Artigo 4.o Reuniões 1. O Comité de Comércio e Desenvolvimento reúne-se uma vez por ano e sempre que as circunstâncias o exijam, com o acordo de ambas as Partes. Caso as duas Partes assim o acordem, as reuniões do Comité de Comércio e Desenvolvimento podem ser realizadas por vídeo ou por teleconferência. Nesse caso, as Partes devem acordar na forma de partilhar os custos associados às reuniões realizadas por esses meios. 2. As reuniões do Comité de Comércio e Desenvolvimento são convocadas pelo Secretário para uma data e um local acordados por ambas as Partes. A convocatória da reunião deve ser enviada o mais tardar 35 dias antes do início da reunião, excepto em caso de urgência. Artigo 5.o Delegações Antes de cada reunião, o Presidente do Comité de Comércio e Desenvolvimento é informado da composição prevista das delegações que participam na reunião. Artigo 6.o Secretariado A Comissão Europeia e um Estado do Cariforum exercem alternadamente, por períodos de 12 meses, as funções de Secretário do Comité de Comércio e Desenvolvimento. Esses períodos coincidem com o exercício da presidência, respectivamente, pela Parte UE e pelos Estados do Cariforum. Artigo 7.o Documentos Sempre que as deliberações do Comité de Comércio e Desenvolvimento se basearem em documentos de apoio escritos, estes são numerados e difundidos pelo Secretário como documentos do Comité de Comércio e Desenvolvimento. Artigo 8.o Correspondência Toda a correspondência com o Presidente do Comité de Comércio e Desenvolvimento é enviada ao Secretário do Comité de Comércio e Desenvolvimento para ser difundida aos membros do Comité e ao Secretário e ao Presidente do Conselho Conjunto, bem como, quando adequado, aos membros do Comité Conjunto. Artigo 9.o Ordem de trabalhos das reuniões 1. O Secretário do Comité de Comércio e Desenvolvimento estabelece uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião. A ordem de trabalhos é enviada, juntamente com os documentos pertinentes, aos membros do Comité de Comércio e Desenvolvimento, bem como ao Presidente e ao Secretário do Conselho Conjunto o mais tardar 21 dias antes do início da reunião.