As reuniões do subcomité serão realizadas na data e local acordados por ambas as partes. Em relação a cada parte, as reuniões são convocadas pelo secretário permanente correspondente, com o acordo do presidente. Antes de cada reunião, o presidente será informado da composição prevista da delegação de cada parte. Se as duas partes estiverem de acordo, o subcomité pode convidar peritos para as suas reuniões, a fim de prestarem as informações específicas solicitadas. 6. Ordem de trabalhos das reuniões Todos os pedidos de inscrição de pontos na ordem de trabalhos das reuniões do subcomité devem ser transmitidos aos secretários permanentes do subcomité. O presidente elabora a ordem de trabalhos provisória para cada reunião com o acordo da outra parte, o mais tardar 10 dias antes do início da reunião. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos cuja inscrição tenha sido solicitada formalmente aos secretários, o mais tardar, 15 dias antes do início da reunião. A documentação deve ser recebida por ambas as partes, pelo menos, 7 dias antes da reunião. A ordem de trabalhos é aprovada pelo subcomité no início de cada reunião. 7. Acta Os dois secretários permanentes redigem e aprovam a acta após cada reunião. Os secretários permanentes do subcomité transmitem uma cópia da acta, incluindo as propostas e sugestões do subcomité, aos secretários e ao presidente do Comité de Associação. 8. Publicidade Salvo decisão em contrário, as reuniões do subcomité não são públicas e as conclusões dos seus trabalhos não são tornadas públicas.