5. Reuniões O subcomité reúne-se sempre que as circunstâncias o exijam, e em princípio pelo menos uma vez por ano. A reunião poderá ser convocada a pedido do presidente de uma das partes e comunicada pelo seu secretário à outra parte. O secretário desta parte deve responder no prazo de 15 dias úteis, a contar da data de recepção do pedido de reunião do subcomité. Sempre que possível, e com o acordo de ambas as partes, diversas reuniões podem ser agrupadas em vários dias. Em casos de especial urgência, o subcomité pode ser convocado num prazo mais curto, mediante acordo de ambas as partes. Todos os pedidos de convocação de reuniões devem ser apresentados por escrito. As reuniões do subcomité realizam-se em data e local a acordar entre ambas as partes. As reuniões são convocadas pelo secretário competente de acordo com o presidente. Antes de cada reunião, o presidente será informado da composição prevista da delegação de cada parte. Se ambas as partes estiverem de acordo, o subcomité pode convidar peritos para as suas reuniões a fim de prestarem as informações específicas solicitadas. 6. Ordem do dia das reuniões Todos os pedidos de inclusão de pontos na ordem do dia da reunião do subcomité serão transmitidos aos secretários. O presidente elabora uma ordem do dia provisória para cada reunião, que é transmitida pelo secretário competente ao seu homólogo o mais tardar 10 dias antes do início da reunião. A ordem do dia provisória deve incluir os pontos cujo pedido de inclusão na ordem do dia tenha sido recebido pelos secretários o mais tardar 15 dias antes do início da reunião. Os documentos comprovativos devem ser recebidos por ambas as partes pelo menos sete dias antes da reunião. Para ter em conta os casos urgentes, estes prazos podem ser encurtados, com o acordo de ambas as partes. A ordem do dia será aprovada pelo subcomité no início de cada reunião. 7. Actas Após cada reunião, é redigida conjuntamente pelos dois secretários uma acta e que é por eles aprovada. Os secretários do subcomité transmitem uma cópia da acta, incluindo as propostas do subcomité, aos secretários e ao presidente do Comité de Associação. 8. Publicidade Salvo decisão em contrário, as reuniões do subcomité não são públicas e as actas são confidenciais. Regulamento interno Subcomité UE-Israel n.o 3 Assuntos sociais e relativos à migração 1. Composição e presidência