podem ser acompanhados por funcionários. Antes de cada reunião, o presidente do Conselho de Associação é informado da composição prevista da delegação de cada uma das partes.Artigo 5.oSecretariadoAs funções de secretários do Conselho de Associação são exercidas conjuntamente por um funcionário do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia e por um funcionário do Ministério dos Negócios Estrangeiros do Chile.Artigo 6.oDocumentosSempre que as deliberações do Conselho de Associação se basearem em documentos escritos, estes deverão ser numerados e difundidos pelos dois secretários como documentos do Conselho de Associação.Artigo 7.oCorrespondência1. Toda a correspondência dirigida ao Conselho de Associação deve ser transmitida a ambos os secretários.2. Os dois secretários asseguram o envio dessa correspondência ao presidente e, se for caso disso, a sua distribuição, como documentação referida no artigo 6.o, aos outros membros do Conselho de Associação. A correspondência distribuída deve ser enviada ao Secretariado-Geral da Comissão, às representações permanentes dos Estados-Membros da União Europeia e à missão diplomática da República do Chile junto da União Europeia em Bruxelas.3. A correspondência do presidente do Conselho de Associação deve ser enviada aos destinatários pelos dois secretários e, se for caso disso, distribuída, como documentação referida no artigo 6.o, aos outros membros do Conselho de Associação para os endereços indicados no n.o 2.Artigo 8.oOrdem de trabalhos das reuniões1. Os secretários do Conselho de Associação elaboram, com base nas sugestões das Partes, uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião. A ordem de trabalhos é enviada pelos secretários aos destinatários referidos no n.o 2 do artigo 7.o, o mais tardar, quinze dias antes do início da reunião.2. A ordem de trabalhos provisória deve incluir os pontos cujo pedido de inclusão na ordem de trabalhos tenha sido recebido por um dos dois secretários, pelo menos, vinte e um dias antes do início da reunião. Todavia, esses pontos só devem ser inscritos na ordem de trabalhos provisória se tiverem sido enviados aos secretários documentos comprovativos, o mais tardar, na data do envio da ordem de trabalhos provisória.3. A ordem de trabalhos é aprovada pelo Conselho de Associação no início de cada reunião. Se as partes assim o acordarem, podem ser inscritos outros pontos para além dos da ordem de trabalhos provisória.4. Com o acordo das partes, os prazos previstos no n.o 1 podem ser reduzidos a fim de serem tidos em conta os requisitos de um determinado caso.Artigo 9.oActas1. O projecto de acta de cada reunião é elaborado conjuntamente pelos dois secretários, o mais rapidamente possível.2. De um modo geral, a acta deve indicar, em relação a cada