3. As reuniões do Comité de Comércio são convocadas pelo Secretariado do Comité de Comércio para uma data e um local acordados por ambas as Partes. A convocatória da reunião é enviada pelo Secretariado do Comité de Comércio aos membros do Comité de Comércio, o mais tardar 28 dias antes do início da sessão, salvo acordo em contrário das Partes. Artigo 4.o Delegação Os membros do Comité de Comércio podem ser acompanhados por funcionários. Antes de cada reunião, os Presidentes do Comité de Comércio são informados da composição prevista das delegações que participam na reunião. Artigo 5.o Observadores O Comité de Comércio pode decidir convidar observadores numa base ad hoc. Artigo 6.o Secretariado Os coordenadores designados pelas Partes em conformidade com o artigo 15.6 do Acordo atuam conjuntamente como Secretariado do Comité de Comércio. Artigo 7.o Documentos Sempre que as deliberações do Comité de Comércio se basearem em documentos de apoio escritos, estes são numerados e difundidos pelo Secretário do Comité de Comércio como documentos do Comité de Comércio. Artigo 8.o Correspondência 1. A correspondência dirigida aos Presidentes do Comité de Comércio é transmitida ao Secretariado do Comité de Comércio para ser difundida aos membros do Comité de Comércio. 2. A correspondência enviada pelos Presidentes do Comité de Comércio é enviada aos destinatários pelo Secretariado do Comité de Comércio, e é numerada e difundida, quando adequado, aos outros membros do Comité de Comércio. Artigo 9.o Ordem de trabalhos para as reuniões 1. O Secretariado do Comité de Comércio estabelece uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião. A ordem de trabalhos é enviada, juntamente com os documentos pertinentes, aos membros do Comité de Comércio, bem como aos Presidentes do Comité de Comércio, o mais tardar 7 dias antes do início da reunião. 2. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos relativamente aos quais o Secretariado do Comité de Comércio tiver recebido de uma Parte um pedido de inclusão na ordem de trabalhos, juntamente com os documentos pertinentes, o mais tardar 14 dias antes do início da reunião. 3. A ordem de trabalhos é aprovada pelo Comité de Comércio no início de cada reunião. Para além dos pontos constantes da ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos, se as Partes assim o acordarem.