e o organismo ou país terceiro. As regras que regulam esses acordos são determinadas pelo Conselho de Administração, deliberando por maioria de dois terços dos seus membros.Os pormenores dos acordos entre a Europol e Estados ou organismos terceiros devem ser comunicados à instância comum de controlo referida no artigo 24.o, que pode apresentar ao Conselho de Administração os comentários que entender necessários.".7. O artigo 12.o passa a ter a seguinte redacção:"Artigo 12.oOrdem de criação de ficheiros1. Para cada ficheiro informatizado, referido no artigo 10.o, que contenha dados pessoais necessários ao desempenho das suas funções, a Europol emite uma ordem de criação, que inclui os seguintes elementos:1. Denominação do ficheiro;2. Finalidade do ficheiro;3. Categorias de pessoas a que se referem os dados a arquivar;4. Tipo de dados a arquivar e, eventualmente, os dados estritamente necessários de entre os enumerados no primeiro período do artigo 6.o da Convenção do Conselho da Europa de 28 de Janeiro de 1981;5. Diversos tipos de dados pessoais que permitem a exploração do ficheiro;6. Fornecimento ou introdução dos dados a arquivar;7. Condições em que podem ser transmitidos os dados pessoais arquivados, processo de transmissão e destinatários;8. Prazos de controlo e duração do ficheiro;9. Método de registo de pedidos.2. O director da Europol deve avisar imediatamente o Conselho de Administração e a instância comum de controlo prevista no artigo 24.o da ordem de criação do ficheiro e transmitir-lhes o processo.A instância comum de controlo pode apresentar ao Conselho de Administração as observações que considere necessárias. O director da Europol pode solicitar à instância comum de controlo que faça essas observações dentro de um certo prazo.3. O Conselho de Administração pode, a qualquer momento, incumbir o director da Europol de alterar a ordem de criação do ficheiro ou de o encerrar. O Conselho de Administração decide em que data tal alteração ou encerramento produzirão efeitos.4. O ficheiro não pode ser mantido por um período superior a três anos. Todavia, antes do termo desse prazo, a Europol deve analisar a necessidade de conservação do ficheiro. Se for estritamente necessário para a finalidade do ficheiro, o director da Europol pode ordenar a manutenção do ficheiro por um novo período de três anos. Nesse caso, aplicar-se-ão os procedimentos referidos nos n.os 1 a 3.".8. O artigo 16.o passa a ter a seguinte redacção:"Artigo 16.oRegras do controlo de consultasA Europol deve criar mecanismos de controlo adequados que permitam a verificação da legalidade das consultas das colectâneas informatizadas de dados referidas nos artigos 6.o e 6.oA.Os dados assim recolhidos só podem ser utilizados para esse efeito pela Europol ou pelas instâncias de controlo previstas nos artigos 23.o e 24.o e devem ser apagados ao fim