O prazo estabelecido no n.° 2 não se aplica a reuniões urgentes convocadas nos termos do n.° 1.4. A ordem de trabalhos será aprovada pelo comité no início de cada reunião. O comité pode decidir incluir na ordem de trabalhos uma questão que não conste da ordem de trabalhos provisória. As questões pelas quais uma reunião foi requerida nos termos do n.° 1 têm de ser incluídas na ordem de trabalhos.Salvo acordo em contrário entre as partes, as sessões do comité realizar-se-ão, alternadamente, em Bruxelas e em Ancara, em data acordada pelas partes.Artigo 4.° Despesas 1. A Comunidade e a República da Turquia devem pagar as respectivas despesas decorrentes da sua participação nas reuniões do comité, tanto no que se refere às despesas de pessoal, de viagem e de estadia, como no que se refere às despesas postais e de telecomunicações.2. As despesas relacionadas com a interpretação nas reuniões, a tradução e a reprodução de documentos serão suportadas pela Comunidade, com excepção das despesas relacionadas com a interpretação ou tradução a partir da língua turca e para essa língua, que serão suportadas pela República da Turquia.3. As outras despesas relacionadas com a organização material das reuniões serão suportadas pela parte anfitriã da reunião.Artigo 5.° Procedimentos escritos Em casos de urgência, o comité pode adoptar decisões ou recomendações por procedimento escrito.Artigo 6.° Actas 1. O projecto de acta de cada reunião do comité será elaborado pelos dois secretários, sob a responsabilidade do presidente, no prazo de três dias após a reunião.2. As actas incluirão, regra geral, em relação a cada ponto da ordem de trabalhos:- os documentos apresentados ao comité,- as declarações cuja inscrição tenha sido solicitada por uma das partes contratantes,- as decisões e recomendações adoptadas, as declarações acordadas e as conclusões adoptadas pelo comité.3. O texto das decisões e recomendações adoptadas pelo comité figurará em anexo às actas.4. O projecto de acta será submetido ao comité para aprovação.5. As actas aprovadas devem ser assinadas pelo presidente em exercício no momento da sua adopção, bem como pelos dois secretários do comité, devendo ser transmitidas aos destinatários referidos no artigo 9.°Artigo 7.° Actos 1. Os actos do comité serão adoptados de comum acordo, devendo ser assinados pelo presidente em exercício, no momento da sua adopção, e pelos dois secretários do comité.2. As decisões e recomendações do comité serão designadas «Decisão» ou «Recomendação», seguidas de um número de série, da data da sua adopção e de uma referência ao respectivo assunto.3. O presidente transmitirá exemplares de todas as decisões e recomendações aos destinatários referidos no artigo