do chefe da delegação de cada uma das partes.Artigo 4.oSecretariado1. Um funcionário da Comissão das Comunidades Europeias, por um lado, e um funcionário do Governo do Chile, por outro, exercem conjuntamente as funções de secretários dos comités especiais.2. Toda a correspondência com os presidentes dos comités especiais é enviada aos secretários dos comités especiais e aos secretários e ao presidente do Comité de Associação e, se for caso disso, aos membros do Comité de Associação.Artigo 5.oDocumentosSempre que as deliberações dos comités especiais se basearem em documentos escritos, estes devem ser numerados e difundidos pelos dois secretários como documentos dos comités especiais.Artigo 6.oPublicidadeSalvo decisão em contrário, as reuniões dos comités especiais não são públicas.Artigo 7.oOrdem de trabalhos das reuniões1. Para cada reunião, os secretários dos comités especiais elaboram, pelos menos, 30 dias antes do seu início, uma ordem de trabalhos provisória, incluindo os documentos de apoio. A ordem de trabalhos é enviada ao presidente, aos secretários e aos membros do Comité de Associação, pelo menos, 15 dias antes do início da reunião. A ordem de trabalhos é aprovada pelos comités especiais no início de cada reunião. Com o acordo de ambas as partes, podem ser aditados pontos não inscritos na ordem de trabalhos provisória.2. Com o acordo das partes, os prazos previstos no n.o 1 podem ser reduzidos a fim de ter em conta os requisitos de um determinado caso.Artigo 8.oActas1. O projecto de acta de cada reunião é elaborado conjuntamente pelos dois secretários, imediatamente após a reunião.2. De um modo geral, a acta deve indicar, em relação a cada ponto da ordem de trabalhos:a) A documentação apresentada ao Comité Especial,b) As declarações exaradas a pedido de um membro do Comité Especial,c) As recomendações formuladas, as declarações acordadas e as conclusões aprovadas em relação a pontos específicos.3. A acta deve ainda incluir uma lista dos membros do comité especial ou dos seus representantes que participaram na reunião.4. A acta deve ser aprovada, por escrito, por ambas as partes no prazo de um mês a contar da data da reunião. Aprovada a acta, os dois secretários assinam dois exemplares autênticos da mesma, sendo um exemplar original arquivado por cada uma das partes. Deve ser enviada uma cópia da acta ao presidente e aos secretários do Comité de Associação, bem como aos membros do Comité Especial.Artigo 9.oRecomendações1. Sempre que, nos termos do Acordo, um Comité Especial tenha competência para formular recomendações, esses actos são designados "Recomendação" e seguidos de um número de ordem, da data da sua aprovação e de uma descrição do respectivo