2. Todas as trocas de correspondência e comunicações entre as Partes relacionadas com os trabalhos do Comité Misto e as suas reuniões são efetuadas através dos pontos de contacto, em conformidade com o artigo 22.6, n.o 2, alínea c), do acordo. 3. Incumbe aos pontos de contacto coordenar os preparativos da ordem de trabalhos provisória, dos projetos de decisão e dos projetos de recomendação do Comité Misto, bem como a correspondência e as comunicações entre o Comité Misto e os comités especializados, grupos de trabalho e outros organismos estabelecidos ao abrigo do acordo. Artigo 3.o Ordem de trabalhos 1. A ordem de trabalhos provisória de cada reunião é elaborada conjuntamente pelos pontos de contacto e enviada, com os documentos pertinentes, aos participantes do Comité Misto, o mais tardar 15 dias civis antes da data da reunião. 2. Cada Parte pode propor a inscrição de pontos na ordem de trabalhos o mais tardar 21 dias antes da data da reunião. 3. As Partes podem, de comum acordo, reduzir os prazos indicados nos n.os 1 e 2, para atender às exigências de um caso específico. 4. A ordem de trabalhos é aprovada pelo Comité Misto no início da reunião. Além dos pontos constantes da ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos, se as Partes assim o decidirem. Artigo 4.o Língua de trabalho
No prazo de 10 dias a contar da data da audição, qualquer das Partes pode entregar observações escritas adicionais relativas a qualquer questão suscitada durante a audição. VIII. Deliberações 27. Nas deliberações do painel apenas podem participar os árbitros. Sem prejuízo da frase anterior, o painel pode autorizar a presença de assistentes durante as deliberações. IX. Perguntas escritas 28. O painel pode, a qualquer momento do processo, dirigir perguntas por escrito a uma ou a ambas as Partes. Todas as perguntas dirigidas a uma Parte devem ser enviadas com cópia à outra Parte. 29. Cada Parte deve facultar à outra Parte uma cópia das suas respostas escritas às perguntas do painel. Deve ser dada a cada Parte a oportunidade de comentar por escrito as respostas da outra Parte no prazo de cinco dias a contar da data de receção da referida cópia. X. Substituição dos árbitros Todas as pessoas devem indicar nas observações o seu interesse no processo. As observações são redigidas nas línguas escolhidas pelas Partes, em conformidade com os n.os 42 e 43 do presente regulamento interno. 40. O painel deve enumerar no seu relatório todas as observações que recebeu nos termos dos n.os 38 e 39. O painel não é obrigado a dar resposta, no seu relatório, às alegações constantes dessas observações. As observações devem ser comunicadas às Partes para comentário. Os comentários apresentados pelas Partes no prazo de 10 dias devem ser tidos em consideração pelo painel. XIV. Casos urgentes 41. Nos casos de urgência referidos no capítulo 21 do acordo, o painel deve, após consulta das Partes, ajustar em conformidade os prazos indicados no presente regulamento interno. O painel de arbitragem deve notificar as Partes desses ajustamentos. XV. Língua e tradução 42. 7. Uma vez aceite a sua nomeação, os árbitros devem estar disponíveis para desempenhar de forma expedita a integralidade das suas funções de árbitro, durante todo o procedimento do painel, de forma justa e diligente. 8. Os árbitros devem considerar apenas as questões suscitadas no âmbito de cada processo e que sejam necessárias para uma decisão, não devendo delegar as respetivas funções de decisão numa terceira pessoa. 9. Os árbitros não podem estabelecer contactos ex parte que digam respeito a matérias que estejam a ser apreciadas pelo painel no âmbito do processo. VI. Independência e imparcialidade 10. Os árbitros devem ser independentes e imparciais, evitar conflitos de interesses diretos e indiretos e evitar criar uma impressão de falta de deontologia ou de parcialidade. Nenhum árbitro será influenciado por interesses próprios, pressões exteriores, considerações de ordem política, exigências da opinião pública, lealdade para com uma das Partes ou receio de críticas. Artigo 1.o Composição e presidência 1. O Comité Misto instituído pelo artigo 22.1, n.o 1, do Acordo entre a União Europeia e o Japão para uma Parceria Económica (a seguir designado «acordo») exerce as suas funções como previsto no artigo 22.1 do acordo, sendo responsável pela aplicação e o funcionamento gerais do acordo. 2. O Comité Misto é constituído por representantes da União Europeia e do Japão e, em conformidade com o disposto no artigo 22.1, n.o 3, do acordo, é copresidido pelo membro da Comissão Europeia responsável pelo Comércio e pelo Ministro dos Negócios Estrangeiros do Japão. 3. Os copresidentes podem fazer-se representar pelos respetivos representantes, tal como previsto no artigo 22.1, n.o 3, do acordo. No presente regulamento interno, as referências subsequentes aos copresidentes do Comité Misto são entendidas como incluindo os respetivos representantes. 4. Os copresidentes podem fazer-se acompanhar por funcionários. As listas dos funcionários de cada Parte que participam nas reuniões são transmitidas previamente à outra Parte através dos pontos de contacto. 5. Os copresidentes podem decidir, de comum acordo, convidar observadores ou peritos independentes numa base ad hoc. Artigo 2.o Pontos de contacto 1. Os pontos de contacto designados nos termos do artigo 22.6, n.o 1, do acordo (a seguir designados «pontos de contacto») coordenam os preparativos e a organização das reuniões do Comité Misto.