3. Cada Parte pode designar novos representantes no Comité. O Secretário do Comité é imediatamente informado por escrito dessas alterações. 4. Podem assistir às reuniões do Comité, na qualidade de observadores, representantes do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia. O Presidente pode, com o acordo dos outros chefes de delegação, convidar pessoas que não sejam membros das delegações a assistir a uma reunião do Comité para prestar informações sobre determinadas questões. 5. As partes informam o Secretário do Comité sobre a composição da sua delegação pelo menos uma semana antes da data de realização da reunião. Artigo 4.o Secretariado 1. O Secretariado do Comité é assegurado por um representante da Comissão. O Secretário é nomeado pelo Presidente do Comité e exerce as suas funções até que seja designado um novo Secretário. O Presidente comunica o nome e outros dados do Secretário às outras Partes. 2. O Secretário é responsável pela comunicação entre delegações, incluindo a transmissão de documentos, e supervisiona as funções do secretariado. Artigo 5.o Reuniões do Comité 1. O Comité reúne a pedido de, pelo menos, uma das Partes. As reuniões são convocadas pelo Presidente. 2. O Presidente envia a convocatória aos chefes das outras delegações, acompanhada do projeto de ordem de trabalhos e dos documentos de sessão, o mais tardar 15 dias úteis antes da data de início da reunião. 3. Qualquer das Partes pode solicitar ao Presidente que reduza os prazos indicados no n.o 2 atendendo à urgência de um caso particular. 4. Salvo decisão em contrário dos chefes de delegação, as reuniões do Comité não são públicas. 5. O Comité reúne em Bruxelas, exceto se as Partes acordarem outro local para a realização da reunião. Artigo 6.o Ordem de trabalhos 1. O Presidente, assistido pelo Secretário, elabora a ordem de trabalhos provisória de cada reunião e fixa, após consulta aos chefes das outras delegações, a data e o local da reunião. O Presidente transmite a ordem de trabalhos provisória aos outros chefes de delegação o mais tardar 15 dias úteis antes da data de início da reunião. A ordem de trabalhos é acompanhada de toda a documentação de apoio necessária. 2. O prazo fixado no n.o 1 não se aplica às reuniões urgentes convocadas nos termos do artigo 5.o, n.o 3.