2. As pessoas abrangidas pelo presente Protocolo fornecem à instituição competente as informações, documentos ou comprovativos necessários para a definição da sua situação ou da situação da sua família e respetivos direitos e obrigações, para a manutenção destes direitos e obrigações, bem como para a determinação da legislação aplicável e das obrigações em relação a esta legislação. 3. Na medida do necessário à aplicação do presente Protocolo e do presente anexo, as instituições competentes enviam as informações e os documentos interessados o mais rapidamente possível e, em todo o caso, dentro dos prazos fixados pela legislação do Estado em causa. A instituição competente comunica a sua decisão, diretamente ou por intermédio do organismo de ligação do Estado de residência ou de estadia, ao requerente que resida temporária ou permanentemente noutro Estado. Ao recusar as prestações, indica igualmente as razões que fundamentam a recusa, as vias e os prazos de recurso. É enviada às demais instituições interessadas uma cópia dessa decisão. Artigo SSCI.4 Formulários, documentos e metodologia do intercâmbio de dados 1.