Todos os pedidos de inclusão de pontos na ordem do dia da reunião do subcomité são transmitidos aos secretários. O presidente redige uma ordem do dia provisória para cada reunião. Esta é transmitida pelo secretário em funções ao seu homólogo, o mais tardar dez dias antes do início da reunião. A ordem do dia provisória deve incluir os pontos cujo pedido de inclusão tenha sido recebido pelos secretários o mais tardar quinze dias antes da reunião. A documentação de apoio deve ser fornecida a ambas as Partes pelo menos sete dias antes da reunião. A fim de ter em conta os casos urgentes, estes prazos podem ser encurtados, com o acordo de ambas as Partes. A ordem do dia é aprovada pelo subcomité no início de cada reunião. 7. Atas Após cada reunião, a ata é redigida e aprovada pelos dois secretários. Os secretários do subcomité transmitem uma cópia da ata, incluindo as propostas e as recomendações do subcomité, aos secretários e ao presidente do Comité de Associação. 8. Publicidade Salvo decisão em contrário, as reuniões do subcomité não são públicas e as atas são confidenciais.