c) As questões acordadas pelas Partes, nomeadamente as decisões aprovadas, as recomendações formuladas, as declarações acordadas e quaisquer conclusões sobre questões específicas. 3. A ata deve incluir igualmente uma lista dos membros ou dos respetivos suplentes que participaram na reunião, assim como uma lista dos membros das delegações que os acompanharam e uma lista dos eventuais observadores ou peritos presentes na reunião. 4. A ata deve ser aprovada por escrito por todas as Partes no prazo de 28 dias de calendário a contar da data da reunião. Uma vez aprovada, a ata deve ser assinada pelo Presidente e pelos dois secretários do Comité de Associação, sendo enviada a cada uma das Partes uma cópia autenticada. 5. Salvo acordo em contrário, o Comité de Associação deve adotar um plano de ação que reflita as medidas acordadas na reunião, cuja aplicação deverá ser objeto de exame na reunião seguinte. Artigo 12.o Decisões e recomendações 1. Nos casos específicos em que o Acordo confira poderes de decisão ao Comité de Associação ou em que esses poderes lhe tenham sido delegados pelo Conselho de Associação, o Comité de Associação deve adotar decisões e formular recomendações por acordo mútuo entre as Partes; as decisões e recomendações são assinadas pelas Repúblicas da Parte AC e pela Parte UE durante as reuniões. 2. O Comité de Associação pode tomar decisões ou formular recomendações mediante procedimento escrito, se as Partes assim acordarem. Para o efeito, o texto da proposta deve ser comunicado por escrito pelo Presidente aos membros do Conselho de Associação em conformidade com o artigo 8.o e estabelecer um prazo não inferior a 21 dias de calendário para formulação, pelos membros, das reservas ou alterações eventualmente suscitadas pela proposta. Uma vez acordado o texto, a decisão ou recomendação deve ser assinada independente e sucessivamente pelos representantes da Parte UE e de cada uma das Repúblicas da Parte AC.
3. Nos termos do artigo 346.o do Acordo, quando desempenhar as tarefas que lhe são conferidas pela Parte IV do Acordo, o Comité de Associação deve ser constituído por altos funcionários da Comissão Europeia e de cada uma das Repúblicas da Parte AC responsáveis pelo comércio e matérias conexas. Deve exercer a função de Presidente um representante da Parte que assegura a presidência do Comité de Associação. 4. Como previsto no artigo 352.o, n.o 3, as Repúblicas da Parte AC agem coletivamente na tomada de decisões no âmbito do quadro institucional do Acordo; a adoção de decisões e recomendações exige consenso. 5. O termo «Partes» no presente regulamento interno é conforme com a definição estabelecida no artigo 352.o do Acordo. Artigo 2.o Presidência A Parte UE e a Parte AC devem assegurar a presidência do Comité de Associação, alternadamente, por períodos de 12 meses. O Presidente deve ser membro do Comité de Associação. O primeiro período tem início na data da primeira reunião do Conselho de Associação e termina em 31 de dezembro do mesmo ano. Artigo 3.o Reuniões 1. Salvo acordo em contrário das Partes, o Comité de Associação reúne-se periodicamente, pelo menos uma vez por ano. Se as Partes estiverem de acordo, podem realizar-se sessões extraordinárias do Conselho de Associação a pedido de uma delas. 2. As reuniões do Comité de Associação são convocadas pelo Presidente para uma data e um local acordados pelas Partes. A convocatória da reunião é enviada pelo Secretariado do Comité de Associação aos respetivos membros até, o mais tardar, 28 dias de calendário antes do início da sessão, salvo acordo das Partes em contrário. 3. Sempre que possível, a reunião periódica do Comité de Associação deve ser convocada em tempo útil, antes da reunião periódica do Conselho de Associação. 4. A título excecional, caso as Partes assim o acordem, as reuniões do Comité de Associação podem ser realizadas por qualquer meio tecnológico acordado. Artigo 4.o Representação 1. Cada Parte deve notificar as outras Partes da lista dos seus representantes no Comité de Associação («membros») para as diferentes questões a abordar. A lista deve ser administrada pelo Secretariado do Comité de Associação. 3. Qualquer das Partes pode decidir publicar as decisões e recomendações do Conselho de Associação nas respetivas publicações oficiais. Artigo 10.o Ordem de trabalhos das reuniões 1. O Secretariado do Comité de Associação deve elaborar, com base nas propostas das Partes, uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião. Esta deve ser enviada, juntamente com os documentos pertinentes, ao Presidente e aos membros do Comité de Associação, o mais tardar 15 dias de calendário antes do início da reunião, como documentação referida no artigo 8.o do presente regulamento interno. 2. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos relativamente aos quais o Secretariado do Comité de Associação tiver recebido de uma Parte um pedido de inclusão na ordem de trabalhos, juntamente com os documentos pertinentes, o mais tardar 21 dias de calendário antes do início da reunião. 3. A ordem de trabalhos é adotada pelo Conselho de Associação no início de cada reunião. Para além dos pontos constantes da ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos, se as Partes assim acordarem. 4. Mediante acordo, o Presidente da sessão do Comité de Associação pode, numa base ad hoc, convidar observadores a assistirem às reuniões, bem como peritos, a fim de prestarem informações sobre questões específicas. 5. Em consulta com as Partes, o Presidente da sessão do Comité de Associação pode encurtar os prazos especificados nos n.os 1 e 2 a fim de ter em conta as exigências de um caso específico. Artigo 11.o Ata 1. O projeto de ata de cada reunião deve ser elaborado pelos dois secretários, normalmente no prazo de 21 dias de calendário a contar do final da reunião. 2. De um modo geral, a ata inclui, para cada ponto da ordem de trabalhos: a) A documentação apresentada ao Comité de Associação; b) As declarações exaradas em ata a pedido de um membro do Conselho de Associação; e c) 24.7.2015 PT Jornal Oficial da União Europeia L 196/26 TRADUÇÃO DECISÃO N.o 1/2014 DO CONSELHO DE ASSOCIAÇÃO UE-AMÉRICA CENTRAL, de 7 de novembro de 2014, que adota o seu Regulamento Interno, bem como o do Comité de Associação [2015/1215] O CONSELHO DE ASSOCIAÇÃO UE-AMÉRICA CENTRAL, Tendo em conta o Acordo que cria uma Associação entre a União Europeia e os seus Estados-Membros, por um lado, e a América Central, por outro, («o Acordo») nomeadamente o artigo 4.o, o artigo 5.o, n.o 2, o artigo 7.o, n.o 3, e o artigo 8.o, n.o 6, Considerando o seguinte: (1) Nos termos do artigo 353.o, n.o 4, a Parte IV do Acordo, relativa a questões relacionadas com o comércio, está a ser aplicada desde 1 de agosto de 2013 com a Nicarágua, as Honduras e o Panamá, desde 1 de outubro de 2013 com Salvador e a Costa Rica e desde 1 de dezembro de 2013 com a Guatemala. (2) Tendo em vista contribuir para a aplicação efetiva do Acordo, o respetivo quadro institucional deverá ser criado o mais rapidamente possível. (3) Salvo disposição em contrário do Acordo, o Conselho de Associação deve supervisionar a aplicação do Acordo e adotar o seu próprio regulamento interno, bem como os regulamentos internos do Comité de Associação e dos subcomités, ADOTOU A PRESENTE DECISÃO: Artigo único São adotados os regulamentos internos do Conselho de Associação, do Comité de Associação e dos subcomités, tal como estabelecidos nos Anexos A e B, respetivamente. 2. Um membro que pretenda ser representado por um representante suplente numa determinada reunião deve notificar por escrito as outras Partes do Comité de Associação do nome do seu representante suplente antes da realização dessa reunião. O representante suplente de um membro deve exercer todos os direitos desse membro. Artigo 5.o Delegações Os membros do Comité de Associação podem ser acompanhados por outros funcionários. Antes de cada reunião, as Partes devem ser informadas pelo Secretariado da composição prevista das delegações que participam na reunião. Artigo 6.o Secretariado Um funcionário da Parte UE e um funcionário de uma República da Parte AC, cuja rotação deve obedecer às orientações estabelecidas para o efeito pelas Repúblicas da Parte AC, devem atuar conjuntamente como secretários do Comité de Associação. Artigo 7.o Correspondência 1. A correspondência destinada ao Conselho de Associação é enviada ao secretário da Parte UE ou ao secretário das Repúblicas da Parte AC, que, por seu turno, informa o outro secretário. 2. O Secretariado deve assegurar que a correspondência endereçada ao Comité de Associação é enviada ao Presidente do Comité e difundida, se for caso disso, como documentação referida no artigo 8.o do presente regulamento interno. 3. A correspondência enviada pelo Presidente do Comité de Associação deve ser transmitida pelo Secretariado às Partes e, se for caso disso, difundida como documentação referida no artigo 8.o do presente regulamento interno. Artigo 8.o Documentação 1. Sempre que as deliberações do Comité de Associação se baseiem em documentos de apoio escritos, esses documentos devem ser numerados e difundidos pelo Secretariado aos membros. 2. Cada secretário deve ser responsável pela difusão dos documentos aos membros competentes da sua parte no Comité de Associação, bem como pelo envio sistemático de uma cópia desses documentos ao outro secretário. Artigo 9.o Confidencialidade 1. Salvo decisão em contrário, as sessões do Conselho de Associação não são públicas. 2. Sempre que uma Parte apresente ao Comité de Associação, aos subcomités, aos grupos de trabalho ou a quaisquer outros organismos informações que classifique como confidenciais, a outra Parte deve tratar essa informação pelo procedimento descrito no artigo 336.o, n.o 2, do Acordo.