Artigo 3.o Reuniões 1. O Conselho de Associação reúne-se pelo menos uma vez por ano e sempre que as circunstâncias o exigirem, por mútuo acordo das Partes. Salvo acordo em contrário das Partes, o Conselho de Associação reúne-se no local habitual de reuniões do Conselho da União Europeia. 2. As sessões do Conselho de Associação realizam-se em data acordada entre as Partes. 3. As reuniões do Conselho de Associação são convocadas conjuntamente pelos seus secretários, com o acordo do seu presidente, o mais tardar 30 dias antes da data da reunião. Artigo 4.o Representação 1. Os membros do Conselho de Associação impedidos de assistir a uma reunião podem fazer-se representar. Caso um membro pretenda ser representado, deve comunicar o nome do seu representante ao presidente do Conselho de Associação antes da reunião em que será representado. 2. O representante de um membro do Conselho de Associação exerce todos os direitos desse membro. Artigo 5.o Delegações 1. Os membros do Conselho de Associação podem ser acompanhados por funcionários. Antes de cada reunião, o presidente do Conselho de Associação é informado pelo Secretariado do Conselho de Associação da composição prevista da delegação de cada Parte. 2. O Conselho de Associação pode, mediante acordo das Partes, convidar representantes de outros órgãos das Partes ou peritos independentes especializados num determinado domínio para assistirem às suas reuniões, na qualidade de observadores ou para prestarem informações sobre assuntos específicos. As Partes acordam as modalidades e condições em que os observadores podem assistir às reuniões. Artigo 6.o Secretariado Um funcionário do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia e um funcionário da Geórgia atuam conjuntamente como secretários do Conselho de Associação. Artigo 7.o Correspondência 1. A correspondência dirigida ao Conselho de Associação deve ser enviada ao secretário da União ou ao secretário da Geórgia que, por seu turno, deve informar o outro secretário. 2. Os secretários do Conselho de Associação asseguram que a correspondência é transmitida ao presidente do Conselho de Associação e, se for caso disso, aos membros do Conselho de Associação.