A la prise de possession de tout bien requis en usage, il est établi un état descriptif et, s'il y a lieu, un inventaire. Toutefois, en ce qui concerne la réquisition de biens meubles, il suffit d'une simple mention portée sur le reçu, si cette indication permet d'identifier les objets et de caractériser leur état.
L'état descriptif et l'inventaire sont établis par écrit, sur papier libre, en deux exemplaires, en présence du prestataire ou de son représentant ou, à défaut, d'un représentant de la municipalité. Ils sont signés contradictoirement.L'un des exemplaires est remis au prestataire ou à celui agissant pour son compte, et l'autre exemplaire est conservé par l'autorité requérante. 
Ces documents contiennent tous éléments précis d'information permettant d'évaluer les prestations requises. En cas de contestation, les parties peuvent mentionner leurs observations avant d'apposer leur signature. Le cas échéant, il est fait mention du refus de signer du prestataire. 
En fin de réquisition, les mêmes formes sont employées que lors de la prise de possession et il est procédé, à cette occasion, à toute constatation utile pour déterminer les modifications intervenues dans l'état des biens au cours de la réquisition. Dans le cas prévu au premier alinéa de l'article R. 2213-9, l'autorité requérante prend toutes mesures pour permettre d'établir la date de cessation effective de l'occupation, ainsi que l'état des lieux à cette date.