recolher as impressões dos interessados e para documentar e comunicar as suas conclusões ao CME para posterior publicação.4.1. Calendárioa) No primeiro ano de funcionamento do sistema de licenciamento FLEGT, o auditor independente realizará duas auditorias. A primeira destina-se a assegurar que todos os requisitos do LAS foram criados e estão prontos para entrar em pleno funcionamento. A segunda auditoria, bem como todas as auditorias a realizar no futuro, examinará ou avaliará o desempenho do LAS;b) Nos anos seguintes, o auditor independente realizará pelo menos auditorias anuais ao LAS;c) Se necessário, o auditor independente pode ainda realizar auditorias não programadas e controlos no local.4.2. Âmbito dos trabalhosa) As atividades do auditor independente devem abranger todos os aspetos do LAS, incluindo a conformidade com a definição de legalidade, o sistema de cadeia de custódia, a verificação e o licenciamento e qualquer sistema de certificação que o Governo tenha aprovado que permita comprovar a conformidade com o LAS.b) O auditor independente verificará as atividades pertinentes de todas as instituições, incluindo os organismos públicos responsáveis pelos diferentes aspetos do LAS liberiano;c) O auditor independente examinará ainda os sistemas aplicados pelas autoridades competentes da UE para verificar as licenças FLEGT emitidas pela Libéria.4.3. Recolha de provasO manual de procedimentos da auditoria independente deve descrever os procedimentos e práticas de recolha de provas que incluirão controlos no terreno, investigações, entrevistas, documentação e orientações para a resposta às queixas formuladas.4.4. AvaliaçãoNo decurso das investigações, o auditor independente deve assegurar que as provas são examinadas em conformidade com a norma ISO 19011 ou uma norma equivalente.4.5. Sistemas de auditoriaAo documentar as provas utilizadas na auditoria, ao diagnosticar falhas e infrações em qualquer parte do LAS e ao acompanhar as medidas corretivas tomadas, o auditor independente deve:a) Conservar os registos adequados das provas utilizadas na auditoria, descrevendo em pormenor o desempenho, a conformidade, o não desempenho e a não conformidade;b) Registar e avaliar uma amostra, selecionada com base na avaliação do risco, de casos detetados de não execução ou não conformidade com os diferentes aspetos do LAS, incluindo os requisitos de licenciamento e as medidas tomadas para resolver esses casos;c) Registar as insuficiências observadas relativas ao sistema, as lacunas e as áreas do LAS que carecem de melhoria e assegurar que cada uma se distingue devidamente das outras;d) Registar e avaliar a eficácia de todas as medidas corretivas aplicadas pelas partes interessadas, incluindo a Autoridade responsável pelo Desenvolvimento Florestal (FDA), outras autoridades estatais e organismos privados responsáveis por outros aspetos do LAS.5. RELATÓRIOS E DIVULGAÇÃO5.1. O auditor independente deve adotar uma estrutura e um
eficazes de rastreabilidade da madeira em toda a cadeia de abastecimento, desde o abate até ao ponto de exportação.A abordagem utilizada para identificar a madeira pode variar desde a utilização de etiquetas para identificação de artigos individuais até à consulta da documentação que acompanha um carregamento ou um lote. O método escolhido deve ter em conta o tipo e o valor da madeira, bem como o risco de contaminação por madeira ilegal ou não verificada.Todas as cadeias de abastecimento possíveis são identificadas e descritas no sistema de controlo?Todas as etapas da cadeia de abastecimento são identificadas e descritas no sistema de controlo?São definidos e documentados métodos para identificar a origem do produto, por um lado, e para evitar, por outro, a mistura com madeira de origens desconhecidas, nas etapas seguintes da cadeia de abastecimento:- madeira na floresta,- transporte,- armazenagem provisória,- chegada à unidade de primeira transformação,- unidades de transformação,- armazenagem provisória,- transporte,- chegada ao ponto de exportação?Quais são as organizações responsáveis pelo controlo dos fluxos de madeira? Essas organizações dispõem de recursos humanos e outros recursos adequados para executarem eficazmente as atividades de controlo?Existe um protocolo, criado e em aplicação, de verificação dos resultados dos procedimentos de controlo?Os procedimentos de aplicação são claramente definidos e comunicados a todas as partes interessadas?2.3. QuantidadesExistem mecanismos sólidos e eficazes de medição e registo das quantidades de madeira ou de produtos de madeira, em todas as etapas da cadeia de abastecimento, nomeadamente as estimativas fiáveis e exatas, antes do início do abate, do volume de árvores em pé em cada uma das bases de abate.O sistema de controlo produz dados quantitativos sobre as entradas e saídas de madeira, nas seguintes etapas da cadeia de abastecimento:- árvores em pé,- toros na floresta,- madeira transportada e armazenada,- chegada à unidade de primeira transformação,- controlo nas unidades de transformação,- chegada ao ponto de exportação?Quais são as organizações responsáveis pela introdução dos dados quantitativos no sistema de controlo? Como é que essas organizações estão interligadas? O pessoal dessas organizações recebeu uma formação uniforme em matéria de gestão dos dados? As organizações dispõem de recursos em termos de pessoal e equipamento?Qual é a qualidade dos dados controlados?Caso sejam responsáveis diferentes organizações, como é que se assegura que o processo de controlo e a gestão dos dados sejam efetuados da mesma forma?2.4. Recolha dos dadosTodos os dados são registados de forma a permitir a sua conciliação, em tempo útil, com os elos anteriores e subsequentes da cadeia. É efetuada uma conciliação fiável em toda a cadeia de abastecimento.Os dados frequência para definir a periodicidade com que o LVD deve avaliar a conformidade de um indicador ou de alguns dos seus aspetos.Durante a execução do APV, serão desenvolvidos procedimentos mais específicos, nomeadamente listas de controlo destinadas a avaliar a conformidade com a definição de legalidade.4.2. Gestão de dadosOs resultados da verificação serão registados num sistema de gestão de dados que permite controlar imediatamente o operador, para saber se atua em conformidade com a definição de legalidade. O LVD será responsável pela gestão dos dados, nomeadamente pela atualização dos registos com a frequência estabelecida nos procedimentos de verificação.O sistema de informação da cadeia de custódia (COCIS) contém determinados dados em matéria de legalidade que serão recolhidos para avaliar a conformidade com a definição de legalidade ao longo da cadeia de produção. Estes registos são utilizados como impulsionadores, permitindo o avanço ao longo da cadeia de produção, como o início das operações de corte ou a transferência de toros ao longo da cadeia abastecimento. Está previsto que o COCIS integrará o sistema de gestão de dados necessário para efeitos de verificação.O sistema de gestão de dados deve ser concebido de forma a permitir o intercâmbio de informações em tempo real, para evitar o avanço de qualquer produto de madeira não conforme detetado durante a verificação, sendo efetuados controlos posteriores na cadeia de abastecimento.A arquitetura e as especificações técnicas para o sistema de gestão de dados e os procedimentos específicos para a gestão dos dados serão desenvolvidos durante a execução do APV.4.3. Verificação da legalidade dos operadores que trabalham ao abrigo de um regime independente de certificação da gestão florestalOs operadores que trabalham ao abrigo de um regime independente de certificação aprovado pelo Governo da Libéria podem demonstrar o cumprimento da lei em consonância com a definição de legalidade da Libéria, apresentando ao LVD e ao LLD um certificado do regime válido.Antes de aceitar um regime de certificação, o Governo da Libéria deve realizar uma avaliação de coerência para assegurar que todos os indicadores da definição de lei da Libéria estão incluídos no regime de certificação, que a conformidade com esses indicadores é sistematicamente sujeita a auditorias e que todo o processo de certificação é fiável. Só podem ser integrados no LAS da Libéria os regimes que tiverem obtido uma avaliação de coerência favorável.De acordo com a legislação da Libéria, todos os operadores, nomeadamente os que têm o seu próprio sistema de cadeia de custódia, serão sujeitos ao sistema de cadeia de custódia da Libéria.5. SISTEMA DA CADEIA DE CUSTÓDIA5.1. Procedimentos operacionais normalizadosFoi desenvolvido um conjunto de procedimentos operacionais normalizados (SOP) para estabelecer a) como as empresas florestais controlam as suas cadeiras de abastecimento e b) como as a permitir a sua conciliação, em tempo útil, com os elos anteriores e subsequentes da cadeia. É efetuada uma conciliação fiável em toda a cadeia de abastecimento.Os dados quantitativos são registados de modo a poderem ser verificados imediatamente em função dos elos anteriores e seguintes da cadeia?Existem métodos de avaliação da correspondência entre as árvores em pé, os toros abatidos e os produtos de madeira que entram na unidade de transformação/ ponto de exportação?Existem métodos de avaliação da coerência entre as entradas de madeira em tosco e as saídas de produtos transformados, nas serrações e noutras instalações?É possível efetuar uma conciliação fiável por artigo individual ou por lote de produtos de madeira em toda a cadeia de abastecimento?Quais são os sistemas de informação e as tecnologias aplicadas para armazenar, conciliar e registar os dados? Existem sistemas eficazes de segurança dos dados?Como é evitado o acesso não autorizado ao sistema (segurança do sistema)?Como é garantida a viabilidade dos sistemas de segurança?Qual é a organização responsável pela verificação dos dados? Essa organização dispõe de recursos humanos e outros recursos adequados para executar eficazmente as atividades de gestão dos dados?Que informações sobre o controlo da cadeia de abastecimento são divulgadas publicamente?Como podem as partes interessadas ter acesso a essas informações?2.5. Produtos de madeira importadosExistem controlos adequados para assegurar que a madeira e os produtos de madeira importados o tenham sido em conformidade com os requisitos e procedimentos legais estabelecidos para assegurar que os produtos importados foram abatidas legalmente de acordo com os requisitos legais do país de abate.Como é provada a legalidade dos produtos de madeira importados?Que elementos permitem provar que os produtos importados provêm de árvores abatidas legalmente num país terceiro?O LAS identifica os produtos de madeira importados em toda a cadeia de abastecimento?Quando é utilizada madeira importada, é possível identificar na licença FLEGT o país de origem, bem com o país de origem das componentes dos produtos compostos?A utilização de códigos de barras na madeira importada garante que só os produtos florestais explorados e transformados legalmente serão exportados ao abrigo de uma licença FLEGT?3. VERIFICAÇÃOA verificação consiste em efetuar controlos de garantia da legalidade da madeira. Deve ser suficientemente rigorosa e eficaz para que seja possível detetar todos os incumprimentos das exigências, quer na floresta, quer na cadeia de abastecimento, e tomar oportunamente medidas corretivas.3.1. OrganizaçãoA verificação é executada por um governo, uma organização terceira ou uma associação entre ambos que dispõe de recursos adequados, de sistemas de gestão e de pessoal qualificado e formado, bem como de mecanismos sólidos e eficazes de controlo dos etiquetas com os códigos de barras ou os rótulos de códigos de barras fixados aos produtos de madeira que constituem a carga – estes algarismos devem ser copiados manualmente,- a introdução da data e da assinatura na carta de porte;b) Os toros e os produtos de madeira devem ser carregados de forma a permitir ao scanner do PDA efetuar a leitura dos códigos de barras sem retirar a carga do camião. Por conseguinte, deve ser deixado um espaço entre a extremidade dos toros e a parte dianteira do camião (consoante o tipo de camião) ou os toros devem ser carregados com as etiquetas na retaguarda, para que fiquem totalmente visíveis. Pretende-se com isto facilitar o controlo dos números das etiquetas por parte dos apontadores da cubicagem de toros do COCS e da FDA quando o camião está em circulação.O LAS procede à verificação documental de todas as cartas de porte/notas de entrega emitidas e recebidas e dispõe de equipas móveis de apontadores da cubicagem dos toros/inspetores que verificam uma amostra de todas as cargas transportadas. As espécies, o diâmetro e o comprimento dos toros são registados. Em simultâneo, a polícia da Libéria verificará se todas as cargas que passam nos pontos de controlo estão acompanhadas das cartas de porte exigidas.5.6. Transformação da madeiraNos primeiros três anos de execução do APV, serão elaborados procedimentos específicos sobre a avaliação das serrações e de outras unidades de transformação de madeira. Em princípio, o controlo operacional por parte do operador e a verificação pelo COCS abrangerão: i) a entrada da madeira em tosco no local de transformação; ii) a armazenagem da madeira em tosco; iii) a transformação; iv) a armazenagem dos produtos transformados; v) a saída dos produtos finais da unidade de transformação.Serão aplicadas as seguintes medidas de controlo e de verificação:a) O operador mantém um registo de toda madeira em tosco que entra na unidade de transformação e introduz os dados correspondentes no COCIS;b) O operador mantém um registo de toda a madeira em tosco armazenada na unidade de transformação e introduz os dados correspondentes no COCIS. O operador deve aplicar um sistema de gestão de inventário que registe as entradas e saídas da madeira em tosco das zonas de armazenagem;c) O pessoal do operador regista a madeira em tosco que entra na unidade fabril de transformação e todos os produtos que saem, introduzindo os dados em formulários normalizados. Este processo irá constituir a base de dados para a avaliação do retorno (para a serração, este retorno seria o volume de madeira serrada que sai da serração expressa em percentagem do volume de toros entrados; noutros casos, o retorno pode ser uma simples taxa de conversão, por exemplo, x m3 de madeira serrada será igual a y unidades de pernas de cadeiras, etc.);d) O operador mantém um registo de todos os produtos de madeira transformados armazenados na unidade de