderen, voor te leggen of zich ertoe verbinden deze bestuursleergangen volledig en met vrucht te volgen, dit naargelang zijn getuigschrift en ervaringen.
Vóór de algemene vergadering waarop de benoeming plaats heeft wordt een bekwaamheidsexamen ingericht. Het programma wordt door het bestuur vastgesteld. Enkel de kandidaten die slagen in dit examen worden toegelaten tot de stemming op de algemene vergadering.
Aan al de stemgerechtigde ingelanden die de algemene vergadering bijwonen, wordt de lijst van de kandidaten overhandigd.
De benoeming gebeurt bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
Mocht bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid niet worden bereikt, dan zal tot een tweede stemming worden overgegaan die echter beperkt zal blijven tussen de twee kandidaten die het grootste aantal stemmen hebben behaald, bij ex-aequo beslist de dijkgraaf.
 Art.    31 . (volgens PW artikel 51) De ontvanger-griffier is een vast benoemd ambtenaar aan wiens loopbaan enkel door overlijden, door het bereiken van de in de polderwet vermelde leeftijd, door ontslagname of ontzetting uit zijn ambt, een einde kan worden gesteld.
Het ambt van ontvanger-griffier kan niet gesplitst worden in een apart ambt van ontvanger en griffier.
De algemene vergadering stelt de wedde van de ontvanger-griffier vast onder voorbehoud van goedkeuring door de deputatie van de provincie West-Vlaanderen.
Met het oog op de toepassing van de wettelijke bepalingen betreffende de maatschappelijke zekerheid bepaalt het bestuur van de polder de omvang en de spreiding van de dienstprestaties van de ontvanger-griffier, alsmede de data waarop de vastgestelde wedde maandelijks betaalbaar is.
 Art.    32 . (volgens PW artikel 53) De ontvanger-griffier is gehouden, binnen de zes weken, na zijn benoeming, een borgsom te storten waarvan het bedrag door de algemene vergadering wordt vastgesteld, zonder evenwel het bedrag van zijn jaarwedde te mogen overschrijden.
Deze borgsom wordt hem eerst terugbetaald na neerlegging van zijn ambt, en na goedkeuring van zijn rekening van klerk tot meester. Vooraf zal hij ook nog alle registers, rekenplichtigheidsstukken en boeken, stukken van beheer zowel als het volledig hem toevertrouwd archief aan het bestuur moeten hebben overhandigd.
Mits toelating van de algemene vergadering kan deze borgsom vervangen worden door een hypothecaire inschrijving, van eerste rang, op zijn onroerende goederen, of door middel van een derde borg of door de collectieve borgstelling van een daartoe gekend organisme.
 Art.    33 . (volgens PW artikel 56) Buiten zijn wettelijk omschreven bevoegdheden is de ontvanger-griffier belast met de uitvoering van alle administratieve werkzaamheden die de dijkgraaf, het bestuur en de algemene vergadering, ieder in de sfeer van zijn bevoegdheid, hem opleggen.
Hij zal onder meer instaan voor de materiële uitvoering bij het opmaken en bijhouden van de kadastrale legger en de lijst van de stemgerechtigden, evenals bij het opmaken van begroting, rekening en belastingskohier.
De algemene vergadering kan zijn werkzaamheden nader omschreven onder de vorm van permanente instructies en deze te allen tijde aanvullen.
 Art.    34 . (volgens PW artikel 54) De ontvanger-griffier houdt zijn kantoor op de zetel van de polder.
Daar de ontvanger-griffier belast is met het verhandelen van gelden die aan een openbaar bestuur toebehoren, is hij een openbaar rekenplichtige die als zodanig onder de toepassing valt van de wetgeving op de Rijkscomptabiliteit.
 HOOFDSTUK IV.  - Dijk-, sluiswachters en andere personeelsleden.
 Art.    35 . (volgens PW artikel 60-64) De dijk-, sluiswachters en andere personeelsleden worden door het bestuur benoemd. Het bestuur bepaalt hun wedde en waakt over de goede uitvoering van hun taak.
Bedrag van het loon en de loonsvoorwaarden worden door het bestuur bepaald.
De algemene vergadering stelt het personeelsstatuut van het personeel van de polder vast. Daarin zijn onder meer vervat : functiebeschrijving, werving, vorming, evaluatie, verlofstelsel en geldelijk statuut.
 TITEL III.  - De Polderbelastingen.
 HOOFDSTUK I.  - Het vestigen van de belasting.
 Art.    36 . (volgens PW artikel 65) Alle uitgaven welke ten laste vallen van de polder en die niet gedekt zijn door opbrengst van de goederen of bezittingen, toelagen of andere inkomsten, dienen gedragen te worden onder vorm van belastingen.
De belastingen worden ten bate van de polder over alle ingelanden omgeslagen in verhouding tot de oppervlakte van de kavels waarvan zij eigenaar zijn of het genot hebben krachtens een zakelijk recht.
De algemene vergadering is bevoegd om een minimum geschot per ingelande vast te stellen.
De belasting is verschuldigd en zal worden gevorderd van degenen die ingelanden zijn op 1 januari van het aanslagjaar.
 HOOFDSTUK II.  - Wijze van invordering van de belastingen.
 Art.    37 . (volgens PW artikel 68) Het kohier van de gewone belastingen wordt elk jaar door de algemene vergadering opgemaakt en vastgesteld volgens de regels hiervoor bepaald bij artikel 36.
 Art.    38 . (volgens PW artikel 69 en 72) De belastingen moeten betaald zijn binnen de 2 maanden na het versturen van het aanslagbiljet. Na het verstrijken van de betalingstermijn wordt een herinnering verzonden waarbij verwijlinteresten aangerekend worden net zoals bij de directe belastingen.
 Art.    39 . Na uitvoerbaarverklaring van het belastingskohier, door de deputatie, wordt door de ontvanger-griffier aan elke belastingschuldige, een belastingsbiljet toegestuurd, houdende uittreksel van het hem betreffende belastingskohier.
Op bedoeld uittreksel, zullen volgende vermeldingen voorkomen :
a. datum van de beslissing door de algemene vergadering;
b. datum van uitvoerbaarverklaring door de deputatie;
c. datum van de verzending van het aanslagbiljet;
d. uiterste datum van betaling;
e. aanslagjaar;
f. nummer van het artikel van het belastingskohier;
g. de belastingsvoet en het volledige bedrag van de te betalen belasting;
h. de grondslag van de belasting;
i. de plaats waar en de wijze waarop kan worden betaald;
j. de voet van de verwijlintrest.
 TITEL IV.  - Werken door de polder uit te voeren.
 Art.    40 . (volgens PW artikel 80) Al de werken die door de polder worden uitgevoerd, moeten als doel hebben de taak van de polder (zie artikel 2) uit te voeren.
Alle in het algemeen belang bestaande kunstwerken en waterlopen worden door de polder onderhouden. Zij worden binnen het jaar na de goedkeuring van dit reglement nauwkeurig door de algemene vergadering aangeduid. Te allen tijde kan de algemene vergadering de lijst of kaart van de in het algemeen belang bestaande kunstwerken en waterlopen aanvullen of wijzigen.
Naast de gerangschikte waterlopen, kunnen alle overige waterlopen die een collectief belang hebben opgenomen worden in deze lijst of kaart.
 Art.    41 . De werken tot onderhoud, zijn deze die jaarlijks of periodiek terugkeren.
De werken tot instandhouding, zijn werken die tot doel hebben de bewaring en bestendiging van reeds bestaande kunstwerken te verzekeren.
De werken tot onderhoud en instandhouding omvatten ondermeer :
a. De gewone ruimings-, onderhouds- en herstellingswerken zoals aangeduid in artikel 6 van de wet betreffende de onbevaarbare waterlopen van 28 december 1967.
b. Het onderhouden en in stand houden van alle kunstwerken zoals duikers, waternemingen, schuiven, sluizen, overwelvingen, rabotten ten einde een normale waterdoorgang te verzekeren.
c. Het onderhouden en in stand houden van het wegennet van de polder, van de beplantingen, gebeurlijk, van de gebouwen van de polder.
d. Het gewoon onderhoud en in stand houden van de dijken en het stoppen van kleine bressen.
 TITEL V.  - Bijzondere bepaling.
 Art.    42 . Een exemplaar van het goedgekeurde reglement ligt ter inzage op de zetel van de polder.
 Art.  43. Goedgekeurd op de algemene vergadering van 30 januari 2008.
Goedgekeurd door de gemachtigd ambtenaar, Paul Thomas, afdelingshoofd Afdeling Operationeel Waterbeheer van de Vlaamse Milieumaatschappij op 9 juni 2008. Het reglement treedt in werking tien dagen na het verschijnen in het Belgisch Staatsblad.


type: legislation

jurisdiction: Belgium

text:
Artikel    1 . Voor de toepassing van dit huishoudelijk reglement moet worden verstaan onder de " Conferentie " de Interministeriële Conferentie " Welzijn, Sport en Gezin ", deel " Personen met een handicap ", opgericht overeenkomstig artikel 31bis  van de gewone wet van 9 augustus 1980 tot hervorming der instellingen en bij beslissing van de Ministerraad van 18 april 2008 tijdens dewelke er werd overeengekomen dat de dossiers betreffende het Beleid voor Personen met een handicap worden voorgelegd aan de Conferentie " Welzijn, Sport en Gezin ".
 Art.    2 . De Conferentie is samengesteld uit de leden, vermeld in de tabel " Samenstelling van de Interministeriële Conferenties ", overeenkomstig de omzendbrief van 6 juli 2005 betreffende de interministeriële conferenties, goedgekeurd tijdens het Overlegcomité van 1 april 2008 en van 23 april 2008.
Afhankelijk van de specifieke punten die op de agenda staan, kan deze samenstelling worden gewijzigd, na eenparig akkoord van de leden van de conferentie.
 Art.    3 .[ 1  De Conferentie wordt voorgezeten afwisselend door een lid van de federale Regering en door een lid van de Regeringen, van de Gemeenschappen en Gewesten.
  De beurtrol van het voorzitterschap wordt in het overlegcomité vastgesteld.
  Het voorzitterschap geldt voor een periode van twaalf maanden van 1 oktober tot 30 september.
  In 2009, zal het voorzitterschap door de Regering van de Duitstalige Gemeenschap waargenomen worden. In afwijking van het vorig lid zal dit voorzitterschap aanvangen op 1 januari 2009.] 1
----------
( 1 )<VARIA  2009-12-16/02 , art. 1, 002; Inwerkingtreding : 01-01-2009>
 Art.    4 . Het secretariaat van de Conferentie wordt waargenomen door de DG Personen met een handicap van de FOD Sociale Zekerheid.
Wanneer het Voorzitterschap wordt waargenomen door een ander lid dan de vertegenwoordiger van de Federale Regering, wijst het Voorzitterschap een contactpersoon aan om het verband met het Secretariaat te leggen.
 Art.    5 . De Conferentie vergadert, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek van de voorzitter of van een lid van de Conferentie, en idealiter tweemaal per jaar.
Een Conferentie kan evenwel worden georganiseerd in geval van hoogdringendheid en los van elke termijn. In dit geval dient het lid dat de organisatie van deze conferentie vraagt de Voorzitter en het Secretariaat, dat de nodige oproepingsbrieven zal opmaken, daarover in te lichtten.
 Art.    6 . § 1. De Voorzitter stelt de agenda vast waarover de Conferentie beraadslaagt.
De leden van de Conferentie kunnen op de agenda alle punten brengen waarvan ze wensen dat ze onderzocht worden. Daartoe neemt het Secretariaat contact op met de leden vóór de vergadering, om hun te vragen of ze bijzondere punten op de agenda van de Conferentie willen plaatsen.
Zo ja sturen de leden naar het Secretariaat, per elektronische post, een fiche die beantwoordt aan de door het Secretariaat vastgelegde regels en lay-out en voegen daarbij de aanvullende en verklarende stukken die ze nuttig achten.
Behoudens andere afspraken daarover, zorgt het Secretariaat voor de vertaling van de fiches.
§ 2. In geval van hoogdringendheid kan de Conferentie, met de instemming van al haar leden, beraadslagen over punten die niet op de agenda staan.
§ 3. Een voorbereidende vergadering, samengesteld uit vertegenwoordigers van elk lid van de Conferentie en van het Secretariaat, vindt plaats een maand vóór de Conferentie bijeen om ze voor te bereiden en om haar agenda in onderlinge overeenstemming vast te leggen. Tijdens deze voorbereidende vergadering wordt ook de stand van zaken gemaakt over de dossiers behandeld in de werkgroepen opgericht door de Conferentie.
§ 4. Teneinde de werkzaamheden van de Conferentie te vergemakkelijken, kent de voorbereidende vergadering een code toe aan elk document dat zal worden voorgelegd aan de Conferentie :
o Een document waarover bij de voorbereidende vergadering volledige consensus bestaat, krijgt code A;
o Een document dat nog besproken of eventueel geheroriënteerd moet worden door de Conferentie, krijgt code B;
o Een document dat louter ter informatie wordt voorgelegd aan de Conferentie, krijgt code C;
o Een document waarbij aan de Conferentie de oprichting van een nieuwe werkgroep wordt voorgesteld, krijgt code D.
 Art.    7 . § 1. De Voorzitter schrijft elke overeenkomstig artikel 6, § 1, ingediende zaak op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de Conferentie.
§ 2. De Voorzitter deelt, door toedoen van het Secretariaat, de agenda mede aan de leden, uiterlijk een week na de voorbereidende vergadering bedoeld in artikel 6, § 3. De documenten en stukken betreffende de verschillende punten op de agenda worden de leden bezorgd uiterlijk tien dagen vóór de Conferentie.
§ 3. De documenten en stukken betreffende de verschillende punten op de agenda worden de leden bezorgd uiterlijk tien dagen vóór de Conferentie.
§ 4. Om de stukken te kunnen verzenden overeenkomstig de bepalingen van § 3, moeten de verschillende werkgroepen hun document hebben afgewerkt en aan het secretariaat hebben bezorgd uiterlijk een week na de voorbereidende vergadering, behalve eenparig akkoord van alle leden tijdens de voorbereidende vergadering.
 Art.    8 . De leden van de Conferentie mogen zich niet laten vertegenwoordigen door een medewerker, behoudens aan de Voorzitter medegedeelde onbeschikbaarheid.
In geval van onbeschikbaarheid mogen ze zich laten vertegenworodigen door een medewerker, maar die gemandateerd moet zijn en aan de andere leden moet melden dat hij werkelijk een mandaat heeft.
In elk geval zal de Conferentie trachten tot een consensus te komen voor elk behandelend dossier.
Met het oog op een optimale werking kan ieder lid van de Conferentie zich laten vergezellen door een beperkte delegatie.
 Art.    9 . De beslissingen genomen naar aanleiding van de Conferentie kunnen de vorm aannemen van de drie volgende soorten documenten :
1. Een " Verklaring ", een document waarin de verschillende partijen hun wil uitdrukken een bepaald doel te bereiken en een methodologie en procedures formuleren die moeten worden opgezet om dat doel te bereiken.
2. Het " Protocolakkoord ", een document waarin de partijen een consensus bereikt om een concreet beleid te voeren op een specifiek domein opnemen, en waarin elk van de actoren zich ertoe verbindt dit beleid uit te voeren, elk in het kader van zijn bevoegdheden.
3. Het " Samenwerkingsakkoord ", een document dat de oprichting en het gemeenschappelijk beheer van een dienst of een instelling behelst, het gezamenlijk uitoefenen van bevoegdheden om het gezamenlijk uitwerken van initiatieven, krachtens artikel 92bis van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming van de instellingen.
Deze drie soorten documenten worden ondertekend en gedateerd door elk van de bij het dossier betrokken Ministers. Een kopie ervan wordt ter beschikking gesteld op de website van de DG personen met een handicap van de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid www.handicap.fgov.be en ze worden eveneens bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad.
Iedere beslissing, ongeacht de vorm ervan, moet worden opgenomen in de notulen van de vergadering, of kan aanleiding geven tot een kennisgeving van beslissing.
 Art.    10 . De Conferentie kan " interkabinetten " werkgroepen oprichten teneinde de dossiers op haar agenda verder uit te diepen.
Afhankelijk van de dossiers en van de vereiste specifieke expertise kan elke werkgroep zijn eigen voorzitter en secretariaat aanwijzen.
 Art.    11 . Een ontwerp van notulen van de vergadering van de Conferentie, met de lijst van de aanwezige leden, de beslissingen van de Conferentie, alsook de aan de Conferentie gedane officiële mededelingen, wordt door het Secretariaat opgesteld en aan de leden van de Conferentie toegestuurd binnen de maand die volgt op de vergadering.
Indien binnen de maand na de toezending van het ontwerp van notulen geen opmerkingen worden voorgelegd aan het Secretariaat, worden de notulen beschouwd als goedgekeurd.
Indien er opmerkingen worden geformuleerd, wordt het ontwerp van notulen aangepast; dit nieuwe ontwerp van notulen wordt aan de leden bezorgd.
In elk geval worden de notulen steeds op de volgende vergadering van de Conferentie ter definitieve goedkeuring voorgelegd.
 Art.    12 . Uiterlijk de zevende werkdag vóór de vergadering van het Overlegcomité zendt het secretariaat aan de Centrale Secretarie van het Overlegcomité de agenda's en de documenten met het oog op hun archivering, evenals de notulen van de vergaderingen en de bijeenroepingen voor de vergaderingen die geadresseerd zijn aan de leden van de Conferentie in de afgelopen maand, om ze ter informatie te bezorgen aan het Overlegcomité. In geval van hoogdringendheid moeten laatstgenoemde documenten gezonden worden op een datum die toelaat dat informatie wordt gegeven aan de centrale werkgroep van het Overlegcomité.
 Art.  13. Dit reglement treedt in werking op 9 juli 2008.


text:
Artikel    1 . De Directieraad wordt voorgezeten door de Administrateur generaal of, als die verhinderd is, door een lid die hij aanduidt.
 Art.    2 . De voorzitter opent, schorst en heft de vergaderingen op, hij leidt de debatten en ziet toe op het regelmatig en ordelijk verloop van de vergaderingen.
 Art.    3 . De Directieraad vergadert zo dikwijls als de belangen van het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten dat vergen en minstens zesmaal per jaar, na oproeping door de voorzitter.
De oproeping vermeldt plaats, dag en uur van de vergadering die door de voorzitter worden bepaald.
De kwesties die de Directieraad moet onderzoeken, worden door de voorzitter op de agenda geplaatst.
Over alle punten van de agenda wordt een inleidende nota opgemaakt, in de taal van de auteur.
 Art.    4 . De agenda van de vergaderingen wordt door de voorzitter vastgelegd; de punten opgeworpen door de leden die de vergadering hebben aangevraagd moeten erop voorkomen.
Nieuwe punten kunnen slechts aan de agenda toegevoegd worden als de meerderheid van de aanwezige leden het daarmee eens is; ze mogen echter niet toegevoegd worden als ze specifiek betrekking hebben op de diensten die ressorteren onder een lid dat verhinderd is. Op met redenen omkleed verzoek van een lid kan het onderzoek van één of meerdere punten die op de agenda voorkomen verschoven worden naar de volgende vergadering mits het akkoord verkregen wordt van de meerderheid van de aanwezige leden.
 Art.    5 . Op voordracht van de voorzitter of van de meerderheid er aanwezige leden kunnen andere personen uitgenodigd worden om bepaalde punten op de agenda toe te lichten.
De aanwezigheid van andere personen op de vergadering wordt beperkt tot de behandeling van het punt voor hetwelk zij worden gehoord.
 Art.    6 . Inzake beoordeling of evaluatie en tuchtstraffen kan de Directieraad beslissen de betrokken personeelsleden op te roepen om voor de Raad te verschijnen, zelfs indien deze niet gevraagd hebben om gehoord te worden. Deze personeelsleden mogen zich laten bijstaan door een persoon naar eigen keuze.
De aanwezigheid op de vergadering van de opgeroepene blijft beperkt tot het punt waarvoor hij wordt gehoord.
Het voor de Directieraad verschijnende personeelslid wordt gehoord en ondervraagd met inachtneming van zijn taalrol.
 Art.    7 . De oproeping voor de Directieraad, de agenda en de desbetreffende inleidende nota's moeten, behoudens dringende gevallen, minstens twee werkdagen voor de vergadering aan de leden worden toegezonden.
 Art.    8 . Vanaf de ontvangst van de inleidende documenten kunnen de leden op het secretariaat van de Directieraad de stukken inkijken van de dossiers waarover zij zich moeten uitspreken.
De leden van de Directieraad kunnen te allen tijde op het secretariaat het archief van de Directieraad raadplegen.
 Art.    9 . De voorzitter wijst de secretaris van de Directieraad aan.
Bij gebrek aan secretaris wijst de voorzitter een andere ambtenaar aan die de functie zal waarnemen.
De secretaris vervult zijn opdracht onder het gezag en de leiding van de voorzitter; hij is verantwoordelijk voor het archief van de Directieraad.
 Art.    10 . De secretaris staat in voor het opstellen van de notulen. Die worden uiterlijk tien werkdagen na de vergadering aan de leden toegezonden. De leden bezorgen binnen vijf werkdagen na ontvangst ervan hun schriftelijke opmerkingen aan het secretariaat. De notulen worden in de loop van de zitting die volgt op de zending ervan ter goedkeuring aan de Directieraad voorgelegd. Zij worden in het Nederlands en het Frans opgesteld.
Als de goede werking van de dienst dit vereist kan de Directieraad evenwel bij meerderheid van de aanwezige leden beslissen om een versnelde procedure toe te passen voor één of meerdere punten van de notulen, zoals bijvoorbeeld mondelinge goedkeuring na afloop zelf van de bespreking van het of van de desbetreffende punten.
 Art.    11 . De documenten uitgaande van de Directieraad, zijn beraadslagingen en de notulen zijn vertrouwelijk; allen die er bij het uitoefenen van hun functie kennis van krijgen zijn tot geheimhouding verplicht.
Wie deelneemt aan de werkzaamheden van de Directieraad en die de geheimhouding van de beraadslagingen niet in acht neemt, maakt zich schuldig aan een zware fout.
 Art.    12 . De Directieraad beraadslaagt slechts geldig wanneer ten minste de helft van de stemgerechtigde leden en ten minste de helft van de stemgerechtigde leden per taalrol aanwezig zijn.
Nochtans, indien de Directieraad reeds éénmaal werd bijeengeroepen zonder dat één dezer quota's werd bereikt, kan hij, na een tweede oproeping, over die punten geldig beraadslagen, welke voor de tweede maal op de agenda voorkomen, ongeacht het aantal aanwezige leden.
De tweede uitnodiging zal volgens de beschikkingen voorzien voor de gewone oproeping uitgevoerd worden. Er zal in vermeld worden dat de Directieraad voor de tweede maal wordt bijeengeroepen om over de agenda te beraadslagen. De oproeping zal de tekst van de voornoemde alinea aanhalen.
 Art.    13 . De Directieraad beslist bij gewone meerderheid der uitgebrachte stemmen, onthoudingen worden niet bijgeteld. Bij staking van stemmen, behalve geheime stemming, is de stem van de voorzitter van de vergadering doorslaggevend.
Op verzoek van één of meerdere leden en mits het akkoord wordt verkregen van de meerderheid van de leden kan elk punt dat ingeschreven is op de agenda het voorwerp uitmaken van geheime stemming.
Geheime stemming is verplicht voor elk voorstel van individuele beslissing ten opzichte van een personeelslid en rangschikking van kandidaten die moet opgemaakt worden na algemene bespreking.
Bij staking van stemmen, in geval van geheime stemming, is het voorstel verworpen en ander voorstellen kunnen ter geheime stemming worden voorgelegd.
 Art.  14. Dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd door de Directieraad op zijn vergadering van 8 september 2008.
Het treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.
Brussel, 24 september 2008.


text:
Voorzitterschap
 Artikel     1 . De Administrateur-generaal zit het Directiecomité voor. Wanneer hij afwezig of verhinderd is, wijst hij het lid van het Directiecomité aan dat hem vervangt. Bij ontstentenis van aanwijzing, wordt het voorzitterschap waargenomen door het stemgerechtigd lid dat de grootste anciënniteit in de hoogste graad heeft.
 Secretariaat en verslaggeving
 Art.    2 . De voorzitter verzorgt het secretariaat en duidt een secretaris aan. De secretaris neemt deel aan de vergaderingen, behalve bij de beraadslaging over punten die een vertrouwelijk karakter hebben. Het Directiecomité kan beslissen hiervan af te wijken.
De secretaris verzorgt de verslaggeving, behalve voor die punten die als vertrouwelijk beschouwd worden en niet in zijn aanwezigheid behandeld worden. In dit laatste geval wordt een vertrouwelijk verslag opgemaakt door een lid van het Directiecomité, aangeduid door de voorzitter.
 Vergaderingen
 Art.    3 . Het Directiecomité vergadert telkens als de voorzitter of ten minste twee stemgerechtigde leden erom vragen.
Het Directiecomité kan beslissen om vergaderingen over een langere termijn te plannen. Directiecomités die deel uitmaken van deze planning worden geprogrameerde Directiecomité genoemd.
Het lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, deelt dit onmiddellijk aan de voorzitter mee.
 De samenroeping
 Art.    4 . De vergaderingen van het Directiecomité worden, behalve hoogdringendheid, samengeroepen bij brief die ten minste vijf werkdagen vóór de vastgestelde datum opgestuurd wordt. Die termijn wordt gereduceerd tot één werkdag bij geprogrameerde Directiecomités. De oproeping vermeldt de agenda en wordt van de bescheiden betreffende de te bespreken punten vergezeld.
De leden van het Comité kunnen steeds op het secretariaat inzage van het archief van het Comité en van de stukken van de administratieve dossiers waarover zij zich moeten uitspreken.
 De agenda
 Art.    5 . De agenda van de vergaderingen wordt door de voorzitter vastgelegd.
De leden die punten op de agenda wensen te plaatsen, dienen deze ten laatste de dag voor het verzenden van de agenda aan de Administrateur-generaal over te maken ingeval van geprogrammeerde Directiecomités.
Indien de vergadering georganiseerd wordt op vraag van ten minste twee leden worden de door hen opgeworpen punten op de agenda geplaatst.
Nieuwe punten kunnen slechts aan de agenda worden toegevoegd als alle aanwezige leden het daarmee eens zijn; ze mogen echter niet toegevoegd worden als ze specifiek betrekking hebben op de diensten die ressorteren onder een lid dat verhinderd is.
De agenda bevat drie onderdelen :
A-punten : punten die ofwel ter informatie medegedeeld worden of geen afzonderlijke discussie behoeven, behalve wanneer een lid hierom verzoekt;
B-punten : punten van de agenda zonder vertrouwelijk karakter;
C-punten : punten van de agenda met een vertrouwelijk karakter.
Volgende punten van de agenda hebben een vertrouwelijk karakter :
- deze waarin een individuele beslissing genomen wordt;
- na beslissing van het Directiecomité, op vraag van een lid van het Directiecomité.
Op gemotiveerd verzoek van een lid kan de voorzitter beslissen het onderzoek van één of meer punten van de agenda uit te stellen.
 Art.    6 . Aanwezigheid van personen die geen deel uitmaken van het Directiecomité :
Op voordracht van de voorzitter of van de meerderheid der aanwezige leden mogen andere personen uitgenodigd worden om deel te nemen aan het voorleggen van bepaalde dossiers.
De aanwezigheid van de uitgenodigden op de vergadering wordt beperkt tot de behandeling van het punt voor hetwelk zij worden gehoord.
 Art.    7 . § 1. Het Directiecomité onderzoekt de kandidaturen voor de bevorderingen door verhoging in graad en voor de benoemingen door verandering van graad, en formuleert zijn voorstel van rangschikking van de kandidaten volgens de principes die bepaald zijn in de bijlage bij dit huishoudelijk reglement.
 Quorum
 Art.    8 . Het Directiecomité beraadslaagt slechts geldig wanneer ten minste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn.
 Art.    9 . Inname standpunten en formele beslissingen :
1. Algemeen
Punten waarvoor het Directiecomité geen formele beslissing dient te nemen, worden na behandeling ofwel vertaald in afspraken, ofwel in standpunten. Standpunten van het Directiecomité worden in principe in consensus vastgelegd. Indien geen consensus bereikt kan worden dan worden zowel het meerderheidsstandpunt, dat gedragen wordt door een gewone meerderheid van de leden, als het minderheidsstandpunt in het verslag opgenomen. De eventuele beslissingen die voortvloeien uit de standpunten blijven de bevoegdheid van de Administrateur-generaal.
2. Formele beslissingen
Het Directiecomité beslist in principe in consensus.
Een stemming wordt gehouden indien geen consensus bereikt kan worden bij gewone meerderheid der uitgebrachte stemmen; onthoudingen worden niet bijgeteld. Bij staking van stemmen, behalve bij geheime stemming, is de stem van de voorzitter van de vergadering doorslaggevend.
Geheime stemming is verplicht voor elk voorstel van :
- individuele beslissing ten opzichte van een personeelslid;
- rangschikking van kandidaten,
dat moet opgemaakt worden na algemene bespreking.
Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen en andere voorstellen kunnen ter geheime stemming worden voorgelegd.
 Verslaggeving
 Art.    10 . 1. Niet geprogrammeerde Directiecomité :
Het ontwerp van de notulen van de vergaderingen van het Directiecomité wordt gelijktijdig aan alle leden verzonden. Voor niet geprogrameerde vergaderingen beschikt men over vijf werkdagen om hun eventuele opmerkingen schriftelijk aan de voorzitter mede te delen.
De aangepaste tekst van de notulen wordt aan alle leden van het Comité toegezonden.
2. Geprogrameerde Directiecomité :
Voor geprogrameerde vergaderingen wordt het verslag in één tabel overgemaakt met de uitnodiging van de volgende geprogrameerde vergadering.
Na goedkeuring en met wijzigingen wordt het verslag, in twee talen ondertekend door de voorzitter, en met de agenda van de volgende vergadering verzonden.
3. Dringende goedkeuring :
Als de goede werking van de Regie dit vereist kan de voorzitter evenwel bij uitzondering beslissen een versnelde procedure toe te passen voor de goedkeuring van de notulen, bij voorbeeld, mondelinge goedkeuring op het einde van de vergadering zelf.
4. Publicatie verslagen :
Het openbaar gedeelte van de verslagen wordt na definitieve goedkeuring gepubliceerd op het intranet van de RDG.
 Vertrouwelijkheid
 Art.    11 . De documenten en beraadslagingen met betrekking tot punten die een vertrouwelijk karakter hebben werden alsdusdanig beschouwd; allen die bij het uitoefenen van hun functie er kennis van krijgen, zijn tot geheimhouding verplicht.
 Slotbepalingen
 Art.    12 . Dit huishoudelijk reglement wordt van kracht op 1 oktober 2008. Het werd door het Directiecomité aangenomen op 22 september 2008.
 BIJLAGE.
 Art.  N. Huishoudelijk reglement bevorderingen en mutaties voor de betrekkingen van de klasse A2, A3 en A4. - Directiecomité
Basisprincipes voor het onderzoek van de kandidaturen en het opstellen van een voorstel van rangschikking :
Het directiecomité bepaalt de modaliteiten van de selectie voor de bevordering, op voorstel van de directeur stafdiensten. Onder modaliteiten moet worden verstaan :
1° het opstellen van de richtlijnen met betrekking tot het organiseren van de selecties voor bevordering wat betreft :
a) het oproepen van de kandidaten;
b) de opmaak door de dienst personeel van de lijst van de kandidaten van wie de kandidatuur werd ingediend binnen de vereiste termijn en die ontvankelijk is overeenkomstig de van kracht zijnde statutaire bepalingen;
c) de indiening van de kandidaturen voor de ongestelde bevorderingsbetrekkingen die gebeurt op de volgende wijze :
1. De ambtenaar die zich kandidaat wenst te stellen motiveert elke kandidatuur voor een betrekking of voor een groep van betrekkingen door een schriftelijke kandidaatstelling.
2. Deze kandidaatstelling bevat, naast de algemene gegevens betreffende de kandidaat en de gesolliciteerde betrekking(en), de volgende rubrieken die moeten worden ingevuld :
1) diploma's en getuigschriften, met inbegrip van taaldiploma's en getuigschriften en gevolge bijkomende opleidingen in vervand met de ambtsuitoefening;
2) loopbaan bij de administratie;
3) ervaring in een vereiste specialiteit/materie;
4) ervaring in het leiden van een dienst of een ploeg;
5) ervaring in het leiden/ondersteunen van veranderingen;
6) prestaties buiten de ambtsuitoefening maar die ermee verband houden, bvb. gegeven opleidingscursussen, mandaten in VZW's of openbare instellingen;
7) belangrijke prestaties en verwezenlijkingen in zijn verschillende functies;
8) publicaties - voordrachten.
3. Alle ingezonden kandidaatstellingen worden voorgelegd aan de manager onder wiens gezag de kandidaat staat. Na schriftelijk te hebben verzocht om het advies van het betrokken diensthoofd en/of afdelingshoofd geeft het betrokken afdelingshoofd of de betrokken manager binnen de acht dagen zijn eigen commentaar op de door de kandidaat verstrekte gegevens. Hij voegt aan die gegevens zijn eigen voorstel toe betreffende de volgende geschiktheden van de kandidaat :
1) technische, administratieve en/of creatieve bekwaamheid;
2) inzet en initiatief;
3) sociale ingesteldheid;
4) bereidheid tot ondersteunen van het project NewR.
Wat evenwel de kandidaturen voor een functie van de klasse A4 betreft, worden de gegevens uitsluitend ingevuld door de bevoegde manager;
d) het opstellen van het proces-verbaal waarin de rangschikking van de kandidaten wordt bepaald.
Deze rangschikking wordt vastgesteld op basis van het totaal aantal punten dat behaald werd;
e) de kennisgeving aan de kandidaten van de behaalde resultaten;
2° het opstellen bij elke bevorderingsprocedure, of mutatieprocedure voor toegang tot een betrekking in de klasse A2, A3 en A4 van een selectiereglement dat :
a) in functie van het vastgelegde profiel van de te begeven betrekking en op voordracht van het lid van het directiecomité waar de betrekking te begeven is, het respectieve belang van elk van de selectiecriteria bepaalt en het aantal toegekende punten aan elk van die criteria alsmede eventueel aan elk van de onderverdelingen ervan evenals het totaal aantal aan de selctie in zijn totaliteit toegekende punten;
b) het minimum aantal punten bepaalt, dat vereist is voor de selectie in haar totaliteit, voor elk van de criteria en, in voorkomend geval, voor de onderverdelingen ervan;
c) voor elke bevorderingsprocedure en/of mutatieprocedure en in functie van het specifiek profiel van de te begeven functie, de managers de afdelingshoofden en/of de diensthoofden aanwijst die zullen worden belast met het verstrekken van een advies aan het directiecomité over de kandidaturen voor elk van de weerhouden criteria;
de aangeduide personen moeten minstens behoren tot de klasse die overeenkomst met die van de te begeven betrekking en mogen geen kandidaat zijn voor de betrekking;
d) de termijn bepaalt waarbinnen het in punt c)  voorziene advies moet worden overgemaakt.
Deze bijlage bij het huishoudelijk reglement wordt van kracht op 1 oktober 2009. Het weed door het Directiecomité aangenomen op 30 september 2009.


text:
HOOFDSTUK I.  - Algemene bepalingen.
 Artikel    1 . Dit huishoudelijk reglement regelt de werking van de selectieadviescommissie, overeenkomstig artikel 5 van het decreet van 23 mei 2008 betreffende een inhaalbeweging in sportinfrastructuur via alternatieve financiering (hierna "decreet") en artikel 5 van het besluit van 18 juli 2008 van de Vlaamse Regering ter uitvoering van het decreet van 23 mei 2008 betreffende een inhaalbeweging in sportinfrastructuur via alternatieve financiering (hierna "besluit").
 HOOFDSTUK II.  - Samenstelling selectieadviescommissie.
 Art.    2 . De selectieadviescommissie wordt samengesteld overeenkomstig artikel 2, § 1, van het besluit. De leden van de selectieadviescommissie worden door de minister aangesteld op voordracht van de entiteiten die in overeenstemming met artikel 2, § 1, van het besluit gerechtigd zijn om een vertegenwoordiger aan te wijzen in de selectieadviescommissie.
Een lid van de selectieadviescommissie wordt niet bezoldigd.
 Art.    3 . Als tijdens de duurtijd van het lidmaatschap van een commissielid dit lid vaststelt dat hij zich in een toestand van onverenigbaarheid bevindt zoals bepaald in artikel 2, § 2, van het besluit, deelt hij dit zo snel als mogelijk mee aan de voorzitter van de selectieadviescommissie, onverminderd het derde lid van dit artikel.
De voorzitter van de selectieadviescommissie brengt de minister zo snel als mogelijk op de hoogte van deze toestand van onverenigbaarheid.
De minister spreekt zich ambtshalve uit over de onmiddellijke beëindiging van het lidmaatschap van het commissielid. De beëindiging van het lidmaatschap van het commissielid gaat in op het ogenblik dat de onverenigbaarheid ontstaat.
Vanaf het ogenblik dat een commissielid zich in een toestand van onverenigbaarheid bevindt of meent te bevinden, zal hij zich dienen te onthouden van deelname aan de beraadslaging en de stemming in de selectieadviescommissie.
 Art.    4 . Een lid kan onverminderd de in artikel 2, § 2, van het besluit vermelde onverenigbaarheden in hoofde van zijn functie andere belangenconflicten hebben die te maken hebben met persoonlijke, familiale, of zakelijke verbanden met n of meerdere belanghebbende partijen. In voorkomend geval meldt het lid dit mogelijks belangenconflict onmiddellijk aan de voorzitter. De commissie oordeelt over de verstrekkendheid van de te nemen maatregelen. Minimaal neemt het betrokken lid geen deel aan de beraadslaging van het dossier waarin een belangenconflict kan worden vermoed
 Art.    5 . De minister kan op verzoek van een commissielid een eind maken aan zijn lidmaatschap.
 Art.    6 . Het lidmaatschap van de leden van de selectieadviescommissie eindigt van rechtswege bij de voltooiing van de opdracht waarvoor de selectieadviescommissie is samengesteld.
 Art.    7 . Met behoud van de toepassing van de bepalingen van artikel 3, kan de minister, overeenkomstig artikel 2, § 6, van het besluit in de volgende gevallen ambtshalve een einde stellen aan het lidmaatschap van een lid van de selectieadviescommissie :
1° als het commissielid driemaal na elkaar zonder voorafgaande kennisgeving de vergadering van de selectieadviescommissie niet bijwoont;
2° als het commissielid activiteiten verricht of functies vervult die een strijdigheid van belangen tot gevolg hebben.
 Art.    8 . Bij beëindiging van het lidmaatschap van een lid van de selectieadviescommissie door de minister draagt de entiteit die het betrokken lid had voorgedragen, onverwijld een nieuwe kandidaat voor aan de minister, die beslist over de aanstelling van de nieuw voorgedragen kandidaat als lid van de selectieadviescommissie.
 HOOFDSTUK III.  - Voorzitter en ondervoorzitter.
 Art.    9 . De selectieadviescommissie wijst onder haar leden een voorzitter aan.
 Art.    10 . De selectieadviescommissie wijst onder haar leden tevens een ondervoorzitter aan.
 HOOFDSTUK IV.  - Secretariaat.
 Art.    11 . Van zodra een subsidieaanvraag door middel van een ingevuld aanvraagformulier wordt ingediend bij het secretariaat, bezorgt het secretariaat de subsidieaanvrager een ontvangstmelding, waarin de datum van ontvangst wordt vermeld.
Het secretariaat controleert de volledigheid van de subsidieaanvraag. Bij onvolledigheid vraagt het secretariaat de ontbrekende gegevens op bij de subsidieaanvrager.
De ontbrekende gegevens moeten bij het secretariaat worden ingediend binnen de ontvangsttermijn, overeenkomstig artikel 11 van het besluit.
 HOOFDSTUK V.  - Opdracht van de selectieadviescommissie.
 Art.    12 . De selectieadviescommissie onderzoekt de volledigheid en de ontvankelijkheid van de subsidieaanvragen en selecteert en rangschikt de ontvankelijke subsidieaanvragen op basis van de selectiecriteria, vermeld in artikel 10 van het decreet.
 HOOFDSTUK VI.  - Werking van de selectieadviescommissie.
 Art.    13 . Uiterlijk vijf werkdagen voor een vergadering van de selectieadviescommissie worden alle commissieleden door de voorzitter per e-mail uitgenodigd voor deze vergadering, onverminderd hetgeen is bepaald in artikel 4 van het besluit en artikel 17 van onderhavig huishoudelijk reglement. De oproeping vermeldt de datum, het uur, de plaats van bijeenkomst en de agenda van de vergadering. In geval van hoogdringendheid kan de termijn van bijeenroeping door de voorzitter worden ingekort tot twee werkdagen.
 Art.    14 . De vergaderingen van de selectieadviescommissie worden gehouden onder voorzitterschap van de voorzitter of, bij zijn afwezigheid of ontstentenis, onder voorzitterschap van de ondervoorzitter of, bij zijn afwezigheid of ontstentenis, onder voorzitterschap van het oudste aanwezige commissielid.
 Art.    15 . De voorzitter opent, schorst en sluit de zittingen van de selectieadviescommissie.
 Art.    16 . Een lid van de selectieadviescommissie dat belet is, kan op iedere door de wet toegelaten wijze volmacht geven aan een ander commissielid. Een commissielid kan drager zijn van maximum 1 volmacht.
 Art.    17 . Een vergadering van de selectieadviescommissie is alleen rechtsgeldig als twee derde van haar leden aanwezig of vertegenwoordigd is. Als dat quorum niet wordt bereikt, kan de selectieadviescommissie na een nieuwe oproep en op zijn vroegst twee werkdagen na de voorgaande zitting geldig beraadslagen over de agendapunten van de vorige vergadering, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden.
Vóór elke zitting wordt geopend wordt een aanwezigheidslijst opgesteld; de voorzitter verifieert deze aanwezigheidslijst, maar de selectieadviescommissie besluit over de geldige samenstelling hiervan.
 Art.    18 . De selectieadviescommissie vergadert zo vaak als voor de afhandeling en de voltooiing van de haar opgedragen taak is vereist.
 Art.    19 . De selectieadviescommissie kan bij de uitvoering van haar taken deskundigen uitnodigen en horen of plaatsbezoeken afleggen.
 Art.    20 . De leden van de selectieadviescommissie streven in hun besluitvorming naar consensus.
Indien geen consensus bereikt kan worden, stemt de selectieadviescommissie bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij gelijkheid van stemmen, is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
De commissieleden kunnen in persoon of bij volmacht stemmen.
De commissieleden stemmen bij handopsteking, behalve als een lid de geheime stemming vraagt. In dit laatste geval worden de stemmen schriftelijk uitgebracht in handen van de voorzitter.
 Art.    21 . De voorzitter heeft het recht, tijdens de zitting, de selectieadviescommissie één enkele keer geheel of gedeeltelijk te verdagen. Dergelijke verdaging doet geen afbreuk aan de andere tijdens de selectieadviescommissie genomen besluiten, behoudens andersluidende beslissing van de selectieadviescommissie hieromtrent.
 HOOFDSTUK VII.  - Notulen van de vergaderingen van de selectieadviescommissie.
 Art.    22 . De secretaris of zijn plaatsvervanger woont de zittingen van de selectieadviescommissie bij en maakt van elke vergadering de notulen op.
Deze notulen vermelden :
1. de naam, voornaam en hoedanigheid van de leden van de selectieadviescommissie, in voorkomend geval de volmachtdragers alsook de commissieleden die zij vertegenwoordigen, de secretaris en in voorkomend geval de waarnemers, die de zitting bijwonen;
2. de plaats en datum van de zitting;
3. het uur van opening en het uur van sluiting van de zitting;
4. de subsidieaanvraag of subsidieaanvragen die wordt of worden behandeld;
5. de eventueel bijkomende bewijsstukken die door de subsidieaanvragers ter zitting worden overlegd;
6. de naam, voornaam en hoedanigheid en de verklaringen van de gehoorde personen;
7. de ter zitting genomen beslissingen, met vermelding van de motivatie;
8. de verdaging van de beslissing met eventuele vermelding van de beweegredenen;
9. desgevallend stukken die in het kader van het plaatsbezoek werden opgemaakt.
Indien één of meerdere commissieleden bij volmacht vertegenwoordigd worden bij een vergadering van de selectieadviescommissie, zullen de desbetreffende volmachtdocumenten aan de notulen worden gehecht.
 Art.    23 . De ontwerpnotulen worden voor goedkeuring toegestuurd aan de leden van de selectieadviescommissie binnen de drie werkdagen na elke vergadering. Zij worden ten laatste goedgekeurd bij aanvang van de volgende vergadering van de selectieadviescommissie.
Na goedkeuring door de leden van de selectieadviescommissie worden de notulen door de voorzitter ondertekend. Vanaf dat ogenblik zijn ze definitief.
 HOOFDSTUK VIII.  - Advies selectieadviescommissie.
 Art.    24 . Nadat de selectieadviescommissie alle ingediende subsidieaanvragen heeft behandeld, stelt het secretariaat een ontwerp van adviesverslag omtrent de rangschikking en selectie van de volledig en ontvankelijk verklaarde subsidieaanvragen op. Dit ontwerp van adviesverslag wordt voor goedkeuring toegestuurd naar alle leden van de selectieadviescommissie binnen de drie werkdagen na de vergadering waarop de laatste subsidieaanvraag werd behandeld.
Na goedkeuring door de leden van de selectieadviescommissie wordt dit adviesverslag door de voorzitter en door de commissieleden die erom verzoeken, ondertekend.
Vervolgens deelt de selectieadviescommissie haar gemotiveerd advies omtrent de rangschikking en selectie van die subsidieaanvragen mee aan de minister in een schriftelijk verslag.
 HOOFDSTUK IX.  - Vertrouwelijk karakter.
 Art.    25 . Alle leden van de selectieadviescommissie nemen te allen tijde het vertrouwelijke karakter van de beraadslagingen, de beslissingen en alle meegedeelde stukken in het kader van de werking van de selectieadviescommissie in acht.
 HOOFDSTUK X.  - Zetel.
 Art.    26 . De zetel van de selectieadviescommissie is gevestigd te 1000 Brussel, Arenbergstraat 9.
 HOOFDSTUK XI.  - Slotbepalingen.
 Art.    27 . Over gevallen waarin dit reglement niet voorziet, wordt een beslissing genomen tijdens de vergadering.
 Art.  28. De selectieadviescommissie kan elke wijziging of aanvulling van dit huishoudelijk reglement, die zij nuttig acht, goedkeuren en ter bekrachtiging voorleggen aan de Vlaamse Regering.
Gezien om gevoegd te worden bij het besluit van de Vlaamse Regering van 10 oktober 2008 houdende de bekrachtiging van het huishoudelijk reglement van de Selectieadviescommissie, opgericht bij het decreet van 23 mei 2008 betreffende een inhaalbeweging in sportinfrastructuur via alternatieve financiering.
De minister-president van de Vlaamse Regering,
K. PEETERS
De Vlaamse minister van Cultuur, Jeugd, Sport en Brussel,
B. ANCIAUX.


text:
TITEL I.  - Inleidende begrippen.
 Artikel     1 . Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder :
Kaderdecreet : het decreet van 18 juli 2003 tot regeling van strategische adviesraden.
Oprichtingsdecreet : het decreet van 30 november 2007 houdende de oprichting van de Raad voor Cultuur, Jeugd, Sport en Media.
Besluiten tot regeling van presentiegelden en vergoedingen : het besluit van de Vlaamse Regering van 9 maart 2007 tot regeling van de presentiegelden en vergoedingen van strategische adviesraden en van raadgevende comités bij intern verzelfstandigde agentschappen en het ministerieel besluit van 14 maart 2008 houdende de vaststelling van de presentiegelden en vergoedingen van de leden van de Raad voor Cultuur, Jeugd, Sport en Media.
Vlaams Personeelsstatuut : het k oninklijk besluit van 22 december 2000 tot bepaling van de algemene principes van het administratief en geldelijk statuut van de rijksambtenaren die van toepassing zijn op het personeel van de diensten van de Gemeenschaps- en Gewest Regeringen en van de Colleges van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie en van de Franse Gemeenschapscommissie, alsook op de publiekrechtelijke rechtspersonen die ervan afhangen; het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid; het besluit van de Vlaamse Regering van 29 september 2006 tot vaststelling van de regels voor het algemene personeelsbeleid en het specifieke personeelsbeleid in de diensten van de Vlaamse overheid en in de Vlaamse openbare instellingen en het besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 29 september 2006 tot vaststelling van de regels voor het algemene personeelsbeleid en het specifieke personeelsbeleid in de diensten van de Vlaamse overheid en in de Vlaamse openbare instellingen
De raad : de strategische adviesraad bedoeld in de artikelen 2 en 4 van het oprichtingsdecreet.
Een raad : het Vast Bureau, de Algemene Raad of één van de sectorraden.
Algemeen voorzitter : de voorzitter bedoeld in artikel 9, paragraaf twee van het oprichtingsdecreet.
Voorzitter : de voorzitter van het Vast Bureau, de Algemene Raad of van één van de sectorraden.
Ondervoorzitter : de ondervoorzitter van één van de sectorraden.
Secretariaat : het eigen secretariaat van de raad, zoals bedoeld in artikel 11 van het oprichtingsdecreet.
Algemeen secretaris : de secretaris die de leiding heeft over het secretariaat.
Secretaris : de secretaris van het Vast Bureau, de Algemene Raad of van één van de sectorraden.
Beleidsdomein : de verzameling van beleidsvelden bedoeld in het besluit van de Vlaamse Regering van 31 maart 2006 tot operationalisering van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media.
Beleidsveld : een onderdeel van het homogeen beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media.
Ad-hocwerkgroep : een ondergeschikte structuur opgericht door de Algemene Raad of een sectorraad.
Werkprogramma : het werkprogramma bedoeld in artikel 18 van het kaderdecreet.
 TITEL II.  - Naamgeving en bevoegdheden.
 HOOFDSTUK I.  - Naamgeving.
 Art.    2 .
§ 1. De roepnaam van de Raad voor Cultuur, Jeugd, Sport en Media is SARC, Strategische AdviesRaad voor Cultuur, Jeugd, Sport en Media.
§ 2. De roepnamen voor de sectorraden zijn :
- Sectorraad Kunsten en Erfgoed;
- Sectorraad Sociaal-Cultureel Werk (sectorraad Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen);
- Vlaamse Sportraad (sectorraad Sport);
- Sectorraad Media.
§ 3. De officiële namen noch de roepnamen van de raad worden vertaald.
 HOOFDSTUK II.  - Algemene raad.
 Art.    3 . De Algemene Raad is bevoegd voor het ontwikkelen van een geïntegreerde visie over het beleidsdomein of over meerdere beleidsvelden, om adviezen te formuleren over beleidsvraagstukken die betrekking hebben op het volledige beleidsdomein, over algemene internationale ontwikkelingen en over de begroting van de Vlaamse Gemeenschap.
De Algemene Raad kan als klankbord fungeren voor de sectorraden en eventueel adviezen die daar worden geformuleerd, in een veldoverschrijdend kader plaatsen.
Ingeval de sectorraden over eenzelfde onderwerp advies geven, zal de Algemene Raad een gecoördineerd advies opstellen waarin alle standpunten worden verwerkt, onverminderd de bevoegdheden van de sectorraden.
De Algemene Raad treedt op bij bevoegdheidsconflicten tussen de sectorraden.
De Algemene Raad stelt zijn werkprogramma op en bezorgt het aan het Vast Bureau.
De Algemene Raad coördineert de werking van werkgroepen die onder zijn bevoegdheid vallen.
 Art.    4 . De Algemene Raad bekrachtigt het huishoudelijk reglement, de begroting, de rekening, het werkprogramma en het jaarverslag.
 Art.    5 . De vertegenwoordiger van de Vlaamse Jeugdraad en de vertegenwoordigers van de sectorraden zijn volwaardig lid van de Algemene Raad. Zij zijn ervoor verantwoordelijk om de standpunten van de raad die zij vertegenwoordigen toe te lichten en dit standpunt in een ruimer perspectief te plaatsen.
 HOOFDSTUK III.  - Sectorraden.
 Art.    6 . De sectorraden zijn bevoegd voor adviezen die hun beleidsveld aanbelangen. Wanneer adviezen uit eigen beweging onderwerpen betreffen die ook andere beleidsvelden aanbelangen, stellen zij de Algemene Raad hiervan in kennis.
 Art.    7 . De sectorraden leveren input voor het werkprogramma en bezorgen het aan het Vast Bureau.
De sectorraden bekrachtigen het huishoudelijk reglement van de raad en de eventuele wijzigingen hieraan.
 Artikel.    8 . De sectorraden kunnen een dagelijks bestuur oprichten. De sectorraden coördineren de werking van werkgroepen die onder hun bevoegdheid vallen.
 HOOFDSTUK IV.  - Vast Bureau.
 Art.    9 . Het Vast Bureau neemt het bestuur van de raad waar en is belast met de voorbereiding en ondersteuning van de coördinerende opdracht van de Algemene Raad zoals omschreven in het oprichtingsdecreet.
Met 'voorbereiding en ondersteuning' wordt bedoeld : beoordelen en beslissen over problemen inzake samenhang met vroegere standpunten of standpunten van andere raden of inzake afstemming op het algemeen belang van het beleidsdomein. Als het Vast Bureau oordeelt dat de resultaten van de opdrachten niet congruent zijn of niet afgestemd zijn op het algemeen belang van het beleidsveld, worden zij gemotiveerd terugverwezen naar de betrokken raad.
 Art.    10 . Het Vast Bureau kan de Algemene Raad of een sectorraad gelasten om over een bepaalde aangelegenheid te beraadslagen of een (deel)advies uit te brengen.
 Art.    11 . Het Vast Bureau is bevoegd voor de begroting en de rekening.
Het Vast Bureau stelt het werkprogramma op, na overleg met de Vlaamse Regering.
Het Vast Bureau is bevoegd voor het opstellen van het jaarverslag waarin de activiteiten van de raad worden weergegeven.
Het Vast Bureau maakt een ontwerp van huishoudelijk reglement of stelt wijzigingen voor.
 HOOFDSTUK V.  - Algemeen voorzitter en Algemeen secretaris.
 Art.    12 . § 1. De algemeen voorzitter is voorzitter van het Vast Bureau.
Hij/zij vertegenwoordigt de raad in rechte behoudens delegatie van deze bevoegdheid.
§ 2. De algemeen voorzitter is bevoegd voor het afsluiten van een protocol voor een structurele informatie-uitwisseling met de beleidsraad Cultuur, Jeugd, Sport en Media.
 Art.    13 . De algemeen secretaris maakt deel uit van het Vast Bureau met raadgevende stem.
 Art.    14 . De algemeen secretaris coördineert de vragen voor advies in overleg met het Vast Bureau.
 Art.    15 . De algemeen secretaris is hoofd van het personeel dat aan de raad ter beschikking wordt gesteld. Hij of zij houdt zich hierbij aan het Vlaams Personeelsstatuut en aan de richtlijnen die door de voorzitter worden gegeven. Hij of zij rapporteert regelmatig aan de algemeen voorzitter.
Voor het opmaken van functiebeschrijvingen en het beoordelen van de proeftijd van nieuw aangeworven personeelsleden, is de algemeen secretaris verantwoordelijk, binnen de krijtlijnen die gegeven zijn door het Vlaams Personeelsstatuut en na overleg met de algemeen voorzitter.
Voor het aanwerven van nieuwe personeelsleden en de opvolging van het prestatiemanagement van de personeelsleden zijn de algemeen voorzitter en de algemeen secretaris gezamenlijk verantwoordelijk, binnen de krijtlijnen gegeven door het Vlaams Personeelsstatuut.
Voor wat de aanwerving en opvolging van prestatiemanagement van de algemeen secretaris aangaat, is de algemeen voorzitter verantwoordelijk, binnen de krijtlijnen die gegeven zijn door het Vlaams Personeelsstatuut.
De algemeen secretaris wijst een medewerker van het secretariaat aan als secretaris van een sectorraad. De secretaris assisteert de voorzitter, de ondervoorzitter en de leden van de sectorraad bij de uitoefening van hun opdracht.
 Art.    16 . De algemeen secretaris neemt de taak van secretaris van de Algemene Raad en het Vast Bureau waar. Hij of zij kan zich hiervoor laten bijstaan door een lid van het secretariaat.
 TITEL III.  - Werking.
 HOOFDSTUK I.  - Aanwijzing van de voorzitter, ondervoorzitter en vertegenwoordigers in de Algemene Raad.
 Art.    17 . § 1. De leden van de sectorraden duiden onder de leden een voorzitter en een ondervoorzitter aan. De voorzitter en de ondervoorzitter zijn van verschillend geslacht.
§ 2. De secretaris plaatst de aanwijzing op de agenda.
De kandidaatstelling dient ten laatste op de vergadering waarop de verkiezing geagendeerd is, te worden meegedeeld. De leden kunnen voor beide mandaten kandidaat zijn.
Ieder lid heeft één stem. Een kandidaat die de helft plus één van de stemmen haalt is verkozen. Als geen van de kandidaten de eenvoudige meerderheid behaalt, wordt in een tweede ronde enkel gestemd over de kandidaten die in de eerste ronde de hoogste twee scores haalden. Wanneer de kandidaat of de beide kandidaten geen meerderheid halen, is de kandidaat niet verkozen en moet een nieuwe procedure worden ingesteld. Blanco stemmen worden niet meegerekend. Bij staking van stemmen is de kandidaat met de meeste anciënniteit in de betrokken raad verkozen.
De aanwijzing is slechts geldig als de helft plus één van de leden aanwezig is.
De stemming is geheim.
Het lid met de meeste anciënniteit in de betrokken sectorraad leidt de procedure, bijgestaan door de secretaris.
Eerst wordt de voorzitter verkozen.
Voor de aanduiding van de ondervoorzitter geldt dezelfde procedure als voor de verkiezing van de voorzitter.
 Art.    18 .
§ 1. De leden van de sectorraden duiden onder de leden twee vertegenwoordigers aan in de Algemene Raad, waaronder de voorzitter of de ondervoorzitter. De vertegenwoordigers zijn van verschillend geslacht.
§ 2. De voorzitter of de ondervoorzitter, worden ambtshalve aangeduid. Indien beide kandidaat zijn, worden beide ambtshalve aangeduid, tenzij andere leden kandidaat zijn voor de Algemene Raad.
§ 3. Voor de aanduiding van de tweede vertegenwoordiger, naast de voorzitter of de ondervoorzitter, geldt dezelfde procedure als voor de verkiezing van de voorzitter.
 Art.    19 .
§ 1. De voorzitter en ondervoorzitter kunnen onderling afspreken wie van beide in het Vast Bureau zal zitten.
§ 2. Indien er geen consensus is tussen beiden of op vraag van ten minste drie leden van de sectorraad, beslissen de leden van de sectorraad, met toepassing van de procedure voor de verkiezing van de voorzitter.
 Art.    20 . De leden van de sectorraden kunnen, op verzoek van de betrokkene, een einde maken aan het mandaat van voorzitter, ondervoorzitter, vertegenwoordiger in de Algemene Raad of in het Vast Bureau.
Bovendien kunnen de leden van de sectorraden, bij tweederde meerderheid, een einde maken aan het mandaat van de door hen aangewezen voorzitter, ondervoorzitter, vertegenwoordiger in de Algemene Raad of in het Vast Bureau.
De leden van de sectorraden wijzen een nieuwe voorzitter, ondervoorzitter of vertegenwoordiger in de Algemene Raad of het Vast Bureau aan die het mandaat voleindigt.
 HOOFDSTUK II.  - Vergaderingen.
 Art.    21 . De vergaderingen worden geleid door de voorzitter. Indien de voorzitter verhinderd is, wordt de taak overgenomen door de ondervoorzitter. Indien ook deze verhinderd is, of indien er geen ondervoorzitter is, wordt de taak waargenomen door het oudste lid.
 Art.    22 . § 1. De leden van de Raad voor Cultuur, Jeugd, Sport en Media oefenen hun functie uit in volledige onafhankelijkheid ten opzichte van de Vlaamse overheid en ten opzichte van hun werkgever of bestuursorganen waarin zij zetelen. Dit betekent dat de leden geacht worden geen belangen van individuele organisaties te vertegenwoordigen.
§ 2. Omwille van hoogdringendheid en onverwachte redenen, kan een lid van het Vast Bureau zich laten vervangen door de voorzitter of ondervoorzitter van de raad waartoe het lid behoort. De plaatsvervanger heeft in het Vast Bureau dezelfde bevoegdheid als het lid dat hij/zij vervangt.
 Art.    23 .
§ 1. De raad beraadslaagt collegiaal over de uit te brengen adviezen, volgens de procedure van de consensus. Als geen consensus kan worden bereikt, wordt gestemd en wordt de stemmenverhouding in het advies vermeld. Aan een advies kunnen één of meer minderheidsstandpunten worden toegevoegd, ten laatste op het ogenblik dat de raad een beslissing neemt over een advies. Een minderheidsstandpunt moet worden gemotiveerd.
§ 2. Een raad kan slechts geldig beslissen als tenminste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Indien dit aantal niet bereikt is, kan een raad ofwel een beroep doen op de schriftelijke procedure voorzien in artikel 35 ofwel, na een nieuwe oproep van de leden, geldig beslissen over de punten die voorkwamen op de agenda van de vorige vergadering, wat ook het aantal aanwezige leden is. Tussen de eerste oproep en de nieuwe oproep moeten ten minste drie dagen zijn.
§ 3. Alleen de voorzitter, de ondervoorzitter en de leden zijn stemgerechtigd.
De stemming gebeurt bij handopsteking. Op verzoek van een lid wordt geheim gestemd. Stemmen bij wijze van volmacht kan niet. Onthoudingen worden bij de stemming niet in aanmerking genomen.
 Art.    24 . De vergaderingen van de raad zijn niet openbaar. Op voorstel van de voorzitter van de vergadering kunnen waarnemers worden toegelaten.
Op de vergaderingen van de raad kunnen externe deskundigen worden uitgenodigd.
Personeelsleden van de departementen en agentschappen van de Vlaamse overheid kunnen worden verzocht om de nodige technische toelichting te verschaffen.
 Art.    25 . De Algemene Raad en elke sectorraad, beslissen welke werkgroepen worden opgericht, duiden de leden ervan aan en coördineren de werking ervan. Er zijn geen plaatsvervangende leden in werkgroepen.
De werkgroepen werken in opdracht van de Algemene Raad of een sectorraad. Hun mandaat wordt door de opdrachtgever bepaald. Zij kunnen niet zelf naar buiten treden met adviezen, publicaties of verklaringen.
 Art.    26 . § 1. De Sectorraad voor Sociaal-Cultureel Werk stemt de vergaderingen waarop agendapunten besproken worden die verband houden met het jeugdwerk af met de Vlaamse Jeugdraad.
§ 2. Adviezen en standpunten van de Vlaamse Jeugdraad met betrekking tot het sociaal-cultureel jeugdwerk worden op de vergaderingen van de Raad voor Sociaal-Cultureel Werk door de vertegenwoordigers van de Vlaamse Jeugdraad toegelicht.
§ 3. Indien de Algemene Raad op eigen initiatief of op vraag van de vertegenwoordiger van de Vlaamse Jeugdraad agendapunten bespreekt die verband houden met het jeugdbeleid, worden de adviezen en de standpunten ter zake van de Vlaamse Jeugdraad door de vertegenwoordiger toegelicht en besproken.
 Art.    27 . De adviezen worden in de regel verstrekt binnen een termijn van dertig dagen na datum van de ontvangst van de adviesvraag. In geval van spoed, die met redenen omkleed wordt, kan de Vlaamse Regering de termijn inkorten zonder dat hij minder dan tien werkdagen mag bedragen.
Wanneer advies moet worden gegeven op verzoek van het Vlaams Parlement, brengt de raad advies uit binnen de door het Vlaams Parlement gestelde termijn, die niet korter mag zijn dan dertig dagen.
 Art.    28 . Alle documenten op de raad en de werkgroepen ingebracht, krijgen het statuut van vertrouwelijkheid dat de inbrenger van de documenten eraan toekent, onverminderd de bepalingen van de wet op de openbaarheid van bestuur.
 Art.    29 . De leden worden samengeroepen op initiatief van de voorzitter.
Op vraag van de bevoegde Vlaamse minister, van de Vlaamse Regering, van het Vlaams Parlement of op verzoek van ten minste vier leden van de Algemene Raad of ten minste zes leden van een sectorraad, is de voorzitter verplicht de leden samen te roepen binnen tien werkdagen.
Behoudens dringende noodzaak worden de uitnodigingen ten laatste 7 kalenderdagen voor de datum van de vergadering verstuurd. Ze bevatten de agendapunten van de vergadering, de documenten die betrekking hebben op de te behandelen punten en de notulen van de vorige vergadering.
De agendapunten voor de vergaderingen van de raad worden door de voorzitter van de raad vastgelegd. Het Vast Bureau of elk lid kan bij de voorzitter agendapunten indienen tot 8 kalenderdagen voor de vergadering. Het Vast Bureau of elk lid kan een punt aan de agenda toevoegen wanneer een gewone meerderheid van de vergadering daarmee instemt.
Tussen 11 juli en 16 augustus is de raad in reces.
 Art.    30 . De aanwezigen ondertekenen een presentielijst. Verontschuldigingen worden schriftelijk, ofwel per brief, fax, of e-mail aan het secretariaat meegedeeld. De ondertekening van de presentielijst geldt als bewijs van aanwezigheid voor het uitbetalen van het presentiegeld.
Wanneer een lid in extremis verhinderd is, dient het zich ten laatste de dag van de vergadering schriftelijk te verontschuldigen opdat de verontschuldiging als geldig kan worden beschouwd, tenzij fysieke overmacht kan worden aangetoond.
 Art.    31 . Een lid dat niet kan aanwezig zijn, kan steeds het initiatief nemen om voor de vergadering schriftelijk opmerkingen over te maken aan de secretaris. De opmerkingen worden tijdens de vergadering besproken. Ingeval de opmerkingen daags voor de vergadering worden overgemaakt, dient het betrokken lid zich ervan te vergewissen dat de opmerkingen de secretaris tijdig bereiken.
 Art.    32 . De Vlaamse Regering kan op verzoek van de betrokkene een einde maken aan het mandaat van de voorzitter, de ondervoorzitter of een lid van de raad. Bovendien kan de Vlaamse Regering, na advies van de raad, in de volgende gevallen ambtshalve een einde maken aan een mandaat :
- als de betrokkene driemaal na elkaar de vergaderingen van de raad niet bijwoont;
- als de betrokkene activiteiten verricht of functies vervult die onverenigbaar zijn met het mandaat
Een lid van de raad dat wordt benoemd in de plaats van een lid voleindigt diens mandaat.
 HOOFDSTUK III.  - Schriftelijke procedures.
 Art.    33 . De secretaris zorgt voor een ontwerpverslag van elke vergadering en stuurt dit zo spoedig mogelijk naar de leden, die de mogelijkheid krijgen om binnen de twee werkdagen hun opmerkingen op het ontwerpverslag schriftelijk over te maken aan het secretariaat.
Indien er geen opmerkingen worden ontvangen, dan wordt het ontwerpverslag als voorlopig goedgekeurd beschouwd.
Indien er gefundeerde opmerkingen worden ontvangen, beslist de voorzitter of deze opmerkingen in het verslag worden opgenomen. De voorzitter beslist daarna of het ontwerpverslag als voorlopig goedgekeurd kan worden beschouwd dan wel of het ter bespreking en goedkeuring op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de betrokken raad wordt geplaatst.
De voorzitter plaatst het voorlopig goedgekeurde verslag ter definitieve goedkeuring op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de betrokken raad.
 Art.    34 . De secretaris stuurt een ontwerpadvies dat tot stand komt na bespreking door de leden, zo spoedig mogelijk naar de leden. Die krijgen de mogelijkheid om binnen een overeengekomen termijn hun opmerkingen schriftelijk over te maken aan het secretariaat.
Indien er geen opmerkingen worden ontvangen, wordt het ontwerpadvies als goedgekeurd beschouwd en is het voor publicatie vatbaar.
Stilistische suggesties of preciseringen aangegeven door een lid, kunnen in het ontwerpadvies worden opgenomen zonder een tweede rondvraag aan de leden.
Indien de voorzitter van oordeel is dat er inhoudelijk waardevolle opmerkingen worden gemaakt, kunnen deze worden verwerkt in het ontwerpadvies dat voor een tweede rondvraag aan de leden wordt gestuurd. De leden beschikken dan over twee werkdagen om hun oordeel over de aangebrachte wijzigingen te geven.
Indien er over de wijzigingen geen opmerkingen meer zijn, wordt het advies als goedgekeurd beschouwd en is het voor publicatie vatbaar.
Indien er alsnog opmerkingen over de aangebrachte wijzigingen zijn, kan de voorzitter beslissen om het ontwerpadvies opnieuw ter bespreking en goedkeuring op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de betrokken de raad te plaatsen.
In het geval dat de voorzitter van oordeel is dat de opmerkingen niet van aard zijn om het bijgestelde ontwerpadvies te wijzigen, wordt het advies als goedgekeurd beschouwd en is het voor publicatie vatbaar.
De voorzitter plaatst het goedgekeurde advies ter kennisgeving op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de betrokken raad.
 Art.    35 . In bijzondere omstandigheden kunnen de voorzitter en de ondervoorzitter gezamenlijk beslissen om een advies schriftelijk af te handelen, tenzij minstens vier leden van de Algemene Raad of minstens zes leden van de sectorraad vragen om de raad samen te roepen.
In geval van een schriftelijke afhandeling krijgen alle leden de mogelijkheid om schriftelijk hun bijdrage te leveren aan de totstandkoming van het advies.
De voorzitter of de betrokken raad kan ter voorbereiding van een advies, een werkgroep, een lid, de voorzitter, de ondervoorzitter of de secretaris belasten met het opstellen van een ontwerpadvies.
De secretaris stuurt een ontwerpadvies dat aldus tot stand komt, zo spoedig mogelijk naar de leden. Die krijgen de mogelijkheid om binnen de zeven dagen hun opmerkingen schriftelijk over te maken aan het secretariaat.
Indien er geen opmerkingen worden ontvangen, wordt het ontwerpadvies als goedgekeurd beschouwd en is het voor publicatie vatbaar.
Stilistische suggesties of preciseringen aangegeven door een lid, kunnen in het ontwerpadvies worden opgenomen zonder een tweede rondvraag aan de leden.
Indien de voorzitter van oordeel is dat er inhoudelijk waardevolle opmerkingen worden gemaakt, kunnen deze worden verwerkt in het ontwerpadvies dat voor een tweede rondvraag aan de leden wordt gestuurd. De leden beschikken dan over zeven dagen om hun oordeel over de aangebrachte wijzigingen te geven.
Indien er over de wijzigingen geen opmerkingen meer zijn, wordt het advies als goedgekeurd beschouwd en is het voor publicatie vatbaar.
Indien er alsnog opmerkingen over de aangebrachte wijzigingen zijn, kan de voorzitter beslissen om het ontwerpadvies ter bespreking en goedkeuring op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de betrokken raad te plaatsen.
In het geval dat de voorzitter van oordeel is dat de opmerkingen niet van aard zijn om het bijgestelde ontwerpadvies te wijzigen, wordt het advies als goedgekeurd beschouwd en is het voor publicatie vatbaar.
De voorzitter plaatst het goedgekeurde advies ter kennisgeving op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de betrokken raad.
 HOOFDSTUK IV.  - Budget.
 Art.    36 . Binnen de perken van de toegekende dotatie stelt de Algemene Raad jaarlijks, op voorstel van het Vast Bureau, de begroting van de raad vast en keurt de rekeningen goed.
 Art.    37 . § 1. Presentiegelden en reisvergoedingen worden met toepassing van de besluiten tot regeling van presentiegelden en vergoedingen en binnen de perken van de begroting van de raad uitbetaald aan de algemeen voorzitter, de voorzitters en ondervoorzitters en de leden van de raad.
Reisvergoedingen worden uitbetaald op basis van reëel gemaakte kosten en op basis van een door het lid getekende kostenstaat. Een kostenstaat die niet binnen een termijn van 6 maand bij de algemeen secretaris wordt ingediend, is onontvankelijk.
§ 2. Het Vast Bureau kan beslissen om derden te vergoeden voor hun aanwezigheid op vergaderingen, voor hun onkosten of prestaties.
§ 3. De algemeen voorzitter mandateert de algemeen secretaris om contractuele en financiële verbintenissen namens en voor de raad aan te gaan. Bij bedragen boven de 2.500 euro is het fiat van de voorzitter of, als die verhinderd is, een daartoe door de algemeen voorzitter gemandateerd lid van het Vast Bureau vereist.
 HOOFDSTUK V.  - Openbaarmaking en vertegenwoordiging.
 Art.    38 . § 1. Alle adviezen zijn openbaar en beschikbaar via duplicatie en website na rapportage aan de bevoegde minister(s), de Vlaamse Regering of het Vlaams Parlement. Onder de goedgekeurde adviezen wordt de naam van de voorzitter, de ondervoorzitter en de secretaris vermeld van de raad die het advies geeft.
Alle adviezen worden na goedkeuring, onverwijld aan de bevoegde minister, de Vlaamse Regering of het Vlaams Parlement meegedeeld door de algemeen voorzitter en de algemeen secretaris.
§ 2. Na bekrachtiging wordt het jaarverslag voor 15 mei voorgelegd aan de Vlaamse Regering en aan het Vlaams Parlement.
 Art.    39 . De raad correspondeert met de bevoegde Vlaamse minister, met de diensten van de Vlaamse regering en met het Vlaams Parlement via de algemeen voorzitter.
 Art.    40 . De algemeen voorzitter en de algemeen secretaris verzorgen namens de raad de communicatie over of naar aanleiding van adviezen of andere publicaties. Het Vast Bureau beslist over de wijze waarop.
 Art.    41 . Voor externe vertegenwoordiging van de raad op eigen initiatief is de algemeen voorzitter verantwoordelijk. Hij of zij kan een lid van de raad, de algemeen secretaris of een lid van het secretariaat machtigen in zijn plaats op te treden voor bepaalde materies.
 Art.    42 . Indien aan de raad gevraagd wordt iemand af te vaardigen in een hoorzitting, een gespreksforum of op een vergadering, beslist het Vast Bureau wie gevraagd wordt deze externe vertegenwoordiging op te nemen en met welk mandaat, nadat de algemeen secretaris informatie ingewonnen heeft over het gevraagde mandaat en over de aard van de vertegenwoordiging die gevraagd wordt.
Voor zover de externe vertegenwoordiging betrekking heeft op een materie waarover de raad reeds advies uitbracht, wordt het mandaat en de inhoud van deze vertegenwoordiging door dat advies bepaald. Desgevallend moeten de verschillende in het advies ingenomen standpunten worden weergegeven.
Voor zover de externe vertegenwoordiging betrekking heeft op een materie waarover de raad nog geen advies uitgebracht heeft, en er wordt gevraagd standpunt in te nemen in naam van de raad, dan wijst de betrokken vertegenwoordiger er op dat de raad nog geen standpunt heeft ingenomen, en dat hij of zij geen uitspraken kan doen in naam van de raad.
 Art.    43 . Aan de raad wordt verslag uitgebracht over de externe vertegenwoordiging in naam van de raad. Alle raadsleden kunnen inzage vragen van de documenten die bekomen worden via de vertegenwoordigingsopdracht.
 HOOFDSTUK VI.  - Andere werkzaamheden.
 Art.    44 . Als hij dit nuttig acht, dan wel op verzoek van de Vlaamse Regering of het Vlaams Parlement, kan een raad bijeenkomsten of werkzaamheden organiseren ter bevordering van de gedachtevorming over de materies waarvoor de raad bevoegd is.
Bijeenkomsten of werkzaamheden kunnen een publiek of semi-publiek karakter hebben, met name de vorm aannemen van studiedagen, colloquia of hoorzittingen - dan wel een besloten karakter - met name de vorm aannemen van een bijzonder overleg tussen een beperkt aantal partners.
Een raad kan op eigen initiatief studies of onderzoeken laten uitvoeren, na goedkeuring door het Vast Bureau.
Bijeenkomsten of werkzaamheden op verzoek worden door de raad georganiseerd of uitgevoerd indien ze in het met de Vlaamse Regering overlegd werkprogramma staan of de nodige middelen beschikbaar zijn.
 HOOFDSTUK VII.  - Diverse bepalingen.
 Art.    45 . Het werkjaar van de raad loopt van 1 januari tot 31 december.
 Art.    46 . De zetel van de raad is gevestigd op volgend adres : Arenberggebouw, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel
 Art.    47 . Alle briefwisseling wordt ondertekend door de algemeen voorzitter of door de algemeen secretaris namens de voorzitter.
De officiële correspondentie van het secretariaat met de leden kan zowel per brief als per e-mail.
 Art.    48 . Het werkprogramma wordt voorbereid door het Vast Bureau. De Algemene Raad legt het na goedkeuring voor aan de Vlaamse Regering.
 Art.    49 . Het huishoudelijk reglement is van toepassing voor de Algemene Raad, de sectorraden, het Vast Bureau en het secretariaat. Een twee derden meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden van de Algemene Raad kan het huishoudelijk reglement wijzigen of aanvullen.
 Art.  50. Dit huishoudelijk reglement treedt in werking na goedkeuring door de raad, onder voorbehoud van goedkeuring door de Vlaamse Regering.


text:
Samenstelling van de Raad
 Artikel     1 . Overeenkomstig artikel 7, § 1, van het koninklijk besluit van 20 april 1965 omvat de Wetenschappelijke Raad van het WIV, hierna Raad genoemd, 10 leden, evenveel Nederlandstaligen als Franstaligen.
De leden worden aangewezen door de Koning op voorstel van de bevoegde minister voor een mandaat van zes jaar, dat vernieuwbaar is.
De Raad is voor de ene helft samengesteld uit de algemeen directeur van het WIV en de 4 operationeel directeurs en voor de andere helft uit wetenschappelijke prominenten van buiten het WIV.
De voorzitter wordt gekozen door de Raad onder de wetenschappelijke prominenten van buiten de instelling.
De algemeen directeur van het WIV is van rechtswege vice-voorzitter van de Raad.
De voorzitter en de vice-voorzitter behoren tot een verschillende taalrol.
Een secretaris aangeduid door de vice-voorzitter coördineert de redactie van de notulen van de vergaderingen.
Elk lid dat ontslag wenst te nemen uit de Raad, moet dit schriftelijk aan de vice-voorzitter meedelen.
In geval van definitieve verhindering of overlijden van een lid wordt in zijn vervanging voorzien volgens de procedure bedoeld in artikel 7, § 1, van het koninklijk besluit van 20 april 1965. Dit lid voltooit het mandaat van het lid dat hij vervangt.
Leden die op drie opeenvolgende vergaderingen van de Raad afwezig bleven kunnen worden vervangen op voorstel van de vice-voorzitter volgens de procedure bedoeld in artikel 7, § 1, van het koninklijk besluit van 20 april 1965.
Personen die geen deel uitmaken van de Raad worden niet toegelaten om aan de vergadering deel te nemen, behalve de personen uitgenodigd door de voorzitter of de vice-voorzitter.
 Opdracht van de Raad
 Art.    2 . Overeenkomstig artikel 7, § 5, van het koninklijk besluit van 20 april 1965 geeft de Raad richting aan de wetenschappelijke activiteit van het WIV.
De Raad legt zijn adviezen voor aan de bevoegde Minister over de uitvoering van de opdrachten van de instelling met inbegrip van de dienstverlenende taken die verband houden met de wetenschappelijke onerzoeksactiviteiten.
Ten minste één vergadering per jaar moet besteed worden aan de goedkeuring van het jaarverslag van het WIV.
 Gespecialiseerde wetenschappelijke comités
 Art.    3 . Overeenkomstig artikel 7, § 7, van het koninklijk besluit van 20 april 1965, laat de Raad zich ondersteunen door 4 gespecialiseerde comités, één per operationele directie, in volgende domeinen :
- volksgezondheid & surveillance;
- overdraagbare en besmettelijke ziekten;
- geneesmiddelenkwaliteit en chemische risico's;
- klinische biologie, vaccincontrole en bioveiligheid.
Het comité heeft volgende opdracht :
- advies verlenen aan de Raad met betrekking tot het wetenschappelijk onderzoek en de wetenschappelijke dienstverlening binnen zijn competentiedomein;
- dit zowel wat betreft de kwaliteit van het onderzoek als wat betreft nieuwe oriëntaties;
- advies verlenen over de strategische en operationele plannen van de operationele directie die overeenstemt met het expertisedomein.
Het comité vergadert op vraag van de voorzitter of van de vice-voorzitter van de wetenschappelijke raad of op eigen initiatief.
Het comité geeft vooraf advies aan de Raad voor de wetenschappelijke aangelegenheden waarvoor het bevoegd is.
Het comité kan geen enkele bevoegdheid krijgen inzake benoeming, aanstelling of beheer van het personeel van de instelling.
De voorzitter van het comité wordt uitgenodigd op de vergaderingen van de Raad wanneer een agendapunt betrekking heeft op de bevoegdheden van zijn comité : in dit geval neemt hij deel aan de beraadslagingen van de Raad met raadgevende stem.
De leden van het comité worden door de Minister gekozen voor een mandaat van maximum 6 jaar uit een dubbeltal voorgesteld door de algemeen directeur van het WIV.
Het mandaat van het comité loopt ten einde na afloop van het mandaat van de leden van de Raad.
Het mandaat van een lid van het comité dat drie opeenvolgende vergaderingen afwezig bleef kan ook beëindigd worden door de Raad op voorstel van de vice-voorzitter. In dit geval wordt in zijn vervanging voorzien volgens de procedure bedoeld in artikel 7, § 7, van het koninklijk besluit van 20 april 1965.
De algemeen directeur van het WIV is van rechtswege permanent lid.
Een secretaris aangeduid door de algemeen directeur coördineert de redactie van de notulen van de vergaderingen.
 Samenroepen van de vergadering
 Art.    4 . De voorzitter roept de Raad samen in volgende gevallen :
- jaarlijks advies en goedkeuring van het verslag van wetenschappelijke en dienstverlenende activiteiten;
- jaarlijks advies en goedkeuring van de project- en activiteitenportfolio;
- advies en goedkeuring strategische en operationele plannen;
- ingrijpende herstructurering;
- op vraag van twee externe leden van de Raad;
- telkens de voorzitter of de vice-voorzitter het noodzakelijk acht.
De agenda van de vergadering wordt vastgelegd door de voorzitter en de vice-voorzitter in onderling akkoord.
Nadat de agenda is vastgelegd wordt een datum bepaald door de vice-voorzitter na overleg met de voorzitter en de leden van de Raad.
De uitnodiging voor de vergadering vermeldt de dagorde en voor ieder punt van de dagorde worden de vereiste documenten toegevoegd.
De documenten moeten uiterlijk vijf werkdagen voor de vergadering aan de leden zijn overgemaakt.
Toevoeging van punten op de agenda de dag van de vergadering is slechts mogelijk mits unanieme goedkeuring door de aanwezige leden van de Raad.
De vergaderingen gaan door in de maatschappelijke zetel van het WIV te Brussel.
 Beraadslaging, quorum en stemming
 Art.    5 . De voorzitter opent en sluit de zittingen, leidt de beraadslagingen en is belast met het goede verloop van de vergaderingen.
In geval van afwezigheid of belet van de voorzitter, neemt de vice-voorzitter deze rol over. In geval van afwezigheid of belet van de vice-voorzitter, verzekert het oudste lid het voorzitterschap.
De Raad kan rechtsgeldig beraadslagen voor zover minstens de helft van zowel de interne als de externe leden aanwezig is.
De voorzitter stelt vast of het quorum voor een geldige beraadslaging is bereikt.
De beslissingen van de Raad worden genomen bij consensus. Indien geen consensus van de aanwezige leden kan bereikt worden, gaat de voorzitter over tot een hoofdelijke stemming. Hierbij worden de minderheidsstandpunten opgenomen in het verslag voor zover ze afkomstig zijn van minstens 2 leden. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.
Een geheime stemming kan op vraag van de voorzitter, de vice-voorzitter of op vraag van 50 % van de aanwezige leden. Bij geheime stemming wordt de uitslag van de stemming steeds vermeld in het advies.
Adviezen met betrekking tot de beoordeling van de wetenschappelijke activiteiten van het WIV worden enkel uitgebracht door de externe leden en vermelden de standpunten van de interne leden.
Andere adviezen worden uitgebracht door het geheel van externe en interne leden.
Elk lid van de Raad heeft stemrecht en beschikt over één stem.
De beslissingen van de Raad binden formeel alle leden, ook de niet aanwezige leden.
De voorzitter en de leden en ieder persoon de betrokken werd bij de werkzaamheden van de Raad zijn tot geheimhouding verplicht omtrent de debatten, de beraadslaging en elke inlichting waarvan zij kennis krijgen bij de uitoefening van hun opdracht.
 Opstelling en goedkeuring van de notulen
 Art.    6 . Een ontwerp van de notulen van de vergadering wordt elektronisch aan de voorzitter en aan de leden van de Raad verzonden door de secretaris binnen de 10 werkdagen volgend op de vergadering.
Deze hebben 5 werkdagen de tijd om hun opmerkingen en/of hun goedkeuring van het verslag elektronisch door te geven. In afwezigheid van een reactie binnen deze termijn, is het verslag goedgekeurd.
In geval van onderling akkoord wordt het proces-verbaal door de voorzitter en de vice-voorzitter ondertekend.
Een ondertekende kopie wordt vervolgens verzonden aan alle leden.
De notulen van de vergadering worden afwisselend opgesteld in het Frans of in het Nederlands.
 Schriftelijke consultatie van de Raad
 Art.    7 . Bij een dringende vraag naar advies, kunnen de procedures van de Raad ook via elektronisch overleg of " conference call " verlopen.
In dat geval maakt de voorzitter, de vice-voorzitter of de secretaris aan de raadsleden elektronisch een voorstel over, samen met de administratieve stukken nodig voor de beoordeling van het voorstel. De raadsleden beschikken over 5 werkdagen om hun opmerkingen en/of goedkeuring van het voorstel elektronisch door te geven. In afwezigheid van een reactie binnen deze termijn, is het voorstel goedgekeurd.
Op basis van de opmerkingen stelt de secretaris binnen de 5 werkdagen een finaal verslag op dat ter goedkeuring wordt overgemaakt aan de voorzitter en vice-voorzitter.
Een ondertekende kopie wordt vervolgens verzonden aan alle leden.
Het resultaat van de schriftelijke raadpleging wordt afwisselend opgesteld in het Frans of in het Nederlands.
 Slotbepalingen
 Art.  8. De raadsleden verbinden zich persoonlijk om de verplichten na te komen die hen werden toevertrouwd in het koninklijk besluit van 20 april 1965 en de uitvoering van de voorschriften die in dit reglement voorkomen na te leven.
Brussel, 24 november 2008.