O secretário permanente da outra Parte deve responder no prazo de 15 dias úteis a contar da data de receção do pedido de uma das Partes de reunião do subcomité. Nos casos de especial urgência, as reuniões dos subcomités podem ser convocadas num prazo mais curto mediante acordo de ambas as Partes. Antes de cada reunião, o Presidente é informado da composição prevista das delegações de ambas as Partes. As reuniões dos subcomités são convocadas conjuntamente pelos dois secretários permanentes, com o acordo dos secretários do Comité de Cooperação. Artigo 7.o Os pontos para inclusão na ordem de trabalhos são apresentados aos secretários permanentes pelo menos 15 dias úteis antes da data da reunião do subcomité em questão. Os eventuais documentos de apoio são enviados aos secretários permanentes com, pelo menos, 10 dias úteis de antecedência. Com base nestes pontos, é redigida uma ordem de trabalhos provisória que é transmitida, juntamente com os documentos de apoio disponíveis, aos secretários do Comité de Cooperação, bem como às Representações Permanentes dos Estados-Membros, o mais tardar cinco dias úteis antes da reunião do subcomité. Em circunstâncias excecionais, com o acordo escrito de ambos os secretários permanentes, podem ser acrescentados pontos à ordem de trabalhos em prazos mais curtos. Artigo 8.o Salvo decisão em contrário, as reuniões dos subcomités não são públicas. Artigo 9.o É elaborada uma ata de cada reunião. Uma cópia da ata e das conclusões de cada reunião dos subcomités é transmitida aos secretários do Comité de Cooperação. São igualmente transmitidas cópias às Representações Permanentes dos Estados-Membros.