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CHAPITRE 1er.  - Définitions
 Article     1er . Pour l'application du présent règlement d'ordre intérieur, on entend par :
1° agence : la " Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - Syntra Vlaanderen " (Agence flamande pour la Formation d'Entrepreneurs - SYNTRA Vlaanderen), créée par l'article 3, § 1er du décret du 7 mai 2004 ;
2° commission d'appel : l'organe exécutif qui relève de la commission sectorielle et dont le ressort reste limité à une ou plusieurs professions, groupées ou non dans un cluster au sein du secteur ;
3° centres : les centres de formation des indépendants et des petites et moyennes entreprises, également dénommés Syntra, visés à l'article 36 du décret du 7 mai 2004 ;
4° commission Audit : la commission, visée à l'article 19, § 4, alinéa premier, 1°,  du décret du 7 mai 2004 ;
5° commission Plaintes : la commission, visée à l'article 19, § 4, alinéa premier, 3°,  du décret du 7 mai 2004 ;
6° commission Screening : la commission, visée à l'article 19, § 3, du décret du 7 mai 2004 ;
7° commission Stratégie : la commission, visée à l'article 19, § 4, alinéa premier, 2°,  du décret du 7 mai 2004 ;
8° décret du 7 mai 2004 : le décret du 7 mai 2004 portant création de l'agence autonomisée externe de droit public " Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - Syntra Vlaanderen " (Agence flamande pour la Formation d'Entrepreneurs - Syntra Flandre) ;
9° administrateur délégué : l'administrateur délégué, visé à l'article 20 du décret du 7 mai 2004 ;
10° instance : le conseil d'administration, la commission de pratique, une commission, le " Management Syntra-netwerk " ;
11° décret cadre du 18 juillet 2003 : le décret cadre Politique administrative du 18 juillet 2003 ;
12° commission Apprentissage : l'organe exécutif qui relève de la commission de pratique et qui gère le suivi et le monitoring du fonctionnement de l'apprentissage pour un secteur ;
13° " Management Syntra-netwerk " : la commission spéciale, en abrégé " MSN ", établie en application de l'article 19, § 1er, alinéa premier, du décret du 7 mai 2004, et compétente pour la gestion du réseau commun des centres et de l'agence, visé à l'article 21, § 1er, alinéa trois, du décret du 7 mai 2004 ;
14° commission de pratique : la commission de pratique de l'agence, visée à l'article 13 du décret du 7 mai 2004 ;
15° conseil d'administration : le conseil d'administration de l'agence, visé à l'article 7 du décret du 7 mai 2004 ;
16° commission sectorielle : l'organe stratégique qui traduit la vision d'un secteur en un plan stratégique qui sert, entre autres, de directive pour le fonctionnement de commissions d'appel relevant de la commission sectorielle.
 CHAPITRE 2.  - Compétence et composition du conseil d'administration
 Art.    2 . En application de l'article 12, § 1er, du décret du 7 mai 2004 et sans préjudice des compétences de la commission de pratique, le conseil d'administration dispose de la plénitude des compétences d'administration et se prononce à propos de toutes les matières pour lesquelles l'agence est compétente.
 Art.    3 . En application de l'article 12, § 2, du décret du 7 mai 2004 relèvent en tout cas des compétences réservées du conseil d'administration pour lesquelles aucune délégation n'est possible :
1° la conclusion, sur la proposition de l'administrateur délégué, du contrat de gestion avec le Gouvernement flamand ;
2° l'établissement du projet de budget et des comptes ;
3° l'établissement, sur la proposition de l'administrateur délégué, du plan d'entreprise annuel, ainsi que d'un plan opérationnel à moyen et à long terme, tels que visés à l'article 15, § 1er, 4°,  du décret cadre du 18 juillet 2003 ;
4° la décision, en application des conditions de l'article 12 du décret cadre du 18 juillet 2003, sur la participation de l'agence à la création de ou la participation à d'autres personnes morales de droit privé ou public, ainsi que sur l'administration ou la direction et le financement de ces personnes morales ;
5° l'approbation des rapports au Gouvernement flamand sur l'exécution du contrat de gestion ;
6° l'établissement de rapports concernant l'exécution du budget ;
7° la conclusion du plan d'organisation avec les centres, tel que visé à l'article 38, § 2, dernier alinéa du décret du 7 mai 2004.
 Art.    4 . § 1er. Outre les compétences, visées à l'article 3, le conseil d'administration a en particulier les compétences suivantes, qui sont fixées par arrêté du Gouvernement flamand :
1° en application de l'arrêté du Gouvernement flamand du 13 février 2009 concernant l'apprentissage, visé au décret du 7 mai 2004 :
a) la définition du curriculum de la formation ;
b) la détermination de la durée de la formation théorique par formation ou par groupe de formations dans une profession ;
c) la décision, dans des cas spécifiques, d'organiser une formation à un autre rythme hebdomadaire ou annuel ;
d) la décision, après examen, que les cours sont organisés selon d'autres modalités que de manière orale ;
e) l'approbation du règlement de centre ;
f) la détermination des curriculums des cours de la formation générale et de la formation axée sur le métier ;
g) l'autorisation de modifications aux curriculums établis afin de permettre l'instauration d'innovations pédagogiques ou de fond ;
h) l'approbation du plan annuel du centre et l'établissement de sa procédure d'introduction ;
i) la définition de ce qu'on entend par apprentis régulièrement inscrits ;
j) l'autorisation d'un nombre plus élevé ou moins élevé que le nombre prescrit pour un cours, pour des raisons budgétaires, organisationnelles ou pédagogiques-didactiques ;
k) en application des dispositions légales, la fourniture de directives relatives à l'accompagnement et à l'évaluation d'apprentis ;
l) le regroupement des dispositions sur et des directives pour l'accompagnement et l'évaluation d'apprentis dans un règlement des examens ;
m) la fixation d'un examen théorique ;
n) l'établissement du modèle d'attestation démontrant que les apprentis ont suivi régulièrement une ou plusieurs années de formation pour lesquelles ils ont réussi ;
o) la prise de connaissance du rapport sur la constatation d'irrégularités lors de la surveillance du déroulement des examens et des épreuves pratiques ;
p) la décision, en cas de recours introduit par un apprenti ou son représentant légal, sur le déroulement adéquat et régulier des examens ou des épreuves pratiques ;
q) sans préjudice d'autres décisions administratives, l'annulation en tout ou en partie des examens et épreuves pratiques en cas de recours ou d'irrégularités ;
r) la fourniture de directives pour l'organisation de nouveaux examens et d'épreuves pratiques en cas d'annulation totale ou partielle ;
2° en application de l'arrêté du Gouvernement flamand du 14 septembre 2012 relatif aux parcours d'entrepreneuriat, visés à l'article 26, § 1er, 2°  et à l'article 31 du décret du 7 mai 2004 portant création de l'agence autonomisée externe de droit public " Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - Syntra Vlaanderen " :
a) la décision motivée qu'une actualisation dure plus d'une année de formation ;
b) l'établissement des programmes de parcours d'entrepreneuriat ;
c) l'autorisation, après examen, de changements dans les programmes établis en vue de l'introduction d'innovations et de révisions pédagogiques ou au niveau du contenu ;
d) l'approbation du plan d'organisation sur les formations du centre ;
e) l'établissement de la procédure d'introduction du plan d'organisation ;
f) l'autorisation, dans des cas spécifiques, de dérogations à la durée d'une formation ou d'une année de formation ;
g) l'établissement du nombre de cours par module du curriculum ;
h) la détermination du nombre d'heures de cours et de la répartition des cours complémentaires ;
i) la détermination du nombre d'apprenants pour lesquels des cours complémentaires peuvent être organisés ;
j) la détermination, par module, du nombre d'apprenants pour lesquels un cours d'initiation peut être organisé ;
k) l'établissement de conditions spéciales d'admission pour une certaine composante de base ;
l) la détermination de la composition du dossier de chaque apprenant en ce qui concerne la délibération de la commission d'admission ;
m) le traitement de et la décision sur la réclamation de l'apprenant ou du régisseur contre la décision de la commission d'admission ;
n) l'établissement des instructions relatives au retrait de l'admission ;
o) le traitement de et la décision sur la réclamation de l'apprenant ou du centre contre la décision de retrait de l'admission ;
p) l'établissement des conditions de l'enquête pour la dispense au niveau de certains cours ;
q) le traitement de et la décision sur la réclamation de l'apprenant contre le non octroi de dispenses au niveau de certains cours ;
r) l'établissement des règles permettant de déterminer la présence régulière des apprenants, ainsi que les règles concernant la procédure et les conditions du contrôle ;
s) l'autorisation de dérogations au nombre d'apprenants au sein de la formation pratique complémentaire ;
t) la détermination d'autres formes d'apprentissage sur le lieu du travail qui entrent en ligne de compte pour le stage pratique ;
u) l'établissement d'un règlement des examens comprenant les directives pour l'accompagnement et l'évaluation d'apprenants ;
v) la fourniture de directives pour la création d'une commission de délibération auprès d'un centre ;
w) la fourniture de directives relatives à la communication par le centre des résultats d'examens aux participants et au régisseur ;
x) l'autorisation d'une dérogation aux délais pour la seconde session pour des cours dont les curricula suivent une structure modulaire ;
y) la prise de connaissance des rapports du régisseur en cas de constatation d'irrégularités lors de la surveillance ou de réclamations d'apprenants, et la prise de décisions. Il peut s'agir de décisions d'annulation totale ou partielle, de directives pour un nouvel examen ou d'une autre décision ;
z) l'établissement du modèle des diplômes, certificats d'études et certificats ;
3° en application de l'arrêté du Gouvernement flamand du 14 septembre 2012 relatifs aux parcours assignés, à l'innovation, aux projets et au contrôle à la " Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - Syntra Vlaanderen " :
a) l'octroi d'un mandat, à savoir la mission, donnée aux personnes physiques ou morales, d'exécuter des tâches dans le domaine du développement et du renforcement des compétences d'entrepreneur ;
b) la prise de connaissance, en janvier et en septembre, du rapport du régisseur sur les parcours assignés ;
c) l'assignation par décision motivée de parcours dont l'objet n'est pas repris dans le plan d'action ;
d) l'autorisation, dans des circonstances exceptionnelles, d'utiliser une autre langue que le néerlandais pour le développement des compétences d'entrepreneuriat ;
e) l'approbation de la procédure de demande de mandats ;
f) l'imposition d'autres pièces justificatives lors de la demande d'un mandat ;
g) la détermination des règles plus précises pour la demande d'obtention d'un mandat ;
h) la décision sur la demande de mandat ;
i) la décision sur la suspension ou l'arrêt d'un mandat à une personne physique, une personne morale ou une organisation ;
j) la décision en cas d'un recours de la part d'une personne physique, personne morale ou organisation concernées contre l'assignation et l'organisation de parcours ;
k) l'approbation, en mai et en novembre, du plan d'innovation du régisseur respectivement pour l'automne et le printemps de l'année suivante ;
l) la prise de connaissance, en janvier et en septembre, du rapport du régisseur sur les tâches d'innovation de l'automne et du printemps ;
m) l'octroi de l'approbation pour l'initiation de projets qui ne relèvent pas des catégories, visées à l'article 28, 1° à 6°  inclus ;
n) la définition des conditions concrètes de la mise en oeuvre des projets ;
o) l'approbation en novembre du plan de projet du régisseur pour l'année suivante ;
p) la prise de connaissance, en janvier, du rapport du régisseur sur les projets de l'année écoulée ;
q) la décision en cas d'un recours contre une décision de suspension, d'arrêt ou de recouvrement de subventions ou de compensations de la part du régisseur ;
r) la prise de connaissance du rapport du régisseur sur les demandes d'amélioration ;
s) la décision en cas de recours contre une demande d'amélioration de la part du régisseur ;
t) le prononcé d'avertissements en cas de non acceptation du recours relatif à une demande d'amélioration ;
u) la prise de connaissance du rapport du régisseur sur les avertissements ;
v) la décision en cas de recours contre un contrôle renforcé de la part du régisseur ;
4° en application de l'arrêté du Gouvernement flamand du 12 juillet 2013 relatif à l'agrément et au subventionnement de centres pour la formation d'indépendants et de petites et moyennes entreprises, visés dans le décret du 7 mai 2004 portant création de l'agence autonomisée externe de droit public " Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - Syntra Vlaanderen (Agence flamande pour la formation d'entrepreneurs - Syntra Flandre) dans le cadre de la fourniture de services d'intérêt général ;
a) l'approbation du plan d'organisation ;
b) l'approbation du plan annuel ou du plan annuel complémentaire, et la suspension de subventions en cas d'introduction tardive ou de rejet de celui-ci ;
c) l'émission d'avis au Ministre sur les statuts des centres ou les modifications de ceux-ci ;
d) l'émission d'un avis contraignant sur des litiges relatifs à l'accessibilité d'une organisation professionnelle des classes moyennes et des indépendants, présentés par le centre ;
e) l'émission d'avis au Ministre sur la suspension, l'abrogation ou l'annulation de l'agrément d'un centre ;
f) l'agrément d'un directeur-administrateur délégué d'un centre ;
g) l'émission d'avis au Ministre sur la description de fonction du directeur-administrateur délégué ;
h) la prolongation du mandat du directeur-administrateur délégué d'un centre ;
i) l'évaluation intermédiaire du mandat du directeur-administrateur délégué d'un centre ;
j) l'acceptation du directeur-administrateur délégué faisant fonction, présenté par le centre, en cas de termination de l'agrément ou la suspension temporaire du mandat du directeur-administrateur délégué agréé ;
k) l'émission d'avis au Ministre sur la modification des secteurs de formations dans une profession SME ;
l) l'approbation du plan d'action en cas de perte du certificat de qualité ;
m) l'établissement du montant et des conditions du paiement de la subvention de produit ;
n) l'émission d'avis au Ministre lors de la révision du coefficient de la subvention pour l'apprentissage et de parcours d'entrepreneuriat ;
o) l'émission d'avis au Ministre sur le montant et la méthode de calcul de la subvention d'effectivité pour l'apprentissage et les parcours d'entrepreneuriat ;
p) l'approbation des conditions relatives à l'octroi d'heures formateurs supplémentaires par module de parcours d'entrepreneuriat ;
q) la détermination dans le curriculum du nombre maximal d'élèves pouvant être financé dans le cadre de la subvention de produit des parcours d'entrepreneuriat ;
r) l'émission d'avis au Gouvernement flamand du facteur par parcours ou module ;
s) l'émission d'avis au Ministre sur le montant et la méthode de calcul de la subvention d'effectivité pour parcours d'entrepreneuriat ;
t) l'approbation préalable d'initiatives qui ne relèvent pas des initiatives, visées à l'article 32, alinéa deux, 1° à 6°  inclus, de l'arrêté du Gouvernement flamand du 12 juillet 2013 relatif à l'agrément et au subventionnement de centres pour la formation d'indépendants et de petites et moyennes entreprises ;
u) la détermination des modalités d'exécution techniques de l'octroi de la subvention pour projets et pour l'innovation et le développement de produits ;
v) l'estimation éventuelle du risque et l'information sur place de l'approche de dossiers à risques lors de l'approbation du plan d'organisation ;
w) l'émission d'avis au centre, lors de l'approbation du plan d'organisation, en vue de prendre des mesures supplémentaires afin de limiter le risque ;
5° en application de l'arrêté du Gouvernement flamand du 14 september 2012 réglant les définitions, la composition de la commission Screening, les conditions de screening, les conditions de fonctionnement, le nouveau screening et les dispositions transitoires pour le screening, visés aux articles 19, § 3 et 26, § 3 du décret du 7 mai 2004 portant création de l'Agence autonomisée externe de droit public " Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - Syntra Vlaanderen " (Agence flamande pour la formation d'Entrepreneurs - Syntra Vlaanderen) :
a) l'établissement de la forme sur la base de laquelle l'appréciation d'opportunité est effectuée ;
b) la ratification du dossier d'opportunité ;
c) la décision sur le nouveau screening ;
d) à titre de mesure transitoire, l'émission d'avis au Gouvernement flamand en cas de recours contre un agrément d'un parcours d'entrepreneuriat comme un service non-économique d'intérêt général ;
e) à titre de mesure transitoire, l'octroi d'une dérogation motivée aux bonnes pratiques administratives selon lesquelles les apprenants qui commencent une formation, doivent également pouvoir la terminer, et la dérogation motivée aux conventions en cours conclues avec Syntra Vlaanderen.
§ 2. Le conseil d'administration peut, sous sa responsabilité, déléguer une ou plusieurs compétences visées au paragraphe 1er, à l'administrateur délégué.
 Art.    5 . Sans préjudice des articles 3 et 4, le conseil d'administration est compétent pour tous les avis émis au(x) ministre(s) de tutelle et au Gouvernement flamand.
 Art.    6 . Le conseil d'administration se compose du président, de l'administrateur délégué et des membres tels que visés à l'article 7, § 1er, 2° à 4°  inclus, du décret du 7 mai 2004. Ils ont tous droit de vote.
Les directeurs-administrateurs délégués des centres désignent un représentant qui, tel que prévu à l'article 8 du décret du 7 mai 2004, assiste aux réunions du conseil d'administration ayant voix consultative. Les directeurs-administrateurs délégués désignent également un suppléant, qui remplace le représentant en cas d'empêchement.
L'administrateur délégué désigne trois membres du conseil d'administration de l'agence qui, après approbation du conseil d'administration, assistent avec voix consultative aux réunions du conseil.
L'administrateur délégué désigne le secrétaire du conseil d'administration.
 Art.    7 . Le conseil d'administration peut créer des groupes de travail permanents ou ad hoc, en vue de l'étude préliminaire de problèmes qui relèvent de sa compétence. Il en fixe la composition, la mission et le délai dans lequel la mission doit être accomplie. Les groupes de travail font rapport au conseil d'administration sur l'état d'avancement et les résultats de leurs travaux. Leur mission est purement consultative.
La commission de pratique est associée au fonctionnement des groupes de travail, créés en application de l'alinéa premier, en ce qui concerne ses compétences.
 CHAPITRE 3.  - Compétence et composition de la commission de pratique
 Art.    8 . Aux conditions et conformément aux modalités arrêtées par le Gouvernement flamand, la commission de pratique a les compétences suivantes :
1° l'agrément de contrats d'apprentissage et de stage et d'engagements d'apprentissage, et le retrait ou l'abrogation de l'agrément ;
2° l'exercice du contrôle des parties au niveau de l'application des contrats d'apprentissage et de stage et au niveau du déroulement de l'apprentissage et du stage pratique dans les entreprises ;
3° l'agrément de l'accompagnateur du parcours d'apprentissage ;
4° la conclusion de contrats avec l'accompagnateur du parcours d'apprentissage ;
5° l'exercice du contrôle de l'accompagnateur du parcours d'apprentissage ;
6° l'exécution des sanctions suivantes :
a) la suspension, le retrait ou l'abrogation de l'agrément d'un accompagnateur du parcours d'apprentissage ;
b) l'abrogation ou le retrait de l'agrément d'un contrat d'apprentissage ou de stage ou d'un engagement d'apprentissage ;
c) l'exclusion d'un chef d'entreprise-formateur, d'un apprenti ou d'un apprenant-stagiaire.
La commission de pratique peut, sous sa responsabilité, déléguer une ou plusieurs compétences spécifiques, telles que visées à l'alinéa premier, à l'administrateur délégué.
A l'usage du conseil d'administration, la commission de pratique formule des avis sur toutes les matières concernant l'apprentissage, notamment les programmes d'apprentissage de la formation de base et les règles relatives à la formation des élèves, ainsi que le contrat de stage. L'avis de la commission de pratique est obligatoire pour ces matières.
La commission de pratique formule son avis dans le mois, à moins que le conseil d'administration le demande autrement et motive sa demande.
 Art.    9 . La commission de pratique se compose du président, de l'administrateur délégué et des membres ayant voix délibérative tels que visés à l'article 13, 2° et 3°  du décret du 7 mai 2004.
L'administrateur délégué désigne trois membres du personnel de l'agence qui, après approbation de la commission de pratique, assistent avec voix consultative aux réunions.
L'administrateur délégué désigne le secrétaire de la commission de pratique.
 Art.    10 . La commission de pratique peut créer des groupes de travail en vue de l'étude préliminaire de problèmes qui relèvent de sa compétence.
Elle en fixe ad hoc la composition, la mission et le délai dans lequel la mission doit être accomplie.
Les groupes de travail, visés à l'alinéa premier, font rapport à la commission de pratique sur l'état d'avancement et les résultats de leurs travaux.
 CHAPITRE 4.  - Compétence et composition des commissions
 Section 1.  - La Commission Audit
 Art.    11 . La Commission Audit conseille le conseil d'administration de l'exercice de ses responsabilités de suivi en matière de gestion interne de l'organisation et de contrôle financier dans le sens le plus large du terme, et veille au respect des procédures et prescriptions relevant de sa compétence.
 Art.    12 . La commission Audit est chargée des missions suivantes :
1° pour les obligations d'information financière :
a) procéder à l'examen préliminaire du, et émettre son avis sur le projet des comptes annuels et des comptes intermédiaires éventuels, avant de les soumettre au conseil d'administration ;
b) veiller à l'intégrité de l'information financière et aux pertinence, caractère conséquent et cohérence des principes et règles comptables adoptés lors de l'établissement des comptes, et communiquer tout défaut éventuel par rapport à ces règles ;
c) si la commission Audit l'estime nécessaire, entendre le délégué du gouvernement, chargé des finances, le conseil de direction, ou toute autre personne. Ces auditions peuvent avoir lieu, le cas échéant, sans la présence des membres du conseil de direction ;
d) évaluer l'exactitude, l'exhaustivité et le caractère conséquent de l'information financière, et discuter des questions importantes relatives aux rapports financiers, tant avec le conseil de direction et en particulier avec son membre chargé de la direction financière, qu'avec le délégué du Gouvernement flamand, chargé des finances, de l'agence ;
2° pour le contrôle interne de l'agence et la gestion des risques :
a) examiner au moins une fois par an le système de contrôle interne et de gestion des risques institué par l'agence et son groupe. La commission Audit vérifie auprès du conseil de direction et en particulier auprès du membre chargé de la direction financière, si les risques principaux sont correctement identifiés, gérés et notifiés au groupe de travail. La commission Audit prend également régulièrement connaissance de la situation financière et des engagements et risques significatifs de l'agence ;
b) assister le conseil d'administration lors de la discussion du contrôle interne et de la gestion des risques à l'égard de l'agence autonomisée interne sans personnalité juridique " Audit Vlaanderen " ;
c) par le conseil de direction et en particulier par le membre chargé de la direction financière, ou via n'importe quel autre canal, être informé de toute plainte de tiers ou de toute information interne contenant de la critique sur les documents comptables ou les procédures de contrôle interne de l'agence et son groupe, et examiner les instruments spécifiques adoptés pour permettre aux membres du personnel de signaler confidentiellement leurs préoccupations concernant des irrégularités éventuelles de la comptabilité ou des rapports financiers ou concernant d'autres thèmes. Le comité examine également les remèdes appliqués suite à ces plaintes, critiques ou préoccupations ;
d) évaluer au moins une fois par an la nécessité de créer la fonction d'audit interne et, si cette fonction est créée, examiner le fonctionnement de celle-ci ;
3° pour le contrôle externe de l'agence :
a) informer à temps la commission Audit sur toutes les matières importantes résultant des travaux d'audit externe. La commission Audit est informée à cet effet du programme de travail du réviseur d'entreprise ;
b) évaluer l'efficacité du processus d'audit externe et vérifier la mesure dans laquelle le conseil de direction accomplit dûment sa mission dans ce cadre ;
c) surveiller les activités du responsable financier de l'Audit interne, ainsi que son indépendance. La commission Audit est associée à sa désignation et évalue son fonctionnement annuellement ;
4° pour le contrôle de Syntra :
a) examiner les rapports et propositions du responsable de l'Audit interne et, le cas échéant, les ratifier suite aux enquêtes effectuées par le responsable de l'Audit interne au sein de ou concernant Syntra ;
b) conseiller si un audit externe de Syntra est opportun dans le cadre des activités subventionnées par Syntra Vlaanderen ;
c) conseiller en ce qui concerne les propositions d'amélioration formulées par Syntra suite à un audit institué au sein de Syntra ;
d) fonctionner comme commission de contrôle en ce qui concerne le contrôle de qualité de Syntra ;
e) diriger le membre du personnel de l'agence désigné comme responsable de l'Audit interne :
- établir et suivre les priorités du responsable de l'Audit interne ;
- analyser et suivre les rapports introduits par le responsable de l'Audit interne à l'occasion d'un problème spécifique au sein de Syntra ;
- évaluer le mode et le contenu de la communication des rapports du responsable de l'Audit interne au conseil de direction de Syntra Vlaanderen ;
- organiser au moins tous les trois mois un entretien de suivi avec le responsable de l'Audit interne ;
f) évaluer le responsable de l'Audit interne :
- le président du groupe de travail Audit agit comme évaluateur. Il est le seul évaluateur (premier), mais est soutenu à cet effet par tous les membres du groupe de travail Audit et l'administrateur délégué via une enquête 360° ;
- en cas d'un conflit, le conseil d'administration de la " Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - SYNTRA Vlaanderen ", agit comme second évaluateur.
 Art.    13 . Les membres de la commission Audit disposent des compétences nécessaires suffisantes pour l'exercice effectif de leur fonction.
 Art.    14 . La commission Audit se compose des membres à voix délibérative suivants :
- trois membres du conseil d'administration ;
- trois membres, externes au conseil d'administration, qui sont des experts au niveau de l'audit dans le secteur public dans le domaine de la gestion financière de l'organisation ou du contrôle des finances ou de l'analyse des risques.
Le secrétaire de la commission Audit est désigné par l'administrateur délégué.
 Art.    15 . Les membres de la commission Audit sont désignés par le conseil d'administration pour le délai fixé par le conseil d'administration, et peuvent être relevés à tout moment de leur fonction par le conseil d'administration.
Le président de la commission Audit est désigné par et parmi les membres de la commission qui sont membre du conseil d'administration. Sa désignation est ratifiée par le conseil d'administration. La fonction de président de la commission Audit ne peut pas être exercée par le président du conseil d'administration.
 Art.    16 . La durée du mandat d'un membre de la commission Audit ne peut pas dépasser la durée de son mandat d'administrateur. Si la durée du mandat d'administrateur d'un membre a expiré, ce membre peut être désigné comme membre externe.
 Art.    17 . Après en avoir informé l'administrateur délégué et le président du conseil d'administration, la commission Audit peut, aux frais de l'agence mais dans les limites de ses possibilités financières, recueillir l'avis professionnel externe sur des matières relevant de sa compétence.
 Art.    18 . La commission Audit a le droit de rencontrer toute personne compétente, sans qu'un membre du conseil de direction y soit présent.
 Section 2.  - La commission Plaintes
 Art.    19 . La commission Plaintes est compétente pour les avis aux conseil d'administration en matière de recours administratifs sur les formations au sein des centres, si un arrêté du Gouvernement flamand prévoit ce recours.
La commission Plaintes émet un avis au conseil d'administration sur toute plainte individuelle. La décision du conseil d'administration est une décision finale administrative contre laquelle un recours peut être introduit auprès du Conseil d'Etat.
 Art.    20 . La commission Plaintes se compose des membres à voix délibérative suivants :
1° un membre du conseil d'administration, représentant des employeurs ;
2° un membre du conseil d'administration, représentant des travailleurs ;
3° un membre du conseil d'administration, proposé par le Gouvernement flamand.
Le membre du conseil d'administration, proposé par le Gouvernement flamand, est président de la commission Plaintes.
Le président, visé à l'alinéa deux, n'a voix délibérative que si les membres ayant voix délibérative de la commission, visés à l'alinéa premier, 2° et 3°,  n'atteignent pas de consensus.
Le secrétaire de la commission Plaintes est désigné par l'administrateur délégué.
 Section 3.  - La commission Stratégie
 Art.    21 . La commission Stratégie est compétente pour les avis sur la politique stratégique de l'agence.
 Art.    22 . La commission Stratégie se compose de tous les membres du conseil d'administration.
Les membres, visés à l'alinéa premier, désignent parmi eux un président.
Le secrétaire de la commission Stratégie est désigné par l'administrateur délégué.
 Section 4.  - La commission Screening
 Art.    23 . La commission Screening est compétente pour les avis sur le screening de formations, visé à l'article 19, § 3, et à l'article 26, § 3, du décret du 7 mai 2004.
 Art.    24 . La commission Screening est composée des membres suivants :
1° deux membres du conseil d'administration, proposés par les représentants dans le conseil d'administration des organisations représentatives des employeurs, des classes moyennes et de l'agriculture, siégeant dans le " Sociaal-Economische Raad van Vlaanderen " ;
2° deux membres du conseil d'administration, proposés par les représentants dans le conseil d'administration des organisations représentatives des travailleurs, siégeant dans le "  Sociaal-Economische Raad van Vlaanderen " ;
3° un représentant de l'administrateur délégué ;
4° un secrétaire, désigné par l'administrateur délégué.
Seuls les membres visés à l'alinéa premier, 1° et 2°,  ont voix délibérative.
Tous les deux ans, les membres de la commission Screening ayant voix délibérative choisissent un président parmi eux.
La présidence revient à tour de rôle aux représentants des organisations représentatives des employeurs, des classes moyennes et de l'agriculture, visés à l'alinéa premier, 1°, et aux représentants des organisations représentatives des travailleurs, visés à l'alinéa premier, 2°.
 Section 5.  - Les commissions de secteur, de profession et d'apprentissage
 Sous-section 1.  - Les commissions de secteur
 Art.    25 . La commission de secteur a les compétences suivantes :
1° l'établissement d'une vision ;
2° la traduction de la vision dans un plan pluriannuel ;
3° la détermination des priorités pour l'année de cours ;
4° le conseil et le suivi du plan annuel d'apprentissage, des parcours d'entrepreneuriat et du recyclage des formateurs ;
5° la création d'une ou plusieurs commissions de profession concernant un groupe-cible spécifique, la composition de la (des) commission(s) de profession, la formulation de sa mission et la fourniture de directives ;
6° la planification et l'organisation de journées d'étude ;
7° le suivi des résultats de la commission de profession ;
8° l'émission d'avis au " Management Syntra-netwerk  " au conseil d'administration et à la commission de pratique sur des développements de secteur et de produit. Cet avis peut être émis à tout moment, d'initiative ou sur la demande de l'organe à conseiller ;
9° la détermination de la délégation pour les négociations en ce qui concerne la convention sectorielle, et le suivi de celle-ci ;
10° la présentation des programmes nouveaux ou adaptés à approuver, au " Management Syntra-netwerk ", et pour avis à la commission de pratique pour l'apprentissage ;
11° le fonctionnement comme point de contact central pour les organisations professionnelles ;
12° le conseil d'opportunités de formation au "  Management Syntra-netwerk " et, pour l'apprentissage, à la commission de pratique ;
13° le conseil de la création d'une commission d'apprentissage pour un secteur ou secteur partiel.
 Art.    26 . La commission de secteur compte, à l'exception du président et du secrétaire, quinze membres au maximum.
La commission de secteur est composée des membres suivants :
1° un président, qui exerce la fonction de conseiller pédagogique auprès de l'agence, et qui est désigné par l'administrateur délégué ;
2° un secrétaire, qui est membre du personnel de l'agence, et qui est désigné par l'administrateur délégué ;
3° au maximum deux membres par centre : le coordinateur de secteur ou le directeur de secteur ;
4° un certain nombre de membres externes des organisations professionnelles, complétés par des experts du monde professionnel et choisis par les personnes, visées aux 1°,  2°  et 3°.
Seuls les membres, visés à l'alinéa deux, 3° et 4°,  ont voix délibérative, étant entendu que seul un membre par centre a voix délibérative pour les membres visés à l'alinéa deux, 3°.
 Sous-section 2.  - Les commissions de profession
 Art.    27 . La commission de profession est composée par la commission de secteur en fonction de sa mission. La composition de la commission de profession n'est pas permanente, mais peut changer d'une mission à l'autre.
La commission de profession compte, à l'exception du président et du secrétaire, dix membres au maximum.
La commission de profession est composée des membres suivants :
1° un président, membre de la commission de secteur ;
2° un secrétaire, membre de la commission de secteur ;
4° cinq formateurs : un formateur par centre ;
4° deux personnes de contact de secteur ;
5° des membres externes.
La fonction de président et la fonction de secrétaire, visées à l'alinéa trois, 1° et 2°,  sont assumées alternativement par un conseiller pédagogique auprès de l'agence et une personne désignée par les centres. La personne est désignée de commun accord pour six mois.
 Art.    28 . La commission de profession travaille sur l'ordre de la commission de secteur. Elle défend les intérêts d'une ou plusieurs professions ou d'un cluster sectoriel.
La mission comprend plus spécifiquement :
1° le développement du programme demandé ou l'adaptation du programme choisi à la mission formulée et aux directives fournies de la commission de secteur ;
2° la présentation du programme adapté ou développé à la commission de secteur ;
3° l'établissement du plan d'action pour l'exécution de la mission, à savoir l'établissement d'un calendrier (quoi, quand et par qui) ;
4° la fourniture d'une contribution à la commission de secteur concernant des développements pertinents dans le secteur ou la formulation de propositions d'adaptations de programme ou de nouveaux programmes.
 Art.    29 . Pour assurer un bon fonctionnement de la commission de profession, le conseiller pédagogique conclut :
1° avec le directeur de secteur concerné, une convention sur le travail de projet fourni par les formateurs dans le cadre de la mission de la commission de profession ;
2° avec le directeur de secteur, des conventions concernant ses collaborateurs dans la commission de profession.
Si un membre de la commission de profession ne fonctionne pas bien, le conseiller pédagogique peut sonder cette personne afin de débloquer la situation.
Si l'approche visée à l'alinéa deux ne réussit pas, le conseiller pédagogique invite le directeur de secteur concerné à s'adresser à la personne concernée sur la situation et sur les accords relatifs à l'engagement qui sont établis dans la convention.
La procédure, visée aux alinéas deux et trois, s'applique également aux membres de la commission de profession si le conseiller pédagogique ne fonctionne pas bien.
 Sous-section 3.  - Les commissions d'apprentissage
 Art.    30 . La commission d'apprentissage travaille sur l'ordre de la commission de pratique. La commission d'apprentissage défend le suivi et le monitoring du fonctionnement de l'apprentissage pour un secteur.
 Art.    31 . Les tâches et compétences sont précisées dans une convention entre la commission de pratique et les partenaires sociaux du secteur.
 Art.    32 . La commission d'apprentissage par secteur ou secteur partiel est composée des membres suivants :
1° un président, conseiller pédagogique auprès de l'agence, qui est désigné par l'administrateur délégué ;
2° un secrétaire, membre du personnel de l'agence, qui est désigné par l'administrateur délégué ;
3° une représentation d'apprentissage de l'agence, y compris au moins un accompagnateur du parcours d'apprentissage ;
4° une représentation paritaire des travailleurs et des employeurs ;
5° une délégation des centres ;
6° des experts du secteur.
Seuls les membres visés à l'alinéa premier, 4°, ont droit de vote.
 Section 6.  - La commission spéciale " Management Syntra-netwerk "
 Art.    33 . Le " Management Sytra-netwerk " a les compétences suivantes :
1° en application de l'article 21, § 1er, alinéa trois, du décret du 7 mai 2004, la gestion du réseau commun des centres et de l'agence, visé au paragraphe 2 ;
2° l'information du conseil d'administration et de la commission de pratique en ce qui concerne ses compétences dans leur tâche notamment lorsqu'ils demandent leur avis.
 Art.    34 . Dans les limites du décret du 7 mai 2004, de ses arrêtés d'exécution, et des directives ou décisions du conseil d'administration, sont considérées comme la gestion du réseau commun des centres et de l'agence :
1° missions nationales en matière de développement des compétences des jeunes et des adultes en vue d'un entrepreneuriat plus répandu et meilleur en Flandre, y compris la communication et le marketing, des informations politiques, le centre de connaissances, le développement de produits et de services et la gestion de la qualité ;
2° missions régionales des centres à impact communautaire, également sur le plan du développement et de l'offre de produits et de services ;
3° procédures et processus relatifs à l'offre et la qualité des formations ;
4° curriculums des parcours d'entrepreneuriat qui aboutissent à un entrepreneuriat indépendant qui peut se solder par un emploi au sein d'une PME.
La gestion, visée à l'alinéa premier, est exercée par l'administrateur délégué en concertation avec le " Management Syntra-netwerk ".
 Art.    35 . Le " Management Syntra-netwerk " a la compétence de conseiller le conseil d'administration et la commission de pratique, en ce qui concerne sa compétence. On vise à atteindre un consensus, avec la possibilité d'ajouter une position minoritaire éventuelle de certains centres. Les avis proviennent toujours des cinq directeurs-administrateurs délégués des centres ou de leurs suppléants.
Les avis relatifs aux matières, visées à l'article 34, 1° à 4°  inclus, sont émis, après explication par Syntra Vlaanderen, par les cinq directeurs-administrateurs délégués des centres, complétés par une position minoritaire éventuelle, sont notés au procès-verbal et transmis au conseil d'administration ou à la commission de pratique.
Les avis relatifs à la stratégie et à la politique, telle que la réglementation, les décrets et les plans d'organisation, sont établis après une procédure de concertation au sein du " Management Syntra-netwerk " concernant une proposition, lors de laquelle les différentes positions émanant de l'agence et des centres sont discutées. Cela peut aboutir à une proposition amendée. L'avis éventuel des cinq directeurs-administrateurs délégués ou leurs suppléants est noté au procès-verbal et transmis au conseil d'administration ou à la commission de pratique.
Le " Management Syntra-netwerk " peut créer des groupes de travail concernant une mission déterminée dont le résultat doit être présenté au MSN.
 Art.    36 . Le " Management Syntra-netwerk " se compose d'un groupe permanent :
1° les directeurs-administrateurs délégués des centres, agréés conformément aux conditions fixées par le Gouvernement flamand, ou leurs suppléants ;
2° le chef de division de la Division Plateforme de Réseautage sectoriel, qui agit au nom de l'administrateur délégué de l'agence, ou son suppléant ;
3° le secrétaire, désigné par l'administrateur délégué.
Le groupe permanent peut être étendu, en fonction de l'ordre du jour, de collaborateurs de l'agence ou des centres.
Sont invités pour l'agence :
1° pour des dossiers de formation et des processus en matière de fonctionnement sectoriel : le directeur Réseautage sectoriel ;
2° pour une explication de la part de la Division Régie : le chef de division Régie et Surveillance, assisté ou non par un collaborateur ;
3° pour une explication concernant des dossiers stratégiques relatifs à l'aide à la décision politique et des dossiers concernant, entre autres, les finances, la communication, les TIC, les GRH et la problématique des enseignants : le chef de division Services généraux, assisté ou non par ses coordinateurs d'équipe.
Le chef de division Plateforme de Réseautage sectoriel est le président du " Management Syntra-netwerk ". Le directeur-administrateur délégué désigne un coprésident en son sein.
L'administrateur délégué désigne le secrétaire du MSN.
 CHAPITRE 5.  - La gestion journalière
 Art.    37 . Dans les limites du décret du 7 mai 2004 et de ses arrêtés d'exécution, ainsi que du présent règlement d'ordre intérieur, l`administrateur délégué est chargé de la gestion journalière de l'agence.
 Art.    38 . La gestion journalière implique tous les actes administratifs, judiciaires et financiers nécessaires à exécuter les missions de l'agence et les décisions du conseil d'administration et de la commission de pratique et à garantir le fonctionnement performant de l'agence, conformément aux directives du conseil d'administration et de la commission de pratique, en ce qui concerne ses compétences.
Les actes suivants sont notamment considérés comme appartenant à la gestion journalière :
1° la coordination des travaux des divisions et des services de l'agence, et le souci de l'unité de gestion ;
2° la préparation des décisions du conseil d'administration et de la commission de pratique, portant à l'ordre du jour toutes informations et toutes propositions utiles ou nécessaires au fonctionnement de l'agence ;
3° l'exécution des décisions et directives du conseil d'administration et de la commission de pratique ;
4° l'exercice de l'autorité sur tout le personnel et veiller à la discipline, à l'ordre intérieur et à l'organisation interne des divisions et des services de l'agence.
 Art.    39 . En application de l'article 21, § 1er, alinéa deux, du décret du 7 mai 2004, la gestion journalière comprend, dans les limites du décret du 7 mai 2004, ses arrêtés d'exécution et le règlement d'ordre intérieur, également les compétences particulières de l'agence, visées à l'article 6, § 2, alinéa deux, 4°, 5°,  7°,  8°  et 10°.
Il s'agit des compétences particulières suivantes :
1° sans préjudice de l'application des dispositions relatives à la rétribution ou aux charges de nature générale, reprises dans d'autres décrets, et aux conditions et modalités fixées par le Gouvernement flamand, la porte en compte d'une indemnité particulière couvrant les frais pour des actes ou contrôles administratifs particuliers ou supplémentaires des centres ;
2° l'octroi de subventions aux centres et de compensations financières aux centres et aux autres dispensateurs de formation ;
3° l'exécution d'études, de contrôles et d'enquêtes, ainsi que l'obtention de tous les renseignements concernant la surveillance générale et la surveillance pédagogique-didactique au niveau des activités de formation et concernant l'exercice de la surveillance au niveau du respect des dispositions du décret du 7 mai 2004 et des arrêtés d'exécution pris en vertu de ce décret ;
4° la mise en place de sanctions lors de la constatation d'infractions aux règles, visées au point 3°  ;
5° la certification des diplômes et des attestations en application des règles déterminées par le Gouvernement flamand.
 Art.    40 . Outre les compétences visées aux articles 37, 38 et 39, à l'exception des compétences visées aux articles 3, 4, 5 et 8, et compte tenu des dispositions des articles 41 et 33 à 36 inclus du présent règlement d'ordre intérieur, la gestion journalière comprend l'exécution des arrêtés relatifs à l'apprentissage, aux parcours d'entrepreneuriat, aux parcours attribués et à l'agrément et au subventionnement des centres lors de la fourniture de services d'intérêt général.
 Art.    41 . En application de l'article 21, § 1er, alinéa trois, du décret du 7 mai 2004 et des règles fixées aux articles 33 à 36 inclus du présent règlement d'ordre intérieur, l'administrateur délégué implique les centres à la gestion journalière du réseautage commun des centres et de l'agence.
 Art.    42 . L'administrateur délégué reçoit toute correspondance adressée à l'agence et signe, sans préjudice de l'application des dispositions de l'article 65 du présent règlement d'ordre intérieur, la correspondance émanant de l'agence.
L'administrateur délégué est habilité à ouvrir des comptes postaux et des comptes en banques au nom de l'agence, et à exécuter, dans les limites budgétaires, toutes opérations en vue du fonctionnement de l'agence.
L'administrateur délégué représente l'agence, notamment dans les actions judiciaires et extrajudiciaires, et agit valablement au nom et pour le compte de l'agence.
 Art.    43 . L'administrateur délégué prend, en assurant la gestion journalière de l'agence, toutes les mesures urgentes. Ces mesures sont soumises pour ratification au conseil d'administration à sa prochaine réunion.
 Art.    44 . En application des dispositions du statut cadre, l'administrateur délégué exerce les compétences relatives aux matières de personnel. Il fait annuellement rapport au conseil d'administration.
Par le statut cadre, visé à l'alinéa premier, on entend l'arrêté du Gouvernement flamand du 13 janvier 2006 fixant le statut du personnel des services des autorités flamandes.
Toutes les notifications collectives et individuelles d'ordre statutaire aux membres du personnel sont effectuées par l'administrateur délégué.
 Art.    45 . Sans préjudice de l'application des dispositions du statut cadre, visé à l'article 44, l'administrateur délégué peut déléguer, sous sa responsabilité, une ou plusieurs compétences spécifiques à un ou plusieurs membres du personnel de l'agence.
Les délégations sont communiquées au conseil d'administration et aux autres instances pour lesquelles elles sont importantes.
 CHAPITRE 6.  - Gouvernement d'entreprise
 Art.    46 . Les principes suivants du gouvernement d'entreprise s'appliquent au conseil d'administration :
1° les représentants des pouvoirs publics au conseil d'administration sont censés se comporter comme des actionnaires actifs et informés et avoir une stratégie de propriétaire claire et consistante à l'égard de l'agence ;
2° le conseil d'administration de l'agence dispose de l'autonomie, des compétences et de l'objectivité nécessaires afin de pouvoir exercer ses responsabilités en matière de pilotage et de contrôle stratégique de la gestion exécutive ;
3° le conseil d'administration de l'agence est composé de manière professionnelle en prêtant l'attention nécessaire à la diversité et à la complémentarité ;
4° le conseil d'administration de l'agence s'acquitte effectivement et efficacement de ses tâches et apporte ainsi une contribution précieuse à la réalisation des objectifs de l'agence ;
5° le conseil d'administration de l'agence crée des comités spécialisés qui assistent le conseil dans l'exécution de ses missions ;
6° le conseil d'administration garantit une publicité appropriée des principes de bonne gouvernance qui sont respectés.
 Art.    47 . En application du décret du 22 novembre 2013 :
1° au moins un tiers du nombre de membres ayant voix délibérative du conseil d'administration est un administrateur indépendant au plus tard le 1er juillet 2018 ;
2° lors de leur désignation, les membres du conseil d'administration soumettent un aperçu de leurs mandats en cours à l'autorité compétente pour la désignation ;
3° les membres du conseil d'administration veillent à la déontologie de leurs membres, sur la base d'un code déontologique, établi par consensus ;
4° un membre du conseil d'administration qui a, directement ou indirectement, un intérêt de nature patrimoniale qui est contraire à une décision ou une opération relevant de la compétence du conseil d'administration, ne peut pas participer aux délibérations du conseil d'administration relatives à ces opérations ou décisions, ni au vote à ce sujet ;
5° le rapport annuel est publié sur le site web de l'entité.
 CHAPITRE 7.  - Dispositions opérationnelles des instances
 Section 1.  - Présences
 Art.    48 . Les membres du conseil d'administration, visés à l'article 6 du présent règlement d'ordre intérieur, et les commissaires du gouvernement peuvent participer en tout temps aux activités d'une commission dont ils ne font pas partie, et assister aux réunions avec voix consultative.
 Art.    49 . Par décision de l'instance :
1° le président peut convoquer des personnes ou établissements particulièrement compétents pour consultation ;
2° des personnes compétentes peuvent être associées à l'instance.
Les conditions de consultation des personnes compétentes, visées à l'alinéa premier, sont fixées pour chaque cas séparément par l'instance.
Si une instance autre que le conseil d'administration veut prévoir une indemnité, celle-ci doit être approuvée par le conseil d'administration. Dans ce cadre, le conseil d'administration tient compte des dispositions réglementaires et légales et des principes du gouvernement d'entreprise.
 Art.    50 . La présence des personnes consultées en application de l'article 49 se limite à la discussion du point qui justifie leur présence à la réunion.
 Art.    51 . Les membres d'une instance, les personnes associées et les conseillers techniques signent à chaque réunion une liste des présences.
 Section 2.  - Ordre du jour
 Art.    52 . L'ordre du jour des réunions du conseil d'administration et de la commission de pratique est établi en concertation par leur président et l'administrateur délégué. La demande de mettre un point à l'ordre du jour doit être adressée par écrit au président. Le président met le point à l'ordre du jour de la prochaine réunion. Le point doit être traité à la prochaine réunion lorsqu'un membre en fait la demande au cours d'une réunion.
L'ordre du jour du MSN est fixé par le président en concertation avec son coprésident six jours calendaires au préalable. Le secrétariat envoie l'invitation au MSN, ensemble avec l'ordre du jour et les documents préparatoires, au plus tard le cinquième jour calendaire précédant la réunion. Des propositions de points à l'ordre du jour et les notes y afférentes sont soumises via les membres, huit jours calendaires au préalable, au président et au coprésident par le biais de la boîte de courrier électronique fonctionnelle du " Management Syntra-netwerk " qui est gérée par le secrétariat. Le président et le coprésident décident sur les points qui seront mis à l'ordre du jour et seront traités. Le président invite les collaborateurs de Syntra Vlaanderen en fonction de l'ordre du jour, tandis que le coprésident procède ainsi pour les collaborateurs de Syntra.
 Art.    53 . Les ordres du jour de la commission de pratique et du conseil d'administration sont remis à titre de communication aux membres du conseil d'administration et de la commission de pratique.
En cas de conflit de compétence entre le conseil d'administration et la commission de pratique, il est constitué un comité de concertation. Ce comité de concertation est composé des présidents du conseil d'administration et de la commission de pratique, deux membres à voix délibérative du conseil d'administration n'appartenant pas à la même catégorie, deux membres à voix délibérative de la commission de pratique, dont un représentant des organisations syndicales et un représentant des organisations patronales.
Le comité de concertation peut élaborer une proposition de conciliation, qui sera soumise au conseil d'administration et à la commission de pratique.
Un membre du comité de concertation ne peut pas être simultanément membre du conseil d'administration et de la commission de pratique.
 Art.    54 . L'ordre du jour des réunions d'autres instances que celles visées à l'article 52, est établie par le président de l'instance concernée.
L'ordre du jour comporte en tout cas les points demandés par écrit par au moins trois membres.
 Art.    55 . Seuls les points inscrits à l'ordre du jour sont discutés.
L'instance peut décider de discuter un ou plusieurs points qui ne sont pas repris à l'ordre du jour.
 Section 3.  - Autonomie
 Art.    56 . Seul le conseil d'administration peut se mettre en avant de manière autonome.
Des instances ou groupes de travail autres que le conseil d'administration peuvent demander une dérogation à cette règle par une demande motivée au conseil d'administration.
 Section 4.  - Prise de décision
 Art.    57 . Le conseil d'administration ne peut statuer valablement que si au moins la moitié de ses membres à voix délibérative est présente à la réunion.
Si le quorum n'est pas atteint, le président clôture la réunion ou décide que le conseil d'administration continuera la réunion en tant que groupe de travail. Le président fixe également la date d'une nouvelle réunion avec le même ordre du jour, qui peut décider valablement quel que soit le nombre des membres présents.
 Art.    58 . La commission de pratique ne peut statuer valablement que si au moins la moitié des représentants des organisations syndicales et de la représentation des organisations patronales est présente.
Si le quorum n'est pas atteint, le président clôture la réunion ou décide que la commission de pratique continue la réunion en tant que groupe de travail. Le président fixe en outre une nouvelle date pour une réunion avec le même ordre du jour, qui peut décider valablement quel que soit le nombre des membres présents. Il faut toutefois qu'au moins un représentant des organisations syndicales et au moins un représentant des organisations patronales soient présents.
 Art.    59 . Si aucune autre règle ne s'applique, une instance ne peut délibérer et statuer valablement que si au moins la moitié de ses membres est présente physiquement ou par procuration.
 Art.    60 . Les membres du conseil d'administration et de la commission de pratique votent en principe à main levée.
Chaque membre du conseil d'administration et de la commission de pratique peut demander le scrutin secret. Les votes portant sur des personnes sont toujours secrets.
Le résultat du vote est annoncé par le président et repris dans le procès-verbal de la réunion.
 Art.    61 . Le conseil d'administration et la commission de pratique statuent à la majorité des voix.
Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le calcul de la majorité. Les membres qui s'abstiennent du vote, sont considérés comme présents.
En cas de partage des voix, la proposition est remise à la prochaine réunion. Lorsqu'une majorité ne peut toujours pas être acquise, le président décide.
La commission de pratique ne peut procéder au vote que si les représentants des organisations patronales et les représentants des organisations syndicales sont présents en nombre égal. Lorsque lors du vote les représentants des organisations patronales et des organisations syndicales ne sont pas présents en nombre égal, la parité est obtenue par tirage au sort.
 Art.    62 . Si aucune autre règle ne s'applique, la prise de décision d'une instance se déroule en principe par consensus.
Si le consensus, visé à l'alinéa premier, n'est pas réalisable, le président décide de procéder au vote. Les membres des instances votent en principe à main levée.
Chaque membre de l'instance peut demander le scrutin secret. Les votes portant sur des personnes sont toujours secrets.
Les instances statuent à la majorité des voix. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le calcul de la majorité.
En cas de partage des voix, la proposition est remise à la prochaine réunion. Lorsqu'une majorité ne peut toujours pas être acquise, le président décide.
Le résultat du vote est annoncé par le président et repris dans le procès-verbal de la réunion.
 Section 5.  - Convocation
 Art.    63 . Le conseil d'administration et la commission de pratique sont convoqués à la demande :
1° du président ;
2° de l'administrateur délégué ;
3° du Gouvernement flamand ou de son (ses) délégué(s) ;
4° uniquement en ce qui concerne le conseil d'administration, de trois de ses membres ;
5° uniquement en ce qui concerne la commission de pratique, de deux de ses membres.
Les demandes de convocation émanant du Gouvernement flamand, de son (ses) délégué(s) ou des personnes visées à l'alinéa précédent, 4° et 5°,  seront adressées par écrit, par la poste ou par la voie électronique au président, à l'adresse de l'agence ou introduites pendant la réunion.
Lorsque la demande de convocation est adressée au président par écrit, celui-ci est tenu d'en remettre une copie à l'administrateur délégué.
Les demandes de convocation indiquent les points dont l'inscription à l'ordre du jour est demandée.
Le président convoque le " Management Syntra-netwerk ".
 Art.    64 . L'administrateur délégué est compétent pour la convocation du conseil d'administration et de la commission de pratique et la fixation de la date des réunions, lorsque le président est dans l'impossibilité d'exécuter ces tâches. Il se concerte à cet effet avec le représentant le plus âgé en ancienneté des organisations syndicales, et avec le représentant le plus âgé en ancienneté des organisations patronales.
 Art.    65 . Les invitations aux réunions du conseil d'administration et de la commission de pratique sont signées par l'administrateur délégué au nom du président.
Tous les membres doivent disposer de l'ordre du jour et des textes de travail au moins cinq jours ouvrables avant la réunion.
En cas d'urgence, décidé par le président, en concertation avec l'administrateur délégué, les membres doivent avoir reçu les invitations au plus tard deux jours ouvrables avant la réunion.
La demande de mettre un point à l'ordre du jour, introduite par une personne visée à l'article 63, alinéa deux, peut être accompagnée d'une note explicative rédigée par cette personne. Cette note est jointe à l'invitation par l'administrateur délégué.
 Art.    66 . Lorsque la convocation du conseil d'administration et de la commission de pratique est demandée en application de l'article 63, alinéa deux, la réunion doit être tenue dans les dix jours ouvrables de la demande, à moins que le demandeur ne s'accorde sur une date ultérieure.
 Section 6.  - Assistance
 Art.    67 . Les membres du conseil d'administration et de la commission de pratique peuvent se faire assister par des conseillers techniques. Ces personnes doivent se présenter auprès du président avant la réunion.
Les membres ne peuvent se faire assister que par une seule personne par point à l'ordre du jour.
 Art.    68 . L'administrateur délégué peut se faire assister par des membres du personnel de l'agence ou des enseignants pendant le débat d'un point à l'ordre du jour.
 Section 7.  - Procès-verbal
 Art.    69 . Le secrétaire ou son suppléant établit le procès-verbal des réunions du conseil d'administration et de la commission de pratique.
Le procès-verbal contient les décisions prises et le résultat des votes. Lorsqu'une décision, une proposition ou un avis n'est pas unanime, les positions minoritaires sont ajoutées.
Après avoir été soumis au président et à l'administrateur délégué, le procès-verbal du conseil d'administration est inscrit à l'ordre du jour de la prochaine réunion du conseil d'administration pour approbation. Après approbation par le conseil d'administration, le procès-verbal est signé par le président et l'administrateur délégué. Il est conservé dans les archives du secrétariat du conseil d'administration.
Après avoir été soumis au président et à l'administrateur délégué, le procès-verbal de la commission de pratique est inscrit à l'ordre du jour de la prochaine réunion de la commission de pratique pour approbation. Après approbation par la commission de pratique, le procès-verbal est signé par le président et l'administrateur délégué. Il est conservé dans les archives du secrétariat de la commission de pratique.
Le procès-verbal de la réunion du " Management Syntra-netwerk " est présenté pour accord au président et au coprésident.
 Art.    70 . Les délibérations d'une instance sont arrêtées dans un rapport. Le rapport est transmis par un membre du personnel de l'agence pour approbation aux membres de l'instance dans les cinq jours, sauf si le présent règlement d'ordre intérieur ou l'instance impose une autre règle.
 Section 8.  - Publicité
 Art.    71 . Les réunions d'une instance ne sont pas publiques.
 Art.    72 . Les personnes qui participent à une réunion d'une instance sont tenues au secret sur les documents à caractère confidentiel et/ou personnel, ainsi que sur les délibérations et les votes.
 Art.    73 . La protection de la vie privée des personnes et des entreprises qui font appel à l'une des activités visées à l'article 26 du décret du 7 mai 2004, doit être assurée en application des dispositions légales et réglementaires en vigueur, notamment celles ayant trait à la publicité de documents administratifs dans les services et organismes du Gouvernement flamand.
 Art.    74 . L'administrateur délégué décide des demandes de consultation et de remise d'expéditions et de copies conformes du procès-verbal, dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur en matière de publicité de documents administratifs dans les services et établissements du Gouvernement flamand.
 Section 9.  - Ouverture, suspension, clôture et débats
 Art.    75 . Les réunions d'une instance sont ouvertes, suspendues et clôturées par le président.
 Art.    76 . Le président préside les débats. Aucun membre ne peut prendre la parole sans l'avoir demandée et obtenue du président. Lorsque le président a déclaré clos le débat sur un point, il formule la proposition sur laquelle l'instance est priée de se prononcer.
 Section 10.  - Date, heure et lieu
 Art.    77 . Chaque instance se réunit dans les locaux de l'immeuble dans lequel est établi l'agence, à moins qu'elle ne décide de se réunir ailleurs.
 Art.    78 . Chaque instance détermine les jours et l'heure auxquels les réunions auront lieu.
En concertation avec l'administrateur délégué, et après consultation des membres, le président du conseil d'administration ou le président de la commission de pratique détermine la date et l'heure des réunions qui auront lieu à d'autres jours.
 Art.    79 . Si aucune autre règle ne s'applique, le président de l'instance envoie la convocation et l'ordre du jour aux membres, au plus tard sept jours avant le début de la réunion.
 Section 11.  - Etablissement de rapports
 Art.    80 . L'administrateur délégué fait rapport, régulièrement et à la demande du conseil d'administration, sur la gestion journalière.
 Art.    81 . Le président d'une autre instance que le conseil d'administration fait annuellement rapport au conseil d'administration sur ses activités, sauf si le conseil d'administration propose des moments de rapport particuliers.
 Section 12.  - Fréquence de réunion
 Art.    82 . Chaque instance détermine sa fréquence de réunion en fonction de l'ordre du jour.
Le nombre maximal de réunions pouvant être organisées est de dix, sauf si l'instance motive un dépassement de ce nombre.
 Art.    83 . La commission Audit se réunit au moins lorsqu'elle l'estime nécessaire pour un bon fonctionnement. En tout cas, la commission Audit se réunit avant chaque conseil d'administration si l'ordre du jour de ce dernier comprend un point relevant de ses compétences et si la commission l'estime nécessaire.
 Art.    84 . Le " Management Syntra-netwerk " se réunit en principe toutes les deux semaines, le jeudi matin. La réunion a chaque fois lieu deux semaines avant le conseil d'administration. Par semestre, le secrétariat transmet aux membres un calendrier des dates du MSN.
En concertation avec le coprésident, le président peut convoquer une réunion pour motifs impérieux, sur la demande d'un membre ou non.
 Art.    85 . La commission de secteur se réunit :
1° préalablement au début de l'année de cours pour l'établissement de la planification ;
2° à la fin de l'année de cours pour l'évaluation de la planification réalisée.
 Section 13.  - Empêchement et remplacement
 Art.    86 . A l'exception du conseil d'administration et de la commission de pratique :
1° en cas d'absence ou d'empêchement, le président d'une instance est remplacé par le membre désigné par le président ;
2° les membres d'une instance peuvent se faire remplacer en cas d'empêchement.
 Art.    87 . En cas d'absence ou d'empêchement, le président du conseil d'administration est remplacé par le doyen d'âge des membres présents du conseil d'administration.
 Art.    88 . Lorsque le président est absent, les réunions de la commission de pratique sont présidées à tour de rôle par le membre le plus âgé en ancienneté de la représentation des organisations syndicales et le membre le plus âgé en ancienneté de la représentation des organisations patronales.
Le membre agissant comme président conserve le droit de vote. Il sera tenu compte de sa présence pour l'application de l'article 58.
 CHAPITRE 8.  - Cas non réglés
 Art.  89. Sur les cas non couverts par le présent règlement, une décision est prise pendant la réunion de l'instance.


type: legislation

jurisdiction: Belgium

text:
CHAPITRE I.  - DISPOSITIONS GENERALES
 Article     1er . Le siège du Comité sectoriel pour l'Autorité Fédérale, ci-après "le Comité", est établi à Bruxelles.
 Art.    2 . Le président veille au bon fonctionnement du Comité.
 Art.    3 . Le président convoque le Comité et fixe le lieu, la date et l'heure des séances. Il ouvre et clôt celles-ci. Il dirige les débats.
Si le président est empêché ou absent, sa fonction est exercée par l'autre membre de la Commission de la protection de la vie privée, ci-après "la Commission", ayant l'ancienneté la plus élevée ou, en cas d'égalité d'ancienneté des membres de la Commission, par le plus âgé d'entre eux. Ce suppléant a les mêmes attributions et les mêmes obligations que le président.
 Art.    4 . Sauf dans les cas jugés urgents par le président, les convocations sont envoyées aux membres au moins huit jours avant la séance. Elles contiennent l'ordre du jour de la séance et sont assorties des documents indispensables.
Si un membre effectif est empêché, il préviendra en temps utile le conseiller juridique secrétaire du Comité et le secrétariat du président de la Commission. Ce secrétariat informe le suppléant, lui transmet sans délai les documents nécessaires et vérifie si le quorum est atteint.
Un membre suppléant qui ne remplace pas un membre effectif peut exceptionnellement être invité par le président du Comité si l'on aborde un dossier dans lequel l'expertise spécifique du membre suppléant est jugée utile. Dans ce dernier cas, le membre suppléant peut également être rapporteur, un jeton de présence est octroyé mais il n'y a pas de voix délibérative si le membre effectif est présent.
 Art.    5 . Le président convoque le Comité si trois membres au moins en font la demande, par courrier adressé au président ou de vive voix, lors d'une séance du Comité. L'objet de la convocation doit être précisé dans la demande.
Le Comité se réunit dans les 15 jours suivant l'introduction de la demande, à moins que les auteurs de celle-ci acceptent le report de la réunion à une date ultérieure.
 Art.    6 . Le président fixe l'ordre du jour.
Les points inscrits à l'ordre du jour se répartissent en deux catégories, "A" et "B". Ceux relevant de la catégorie "B" seront approuvés en séance sans autre forme de débat, sauf si une demande de mise en discussion est transmise au président par un membre, avec copie au conseiller juridique secrétaire du Comité, au plus tard à 10 heures l'avant-dernier jour ouvrable précédant le jour de la séance concernée ; auquel cas les autres membres seront avertis par courriel le jour même, par le président ou le conseiller juridique secrétaire du Comité. Les points classés dans la catégorie "A" et ceux repris dans celle-ci à la requête d'un membre seront toujours soumis pour discussion au Comité.
Toute question ne figurant pas à l'ordre du jour ne peut être examinée qu'avec l'accord d'au moins la moitié des membres présents.
Le membre qui souhaite voir figurer un point à l'ordre du jour doit en faire la demande au président. Celui-ci inscrira le point en question à l'ordre du jour de la prochaine séance.
 Art.    7 . Pour que les délibérations du Comité soient valables, la présence d'au moins deux membres issus de la Commission - dont toujours le président du Comité ou son suppléant - et d'au moins deux membres externes est requise.
Si les membres issus de la Commission et les membres externes ne sont pas présents en nombre égal au moment de la délibération, la parité sera rétablie par l'abstention des membres en surnombre, à commencer par le moins ancien d'entre eux ou, à ancienneté égale, par le plus jeune du groupe, à l'exception du président.
Un membre présentant un conflit d'intérêts concernant un point à l'ordre du jour le fait savoir en début de séance. Un conflit d'intérêts survient lorsque l'exercice impartial et objectif de la fonction de membre du Comité ou le respect par ce membre des principes de concurrence loyale, de non-discrimination ou de traitement équitable sont compromis pour des raisons liées à tout intérêt partagé avec une personne, institution, organisation ou entreprise mentionnée dans un dossier déterminé. Le cas échéant, le président du Comité peut exiger d'un membre qu'il se retire en raison d'un conflit d'intérêts constaté.
Si sur la base des documents transmis visés à l'article 4, un membre constate qu'il est confronté à un tel conflit d'intérêts, il en informe le président du Comité et le conseiller juridique secrétaire du Comité dès que possible et au plus tard au début de la séance. Le membre en question quitte la séance et ne participe ni à la discussion, ni à la délibération, ni au vote éventuel concernant le point à l'ordre du jour en question tel que mentionné à l'article 12. Le cas échéant, ce membre peut, à la demande du Comité, quand même participer à la discussion préalable à la délibération de ce point pour fournir des précisions éventuelles en fonction de ses connaissances ou compétences spécifiques.
 Art.    8 . Les séances du Comité donnent lieu à l'établissement d'un procès-verbal, à titre de synthèse, qui est signé par le président et l'administrateur de la Commission. Ce dernier est responsable de la conservation des pièces et de la délivrance des copies conformes des actes et procès-verbaux des séances du Comité.
Chaque séance fait l'objet d'un enregistrement sonore des interventions en vue de la rédaction du procès-verbal. Cet enregistrement est détruit après approbation du procès-verbal de la séance en question.
Les projets de procès-verbaux sont communiqués aux membres du Comité. Ils sont approuvés par le Comité lors de la séance suivante.
 Art.    9 . Le président peut désigner un ou plusieurs rapporteurs dans le cadre du traitement de chaque demande adressée au Comité. Il peut agir de même pour toute question à propos de laquelle il juge utile de le faire.
Un agent du secrétariat de la Commission assiste le rapporteur. Le rapporteur peut diriger l'agent dans ses travaux.
 Art.    10 . Le président ou le rapporteur peut demander toutes les informations qu'il estime nécessaires à la partie requérante, au plaignant, à toute autorité et à tout responsable de traitement ainsi qu'à des tiers. Il peut les inviter à participer à une audition, ensemble ou séparément.
 Art.    11 . Le rapporteur rédige un projet de décision. Lors de l'examen du dossier et de la préparation de la décision, il faudra être attentif au cadre factuel et légal, en particulier au respect des principes applicables dans le cadre d'un traitement de données à caractère personnel et à l'impact de celui-ci sur la vie privée des personnes concernées.
Tous les avis et autorisations doivent être motivés de même que toutes les décisions répondant à une plainte.
 Art.    12 . Le Comité se réunit et délibère collégialement.
Le Comité se réunit à huis clos, sauf s'il décide expressément de rendre la séance publique.
La discussion d'un dossier de la catégorie "A" est systématiquement introduite par le rapporteur, chaque membre ayant ensuite la possibilité de poser des questions et d'exprimer son point de vue. Le président recherche la position commune susceptible d'être adoptée.
Le Comité décide par consensus. Si aucun consensus ne peut être atteint ou lorsqu'un membre en fait explicitement la demande, on procède à un vote. Le cas échéant, on vote d'abord chaque aspect d'un dossier distinctement et ensuite l'ensemble du dossier.
Le vote se déroule à main levée. Le Comité décide à la majorité des voix. Lors du calcul des voix, les abstentions ne sont pas prises en considération. S'il y a partage, la voix du président ou, en son absence, celle de son suppléant, est prépondérante. Le procès-verbal de la séance mentionne explicitement le résultat du vote.
Les membres suppléants qui, pendant la séance, ne remplacent pas un membre effectif parce que celui-ci est présent (cf. article 4, alinéa 3), n'ont pas le droit de vote.
 Art.    13 . Si le bon fonctionnement du Comité le requiert ou si cela s'avère nécessaire en vue de respecter les délais légaux ou s'il y a urgence, le président peut décider, après discussion en séance ou non, d'avoir recours à une procédure écrite pour poursuivre la délibération relative à un projet d'avis, d'autorisation ainsi que de toute autre décision.
Le président fait parvenir aux membres les projets par courriel et fixe le délai et les modalités de leur éventuelle réaction. Le délai ne peut pas être inférieur à 48 heures et comporte un week-end, sauf motivation particulière. Lors de la fixation de ce délai, il est également tenu compte d'éventuels jours de congés légaux. Les membres réagissent dans ce délai fixé par le président. Moyennant motivation, un membre peut demander à réagir à un moment ultérieur en raison de circonstances particulières.
Les membres qui ne réagissent pas dans le délai fixé par le président ou dans le délai prolongé qu'ils ont sollicité de manière motivée sont supposés être d'accord avec le projet de décision.
En fonction des réactions reçues, le président procèdera à l'adaptation du projet ou décidera de l'inscrire à l'ordre du jour d'une prochaine séance utile. Selon le cas, la date attribuée à la décision approuvée par le Comité sera celle de la séance au cours de laquelle elle aura été discutée pour la dernière fois ou, en l'absence d'examen en séance, celle à laquelle la version définitive du document aura été signée par le président.
 Art.    14 . Outre la notification imposée par ou en vertu de la loi, le Comité peut également donner une autre forme de publicité à ses avis, autorisations et autres décisions.
La publicité supplémentaire visée au précédent alinéa fait l'objet d'une décision distincte.
La publication sur le site Internet de la Commission se fait dans la rubrique réservée au Comité. Le Comité peut exceptionnellement décider de ne pas publier une de ses décisions sur le site Internet à condition qu'il ne s'agisse pas d'une autorisation et que cela soit motivé.
 Art.    15 . § 1er. Sans préjudice des tâches spécifiques qui lui sont confiées par le présent règlement, le président est responsable de l'exécution générale des décisions du Comité.
§ .2. Le président a la faculté, en vue d'assurer le bon fonctionnement du service, de confier certaines tâches exécutives et préparatoires à un agent du secrétariat de la Commission qui assistera le Comité.
 CHAPITRE II.  - DISPOSITIONS PARTICULIERES
 Section I.  - Autorisations visées à l'article 36bis de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, ci-après la "LVP"
 Art.    16 . Les dossiers relatifs aux demandes d'autorisation sont préparés par le président du Comité ou par un rapporteur désigné, avec l'assistance d'un agent du secrétariat de la Commission. Le président ou le rapporteur s'assure aussi rapidement que possible que toutes les informations indispensables en vue de l'octroi éventuel d'une autorisation ont été transmises au Comité.
Le cas échéant, le demandeur concerné est prié de fournir les informations manquantes.
La procédure se déroule ensuite conformément aux règles et aux délais énoncés à l'article 31bis de la LVP et dans l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée.
 Section II.  - Informations et renseignements
 Art.    17 . Les demandes de renseignements reçues par le secrétariat de la Commission sont en principe communiquées au président, à moins que le secrétariat ne juge que celles-ci ne requièrent pas le point de vue du Comité.
Le président décide si la demande est soumise au Comité.
Dans l'affirmative, la réponse est donnée sur la base des informations et des données dont le Comité dispose lors du traitement de la demande. Le demandeur en est informé dans la réponse.
La réponse mentionne, le cas échéant, la date de la séance à laquelle le Comité a délibéré sur la demande.
 Section III.  - Avis
 Art.    18 . Les dossiers relatifs aux demandes d'avis sont préparés par le président du Comité ou par un rapporteur désigné, assisté d'un agent du secrétariat de la Commission. Pour le traitement de ces demandes, le président ou le rapporteur s'assure aussi rapidement que possible que toutes les informations indispensables à la rédaction de l'avis ont été transmises au Comité. Le cas échéant, le demandeur concerné est prié de fournir les informations manquantes. Si la demande est complète, le Comité statue dans les soixante jours après réception de la demande.
 Art.    19 . L'avis reprend la décision favorable ou défavorable, en mentionnant éventuellement les conditions auxquelles est soumise cette conclusion.
 Section IV.  - Plaintes
 Sous-section I.  - Généralités
 Art.    20 . Sans préjudice de la Sous-section II, chaque fois qu'il est saisi d'une plainte, le Comité transmet immédiatement celle-ci à la Commission, à laquelle il propose son concours en qualité d'expert.
Le plaignant en est informé sans délai.
 Sous-section II.  -Plaintes du Service de Sécurité de l'Information et de Protection de la vie privée du Service public fédéral Finances
 Art.    21 . § 1er. Le Service de Sécurité de l'Information et de Protection de la vie privée du SPF Finances (ci-après "le Service") peut introduire une plainte auprès du Comité, en vertu de l'article 8, § 1er, in fine de la loi du 3 août 2012 portant dispositions relatives aux traitements de données à caractère personnel réalisés par le Service public fédéral Finances dans le cadre de ses missions.
La plainte doit être datée et signée par le chef du Service. Si elle est envoyée par courriel, elle doit être revêtue d'une signature électronique. Dans le cas contraire, elle ne pourra être traitée qu'après réception d'une confirmation écrite et signée sur support papier.
La plainte contient un exposé des faits. Elle doit inclure les indications nécessaires pour pouvoir identifier le traitement sur lequel elle porte.
§ 2. Si le Service adresse au Comité un courrier qui ne répondrait pas à ces exigences, ce courrier sera assimilé à une demande de renseignements. Le Service en sera averti.
§ 3. Le président peut inviter le Service à préciser si sa demande est une demande de renseignement ou une plainte.
Le président peut également demander toute information complémentaire qu'il estimerait utile au traitement de la demande ou de la plainte.
§ 4. Le secrétariat et le président examinent s'il est possible de donner une réponse satisfaisante au problème posé sans suivre la procédure prévue pour le traitement des plaintes.
 Art.    22 . Lors du traitement d'une plainte, l'attitude du Comité ou de son président doit en toutes circonstances être inspirée par le souci de régler le différend à l'amiable entre la personne/l'instance faisant l'objet de la plainte et le Service.
 Art.    23 . Lors de la réception d'une plainte, le président examine si l'affaire peut être résolue par une médiation par son entremise, sans la faire figurer à l'ordre du jour d'une séance.
En ce cas, avant d'entamer la médiation, le président vérifie la recevabilité de la plainte.
La décision sur la recevabilité est portée à la connaissance du Service.
 Art.    24 . Dans le cadre de la médiation, le président communique la plainte à la personne/l'instance faisant l'objet de la plainte et lui demande toutes les informations et explications utiles en vue d'une médiation. Il peut également demander des renseignements à des tiers.
La personne/l'instance faisant l'objet de la plainte a le droit de préciser sa réponse en y incluant toutes les informations et explications concernant la plainte qu'elle juge indispensables à la défense de ses intérêts.
Le président communique cette réponse au Service et lui donne la possibilité d'y réagir. Le cas échéant, il formule une proposition de règlement amiable.
Le président peut se faire assister par le secrétariat pour l'ensemble de ces formalités.
 Art.    25 . § 1er. Le président peut interrompre à tout moment sa tentative de médiation personnelle et saisir formellement le Comité du dossier. Il peut également décider de soumettre directement la plainte au Comité. Enfin, il peut saisir le Comité si la médiation par son entremise personnelle n'a pu aboutir.
§ 2. Dans ces cas, le président établit un rapport sur l'affaire et informe les parties de la saisine du Comité.
Il rédige à l'intention du Comité un projet d'avis motivé sur le bien-fondé de la plainte. Il peut assortir son projet de recommandations motivées à l'intention de la personne/l'instance faisant l'objet de la plainte.
Le président soumet le rapport ainsi que le projet d'avis et les éventuelles recommandations au Comité. Celui-ci prend connaissance du dossier, éventuellement lors de la prochaine séance utile, et se prononce, le cas échéant, sur les suites à lui donner. Il examine la recevabilité de la plainte et ensuite le bien-fondé de celle-ci.
Le président communique la décision finale du Comité aux parties.
 Art.    26 . Le Comité peut désigner un ou plusieurs de ses membres pour faire office de rapporteur et poser des actes d'instruction dans le cadre de l'examen d'une plainte.
Excepté dans les cas où une procédure de médiation a déjà été menée par le président, le Comité porte la plainte à la connaissance de la personne/l'instance faisant l'objet de la plainte, après l'avoir déclarée recevable, conformément à l'article 23. Dans l'intérêt de l'enquête, le Comité peut reporter cette notification au moment qu'il juge opportun.
Le Comité ou le rapporteur peut demander tous les renseignements qu'il juge utiles au Service, à la personne/l'instance faisant l'objet de la plainte et à des tiers. Il peut imposer un délai pour une réponse écrite et ordonner des mesures d'instruction complémentaires à chaque phase de la procédure.
La personne/l'instance faisant l'objet de la plainte a le droit de préciser sa réponse en y incluant toutes les informations et explications complémentaires qu'elle juge indispensables à la défense de ses intérêts.
Sa réponse est communiquée par le secrétariat au Service, qui a le droit d'y répliquer par écrit, dans le délai fixé par le Comité ou le rapporteur.
Si un examen sur place se révèle nécessaire, il est effectué conformément aux dispositions de la Section VI.
 Art.    27 . Le Comité peut décider d'inviter le Service et la personne/l'instance faisant l'objet de la plainte à une audition. Si les deux parties sont invitées, elles seront entendues ensemble ou séparément, selon ce que décidera le Comité.
 Art.    28 . Le Comité peut déléguer un ou plusieurs de ses membres pour aider les parties à se concilier.
En cas de conciliation, le(s) membre(s) délégué(s) à cet effet par le Comité rédige(nt) un procès-verbal relatant l'accord.
Le Comité en prend acte lors de la prochaine séance utile et se prononce le cas échéant quant aux suites.
 Art.    29 . En cas d'échec de la tentative de conciliation, le Comité émet un avis motivé sur le bien-fondé de la plainte. Il peut assortir son avis de recommandations motivées destinées à la personne/l'instance faisant l'objet de la plainte.
 Art.    30 . Le Comité peut décider qu'outre la notification imposée par ou en vertu de la loi, une autre mesure de publicité doit être donnée à sa décision ou à son avis. Il le précise dans sa décision.
 Section V.  - Contrôle et inspection
 Art.    31 . Dans le cadre de l'exécution de ses tâches, le Comité peut procéder à des enquêtes, charger un ou plusieurs de ses membres d'effectuer ces enquêtes et faire appel à des experts. Le Comité peut exiger communication de tout document pouvant lui être utile dans ses enquêtes.
Le président du Comité ainsi que les autres membres du Comité et les experts associés sont soumis au secret professionnel pour tout ce dont ils ont pu avoir connaissance en raison de leurs fonctions.
 Art.    32 . Pour l'application du présent règlement, on entend par "contrôle" la vérification du respect de la réglementation relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements relevant des compétences du Comité.
Pour l'application du présent règlement, on entend par "inspection" l'organisation d'une vérification générale du respect de la réglementation relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements relevant des compétences du Comité. Lors d'une inspection, un contrôle spécifique à l'égard d'un traitement déterminé peut avoir lieu.
 Art.    33 . La décision de procéder à un contrôle peut être prise à la suite de la réception d'une demande émanant d'un particulier ou d'une plainte, ou spontanément après la constatation de certains faits se rapportant au traitement de données à caractère personnel.
La décision de procéder à une inspection peut être prise à la suite de certaines constatations spécifiques de faits se rapportant au traitement de données à caractère personnel dans le cadre d'un contrôle, sur la base de certaines constatations générales concernant des faits se rapportant au traitement de données à caractère personnel, partant d'une préoccupation générale ou sur la base d'actions préventives et proactives ciblées réalisées par le Comité.
Les contrôles et inspections peuvent être organisés sur la base d'une initiative nationale ou internationale.
La décision de procéder à des contrôles spontanés est prise par le président. L'organisation d'une inspection est décidée par le Comité sur proposition du président.
 Art.    34 . Le Comité peut lui-même effectuer les missions d'inspection et de contrôle ou adresser une demande à cet effet à la Commission. Si le Comité adresse une telle demande à la Commission, il proposera son concours en qualité d'expert. Il transmettra également à l'appui de sa demande un exposé détaillé des motifs et des objectifs de celle-ci.
 Art.    35 . § 1er. A l'occasion d'un contrôle ou d'une inspection, le président ou son délégué peut faire remplir une feuille de renseignements par le responsable du traitement et lui demander toutes les explications complémentaires relatives à la manière dont le traitement est effectué. Il peut également demander des informations à des tiers. Le responsable du traitement a le droit de fournir en sus toutes les informations et explications complémentaires qu'il juge nécessaires.
§ 2. Lors de l'exécution d'une mission de contrôle ou d'inspection, l'attitude du Comité ou de son président doit en toutes circonstances être inspirée par le souci de parvenir à un arrangement à l'amiable entre le responsable du traitement et les personnes dont les données à caractère personnel sont traitées.
§ 3. Si le contrôle est effectué à la suite d'un dépôt de plainte, il faudra se conformer à la réglementation légale spécifique applicable en la matière et à la Section IV.
§ 4. Lorsqu'on décide de procéder à un contrôle et que celui-ci a été effectué, le président invite le responsable du traitement à faire connaître ses observations par écrit, dans le délai qu'il fixe.
Le président tente de parvenir à un règlement amiable avec le responsable du traitement.
S'il s'avère impossible de parvenir à un règlement amiable, le président peut décider d'adresser des recommandations au responsable du traitement concerné ou de porter l'affaire devant le Comité. Il peut à tout moment inscrire le dossier à l'ordre du jour d'une séance. Il en informe le responsable du traitement.
Le Comité peut adresser des recommandations au responsable du traitement.
§ 5. Si certaines constatations faites à l'occasion d'une mission d'inspection, par le Comité, son président ou l'un de ses membres, au sujet d'un responsable du traitement, donnent lieu à un contrôle spécifique, on agira conformément aux dispositions du précédent paragraphe.
 Section VI.  - Examens sur place
 Art.    36 . Si, en vue d'un contrôle ou d'une inspection ou pour l'instruction d'une plainte, le Comité constate qu'un examen sur place est nécessaire, il sollicite à cet effet le concours de la Commission, à laquelle il propose ses services en tant qu'expert.
Le président rédige un rapport sur l'état d'avancement du dossier dans lequel il peut demander l'exécution de certains actes d'instruction.
Une fois que la Commission lui a communiqué son compte rendu ainsi que son accord, le Comité poursuit l'examen du dossier conformément à la réglementation applicable et aux prescriptions du présent règlement, en s'appuyant sur les constatations faites à l'occasion de l'examen sur place.
 Section VII.  - Saisie de la Commission prévue à l'article 31bis de la LVP et à l'article 12 de l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée
 Art.    37 . Si le président décide de suspendre l'examen d'un dossier pour le soumettre à la Commission ou de demander à cette dernière de réexaminer un dossier au sujet duquel le Comité a déjà rendu sa décision, il communique sans délai à la Commission tous les documents utiles et rédige un compte rendu circonstancié des délibérations du Comité.
Il se charge également d'informer le demandeur et, le cas échéant, les autres membres, de ce transfert.
 Art.    38 . En cas de suspension du traitement du dossier, le Comité prend acte de la décision de la Commission, ou, à défaut d'une décision dans le délai prescrit par la loi, reprend la procédure conformément aux prescriptions de la loi et du présent règlement.
 CHAPITRE III.  - DISPOSITIONS FINALES
 Art.    39 . Le présent règlement d'ordre intérieur est soumis pour approbation à la Commission.
Une fois approuvé, il sera publié au Moniteur belge et sur le site Internet de la Commission. Il sera communiqué à quiconque en fera la demande.
 Art.  40. Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.