2. Sempre que, por força do Acordo, o Conselho Conjunto tenha competência para adotar decisões ou recomendações, esses atos são designados «Decisão» ou «Recomendação», respetivamente, nas atas das reuniões. O Secretariado atribui a todas as decisões ou recomendações adotadas um número de ordem, a data de adoção e uma descrição do seu objeto. Cada decisão ou recomendação prevê a data da respetiva entrada em vigor. 3. Na eventualidade de um dos Estados do APE SADC não poder estar presente numa reunião do Conselho Conjunto, as decisões ou recomendações acordadas durante a reunião são comunicadas a esse membro pelo Secretariado. O Estado do APE SADC em causa deve apresentar uma resposta por escrito no prazo de dez (10) dias de calendário a contar do envio das decisões ou recomendações, indicando as decisões ou recomendações das quais discorda e os motivos desse desacordo. Na ausência da referida resposta escrita no prazo dado, as decisões ou recomendações são consideradas adotadas. Caso o Estado do APE SADC que não compareceu à reunião não concorde com uma ou várias das decisões ou recomendações, as Partes procuram resolver as questões pendentes através de procedimento escrito ou por via eletrónica, tal como previsto no n.o 4. 4. Durante o período que decorre entre as reuniões, o Conselho Conjunto pode adotar decisões ou recomendações através de procedimento escrito, ou por via eletrónica, se as Partes assim o acordarem. O procedimento escrito consiste numa troca de notas entre os representantes das Partes. 5. As decisões e as recomendações adotadas pelo Conselho Conjunto são autenticadas através da assinatura de dois exemplares do original por um representante da Comissão Europeia em nome da parte UE e por um representante dos Estados do APE SADC. Artigo 9.o Acesso do público
Artigo 3.o Observadores O Conselho Conjunto pode decidir convidar observadores para participar nas suas reuniões numa base ad hoc e pode determinar quais os pontos da ordem de trabalhos a que estes terão acesso. Artigo 4.o Secretariado 1. O Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia e a Comissão Europeia, por um lado, e a Unidade APE da SADC no âmbito do Secretariado da SADC, por outro, exercerão alternadamente, por períodos de 12 (doze) meses, as funções de Secretariado do Conselho Conjunto («Secretariado»). Esses períodos coincidem com o regime relativo à presidência estabelecido no artigo 1.o, n.os 4 e 6. 2. Do lado da Parte UE, as ordens de trabalhos provisórias e os projetos de ata são elaborados pela Comissão Europeia e todos os documentos oficiais destinados ou provenientes do Conselho Conjunto são distribuídos por intermédio do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia. 3. Do lado da Parte dos Estados do APE SADC, as ordens de trabalhos provisórias e os projetos de ata são elaborados pela Unidade APE da SADC e todos os documentos oficiais destinados ou provenientes do Conselho Conjunto são distribuídos por intermédio da Unidade APE da SADC. CAPÍTULO II Funcionamento Artigo 5.o Documentação Sempre que as deliberações do Conselho Conjunto se basearem em documentos de apoio escritos, estes são numerados e difundidos pelo Secretariado como documentos do Conselho Conjunto. Artigo 6.o Acesso do público 1. As reuniões do Conselho Conjunto não serão públicas, exceto decisão em contrário tomada pelas Partes. 2. As Partes podem decidir publicar as decisões e recomendações do Conselho Conjunto. Artigo 10.o Línguas de trabalho Salvo decisão em contrário das Partes, toda a correspondência e comunicação entre as Partes relativa aos trabalhos do Conselho Conjunto, bem como as deliberações durante as reuniões do Conselho Conjunto, serão efetuadas em inglês e português. CAPÍTULO III Disposições finais Artigo 11.o Despesas 1. Cada Parte suporta as respetivas despesas decorrentes da participação nas reuniões do Conselho Conjunto, tanto no que se refere a pessoal, viagens e ajudas de custo, como no que diz respeito a despesas postais e de telecomunicações. 2. As despesas decorrentes da organização de uma reunião, da prestação de serviços de interpretação e da reprodução de documentos são custeadas pela Parte que a organiza. Artigo 12.o Comité do Comércio e Desenvolvimento Nos termos do artigo 103.o, n.o 5, do Acordo, o Comité do Comércio e Desenvolvimento informa e é responsável perante o Conselho Conjunto. Artigo 13.o 4. Nos termos do artigo 103.o, n.o 3, do Acordo, o Comité do Comércio e Desenvolvimento pode criar grupos técnicos especiais para analisar matérias específicas da sua competência. 5. O Comité do Comércio e Desenvolvimento fixa o regulamento interno dos grupos técnicos especiais a que se refere o n.o 4. O Comité do Comércio e Desenvolvimento pode decidir abolir grupos técnicos especiais e definir ou alterar o seu mandato. 6. Os grupos técnicos especiais apresentam um relatório ao Comité do Comércio e Desenvolvimento na sequência de cada reunião. Artigo 12.o Alteração do regulamento interno O presente regulamento interno pode ser alterado por escrito por decisão do Comité do Comércio e Desenvolvimento e adotado em conformidade com o artigo 8.o do presente regulamento interno. 4. A ordem de trabalhos é aprovada pelo Comité do Comércio e Desenvolvimento no início de cada reunião. Além dos pontos constantes da ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos, mediante acordo entre as Partes. 5. Com o acordo das Partes, o presidente do Comité do Comércio e Desenvolvimento pode convidar peritos para assistirem às reuniões, a fim de prestarem informações sobre questões específicas. Artigo 7.o Ata da reunião Salvo acordo em contrário das Partes, a ata de cada reunião é exarada pelo Secretariado e aprovada no final de cada reunião. Artigo 8.o Decisões e recomendações 1. Nos termos do artigo 103.o, n.o 6, do Acordo, o Comité do Comércio e Desenvolvimento adota por consenso decisões ou recomendações nos casos previstos no Acordo ou sempre que tais poderes lhe tenham sido delegados pelo Conselho Conjunto. 2. Sempre que, por força do Acordo, o Comité do Comércio e Desenvolvimento tenha competência para adotar decisões ou recomendações, ou sempre que tais poderes lhe tenham sido delegados pelo Conselho Conjunto, esses atos são designados «Decisão» ou «Recomendação», respetivamente, nas atas das reuniões nos termos do artigo 7.o. O Secretariado atribui a todas as decisões ou recomendações adotadas um número de ordem, a data de adoção e uma descrição do seu objeto. Cada decisão ou recomendação prevê a data da respetiva entrada em vigor.