Os Estados-Membros da Comunidade serão informados sobre as reuniões do Comité Provisório. Artigo 4.o Secretariado Um funcionário da Comissão Europeia e um funcionário do Montenegro exercem conjuntamente as funções de secretários do Comité Provisório. Artigo 5.o Correspondência A correspondência de e para o presidente do Comité Provisório deve ser enviada aos dois secretários. Os dois secretários assegurarão que a correspondência seja transmitida, se for caso disso, aos representantes respectivos no Comité Provisório. Artigo 6.o Ordem de trabalhos das reuniões 1. O presidente e os secretários elaboram a ordem de trabalhos provisória de cada reunião o mais tardar quinze dias úteis antes do início da mesma. A ordem de trabalhos provisória incluirá os assuntos relativamente aos quais foi recebido um pedido de inclusão pelos secretários pelo menos vinte e um dias antes do início da reunião, só devendo esta inscrição ser efectuada se a documentação de apoio tiver sido enviada aos secretários o mais tardar na data do envio da ordem de trabalhos provisória. A ordem de trabalhos será adoptada pelo Comité Provisório no início de cada reunião. Para além dos assuntos inscritos na ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros assuntos, se ambas as partes estiverem de acordo. 2. O presidente pode, com o acordo de ambas as partes, encurtar os prazos referidos no n.o 1, a fim de ter em conta as exigências de um caso específico. Artigo 7.o Actas A parte que organiza a reunião elaborará um projecto de acta de cada reunião do Comité Provisório. O projecto indicará as decisões e recomendações aprovadas e as conclusões adoptadas. O projecto de acta será apresentado para aprovação ao Comité Provisório no prazo de dois meses a contar da data da reunião. Após aprovação, a acta será assinada pelo presidente e pelos dois secretários e um exemplar original será conservado por cada uma das partes. É enviada uma cópia da acta a cada um dos destinatários referidos no artigo 5.o Artigo 8.o Deliberações O Comité Provisório toma as suas decisões e formula as suas recomendações de comum acordo entre as partes. Entre as sessões, o Comité Provisório pode tomar decisões ou formular recomendações mediante procedimento escrito, se ambas as partes estiverem de acordo.