L'entretien professionnel est conduit par le supérieur hiérarchique direct de l'agent reçu en entretien.
 Le compte rendu de l'entretien professionnel mentionne l'identité de l'agent, son grade, son échelon, la date de l'entretien professionnel et la description des fonctions qui lui sont confiées. Il précise notamment si l'agent exerce des fonctions d'encadrement.
 Doit également être portée sur le compte rendu la date de communication à l'agent du compte rendu, laquelle ouvre le délai des voies de recours.