2. O Presidente pode, com o acordo de ambas as Partes, encurtar os prazos referidos no n.o 1 a fim de ter em conta as exigências de um caso específico. Artigo 7.o Ata É elaborada uma ata de cada reunião baseada num resumo, apresentado pelo Presidente, das conclusões do Comité de Cooperação. Após aprovação pelo Comité de Cooperação, a ata é assinada pelo Presidente e pelos dois secretários, conservando cada uma das Partes um exemplar. Um exemplar da ata é enviado a cada um dos destinatários referidos no artigo 4.o. Artigo 8.o Decisões e recomendações Nos casos específicos em que o Comité de Cooperação é habilitado pelo Conselho de Cooperação a adotar decisões/recomendações nos termos do artigo 13.o, n.o 2, do Regulamento Interno do Conselho de Cooperação, esses atos são intitulados, respetivamente, «Decisão» e «Recomendação», sendo a designação seguida de um número de ordem, da data da respetiva adoção e da descrição do seu objeto. As decisões e recomendações do Comité de Cooperação são tomadas de comum acordo entre as Partes. O Comité de Cooperação pode tomar decisões ou fazer recomendações mediante procedimento escrito se ambas as Partes estiverem de acordo. Nos casos em que o Comité de Cooperação decida recorrer ao procedimento escrito, pode ser previsto um prazo por mútuo acordo entre as Partes, no termo do qual o Presidente do Comité de Cooperação pode declarar, após comunicação dos dois secretários, se existe um acordo comum das Partes. As decisões e recomendações do Comité de Cooperação são assinadas pelo Presidente e autenticadas pelos dois secretários e devem ser transmitidas aos destinatários referidos no artigo 4.o do presente regulamento interno. Qualquer das Partes pode decidir publicar as decisões e recomendações do Comité de Cooperação na respetiva publicação oficial. Artigo 9.o Despesas A União Europeia e o Iraque custeiam as despesas decorrentes da respetiva participação nas reuniões do Comité de Cooperação, tanto no que diz respeito às despesas de pessoal, de deslocação e às ajudas de custo, como às despesas de correio e telecomunicações. As despesas de interpretação das reuniões e de tradução e reprodução de documentos são custeadas pela União Europeia, com exceção das despesas de interpretação ou tradução de e para a língua oficial do Iraque, que são custeadas pelo Iraque. As outras despesas relativas à organização das reuniões são custeadas pela Parte que organiza as reuniões. Artigo 10.o
O primeiro período tem início na data da primeira reunião do Conselho de Cooperação e termina em 31 de dezembro do mesmo ano. Artigo 2.o Reuniões O Comité de Cooperação reúne-se sempre que as circunstâncias o exigirem, com o acordo de ambas as Partes, e pelo menos uma vez por ano. As reuniões do Comité de Cooperação realizam-se em data e local a acordar entre as duas Partes. As reuniões do Comité de Cooperação são convocadas pelo Presidente. A reunião anual do Comité de Cooperação é convocada antes da reunião anual do Conselho de Cooperação. Deve ser convocada em tempo útil, para permitir ao Comité de Cooperação preparar a reunião do Conselho de Cooperação. Artigo 3.o Delegações Antes de cada reunião, o Presidente é informado da composição prevista da delegação de cada Parte. Artigo 4.o Secretariado Um representante do Serviço Europeu para a Ação Externa e um representante do Governo do Iraque atuam conjuntamente como secretários do Comité de Cooperação. Todas as comunicações de e para o Presidente do Comité de Cooperação previstas no âmbito da presente decisão devem ser enviadas aos secretários do Comité de Cooperação e aos secretários e ao Presidente do Conselho de Cooperação. Artigo 5.o Publicidade Salvo decisão em contrário, as reuniões do Comité de Cooperação não são públicas. Artigo 6.o Ordem de trabalhos das reuniões 1. O Presidente estabelece a ordem de trabalhos provisória de cada reunião. A ordem de trabalhos é enviada pelos secretários do Comité de Cooperação aos destinatários referidos no artigo 4.o, o mais tardar 15 dias antes do início da reunião. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos relativamente aos quais o Presidente tiver recebido um pedido de inclusão na ordem de trabalhos o mais tardar 21 dias antes do início da reunião, embora não possam ser inscritos pontos na ordem de trabalhos provisória se a documentação aferente não tiver sido enviada aos secretários o mais tardar até à data de envio da ordem de trabalhos provisória. O Comité de Cooperação pode convidar peritos a assistir às suas reuniões, a fim de ser informado sobre questões específicas. A ordem de trabalhos é adotada pelo Comité de Cooperação no início de cada reunião. A inscrição de outros pontos na ordem de trabalhos, para além dos que figuram na ordem de trabalhos provisória, é aceite com o acordo das duas Partes. (5) É necessário adotar a presente decisão mediante procedimento escrito, ADOTOU A PRESENTE DECISÃO: Artigo único São adotados os Regulamentos Internos do Conselho de Cooperação e do Comité de Cooperação, tal como estabelecidos nos Anexos I e II, respetivamente. Feito em Bruxelas, em 8 de outubro de 2013. Pelo Conselho de Cooperação UE-Iraque A Presidente C. ASHTON ANEXO I REGULAMENTO INTERNO DO CONSELHO DE COOPERAÇÃO UE-IRAQUE Artigo 1.o Presidência O Conselho de Cooperação é presidido alternadamente, por períodos de 12 meses, pelo Presidente do Conselho «Negócios Estrangeiros» da União Europeia, em nome da União Europeia e dos seus Estados-Membros, e pelo Ministro dos Negócios Estrangeiros do Iraque. O primeiro período tem início na data da primeira reunião do Conselho de Cooperação e termina em 31 de dezembro do mesmo ano. Artigo 2.o Reuniões O Conselho de Cooperação reúne-se a nível ministerial uma vez por ano. Podem realizar-se reuniões extraordinárias do Conselho de Cooperação a pedido de uma das Partes, se as Partes assim o acordarem. Exceto acordo em contrário entre as Partes, as reuniões do Conselho de Cooperação realizam-se no local habitual das reuniões do Conselho da União Europeia, numa data acordada entre ambas as Partes. As reuniões do Conselho de Cooperação são convocadas conjuntamente pelos secretários do Conselho de Cooperação, em acordo com o Presidente. Artigo 3.o Representação Os membros do Conselho de Cooperação podem fazer-se representar, caso não possam estar presentes. Caso um membro pretenda fazer-se representar, deve comunicar o nome do seu representante ao Presidente antes da reunião em que será representado. O representante de um membro do Conselho de Cooperação exerce todos os direitos do membro titular. Artigo 4.o Delegações O projeto de ata é apresentado para aprovação ao Conselho de Cooperação. Após aprovação, a ata é assinada pelo Presidente e pelos dois secretários. As atas são conservadas nos arquivos do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia, que será o depositário dos documentos do Acordo. Uma cópia autenticada é enviada a cada um dos destinatários referidos no artigo 6.o do presente Regulamento Interno. Artigo 10.o Decisões e recomendações 1. O Conselho de Cooperação toma as suas decisões e faz recomendações de comum acordo entre as Partes. Os casos em que o Conselho de Cooperação pode tomar decisões estão indicados no próprio Acordo. O Conselho de Cooperação pode tomar decisões ou fazer recomendações mediante procedimento escrito se ambas as Partes estiverem de acordo. Nos casos em que o Conselho de Cooperação decida recorrer ao procedimento escrito, pode ser previsto um prazo por mútuo acordo entre as Partes, no termo do qual o Presidente do Conselho de Cooperação pode declarar, após comunicação dos dois secretários, se existe um acordo comum das Partes. 2. As decisões e recomendações do Conselho de Cooperação, na aceção do artigo 111.o do Acordo, são intituladas, respetivamente, «Decisão» e «Recomendação», sendo a designação seguida de um número de ordem, da data da respetiva adoção e da descrição do seu objeto. As decisões e recomendações do Conselho de Cooperação são assinadas pelo Presidente e autenticadas pelos dois secretários. As decisões e recomendações devem ser transmitidas a cada um dos destinatários referidos no artigo 6.o do presente Regulamento Interno. Qualquer das Partes pode decidir publicar as decisões e recomendações do Conselho de Cooperação na respetiva publicação oficial. Artigo 11.o Línguas As línguas oficiais do Conselho de Cooperação são as línguas oficiais das duas Partes. Salvo decisão em contrário, o Conselho de Cooperação assenta as suas decisões e recomendações em documentos redigidos nestas línguas. Artigo 12.o Despesas Artigo 10.o Subcomités e grupos de trabalho especializados Em conformidade com o artigo 13.o do Regulamento Interno do Conselho de Cooperação, o Comité de Cooperação pode criar subcomités ou grupos de trabalho especializados para trabalhar sob a autoridade do Comité de Cooperação, o qual devem informar após cada uma das suas reuniões. O Comité de Cooperação pode decidir suprimir subcomités ou grupos de trabalho existentes, definir ou alterar os seus mandatos ou criar outros subcomités ou grupos de trabalho para o assistir no desempenho das suas funções. Os referidos subcomités e grupos não têm poderes de decisão.