6.oDocumentaçãoSempre que as deliberações do Conselho Conjunto se basearem em textos de apoio escritos, esses textos serão numerados e distribuídos pelos dois secretários como documentos do Conselho Conjunto.Artigo 7.oCorrespondência1. Toda a correspondência dirigida ao Conselho Conjunto ou ao seu Presidente deve ser enviada a ambos os secretários do Conselho Conjunto.2. Os dois secretários devem assegurar o envio da correspondência ao Presidente do Conselho Conjunto e, quando necessário, a sua distribuição como documentos a que se refere o artigo 6.o aos outros membros do Conselho Conjunto. A correspondência distribuída deve ser enviada ao Secretariado-Geral da Comissão das Comunidades Europeias, às Representações Permanentes dos Estados-Membros da União Europeia e à Missão do México junto da União Europeia.3. A correspondência do Presidente do Conselho Conjunto será enviada aos seus destinatários pelo respectivo secretário e, quando necessário, distribuída como documento a que se refere o artigo 6.o aos outros membros do Conselho Conjunto, para os endereços indicados no n.o 2.Artigo 8.oOrdem de trabalhos das reuniões1. Os secretários do Conselho Conjunto elaborarão, com base nas sugestões das Partes, uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião, a qual deverá ser transmitida pelo respectivo secretário aos destinatários referidos no artigo 7.o, o mais tardar quinze dias antes do início da reunião em causa.A ordem de trabalhos provisória deve incluir os pontos cuja inclusão na ordem de trabalhos tenha sido solicitada a qualquer dos secretários o mais tardar vinte e um dias antes do início da reunião. No entanto, esses pontos só serão inscritos na ordem de trabalhos provisória se os textos de apoio tiverem sido enviados aos secretários o mais tardar até à data da expedição da ordem de trabalhos provisória. O Conselho Conjunto aprovará a ordem de trabalhos no início de cada reunião. Mediante acordo entre as Partes, poderão ser incluídos na ordem de trabalhos outros pontos que não figurem na ordem de trabalhos provisória.2. Com o acordo das Partes, os prazos referidos no n.o 1 podem ser encurtados, a fim de ter em conta casos específicos.Artigo 9.oActas1. O projecto de acta de cada reunião será elaborado conjuntamente pelos dois secretários, o mais rapidamente possível.2. Regra geral, as actas deverão indicar em relação a cada ponto da ordem de trabalhos:a) A documentação entregue ao Conselho Conjunto;b) As declarações exaradas em acta a pedido de um membro do Conselho Conjunto;c) As decisões aprovadas, as recomendações formuladas, as declarações acordadas e as conclusões aprovadas sobre questões específicas.3. As actas deverão ainda incluir uma lista dos membros do Conselho Conjunto ou dos seus representantes que tomaram parte na