Pour chaque échantillon prélevé, il est établi une fiche de prélèvement d'échantillon en deux exemplaires. Un exemplaire est conservé par le service dont relève l'agent ayant procédé au prélèvement, l'autre est adressé au laboratoire devant procéder à l'analyse.
 La fiche indique la dénomination des végétaux ou produits végétaux, le numéro d'identification de l'échantillon et la signature de l'agent qui a procédé au prélèvement.