do Secretariado-geral do Conselho da União Europeia e por um funcionário da Missão da República da Bulgária em Bruxelas. Artigo 6º Correspondência A correspondência destinada ao Conselho de Associação será enviada ao Presidente do Conselho de Associação para o endereço do Secretariado-geral do Conselho da União Europeia. Os dois secretários encarregam-se de a remeter ao Presidente do Conselho de Associação e, se for caso disso, aos outros membros do Conselho de Associação. A correspondência será enviada ao Secretariado-geral da Comissão, às Representações Permanentes dos Estados-membros e à Missão da República da Bulgária em Bruxelas. As comunicações do Presidente do Conselho de Associação serão enviadas aos seus destinatários pelos dois secretários e difundidas, se for caso disso, aos outros membros do Conselho de Associação para os destinos referidos no parágrafo anterior. Artigo 7º Publicidade Salvo decisão em contrário, as sessões do Conselho de Associação não são públicas. Artigo 8º Ordem do dia das reuniões 1. O presidente estabelecerá uma ordem do dia provisória para cada sessão. A ordem do dia será enviada pelos secretários do Conselho de Associação aos destinatários referidos no artigo 6º, o mais tardar quinze dias antes do início da reunião. A ordem do dia provisória incluirá os pontos para os quais o presidente tiver recebido um pedido de inclusão na ordem do dia o mais tardar vinte e um dias antes do início da reunião, com a ressalva de que os pontos só serão inscritos na ordem do dia provisória se a documentação aferente for enviada aos secretários o mais tardar até à data de envio da ordem do dia. A ordem do dia será aprovada pelo Conselho de Associação no início de cada sessão. Se ambas as partes concordarem, poderão ser inscritos na ordem do dia pontos não constantes da ordem do dia provisória. 2. O presidente pode, com o acordo de ambas as partes, encurtar os prazos referidos no nº 1 para ter em conta situações especiais. Artigo 9º Actas Será elaborado um projecto de acta de cada sessão pelos dois secretários. A acta deve normalmente indicar, em relação a cada ponto da ordem do dia: - a documentação apresentada ao Conselho de Associação, - as declarações cuja inscrição na acta tenha sido pedida por um membro do Conselho de Associação, - as decisões tomadas, as declarações acordadas e as conclusões tiradas. Os projectos de acta serão apresentados ao Conselho de Associação para aprovação e aprovados no prazo de três meses a contar de cada sessão do Conselho de Associação. Depois de aprovadas, as actas serão assinadas pelo presidente e pelos dois secretários. As actas serão conservadas nos arquivos do Secretariado-geral do Conselho da União Europeia;