elaborará e distribuirá um quadro recapitulativo das acções acordadas. No prazo de um mês a contar do fim de cada reunião, a mesma parte elaborará e distribuirá um projecto de acta resumida da mesma.i) O projecto de acta resumida e o quadro recapitulativo das acções acordadas deverão ser concluídos no prazo de quatro semanas após a reunião e aprovados pelos co-presidentes.j) O subcomité organizará reuniões ad hoc a pedido de qualquer das partes com a frequência que as mesmas considerem necessária para cumprir as obrigações previstas no anexo.k) As questões logísticas serão da responsabilidade da parte anfitriã. As reuniões convocadas por teleconferência ficarão a cargo da co-presidência que convocou a reunião.l) No que respeita às línguas utilizadas, serão de aplicação as seguintes modalidades:- as comunicações escritas entre os co-presidentes serão redigidas em inglês,- a parte anfitriã proporcionará serviços de interpretação entre o japonês e o inglês e custeará as respectivas despesas.5. Aprovação de documentosO subcomité:a) Aprovará a ordem do dia de cada reunião;b) Examinará, aquando de cada reunião, o quadro das acções acordadas durante a reunião precedente;c) Aprovará todos os documentos a apresentar ao Comité Misto;d) Aprovará os documentos por consenso. Em caso de divergência das partes quanto a um determinado ponto, poderá ser elaborado um documento que exponha as respectivas posições.6. Envio de relatórios ao Comité MistoO subcomité:a) Apresentará ao Comité Misto, por escrito, os resultados da fase preparatória;b) Transmitirá ao Comité Misto cópias das ordens do dia aprovadas e das actas resumidas no que respeita, pelo menos, às suas reuniões anuais formais.7. Comunicações a outras partes interessadasa) No final de cada reunião, as duas partes elaborarão, se for caso disso, uma declaração comum sobre a situação e funcionamento do anexo.b) Esta comunicação externa deverá ser publicada o mais rapidamente possível após a reunião; cada uma das partes divulgará a declaração comum da forma que considerar mais adequada.