text:
18/2015. (X. 9.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Egyedi iratkezelési szabályzatáról.
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 9. § (4) bekezdésében és 10. §
(1) bekezdés b) pontjában foglaltakra figyelemmel, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről
szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 3.  §-ában foglalt kötelezettség teljesítése érdekében, a  jogalkotásról szóló 2010. évi
CXXX.  törvény 23.  § (4)  bekezdés c)  pontja, valamint a  tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi
LXXVI.  törvény 6.  §-a és 8.  § (1)  bekezdése alapján – a  Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.)
Korm.  rendelet 21.  § 14.  pontjában meghatározott feladatkörében eljáró belügyminiszterrel és a  Magyar Nemzeti Levéltárral
egyetértésben – a következő utasítást adom ki:
I. FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. Az utasítás hatálya, alkalmazási köre
1. A Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) jelen utasítással kiadott egyedi
iratkezelési szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) alkalmazási köre, illetve hatálya kiterjed az  NKFI Hivatal
szervezeti egységeinél keletkező, oda érkező vagy onnan kimenő valamennyi nyílt iratra, azok papíralapú és
elektronikus kezelésére, illetve valamennyi ügyvitelben érintett alkalmazottjára.
2. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és az annak
végrehajtására kiadott jogszabályok alapján kiadott biztonsági szabályzat vonatkozik.
2. Értelmező rendelkezések 3. A Szabályzatban használt fogalmak értelmezésére
a) a köziratokról, a  közlevéltárakról és a  magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény
(a továbbiakban: Ltv.),
b) a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény,
c) az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény,
d) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény,
e) a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról
szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,
f ) az egyes, az  elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.)
Korm. rendelet,
g) az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,
h) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet
(a továbbiakban: Kr.) és
i) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről
szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet
rendelkezései az irányadóak.
4. E Szabályzat alkalmazásában:
4.1. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő
sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,
4.2. archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint az elektronikus dokumentumok hosszú
távú biztonságos megőrzése elektronikus adathordozón,
4.3. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,
4.4. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az  irat és az  iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló
dokumentum, 4.5. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,
4.6. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az  elektronikus
küldeményt és az elektronikus levelet is,
4.7. elektronikus adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az  ügyfél–hivatal, illetve a  hivatal–ügyfél
kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz,
4.8. elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább
fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat,
4.9. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt
érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített
küldeményt mely időpontban vette át,
4.10. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz
kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni,
4.11. expediálás: az  irat kézbesítésének előkészítése, ügyintézői vagy vezetői utasítás alapján a  küldemény
címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés és küldés módjának és időpontjának
meghatározása, a küldemény küldési mód szerinti összeállítása,
4.12. feladatkör: azoknak a  feladatoknak az  összessége, amelyeket a  szerv vagy személy végez az  ügyintézési
munkafolyamat során,
4.13. hivatali kapu: a  hatóságok számára a  benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt
jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a  minisztérium hozzáfér
a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz,
4.14. hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: az  NKFI Hivatal egységének kijelölt dolgozója, aki
ügyfélkapuval és a hivatali kapuhoz hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,
4.15. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet
a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,
4.16. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,
4.17. iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv Szervezeti
és Működési Szabályzata figyelembevételével készül, és amelynek függelékeit a szerv további, iratkezeléssel
kapcsolatos iratmintáinak gyűjteménye, valamint az irattári terv képezi,
4.18. irattár: egyrészt átmeneti irattár, amely az adott szervezeti egység ügykezelőjének kezelésében van, másrészt
a központi irattár, amelyet az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység központi irattárosai kezelnek,
4.19. irattári tételszámmal való ellátás: az  ügyiratnak az  irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való
besorolása,
4.20. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá
kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,
4.21. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy
ügyintézői utasítások,
4.22. kezelő: küldemények – különös tekintettel az  egységes kormányzati ügykezelő rendszeren keresztül érkező
elektronikus küldemények – átvételére kijelölt kormánytisztviselő,
4.23. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről saját kezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával
vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat,
4.24. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány- (elintézés-) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének
engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,
4.25. különös iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott
elektronikus iktatókönyv,
4.26. levéltárba adás: a  lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása
az illetékes közlevéltárnak,
4.27. megőrzési (határ)idő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,
4.28. munkaanyag: valamely irat érdemi információt tartalmazó előkészítő része,
4.29. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során
kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),
4.30. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok vagy a szerv iratkezelési szabályzata alapján selejtezési eljárás alá
vonható iratainak kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése,
4.31. szervezeti és működési szabályzat: a  szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a  szerv, azon
belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,
4.32. szervezeti postafiók: az NKFI Hivatal számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,
4.33. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek
végrehajtása, az  eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli
munkamozzanatok sorozata, összessége,
4.34. ügyiratdarab: az  ügyiratnak az  a  része, amely az  ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett
iratokat tartalmazza (akta),
4.35. ügyintéző: az ügy elintézésre, a döntés előkészítésére jogosult,
4.36. ügykezelő: szervezeti egységenként legalább egy iratkezelési feladatokkal megbízott személy (adminisztrátor),
4.37. ügyvitel: a  szerv folyamatos működésének alapja, az  ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek
(mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások
teljesítését foglalja magában,
4.38. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.
3. Az iratkezelés szervezete, felügyelete 5. Az NKFI Hivatalban az  iratok kezelése vegyes iratkezelési rendszerben valósul meg. A  6.  pontban meghatározott
elektronikus dokumentumkezelő rendszer centralizáltan működik. Az NKFI Hivatal iratainak érkeztetése centralizáltan
működik, azonban az NKFI Hivatal elnöke kivételesen indokolt esetben (például eltérő telephely esetén) engedélyezheti
a  decentralizált érkeztetést, és intézkedik a  Szabályzat módosításáról és annak a  Magyar Nemzeti Levéltárhoz,
valamint a  köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterhez egyetértésre történő ismételt
felterjesztéséről. A  szervezeti egységek (ügykezelői, továbbá iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői)
az iratkezelés – érkeztetést követő – egyes fázisait önállóan végzik.
6. A szervezeti egységeknél az  elektronikus iratkezelés a  dokNET Enterprise I-DLT13T_TAN számon tanúsított
dokumentumkezelő rendszer (a továbbiakban: iratkezelési szoftver) használatával történik, a papíralapú iratkezelés
mellett. Az  NKFI Hivatal által kezelt, közfinanszírozású támogatással megvalósuló kutatás-fejlesztési és innovációs
projektekkel összefüggő eljárásra az  NKFI hivatal elnökének utasításában foglalt rendelkezések irányadók,
az elkülönült informatikai nyilvántartási rendszer alkalmazására tekintettel.
7. Az NKFI Hivatal iratkezelésének szakmai irányítását és felügyeletét az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység
vezetője látja el, aki e feladatkörében felelős:
a) a Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért és
szükség szerinti módosításáért;
b) a szabálytalanságok megszüntetéséért;
c) a 9. b) alpontba nem tartozó iratkezelési segédeszközök biztosításáért;
d) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek – a  9. h)  alpontba nem tartozó – szakmai képzéséért,
továbbképzéséért;
e) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok megszervezéséért;
f ) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételei kialakításának kezdeményezéséért;
g) az iratanyag központi irattárból történő évenkénti szabályos selejtezéséért;
h) az irattári tervben meghatározott idő után, a központi irattár iratanyagának levéltárba adásáért;
i) a központi irattár selejtezett iratanyagainak biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért.
8. A szervezeti egység vezetője az irányítása alatt álló szervezeti egységénél köteles
a) megszervezni az  iratkezelést, gondoskodni annak szabályszerűségéről, szükség esetén a  szabálytalanságok
megszüntetéséről,
b) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását,
kiemelt figyelemmel az ügyiratok irattárba helyezésére,
c) gondoskodni – az  iratanyag felesleges felhalmozódásának elkerülése érdekében – az  iratanyag évenkénti
selejtezéséről,
d) szakszerűen működtetni a szakterülete átmeneti irattárát,
e) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,
f ) gondoskodni – a Szabályzatban meghatározott idő után – az iratanyag központi irattárba adásáról,
g) közvetíteni a Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység
vezetőjének,
h) az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe foglalni és a  szabálytalanságok
megszüntetését ismételt ellenőrzés útján megvizsgálni, továbbá a jegyzőkönyv egy példányát az igazgatási
feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjének megküldeni,
i) gondoskodni a  szervezeti egységéhez tartozó munkatársak vonatkozásában az  iratkezelési szoftver
alkalmazásról,
j) kezdeményezni az  iratkezelési szoftver-hozzáférési jogosultságok (szerepkörök) beállítását (regisztrálást,
törlést, módosítást) a rendszeradminisztrátornál.
9. Az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység felelős:
a) az iratkezelési szoftver üzemeltetéséért, működtetéséért;
b) az iratkezeléshez szükséges számítástechnikai programok, adathordozók és egyéb szükséges informatikai
eszközök biztosításáért vagy azok biztosításának a  Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. felé való
intézkedéséért;
c) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények meghatározásáért és azok betartásáért;
d) az elektronikus aláírások nyilvántartásáért, a kezelés IT-támogatásáért;
e) az elektronikus úton történő kapcsolattartás esetén annak szervezeten belüli működtetéséért;
f ) az iratkezelési szoftver hibás működésének elhárításáért;
g) az iratkezelési szoftvert leíró felhasználói kézikönyv naprakész változatának beszerzéséért, az  NKFI Hivatal
intranetes oldalán való közzétételéért;
h) az iratkezelési szoftver rendszeradminisztrátori feladatainak ellátásáért, az  iratkezelési szoftver használatára
vonatkozó képzésért és továbbképzésért. 10. A munkakörében erre kijelölt kormánytisztviselő ellátja az iratkezelési szoftver informatikai rendszeradminisztrátori
feladatait (a továbbiakban: rendszeradminisztrátor), ennek körében feladatai a következők:
a) az elektronikus érkeztető- és iktatókönyvek megnyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése;
b) az irattárit terv alapján az irattári tételszámok elektronikus rendszerbe történő feltöltése;
c) a szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye alapján az iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak,
(szerepkörök) beállítása és a jogosultságok naprakész nyilvántartása;
d) az egyedi azonosítóknak és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartása;
e) a szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye alapján a helyettesítési jogok beállítása;
f ) a kiadott elektronikus aláírások nyilvántartása külön szabályzatban meghatározott rendben;
g) az iratkezelési szoftverben tárolt adatok archiválása;
h) a felhasználók részére általános kezelési segítségnyújtás;
i) kapcsolattartás az iratkezelési szoftver támogatójával, fejlesztőjével.
11. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:
a) döntés az előzményiratok végleges szereléséről,
b) az irattári tételszám meghatározása,
c) egyéb ügykezelői utasítások megadása,
d) a rábízott iratok megfelelő tárolása,
e) az iratokkal való elszámolás, átmeneti irattárnak való átadás,
f ) hatósági statisztikai adatok megadása,
g) az iratok nyomonkövethetőségének biztosítása.
12. Az ügykezelő feladatai az alábbiak:
a) a szervezeti egység ügyintézésébe tartozó papíralapú iratok átvétele, iratok csatolása, szerelése, szignálásra
előkészítése,
b) a szervezeti egység ügyintézésébe tartozó papíralapú iratok postázásra, kézbesítésre történő előkészítése
(expediálása),
c) a szervezeti egységnél lévő papíralapú iratnak az  ügyintéző részére történő dokumentált ki- és átadása,
valamint visszavétele, d) a szervezeti egység ügyintézésébe tartozó papíralapú iratok átmeneti irattárban történő átvétele és
rendszerezett őrzése, központi irattár részére történő, rendszerezett átadása,
e) az iratkezeléssel kapcsolatos egyéb technikai feladatok ellátása, a  szervezeti egység ügyintézőinek és
vezetőjének támogatása.
13. Az ügykezelőnek évente legalább egy alkalommal – az  igazgatási és az  informatikai feladatokért felelős szervezeti
egység által szervezett – továbbképzés keretében a  Szabályzat rendelkezéseivel, valamint az  iratkezelési szoftver
használatával kapcsolatban tartott oktatáson részt kell vennie.
4. Az irattári terv 14. Az 1. melléklet tartalmazza az NKFI Hivatal irattári tervét, amelynek szerkezetére, rendszerére a közfeladatot ellátó
szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló kormányrendelet rendelkezései irányadók.
15. Amennyiben valamely irat nem rendelhető az 1. melléklet szerinti irattári tételszámok egyikéhez sem, az ügyintéző
tájékoztatja az  igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjét, aki gondoskodik új irattári tételszám
rendelkezésre bocsátásáról – a Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL), valamint a köziratok kezelésének
szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésének beszerzésével –, ezt követően az  aktualizált irattári terv
megfelelő kiadásáról.
II. FEJEZET
AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI 5. Az iratok rendszerezése és nyilvántartása
16. Az ügyiratokat, valamint az NKFI Hivatal irattári anyagába tartozó egyéb iratokat az irat ügyintézőjének – legkésőbb
az  ügy befejezésével egyidejűleg, még az  átmeneti irattárba helyezésük előtt – az  irattári tervben meghatározott
irattári tételekbe kell sorolni.
17. Az NKFI Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az  azonos ügyre
– egyedi tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A  több fázisban intézett ügyek
egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek.
18. Az egységes ügyiratkezelés elvének érvényesülése érdekében az  azonos ügyben keletkezett ügyiratdarabokból
összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható,
mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.
19. A kizárólag elektronikus formában létező ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását az  iratkezelő szoftver
biztosítja.
20. A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az  NKFI Hivatal elnöke által meghatározott és közzétett előadói ívben
történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat a legfelső.
21. Az iratokat az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével – a Szabályzat
eltérő rendelkezése hiányában – az e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az iktatást
olyan módon kell végezni, hogy az  elektronikus iktatókönyvet az  ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen
használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok
holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.
22. Az iratforgalom keretében az  iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy az  iratkezelési
szoftveren keresztül a  szignálási rend betartásával egyértelműen megállapítható legyen az  átadó és az  átvevő
személye, az átadás időpontja és módja. Papíralapú iratot csak úgy lehet átvenni, ha az  irat fizikai átvételével egy
időben ennek ténye az iratkezelési szoftverben is rögzítésre kerül.
23. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattárazási utasítással ellátott papíralapú ügyiratokat az átmeneti irattárban,
az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni. Az elektronikus ügyiratok megőrzése az iratkezelési szoftveren
keresztül történik.
6. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben
24. A kormánytisztviselő jogosultságának beállítását, módosítását, törlését az  érintett kormánytisztviselő szervezeti
egységének vezetője írásban (elektronikus levélben) kérelmezi a rendszeradminisztrátornál. A rendszeradminisztrátor
a tájékoztatásnak megfelelően beállítja, módosítja vagy visszavonja az iratkezelési szoftverre vonatkozó, munkakörnek
megfelelő hozzáférési jogosultságot.
25. A rendszeradminisztrátor a  meglévő jogosultságokról – az  NKFI Hivatal informatikai biztonsági szabályzatának
megfelelően – naprakész nyilvántartást vezet.
26. A rendszeradminisztrátor minden esetben elektronikus üzenetben értesíti a  jogosultságra vonatkozó kérés
végrehajtását az azt kezdeményezőnél és – nem vezető beosztású kezdeményező esetén – a kezdeményező közvetlen
felettesénél.
27. A kormánytisztviselő szabadsága, távolléte vagy akadályoztatása esetére a  helyettesítésről a  kormánytisztviselő
–  a  közvetlen vezetője tájékoztatásával – e-mailben értesítést küld a  rendszeradminisztrátornak, aki az  iratkezelő
szoftver helyettesítés funkcióját használva rögzíti azt. A  közvetlen vezető által kijelölt helyettes a  helyettesített
ügyintézésében lévő iratok tekintetében a helyettesítésre vonatkozó szabályok szerint jár el.
28. A szervezeti egység vezetője az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjénél kérelmezheti különös
iktatókönyv létrehozását, amennyiben személyiségi jogi vagy egyéb indok szükségessé teszi, és előreláthatóan
az  adott témakörben nagyszámú irat iktatása válik szükségessé. A  kérelemben meg kell jelölni annak indokát és
azokat a  kormánytisztviselőket, akik számára hozzáférési jogosultságot kell biztosítani. Az  elnök hozzáférési
jogosultsága nem korlátozható.
29. Amennyiben a 28. pont szerinti kérelmet az  igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője nem hagyja
jóvá, a  kezdeményező szervezeti egység vezetője az  elnökhöz fordulhat, aki az  igazgatási feladatokért felelős
szervezeti egység vezetője véleményének kikérését követően dönt a 28. pont szerinti kérelemről.
7. Az iratok tárolása, munkahelyen kívüli kezelése, betekintés, másolatkészítés, kölcsönzés, megismerés
30. A papíralapú iratokat az ügyintézés során úgy kell tárolni, hogy azok kezelése és tárolása az egyéb tevékenységtől
elkülönítetten történjen.
31. Munkaidőn belül a felügyelet nélkül hagyott olyan helyiséget, ahol – akár ideiglenes, akár rendszeres jelleggel – iratot
tárolnak, munkaidő alatt is be kell zárni, az ott tárolt iratok és technikai eszközök védelme érdekében. Amennyiben
az  ilyen helyiséget úgy kell felnyitni, hogy nincs jelen olyan kormánytisztviselő, aki az  adott helyiségért felelős,
jegyzőkönyvet kell felvenni, megjelölve a felnyitás okát, a jelenlévők nevét, és amennyiben a helyiségből iratot vittek
el, vagy abba betekintettek, akkor annak tényét. A jegyzőkönyvet a jelenlévőknek alá kell írni, és egy példányát meg
kell küldeni az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjének, aki szükség szerint további intézkedéseket
tehet.
32. Ha szükséges, akkor a papíralapú iratok kezelésére – ide nem értve a központi irattár helyiségét – a szervezeti egység
vezetőjének kezdeményezésére külön helyiséget kell kijelölni. A kijelölésről az elnök az igazgatási feladatokért felelős
szervezeti egység vezetője véleményének kikérésével dönt. Az iratok elhelyezésére rendszeresített helyiséget külső
behatolás ellen védetté kell tenni.
33. Az NKFI Hivatal alkalmazottai csak azokhoz az – akár papíralapú, akár elektronikus adathordozón tárolt – iratokhoz,
adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyekre az illetékes szervezeti
egység vezetője vagy az elnök felhatalmazást ad.
34. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint
munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a  vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával,
a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.
35. Az iratokba való betekintést és a  másolatkészítést – a  vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok
figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek.
36. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír
alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.
37. Azoknak a  nem selejtezhető iratoknak a  használatát, amelyek az  Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő
eltelte után is az NKFI Hivatal őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell
biztosítani.
38. A döntés megalapozását szolgáló adattal összefüggő „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére
az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló törvény rendelkezései irányadók.
39. A „Nem nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló általános vagy különös iktatókönyvbe kell
iktatni, zárható irat- vagy lemezszekrényben kell tárolni, és a továbbiakban a Szabályzat előírásai szerint kell kezelni.
40. Az NKFI Hivatal az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott elektronikus adathordozókkal kapcsolatos védelmi
intézkedésekről, beleértve a  vírusvédelmet és a  kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is, informatikai
biztonsági szabályzatában rendelkezik, amely biztosítja az  illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind
a papíralapú, mind az elektronikus adathordozó esetében.
8. A papír alapon és az elektronikus formában kezelt iratok, az iratok kinyomtatása
41. Az NKFI Hivatalban az iratok kezelése elsődlegesen az erre rendszeresített iratkezelési szoftver használatával történik.
Nem kötelező – az  egységes kormányzati ügykezelő rendszer kötelező használata kivételével – a  dokumentumok
elektronikus kezelése akkor, ha azt jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz, belső szabályzat kizárja, vagy ha
az  irat papíralapú kezelése jog érvényesítése vagy kötelezettség teljesítése érdekében különösen indokolt
(így különösen munkaügyi és pénzügyi okiratok, szerződések és megrendelők).
42. A közvetlenül az  NKFI Hivatalhoz benyújtott, valamint a  saját készítésű papíralapú iratokat dokumentumszkenner
segítségével kell digitalizálni, és az iktatókönyvben a megfelelő iktatószámhoz kell rendelni, figyelemmel a 41. pontra.
43. A papír alapon kiadmányozásra került iratokat – a 41. pontban foglalt kivételekkel – kiküldés előtt be kell szkennelni,
majd a szkennelt dokumentumot fel kell tölteni az iratkezelési szoftverbe, az iktatószámnak megfelelő irathoz.
44. Amennyiben elektronikus aláírás-szolgáltatással lett kiadmányozva az irat, akkor az így aláírt elektronikus dokumentum
lesz az irattári és a hiteles példány.
45. Az iktatórendszerben tárolt hiteles példányokról hiteles másolatot az irat ügyintézőjének közvetlen vezetője láthatja
el hitelesítési záradékkal. A hitelesítési záradék tartalma:
a) „az eredeti dokumentummal megegyező” szöveg;
b) a hitelesítés kelte;
c) a hitelesítést végző személy neve és beosztása;
d) a hitelesítést végző személy saját kezű aláírása;
e) a hitelesítést végző vezető szervezeti egységének hivatalos bélyegzőlenyomata.
46. Amennyiben az irat több oldalból áll, csak az első oldalt kell ellátni hitelesítési záradékkal, a másolat további oldalainak
fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni.
47. Az elektronikus iktatókönyvben dokumentálni kell a hiteles másolat kiadásának tényét és idejét és a másolatot kapó
személy megnevezését.
48. A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó iratok és azok mellékletei példányszámát a  szerződéskötési és
gazdálkodási szabályok határozzák meg. Nem kell kinyomtatni azokat a  mellékleteket, amelyek csak tájékoztatás
céljából, háttér-információként, munkaanyagként kerülnek feltöltésre az iratkezelési szoftverbe.
49. Az e  pontban felsorolt irattípusok esetén legalább két (illetve az  érintettek számának függvényében számított)
példányt ki kell nyomtatni, amelynek rendszerezett őrzéséről és nyilvántartásáról az alább megjelölt (és a  további
érintett) szervezeti egység vezetője gondoskodik:
a) elnöki utasítások és intézkedési tervek – jogi feladatokért felelős szervezeti egység;
b) közbeszerzések iratai – közbeszerzésért felelős szervezeti egység;
c) együttműködési megállapodások és pénzügyi kötelezettségvállalással nem járó egyéb szerződések – jogi
feladatokért felelős szervezeti egység;
d) a b) alpontba és a 48. pontba nem tartozó egyéb, kötelezettségvállalást tartalmazó iratok – gazdálkodásért
felelős szervezeti egység;
e) hatósági ügyben keletkezett iratok – hatósági feladatokért felelős szervezeti egység.
50. A meghatalmazásokat a  meghatalmazott, a  meghatalmazó és az  igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység
részére is ki kell nyomtatni, amely szervezeti egység vezetője gondoskodik a  meghatalmazások rendszerezett
őrzéséről és nyilvántartásáról, valamint az NKFI Hivatal belső intranetes hálózatára való feltöltéséről.
III. FEJEZET
AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELÉTŐL AZ ÜGYINTÉZŐ KIJELÖLÉSÉIG
9. A küldemények átvétele 51. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, magánszemély személyes benyújtása útján (együttesen:
papíralapú küldemény) vagy informatikai-telekommunikációs eszköz, egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer,
hivatali kapu útján (együttesen: elektronikus küldemény) kerül a szervezeti egységekhez.
52. A küldemények átvételére – a  jelen Szabályzatban meghatározott kivétellel – elsősorban az  adott telephelyen
munkakörében erre kijelölt kormánytisztviselő (a továbbiakban: kezelő) jogosult. Amennyiben a kezelő nem érhető
el, a címzetten és az általa meghatalmazott személyen kívül a küldemények átvételére jogosult:
a) az elnök valamennyi küldeményt;
b) az elnökhelyettes az irányítása alá tartozó szervezeti egységeknek vagy az oda beosztott kormánytisztviselőknek
címzett küldeményt;
c) a szervezeti egység vezetője és a szervezeti egység ügykezelője a szervezeti egységnek vagy az oda beosztott
munkatársnak címzett küldeményt;
d) az ügyfélszolgálat munkatársa az ügyfélszolgálat részére címzett küldeményt vagy bármely más küldeményt,
amely címzéséből egyértelműen megállapítható, hogy az ügyfélszolgálat feladatkörébe tartozó küldeményről
van szó;
e) futárszolgálat útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy;
f ) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a szervezeti egység hivatalos elektronikus postafiókja.
53. Amennyiben olyan személy veszi át a  küldeményt, aki annak érkeztetésére nem jogosult, akkor a  küldeményen
az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie, és azt haladéktalanul továbbítani kell a kezelőnek vagy az 52. pont
szerinti átvételre jogosultnak.
54. A kezelő átveszi a kézbesítés módja szerint közvetlenül az NKFI Hivatalhoz érkező valamennyi papíralapú küldeményt,
szükség esetén aláírásával, az átvétel dátumának és nevének olvasható feltüntetésével igazolja az átvételt. Ha az ügyfél
az  iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az  átvételt átvételi elismervénnyel vagy az  átvétel
tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.
55. A kezelő a küldemény átvételekor ellenőrzi:
a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát;
b) a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel egyezőségét;
c) az iratot tartalmazó zárt boríték vagy csomagolás sértetlenségét.
56. A gyors elintézést igénylő – „azonnal”, „sürgős” jelzésű – küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell
rögzíteni az  iratkezelési szoftverben, ahol a  küldeményen található jelzést is jelezni kell. Az  ilyen küldeményt
a  címzettnek vagy annak, akinek részére a  küldeményt egyébként továbbítani kell, haladéktalanul át kell adni,
valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.
57. Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell
arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen.
58. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön
jegyzékben fel kell tüntetni. A  megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a  küldő szervet, személyt
értesíteni kell, értesítéséről az ügyintéző kijelölését követően az irat ügyintézője azonnal gondoskodik.
59. Az elektronikus úton érkezett küldemények kezelését a  címzett, központi e-mail címre elektronikus úton érkezett
küldemények kezelését a központi e-mail cím kezelésére kijelölt kormánytisztviselő végzi. Az egységes kormányzati
ügyiratkezelő rendszer útján érkező küldeményeket a  kezelő veszi át, és továbbítja a  címzett szervezeti egység
ügykezelőjének.
60. Az elektronikus úton érkezett küldemény átvételét az NKFI Hivatal köteles megtagadni, ha az biztonsági kockázatot
jelent a számítástechnikai rendszerére.
61. Az elektronikus úton érkezett küldemény az NKFI Hivatal számítástechnikai rendszerére biztonsági kockázatot jelent,
ha
a) a Hivatal informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan
hozzáférés célját szolgálja;
b) az a)  pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének
jogosulatlan akadályozására irányul;
c) az a)  pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására,
hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. 62. Az NKFI Hivatal a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles az NKFI Hivatal
értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott
küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal
érkező, 60. pont szerinti küldemény.
10. A küldemények felbontása 63. A küldeményeket, a  Szabályzat eltérő rendelkezése hiányában a  kezelő bontja fel. Az  egységes kormányzati
ügyiratkezelő rendszer útján érkező küldemények (kivétel a  hivatali kapun keresztül érkezők) bontását külön
adatfeldolgozási szerződés alapján az e feladatokat ellátó adatfeldolgozó végzi.
64. Felbontás nélkül, az alábbiak szerint kell továbbítani a következő küldeményeket:
a) amelyek „s. k.” felbontásra szólnak, ezeket minden esetben csak a  címzett, tartós akadályoztatása esetén


type: legislation

jurisdiction: Hungary

text:
1679/2012. (XII. 28.) Korm. határozata a kulturális örökségvédelmi szervezetrendszer átalakításához kapcsolódóan az Emberi Erőforrások Minisztériuma, a Belügyminisztérium, valamint a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium fejezetek közötti előirányzat-átcsoportosításról.
A Kormány az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 33. § (1) bekezdése alapján a Forster Gyula Nemzeti
Örökséggazdálkodási és Szolgáltatási Központtól a Belügyminisztériumhoz átkerült 31 fő státusz, valamint a Budapest
Főváros Kormányhivatalához átkerült 70 fő státusz költségvetési fedezetének biztosítása érdekében 91,0 millió forint
1. melléklet szerinti, egyszeri átcsoportosítását rendeli el a Magyarország 2012. évi központi költségvetéséről szóló
2011. évi CLXXXVIII. törvény (a továbbiakban: Kvtv.) 1. melléklet XX. Emberi Erőforrások Minisztériuma fejezet,
4. Egyéb kulturális intézmények cím terhére, a Kvtv. 1. melléklet XIV. Belügyminisztérium fejezet,
1. Belügyminisztérium igazgatása cím, valamint a Kvtv. 1. melléklet X. Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium
fejezet, 8. Fővárosi, megyei kormányhivatalok és Megyei intézményfenntartó szervek, átvett intézmények cím,
1. Fővárosi, megyei kormányhivatalok alcím javára. Felelős: emberi erőforrások minisztere
közigazgatási és igazságügyi miniszter belügyminiszter nemzetgazdasági miniszter Határidő: azonnal
Orbán Viktor s. k.,
miniszterelnök


text:
1335/2013. (VI. 13.) Korm. határozata a KEOP-1.2.0/09-11-2012-0015 azonosító számú („Kéthely agglomeráció szennyvízkezelése” című) projekt támogatásának jóváhagyásáról.
A Kormány
 1. jóváhagyja az  1.  melléklet szerint a  KEOP-1.2.0/09-11-2012-0015 azonosító számú, „Kéthely agglomeráció
szennyvízkezelése” című, egymilliárd forintot meghaladó támogatási igényű projektjavaslatot,
 2. hozzájárul az  1.  pont szerinti projekt támogatási szerződésének – a  Nemzeti Fejlesztési Ügynökség
Környezetvédelmi Operatív Programok Irányító Hatósága általi – megkötéséhez.
felelős: nemzeti fejlesztési miniszter
határidő: azonnal
orbán viktor s. k.,
 miniszterelnök