Artigo 3.o Reuniões 1. O Comité Misto reúne pelo menos uma vez por ano e sempre que as circunstâncias o exigirem, salvo acordo em contrário das partes contratantes. 2. As reuniões do Comité Misto realizam-se em data acordada entre as partes contratantes. 3. Se as partes contratantes assim o acordarem, as reuniões do Comité Misto poderão ser realizadas por quaisquer meios tecnológicos acordados, tais como a videoconferência. Artigo 4.o Delegações 1. Previamente a cada reunião, as partes contratantes são informadas pelo secretário do Comité Misto («o secretário») da composição prevista das delegações participantes na reunião. 2. O Comité Misto pode convidar pessoas que não sejam membros do Comité a participar nas suas reuniões a fim de prestar informações sobre assuntos específicos. Artigo 5.o Secretariado Um funcionário da Comissão Europeia desempenha as funções de secretário. Artigo 6.o Correspondência A correspondência de e para o presidente do Comité Misto («o presidente») é enviada ao secretário. O secretário assegura a transmissão da correspondência às partes contratantes. Artigo 7.o
5. As decisões e recomendações do Comité Misto são identificadas respetivamente com o título «Decisão» e «Recomendação», seguido de um número de ordem, da data da sua adoção e de uma descrição do seu objeto. 6. As decisões e as recomendações do Comité Misto são assinadas pelo presidente e autenticadas pelo secretário. 7. As decisões do Comité Misto são publicadas nas publicações oficiais da União Europeia e dos parceiros EACE. Cada uma das decisões fixa a data da sua aplicação pelas partes contratantes, bem como outras informações que possam ser relevantes para os operadores económicos. Artigo 11.o Línguas 1. As línguas oficiais do Comité Misto são as línguas oficiais das partes contratantes. Porém, por uma questão de eficácia, nas reuniões do Comité Misto, para efeitos de correspondência e preparação da documentação, as partes contratantes esforçam-se por utilizar a língua inglesa. 2. As decisões e as recomendações do Comité Misto devem ser redigidas em inglês. Artigo 12.o Despesas 1. Cada parte contratante suporta as despesas relativas à sua participação nas reuniões do Comité Misto e dos grupos de trabalho ou grupos de peritos. 2. O Comité Misto decide da repartição dos custos associados às missões confiadas a peritos. Artigo 13.o Alteração do regulamento interno O presente regulamento interno pode ser alterado em conformidade com o artigo 10.o. Artigo 14.o Grupos de trabalho 1. A composição e o funcionamento dos grupos de trabalho ou de peritos instituídos em conformidade com o artigo 18.o, n.o 8, do Acordo EACE serão decididos, mutatis mutandis, de acordo com as regras aplicáveis ao Comité Misto. 2. Os grupos de trabalho ou os grupos de peritos trabalham sob a autoridade do Comité Misto, ao qual reportam após cada uma das suas reuniões. Não estão habilitados a tomar decisões, mas podem formular recomendações à atenção do Comité. 3. O Comité Misto pode suspender ou alterar o mandato dos grupos de trabalho ou de peritos. Artigo 7.o Confidencialidade As deliberações do Comité Misto serão cobertas pelo segredo profissional. Sempre que uma parte contratante comunicar informações que classifique como confidenciais ao Comité Misto, as outras partes contratantes devem tratar essas informações como tal. Artigo 8.o Ordem de trabalhos das reuniões 1. A ordem de trabalhos provisória de cada reunião do Comité Misto é elaborada pelo secretário com base nas propostas apresentadas pelas partes contratantes. Os pontos da ordem de trabalhos devem ser acompanhados por documentos pertinentes, apresentados o mais tardar 21 dias antes da reunião. 2. A ordem de trabalhos provisória deve ser transmitida a todas as partes contratantes, o mais tardar 15 dias antes da reunião. 3. A ordem de trabalhos é aprovada pelo Comité Misto no início de cada reunião. Além dos pontos constantes da ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos na ordem de trabalhos outros pontos se as partes contratantes assim o acordarem. 4. O presidente pode encurtar o prazo indicado no n.o 1 a fim de ter em conta os requisitos ou a urgência de um assunto específico. Artigo 9.o Atas e conclusões operacionais 1. O projeto de ata de cada reunião do Comité Misto é elaborado pelo secretário. Deve indicar as decisões e recomendações e as conclusões adotadas. 2. No prazo de um mês após a reunião, o projeto de ata é apresentado ao Comité Misto para aprovação por procedimento escrito. A ata pode também ser adotada pelo Comité Misto na sua reunião seguinte. 3. Uma vez aprovada, a ata é assinada pelo presidente e pelo secretário, devendo ser enviado um exemplar a cada uma das partes contratantes. Artigo 10.o Decisões e recomendações 1. O Comité Misto toma as suas decisões e formula as suas recomendações por unanimidade. Todavia, as decisões ou recomendações na aceção dos artigos 16.o, 20.o e 28.o, n.o 3, do Acordo EACE exigem uma maioria simples. 2. O Comité Misto só deve considerar reunido o quórum exigido se quatro partes contratantes e a União Europeia estiverem representadas. 3. Durante o período que medeia as sessões, o Comité Misto pode tomar decisões ou formular recomendações por procedimento escrito. No entanto, qualquer parte contratante pode solicitar que o Comité Misto seja convocado para debater as questões de que são objeto. A parte contratante que propõe a utilização do procedimento escrito apresenta o projeto de instrumento ao secretário, que o transmite às restantes partes contratantes. Cada parte contratante deve informar o presidente e o secretário, no prazo de 15 dias úteis a contar da data de receção do projeto de instrumento que indica se o projeto é aceite ou não, se propõe alterações ao projeto, ou se considera que o Comité Misto deveria ser convocado para debater a questão. Se o projeto for adotado, o presidente finalizará a decisão ou a recomendação nos termos dos n.os 5 e 6. 4. A abstenção por uma parte contratante não impede que o Comité Misto adote uma decisão ou uma recomendação desde que exista quórum tal como exigido pelo n.o 2.