Os Estados-Membros da Comunidade Europeia são informados das reuniões do Comité Misto. Artigo 4.o Secretariado Um funcionário da Comissão Europeia e um funcionário da República da Albânia exercem conjuntamente as funções de secretários do Comité Misto. Artigo 5.o Correspondência A correspondência de e para o presidente do Comité Misto é enviada a ambos os secretários. Os dois secretários asseguram a transmissão da correspondência, se for caso disso, aos respectivos representantes no Comité Misto. Artigo 6.o Ordem de trabalhos das reuniões 1. O presidente e os secretários elaboram a ordem de trabalhos provisória de cada reunião o mais tardar quinze dias úteis antes do início da mesma. A ordem de trabalhos provisória inclui os assuntos relativamente aos quais um pedido de inscrição foi recebido pelos secretários pelo menos vinte e um dia antes do início da reunião, esta inscrição só devendo ser efectuada se a documentação de apoio tiver sido enviada aos secretários o mais tardar na data do envio da ordem de trabalhos. O Comité Misto aprova a ordem de trabalhos no início de cada reunião. Para além dos assuntos inscritos na ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros assuntos, se ambas as partes estiverem de acordo. 2. O presidente pode, com o acordo de ambas as partes, encurtar os prazos referidos no n.o 1 a fim de ter em conta as exigências de um caso específico. Artigo 7.o Actas A parte organizadora elabora um projecto de acta de cada reunião do Comité Misto. O projecto indica as decisões e recomendações aprovadas e as conclusões adoptadas. O projecto de acta é apresentado para aprovação ao Comité Misto no prazo de dois meses a contar da data da reunião. Após aprovação, a acta é assinada pelo presidente e pelos dois secretários e um exemplar original é conservado por cada uma das partes. É enviada uma cópia da acta a cada um dos destinatários referidos no artigo 5.o da presente decisão. Artigo 8.o Deliberações O Comité Misto toma as suas decisões e formula as suas recomendações de comum acordo entre as partes. Entre as reuniões, o Comité Misto pode tomar decisões ou formular recomendações mediante procedimento escrito, se ambas as partes estiverem de acordo. As decisões e recomendações do Comité Misto aprovadas nos termos do artigo 43.o do acordo provisório são designadas, respectivamente, «decisão» e «recomendação», seguidas de um número de ordem, da data da aprovação do acto e da referência ao assunto de que tratam.