de ligação será definido por forma a permitir determinar se uma informação está ou não arquivada, mas de modo a excluir quaisquer associações ou deduções do conteúdo dos ficheiros.3. A organização do sistema de indexação será definida pelo conselho de administração, deliberando por unanimidade.Artigo 12º Ordem de criação de ficheiros1. Para cada ficheiro informatizado, conforme com o artigo 10º, que contenha dados pessoais necessários ao desempenho das suas funções, a Europol emitirá uma ordem de criação, sujeita à aprovação do conselho de administração, que incluirá os seguintes elementos:1) A denominação do ficheiro;2) A finalidade do ficheiro;3) A categorias de pessoas a que se referem os dados a arquivar;4) O tipo de dados a arquivar e, eventualmente, os dados estritamente necessários de entre os enumerados na primeira frase do artigo 6º da Convenção do Conselho da Europa de 28 de Janeiro de 1981;5) Os diversos tipos de dados pessoais que permitem a exploração do ficheiro;6) O fornecimento ou introdução dos dados a arquivar;7) As condições em que podem ser transmitidos os dados pessoais arquivados, processo de transmissão e destinatários;8) Os prazos de controlo e duração do ficheiro;9) O modo como será feito o registo de pedidos.O director da Europol deverá avisar de imediato a instância comum de controlo prevista no artigo 24º do projecto de ordem de criação do ficheiro e dar-lhe conhecimento do dossier, por forma a permitir-lhe formular, à atenção do conselho de administração, as observações que julgue necessárias.2. Se, por razões de urgências, não for possível obter a aprovação do conselho de administração, tal como previsto no nº 1, o director, por sua iniciativa ou a pedido dos Estados-membros interessados, poderá, mediante decisão justificada, decidir a criação de um ficheiro. O director deverá simultaneamente informar da sua decisão os membros do conselho de administração. Deverá então ser iniciado imediatamente e terminado sem demora o procedimento previsto no nº 1.TÍTULO IV DISPOSIÇÕES COMUNS SOBRE O TRATAMENTO DAS INFORMAÇÕES Artigo 13º Dever de informaçãoA Europol comunicará sem demora às unidades nacionais e, a pedido destas, aos seus agentes de ligação as informações que envolvam os Estados-membros respectivos, bem como as ligações eventualmente estabelecidas entre infracções que, nos termos do artigo 2º, sejam da alçada da Europol. Podem também ser transmitidos dados e informações sobre outras infracções graves de que a Europol tome conhecimento no desempenho das suas funções.Artigo 14º Nível de protecção dos dados1. No âmbito da aplicação da presente convenção e no que diz respeito ao tratamento dos dados pessoais arquivados, cada Estado-membro