text:
145.2

  Verordnung
  über die Höhe, Ausrichtung und Ablieferung von Vergütungen im Zusammenhang mit der Einsitznahme in Organe von Organisationen mit kantonaler Beteiligung (Vergütungsverordnung)*

  vom 06.10.2015 (Stand 01.01.2020)

  Die Regierung des Kantons St.Gallen

    erlässt

  als Verordnung:[1]

(1.) I. Allgemeine Bestimmung

Art. 1

Geltungsbereich

1

Die Bestimmungen über Höhe und Ausrichtung von Vergütungen nach Abschnitt II dieses Erlasses gelten für Mitglieder oberster Leitungsorgane der selbständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten nach Anhang 1 zu diesem Erlass.*

2

Die Bestimmungen über die Ablieferungspflicht von Vergütungen nach Abschnitt III dieses Erlasses gelten für von der Regierung oder dem Kantonsrat gewählte Mitglieder der Organe von Organisationen mit kantonaler Beteiligung, die nach Art. 2 des Personalgesetzes vom 25. Januar 2011[2] dem kantonalen Personalrecht unterstehen und eine Vergütung erhalten.*

(2.) II. Höhe und Ausrichtung von Vergütungen für Mitglieder oberster Leitungsorgane selbständiger öffentlich-rechtlicher Anstalten*

Art. 2

Vergütungsarten
    a) Grundsatz

1

Die Vergütung besteht aus einer festen Vergütung je Jahr und Taggeldern.*

2

In ausserordentlichen Situationen kann die Regierung eine zusätzliche Vergütung beschliessen.*

Art. 3*

    …

Art. 3a*

b) feste Vergütung

1

Die feste Vergütung wird ausgerichtet für Tätigkeiten:

      a)

      im obersten Leitungsorgan;

      b)

      in Ausschüssen, die:

      1.

      statutarisch vorgesehen sind oder

      2.

      durch formellen Beschluss des obersten Leitungsorgans zur Vorbereitung und Bearbeitung von Geschäften gebildet werden.

2

Die feste Vergütung dient zur Abgeltung des Zeitaufwands für:

      a)

      individuelle Vor- und Nachbereitung der Sitzungen einschliesslich Aktenstudium;

      b)

      Hin- und Rückreise zu den Sitzungen;

      c)

      administrative Tätigkeiten;

      d)

      allgemeine Repräsentation der Anstalt.

3

Die Höhe der festen Vergütung richtet sich nach:

      a)

      der Zahl der Sitzungen und nach deren Zeitbedarf insgesamt;

      b)

      dem durchschnittlichen Zeitaufwand für die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen;

      c)

      der Bedeutung der Institution;

      d)

      den fachlichen Anforderungskriterien an die Mitglieder des obersten Leitungsorgans;

      e)

      den branchenüblichen Vergütungsansätzen.

4

Die feste Vergütung wird nach Funktion im obersten Leitungsorgan oder im betreffenden Ausschuss abgestuft.

Art. 4

c) Taggeld

1

Taggelder werden ausgerichtet für:

      a)*

      die Teilnahme an Sitzungen des obersten Leitungsorgans sowie an Sitzungen zu deren Vor- und Nachbereitung;

      abis)*

      die Teilnahme an Sitzungen von Ausschüssen nach Art. 3a Abs. 1 Bst. b dieses Erlasses sowie an Sitzungen zu deren Vor- und Nachbereitung;

      b)*

      die Tätigkeit in Arbeitsgruppen;

      c)

      die Teilnahme an funktionsbezogenen und notwendigen Fort- und Weiterbildungen;

      d)*

      die funktionsbezogene und notwendige Teilnahme an Sitzungen und Veranstaltungen;

      e)*

      gesondert vergütete Aufträge.

Art. 5

Ansätze
    a) feste Vergütung

1

Die Ansätze der festen Vergütung richten sich nach Anhang 1 dieses Erlasses.

2

Mitglieder, die während eines Kalenderjahrs ihr Amt antreten oder daraus ausscheiden, erhalten die feste Vergütung anteilsmässig.

Art. 6

b) Taggeld

1

…*

2

Taggelder werden wie folgt vergütet:

      a)*

      bis zu einem Zeitaufwand von zwei Stunden Fr. 250.–;

      b)*

      für einen Zeitaufwand von mehr als zwei bis zu drei Stunden Fr. 400.–;

      c)*

      für einen Zeitaufwand von mehr als drei bis zu vier Stunden Fr. 550.–;

      d)*

      für einen Zeitaufwand von mehr als vier bis zu fünf Stunden Fr. 700.–;

      e)*

      für einen Zeitaufwand von mehr als fünf bis zu sechs Stunden Fr. 850.–;

      f)*

      für einen Zeitaufwand von mehr als sechs Stunden Fr. 1'000.–.

Art. 7

Spesen

1

Spesen für Verpflegung, Unterkunft und Dienstreisen werden nach den in der Personalverordnung vom 13. Dezember 2011[3] festgelegten Ansätzen vergütet, soweit sie tatsächlich entstanden und angemessen sind.

2

Das oberste Leitungsorgan kann einen Infrastrukturbeitrag für die Präsidentin oder den Präsidenten sowie für die Mitglieder von höchstens jeweils Fr. 1'000.– je Jahr beschliessen.*

Art. 8

Abrechnung

1

Die Präsidentin oder der Präsident des obersten Leitungsorgans sorgt für die Erstellung einer Abrechnung der an die Mitglieder des obersten Leitungsorgans je Kalenderjahr ausgerichteten festen Vergütungen, Taggelder und Spesen. Die Abrechnung wird der rechnungsführenden Stelle der Anstalt eingereicht.*

2

Die Abrechnung enthält Angaben zum Zeitaufwand der Mitglieder für die Tätigkeiten nach Art. 4 dieses Erlasses.*

3

Die rechnungsführende Stelle der Anstalt übermittelt dem Personaldienst des zuständigen Departementes eine Kopie der Abrechnung.*

Art. 9

Auszahlung

1

Vergütungen, die einer vollständigen Ablieferungspflicht nach diesem Erlass unterliegen, werden an den Kanton ausgerichtet. In den anderen Fällen erfolgt die Vergütung an die jeweiligen Mitglieder des obersten Leitungsorgans.*

Art. 10

Rückforderung

1

Zu Unrecht ausbezahlte Vergütungen und Spesen können während fünf Jahren zurückgefordert werden.

(3.) III. Ablieferung der Vergütungen an den Kanton

Art. 11

Ablieferungspflicht

1

Mitglieder der Organe von Organisationen mit kantonaler Beteiligung, die nach Art. 2 des Personalgesetzes vom 25. Januar 2011[4] dem kantonalen Personalrecht unterstehen, liefern die feste Vergütung sowie Taggelder, die sie für ihre Tätigkeit erhalten, grundsätzlich dem Kanton ab.*

2

Die Regierung kann im Wahlbeschluss Ausnahmen festlegen. Sie berücksichtigt bei der Festlegung des Umfangs der Ablieferungspflicht insbesondere, wie weit die Tätigkeit:*

      a)*

      nach Vereinbarung mit der Arbeitgeberin oder dem Arbeitgeber im Rahmen der Arbeitszeit ausgeübt werden kann;

      b)*

      zum Fachbereich des betroffenen Mitglieds gehört.

Art. 12

Ausschluss von bezahltem Urlaub und von
    Inkonvenienzentschädigungen

1

Für die Tätigkeit von Mitgliedern der Organe von Organisationen mit kantonaler Beteiligung wird kein bezahlter Urlaub nach Art. 67a Abs. 2 der Personalverordnung vom 13. Dezember 2011[5] gewährt.*

2

Für die Tätigkeit von Mitgliedern der Organe von Organisationen mit kantonaler Beteiligung werden keine Inkonvenienzentschädigungen nach Art. 87 ff. der Personalverordnung vom 13. Dezember 2011[6] gewährt.*

Art. 13

Abrechnung

1

Mitglieder der Organe von Organisationen mit kantonaler Beteiligung, die nach Art. 2 des Personalgesetzes vom 25. Januar 2011[7] dem kantonalen Personalrecht unterstehen, reichen wenigstens einmal jährlich eine Kopie der Abrechnung der erhaltenen Vergütungen und Spesen ein beim Personaldienst:*

      a)*

      des Departementes, dem sie als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter angehören;

      b)*

      der Organisation mit kantonaler Beteiligung, der sie als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter angehören.

2

Die abzuliefernden Vergütungen werden vom zuständigen Personaldienst nach Abs. 1 dieser Bestimmung jährlich berechnet und bezogen.*

(4.) IV. Berichterstattung

Art. 14

Berichterstattung an die Regierung

1

Das Finanzdepartement erstellt einmal je Jahr eine Übersicht über:

      a)*

      die folgenden Angaben betreffend Mitglieder oberster Leitungsorgane von selbständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten nach Anhang 1 zu diesem Erlass:

      1.

      feste Vergütungen, Taggelder und Spesen;

      2.*

      Zeitaufwand für die Tätigkeiten nach Art. 4 dieses Erlasses;

      3.*

…

      b)*

      die folgenden Angaben betreffend Mitglieder der Organe von Organisationen mit kantonaler Beteiligung, die nach Art. 2 des Personalgesetzes vom 25. Januar 2011[8] dem kantonalen Personalrecht unterstehen:

      1.*

      feste Vergütungen, Taggelder und Spesen;

      2.

      abgelieferte Vergütungen.

2

Die Regierung nimmt die Übersicht zur Kenntnis.

Art. 15

Berichterstattung an den Kantonsrat

1

Die Regierung erstattet dem Kantonsrat jährlich mit der Botschaft zur Staatsrechnung Bericht über bedeutende Entwicklungen und Kennzahlen im Zusammenhang mit Vergütungen an Mitglieder oberster Leitungsorgane von selbständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten nach Anhang 1 zu diesem Erlass.*

2

Die Regierung erstattet der Kommission des Kantonsrates, die Geschäfte des Finanzhaushalts behandelt, einmal je Amtsdauer Bericht über den Vollzug dieses Erlasses und Anpassungen in Anhang 1 zu diesem Erlass.

  nGS 2016-040

  Anhänge

Anhang 1*: Ansätze feste Vergütungen


type: legislation

jurisdiction: Switzerland

text:
146.1

  Statistikgesetz

  vom 16.11.2010 (Stand 01.07.2012)

  Der Kantonsrat des Kantons St.Gallen

    hat von der Botschaft der Regierung vom 8. Dezember 2009 Kenntnis genommen und

  erlässt als Gesetz:[1]

(1.) I. Allgemeine Bestimmungen

Art. 1

Begriffe

1

In diesem Erlass bedeuten:

      a)

      Statistik: Verdichtung von Einzeldaten zum Zweck, Erkenntnisse über die Eigenschaften und Zusammenhänge von Massenerscheinungen zu gewinnen;

      b)

      statistische Informationen: Erkenntnisse über die Eigenschaften und Zusammenhänge von Massenerscheinungen, die aus der Verdichtung von Einzeldaten gewonnen wurden;

      c)

      statistische Daten: Daten, die zu statistischen Zwecken erhoben werden und als Einzeldaten nicht für den Vollzug verwendet werden;

      d)

      statistische Tätigkeit: jede Tätigkeit, die darauf ausgerichtet ist, statistische Informationen zu erzeugen oder zu verbreiten, sowie die Konzeption und Dokumentation dieser Tätigkeiten;

      e)

      kantonale Statistik: statistische Tätigkeiten, die in den Geltungsbereich dieses Erlasses fallen;

      f)

      Erhebung: Erhebung von statistischen Daten für die kantonale Statistik.

Art. 2

Geltungsbereich

1

Dieser Erlass gilt für die statistische Tätigkeit der Kantonsverwaltung[2] und für Personen oder Organisationen, die im Auftrag der Kantonsverwaltung statistische Tätigkeiten ausführen.

2

Ausgenommen ist die wissenschaftliche Tätigkeit von Lehr- und Forschungseinrichtungen.

3

Die Regierung kann durch Verordnung weitere Ausnahmen festlegen.

Art. 3

Kantonale Statistik
    a) Zweck

1

Die kantonale Statistik vermittelt Behörden und Öffentlichkeit statistische Informationen über Bevölkerung, Wirtschaft, Gesellschaft, Raum und Umwelt.

2

Sie unterstützt Vorbereitung, Erfüllung und Überprüfung von kantonalen Aufgaben und deckt allgemeine Informationsbedürfnisse von Gemeinwesen, Gesellschaft, Wissenschaft und Wirtschaft ab.

Art. 4

b) Grundsätze

1

Die statistische Tätigkeit wird nach wissenschaftlich anerkannten Grundsätzen und Methoden ausgeführt.

2

Statistische Informationen sind unter Vorbehalt der Gesetzgebung über den Datenschutz[3] öffentlich.

3

Statistische Informationen werden mit Angaben über die ihnen zugrunde liegenden Begriffsdefinitionen, die Quellen sowie die Erhebungs- und die Auswertungsmethoden veröffentlicht.

4

Statistische Daten und Informationen werden so erhoben und aufbewahrt, dass ihre nachhaltige Nutzung sichergestellt ist und die Angaben nach Abs. 3 dieser Bestimmung nachvollziehbar sind.

(2.) II. Organisation

Art. 5

Mehrjahresprogramm
    a) Erstellung

1

Die Regierung beschliesst für die kantonale Statistik ein Mehrjahresprogramm.

2

Sie legt die Dauer des Mehrjahresprogramms fest und stimmt dieses auf die Schwerpunktplanung nach Art. 16b des Staatsverwaltungsgesetzes vom 16. Juni 1994[4] ab.

3

Sie gibt den Gemeinden Gelegenheit zur Stellungnahme, wenn das Mehrjahresprogramm neue Erhebungen vorsieht, die eine Mitwirkung der Gemeinden erfordern.

Art. 6

b) Zweck

1

Das Mehrjahresprogramm stellt sicher:

      a)

      einen wirtschaftlichen und wirksamen Einsatz der Mittel;

      b)

      einen möglichst geringen Aufwand für Auskunftspersonen und Befragte;

      c)

      die periodische Überprüfung der Bedeutung von statistischen Informationen;

      d)

      die Vergleichbarkeit von statistischen Informationen über die Zeit hinweg.

Art. 7

c) Inhalt

1

Das Mehrjahresprogramm gibt Auskunft über:

      a)

      alle laufenden und geplanten statistischen Tätigkeiten;

      b)

      den finanziellen und personellen Aufwand;

      c)

      den für Auskunftspersonen und Befragte zu erwartenden Aufwand;

      d)

      die vorgesehene Zusammenarbeit mit anderen Trägern der öffentlichen Statistik.

Art. 8

Kantonale Statistikstelle
    a) Aufgaben innerhalb der Kantonsverwaltung

1

Die kantonale Statistikstelle ist Fachorgan für die kantonale Statistik.

2

Sie:

      a)

      koordiniert die kantonale Statistik und sorgt für deren fachliche Führung;

      b)

      erbringt Dienstleistungen im Bereich der kantonalen Statistik;

      c)

      führt statistische Tätigkeiten aus.

3

Die Regierung regelt die Einzelheiten, insbesondere die Aufgaben und Kompetenzen der kantonalen Statistikstelle, durch Verordnung.

Art. 9

b) Dienstleistungen für Stellen ausserhalb der Kantonsverwaltung

1

Die kantonale Statistikstelle kann für Personen und Organisationen ausserhalb der Kantonsverwaltung bestehende statistische Daten der kantonalen Statistik auswerten.

2

Sie kann durch Vereinbarung statistische Aufgaben der Gemeinde übernehmen.

3

Sie verlangt für Dienstleistungen kostendeckende Entschädigungen.

Art. 10

Zusammenarbeit

1

Der Kanton arbeitet zur Weiterentwicklung der öffentlichen Statistik mit anderen Trägern der öffentlichen Statistik zusammen.

(3.) III. Datenerhebung

Art. 11

Grundsätze
    a) Rechtsgrundlage

1

Statistische Daten werden erhoben, wenn die Erhebung:

      a)

      gesetzlich vorgeschrieben ist;

      b)

      im Mehrjahresprogramm enthalten ist;

      c)

      von der Regierung im Einzelfall gesondert beschlossen wird.

Art. 12

b) ergänzende Regelungen

1

Die zuständige Stelle des Kantons regelt nach Anhören der kantonalen Statistikstelle und der betroffenen Dienststellen des Kantons die Einzelheiten der Erhebung.

2

Sie regelt insbesondere den Datenschutz, soweit dieser nicht durch die Gesetzgebung über den Datenschutz[5] geregelt ist, und bezeichnet das für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortliche Organ.[6]

3

Zuständige Stelle des Kantons ist:

      a)

      die Regierung, wenn Stellen ausserhalb der Kantonsverwaltung auskunftspflichtig sind;

      b)

      die kantonale Statistikstelle oder die von ihr bezeichnete Dienststelle bei Erhebungen, die der Kanton im Auftrag des Bundes durchführt;

      c)

      in den übrigen Fällen die Dienststelle, welche die statistischen Informationen benötigt.

Art. 13

c) Erhebungsart

1

Statistische Daten werden nach Möglichkeit durch Indirekterhebung aus bestehenden Datensammlungen von Bund, Kanton und Gemeinden erhoben.

2

Die Direkterhebung ist zulässig, wenn die statistischen Informationen aus den bestehenden Datensammlungen nicht oder nur mit unverhältnismässigem Aufwand gewonnen werden können.

Art. 14

Mitwirkungspflicht
    a) Dienststellen der Kantons- und der Gemeindeverwaltung

1

Die Dienststellen der Kantons- und der Gemeindeverwaltung:

      a)

      stellen für Erhebungen Daten aus ihren Datensammlungen zur Verfügung;

      b)

      geben der kantonalen Statistikstelle Auskunft über die Struktur ihrer amtlichen Register.

Art. 15

b) Stellen ausserhalb der Kantonsverwaltung

1

Die Regierung kann Personen und Organisationen des privaten oder des öffentlichen Rechts bei Erhebungen zur Auskunft verpflichten, wenn:

      a)

      einer Statistik erhebliche Bedeutung zukommt;

      b)

      Vollständigkeit, Repräsentativität, Vergleichbarkeit oder Aktualität der Statistik es erfordern.

Art. 16

c) Vorbehalte

1

Vorbehalten bleiben:

      a)

      die Gesetzgebung über den Datenschutz;[7]

      b)

      gesetzliche Bestimmungen des kantonalen Rechts über Geheimhaltung, Schweigepflicht und Amtsgeheimnis, wenn sie die Auskunft oder die Weitergabe von Daten für statistische Zwecke ausdrücklich ausschliessen.

Art. 17

Wahrheitspflicht

1

Auskünfte für die Erhebung werden wahrheitsgetreu erteilt.

Art. 18

Entschädigung

1

Die Mitwirkung bei der Erhebung wird nicht entschädigt.

2

Ist die Mitwirkung mit einem grossen Aufwand verbunden, kann eine Entschädigung ausgerichtet werden.

(4.) IV. Veröffentlichung und Verwendung von statistischen Informationen

Art. 19

Veröffentlichung
    a) Veröffentlichungspflicht

1

Statistische Informationen werden publiziert oder auf andere Weise zugänglich gemacht.

2

Vorbehalten bleibt die Gesetzgebung über den Datenschutz.[8]

Art. 20

b) Gebühren

1

Für den Bezug von gedruckten Publikationen kann eine Gebühr erhoben werden.

2

Die Gemeinde erhält gedruckte Publikationen kostenlos.

Art. 21

Verwendung

1

Dritte können publizierte oder auf andere Weise zugänglich gemachte statistische Informationen unter Quellenangabe verwenden. Vorbehalten bleiben Urheberrechte, über die der Kanton nicht verfügen kann.

(5.) V. Datenschutz, Datenabgabe und Datensicherheit

Art. 22

Zweckbindung

1

Statistische Daten werden ausschliesslich zu statistischen Zwecken verwendet.

2

Die Verwendung zu einem anderen Zweck ist zulässig, wenn sie in einem Bundes- oder einem kantonalen Gesetz ausdrücklich vorgesehen ist oder die betroffene Person schriftlich zustimmt.

3

Verfügungen, die auf einer zweckwidrigen Verwendung von statistischen Daten beruhen, sind ungültig.

Art. 23

Abgabe von statistischen Daten an Dritte
    a) Voraussetzungen

1

Öffentliche Statistik- und Forschungsstellen ausserhalb der Kantonsverwaltung erhalten statistische Daten der kantonalen Statistik, wenn sie sich verpflichten:

      a)

      die Bestimmungen dieses Erlasses einzuhalten;

      b)

      die Daten nur mit Zustimmung der kantonalen Statistikstelle weiterzugeben.

2

Der Bezug von statistischen Personendaten richtet sich zusätzlich nach der Gesetzgebung über den Datenschutz.[9]

Art. 24

b) Gebühren

1

Für die Abgabe wird eine Bearbeitungsgebühr erhoben.

Art. 25

Erhebungsmaterial sowie Namens- und Adresslisten

1

Erhebungsmaterial, das Namen oder persönliche Identifikationsnummern der Betroffenen enthält, wird ausschliesslich von der Erhebungsstelle bearbeitet.

2

Die Erhebungsstelle vernichtet Erhebungsmaterial nach Abs. 1 dieser Bestimmung sowie Namens- und Adresslisten, die zur Durchführung der Erhebung gebraucht wurden, sobald die Unterlagen für die statistische Tätigkeit nicht mehr benötigt werden.

Art. 26

Datenverknüpfungen
    a) Grundsatz

1

Die Verknüpfung von statistischen Daten ist zulässig.

2

Statistische Personendaten werden ausschliesslich von der kantonalen Statistikstelle verknüpft.

3

Verknüpfte statistische Personendaten werden nicht gespeichert. Ausgenommen sind anonymisierte Personendaten.

Art. 27

b) Versichertennummer

1

Für statistische Daten der kantonalen Statistik kann zur Ermöglichung von Datenverknüpfungen die Versichertennummer nach dem Bundesgesetz über die Alters- und Hinterlassenenversicherung[10] als Identifikator verwendet werden.

(6.) VI. Schlussbestimmungen

Art. 28

Gebühren

1

Die Regierung regelt die Gebühren für den Bezug von gedruckten Publikationen und die Abgabe von statistischen Daten.

Art. 29

Strafbestimmungen
    a) Verletzung der Wahrheits- oder der Mitwirkungspflicht

1

Wer bei einer Erhebung vorsätzlich falsche Angaben macht oder trotz Mahnung eine Mitwirkungspflicht nicht oder nicht richtig erfüllt, wird mit Busse bis Fr. 5000.– bestraft.

Art. 30

b) missbräuchliche Verwendung von statistischen Daten

1

Wer statistische Daten, die sie oder er im Auftrag der Kantonsverwaltung bearbeitet oder nach Art. 23 dieses Erlasses erhalten hat, vorsätzlich für andere als statistische Zwecke verwendet oder ohne Zustimmung der kantonalen Statistikstelle weitergibt, wird mit Busse bestraft.

Art. 31

[11]

Art. 32

[12]

Art. 33

[13]

Art. 34

Vollzugsbeginn

1

Die Regierung bestimmt den Vollzugsbeginn dieses Erlasses.

  nGS 47–82


text: 146.11 - Statistikverordnung   Gesetzessammlung des Kantons St.Gallen  146.11  Statistikverordnung vom 19. Juni 2012 (Stand 1. Juni 2016)  Die Regierung des Kantons St.Gallen erlässt  in Ausführung des Statistikgesetzes vom 16. November 20101  als Verordnung:2  I. Allgemeine Bestimmungen (1.)  Art.  1 Ausnahmen vom Geltungsbereich 1 Das Statistikgesetz und dieser Erlass gelten nicht für: a) statistische Tätigkeiten, die ausschliesslich der internen Kontrolle von Prozes-  sen und Geschäften dienen; b) kleine Erhebungen, die einmalig durchgeführt und ausgewertet werden und   bei  denen  die  gewonnenen  statistischen  Informationen  für  ein  einzelnes  Projekt bestimmt sind;  c) die Evaluation von Leistungen der Kantonsverwaltung durch Befragung der  Kundinnen und Kunden;  d) Befragung der Mitarbeitenden über deren Arbeitszufriedenheit.  Art.  2 Zuständigkeit für wiederkehrende Statistiken 1 Die Zuständigkeit für wiederkehrende Statistiken richtet sich nach dem Portfolio  im jährlichen Bericht der kantonalen Statistikstelle nach Art. 7 Abs. 1 dieses Erlas- ses.*  1 sGS 146.1. 2 Im Amtsblatt veröffentlicht am 2. Juli 2012, ABl 2012, 2260 ff.; in Vollzug ab 1. Juli 2012.  nGS 47–83  https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/146.1/de   146.11   II. Organisation (2.)  1. Kantonale Statistikstelle (2.1.)  Art.  3 Organisatorische Zuordnung 1 Kantonale Statistikstelle ist die Fachstelle für Statistik im Volkswirtschaftsdepar- tement.  Art.  4 Aufgaben 1 Die kantonale Statistikstelle erfüllt insbesondere folgende Aufgaben. Sie: a) führt statistische Tätigkeiten aus; b) führt den Publikationenkalender; c) betreibt Publikationskanäle für statistische Informationen; d) führt eine Ablage der kantonalen statistischen Informationen und Daten und   stellt den Zugriff auf die abgelegten statistischen Informationen und Daten si- cher;  e) unterstützt  die  Dienststellen  der  Kantonsverwaltung  bei  deren statistischen  Tätigkeit.  Art.  5 Informationspflicht der Dienststellen 1 Die  Dienststellen  der  Kantonsverwaltung  informieren  die  kantonale  Statistik- stelle, wenn: a) sie eine neue statistische Tätigkeit planen oder aufnehmen; b) sie vom Bund oder anderen Dritten zu einer neuen statistischen Tätigkeit ein-  geladen werden; c) eine  bestehende  statistische  Tätigkeit  erheblich  geändert  oder  aufgehoben   werden soll; d) ein elektronisches Verwaltungsregister aufgebaut oder geändert wird. Ausge-  nommen sind Verwaltungsregister, die sich nicht für die statistische Nutzung  eignen.  2 Die kantonale Statistikstelle ist berechtigt, bei der Planung von statistischen Tä- tigkeiten und von elektronischen Verwaltungsregistern mitzuwirken.  2. Mehrjahresprogramm (2.2.)  Art.  6 Erstellung 1 Die kantonale Statistikstelle erarbeitet  zusammen mit den Departementen und  der Staatskanzlei das Mehrjahresprogramm.  2       146.11  2 Sie sorgt dafür, dass: a) das  Mehrjahresprogramm  auf  die  Schwerpunktplanung  nach  Art.  16b  des   Staatsverwaltungsgesetzes vom 16. Juni 19943 abgestimmt wird; b) die Gemeinden in den gesetzlich vorgesehenen Fällen angehört werden.  Art.  7 Bericht 1 Die kantonale Statistikstelle erstellt  jährlich einen Bericht über die Umsetzung  des  Mehrjahresprogramms.  Das  Portfolio  der  statistischen  Aktivitäten  des  Kantons ist Bestandteil dieses Berichts.* 2 Das Volkswirtschaftsdepartement legt den Bericht der Regierung zur Genehmi- gung vor.*  III. Datenerhebung und Datenablage (3.)  Art.  8 Erhebungsstandards 1 Die  kantonale Statistikstelle  kann Erhebungsstandards  mit  Vorgaben über  die  Methodik  bei  Datenerhebungen  festlegen.  Sie  kann einheitliche  Bezeichnungen  und Benennungen vorgeben.  Art.  9 Regelung der Einzelheiten 1 Die von der zuständigen Stelle nach Art. 12 Abs. 3 des Statistikgesetzes zu erlas- sende Regelung der Einzelheiten umfasst: a) den Gegenstand der Erhebung; b) die Erhebungsart; c) die Periodizität der Erhebung; d) bei Direkterhebungen den Kreis der Befragten und die Informationspflichten   gegenüber den Befragten; e) den Datenschutz und das für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortli-  che Organ; f) ob die Mitwirkung an der Erhebung entschädigt wird und die Höhe einer all-  fälligen Entschädigung. 2 Die zuständige Stelle des Kantons teilt die Regelung vor Beginn der Erhebung der  kantonalen Statistikstelle mit.  Art.  10 Information der Befragten 1 Die für die Datenerhebung zuständige Stelle teilt den Befragten mit, ob diese zur  Auskunft verpflichtet sind.  3 sGS 140.1.   3  https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/140.1/de   146.11   2 Sie weist die Befragten darauf hin, dass diese bei Teilnahme an der Erhebung zur  Wahrheit verpflichtet sind. 3 Die Information entfällt bei Indirekterhebungen bei Dienststellen der Kantons-  und der Gemeindeverwaltung.  Art.  11 Datenerhebung ausserhalb der Kantonsverwaltung 1 Wer natürliche oder juristische Personen ausserhalb der Kantonsverwaltung mit  der Datenerhebung beauftragt, schliesst mit diesen einen schriftlichen Vertrag ab. 2 Der Vertrag wird vor der Unterzeichnung der kantonalen Statistikstelle vorge- legt. Diese legt nötigenfalls Erhebungsstandards nach Art. 8 dieses Erlasses fest.  Art.  12 Datenablage 1 Statistische Daten und Informationen sowie die zu deren nachhaltigen Nutzung  notwendige  Dokumentation  werden  der  kantonalen  Statistikstelle  zur  Ablage  übergeben. 2 Die kantonale Statistikstelle kann Ausnahmen festlegen.  IV. Veröffentlichung von statistischen Informationen (4.)  Art.  13 Publikationskanal 1 Die erstmalige Publikation von statistischen Informationen erfolgt in der Regel in  einem Publikationskanal der kantonalen Statistikstelle. 2 Die kantonale Statistikstelle kann auf Ersuchen der für die Publikation zuständi- gen Stelle Ausnahmen zulassen.  Art.  14 Publikationszeitpunkt 1 Die für die Publikation zuständige Stelle legt den Publikationszeitpunkt fest. 2 Sie  meldet  den  Publikationszeitpunkt  möglichst  frühzeitig,  spätestens  jedoch  sechs Monate vor der geplanten Veröffentlichung der kantonalen Statistikstelle. 3 Die kantonale Statistikstelle veröffentlicht den Publikationszeitpunkt im Publika- tionenkalender.  Art.  15 Publikationsstandards 1 Die kantonale Statistikstelle legt Publikationsstandards fest.  4       146.11  2 Die Publikationsstandards bezeichnen qualitative Anforderungen an die Publika- tion von statistischen Informationen.  Art.  16 Kontrolle der Richtigkeit 1 Wer  statistische Informationen publiziert,  stellt  diese spätestens zwei Wochen  vor der Publikation den betroffenen Dienststellen und der kantonalen Statistik- stelle zur Kontrolle der sachlichen Richtigkeit zu. 2 Die betroffene Dienststelle und die kantonale Statistikstelle können vereinbaren,  die  Aktualisierung  einer  bestehenden Publikation  von der  Kontrolle  auszuneh- men.  V. Datenabgabe (5.)  Art.  17 Abgabe von statistischen Daten an Dritte 1 Statistische Daten an Dritte werden ausschliesslich von der kantonalen Statistik- stelle abgegeben. Die kantonale Statistikstelle nimmt vorgängig Rücksprache mit  der betroffenen Dienststelle. 2 Datenabgabe  sowie  damit  verbundene  Bedingungen  und  Auflagen  werden  schriftlich vereinbart.  VI. Schlussbestimmungen (6.)  Art.  18 4  Art.  19 Vollzugsbeginn 1 Dieser Erlass wird ab 1. Juli 2012 angewendet.  4 Änderungen bisherigen Rechts werden nicht aufgeführt.   5    146.11   * Änderungstabelle - Nach Bestimmung  Bestimmung Änderungstyp nGS-Fundstelle Erlassdatum Vollzugsbeginn Erlass Grunderlass 47–83 19.06.2012 01.07.2012 Art. 2, Abs. 1 geändert 2016-041 15.03.2016 01.06.2016 Art. 7, Abs. 1 geändert 2016-041 15.03.2016 01.06.2016 Art. 7, Abs. 2 geändert 2016-041 15.03.2016 01.06.2016 Anhang 1 aufgehoben 2016-041 15.03.2016 01.06.2016  * Änderungstabelle - Nach Erlassdatum  Erlassdatum Vollzugsbeginn Bestimmung Änderungstyp nGS-Fundstelle 19.06.2012 01.07.2012 Erlass Grunderlass 47–83 15.03.2016 01.06.2016 Art. 2, Abs. 1 geändert 2016-041 15.03.2016 01.06.2016 Art. 7, Abs. 1 geändert 2016-041 15.03.2016 01.06.2016 Art. 7, Abs. 2 geändert 2016-041 15.03.2016 01.06.2016 Anhang 1 aufgehoben 2016-041  6     	I. Allgemeine Bestimmungen (1.) 	Art. 1 Ausnahmen vom Geltungsbereich 	Art. 2 Zuständigkeit für wiederkehrende Statistiken  	II. Organisation (2.) 	1. Kantonale Statistikstelle (2.1.) 	Art. 3 Organisatorische Zuordnung 	Art. 4 Aufgaben 	Art. 5 Informationspflicht der Dienststellen  	2. Mehrjahresprogramm (2.2.) 	Art. 6 Erstellung 	Art. 7 Bericht   	III. Datenerhebung und Datenablage (3.) 	Art. 8 Erhebungsstandards 	Art. 9 Regelung der Einzelheiten 	Art. 10 Information der Befragten 	Art. 11 Datenerhebung ausserhalb der Kantonsverwaltung 	Art. 12 Datenablage  	IV. Veröffentlichung von statistischen Informationen (4.) 	Art. 13 Publikationskanal 	Art. 14 Publikationszeitpunkt 	Art. 15 Publikationsstandards 	Art. 16 Kontrolle der Richtigkeit  	V. Datenabgabe (5.) 	Art. 17 Abgabe von statistischen Daten an Dritte  	VI. Schlussbestimmungen (6.) 	Art. 18 	Art. 19 Vollzugsbeginn   		2020-03-31T00:18:38+0200 	"9001 St.Gallen" 	"Gesetzessammlung des Kantons St.Gallen"


text:
147.1

  Gesetz
  über Aktenführung und Archivierung

  (GAA)

  vom 19.04.2011 (Stand 01.01.2019)

  Der Kantonsrat des Kantons St.Gallen

    hat von der Botschaft der Regierung vom 10. August 2010[1] Kenntnis genommen und

    erlässt

  als Gesetz:[2]

(1.) I. Allgemeine Bestimmungen

Art. 1

Begriffe

1

In diesem Erlass bedeuten:

      a)

      öffentliches Organ: (Dem öffentlichen Organ sind Private gleichgestellt, wenn sie Staatsaufgaben erfüllen.)[3] Organ, Behörde oder Dienststelle von:

      1.

      Kanton;

      2.

      selbständiger öffentlich-rechtlicher Anstalt des Kantons;

      3.

      Gemeinde;

      4.

      selbständigem öffentlich-rechtlichem Gemeindeunternehmen;

      5.

      Gemeindeverband und Zweckverband;

      b)

      zuständiges Archiv: das für die öffentlichen Organe des Kantons handelnde Staatsarchiv und die für die öffentlichen Organe der Gemeinden handelnden Gemeindearchive;

      c)

      Unterlage:

      1.

      Aufzeichnung des öffentlichen Organs, welche die Erfüllung einer Staatsaufgabe betrifft und auf einem beliebigen Informationsträger enthalten ist;

      2.

      Hilfsmittel, die für Verständnis und Nutzung einer Aufzeichnung notwendig sind;

      d)

      Akte: Gesamtheit der Unterlagen zu einem Geschäft;

      e)

      Aktenführung: systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen;

      f)

      Archivwürdigkeit: Eigenschaft einer Unterlage aufgrund ihrer historischen, juristischen oder administrativen Bedeutung;

      g)

      Archivierung: Erschliessung, Aufbewahrung, Erhaltung und Vermittlung von archivwürdigen Unterlagen;

      h)

      Archivgut: Unterlagen, die das zuständige Archiv als archivwürdig bewertet hat und von diesem dauernd aufbewahrt werden.

Art. 2

Zweck

1

Die Aktenführung und die Archivierung dienen insbesondere:

      a)

      der Rechtssicherheit;

      b)

      der Nachvollziehbarkeit des Handelns des öffentlichen Organs;

      c)

      der kontinuierlichen und wirksamen Verwaltungsführung;

      d)

      der dauerhaften, zuverlässigen und authentischen Überlieferung von Unterlagen;

      e)

      der historischen Forschung.

Art. 3

Voraussetzungen

1

Kanton und Gemeinden treffen die für die sichere und dauerhafte Aufbewahrung von Archivgut erforderlichen baulichen und räumlichen sowie betrieblichen Massnahmen.

Art. 4

Staatsarchiv

1

Das Staatsarchiv ist oberstes Fachorgan des Kantons für Aktenführung und Archivierung.

2

Es kann allgemeine fachtechnische Richtlinien über Aktenführung und Archivierung erlassen.

3

Fachtechnische Richtlinien des Staatsarchivs mit Bezug zur elektronischen Geschäftsverwaltung werden im Einvernehmen mit dem für die elektronische Geschäftsverwaltung zuständigen Departement[4] erlassen.*

Art. 5

Gemeindearchive

1

Die Gemeinde führt das Gemeindearchiv. Sie kann durch Vereinbarung mit einer anderen Gemeinde ein gemeinsames Gemeindearchiv schaffen.

2

Spezialgemeinden können ihr Archivgut dem Archiv der politischen Gemeinde oder einer anderen Spezialgemeinde zur dauernden Aufbewahrung übergeben.

3

Die Gemeinden schliessen eine Vereinbarung ab.

Art. 6

Zusammenarbeit
    a) Grundsatz

1

Staatsarchiv und Gemeindearchive arbeiten zusammen.

2

Das Staatsarchiv:

      a)

      berät und unterstützt die Gemeindearchive bei deren Aufgabenerfüllung;

      b)

      übt die fachliche Aufsicht über die Gemeindearchive aus.

Art. 7

b) Übergabe von Archivgut

1

Die Gemeinde kann Archivgut, insbesondere Unterlagen aus der Zeit vor der Kantonsgründung, dem Staatsarchiv zur dauernden Aufbewahrung übergeben.

2

Gemeinde und Staatsarchiv schliessen eine Vereinbarung ab.

(2.) II. Aufgaben

Art. 8

Grundsatz

1

Das zuständige Archiv erfüllt seine Aufgaben fachlich unabhängig.

Art. 9

Aufgaben

1

Das zuständige Archiv:

      a)

      berät das öffentliche Organ bei:

      1.

      Aktenführung und Verwaltung von Unterlagen;

      2.

      Vorbereitung der Ablieferung der Unterlagen an das zuständige Archiv;

      b)

      bewertet und übernimmt vom öffentlichen Organ die archivwürdigen Unterlagen;

      c)

      kann archivwürdige Unterlagen anderer Herkunft, insbesondere von Privaten, übernehmen;

      d)

      stellt die Archivierung sicher;

      e)

      gewährt Auskunft über und Einsicht in Archivgut;

      f)

      wirkt an der Auswertung seiner Bestände mit.

(3.) III. Sicherung

Art. 10

Aktenführung

1

Das öffentliche Organ ist für die Aktenführung verantwortlich. Die Aktenführung kann elektronisch erfolgen.*

1bis

Die fachtechnischen Richtlinien legen die Anforderungen an die elektronische Aktenführung und an die Umwandlung physischer Unterlagen in elektronische Unterlagen fest. Die nach diesen Richtlinien elektronisch erfassten Unterlagen können als Original gelten.*

2

Das öffentliche Organ stellt sicher, dass die wesentlichen Arbeitsschritte und das Ergebnis der Geschäftsvorgänge aus den Unterlagen ersichtlich und nachvollziehbar sind. Es garantiert Echtheit und Vollständigkeit der Unterlagen. Zudem trifft es organisatorische und technische Massnahmen zur Sicherung der Unterlagen vor Verlust und Entwendung sowie unbefugter Kenntnisnahme und unbefugtem Bearbeiten.*

2bis

Eine Bearbeitung von Personendaten sowie von besonders schützenswerten Personendaten und Persönlichkeitsprofilen ist zulässig, wenn sie:*

      a)

      zur Sicherstellung der ordnungsgemässen Aktenführung unentbehrlich ist und

      b)

      durch Personen erfolgt, die mit der Sicherstellung der ordnungsgemässen Aktenführung betraut sind.

3

Das öffentliche Organ bewahrt die Unterlagen bis zum Vollzug des Entscheids des zuständigen Archivs über deren Archivwürdigkeit auf.*

Art. 11

Anbietepflicht

1

Das öffentliche Organ bietet die Unterlagen, die es zur Erfüllung seiner Aufgaben nicht mehr benötigt, dem zuständigen Archiv zur Übernahme an.

Art. 12

Bewertung

1

Das zuständige Archiv bewertet die Unterlagen und entscheidet nach Anhörung des öffentlichen Organs über die Archivwürdigkeit.

Art. 13

Vernichtung

1

Das öffentliche Organ vernichtet die vom zuständigen Archiv als nicht archivwürdig bewerteten Unterlagen. Es stellt die vertrauliche Vernichtung sicher.

2

Vorbehalten bleiben besondere gesetzliche Bestimmungen über die weitere Aufbewahrung von Unterlagen.

Art. 14

Ablieferung

1

Das öffentliche Organ liefert die als archivwürdig bewerteten Unterlagen dem zuständigen Archiv ab.

2

Das zuständige Archiv regelt insbesondere:

      a)

      die Aufbereitung der Unterlagen;

      b)

      die Erstellung des Ablieferungsverzeichnisses.

Art. 15

Archivierung

1

Das zuständige Archiv besorgt die fachgerechte Erschliessung und die dauernde Aufbewahrung sowie die dauerhafte Erhaltung und die Vermittlung des Archivguts.

2

Es gewährleistet Authentizität und Integrität des Archivguts.

Art. 16

Unveräusserlichkeit und Unersitzbarkeit

1

Archivgut ist unveräusserlich.

2

Es kann weder ersessen noch gutgläubig erworben werden. Ein Herausgabeanspruch verjährt nicht.*

(4.) IV. Zugang

Art. 17

Grundsatz

1

Archivgut ist nach Ablauf der Schutzfrist frei zugänglich.

2

Unterlagen, die bereits vor der Ablieferung an das zuständige Archiv frei zugänglich waren, bleiben frei zugänglich.

Art. 18

Arten

1

Der Zugang umfasst:

      a)

      Einsicht in Archivgut. Diese erfolgt in der Regel vor Ort;

      b)

      Auskunft über den Inhalt von Archivgut;

      c)

      Aushändigung oder Zustellung der Kopie einer Unterlage.

Art. 19

Schutzfrist
    a) Grundsatz

1

Die ordentliche Schutzfrist beträgt 30 Jahre.

2

Die Schutzfrist beginnt mit dem Datum der jüngsten Unterlage zu laufen, die Bestandteil des Geschäftes ist.

3

Für Archivgut mit Unterlagen, die nach dem Datenschutzgesetz vom 20. Januar 2009[5] besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthalten, endet die Schutzfrist zehn Jahre nach dem Tod der betroffenen Person. Ist das Todesdatum unbekannt und kann dieses nicht festgestellt werden, endet die Schutzfrist 100 Jahre nach der Geburt der betroffenen Person.

Art. 20

b) Verlängerung

1

Besteht bei bestimmten Kategorien von Archivgut ein überwiegendes öffentliches oder schützenswertes privates Interesse gegen den Zugang durch Dritte, können die Regierung sowie das Kantonsgericht und das Verwaltungsgericht durch Verordnung und der Rat durch Reglement die Schutzfrist für längstens weitere 20 Jahre verlängern. Das Reglement des Rates ist vom fakultativen Referendum ausgenommen.

2

Besteht im Einzelfall bei Archivgut ein überwiegendes öffentliches oder schützenswertes privates Interesse gegen den Zugang durch Dritte, kann das zuständige Archiv nach Anhören des öffentlichen Organs, das die Unterlagen abgeliefert hat, die Schutzfrist verlängern.

Art. 21

Zugang vor Ablauf der Schutzfrist
    a) im Allgemeinen

1

Das zuständige Archiv kann auf Gesuch vor Ablauf der Schutzfrist Zugang zu Archivgut gewähren, wenn keine öffentlichen oder schützenswerten privaten Interessen entgegenstehen oder wenn die betroffene Person in die Einsichtnahme einwilligt.

2

Das Gesuch ist begründet und in schriftlicher Form beim zuständigen Archiv einzureichen.

3

Innerhalb der ordentlichen Schutzfrist hört das zuständige Archiv das Organ an, das die Unterlagen abgeliefert hat.

Art. 22

b) durch die betroffene Person

1

Das zuständige Archiv gewährt nach dem Datenschutzgesetz vom 20. Januar 2009[6] der nach Datenschutzrecht betroffenen Person Zugang zu Archivgut.

2

Die betroffene Person kann weder Berichtigung noch Vernichtung von Daten verlangen.

3

Sie kann vom zuständigen Archiv vermerken lassen, dass sie die Daten als unrichtig bezeichnet, oder dem Archivgut eine Gegendarstellung beifügen lassen.

Art. 23

c) durch das abliefernde öffentliche Organ

1

Das zuständige Archiv gewährt dem öffentlichen Organ, das die Unterlage abgeliefert hat, während der Schutzfrist Zugang, wenn die Unterlage benötigt wird.

2

Kein Zugang besteht für Archivgut, das nach dem Datenschutzgesetz vom 20. Januar 2009[7] besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthält, ausgenommen bei Vorliegen eines überwiegenden öffentlichen Interesses oder bei Zustimmung der betroffenen Person.

3

Das öffentliche Organ verändert das Archivgut nicht.

Art. 24

Zugang zu Archivgut von Privaten

1

Der Zugang zu Archivgut von Privaten richtet sich nach dem Übernahmevertrag.

2

Fehlen vertragliche Bestimmungen, wird dieser Erlass sachgemäss angewendet.

Art. 25

Gebühr

1

Der Zugang zu Archivgut ist in der Regel unentgeltlich.

2

Das zuständige Archiv erhebt eine Gebühr, wenn:

      a)

      es besondere Leistungen erbringt;

      b)

      der Zugang einen erheblichen Aufwand bewirkt.

3

Die Regierung legt die Ansätze fest.

(5.) V. Schlussbestimmungen

Art. 26

Strafbestimmungen

1

Mit Busse wird bestraft, wer vorsätzlich:

      a)

      archivwürdige Unterlagen der Archivierung vorenthält, beseitigt oder vernichtet;

      b)

      Archivgut verändert oder vernichtet;

      c)

      Informationen aus dem Archivgut, das der Schutzfrist unterliegt oder auf andere Weise ausdrücklich der Öffentlichkeit entzogen ist, bekannt gibt.

Art. 27

[8]

Art. 28

[9]

Art. 29

[10]

Art. 30

Vollzugsbeginn

1

Die Regierung bestimmt den Vollzugsbeginn dieses Erlasses.

  nGS 46–68


text:
147.11

  Verordnung
  über Aktenführung und Archivierung

  (VAA)

  vom 19.03.2019 (Stand 01.06.2019)

  Die Regierung des Kantons St.Gallen

    erlässt

    in Ausführung des Gesetzes über Aktenführung und Archivierung vom 19. April 2011[1]

  als Verordnung:[2]

(1.) I. Allgemeine Bestimmungen

Art. 1

Archivwürdigkeit

1

Unterlagen sind nach Art. 1 Bst. f des Gesetzes über Aktenführung und Archivierung vom 19. April 2011[3] archivwürdig, wenn sie von dauerndem Wert sind für:

      a)

      die Dokumentation der Organisation und der Tätigkeit des öffentlichen Organs;

      b)

      die Sicherung berechtigter Interessen von öffentlichem Organ, betroffenen Personen oder Dritten;

      c)

      das Verständnis der Geschichte und der Gegenwart;

      d)

      Rechtsetzung, Verwaltungshandeln und Rechtsprechung;

      e)

      Wissenschaft und Forschung.

Art. 2

Verantwortliche Person

1

Das öffentliche Organ bezeichnet eine Person, die für die Umsetzung der Vorschriften über die Aktenführung sowie die Pflicht zur Anbietung und Ablieferung der Unterlagen und im Fall von fehlender Archivwürdigkeit für deren Vernichtung verantwortlich ist. Die Führungsaufgaben verbleiben bei der Leitung des öffentlichen Organs.

2

Die Gemeinde kann die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter, der oder dem die Leitung des Gemeindearchivs obliegt, als verantwortliche Person bezeichnen.

3

Das öffentliche Organ gibt dem Staatsarchiv die verantwortliche Person bekannt.

Art. 3

Zuständiges Archiv von selbständigen öffentlich-rechtlichen
    Gemeindeunternehmen, Zweckverbänden und Gemeindeverbänden

1

Das selbständige öffentlich-rechtliche Gemeindeunternehmen, der Gemeindeverband und der Zweckverband bezeichnen jeweils das Gemeindearchiv einer beteiligten Gemeinde als zuständiges Archiv.

(2.) II. Staatsarchiv

Art. 4

Archivgut

1

Das Staatsarchiv umfasst das Archivgut:

      a)

      der Landvogteien vor dem Jahr 1798 sowie des Kantons Säntis und der st.gallischen Teile des Kantons Linth der Jahre 1798 bis 1803;

      b)

      der öffentlichen Organe des Kantons sowie seiner selbständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten und Stiftungen;

      c)

      von Institutionen, Organisationen, Familien und Einzelpersonen, soweit deren Archivgut für die Geschichte des Kantons von Bedeutung ist und dem Staatsarchiv zur Aufbewahrung übergeben wird;

      d)

      von Gemeinden, soweit deren Archivgut dem Staatsarchiv zur dauernden Aufbewahrung übergeben wird.

Art. 5

Fach- und Fachaufsichtsorgan

1

Das Staatsarchiv wirkt als oberstes kantonales Fachorgan für Aktenführung und Archivierung sowie als Fachaufsichtsorgan über die Gemeindearchive darauf hin, dass die öffentlichen Organe ihre Unterlagen:

      a)

      unabhängig vom Informationsträger nach den Bestimmungen des Gesetzes über Aktenführung und Archivierung vom 19. April 2011[4] über die Sicherung erstellen und verwalten;

      b)

      ab Entstehung bis zur Archivierung nach einheitlichen Grundsätzen behandeln.

Art. 6

Fachtechnische Richtlinien
    a) Geltungsbereich

1

Fachtechnische Richtlinien des Staatsarchivs nach Art. 4 Abs. 2 des Gesetzes über Aktenführung und Archivierung vom 19. April 2011[5] gelten gegenüber dem öffentlichen Organ:

      a)

      von Kanton sowie selbständiger öffentlich-rechtlicher Anstalt und Stiftung des Kantons als verbindliche Vorgaben. Das Staatsarchiv und die zuständige Stelle der Anstalt oder der Stiftung können fachtechnische Angelegenheiten durch Vereinbarung regeln;

      b)

      von Gemeinde, selbständigem öffentlich-rechtlichem Gemeindeunternehmen sowie Gemeindeverband und Zweckverband als Empfehlungen.

Art. 7

b) Inhalt

1

Das Staatsarchiv erlässt fachtechnische Richtlinien insbesondere über:

      a)

      Mindestanforderungen an die physische und elektronische Aktenführung;

      b)

      das Erstellen eines Ordnungssystems;

      c)

      Aufbewahrung von Unterlagen und Aufbewahrungsfristen;

      d)

      Sicherung von Unterlagen in elektronischen Systemen und Voraussetzungen für die elektronische Langzeitarchivierung;

      e)

      Bewertung von Unterlagen hinsichtlich Archivwürdigkeit und Abschluss von Archivierungsvereinbarungen zwischen öffentlichem Organ und zuständigem Archiv;

      f)

      das Anbieten von Unterlagen an das zuständige Archiv und das Erstellen einer elektronischen Angebotsliste;

      g)

      Aufbereitung der Unterlagen zur Ablieferung an das zuständige Archiv.

Art. 8

Archivierungspflicht

1

Das Staatsarchiv kann das Gemeindearchiv anweisen, Unterlagen von besonderer historischer oder rechtlicher Tragweite zu archivieren.

2

Es erlässt eine Verfügung.

Art. 9

Zusammenarbeit mit Gemeindearchiven
    a) Beratung und Unterstützung

1

Das Staatsarchiv berät und unterstützt die Gemeindearchive im Rahmen der verfügbaren finanziellen und personellen Mittel insbesondere:

      a)

      mit Arbeitshilfen für Aktenführung und Archivierung;

      b)

      durch Vermittlung von Informationen über die Bewertung von Unterlagen im Hinblick auf den Entscheid über deren Archivwürdigkeit;

      c)

      bei baulichen und räumlichen Fragen sowie bei Anschaffung von Archivmobiliar;

      d)

      durch Bereitstellung von Weiterbildungsangeboten zu Aktenführung und Archivierung;

      e)

      durch Erteilung von fachtechnischen Auskünften;

      f)

      bei der Erarbeitung von Benutzungsordnung und Gebührentarif.

Art. 10

b) Fachaufsicht

1

Das Staatsarchiv kann im Rahmen seiner Fachaufsicht:

      a)

      von den öffentlichen Organen von Gemeinde sowie selbständigem öffentlich-rechtlichem Gemeindeunternehmen, Gemeindeverband und Zweckverband sowie von den verantwortlichen Personen Auskünfte über Organisation und Zuständigkeiten sowie die Umsetzung des Gesetzes über Aktenführung und Archivierung vom 19. April 2011[6] und dieses Erlasses verlangen;

      b)

      das Gemeindearchiv nach Vorankündigung besuchen sowie die Leiterin oder den Leiter des Gemeindearchivs und die verantwortliche Person vor Ort beraten.

2

Bei Feststellung von Mängeln oder Verbesserungsmöglichkeiten erstattet das Staatsarchiv der Leiterin oder dem Leiter des Gemeindearchivs und der verantwortlichen Person schriftlichen Bericht mit Empfehlungen.

3

Sind aus der Behebung von Mängeln oder der Durchführung von Verbesserungsmassnahmen grössere Kostenfolgen zu erwarten, lässt das Staatsarchiv Bericht und Empfehlungen dem Rat zukommen.

(3.) III. Sicherung

(3.1.) 1. Unterlagen

Art. 11

Aktenführung

1

Das öffentliche Organ stellt sicher, dass die Aktenführung den Grundsätzen von Zuverlässigkeit, Authentizität, Integrität sowie Benutzbarkeit und Verfügbarkeit entspricht.

2

Es bedeuten:

      a)

      Zuverlässigkeit: korrekte, systematische und genaue Aufzeichnung des Geschäftsvorgangs;

      b)

      Authentizität: überprüfbare Urheberschaft der Unterlagen und eindeutige Nachvollziehbarkeit der dem aufgezeichneten Geschäftsvorgang zugrundeliegenden zeitlichen und inhaltlichen Sachverhalte;

      c)

      Integrität: Vollständigkeit und Unverändertheit der aufbewahrten gegenüber der original erfolgten Aufzeichnung des Geschäftsvorgangs;

      d)

      Benutzbarkeit und Verfügbarkeit: dauerhaft nachweisbare, wiederauffindbare und benutzbare Aufzeichnung des Geschäftsvorgangs.

3

Die Anforderungen gelten sachgemäss bei elektronischer Aktenführung.

Art. 12

Ordnungssystem

1

Das öffentliche Organ legt für die Ablage seiner Unterlagen ein aufgabenbezogenes Ordnungssystem fest.

2

Das öffentliche Organ von Kanton sowie selbständiger öffentlich-rechtlicher Anstalt und Stiftung des Kantons legt dem Staatsarchiv das Ordnungssystem zur Begutachtung vor. Dieses nimmt Stellung und äussert sich insbesondere zur Übereinstimmung mit den fachtechnischen Richtlinien nach Art. 7 Bst. b in Verbindung mit Art. 6 Bst. a dieses Erlasses.

Art. 13

Aufbewahrung

1

Das öffentliche Organ bewahrt die Unterlagen bis zum Vollzug des Entscheids des zuständigen Archivs über deren Archivwürdigkeit vollständig auf.

2

Es stellt sicher, dass die Unterlagen vor schädlichen Einwirkungen, insbesondere durch Feuer, Staub, Feuchtigkeit, Wasser und Schädlinge, sowie vor Verlust und Löschung geschützt sind.

3

Es gewährt dem zuständigen Archiv Zugang zu den physischen und elektronischen Ablagen, soweit es für die wirksame und wirtschaftliche Erfüllung von dessen Aufgaben notwendig ist.

Art. 14

Unterlagen aus elektronischen Systemen

1

Das öffentliche Organ von Kanton sowie selbständiger öffentlich-rechtlicher Anstalt und Stiftung des Kantons zieht das Staatsarchiv im Hinblick auf Bewertung und Ablieferung der Unterlagen bei der Planung von neuen elektronischen Systemen bei.

2

Das öffentliche Organ von Gemeinde sowie selbständigem öffentlich-rechtlichem Gemeindeunternehmen, Gemeindeverband und Zweckverband kann das Staatsarchiv um Beratung und Mitwirkung ersuchen.

Art. 15

Anbietepflicht

1

Unterlagen gelten als nicht mehr benötigt und sind von der Anbietepflicht erfasst, wenn:

      a)

      sie nicht mehr oder nur selten für das Verwaltungshandeln des öffentlichen Organs verfügbar sein müssen;

      b)

      eine vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist;

      c)

      sie aus Gründen des Datenschutzes vom öffentlichen Organ nicht mehr bearbeitet werden dürfen.

2

Das öffentliche Organ bietet Unterlagen, die älter als 50 Jahre sind, ohne weiteres dem zuständigen Archiv an.

3

Es sorgt für den Transport oder, bei Aufzeichnungen auf einem elektronischen Informationsträger, für die elektronische Übermittlung der abzuliefernden Unterlagen an das zuständige Archiv.

Art. 16

Archivierungsvereinbarungen

1

Das Staatsarchiv schliesst mit dem öffentlichen Organ von Kanton sowie selbständiger öffentlich-rechtlicher Anstalt und Stiftung des Kantons jeweils eine Archivierungsvereinbarung ab.

2

Die Archivierungsvereinbarungen bezeichnen die archivwürdigen Unterlagen und regeln insbesondere deren Aufbewahrungsfristen und die Ablieferung an das Staatsarchiv.

3

Sie können Aufbewahrungsfristen für nicht archivwürdige Unterlagen vorsehen.

Art. 17

Amtsdruckschriften

1

Das öffentliche Organ liefert dem zuständigen Archiv die Amtsdruckschriften unmittelbar nach deren Erscheinen unaufgefordert ab.

2

Als Amtsdruckschriften gelten die einmaligen und periodisch wiederkehrenden allgemein zugänglichen Publikationen des öffentlichen Organs. Darunter fallen auch Publikationen, die elektronisch veröffentlicht werden.

(3.2.) 2. Archivgut

Art. 18

Aufbewahrung

1

Die für die Bereitstellung von Archivraum und weiterer Archivinfrastruktur zuständigen Stellen von Kanton und Gemeinden treffen die erforderlichen Schutzmassnahmen für eine sichere und dauerhafte Aufbewahrung von Archivgut.

2

Räume, die der Archivierung dienen, schützen das Archivgut insbesondere vor:

      a)

      Feuer, Staub, Feuchtigkeit, Wasser und Schädlingen;

      b)

      direkter Sonnenbestrahlung und schädigenden klimatischen Einflüssen;

      c)

      unbefugter Einsichtnahme und Veränderung;

      d)

      Entwendung, Beschädigung und Zerstörung.

3

Dimensionierung sowie Einrichtung der Räume und, soweit notwendig, ihre Klimatisierung unterstützen die Wirksamkeit der Schutzmassnahmen.

Art. 19

Trennung von Unterlagen und Archivgut

1

Das öffentliche Organ von Gemeinde sowie selbständigem öffentlich-rechtlichem Gemeindeunternehmen, Gemeindeverband und Zweckverband und das zuständige Archiv stellen sicher, dass Unterlagen und Archivgut getrennt aufbewahrt werden.

Art. 20

Trennung von Archivgut
    a) bei Bestandesänderungen von Gemeinden

1

Bei Bestandesänderungen von Gemeinden nach den Bestimmungen des Gemeindevereinigungsgesetzes vom 17. April 2007[7]:

      a)

      bewahrt die vereinigte Gemeinde das Archivgut der vorbestandenen Gemeinden getrennt voneinander und getrennt von ihrem Archivgut auf;

      b)

      bewahren die Gemeinde, der von Gesetzes wegen das Archiv einer anderen Gemeinde übertragen wird, und die Gemeinde, der aufgrund eines übereinstimmenden Beschlusses das Archiv einer anderen Gemeinde ganz oder teilweise übertragen wird, das Archivgut getrennt von ihrem Archivgut auf.

2

Für Bestandesänderungen von Gemeinden vor Vollzugsbeginn dieses Erlasses wird Abs. 1 dieser Bestimmung sachgemäss angewendet.

3

Das Staatsarchiv wendet Abs. 1 und 2 dieser Bestimmung sachgemäss an, wenn ihm Archivgut von Gemeinden nach durchgeführten Bestandesänderungen zur dauernden Aufbewahrung übergeben wird.

Art. 21

b) bei gemeinsamen Archiven oder Übergabe von Archivgut

1

Bei gemeinsamen Gemeindearchiven nach Art. 5 Abs. 1 und 2 des Gesetzes über Aktenführung und Archivierung vom 19. April 2011[8] bewahrt das gemeinsame Archiv das Archivgut der beteiligten Gemeinden getrennt voneinander auf.

2

Bei der dauernden Übergabe von Archivgut einer Gemeinde an das Staatsarchiv nach Art. 7 des Gesetzes über Aktenführung und Archivierung vom 19. April 2011[9] bewahrt das Staatsarchiv das übergebene Archivgut getrennt von Archivgut des Kantons und von anderem übergebenem Archivgut auf.

Art. 22

Umsetzung der Trennung

1

Die Trennung von Unterlagen und Archivgut oder von verschiedenem Archivgut nach Art. 19 bis 21 dieses Erlasses erfolgt räumlich oder durch Kennzeichnung des jeweiligen Archivguts.

(4.) IV. Zugang zu Archivgut

Art. 23

Benutzung der Archive

1

Es erlassen eine Benutzungsordnung:

      a)

      das Departement des Innern für das Staatsarchiv;

      b)

      der Rat für das Gemeindearchiv. Bei gemeinsamen Archiven nach Art. 5 des Gesetzes über Aktenführung und Archivierung vom 19. April 2011[10] ist der Rat der das Archiv führenden Gemeinde zuständig.

2

Die Staatsarchivarin oder der Staatsarchivar und die Leiterin oder der Leiter des Gemeindearchivs können bei schweren Verstössen gegen die Benutzungsordnung den Zugang zum Archiv einschränken oder entziehen.

3

Als schwere Verstösse gelten insbesondere die vorsätzliche oder grobfahrlässige Beschädigung oder Veränderung sowie das wiederholte Verändern des Ordnungszustands und die Entwendung von Archivgut. Strafanzeige nach Art. 26 des Gesetzes über Aktenführung und Archivierung vom 19. April 2011[11] und die Geltendmachung eines Schadenersatzanspruchs bleiben vorbehalten.

Art. 24

Privilegierter Zugang für öffentliche Organe

1

Das zuständige Archiv kann dem öffentlichen Organ, das Unterlagen zur Archivierung abgeliefert hat, privilegierten Zugang zum Archivgut gewähren, wenn:

      a)

      das Archivgut nicht älter als 50 Jahre ist und

      b)

      das öffentliche Organ die Unterlagen für das Verwaltungshandeln wieder benötigt.

2

Im Rahmen des privilegierten Zugangs kann das öffentliche Organ das Archivgut ausserhalb des Archivs einsehen.

3

Der privilegierte Zugang erfolgt unter der Voraussetzung, dass:

      a)

      der Erhaltungs- und Ordnungszustand des Archivguts nicht beeinträchtigt oder verändert wird;

      b)

      Schädigung und Verlust von Archivgut ausgeschlossen sind;

      c)

      die Einsichtnahme durch Dritte oder betroffene Personen in angemessener Weise möglich bleibt.

4

Das zuständige Archiv kann den privilegierten Zugang zeitlich befristen und mit weiteren Auflagen verknüpfen.

  nGS 2019-029


text:
147.12

  Gebührentarif
  des Staatsarchivs

  vom 19.03.2019 (Stand 01.06.2019)

  Die Regierung des Kantons St.Gallen

    erlässt

    in Ausführung von Art. 25 des Gesetzes über Aktenführung und Archivierung vom 19. April 2011[1]

  als Tarif:[2]

Art. 1

Fotokopien und Scans

1

Das Staatsarchiv erhebt Gebühren für:

      a)

      von Archivpersonal erstellte Fotokopien und Scans von Archivgut, je Seite Fr. 1.–;

      b)

      von Kundinnen und Kunden erstellte Fotokopien und Scans von Bibliotheksgut, je Seite Fr. –.20, ausgenommen bei Verwendung eines eigenen Geräts;

      c)

      Rückkopien aus Mikrofilmen, je Kopie Fr. –.20.

2

Die Versandkostenpauschalen betragen:

      a)

      für Zustellungen im Inland Fr. 5.–;

      b)

      für Zustellungen ins Ausland Fr. 10.–.

Art. 2

Qualitätsreproduktionen

1

Das Staatsarchiv erhebt folgende Gebühren für Qualitätsreproduktionen durch den fototechnischen Dienst:

      a)

      Bilddateien, je Bilddokument und Versand aus digitalem Langzeitarchiv Fr. 20.–;

      b)

      Spezialreproduktionen auf Wunsch der Kundin oder des Kunden Fr. 40.–.

2

Für die Speicherung auf USB-Speicherstick und dessen Aushändigung wird ein Zuschlag von Fr. 10.– erhoben.

Art. 3

Beratungen

1

Das Staatsarchiv erhebt Gebühren für:

      a)

      Beratungen vor Ort und telefonische Beratungen von mehr als 1 Stunde, je angebrochene 30 Minuten Fr. 60.–;

      b)

      schriftliche Beratungen mit einem Aufwand von mehr als 1 Stunde, je angebrochene 30 Minuten Fr. 80.–.

Art. 4

Wiederbeschaffung von Dokumenten

1

Das Staatsarchiv erhebt für die Wiederbeschaffung von amtlichen Dokumenten für Private oder die Bereitstellung von Grundlagen für die Wiederbeschaffung eine Grundgebühr von Fr. 10.–.

2

Als Zuschlag werden erhoben:

      a)

      für den Rechercheaufwand von weniger als 1 Stunde Fr. 20.–;

      b)

      für den Rechercheaufwand von mehr als 1 Stunde je angebrochene 30 Minuten Fr. 10.–.

Art. 5

Archivführungen

1

Das Staatsarchiv erhebt für Archivführungen in Gruppen eine Gebühr von Fr. 70.– je mitwirkende Archivmitarbeiterin oder mitwirkenden Archivmitarbeiter.

2

Archivführungen für Mitarbeitende von öffentlichen Organen nach Art. 1 Bst. a des Gesetzes über Aktenführung und Archivierung vom 19. April 2011[3], für Studierende von Universitäten, Hochschulen und Fachhochschulen, einschliesslich Dozentinnen und Dozenten, sowie für Schülerinnen und Schüler von Volks-, Mittel- und Berufsschulen, einschliesslich Lehrpersonen, sind gebührenfrei.

Art. 6

Verzicht auf Gebührenerhebung

1

Von öffentlichen Organen nach Art. 1 Bst. a des Gesetzes über Aktenführung und Archivierung vom 19. April 2011[4] werden keine Gebühren erhoben, wenn sie Leistungen des Staatsarchivs zur Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe beanspruchen.

2

Das Staatsarchiv kann Schülerinnen und Schülern oder Studierenden die Gebühren ganz oder teilweise erlassen, wenn dies im Interesse der schulischen oder universitären Geschichtsforschung ist.

  nGS 2019-030