L'entretien professionnel est conduit par le supérieur hiérarchique direct de l'agent reçu en entretien. Si une raison majeure impose que l'entretien soit conduit par un supérieur hiérarchique différent, il en est fait explicitement mention dans le compte rendu.
 Le compte rendu de l'entretien professionnel mentionne la date à laquelle il s'est déroulé ainsi que l'identité de l'agent, son grade, son échelon et la description des fonctions qui lui sont confiées. Il précise notamment si l'agent exerce des fonctions d'encadrement.
 Doit également être portée sur le compte rendu la date de communication à l'agent du compte rendu, laquelle ouvre le délai des voies de recours.