Sous réserve des dispositions de l'article R. 211-8, la déclaration mentionnée à l'article R. 211-2 est faite par l'organisateur au plus tard un mois avant la date prévue pour le rassemblement auprès du préfet du département dans lequel il doit se dérouler. 
Elle mentionne le nom et l'adresse du ou des organisateurs, le jour, le lieu et la durée du rassemblement ainsi que le nombre prévisible des participants et des personnes qui concourent à sa réalisation. Elle indique que l'organisateur a informé de ce rassemblement le ou les maires intéressés. 
La déclaration est accompagnée de l'autorisation d'occuper le lieu, donnée par le propriétaire ou le titulaire du droit réel d'usage.