Le compte rendu de l'entretien professionnel est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct du fonctionnaire. Il comporte une appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de ce dernier.
 Il est communiqué au fonctionnaire qui le complète, le cas échéant, de ses observations.
 Il est visé par l'autorité hiérarchique qui peut formuler, si elle l'estime utile, ses propres observations.
 Le compte rendu est notifié au fonctionnaire qui le signe pour attester qu'il en a pris connaissance puis le retourne à l'autorité hiérarchique qui le verse à son dossier.