type: legislation

jurisdiction: Switzerland

text: Ordonnance de Direction sur la gestion et l'archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements (ODArch communes)   1  170.711  Ordonnance de Direction sur la gestion et l'archivage des documents des collectivités de droit  public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements  (ODArch communes)  du 20.10.2014 (état au 01.08.2018)  La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésias- tiques du canton de Berne,  vu l'article 11, alinéas 1, lettre b et 2 de la loi du 31 mars 2009 sur l'archivage (LArch)1) et l'article 1, alinéa 2, lettre b de l'ordonnance du 4 novembre 2009 sur l'archivage (OArch)2), *  arrête:  1 Dispositions générales  Art.  1 Objet et champ d'application 1 La présente ordonnance de Direction règle la gestion et l'archivage des docu- ments des collectivités de droit public au sens de l'article 2, alinéa 1 de la loi du 16 mars 1998 sur les communes (LCo)3) et de leurs établissements au sens de l'article 65 LCo (ci-après «communes»). 2 Elle s'applique aux documents sur support papier ainsi qu'aux documents is- sus de systèmes électroniques (ci-après «documents électroniques»). Les dis- positions sont différenciées en fonction du support. 3 La gestion et l'archivage de documents d'organisations et de personnes pri- vées accomplissant des tâches de droit public pour une commune sont réglés par l'article 3, alinéa 4, lettre c LArch.  Art.  2 Archives communales 1 Les archives communales sont les installations nécessaires à la conservation définitive des documents ayant une valeur archivistique et liés aux tâches, à l'activité, aux décisions des organes ou à l'administration des communes.  1) RSB 108.1 2) RSB 108.111 3) RSB 170.11  * Tableaux des modifications à la fin du document  14-94      170.711  2  Art.  3 Documents 1 Par documents sont entendus toute information enregistrée sur quelque sup- port que ce soit, ainsi que tous les outils et toutes les données complémen- taires qui sont nécessaires à la compréhension et à l'utilisation de ces informa- tions. 2 Par documents issus de systèmes électroniques sont entendus  a les sous-produits, les produits dérivés ou les produits finis issus de pro- cessus de traitement électroniques, dont le support peut être numérique ou analogique;  b les  documents  accessibles  exclusivement  sous  forme numérique  et  li- sibles uniquement à l'aide d'outils électroniques.  3 Par documents pertinents pour une affaire sont entendus les documents qui renferment des informations nécessaires à la compréhension, au traitement et à la traçabilité d'une affaire (données primaires) ainsi que les outils de nature descriptive ou technique nécessaires à la compréhension de ces documents (métadonnées). 4 Ont une valeur archivistique les documents qui ont une valeur durable  a pour la sauvegarde des intérêts de la commune, b pour la sauvegarde des intérêts légitimes de personnes concernées ou de  tiers, c pour l'activité administrative, d pour la législation ou l'application du droit, e pour la documentation de l'activité et de l'organisation des autorités, f pour la compréhension du présent et de l'histoire ou g pour la science et la recherche.  Art.  4 Cycle de vie des documents 1 Le cycle de vie des documents comprend, répartis en trois phases, la créa- tion, l'exploitation, le classement et la conservation ainsi que le tri selon un plan de conservation (système de classement) conformément à l'article 5. 2 Les trois phases qui, dans l'ordre, constituent le cycle de vie des documents sont les suivantes:  a le classement: documents relatifs à des affaires en suspens, b les archives intermédiaires: documents dont le délai de conservation n'a  pas encore expiré et qui  sont  nécessaires pour la mise en sûreté des preuves, pour un éventuel réexamen ou pour la réouverture de l'affaire et       3  170.711  c les archives définitives: documents considérés, dans le cadre de l'évalua- tion, comme importants pour la sauvegarde des intérêts de la commune et du public, pour la traçabilité à long terme de l'activité de la commune et pour la recherche scientifique (archives).  3 Tout au long de leur cycle de vie, les documents doivent être accessibles en tout temps aux personnes autorisées.  Art.  5 Système de classement 1 La commune établit un système de classement qui sert de base pour le traite- ment, le classement et la conservation des documents. 2 Elle range ses documents d'après son système de classement. 3 Celui-ci  a précise la méthode de classement des documents, b mentionne les délais de conservation et c contient l'évaluation. 4 Le système de classement s'applique aux documents sur support papier et aux documents électroniques. 5    La commune l'adapte aux nouvelles réalités.  Art.  6 Délais de conservation minimaux et évaluation 1 Les délais de conservation minimaux ainsi qu'une recommandation d'évalua- tion pour certains types de documents figurent dans les annexes1 à 4. * 2 Les  communes  peuvent  évaluer  les  documents  à  l'expiration  du  délai  de conservation  minimal  conformément  à  l'alinéa  1  et  prévoir  des  délais  de conservation plus longs. Ceux-ci doivent être inscrits dans le système de clas- sement conformément à l'article 5, alinéa 3, lettre b. 3 Les communes évaluent la valeur archivistique des documents qui ne sont pas mentionnés dans l'annexe correspondante conformément à l'article 3, ali- néa 4. Les délais de conservation et l'évaluation doivent être inscrits dans le système de classement conformément à l'article 5, alinéa 3, lettres b et c. * 4 La conservation en vertu des alinéas 2 et 3 de documents contenant des don- nées personnelles conformément à l'article 30 n'est admissible que sous ré- serve de l'article 21, alinéa 2. 5 Les documents qui sont considérés comme étant dépourvus de valeur archi- vistique doivent être éliminés à l'expiration du délai de conservation. *       170.711  4  6 Les délais de conservation légaux spéciaux prévus par le droit fédéral ou le droit cantonal sont réservés.  Art.  7 Forme 1 Les documents sont classés, conservés et archivés sur support papier ou sur support électronique. 2 … *  2 Responsabilités  Art.  8 Obligation de gérer les documents et d'organiser des archives 1 Chaque commune veille à la gestion régulière de ses documents et organise un service d'archives. 2 Les compétences définies aux articles 9 et 10 peuvent relever du ou des mêmes services (autorité ou personne).  Art.  9 Compétence pour la gestion des documents et surveillance 1 La commune désigne l'organe responsable de la surveillance de la gestion ré- gulière des documents ainsi que les services compétents pour la gestion des documents. 2 Les services compétents pour la gestion des documents garantissent que les documents sont gérés de manière systématique, traçable et transparente. 3 Ils  sont  responsables d'inscrire  les  documents pertinents pour  les  affaires dans un inventaire sur support papier ou sous forme électronique. 4 Ils veillent à ce que toutes les personnes chargées de l'accomplissement des tâches mettent  en oeuvre les prescriptions relatives à la  gestion des docu- ments.  Art.  10 Compétence pour la gestion des archives et surveillance 1 La commune désigne l'organe responsable de la surveillance de la gestion des archives et les services compétents pour l'archivage des documents. 2 Les services compétents pour l'archivage des documents garantissent que les documents sont  archivés de manière systématique,  traçable et  transpa- rente. 3 Ils sont responsables de décrire complètement les archives dans un instru- ment de recherche. 4 Ils sont compétents pour l'utilisation des archives.       5  170.711  5 Ils veillent à la mise en oeuvre de la législation sur l'archivage.  Art.  11 Archivage par des tiers 1 Les communes peuvent charger des tiers d'archiver des documents et de gé- rer des archives définitives. 2 Les tiers garantissent que les documents seront conservés et gérés de ma- nière  sûre,  conformément  à  la  législation  sur  l'archivage.  Les  communes conservent la responsabilité de la gestion régulière des archives. 3 Les documents entreposés auprès de tiers ne peuvent être déplacés qu'avec l'accord de la commune. 4 La commune réglemente l'accès aux documents conservés par des tiers.  3 Traitement et conservation (classement et archives  intermédiaires)  3.1 Dispositions générales  Art.  12 Gestion des documents (classement) 1 Les tâches des communes sont traitées sous forme d'affaires. 2 Les services compétents pour la gestion des documents traitent et gèrent les affaires.  Art.  13 Constitution des dossiers 1 Chaque affaire donne naissance à un dossier. S'agissant des documents sur support papier, les communes peuvent consentir des exceptions. 2 Un dossier réunit tous les documents pertinents pour une affaire conformé- ment à l'article 3, alinéa 3. 3 Les dossiers sont rangés selon le système de classement conformément à l'article 5 et inscrits dans un inventaire.  Art.  14 Clôture du dossier 1 Lorsqu'une affaire est liquidée ou interrompue, la personne qui en est char- gée nettoie le dossier correspondant, c'est-à-dire qu'elle vérifie que le dossier est complet et traçable, et supprime les documents qui ne sont pas pertinents. 2 La personne chargée du dossier remet ce dernier aux services compétents pour la gestion des documents afin qu'ils le conservent.       170.711  6  3 Les services compétents pour la gestion des documents contrôlent que le dossier a été nettoyé et le transmettent sous une forme archivable. Ils veillent à ce que les dossiers restent accessibles aux personnes autorisées. * 4 Après sa clôture, le dossier et les documents s'y trouvant ne peuvent plus être modifiés jusqu'à l'expiration du délai de conservation. La rectification de documents inexacts et la destruction de documents non nécessaires contenant des données personnelles sont réservées conformément à l'article 23 de la loi du 19 février 1986 sur la protection des données (LCPD)1).  Art.  15 Conservation (archives intermédiaires) 1 La clôture du dossier marque le début du délai de conservation prévu dans l'annexe correspondante ou déterminé par la commune. * 2 Le dossier, après sa clôture, est placé dans les archives intermédiaires. 3 Les services compétents pour la gestion des documents sont responsables de la conservation de ces derniers dans les archives intermédiaires.  3.2 Traitement et conservation des documents sur support papier  Art.  16 Ouverture d'un dossier physique 1 Tous les documents sur support papier se rapportant à une même affaire sont classés dans un dossier physique. 2 Dans le cas où les documents sont gérés sans constitution de dossiers, il convient de satisfaire au moins aux exigences suivantes:  a le classement des documents est structuré en fonction d'un système de classement;  b les documents sont classés par ordre chronologique; c les documents sont munis d'une inscription et d les documents sont inscrits dans un inventaire.  Art.  17 Conservation de procès-verbaux sur support papier 1 Lorsque les procès-verbaux de l'assemblée communale, du conseil commu- nal et du parlement communal sont conservés et archivés sur support papier, ils doivent être reliés. *  1) RSB 152.04       7  170.711  3.3 Traitement et conservation des documents électroniques  Art.  18 Gestion électronique des documents 1 Chaque dossier constitué pour une nouvelle affaire peut être subdivisé en sous-dossiers. 2 Le dossier est inscrit avec ses métadonnées dans le système de gestion des affaires, et une position dans le système de classement lui est attribuée confor- mément à l'article 13, alinéa 3.  Art.  19 Clôture du dossier en cas d'archivage électronique 1 La personne qui vérifie que le dossier électronique est complet et traçable conformément à l'article 14, alinéa 1 examine également les métadonnées se rapportant à l'affaire. 2 Afin de garantir que le dossier et les documents s'y trouvant ne puissent pas être modifiés conformément à l'article 14, alinéa 4, les documents du dossier électronique sont protégés en écriture au moment de la clôture de ce dernier. 3 Simultanément, les documents électroniques sont convertis dans un format adapté à l'archivage (conversion de documents). 4 S'agissant du choix de formats adaptés à l'archivage, il convient de satisfaire aux exigences du Centre de coordination pour l'archivage à long terme de do- cuments électroniques (CECO).  4 Tri  Art.  20 Evaluation 1 A l'expiration du délai de conservation minimal prévu par l'annexe correspon- dante, la décision d'évaluation conformément à l'article 6, alinéas 2 à 6 est ap- pliquée. * 2 Les documents ayant une valeur archivistique sont conservés de manière dé- finitive. 3 Dans le cas où l'annexe ne contient pas d'évaluation, les services compétents pour la gestion des documents décident, d'entente avec les services compé- tents pour l'archivage des documents, de l'élimination ou de l'archivage des do- cuments.  Art.  21 Elimination 1 Les documents dépourvus de valeur archivistique sont éliminés. *       170.711  8  2 Les  documents  dépourvus  de valeur  archivistique  contenant  des  données personnelles doivent  être éliminés s'ils  ne sont plus utilisés (art.  19 LCPD). Cela vaut également pour les fonds comprenant une part importante de don- nées personnelles, lorsque seuls quelques-uns ont une valeur archivistique. L'obligation d'éliminer ces documents est mentionnée explicitement dans l'an- nexe correspondante. * 3 Les services compétents pour la gestion des documents établissent un pro- cès-verbal de l'élimination des documents. 4 Le procès-verbal contient des indications sur  a la date de l'élimination, b le volume des documents éliminés (indication du nombre de pages ou de  boîtes, du poids, etc.) et c le contenu des documents éliminés (indication du domaine, des services  de la commune chargés de l'affaire et de la période de traitement des do- cuments).  5 Le procès-verbal empêche la reconstitution de données personnelles.  5 Archivage (archives définitives)  5.1 Dispositions générales  Art.  22 Fond d'archives 1 Le plan d'archivage reflète le classement des archives, qui s'effectue en fonc- tion des tâches de la commune et par ordre chronologique. * 2 Les archives peuvent être organisées chronologiquement en plusieurs sec- tions comme suit:  a la section I (section historique) réunit les documents des siècles passés et b les autres sections du plan d'archivage correspondent à chaque nouveau  système de classement utilisé pour les documents dans la phase de clas- sement courante.  3 Les archives qui ne sont pas liées aux tâches, à l'activité ou à l'administration de la commune sont attribuées à une section spéciale.  Art.  23 Instruments de recherche 1 Des instruments de recherche doivent être élaborés et tenus à jour pour les archives de la commune.       9  170.711  2 L'instrument de recherche contient au minimum les informations suivantes:  a la position des documents dans le plan d'archivage, b l'identification des documents (service responsable et indications relatives  au contenu) et c la période de création des documents.  5.2 Archivage des documents sur support papier  Art.  24 Fond d'archives sur support papier 1 Les archives sur support papier sont conservées dans des locaux d'archives. 2 Elles  sont  organisées  de  telle  sorte  qu'elles  sont  facilement  accessibles, qu'elles permettent une vue d'ensemble et qu'elles sont séparées en fonction des différentes sections. 3 Elles  sont  classées selon  la  méthode  définie  dans  le  plan  d'archivage  et peuvent être retrouvées.  Art.  25 Locaux d'archives 1 Les locaux d'archives sont conçus de telle sorte que les archives ne peuvent ni être volées ou empruntées illicitement, ni être consultées par des personnes non autorisées, ni subir des dommages. 2 Les communes peuvent utiliser en commun des locaux d'archives. 3 Les archives sont conservées séparément pour chaque commune.  5.3 Archivage de documents électroniques  Art.  26 Reprise des documents électroniques 1 Les documents issus de domaines d'activité qui font l'objet d'un traitement ex- clusivement  électronique peuvent  être  archivés  durablement  sur  un support électronique dans la mesure où les systèmes utilisés pour la gestion des af- faires  et  l'archivage  électroniques répondent  aux  exigences  techniques  du CECO, qui font office de normes minimales. * 2 Les services compétents pour la gestion des documents gardent les docu- ments électroniques ayant une valeur archivistique dans le système de gestion des affaires (archives intermédiaires conformément à l'art. 15) jusqu'à ce que le succès de la reprise dans les archives électroniques leur soit confirmé.       170.711  10  3 Une fois la reprise des documents confirmée, les documents qui ont été ver- sés sont effacés du système de gestion des affaires ou signalés comme ayant été archivés. Les documents contenant des données personnelles doivent en outre être signalés comme tels, et l'accès à de tels documents doit être res- treint conformément à l'article 31. 4 Si  la  commune a confié  l'archivage  électronique à un tiers,  ce dernier  lui confirme par écrit que la reprise des documents a réussi avant qu'elle ne les supprime du système de gestion des affaires.  Art.  27 Description 1 Les  archives  électroniques  sont  décrites  dans  l'instrument  de  recherche conformément à l'article 23 jusqu'au niveau du dossier. 2 Des exceptions en raison d'impossibilité technique sont admissibles.  6 Archivage en cas de fusion ou de suppression de communes  Art.  28 Archivage des documents des communes agrandies et des com- munes créées  1 Les communes agrandies et les communes créées suite à une fusion  a ferment les archives des communes supprimées du fait de la fusion; b les décrivent dans un instrument de recherche; c garantissent que l'instrument de recherche de la commune agrandie ou  de la commune créée renvoie à l'instrument de recherche de la commune supprimée, lequel est géré de manière séparée, et  d désignent les locaux d'archives dans lesquels les documents des com- munes supprimées du fait de la fusion seront conservés de manière défi- nitive.  2 Les locaux d'archives doivent satisfaire aux exigences de l'article 25, alinéa 1.  Art.  29 Archivage des documents des communes supprimées 1 Les communes devant être supprimées sans succession juridique veillent, avant leur suppression, à ce que leurs documents soient archivés de manière sûre et durable conformément à la législation sur l'archivage. 2 Elles ferment leurs archives et les décrivent dans un instrument de recherche. 3 Elles confient  leurs archives à une autre commune ou organisation,  et les placent dans les archives définitives de celle-ci. Si aucune commune ou orga- nisation ne se déclare prête à reprendre leurs archives,  ces dernières sont transmises aux Archives de l'Etat.       11  170.711  7 Archivage des documents contenant des données personnelles  Art.  30 Archivage 1 L'archivage des documents contenant des données personnelles est régi par l'article 14 LArch.  Art.  31 Accès 1 Les services compétents pour l'archivage des documents ont accès aux don- nées personnelles archivées. 2 Les services compétents pour la gestion des documents n'ont accès aux don- nées personnelles archivées que si celles-ci sont conservées comme moyen de preuve ou de sécurité conformément à l'article 19, alinéa 2 LCPD. 3 L'article 14, alinéa 3 LArch détermine si l'accès aux autres documents conte- nant des données personnelles est admissible.  Art.  32 Modification 1 Toute personne contestant la véracité des données personnelles archivées la concernant peut faire joindre une contestation aux documents. 2 La contestation doit être adressée par écrit aux services compétents pour l'ar- chivage des documents, être explicitement désignée comme telle et mention- ner le nom de la personne concernée. 3 Elle est jointe, datée, aux documents à l'endroit correspondant. Les archives elles-mêmes ne peuvent pas être modifiées.  8 Utilisation des archives  Art.  33 Consultation 1 Les archives sont accessibles au public. 2 La consultation des archives communales est garantie conformément à la loi sur l'information du public et à la législation sur la protection des données. L'ac- cès est régi par les articles 16 à 25 LArch. 3 Les demandes de consultation de documents contenant des données person- nelles dans un but qui est sans relation directe avec les personnes intéressées sont présentées par écrit et accompagnées d'une justification conformément à l'article 20 LArch. 4 Les services compétents pour l'archivage des documents statuent sur ces de- mandes.       170.711  12  Art.  34 Restriction d'accès 1 Les services compétents pour l'archivage des documents peuvent restreindre ou refuser la consultation de certaines catégories d'archives ou de certains do- cuments  a lorsqu'il y a un risque qu'un document soit endommagé ou b lorsque la consultation entraîne une charge de travail démesurée pour la  commune.  Art.  35 Prêt 1 Les communes peuvent, à des fins de recherche scientifique, prêter des ar- chives au canton, à d'autres communes ou à d'autres Archives, dans la mesure où ceux-ci offrent la garantie d'un traitement approprié de ces documents. 2 Elles peuvent, sur demande, mettre à disposition des archives pour des expo- sitions  a s'il n'en découle aucun risque pour leur conservation; b si le lieu d'exposition présente toutes garanties en matière de sécurité et c si le but visé ne peut être atteint par d'autres moyens. 3 Les documents présentant une valeur historique particulière sont exclus du prêt. Des exceptions peuvent être consenties pour des expositions d'une im- portance considérable, pour autant que les conditions de l'alinéa 2 soient rem- plies. 4 L'utilisation à des fins commerciales et l'inaliénabilité des archives sont régies par les articles 23 et 24 LArch.  9 Surveillance  Art.  36 1 Les dispositions des articles 87 ss LCo s'appliquent à la surveillance canto- nale des archives communales. 2 Les Archives de l'Etat sont l'autorité cantonale de surveillance pour la section historique des archives communales et peuvent édicter des instructions en la matière. 3 Les Archives de l'Etat, en leur qualité d'organe cantonal spécialisé dans le do- maine de la surveillance des archives communales, sont à la disposition des communes pour leur donner des conseils.       13  170.711  10 Entrée en vigueur  Art.  37 1 La présente ordonnance de Direction entre en vigueur le 1er janvier 2015.  Berne, le 20 octobre 2014 Le directeur de la justice, des affaires com- munales et des affaires ecclésiastiques:  Neuhaus       170.711  14  Tableau des modifications par date de décision  Décision Entrée en vi- gueur  Elément Modification Référence ROB  20.10.2014 01.01.2015 Texte législatif première version 14-94 08.06.2016 01.07.2016 Préambule modifié 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 6 al. 1 modifié 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 6 al. 3 modifié 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 6 al. 5 modifié 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 7 al. 2 abrogé 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 14 al. 3 modifié 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 15 al. 1 modifié 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 17 al. 1 modifié 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 20 al. 1 modifié 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 21 al. 1 modifié 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 21 al. 2 modifié 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 22 al. 1 modifié 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 26 al. 1 modifié 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Annexe 1 Contenu modifié 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Annexe 2 introduit 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Annexe 3 introduit 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Annexe 4 introduit 16-040 22.12.2017 01.02.2018 Annexe 1 Contenu modifié 18-006 22.12.2017 01.02.2018 Annexe 2 Contenu modifié 18-006 06.03.2018 01.08.2018 Annexe 1 Contenu modifié 18-033 09.05.2018 01.08.2018 Annexe 1 Contenu modifié 18-037 09.05.2018 01.08.2018 Annexe 2 Contenu modifié 18-037       15  170.711  Tableau des modifications par disposition  Elément Décision Entrée en vi- gueur  Modification Référence ROB  Texte législatif 20.10.2014 01.01.2015 première version 14-94 Préambule 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040 Art. 6 al. 1 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040 Art. 6 al. 3 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040 Art. 6 al. 5 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040 Art. 7 al. 2 08.06.2016 01.07.2016 abrogé 16-040 Art. 14 al. 3 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040 Art. 15 al. 1 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040 Art. 17 al. 1 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040 Art. 20 al. 1 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040 Art. 21 al. 1 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040 Art. 21 al. 2 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040 Art. 22 al. 1 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040 Art. 26 al. 1 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040 Annexe 1 08.06.2016 01.07.2016 Contenu modifié 16-040 Annexe 1 22.12.2017 01.02.2018 Contenu modifié 18-006 Annexe 1 06.03.2018 01.08.2018 Contenu modifié 18-033 Annexe 1 09.05.2018 01.08.2018 Contenu modifié 18-037 Annexe 2 08.06.2016 01.07.2016 introduit 16-040 Annexe 2 22.12.2017 01.02.2018 Contenu modifié 18-006 Annexe 2 09.05.2018 01.08.2018 Contenu modifié 18-037 Annexe 3 08.06.2016 01.07.2016 introduit 16-040 Annexe 4 08.06.2016 01.07.2016 introduit 16-040       1  170.711-A1        Annexe 1 à l’article 6, alinéa 1   (état au 01.08.2018)   Délais de conservation minimaux destinés aux communes  municipales, aux communes mixtes, aux syndicats de communes,  aux sections de commune, aux corporations de digue et à leurs  établissements        Objet  Délai de conser-  vation minimal   Début  Prescriptions   relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   1. Généralités   1.1 Systématique du clas- sement, plans  d’archivage et procès- verbaux de l’élimination  des documents selon  l’article 21, alinéa 3   Définitivement   Valeur archivis- tique   1.2 Règlements abrogés Définitivement   Valeur archivis- tique   1.3 Actes de classification  et documents s’y  rapportant   Définitivement   Valeur archivis- tique   1.4 Contrats de vente et de  servitude, autres con- trats importants   Définitivement   Valeur archivis- tique   1.5 Procès-verbaux de  remise des pouvoirs   10 ans Démission de la  personne qui avait  remis les pouvoirs   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique   1.6 Dossiers de procédure  et de recours   Tant que les effets  juridiques doivent  pouvoir être prou- vés et que le délai  de prescription  court   Entrée en force de la  décision   Elimination  partielle selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique partielle     2  170.711-A1         Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   1.7 Procès-verbaux de  l’assemblée commu- nale, du parlement  communal, du conseil  communal ainsi que des  commissions    Procès-verbaux des  organes de toutes les  collectivités de droit  public au sens de  l’article 2 LCo et de  leurs établissements au  sens de l’article 65 LCo   Définitivement  (art. 2 et 65 de la  loi sur les com- munes, LCo  1 )    Rectification sur  requête selon  l’article 14, ali- néa 4    (La modification  [ajout] ou trans- formation en  données ano- nymes est aussi  admissible sur  requête)   Valeur archivis- tique   1.8 Liste des organes Définitivement   (art. 7 de  l’ordonnance sur  les communes,  OCo  2 )   Registre courant  Valeur archivis-  tique      2. Votations et élections   2.1 Procès-verbaux des  votations et des élec- tions communales   Définitivement   Valeur archivis- tique   2.2 Autre matériel de vote  pour les votations et  élections communales   Jusqu’à la valida- tion du résultat (art.  18 de l’ordonnance  sur les droits  politiques, ODP  3 )    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   2.3 Matériel de vote pour  les votations et élec- tions fédérales et  cantonales (bulletins  des votations et élec- tions ainsi que cartes de  légitimation)    Il en va de même pour  les bulletins des élec- tions au Conseil natio- nal.   Jusqu’à confirma- tion par la Chancel- lerie d’Etat que le  matériel peut être  éliminé (après la  validation du  résultat selon l’art.  18, al. 3 ODP)    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique                                                          1   Loi du 16 mars 1998 sur les communes (LCo; RSB 170.11)   2   Ordonnance du 16 décembre 1998 sur les communes (OCo; RSB 170.111)   3   Ordonnance du 4 septembre 2013 sur les droits politiques (ODP; RSB 141.112)     3  170.711-A1         Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   2.4 Procès-verbaux n° 1 et  n° 2 (communication  téléphonique et procès- verbal) pour les vota- tions et élections fédé- rales et cantonales   Jusqu’à confirma- tion par la Chancel- lerie d’Etat que le  matériel peut être  éliminé (après la  validation du  résultat)    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5    Les bulletins et  les cartes de  légitimation  doivent être  éliminés après la  validation des  résultats s’ils  contiennent des  résultats partiels  (sans vote élec- tronique). La  commune peut  conserver les  procès-verbaux  pour autant qu’ils  contiennent des  résultats globaux.   Aucune valeur  archivistique   2.5 Procès-verbaux indi- quant le nombre exact  des ayants droit au vote  pour les votations et  élections fédérales et  cantonales (clôture du  registre des électeurs)   Jusqu’à confirma- tion par la Chancel- lerie d’Etat que le  matériel peut être  éliminé (après la  validation du  résultat)    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5     Aucune valeur  archivistique   2.6 Formulaires de signa- ture d’initiatives et de  référendums commu- naux    Jusqu’à l’entrée en  force de la décision  constatant que le  référendum ou  l’initiative a abouti    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   2.7 Contrôles des signa- tures d’initiatives et de  référendums cantonaux  et fédéraux   Jusqu’à l’entrée en  force de la décision  constatant que le  référendum ou  l’initiative a abouti    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   3. Contrôle des habitants / registre des ressortissants   3.1 Registres des ressortis- sants contenant des  données postérieures  au 31 décembre 1928    (Il est possible de  transmettre ces re- gistres à l’office de l’état  civil. Dans ce cas, il  convient de conserver  le procès-verbal de  transmission.)     Définitivement          Définitivement    IMPORTANT: les  registres des  ressortissants qui  contiennent des  données anté- rieures au 1  er    janvier 1929 et  qui ne sont plus  tenus à jour par la  commune doivent  être transmis à  l’office de l’état  civil.   Valeur archivis- tique     4  170.711-A1         Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   3.2 Actes de naturalisation  ou d’admission au droit  de cité, pour les de- mandes qui ont été  déposées avant le  1  er  janvier 2018   50 ans  (art. 19, al. 2 de  l’ordonnance sur la  naturalisation,  ONat  1 )    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5     Valeur archivis- tique   3.3 Registre des habitants  et contrôle des étran- gers (p. ex. registre des  cartes d'inscription ou  extraits du registre  électronique des habi- tants)   Définitivement  Rectification ou  transformation en  données ano- nymes sur re- quête, selon  l’article 14, ali- néa 4    Communication   en cas de départ   Valeur archivis- tique      4. Affaires de tutelle, de protection de l’enfant et de l’adulte ainsi que de succession   4.1 Documents relatifs à  des mesures tutélaires  levées avant le 31  décembre 2012 tels que  comptes de tutelle, de  curatelle et de conseil  légal, rapports, corres- pondance, dossiers de  procédure et autres  pièces en matière de  tutelle, de curatelle et  de conseil légal    (Les prescriptions  concernant les pièces  justificatives sont  réservées; conservation  selon le ch. 12.2)   Documents relatifs  aux tutelles: défini- tivement            Documents relatifs  aux curatelles et  aux conseils  légaux: 30 ans                   Levée de la mesure          Clôture des comptes  annuels de l’exercice  concerné                   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Tutelle selon  l’ancien droit:  valeur archivis- tique          Curatelle et  conseil légal  selon l’ancien  droit: valeur  archivistique  partielle   4.2 Documents relatifs à  l’état des tutelles,  contrôles effectués  avant le 31 décembre  2012   Contrôle des enfants  placés  Contrôles des titres des  pupilles   30 ans Levée de la tutelle ou  fin du placement   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5    Exception pour  les registres en  vigueur: élimina- tion seulement  sur demande   Valeur archivis- tique                                                          1   Ordonnance du 1  er  mars 2006 sur la procédure de naturalisation et d’admission au droit de cité   (Ordonnance sur la naturalisation, ONat; RSB 121.111)     5  170.711-A1         Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   4.3 Documents relatifs à  des mesures de protec- tion de l’enfant levées  avant le 31 décembre  2012   Définitivement   Valeur archivis- tique   4.4 Dossiers des manda- taires professionnels  (sans justificatifs de  factures)   10 ans Levée de la mesure Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   4.5 Justificatifs de factures  relevant de mandataires  professionnels   10 ans Approbation par  l’APEA   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   4.6 Conventions d’entretien,  documents relatifs à  l’autorité parentale   30 ans Conclusion de la  convention ou fixation  de la contribution   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5     Valeur archivis- tique partielle   4.7 Dossiers d’adoption Définitivement   Valeur archivis- tique    4.8 Dossiers des re- cherches en paternité si  ces documents sont  nécessaires pour  prouver le statut juri- dique   Définitivement     Réserve: données  personnelles de  tiers qui ne sont  plus nécessaires        Elimination des  données person- nelles de tiers qui  ne sont plus  nécessaires selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique   4.9 Dossiers d’institution  comme héritier   30 ans Clôture du dossier Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   4.10 Inventaires successo- raux   30 ans Clôture du dossier Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   4.11 Copies des certificats  d’héritier   30 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   4.12 Testaments et pactes  successoraux   30 ans Décès du disposant Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   4.13 Attestations de droit  successoral   10 ans Décès du disposant Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   4.14 Autres dossiers concer- nant des successions   30 ans Décès du disposant Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   4.15 Documents concernant  les successions en  déshérence   30 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   4.16 Déclarations d’absence 30 ans Date de la déclaration Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique        6  170.711-A1         Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   5. Fondations /  fondations dépendantes gérées par la collectivité (legs)   5.1 Actes constitutifs et  règlements, y compris  leurs modifications  ultérieures   10 ans Dissolution de la  fondation selon les  articles 88 s. du Code  civil suisse (CC)  1    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique   5.2 Autres dossiers concer- nant les fondations   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   5.3 Documents / charges  relatifs aux fondations  dépendantes affectées  à un but déterminé  (legs)   10 ans Moment où le but est  atteint   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique      6. Aide sociale   6.1 Aide sociale, générali- tés (documents sans  relation directe avec  des personnes concer- nant des décisions de  principe, des précé- dents, les lignes direc- trices de la commune,  etc.)   Définitivement   Valeur archivis- tique   6.2 Aide sociale: dossiers  concernant les cas   10 ans  (art. 45, al. 1 de la  loi sur l’aide so- ciale, LASoc  2 )   Fin de l’octroi des  prestations de l’aide  sociale ou départ  du/de la bénéficiaire  de l’aide sociale   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique partielle   6.3 Rubriques ou fiches de  compte des bénéfi- ciaires de l’aide sociale   10 ans Clôture des comptes  annuels  de l’exercice  concerné   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   6.4 Documents concernant  les avances de contri- butions d’entretien   10 ans Clôture du dossier Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique partielle   6.5 Asile, généralités  (documents sans  relation directe avec  des personnes concer- nant des décisions de  principe, des précé- dents, des lignes  directrices, des straté- gies, la location de  locaux au canton, les  procédures, etc.)   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique partielle                                                          1   Code civil suisse du 10 décembre 1907 (CC; RS 210).   2   Loi du 11 juin 2001 sur l’aide sociale (LASoc; RSB 860.1)     7  170.711-A1         Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   6.6 Documents relatifs à  l’intégration de la  population étrangère  (p. ex. documents issus  du premier entretien au  sens de l’art. 5 de la loi  sur l’intégration de la  population étrangère  [LInt]  1 et documents   concernant la transmis- sion à une antenne  d’intégration)    Pour les antennes  d’intégration: docu-  ments liés à l’aide à  l’intégration au sens des  articles 7 ss LInt   10 ans  (art. 34, al. 2, lit. a  de la loi fédérale  sur les étrangers,   LEtr 2 )   Premier entretien ou  fin de l’aide à  l’intégration   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   6.7 Pièces et documents  liés à l’animation de  jeunesse bénéficiant  d’un cofinancement  cantonal (documents  concernant des événe- ments et des actions,  dans la mesure où ils  n’ont pas été transmis à  un service cantonal, p.  ex. à une autorité de  protection de l’enfant et  de l’adulte, à l’autorité  disciplinaire d’une  école, au service  psychologique pour  enfants et adolescents,  au tribunal des mineurs  ou à la Division Famille  de l’Office des affaires  sociales)   5 ans  (art. 32, al. 2 et 3  de la loi sur la  péréquation finan- cière et la compen- sation des charges,  LPFC  3 )   Fin d’un événement  ou d’un suivi   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique                                                          1   Loi du 25 mars 2013 sur l’intégration de la population étrangère (LInt; RSB 124.1)   2   Loi fédérale du 16 décembre 2005 sur les étrangers (LEtr; RS 142.20)   3   Loi du 27 novembre 2000 sur la péréquation financière et la compensation des charges (LPFC;   RSB 631.1)     8  170.711-A1         Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   6.8 Pièces et documents  relatifs aux programmes  de développement de la  petite enfance bénéfi- ciant d’un cofinance- ment cantonal (p. ex.  documents relatifs au  programme petits:pas)   5 ans  (art. 32, al. 2 et 3  LPFC)   Fin du programme Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   6.9 Documents des struc- tures d’accueil collectif  de jour (documents  relatifs au calcul des  tarifs pour les places  subventionnées, dos- siers d’inscription, etc.)   5 ans  (art. 32, al. 2 et 3  LPFC)   Départ Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   6.10 Documents liés à  l’accueil familial de jour  (documents relatifs au  calcul des tarifs pour les  places subventionnées,  dossiers d’inscription,  etc.)   5 ans  (art. 32, al. 2 et 3  LPFC)   Fin de la collabora- tion   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique      7. Bâtiments, ponts et chaussées, cadastre   7.1 Plans des ouvrages de  génie civil appartenant  à la commune, notam- ment des routes com- munales, des correc- tions de cours d’eau,  des conduites de  service propres à la  commune, etc.   1 exemplaire  définitivement     Valeur archivis- tique   7.2 Autres documents  concernant les bâti- ments et ouvrages de  génie civil appartenant  à la commune:       Valeur archivis- tique    a) Documents relatifs à  des constructions d’une  importance particulière  (bâtiments communaux,  bâtiments scolaires,  rues, ponts, réseaux  d’alimentation en eau,  canalisations, etc.)   Définitivement        9  170.711-A1         Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation    b) Autorisations de la  police des eaux, docu- ments des procès et  procédures de recours  liés à des bâtiments et  ouvrages de génie civil  et au cadastre, plans  d’aménagement des  eaux, règlements, etc.   Définitivement       c) Autres documents 10 à 30 ans      7.3 Plans directeurs, plans  de zones, plans de  quartier, plans  d’agencement, prescrip- tions spéciales en   matière de construction,  rapport technique  concernant les plans  d’aménagement local  ayant force obligatoire  pour les autorités et les  propriétaires fonciers   1 exemplaire  définitivement     Valeur archivis- tique   7.4 Plans et listes des  contributions des  propriétaires fonciers   Définitivement   Valeur archivis- tique   7.5 Œuvres cadastrales Définitivement   Valeur archivis- tique    7.6 Plans et cadastres des  canalisations, cadastre  de l’alimentation en eau   Définitivement   Valeur archivis- tique   7.7 Contrôles des contribu- tions uniques des  propriétaires fonciers en  matière de raccorde- ment à la canalisation et  à l’alimentation en eau   Définitivement   Valeur archivis- tique   7.8 Plans généraux  d’évacuation des eaux  et plans généraux  d'alimentation en eau   Définitivement  (art. 9 de la loi  cantonale sur la  protection des  eaux, LCPE  1  )     Valeur archivis- tique                                                          1   Loi cantonale du 11 novembre 1996 sur la protection des eaux (LCPE; RSB 821.0)     10  170.711-A1         Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   7.9 Dossiers des permis de  construire, y compris les  procédures  d’approbation des plans  (oppositions) et les  autres procédures  administratives    Contrôle des permis de  construire et des dos- siers s’y rapportant   Définitivement   Valeur archivis- tique   7.10 Documents relatifs aux  soumissions   3 ans après la fin  de la procédure  (art. 38 de  l’ordonnance sur   les marchés pu- blics, OCMP  1 )    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5  (documents des   soumissionnaires)   Valeur archivis- tique   7.11 Géodonnées relevant  de la compétence des  communes   Selon les annexes  1 et 2 de  l’ordonnance  cantonale sur la  géoinformation  (OCGéo)  2    Selon les annexes 1  et 2 OCGéo   Selon les an- nexes 1 et 2  OCGéo   Selon les an- nexes 1 et 2  OCGéo      8. Enseignement et formation   8.1 Données concernant les  élèves   15 ans Fin de la scolarité Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique   8.2 Pour tous les degrés de  l’école obligatoire:   Dossiers: rapports  d’évaluation, début et  fin de la scolarité   15 ans Fin de la scolarité Elimination selon  l’article 21, ali-  néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   8.3 Documents de  l’admission dans  l’enseignement secon- daire du premier degré   Jusqu’à la fin de la  scolarité    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   8.4 Cartes des services  médical et dentaire  scolaires (fiches de  santé)   15 ans Fin de la scolarité Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique                                                          1   Ordonnance du 16 octobre 2002 sur les marchés publics (OCMP; RSB 731.21).   2   Ordonnance cantonale du 11 novembre 2015 sur la géoinformation (OCGéo; RSB 215.341.2)     11  170.711-A1         Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   8.5 Documents liés au  travail social en milieu  scolaire (documents  concernant des événe- ments et des actions,  dans la mesure où ils  n’ont pas été transmis à  un service cantonal, p.  ex. à une autorité de  protection de l’enfant et  de l’adulte, à l’autorité  disciplinaire d’une  école, au service  psychologique pour  enfants et adolescents  ou au tribunal des  mineurs)   Jusqu’à la fin de la  scolarité    Elimination  partielle selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   8.6 Documents des écoles  à journée continue  (demandes, pièces  justificatives, dossiers  d’inscription, etc.)   5 ans  (art. 32, al. 2 et 3  LPFC)   Sortie Elimination  partielle selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique      9. Police   9.1 Rapports et données  personnelles, si leur  conservation n’est pas  réglée séparément ci- après   5 ans Inscription Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   9.2 Mandats de comparu- tion sous la contrainte   5 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   9.3 Prononcés d’amende 5 ans Inscription Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   9.4 Registres des indus- tries, des maisons de  commerce et des foires  et marchés     Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    a) si le résultat ne  relève aucun manque- ment   5 ans       b) si le contrôle donne  lieu à des mesures de  droit administratif ou  pénal   Conservation dans  le cadre de la  procédure adminis- trative ou pénale        9.5 Contrôles des établis- sements d’hôtellerie et  de restauration et du  commerce de boissons  alcooliques   5 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique     12  170.711-A1         Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation    a) documents concer- nant la personne res- ponsable    Départ de la per- sonne responsable        b) documents concer- nant l’établissement    Fermeture de  l’établissement       9.6 Contrôles de l’eau  potable   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    a) résultats des exa- mens de contrôle    Fin de la validité;      b) registres et autres  documents    Dernière inscription     9.7 Registres des décès 50 ans Dernière inscription Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique   9.8 Livrets de contrôle de  l’inspecteur du feu   Définitivement   Valeur archivis- tique      10. Défense militaire, protection civile, secours en cas de catastrophe, approvisionnement écono- mique   10.1 Dossiers concernant les  places de tir et  d’exercice   Définitivement   Valeur archivis- tique   10.2 Dossiers et plans  concernant les locaux  de la protection civile   Définitivement   Valeur archivis- tique   10.3 Mesures préventives  concernant l’emploi  dans l’agriculture   Définitivement   Valeur archivis- tique      11. Impôt   11.1 Procès-verbaux  d’évaluation des im- meubles et des forces  hydrauliques   Définitivement   Valeur archivis- tique   11.2 Contrôles de perception  de la taxe immobilière   10 ans (pour autant  que l’impôt com- munal extraordi- naire soit levé au  moyen d’un sys- tème de facturation  propre à la com- mune)    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   11.3 Contrôles de perception  des impôts communaux  extraordinaires   10 ans (pour autant  que l’impôt com- munal extraordi-  naire soit levé au  moyen d’un sys- tème de facturation  propre à la com- mune)    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique     13  170.711-A1         Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   11.4 Instructions et commu- nications de  l’Intendance cantonale  des impôts adressées à  la commune, qui ne  contiennent pas de  directives de nature  permanente   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   11.5 Contrôles des scellés  (Les procès-verbaux  des scellés sont trans- mis à la préfecture, qui  les conserve)   10 ans Dernière inscription Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique      12. Administration financière   12.1 Originaux des comptes  annuels reliés avec tous  les éléments mention- nés à l’article 30 de  l’ordonnance de Direc- tion sur la gestion  financière des com- munes, ODGFCo  1     Définitivement   Valeur archivis- tique   12.2 Documents comptables  Pièces justificatives  Fiches de compte  Journaux  Inventaires  Livres de caisse, con- trôles des comptes  postaux et bancaires et  autres livres auxiliaires  Mandats de paiement  Contrôles des recettes  Listes de perception   10 ans Clôture des comptes  annuels de l’exercice  concerné   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique                                                          1   Ordonnance de Direction du 23 février 2005 sur la gestion financière des communes (ODGFCo;   RSB 170.511)     14  170.711-A1         Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   12.3 Justificatifs de factures  d’affaires soumises à la  TVA qui sont néces- saires au calcul des  prestations à soi-même  ou du montant du  dégrèvement ultérieur  de l’impôt sur les biens  immobiliers (p. ex. biens  immobiliers, objets  subventionnés ou  gestion des places de  stationnement)   20 ans  (art. 70, al. 3 de la  loi fédérale sur la  TVA, LTVA  1 )    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   12.4 Documents généraux  de vérification des   comptes (rapport  succinct de l’organe de  vérification des  comptes)   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali-  néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    12.5 Correspondance con- cernant l’administration  financière et la compta- bilité (p. ex. correspon- dance avec l’OACOT  dans le cas où la  commune ne dispose  pas d’un budget, corap- ports, rappels adminis- tratifs, courriers relatifs  aux émoluments, prises  de position, etc.)   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    12.6 Budget avec rapport  préliminaire et docu- ments y relatifs   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    12.7 Planification financière  avec rapport prélimi- naire et documents y  relatifs    10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    12.8 Polices d’assurance Jusqu’à la dispari- tion des droits et  des charges (au  plus tard 10 ans  après la fin du  contrat)    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    12.9 Titres de créances et de  dettes   Jusqu’à la dispari- tion des droits et  des charges    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique                                                           1   Loi fédérale du 12 juin 2009 régissant la taxe sur la valeur ajoutée (Loi sur la TVA, LTVA;   RS 641.20)     15  170.711-A1         Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   12.10 Pièces concernant les  gages immobiliers et les  cédules hypothécaires   Définitivement   Valeur archivis- tique      13. Dossiers du personnel   13.1 Documents relatifs au  personnel, dossiers du  personnel, etc.   5 ans    (Exceptions:  ch. 13.2)   Fin des rapports de  service   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique     13.2 Dossiers de personnali- tés exceptionnelles   10 ans Fin des rapports de  service   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique      14. Agence AVS    Dossiers  AVS/AI/APG/PC/AFA   Selon les directives  de la Caisse de  compensation du  canton de Berne,  circulaire n  o  74/14   du 30.9.2014 avec  annexe    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5         15. Services communaux (entreprises communales / établissements indépendants)    Les entreprises com- munales juridiquement  indépendantes et  dotées de la personnali- té juridique selon  l’article 65 LCo sont  soumises à l’obligation  d’archiver. Leurs ar- chives doivent être  centralisées, et  l’annexe 1 est appli- cable.  Les domaines suivants  notamment peuvent  être confiés à de telles  organisations:    Forêts  Alimentation en eau  Approvisionnement en  énergie  Stations d'épuration  Traitement des déchets  Abattoirs  Piscines  Téléréseaux  Institutions culturelles  Bibliothèques   Cf. autres chiffres  de la présente  annexe   Cf. autres chiffres de  la présente annexe   Elimination  selon l’article  21, alinéas 2  à 5    IMPORTANT:  Si l’entreprise  communale est  supprimée ou si  elle renonce à  assumer la  tâche qui lui  était confiée, les  archives doivent  être proposées  à la commune.   Valeur archivis- tique ou valeur  archivistique  partielle     16  170.711-A1             16. Dossiers des syndicats de communes    L’archivage relève du  seul syndicat de com- munes. Ses archives  doivent être centrali- sées.            17. Dossiers des feuilles officielles d’avis    Les communes munici- pales et les communes  mixtes désignent les  services tenus de  conserver les parties  officielles des feuilles  officielles d’avis les  concernant.   Définitivement (art.  49g, al. 3 LCo)             1  170.711-A2        Annexe 2 à l’article 6, alinéa 1   (état au 01.08.2018)   Délais de conservation minimaux destinés aux communes et  corporations bourgeoises        Objet  Délai de conser-  vation minimal   Début  Prescriptions   relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   1. Généralités   1.1 Systématique du clas- sement, plans  d’archivage et procès- verbaux de l’élimination  des documents selon  l’article 21, alinéa 3   Définitivement   Valeur archivis- tique   1.2 Règlements abrogés Définitivement   Valeur archivis- tique   1.3 Actes de classification  et documents s’y  rapportant   Définitivement   Valeur archivis- tique   1.4 Contrats de vente et de  servitude, autres con- trats importants   Définitivement   Valeur archivis- tique   1.5 Procès-verbaux de  remise des pouvoirs   10 ans Démission de la  personne qui avait  remis les pouvoirs   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique   1.6 Dossiers de procédure  et de recours   Tant que les effets  juridiques doivent  pouvoir être prou- vés et que le délai  de prescription  court   Entrée en force de la  décision   Elimination  partielle selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique partielle     2  170.711-A2         Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   1.7 Procès-verbaux des  séances de l’assemblée  bourgeoise, du parle- ment ou de l’organe  législatif de la corpora- tion bourgeoise, du  conseil de bourgeoisie  ainsi que des commis- sions    Procès-verbaux des  séances des organes  de toutes les collectivi- tés de droit public au  sens de l’article 2 LCo  et de leurs établisse- ments au sens de  l’article 65 LCo   Définitivement  (art. 2 et 65 de la  loi sur les com- munes, LCo  1 )    Rectification sur  requête selon  l’article 14, ali- néa 4    (La modification  [ajout] ou trans- formation en  données ano- nymes est aussi  admissible sur  requête.)   Valeur archivis- tique   1.8 Liste des organes Définitivement  (art. 7 de  l’ordonnance sur  les communes,  OCo  2 )   Registre courant  Valeur archivis- tique      2. Votations et élections   2.1 Procès-verbaux des  votations et des élec- tions de la commune /  corporation bourgeoise   Définitivement   Valeur archivis- tique   2.2 Autre matériel de vote  pour les votations et  élections   Jusqu’à la valida- tion du résultat (art.  18 de l’ordonnance  sur les droits  politiques, ODP  3 )    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   2.3 Formulaires de signa- ture d'initiatives et de  référendums de la  commune / corporation  bourgeoise   Jusqu'à l'entrée en  force de la décision  constatant que le  référendum ou  l'initiative a abouti    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique                                                                     1   Loi du 16 mars 1998 sur les communes (LCo; RSB 170.11)   2   Ordonnance du 16 décembre 1998 sur les communes (OCo; RSB 170.111).   3   Ordonnance du 4 septembre 2013 sur les droits politiques (ODP; RSB 141.112).     3  170.711-A2           3. Contrôle et registre des ressortissants   3.1 Registres des ressortis- sants contenant des  données postérieures  au 31 décembre 1928    (Il est possible de  transmettre ces re- gistres à l’office de l’état  civil. Dans ce cas, il  convient de conserver  le procès-verbal de  transmission.)     Définitivement          Définitivement    IMPORTANT: les  registres des  ressortissants qui  contiennent des  données anté- rieures au 1  er    janvier 1929 et  qui ne sont plus  tenus à jour par la  commune doivent  être transmis à  l’office de l’état  civil.   Valeur archivis- tique   3.2 Actes de naturalisation  ou d’admission au droit  de cité, pour les de- mandes qui ont été  déposées avant le  1  er  janvier 2018   50 ans  (art. 19, al. 2 de  l’ordonnance sur la  naturalisation,  ONat  1 )    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5     Valeur archivis- tique      4. Affaires de tutelle, de protection de l’enfant et de l’adulte ainsi que de succession   4.1 Documents relatifs à  des mesures tutélaires  levées avant le 31  décembre 2012 tels que  comptes de tutelle, de  curatelle et de conseil  légal, rapports, corres- pondance, dossiers de  procédure et autres  pièces en matière de  tutelle, de curatelle et  de conseil légal    (Les prescriptions  concernant les pièces  justificatives sont  réservées; conservation  selon le ch. 8.2)   Documents relatifs  aux tutelles: défini- tivement            Documents relatifs  aux curatelles et  aux conseils  légaux: 30 ans    Clôture des  comptes annuels  de l’exercice  concerné                   Levée de la mesure                             Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Tutelle selon  l’ancien droit:  valeur archivis- tique          Curatelle et  conseil légal  selon l’ancien  droit: valeur  archivistique  partielle                                                          1   Ordonnance du 1  er  mars 2006 sur la procédure de naturalisation et d’admission au droit de cité   (Ordonnance sur la naturalisation, ONat; RSB 121.111).     4  170.711-A2        4.2 Documents relatifs à  l’état des tutelles,  contrôles effectués  avant le 31 décembre  2012    Contrôle des enfants  placés, contrôles des  titres des pupilles   30 ans Levée de la tutelle ou  fin du placement   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5    Exception pour  les registres en  vigueur: élimina- tion seulement  sur demande   Valeur archivis- tique   4.3 Documents relatifs à  des mesures de protec- tion de l’enfant levées  avant le 31 décembre  2012   Définitivement   Valeur archivis- tique   4.4 Dossiers des manda- taires professionnels  (sans justificatifs de  factures)   10 ans Levée de la mesure Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   4.5 Justificatifs de factures  relevant de mandataires  professionnels   10 ans Approbation par  l’APEA   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   4.6 Conventions d’entretien,  documents relatifs à  l’autorité parentale   30 ans Conclusion de la  convention ou fixation  de la contribution   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5     Valeur archivis- tique partielle   4.7 Dossiers d’adoption Définitivement   Valeur archivis- tique    4.8 Dossiers des re- cherches en paternité si  ces documents sont  nécessaires pour  prouver le statut juri- dique   Définitivement     Réserve: données  personnelles de  tiers qui ne sont  plus nécessaires        Elimination des  données person- nelles de tiers qui  ne sont plus  nécessaires selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique   4.9 Inventaires successo- raux   30 ans Clôture du dossier Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   4.10 Testaments et pactes  successoraux   30 ans Décès du disposant Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   4.11 Déclarations d’absence 30 ans Date de la déclaration Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique      5. Fondations /  fondations dépendantes gérées par la collectivité (legs)   5.1 Actes constitutifs et  règlements, y compris  leurs modifications  ultérieures   10 ans Dissolution de la  fondation selon les  articles 88 s. du Code  civil suisse (CC)  1    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique                                                          1   Code civil suisse du 10 décembre 1907 (CC; RS 210).     5  170.711-A2        5.2 Autres dossiers concer- nant les fondations   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   5.3 Documents / charges  relatifs aux fondations  dépendantes affectées  à un but déterminé  (legs)   10 ans Moment où le but est  atteint   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique      6. Aide sociale   6.1 Aide sociale, générali- tés (documents sans  relation directe avec  des personnes concer- nant des décisions de  principe, des précé- dents, des lignes  directrices, etc.)   Définitivement   Valeur archivis- tique   6.2 Aide sociale: dossiers  concernant les cas   10 ans  (art. 45, al. 1 de la  loi sur l’aide so- ciale, LASoc  1 )   Fin de l’octroi des  prestations de l’aide  sociale ou départ  du/de la bénéficiaire  de l’aide sociale   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique partielle   6.3 Rubriques ou fiches de  compte des bénéfi- ciaires de l’aide sociale   10 ans Clôture des comptes  annuels  de l’exercice  concerné   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   6.4 Documents concernant  les avances de contri- butions d’entretien   10 ans Clôture du dossier Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique partielle      7. Bâtiments, ponts et chaussées, cadastre   7.1 Plans des ouvrages de  génie civil appartenant  à la commune / corpo- ration bourgeoise,  notamment des routes,  des corrections de  cours d’eau, des con- duites de service  propres à la commune /  corporation bourgeoise,  etc.   1 exemplaire  définitivement     Valeur archivis- tique   7.2 Autres documents  concernant les bâti- ments et ouvrages de  génie civil appartenant  à la commune / corpo- ration bourgeoise:                                                                 1   Loi du 11 juin 2001 sur l’aide sociale (LASoc; RSB 860.1).     6  170.711-A2         a) Documents relatifs à  des constructions d’une  importance particulière  (bâtiments communaux,  bâtiments scolaires,  rues, ponts, réseaux  d’alimentation en eau,  canalisations, etc.)   Définitivement   Valeur archivis- tique    b) Autorisations de la  police des eaux, docu- ments des procès et  procédures de recours  liés à des bâtiments et  ouvrages de génie civil  et au cadastre, plans  d’aménagement des  eaux, règlements, etc.   Définitivement       c) Autres documents 10 à 30 ans      7.3 Documents relatifs aux  soumissions   3 ans après la fin  de la procédure  (art. 38 de  l’ordonnance sur  les marchés pu- blics, OCMP  1 )    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5  (documents des  soumissionnaires)   Valeur archivis- tique   7.4 Géodonnées relevant  de la compétence des  communes   Selon les annexes  1 et 2 de  l’ordonnance  cantonale sur la  géoinformation  (OCGéo)  2    Selon les annexes 1  et 2 OCGéo   Selon les an- nexes 1 et 2  OCGéo   Selon les an- nexes 1 et 2  OCGéo      8. Administration financière   8.1 Originaux des comptes  annuels reliés avec tous  les éléments mention- nés à l’article 30 de  l’ordonnance de Direc- tion sur la gestion  financière des com- munes, ODGFCo  3     Définitivement   Valeur archivis- tique                                                          1   Ordonnance du 16 octobre 2002 sur les marchés publics (OCMP; RSB 731.21).   2   Ordonnance cantonale du 11 novembre 2015 sur la géoinformation (OCGéo; RSB 215.341.2)   3   Ordonnance de Direction du 23 février 2005 sur la gestion financière des communes (ODGFCo;   RSB 170.511)     7  170.711-A2        8.2 Documents comptables  Pièces justificatives  Fiches de compte  Journaux  Inventaires  Livres de caisse, con- trôles des comptes  postaux et bancaires et  autres livres auxiliaires  Mandats de paiement  Contrôles des recettes  Listes de perception   10 ans Clôture des comptes  annuels de l’exercice  concerné   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   8.3 Contrôles des revenus  du patrimoine   Définitivement   Valeur archivis- tique   8.4 Justificatifs de factures  d’affaires soumises à la  TVA qui sont néces- saires au calcul des   prestations à soi-même  ou du montant du  dégrèvement ultérieur  de l’impôt sur les biens  immobiliers (p. ex. biens  immobiliers, objets  subventionnés ou  gestion des places de  stationnement)   20 ans  (art. 70, al. 3 de la  loi fédérale sur la  TVA, LTVA  1 )    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   8.5 Documents généraux  de vérification des  comptes (rapport  succinct de l’organe de  vérification des  comptes)   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    8.6 Correspondance con- cernant l’administration  financière et la compta- bilité (p. ex. correspon- dance avec l’OACOT  dans le cas où la  commune ne dispose  pas d’un budget, corap- ports, rappels adminis- tratifs, courriers relatifs  aux émoluments, prises  de position, etc.)   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    8.7 Budget avec rapport  préliminaire et docu- ments y relatifs   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    8.8 Planification financière  avec rapport prélimi- naire et documents y  relatifs    10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique                                                           1   Loi fédérale du 12 juin 2009 régissant la taxe sur la valeur ajoutée (Loi sur la TVA, LTVA;   RS 641.20)     8  170.711-A2        8.9 Polices d’assurance Jusqu’à la dispari- tion des droits et  des charges (au  plus tard 10 ans  après la fin du  contrat)    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    8.10 Titres de créances et de  dettes   Jusqu’à la dispari- tion des droits et  des charges    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    8.11 Pièces concernant les  gages immobiliers et les  cédules hypothécaires   Définitivement   Valeur archivis- tique      9. Dossiers du personnel   9.1 Documents relatifs au  personnel, dossiers du  personnel, etc.   5 ans    (Exceptions:  ch. 9.2)   Fin des rapports de  service   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique     9.2 Dossiers de personnali- tés exceptionnelles   10 ans Fin des rapports de  service   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique      10. Services communaux (entreprises communales / établissements indépendants)    Les entreprises des  communes / corpora- tions bourgeoises  juridiquement indépen- dantes et dotées de la  personnalité juridique  selon l’article 65 LCo  sont soumises à  l’obligation d’archiver.  Leurs archives doivent  être centralisées, et  l’annexe 1 est appli- cable.  Les domaines suivants  notamment peuvent  être confiés à de telles  organisations:    Forêts  Alimentation en eau  Approvisionnement en  énergie  Stations d'épuration  Traitement des déchets  Piscines  Institutions culturelles  Bibliothèques   Cf. annexe 1 Cf. annexe 1 Elimination  selon l’article  21, alinéas 2  à 5    IMPORTANT:  Si l’entreprise  de la commune  / corporation  bourgeoise est  supprimée ou si  elle renonce à  assumer la  tâche qui lui  était confiée, les  archives doivent  être proposées  à la commune /  corporation  bourgeoise.   Valeur archivis- tique ou valeur  archivistique  partielle      11. Dossiers des syndicats de communes     9  170.711-A2         L’archivage relève du  seul syndicat de com- munes. Ses archives  doivent être centrali- sées.              1  170.711-A3       Annexe 3 à l’article 6, alinéa 1   (état au 01.07.2016)   Délais de conservation minimaux destinés aux paroisses et aux  paroisses générales des Eglises nationales    Généralités:   - L’archivage des documents des paroisses et paroisses générales de  l’Eglise catholique romaine est régi par les directives de l’Evêché de  Bâle, et plus précisément celles de l’ordinariat épiscopal.   - L’archivage des documents des paroisses et paroisses générales de  l’Eglise réformée évangélique est régi par les directives des Eglises ré- formées Berne – Jura – Soleure, et plus précisément celles du Conseil  synodal.      Objet  Délai de conser-  vation minimal   Début  Prescriptions   relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   1. Documents antérieurs à 1900 et documents relatifs à l’histoire de la paroisse ou de la paroisse  générale   1.1 Documents manuscrits  et documents antérieurs  à 1900 (p. ex. manuels  des tribunaux de  mœurs et consistoires,  actes authentiques et  contrats, terriers, textes  des liturgies, missels,  etc.) ainsi que docu- ments relatifs à l’origine,  à la recherche et à la  restauration des ma- nuscrits et des fac- similés   Définitivement   Valeur archivis- tique    Cf. directives   complémentaires  de l’Eglise natio- nale   1.2 Documents imprimés  avant 1850 (p. ex.  bibles, textes des  liturgies, livres de  cantiques, etc.) ainsi  que documents relatifs  à l’origine, à la re- cherche et à la restau- ration des manuscrits et  des facsimilés   Définitivement   Valeur archivis- tique    Cf. directives  complémentaires  de l’Eglise natio- nale     2  170.711-A3        Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   1.3 Documents archéolo- giques   Définitivement   Valeur archivis- tique   1.4 Autres documents  historiques, plans  relatifs aux installations  telles qu’Eglises, cha- pelles, maisons parois- siales, cures, objets  commémoratifs et  cultuels   Définitivement   Valeur archivis- tique   1.5 Documents relatifs à la  création ou à des  modifications de la  paroisse, de la paroisse  générale ou de la cure   Définitivement   Valeur archivis- tique   1.6 Documents relatifs aux  biens culturels, aux  objets de valeur et aux  objets d’art de la pa- roisse   Définitivement   Valeur archivis- tique   1.7 Documents liés au  patronage, aux person- nalités d’importance  supra-régionale issues  du clergé et à la direc- tion de la paroisse ou  de la paroisse générale   10 ans       Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique   1.8 Documents relatifs à  des événements impor- tants, des anniver- saires, des fondations  auxquelles la paroisse  ou la paroisse générale  participe, ou échos  médiatiques y relatifs.  Publications sur la  paroisse ou la paroisse  générale   Définitivement   Valeur archivis- tique     2. Généralités   2.1 Systématique du clas- sement, plans  d’archivage et procès- verbaux de l’élimination  des documents selon  l’article 21, alinéa 3   Définitivement   Valeur archivis- tique     3  170.711-A3        Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   2.2 Inventaires des objets  d’art (vitraux, peintures  murales, cloches,  horloges, orgues,  stalles, reliques, objets  de valeur, etc.) et autres  objets   Définitivement   Valeur archivis- tique    Cf. directives  complémentaires  de l’Eglise natio- nale   2.3 Règlements abrogés Définitivement   Valeur archivis- tique   2.4 Actes de classification  et documents s’y  rapportant   Définitivement   Valeur archivis- tique   2.5 Contrats de vente et de  servitude, autres con- trats importants (p. ex.  relatifs à des services  techniques ou adminis- tratifs, à la collaboration  ou à l’externalisation,  conventions de presta- tions dans la mesure où  elles ne font pas partie  d’un dossier en particu- lier)   Définitivement   Valeur archivis- tique   2.6 Procès-verbaux de  remise des pouvoirs   10 ans Démission de la  personne qui avait  remis les pouvoirs   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique   2.7 Dossiers de procédure  et de recours   Tant que les effets  juridiques doivent  pouvoir être prou- vés et que le délai  de prescription  court   Entrée en force de la  décision   Elimination  partielle selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique partielle   2.8 Rapports de gestion /  d’activité (s’ils sont  disponibles)   Définitivement   Valeur archivis- tique     4  170.711-A3        Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   2.9 Procès-verbaux des  séances de l'assemblée  paroissiale, des parle- ments de la paroisse et  de la paroisse générale,  des exécutifs de la  paroisse et de la pa- roisse générale ainsi  que des commissions    Procès-verbaux des  organes de toutes les  collectivités de droit  public au sens de  l’article 2 LCo et de  leurs établissements au  sens de l’article 65 LCo   Définitivement    (uniquement  procès-verbaux  des «organes»,  art. 2 et 65 de la loi  sur les communes,  LCo1)    Rectification sur  requête selon  l’article 14, ali- néa 4    (La modification  [ajout] ou trans- formation en  données ano- nymes est aussi  admissible sur  requête)   Valeur archivis- tique   2.10 Liste des organes  (noms et mandats)   Définitivement  (art. 7 de  l’ordonnance sur  les communes,  OCo2)   Registre courant  Valeur archivis- tique   2.11 Liste des fonctions  dirigeantes et des  postes au sein de  l’Eglise (noms et man- dats)   Définitivement   Valeur archivis- tique   2.12 Liste des délégués et  représentants de la  paroisse dans des  organes, fondations,  associations et organi- sations supérieurs,  associés ou soutenus  (p. ex. synode, commis- sion, arrondissement)   10 ans Fin du mandat Elimination  partielle selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   2.13 Documents des ins- tances ecclésiastiques  supérieures (p. ex.  unités régionales telles  que les arrondisse- ments), rapports de la  décennie, rapports  d’activité, procès- verbaux, recommanda- tions, directives, lettres  pastorales, etc.   Selon les directives  des Eglises natio- nales    Elimination  partielle selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Cf. directives  complémentaires  de l’Eglise natio- nale                                                          1  Loi du 16 mars 1998 sur les communes (LCo; RSB 170.11)  2  Ordonnance du 16 décembre 1998 sur les communes (OCo; RSB 170.111)     5  170.711-A3        Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   2.14 Organes de publication  officiels des paroisses  (p. ex. circulaire des  Eglises réformées  Berne–Jura–Soleure,  bulletin paroissial)   Définitivement    Selon les directives  des Eglises natio- nales     Valeur archivis- tique     3. Votations et élections   3.1 Procès-verbaux des  votations et élections  concernant la paroisse /  la paroisse générale   Définitivement   Valeur archivis- tique   3.2 Procès-verbaux des  votations et élections  concernant l’Eglise  nationale   Jusqu’à la valida- tion du résultat  selon l’article 18,  alinéa 3 de  l’ordonnance sur  les droits poli- tiques, ODP1    et selon les direc- tives des Eglises  nationales    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   3.3 Formulaires de signa- ture d'initiatives et de  référendums dans la  paroisse / la paroisse  générale   Jusqu'à l'entrée en  force de la décision  constatant que le  référendum ou  l'initiative a abouti    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   4. Contrôles des membres, registres des électeurs, registres paroissiaux   4.1 Liste des membres  (pour autant que la  commune politique ne  dresse pas une telle  liste, cf. art. 4 de  l’ordonnance concer- nant les indemnités  versées aux communes  pour la tenue de re- gistre ecclésiastiques2),  y compris critères  d’octroi du droit de vote  et d’élection et / ou, de  manière séparée,  registre des électeurs     Définitivement   Valeur archivis- tique                                                          1  Ordonnance du 4 septembre 2013 sur les droits politiques (ODP; RSB 141.112)  2  Ordonnance du 19 octobre 1994 concernant les indemnités versées aux communes pour la   tenue des registres ecclésiastiques (RSB 415.11)     6  170.711-A3        Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   4.2 Documents relatifs aux  adhésions et aux  départs   Définitivement       Valeur archivis- tique   4.3 Registres paroissiaux à  partir du 1er janvier  1876, rôles paroissiaux,  registres concernant les  baptêmes, les commu- nions, les confirmations,  les mariages, les  funérailles, etc.   Définitivement    Cf. directives  complémentaires  de l’Eglise natio- nale    Les registres  paroissiaux  jusqu’au 31  décembre 1875  doivent être remis  aux Archives de  l’Etat (motion  Meinen de 1979).   Valeur archivis- tique     5. Fondations /  fondations dépendantes gérées par la collectivité (legs)  5.1 Actes constitutifs et   règlements, y compris  leurs modifications  ultérieures, relatifs aux  fondations propres et  aux fondations aux- quelles la paroisse  participe  Rapports annuels   10 ans Dissolution de la  fondation selon les  articles 88 s. du Code  civil suisse (CC)1   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique   5.2 Autres dossiers concer- nant les fondations   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   5.3 Documents / charges  relatifs aux fondations  dépendantes affectées  à un but déterminé  (legs)   10 ans Moment où le but est  atteint   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique                                                                1  Code civil suisse du 10 décembre 1907 (CC; RS 210)     7  170.711-A3         6. Aide sociale / diaconie   6.1 Aide sociale: dossiers  concernant les cas     (Documents relatifs aux  consultations sociales  et aux aides financières,  même dans le cas où  celles-ci sont financées  au moyen d’un fond ou  d’une organisation  caritative propre à la  paroisse, ainsi que  documents concernant  des sécurités versées  pour des rembourse- ments)   10 ans    (art. 45, al. 1 de la  loi sur l’aide so- ciale, LASoc1)   Fin de l'octroi des  prestations de sou- tien ou départ du / de  la bénéficiaire   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   6.2 Rubriques ou fiches de  compte des bénéfi- ciaires de l’aide sociale   10 ans Clôture des comptes  annuels de l’exercice  concerné   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   6.3 Documents relatifs à la  diaconie, à  l’encadrement, au suivi,  au travail auprès des  personnes âgées, à  l’intégration sociale, aux  organisations caritatives   Selon les directives  de l’Eglise natio- nale    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique     Sauf prescription  contraire des  directives de  l’Eglise nationale      7. Bâtiments, ponts et chaussées, cadastre  7.1 Dossiers relatifs aux   biens immobiliers:  documents et plans  fondamentaux ainsi que  plans de mise à jour et  d’audit en cas de  transformation ou de  rénovation   Définitivement   Valeur archivis- tique                                                          1  Loi du 11 juin 2001 sur l’aide sociale (LASoc; RSB 860.1)     8  170.711-A3       7.2 Plans et documents (p.  ex. contrats  d’entreprise) des ou- vrages de génie civil  appartenant à la pa- roisse, plans de mise à  jour, documents relatifs  aux rénovations et aux  investissements dans  les bâtiments    Dossiers des permis de  construire des installa- tions appartenant à la  paroisse, y compris les  documents relatifs à la  procédure et les déci- sions, doivent être  déposés dans le dos- sier.   Définitivement    Contrats: 25 ans                    Définitivement   Fin des travaux  Valeur archivis- tique   7.3 Décomptes de travaux,  factures relatives aux  rénovations et dé- comptes pour des  investissements ulté- rieurs, s’ils sont impor- tants, doivent être  ajoutés au dossier.   Définitivement    (sauf pièces justifi- catives: 10 ans, cf.  ch. 10.2)   Approbation de la  facture ou du dé- compte       Valeur archivis- tique   7.4 Documents relatifs aux  soumissions pour les  installations et achats  de la paroisse  (Documents à classer  dans le dossier de  l’objet concerné.)   3 ans après la fin  de la procédure  (art. 38 de  l’ordonnance sur  les marchés pu- blics, OCMP1)    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5 (do- cuments des  soumissionnaires)   Valeur archivis- tique   7.5 Géodonnées relevant  de la compétence des  communes   Selon les annexes  1 et 2 de  l’ordonnance  cantonale sur la  géoinformation  (OCGéo)2   Selon les annexes 1  et 2 OCGéo   Selon les an- nexes 1 et 2  OCGéo   Selon les an- nexes 1 et 2  OCGéo     8. Enseignement et formation   8.1 Données concernant les  élèves suivant un  enseignement religieux   15 ans Fin de la scolarité Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique                                                          1  Ordonnance du 16 octobre 2002 sur les marchés publics (OCMP; RSB 731.21)  2  Ordonnance cantonale du 11 novembre 2015 sur la géoinformation (OCGéo; RSB 215.341.2)     9  170.711-A3       8.2 Pièces et documents  liés à l’animation de  jeunesse (dossiers,  données concernant les  enfants et les parents,  etc.)   5 ans Fin de la collabora- tion   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique partielle   8.3 Documents liés à la vie  de la paroisse, aux  manifestations cultu- relles et à la formation  des adultes   Pour l’usage  courant    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique partielle     9. Défense militaire, protection civile, secours en cas de catastrophe, approvisionnement écono-  mique   Conventions passées   avec des tiers et docu- ments relatifs à  l’utilisation des infras- tructures des paroisses  en cas de catastrophe    Conventions relatives  aux tâches des pa- roisses en cas de  catastrophe   10 ans Expiration de la  convention   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique en cas de  risque particulier     10. Administration financière   10.1 Originaux des comptes  annuels reliés avec tous  les éléments mention- nés à l’article 30 de  l’ordonnance de Direc- tion sur la gestion  financière des com- munes, ODGFCo1    Définitivement   Valeur archivis- tique   10.2 Documents comptables  Pièces justificatives  Fiches de compte  Journaux  Inventaires  Livres de caisse, con- trôles des comptes  postaux et bancaires et  autres livres auxiliaires  Mandats de paiement  Contrôles des recettes  Listes de perception   10 ans Clôture des comptes  annuels de l’exercice  concerné   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique                                                          1  Ordonnance de Direction du 23 février 2005 sur la gestion financière des communes (ODGFCo;   RSB 170.511)     10  170.711-A3       10.3 Justificatifs de factures  d’affaires soumises à la  TVA qui sont néces- saires au calcul des  prestations à soi-même  ou du montant du  dégrèvement ultérieur  de l’impôt sur les biens  immobiliers (p. ex. biens  immobiliers, objets  subventionnés ou  gestion des places de  stationnement)   20 ans    (art. 70, al. 3 de la  loi fédérale sur la  TVA,  LTVA1)    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   10.4 Documents généraux  de vérification des  comptes (rapport  succinct de l’organe de  vérification des  comptes)   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    10.5 Correspondance con- cernant l’administration  financière et la compta- bilité (p. ex. correspon- dance avec l’OACOT  dans le cas où la  commune ne dispose  pas d’un budget, corap- ports, rappels adminis- tratifs, courriers relatifs  aux émoluments, prises  de position, etc.)   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    10.6 Budget avec rapport  préliminaire et docu- ments y relatifs   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    10.7 Planification financière  avec rapport prélimi- naire et documents y  relatifs    10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    10.8 Polices d’assurance Jusqu’à la dispari- tion des droits et  des charges (au  plus tard 10 ans  après la fin du  contrat)    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    10.9 Titres de créances et de  dettes   Jusqu’à la dispari- tion des droits et  des charges    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    10.10 Pièces concernant les  gages immobiliers et les  cédules hypothécaires   Définitivement   Valeur archivis- tique                                                             1  Loi fédérale du 12 juin 2009 régissant la taxe sur la valeur ajoutée (Loi sur la TVA, LTVA;   RS 641.20)     11  170.711-A3       11. Dossiers du personnel   11.1 Documents relatifs au  personnel, dossiers du  personnel, etc.   5 ans    (Exceptions:  ch. 11.2)   Fin des rapports de  service   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique     11.2 Dossiers de personnali- tés exceptionnelles   10 ans Fin des rapports de  service   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique     12. Services communaux (entreprises communales / établissements indépendants)   Les entreprises de la   paroisse juridiquement  indépendantes et  dotées de la personnali- té juridique selon  l’article 65 LCo sont  soumises à l’obligation  d’archiver. Leurs ar- chives doivent être  centralisées, et  l’annexe 1 est appli- cable.    Les domaines suivants  notamment peuvent  être confiés à de telles  organisations:    Institutions culturelles  Bibliothèques   Cf. annexe 1 Cf. annexe 1 Elimination  selon l’article  21, alinéas 2  à 5    IMPORTANT:  Si l’entreprise  est supprimée  ou si elle re- nonce à assu- mer la tâche qui  lui était confiée,  les archives  doivent être  proposées à la  paroisse.   Valeur archivis- tique ou valeur  archivistique  partielle     13. Dossiers des syndicats de communes    L’archivage relève du  seul syndicat de com- munes. Ses archives  doivent être centrali- sées.              1  170.711-A4       Annexe 4 à l’article 6, alinéa 1   (état au 01.07.2016)   Délais de conservation minimaux destinés aux conférences  régionales       Objet  Délai de conser-  vation minimal   Début  Prescriptions   relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   1. Généralités   1.1 Systématique du clas- sement, plans  d’archivage et procès- verbaux de l’élimination  des documents selon  l’article 21, alinéa 3   Définitivement   Valeur archivis- tique   1.2 Règlements abrogés Définitivement   Valeur archivis- tique   1.3 Contrats de vente et de  servitude, autres con- trats importants   Définitivement   Valeur archivis- tique   1.4 Procès-verbaux de  remise des pouvoirs   10 ans Démission de la  personne qui avait  remis les pouvoirs   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique   1.5 Dossiers de procédure  et de recours   Tant que les effets  juridiques doivent  pouvoir être prou- vés et que le délai  de prescription  court   Entrée en force de la  décision   Elimination  partielle selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique partielle   1.6 Procès-verbaux des  séances de l'assemblée  régionale, du directoire  ainsi que des commis- sions    Définitivement (art.  2 et 65 de la loi sur  les communes,  LCo1)    Rectification sur  requête selon  l’article 14, ali- néa 4    (La modification  [ajout] ou trans- formation en  données ano- nymes est aussi  admissible sur  requête)   Valeur archivis- tique                                                          1  Loi du 16 mars 1998 sur les communes (LCo; RSB 170.11)     2  170.711-A4        Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   1.7 Liste des organes Définitivement    (art. 7 de  l’ordonnance sur  les communes,  OCo1)   Registre courant  Valeur archivis- tique     2. Votations et élections   2.1 Procès-verbaux des  élections de la confé- rence régionale et des  votations populaires  régionales     Définitivement   Valeur archivis- tique   2.2 Autre matériel de vote  pour les votations  populaires et élections  régionales ainsi que  pour les votations et  élections des organes  de la conférence régio- nale     Jusqu’à la valida- tion du résultat    (art. 139, al. 5 LCo  en relation avec  l’art. 18 de  l’ordonnance sur  les droits poli- tiques, ODP2)    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   2.3 Formulaires de signa- ture des initiatives  populaires et des  initiatives des autorités  ainsi que des référen- dums populaires et des  référendums des  autorités au niveau  régional   Jusqu'à l'entrée en  force de la décision  constatant que le  référendum ou  l'initiative a abouti    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique     3. Transports et organisation du territoire   3.1 Plans directeurs et  plans sectoriels régio- naux ainsi que plans  directeurs partiels, y  compris procédure  d’approbation des  plans, procédure de  participation et autres  procédures administra- tives   1 exemplaire  définitivement     Valeur archivis- tique                                                          1  Ordonnance du 16 décembre 1998 sur les communes (OCo; RSB 170.111).  2  Ordonnance du 4 septembre 2013 sur les droits politiques (ODP; RSB 141.112).     3  170.711-A4        Objet  Délai de conser- vation minimal    Début  Prescriptions  relatives à  l’élimination    Proposition  d’évaluation   3.2 Conceptions régionales  des transports et de  l'urbanisation   1 exemplaire  définitivement     Valeur archivis- tique   3.3 Projets d’agglomération  «transports et urbanisa- tion»   1 exemplaire  définitivement     Valeur archivis- tique   3.4 Plans régionaux d'ex- traction de matériaux,  de décharges et de  transports   1 exemplaire  définitivement     Valeur archivis- tique   3.5 Plans de quartier  régionaux contraignants  pour les propriétaires  fonciers ainsi que  documents relatifs aux  autres plans régionaux  (pôles d’activités,  densification, réseau de  chemins piétonniers,  etc.)   1 exemplaire  définitivement     Valeur archivis- tique   3.6 Conceptions de l’offre  régionale en matière de  TP, stratégies régio- nales pour la mobilité  douce, pour les routes  de contournement, etc.   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique   3.7 Autres documents  relatifs à des projets en  matière de transports  (transports publics,  transports individuels  motorisés et mobilité  douce), tels que plans  concernant le réseau  pour le trafic cycliste,  l’exploitation des places  de stationnement, les  zones 30, le transport  d’élèves, les études de  corridors, etc.   10 ans Fin du projet ou fin  des travaux effectués  par la région dans le  cadre du projet (pour  les avant-projets dont  la mise en œuvre ne  dépend pas de la  région)   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique partielle  (p. ex. grands  projets, projets  coûteux, de  grande envergure  ou de longue  durée)   3.8 Documents relatifs aux  soumissions dans le  cas d’adjudication de  mandats à des tiers   3 ans après la fin  de la procédure  (art. 38 de  l’ordonnance sur  les marchés pu- blics, OCMP1)    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5 (do- cuments des  soumissionnaires)   Valeur archivis- tique                                                               1 Ordonnance du 16 octobre 2002 sur les marchés publics (OCMP; RSB 731.21)     4  170.711-A4           4. Energie et environnement     4.1 Plans directeurs et   stratégies en matière  d’énergie (énergie  éolienne, énergie  renouvelable, chauffage  à distance, etc.)   1 exemplaire  définitivement           Valeur archivis- tique   4.2 Documents relatifs à  des projets dans le  domaine de l’énergie  placés sous la respon- sabilité d’une confé- rence régionale (p. ex.  conseil en matière  d’énergie et énergies  renouvelables)   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5     Valeur archivis- tique partielle  (dans la mesure  où des projets  revêtant une  importance  régionale, poli- tique ou histo- rique sont con- cernés)     5. Nouvelle politique régionale   5.1 Projets de promotion du  tourisme, projets de  commercialisation en  tant que destination,  etc. placés sous la  responsabilité d’une  conférence régionale   10 ans Fin du projet Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique partielle (p.  ex. grands pro- jets, projets  coûteux, de  grande envergure  ou de longue  durée)   5.2 Documents relatifs à  d’autres projets partici- pant à la promotion  économique de la  région placés sous la  responsabilité d’une  conférence régionale  (p. ex. organisation de  manifestations écono- miques importantes)   10 ans Fin du projet Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique partielle (p.  ex. grands pro- jets, projets  coûteux, de  grande envergure  ou de longue  durée)     6. Encouragement des activités culturelles au niveau régional   6.1 Contrats de prestations  passés avec des institu- tions culturelles  d’importance régionale   5 ans Fin du contrat     Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique  partielle (lorsque  l’institution a une  importance  historique pour la  région)     5  170.711-A4       6.2 Projets dans le domaine  de l’encouragement des  activités culturelles  placés sous la respon- sabilité d’une confé- rence régionale (p. ex.  projets de rénovation  par des institutions  culturelles importantes)   10 ans Dès la fin du projet de  rénovation   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique partielle  (lorsque  l’institution à une  importance  historique)     7. Administration financière   7.1 Originaux des comptes  annuels reliés avec tous  les éléments mention- nés à l’article 30 de  l’ordonnance de Direc- tion sur la gestion  financière des com- munes, ODGFCo1    Définitivement   Valeur archivis- tique   7.2 Documents comptables  Pièces justificatives  Fiches de compte  Journaux  Inventaires  Livres de caisse, con- trôles des comptes  postaux et bancaires et  autres livres auxiliaires  Mandats de paiement  Contrôles des recettes  Listes de perception   10 ans Clôture des comptes  annuels de l’exercice  concerné   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique   7.3 Justificatifs de factures  d’affaires soumises à la  TVA qui pourraient être  nécessaires au calcul  des prestations à soi- même ou du montant  du dégrèvement ulté- rieur de l’impôt sur les  biens immobiliers (p. ex.  biens immobiliers,  objets subventionnés ou  gestion des places de  stationnement)   20 ans  (art. 70, al. 3 de la  loi fédérale sur la  TVA, LTVA2)    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique                                                          1  Ordonnance de Direction du 23 février 2005 sur la gestion financière des communes (ODGFC;   RSB 170.511)  2  Loi fédérale du 12 juin 2009 régissant la taxe sur la valeur ajoutée (Loi sur la TVA, LTVA;   RS 641.20)     6  170.711-A4       7.4 Documents généraux  de vérification des  comptes (rapport  succinct de l’organe de  vérification des  comptes)   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    7.5 Correspondance con- cernant l’administration  financière et la compta- bilité (p. ex. correspon- dance avec l’OACOT  dans le cas où la  commune ne dispose  pas d’un budget, corap- ports, rappels adminis- tratifs, courriers relatifs  aux émoluments, prises  de position, etc.)   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    7.6 Budget avec rapport  préliminaire et docu- ments y relatifs   10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    7.7 Planification financière  avec rapport prélimi- naire et documents y  relatifs    10 ans  Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    7.8 Polices d’assurance Jusqu’à la dispari- tion des droits et  des charges (au  plus tard 10 ans  après la fin du  contrat)    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique    7.9 Titres de créances et de  dettes   Jusqu’à la dispari- tion des droits et  des charges    Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique      8. Dossiers du personnel   8.1 Documents relatifs au  personnel, dossiers du  personnel, etc.   5 ans    (Exceptions:  ch. 8.2)   Fin des rapports de  service   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Aucune valeur  archivistique     8.2 Dossiers de personnali- tés exceptionnelles   10 ans Fin des rapports de  service   Elimination selon  l’article 21, ali- néas 2 à 5   Valeur archivis- tique     9. Rapports de gestion    Rapports de gestion  selon l’article 153 LCo   Définitivement   Valeur archivis- tique           7  170.711-A4         10. Documents issus de l’accomplissement des tâches non obligatoires    Si les communes  délèguent d’autres  tâches aux conférences  régionales en vertu de  l’article 142 LCo, la  conservation des  documents issus de  l’accomplissement de  ces tâches est régie par  l’annexe 1.