Read UUS ASJAAJAMISKORD
Read UUS ASJAAJAMISKORD text version
I. ÜLDOSA........................................................................................................................................... 4 Asjaajamise ja dokumendihalduse üldpõhimõtted ........................................................................... 4 Terminid ja mõisted.......................................................................................................................... 4 Vallavalitsuse aadress ja elektronposti aadress ................................................................................ 6 Dokumentide registreerimine ........................................................................................................... 7 Teenistujate pädevus ja vastutus ...................................................................................................... 7 II. ASJAAJAMISKORD ...................................................................................................................... 7 Asjaajamiskorra rakendusala............................................................................................................ 7 SAABUNUD DOKUMENTIDE RINGLUS ................................................................................... 7 Paberdokumentide vastuvõtmine...................................................................................................... 7 Digitaaldokumentide vastuvõtmine.................................................................................................. 8 Dokumentide läbivaatamine, täitja määramine ................................................................................ 9 Dokumentide edastamine täitjatele................................................................................................... 9 DOKUMENTIDE LAHENDAMINE .............................................................................................. 9 Dokumentide ja asjade tähtajaline täitmine ja täitmise jälgimine .................................................... 9 Asja menetlemisest loobumine....................................................................................................... 10 Asja lahendatuks lugemine............................................................................................................. 10 VALLAVALITSUSESISENE DOKUMENTIDE RINGLUS ..................................................... 11 Dokumendi projekti viseerimine ja kooskõlastamine .................................................................... 11 Paberdokumendi viseerimine ......................................................................................................... 11 Digitaaldokumendi viseerimine...................................................................................................... 12 Kooskõlastusmärge......................................................................................................................... 12 Dokumendi allakirjutamine ja kinnitamine .................................................................................... 12 Allkirjastamise põhimõtted............................................................................................................. 12 Dokumendi kinnitamine ................................................................................................................. 13 Dokumentide väljasaatmine ........................................................................................................... 14 Dokumendi ja kirja menetlemine ................................................................................................... 14 Käskkirjade edastamine.................................................................................................................. 14 Vallavalitsuse siseselt piiratud kasutusega dokumentide menetlemine ......................................... 15 Paberdokumendist koopia, ärakirja, väljavõtte ja väljatrüki teostamine ........................................ 15 Koopiate vormistamine .................................................................................................................. 16 Ärakirjade ja väljavõtete vormistamine.......................................................................................... 16 Väljatrüki vormistamine ................................................................................................................. 17 Ametlik kinnitamine ....................................................................................................................... 17 Allkirja ametlik kinnitamine........................................................................................................... 17 Ärakirja, väljavõtte ja väljatrüki ametlik kinnitamine.................................................................... 18 DOKUMENTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE.......................................................... 18 Dokumentide vorminõuded ............................................................................................................ 18 Märkus lisade kohta........................................................................................................................ 19 Vallavalitsuse plangid .................................................................................................................... 20 Vallakantseleis kasutusel olevad plangid ....................................................................................... 20 Plankide vorminõuded ja sümbolite kasutamine ............................................................................ 20 Dokumendiplangile vormistatavad dokumendid............................................................................ 20 Kirja elementide kirjeldused........................................................................................................... 20 Aadress ........................................................................................................................................... 21 Adressaat ........................................................................................................................................ 22 Adressaadi alaelemendid ................................................................................................................ 22 Adressaadi vormistamine ............................................................................................................... 22 Allkiri ............................................................................................................................................. 23 Allkirjastaja .................................................................................................................................... 24 Autor............................................................................................................................................... 25
Autori alaelemendid ....................................................................................................................... 25 Kasutusmärge ................................................................................................................................. 25 Kontaktandmed............................................................................................................................... 25 Koostaja .......................................................................................................................................... 26 Koostaja alaelemendid ja vormistus ............................................................................................... 26 Kuupäev.......................................................................................................................................... 26 Kuupäeva alaelemendid ja nende vormistamine ............................................................................ 26 Lisaadressaat................................................................................................................................... 27 Lisaadressaadi alaelemendid ja nende vormistus ........................................................................... 27 Lisamärge ....................................................................................................................................... 28 Lisamärke alaelemendid ja vormistus ............................................................................................ 28 Vapp (logo)..................................................................................................................................... 28 Pealkiri............................................................................................................................................ 28 Seosviit ........................................................................................................................................... 29 Seosviida alaelemendid ja vormistus.............................................................................................. 29 Tekst ............................................................................................................................................... 29 Pöördumise vormistamine .............................................................................................................. 29 Lõputervitus.................................................................................................................................... 30 Viit .................................................................................................................................................. 30 Dokumendi menetlemise korda, ettevalmistuse astet, originaalsust, tervikklikkust või juurdepääsu reguleeriv märge ............................................................................................................................. 31 E-kirja koostamine.......................................................................................................................... 31 Vallavalitsuse pitsatid.................................................................................................................... 31 Pitsat (paberkandjal dokumendil).................................................................................................. 31 Erisused õigusaktide vormistamisel ............................................................................................... 32 Dokumendiliigi nimetus ................................................................................................................. 32 Väljaandmise koht .......................................................................................................................... 32 Tekst ............................................................................................................................................... 32 Kuupäev õigusaktidel ja protokollidel........................................................................................... 33 Õigusakti ja protokolli registrinumber .......................................................................................... 33 Vallavalitsuse dokumendiliigid ..................................................................................................... 33 Vallavalitsuse dokumendiliigid ..................................................................................................... 33 Käskkiri, selle liigid, vormistamine, registreerimine, edastamine ja tutvustamine........................ 33 Käskkirja registreerimine ............................................................................................................... 34 Käskkirja täitmine ja muutmine ..................................................................................................... 34 Käskkirja vormistamine.................................................................................................................. 34 Korraldus, otsus ja määrus ............................................................................................................ 35 Protokoll ......................................................................................................................................... 35 Protokolli vormistamine ................................................................................................................. 35 Akt .................................................................................................................................................. 36 Ametikiri, selle vormistamine, koostamine, registreerimine, liigid ............................................... 36 Algatus - ja vastuskiri ..................................................................................................................... 36 Volikiri ........................................................................................................................................... 36 Garantiikiri ..................................................................................................................................... 37 Arhiiviteatise, ärakirja ja väljavõtte vormistamine......................................................................... 37 Arhiiviteatiste väljastamine ............................................................................................................ 38 Järelepärimine................................................................................................................................. 38 Võlanõue......................................................................................................................................... 38 Pretensioon ..................................................................................................................................... 39 Teabenõue ja selle menetlemine..................................................................................................... 39 Teabe avalikustamine ..................................................................................................................... 39
ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE TEENISTUJA LAHKUMISEL .............................................. 39 Asjaajamise üleandmise kohustus .................................................................................................. 39 Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakti sisunõuded...................................................................... 39 Üleandmis-vastuvõtmisakti vorminõuded...................................................................................... 40 Asjaajamise ühepoolne ülevõtmine ................................................................................................ 40 Mittenõustumine akti sisuga........................................................................................................... 40 III DOKUMENDIHALDUSE KORD................................................................................................ 40 Dokumendihalduse ülesanded ja vastutusala ................................................................................ 40 Andmekogud ja volitatud töötlemisel olevad riiklikud registrid.................................................... 40 Dokumendisüsteemi kuuluvad dokumendid .................................................................................. 41 Dokumendihaldussüsteemile esitatavad nõuded ............................................................................ 41 Dokumendiregister ......................................................................................................................... 41 Dokumendiregistri kasutajarühmad................................................................................................ 41 Kasutajarühmade õigused ja kohustused ning juurdepääsutasandid .............................................. 41 Vastutus dokumendiregistri rakendamise eest ............................................................................. 42 Turvanõuded................................................................................................................................... 42 DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE...................................................................................... 42 Registriandmed, nende muutmine ja täiendamine.......................................................................... 42 Õigusaktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed........................................................... 42 Protokollide ja aktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed ........................................... 43 Lepingute kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed.............................................................. 43 Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu ........................................................................................................................................................ 43 Dokumentide registreerimise kord ................................................................................................. 44 DOKUMENTIDE LIIGITAMINE JA DOKUMENTIDE LOETELU.......................................... 44 Liigitusskeem ja tähised ................................................................................................................. 44 Dokumentide loetelu koostamine ja täiendamine........................................................................... 45 TOIMIKUTE PIDAMINE ............................................................................................................. 45 Paberkandjal toimikute pidamine ................................................................................................... 45 DOKUMENTIDE KASUTAMINE ............................................................................................... 46 Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave................................................................................ 46 Juurdepääsupiirangute rakendamine............................................................................................... 46 Dokumentide kasutajate teenindamine........................................................................................... 47 DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA KAITSE ........................................................................... 48 Säilitamise eesmärk ja üldpõhimõtted............................................................................................ 48 Arhivaalide loetelu koostamine ja täiendamine.............................................................................. 48 Andmete andmine arhiiviregistrisse ............................................................................................... 48 Arhiiviruumi juurdepääsu ja ohutuse tagamise kord...................................................................... 49 Ohuplaani koostamine .................................................................................................................... 49 ARHIVAALIDE ERALDAMINE ................................................................................................. 49 Arhivaalide arhiiviruumi üleandmine ja säilitamiseks ettevalmistamine....................................... 49 Arhivaalide hävitamise kord........................................................................................................... 49 Säilitustähtaja määramine............................................................................................................... 50 Arhiiviväärtusega arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise kord ................................................... 51
HALINGA VALLAVALITSUSE ASJAAJAMISKORD I. ÜLDOSA Asjaajamise ja dokumendihalduse üldpõhimõtted 1. Halinga Vallavalitsuse asjaajamiskord (edaspidi asjaajamiskord) kehtestab asjaajamise korraldamise ja dokumendihalduse põhinõuded Halinga Vallavalitsuses (edaspidi vallavalitsus). 2. Asjaajamiskorra koostamisel on võetud aluseks: 1) avalikku haldust korraldavad õigusaktid; 2) asjaajamist ja arhiivindust korraldavad õigusaktid; 3) info- ja teabehaldust korraldavad õigusaktid; 4) muud dokumenteerimist käsitlevad õigusaktid; 5) dokumendihalduse standardid; 3. Vallavalitsuse asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuar - 31. detsember). 4. Asjaajamiskord ei reguleeri tööd dokumentidega, mille vormistamiseks ja menetlemiseks on õigusaktidega ette nähtud muud vormid ja nõuded. 5. Asjaajamiskorra nõuete täitmine on kohustuslik kõigile vallavalitsuse teenistujatele. 6. Teenistusse võtmisel peab vallasekretär tutvustama teenistujale asjaajamiskorda allkirja vastu. 7. Vallavalitsuse poolt loodavad dokumendivormid peavad olema koostatud kooskõlas heade asjaajamistavadega. Terminid ja mõisted 8. Asjaajamiskorras on kasutatud asjaajamise ja dokumendihalduse alaseid mõisteid järgnevas tähenduses: 1) andmekandja  ese või materjal, millele on teave jäädvustatud (nt paber, magnetlint, CD). 2) andmekogu  korrastatud andmete kogum, mille pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust või mida peetakse käsitsi ja korrastatud vormidel, mis võimaldavad andmetega lihtsat tutvumist või nende mehhaanilist töötlemist. 3) arhiivi ohuplaan  arhivaalide kahjustumise või hävimise ärahoidmiseks koostatud tegevuskava, milles nähakse ette arhivaalide kaitse, päästmise ja taastamise meetmed tõenäolisteks hädaolukordadeks ning nendega kaasnevate tagajärgede likvideerimiseks. 4) arhiivimoodustaja  vallavalitsuse tegevuse käigus tekkivad ja ladestuvad dokumendid, mida hoitakse alal ülesannete täitmiseks ja tegevuse dokumenteerimiseks; 2. kirjeldusüksus arhiivi kirjeldamisel. 5) arhiivinimistu  otsivahend, mis võimaldab arhivaalide olemi kindlakstegemist ja juurdepääsu arhivaalidele. Arhivaalide üleandmisel arhiiviasutusse vormistatakse asutuse arhiivi kirjeldus arhiivinimistuna. 6) arhiiviregister  riiklik register, kuhu kantakse andmed arhivaalide kohta. 7) arhiiviruum  vallavalitsuses arhiivi hoidmiseks kohandatud ruum. 8) arhiivitöö  arhiivihalduse ja teiste arhiiviga seotud valdkondade (arhiiviruumi haldamine, säilitustingimuste tagamine jms) toimingud. 9) arhiiviväärtus  avaliku arhiivi poolt hindamise teel arhivaalile antud väärtus, mis keelab arhivaali hävitamise. Arhiiviväärtusega arhivaalid antakse seaduses ette nähtud korras säilitamiseks avalikku arhiivi. 10) arhivaal  dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg ning mis on väljunud aktiivsest asjaajamisest ja antud üle arhiiviruumi. 11) arhivaalide loetelu  asjaajamisest väljunud arhivaalide (toimikute) loetelu olemi kindlakstegemise ja juurdepääsu tagamiseks. 4
12) asi  üksikküsimus asutuse asjaajamises, millega seotud toimingute käigus (asja algatamine, lahendamine, täitmine või lõpetamine) tekivad dokumendid. 13) asjaajamine  dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. 14) asjaajamiskord  seab nõuded teatud tegevustele nagu dokumentide ringluse korraldamine (vastuvõtmine, väljasaatmine, edastamine, jms), asjade lahendamise korraldamine, erineva teabe menetlemine jne. 15) digitaalallkiri  tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud digitaalne andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga. 16) digitaalne dokument  dokument, mida saab arvuti abil kasutada, edastada ja töödelda. 17) digitaalselt allkirjastatud dokument  digitaalne dokument, millele on lisatud nõuetekohane digitaalallkiri. 18) dokumendihaldus  üksikdokumendiga selle elukäigu haldamiseks teostatavad toimingud. 19) dokumendiliik  mõiste, mida kasutatakse ühenimeliste dokumentide (protokollid, käskkirjad, aruanded vms) tähistamiseks. 20) dokumendiplank  kindla formaadiga paberileht või digitaalne vorming, millele on trükitud või kantud koostatavate dokumentide püsirekvisiidid. 21) dokumendiregister  digitaalne register, kuhu kantakse vallavalitsuses loodud või saadud dokumentide kirjeldavad andmed. 22) dokumendisüsteem  infosüsteem, mille eesmärgiks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine terve nende elukäigu jooksul.. 23) dokument  mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuste tõestamiseks. 24) dokumentide loetelu  vallavalitsuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks, nende haldamiseks ning neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu. 25) dokumentide ringlus  dokumentide liikumine vallavalitsuses nende saamise või koostamise momendist kuni täitmise või väljasaatmiseni. 26) E-kiri - digitaalsele andmekandjale vastaval esitlusvormil koostatud tekstidokument, mis edastatakse Interneti vahendusel adressaadile. 27) elektrooniline dokumendihaldus  digitaalsete ja paberkandjal dokumentide kirjeldavate andmete haldamine elektroonilises keskkonnas alates dokumendi loomisest kuni hävitamise või arhiivi andmiseni. 28) E-post - e-kirja saatmine võrgu kaudu ühest arvutist teise. 29) eraldamine  määratud või läbivaatuse käigus langetatud otsuse alusel dokumentidega teostatav toiming, mille käigus dokumendid kantakse üle teise süsteemi või hävitatakse. 30) funktsioon  vallavalitsusele pandud ülesanne või tegevus, mille kaudu vallavalitsuse töö on korraldatud. Funktsioon ühendab üht või mitut tegevust. 31) hindamine  avaliku arhiivi poolt teostatav toiming arhivaali hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks eraldamise otsustamiseks ning arhivaali arhiiviväärtuse määramiseks. 32) hindamisotsus  avaliku arhiivi poolt vormistatud otsus, millega dokumenteeritakse arhivaalide hindamise tulemused. 33) juurdepääs  1. juurdepääs arhivaalile on õigus ja võimalus tutvuda arhivaali ja selles sisalduva teabega. 2. dokumendisüsteemi kasutajale antud õigus pääseda juurde sarjale, toimikule, dokumendile või selle osale. 34) juurdepääsupiirang  teabele juurdepääsu õiguse ja võimaluse piiramine. 35) kasutajaõigused  töötajale või töötajate rühmale antud õigused dokumentide haldamisel ja või juurdepääsul.
36) kirjeldamine  korrastusüksuste koosseisu ja struktuuri esitamine ja vormistamine, ülevaate andmine arhiivi moodustajast ja arhiivi tekkimisest ning asutuse ülesannete ja tekkinud arhivaalide vahelistest seostest. 37) kirjeldavad andmed (metaandmed)  dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse ja/või mida hallatakse dokumendisüsteemis. 38) korrastamine  korrastusüksuste loomine vastavalt arhiivi hierarhilisele struktuurile. 39) liigitamine  vallavalitsuse funktsioonide, tekkivate dokumentide ja nendevaheliste seoste süstemaatiline väljaselgitamine ning liigitusskeemis esitamine. 40) liigitusskeem  vallavalitsuse ülesannete ning tegevuste (funktsioonide) ja/või dokumentide hierarhiline esitus; asutuse dokumentide loetelu osaks olev sarjade jt liigitusüksuste struktureeritud loetelu. 41) manus - e-kirjale lisatud digitaalne dokument. 42) näidisloetelu  abivahend dokumentide loetelu väljatöötamise hõlbustamiseks. 43) pitsat  dokumendi autentsuse tõestamise vahend, mis vastab õigusaktis ettenähtud kirjeldusele. 44) pitser  pitsati jäljend dokumendil. 45) registreerimine  õigusaktides ette nähtud ja vallavalitsuse poolt kindlaks määratud dokumendi metaandmete kandmine dokumendisüsteemi. 46) registriandmed  dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse ja mida hallatakse dokumendisüsteemis. 47) registreerimine  õigusaktides ette nähtud ja/või vallavalitsuse poolt kindlaks määratud dokumendi metaandmete kandmine dokumendisüsteemi. 48) sari  liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. 49) skaneeritud dokument - kirjutatud või trükitud dokument, mis on teisendatud digitaalsele andmekandjale optiliste meetoditega. 50) säilik - aktiivsest asjaajamisest väljunud kokkukuuluvate korrastatud dokumentide kogum. 51) säilitustähtaeg  dokumendi säilitamise kestus väljendatuna kalendrikuudes, aastates või alatisena. Säilitustähtaeg võib sõltuda kindlaksmääratud sündmuse toimumisest. a) alatine säilitustähtaeg  arhiiviväärtusega arhivaalide igavene alalhoidmine, b) pikaajaline säilitustähtaeg  üle 10-aastane alalhoidmine (praktikas mitte üle 75 aasta), c) lühiajaline säilitustähtaeg  kuni 10-aastane (kaasa arvatud) alahoidmine. 52) teabenõue  avaliku teabe seaduses sätestatud korras asutusele esitatud taotlus teabe saamiseks. 53) toimik  aktiivses asjaajamises sisu või liigi poolest kokkukuuluvate dokumentide kogum, tavaliselt ühe asjaajamisaasta piires. 54) varukoopia  digitaaldokumentidest, andmebaasidest või muudest failidest tehtud koopia teisel andmekandjal, mis võimaldab teavet taastada või säilitada süsteemi töövõimet. 55) viit (tähis)  tähis, mis näitab sarja, toimiku või dokumendi asukohta liigitusskeemis. 56) viseerimine  dokumendi asutusesisene kooskõlastamine. Vallavalitsuse aadress ja elektronposti aadress 9. Vallavalitsuse postiaadress on Pärnu maakond Pärnu-Jaagupi alev, Uus 53, postiindeks 87201, elektronposti aadress on [email protected], kodulehe aadress on www.halinga.parnumaa.ee ja infotelefon 73 702 ning faksinumber 73 701. 10. Sideandmete muutumisest teavitatakse avalikkust vähemalt 10 tööpäeva varem, elektronposti aadressi muutumisel tagatakse vana aadressi kasutamine vähemalt 6 kuu jooksul muutumisest.
Dokumentide registreerimine 11. Vallavalitsuses on kasutusel dokumentide haldamise tarkvara Amphora, mis hõlmab kogu dokumendi elutsüklit ja on mõeldud nii elektrooniliste kui ka paberdokumentide haldamiseks. Dokumendid registreeritakse Amphoras liikide kaupa, moodustades allregistreid. Teenistujate pädevus ja vastutus 12. Vastutus ja pädevus asjaajamise ning dokumendihalduse korraldamise eest on määratletud järgmiselt: vallasekretär: 1) määrab kindlaks dokumendihalduse poliitika ja prioriteedid; 2) vastutab asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine eest; 3) vastutab dokumentide avalikustamise ja neile juurdepääsu tagamise eest; 4) vastutab arhivaalide hoidmise, säilitamise, korrastamise ja avalikku arhiivi üleandmise eest. 5) vastutab dokumentide juurdepääsupiirangute kindlaksmääramise ning neist kinnipidamise tagamise eest; 6) määrab dokumentidele säilitustähtajad; 7) vastutab dokumentide hävitamise korraldamise eest. 13. registripidaja: 1) lahendab asjaajamiskorra kohaldamise küsimused ning tagab asjaajamise nõuetekohase korraldamise 2) registreerib dokumendid ja korraldab ringluse; 3) tagab dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja kontrollib asjade tähtaegset lahendamist. 4) nõustab ja juhendab dokumendisüsteemi kasutajaid; 5) analüüsib dokumendisüsteemi toimimist, vajadusel teeb ettepanekuid süsteemi kaasajastamiseks. 14. Teenistujad: 1) vastutavad oma tegevuse adekvaatse dokumenteerimise eest; 2) vastutavad neile täitmiseks saadetud dokumentide ja asjade menetlemise ja asjaajamise eest; 3) vastutavad dokumentide nõuetekohase vormistamise eest; 4) tagavad dokumentide säilitamise vallavalitsuse arhiivi andmiseni või hävitamiseni. II. ASJAAJAMISKORD Asjaajamiskorra rakendusala 15. Dokumentide ringlemisel ja asjade menetlemisel lähtutakse asjaajamiskorrast, mis annab üldised nõuded dokumentide läbivaatamisele, edastamisele ja asja lahendamisele. SAABUNUD DOKUMENTIDE RINGLUS Paberdokumentide vastuvõtmine 16. Vallavalitsusele ja volikogule adresseeritud dokumendid võetakse vastu ja avatakse registripidaja või tema asendaja poolt. 17. Kõik ümbrikud kuuluvad avamisele, välja arvatud ümbrikud, mis kannavad märget "isiklik" või "avab ainult adressaat". Vastava märkega ümbrikud edastatakse koheselt adressaadile. Avalike konkursside pakkumised, mis on tähistatud vastava märgusõnaga ei kuulu avamisele ja ümbrikutele pannakse saabumismärge vastava templi abil, vajadusel lisatakse kellaaeg. Registripidaja hoiab pakkumisi seifis, kuni nende avamiseni vastava komisjoni poolt. 18. Ümbrikute avamise järel kontrollitakse adressaadi õigsust, dokumendi terviklikkust, allkirjade ja lisade olemasolu. Kui dokument ei vasta eelnimetatud nõuetele, informeeritakse viivitamatult saatjat 7
või koostajat telefoni teel või kirjalikult. Kui teatele ei reageerita 3 päeva jooksul, saadetakse dokument tagasi. Asi lahendatakse üksnes juhul, kui puudused dokumendis kõrvaldatakse. 19. Saabunud dokumendid sorteeritakse ja jaotatakse registripidaja või tema asendaja poolt. Vallavalitsuse tegevuse käigus saadud ja loodud dokumendid jagunevad: 1) registreerimisele kuuluvad; 2) registreerimisele mittekuuluvad. 20. Registreerimisele kuuluvad dokumendid registreeritakse registripidaja või tema asendaja poolt vallavalitsuse dokumendiregistris. Registreerimise kord on kirjeldatud käesoleva korra punktides 404-411. 21. Registripidaja või tema asendaja teeb saabunud dokumendi esimese lehe vabale pinnale (võimalusel paremale alaservale) saabumismärke, kasutades selleks vastavat templit. 22. Vallavalitsuses registreerimisele mittekuuluvad dokumendid on: 1) kirjad märkega "ISIKLIK" (kui dokumendi avamisel selgub, et see osutub ametlikuks, vastutab registreerimise eest dokumendi saaja); 2) kirjad, mille adressaadina on märgitud teine asutus, organisatsioon või isik; 3) kutsed, õnnitlused, tänukirjad; 4) reklaamtrükised ja pakkumised; 5) muud trükised (raamatud, bülletäänid, jm informatiivse sisuga materjalid); 6) perioodika; 7) raamatupidamisdokumendid, millele tehakse ainult saabumismärge. 23. Mitteregistreeritavad dokumendid edastab teenistujatele menetlemiseks registripidaja, märkides vajadusel dokumentidele saabumismärke. 24. Ümbrikud säilitatakse ja lisatakse dokumentidele järgnevatel juhtudel: 1) kui saatja aadress on märgitud ainult ümbrikule; 2) kui postitemplit on vaja dokumendi või saabumise kuupäeva tõestamiseks (näit. vaiete, kohtunõuete jms puhul); 3) juurdemaksuga saadetiste puhul. Digitaaldokumentide vastuvõtmine 25. Digitaalallkirjastatud dokumendid saabuvad vallavalitsuse veebilehe kaudu. 26. Digitaalallkirjastatud dokument on dokument, mis 1) on allkirjastatud vastavalt DigiDoci standardile (http://www.sk.ee/file.php?id=144); 2) on allkirjastatud kasutades sertifitseerimise riiklikusse registrisse kantud teenuse osutaja poolt väljastatud sertifikaati; 3) omab kehtivat ja kontrollitavat digitaalallkirja seadusele vastavat allkirja; 4) on allkirjastatud dokumendis märgitud dokumendi esitaja või koostaja poolt. 27. Digitaalallkirjastatud dokumendis peavad olema märgitud dokumendi esitaja või koostaja kontaktandmed. 28. Digitaalallkirjastatud dokumendi esitaja peab dokumendi sisestamisel määratlema füüsilise asukoha, kus ta elab (füüsiline isik) või tegutseb (juriidiline isik). 29. Registripidaja või tema asendaja kontrollib dokumendi esitaja või koostaja kontaktandmete olemasolu ning koostaja vastavust digitaalallkirjaga. Seejärel suunab dokumendi menetlusse vastavalt asjaajamiskorrale. 30. Vallavalitsuse üldisele e-posti aadressile või teenistuja e-posti aadressile saabunud digitaalselt allkirjastatud dokumendid edastatakse e-posti teel registripidajale või tema asendajale, kes sisestab dokumendid dokumendiregistrisse ja edastab teenistuja(te)le täitmiseks e-posti teel. 31. Teenistuja e-posti aadressile saabunud e-kirjade ja digitaaldokumentide registreerimise vajaduse otsustab e-kirja vastuvõtja vastavalt korra punktile 391. Kui on tegemist avalduse, märgukirja, taotluse, teabenõude jm dokumendiga, mis nõuab ka vastust, siis edastab e-kirja saanud teenistuja selle e-posti teel registreerimiseks registripidajale. 8
32. Vallavalitsusele veebilehel sisestatud teabenõuded registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Registripidaja või tema asendaja peavad vähemalt kord päevas kontrollima veebilehe kaudu sisestatud teabenõuete olemasolu valla elektronposti aadressil [email protected] ning vajadusel suunama saabunud dokumendid menetlusse. Dokumentide läbivaatamine, täitja määramine 33. Dokumendid vaadatakse läbi ning edastatakse täitmiseks hiljemalt nende saabumisele järgneval tööpäeval. 34. Kiireloomulised dokumendid edastatakse läbivaatamiseks või täitmiseks viivitamatult ehk saabumise tööpäeva jooksul. 35. Dokumendid, mis on kindla kuuluvusega ega vaja vallavanema või tema asendaja resolutsiooni, edastatakse vastavalt sisule teenistuja(te)le menetlemiseks. Nende dokumentide esialgse täitja määrab registripidaja või tema asendaja, märkides selle dokumendile ning tehes märke dokumendiregistrisse. 36. Registripidaja või tema asendaja edastab dokumendi läbivaatamiseks ja resolutsiooni tegemiseks vallavanemale või tema asendajale, kes suunab dokumendid konkreetsele teenistujale lahendamiseks. 37. Resolutsioon kirjutatakse dokumendi esimese lehe vabale pinnale, näidates ära: 1) täitja nimi või nimed; 2) vajadusel lahendamise käik ja tähtaeg; 3) korralduse andja allkiri ja kuupäev; 4) vajadusel muud asjaolud. 38. Kui resolutsiooni ei ole võimalik kirjutada dokumendi esimesele lehele või juhul, kui dokument edastati ilma kaaskirjata, võib kasutada eraldi resolutsioonilehte. Dokumentide edastamine täitjatele 39. Pärast dokumentide registreerimist, vallavanema või tema asendaja poolt läbivaatamist ning resolutsiooni kandmist dokumendiregistrisse jaotab registripidaja või tema asendaja dokumendid vastava(te)le täitja(te)le. Dokumentide edastamine toimuda järgnevalt: 1) otse täitjale paberkandjal käsipostiga; 2) e-posti teel; 3) skaneerimise teel dokumendiregistrisse; 4) DVD või CD-ROMiga. 40. Kui resolutsioonis märgitakse mitu täitjat, edastatakse dokumendi originaal koos selle juurde kuuluvate materjalidega lahendamiseks resolutsioonis esimesena märgitud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist. Teistele täitjatele edastatakse dokumentide koopiad skaneerituna e-posti aadressil või informeeritakse dokumendi ja selle juurde kuuluvate lisade asukohast. 41. Dokumendi liikumise kohta teeb resolutsioonis esimesena märgitud täitja dokumendiregistrisse vastava kande. 42. Kui resolutsioonis märgitud täitja muutub, peab täitja ümbersuunamisest teavitama registripidajat või tema asendajat või edastama dokumendi registripidajale või tema asendajale, kes teeb vastavad märked dokumendiregistrisse ning vajadusel edastab dokumendi uuele täitjale. DOKUMENTIDE LAHENDAMINE Dokumentide ja asjade tähtajaline täitmine ja täitmise jälgimine 43. Dokumentide täitmise tähtajad jagunevad: 1) tüüptähtaegadeks; 2) individuaaltähtaegadeks. 9
44. Tüüptähtajad kuuluvad kontrolli alla võtmisele vastavalt õigusaktidele. Üldjuhul on pöördumiste, märgukirjade, selgitustaotluste vastamise tähtaeg 30 kalendripäeva. 45. Dokumendi individuaalsed tähtajad on näidatud kas dokumendi tekstis või resolutsioonis. Resolutsioonis tuleb näidata tähtaeg, kui see erineb kehtestatud tüüptähtajast. 46. Lahendamistähtaega arvestatakse üldjuhul tööpäevades või kalendrikuudes dokumendi saabumisele järgnevast päevast kui õigusaktidest või dokumendi sisust ei tulene teisiti. Päevadega määratud tähtaeg lõpeb tähtaja viimasel päeval. Kui enne dokumendi originaali saabumist saadeti dokument faksiga või elektronposti teel, loetakse kirja lahendamise tähtaega alates faksiga või elektronposti teel saabumise kuupäevast. 47. Juhul, kui faksi või e-posti teel saabunud koopial ja postiga saabunud originaalil on erinev registreerimisnumber ning erinev tähtaja märge, tuleb sellest koheselt teavitada registripidajat või tema asendajat, kes teeb vastavad parandused dokumendiregistris. 48. Kui dokumendi menetlustähtaja lõpp satub riigipühale või muule puhkepäevale, lõpeb menetlustähtaeg puhkepäevale järgneval esimesel tööpäeval. 49. Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis näidatud täitja, mitme täitja puhul resolutsioonis esimesena märgitud täitja. 50. Tähtajalised dokumendid, mille täitmise tähtaeg on kuni 30 kalendripäeva, tuleb registripidajal võtta dokumendiregistris kontrolli alla, tehes dokumendiregistrisse kande "lahendamise tähtaeg". Tähtajalistele dokumentidele tuleb kanda märge "TÄHTAEG", mille kuupäev ühtib lahendamise kuupäevaga dokumendiregistris. 51. Tähtajalised dokumendid, mille õigusaktidest tulenev täitmise tähtaeg on pikem kui 30 kalendripäeva, tuleb dokumendi täitjal kontrolli alla võtta teavitades vajadusel registripidajat või tema asendajat, kes teeb tähtaja märked dokumendiregistrisse. 52. Dokumentide tähtajalist täitmist jälgib registripidaja. Dokumendiregistris kontrolli alla võetud dokumentide tähtaegadest kinnipidamise jälgimiseks peab registripidaja vähemalt 2 korda nädalas teavitama täitjaid saabuva nädala või päeva tähtaegadest ning iga tööpäeva lõpul teostama järelkontrolli lõppeva päeva tähtajaliste dokumentide kohta. 53. Vallavalitsusele adresseeritud märgukirjadele ja selgitustaotlustele vastamise tähtaegu võib pikendada kahe kuuni dokumendi lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseks. Nimetatud asjaoludest tuleb teavitada dokumendi saatjat kirjalikult vähemalt 5 tööpäeva enne esialgse tähtaja saabumist. Asja menetlemisest loobumine 54. Valele aadressile või adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile neid vallavalitsuses registreerimata. 55. Kui dokumendi lahendamine ei kuulu vallavalitsuse pädevusse, edastatakse dokument vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul, teavitades sellest kirjalikult saatjat. 56. Kui asja menetlemisest loobutakse märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seaduse § 5 lg 9 kohaselt, tuleb pöördujale sellest teatada. Asja lahendatuks lugemine 57. Asi loetakse lahendatuks kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ettenähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud. Kõik selgitustaotlused, järelepärimised, märgukirjad ja pöördumised loetakse lahendatuks, kui nende saatjale on vastatud kirjalikult. 58. Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks: 1) kui vastus on sideasutusele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal, mida tõestab postiasutuse tempel adressaadile saadetud kirjaümbrikul; 2) kui dokument on asjast huvitatud isikule elektrooniliselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud; 10
3) kui on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud. 59. Sideasutusele esitamisega võrdsustatakse dokumendi edastamine faksi või e-posti teel, kui dokumendi saajaga on olemas eelnev kokkulepe edastamise viisi kohta. 60. Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumentide koostamist, teeb täitja, kelle poolt asi lahendati, dokumendile täitmismärke, kus näidatakse, kuidas, millal ja kelle poolt asi lahendati. Dokumendi täitja peab kandma vastavad andmed dokumendiregistrisse. VALLAVALITSUSESISENE DOKUMENTIDE RINGLUS Dokumendi projekti viseerimine ja kooskõlastamine 61. Vallavalitsusesiseselt kooskõlastatakse järgmisi dokumente: 1) käskkirjad kooskõlastab ja esitab allkirjutamiseks koostaja; 2) eeskirjad, juhendid, eelnõud kooskõlastatakse koostajate poolt ja esitatakse kinnitamiseks; 3) rahaliste kohustustega lepingud ja rahaliste kohustustega seotud dokumendid (tellimiskirjad) kooskõlastatakse pearaamatupidaja või tema asendajaga; 4) ametikirjad esitatakse kohe allakirjutamiseks vallavanemale. 62. Dokumendi viseerimine ehk vallavalitsusesisene kooskõlastamine toimub ametiredeli järgi altpoolt ülespoole järgmiselt: 1) esimesena kooskõlastab dokumendi eelnõu selle koostaja; 2) seejärel esitab ta dokumendi eelnõu kooskõlastamiseks vallavanemale; 3) vajadusel teistele erialaspetsialistidele, keda vastav küsimus puudutab. 63. Kui dokumendi jõustumine on seotud teise asutuse või ametiisikuga, saadetakse kooskõlastamiseks dokumendi originaal koos kaaskirjaga. 64. Vallavalitsusesiseseks dokumendi kooskõlastamise vormiks on selle projekti viseerimine. Dokument kooskõlastatakse vallavalitsusesiseselt hiljemalt kolmandal tööpäeval alates dokumendi projekti saamisest viseerimiseks. Paberdokumendi viseerimine 65. Dokumendi projekti viseerib koostaja dokumendi vallavalitsusse jääva eksemplari viimasel leheküljel allkirjast allpool vasakul lehepoolel. Koostaja viisa paigutatakse vasakule, kooskõlastusviisad lehe paremale poolele. On lubatud paigutada viisad dokumendi viimase lehe pöördele, kui nad ei mahu dokumendi viimasele leheküljele. 66. Viisa koosneb viseerija allkirjast, allkirja desifreeringust (kui allkiri ei ole loetav) ja kuupäevast, vajadusel ka ametinimetusest. 67. Käskkirjade viisad (nii koostaja kui ka kooskõlastusviisad) vormistatakse originaali viimasele lehele. 68. Skaneeritud kujul e-postiga väljasaadetav dokument, mida menetletakse paberkandjal, tuleb vormistada ühes eksemplaris ning viisad vormistatakse dokumendi viimase lehe pöördele. 69. Kui viseerijal tekib eriarvamus, vormistatakse see eraldi lehel (A4), tuues välja seisukohad, millega viseerija pole nõus, miks pole nõus ning konkreetne ettepanek dokumendi muutmiseks. Eriarvamus lisatakse dokumendi projektile ja seda säilitatakse koos dokumendiga. Näide: . allkiri . Mari Murakas (kui allkiri ei ole loetav) Personaliosakonna juhataja (vajadusel) 11
10.05.2006 Digitaaldokumendi viseerimine 70. Lühiajalise säilitustähtajaga dokumentide puhul on lubatud nende viseerimine digitaalselt. 71. Digitaalne viseerimine toimub ainult vallavalitsusesiseselt, kasutades dokumendi projekti viseerimiseks edastamiseks teenistujate ametlikke e-posti aadresse. 72. Digitaalne viisa koosneb viseerija poolt koostatud kinnitavast e-kirjast, mis edastatakse koos dokumendi projektiga manusena. 73. Kui viseerijal tekib eriarvamus, vormistatakse see eraldi dokumendina ning edastatakse koos dokumendi projektiga ühe e-kirja erinevate manustena. Kooskõlastusmärge 74. Kui dokumendi jõustumiseks on õigusaktiga ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine vallavalitsuse või ametiisikuga, vormistatakse kooskõlastusmärge. Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale poolele. Näide: KOOSKÕLASTAN . ALLKIRI . Kaisa Kert Maanõunik 14.06.2001.a 75. Kui dokument kooskõlastatakse kollegiaalse arutelu tulemusena, vormistatakse see järgmiselt: Näide: KOOSKÕLASTATUD Halinga Vallavalitsuse alaealiste komisjoni 11.mai 2006.a otsusega nr 2 Dokumendi allakirjutamine ja kinnitamine Allkirjastamise põhimõtted 76. Pärast kooskõlastamist esitatakse dokument allkirjastamiseks koos kõikide lisade ja muude koostamisel aluseks olnud dokumentidega. 77. Paberkandjal dokumendid kirjutatakse alla omakäeliselt ning sinist värvi tindi- või pastapliiatsiga. 78. Dokumentide allkirjastamise õigus on vallavanemal või tema asendajal. 79. Juhul, kui teenistuja on volitatud allkirjastama dokumente vallavanema käskkirja alusel, tuleb vastav käskkiri avalikustada vallavalitsuse veebilehel või on antud käskkirja andmed märgitud dokumendile. 80. Vallavalitsuse majandustegevusest tulenevate finantsdokumentide allkirjastamine toimub vastavalt raamatupidamise sisekorraeeskirjadele. 81. Vallavalitsuse õigusaktidele kirjutavad alla vallavanem või tema asendaja ning vallasekretär või tema asendaja. 12
82. Elukohatõenditele kirjutab alla registripidaja, muudele tõenditele ja õienditele vallasekretär ning volikirjadele kas vallavanem või tema asendaja või vallaseketär või tema asendaja. 83. Käskkiri kirjutatakse alla ühes eksemplaris. Erandiks on ergutuse ja distiplinaarkaristuse määramise käskkiri, millised kirjutatakse alla kahes eksemplaris. Käskkirja lisa(de)le kirjutab alla dokumendi kinnitamiseks esitanud või dokumendi sisu eest vastutav ametnik. 84. Protokoll kirjutatakse alla ühes eksemplaris koosoleku juhataja ja protokollija poolt, näidates ära, kes on saanud dokumendist koopia või väljavõtte. Volikogu istungi protokollile kirjutab alla kohaliku omavalitsuse korralduse seaduses ettenähtud korras vallavolikogu esimees või tema asendaja. Volikogu või valitsuse komisjoni koosoleku protokollile kirjutab alla koosoleku juhataja ja protokollija. 85. Leping ja akt kirjutatakse alla vajalikus hulgas eksemplarides igal lehel ning nende arv ja jaotus näidatakse ära dokumendi tekstis. 86. Initsiatiiv-ja vastuskiri, volikiri, märgukiri, tõend, infokiri, esilidis ja teabenõue kirjutab alla vallavanem, volikogu dokumendiplangile volikogu esimees kahes eskemplarsi (originaal ja vallakantseleisse jääv ärakiri valgel paberil). 87. Väljasaadetud kirja asutusse jääv ärakiri allkirjastatakse või tõestatakse ametliku kinnitusega. 88. Allkirja faksiimile ega muu allkirja jäljend ei asenda allkirja. Dokumendi kinnitamine 89. Dokument, mis vajab juriidilise jõu omandamiseks kinnitamist, kinnitatakse kas vallavanema või tema asendaja poolt. 90. Vallavalitsuses kasutatakse käskkirjaga kinnitamist ning kinnitava allkirjaga kinnitamist. 91. Vallavanem kinnitab käskkirjaga: 1) vallavalitsuse sisemist tööd korraldavad dokumendid (dokumentide loetelu, asjaajamikord; ohuplaan, sisekorraeeskiri jne) 2) ametijuhendid; 3) jm õigusaktidest tulenevad dokumendid. Näide: KINNITATUD Vallavanema 23.mai 2001.a käskkirjaga nr 4 KINNITATUD Vallavanema 23.mai 2001.a käskkirjaga nr 4 Lisa 2
92. Õigusaktiga kinnitatavad dokumendid vormistatakse valgele paberile ja kinnitusmärge vormistatakse dokumendi esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale järgmiselt: Näide: KINNITATUD Halinga Vallavalitsuse 23.mai 2006.a. korraldusega nr 234 93. Õigusaktiga kinnitatava dokumendi allkirjastab selle kinnitamiseks esitanud teenistuja või dokumendi sisu eest vastutav teenistuja ehk koostaja. 94. Kinnitava allkirjaga kinnitatakse järgmisi dokumente: 1) mahakandmise (hävitamise) aktid; 2) asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktid; 13
3) jm õigusaktidest tulenevad dokumendid. 95. Allkirjaga kinnitatav dokument vormistatakse üldplangile ja kinnitusmärge tehakse järgmiselt: NÄIDE: KINNITAN . (allkiri) . Mari Lille Vallavanem 17.04.2006 Dokumentide väljasaatmine 96. Dokumentide väljasaatmist postiga, faksiga, kullerpostiga või käsipostiga korraldab üldjuhul registripidaja või tema asendaja. 97. Vallavalitsusest ei saadeta välja ega registreerita vorminõuetele mittevastavaid dokumente, samuti dokumente, millel puuduvad ettenähtud lisad. Oluliste puuduste korral tagastab registripidaja või tema asendaja dokumendi selle koostajale nõuetekohaseks vormistamiseks. 98. E-postiga skaneeritud kujul väljasaadetava dokumendi edastab registripidaja või tema asendaja pärast registreerimist koostajale, kes saadab skaneeritud dokumendi taotluses näidatud e-posti aadressile. 99. E-kiri, mis ei nõua vallavanema allkirja, vormistatakse ja saadetakse e-posti teel asja menetleva teenistuja poolt ning väljatrükki ei teostata. Täitja teeb enne dokumendi väljasaatmist dokumendiregistrisse märke asja lahendamise kohta. 100. Juurdepääsupiiranguga teavet (AK) sisaldav vallavalitsusest väljasaadetav dokument või e-kiri edastatakse e-posti teel juhul, kui dokumendi saaja on andnud kirjaliku, digitaalallkirjastatud nõusoleku. 101. Faksiga väljasaadetavad dokumendid vormistatakse vajadusel faksiplangile. Registreerimise eest vastutab dokumendi koostaja, edastades dokumendi vajadusel registripidajale registreerimiseks. 102. Käsipostiga väljasaadetava dokumendi väljasaatmise viisi kohta teeb dokumendi koostaja vastava märke dokumendiregistrisse. Dokumendi vallavalitsusse jäävale eksemplarile (või väljastusteatele) võtab dokumendi üleandja märke dokumendi kättesaamise kohta. 103. Tähtkirjaga ning väljastusteatega saadetakse vallavalitsusest välja dokumendid, mida dokumendi adressaat või koostaja soovib sel viisil edastada või nõuab seda seadus. Dokumendi ja kirja menetlemine 104. Vallavalitsusesiseste dokumentide menetlemisel tuleb üldjuhul lähtuda saabunud ja väljasaadetavate dokumentide menetlemise nõuetest. 105. Vallavalitsusesisesed dokumendid, millega võetakse või antakse õigusi või kohustusi, nõutakse teavet, tuleb registreerida dokumendiregistris. 106. Dokumentide registreerimisel tuleb järgida ühekordse registreerimise nõuet. 107. Kaaskirjata ja registreerimata tuleb vallavalitsusesiseselt edastada esildised, käskkirjade projektid, raamatupidamise alusdokumendid jms. Käskkirjade edastamine 108. Registripidaja või tema asendaja edastab registreeritud personalikäskkirjade koopiad vastavalt jaotuskavale. 14
109. Kõik põhitegevuse käskkirjad on vallavalitsuse teenistujatele tutvumiseks nähtavad Intraneti vastaval leheküljel. 110. Käskkirjadele, millega tutvumise järel peab teenistuja kinnitama seda oma allkirjaga, on lisatud käskkirjaga tutvumisleht allkirjade võtmiseks (koos kuupäevaga) ning käskkirja tekstis on välja toodud käskkirja allkirja vastu tutvustamise eest vastutav teenistuja. Tutvumislehed tuleb säilitada vastutava teenistuja töökaustas kuni käskkirja muutmiseni või tühistamiseni. 111. Käskkiri jõustub allakirjutamise momendist või käskkirjas näidatud kuupäevast. 112. Käskkirja täitmist jälgib koostaja või käskkirjas näidatud isik. Vallavalitsuse siseselt piiratud kasutusega dokumentide menetlemine 113. Vallavalitsuse siseselt piiratud kasutusega dokumendid sisaldavad vallavalitsusesiseselt kolmandatele isikutele avalikuks tuleku eest kaitset vajavat teavet. Piiratud kasutusega dokumentideks võivad olla: 1) siseauditi/sisekontrolli dokumendid 2) kriminaalasja uurimise/jälitustegevuse materjalid 3) pangadokumendid 4) delikaatse sisuga dokumendid 5) üldsuse eritähelepanu all olevate juhtumitega seotud dokumendid 6) teised vallavanema poolt määratud dokumendid. 114. Piiratud kasutusega dokumentide vastuvõtmisel tuleb registripidajal paigutada need läbipaistmatute "PIIRATUD KASUTUSEGA" märkega kaante vahele. Dokumentidele antud märget ei kanta. 115. Piiratud kasutusega dokumendid registreeritakse dokumendiregistris lihtsustatud korras vastavalt asjaajamiskorra punktis 403 toodud nõuetele. Piiratud kasutusega dokumentide kohta peetakse täiendavat arvestust eraldi registreerimisraamatus, mis peab sisaldama vähemalt dokumendi saamise/saatmise kuupäeva, registreerimisnumbrit ja dokumendi sisu. 116. Piiratud kasutusega dokumendid esitatakse kaante vahel vallavanema resolutsiooni märkimiseks ning edastatakse otse täitja(te)le (kas vallavanema või registripidaja poolt). 117. Piiratud kasutusega dokumente hoiavad täitjad menetlemise ajal lukustatavas metallkapis ning neid on keelatud vajaduseta kopeerida. 118. Piiratud kasutusega dokumendid saadetakse vallavalitsusest välja ainult tähtkirja ja väljastusteatega. 119. Kui piiratud kasutusega dokumendid ei vaja enam kaitset avalikuks tuleku eest, tuleb dokument anda üle registripidajale, kes edastab dokumendid dokumentide loetelu järgi kuuluvasse aktiivses kasutuses oleva toimiku pidajale ning teeb vastavad märked registreerimisraamatusse ja dokumendiregistrisse. Paberdokumendist koopia, ärakirja, väljavõtte ja väljatrüki teostamine 120. Asjaajamises tuleb eristada dokumendi originaali, koopiat, ärakirja ja väljavõtet ning sõltuvalt olukorrast need õigesti vormistada. 1) Originaal on dokumendi esimene, lõplikult vormistatud ja allakirjutatud eksemplar. 2) Dublikaat on dokumendi korduseksemplar, millel on originaali juriidiline jõud, mis on välja antud vallavalitsuse poolt ja on alla kirjutatud sama positsiooniga ametiisiku poolt. 3) Koopia on originaali kopeerimise teel saadud täpne dokumendi jäljend, mis vastab originaalile nii sisult kui vormilt. 4) Ärakiri on originaali sisuline kordus. Vormilt ei tarvitse ärakiri originaaliga kokku langeda (nt ärakiri vormistatakse üldjuhul valgele paberile, mitte plangile, seega puuduvad plangi rekvisiidid). 5) Väljavõte on dokumendi teksti osaline taasesitus, mis vormistatakse siis, kui dokumendi tekstis sisalduvat informatsiooni on vaja osaliselt taasesitada. 15
6) Ametlikult kinnitatud dokument on samaväärne originaaliga ning kasutatav kõigis haldusmenetlustes, kui seaduses pole sätestatud teisiti. Ametliku kinnituse all mõistetakse vallavalitsuse poolt allkirja, ärakirja, väljatrüki või väljavõtte õigsuse kinnitamist. Koopiate vormistamine 121. Vallavalitsuses võib koopiaid kinnitada registripidaja või vallasekretär või nende asendajad. Registripidaja või vallasekretär kinnitab koopiat tehes, et on hoidnud oma käes kopeeritava dokumendi originaali, on omakäeliselt sellest koopia teinud (või mujal tehtud koopiat originaaliga võrrelnud) ning et dokument on kopeeritud täielikult. 122. Vallavanema põhitegevuse käskkirjade koopiaid võivad kinnitada samuti kas registripidaja või vallasekretär. Skaneeritud käskkirjade väljatrükke kinnitada ei ole lubatud. 123. Kui klient või teine asutus edastab originaaldokumendi vallavalitsusele, siis sellest dokumendist võib vormistada kinnitatud koopia juhul, kui dokumendile on kantud saabumismärge ja registreerimisnumber. 124. Kui klient või asutus esitab vallavalitsusele kinnitatud koopiad, siis nende õigsust on keelatud kinnitada. Kui osutub vajalikuks antud koopiad asutusest välja anda (näiteks kohtule), vormistatakse varukoopiad. 125. Kinnitatud koopia vormistamisel tuleb dokumendi ülemisele paremale nurgale teha märge "KOOPIA" ja dokumendi alumisele vabale osale (tekstist ja allkirjadest allapoole) märge "KOOPIA ÕIGE". Lisada tuleb koopiat kinnitava teenistuja ametinimetus, nimi, allkiri ja kuupäev ning vallakantselei pitsat. 126. Mitmeleheküljeliste dokumentide koopiate kinnitamisel tehakse "KOOPIA ÕIGE" märge viimasele lehele. Märge "KOOPIA" vormistatakse dokumendi kõikidele lehtedele. 127. Kui soovitakse koopiaid dokumendihoidlates olevatest arhivaalidest, siis asutusesiseks kasutamiseks tehtavaid koopiaid ei tõestata. 128. Teise osapoole nõudmisel (näiteks kohtuasutuse) võib mitmeleheküljeliste dokumentidel kinnitada iga lehekülje eraldi. Ärakirjade ja väljavõtete vormistamine 129. Ärakirja ja väljavõtte otstarve on anda taotletud teavet, kirjutades selle täielikult või osaliselt ümber originaaldokumendilt. 130. Ärakiri puhul kirjutatakse dokument tervikuna ümber ning vormistaja kinnitab ümberkirjutatu õigsust. 131. Väljavõte kajastab ühte osa dokumendist, mida antud konkreetsel juhul on tarvis esitada. 132. Ärakirja ja väljavõtte vormistamise õigus on registripidajal või vallasekretäril või nende asendajatel. 133. Ärakirja vormistamiseks on kolm võimalust: 1) dokumendi plangile vormistatud allkirjastamata eksemplarist tehakse koopia ning see allkirjastatakse; 2) ärakiri vormistatakse valgele paberile (originaaldokumendi sisu taasesitus), elemendi logo asemel kirjutatakse sõna "(vapp)". Esmasele dokumendile allakirjutanu allkirja asemele kirjutatakse "(allkiri)". Ärakirja lehe ülemisele parempoolsele nurgale tehakse märge "ÄRAKIRI" ning sellel oleva teksti lõppu lisatakse nõuetekohaselt vormistatud kinnitusmärge sarnaselt punktiga 125. 3) käskkirjade puhul vormistatakse ärakiri vallavalitsuse üldplangile ilma originaalallkirjata. 134. Väljavõte vormistatakse vallavalitsuse kirja- või üldplangile, sõltuvalt dokumendiliigist, millest väljavõte tehakse. Väljavõtte ülemisele parempoolsele nurgale kirjapea väljale trükitakse või lüüakse templiga sõna "VÄLJAVÕTE". Väljavõtte õigsust tõestatakse nõuetekohaselt tõestusmärkega sarnaselt punktiga 125. 135. Väljavõttes esitatakse järgmised elemendid: 1) dokumendi väljaandja; 16
2) dokumendiliik (v.a kiri); 3) väljaandmise koht ja aeg; 4) pealkiri; 5) väljavõte tekstist; 6) allkirjastaja(te) nime(de) desifreering(ud) ja ametinimetus(ed). 136. Tekstis väljajäetud osad märgitakse punktiirjoonega. Väljatrüki vormistamine 137. Väljatrükk on digitaalse teabe ja/või andmete taasesitamine paberkandjal. 138. Väljatrüki õigsust võib kinnitada ainult vallavalitsuse enda andmebaasidest teostatud väljatrükkidest. 139. Väljatrüki vormistamisel tehakse dokumendi ülemisele paremale nurgale märge "VÄLJATRÜKK" ning dokumendi alumisele vabale pinnale (allapoole teksti) märge "VÄLJATRÜKK ÕIGE". Lisada tuleb kinnitaja ametinimetus, nimi, allkiri ja väljatrüki teostamise kuupäev. Ametlik kinnitamine 140. Ametlik kinnitamine on allkirja, ärakirja, väljatrüki või väljavõtte õigsuse kinnitamine vallasekretäri poolt. 141. Ametliku kinnitamise tõendusjõud on piiratud kinnitusmärkes nimetatud asjaoludega. 142. Ametlik kinnitamine ei asenda notariaalset kinnitamist. Allkirja ametlik kinnitamine 143. Ametlikult ei või kinnitada: 1) juurdekuuluva tekstita allkirja; 2) allkirja, mille õigsust tuleb notariaalselt kinnitada. 144. Allkirja õigsust kinnitatakse üksnes juhul, kui allkiri on antud või omaks võetud kinnitava isiku juuresolekul. 145. Allkirja õigsust kinnitatab vallasekretär vahetult allkirja järele lisatava kinnitusmärkega, mis peab sisaldama: 1) kinnitust, et allkiri on õige; 2) selle isiku nime ja isikukoodi, kelle allkirja kinnitatakse; isikukoodi puudumisel sünniaastat, kuud ja -päeva; 3) kinnitust, et allakirjutanu isikusamasus on tuvastatud ja et allkiri on antud või omaks võetud kinnitava isiku juuresolekul; 4) kinnitamise kohta ja aega, kinnituse andnud isiku nime ja allkirja ning valla pitsati jäljendit. Näide "Kinnitan Mari Muraka (sündinud 12.12.1987) allkirja õigsust. Isikusamas tuvastatud EV passi (nr, välja andmise kp) välja antud KMA Pärnu osakonna poolt, alusel. Allkiri antud kinnitava isiku juuresolekul. Pärnu-Jaagupis, 12.12.2006.a. /allkiri/ Maili Mets (pitsati jäljend) Vallasekretär" 17
Ärakirja, väljavõtte ja väljatrüki ametlik kinnitamine 146. Vallavaltsus võib väljastada dokumendi ärakirja või väljavõtte ning selle õigsust ametlikult kinnitada, mida on õigus väljastada või mida säilitatakse arhivaalina. 147. Vallavalitsus võib teha sellest ärakirja või väljavõtte ning selle õigsust ametlikult kinnitada. Kui vallavalitsusele esitatakse koos ärakirjaga dokumendi originaal, ei või nõuda ärakirja ametlikku ega notariaalset kinnitamist. 148. Vallavalitsus võib ametlikult kinnitada enda peetava automatiseeritud andmekogu väljatrüki õigsust. 149. Ärakirja õigsuse ametlikuks kinnitamiseks tuleb sellel oleva teksti lõppu lisada kinnitusmärge, mis peab sisaldama: 1) selle dokumendi väljaandjat, väljaandmise kuupäeva ja asukohaviita dokumendiregistris; 2) kinnitust, et ärakiri on originaaliga samane; 3) kui originaali ei ole väljastanud ärakirja õigsust kinnitav haldusorgan, siis märkust, et ärakiri on väljastatud esitamiseks üksnes märkuses nimetatud haldusorganitele; 4) andmeid dokumendis sisalduvate lünkade, läbikriipsutuste, vahelekirjutuste, loetamatute tekstiosade, kustutamisjälgede, muude dokumendi esialgse sisu muutmisele viitavate asjaolude või mitmelehelise dokumendi lahtiköitmise kohta; 5) kinnitamise kohta ja aega, kinnituse andnud isiku nime ja allkirja ning valla pitsati jäljendit. 150. Eelpool toodut kohaldatakse ka väljavõtte ja väljatrüki ametlikule kinnitamisele. Näide ,,Käesolevaga kinnitan dokumendi ärakirja samasust originaaliga, mis on väljaantud Halinga Vallavolikogu poolt 14.detsembril 2006, toimiku number 1-1. Dokumendis ei ole lünkasid, läbikriipsutusi, vahelekirjutamisi, loetamatuid tekstiosi, kustutusjälgi ega muid dokumendi esialgse sisu muutmisele viitavaid asjaolusid, samuti ei ole viitavaid asjaolusid mitmelehelise dokumendi lahtiköitmise kohta. Dokumendi ärakiri kinnitatud Pärnu-Jaagupis, 14.detsembril 2006. a. Ärakiri esitamiseks Maa-ametile. Mari Mets Vallasekretär" (pitsati jäljend)
DOKUMENTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE Dokumentide vorminõuded 151. Dokumentide vormistatakse plangile, mille veerised ehk kirjavabad ääred on järgmised: 1) vasak veeris 30 mm 2) ülemine veeris 12 mm 3) parem veeris 15 mm 4) alumine veeris 12 mm 152. Dokumendi teisele lehepoolele vormistatud teksti veerised ehk kirjavabad ääred on järgmised: 1) vasak veeris 15 mm 2) parem veeris 30 mm 153. Dokumendi väljaandja nime ja dokumendiliigi nimetuse trükkimiseks kasutatakse trükikirja suurusega 12 kuni 14 punkti, kontaktandmete trükkimiseks  8 kuni 10 punkti. Kirja suuruse valik sõltub trükimärkide arvust rekvisiidis. 154. Suurema kirjaga võib esile tõsta dokumendi väljaandja nime ja dokumendiliigi nimetuse. 18
155. Kontaktandmete väli eraldatakse sõnumiväljast normaalse (0,25 mm) või pooljämeda (0,35 mm) pidevjoonega. 156. Vallavalitsuses vormistatakse dokumendid arvutil püstkirjas sriftiga Times New Roman, tähesuurusega 12 ja reavahega 1. 157. Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili. Teksti iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest ühekordse reavahega ja taandridu ei kasutata. 158. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatud, paksus või kaldkirjas. 159. Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. Väga pikkadele (üle kümne lehekülje) dokumentidele on soovitav koostada sisukord. 160. Dokumendi tekst liigendatakse peatükkideks (osadeks), punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja punktid pealkirjastatakse. Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga, kusjuures viimase numbri järel punkti ei panda. Kogu dokumendi teksti läbiv numeratsioon on vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid. Dokumendi piires kasutatakse ühte numereerimise viisi. Näide: Peatükk (osa) 1.1 Punkt 1.2 ....... 1.2.1 Alapunkt 1.2.2 ....... 161. Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed ülal keskel, 12 mm ülaservast, märkides jooksva lehekülje numbri ja võimaluse korral (suurema arvu lehtede korral) sulgudes kogu dokumendi lehtede arvu. Dokumendi esimesele lehele numbrit ei panda. 162. Dokumente, välja arvatud pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumente, võib vajadusel vormistada mõlemale lehepoolele. Märkus lisade kohta 163. Õigusaktide ja protokollide puhul märgitakse lisa nimetus dokumendi tekstis. Dokumendi lisale tehakse esimese lehe paremasse ülanurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub (välja arvatud kirjale lisatavad dokumendid). Näide: Lisa Vallavanema 23.mai 2001.a käskkirja nr 14 juurde 164. Kui lisasid on mitu, tuleb nad nummerdada (Lisa 1, Lisa 2 jne.). Lehtede numeratsioon on igal lisal omaette. Näide: Lisa 2 Vallavanema 23.mai 2001.a käskkirja nr 14 juurde 19
Vallavalitsuse plangid Vallakantseleis kasutusel olevad plangid 165. Vallakantseleis on järgmised A4 (210 x 297 mm) formaadis plangid: 1) vallavalitsuse üldplank, mille alusel moodustatakse konkreetse dokumendi plangid: määruse, korralduse, istungi protokolli, vallavalitsuse komisjoni koosoleku protokolli, vallasekretäri käskkirja ning üleandmis-vastuvõtmisakti plangid paberkandjal ja elektroonilisel kujul; 2) vallavanema käskkirja plank - vallavanema käskkirjade vormistamiseks; 3) vallavalitsuse kirjaplank  vallavalitsuse ametikirjade vormistamiseks; 4) vallavolikogu üldplank, mille alusel moodustatakse määruse, otsuse, istungi protokolli ja vallavolikogu komisjoni koosoleku protokolli plangid; 5) vallavolikogu kirjaplank  vallavolikogu ametikirjade vormistamiseks. Plankide vorminõuded ja sümbolite kasutamine 166. Üldplangile kantakse vallavapi kujutis, dokumendi väljaandva organi nimetus või ametniku ametinimetus nimetavas käändes. Üldplangil võidakse tähistada järgmiste rekvisiitide ehk vormielementide asukohad: kuupäev, dokumendiregistri viit (number) ja väljaandmise koht. 167. Kirjaplangile kantakse vallavapi kujutis, dokumendi väljaandja (vallavalitsuse nimi või ametniku ametinimetus), vallavalitsuse registrinumber ja kontaktandmed. 168. Vallavalitsuse ja -volikogu paberkandjal üld- ja kirjaplankidele on võltsimiskindluse suurendamiseks ja originaali koopiast eristamiseks kantud turvaelemendina vesimärk. 169. Plangid on eesti keeles. 170. Seadusega ettenähtud komisjonidel võivad olla oma plangid. 171. Vallakantseleisiseses asjaajamises ei ole kohustuslik kasutada planke, välja arvatud õigusaktide puhul või kui plangi kasutamine on ette nähtud õigusaktides. 172. Planke hoitakse lukustatud kapis, kuhu puudub võõraste inimeste juurdepääs. Nende kasutamise, hoidmise ja säilitamise eest vastutab vallasekretär. 173. Rikutud, mittevajalikud või kehtetud plangid hävitatakse vallavanema poolt käskkirjaga määratud viisil ja määratud isikute poolt. Hävitamise kohta koostatakse akt. 174. Rikutud dokumendiplangid hävitatakse purustamise teel. 175. Plangid tellitakse vallasekretäri poolt. Korraga tellitakse vähemalt üks kolmandik asjaajamisaasta jooksul vajaminevatest plankidest. Dokumendiplangile vormistatavad dokumendid 176. Dokumendiplankidele (edaspidi plank) vormistatakse: 1) kirjad; 2) protokollid; 3) aktid; 4) õigusaktid; 5) dokumendid, millele ei ole õigusaktiga ette nähtud muud vormi, vormistatakse plankidele. 177. Plank on paberkandjal või digitaalsel kujul. 178. Õigusaktid ja mitteadresseeritavad dokumendid vormistatakse üldplangile, väljasaadetavate kirjade originaalid vormistatakse kirjaplangile. Dokumendi projekti töövariante plangile ei vormistata. Kirja elementide kirjeldused Kirja elemendid on: 179. Kirja elemendid on: 1) aadress; 20
2) adressaat; 3) allkiri; 4) allkirjastaja; 5) autor; 6) kasutusmärge; 7) kontaktandmed; 8) koostaja; 9) kuupäev; 10) lisaadressaat; 11) lisamärge; 12) logo (vapp); 13) pealkiri; 14) seosviit; 15) tekst; 16) viit. 17) muud elemendid. Aadress 180. Aadress on adressaadi sideandmed, mis sõltuvad saatmisviisist. 181. Kirja saatmisel posti teel, kasutatakse postiaadressi, e-postiga saadetavate kirjade puhul e-posti aadressi ja kirja saatmisel faksi teel, faksinumbrit. 182. Kirjale ei märgita aadressi, kui adressaadiks on üheliigiliste adressaatide üldistatud nimetus. Mitme adressaadiga kirjal võib olla mitu aadressi. 183. Kirjal vormistatakse aadress elemendi adressaat all. 184. Kirjale võib märkida mitu aadressi, kui nad mahuvad adresaadiväljale. 185. E-posti aadress esitatakse kirjal vastavalt standardile EVS 8. 186. Faksinumber rühmitatakse alates tagantpoolt nelja kaupa ning rühmad eristatakse ühe tühikuga. Rahvusvaheliste faksinumbrite ette lisatakse plussmärk ja rahvusvaheline riigikood. Faksinumbri vormistamisel lisatakse elemendi ette selgitav sõna "faks". Näide 1 Riigisisene; 1. variant Tare 90 10135 PÄRNU Rahvusvaheline Setzbergstrasse 63 81539 München GERMANY Näide 2 [email protected] E-post: [email protected] Näide 3 7-kohaline faksinumber 8-kohaline faksinumber rahvusvaheline faksinumber
Riigisisene; 2.variant Saikla 94601 SAARE MAAKOND
faks 679 6794, 797 7979 6796 7967 +358 9679 6796
Adressaat 187. Adressaat on organisatsioon või isik, kellele on kiri suunatud. 188. Kirja adressaadiks võib olla: 1) füüsiline isik; 2) ametiisik; 3) organisatsioon; 4) organisatsiooni allüksus 5) mingi kindla tunnuse alusel määratletud organisatsioonide või isikute rühm. 189. Kirjal võib olla mitu adressaati. Adressaadi alaelemendid 190. Adresaadi alaelemendid on: 1) viisakusvormel; 2) eesnimi; 3) perekonnanimi; 4) ametinimetus; 5) organisatsioon; 6) organisatsiooni allüksus. Adressaadi vormistamine 191. Adressaadi alaelemendid esitatakse nimetavas käändes. Ees-ja perekonnaimi esitatakse ühel real, ülejäänud alaelemendid eraldi ridadel üksteise all. 192. Kui adressaate on rohkem kui mahub adressaadi väljale, võib teised adressaadid esitada tekstiväljal kaks kuni neli põhireavahet allkirjastajast allpool, kasutades ees sõna "Sama". 193. Soovi korral võib eesnime ja perekonnanime ette lisada viisakusvormeli või akadeemilise tiitli lühendi. 194. Adressaadi vormistamisel kasutatakse ühte järgmistest võimalustest: 1) eenimi, perekonnanimi; 2) eesnimi, perekonninimi, ametinimetus või roll; 3) eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon; 4) eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon, organisatsiooni allüksus; 5) organisatsioon; 6) organisatsioon, organisastiooni allüksus; 7) organisatsioon, ametinimetus või roll; 8) paljude üheliigiliste adressaatide üldistatud nimetus. 195. Mitme adressaadi nimed ja nimetused esitatakse tähtsuse või tähestiku järjekorras. Soovitatav on esitada mitte üle 3-4 adressaadi või mitte rohkem kui mahub esitusvormi väljale. 196. Aknaga ümbrikku kasutades vormistatakse adressaat kirjale selliselt, et see oleks aknast tervikuna nähtav. 197. Ametiisikule adresseeritud kirja puhul kirjutatakse adressaadi koosseisus ka organisatsioon. 198. Aknaga ümbrikku ei kasutata kirjale mitme adressaadi vormistamise korral. Näide 1 Juhan Kask Näide 2 Mari Tamm Juhatuse liige Näide 3 22
Juhan Lepp Tammiku Tõlkebüroo OÜ Näide 4 Tairi Tamm Tammiku Tõlkebüroo OÜ Raamatupidamise osakond Näide 5 Männiku Tõlkebüroo OÜ Näide 6 Tammiku Tõlkebüroo OÜ Raamatupidamise osakond Näide 7 Tammiku Tõlkebüroo OÜ Juhatuse esimees Näide 8 Maavalitsused Näide 9 Lp Kaja Kask Pr Maili Tamm Prof Johannes Tammik Näide 10 Ministeeriumid Ametid Sama Inspektsioonid Kohaliku omavalitsuse asutused Maavalitsused Allkiri 199. Allkiri on kirja sisu selle eest vastutajaga siduv kas omakäeliselt kirjatähtedega kirjutatud enda ees-ja perekonnanimi, tavaliselt lühendina, või digitaallkiri, mis seob allkirjastatavad andmed andmetega allkirjaandja kohta. 200. Allkiri on kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides ning kui kirjaga võetakse kohustusi või antakse õigusi. 201. Allkiri ei ole kohustulik informatiivse sisuga kirjadel, nt teated jmt. Sellisel juhul esitatakse ainult allkirjastaja andmed. 202. Omakäeline allkiri kirjutatakse loetavalt ning koosneb üldjuhul eesnime esitähest ja perekonnanimest või selle osast. 203. Omakäeline allkiri vormistatakse pärast lõputervitust ja enne allkirjastajat selleks jäetud tühjadel põhireavahedel. 204. Digitaalselt allkirjastataval kirjal märgitakse omakäelise allkirja kohale sulgudes "allkirjastatud digitaalselt". Digitaalallkiri on andmestruktuur, mis asub allkirjastatavate andmete ümber. 23
Näide 1 (allkirjastatud digitaalselt) Juhan Lepp Juhatuse eismees Allkirjastaja 205. Allkirjastaja on füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirja autorina, autori nimel või talle antud volituse alusel teise füüsilise isiku või organisatsiooni nimel. Kirjal võib olla mitu allkirjastat. 206. Allakirjastaja elemendi alaelemendid on: 1) eesnimi ja perekonnanimi nimetavas käändes; 2) ametinimetus. 207. Kui kirjale kirjutab alla mitu erineva staatusega isikut, paigutatakse allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtuse järjekorras, s.t järgmine allkirjasta esitatakse üks kuni kaks põhireavahet allpool. Näide 1 (allkiri) Maia Tamm Vallavanem Näide 2 (allkiri) Maia Tamm Näide 3 (allkirjastajad on subordinatsioonis) (allkiri) Mati Tamm Vallavanem (allkiri) Mari Murakas Pearaamatupidaja
208. Allkiri kirjutatakse nime kohale. Digitaalse allkirjastamise kord reguleeritakse vallavanema käskkirjaga. 209. Allkirja faksiimile ega muu allkirja jäljend ei asenda allkirja. 210. Kui dokumendile ettenähtud allakirjutaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja seda teeb keegi teine selleks volitatud teenistuja, vormistatakse allkirja desifreering ning ametinimetus järgmiselt: Näide: Maili Mets Haridusnõunik vallavanema ülesannetes 211. Ametikiri kirjutatakse alla kahes eksemplaris - väljasaadetav originaal ja vallavalitsusele jääv ärakiri. 212. Ametliku kirja saatmisel välismaale on soovitav lugupidamisavalduse all allkirja kohal trükkida organisatsiooni nimetus, mis trükitakse suurtähtedega. 24
Autor 213. Autor on kirja sisu eest otseselt vastutav organisatsioon või isik. 214. Kirja autoriks on: 1) organisatsioon või organisatsiooni allüksus; 2) ametiisik. 3) Kirjal võib olla mitu autorit, e-kirjal on üks autor. Autori alaelemendid 215. Autori alaelemendid on: 1) organisatsioon; 2) organisatsiooni allüksus; 3) ametinimetus. 216. Autori alaelemendid esitatakse kirjal nimetavas käändes. 217. Vallavalitsuse ja volikogu komisjonide nimetused märgitakse alati koos vallavalitsuse või  volikogu nimega selle alla hierarhilises järjekorras. 218. Elemendi asukoht kirja puhul on kirjapeaväljal, e-kirja puhul tekstiväljal. Näide 1 Halinga Vallavalitsus Näide 2 Halinga Vallavalitsus Pereabikomisjon Kasutusmärge 219. Kasutusmärge on kirja kasutamise korda tähistav märge. 220. Kui on vajalik kirja menetlemine tavapärasest kiiremini, kiri on mõeldud isiklikuks kasutamiseks või muu kirja sisu või kastusviisi täpsustav märge. 221. Kirjal vormistatakse kasutusmärge suurtähtedega enne adressaati või enne seosviita. E-kirjal vormistatakse suurtähtedega enne pealkirja. 222. Kasutusmärke asukoht kirja puhul on adressaadiväljal või viidaväljal. E-kirja puhul väljal teema. Näide 1 KIIRE Näide 2 ISIKLIK Näide 3 MITTEAMETLIK TÕLGE Kontaktandmed 223. Kontaktandmed on autori sideandmed. 224. Kontaktandmed võimaldavad võtta autoriga ühendust või anda teavet autoriga seotud toimingute teostamiseks. 225. Kontaktandmete alaelemendid on: 1) postiaadress; 2) E-posti aadress; 3) telefoninumber; 25
4) faksinumber; 5) veebiaadress; 6) arvelduskonto number. 226. Postiaadress, e-posti aadress ja faksinumber vormistatakse sarnaselt aadressi vormistamise nõuetega. Telefoninumber vormistatakse sarnaselt faksinumbriga. E-kirjal vormistatakse kontaktandmed pärast allkirjastajat. Kohustulik on esitada vähemalt alaelement või alaelemendid, mille kaudu autor ootab vastust. Koostaja 227. Kirja koostaja on kirja kavandi ettevalmistanud ametiisik. 228. Kirjal võib olla mitu koostajat. Koostajat ei pea kasutama, kui kirja kavandi ettevalmistanud ametiisiku kontaktandmed on toodud kirja tekstis. Koostaja alaelemendid ja vormistus 229. Koostaja alaelemendid on: 1) eesnimi; 2) perekonnanimi; 3) telefoninumber; 4) E-posti aadress. 230. Koostaja vormistatakse viimase elemendina enne kontaktandmeid. Kui kirja kavandi ettevalmistamisel on osalenud mitu koostajat, võib iga koostaja andmeid täiendada tema poolt ettevalmistatud sisulist valdkonda iseloomustava märksõnaga. Näide 1 Mati Metsik 797 9500 [email protected] Näide 2 Tel 797 9500, [email protected] Näide 3 Mati Metsik (juriidilised küsimused) 797 9500, [email protected] Tairi Tammik (finantsküsimused) 797 9500, [email protected] Kuupäev 231. Kuupäev on kirja lõpliku valmimise kuupäev. 232. Kuupäeva eesmärk on allkirjastaja poolt kirja aktsepteerimise ajahetke fikseerimine. 233. Allkirjastatavatel kirjadel on kirja kuupäevaks allkirja andmise kuupäev. Kui kirja ei allkirjastata, on selle kuupäevaks registreerimise kuupäev või väljasaatamise kuupäev. Kui kirjal on mitu allkirjastat, loetakse kuupäevaks viimase allkirja andmise kuupäev. Kuupäeva alaelemendid ja nende vormistamine 234. Kuupäeva alaelemendid on: 1) päev; 2) kuu; 3) aasta; 4) kellaaeg. 26
235. Kuupäev esitatakse enne viita. Seosviida olemasolu korral esitatakse kuupäev ja viit seosviida all ning kuupäeva ette märgitakse selgitav sõna "Meie". 236. Digitaalselt allkirjastatavalt kirjal esineb kuupäev digitaalallkirja koosseisus, kuid soovitav on esitada element ka kirjal endal enne selle allkirjastamist. Sel juhul peab esitusvormil olev kuupäev kokku langema digitaalallkirja koosseisus oleva kuupäevaga. Näide 1 09.11.06 Näide 2 09.11.2006 Näide 3 09.11.2004 18:06:20 Rahvusvahelises kirjavahetuses vormistatakse kuupäev sõnalis-numbriliselt vastavalt kasutatava keele reeglitele. Näide 1 9 November 2004 Näide 2 2004-11-09 15:59:20 Lisaadressaat 237. Lisaadressaat on organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks. 238. Elementi kasutatakse, kui sama kirjaga soovitakse edastada info adressaadile ning teavitada asjasse puutuvaid kolmandaid isikuid, kellele see pole suunatud täitmiseks. Paberkandjal kirja puhul võib lisaadressaadile saata kirja koopia. Kirjal võib olla mitu lisaadressaati. Lisaadressaadi alaelemendid ja nende vormistus 239. Lisaadressaadi alaelemendid on: 1) selgitav sõna; 2) viisakusvormel; 3) eenimi; 4) perekonnanimi; 5) ametinimetus; 6) organisatsioon; 7) organisatsiooni allüksus 240. Lisaadressaat vormistatakse kaks kuni neli põhireavahet allkirjast allpool või lisad olemasolul kaks kuni neli põhireavahet pärast lisamärget. Ruumipuudusel võib lisaadressaadi vormistada lisamärke kõrvale. Lisaadressaat vormistatakse vastavalt adressaadi vormistamise reeglitele. 241. Vastavalt kirja saatmise eesmärgile listakse lisaadressaadile ette selgitav sõna "Koopia, "Teadmiseks" vms. Elemendi vormistamisel võib sellele lisada muud selgitavat informatsiooni. Näide 1 Teadmiseks: Matek AS Näide 2 27
Koopia: Kriisikomisjoni liikmed (ilma lisadeta) Lisamärge 242. Lisamärge on märge kirjale lisatud dokumendile osutamiseks. 243. Elementi kasutatakse, kui dokumendid on kirjale lisatud füüsilise lisana või e-kirja puhul manusena. E-kirja puhul kasutatakse lisamärget, kui lisatavate failide nimedest ei selgu dokumendi pealkiri või sisu, kirja tekstist ei selgu lisatavate failide arv, vajalik on näidata faili suurust, vormingut vms. Lisamärke alaelemendid ja vormistus 244. Lisamärke alaelemendid on: 1) selgitav sõna; 2) pealkiri; 3) lehekülgede arv; 4) eksemplaride arv. 245. E-kirjade puhul: 1) selgitav sõna; 2) pealkiri; 3) faili nimi ja vormingu tähis. 246. Lisamärge vormistatakse kaks kuni neli põhireavahet allkirjastajast allpool. Ruumipuudusel võib lisamärke vormistada allkirjastaja kõrval. 247. Alaelemendid vormistatakse järjekorras: pealkiri, lehekülgede arv, eksemplaride arv. Kui lisatud on üks eksemplar, siis eksemplaride arvu ei esitata. E-kirja puhul dokumendi pealkiri, faili nimi ja vorming. Elemendi eest kasutatakse selgitavat sõna "Lisa" või "Lisad". Mitme lisa puhul tuleks eelistada nende pealkirjade esitamist lisamärkes. Näide 1 Lisa: Asjaajamise kord 15 lehel 2 eks Näide 2 Lisad: Asjaajamise kord (versioon 1), juhis-dh-0-1.zip Asjaajamise kord (versioon 6), juhis-dh-0-7.zip Näide 3 Lisad: 1. Asjaajamise kord 21 lehel Sisekorraeeskiri 10 lehel Vapp (logo) 248. Halinga valla vappi kasutatakse kirja autorit identifitseeriva kujundina. 249. Vapi kujutise kasutamisel lähtutakse õigusaktidega määratud korrast ning heraldikareeglitest. Vapi kujutise asukoht on alati autorist ülalpool. Pealkiri 250. Pealkiri on kirja sisule antud nimetus. 251. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ning tooma esile kirja sisu. 252. Pealkiri vormistatakse enne teksti esisuurtähega nimetavas või seestütlevas käändes. Pealkirja järele kirjavahemärke ei panda.
253. Kirjal vormistatakse pikem pealkiri selliselt, et read ei ulatuks üle lehe keskjoone. Perioodiliselt või ühel eesmärgil saadetavatele kirjade pealkirjale on soovitatav lisada mõni eristav tunnus. Näide 1 Raha taotlemine tormikahjude likvideerimiseks Näide 2 2005.aasta majandusaasta aruande esitamine kinnitamiseks 2006.aasta majandusaasta aruande esitamine kinnitamiseks Näide 3 Kirja standardi kavandi arvamusküsitlus Protokolli standardi kavandi arvamusküsitlus Seosviit 254. Seosviit on sissetulnud kirja kuupäev ja viit. 255. Seosviit võimaldab omavahel siduda algatuskirja ja vastuskirja. 256. Seosviit koosneb sissetulnud kirja kuupäevast ja viidast, kui see on märgitud. Seosviida alaelemendid ja vormistus 257. Seosviida alaelemendid on: 1) kuupäev; 2) viit. 258. Algatuskirja kuupäev ja viit esitatakse vastuskirjal järjekorras: kuupäev, viit. Elemendi ette märgitakse selgitav sõna "Teie", kuupäev ja viit eraldatakse selgitava sõnaühendiga "nr". Näide 1 Teie 09.11.2005 nr 1-2/523 Näide 2 Teie 09.11.2006 Tekst 259. Tekst on kirja põhisisu. 260. Teksti alaelemendid on: 1) pöördumine; 2) sisu; 3) lõputervitus. 261. Tekst vormistatakse kaks kuni neli põhireavahet pealkirjast allpool järjestuses pöördumine, sisu, lõputervitus. Sisu iseseisvad mõttelised osad vormistatakse uuelt realt algavate eraldi lõikudena. Taandrida ei kasutata. Lõikude vahele jäetakse tühi rida. 262. Tekst joondatakse vasaku veerise järgi, parem veeris võib olla joondamata. Rööpjoondamise korral ei või tekstis esineda põhjendamatuid sõrendusi ja lünki. 263. Tekstile võib lisada pöördumise ja lõputervituse. Pöördumise vormistamine 264. Pöördumine vormistatakse 1-2 põhireavahet pealkirjast allpool.
265. Pöördumine vormistatakse, kui on teada kellele kiri saadetakse, näidates saaja ametinimetuse, aunimetused. Kirja saaja nimi märgitakse nimetavas käändes. Pöördumises kasutatakse isiku ametinimetust. Pöördumise lõpus kirjavahemärke ei kasutata, lugupidamisavaldusi ei lühendata. 266. Akadeemiliste kraadide ja tiitlite, auastmete jms. olemasolu korral on soovitav neid pöördumisel kasutada. Kõrgete valitsusametnike poole pöördumisel ametikoha nimetusele perekonnanime ei lisata. Ametikoha nimetusele võib jätta perekonnanime lisamata, kui ei teata, kellele kirja nimeliselt adresseerida. Näide: Lugupeetud härra August Kana Lugupeetud härra minister Lugupeetud härra minister Peeter Tank Lugupeetud peadirektor Austatud pr Zinaida Semjonova Austatud doktor Paul Kala Austatud professor Tiit Roose Austatud härra President Lugupeetud härra saadik Lugupeetud direktor 267.Välisriikidesse saadetavad kirjad: Näide: Dear Sir Dear Mr Smith Dear madam Secretary Dear Mrs Brown Lõputervitus 268. Lõputervitus on viisakas soov adressaadile pärast teksti. Olenevalt kirja tekstist, võib nimetatud rekvisiit ka puududa. 269. Lõputervitus vormistatakse 2-4 rida allpool kirja teskti ja on seotud allkirjaga. Kui kirjas on rekvisiit "pöördumine", on kindlasti ka "tervitusvormel". Näide: Lugupidamisega Austusega Edu soovides 270. Inglisekeelsete kirjade puhul sõltub tervitusvormeli tekst sellest, kuidas kirja alustatakse: tervituse Dear Sir, Fear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam puhul lõpetatakse kiri Yours faithfully; isikliku pöördumise puhul (Dear mr Smith), lõpetakse kiri Yours sincerely. Viit 271. Viit on kirjale registreerimisel antud tähistus, mis osutab kirja kohale dokumendisüsteemis.
272. Viit koosneb kirjale registreermisel antud järjekorranumbrist ja üldjuhul sellele lisatud liigitamise käigus omistatud tähisest ja/või muust tunnusest. Registreeritavatel kirjadel on viit kohustuslik. 273. Viida alaelemendid on: 1) sarja tähis; 2) kirja number. 274. Viit lisatakse kuupäeva järel. Enne viita märgitakse selgitav sõnaühend "nr". Alaelemendid esitatakse järjekorras sarja tähis, kirja number. 275. Kui kirjade registreerimisel kasutatakse asjapõhise registreerimise põhimõtet, võib asja numbril lisada dokumenti individualiseeriva numbri. Seosviida olemasolu korral esitatakse kuupäev ja viit seosviida all ning kuupäeva ette märgitakse selgitav sõna "Meie". Seosviida ja viida vahele jäetakse ühe põhireavahe laiune ala. Näide 1 nr 1-6/30, kus 1-6 on sarja tähis ja 30 kirja registreerimisel antud järjekorranumber Näide 2 nr 1-6.1/30-3, kus 1-6.1. on allsarja tähis, 30 asjale registreerimisel antud järjekorranumber ja 3 dokumenti individualiseeriv number asja piires Näide 3 nr 1-6.1/06/30, kus 1-6.1. on allsarja tähis, 06 on aasta number ja 30 asjale registreerimisel antud järjekorranumber 276. Lepingud registreeritakse eraldi järjekorranumbri all, millele võib soovi korral lisada numbrilise või tähelise tähise arvestuse pidamiseks erinevate lepinguliikide üle. 277. Kindla tegevusperioodiga või ülesandega moodustatud komisjonide või muude ajutiste töögruppide dokumendid nummerdatakse läbivalt kogu perioodi jooksul. Dokumendi menetlemise korda, ettevalmistuse astet, originaalsust, tervikklikkust või juurdepääsu reguleeriv märge 278. Dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge (näiteks "PROJEKT", ,,EELNÕU", "ÄRAKIRI", "VÄLJAVÕTE", "VALLAKANTSELEISISESEKS KASUTAMISEKS" või "AK") kantakse dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka, paberdokumendile võib selle kanda templijäljendiga. E-kirja koostamine 279. E-kirja koostamisel tuleb jälgida kirja elementide paiknemise järjekorda, arvestades e-kirja erisustega. 280. Kirja element allkiri võib e-kirja puhul sisaldada nii koostaja ehk allkirjastaja kui ka vallavalitsuse üldisi kontaktandmeid. Vallavalitsuse pitsatid Pitsat (paberkandjal dokumendil) 281. Pitsat on dokumendi autentsuse tõestamise vahend. Pitser on pitsati jäljend dokumendil. Pitser pannakse dokumendile nii, et see riivaks alla kirjutanud isiku allkirja ja ametinimetuse viimaseid tähti. Pitsatit kasutatakse allkirja kinnitamiseks. Allkiri kinnitatakse pitseriga, kui: 31
1) tõestatakse füüsiliste ja juriidiliste isikute õigusi; 2) tuvastatakse tehingute aluseks olevaid fakte, mis on seotud raha ja materiaalsete väärtustega; 3) kinnitatakse põhimäärusi jt. töökorraldust reguleerivaid dokumente (vajadusel). 4) õiguaktidel. 282. Vallavalitsuses on: 1) riigivapipitsat; 2) valla vapi kujutisega pitsat; 3) vallakantselei pitsat. 283. Vallavalitsuses kasutatakse riigivapipitsatit alljärgnevatel juhtudel: 1) sünni- ja surmaaktidel ning sünni- ja surmatõenditel; 2) notariaaltoimingute tegemisel; 3) rahvastikuregistri seadusest tulenevatel dokumentidel; 4) ehitus-ja kasutuslubadel. 284. Kõigil muudel juhtudel kasutatakse Halinga valla vapi kujutisega pitsatit. 285. Vallakantselei pitsatit kasutatakse dokumentide ja kirjade koopiate või väljavõtete kinnitamiseks. 286. Vallavalitsuses kasutatakse sinist või lillat pitsatit. 287. Riigivapipitsat ja vallavapi kujutisega pitsat asuvad vallakantseleis ja nende hoidmise ja kasutamise eest vastutab vallasekretär. 288. Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsat hävitatakse hävitamisakti alusel. 289. Uue pitsati tellimist korraldab vallasekretär. Erisused õigusaktide vormistamisel Dokumendiliigi nimetus 290. Dokumendiliigi nimetus märgitakse nimetavas käändes. Vormistatakse plangi vasakust veerisest või tsenstreeritult 55 mm kaugusele ülaservast suurtähtedega (soovitav sõrendatult, suurus 12-14 punkti). Väljaandmise koht 291. Koostamise või väljaandmise koht märgitakse nimetavas käändes plangi vasakust veerisest samal tasandil kuupäeva ja numbriga ning 63 mm kaugusele plangi ülaservast. Tekst 292. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile. 293. Käskkirja tekst koostatakse ainsuse esimeses isikus. Pikemate dokumentide tekst liigendatakse nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. 294. Väga pikkadele (üle 10 lehekülje) dokumentidele on soovitatav koostada sisukord. Lehed nummerdatakse alates teisest lehest ülal või all paremal, märkides jooksva lehekülje numbri. Võimaluse korral võib sulgudes näidata kogu dokumendi lehtede arvu. Näide: 3(13) 295. Haldusaktide ja nendega kinnitatavate dokumentide teksti punktid võib nummerdada läbiva numeratsiooniga, kusjuures punkti võib ümarsulgu kasutades liigendada alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega. Osad pealkirjastatakse. 32
Näide I Osa 1. Punkt 2. ......... 1) Alapunkt 2) ............... 3) .............. 296. Erinevaid teksti lõike ei kirjutata erineva reavahega. Samuti ei kasutatata mitut eri srifti ja erinevaid suurusi. 297. Tekstis esiletõstmiset vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatult, rasvases kirjas või kaldkirjas. Tekst vormistatakse üldjuhul plokkstiilis (read algavad vasakust veerisest). Taandridu ei kasutata. 298. Määruse eelnõu ja seletuskiri vormistamise nõuded on toodud ,,Halinga valla põhimääruse" 9.peatüki 1 jaos. Kuupäev õigusaktidel ja protokollidel 299. Kuupäev, kuu nimetus ja aastaarv märgitakse dokumendil ainult sõna ja numbritega. Kuu nimetus kirjutatakse alati nimetavas käändes. Kuupäev vormistatakse adressaadivälja kolmanda reaga samal kõrgusel ja 9,2 cm kaugusel plangi vasakust veerisest. Näide: 12.mai 2006 300. Dokumendi kuupäevaks on: 1) õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev; 2) protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev. Õigusakti ja protokolli registrinumber 301. Õigusaktidele märgitakse üksnes järjekorranumber. Vallavalitsuse dokumendiliigid Vallavalitsuse dokumendiliigid 302. Vallavalitsuse dokumendiliigid on: 1) käskkiri ja selle alaliigid; 2) korraldus; 3) määrus; 4) otsus; 5) protokoll; 6) akt; 7) leping; 8) ametikiri ja selle alaliigid. Käskkiri, selle liigid, vormistamine, registreerimine, edastamine ja tutvustamine 303. Käskkiri on haldusakt, mida oma pädevuse piires annab välja vallavanem või tema asetäitja ja vallasekretär ning mis on kooskõlas õigusaktidega. 33
304. Käskkiri hakkab kehtima momendist, kui see on väljaandja poolt allkirjastatud ning sellel on registreerimisnumber ja kuupäev (kui käskkirja tekstis ei ole näidatud teist tähtaega). 305. Käskkirja liigid on: 1) üldkäskkirjad; 2) teenistus-ja töölähetuste käskkirjad; 3) personalikäskkirjad (ametisse nimetamise, ametist vabastamise, palgaastmete ja-määrade kinnitamise, ergutamise ja karistamise jne); 4) puhkuse käskkirjad; 5) vallasekretäri käskkirjad vallakantselei töö sisemiseks korraldamiseks. 306. Käskkirjad koostab, kooskõlastab, registreerib ja esitab allakirjutamiseks registripidaja. Käskkirja registreerimine 307. Käskkiri registreeritakse peale allakirjutamist dokumendiregistris. Käskkirjad registreeritakse ühe asjaajamisaasta piires eraldi alaregistrites, sest erinevatel käskkirja liikidel on erinevad säilitustähtajad. 308. Dokumendiregistris täidetakse vähemalt järgmised lahtrid: 1) järjekorra number; 2) allakirjutamise kuupäev; 3) pealkiri; 4) allakirjutaja; 5) koostaja; 6) kellele suunatud ehk jaotuskava Käskkirja täitmine ja muutmine 309. Käskkirja täitmist jälgib koostaja või käskkirjas näidatud isik. 310. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada sama ametiisiku (või kõrgemalseisva ametiisiku, s.o. vallavanema) uue käskkirjaga. Selline märge tehakse uue käskkirja viimases punktis, kus näidatakse: 1) kelle käskkiri; 2) millisest kuupäevast ja millise registrinumbriga; 3) millise pealkirjaga on kehtetuks tunnistatud. Näide: Tunnistan kehtetuks vallavanema kehtestamine".
20. septembri 1999. a käskkirja nr 13 "Asjaajamiskorra
Käskkirja vormistamine 311. Käskkirja vormistatakse üldplangile või ametikoha plangile ühes eksemplaris, v.a ergutuste ja distspilinaarkaristuse käskkirjad, mis vormistatakse kahes eksemplaris. 312. Käskkirja vorming: 1) R 13 - dokumendi nimetus; 2) R 15 - koostamise koht, kuupäev ja nr (ei trükita) 313. Pealkiri on käskkirja kohustuslik osa. Käskkirja tekst koosneb kahest osast: 1) konstanteeriv osa (sissejuhatav), kus näidatakse käskkirja väljaandmise põhjus või viidatakse väljaandmise aluse dokumendile. Konstateerimise osa võib ära jätta kui korraldav osa ei vaja põhjendust; 2) korraldav osa. Korraldava osa tekst esitatakse käskivas vormis, ainsuse esimeses isikus. Sõna KÄSIN kirjutatakse ainult siis, kui korraldus antakse konkreetsele isikule: konstanteeriv osa 34
KÄSIN korraldav osa Korraldus, otsus ja määrus 314. Õigusaktid vormistatakse üldplangile. 315. Õigusaktid peavad olema kooskõlas põhiseaduse ja kehtiva seadusega ning avaliku ja eraõiguse üldpõhimõtetega, vastavuses normitehnika reeglitega ning olema keeleliselt korrektne. 316. Tekst vormistatakse ainsuse esimeses isikus ja käskivas vormis. 317. Õigusaktid registreeritakse peale allakirjutamist elektroonilises dokumendiregistris. 318. Volikogu otused ja vallavalitsuse korraldused saadetakse täitjatele ja asjaosalistele. Valitsuse korraldused jõustuvad neis ettenähtud tähtajal, määrused kolmandal päeval pärast avalikustamist. Volikogu otsused jõustuvad neis sätestatud tähtajal. Volikogu määrused jõustuvad kolmandal päeval pärast nende avalikustamist, kui õigusaktis eneses ei ole sätestatud hilisemat jõustumise tähtaega. Üldist tähtsust omavad volikogu määrused avaldatakse Elektroonilises Riigi Teatajas. Protokoll 319. Protokoll on dokument, mis koostatakse istungi, nõupidamise või koosoleku käigu ja vastuvõetud otsus(t)e fikseerimiseks. Dokumendis näidatakse ära: 1) koosoleku toimumise aeg ja koht; 2) osalejate nimed; 3) arutluse olnud küsimused ehk päevakord; 4) nende kohta esitatud ettepanekud ja vastuvõetud otsustused; 5) hääletustulemused; 6) otsustajate või küsimuste algatajate eriarvamused; 7) otsused. Protokolli vormistamine 320. Protokoll vormistatakse üldplangile määratud või volitatud protokollija poolt vastavalt lisatud näidisele õigusaktides sätestatud aja jooksul ühes eksemplaris. Kuupäeva (nõupidamise toimumise kuupäev) ja registreerimisenumbri võib trükkida. Osavõtjate nimed (ees-ja perekonnanimi) vormistatakse tähestikulises järjekorras. Üle 15 osavõtja puhul, tuleb näidata üldarv ning sulgudes märkida (registreerimisleht lisatud). Viimasena loetletakse kutsutud. Kutsutute puhul näidatakse ametinimetused. Peale kahekordset reavahet trükitakse päevakord. Kui päevakord nõuab kinnitamist, protokollitakse kõigepealt - läbirääkimised päevakorra asjus ja hääletustulemused. Järgneb (kinnitatud) päevakord. Päevakorrapunktid vormistatakse nimetavas käändes. Koosoleku käik protokollitakse päevakorrapunktide kaupa. Näide: KUULATI (suurtähed, topelttrükk) KüsimusedVastused küsimustele Sõnavõtud OTSUSTATI (suurtähed, topelttrükk). 321. Igal päevakorrapunktil on oma otsus. Kui otsuses on iseloomult erinevaid küsimusi, jaotatakse otsus punktideks, mis nummerdatakse araabia numbritega nii, et päevakorrapunkti number kajastuks otsuse numbris. Allkirjastatud peavad olema ka protokollile lisatud materjalid. 322. Protokoll(id) registreeritakse elektroonilises dokumendiregistris. 35
Akt 323. Akt on dokument, mille koostab komisjon või volitatud isik(ud) mingi fakti, seisukorra või toimingu fikseerimiseks. 324. Akt vormistatakse üldplangile. Akti eksemplaride arv sõltub asjast huvitatud osapoolte arvust. Dokumendiliiginimetus vormistatakse R 13 (55 mm - plangi ülaservast). Kuupäev on akti koostamise kuupäev, võib trükkida. Kinnitusmärge asub kuupäeva ja viida väljal. Kinnitamise kuupäeva märgib kinnitaja. Aktis fikseeritu omandab juriidilise jõu kinnitamise hektest. Pealkiri peab näitama mille kohta on akt koostatud. Aktile kirjutavad alla komisjoni esimees ja kõik liikmed kõikidele akti eksemplaridele, seejärel akt kinnitatakse. Faili tähise võib märkida alumises vasakpoolses nurgas. 325. Akt(id) registreeritakse elektroonilises dokumendiregistris. Ametikiri, selle vormistamine, koostamine, registreerimine, liigid 326. Ametikiri vormistatakse ühes eksemplaris kirjaplangile. Vallavalitusele jääb allkirjastatud ärakiri ametikirjast. 327. Ametikirja eriliikideks on: 1) algatus- ja vastuskiri; 2) volikiri; 3) garantiikiri; 4) märgukiri; 5) tõend; 6) arhiiviteatis, ärakiri ja väljavõte 7) kaaskiri; 8) infokiri; 9) esildis; 10) järelepärimine; 11) pretensioon; 12) vabandus; 13) õnnitluskiri; 14) võlanõue; 15) teabenõue; 16) ettekirjutus. Algatus - ja vastuskiri 328. Peale allakirjutamist registreeritakse algatus- ja vastuskirjad dokumendiregistris. 329. Uus järjekorranumber antakse ainult saabunud algatuskirja või väljasaadetava algatuskirja registreerimisel. 330. Korduvalt saadud/saadetud kirjad registreeritakse esmase dokumendiregistri viite all, millele võib lisada dokumenti individualiseeriva numbri, st, märgitakse mitmes kiri antud numbri all registreeritakse. Volikiri 331. Volikiri on volitaja poolt esindajale antud kirjalik dokument, mis väljedab esindaja õigusi midagi teha. Vormistatakse kahes eksemplaris. 332. Dokumendi liiginimetus VOLIKIRI, vormistatakse suurtähtedega, kirjaplangi pealkirja väljal. Alla kirjutab vallavanem või tema asendaja. Allkiri kinnitatakse pitseriga. 333. Volikirja tekstis märgitakse kohustuslikult: 1) volitatud töötaja ees-ja perekonnanimi (suurtähed, nimetavas käändes), isikukood ning ametikoht; 2) volituse sisu (milleks isikut volitatakse: esindama, kaupa vastuvõtma, dokumente üle andma jms); 36
3) kehtivusaeg. 334. Volikirja kehtivuse tähtaeg kirjutatakse sõnades. Kui volikirjas pole tähtaega märgitud, kehtib ta ühe aasta jooksul arvates selle registreerimise kuupäevast. Volitus kehtib alates selle allakirjutamisest, kui esindatav ei ole määranud teisiti. 335. Volituse lõppemise alused: 1) volitatav on sooritanud tehingu või lahendanud probleemi, milleks volitus oli antud; 2) volituse tähtaeg on möödunud; 3) volitaja tühistab volituse; 4) volitaja loobub volitusest. 336. Peale allkirjutamist volikiri registreeritakse elektroonilises dokumendiregistris. Garantiikiri 337. Garantiikiri on sisult lubadust sisaldav kiri. Garantiikiri vormistatakse analoogiliselt volikirjaga. Garantiikirjale kirjutab alla vallavanem ja pearaamatupidaja. 338. Garantiikiri tõestatakse pitseriga, mis pannakse esimese allkirja viimastele tähtedele. Peale allkirjutamist garantiikiri registreeritakse elektroonilises dokumendiregistris. Arhiiviteatise, ärakirja ja väljavõtte vormistamine 339. Arhiiviteatis vormistatakse vallavalitsuse dokumendiplangile. 340. Arhiiviteatise kohustuslikud koostisosad on: 1) isiku või asutuse taotluse kokkuvõtlik taasesitus; 2) arhiiviteatises kasutatud arhivaali või arhivaalide lühikirjeldus, milles näidatakse vähemalt arhiivi nimetus ning dokumendi liik ja selle väljaandmise aasta või kuupäev; 3) arhivaalil põhinev jutustav tekst, mis kajastab taotluse objekti; 4) arhiiviteatises kasutatud arhivaali iseärasuste kirjeldus, kui neil võib olla sisuline tähendus (lünk, läbikriipsutus, vahelekirjutus, muudatus või loetamatu sõna dokumendis, teksti osaline kustumine või loetamatus, lehtede puudumine (mitmeleheküljelise dokumendi puhul) või muud asjaolud, kaasa arvatud asjaolu, et arhiiviteatise aluseks olev arhivaal on dokumendi tõestatud või tõestamata ärakiri); 5) arhivaali või arhivaalide leidandmed. 341. Vallasekretär valmistab, arhivaali ärakirja või väljavõtte kopeerimise teel või vormistab need dokumendiplangil. 342. Dokumendiplangil vormistatud arhivaali ärakirja või väljavõtte kohustuslikud koostisosad on: 1) isiku või asutuse taotluse kokkuvõtlik taasesitus; 2) ärakirjas või väljavõttes kasutatud arhivaali või arhivaalide lühikirjeldus, milles näidatakse vähemalt arhiivi nimetus ning dokumendi liik ja selle väljaandmise aasta või kuupäev; 3) märge «ärakiri» enne ärakirja aluseks oleva arhivaali taasesitust ning kõigi arhivaali andmete täielik ja täpne taasesitus; 4) märge «väljavõte» enne väljavõtte aluseks oleva arhivaali andmete taasesitust ning arhivaali andmete taasesitus, milles näidatakse vähemalt dokumendi väljaandja, väljaandmise koht ja aasta või kuupäev, dokumendi liik, number ja pealkiri, kui need on olemas, arhivaali teksti osa taasesitus ning allakirjutanu nimi ja ametinimetus, kui need on olemas; 5) ärakirja või väljavõtte aluseks oleva arhivaali iseärasuste kirjeldus, kui neil võib olla sisuline tähendus (lünk, läbikriipsutus, vahelekirjutus, muudatus või loetamatu sõna dokumendis, teksti osaline kustumine või loetamatus, lehtede puudumine (mitmeleheküljelise dokumendi puhul) või muud asjaolud, kaasa arvatud asjaolu, et arhiiviteatise aluseks olev arhivaal on dokumendi tõestatud või tõestamata ärakiri), juhul kui need ei ilmne ärakirjast või väljavõttest endast; 6) arhivaali leidandmed.
343. Kopeerimise teel (näiteks valguskoopia, ümbersalvestus) valmistatud ärakirjale või väljavõttele lisatakse kaaskiri, juhul kui ärakiri või väljavõte ei ole lisatud arhiiviteatisele. 344. Kaaskirja kohustuslikud koostisosad on: 1) isiku või asutuse taotluse kokkuvõtlik taasesitus; 2) ärakirja või väljavõtte aluseks oleva arhivaali või arhivaalide lühike kirjeldus, milles näidatakse vähemalt arhiivi nimetus ning dokumendi liik ja selle väljaandmise aasta või kuupäev; 3) ärakirja või väljavõtte aluseks oleva arhivaali iseärasuste kirjeldus, kui neil võib olla sisuline tähendus (lünk, läbikriipsutus, vahelekirjutus, muudatus või loetamatu sõna dokumendis, teksti osaline kustumine või loetamatus, lehtede puudumine (mitmeleheküljelise dokumendi puhul) või muud asjaolud, kaasa arvatud asjaolu, et arhiiviteatise aluseks olev arhivaal on dokumendi tõestatud või tõestamata ärakiri), juhul kui need ei ilmne ärakirjast või väljavõttest endast; 4) ärakirjade või väljavõtete arv; 5) arhivaali või arhivaalide leidandmed; 6) ärakirja või väljavõtte tüüp, kui see ei ole valmistatud paberkandjal. 345. Arhiiviteatise ja paberkandjal arhivaali ärakirja või väljavõtte kõik lehed kinnitatakse vallasekretäri allkirja ja pitseriga. Kui ärakiri või väljavõte ei ole valmistatud paberkandjal, kinnitatakse arhivaari allkirja ja pitseriga ärakirja või väljavõtte kaaskiri. Kopeerimise teel valmistatud paberkandjal ärakirja või väljavõtte igale lehele märgitakse selle aluseks oleva arhivaali leidandmed. 346. Arhiiviteatised registreeritakse vastavalt käesolevale korrale. Arhiiviteatiste väljastamine 347. Arhiiviteatis, ärakiri ja väljavõte väljastatakse ühe kuu jooksul avalduse saamisest alates. Kui teatise väljastamine nimetatud tähtaja jooksul ei ole võimalik, teatab vallavalitsus avalduse esitajale tähtaja pikenemisest enne tähtaja lõppemist, või kui teatist ei ole võimalik väljastada, siis selle põhjuse. Järelepärimine 348. Järelepärimine esitatakse konkreetsele ametiisikule, vormistatult lugupidavas vormis. Järelepärimine peab olema esitatud: selgelt, sisutihendalt, viisakalt. 349. Konkreetse info saamiseks on kirja sisu järgmine: 1) oma organisatsiooni lühike tutvustus; 2) selgitatakse järelepärimise saatmise eesmärki; 3) selgitatakse, millest konkreetselt ollakse huvitatud ja kust pärineb info asutus kohta; 4) viidatakse võimalikele soovitajatele; 5) kirja lõpetamisel võib paluda teatud tingimusi või garantiisid, märkida, et ollakse huvitatud edasisest koostööst. Vastus järelepärimisele tuleb saata kohe ja viisakalt. Võlanõue 350. Võlanõude alaliigid on: 1) teade - informeeritakse maksmata summast; 2) meeledetuletuskiri - saadetakse, kui raha ettenähtud aja jooksul ei laeku; 3) järelepärimiskiri - saadetakse kliendile, kes on alati oma arved tasunud (vältida tuleb süüdistusi); 4) ultimaatum - eesmärgiks saada kätte tähtaega ületanud summa viivitamatult. 351. Võlanõude koostamisel tuleb säilitada hea toon, sest eesmärgiks peab olema klienti veenda maksma. Võlanõue saadetakse vaheaegadega umbes 5 päeva või nädal, vastavalt probleemi tõsidusele.
Pretensioon 352. Pretsensioon kirjutatakse taktitundega ja viisakas vormis. Kasutada tuleb kontrollitud infot, esitada tuleb fakte, kuupäevi, nimesid ja sündmusi ning teha konkreetne ettepanek olukorra heastamiseks. Kirjale lisatakse koopiad dokumendist, mis kinnitavad kaebust. 353. Pretensiooni saamisel tuleb vabandada ebameeldivuste põhjustamise korral. Vastus pretensioonile peab koosnema järgmistest elementidest: 1) esimeses lauses tuleb vabandada tekitatud ebameeldivuse pärast; 2) esiatada motiivid, faktid, mis ebameeldivusi põhjustasid; 3) teha ettepanek tekitatud kahju heastamiseks (tähtaeg ja kord); 4) tänada pretensiooni eest, kui tagasiside eest, kuna see võimaldab edaspidi samu vigu vältida. Teabenõue ja selle menetlemine 354. Teabenõue on vallavalitsuse poolt esitatud taotlus teabe saamiseks ,,Avaliku teabe seaduses" sätestatud korras. 355. Teabenõuete menetlemine toimub vastavalt vallavanema käskkirjaga kinnitatud teabenõuete menetlemise korrale. Teabe avalikustamine 356. Vallavalitsus tagab juurdepääsu tema ülesannetega seotud olemasolevale teabele teabenõude täitmisega ning teabe avalikustamisega. 357. Vallavalitsus avalikustab avalikustamisele kuuluva teabe vallavalitsuse veebileheküljel www.halinga.parnumaa.ee. 358. Teabe avalikustamise eest vastutab vallasekretär, kes kogub avalikustamisele kuuluva teabe (vastavalt avaliku teabe seaduse § 28 lg 1) ning korraldab selle avalikustamise. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE TEENISTUJA LAHKUMISEL Asjaajamise üleandmise kohustus 359. Enne teenistusohalt vabastamist või teenistusuhte peatumisel on ametnik kohustatud asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud ametnikule või töötajale teenistusest või töölt lahkumise päevaks või vallavanema määratud tähtajaks. 360. Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktiga juhul, kui lahkub vallavanem, vallasekretär või kui seda nõuab vallavanem, üleandja või vastuvõtja. Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakti sisunõuded 361. Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama: 1) asjaajamise ja vara ülendja ning vastuvõtja; 2) üleandmise aeg ja koht; 3) pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu; 4) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 5) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu; 6) aktile lisatud dokumendite arv; 7) muud olulised andmed üleantavate esemete kohta (kabinetivõti, vallamajavõti jne) 362. Vallavanema teenistusest vabastamisel peab asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt sisaldama lisaks punktis 361 loetletud andmetele järgmisi andmeid: 1) asutuse koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv; 2) asutuse eelarvevahendite seis; 3) asutuse pitsatite arv, liigid ja asukoht ning nende hoidmise eest vastutavate ametnike või töötajate nimed ja ametikohad; 39
4) lahkuva juhi poolt viimasena allkirjastatud dokumentide viidad või numbrid vastavalt dokumendiliigile; 5) täitmisel olevate ülesannete loetelu; 6) üldandmed asutuse arhiivi kohta; 7) vallavalitsuse poolt sõlmitud jõusolevate tsiviilõiguslike lepingute loetelu; Üleandmis-vastuvõtmisakti vorminõuded 363. Akti märgitakse vallavanema poolt määratud asjaajamise üleandmise juures viibivate ametnike nimed ja ametikohtade nimetused ning paberkandjal akti eksemplaride arv ja jaotus. 364. Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja vallavanema poolt määratud asjaajamise üleandmise juures viibivad ametnikud. Akti kinnitab vallavanem. 365. Vallavanema vahetumisel koostatud asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakti kinnitab vallavolikogu esimees 366. Akt registreeritakse asutuse dokumendiregistris. 367. Kui asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt vormistatakse digitaalselt, tagatakse kõikidele allkirjastajatele juurdepääs aktile. 368. Akt esitatakse allkirjastamiseks vähemalt 2 tööpäeva enne teenistuja teenistusest lahkumist kõikidele osapooltele. 369. Vallavanema vahetumisel koosatatakse akt neljas eksemplaris, millest üks esitatakse volikogule, üks vastuvõtjale, kolmas üleandjale ja neljas jääb vallavalitsusse. Asjaajamise ühepoolne ülevõtmine 370. Kui teenistuja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt vallavanema või töötaja, vallavanema või tema poolt määratud ametniku või volikogu esimehe poolt. Sel juhul tehakse üleandmis-vastuvõtmisakti vastav märge. Mittenõustumine akti sisuga 371. Kui üks osapool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus, siis esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge. III DOKUMENDIHALDUSE KORD Dokumendihalduse ülesanded ja vastutusala 372. Dokumendihalduse eest vastutavad kõik vallavalitsuse teenistujad, kes moodustavad vallakantselei ning, kes töötavad vallavalitsuse ja volikogu teenindamiseks vastavalt oma pädevusele. 373. Vallavalitsuse dokumendisüsteemi võivad kasutada kõik vallavalitsuse teenistujad oma pädevuse piires. Teenistujate pädevus on määratud asjaajamiskorras ja ametijuhendites ning dokumendiregistris määratud juurdepääsuga. 374. Dokumendiregistri haldamist korraldab registripidaja. 375. Kõikidel teenistujatel on õigus luua ja menetleda dokumente oma pädevuse piires, mis on määratud ametijuhendiga. Dokumentide loomisel ja menetlemisel tuleb neil järgida asjaajamiskorras toodud nõudeid. 376. Arhivaalide loetelude koostamise ja täiendamise õigus ja kohustus on kõikidel vallavalitsuse teenistujatel. Arhivaalide loetelude haldamist korraldab vallasekretär. Andmekogud ja volitatud töötlemisel olevad riiklikud registrid 377. Vallavalitsuses kasutusel olevad andmekogud ja volitatud töötlemisel olevad riiklikud registrid on kinnitatud dokumentide loetelu lisana. 40
Dokumendisüsteemi kuuluvad dokumendid 378. Vallavalitsuse dokumendisüsteemi kuuluvad erinevad andmekogud, nende osad ning dokumendid: 1) raamatupidamisdokumentide sisestamine ja töötlemise rakendused; 2) sisestamise ja töötlemise rakendused; 3) dokumendiregister Amphora; 4) vallavalitsuse tegevuse käigus loodud ja saadud dokumendid; 5) arhivaalide loetelu. Dokumendihaldussüsteemile esitatavad nõuded 279. Vallavalitsuse elektrooniline dokumentide loomise, haldamise ja menetlemise infosüsteem peab tagama nõuetekohase asjaajamise, sealhulgas võimaldama: 1) dokumendi registreerimise, sõltumata dokumendi kandjast; 2) dokumendi vormistamise vastavalt kehtestatud vorminõuetele ja kõigi vormielementide muutumatuna säilimise kogu vastavale dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaja jooksul; 3) kehtestatud juurdepääsuõiguste kasutamise; 4) lihtsa ja kiire juurdepääsu dokumentidele; 5) asjaajamis- ja arhiveerimistoimingud nii üksikdokumendi kui ka dokumentide kogumitega; 6) asutustevahelise dokumendivahetuse ja dokumentide säilimise selliselt, et oleks tagatud dokumentide autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks; 7) igal ajal kindlaks teha dokumendiga süsteemis tehtud toimingud, toimingute tegemise aja ja toiminguid teostanud isikud. Dokumendiregister 380. Vallavalitsusse saabunud, vallavalitsusest välja saadetavad ja vallavalitsusesiseste dokumentide haldamiseks kasutatakse dokumendiregistrit Amphora, mis on veebipõhine ning on varustatud otsingusüsteemiga. 381. Vallavalitsuse dokumendiregistrisse kantakse paberdokumentide metaandmed ning digitaalselt allkirjastatud dokumendid koos metaandmetega. 382. Dokumendiregister Amphora on vallavalitsuses kasutusel alates 2002. aastast. Dokumendiregistri kasutajarühmad 383. Dokumendiregistrit kasutavad kaks erinevate õigustega kasutajarühma: 1) administraatorid (ametkohtade järgi registripidaja ja vallasekretär); 2) kasutajad (vallavalitsuse teenistujad) 384. Kõik kasutajarühmad sisenevad programmi parooliga, mida hoitakse saladuses. Kasutajarühmade õigused ja kohustused ning juurdepääsutasandid 385. Administraator: 1) sisestab kasutajate nimed, määrab nende õigused; 2) sisestab dokumendiliigid, toimikud, loendurid ja registreerimisnumbrid ning seob need omavahel; 3) kujundab dokumendiliikide registri-ja ekraanivormid; 5) muudab sisestatud andmeid põhjendatud ettepanekute korral; 6) kustutab vajadusel dokumendi registrist; 7) muudab vajadusel programmi kasutaja parooli; 8) loob programmist tulenevate võimaluste kasutamise; 9) korraldab dokumendiregistri haldamisel tekkinud probleemide lahendamise; 10) nõustab ja koolitab vajadusel kõiki dokumendiregistri kasutajaid; 41
11) lõpetab asjaajamisaasta (sulgeb vanad toimikud, loob uued). 12) registreerib vastavalt antud pädevusele tema töövaldkonda puudutavad dokumendid ja lisab dokumentidele viited. 386. Kasutaja: 1) saab informatsiooni kõigi asutuses registreeritud dokumentide kohta; 2) võtab täitmiseks talle saadetud tööülesanded ja jälgib nende täitmistähtaegu; 3) registreerib vastavalt antud pädevusele tema töövaldkonda puudutavad dokumendid ja lisab dokumentidele viited; 4) osaleb programmi arendustegevuses, st teeb ettepanekuid administraatorile programmi paremaks kujundamisel. Vastutus dokumendiregistri rakendamise eest 387. Asjaajamuslike probleemide lahendamise eest vastutab registripidaja. Tehniliste probleemide lahendamise eest vastutab registripidaja ja IT-spetsialist. 388. Vallavalitsuses on programmi kasutajateks kõik vallavalitsuse ametnikud, kelle ametikohustuste hulka kuulub dokumentide registreerimine. Turvanõuded 389. Teenistujate kohuseks on tagada, et teenistuja käsutuses olev teave (sh dokumendid) säiliks ning sellele ei pääseks ligi selleks volitust mitte omavad isikud. 390. Vallavalitsuse teenistujad on kohustatud tagama, et dokumendiregistri paroolid ei satuks kolmandate isikute kätte ning pärast dokumendiregistriga töö lõpetamist suletakse register. DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE 391. Dokumendiregistris on dokumentide registreerimiseks allregistrid. Dokumendiregistris registreeritakse järgmised dokumendid: 1) vallavalitsuse ja -volikogu koostatud ja allkirjastatud õigusaktid; 2) vallavalitsuse ja -volikogu koostatud protokollid ning aktid; 3) lepingud; 5) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded vms); 6) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamatult; 7) valla hallatavate asutuste, ametnike ja töötajate poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõu tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks; 8) käskkirjad; 9) ettekirjutused; 10) faksid ja e-postiga saabunud dokumendid. Registriandmed, nende muutmine ja täiendamine 392. Dokumendiregistrisse kantavad dokumendi registriandmed sõltuvad dokumendi liigist. 393. Registriandmete koosseisu muutmiseks või täiendamiseks tuleb teha põhjendatud taotlus registripidajale. Õigusaktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed 394. Välja antud õigusaktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) akti andja nimetus; 2) akti liik; 3) pealkiri; 42
4) number; 5) kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg; 6) jõustumise kuupäev; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 8) andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg); 9) andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. 395. Kui akti jõustumine on seotud akti teatavakstegemise või avaldamisega, siis jõustumise kuupäeva registrisse ei kanta. Protokollide ja aktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed 396. Vallavalitsuses ja volikogu koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) organi nimetus (protokollide korral); 2) number; 3) kuupäev; 4) päevakord, teema või pealkiri; 5) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 397. Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste koosolekute protokollide kohta võib kanda andmed kirjade juurde registrisse, sidudes need asjakohase saabunud või väljasaadetava algatusdokumendi täitmisega. Lepingute kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed 398. Halinga valla nimel sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse vähemalt järgmised andmed: 1) lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg; 2) lepingu liik; 3) number või tähis; 4) lepingu sõlmimise kuupäev; 5) lepingu objekt; 6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 8) lepingu staatus (täimisel, garantiiaeg, lõpetatud vms). 399. Lepingud, mille kehtivus ei ole lõppenud eelmisel kalendriaastal kantakse Amphoras üle järgmisse aastasse. 400. Tsiviilõiguslike lepingute ekraanivormi väli ,,Lepingu staatus" vaadatakse üle vähemalt kaks korda aastas (jaanuar ja juuli) ning vajaduse korral viiakse sisse muudatused. Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu 401. Saabunud ja väljasaadetavate dokumentidena registreeritakse punktis 391 nimetatud dokumendid koos kõikide lisadega. 402. Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed; 2) saabumise või saatmise kuupäev; 3) saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed; 4) dokumendi liik (avaldus, märgukiri, pretensioon, teabenõue, kiri vms); 5) pealkiri või lühike sisukokkuvõte; 43
6) dokumendi lisade nimetused ja arv; 7) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg; 8) vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul); 9) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle); 10) dokumendi saatja poolt märgitud indeks või number; 11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 12) sarja tähis; 13) isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas; 14) lahendamise tähtaeg; 15) täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal). 403. Vallavalitsuse siseselt piiratud kasutusega dokumentide kohta kantakse registrisse kas sissetuleva või väljamineva posti väljale järgmised andmed: 1) kõik andmed, mis on toodud punktis 402 välja arvatud väljad pealkiri või sisu lühikokkuvõte ning isiku toimiku tähis (seotud asja registri- või isikukood). 2) Eelpool toodud väljadele tuleb märkida lühend PK (piiratud kasutusega). Dokumentide registreerimise kord 404. Vallavalitsus on kohustatud registreerima dokumendiregistris vallavalitsuse ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. 405. Dokumendi järjekorranumbrid algavad uuel kalendriaastal numbrist "1". 406. Kirjad registreeritakse esmase dokumendi järgi, st, et iseseisva registreerimisnumbri ehk viite saab vaid algatuskiri. Vastuskirjadele (nii saabunud kui saadetud), samuti samas küsimuses korduvalt koostatud dokumentidele antakse vastava algatuskirja number, millele lisatakse dokumenti individualiseeriv number. 407. Saabunud dokumendid registreeritakse enne vallavanemale või tema asendajale läbivaatamiseks esitamist. 408. Dokumendid registreeritakse vallavalitsuses ühekordselt. 409. Dokument on registreeritud, kui talle on antud viit ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad registriandmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. 410. Dokumendid, millel puudub märge dokumendi saabumise kohta ja viit, on teenistujad kohustatud viivitamatult esitama registripidajale või tema asendajale registreerimiseks. 411. Saabunud ning lahendamist ja vastamist vajavate dokumentide kohta kantakse dokumendiregistrisse seadusest tulenev, dokumendis või resolutsiooni andja poolt määratud lahendamise tähtaeg. DOKUMENTIDE LIIGITAMINE JA DOKUMENTIDE LOETELU Liigitusskeem ja tähised 412. Vallavanema käskkirjaga kehtestatakse vallavalitsuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks dokumentide loetelu vastavalt arhiivieeskirjas sätestatud korrale. 413. Dokumentide liigitamise aluseks on vallavalitsuse ja -volikogu põhi-ja tugifunktsioonid ning nende täitmise käigus loodavad ning saadavad dokumendid. 414. Dokumentide loetelu on püütud järjestada tegevuse sisulise loogika järgi. 415. Tähis koosneb funktsiooni ja sarja tähistavatest numbritest ning allsarja tähisest. 416. Funktsiooni numbrit ja sarja numbrit eraldatakse teineteisest sidekriipsuga (näiteks 6-1) 44
Dokumentide loetelu koostamine ja täiendamine 417. Dokumentide süstematiseerimise aluseks vallavalitsuses on dokumentide loetelu. Dokumentide loetelu koostatakse vallasekretäri poolt tähtajatult vallavalitsuse teenistujate ettepanekute alusel seadustes sätestatud funktsioonide lõikes. 418. Dokumentide loetelus märgitakse: 1) vallavalitsuse nimi; 2) funktsiooni nimetus ja tähis; 3) sarja nimetus ja tähis; 4) allsarja nimetus ja tähis 5) säilitustähtaeg; 6) vastutav ametnik; 7) juurdepääsupiirang; 8) märkused ja teabekandja tüüp 419. Ühte sarja paigutatakse vaid sarnase praktilise väärtuse ja ühesuguse säilitustähtajaga dokumendid. 420. Kui vallavalitsuse ülesannete täitmise tulemusena tekivad uued dokumendiliigid, lisatakse need dokumentide loetelusse uute sarjadena või allsarjadena. Täiendused ja parandused dokumentide loetelusse kehtestatakse vallavanema käskkirjaga. 421. Kui vallavalitsuse ülesannetes toimuvad ulatuslikud muudatused, mille tagajärjel muutuvad vallavalitsuse asjaajamiskord ja dokumentide koosseis, kehtestatakse uus dokumentide loetelu. 422. Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse õigusaktides sätestatud tähtaegadest, ameti tegelikest vajadustest, dokumentide unikaalsusest, kättesaadavusest ning praktilisest väärtusest. 423. Säilitustähtajad määratakse kas aastates, alatiselt või tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega. 424. Dokumendi säilitustähtaega arvestatakse tema loomise, saamise või kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise, saamise või asja lõpetamise kuupäevast. 425. Vallasekretär esitab vallavalitsuse dokumentide loetelu projekti Pärnu Maa-arhiivile arvamuse saamiseks. 426. Vallavalitsuse dokumentide loetelu kehtestatakse vallavanema käskkirjaga pärast Pärnu Maaarhiivilt positiivse arvamuse saamist. TOIMIKUTE PIDAMINE Paberkandjal toimikute pidamine 427. Asjaajamisperioodi vältel koondatakse dokumendid registraatoritesse, kiirköitjatesse, toimikutesse või muudesse ümbristesse (edaspidi toimik) vastavalt vallavalitsuse dokumentide loetelus märgitud sarjale. 428. Toimik avatakse dokumentide loetelus toodud madalaima alltasandi piires (see tähendab, et allsarja olemasolul avatakse toimik allsarja pealkirjaga). 429. Toimiku seljale või kaanele märgitakse vähemalt selle pealkiri, sarja tähis asjaajamises ning aasta. 430. Toimiku pealkiri kajastab üldistatult toimikusse koondatud dokumentide koosseisu ja sisu. Sarja tähis asjaajamises tuleneb vallavalitsuse dokumentide loetelust. Aastaarv viitab vastavale asjaajamisaastale. 431. Üheliigilistest dokumentidest koosnevates sarjades tohib korraga avatud olla ainult üks toimik, uue toimiku avamisel eelmine suletakse. Asjade või objektide kohta peetavatest toimikutest koosnevates sarjades võib korraga olla avatud mitu toimikut. Iga toimik suletakse konkreetse asjaajamise lõpetamisel. 45
432. Vältida tuleb koopiatest koosnevate toimikute avamist, kui vastavate dokumentide kohta on avatud originaaldokumentidest koosnev toimik. 433. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse algatuskiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (ettepanekud, arvamused, jms). Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument. Kui toimikust leitakse lõplikult vormistamata dokument (puudub allkiri, kuupäev, number vms), tagastatakse see võimalusel korral dokumendi koostajale puuduste kõrvaldamiseks. 434. Haldusaktid, käskkirjad ja vallavanema käskkirjad paigutatakse toimikusse numbrilises järjekorras, et tagada nende lihtne kasutamine. 435. Kui toimikus on ühest dokumendist nii faksi või elektronpostiga (väljatrükk) saadud eksemplar kui ka originaaldokument, säilitatakse mõlemad, kui esimesena nimetatud dokumenti on asutud lahendama enne originaali saabumist. Kui toimikust ei selgu, et faksi või elektronpostiga saabunud dokumenti on menetletud enne originaali saabumist, säilitatakse ainult originaal. 436. Toimikusse paigutatakse vaid need dokumendid, millega seotud küsimus on lahendatud. Toimikusse paigutatakse vaid asjakohased dokumendid, mis võivad olla nii originaalid kui ka koopiad. 437. Ühte toimikusse koondatakse üldjuhul ühe asjaajamisaasta jooksul tekkinud või saadud dokumendid. Kui ühe sarja dokumente tekib asjaajamisaasta vältel vähe, võib toimikusse koondada maksimaalselt kolme aasta dokumente. 438. Eriliigiliste ja erinevate säilitustähtajaga, kuid temaatiliselt asja kohta käivate toimikutest koosnevate sarjade puhul võib toimik sisaldada mitme aasta dokumente (nt isikupõhiselt peetavad toimikud vastavalt dokumentide loetelule). 439. Ühte toimikusse võib paigutada mitme sarja dokumente, eraldades need vahelehega. Toimik tuleb arhivaalide loetelus sarjade kaupa eraldi loetleda. 440. Kui dokumente tekib nii palju, et neid ei ole võimalik aasta jooksul ühte toimikusse paigutada, lühendatakse toimiku sulgemise tähtaega (näiteks: ühte kausta paigutatakse ühe kvartali dokumendid). 441. Toimikuid hoitakse dokumentide loomise ja saamise eest vastutava teenistuja käsutuses vähemalt aktiivse asjaajamisperioodi jooksul. Teenistuja vastutab tema poolt loodavate toimikute korrektse pidamise eest kuni nende arhiiviruumi üleandmiseni või hävitamiseks eraldamiseni. 442. Mittevajalikud dokumendid, mida ei pea säilitama, kuid samas sisaldavad informatsiooni vallavalitsuse tegevuse kohta, tuleb hävitada. Hävitamiseks ei tohi dokumente panna prügikasti, vaid tuleb kasutada paberipurustajat.
DOKUMENTIDE KASUTAMINE Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave 443. Vallavalitsuses on tunnistatud asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks dokumendid või nende kogumikud vastavalt vallavanema käskkirjaga kinnitatud dokumentide loetelus toodud sarjadele. 444. Vallavalitsuse dokumentide loetelu on avaldatud vallavalitsuse Intraneti leheküljel ning avalikustatud vallavalitsuse veebilehel www.halinga. parnumaa.ee. Juurdepääsupiirangute rakendamine 445. Vallavalitsuses märgitakse asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks tunnistatud sarjade alusel moodustatud toimikutele suurtähtedega märge "ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS" või lühend "AK". Vajadusel ja kui seda võimaldavad dokumendi vorminõuded, võib dokumendi 46
koostaja märkida dokumendile märke "AK" dokumendi esimeses lehe ülemisele paremale äärele, lisades piirangu kehtimise alguse ja lõppkuupäeva. 446. Märge vormistatakse üksnes dokumendi vallavalitsusse jääva(te)le eksemplari(de)le. 447. Vallavalitsusse teistest asutustest või isikutelt saabuvatele juurdepääsupiiranguga teavet sisaldavatele dokumentidele märget juurdepääsupiirangu kohta ei kanta. 448. Juurdepääsupiiranguga teabele on juurdepääsuõigus teenistujal oma teenistusülesannete täitmiseks. 449. Juurdepääsupiirang kehtib asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabele kuni vajaduse möödumiseni, kuid mitte kauem kui 5 aastat ning seda tähtaega võib vallavanem vajadusel 5 aasta võrra pikendada. 450. Dokumendi juurdepääsupiirangu tähtaega arvestatakse alates dokumendi registreerimisest dokumendiregistris. Dokumendiregister sisaldab andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta. Dokumentide kasutajate teenindamine 451. Vallavalitsuse teenistujatel on õigus teenistusülesannete täitmiseks kasutada vallavalitsuse dokumente ning arhivaale. 452. Aktiivses asjaajamises olevate dokumentide kasutamise ja laenutamise eest vallavalitsuse siseselt vastutab dokumentide hoidja. Arhivaalide arhiiviruumis kohapeal kasutamise, laenutamise ning tööks vajalike koopiate valmistamise eest vastutab vallasekretär. 453. Raamatupidamise dokumentidele ning arhivaalidele juurdepääsuks on vallavalitsuse teenistujatel vajalik pearaamatupidaja nõusolek. 454. Kui vallavalitsuse teenistuja soovib laenutada säilikut tehakse seda vastavalt vallavanema poolt käskkirjaga kinnitatud korrale. 455. Juurdepääsupiiranguteta arhivaalidest väljastatakse asutustele ja teistele isikutele taotluse alusel kas teatisi või ärakirju (koopiaid). 456. Seaduses või selle alusel sätestatud avaliku ülesande täitmiseks võib juurdepääsupiiranguga arhivaale anda juurdlus- ja eeluurimisorganile, kohtule või isikule tähtajaliseks kasutamiseks väljaspool vallavalitsust. 457. Arhivaalide kasutamiseks väljaspool vallavalitsust esitab taotleja vallavanemale avalduse, milles märgitakse vähemalt järgmised andmed: 1) taotleja nimi, ametiisiku puhul ka ametinimetus; 2) arhivaalide tüüp ja liik; 3) arhivaali pealkiri või nimetus; 4) arhivaali piirdaatumid; 5) arhivaalide hulk; 6) arhivaalide kasutamise eesmärk; 7) arhivaalide kasutamise ja säilitamise eest vastutav isik; 8) arhivaalide tagastamise tähtaeg. 458. Arhivaalid antakse taotlejale tähtajaliseks kasutamiseks väljaspool vallavalitsust vastava akti alusel, milles märgitakse vähemalt järgmised andmed: 1) akti koostamise koht ja aeg; 2) arhivaali tüüp ja liik; 3) arhivaali pealkiri või nimetus; 4) arhivaali piirdaatumid; 5) arhivaalide hulk; 6) arhivaalide tagastamise kuupäev; 7) arhivaalile kehtiv juurdepääsupiirang; 8) arhivaalide kasutamise ja säilitamise eritingimused, mis tulenevad arhivaalide füüsilisest seisundist; 9) üleandja ja vastuvõtja nimi, ametinimetus ja allkiri. 47
459. Arhivaalide kasutaja väljaspool vallavalitsust: 1) tagab arhivaalide kasutamise vastavalt laenutamise eesmärgile; 2) tagab arhivaalide säilimise, korrastatuse ja edaspidise kasutatavuse; 3) hoiab ära arhivaalide sattumise kolmandate isikute valdusesse. 460. Arhivaalide tähtajaliseks kasutamiseks andmise akt registreeritakse dokumendiregistris. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA KAITSE
Säilitamise eesmärk ja üldpõhimõtted 461. Vallavalitsuses säilitatakse dokumente vähemalt neile dokumentide loeteluga antud säilitustähtaja jooksul. 462. Säilitamise eesmärk on arhivaalidele juurdepääsu tagamine ning võimalikult lihtne kasutamise võimaldamine. Säilitamiseks tuleb arhivaalid ette valmistada järgmisi põhimõtteid järgides: 1) otstarbekus  korrastada tuleb nii palju, kui ametis säilitamiseks vajalik; 2) korrastamine vastavalt arhivaalide väärtusele  lühiajaliste ning alatise säilitustähtajaga arhivaalide korrastamise nõuded on erinevad; 3) ühekordne, etapiviisiline korrastamine  tuleb jälgida, et säilitamise käigus ei tuleks juba korrastatud arhivaale ümber korrastada ka juhul, kui arhivaalid tuleb avalikku arhiivi üle anda. 463. Arhivaalide säilitamisel vallavalitsuses tuleb soodustada juurdepääsu arhivaalidele (arhivaalid peavad olema kogu aeg ülesleitavad) ning tagada andmekaitse juurdepääsupiiranguga teavet sisaldavate arhivaalide osas. Arhivaalide loetelu koostamine ja täiendamine 464. Toimikud, millega seotud asjaajamine on lõppenud, võetakse arvele arhivaalide loetelus. Arhivaalide loetelu on vallavalitsuses asjaajamisest väljunud arhivaalide olemi kindlakstegemise ning juurdepääsu tagamise vahendiks. Arhivaalide loetelu peetakse elektrooniliselt (MS Excel). 465. Asjaajamisaasta jooksul tekkinud toimikud võetakse arhivaalide loetelus arvele kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu. 466. Toimikute kohta esitatakse pealkirjad vastavalt sarjale, nende hulk, aastaarv ning teabekandja ja digitaaldokumentide puhul asukoht. Digitaaldokumentide asukohana tuleb märkida teenistuja kataloogi ja alamkataloogi nimetus. 467. Asjaajamises lõpetatud toimikute kohta koostab arhivaalide loetelu ja täiendab seda pidevalt vallasekretär koostöös kõikide vallavalitsuse teenistujatega. 468. Arhivaalide loetelus tuleb märkida vähemalt järgmised andmed: 1) vallavalitsuse nimi; 2) funktsiooni nimetus ja tähis; 3) sarja nimetus, tähis ja säilitustähtaeg; 4) allsarja nimetus, tähis ja säilitustähtaeg; 4) toimiku järjekorranumber ja pealkiri; 5) arhivaalide piirdaatumid; 6) teabekandja koos asukohaga digitaaldokumentide puhul. Loetelu võib täiendada teiste andmetega, mis lihtsustavad arhivaalide kasutamist (näiteks asukoht). Andmete andmine arhiiviregistrisse 469. Vallasekretär esitab iga kalendriaasta 1. aprilliks andmed Arhiiviregistrisse. 470. Arhiiviregistrisse antakse andmed eelmise asjaajamisaasta jooksul peetud toimikute kohta vastavalt dokumentide ja arhivaalide loetelule. 471. Vallavalitsus esitab andmed Arhiiviregistri volitatud töötleja ehk Rahvusarhiivi poolt kehtestatud vormide ja juhiste alusel. 48
Arhiiviruumi juurdepääsu ja ohutuse tagamise kord 472. Arhiiviruum on selleks ehitatud ruum vallamajas, mida ei kasutata muuks otstarbeks. 473. Vallavalitsuse arhiiviruumide juurdepääsu ja ohutuse tagamise kord kehtestatakse eraldi dokumendina. Ohuplaani koostamine 474. Arhiivi ohuplaan kehtestatakse vallavanema käskkirjaga eraldi dokumendina. ARHIVAALIDE ERALDAMINE 475. Arhivaalide eraldamine on arhivaalide üleandmine vallavalitsuse arhiiviruumi säilitamiseks, hävitamine Pärnu Maa-arhiivi hindamisotsuse alusel või arhiiviväärtusega arhivaalide avalikku arhiivi üleandmine. 476. Arhivaalide eraldamisel vallavalitsuses tuleb aluseks võtta arhivaalide loomise või saamise momendil kehtinud dokumentide (toimikute) loetelu ning seal toodud säilitustähtajad. Arhivaalide arhiiviruumi üleandmine ja säilitamiseks ettevalmistamine 477. Lühiajalise säilitustähtajaga (alla 10 a) paberkandjal toimikud võivad jääda tööruumidesse kuni üheks aastaks või vajadusel kuni säilitustähtaja lõpuni, seejärel tuleb toimikud anda üle vallasekretärile, kes paigutab need hoidlasse ja valmistab dokumendid ette hävitamiseks. 478. Lühiajalise säilitustähtajaga (alla 10a) digitaaldokumendid salvestatakse aktiivsest asjaajamisest väljumise järel CD-ROMile või DVDle IT-spetsialisti poolt ning andmekandjad antakse hoiule vallasekretärile. 479. Pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10 a) paberkandjal toimikud tuleb pärast aktiivsest asjaajamise väljumist koondada arhiiviruumi. Eelmise aasta asjaajamises lõpetatud toimikud jäävad võimaluse korral järgmiseks aastaks tööruumidesse. Hiljemalt sellele järgneva aasta (6 kuu) jooksul tuleb toimikud anda üle vallasekretärile. 480. Koostöös vallasekretäriga tuleb pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumendid ette valmistada arhiiviruumi üleandmiseks järgmiselt: 1) dokumendid võetakse toimikust välja ning eraldatakse liigsed koopiad, mustandid jms; 2) eemaldatakse metallklambrid; 3) dokumendid süstematiseeritakse kronoloogilise tunnuse alusel ja/või tähestiku järgi; 4) vajadusel toimiku lehed nummerdatakse grafiitpliiatsiga ning koostatakse lehtede arvu tõestav kirje toimiku lõppu paigutatud puhta lehe esikülje ülaossa; 5) toimikud paigutatakse mappidesse või pannakse kaante vahele, s.o. moodustatakse säilik ja vormistatakse säiliku kaas; 6) säiliku kaanele märgitakse vallavalitsuse nimi, säiliku pealkiri ja piirdaatumid. 481. Vallasekretär korrastab vastuvõetud paberkandjal arhivaalid arhiivitehniliselt ning vormistab lõplikult säiliku kaane, kus peavad olema vähemalt järgmised andmed: 1) vallavalitsuse nimi; 2) sarja tähis; 3) säiliku pealkiri ja piirdaatumid; 4) tähis arhivaalide loetelu järgi. 482. Paberdokumendid peavad olema säilikus kinnitatud nii, et nad ei saaks säilikust välja kukkuda. Dokumentide kinnitamisviis ei tohi põhjustada nende kasutamisel dokumentide füüsilist kahjustumist. Arhivaalide hävitamise kord 483. Arhivaalid, mille säilitustähtaeg on möödunud, võib eraldada hävitamiseks. 484. Arhivaalide hävitamisele eraldamiseks koostab vallasekretär hävitamisakti kava ja edastab selle 49
hindamisotsuse saamiseks Pärnu Maa-arhiivile. 485. Reaalsete toimikute/säilikute või üksikute dokumentide alusel tuleb koostada hävitamisakt arhiivieeskirja lisas toodud kujul: 1) Jrk nr - tuleb märkida nimetuste järgi number alates "ühest"; 2) Tähis - tuleb märkida toimikute nomenklatuuris või dokumentide loetelus nimetusele vastav tähis; juhul, kui loetelusid pole tehtud, võib selle tühjaks jätta. 3) Nimetus (pealkiri) - tuleb märkida toimikute/säilikute pealkiri. Ühesuguse pealkirjaga toimikute kohta märkida ühel real üks jrk nr ja pealkiri; 4) Piirdaatumid - toimikute/säilikute algus- ja lõppdaatumid; 5) Hulk - tuleb märkida ühesuguse pealkirjaga toimikute/säilikute kogus: 6) Säilitustähtaeg - loetelude või nomenklatuuride olemasolul märkida neis sisalduv säilitustähtaeg vastavale toimikule. Kui on olemas käskkirju, millega on kehtestatud uusi säilitustähtaegu, võib viidata neile. 7) Õigusakt viide õigusaktile, mis reguleerib arhivaali säilitamist või hävitamist (nt seadus, määrus või dokumentide näidisloetelu) 8) Märkused - kui on lisainfot, näiteks viidatud õigusakti selgituseks või teabekandja täpsustamiseks. 486. Hävitamisakti lõpus tuleb märkida hävitamiseks eraldatavate toimikute/säilikute hulk, mille saab hulga lahtrisse kirjutatud arvude summana. Märkida tuleb ka viis, kuidas arhivaalid hävitatakse (tavaliselt purustamise teel). 487. Kui hävitamine on teostatud, tuleb hävitamisakti kanda järgmised andmed: 1) arhivaalid on hävitatud purustamise teel 2) kuupäev 3) allkiri. 488. Vallavalitsuse dokumentide hävitamisel tuleb jälgida järgmisi nõudeid: 1) hävitamisakti kava vormistatakse vallavalitsuse üldplangil; 2) hindamisotsuse tegija nimetus ja otsuse number tuleb jätta märkimata. Need kohad hävitamisaktis saab täita avaliku arhiivi hindamisotsuse ärakirja saamisel. 3) tekstis tuleb märkida asutuse nimetus, kelle tegevuse käigus dokumendid ja millistest aastatest kokku dokumente hävitada soovitakse; 4) hävitamisakti kavale kirjutab all vallavanem; 5) hävitamisakti kava tuleb koos kaaskirjaga saata avalikule arhiivile hindamiseks; 6) kui avalikust arhiivist on saabunud hindamisotsuse ärakiri, võib hävitamisakti lõplikult vormistada (täita hindamisotsuse nr ja kp) ning arhivaalid hävitada. 489. Arhivaalid peavad olema hävitatud kuu aja jooksul alates Pärnu Maa-arhiivi poolt positiivse hindamisotsuse saamisest. Arhivaalid hävitatakse paberpurustajas purustamise teel või tellitakse vastav teenus. 490. Pärast arhivaalide hävitamist teeb vallasekretär arhivaalide loetelusse märke arhivaalide väljumise kohta koos viitega hävitamisaktile. 491. Kui vallavalitsuses on avastatud arhivaalid, mis on saanud parandamatult kahjustada, kuid nende säilitustähtaeg ei ole möödunud, kopeeritakse arhivaalid võimalusel enne hävitamist. Kopeerimise ja hävitamise kohta vormistatakse vastav akt, mille kinnitab vallavanem. Akt registreeritakse dokumendiregistris. Säilitustähtaja määramine 492. Sarjale või allsarjale omistatud säilitustähtaeg näitab, kui kaua peab vallavalitsus sellesse kuuluvaid dokumente alles hoidma.
493. Vallavalitsuses loodavatele ja saadavatele dokumentidele kehtestatakse säilitustähtajad dokumentide loeteluga. Säilitustähtaeg peab olema määratud kõigile asutuse dokumendisüsteemi hõlmatud dokumentidele. 494. Osadele dokumentidele on säilitustähtaeg seadusega kehtestatud, näiteks: 1) Töölepingu seaduse § 21 lg 2 kohaselt säilitatakse töölepingut, isikukaarti ning välja võtmata tööraamatut 50 aastat, arvates töölepingu lõpetamisest. 2) Raamatupidamise seaduse §-s 12 loetletakse raamatupidamisdokumendid, mille säilitustähtaeg on 7 aastat. 3) Töötervishoiu ja tööohutuse seaduse § 24 lg 5 kohaselt säilitatakse tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise andmeid 55 aastat 4) Korruptsioonivastase seaduse § 12 lg 9 määrab majanduslike huvide deklaratsioonidele 5aastase säilitustähtaja asutuses. 5) Ehitusseaduse § 29 lg 1 kohaselt peab ehitise omanik tagama ehitamise tehniliste dokumentide ning olemasolu korral ehitise mõõdistusprojekti säilitamise ehitise lammutamiseni või arhiiviseaduses sätestatud korras arhiivi üleandmiseni. 6) Struktuuritoetuse seaduse § 4 lg 2 kohustab toetuse taotlejat ja saajat säilitama projekti teostamisega seonduvat dokumentatsiooni vähemalt 5 aastat pärast toetuse viimase makse tegemist. 7) Maksukorralduse seaduse § 58 kohaselt on maksukohustuslane kohustatud säilitama maksustamise seisukohast tähendust omavaid dokumente vähemalt 7 aasta jooksul. 495. Lisaks seadustele võidakse dokumentide säilitustähtaegu sätestada muudes õigusaktides (nt sotsiaalministri 6. mai 2002 määrus ,,Tervishoiuteenuste osutamist tõendavate dokumentide loetelu ja vormid ning tervishoiuteenuste dokumenteerimise kord"). 496. Vallavalitsus lähtub dokumentide liigitamisel ja neile säilitustähtaegade määramisel järgmistest näidisloeteludest: 1) ametnike atesteerimise ja koolituse korraldamise ning teenistuslehtede hoidmise käigus tekkivate dokumentide näidisloetelu. 2) arhiivimoodustajate asjaajamise korraldamise käigus tekkivate dokumentide näidisloetelu, 3) finantseerimise ja raamatupidamise arvestuse käigus tekkivate dokumentide näidisloetelu, 4) töö-, teenistus-, töötervishoiu- ja tööohutusalaste dokumentide näidisloetelu. 497. Kui õigusaktidega säilitustähtaegu kindlaks määratud ei ole, lähtutakse praktilisest vajadusest, st sellest, kui kaua asutus dokumente oma tegevuses vajab. Avalik arhiiv võib oma hindamisotsusega omistada sarjale arhiiviväärtuse. See tähendab, et sarja kuuluvaid dokumente ei tohi hävitada ning need kuuluvad 20 aastat pärast nende tekkimist üleandmisele avalikku arhiivi. 498. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on lõppenud, võib kehtestatud korra kohaselt hävitada. Arhiiviväärtusega arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise kord 499. Arhiiviväärtusega arhivaalide üleandmiseks ettevalmistamist koordineerib vallasekretär. 500. Arhivaalide üleandmiseks avalikku arhiivi esitab vallavalitsus taotluse. Taotluses esitatakse vähemalt järgmised andmed: 1) viide arhivaalide üleandmise aluseks olevale seadusesättele (näiteks ArhE punkti(de)le); 2) asutuse nimi; 3) arhivaalide tüüp (paber-, digitaalsel kandjal) ja liik (näiteks lepingud, protokollid jne); 4) säilikute arv või kogus muul viisil esitatuna (riiulimeetrid); 5) kehtivad juurdepääsupiirangud ja nende aluseks olevad dokumendid; 6) arhivaalide kohta olemasolev dokumentatsioon nende haldamiseks (dokumentide loetelud ja/või arhivaalide loetelud, nende puudumisel nimekirjad üleantavatest arhivaalidest). 51
501. Taotluses esitatakse andmed nende arhivaalide kohta: 1) millele avalik arhiiv on eelnevalt andnud arhiiviväärtuse; 2) millel on dokumentide loetelu järgi antud alatine säilitustähtaeg; 3) mida asutus ise peab arhiiviväärtuslikuks. 502. Enne arhivaalide üleandmist tuleb arhiivist ülevaate saamiseks läbi vaadata kogu olemasolev aines. Eraldada tuleb arhiiviväärtuslikeks hinnatud arhivaalid muudest arhivaalidest. 503. Enne arhivaalide korrastamist tuleb koostada arhiiviskeem. Arhiiviskeem annab ülevaate avalikku arhiivi antavate arhivaalide süsteemist, piirdudes sarja/allsarja tasandiga (säilikuid ei loetleta). Arhiiviskeem võib näha ette ka esialgsest korrast erineva korrastuse kui see on põhjendatud. Soovitav on rühmitada arhiiviväärtuslikud sarjad asutuse funktsioonide ja teemade kaupa. Arhiiviskeem tuleb kooskõlastada avaliku arhiiviga. 504. Pärast arhivaalide füüsilist korrastamist tuleb arhivaalid kirjeldada. Arhiivi kirjeldamine koosneb arhiivinimistu, moodustaja ja arhiivi kirjeldusest. 505. Arhiivinimistu kujutab endast kirjeldust säilikute tasandil. Moodustaja kirjeldus annab lühiülevaate asutuse arengust ja ajaloost. Arhiivi kirjelduse peamine ülesanne on ülevaate andmine moodustaja (asutuse) tegevuse käigus tekkinud arhivaalide kogumi kohta. 506. Arhiivinimistu, moodustaja kirjeldus, arhiivi kirjeldus moodustavad kokku teatmestu. Teatmestu peab koosnema vähemalt järgmistest osadest: 1) sisukord; 2) lühendite nimekiri; 3) moodustaja kirjeldus; 4) arhiivi kirjeldus; 5) arhiivinimistu. 507. Teatmestu koostatakse kahes eksemplaris ning see tuleb kooskõlastamiseks esitada avalikule arhiivile. Pärast kooskõlastuse saamist võib arhivaalid avalikule arhiivile üle anda.
Lisad 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. Kirja esitusvorm A4 plangil E-kirja esitusvorm Kirja näidisvorming E-kirja näidisvorming Algatuskirja vormistamise näidis A4 kirjaplangil Vastuskirja vormistamise näidis A4 kirjaplangil E-kirja vormistamise näidis (1) E-kirja vormistamise näidis (2) Käskkirja vormistamise näidis Üldplangi vormistamise näidis Koosoleku protokolli vormistamise näidis Volikirja vormistamise näidis Garantiikirja vormistamise näidis Arhiiviteastise vormistamsie näidis Akti vormistamise näidis Teenistuja avalduse vormistamise näidis Dokumentide loetelu vorm Arhivaalide loetelu vorm Toimiku pealkirja näidis Arhiivinimistu näidis Arhivaalide hävitamisakti näidis
Riini Õige Vallasekretär
UUS ASJAAJAMISKORD