Artigo 17.o Subcomités e grupos de trabalho especializados 1. Em conformidade com o artigo 8.o, n.o 2, do Acordo, o Comité de Associação pode decidir criar outros subcomités ou grupos de trabalho especializados, para além dos previstos no Acordo, que o assistam no exercício das suas funções. O Comité de Associação pode decidir suprimir estes subcomités ou grupos de trabalho, ou definir ou alterar os seus mandatos. Salvo decisão em contrário, estes subcomités exercem as suas funções sob a autoridade do Comité de Associação, ao qual devem reportar após cada reunião. 2. Salvo disposição em contrário do Acordo ou acordado em contrário no âmbito do Conselho de Associação, o presente regulamento interno deve ser aplicado mutatis mutandis pelos subcomités, órgãos consultivos ou grupos de trabalho especializados, com as seguintes adaptações: a) Cada Parte deve notificar por escrito as outras Partes da lista dos seus participantes nestes organismos, bem como das respetivas funções. Estas listas devem ser administradas pelo Secretariado do Comité de Associação; b) Toda a correspondência e todos os documentos e comunicações pertinentes entre os pontos de contacto devem também ser enviados simultaneamente ao Secretariado do Comité de Associação; c) Salvo disposição em contrário do Acordo ou acordado em contrário pelas Partes, os subcomités, órgãos consultivos ou grupos de trabalho devem dispor apenas do poder de formular recomendações.
3. Nos termos do artigo 346.o do Acordo, quando desempenhar as tarefas que lhe são conferidas pela Parte IV do Acordo, o Comité de Associação deve ser constituído por altos funcionários da Comissão Europeia e de cada uma das Repúblicas da Parte AC responsáveis pelo comércio e matérias conexas. Deve exercer a função de Presidente um representante da Parte que assegura a presidência do Comité de Associação. 4. Como previsto no artigo 352.o, n.o 3, as Repúblicas da Parte AC agem coletivamente na tomada de decisões no âmbito do quadro institucional do Acordo; a adoção de decisões e recomendações exige consenso. 5. O termo «Partes» no presente regulamento interno é conforme com a definição estabelecida no artigo 352.o do Acordo. Artigo 2.o Presidência A Parte UE e a Parte AC devem assegurar a presidência do Comité de Associação, alternadamente, por períodos de 12 meses. O Presidente deve ser membro do Comité de Associação. O primeiro período tem início na data da primeira reunião do Conselho de Associação e termina em 31 de dezembro do mesmo ano. Artigo 3.o Reuniões 1. Salvo acordo em contrário das Partes, o Comité de Associação reúne-se periodicamente, pelo menos uma vez por ano. Se as Partes estiverem de acordo, podem realizar-se sessões extraordinárias do Conselho de Associação a pedido de uma delas. 2. As reuniões do Comité de Associação são convocadas pelo Presidente para uma data e um local acordados pelas Partes. A convocatória da reunião é enviada pelo Secretariado do Comité de Associação aos respetivos membros até, o mais tardar, 28 dias de calendário antes do início da sessão, salvo acordo das Partes em contrário. 3. Sempre que possível, a reunião periódica do Comité de Associação deve ser convocada em tempo útil, antes da reunião periódica do Conselho de Associação. 4. A título excecional, caso as Partes assim o acordem, as reuniões do Comité de Associação podem ser realizadas por qualquer meio tecnológico acordado. Artigo 4.o Representação 1. Cada Parte deve notificar as outras Partes da lista dos seus representantes no Comité de Associação («membros») para as diferentes questões a abordar. A lista deve ser administrada pelo Secretariado do Comité de Associação. Artigo 2.o Presidência O Conselho de Associação é presidido alternadamente, por períodos de doze meses, pelo Alto Representante da União para os Negócios Estrangeiros e a Política de Segurança e por um representante, a nível ministerial, da Parte AC. O primeiro período tem início na data da primeira reunião do Conselho de Associação e termina em 31 de dezembro do mesmo ano. Artigo 3.o Reuniões 1. O Conselho de Associação reúne-se periodicamente, pelo menos de dois em dois anos. Se as Partes estiverem de acordo, podem realizar-se sessões extraordinárias do Conselho de Associação a pedido de uma delas. 2. Cada sessão do Conselho de Associação deve realizar-se num local adequado e numa data acordada pelas Partes. 3. As reuniões do Conselho de Associação são convocadas conjuntamente pelos secretários do Conselho de Associação com o acordo do seu Presidente. 4. A título excecional, caso as Partes assim o acordem, as reuniões do Conselho de Associação podem ser realizadas por qualquer meio tecnológico acordado, nomeadamente por videoconferência. Artigo 4.o Representação 1. Os membros do Conselho de Associação impedidos de assistir a uma reunião podem fazer-se representar. Caso um membro pretenda fazer-se representar, deve comunicar por escrito o nome do seu representante ao Presidente antes da reunião em que será representado. 2. O representante de um membro do Conselho de Associação exerce todos os direitos do membro. Artigo 5.o Delegações 1. Os membros do Conselho de Associação podem ser acompanhados por funcionários. Antes de cada reunião, o Presidente deve ser informado, pelo Secretariado, da composição prevista da delegação de cada Parte. 2. O Conselho de Associação pode, por acordo entre as Partes, convidar pessoas que não sejam membros a assistir às suas reuniões na qualidade de observadores ou a prestar informações sobre questões específicas. Artigo 6.o Secretariado Um funcionário do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia e um funcionário da Parte AC atuam conjuntamente como secretários do Conselho de Associação. Artigo 7.o Correspondência 1. A correspondência destinada ao Conselho de Associação é enviada ao secretário da Parte UE ou ao secretário das Repúblicas da Parte AC, que, por seu turno, informa o outro secretário. 3. Os atos do Comité de Associação intitulam-se, respetivamente, «Decisão» ou «Recomendação». Relativamente a cada decisão ou recomendação, o Secretariado do Conselho de Associação deve atribuir um número de ordem, indicar a data de adoção e descrever o objeto. Cada decisão deve prever a data da respetiva entrada em vigor e ser assinada pelas Repúblicas da Parte AC e pela Parte UE. Artigo 13.o Relatórios Aquando de cada reunião ordinária do Conselho de Associação, o Comité de Associação deve apresentar-lhe os resultados dos seus trabalhos e das atividades dos subcomités, grupos de trabalho e outros organismos. Artigo 14.o Línguas 1. São línguas oficiais do Conselho de Associação a língua espanhola e outra das línguas autênticas do Acordo que as Partes acordem. 2. Salvo decisão em contrário, o Conselho de Associação deve deliberar com base nos documentos redigidos nessas línguas. Artigo 15.o Despesas 1. Cada uma das Partes suporta as despesas decorrentes da sua participação nas reuniões do Conselho de Associação, tanto no que se refere ao pessoal, às viagens e às ajudas de custo, como às despesas postais e de telecomunicações. 2. As despesas relativas à organização das reuniões e à reprodução dos documentos são suportadas pela Parte que organiza as reuniões. 3. As despesas relacionadas com os serviços de interpretação para as reuniões e com a tradução de documentos de ou para espanhol e a outra língua oficial do Conselho de Associação, tal como referido no artigo 14.o, n.o 1, do presente regulamento interno, ficam a cargo da Parte que organiza as reuniões. As despesas relacionadas com a interpretação e a tradução para ou a partir de outras línguas são suportadas diretamente pela Parte requerente. Artigo 16.o Alterações ao regulamento interno O presente regulamento interno pode ser alterado em conformidade com o disposto no artigo 12.o. Artigo 17.o Subcomités e grupos de trabalho especializados Artigo 10.o Ata 1. Os dois secretários elaboram conjuntamente um projeto de ata de cada reunião. 2. De um modo geral, a ata inclui, para cada ponto da ordem de trabalhos: a) A documentação apresentada ao Conselho de Associação; b) As declarações exaradas em ata a pedido de um membro do Conselho de Associação; e c) As questões acordadas pelas Partes, nomeadamente as decisões adotadas, as declarações acordadas e as eventuais conclusões. 3. O projeto de ata é submetido à aprovação do Conselho de Associação, devendo ser aprovado no prazo de 45 dias de calendário a partir da data de cada sessão do Conselho de Associação. Uma vez aprovada, a ata é assinada pelo Presidente e pelos dois secretários, sendo enviada uma cópia autenticada a cada um dos destinatários referidos no artigo 7.o. Artigo 11.o Decisões e recomendações 1. O Conselho de Associação adota decisões e formula recomendações por acordo mútuo entre as Partes; as decisões e recomendações são assinadas pelas Repúblicas da Parte AC e pela Parte UE. 2. O Conselho de Associação pode igualmente tomar decisões ou formular recomendações mediante procedimento escrito, se as Partes assim acordarem. Para o efeito, o texto da proposta deve ser comunicado por escrito pelo Presidente aos membros do Conselho de Associação em conformidade com o artigo 7.o e estabelecer um prazo não inferior a 21 dias de calendário para formulação, pelos membros, das reservas ou alterações eventualmente suscitadas pela proposta. Uma vez acordado o texto, a decisão ou recomendação deve ser assinada independente e sucessivamente pelos representantes da Parte UE e de cada uma das Repúblicas da Parte AC.