fim de lhes dar conhecimento das disposições introduzidas pelo Protocolo e pelo presente anexo, demodo a permitir-lhes exercerem os seus direitos. Os Estados-Membros e o Reino Unido asseguramigualmente um acesso fácil aos serviços por parte dos utilizadores.2. As pessoas abrangidas pelo Protocolo devem comunicar à instituição competente asinformações, documentos ou comprovativos necessários para a definição da sua situação ou dasituação da sua família e respetivos direitos e obrigações, à manutenção destes direitos eobrigações, bem como à determinação da legislação aplicável e das obrigações em relação a estalegislação.3. Na medida do necessário à aplicação do Protocolo e do presente anexo, as instituiçõescompetentes transmitem as informações e os documentos às pessoas interessadas o maisrapidamente possível e, em todo o caso, dentro dos prazos fixados pela legislação do Estado emcausa.A instituição competente notifica a sua decisão, diretamente ou por intermédio do organismo deligação do Estado de residência ou de estada, ao requerente que resida temporária oupermanentemente noutro Estado. Ao indeferir as prestações, deve igualmente indicar as razões quefundamentam o indeferimento, as vias e os prazos de recurso. Uma cópia dessa decisão étransmitida às demais instituições interessadas. 1297 ---pagebreak--- Artigo SSCI.4: Formulários, documentos e metodologia do intercâmbio de dados1. Sob reserva do disposto no artigo SSCI.75 [Disposições provisórias relativas aos formulários eaos documentos] e no apêndice SSCI-2 [Documento comprovativo do direito], a estrutura, oconteúdo e o formato dos formulários e documentos emitidos em nome dos Estados para efeitos deaplicação do Protocolo são acordados pelo Comité Especializado da Coordenação da SegurançaSocial.2. A transmissão de dados entre as instituições ou os organismos de ligação pode, sob reservada aprovação do Comité Especializado da Coordenação da Segurança Social, ser efetuada através dosistema de Intercâmbio Eletrónico de Informações de Segurança Social. Na medida em que osformulários e documentos referidos no n.º 1 sejam trocados através do sistema de IntercâmbioEletrónico de Informações de Segurança Social, devem respeitar as regras aplicáveis a esse sistema.3. Se a transmissão de dados entre as instituições ou os organismos de ligação não for