text:
HOOFDSTUK 1.  - Definities
 Artikel     1 . Voor de toepassing van dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder :
1° agentschap : het Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - Syntra Vlaanderen, opgericht bij artikel 3, § 1, van het decreet van 7 mei 2004;
2° beroepscommissie : het uitvoerende orgaan dat ressorteert onder de sectorcommissie en waarvan het ressort beperkt blijft tot een of meer beroepen, al dan niet gegroepeerd in een cluster binnen de sector;
3° centra : de centra voor vorming van zelfstandigen en kleine en middelgrote ondernemingen, ook Syntra genoemd, vermeld in artikel 36 van het decreet van 7 mei 2004;
4° commissie Audit : de commissie, vermeld in artikel 19, § 4, eerste lid, 1°,  van het decreet van 7 mei 2004;
5° commissie Klachten : de commissie, vermeld in artikel 19, § 4, eerste lid, 3°,  van het decreet van 7 mei 2004;
6° commissie Screening : de commissie, vermeld in artikel 19, § 3, van het decreet van 7 mei 2004;
7° commissie Strategie : de commissie, vermeld in artikel 19, § 4, eerste lid, 2°,  van het decreet van 7 mei 2004;
8° decreet van 7 mei 2004 : het decreet van 7 mei 2004 tot oprichting van het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap "Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - Syntra Vlaanderen";
9° gedelegeerd bestuurder : de gedelegeerd bestuurder, vermeld in artikel 20 van het decreet van 7 mei 2004;
10° instantie : de raad van bestuur, de praktijkcommissie, een commissie, het Management Syntra-netwerk;
11° kaderdecreet van 18 juli 2003 : het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003;
12° leertijdcommissie : het uitvoerende orgaan dat ressorteert onder de praktijkcommissie en dat de opvolging en monitoring behartigt van de werking van de leertijd voor een sector;
13° Management Syntra-netwerk : de bijzondere commissie, afgekort MSN, ingesteld met toepassing van artikel 19, § 1, eerste lid, van het decreet van 7 mei 2004, en bevoegd voor het beheer van de gezamenlijke netwerking van de centra en het agentschap, vermeld in artikel 21, § 1, derde lid, van het decreet van 7 mei 2004;
14° praktijkcommissie : de praktijkcommissie van het agentschap, vermeld in artikel 13 van het decreet van 7 mei 2004;
15° raad van bestuur : de raad van bestuur van het agentschap, vermeld in artikel 7 van het decreet van 7 mei 2004;
16° sectorcommissie : het strategische orgaan dat de visie van een sector vertaalt in een strategisch plan dat onder meer dient als leidraad voor de werking van de beroepscommissies die onder de sectorcommissie ressorteren.
 HOOFDSTUK 2.  - Bevoegdheid en samenstelling van de raad van bestuur
 Art.    2 . Met toepassing van artikel 12, § 1, van het decreet van 7 mei 2004 en onverminderd de bevoegdheden van de praktijkcommissie beschikt de raad van bestuur over de volheid van de bestuursbevoegdheid en beslist hij in alle aangelegenheden waarvoor het agentschap bevoegd is.
 Art.    3 . Met toepassing van artikel 12, § 2, van het decreet van 7 mei 2004 behoren in elk geval tot de voorbehouden bevoegdheden van de raad van bestuur waarvoor geen delegatie mogelijk is :
1° het sluiten, op voorstel van de gedelegeerd bestuurder, van de beheersovereenkomst met de Vlaamse Regering;
2° het opstellen van het ontwerp van begroting en van de rekeningen;
3° het vaststellen, op voorstel van de gedelegeerd bestuurder, van het jaarlijkse ondernemingsplan, alsook van een operationeel plan op middellange en lange termijn als vermeld in artikel 15, § 1, 4°,  van het kaderdecreet van 18 juli 2003;
4° het beslissen met toepassing van de voorwaarden van artikel 12 van het kaderdecreet van 18 juli 2003 over de deelname van het agentschap aan de oprichting van of de deelname in, alsook over het bestuur of de leiding en de financiering van andere publiek- of privaatrechtelijke rechtspersonen;
5° het goedkeuren van de rapportering aan de Vlaamse Regering over de uitvoering van de beheersovereenkomst;
6° het rapporteren over de uitvoering van de begroting;
7° het sluiten van het organisatieplan met de centra, vermeld in artikel 38, § 2, laatste lid, van het decreet van 7 mei 2004.
 Art.    4 . § 1. Naast de bevoegdheden, vermeld in artikel 3, heeft de raad van bestuur in het bijzonder de volgende bevoegdheden die vastgelegd zijn bij besluit van de Vlaamse Regering :
1° met toepassing van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 februari 2009 betreffende de leertijd, vermeld in het decreet van 7 mei 2004 :
a) het vastleggen van het curriculum van de opleiding;
b) het bepalen van de duur van de theoretische vorming per opleiding of groep van opleidingen in een beroep;
c) het in bijzondere gevallen beslissen over de organisatie van een opleiding in een ander week- of jaarritme;
d) het bepalen, na onderzoek, dat de cursussen anders dan op mondelinge wijze worden gegeven;
e) het goedkeuren van het centrumreglement;
f) het vaststellen van de curricula van de cursussen van de algemene vorming en de beroepsgerichte vorming;
g) het toestaan van wijzigingen in de vastgelegde curricula om de invoering van pedagogische of inhoudelijke vernieuwingen mogelijk te maken;
h) het goedkeuren van het jaarplan van het centrum en het vastleggen van de procedure voor de indiening ervan;
i) het bepalen van wat onder regelmatig ingeschreven leerlingen moet worden verstaan;
j) het toelaten van een hoger of lager aantal leerlingen voor een cursus dan voorgeschreven, om budgettaire, organisatorische of pedagogisch-didactische redenen;
k) met toepassing van de wettelijke bepalingen, het geven van richtlijnen over de begeleiding en evaluatie van leerlingen;
l) het bundelen van de bepalingen over en de richtlijnen voor de begeleiding en evaluatie van leerlingen in een examenreglement;
m) het vastleggen van een theoretisch examen;
n) het vaststellen van het model van attest, waaruit blijkt dat leerlingen regelmatig een of meer opleidingsjaren hebben gevolgd en daarvoor geslaagd zijn;
o) het kennisnemen van het verslag over de vaststelling van onregelmatigheden tijdens het toezicht op het verloop van de examens en de praktische proeven;
p) het beslissen bij bezwaar door een leerling of zijn wettelijke vertegenwoordiger over het goede en regelmatige verloop van de examens of praktische proeven;
q) onverminderd andere administratieve beslissingen, het geheel of gedeeltelijk nietig verklaren van de examens en praktische proeven bij bezwaren of onregelmatigheden;
r) het geven van richtlijnen voor de organisatie van nieuwe examens en praktische proeven bij gehele of gedeeltelijke nietigverklaring;
2° met toepassing van het besluit van de Vlaamse Regering van 14 september 2012 betreffende de ondernemerschapstrajecten, vermeld in artikel 26, § 1, 2°,  en artikel 31 van het decreet van 7 mei 2004 tot oprichting van het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap "Vlaams Agentschap voor ondernemersvorming - Syntra Vlaanderen" :
a) op een gemotiveerde wijze beslissen dat een actualisatie langer duurt dan één opleidingsjaar;
b) het vastleggen van de programma's van ondernemerschapstrajecten;
c) het toestaan, na onderzoek, van wijzigingen in de vastgelegde programma's om de invoering van pedagogische of inhoudelijke vernieuwingen en herwerkingen mogelijk te maken;
d) het goedkeuren van het organisatieplan over de opleidingen van het centrum;
e) het vastleggen van de procedure voor de indiening van het organisatieplan;
f) het in welbepaalde gevallen toestaan van afwijkingen van de duur van een opleiding of opleidingsjaar;
g) het vastleggen van het aantal cursusuren per module van het curriculum;
h) het bepalen van het aantal cursusuren en de spreiding van de aanvullende cursussen;
i) het bepalen van het aantal cursisten waarvoor aanvullende cursussen georganiseerd kunnen worden;
j) het bepalen per module van het aantal cursisten voor wie een inleidende cursus kan worden georganiseerd;
k) het vastleggen van bijzondere toelatingsvoorwaarden voor een bepaalde basiscomponent;
l) het bepalen van de samenstelling van het dossier van iedere cursist wat betreft de beraadslaging van de toelatingscommissie;
m) het behandelen van en beslissen over het bezwaar van de cursist of de regisseur tegen de beslissing van de toelatingscommissie;
n) het vastleggen van de onderrichtingen voor de intrekking van de toelating;
o) het behandelen van en beslissen over het bezwaar van de cursist of het centrum tegen de beslissing tot intrekking van de toelating;
p) het vastleggen van de voorwaarden van het onderzoek voor de vrijstelling om cursussen te volgen;
q) het behandelen van en het beslissen over het bezwaar van de cursist tegen het niet-verlenen van vrijstellingen om cursussen te volgen;
r) het vastleggen van de regels om de regelmatige aanwezigheid van de cursisten te bepalen, alsook met betrekking tot de procedure en de voorwaarden van het toezicht;
s) het toestaan van afwijkingen van het aantal cursisten binnen de aanvullende praktijkopleiding;
t) het bepalen van andere vormen van werkplekleren die in aanmerking komen voor de praktijkstage;
u) het vastleggen van een examenreglement dat de richtlijnen voor begeleiding en evaluatie van cursisten bevat;
v) het verstrekken van richtlijnen voor de oprichting van een deliberatiecommissie bij een centrum;
w) het verstrekken van richtlijnen over de mededeling door het centrum van de uitslagen van examens aan de deelnemers en de regisseur;
x) het toestaan van een afwijking van de termijnen voor de tweede zittijd voor cursussen waarvan de curricula modulair zijn opgebouwd;
y) het kennisnemen van de verslagen van de regisseur bij vaststelling van onregelmatigheden tijdens het toezicht of bezwaren van cursisten, en het nemen van beslissingen. Het kan gaan om beslissingen tot al dan niet gehele of gedeeltelijke nietigverklaring, richtlijnen voor een nieuw examen of een andere beslissing;
z) het vastleggen van het model van de diploma's, getuigschriften en certificaten;
3° met toepassing van het besluit van de Vlaamse Regering van 14 september 2012 houdende de toegewezen trajecten, innovatie, projecten en het toezicht van het "Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - Syntra Vlaanderen" :
a) het geven van een mandaat, namelijk de opdracht aan natuurlijke personen of rechtspersonen, om taken uit te voeren op het vlak van de ontwikkeling en versterking van ondernemerscompetenties;
b) het in januari en september kennisnemen van het rapport van de regisseur over de toegewezen trajecten;
c) het bij gemotiveerde beslissing toewijzen van trajecten waarvan het voorwerp niet is opgenomen in het actieplan;
d) in uitzonderlijke omstandigheden toestemming verlenen om een andere taal dan het Nederlands te gebruiken voor de ontwikkeling van ondernemerscompetenties;
e) het goedkeuren van de aanvraagprocedure van mandaten;
f) het opleggen van andere bewijsstukken bij de aanvraag van een mandaat;
g) het bepalen van nadere regels voor het verzoek om een mandaat te krijgen;
h) het beslissen over de aanvraag tot mandateren;
i) het beslissen over de schorsing of stopzetting van een mandaat aan een natuurlijke persoon, rechtspersoon of organisatie;
j) het beslissen bij een beroep vanwege een belanghebbende natuurlijke persoon, rechtspersoon of organisatie tegen de toewijzing en organisatie van trajecten;
k) het goedkeuren in mei en november van het innovatieplan van de regisseur voor respectievelijk het najaar en het volgende voorjaar;
l) het in januari en september kennisnemen van het rapport van de regisseur over de opdrachten innovatie van het najaar en het voorjaar;
m) het verlenen van de goedkeuring voor het initiëren van projecten die niet vallen onder de categorieën, vermeld in artikel 28, 1° tot en met 6° ;
n) het bepalen van de concrete voorwaarden voor de uitvoering van projecten;
o) het goedkeuren in november van het projectplan van de regisseur voor het volgende jaar;
p) het in januari kennisnemen van het rapport van de regisseur over de projecten van het voorbije jaar;
q) het beslissen bij een beroep tegen een beslissing tot schorsing, stopzetting of terugvordering van subsidies of compensaties vanwege de regisseur;
r) het kennisnemen van het rapport van de regisseur over de verzoeken tot verbetering;
s) het beslissen bij een beroep tegen een verzoek tot verbetering vanwege de regisseur;
t) het uitspreken van waarschuwingen bij niet-aanvaarding van het beroep over een verzoek tot verbetering;
u) het kennisnemen van het rapport van de regisseur over de waarschuwingen;
v) het beslissen bij een beroep tegen een verscherpte controle vanwege de regisseur;
4° met toepassing van het besluit van de Vlaamse Regering van 12 juli 2013 betreffende de erkenning en de subsidiëring van de centra voor vorming van zelfstandigen en kleine en middelgrote ondernemingen, vermeld in het decreet van 7 mei 2004 tot oprichting van het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap "Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - Syntra Vlaanderen", bij het verstrekken van diensten van algemeen belang :
a) het goedkeuren van het organisatieplan;
b) het goedkeuren van het jaarplan of het aanvullende jaarplan, en de opschorting van subsidies bij een laattijdige indiening of een verwerping daarvan;
c) het verlenen van advies aan de minister over de statuten van de centra of de wijzigingen daarvan;
d) het verlenen van bindend advies over betwistingen over de toegankelijkheid van een professionele middenstands- en zelfstandigenorganisatie, voorgelegd door het centrum;
e) het verlenen van advies aan de minister over de schorsing, opheffing of intrekking van de erkenning van een centrum;
f) het erkennen van een directeur-afgevaardigd bestuurder van een centrum;
g) het verlenen van advies aan de minister inzake de functiebeschrijving van de directeur-afgevaardigd bestuurder
h) het verlengen van het mandaat van de directeur-afgevaardigd bestuurder van een centrum;
i) het tussentijds evalueren van het mandaat van de directeur-afgevaardigd bestuurder van een centrum;
j) het aanvaarden van de waarnemend directeur-afgevaardigd bestuurder, voorgedragen door het centrum, ingeval van beëindiging van de erkenning of de tijdelijke opschorting van het mandaat van de erkende directeur-afgevaardigd-bestuurder;
k) het verlenen van advies aan de minister over de wijziging van de sectoren van opleidingen in een kmo-beroep;
l) het goedkeuren van het actieplan bij verlies van het kwaliteitscertificaat;
m) het vastleggen van de omvang en de voorwaarden van de uitbetaling van de productiesubsidie;
n) het verlenen van advies aan de minister bij de herziening van de coëfficiënt productiesubsidie leertijd en ondernemerschapstrajecten;
o) het verlenen van advies aan de minister over de hoogte en de wijze van de berekening van de effectiviteitssubsidie leertijd en ondernemerschapstrajecten;
p) het goedkeuren van de voorwaarden over de toekenning van extra docentenuren per module ondernemerschapstrajecten;
q) het in het curriculum bepalen van het maximumaantal cursisten dat in het kader van de productiesubsidie ondernemerschapstrajecten kan worden gefinancierd;
r) het verlenen van advies aan de Vlaamse Regering van de factor per traject of module;
s) het verlenen van advies aan de minister over de hoogte en de wijze van berekening van de effectiviteitssubsidie ondernemerschapstrajecten;
t) het voorafgaandelijk goedkeuren van initiatieven die niet behoren tot de initiatieven, vermeld in artikel 32, tweede lid, 1° tot en met 6°,  van het besluit van de Vlaamse Regering van 12 juli 2013 betreffende de erkenning en de subsidiëring van de centra voor vorming van zelfstandigen en kleine en middelgrote ondernemingen;
u) het bepalen van de technische uitvoeringsregels voor de toekenning van de subsidie voor projecten en voor innovatie en productontwikkeling;
v) het eventueel inschatten van het risico en het ter plaatse informeren over de aanpak van de risicovolle dossiers bij de goedkeuring van het organisatieplan;
w) bij het goedkeuren van het organisatieplan advies verlenen aan een centrum om bijkomende maatregelen te nemen om het risico te beperken;
5° met toepassing van het besluit van de Vlaamse Regering van 14 september 2012 tot regeling van de definities, de samenstelling van de commissie Screening, de screeningsvoorwaarden, de werkingsvoorwaarden, de herscreening en de overgangsbepalingen voor de screening, vermeld in artikel 19, § 3, en artikel 26, § 3, van het decreet van 7 mei 2004 tot oprichting van het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap "Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - Syntra Vlaanderen" :
a) het vastleggen van de vorm op basis waarvan de opportuniteitstoetsing wordt uitgevoerd;
b) het bekrachtigen van het opportuniteitsdossier;
c) het beslissen over herscreening;
d) als overgangsmaatregel het verlenen van advies aan de Vlaamse Regering bij een beroep tegen een erkenning van een ondernemerschapstraject als niet-economische dienst van algemeen belang;
e) als overgangsbepaling het verlenen van een gemotiveerde afwijking van de goede administratieve praktijk dat cursisten die een opleiding aanvangen die ook moeten kunnen voltooien, en de gemotiveerde afwijking van de lopende overeenkomsten die met Syntra Vlaanderen zijn gesloten.
§ 2. De raad van bestuur kan onder zijn verantwoordelijkheid een of meer van de bevoegdheden, vermeld in paragraaf 1, delegeren aan de gedelegeerd bestuurder.
 Art.    5 . Onverminderd artikel 3 en 4 is de raad van bestuur bevoegd voor alle adviezen aan de voogdijminister(s) en de Vlaamse Regering.
 Art.    6 . De raad van bestuur is samengesteld uit de voorzitter, de gedelegeerd bestuurder en de leden, zoals bepaald in artikel 7, § 1, 2° tot en met 4°,  van het decreet van 7 mei 2004. Ze zijn allemaal stemgerechtigd.
De directeur-afgevaardigd-bestuurders van de centra wijzen een vertegenwoordiger aan die, zoals bepaald in artikel 8 van het decreet van 7 mei 2004, de vergaderingen van de raad bijwoont met raadgevende stem. De directeur-afgevaardigd-bestuurders wijzen ook een plaatsvervanger aan die de vertegenwoordiger vervangt als die verhinderd is.
De gedelegeerd bestuurder wijst drie leden van de directieraad van het agentschap aan die, na goedkeuring door de raad van bestuur, met raadgevende stem de vergaderingen van de raad bijwonen.
De gedelegeerd bestuurder stelt de secretaris van de raad van bestuur aan.
 Art.    7 . De raad van bestuur kan permanente of ad-hocwerkgroepen oprichten met het oog op de voorafgaande studie van problemen die onder zijn bevoegdheid vallen. Hij bepaalt de samenstelling, de opdracht en de termijn waarin de opdracht voltooid moet zijn. De werkgroepen brengen aan de raad van bestuur verslag uit over de voortgang en de resultaten van hun werkzaamheden. Ze hebben een louter adviserende opdracht.
De praktijkcommissie wordt bij de werking van de werkgroepen, opgericht met toepassing van het eerste lid, betrokken wat haar bevoegdheden betreft.
 HOOFDSTUK 3.  - Bevoegdheid en samenstelling van de praktijkcommissie
 Art.    8 . Binnen de voorwaarden en conform de modaliteiten, vastgesteld door de Vlaamse Regering, heeft de praktijkcommissie de volgende bevoegdheden :
1° het erkennen van leer- en stageovereenkomsten en leerverbintenissen en het intrekken of opheffen van de erkenning;
2° het uitoefenen van de controle op de partijen op het vlak van de toepassing van de leer- en stageovereenkomsten en op het vlak van het verloop van de leertijd en de praktijkstage in de ondernemingen;
3° het erkennen van de leertrajectbegeleider;
4° het sluiten van overeenkomsten met de leertrajectbegeleider;
5° het uitoefenen van het toezicht op de leertrajectbegeleider;
6° het uitoefenen van de volgende sancties :
a) het schorsen, intrekken of opheffen van de erkenning van een leertrajectbegeleider;
b) het opheffen of intrekken van de erkenning van een leer- of stageovereenkomst of van een leerverbintenis;
c) het uitsluiten van een ondernemingshoofd-opleider, een leerling of een cursist-stagiair.
De praktijkcommissie kan onder haar verantwoordelijkheid een of meer specifieke bevoegdheden, zoals bepaald in het eerste lid, delegeren aan de gedelegeerd bestuurder.
Ten behoeve van de raad van bestuur adviseert de praktijkcommissie over alle aangelegenheden die betrekking hebben op de leertijd, inzonderheid de leerprogramma's van de basisopleiding en de regels voor de opleiding van de leerlingen, en de stageovereenkomst. Het advies van de praktijkcommissie is daarbij verplicht.
De praktijkcommissie verleent haar advies binnen een maand, tenzij de raad van bestuur het anders vraagt en daarvoor redenen opgeeft.
 Art.    9 . De praktijkcommissie is samengesteld uit de voorzitter, de gedelegeerd bestuurder en de stemgerechtigde leden, zoals bepaald in artikel 13, 2° en 3°,  van het decreet van 7 mei 2004.
De gedelegeerd bestuurder wijst drie personeelsleden van het agentschap aan, die na goedkeuring door de praktijkcommissie met raadgevende stem de vergaderingen bijwonen.
De gedelegeerd bestuurder stelt de secretaris van de praktijkcommissie aan.
 Art.    10 . De praktijkcommissie kan werkgroepen oprichten met het oog op de voorafgaande studie van problemen die onder haar bevoegdheid vallen.
Ze bepaalt ad hoc de samenstelling, de opdracht en de termijn waarin de opdracht voltooid moet zijn.
De werkgroepen, vermeld in het eerste lid, brengen aan de praktijkcommissie verslag uit over de voortgang en de resultaten van hun werkzaamheden.
 HOOFDSTUK 4.  - Bevoegdheid en samenstelling van de commissies
 Afdeling 1.  - De commissie Audit
 Art.    11 . De commissie Audit adviseert de raad van bestuur over de uitoefening van zijn opvolgingsverantwoordelijkheden inzake interne organisatiebeheersing en financiële controle in de meest ruime zin van het woord, en waakt over de naleving van de procedures en voorschriften die onder zijn bevoegdheid vallen.
 Art.    12 . De commissie Audit is belast met de volgende opdrachten :
1° voor de financiële informatieverplichtingen :
a) overgaan tot het voorafgaande onderzoek van en haar advies verstrekken over het ontwerp van de jaarrekening en eventuele tussentijdse rekeningen, voordat ze aan de raad van bestuur worden overgelegd;
b) toezien op de integriteit van de financiële informatie en de relevantie, het consequente karakter en de bestendigheid van de boekhoudkundige principes en regels die bij de opstelling van de rekeningen worden gebruikt, en om het even welke eventuele tekortkoming ten opzichte van deze regels laten weten;
c) als de commissie Audit dat nodig acht, de regeringsafgevaardigde, bevoegd voor financiën, de directieraad, of om het even welke andere persoon horen. Die hoorzittingen kunnen, in voorkomend geval, plaatsvinden zonder dat de leden van de directieraad aanwezig zijn;
d) de juistheid, de volledigheid en het consequente karakter van de financiële informatie evalueren en belangrijke vragen over financiële rapportering bespreken, zowel met de directieraad en in het bijzonder zijn lid dat belast is met de financiële leiding, als met de afgevaardigde van de Vlaamse Regering, bevoegd voor financiën, van het agentschap;
2° voor de interne controle van het agentschap en het beheer van de risico's :
a) minstens eenmaal per jaar het interne controle- en risicobeheerssysteem onderzoeken dat door het agentschap en zijn groep is ingesteld. Bij de directieraad en in het bijzonder bij het lid dat belast is met de financiële leiding, verifieert de commissie Audit of de belangrijkste risico's correct worden geïdentificeerd, beheerd en aan de werkgroep worden gemeld. De commissie Audit neemt ook regelmatig kennis van de financiële situatie en van de betekenisvolle verbintenissen en risico's van het agentschap;
b) de raad van bestuur bijstaan bij de bespreking over de interne controle en het beheer van de risico's ten aanzien van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Audit Vlaanderen;
c) door de directieraad en in het bijzonder door het lid dat met de financiële leiding is belast, of via om het even welk ander kanaal, op de hoogte worden gebracht van om het even welke klachten van derden of om het even welke interne informatie die kritiek bevat op de boekhoudkundige documenten of de interne controleprocedures van het agentschap en zijn groep, en de specifieke instrumenten onderzoeken die zijn aangenomen om de personeelsleden toe te laten hun bekommernissen over eventuele onregelmatigheden van de boekhouding of de financiële rapportering of over andere thema's vertrouwelijk te melden. Het comité onderzoekt ook de remedies die naar aanleiding van die klachten, kritieken of bekommernissen worden toegepast;
d) minstens eenmaal per jaar de noodzaak evalueren om de interne-auditfunctie op te richten en, als die functie wordt opgericht, de werking van die functie onderzoeken;
3° voor de externe controle van het agentschap :
a) de commissie Audit tijdig inlichten over alle belangrijke kwesties die uit de externe auditwerkzaamheden naar voren komen. De commissie Audit wordt daarvoor op de hoogte gebracht van het werkprogramma van de bedrijfsrevisor;
b) de doeltreffendheid van het externe auditproces beoordelen en nagaan in welke mate de directieraad zijn opdracht in dat kader naar behoren vervult;
c) toezicht houden op de activiteiten van de financieel verantwoordelijke Interne Audit en zijn onafhankelijkheid. De commissie Audit wordt betrokken bij zijn aanstelling en evalueert jaarlijks zijn werking;
4° voor de controle van Syntra :
a) de rapporten en voorstellen van de verantwoordelijke Interne Audit onderzoeken en, in voorkomend geval, bekrachtigen naar aanleiding van de onderzoeken die de verantwoordelijke Interne Audit uitgevoerd heeft binnen Syntra of met betrekking tot Syntra;
b) adviseren of een externe audit van Syntra in het kader van de door Syntra Vlaanderen gesubsidieerde activiteiten opportuun is;
c) adviseren over de door de Syntra geformuleerde verbetervoorstellen naar aanleiding van een audit die binnen Syntra is ingesteld;
d) fungeren als toezichtscommissie met betrekking tot het kwaliteitsonderzoek van Syntra;
e) het personeelslid van het agentschap dat aangesteld is als verantwoordelijke Interne Audit, aansturen :
- het vastleggen en opvolgen van de prioriteiten van de verantwoordelijke Interne Audit;
- de analyse en opvolging van de door de verantwoordelijke Interne Audit ingediende rapporten naar aanleiding van een specifiek probleem binnen Syntra;
- het oordelen over de wijze en inhoud van mededeling van de rapporten van de verantwoordelijke Interne Audit aan de directieraad van Syntra Vlaanderen;
- het minstens om de drie maanden organiseren van een opvolgingsgesprek met de verantwoordelijke Interne Audit;
f) de verantwoordelijke Interne Audit evalueren :
- de voorzitter van de werkgroep Audit treedt op als evaluator. Hij is de enige (eerste) evaluator, maar wordt daarbij ondersteund door alle leden van de werkgroep Audit en de gedelegeerd bestuurder via een 360° -bevraging;
- in geval van conflict functioneert de raad van bestuur van het Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - Syntra Vlaanderen als tweede evaluator.
 Art.    13 . De leden van de commissie Audit beschikken over de noodzakelijke bevoegdheden die volstaan voor de effectieve uitoefening van hun functie.
 Art.    14 . De commissie Audit bestaat uit de volgende stemgerechtigde leden :
- drie leden van de raad van bestuur;
- drie leden, extern aan de raad van bestuur, die experten zijn op het vlak van audit binnen de openbare sector op het vlak van financiële organisatiebeheersing of financiële controle of risicoanalyse.
De secretaris van de commissie Audit wordt aangesteld door de gedelegeerd bestuurder.
 Art.    15 . De leden van de commissie Audit worden door de raad van bestuur aangesteld voor de termijn die de raad van bestuur bepaalt, en kunnen op ieder ogenblik door de raad van bestuur uit hun functie worden ontheven.
De voorzitter van de commissie Audit wordt aangesteld door en binnen de leden van de commissie die lid zijn van de raad van bestuur. Zijn aanstelling wordt bekrachtigd door de raad van bestuur. De functie van voorzitter van de commissie Audit mag niet worden uitgeoefend door de voorzitter van de raad van bestuur.
 Art.    16 . De duur van het mandaat van een lid van de commissie Audit mag de duur van zijn bestuurdersmandaat niet overschrijden. Als de duur van het bestuursmandaat van een lid is verstreken, kan dat lid als extern lid worden aangesteld.
 Art.    17 . De commissie Audit mag, op kosten van het agentschap maar binnen zijn budgettaire mogelijkheden, extern professioneel advies inwinnen over de kwesties waarvoor het bevoegd is, nadat de gedelegeerd bestuurder en de voorzitter van de raad van bestuur daarvan op de hoogte zijn gebracht.
 Art.    18 . De commissie Audit heeft het recht om om het even welke bevoegde persoon te ontmoeten, zonder dat een lid van de directieraad daarbij aanwezig is.
 Afdeling 2.  - De commissie Klachten
 Art.    19 . De commissie Klachten is bevoegd voor adviezen aan de raad van bestuur inzake administratieve beroepen over de opleidingen binnen de centra, als een besluit van de Vlaamse Regering in dat beroep voorziet.
De commissie Klachten geeft over elke individuele klacht een advies aan de raad van bestuur. De beslissing van de raad van bestuur is een administratieve eindbeslissing waartegen beroep kan worden ingesteld bij de Raad van State.
 Art.    20 . De commissie Klachten is samengesteld uit de volgende stemgerechtigde leden :
1° een lid van de raad van bestuur, vertegenwoordiger van de werkgevers;
2° een lid van de raad van bestuur, vertegenwoordiger van de werknemers;
3° een lid van de raad van bestuur, voorgedragen door de Vlaamse Regering.
Het lid van de raad van bestuur, voorgedragen door de Vlaamse Regering, is voorzitter van de commissie Klachten.
De voorzitter, vermeld in het tweede lid, heeft pas stemrecht als de stemgerechtigde leden van de commissie, vermeld in het eerste lid, 2° en 3°,  geen consensus bereiken.
De secretaris van de commissie Klachten wordt aangesteld door de gedelegeerd bestuurder.
 Afdeling 3.  - De commissie Strategie
 Art.    21 . De commissie Strategie is bevoegd voor adviezen over het strategische beleid van het agentschap.
 Art.    22 . De commissie Strategie is samengesteld uit alle leden van de raad van bestuur.
De leden, vermeld in het eerste lid, wijzen onder elkaar een voorzitter aan.
De secretaris van de commissie Strategie wordt aangesteld door de gedelegeerd bestuurder.
 Afdeling 4.  - De commissie Screening
 Art.    23 . De commissie Screening is bevoegd voor adviezen over de screening van opleidingen, vermeld in artikel 19, § 3, en artikel 26, § 3, van het decreet van 7 mei 2004.
 Art.    24 . De commissie Screening is samengesteld uit :
1° twee leden van de raad van bestuur, voorgedragen door de vertegenwoordigers in de raad van bestuur van de representatieve organisaties van de werkgevers, de middenstand en de landbouw, die in de Sociaal-Economische Raad van Vlaanderen zitting hebben;
2° twee leden van de raad van bestuur, voorgedragen door de vertegenwoordigers in de raad van bestuur van de representatieve organisaties van de werknemers die in de Sociaal-Economische Raad van Vlaanderen zitting hebben;
3° een vertegenwoordiger van de gedelegeerd bestuurder;
4° een secretaris, aangesteld door de gedelegeerd bestuurder.
Alleen de leden, vermeld in het eerste lid, 1° en 2°,  zijn stemgerechtigd.
De stemgerechtigde leden van de commissie Screening kiezen om het jaar een voorzitter uit hun midden.
Het voorzitterschap komt om beurten toe aan de vertegenwoordigers van de representatieve organisaties van de werkgevers, de middenstand en de landbouw, vermeld in het eerste lid, 1°, en de vertegenwoordigers van de representatieve organisaties van de werknemers, vermeld in het eerste lid, 2°.
 Afdeling 5.  - De sector-, beroeps- en leertijdcommissies
 Onderafdeling 1.  - De sectorcommissies
 Art.    25 . De sectorcommissie heeft de volgende bevoegdheden :
1° het opstellen van een visie;
2° het vertalen van de visie in een meerjarenplan;
3° het bepalen van de prioriteiten voor het cursusjaar;
4° het adviseren en opvolgen van het jaarplan leertijd, ondernemerschapstrajecten en navorming docenten;
5° het oprichten van een of meer beroepscommissies met betrekking tot een specifieke doelgroep, het samenstellen van de beroepscommissie(s), het formuleren van haar opdracht en het geven van richtlijnen;
6° het plannen en organiseren van studiedagen;
7° het opvolgen van de resultaten van de beroepscommissie;
8° het adviseren van het Management Syntra-netwerk, de raad van bestuur en de praktijkcommissie over sector- en productontwikkelingen. Dat advies kan op elk moment gegeven worden, op eigen initiatief of op verzoek van het te adviseren orgaan;
9° het bepalen van de afvaardiging voor de onderhandelingen met betrekking tot het sectorconvenant, en de opvolging ervan;
10° het voorleggen van de goed te keuren nieuwe of aangepaste programma's aan het Management Syntra-netwerk en voor advies aan de praktijkcommissie voor de leertijd;
11° het fungeren als centraal aanspreekpunt voor de professionele organisaties;
12° het adviseren van opleidingsopportuniteiten aan het Management Syntra-netwerk en voor de leertijd aan de praktijkcommissie;
13° het adviseren van de oprichting van een leertijdcommissie voor een sector of deelsector.
 Art.    26 . De sectorcommissie telt, de voorzitter en secretaris uitgezonderd, maximaal vijftien leden.
De sectorcommissie is samengesteld uit :
1° een voorzitter, die de functie van pedagogisch adviseur uitoefent bij het agentschap, en die aangewezen is door de gedelegeerd bestuurder;
2° een secretaris, die personeelslid van het agentschap is, en die aangesteld is door de gedelegeerd bestuurder;
3° maximaal twee leden per centrum : de sectorcoördinator of de sectordirecteur;
4° een aantal externe leden uit de professionele organisaties, aangevuld met experten uit de beroepswereld, en gekozen door de personen, vermeld onder 1°,  2°  en 3°.
Alleen de leden, vermeld in het tweede lid, 3° en 4°,  zijn stemgerechtigd, met dien verstande dat voor de leden, vermeld in het tweede lid, 3°,  slechts één lid per centrum stemgerechtigd is.
 Onderafdeling 2.  - De beroepscommissies
 Art.    27 . De beroepscommissie wordt samengesteld door de sectorcommissie in functie van haar opdracht. De samenstelling van de beroepscommissie is niet permanent, maar kan wijzigen van de ene opdracht naar de andere.
De beroepscommissie telt, de voorzitter en secretaris uitgezonderd, maximaal tien leden.
De beroepscommissie is samengesteld uit :
1° een voorzitter, lid van de sectorcommissie;
2° een secretaris, lid van de sectorcommissie;
3° vijf docenten : één docent per centrum;
4° twee sectorcontactpersonen;
5° externe leden.
De functie van voorzitter en de functie van secretaris, vermeld in het derde lid, 1° en 2°,  worden afwisselend waargenomen door een pedagogisch adviseur bij het agentschap en een persoon die aangewezen is door de centra. De persoon wordt aangewezen in onderling overleg voor zes maanden.
 Art.    28 . De beroepscommissie werkt in opdracht van de sectorcommissie. Ze behartigt een of meer beroepen of een sectorcluster.
De opdracht omvat meer specifiek :
1° het ontwikkelen van het gevraagde programma of het aanpassen van het gekozen programma aan de geformuleerde opdracht en de gegeven richtlijnen van de sectorcommissie;
2° het voorleggen van het aangepaste of ontwikkelde programma aan de sectorcommissie;
3° het opmaken van het actieplan voor de uitvoering van de opdracht, namelijk de opmaak van een kalender (wat, wanneer en door wie);
4° het geven van input aan de sectorcommissie over relevante ontwikkelingen in de sector of het formuleren van voorstellen voor programma-aanpassingen of nieuwe programma's.
 Art.    29 . Om een goed functioneren van de beroepscommissie te verzekeren, sluit de pedagogisch adviseur :
1° met de betrokken sectordirecteur een overeenkomst over het projectwerk dat door de docenten wordt geleverd in het kader van de opdracht van de beroepscommissie;
2° overeenkomsten met de sectordirecteur over zijn medewerkers in de beroepscommissie.
Als een lid in de beroepscommissie niet goed functioneert, kan de pedagogisch adviseur die persoon benaderen om de situatie te deblokkeren.
Als de benadering, vermeld in het tweede lid, niet lukt, verzoekt de pedagogisch adviseur de betrokken sectordirecteur om de betrokken persoon aan te spreken over de situatie en over de afspraken met betrekking tot inzet die vastgelegd zijn in de overeenkomst.
De procedure, vermeld in het tweede en derde lid, is ook van toepassing voor de leden van de beroepscommissie als de pedagogisch adviseur niet goed functioneert.
 Onderafdeling 3.  - De leertijdcommissies
 Art.    30 . De leertijdcommissie werkt in opdracht van de praktijkcommissie. De leertijdcommissie behartigt de opvolging en monitoring van de werking van de leertijd voor een sector.
 Art.    31 . De taken en bevoegdheden worden nader bepaald in een overeenkomst tussen de praktijkcommissie en de sociale partners van de sector.
 Art.    32 . De leertijdcommissie per sector of deelsector is samengesteld uit :
1° een voorzitter, pedagogisch adviseur bij het agentschap en aangewezen door de gedelegeerd bestuurder;
2° een secretaris, personeelslid van het agentschap en aangewezen door de gedelegeerd bestuurder;
3° een leertijdvertegenwoordiging van het agentschap, waaronder minstens één leertrajectbegeleider;
4° een paritaire vertegenwoordiging van werknemers en werkgevers;
5° een afvaardiging van de centra;
6° experten uit de sector.
Alleen de leden, vermeld in het eerste lid, 4°, hebben stemrecht.
 Afdeling 6.  - De bijzondere commissie Management Syntra-netwerk
 Art.    33 . Het Management Syntra-netwerk heeft de volgende bevoegdheden :
1° met toepassing van artikel 21, § 1, derde lid, van het decreet van 7 mei 2004 het beheer van het gezamenlijke netwerk van de centra en het agentschap, vermeld in paragraaf 2;
2° het voorlichten van de raad van bestuur en de praktijkcommissie wat zijn bevoegdheden betreft in hun taak, onder meer als ze om een advies verzoeken.
 Art.    34 . Binnen de perken van het decreet van 7 mei 2004, de uitvoeringsbesluiten ervan, en de richtlijnen of beslissingen van de raad van bestuur worden als beheer van de gezamenlijke netwerking van de centra en het agentschap beschouwd :
1° landelijke opdrachten inzake de competentieontwikkeling van jongeren en volwassenen met het oog op meer en beter ondernemen in Vlaanderen, waaronder communicatie en marketing, beleidsinformatie, kenniscentrum, ontwikkeling van producten en diensten en kwaliteitszorg;
2° regionale opdrachten van de centra met een landelijke impact, ook op het vlak van de ontwikkeling en het aanbod van producten en diensten;
3° procedures en processen met betrekking tot het aanbod en de kwaliteit van de opleidingen;
4° curricula van de ondernemerschapstrajecten die leiden tot zelfstandig ondernemerschap waarbinnen een uitstroom als kmo-medewerker mogelijk is.
Het beheer, vermeld in het eerste lid, wordt door de gedelegeerd bestuurder uitgeoefend in overleg met het Management Syntra-netwerk.
 Art.    35 . Het Management Syntra-netwerk heeft de bevoegdheid om de raad van bestuur en de praktijkcommissie, wat haar bevoegdheid betreft, te adviseren. Daarbij wordt gestreefd naar consensus, met de mogelijkheid om een eventueel minderheidsstandpunt vanuit sommige centra toe te voegen. De adviezen komen altijd van de vijf directeurs-afgevaardigd bestuurders van de centra of hun plaatsvervangers.
De adviezen over de aangelegenheden, vermeld in artikel 34, 1° tot en met 4°,  worden, na toelichting door Syntra Vlaanderen, uitgebracht door de vijf directeurs- afgevaardigd bestuurders van de centra, aangevuld met een eventueel minderheidsstandpunt, genotuleerd en bezorgd aan de raad van bestuur of aan de praktijkcommissie.
De adviezen over strategie en beleid, zoals regelgeving, decreten en organisatieplannen, komen tot stand na een overlegprocedure binnen het Management Syntra-netwerk rond een voorstel waarbij de verschillende standpunten worden besproken die uitgaan van het agentschap en de centra. Dat kan aanleiding geven tot een geamendeerd voorstel. Het uiteindelijke advies van de vijf directeurs- afgevaardigd bestuurders of hun plaatsvervangers wordt genotuleerd en bezorgd aan de raad van bestuur of de praktijkcommissie.
Het Management Syntra-netwerk kan werkgroepen oprichten rond een welbepaalde opdracht waarvan het resultaat voorgelegd moet worden aan het MSN.
 Art.    36 . Het Management Syntra-netwerk bestaat uit een vaste kern :
1° de directeurs-afgevaardigd bestuurders van de centra, erkend overeenkomstig de voorwaarden, gesteld door de Vlaamse Regering, of hun plaatsvervangers;
2° het afdelingshoofd van de afdeling Draaischijf Sectorale Netwerking, dat optreedt in naam van de gedelegeerd bestuurder van het agentschap, of zijn plaatsvervanger;
3° de secretaris, aangewezen door de gedelegeerd bestuurder.
De vaste kern kan in functie van de agenda worden uitgebreid met medewerkers van het agentschap of van de centra.
Voor het agentschap worden uitgenodigd :
1° voor opleidingsdossiers en processen inzake de sectorale werking : de directeur Sectorale Trajectwerking;
2° voor toelichting vanuit de afdeling Regie : het afdelingshoofd Regie en Toezicht, al dan niet bijgestaan door een medewerker;
3° voor toelichting rond strategische dossiers met betrekking tot de beleidsondersteuning en dossiers over onder meer financiën, communicatie, ICT, hrm en lesgeversproblematiek : het afdelingshoofd Algemene Diensten, al dan niet bijgestaan door zijn teamcoördinatoren.
Het afdelingshoofd Draaischijf Sectorale Netwerking is voorzitter van het Management Syntra-netwerk. De directeur-afgevaardigd bestuurder wijst in zijn midden een medevoorzitter aan.
De gedelegeerd bestuurder wijst de secretaris van het MSN aan.
 HOOFDSTUK 5.  - Het dagelijkse bestuur
 Art.    37 . Binnen de perken van het decreet van 7 mei 2004 en de uitvoeringsbesluiten ervan, alsook van dit huishoudelijk reglement, is de gedelegeerd bestuurder belast met het dagelijkse bestuur van het agentschap.
 Art.    38 . Het dagelijkse bestuur omvat alle administratieve, gerechtelijke en financiële handelingen die nodig zijn om, in overeenstemming met de richtlijnen van de raad van bestuur en van de praktijkcommissie wat haar bevoegdheden betreft, de opdrachten van het agentschap en de beslissingen van de raad van bestuur en de praktijkcommissie uit te voeren en de performante werking van het agentschap te waarborgen.
Inzonderheid de volgende handelingen worden beschouwd als handelingen die behoren tot het dagelijkse bestuur :
1° de coördinatie van de werkzaamheden van de afdelingen en diensten van het agentschap en de zorg voor de eenheid van bestuur ervan;
2° de voorbereiding van de beslissingen van de raad van bestuur en de praktijkcommissie, waarbij alle inlichtingen worden verstrekt en alle voorstellen die voor de werking van het agentschap nuttig of nodig zijn, op de agenda worden gebracht;
3° de uitvoering van de beslissingen en richtlijnen van de raad van bestuur en de praktijkcommissie;
4° de gezagsuitoefening over al het personeel en de zorg voor tucht, inwendige orde en interne organisatie van de afdelingen en diensten van het agentschap.
 Art.    39 . Met toepassing van artikel 21, § 1, tweede lid, van het decreet van 7 mei 2004 omvat het dagelijkse bestuur binnen de perken van het decreet van 7 mei 2004, de uitvoeringsbesluiten ervan en het huishoudelijk reglement ook de bijzondere bevoegdheden van het agentschap, vermeld in artikel 6, § 2, tweede lid, 4°, 5°,  7°,  8°  en 10°.
Het betreft de volgende bijzondere bevoegdheden :
1° met behoud van de toepassing van de bepalingen voor de retributie of de lasten van algemene aard, opgenomen in andere decreten, en onder de voorwaarden en modaliteiten, bepaald door de Vlaamse Regering, het aanrekenen van een bijzondere kostendekkende vergoeding voor bijzondere of bijkomende administratieve handelingen of controles van de centra;
2° het toekennen van subsidies aan de centra en financiële compensaties aan de centra en andere opleidingsverstrekkers;
3° het instellen van onderzoeken, controles en enquêtes, alsook het inwinnen van alle inlichtingen voor het algemene en pedagogisch-didactische toezicht op de vormingsactiviteiten en voor het uitoefenen van het toezicht op de naleving van de bepalingen van het decreet van 7 mei 2004 en de uitvoeringsbesluiten die genomen zijn met toepassing ervan;
4° het instellen van sancties bij het vaststellen van inbreuken op de regels, vermeld in 3° ;
5° het certificeren van diploma's en getuigschriften met toepassing van de regels, vastgelegd door de Vlaamse Regering.
 Art.    40 . Naast de bevoegdheden, vermeld in artikel 37, 38 en 39, met uitzondering van de bevoegdheden, vermeld in artikel 3, 4, 5 en 8, en rekening houdend met de bepalingen van artikel 41 en artikel 33 tot en met 36 van dit huishoudelijk reglement, omvat het dagelijkse bestuur de uitvoering van de besluiten over de leertijd, de ondernemerschapstrajecten, de toegewezen trajecten en de erkenning en subsidiëring van de centra bij het verstrekken van diensten van algemeen belang.
 Art.    41 . Met toepassing van artikel 21, § 1, derde lid, van het decreet van 7 mei 2004 en de regels, bepaald in artikel 33 tot en met 36 van dit huishoudelijk reglement, betrekt de gedelegeerd bestuurder de centra bij het dagelijkse beheer van de gezamenlijke netwerking van de centra en het agentschap.
 Art.    42 . De gedelegeerd bestuurder ontvangt alle briefwisseling die gericht is aan het agentschap en ondertekent met behoud van de toepassing van de bepalingen van artikel 65 van dit huishoudelijk reglement de briefwisseling die uitgaat van het agentschap.
De gedelegeerd bestuurder is bevoegd om post- en bankrekeningen te openen op naam van het agentschap en binnen de begroting alle financiële verrichtingen uit te voeren met het oog op de werking van het agentschap.
De gedelegeerd bestuurder vertegenwoordigt het agentschap, inzonderheid in gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen, en treedt rechtsgeldig op in naam en voor rekening van het agentschap.
 Art.    43 . De gedelegeerd bestuurder neemt ter vrijwaring van het dagelijkse bestuur van het agentschap alle dringende maatregelen. Die maatregelen worden op de eerstvolgende vergadering van de raad van bestuur ter bekrachtiging voorgelegd.
 Art.    44 . Met toepassing van de bepalingen van het raamstatuut oefent de gedelegeerd bestuurder de bevoegdheden voor de personeelsaangelegenheden uit. Hij rapporteert jaarlijks aan de raad van bestuur.
Onder het raamstatuut, vermeld in het eerste lid, wordt verstaan het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid.
Alle collectieve en individuele kennisgevingen van statutaire aard aan de personeelsleden worden verricht door de gedelegeerd bestuurder.
 Art.    45 . Met behoud van de toepassing van de bepalingen van het raamstatuut, vermeld in artikel 44, kan de gedelegeerd bestuurder onder zijn verantwoordelijkheid een of meer specifieke bevoegdheden delegeren aan een of meer personeelsleden van het agentschap.
De delegaties worden meegedeeld aan de raad van bestuur en de andere instanties waarvoor ze van belang zijn.
 HOOFDSTUK 6.  - Corporate governance
 Art.    46 . De volgende principes van corporate governance zijn van toepassing op de raad van bestuur :
1° er wordt van de vertegenwoordigers van de overheid in de raad van bestuur verwacht dat ze zich gedragen als actieve en geïnformeerde aandeelhouders met een duidelijke en consistente eigenaarsstrategie ten aanzien van het agentschap;
2° de raad van bestuur van het agentschap beschikt over de nodige autonomie, competenties en objectiviteit om zijn verantwoordelijkheden inzake strategische sturing en controle van het uitvoerende management te kunnen uitvoeren;
3° de raad van bestuur van het agentschap wordt op een professionele manier samengesteld met de nodige aandacht voor diversiteit en complementariteit;
4° de raad van bestuur van het agentschap kwijt zich op een doeltreffende en efficiënte manier van zijn taken en levert zodoende een waardevolle bijdrage aan de realisatie van de doelstellingen van het agentschap;
5° de raad van bestuur van het agentschap richt gespecialiseerde comités op die de raad bijstaan in de uitvoering van zijn taken;
6° de raad van bestuur waarborgt een passende openbaarmaking van de principes inzake deugdelijk bestuur die worden nageleefd.
 Art.    47 . Met toepassing van het decreet van 22 november 2013 :
1° bestaat uiterlijk 1 juli 2018 minimaal een derde van het aantal stemgerechtigde leden van de raad van bestuur uit onafhankelijke bestuurders;
2° leggen de leden van de raad van bestuur bij hun aanstelling een overzicht van hun lopende mandaten voor aan de overheid die bevoegd is voor de aanstelling;
3° waken de leden van de raad van bestuur over de deontologie van hun leden, op basis van een bij consensus vastgelegde deontologische code;
4° mag een lid van de raad van bestuur dat, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid van de raad van bestuur behoort, niet deelnemen aan de beraadslagingen van de raad van bestuur over die verrichtingen of beslissingen, noch aan de stemming in dat verband;
5° wordt het jaarverslag bekendgemaakt op de website van de entiteit.
 HOOFDSTUK 7.  - Operationele bepalingen van de instanties
 Afdeling 1.  - Aanwezigheden
 Art.    48 . De leden van de raad van bestuur, vermeld in artikel 6 van dit huishoudelijk reglement, en de regeringscommissarissen kunnen op elk moment deelnemen aan de werkzaamheden van een commissie waarvan ze geen deel uitmaken en de bijeenkomsten ervan met raadgevende stem bijwonen.
 Art.    49 . Bij beslissing van de instantie :
1° kan de voorzitter bijzondere bevoegde personen of instellingen ter raadpleging oproepen;
2° kunnen bevoegde personen in de instantie betrokken worden.
De voorwaarden van raadpleging van de bevoegde personen, vermeld in het eerste lid, worden voor elk geval afzonderlijk door de instantie vastgesteld.
Als een andere instantie dan de raad van bestuur in een vergoeding wil voorzien, moet die goedgekeurd worden door de raad van bestuur. De raad van bestuur houdt daarbij rekening met de wettelijke en reglementaire bepalingen en de principes van corporate governance.
 Art.    50 . De aanwezigheid van de met toepassing van artikel 49 geraadpleegde personen is beperkt tot de behandeling van het punt dat hun aanwezigheid op de vergadering wettigt.
 Art.    51 . De leden van een instantie, de betrokken personen en de technische raadgevers tekenen bij elke vergadering een aanwezigheidslijst.
 Afdeling 2.  - Agenda
 Art.    52 . De agenda van de vergaderingen van de raad van bestuur en de praktijkcommissie wordt in overleg opgemaakt door hun voorzitter en de gedelegeerd bestuurder. De aanvraag om een punt op de agenda te plaatsen, moet schriftelijk gericht worden tot de voorzitter. De voorzitter zet het punt op de agenda van de eerstvolgende vergadering. Het punt moet op de eerstvolgende vergadering behandeld worden als een lid daarom verzoekt tijdens een vergadering.
De agenda van het MSN wordt zes kalenderdagen op voorhand vastgelegd door de voorzitter in overleg met de medevoorzitter. Het secretariaat verstuurt de uitnodiging voor het MSN, samen met de agenda en de voorbereidende documenten, uiterlijk de vijfde kalenderdag voor de vergadering. Voorstellen voor agendapunten en bijbehorende nota's worden via de leden acht kalenderdagen op voorhand voorgelegd aan de voorzitter en de medevoorzitter via de functionele mailbox Management Syntra-netwerk die beheerd wordt door het secretariaat. De voorzitter en medevoorzitter beslissen welke punten er op de agenda komen en worden behandeld. De voorzitter nodigt de medewerkers van Syntra Vlaanderen uit in functie van de agenda, de medevoorzitter doet dat voor de medewerkers van Syntra.
 Art.    53 . De agenda's van de praktijkcommissie respectievelijk de raad van bestuur worden bij wijze van mededeling bezorgd aan de leden van de raad van bestuur, respectievelijk de praktijkcommissie.
Bij een bevoegdheidsconflict tussen de raad van bestuur en de praktijkcommissie wordt een overlegcomité opgericht. Dat overlegcomité is samengesteld uit de voorzitters van de raad van bestuur en de praktijkcommissie, twee stemgerechtigde leden van de raad van bestuur die niet tot dezelfde geleding behoren, twee stemgerechtigde leden van de praktijkcommissie onder wie een vertegenwoordiger van de werknemersorganisaties en een vertegenwoordiger van de werkgeversorganisaties.
Het overlegcomité kan een verzoeningsvoorstel uitwerken, dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de raad van bestuur en de praktijkcommissie.
Een lid van het overlegcomité kan niet tegelijkertijd lid zijn van de raad van bestuur en van de praktijkcommissie.
 Art.    54 . De agenda van de vergaderingen van andere instanties dan de instanties, vermeld in artikel 52, wordt opgemaakt door de voorzitter van de instantie in kwestie.
De agenda bevat in elk geval de punten die door minimaal drie leden schriftelijk zijn aangevraagd.
 Art.    55 . Alleen de punten die op de agenda staan, worden besproken.
De instantie kan beslissen een of meer punten te bespreken die niet op de agenda staan.
 Afdeling 3.  - Autonomie
 Art.    56 . Alleen de raad van bestuur kan autonoom naar buiten treden.
Andere instanties of werkgroepen dan de raad van bestuur kunnen via een gemotiveerd verzoek aan de raad van bestuur een afwijking daarvan vragen.
 Afdeling 4.  - Besluitvorming
 Art.    57 . De raad van bestuur kan alleen geldig beraadslagen en beslissen als ten minste de helft van zijn stemgerechtigde leden op de vergadering aanwezig is.
Als het quorum niet bereikt is, sluit de voorzitter de vergadering of beslist hij dat de raad van bestuur verder als werkgroep zal vergaderen. De voorzitter stelt ook de datum van een nieuwe vergadering met dezelfde agenda vast, die, ongeacht het aantal aanwezigen, beslissingen kan nemen.
 Art.    58 . De praktijkcommissie kan alleen geldig beraadslagen en beslissen als ten minste de helft van de vertegenwoordigers van de werknemersorganisaties en van de vertegenwoordiging van de werkgeversorganisaties aanwezig is.
Als dat quorum niet bereikt wordt, sluit de voorzitter de vergadering of beslist hij dat de praktijkcommissie verder als werkgroep vergadert. De voorzitter stelt ook een nieuwe datum vast met dezelfde agenda, die, ongeacht het aantal aanwezigen, beslissingen kan nemen. Het is wel vereist dat minstens één vertegenwoordiger van de werknemersorganisaties en minstens één vertegenwoordiger van de werkgeversorganisaties aanwezig zijn.
 Art.    59 . Als er geen andere regel van toepassing is, kan een instantie alleen geldig beraadslagen en beslissen als minstens de helft van haar leden fysiek of per volmacht aanwezig is.
 Art.    60 . In principe stemmen de leden van de raad van bestuur en van de praktijkcommissie met handopsteken.
Elk lid van de raad van bestuur en van de praktijkcommissie mag vragen dat de stemming geheim verloopt. De stemmingen over personen zijn altijd geheim.
Het resultaat van de stemming wordt bekendgemaakt door de voorzitter en wordt in de notulen van de vergadering opgenomen.
 Art.    61 . De raad van bestuur en de praktijkcommissie beslissen bij meerderheid van stemmen.
Om die meerderheid te bepalen, worden de onthoudingen buiten beschouwing gelaten. De leden die zich bij de stemming onthouden, worden wel als aanwezig beschouwd.
Bij staking van stemmen wordt het voorstel naar de volgende vergadering verwezen. Als er dan nog geen meerderheid kan worden bereikt, beslist de voorzitter.
De praktijkcommissie mag alleen tot stemming overgaan als de vertegenwoordigers van de werkgeversorganisaties en de vertegenwoordigers van de werknemersorganisaties in gelijk aantal aanwezig zijn. Als bij stemming de vertegenwoordigers van de werkgeversorganisaties en van de werknemersorganisaties niet in gelijk aantal aanwezig zijn, wordt pariteit verkregen via loting.
 Art.    62 . Als geen andere regel van toepassing is, verloopt de besluitvorming van een instantie in principe bij consensus.
Als de consensus, vermeld in het eerste lid, niet haalbaar is, beslist de voorzitter tot stemming. In principe stemmen de leden van de instanties met handopsteken.
Elk lid van de instantie mag vragen dat de stemming geheim verloopt. De stemmingen over personen zijn altijd geheim.
De instanties beslissen bij meerderheid van stemmen. Om die meerderheid te bepalen, worden de onthoudingen buiten beschouwing gelaten.
Bij staking van stemmen wordt het voorstel naar de volgende vergadering verwezen. Als er dan nog geen meerderheid kan worden bereikt, beslist de voorzitter.
Het resultaat van de stemming wordt bekendgemaakt door de voorzitter en wordt in de notulen van de vergadering opgenomen.
 Afdeling 5.  - Bijeenroeping
 Art.    63 . De raad van bestuur en de praktijkcommissie worden bijeengeroepen op verzoek van :
1° de voorzitter;
2° de gedelegeerd bestuurder;
3° de Vlaamse Regering of haar afgevaardigde(n);
4° alleen wat de raad van bestuur betreft, drie van zijn leden;
5° alleen wat de praktijkcommissie betreft, twee van haar leden.
De verzoeken om bijeenroeping, afkomstig van de Vlaamse Regering, haar afgevaardigde(n) of van de personen, vermeld in het vorige lid, 4° en 5°,  worden schriftelijk, met de post of elektronisch aan de voorzitter bezorgd op het adres van het agentschap of worden ingediend tijdens de vergadering.
Als het verzoek om bijeenroeping schriftelijk tot de voorzitter wordt gericht, moet de voorzitter een afschrift bezorgen aan de gedelegeerd bestuurder.
De verzoeken om bijeenroeping geven de punten aan waarvan de inschrijving op de agenda gevraagd wordt.
De voorzitter roept het Management Syntra-netwerk samen.
 Art.    64 . De gedelegeerd bestuurder is bevoegd voor het bijeenroepen van de raad van bestuur en de praktijkcommissie en het bepalen van de datum van de vergaderingen als het voor de voorzitter onmogelijk is om die taken uit te voeren. Hij pleegt daarbij overleg met de oudste vertegenwoordiger in anciënniteit van de werknemersorganisaties en met de oudste vertegenwoordiger in anciënniteit van de werkgeversorganisaties.
 Art.    65 . De uitnodigingen voor de vergaderingen van de raad van bestuur en de praktijkcommissie worden namens de voorzitter door de gedelegeerd bestuurder ondertekend.
Alle leden beschikken over de agenda en de werkteksten ten minste vijf dagen voor de vergadering.
Bij dringende noodzakelijkheid, waarover de voorzitter in overleg met de gedelegeerd bestuurder oordeelt, ontvangen de leden de uitnodigingen uiterlijk twee dagen voor de vergadering.
Bij het verzoek om een punt op de agenda te plaatsen, dat ingediend wordt door een persoon als vermeld in artikel 63, tweede lid, kan een door die persoon opgestelde verklarende nota gevoegd worden. Die nota wordt door de gedelegeerd bestuurder bij de uitnodiging gevoegd.
 Art.    66 . Als de bijeenroeping van de raad van bestuur en de praktijkcommissie gevraagd wordt met toepassing van artikel 63, tweede lid, moet de vergadering gehouden worden binnen tien dagen na de indiening van het verzoek, tenzij de aanvrager akkoord gaat met een latere datum.
 Afdeling 6.  - Bijstand
 Art.    67 . De leden van de raad van bestuur en de praktijkcommissie kunnen zich door technische raadgevers laten bijstaan. Die personen moeten zich voor de vergadering bij de voorzitter aanmelden.
Voor elk agendapunt kunnen de leden zich slechts door één persoon laten bijstaan.
 Art.    68 . De gedelegeerd bestuurder kan zich tijdens het debat over een agendapunt door personeelsleden van het agentschap of lesgevers laten bijstaan.
 Afdeling 7.  - Notulen
 Art.    69 . De secretaris of zijn plaatsvervanger stelt de notulen van de vergaderingen van de raad van bestuur en de praktijkcommissie op.
De notulen geven de genomen beslissingen en het resultaat van de stemmingen weer. Als een beslissing, een voorstel of een advies niet eenparig wordt genomen, worden de minderheidsstandpunten toegevoegd.
Na voorlegging aan de voorzitter en de gedelegeerd bestuurder worden de notulen van de raad van bestuur ter goedkeuring op de agenda van de volgende vergadering van de raad van bestuur geplaatst. Na goedkeuring door de raad van bestuur worden de notulen door de voorzitter en de gedelegeerd bestuurder ondertekend. Ze worden in het archief van het secretariaat van de raad van bestuur bewaard.
Na voorlegging aan de voorzitter en de gedelegeerd bestuurder worden de notulen van de praktijkcommissie ter goedkeuring op de agenda van de volgende vergadering van de praktijkcommissie geplaatst. Na goedkeuring door de praktijkcommissie worden de notulen door de voorzitter en de gedelegeerd bestuurder ondertekend. Ze worden in het archief van het secretariaat van de praktijkcommissie bewaard.
De notulen van de vergadering van het Management Syntra-netwerk worden voor akkoord voorgelegd aan de voorzitter en de medevoorzitter.
 Art.    70 . De beraadslagingen van een instantie worden vastgelegd in een verslag. Het verslag wordt binnen vijf dagen aan de leden van de instantie ter goedkeuring bezorgd door een personeelslid van het agentschap, tenzij dit huishoudelijk reglement of de instantie een andere regel oplegt.
 Afdeling 8.  - Openbaarheid
 Art.    71 . De vergaderingen van een instantie zijn niet openbaar.
 Art.    72 . De personen die deelnemen aan een vergadering van een instantie, zijn ertoe gehouden het stilzwijgen te bewaren over documenten met een vertrouwelijk of persoonlijk karakter, alsook over de beraadslagingen en de stemmingen.
 Art.    73 . De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de personen en de ondernemingen die een beroep doen op een van de activiteiten, vermeld in artikel 26 van het decreet van 7 mei 2004, moet verzekerd zijn, met toepassing van de vigerende wettelijke en reglementaire bepalingen, inzonderheid de bepalingen over de openbaarheid van bestuursdocumenten in diensten en instellingen van de Vlaamse Regering.
 Art.    74 . De gedelegeerd bestuurder beslist over de aanvragen tot inzage en tot raadpleging, alsook over de afgifte van eensluidende expedities en afschriften van de notulen, met inachtneming van de vigerende wettelijke en reglementaire bepalingen over de openbaarheid van bestuursdocumenten in diensten en instellingen van de Vlaamse Regering.
 Afdeling 9.  - Opening schorsing, sluiting en debatten
 Art.    75 . De vergaderingen van een instantie worden door de voorzitter geopend, geschorst en gesloten.
 Art.    76 . De voorzitter leidt de debatten. Geen enkel lid mag het woord nemen zonder het gevraagd en van de voorzitter gekregen te hebben. Als de voorzitter het debat over een punt gesloten heeft verklaard, formuleert hij het voorstel waarover de instantie verzocht wordt zich uit te spreken.
 Afdeling 10.  - Plaats en tijdstip
 Art.    77 . Elke instantie vergadert in de lokalen van het gebouw waarin het agentschap gevestigd is, tenzij ze beslist op een andere plaats te vergaderen.
 Art.    78 . Elke instantie bepaalt de dagen waarop de vergaderingen zullen plaatsvinden en het uur ervan.
In overleg met de gedelegeerd bestuurder, en na raadpleging van de leden, bepaalt de voorzitter van de raad van bestuur of de voorzitter van de praktijkcommissie de datum en het uur van de vergaderingen die op andere dagen gehouden worden.
 Art.    79 . Als er geen andere regel van toepassing is, verzendt de voorzitter van de instantie, uiterlijk zeven dagen voor de aanvang van de vergadering, de uitnodiging en de agenda aan de leden.
 Afdeling 11.  - Rapportering
 Art.    80 . De gedelegeerd bestuurder brengt geregeld en op verzoek van de raad van bestuur verslag uit over het dagelijkse bestuur.
 Art.    81 . De voorzitter van een andere instantie dan de raad van bestuur brengt jaarlijks bij de raad van bestuur verslag uit over de werkzaamheden ervan, tenzij de raad van bestuur bijzondere rapporteringsmomenten voorstelt.
 Afdeling 12.  - Vergaderritme
 Art.    82 . Iedere instantie bepaalt haar vergaderritme in functie van de agenda.
Er mogen niet meer dan tien vergaderingen per jaar worden georganiseerd, tenzij de instantie een overschrijding daarvan motiveert.
 Art.    83 . De commissie Audit vergadert minstens als ze dat nodig acht voor een vlotte werking. In ieder geval vergadert de commissie Audit vóór iedere raad van bestuur als op de agenda daarvan een punt is vermeld dat onder haar bevoegdheden ressorteert en als de Commissie dat nodig acht.
 Art.    84 . Het Management Syntra-netwerk vergadert in principe tweewekelijks, op donderdagochtend. De vergadering vindt telkens twee weken vóór de raad van bestuur plaats. Per semester bezorgt het secretariaat aan de leden een kalender met de data van het MSN.
De voorzitter kan in overleg met de medevoorzitter een vergadering samenroepen om dringende redenen, al dan niet op verzoek van een lid.
 Art.    85 . De sectorcommissie vergadert :
1° voorafgaand aan de start van het cursusjaar voor de opmaak van de planning;
2° aan het einde van het cursusjaar voor de evaluatie van de gerealiseerde planning.
 Afdeling 13.  - Verhindering en vervanging
 Art.    86 . Met uitzondering van de raad van bestuur en de praktijkcommissie :
1° wordt bij afwezigheid of verhindering de voorzitter van een instantie vervangen door het lid dat door de voorzitter is aangewezen;
2° kunnen de leden van een instantie zich bij verhindering laten vervangen.
 Art.    87 . Bij afwezigheid of verhindering wordt de voorzitter van de raad van bestuur vervangen door het oudste aanwezige lid (in leeftijd) van de raad van bestuur.
 Art.    88 . Als de voorzitter afwezig is, worden de vergaderingen van de praktijkcommissie afwisselend voorgezeten door het oudste lid in anciënniteit van de vertegenwoordiging van de werknemersorganisaties en het oudste lid in anciënniteit van de vertegenwoordiging van de werkgeversorganisaties.
Het lid dat als voorzitter optreedt, blijft stemgerechtigd. Met zijn aanwezigheid zal rekening gehouden worden voor de toepassing van artikel 58.
 HOOFDSTUK 8.  - Niet-geregelde gevallen
 Art.  89. Over gevallen waarin dit reglement niet voorziet, wordt een beslissing genomen tijdens de vergadering van de instantie.


type: legislation

jurisdiction: Belgium

text:
HOOFDSTUK I.  - ALGEMENE BEPALINGEN
 Artikel     1 . Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid, hierna het Comité genoemd, heeft zijn zetel te Brussel.
 Art.    2 . De voorzitter waakt over de goede werking van het Comité.
 Art.    3 . De voorzitter roept het Comité samen en stelt de plaats, de dag en het uur van de vergaderingen vast. Hij opent en sluit de vergaderingen. Hij leidt de debatten.
Indien de voorzitter verhinderd of afwezig is, wordt zijn functie uitgeoefend door het ander lid van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, hierna de Commissie, met de grootste anciënniteit of, bij gelijkheid van anciënniteit van de Commissieleden, door de oudste onder hen. Zijn vervanger heeft dan dezelfde bevoegdheden en verplichtingen.
 Art.    4 . Behoudens spoedeisende gevallen, door de voorzitter te beoordelen, worden de oproepingen tenminste acht dagen voor de vergadering aan de leden verzonden. Zij bevatten de agenda van de vergadering, vergezeld van de nodige documenten.
Het vast lid dat verhinderd is, verwittigt daarvan tijdig de rechtskundig adviseur secretaris van het Comité en het secretariaat van de voorzitter van de Commissie. Het secretariaat van de voorzitter van de Commissie verwittigt de plaatsvervanger, bezorgt hem onverwijld de nodige stukken en gaat na of het quorum bereikt wordt.
Een plaatsvervangend lid dat geen effectief lid vervangt kan uitzonderlijk door de voorzitter van het Comité worden uitgenodigd indien er een dossier wordt besproken waar de specifieke expertise van het plaatsvervangend lid nuttig wordt geacht. In dat laatste geval kan het plaatsvervangend lid ook verslaggever zijn, wordt er presentiegeld uitbetaald, maar is er geen stemrecht als het effectief lid aanwezig is.
 Art.    5 . De voorzitter roept het Comité bijeen wanneer tenminste drie leden erom verzoeken. Dit verzoek wordt gedaan, hetzij met een tot de voorzitter gericht schrijven, hetzij op een vergadering van het Comité. Het verzoek preciseert het voorwerp van de bijeen te roepen vergadering.
De vergadering van het Comité wordt gehouden binnen de vijftien dagen na de indiening van het verzoek, tenzij de aanvragers instemmen met een latere datum.
 Art.    6 . De voorzitter stelt de agenda vast.
De agenda wordt opgedeeld in punten "A" en "B". De aangelegenheden gerangschikt onder "B" worden ter zitting aangenomen zonder bijkomende bespreking, tenzij een lid de bespreking ervan heeft aangevraagd aan de voorzitter, met kopie aan de rechtskundig adviseur secretaris van het Comité, ten laatste om 10 uur de 2de werkdag voorafgaand aan deze van de desbetreffende zitting. De voorzitter of de rechtskundig adviseur secretaris van het Comité verwittigt de andere leden dezelfde dag per e-mail. De aangelegenheden, gerangschikt onder "A" en deze op verzoek van een lid aldus omgevormd, worden steeds ter bespreking voorgelegd.
Een aangelegenheid die niet op de agenda is vermeld, kan alleen in behandeling worden genomen mits tenminste de helft van de aanwezige leden daarmee instemt.
Het lid dat de inschrijving van een punt op de agenda wenst, dient hiervoor een aanvraag in bij de voorzitter. Deze zal het punt inschrijven op de agenda van de volgende vergadering.
 Art.    7 . Het Comité beraadslaagt slechts dan op geldige wijze wanneer ten minste 2 leden van de Commissie, onder wie steeds de voorzitter van het Comité of diens plaatsvervanger, en 2 externe leden aanwezig zijn.
Indien er op het ogenblik van de beraadslaging geen pariteit bestaat tussen de leden van de Commissie enerzijds en de externe leden anderzijds, wordt de pariteit hersteld door de onthouding van de leden in overtal, te beginnen bij het lid met de kleinste anciënniteit of, bij gelijkheid van anciënniteit, door de jongste onder hen, uitgezonderd de voorzitter.
Een lid dat een belangenconflict heeft met betrekking tot een agendapunt deelt dat voor de aanvang van de vergadering mee. Een belangenconflict doet zich voor wanneer de onpartijdige en objectieve uitoefening van de functie van lid van het Comité of de naleving door het lid van de principes van eerlijke concurrentie, niet-discriminatie of gelijke behandeling in het gedrang komt om redenen die te maken hebben met elk belang dat gedeeld wordt met een persoon, instelling, organisatie of bedrijf vermeld in een bepaald dossier. In voorkomend geval kan de voorzitter van het Comité eisen dat een lid zich terugtrekt wegens een vastgesteld belangenconflict.
Als een lid op basis van de overgemaakte stukken bedoeld in artikel 4 vaststelt dat hij wordt geconfronteerd met een dergelijk belangenconflict, verwittigt hij, zodra mogelijk en uiterlijk bij aanvang van de vergadering, de voorzitter van het Comité en de rechtskundig adviseur secretaris van het Comité. Het lid in kwestie verlaat de zitting en neemt niet deel aan de bespreking, de beraadslaging en de mogelijke stemming over het betrokken agendapunt als vermeld in artikel 12. In voorkomend geval kan het lid in kwestie, op vraag van het Comité, de bespreking voorafgaand aan de beraadslaging omtrent dit punt toch bijwonen voor het geven van een eventuele verduidelijking in functie van zijn specifieke kennis of competenties.
 Art.    8 . Over de vergaderingen van het Comité wordt een proces-verbaal, bij wijze van synthese, opgesteld. Dit proces-verbaal wordt ondertekend door de voorzitter en de administrateur van de Commissie. Deze laatste is belast met de bewaring van de stukken en levert de voor eensluidende verklaarde afschriften af van de akten en processen-verbaal van de vergaderingen van het Comité.
Tijdens de vergadering wordt een geluidsopname gemaakt van de interventies, met het oog op de redactie van het proces-verbaal. Deze opname wordt vernietigd na de goedkeuring van het proces-verbaal van de betrokken vergadering.
De ontwerpen van de processen-verbaal worden aan de leden van het Comité toegezonden. Zij worden op de eerstvolgende vergadering door het Comité goedgekeurd.
 Art.    9 . De voorzitter kan voor elke aan het Comité gerichte vraag, of voor elke aangelegenheid die hij nuttig oordeelt, één of meerdere verslaggevers aanwijzen.
Een ambtenaar van het secretariaat van de Commissie zorgt voor de ondersteuning van de verslaggever. De verslaggever kan de ambtenaar aansturen bij zijn werkzaamheden.
 Art.    10 . De voorzitter of de verslaggever kan aan de verzoekende partij, aan de klager, aan elke overheid, aan elke verantwoordelijke van een verwerking, of aan een derde, alle inlichtingen vragen die hij nodig acht. Hij kan ze, gezamenlijk of afzonderlijk, uitnodigen voor een hoorzitting.
 Art.    11 . De verslaggever stelt een ontwerp van beslissing op. Bij het onderzoek van het dossier en bij de voorbereiding van de besluitvorming zal aandacht worden geschonken aan het feitelijk en wettelijk kader, de toetsing aan de principes voor een verwerking van persoonsgegevens in het bijzonder en de impact op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen.
Alle adviezen en machtigingen, moeten met redenen omkleed zijn evenals alle beslissingen ingevolge een klacht.
 Art.    12 . Het Comité vergadert en beraadslaagt als college.
Het Comité vergadert met gesloten deuren tenzij het uitdrukkelijk beslist de zitting openbaar te laten verlopen.
Elke bespreking van een dossier "A" wordt ingeleid door de verslaggever waarna elk lid vragen kan stellen en zijn standpunt kan uiten. De voorzitter gaat na welk gemeenschappelijk standpunt kan ingenomen worden.
Het Comité beslist bij consensus. Indien geen consensus kan worden bereikt of wanneer een lid dit uitdrukkelijk verzoekt, wordt overgegaan tot stemming. In voorkomend geval wordt eerst over elk aspect van een dossier afzonderlijk en vervolgens over het geheel gestemd.
De stemming gebeurt bij handopsteking. Het Comité beslist bij meerderheid van stemmen. Bij de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. Bij staking van de stemmen is de stem van de voorzitter of bij diens afwezigheid, van zijn plaatsvervanger doorslaggevend. Het proces-verbaal van de vergadering vermeldt uitdrukkelijk het resultaat van de stemming.
De plaatsvervangende leden die op het moment van de zitting geen effectief lid vervangen omdat laatstgenoemd lid ook zelf aanwezig is (cf. artikel 4, 3 de  lid), zijn niet stemgerechtigd.
 Art.    13 . Wanneer het noodzakelijk is voor de goede werking van het Comité of voor de naleving van de wettelijke termijnen of in dringende gevallen, kan de voorzitter, al dan niet na bespreking ter zitting, beslissen de beraadslaging over de ontwerpen van adviezen, machtigingen en andere beslissingen volgens een schriftelijke procedure te organiseren.
De voorzitter verstuurt de ontwerpen per e-mail aan de leden en bepaalt de termijn en de modaliteiten voor hun eventuele reactie. De termijn kan niet korter zijn dan 48 uur en bevat, tenzij bijzondere motivatie, een weekend. Bij de bepaling van deze termijn wordt ook rekening gehouden met eventuele wettelijke vakantiedagen. De leden reageren binnen deze door de voorzitter bepaalde termijn. Een lid kan wegens bijzondere omstandigheden gemotiveerd verzoeken om tegen een later bepaald tijdstip te reageren.
Leden die niet reageren binnen de door de voorzitter bepaalde termijn of binnen de verlengde termijn waar ze gemotiveerd om verzocht hebben, worden verondersteld akkoord te gaan met het ontwerp van besluit.
Op basis van de ingestuurde reacties zal de voorzitter het ontwerp aanpassen, dan wel beslissen tot bijkomende agendering op een volgende nuttige zitting. De goedgekeurde beslissing van het Comité krijgt al naar gelang het geval de dagtekening van de zitting waarop ze het laatst werd besproken en, indien het niet ter zitting is behandeld, deze waarop de voorzitter het document in definitieve versie zal hebben ondertekend.
 Art.    14 . Het Comité kan zijn adviezen, machtigingen en andere beslissingen, naast de door of krachtens de wet opgelegde kennisgeving ervan, ook op een andere wijze openbaar maken.
De bijkomende openbaarmaking bedoeld in het vorige lid vormt het voorwerp van een afzonderlijke beslissing.
De bekendmaking op de website van de Commissie gebeurt binnen de rubriek voorzien voor het Comité. Behoudens voor de machtigingen, kan het Comité uitzonderlijk beslissen om een beslissing niet op de website te plaatsen, op voorwaarde dat dit gemotiveerd wordt.
 Art.    15 . § 1. Onverminderd de bijzondere taken die in dit reglement aan de voorzitter worden opgedragen, is hij belast met de algemene uitvoering van de beslissingen van het Comité.
§ 2. Met het oog op de goede werking van de dienst kan de voorzitter bepaalde uitvoerende en voorbereidende taken opdragen aan een ambtenaar van het secretariaat van de Commissie, die instaat voor de ondersteuning van het Comité.
 HOOFDSTUK II.  - BIJZONDERE BEPALINGEN
 Afdeling I.  - Machtigingen als bedoeld in de artikel 36bis van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, hierna de WVP
 Art.    16 . De dossiers betreffende de aanvragen voor machtiging worden voorbereid door de voorzitter van het Comité of door een aangewezen verslaggever, bijgestaan door een ambtenaar van het secretariaat van de Commissie. Voor de behandeling ervan gaat de voorzitter of de verslaggever zo snel mogelijk na of alle voor de machtiging noodzakelijke informatie aan het Comité is medegedeeld.
In voorkomend geval wordt de betrokken aanvrager verzocht om de ontbrekende informatie mee te delen.
Vervolgens geschiedt de procedure overeenkomstig de voorschriften en de termijnen bepaald in artikel 31bis van de WVP en het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
 Afdeling II.  - Informatie en inlichtingen
 Art.    17 . De vragen om inlichtingen ontvangen door het secretariaat van de Commissie worden in principe aan de voorzitter medegedeeld, tenzij het secretariaat oordeelt dat deze geen standpunt van het Comité vereisen.
De voorzitter beslist of de vraag wordt voorgelegd aan het Comité.
In positief geval wordt het antwoord gegeven op basis van de inlichtingen en de gegevens waarover het Comité voor de behandeling van de vraag beschikt. De verzoeker wordt daarover in het antwoord in kennis gesteld.
Het antwoord vermeldt desgevallend de zittingsdatum waarop het Comité beraadslaagde over de vraag.
 Afdeling III.  - Adviezen
 Art.    18 . De dossiers betreffende de aanvragen voor advies worden voorbereid door de voorzitter van het Comité of door een aangewezen verslaggever, bijgestaan door een ambtenaar van het secretariaat van de Commissie. Voor de behandeling ervan, gaat de voorzitter of de verslaggever zo snel mogelijk na of alle voor het advies noodzakelijke informatie aan het Comité is medegedeeld. In voorkomend geval wordt de betrokken aanvrager verzocht om de ontbrekende informatie mee te delen. Als het verzoek volledig is, beslist het Comité binnen zestig dagen na ontvangst van het verzoek.
 Art.    19 . In het advies is opgenomen of het gunstig of ongunstig is, eventueel met vermelding van de voorwaarden waarvan die conclusie afhankelijk is.
 Afdeling IV.  - Klachten
 Onderafdeling I.  - Algemeen
 Art.    20 . Onverminderd Onderafdeling II, worden de klachten die bij het Comité worden ingediend onverwijld overgezonden aan de Commissie. Het Comité zal daarbij zijn diensten aanbieden om als deskundige op te treden.
De klager wordt daarover onmiddellijk in kennis gesteld.
 Onderafdeling II.  - Klachten van de Dienst voor Informatieveiligheid en Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer van de Federale Overheidsdienst Financiën
 Art.    21 . § 1. De Dienst voor Informatieveiligheid en Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer van de FOD Financiën (hierna "de Dienst") kan bij het Comité een klacht indienen, op basis van artikel 8, § 1, in fine van de wet van 3 augustus 2012 houdende bepalingen betreffende de verwerking van persoonsgegevens door de Federale Overheidsdienst Financiën in het kader van zijn opdrachten.
De klacht dient door het hoofd van de Dienst ondertekend en gedateerd te worden. Wanneer de klacht bij elektronisch bericht wordt verstuurd dient zij een elektronische handtekening te bevatten. Is dit niet het geval dan zal de klacht slechts kunnen worden behandeld na een schriftelijke en ondertekende bevestiging op papieren drager.
De klacht bevat een uiteenzetting van de feiten. Zij moet de nodige aanwijzingen bevatten die toelaten de verwerking, voorwerp van de klacht, te identificeren.
§ 2. Wanneer de Dienst een schrijven richt tot het Comité dat niet aan deze vormelijke vereisten voldoet, wordt dit schrijven enkel beschouwd als een verzoek om inlichtingen. De Dienst wordt hierover op de hoogte gebracht.
§ 3. De voorzitter kan aan de Dienst vragen zijn verzoek nader te omschrijven of het een verzoek om inlichtingen of een klacht betreft.
De voorzitter kan ook alle bijkomende informatie opvragen, die hij nuttig acht voor de behandeling van het verzoek of de klacht.
§ 4. Het secretariaat en de voorzitter onderzoeken in welke mate aan het gestelde probleem een bevredigend antwoord kan worden gegeven zonder dat de klachtprocedure moet worden gevolgd.
 Art.    22 . Bij de behandeling van een klacht stellen het Comité of zijn voorzitter zich te allen tijde op vanuit een zorg om een minnelijke regeling tot stand te brengen tussen de persoon/instantie waarop de klacht betrekking heeft en de Dienst.
 Art.    23 . De voorzitter kan bij gelegenheid van een klacht, nagaan in welke mate de zaak door zijn bemiddeling tot een oplossing kan komen zonder dat ze ter zitting dient te worden gebracht.
In dit geval onderzoekt de voorzitter de ontvankelijkheid van de klacht alvorens de bemiddeling aan te vangen.
De beslissing over ontvankelijkheid wordt aan de Dienst ter kennis gebracht.
 Art.    24 . In het kader van de bemiddeling deelt de voorzitter de klacht mee aan de persoon/instantie waarop de klacht betrekking heeft en vraagt hem met het oog op een bemiddeling alle inlichtingen en uitleg . Hij kan ook aan derden inlichtingen vragen.
De persoon/instantie waarop de klacht betrekking heeft, heeft het recht zijn antwoord te verduidelijken met alle bijkomende informatie en toelichting met betrekking tot de klacht die hij nodig acht ter verdediging van zijn belangen.
De voorzitter verstrekt dit antwoord aan de Dienst en geeft deze de mogelijkheid om te reageren. Hij kan daarbij eventueel een minnelijke schikking voorstellen.
De voorzitter kan zich voor deze formaliteiten laten bijstaan door het secretariaat.
 Art.    25 . § 1. De voorzitter kan op ieder ogenblik zijn persoonlijke bemiddelingspoging afbreken en het dossier formeel aan het Comité overdragen. Hij kan ook beslissen om de klacht onmiddellijk aan het Comité voor te leggen. Tot slot kan hij beroep doen op het Comité als zijn persoonlijke bemiddeling geen resultaat heeft opgeleverd.
§ 2. In dergelijke gevallen, maakt de voorzitter een verslag op over de zaak en brengt de partijen ervan op de hoogte dat het dossier aan het Comité werd overgedragen.
Hij stelt ter attentie van het Comité een met redenen omkleed ontwerp van advies op over de gegrondheid van de klacht. Hij kan zijn ontwerp doen vergezeld gaan van met redenen omklede aanbevelingen aan de persoon/instantie waarop de klacht betrekking heeft.
De voorzitter legt het verslag met het voorstel van advies en de eventuele aanbevelingen voor aan het Comité. Het Comité neemt, in voorkomend geval op de eerstvolgende nuttige zitting, kennis van de zaak en beslist desgevallend over het vervolg. Het onderzoekt de ontvankelijkheid van de klacht en vervolgens de gegrondheid ervan.
De voorzitter brengt de eindbeslissing van het Comité ter kennis van de partijen.
 Art.    26 . Voor het onderzoek van een klacht kan het Comité een of meerdere leden aanstellen tot verslaggever en het stellen van onderzoekdaden.
Behalve in geval dat de klacht al het voorwerp heeft uitgemaakt van een bemiddelingsprocedure door de voorzitter, brengt het Comité, nadat het in overeenstemming met artikel 23 de klacht ontvankelijk heeft verklaard, de persoon/instantie waarop de klacht betrekking heeft, op de hoogte van de klacht. Het kan, in het belang van het onderzoek, deze kennisgeving verdagen tot het ogenblik dat ze geschikt acht.
Het Comité of de verslaggever kan alle nuttige inlichtingen vragen aan de Dienst, de persoon/instantie waarop de klacht betrekking heeft en aan derden. Het kan een termijn opleggen voor het verstrekken van een schriftelijk antwoord. Het kan in elke stand van de procedure aanvullende onderzoeksmaatregelen bevelen.
De persoon/instantie waarop de klacht betrekking heeft, heeft het recht zijn antwoord te verduidelijken met alle bijkomende informatie en toelichting die hij voor de verdediging van zijn belangen nodig acht.
Het secretariaat deelt het antwoord mee aan de Dienst. Deze heeft het recht om, binnen een door het Comité of de verslaggever bepaalde termijn, schriftelijk een wederantwoord in te dienen.
Wanneer een onderzoek ter plaatse noodzakelijk is, wordt gehandeld in overeenstemming met de bepalingen van Afdeling VI.
 Art.    27 . Het Comité kan beslissen de Dienst en de persoon/instantie waarop de klacht betrekking heeft uit te nodigen voor een verhoor. Zo beiden uitgenodigd worden, worden ze afzonderlijk of gezamenlijk gehoord volgens de beslissing van het Comité.
 Art.    28 . Het Comité kan met het oog op het bereiken van een minnelijke schikking tussen de partijen een of meerdere leden afvaardigen om deze te bewerkstelligen.
Bij een minnelijke schikking, stelt het afgevaardigde lid/stellen de afgevaardigde leden een proces-verbaal op, waarin het bereikte akkoord wordt weergegeven.
Het Comité neemt er op de eerstvolgende nuttige zitting akte van en beslist desgevallend over het vervolg.
 Art.    29 . Zo geen minnelijke schikking wordt bereikt, geeft het Comité een met redenen omkleed advies over de gegrondheid van de klacht. Het kan zijn advies doen vergezeld gaan van met redenen omklede aanbevelingen aan de persoon/instantie waarop de klacht betrekking heeft.
 Art.    30 . Het Comité kan beslissen dat zijn beslissing of advies naast de door of krachtens de wet opgelegde kennisgeving ervan, ook op een andere wijze openbaar gemaakt wordt. Hij omschrijft dit nader in zijn beslissing.
 Afdeling V.  - Controle en inspectie
 Art.    31 . In het kader van de uitvoering van zijn taken kan het Comité onderzoeken instellen, een of meer van zijn leden belasten met het verrichten van die onderzoeken en een beroep doen op deskundigen. Het Comité kan mededeling eisen van alle documenten die hem bij hun onderzoek van nut kunnen zijn.
De voorzitter van het Comité alsook de andere leden van het Comité en de daarbij betrokken deskundigen zijn gehouden tot het beroepsgeheim met betrekking tot alles wat ze uit hoofde van hun functie hebben kunnen vernemen.
 Art.    32 . Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder "controle", het nagaan van de eerbiediging van de regelgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van verwerkingen behorend tot de bevoegdheden van het Comité.
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder "inspectie", het organiseren van een algemene verificatie over de eerbiediging van de regelgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van verwerkingen behorend tot de bevoegdheden van het Comité. Bij gelegenheid van een inspectie kan een specifieke controle ten overstaan van een welbepaalde verwerking plaatsvinden.
 Art.    33 . Tot controle kan worden overgegaan naar aanleiding van een verzoek van een persoon, van een klacht, dan wel spontaan naar aanleiding van een bepaalde vaststelling met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Tot inspectie kan worden overgegaan naar aanleiding van bepaalde specifieke vaststellingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens bij gelegenheid van een controle, vanuit bepaalde algemene vaststellingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, vanuit een algemene bezorgdheid, dan wel op basis van gerichte proactieve en preventieacties door het Comité.
Controle en inspectie kunnen worden georganiseerd op basis van een nationaal dan wel een internationaal initiatief.
De beslissing tot het verrichten van spontane controleacties wordt genomen door de voorzitter. Het organiseren van een inspectie wordt op voorstel van de voorzitter beslist door het Comité.
 Art.    34 . Het Comité kan zelf de inspectie -en controleactiviteiten uitvoeren of het kan hiertoe een vraag richten tot de Commissie. Indien het Comité een dergelijk verzoek tot de Commissie richt, zal het zijn diensten aanbieden om als deskundige op te treden. Het Comité zal dit verzoek ook ondersteunen met een omstandige nota waarin de redenen en de doelstellingen worden opgegeven.
 Art.    35 . § 1. De voorzitter of zijn afgevaardigde kan bij gelegenheid van een controle of van een inspectie aan de verantwoordelijke voor de verwerking een inlichtingenblad laten invullen en alle bijkomende vragen om uitleg stellen met betrekking tot de wijze van verwerking. Hij kan ook aan derden inlichtingen vragen. De verantwoordelijke voor de verwerking heeft het recht alle bijkomende informatie en toelichting te verstrekken die hij nodig acht.
§ 2. Bij de uitoefening van een opdracht van controle of inspectie stellen het Comité of zijn voorzitter zich te allen tijde op vanuit een bekommernis om een minnelijke regeling tot stand te brengen tussen de verantwoordelijke voor de verwerking en de betrokken personen wiens persoonsgegevens worden verwerkt.
§ 3. Wanneer de controle het gevolg is van een klacht wordt verder gehandeld in overeenstemming met de bijzondere wettelijke regelgeving dienaangaande en Afdeling IV van dit reglement.
§ 4. Wanneer wordt beslist een controle uit te voeren en deze controle heeft plaatsgevonden, verzoekt de voorzitter de verantwoordelijke voor de verwerking om zijn opmerkingen schriftelijk te bezorgen binnen de termijn die de voorzitter bepaalt.
De voorzitter tracht met de verantwoordelijke voor de verwerking tot een minnelijke schikking te komen.
Wanneer geen minnelijke regeling tot stand kan worden gebracht, kan de voorzitter beslissen aanbevelingen te richten tot de betrokken verantwoordelijke voor de verwerking, dan wel de zaak voor het Comité te brengen. De voorzitter kan te allen tijde het dossier ter zitting brengen. Hij brengt de verantwoordelijke voor de verwerking daarvan op de hoogte.
Het Comité kan aanbevelingen richten tot de verantwoordelijke voor de verwerking.
§ 5. Wanneer naar aanleiding van een inspectieopdracht het Comité, de voorzitter of een lid van het Comité in hoofde van een verantwoordelijke voor de verwerking bepaalde vaststellingen doen die aanleiding geven tot een specifieke controle, wordt verder gehandeld in overeenstemming met het bepaalde in de vorige paragraaf.
 Afdeling VI.  - Onderzoeken ter plaatse
 Art.    36 . Wanneer met het oog op een controle of inspectie of onderzoek van een klacht het Comité tot de bevinding komt dat een onderzoek ter plaatse noodzakelijk is doet het een beroep op de medewerking van Commissie. Het Comité zal daarbij zijn diensten aanbieden om als deskundige op te treden.
De voorzitter maakt een verslag op van de stand van het dossier, waarbij hij kan vragen om bepaalde onderzoekdaden te stellen.
Na verslaggeving en mits akkoord door de Commissie, wordt de behandeling ervan verder gezet op basis van de bevindingen van de Commissie en in overeenstemming met de regelgeving en van dit reglement.
 Afdeling VII.  - Het aanhangig maken bij de Commissie van dossiers als bedoeld in artikel 31bis van de WVP en in artikel 12 van het Koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
 Art.    37 . Wanneer de voorzitter beslist het onderzoek van een dossier op te schorten en aan de Commissie voor te leggen of beslist om de beslissing van het Comité alsnog voor nieuw onderzoek aan deze wenst voor te leggen, bezorgt hij onverwijld alle nuttige stukken aan de Commissie. Hij stelt een omstandig verslag op over de beraadslaging binnen het Comité.
De voorzitter brengt de indiener van het dossier en desgevallend de andere leden eveneens op de hoogte van deze overdracht.
 Art.    38 . Wanneer de behandeling van het dossier is opgeschort neemt het Comité akte van de beslissing van de Commissie, of bij ontbreken ervan binnen de door de wet voorgeschreven termijn, herneemt het Comité de procedure in overeenstemming met de wettelijke voorschriften en deze van dit reglement.
 HOOFDSTUK III.  - SLOTBEPALINGEN
 Art.    39 . Dit huishoudelijk reglement wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Commissie.
Na goedkeuring wordt het bekend gemaakt in het Belgisch Staatsblad en op de website van de Commissie. Het wordt medegedeeld aan eenieder die erom verzoekt.
 Art.  40. Dit huishoudelijk reglement treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekend gemaakt.