4. Antes de apresentar uma encomenda por escrito, a Parte recetora deverá começar por entrar em contacto com o PdC da Parte fornecedora, nomeadamente por telefone, fax ou correio eletrónico, para verificar a disponibilidade, preço, e métodos preferidos de reembolso do material ou serviços solicitados. As encomendas devem incluir toda a informação constante do anexo A, bem como quaisquer outros termos e detalhes necessários para efetuar a transferência. Um formulário normalizado de encomenda figura no quadro A do anexo A. O número do presente Acordo, US-EU-01, deverá ser anotado em todas as encomendas e respetiva correspondência. 5. Ambas as Partes mantêm registos de todas as transações. 6. A Parte recetora é responsável por: a) Organizar a recolha e o transporte dos fornecimentos adquiridos no âmbito do presente Acordo. Tal não impede que a Parte fornecedora preste apoio ao carregamento dos fornecimentos adquiridos ao abrigo do presente Acordo para os meios de transporte. b) Obter o eventual desalfandegamento aplicável e tratar de quaisquer outras ações oficiais exigidas pela regulamentação aduaneira aplicável. 7. A pessoa designada pela Parte recetora para receber o apoio logístico, os fornecimentos e os serviços em nome da Parte recetora assina o formulário normalizado de encomenda (anexo A, quadro A) no campo adequado como prova do recebimento. Se o formulário normalizado de encomenda não estiver disponível no ponto de emissão da Parte fornecedora, a pessoa que recebe o apoio logístico, os fornecimentos e os serviços assina o documento de recebimento entregue pela Parte fornecedora como um substituto. O número do presente Acordo, US-EU-01, deve ser inscrito no documento de recebimento. 8. A Parte fornecedora é responsável por: a) Notificar a Parte recetora de quando e onde o apoio logístico, os fornecimentos e os serviços estão disponíveis para serem recolhidos; e