A ordem do dia provisória deve incluir os pontos cujo pedido de inclusão na ordem do dia tenha sido recebido pelos secretários o mais tardar 15 dias antes do início da reunião. Os documentos comprovativos devem ser recebidos por ambas as partes pelo menos sete dias antes da reunião. Para ter em conta os casos urgentes, estes prazos podem ser encurtados, com o acordo de ambas as partes. A ordem do dia será aprovada pelo subcomité no início de cada reunião. 7. Actas Após cada reunião, é redigida conjuntamente pelos dois secretários uma acta e que é por eles aprovada. Os secretários do subcomité transmitem uma cópia da acta, incluindo as propostas do subcomité, aos secretários e ao presidente do Comité de Associação. 8. Publicidade Salvo decisão em contrário, as reuniões do subcomité não são públicas e as actas são confidenciais.