有哪些实用的 Word、PPT 和 Excel 小技巧？
作为一位PPT发烧友，每个月都要做40多份幻灯片，我也跟大家分享一些私藏的，真正能在PPT制作中省力的技巧和工具。干货分享！ 好了，废话不多，咱们直奔主题，写完我也早早睡觉。 首先跟大家解释一下什么是页面逻辑： 我们都知道，幻灯片实际上起到的是承载内容的作用，不同的幻灯片承载的，肯定是不同的内容，比如说，有些页面写的是市场分析，有些页面上写的是竞争分析，那么，当很多页面同时出现在同一份幻灯片中时，就肯定会有顺序之分，这个顺序，就是我上面说的页面逻辑。 好了，明白了概念，那么如何快速调整页面逻辑呢？在这里，我经常使用的一个技巧是把表达意思相同的页面归到一个节中。  大家看我用绿线圈着的区域，是不是很像书籍的目录？ 对了，起的就是目录的作用，大家知道这有什么好处吗？ 1、便于查找相关内容。当幻灯片页面很少时，这个节的作用帮助不大，但当你的幻灯片超过20页时，你知道想找某一个页面有多费劲吗？使用这个技巧，绝对省力。 2、能理清你的思路。比如就拿上面这份幻灯片来说，除了首页，尾页和目录，整份幻灯片内容分为9个部分，当你把页面按节整理好了，你可以发现幻灯片的逻辑是否正确，当然，如果不正确，你可以快速调整，这时候，节也起到了思维导图的作用。 我之前在其他文章中写过，一份幻灯片中，不要使用超过3种的字体，有些讲究的公司甚至只使用一种，比如我前几天帮京东做的一个案子，就规定只使用微软雅黑。 那，如果你做完幻灯片后，才发现，字体使用不恰当，比如想把幼圆全部替换为黑体，手工一个个文本框替换的话，太坑爹，这时候怎么办呢？  第一次使用这个功能时，我真特么觉得微软比媳妇还贴心啊！ 有时候，当你辛辛苦苦，精雕细琢地为幻灯片中每一个元素都添加了动画，拿到老板或客户面前演示时，他们说，：“我赶时间，3分钟给我讲讲幻灯片内容。”如果你遇到过这样的场景，你会傻掉的，心里有10W只草泥马在奔腾，嘴里那句“我靠”久久不能咽下。 但你还是要花3分钟来讲幻灯片，如果你再笨手笨脚的一个动画一个动画的去删除，估计你离挂掉没多远了。 但是，如果你知道了我今天介绍的这个技巧，你也会觉得，微软比媳妇贴心。  幻灯片放映还有很多技巧，感兴趣的朋友可以看下。 在PowerPoint这个软件中，虽然有一个功能叫smartart，里面有组织架构图的样式，但一个个的添加未免太慢了，这里有一个小技巧是，把smartart反着用，你会爽翻的。 在介绍技巧之前，咱们看看什么叫正着用： 正着用就是先插入smartart，再添加文本和其他形状（因为默认样式智能输入5个）。 那么反着用是什么意思呢？  就是，我们先插入文本，然后转化为smartart。 怎么用呢？首先，我们需要新建一个文本框，在里面写上所有职位，然后调整段落级别，选中文本，按tab键即可：  然后，选中右边那个文本框，咱们可以在开始选项卡中看到转换为smartart这样一个功能：  点一下，看看能出现什么： 如果这时候，我们要给老板添加一个秘书，怎么办呢？ 选中老板那个形状，在添加形状那里，选择添加助理：   我们看看效果：  是不是反着来用smartart比正着更省力？ 有时候，我们在别人的幻灯片中看到一些非常不错的格式效果和动画效果，想借用一下，对吧，读书人的事儿，咱不叫偷，咱们是借用，洋气点叫copy。 那该怎么快速省力地借用呢？ 比如说，我用幻灯片做了一个3维格式的禁止符：  你觉得好看，自己又做不出来，想直接把我做好的效果给copy到你的这个上面：  这时候，你可以借用格式刷：  先选择我做的禁止符，点击格式刷，然后在你的禁止符上点一下，你的也能变成3维效果了：  很简单吧，想要copy动画效果也是一样的操作。 当然，如果你有一群禁止符要做成3维格式：  那么，如果还按上面的方法一个个来copy效果，未免有些缓慢，那么，这时候，你可以先选中我做的禁止符，然后，双击格式刷选项，这样就可以变成一把增强版的刷子了，就可以连续为不同元素添加统一效果：   在这里，我不讲使用排列，对齐功能，我跟大家分享另外一个小技巧，那就是开启智能参考线。  那么，勾选这个设置会给你带来哪些便利呢？  请注意右边那两个方块对齐时出现的两条线。 如果你用过这个功能，你同样会觉得微软比媳妇贴心。 很多人在进行幻灯片演讲时，会经常忘记下一页幻灯片上写了什么内容，从而导致卡壳现象，那怎么解决呢？  很简单就能解决，那就是开启演讲者视图。 当你开启后，在幻灯片放映的那台电脑上就会变成这样，左边是正在幕布上显示的页面，右上是下一页幻灯片，右下是当前页的幻灯片备注，最下面那一排是所有的幻灯片页面。   很简单，很贴心的功能，你说，是不是比媳妇还贴心？ 这个问题令人很头疼，也很无奈，为啥？在中国，各种版本的PowerPoint软件横行，有像我一样使用2013版的，也有正常的使用10版的，还有些高校，在使用07版，当然，也不排除一些中学，还在使用03版，那么，当我在13版软件中使用了很多酷炫的动画效果，拿到低版本软件上播放时，是出不来效果的。 那么，我们有时候也不清楚，哪些功能是低版本软件不具有的，这时候，我们除了拿到将要演示的电脑上先过一遍外，还可以检查兼容性：  当我们点击这个功能后，我们可以看到：   哎呀妈呀，暖暖的，又让我感觉到贴心了。 再更新几个能在幻灯片制作中省力的小工具。  首先跟大家分享一下，什么叫几何背景：  对，就长这样。 在我收到的很多读者朋友的作品中，很多人喜欢用这样的图片做背景。但我估计，很少有人知道这样的背景图是怎么做出来的。 知乎上也有关于如何制作这种图的讨论，无非就是先拉一个渐变，然后再修改什么参数之类的去做，很麻烦，而且门槛还高。 但是如果你知道了这个工具：Trianglify Generator  看到主界面就不用我多解释了吧！ 同样是修改参数，但是这个网站里，你只需要修改尺寸，几何块之间的疏密程度，几何块的大小和颜色就OK了：   忍不住要爆粗口了，操作太特么简单了。 同样地，在知乎上还有一个关于如何用PPT制作小图标问题的讨论，其实，我真的想在里面说一句，干嘛要亲力亲为啊，网上有现成的，质量还高，为啥不用啊？  上面是主界面，比如咱们搜索目录的小图标：   你以为多就完了吗？还有更贴心的：  多种颜色和3种格式提供下载，真是方便到爆。 另外，我再说一点感受，因为几乎我每天都要使用这个网站找图标，满意率差不多能达到95%，而且，细心的朋友还会发现，这个网站提供了很多样式统一的图标素材，这一点才是真贴心。 举个例子，比如我们在一页幻灯片中想插入几个图标，样式肯定要统一，对不对，比如说都是圆形图标或者都是方形图标之类的。 带圈的“首页”图标： 带圈的“目录”图标：  带圈的“内容页”图标：  咱们就用上面的图标来做一页幻灯片：  格式统一才是幻灯片制作的正确姿势。 ---------------------------------------- 今天先写这么多吧，明天接着写，睡觉。 你也可以看看我的其他回答，都超级赞，我选了几个给你：  记得顺手点个赞哈！不枉我熬夜写答案！