O Conselho pode, no seu regulamento interno, prever um procedimento que lhe permita, sem se reunir, tomar decisões sobre questões específicas. 3. O Conselho mantém os arquivos de que necessita para o desempenho das funções atribuídas pelo presente acordo. Artigo 8 Presidente e vice-presidente do Conselho1. O Conselho elege, para cada ano correspondente à campanha agrícola da juta, um presidente e um vice-presidente que são remunerados pela Organização.2. O presidente e o vice-presidente são eleitos, um de entre os representantes dos membros exportadores, o outro de entre os representantes dos membros importadores. A presidência e a vice-presidência são atribuídas alternadamente a cada uma das duas categorias de membros por um ano, entendendo-se, no entanto, que esta alternância não impede a reeleição, em circunstâncias especiais, do presidente ou do vice-presidente ou de ambos, se o Conselho assim o decidir através de uma votação especial. 3. Em caso de ausência temporária do presidente, o vice-presidente assegura a presidência em sua substituição. Em caso de ausência temporária simultânea do presidente e do vice-presidente, ou em caso de ausência permanente de qualquer deles ou de ambos, o Conselho pode eleger novos titulares para essas funções de entre os representantes dos membros exportadores e/ou de entre os representantes dos membros importadores, conforme o caso, a título temporário ou permanente. Artigo 9 Sessões do Conselho 1. Regra geral, o Conselho reúne-se em sessão ordinária uma vez por semestre do ano correspondente à campanha agrícola da juta. 2. O Conselho reúne-se em sessão extraordinária sempre que assim o decida ou lhe seja solicitado: a)Pelo director executivo, de acordo com o presidente do Conselho;oub)Por uma maioria dos membros exportadores ou uma maioria dos membros importadores;ou c)Por membros que possuam pelo menos 500 votos. 3. As sessões do Conselho realizam-se na sede da organização, a menos que o Conselho, através de uma votação especial, decida de outra forma. Se, a pedido de um membro, o Conselho se reunir fora da sede da Organização, esse membro toma a seu cargo as despesas suplementares daí resultantes e concede privilégios e imunidades comparáveis aos previstos para conferências internacionais similares. 4. O director executivo anuncia as sessões aos membros e comunica-lhes a ordem de trabalhos, bem como a documentação nela referida, com, pelo menos, 30 dias de antecedência, excepto em caso de urgência, em que o pré-aviso será de pelo menos sete dias. Artigo 10 Repartição dos votos 1. Os membros exportadores possuem no conjunto 1 000 votos e os membros importadores possuem no conjunto 1 000 votos. 2. Os votos dos membros exportadores são repartidos do seguinte modo: 150 votos são divididos em partes iguais entre todos os membros exportadores,