Asjaajamiskorra ühtsed alused – Riigi Teataja
Asjaajamiskorra ühtsed alused
RT I 2001, 20, 112
Vastu võetud 26.02.2001 nr 80
Määrus kehtestatakse «Digitaalallkirja seaduse» (RT I 2000, 26, 150; 92, 597) § 43 lõike 2, «Avaldustele vastamise seaduse» (RT I 1994, 51, 857; 1996, 49, 953; 2000, 49, 304; 92, 597) § 11 ja «Avaliku teabe seaduse» (RT I 2000, 92, 597) § 58 lõike 1 alusel.
Määruses reguleeritakse riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalik-õiguslike juriidiliste isikute (edaspidi asutus):
1) asjaajamisele esitatavaid nõudeid;
2) dokumentide vormistamise nõudeid;
3) dokumentide registreerimise korraldamist;
4) asutuse dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid;
5) dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise protseduuri;
6) asjaajamise üleandmist ametiisiku, ametniku, teenistuja (edaspidi ametnik) või töötaja teenistusest või töölt vabastamise või teenistussuhte või töösuhte peatumise korral.
Asutuse asjaajamisele esitatavad nõuded
§ 2. Üldised nõuded
(1) Asutuse asjaajamine peab tagama:
1) asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses;
2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele;
3) dokumentide kiire ringluse;
4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile;
5) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise;
6) tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli;
7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul.
(2) Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel.
(3) Asutuse asjaajamine peab aitama kaasa asutuse töö efektiivsuse tagamisele ning isikute ladusale teenindamisele.
(4) Asutuse asjaajamises lähtutakse headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest.
§ 3. Asjaajamise korraldamine asutuses
(1) Asutuse asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht või muu seaduses, põhimääruses või põhikirjas sätestatud isik.
(2) Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse järgmisi asjaajamistoiminguid korraldavad struktuuriüksused või ameti- või töökohad:
1) asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine;
2) dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine;
3) dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine;
4) arhivaalide hoidmine, korrastamine ja avalikku arhiivi üleandmine;
5) dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli korraldamine.
§ 4. Asutuse asjaajamiskord
(1) Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse:
1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid;
2) asutuse dokumendiringluse kord või skeemid;
3) dokumendiplankide kasutamise kord;
4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem;
5) dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu;
6) dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord;
7) asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord;
8) asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord;
9) dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord;
10) dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord;
11) vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord;
12) dokumentide hoidmise ja hävitamise kord kooskõlas Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 1998. a määrusega nr 308 kinnitatud «Arhiivieeskirjaga» (RT I 1998, 118–120, 1904; 1999, 2, õiend; 2000, 81, 520; 2001, 13, 59);
13) ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus- või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord;
14) muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest.
(2) Asutuse asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest. Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood.
(3) Dokumendiringluse korra või skeemidega määratakse kindlaks dokumentide liikumine asutuses alates nende loomisest või saamisest kuni nende väljasaatmiseni, hävitamiseni või üleandmiseni avalikku arhiivi.
(4) Asutuse asjaajamise korraldus ja dokumentide teabekandja valik peab tagama asutuse tegevuse õigusaktidest lähtuva dokumenteerimise ning nii paberkandjal dokumentide (edaspidi paberdokument), digitaalsel kandjal dokumentide (edaspidi digitaaldokument) kui ka muudel kandjatel olevate dokumentide säilimise ja kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähtaegade jooksul.
§ 5. Asutuse sideandmete avalikustamine
(1) Asutus määrab oma asjaajamises kasutatava ametliku elektronposti aadressi või aadressid ning tagab oma asjaajamises kasutatavate sideandmete avalikustamise, sealhulgas veebilehel.
(2) Juhul kui asutuse sideandmed muutuvad, avalikustab asutus uued sideandmed vähemalt 10 tööpäeva enne andmete muutumist.
(3) Asutuse ametliku elektronposti aadressi muutumisel tagab asutus vana aadressi kasutamise vähemalt 6 kuud pärast aadressi muutmist.
§ 6. Asutuse asjaajamist toetavatele infotehnoloogilistele süsteemidele esitatavad nõuded
Asutuse asjaajamist toetavad infotehnoloogilised süsteemid peavad tagama asutuse nõuetekohase asjaajamise, sealhulgas võimaldama:
1) dokumendi registreerimise, sõltumata dokumendi kandjast;
2) dokumendi vormistamise vastavalt kehtestatud vorminõuetele ja kõigi vormielementide muutumatuna säilimise kogu vastavale dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaja jooksul;
3) kehtestatud juurdepääsuõiguste kasutamise;
4) lihtsa ja kiire juurdepääsu dokumentidele;
5) asjaajamis- ja arhiveerimistoimingud nii üksikdokumendi kui ka dokumentide kogumitega;
6) asutustevahelise dokumendivahetuse selliselt, et oleks tagatud digitaaldokumentide terviklikkus ja autentsus.
Digitaalallkirja infrastruktuuri kasutamise üldtingimused
§ 7. Sertifitseerimis- ja ajatempliteenuse osutaja valimine
(1) Asutus valib sertifitseerimisteenuse osutaja ja ajatempliteenuse osutaja, kes hakkavad väljastama ametnikele ja töötajatele ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks kasutatavaid sertifikaate ja ajatempleid, ning osutavad vastavat teenust.
(2) Sertifitseerimisteenuse osutaja (edaspidi STO) valikul lähtutakse järgmistest kriteeriumidest:
1) STO on registreeritud sertifitseerimise riiklikus registris;
2) sertifikaadi kasutusvaldkonna piirangute kirjeldamise mehhanismid võimaldavad ametnikul või töötajal taotletud sertifikaati kasutada ametikohajärgsete ülesannete täitmise käigus loodud või saadud dokumentide allkirjastamiseks;
3) sertifikaat antakse välja hiljemalt kolmandal tööpäeval pärast nõuetekohase taotluse esitamist;
4) sertifikaat väljastatakse ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks vaid asutuse juhi või tema poolt määratud ametniku või töötaja loal.
(3) Ajatempliteenuse osutaja (edaspidi ATO) valikul lähtutakse järgmistest kriteeriumidest:
1) ATO on registreeritud sertifitseerimise riiklikus registris;
2) ATO poolt väljastatavad ajatemplid sisaldavad nii allkirja andmise järjekohta kui ka täpset kellaaega;
3) ATO teenus on seotud lõikes 2 nimetatud STO teenusega viisil, mis võimaldab anda digitaalallkirja võimalikult lihtsalt.
(4) Asutus võib teenuse osutaja valikul esitada muid nõudeid, mis on vajalikud asutuse ülesannete nõuetekohaseks täitmiseks.
§ 8. Asutuse poolt reguleeritavad digitaalallkirja kasutamise tingimused
Asutus reguleerib oma asjaajamiskorras või muudes sisemist töökorraldust reguleerivates aktides:
1) asutuse ametnike või töötajate poolt ametikohajärgsete või muude ülesannete täitmiseks vajalike sertifikaatide taotlemise, kasutamise, kehtivuse peatamise ning kehtivuse peatatuse lõpetamise ja kehtivuse tühistamise korra;
2) isikliku ja avaliku võtme moodustamise korra;
3) isikliku võtme kaitse ja saladuses hoidmise korra ning nõuded;
4) tegevuskava juhuks, kui isiklikku võtit on olnud võimalik kasutada ilma isiku nõusolekuta;
5) muud juhud, mida asutus peab vajalikuks reguleerida digitaalallkirja andmisel ja kasutamisel ning ajatemplite võtmisel.
§ 9. Piirangud ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks väljastatud sertifikaatidele
(1) Ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks väljastatud sertifikaatide kasutusvaldkonna piirangute kirjeldusena märgitakse ametniku või töötaja ametikoha nimetus.
(2) Ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks väljastatakse sertifikaat ametikohustuste või töökohustuste täitmise ajaks, kuid mitte kauemaks kui kolmeks aastaks.
DOKUMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED
Üldnõuded dokumentidele ja dokumendiplankidele
§ 10. Üldnõuded dokumentidele
(1) Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja standardites ettenähtud nõuetele.
(2) Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike.
(3) Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile.
(4) Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda:
1) dokumendi liigist;
2) sarjast, kuhu dokument kuulub, ja säilitustähtajast;
3) nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul;
4) võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida.
(5) Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat.
(6) Kõik dokumentide ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.
(7) Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus.
(8) Digitaaldokument allkirjastatakse esimesena. Digitaaldokumendi ja paberdokumendi vastuolu korral kehtib digitaaldokument.
(9) Võimaluse korral allkirjastatakse digitaaldokument ja paberdokument ühel ajal.
§ 11. Dokumendiplangile vormistatavad dokumendid
(1) Dokumendiplankidele (edaspidi plank) vormistatakse üldjuhul:
1) kirjad;
2) protokollid ja aktid;
3) õigusaktid;
4) dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi.
(2) Plank on asutusel, asutuse struktuuriüksusel, kui see on ette nähtud asutuse või struktuuriüksuse põhimääruses, ja ametnikul või töötajal, kellel on õigusakti andmise õigus.
(3) Valitsuskomisjonid või asutuses tegutsevad komisjonid ja nõukogud kasutavad komisjoni ja nõukogu teenindava asutuse planke, lisades asutuse nimele komisjoni või nõukogu nime. Seadusega ettenähtud komisjonidel või nõukogudel võivad olla oma plangid.
(4) Asutusesiseses asjaajamises ei ole kohustuslik kasutada planke, välja arvatud õigusaktide puhul või kui plangi kasutamine on ette nähtud õigusaktides.
§ 12. Plankide vorminõuded
(1) Asutusel, struktuuriüksusel, kui see on ette nähtud asutuse või struktuuriüksuse põhimääruses, ja ametnikul või töötajal, kellel on õigusakti andmise õigus, peab olema asjaajamiskorras kehtestatud vormi kohane üldplank, mis on nii paberkandjal kui digitaalsel kandjal.
(2) Üldplangile kantakse asutuse või asutuse ja tema struktuuriüksuse nimetus või ametniku või töötaja ametinimetus (edaspidi dokumendi väljaandja) nimetavas käändes ning vapi kujutis või muu sümbol.
(3) Paberkandjal plangile kantakse soovitavalt turvaelement.
(4) Turvaelemendiks võivad olla:
1) vesimärk;
2) reljeef- või värvitrükis vapi või muu sümboli kujutis;
3) plangi number;
4) reljeefpitsatiga, polügraafiliselt või muul viisil valmistatud element.
(5) Vähese dokumentide hulgaga asutused võivad trükitehniliselt valmistatud plankide asemel kasutada templijäljendi abil valmistatud planke.
(6) Plangid on eesti keeles. Vajaduse korral lisatakse tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse. Diplomaatilisest tavast tulenevalt võib plank olla vaid võõrkeelne.
(7) Kahes või enamas keeles plankidel paigutatakse esikohale dokumendi väljaandja nimetus eesti keeles, seejärel võõrkeeltes keelte tähestikulises järjekorras.
(8) Üldplangi alusel moodustatakse konkreetse dokumendiliigi plangid.
(9) Kirjaplangil peavad lisaks lõikes 2 sätestatule olema asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja sideandmed ning muud olulised andmed (asutuse registrikood, pangakonto number vms).
§ 13. Sümbolite kasutamine asutuse dokumendiplankidel
(1) Riigiasutused võivad plankidel kasutada riigivapi kujutist või muid asutuse sümboleid vastavalt õigusaktidele.
(2) Valitsusasutused kasutavad plankidel väikese riigivapi kujutist ja kehtestatud korras registreeritud muid sümboleid.
(3) Kohaliku omavalitsuse asutused kasutavad oma plankidel kohaliku omavalitsusüksuse vapi kujutist.
(4) Avalik-õiguslikud juriidilised isikud kasutavad plankidel oma sümboleid.
§ 14. Dokumentide vormistamisel kasutatavad rekvisiidid
(1) Dokumendil on kohustuslikud rekvisiidid ja vastavale dokumendiliigile omased lisarekvisiidid.
(2) Dokumendi kohustuslikud rekvisiidid on:
1) dokumendi väljaandja nimi või nimetus;
2) dokumendi kuupäev;
3) tekst;
4) allkiri või allkirjad.
(3) Digitaaldokumendi kohustuslikuks rekvisiidiks on lisaks lõikes 2 loetletud rekvisiitidele vormingu tüüp.
(4) Dokumentide vormistamiseks kasutatakse lähtudes dokumendiliigist järgmisi lisarekvisiite:
1) asutuse sümbol (embleem);
3) väljaandmise koht;
4) dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge (näiteks «KIIRE», «ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS» vÕi «AK»);
5) adressaat;
6) indeks (tähis);
7) dokumendiliigi nimetus;
8) kinnitusmärge;
9) pöördumine;
10) märkus lisade kohta;
11) lisaadressaadid (jaotuskava);
12) kooskõlastusmärge;
13) viisa;
14) pitser (ainult paberkandjal dokumentidel);
15) ärakirja, koopia, väljavõtte ja väljatrüki ametliku kinnitamise märge paberdokumentide korral;
16) koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed;
17) muud dokumendi menetlemiseks ja kasutamiseks vajalikud rekvisiidid.
(5) Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad.
(6) Juhul kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse väljasaadetavale kirjale selle koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi, elektronposti aadress ja telefoninumber. Juhul kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse ainult elektronposti aadress ja telefoninumber.
§ 15. Kuupäeva ja kellaaja märkimine dokumendil
(1) Kuupäev ja kellaaeg märgitakse dokumendil vastavalt standardile EVS 8:2000 «Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas».
(2) Õigusaktides ja välisriikidega peetavas kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi.
(3) Dokumendi kuupäevaks § 14 lõike 2 punkti 2 mõistes on:
1) õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev;
2) protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev;
3) lepingu allkirjastamise kuupäev;
4) väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev.
(4) Saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäev.
(5) Dokumentidele või nende kohta dokumendiregistrisse märgitavateks kuupäevadeks võivad olla muud dokumendi menetlemise toiminguid kajastavad kuupäevad.
(6) Kui õigusaktis on ette nähtud või kui dokumendi allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks, märgitakse dokumendile lisaks kuupäevale ka kellaaeg.
(7) Digitaalselt allkirjastatud dokumentide puhul on üheks dokumendi kuupäevaks ja kellaajaks dokumendile antud digitaalallkirjas sisalduv kuupäev ja kellaaeg.
(8) Juhul kui dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku või töötajat, on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev või kellaaeg.
§ 16. Dokumentide adresseerimine
(1) Dokumendi adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist.
(2) Kui dokumendil on palju adressaate, võib adressaadid üldistada. Üldistamine on lubatud juhul, kui dokument on suunatud üheliigilistele asutustele, ametnike või töötajate grupile.
(3) Dokumendi adressaatide hulgas näidatakse võimalusel dokumendi põhiadressaat ja lisaadressaadid.
DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE
§ 17. Dokumentide registreerimise kohustus
(1) Asutus on kohustatud registreerima dokumendiregistris ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid.
(2) Dokumendi loomise, saamise või saatmise viis ega teabekandja ei saa olla dokumendi registreerimata jätmise põhjuseks.
(3) Dokument on registreeritud, kui talle on antud indeks ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile.
§ 18. Registreerimisele kuuluvad dokumendid
Registreerimisele kuuluvad:
1) asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid;
2) asutuses koostatud protokollid ja aktid;
3) lepingud;
4) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm);
5) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata;
6) asutusele tema valitsemisalas või halduses oleva asutuse, asutuse struktuuriüksuse, ametniku või töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks;
7) muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.
§ 19. Ühekordse registreerimise nõue
Dokumentide registreerimine asutuses peab olema ühekordne. Asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti struktuuriüksustes uuesti ei registreerita.
§ 20. Dokumendiregistrile esitatavad nõuded
(1) Dokumendiregistri pidamisega tagatakse:
1) registreeritud dokumentide arvestus;
2) dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu;
3) dokumendist tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise kontrolli võimalus.
(2) Dokumendiregistrisse kantavad andmed seotakse omavahel nii, et neid ei oleks hiljem võimalik jälgi jätmata muuta.
(3) Dokumendiregister koosneb dokumendiliikide järgi peetavatest allregistritest.
(4) Dokumendiregister peab olema varustatud otsingusüsteemiga, mille abil on võimalik leida dokumenti registrisse kantud põhiandmete alusel.
§ 21. Dokumendiregistri vorm
(1) Dokumendiregistrit peetakse digitaalselt.
(2) Haridus-, sotsiaal-, kultuuri- või muud avalikku teenust osutavad riigi ja kohaliku omavalitsuse hallatavad asutused võivad kuni vastavate tehniliste võimaluste loomiseni pidada dokumendiregistreid paberkandjal.
(3) Kohaliku omavalitsusüksuse asutused võivad vajaduse korral pidada ühist dokumendiregistrit.
§ 22. Dokumendiregistrisse kantud andmete säilitustähtaeg
Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti.
§ 23. Juurdepääs dokumendiregistrile ja registreeritud dokumentidele
(1) Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses ja juurdepääs digitaalselt peetavale dokumendiregistrile peab olema võimalik veebilehe kaudu.
(2) Dokumendihalduse või dokumendiregistri infosüsteem peab tagama juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta digitaaldokumendile või sisaldama paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviida.
(3) Juhul kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirangud, peab register sisaldama andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta.
§ 24. Dokumendiregistri turvanõuded
(1) Dokumendiregister peab olema tehnoloogiliselt, organisatsiooniliselt ja füüsiliselt piisavalt kaitstud andmete omavolilise muutmise või hävitamise eest.
(2) Dokumendiregistrist tuleb piisava ajaperioodi tagant teha varukoopiad. Varukoopiate tegemise ja hoidmise korra ning ajaperioodi kehtestab asutuse juht.
Dokumendiregistrisse kantavad andmed
§ 25. Õigusaktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed
(1) Asutuses välja antud õigusaktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
1) akti andja nimetus;
2) akti liik;
4) number;
5) kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg;
6) jõustumise kuupäev;
7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
8) andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg);
9) andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta.
(2) Kui akti jõustumine on seotud akti teatavakstegemise või avaldamisega, siis jõustumise kuupäeva registrisse ei kanta.
§ 26. Protokollide ja aktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed
(1) Asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
1) organi nimetus (protokollide korral);
4) päevakord, teema või pealkiri;
5) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
6) muud andmed vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.
(2) Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste koosolekute protokollide kohta võib kanda andmed kirjade juurde registrisse, sidudes need asjakohase saabunud või väljasaadetava algatusdokumendi täitmisega.
§ 27. Lepingute kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed
Asutuse poolt sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse vähemalt järgmised andmed:
1) lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg;
2) lepingu liik;
3) number või tähis;
4) kuupäev;
5) lepingu objekt;
6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev;
7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed).
§ 28. Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta registrisse kantavad andmed
(1) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentidena registreeritakse § 18 punktides 4 kuni 6 nimetatud dokumendid koos kõikide lisadega.
(2) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
1) saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed;
2) saabumise või saatmise kuupäev;
3) saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed;
4) dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms);
5) pealkiri või lühike sisukokkuvõte;
6) dokumendi lisade nimetused ja arv;
7) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg;
8) vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul);
9) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle);
10) dokumendi saatja poolt märgitud indeks või number;
11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
12) sarja tähis;
13) struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas;
14) lahendamise tähtaeg;
15) täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal);
16) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.
§ 29. Asutuses koostatud muude dokumentide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed
Käesolevas jaos nimetamata, sealhulgas asutusesiseste dokumentide registreerimise nõude ja registrisse kantavate andmete koosseisu võib sätestada asutuse asjaajamiskorras.
Dokumendi registreerimise kord
§ 30. Toimingud enne dokumendi registreerimist
(1) Enne andmete dokumendiregistrisse kandmist kontrollib asjaajamisteenistus või registreerimise pädevust omav ametnik või töötaja dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust.
(2) Isiklikud ja valele adressaadile või dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile neid asutuses registreerimata.
(3) Kui dokument ei vasta lõikes 1 sätestatud nõuetele, teatatakse sellest võimaluse korral viivitamata dokumendi saatjale või koostajale ning dokument registreeritakse üksnes juhul, kui puudused on kõrvaldatud.
(4) Asutuse asjaajamiskorras võib ette näha lõikes 1 sätestatud nõuetele mittevastavate dokumentide registreerimise, kui need dokumendid sisaldavad olulist teavet.
§ 31. Saabunud või väljasaadetava dokumendi registreerimine
(1) Saabunud või väljasaadetav dokument loetakse dokumendiregistris registreerituks, kui tema kohta on registrisse kantud § 28 lõike 2 punktides 1 kuni 9 nimetatud andmed.
(2) Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis peab sisaldama vähemalt asutuse nime, saabumise kuupäeva ja indeksi.
§ 32. Dokumendi registreerimise tähtaeg
(1) Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval.
(2) Kui dokumendil on märge «KIIRE», siis dokument registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata.
§ 33. Indeks või number
(1) Dokumendid registreeritakse asutuse asjaajamiskorras sätestatud dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga.
(3) Kindla tegevusperioodi või ülesandega moodustatud töörühmade, komisjonide või teiste kindla ülesandega üksuste protokollid või muud dokumendid võib numereerida läbivalt kogu tegevusperioodi jooksul.
(4) Õigusakti, protokolli, akti või lepingu numbrile võib lisada dokumendi sarja tähise või muu liigitunnuse.
(5) Tähistena kasutatakse araabia numbreid ja ladina tähti, mida võib üksteisest eraldada sidekriipsu, punkti või kaldkriipsuga.
(6) Saabunud või väljasaadetavale dokumendile antakse registreerimisel indeks, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi.
(7) Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires üldjuhul ühe järjekorranumbri all.
(8) Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel võib kasutada sama indeksit ja lisada sellele dokumenti individualiseeriv number.
(9) Dokumentide registreerimise skeem ja tähistuste (indeksite) süsteem määratakse asutuse asjaajamiskorras ja dokumentide loetelus.
DOKUMENDI MENETLEMINE JA HOIDMINE ASUTUSES
Dokumendi läbivaatamine
§ 34. Dokumendi läbivaataja määramine ja täitmiseks edastamine
(1) Dokument saadetakse asutuse asjaajamiskorra kohaselt läbivaatamiseks selle asjaga tegelevale struktuuriüksuse juhile või kõrgemalseisvale ametnikule, kes määrab lahendaja, tähtaja ning vajadusel asja lahendamise korra ja muud asjaolud, või lahendamiseks vastavale ametnikule või töötajale.
(2) Andmed dokumendi liikumise kohta ühelt täitjalt teisele ja tähtaeg märgitakse dokumendiregistrisse.
(3) Mitme täitja puhul edastatakse dokument koos selle juurde kuuluva materjaliga esimesena määratud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist ja vastutab asja lahendamise eest. Teistele täitjatele edastatakse dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide koopiad või teatatakse viited dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide asukohale.
(4) Digitaaldokumendi puhul võib kasutada §-s 42 sätestatud saatmise viise.
(5) Kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse, edastatakse avaldus, märgukiri või teabenõue vastavalt kuuluvusele, teatades sellest saatjale kirjalikult.
(6) Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale tema avaldust või märgukirja kohtule edastamata.
§ 35. Dokumendi täitmise tähtajad
(1) Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu.
(2) Kõrgemalseisev ametnik võib anda asja lahendamiseks lühema tähtaja. Kõrgemalseisva ametniku või töötaja poolt antud asja lahendamise tähtaja pikendamiseks esitab täitja motiveeritud taotluse. Taotluse rahuldamise otsustab kõrgemalseisev ametnik.
(3) Asja lahendamise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada kahe kuuni või kuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Sel juhul otsustab tähtaja pikendamise asutuse juht või muu pädev isik. Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne tähtaja saabumist.
(4) Kui asja lahendamine ei kuulu selle asutuse pädevusse, kellele dokument saadeti, edastatakse see vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul, teatades sellest samaaegselt saatjale.
(5) Dokumentide läbivaatamise ja asja lahendamise tähtaegu arvestatakse tööpäevades, kalendripäevades või kuudes dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.
Dokumendi kooskõlastamine
§ 36. Dokumendi kooskõlastamise viisid
(1) Asutuste vahel kooskõlastatakse dokumendid kirjalikult, kooskõlastusmärkega või viseerimise teel.
(2) Dokumentide asutusesisese kooskõlastamise viisid reguleeritakse asutuse asjaajamiskorras.
§ 37. Dokumendi kooskõlastamise tähtajad
(1) Asutustevaheliseks kooskõlastamiseks esitatud dokumentide kooskõlastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast ning dokumendid kooskõlastatakse õigusaktides ettenähtud tähtaegu arvestades.
(2) Dokumendi asutusesisese kooskõlastamise tähtajad määratakse kindlaks asutuse asjaajamiskorras.
§ 38. Dokumendi saatmine kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks
(1) Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt madalamale asutusele, ametnikule või töötajale ning seejärel kõrgemalseisvale asutusele või astmelt kõrgemale ametnikule või töötajale.
(2) Kui dokument on asjaomaste asutuste, ametnike või töötajatega kooskõlastatud, saadetakse see allkirjastamiseks koos kõikide lisade ja teiste asjasse puutuvate dokumentidega.
(3) Kui dokumendi kooskõlastaja ei kooskõlasta dokumenti, tuleb dokumendi allkirjastamisel lisada selle juurde kooskõlastaja kirjalik eriarvamus või kooskõlastamisest keeldumine.
Dokumendi allkirjastamine ja asja lahendamine
§ 39. Ametnike ja töötajate õigused ja pädevus dokumendi allkirjastamisel
Ametnike ja töötajate õigused ja pädevus dokumentide allkirjastamisel määratletakse seadustes, asutuse ja tema struktuuriüksuste põhimäärustes või põhikirjades või muudes sisemist töökorda reguleerivates dokumentides.
§ 40. Paberdokumendi allkirjastamine
(1) Õigusaktid ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti.
(2) Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, näidates eksemplaride arvu ja nende jaotuse ära dokumendis.
(3) Väljasaadetud kirja asutusse jääv ärakiri allkirjastatakse või tõestatakse ametliku kinnitusega.
(4) Juhul kui allkirjast ei ole võimalik välja lugeda allkirjastaja nime, tuleb allkirja juurde kirjutada ka allkirja andja nimi.
(5) Asutus sätestab oma asjaajamiskorras või muudes sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides dokumentide ärakirjade ametliku kinnitamise pädevust omavad ametnikud või töötajad, selle viisid ja korra.
(6) Allkirja faksiimile ega muu allkirja jäljend ei asenda allkirja.
§ 41. Digitaaldokumentide allkirjastamine
(1) Asutustevahelises asjaajamises kasutatakse digitaalallkirjaga dokumenti juhul, kui saaja asutuse veebilehel on vastav teave digitaalallkirjaga dokumentide vastuvõtmise kohta ja see on sätestatud saaja asutuse asjaajamiskorras või muus õigusaktis.
(2) Juhul kui digitaaldokumendi allkirjastab üks ametnik või töötaja, allkirjastatakse dokument selliselt, et allkiri lisandub dokumendile ja moodustub üks allkirjastatud dokument.
(3) Juhul kui digitaaldokumendi allkirjastavad mitu ametnikku või töötajat, allkirjastatakse dokument selliselt, et allkirjadest moodustuvad dokumendi lahutamatud osad.
(4) Asutusesiseses asjaajamises võib kasutada digitaalallkirja vastavalt asutuse asjaajamiskorrale või muudele asutuse sisemist töökorraldust reguleerivatele aktidele.
(5) Digitaaldokumentide allkirjastamise täpsem kord reguleeritakse asutuse asjaajamiskorras.
§ 42. Digitaaldokumendi väljasaatmine
Digitaaldokument saadetakse adressaadile digitaalselt:
1) kirjana koos vajalike lisadega ja allkirjastatuna, kui see on nõutud;
2) teatena, milles on märgitud dokumenti saatva asutuse nimetus, dokumendi pealkiri, kuupäev ja indeks või number ning millele on lisatud allkirjastatud dokument;
3) teatena, milles on märgitud dokumenti saatva asutuse nimetus ning viide saadetava dokumendi asukohale;
4) teatena, millele lisatakse dokument koos kõikide vajalike rekvisiitidega.
§ 43. Asja lahendatuks lugemine
(1) Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ettenähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud.
(2) Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks, kui:
1) vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal;
2) või dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud;
3) või on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud.
(3) Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendiregistrisse või paberdokumendi korral dokumendile täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas.
§ 44. Kontroll dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ning asjade tähtaegse lahendamise üle
Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollitakse vastavalt asutuse asjaajamiskorras sätestatule.
Dokumentide hoidmine asutuses
§ 45. Üldnõuded dokumentide hoidmisele
(1) Asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks dokumentide loetelu «Arhiivieeskirjas» sätestatud korras.
(2) Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse asutuses, hävitatakse või antakse avalikku arhiivi üle kooskõlas «Arhiivieeskirjaga».
§ 46. Lahendatud paberdokumentide hoidmine asutuses
(1) Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number.
(2) Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus)kiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms). Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument.
(3) Üldjuhul peetakse toimikuid asjaajamisperioodide kaupa.
§ 47. Lahendatud digitaaldokumentide hoidmine asutuses
(1) Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul.
(2) Lahendatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ta kuulub alalisele säilitamisele või kui ei ole võimalik tagada dokumendi säilimist digitaalkandjal autentsena ja terviklikuna ettenähtud säilitustähtaja jooksul.
(3) Lõikes 2 nimetatud dokumendi säilitamisele kuuluv eksemplar peab olema allkirjastatud või tõestatud ametliku kinnitusega. Allkirjastamise või ametliku kinnitusega tõestamise korra määrab asutus oma asjaajamiskorras kooskõlas teiste õigusaktidega.
(4) Kui dokument on asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast säilitatakse väljatrükk, säilitatakse paberkandjal ka vastav elektronposti teade.
(5) Enne dokumentide ainult digitaalsele säilitamisele üleminekut peavad asutuses olema kasutusele võetud abinõud dokumentide säilivuse tagamiseks neile kehtestatud tähtaja jooksul.
(6) Iga digitaalselt hoitava dokumendi puhul peab olema määratud sari, millesse dokument vastavalt asutuse dokumentide loetelule kuulub. Sarja tunnust võib täiendada teiste dokumendi leidmist, süstematiseerimist ja arhiveerimistoiminguid hõlbustavate tunnustega.
ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE
§ 48. Asjaajamise üleandmise kohustus
(1) Enne teenistus- või töökohalt vabastamist või teenistus- või töösuhte peatumisel on ametnik või töötaja kohustatud asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud ametnikule või töötajale teenistusest või töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks.
(2) Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktiga juhul, kui lahkub asutuse või struktuuriüksuse juht või kui seda nõuab vahetu juht, üleandja või vastuvõtja.
(3) Asjaajamise üleandmise täpsem kord sätestatakse asutuse asjaajamiskorras.
§ 49. Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakti sisunõuded
(1) Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama:
2) pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu;
3) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;
4) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu.
(2) Asutuse juhtimise üleandmisel peab asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt sisaldama lisaks lõikes 1 loetletud andmetele järgmisi andmeid:
1) asutuse koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv;
2) asutuse eelarvevahendite seis;
3) asutuse pitsatite arv, liigid ja asukoht ning nende hoidmise eest vastutavate ametnike või töötajate nimed ja ametikohad;
4) lahkuva juhi poolt viimasena allkirjastatud dokumentide indeksid või numbrid vastavalt dokumendiliigile;
5) üldandmed asutuse arhiivi kohta.
(3) Lisaks lõigetes 1 ja 2 sätestatule võib akti kanda muud vajalikud andmed asutuse asjaajamise kohta.
§ 50. Üleandmis-vastuvõtmisakti vorminõuded
(1) Akti märgitakse asutuse juhi poolt määratud asjaajamise üleandmise juures viibivate ametnike või töötajate nimed ja ameti- või töökohtade nimetused ning paberkandjal akti eksemplaride arv ja jaotus.
(2) Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja asutuse juhi poolt määratud asjaajamise üleandmise juures viibivad ametnikud või töötajad. Akti kinnitab üleandja vahetu ülemus.
(3) Asutuse juhi vahetumisel koostatud asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakti kinnitab kõrgemalseisva asutuse juht.
(4) Akt registreeritakse asutuse dokumendiregistris ja säilitatakse vähemalt selles asutuses, kus toimus asjaajamise üleandmine.
(5) Kui asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt vormistatakse digitaalselt, tagatakse kõikidele allkirjastajatele juurdepääs aktile.
§ 51. Asjaajamise ühepoolne ülevõtmine
Kui ametnik või töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt kõrgemalseisva ametniku või töötaja, asutuse juhi või tema poolt määratud ametniku või töötaja või kõrgemalseisva asutuse esindaja juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmis-vastuvõtmisakti vastav märge.
§ 52. Mittenõustumine akti sisuga
Kui üks osapool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus, siis esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge.
§ 53. Asutuste asjaajamiskorra kooskõlla viimine määrusega
(1) Asutuse asjaajamiskord viiakse kooskõlla määrusega 1. juuniks 2001. a.
(2) Ministrid, riigisekretär, maavanemad, ametite ja inspektsioonide peadirektorid ning avalik-õiguslikud juriidilised isikud võivad oma valitsemisalas või halduses olevatele üheliigilistele asutustele kehtestada ühtse asjaajamiskorra või täiendavaid nõudeid asjaajamisele.
(3) Ministeeriumid, maavalitsused ja Riigikantselei on kohustatud kontrollima oma valitsemisalas või halduses olevate asutuste asjaajamiskordade tähtaegset kooskõlla viimist määrusega.
(4) Kohaliku omavalitsusüksuse volikogu või tema volitusel linna- või vallavalitsus võib kehtestada linna või valla asutuste ühtse asjaajamiskorra.
§ 54. Dokumendiregistri pidamise kooskõlla viimine määrusega
(1) Asutused viivad oma dokumendiregistrid kooskõlla määrusega ja avalikustavad dokumendiregistrid veebilehel hiljemalt 1. märtsiks 2002. a.
(2) Riigi- ja kohaliku omavalitsuse haridus-, kultuuri-, sotsiaal- või muud teenust osutavad asutused alustavad digitaalse dokumendiregistri pidamist tehniliste võimaluste loomisel.
(3) Kohaliku omavalitsusüksuse asutused võivad pidada ühist dokumendiregistrit, kui see on sätestatud valla või linna ühtses asjaajamiskorras.
§ 55. Määruse kehtetuks tunnistamine
(1) Vabariigi Valitsuse 2. juuli 1996. a määrus nr 183 «Valitsusasutuste asjaajamiskorra alused» (RT I 1996, 56, 1039; 1998, 118/120, 1904; 1999, 73, 695) tunnistatakse kehtetuks.
(2) Kuni uute standardite vastuvõtmiseni juhindutakse dokumentide vormistamise ja rekvisiitide paigutuse osas Vabariigi Valitsuse 2. juuli 1996. a määrusega nr 183 kinnitatud «Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustega» sätestatud näidisvormingutest.
Käesolev määrus jõustub 1. märtsil 2001. a.