secretário. Cada Parte comunicará o nome, endereço e demais dados do seu secretário à outra Parte.2. Os secretários são responsáveis pela comunicação entre as delegações, incluindo a transmissão de documentos, e supervisionam as funções de secretariado.3. As funções de secretariado do comité são da competência da Parte que exerce a presidência. ---pagebreak--- L 151/6 PT Jornal Oficial da União Europeia 30.4.2004 Artigo 4º Reuniões do comité1. O comité reunir-se-á pelo menos uma vez por ano. Será convocado pelo Presidente. O Presidente deve também convocar o comité a pedido do chefe da outra delegação.2. O Presidente elaborará o projecto de ordem de trabalhos e fixará a data e o local da reunião com o acordo do chefe da outra delegação.3. O Presidente enviará a convocatória, acompanhada do projecto de ordem de trabalhos e dos documentos para a reunião, ao chefe da outra delegação, o mais tardar 15 dias úteis antes do início da reunião.4. Um dos dois chefes de delegação pode solicitar ao Presidente a redução do prazo indicado no nº 3 devido ao carácter urgente de determinados casos.5. As reuniões do comité não serão públicas, salvo decisão em contrário do Presidente, com o acordo do outro chefe de delegação.6. Conforme a presidência, o comité misto reunir-se-á em Bruxelas ou em Berna, excepto se as Partes chegarem a acordo quanto a um outro local de reunião.7. De comum acordo entre o Presidente e o outro chefe de delegação, a reunião poderá também ser realizada por conferência telefónica ou videoconferência. Nesse caso, as actas do comité serão aprovadas por procedimento escrito, nos termos do nº 5 do artigo 7º, mutatis mutandis. Artigo 5º Ordem de trabalhos