a) Reúnem-se uma vez por ano, ou a pedido de uma Parte ou do Comité Misto; b) São copresididos, ao nível adequado, por representantes das Partes; c) Realizam as suas reuniões alternadamente na União Europeia e no Japão ou por qualquer outro meio de comunicação adequado em que os representantes das Partes nos grupos de trabalho acordem; d) Decidem o seu calendário de reuniões e fixam a sua ordem de trabalhos por consenso; e e) Adotam todas as decisões e formulam recomendações por consenso, quer em reuniões presenciais quer por escrito.