Caso se verifiquem vagas suplementares, o director informará as organizações não governamentais interessadas, de forma a que possam ser apresentados novos candidatos para a realização de um processo de eleição em conformidade com as alíneas a) e b).d) Os suplentes podem assistir às reuniões do PIA, não tendo contudo o direito de intervir se estiverem presentes todos os membros do seu respectivo sector.5. O PIA reunir-se-á pelo menos três vezes por ano, sendo uma das reuniões de preferência realizada aquando da reunião ordinária das partes.6. O PIA pode convocar reuniões suplementares a pedido de, pelo menos, duas das partes, desde que a maioria das partes apoie o pedido.7. As reuniões do PIA serão presididas por um coordenador, eleito pelos membros governamentais no início de cada reunião, que decidirá das questões de ordem. Qualquer membro terá o direito de solicitar que qualquer decisão tomada pelo coordenador seja sujeita a adopção nos termos do n.o 9 do presente anexo.8. As reuniões realizar-se-ão em espanhol e inglês, sendo os documentos do PIA também redigidos nas duas línguas.9. As decisões das reuniões do PIA serão adoptadas por consenso entre os membros governamentais.10. Para poder assistir às reuniões do PIA, deverão ser observados os seguintes requisitos:a) Não existirão restrições quanto ao número de pessoas que uma parte pode incluir na sua delegação para participar numa reunião do PIA;b) Qualquer Estado membro da IATTC ou signatário do presente acordo pode ser representado por um observador;c) Qualquer Estado não membro da IATTC e qualquer Estado ou organização regional de integração económica não signatários do presente acordo podem, após notificação prévia dos membros governamentais do PIA, ser representados por um observador, excepto se qualquer membro governamental do PIA apresentar uma objecção escrita;d) O director pode, após notificação prévia dos membros do PIA, convidar representantes de organizações intergovernamentais na qualidade de observadores, excepto se qualquer membro governamental do PIA apresentar uma objecção escrita;e) Nos casos referidos nas alíneas c) e d), o director não revelará a identidade da parte que apresentou uma objecção;f) As delegações observadoras não serão constituídas por mais de dois membros, podendo, contudo, incluir um maior número de pessoas, sob reserva de aprovação por dois terços dos membros governamentais do PIA.11. Em casos de urgência, e sem prejuízo do disposto no n.o 9 do presente anexo, o PIA pode adoptar decisões por correspondência, mediante votação dos membros governamentais, em conformidade com o seguinte processo:a) A proposta será circulada, por escrito, por todos os membros do PIA, acompanhada de toda a documentação pertinente, pelo menos 14 dias antes da data prevista para a entrada em vigor da resolução, acção ou medida; os