3. O Comité de Associação na sua configuração Comércio reúne-se pelo menos uma vez por ano e sempre que as circunstâncias o exigirem. As reuniões são convocadas pelo presidente do Comité de Associação na sua configuração Comércio em local, data e através de qualquer meio acordado pelas Partes. A convocatória da reunião é enviada pelo Secretariado do Comité de Associação na sua configuração Comércio, o mais tardar 15 dias antes do início da reunião, salvo acordo em contrário das Partes. 4. Sempre que possível, a reunião periódica do Comité de Associação é convocada em devido tempo antes da reunião periódica do Conselho de Associação. 5. A título excecional e se as Partes derem o seu acordo, as reuniões do Comité de Associação podem ser realizadas através de qualquer meio tecnológico acordado, por exemplo videoconferências. Artigo 4.o Delegações Antes de cada reunião, as Partes são informadas pelo Secretariado do Comité de Associação da composição prevista das delegações participantes de cada uma delas. Artigo 5.o Secretariado 1. Um funcionário da União Europeia e um funcionário da Geórgia exercem conjuntamente as funções de secretários do Comité de Associação e executam conjuntamente as tarefas de secretariado, salvo disposição em contrário prevista no presente regulamento interno, num espírito de confiança mútua e de cooperação. 2. Um funcionário da Comissão Europeia e um funcionário da Geórgia responsáveis no domínio do comércio e matérias conexas exercem conjuntamente as funções de secretários do Comité de Associação na sua configuração Comércio. Artigo 6.o Correspondência 1. A correspondência dirigida ao Comité de Associação é enviada ao secretário do Comité de Associação de uma das Partes que, por seu turno, informa o outro secretário. 2. O Secretariado do Comité de Associação assegura que a correspondência endereçada ao Comité de Associação seja enviada ao presidente do Comité de Associação e distribuída, se for caso disso, como documentos na aceção do artigo 7.o. 3. A correspondência do presidente é enviada às Partes pelo Secretariado em nome do presidente. Esta correspondência é distribuída, se for caso disso, nos termos previstos no artigo 7.o. Artigo 7.o Documentos 1. Os documentos são distribuídos através dos secretários do Comité de Associação.