工作中 Excel 哪个功能最实用？
我说一个，应该没人会反对吧？只要你经常用Excel，这个绝对是使用最频繁的功能之一： 那就是求和！ 你是怎么求和的？用sum函数？其实一组快捷键3秒就可以搞定！   既然都来回答了，肯定不会只介绍这么一个小功能，下面要介绍的Excel操作 一个比一个实用！  —— 2020.5.19 —— 没想到这个回答这么受欢迎，送大家100份Excel模板吧。 直接放在正文会被知乎判为垃圾信息，有需要的知友直接私信 @秦阳 即可~   如果在打印 Excel 表格时，多出一点内容，一页打不下，多出一页大面积浪费，有没有办法快速压缩到一页里？ 我们先来看看下面这个案例，多出来这些是不是看着超级难受（心疼）？ 能不能在点击打印前，提前预知打印页面的情况？ 其实非常简单，只要切换到分页预览视图，拖拽蓝线就能搞定： 这条蓝色的线，叫做分页符，也就是 Excel 里的打印分页线，通过拖拽可以手工调整分页的废纸。 当你不想看到这条蓝色线时，只需要在【视图】下，切换回【普通视图】，就能恢复原状啦。 就是这么一个小小的动作，可能就节省了几百页的打印纸，又或者抓破脑袋来回折腾的时间。  有超链接，点击就能直接打开相应的图片、照片、文档等文件。怎样在 Excel 表格中批量创建超链接呢？需要用到一个 HYPERLINK 函数 。  动图的案例中涉及的关键操作： ❶  在 C2 输入了如下公式： ❷ 向下填充公式，点击 C 列「链接」就能查看对应文件。HYPERLINK 函数的结构如下： 因为链接地址是根据 A 列的文件名动态计算的，所以填充公式后，会链接到对应的文件上，点击生成的链接也就能够查看对应的文件了。 是不是超酷炫的！  对于很多职场人来说，Word的使用频率比Excel高。 于是你少不了有时要把Word中的内容放到Excel中。 比如，统计人事信息，最后信息统计到 Word 里，可能就是这个样子： 可是交给老板要求是 Excel 表格，怎么办呢？ 如果打开 Excel，将 Word 信息直接复制粘贴到 Excel 中，可以看到，每行信息在同一个单元格。 在 Excel 中对文字信息进行拆分，就可以轻松搞定 Word 文档转换 Excel！ 操作：选中该列，选择【数据】-【分列】，在弹出的选项框中，【分隔符号】下勾选【其他】，手动输入中文输入法的逗号，点击确定。 看，处理信息是不是超级快~  当我们把 Excel 中的表格、图表等对象复制粘贴到 Word 里后，如果数据需要更新，还得在修改重新复制粘贴，那太麻烦了。 而利用选择性粘贴，我们可以把表格、图表粘贴成动态链接的对象。当数据发生变化时，只要打开 Word 文档，就会看到最新的结果。 在 Excel 中复制表格，切换到 Word，点击粘贴的下拉箭头，选择【选择性粘贴】-【链接的对象】就可以啦。 还有更快捷的——选择性粘贴的快捷键是【Ctrl+Alt+V】，按一下就好。  例如，表格行数太多，在看表时容易串行。 这个时候如果间隔一行填上颜色，就能很好的区分。 千万不要吭哧吭哧的一行一行手工填，你只要点击一个格子，按下 Ctrl+T，插入表格，Excel 就会非常智能的帮你完成。   有时候，我们手里的表格方向不对，横着和竖着的两个方向反了，想要把它转个90度来排。 当然表格数据，肯定不能像图片那样旋转，这样就得歪脖子查看数据了…… 方法很简单，用复制粘贴就可以！ 选中表格区域 -【复制】，右键单击空白单元格 -【选择性粘贴】-【转置】  我们都知道 Word 是可以比较两篇文档有什么差异，但是 Excel 想比较两个差不多的表格，里面有什么不一样那就比较麻烦了，那有没有什么更方便的方法呢？ 常年和 Office 打交道的人都知道，在【视图】选项卡中，包含了所有文档浏览的相关功能，Excel 也不例外！ 而其中有一项，就能帮我们省时省力的比较查看两个表格，它就是 —— 并排查看。 先看同步滚动的效果： 操作方法很简单，直接点击【视图】-【并排查看】就能实现。   数据多的时候，往下一滚，表头就看不见了，是不是分不清哪一列是什么数据？ 用冻结窗格，把标题行锁定，随时都能看到表头，数据立马明朗啦。  查看表格时，数据太多容易看花眼，如果只关注某些符合特点条件的数据，那直接用颜色标注出来多好啊。 是的，你不用手工去设置，只需轻轻点击鼠标，在开始-条件格式中选择想要的条件。 Excel 就会帮你自动完成，比如，把成绩不及格的全都标红： 除此以外，在这些时候，你都可以用它来快速标记： 重复登记的姓名； 快到期合同； 数据超标的每一行； 项目完成的状态； ……  但凡你想得到的，符合某个条件就要改变格式的，都可以用条件格式来自动完成。  没错，不仅是PPT有模版，Excel也有模板，而且还是自带的。 在Excel2016中，打开软件，或者点【文件】-【新建】，也能看到一大堆现成的模版。 比如在推进比较复杂的工作事项、项目工作时，经常会用甘特图来展示每一项工作的进度情况，一页张表、一页纸就能俯瞰全局。 那怎么做甘特图呢？ 直接在新建面板顶部的搜索框内输入 甘特图 ，按下Enter进行搜索。就能找到这个模版： 除了甘特图，Excel2016还有很多模版，譬如个人饮食锻炼管理表：  比如，考勤跟踪管理表：   谁说文本连接一定要用&？谁还在炫耀 CONCATENATE 和 PHONETIC 函数？ 晓得不，自从我诞生以来，这些老家伙基本都告别一线，退休养老了！就连我的同级生 CONCAT 和 TEXTJOIN 都不是我的对手！ 牛皮不是吹的，看我露两手！    和文本连接一样，拆分字符串也是技术活！ 在没有我之前，文本截取函数 LEFT、RIGHT、MID 三兄弟在这个领域称霸一方，混迹多年却依然经常需要 LEN 函数的协助，才能完成不定字符长度截取。 然而，现在有了我，它们只好乖乖退位让贤！  替换曾经是我兄弟 Ctrl+H 的专长，它和 REPLACE、SUBSTITUTE 函数为这点地盘也是火拼了多年。  现在好了，我君临天下，它们仨再怎么争，也就争个千年老二！    号码加密或分段显示，以前你或许会用 REPLACE 函数，但是它太墨迹了。 以后这种手艺活就交给我了！三下五除二，我就能把电话号码收拾得服服帖帖的！   我们都知道 18 位身份证号码的第 7-14 位是出生日期，人资的小伙伴一定没少跟它打交道！  我不知道各位 HR 小哥哥小姐姐以前是怎么提取出生日期的，不过从现在开始，我绝对就是你们的最佳选择！    面对包含各种空格和符号等无效信息的表格，你是不是火大头痛？ 快让我这个清道夫来帮你清除表格垃圾，还你一片净土！   批量对单元格内容按一定规则换行，常规做法也需要借助 REPLACE 等替换函数。 但是我的横空出世，给受此难题困扰的表亲们带来了福音。只需轻轻两个按键，看我闪转腾挪，为您解忧！    从一串数字和文本混杂的字符串中提取数字，一直都是一件麻烦事，有大神甚至为了这个问题特意分享过各种函数、VBA 解法~ 不过在我看来，这些文本中的字符串简直就是探囊取物，看我百万军中取其首级！   同样的一串数据字符，有时需要相互转换分段排列的方式。 这在以前可是一项大工程，现在有了我，这些文本分段排版问题的解决，统统有了着落！ PS： 这里有一个错误，Ctrl + E 填充后，所有的职位变成了 “经理”。 解决方法如下：多填写一行的内容，帮助Ctrl + E 更好地判断就可以啦~   还是文本排序的问题，但难度增加了，我们需要把文本重新排序，再进行排版，怎么样，你会吗？  不妨先来围观我，如何快刀斩乱麻，把它们收拾得妥妥的。 最后特别提醒： 所以想要提高工作效率，及时地更新版本很重要！  如果大家想系统学习Excel，以上这类教程可以帮大家开拓视野，但是真正要系统提高Excel技能，大家可以通过学习图书、网课，然后再通过实践不断提升。  如果你喜欢这样的教程，推荐大家购买一本图书《和秋叶一起学Excel》，目前已经更新到第2版，非常值得入手学习。对了，如果在京东购买，记得领券，经常会有5折的优惠活动出来。  想系统学PPT的话，可以关注一下我最新出版的图书《说服力：工作型PPT该这样做》 