4. O Comité de Direção deve reunir, regra geral, uma vez por ano, de acordo com um calendário aprovado conjuntamente; as reuniões devem ter lugar alternadamente na Comunidade e na Índia. Podem realizar-se reuniões extraordinárias a pedido de qualquer uma das Partes. 5. As decisões do Comité de Direção devem ser tomadas por consenso. Devem ser redigidas atas de todas as reuniões, onde ficarão registadas as decisões e os principais pontos debatidos. As referidas atas devem ser aprovadas pelos copresidentes designados do Comité de Direção. 6. Os custos diretamente associados às reuniões do Comité de Direção, à exceção dos custos de deslocação e alojamento, devem ser suportados pela Parte anfitriã. Os outros custos incorridos pelo Comité de Direção ou em seu nome devem ser suportados pela Parte a que os membros pertençam. Artigo 11.o Financiamento 1. As atividades de cooperação estão sujeitas à disponibilidade dos fundos adequados, às disposições legislativas e regulamentares, às políticas e aos programas aplicáveis das Partes. Os custos incorridos pelos participantes nas atividades de cooperação não darão lugar a qualquer transferência de fundos de uma Parte para a outra. 2. Quando os regimes específicos de cooperação de uma Parte preveem a concessão de apoio financeiro aos participantes da outra Parte, as subvenções ou contribuições financeiras devem ser concedidas de acordo com as disposições legislativas e regulamentares aplicáveis no território da respetiva Parte. Nesse caso, um acordo específico deve prever os termos e as condições a aplicar, que não deverão estar em contradição com os termos do presente acordo. Artigo 12.o Entrada de pessoal e equipamento experimental