Artigo 2.o Representação 1. Nos termos do artigo 228.o, n.o 5, do Acordo, os membros do Conselho Conjunto podem tomar disposições para se fazerem representar. 2. Um membro que pretenda ser representado por um representante suplente comunica ao Presidente do Conselho Conjunto o nome do seu representante suplente antes da reunião em que deva ser representado. O representante suplente de um membro do Conselho Conjunto exerce todos os direitos desse membro. Artigo 3.o Observadores 1. O Conselho Conjunto pode decidir admitir observadores numa base permanente. 2. O Conselho Conjunto pode decidir convidar observadores adicionais numa base ad hoc. 3. O Conselho Conjunto pode decidir convidar representantes do Comité Parlamentar Cariforum-UE e do Comité Consultivo Cariforum-UE para informarem o Conselho Conjunto dos trabalhos realizados nos respectivos comités. Artigo 4.o Reuniões 1. O Conselho Conjunto reúne-se periodicamente, pelo menos de dois em dois anos, e organiza reuniões extraordinárias, sempre que as circunstâncias o exijam com o acordo de ambas as Partes. 2. As reuniões do Conselho Conjunto realizam-se em data e local acordados entre ambas as Partes. 3. As reuniões do Conselho Conjunto são convocadas pelo Secretário do Conselho Conjunto através de notificação enviada o mais tardar 35 dias antes do início da reunião, excepto em caso de convocação de uma reunião extraordinária. Artigo 5.o Delegações Os membros do Conselho Conjunto podem ser acompanhados por funcionários. Antes de cada reunião, o Presidente do Conselho Conjunto é informado da composição prevista das delegações dos Estados signatários do Cariforum, da Parte UE e de eventuais observadores. Artigo 6.o Secretariado O Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia e um Estado do Cariforum exercem alternadamente, por períodos de 12 meses, as funções de Secretário do Conselho Conjunto. Esses períodos coincidem com o exercício da presidência, respectivamente, pela Parte UE e pelos Estados do Cariforum. Artigo 7.o Documentos