para reconfirmar a equivalência sejam transmitidos aos organismos adequados;i) Definir procedimentos de alerta precisos;j) Reconfirmar a equivalência das BPF e a sua aplicação;k) Identificar os produtos e classes de produtos cobertos pela definição de medicamentos na acepção do anexo;l) Elaborar, para aprovação pelo Comité Misto, a definição de situações de urgência e as modalidades de visita às instalações de fabrico em tais situações;m) Desenvolver procedimentos de intercâmbio de documentos e informações;n) Preparar procedimentos pormenorizados tendo em vista a aplicação do anexo, que deverão ser decididos pelo Comité Misto.3. Composição do subcomitéA composição do subcomité é a seguinte:a) Cada uma das partes designará um representante que presidirá, juntamente com o representante da outra parte, às reuniões do subcomité. A participação no subcomité deverá ser equilibrada em termos do número de elementos que constituem as respectivas delegações. A participação de cada uma das partes no subcomité deverá ser equilibrada em termos do número de elementos que constituem as respectivas delegações;b) Não participarão nas reuniões do subcomité elementos externos tais como representantes da indústria, das associações profissionais ou da imprensa. Todos os participantes nas reuniões estão sujeitos às mesmas obrigações que os funcionários das autoridades regulamentares em matéria de confidencialidade, neutralidade e sigilo. Se uma das partes se fizer representar por uma determinada pessoa numa reunião deverá garantir que essa pessoa respeite as mesmas obrigações.4. Desenrolar das reuniõesa) Salvo decisão em contrário, as reuniões do subcomité não serão públicas.b) O subcomité reunirá, no mínimo uma vez por ano, pessoalmente ou por teleconferência, com o acordo de ambas as partes. Se o bom funcionamento do anexo assim o exigir e a pedido de uma das partes, poderão ser convocadas reuniões adicionais.c) Salvo decisão em contrário, o subcomité reunirá quatro vezes durante os 18 meses da fase preparatória.d) A data e local exacto das futuras reuniões serão decididos, de comum acordo, pelos co-presidentes.e) O projecto de ordem do dia de cada reunião será elaborado pelo co-presidente do país de acolhimento e distribuído antecipadamente, juntamente com uma lista dos participantes.f) Os co-presidentes aprovarão o projecto de ordem do dia.g) Cada uma das partes esforçar-se-á por distribuir os documentos e relatórios a serem apresentados no decurso da reunião pelo menos duas semanas antes da realização da mesma.h) No prazo de duas semanas a contar do fim de cada reunião, a parte anfitriã elaborará e distribuirá um quadro recapitulativo das acções acordadas. No prazo de um mês a contar do fim de cada reunião, a mesma parte elaborará e distribuirá