Tendo em conta a importância da legalidade e da autenticidade dos meios de verificação, as instituições responsáveis asseguram a criação de arquivos físicos e digitais para cada meio de verificação. Em benefício da transparência e da eficácia da gestão da informação, as instituições envolvidas nos meios de verificação devem assegurar a disponibilização das informações contidas nos seus arquivos a outras organizações, incluindo a Unidade de Verificação da Legalidade do ICF, de forma atempada e eficaz, sempre que necessário. Do mesmo modo, cada instituição ligada à verificação da legalidade deve fazer uso das disposições legislativas, regulamentares e processuais aplicáveis no âmbito da sua esfera de competência para solicitar as informações necessárias junto dos operadores e conservá-las nos seus arquivos. 6.1.4 Sistemas de informação e funcionalidades de verificação Os sistemas, ferramentas e protocolos informáticos já existentes e a desenvolver para verificar o cumprimento dos indicadores das grelhas de avaliação da legalidade permitirão reunir um conjunto de verificações documentais e de campo e conciliar os dados ao longo da cadeia de abastecimento de madeira. O ponto 3.2 apresenta as principais ferramentas e protocolos informáticos utilizados pelas instituições envolvidas no SGLH. Nos parágrafos que se seguem apresenta-se uma breve descrição dos sistemas informáticos atualmente em funcionamento para apoiar as instituições no exercício das suas responsabilidades. No ICF: — Sistema Nacional de Informação Florestal (SNIF) Esta ferramenta informática permite a manutenção de bases de dados dinâmicas dos registos que comprovam a propriedade das florestas privadas, nacionais e municipais, bem como das empresas florestais e dos parques de madeira. O sistema contém informações sobre todas as licenças de exploração, incluindo planos de gestão, planos operacionais, planos de salvamento, planos de recuperação, planos especiais para sistemas agroflorestais e exploração de plantações certificadas pelo ICF. O SNIF permite o controlo da madeira que circula entre os operadores de exploração através da cadeia de abastecimento. —