工作中 Excel 哪个功能最实用？
全文近5500字，扎扎实实介绍了35个学了立马就能用上的Excel实用小窍门，全程GIF动图演示！ 内容涉及：9个能救命的Excel使用小技巧 + 16个超强大的Excel快捷键 + 10个Excel学会效率翻倍的数据录入技巧 看完本文，相信你的Excel水平会上升一个层次！  Excel 里最重要的技能是什么？函数？ 错！是保存！ 当你花了几个小时做好一张表，结果它给你死机了 O.O Excel 想要自动保存，必须用下面的方式开启： 点击左上角【文件】，再点击最下面的【选项】，跳出下面这个窗口，按照操作，点击确定，欧了！ 如果不小心死机，没有保存，可以这样找回来！ 各位朋友，定时保存虽好，但是要记得—及（BU）时（YAO）保（ZUO）存（SI） 某日，BOSS 给了我两张表，A 表包含 B 表的部分数据，怎么把同时存在于 A 表和 B 表的数据找出来并删除？ 这要用上一对 CP 组合：COUNTIF 函数和条件格式，COUNTIF 函数可以起到核对数据的作用，条件格式则起到显示的作用。 操作很简单，输入公式「=COUNTIF(A:A,A2)」，启用条件格式，选择【大于或等于1】，快速填充，搞定！ 一个公司那么多员工，财务小姐姐给大家制作工资条时，一个个添加表头一定都快累死了！ 什么？！你说其实不到 10 秒就能做完？ 别眨眼——在工资表右边输入一列序列，在下面复制粘贴一遍，再复制粘贴几行表头，选中序列这一列，点击【数据】选项卡-【升序】排序↓ 用冻结窗格，把标题行锁定，随时都能看到表头，数据立马明朗啦。  一次双击就让列宽自动匹配内容的长度 方法： ❶ 选中所有需要调整的行或者列 ❷ 双击行标或列标之间的线  先批量选中，就能批量处理 【方法】 ❶ 选中所有需要统一的行或者列 ❷ 拖动行标或列标之间的线  选多少就插入多少 【方法-插入多行多列】 ❶ 选中多行或者多列 ❷ 在选中区域的行标或列标处点击右键，选择【插入】 ❸ 在选中区域的左侧，会插入与选中行数或列数相同的区域   加按Shift键拖动选中区域 【方法】 ❶ 选中需移动的数据区域 ❷ 将鼠标移动到选区的边框线上，按住Shift键并按下鼠标左键，进行拖动 ❸ 待显示的插入位置线正确后，松开左键  在公开显示手机号的时候，能进行「部分打码」，像下面这样，中间 4 位用 * （星号）代替，就能起到保护隐私的效果了。  那么这种「打码」怎么才能批量实现呢？毕竟碰到公布信息，表格可都超长！ 其实呀，在 Excel 中就能轻松搞定！今天给大家介绍 2 种方法，只用初级入门函数就能搞定！ 函数恐惧星人也别慌，第一个方法就是为你们准备的，不用函数，也能批量打码~ 第一种： 只需要输入一个样本数据，然后向下填充就能实现，效果参见下面的动图。 操作步骤非常简单： ❶ 将我们要变更的第一个单元格事先输入好； ❷ 然后选中需要相同操作的区域； ❸ 按下【Ctrl+E】，轻松搞定。 【Ctrl+E】 是快速填充的快捷键。当然你如果记不住，也有不使用快捷键的方法，可以在【数据】选项卡中单击【快速填充】。如下图： 【快速填充】虽然好用，但只适用于 Office 2013 及以上的版本，低版本怎么办？下面就教你用简单函数搞定！ 第二种：只用入门函数，轻松搞定！ 这一方法，需要用到 2 个入门函数和一个符号：LEFT+RIGHT+&连接符 B2 单元格中的公式为： 不要怕，这个公式很简单，马上拆解给你看！ 打码的公式由 3 部分组成： 其中，使用 & 符号连接文本时，需要在文本前后加上英文半角双引号。所以我们连接的四个星号前后有双引号 "****" 。 现在你看懂了吧~ 这个公式就是，用 LEFT 取手机号的前三位，中间用 & 符号连接加上四个星号 ****，最后再连上用 RIGHT 函数取得的手机号的后四位。就得到我们想要的结果。 只要使用基础的入门函数，就能避免隐私泄露，轻松搞定手机号打码。  如果你只知道按回车换行，那么不好意思，在一个单元格里想要实现换行就行不通了！那就赶快试试 【Alt+Enter】吧！ 下图，使用者希望在空白的行列中分别按产品类别和季度来汇总销量数据。 步骤： 选中数据区域和需要求和的行和列，然后按住<Alt+=>组合键，对数据快速求和。 很多重复数据需要录入时，使用下拉列表是个节约时间的好办法。但是你知道除了使用【数据验证】，生成下拉列表其实只用按下键盘就能搞定吗？ 是的，同时按下【Alt】和键盘上的【↓】下箭头，就能 1 秒生成下拉列表了！   很多人知道可以通过拖拽单元格区域来调整表格，不过若是想把这个工作表里的某片区域拖到另一个工作表里？唉，貌似不灵了…… 其实，同时按着【Alt】键拖动单元格区域，就能把它拖拽到另外一个工作表里去了！  在工作中经常要输入时间日期，特别是当下的日期和时间。怎么办？ 手残党只能一个字符一个字符输入的，可是高手都会 2 组按键： 【Ctrl】+【分号】，插入当前日期 【Ctrl】+【Shift】+【冒号】，插入当前时间  就是一键搞定！ 掌握一些常用的快捷键，可以帮助我们大大提升效率。  当有一个或多个区域要输入相同的内容时，怎么办？输入一个数据时都是按【Enter】结束并跳转至下一个单元格。你只需要在这个基础上多按一个【Ctrl】键即可。 【Ctrl】+【Enter】，你值得拥有！   上面这组批量输入相同内容的快捷键有一个前提：必须先选中区域，再输入内容。这给我们一个启发，只要先选中想要输入的区域，就能用【Ctrl】+【Enter】键快速输入。 快速批量选择的方法有很多，下面这两个方法你一定会用到： ❶ 用【Ctrl】+【G】键快速定位到所有空单元格 ❷ 用筛选的方法将需要的区域筛选出来，再选中这些区域  按住【Shift】不放松，移动数据似轻功。 方法： 这样就大功告成啦！多尝试几次，是不是比复制粘贴调整要快许多呢？   要插入空行的时候我们一般是右键左侧栏，点击【插入】，还不能直接插入多行。但其实【Shift】键可以帮我们一步搞定！ 方法： ❶ 选中要在它下方插入空行的行； ❷ 把鼠标移至该行左侧第一格左下角交叉处，出现如下标志：  ❸ 按住【Shift】键拖动框线向下，即可添加空行。 这样添加空行，熟练以后只需 3 秒钟，快到随心所欲！  拖拽的方向反过来，就又变成了删除噢~ 想给某些特殊单元格添加备注信息，可以同时按下【Shift+F2】。 提醒：有些笔记本电脑要同时按【Fn】噢~   如果已经打开了很多工作簿，想要全部关闭，不用一个个点【×】，直接按住【Shift】键点一下【×】就行！ 这一招杀伤力太强，千万不要像我一样毫不犹豫地点【不保存】！不然有你后悔的，别问我为什么知道……  当我们在 Excel 使用中遇到问题需要寻求帮助时，除了去问度娘，不妨试试按下键盘上的 F1 功能键。 F1 功能键可以快速地调出 Excel「帮助」任务窗格，很多 Excel 知识点都可以在帮助中找到官方的说明。就算是 Excel 高手们，也会在遇到问题时用 F1 去寻找答案。 在 Excel 工作表中执行比如删除行、插入行、新建工作表等简单的操作时，我们总是需要多次重复操作。这种情况下，最快捷的操作莫过于按下 F4 功能键。 F4 功能键可以秒重复上一步我们进行的操作。 如果函数公式中的单元格是相对引用格式，快速填充函数公式时，单元格的引用就会根据公式所在的单元格位置的变化而变化。 所以若想在快速填充函数公式时保持单元格的引用不变，就需要将相对引用切换为绝对引用。 而绝对引用的表示是对引用的行号列标添加美元$符号，要是手动添加，恐怕…… 其实在编辑栏选中公式中的单元格引用，然后按下 F4 功能键，就可以在绝对引用和相对引用之间快速切换。  在 Excel 公式中，如果设置了计算选项为手动，则公式引用的单元格的值发生变化后公式不会进行自动重新计算，即结果也不会更新变化。 但这时可以按下 F9 功能键进行强制重新计算所有公式。 如上图所示，原来的公式计算选项为手动，当改变单元格的值后，公式没有自动计算，在任意单元格按下 F9 功能键强制重新计算所有公式。  在编辑栏，选中复杂函数公式中的部分，按下 F9 功能键，可以对该部分公式进行单步计算，显示分步结果，从而帮助我们分步理解复杂函数公式。 这里动画演示了经典的求不重复值的公式，选取公式的不同部分按下 F9 功能键，从而我们能更快地理解好这个公式。  有一些固定的词组，输入 1 个、2 个，貌似没什么，但是输入 100 个、1000 个 工作量蹭蹭蹭地上去了。 比如，输入性别：男 / 女 如果，输入 1 自动变成男，输入 0 自动变成女，是不是轻松很多？ 怎么实现？只要简单 3 步： 注：除汉字外，标点符号为英文状态符号。 手机号码 11 个数，一个都不能少，一个都不能多； 省份、部门等分类信息有统一规定的名字，一个都不能错； 否则，BOSS 找你时，就出大事了！加班修改改到手软！ 那......能不能从源头解决问题呢？录入数据时杜绝出错。 有！数据验证，下面是 2 个最最典型的用法，立马收藏！ ❶ 限制文本长度 打开【数据验证窗口】，在【允许】选择【文本长度】，输入对应的号码长度，点击【确定】。 当不小心输入错误文本长度，Excel 自动会提醒输入错误，禁止输入。 ❷ 制作下拉列表 打开【数据验证窗口】，在【允许】选择【序列】，选择准备好的辅助列，点击【确定】。 使用下拉列表，有效节省不必要的重复输入。  输好数据，花费 1 秒，用鼠标点击下一单元格，再进行输入。 假设有 100 个单元格，手在鼠标和键盘间来回切换显得非常麻烦。 表界老司机表示根本不需要鼠标，用两个快捷键立马提速：【Tab 】和【Enter】。 【Tab 】负责向右移动，【Enter】负责向下移动。 注：2016 版实现【Enter】直接跳到下一行开头，其他版本则需要选定好区域，使用 【Tab】才能直接跳到下一行开头。  很多职场小伙伴在录入数据时，饱受单元格格式问题的折磨，特别是身份证，银行卡号，学号等长数值型文本。  当输入长数字文本，如果没有文字，Excel 则判断为数值，超过 12 位数数值默认以科学计数法显示，而且后面的位数会变成「0」。 了解原因，我们对症下药，需要数值以文本显示，那就设置单元格格式为「文本格式」。 财务会计报表里，经常需要对正数和负数进行区别对待。这种事情就别一个个手工修改了，交给数字格式，一秒钟搞定。先选择数值，切换到负数以红色显示，再切换到自定义，添加箭头符号。 手机号为了看得更清楚，也可以化个妆，将自定义格式改为 000-0000-0000，一秒全搞定。  在录入序号或编号的时候，有些特定的内容可以使用自定义格式，不需要手工录入。 只需要输入数字部分即可，而且还可以自动用 0 补齐，保证整齐美观。  比如我们要编制一个文件管理的汇总表格，要输入文件编号： 这些编号并不连号，是不是只能一个一个字的去敲？ 其实，只要在自定义单元格里小小的设置一下，然后只需要输入变动的数字就行了！ 设置方法： 选中要设置的单元格区域，右键菜单中选择【设置单元格格式】 在【数字】选项卡中选择【自定义】 在右侧的类型区域设置自定义代码：【"幻方鄂发[2018]"000"号"】 单击【确定】退出设置，然后录入就可以了。 其中 0 表示为占位符，其它字符串需要用一对英文引号（「」）包括在其中。 编制考卷中是不是经常会遇到一些特殊字符？最简单的对号（√）、错号（×）你是怎么输入的？ 是不是每次都去特殊字符库里面去找呢？ 其实你知道吗？把刚才的那段自定义格式代码换成：[=1]"√";[=0]"×" 输入 1 就显示对号（√），输入 0 就显示错号（×），是不是很酷炫？ 如果录入经常用到某个序列，比如部门名称、人员姓名、公司名称等等，可以将序列数据添加到自定义序列中。 输入序列中的一个，其他数据都可以通过拖动填充序列的方式录入，非常方便。 添加自定义序列方法如下： 请依次单击【文件】-【选项】，即可显示【Excel 选项】窗口，如下图所示： 单击【高级】选项卡，在右侧的窗口中找到【编辑自定义列表】选项 单击即可出现下图所示【自定义序列】窗口： 在工作表中先选中序列区域，再打开添加自定义序列的界面 直接单击【导入】即可完成定义序列的添加，如下图所示： 注意：系统自带的序列，如星期、月份、天干、地支等都可以通过序列来录入，方便快捷。    通过数据验证（数据有效性）的下拉菜单输入，可以提高录入准确率和速度。 注意：在序列中，各选项之间使用半角的逗号( , )分开。 先写到这里，俺太累累累了…… 这个回答小E足足准备了2天时间 ，觉得有帮助的话记得关注 @秋叶Excel 想要更加系统地学习Excel，在这里给大家推荐一本职场人士必备的好书：《秒懂Office》 2 分钟、3 步骤、秒懂一个 Office 新技能！ 对比了一下其他平台， 只有下面这家是可以送价值169的office网课！！  由微软Office认证导师编写。 办公室速查手册，哪里不懂学哪里。 光看目录就能直达问题痛点，节省查找时间。 懒得看图文？ 没事，每个小技巧都可以配备了对应的教学视频~      推荐阅读： 1、怎样做excel数据透视表？ 2、有哪些好用能提高工作效率的 Excel 插件（或 Office 办公插件）值得推荐? 3、哪里有免费的 Excel 教程？ 4、初学 EXCEL 有哪些快捷键？ 5、工作中 Excel 哪个功能最实用？ 6、有没有一些实用的Excel小窍门？ 7、Excel 有什么有趣的玩法？