Os navios que devem embarcar observadores gaboneses são designados aquando da emissão das licenças. A fim de permitir ao Gabão otimizar a sua programação, os armadores devem comunicar diretamente às autoridades do Gabão, antes de 5 de dezembro do ano, um calendário previsional das escalas para o ano seguinte. Para o primeiro período de aplicação do presente Protocolo, este calendário será comunicado no momento do pedido de licença. 2.2. Após a designação dos navios, o Gabão comunica à União e aos armadores, ou ao seu consignatário, a lista dos navios que devem embarcar os observadores gaboneses. Os operadores dos navios constantes dessa lista devem notificar imediatamente o Gabão de qualquer alteração do calendário previsional das escalas facultado aquando do pedido de licença. 2.3. Um mês antes da data prevista para o embarque, o operador do navio deve confirmar a disponibilidade do navio e o porto de embarque previsto. Por sua vez, o Gabão comunica o nome e os elementos de contacto do observador designado. O operador do navio deve organizar-se de modo a assegurar que todas as disposições necessárias para o embarque sejam aplicadas da melhor forma possível. 2.4. Um navio designado fica isento da obrigação de embarcar o observador gabonês se: