Artigo 2.o Representação 1. Os membros de um comité especial podem tomar disposições para se fazer representar. 2. Um membro que pretenda ser representado por um representante suplente comunica ao Presidente do comité especial o nome do seu representante suplente antes da reunião em que deva ser representado. O representante suplente de um membro do comité especial exerce todos os direitos desse membro. Artigo 3.o Observadores 1. Um comité especial pode decidir admitir observadores numa base permanente. 2. Um comité especial pode decidir convidar observadores adicionais, incluindo representantes do Comité Parlamentar Cariforum-UE e do Comité Consultivo Cariforum-UE, numa base ad hoc. Artigo 4.o Reuniões 1. Salvo especificação em contrário no Acordo, os comités especiais reúnem-se a pedido de qualquer das Partes em data e local previamente acordados entre as Partes. Caso as duas Partes assim o acordem, as reuniões dos comités especiais podem ser realizadas por vídeo ou por teleconferência. Nesse caso, as Partes devem acordar na forma de partilhar os custos associados às reuniões realizadas por esses meios. 2. As reuniões de um comité especial são convocadas pelo Secretário desse comité especial por convocatória enviada o mais tardar 35 dias antes do início da reunião, excepto em caso de urgência. Artigo 5.o Delegações Antes de cada reunião, o Presidente do Comité Especial é informado da composição prevista das delegações que participam na reunião. Artigo 6.o Secretariado A Comissão Europeia e um Estado do Cariforum exercem alternadamente, por períodos de 12 meses, as funções de Secretário dos Comités Especiais. Esses períodos coincidem com o exercício da presidência, respectivamente, pela Parte UE e pelos Estados do Cariforum. Artigo 7.o Documentos Sempre que as deliberações de um comité especial se basearem em documentos de apoio escritos, estes são numerados e difundidos pelo Secretário como documentos desse comité especial. Artigo 8.o Correspondência