do pessoal da autoridade de licenciamento?A autoridade de licenciamento foi dotada de recursos adequados para desempenhar as suas funções?4.2. Emissão de licenças FLEGTA autoridade de licenciamento aplica procedimentos documentados de emissão das licenças?Esses procedimentos são divulgados publicamente, incluindo os eventuais direitos a pagar?Existem provas de que esses procedimentos são corretamente aplicados na prática?As licenças emitidas e as licenças recusadas são registadas adequadamente?Os registos indicam claramente os elementos justificativos com base nos quais são emitidas as licenças?As condições que regulam a emissão das licenças são claramente definidas e estão acessíveis ao exportador?Os exportadores conhecem bem os critérios de emissão das licenças FLEGT?Que informações sobre as licenças emitidas são divulgadas publicamente?4.3. Procedimentos para o tratamento de pedidos relativos às licenças emitidasAs autoridades competentes dos Estados-Membros da União podem obter esclarecimentos a respeito das licenças FLEGT emitidas?Foram estabelecidos procedimentos claros para facilitar a comunicação entre a autoridade de licenciamento e as autoridades competentes da União?Existem canais de comunicação para outros interessados a nível nacional e internacional obterem informações sobre as licenças FLEGT emitidas?4.4. Mecanismo para o tratamento de queixasExiste um mecanismo para tratamento de queixas e litígios resultantes do licenciamento. Este mecanismo permite o tratamento de todas as queixas relativas ao funcionamento do regime de licenciamento.Existe um mecanismo de tratamento de queixas documentado acessível a todas as partes interessadas?Está definido claramente como as queixas são recebidas, documentadas, transmitidas ao nível hierárquico superior (se for caso disso) e que seguimento lhes é dado?5. INSTRUÇÕES RELATIVAS À AUDITORIA INDEPENDENTE DO SISTEMAA auditoria independente (IA) é uma função independente em relação aos organismos de regulamentação do setor florestal da Libéria. Destina-se a manter a credibilidade do regime de licenciamento FLEGT, verificando se todos os aspetos do LAS funcionam de acordo com o previsto.5.1. Disposições institucionais5.1.1. Designação da autoridade:A Libéria autorizou formalmente a função de auditoria independente e permite que funcione de forma eficaz e transparente.5.1.2. Independência em relação aos outros elementos do LASÉ estabelecida uma distinção clara entre as organizações e as pessoas que participam na gestão ou na regulamentação dos recursos florestais e as que intervêm na auditoria independente.O Governo tem exigências documentadas em matéria de independência do auditor independente?Está previsto que as organizações ou as pessoas que detêm um interesse comercial ou funções institucionais no setor florestal não sejam autorizadas a exercer as funções de auditor
Departamento florestal comunitário da FDA2.Exame dos documentos | Por Ciclo [1] |Referências: Regulamento 105-07 (31 e 32); NFRL, Secção 5.6 d) vi), | |Indicador 3.2.Um acordo social negociado entre as partes foi assinado pelo titular do contrato e por TODAS as comunidades afetadas através dos seus representantes autorizados e entra em vigor antes do início das operações de abateVerificador | Tipos de contratos ou licenças |3.2.1.Acordo Social realizado e assinado pelo titular do contrato e cada uma das comunidades afetadas através do seu Comité de desenvolvimento florestal comunitário (CDFC). | FMC, TSC e FUP com um valor superior a 10000,00 USD |3.2.2.Acordo Social que precede o Certificado anual de abate do titular do contrato | FMC, TSC e FUP com um valor superior a 10000,00 USD |3.2.3.A lista do CDFC identificada pela FDA ou registada na FDA | FMC, TSC e FUP com um valor superior a 10000,00 USD |Diretriz/Procedimento de verificação (LAS-LVD-0.3.2) | Verificação do método | Frequência da verificação |Objetivo:Este procedimento tem como objetivo assegurar que um titular de um FMC, TSC e/ou de uma FUP com um valor superior a 10000,00 USD assinou um acordo social com todas as comunidades afetadas antes de iniciar as operações de abate da madeira.Controlo regulamentar:O titular e/ou a empresa só podem negociar o Acordo Social com o CDFC que atua em nome das comunidades afetadas. O CDFC deve ser representativo de todas as comunidades afetadas pelas atividades de exploração florestal dos titulares do contrato. Pode haver mais de um CDFC a representar as comunidades afetadas. A FDA realiza auditorias anuais para monitorizar, avaliar e garantir a conformidade com as condições de um FMC, TSC e/ou de uma FUP com um valor superior a 10000,00 USD.A secção 31 b) 1) do Regulamento 105-07 determina que o titular do contrato "deve assegurar, em qualquer momento, durante o período da licença de exploração dos recursos florestais, que vigora um acordo social a favor de todas as comunidades afetadas relativamente à área a ser explorada. A secção 31 b) 2) do mesmo regulamento prevê que o titular do contrato não pode abater árvores a não ser que vigore um acordo social a favor de todas as comunidades afetadas relativamente à zona a ser explorada nos termos da licença de exploração de recursos florestais". | Descrição:O LVD deve assegurar que os requisitos referidos foram cumpridos através de consulta e verificação dos acordos sociais realizados com o Departamento florestal comunitário da FDA.Meios de verificação:1.Consulta ao Departamento florestal comunitário da FDA e às comunidades afetadas.2.Exame dos documentos.3.Inspeção no local | Por ciclo |Referências: Regulamento 105-07 (31) | |Indicador 3.3.Os termos do acordo social entre o titular do contrato/licença e as comunidades afetadas incluem um código de recolher as impressões dos interessados e para documentar e comunicar as suas conclusões ao CME para posterior publicação.4.1. Calendárioa) No primeiro ano de funcionamento do sistema de licenciamento FLEGT, o auditor independente realizará duas auditorias. A primeira destina-se a assegurar que todos os requisitos do LAS foram criados e estão prontos para entrar em pleno funcionamento. A segunda auditoria, bem como todas as auditorias a realizar no futuro, examinará ou avaliará o desempenho do LAS;b) Nos anos seguintes, o auditor independente realizará pelo menos auditorias anuais ao LAS;c) Se necessário, o auditor independente pode ainda realizar auditorias não programadas e controlos no local.4.2. Âmbito dos trabalhosa) As atividades do auditor independente devem abranger todos os aspetos do LAS, incluindo a conformidade com a definição de legalidade, o sistema de cadeia de custódia, a verificação e o licenciamento e qualquer sistema de certificação que o Governo tenha aprovado que permita comprovar a conformidade com o LAS.b) O auditor independente verificará as atividades pertinentes de todas as instituições, incluindo os organismos públicos responsáveis pelos diferentes aspetos do LAS liberiano;c) O auditor independente examinará ainda os sistemas aplicados pelas autoridades competentes da UE para verificar as licenças FLEGT emitidas pela Libéria.4.3. Recolha de provasO manual de procedimentos da auditoria independente deve descrever os procedimentos e práticas de recolha de provas que incluirão controlos no terreno, investigações, entrevistas, documentação e orientações para a resposta às queixas formuladas.4.4. AvaliaçãoNo decurso das investigações, o auditor independente deve assegurar que as provas são examinadas em conformidade com a norma ISO 19011 ou uma norma equivalente.4.5. Sistemas de auditoriaAo documentar as provas utilizadas na auditoria, ao diagnosticar falhas e infrações em qualquer parte do LAS e ao acompanhar as medidas corretivas tomadas, o auditor independente deve:a) Conservar os registos adequados das provas utilizadas na auditoria, descrevendo em pormenor o desempenho, a conformidade, o não desempenho e a não conformidade;b) Registar e avaliar uma amostra, selecionada com base na avaliação do risco, de casos detetados de não execução ou não conformidade com os diferentes aspetos do LAS, incluindo os requisitos de licenciamento e as medidas tomadas para resolver esses casos;c) Registar as insuficiências observadas relativas ao sistema, as lacunas e as áreas do LAS que carecem de melhoria e assegurar que cada uma se distingue devidamente das outras;d) Registar e avaliar a eficácia de todas as medidas corretivas aplicadas pelas partes interessadas, incluindo a Autoridade responsável pelo Desenvolvimento Florestal (FDA), outras autoridades estatais e organismos privados responsáveis por outros aspetos do LAS.5. RELATÓRIOS E DIVULGAÇÃO5.1. O auditor independente deve adotar uma estrutura e um verificado manualmente no local pelo funcionário do COCS para confirmar se:a) A referência da zona de contrato e a identificação do titular do contrato correspondem aos que constam dos formulários do inventário dos recursos apresentados;b) As datas do levantamento de controlo coincidem com as datas que constam dos formulários do inventário dos recursos;c) As coordenadas geográficas, utilizando o sistema de coordenadas UTM (Universal Transverse Mercator), coincidem com as que constam dos formulários do inventário dos recursos;d) A escala está corretamente indicada no mapa, a distância entre as células está correta e as distâncias estão corretamente assinaladas nos mapas;e) A direção da linha de referência foi corretamente registada e a direção da seta que indica o Norte está correta em comparação com a linha de referência;f) Os números de linhas do levantamento e os números da distância estão corretamente apontados;g) O traçado das fronteiras da parcela representado no mapa da parcela corresponde ao mapa da localização da zona de contrato e coincide com os limites gerais da zona do contrato;h) Os números das árvores indicados no mapa ocupam as células corretas, como indicado nos formulários do inventário de recursos;i) Os códigos das espécies estão corretos.O funcionário do COC preenche um formulário normalizado do COCIS, que tem uma série de casas de controlo e que será depois apresentado ao responsável pela introdução de dados ou ao operador do COCIS, para introdução no respetivo sistema.Se algum dos controlos dos formulários do inventário dos recursos ou do mapa das parcelas preenchido manualmente revelar alguma incorreção, o operador do COCIS deve imprimir os formulários ou mapas não aprovados nos controlos. O supervisor responsável pela introdução dos dados no COC deve enviar os referidos formulários ou mapas para o titular do contrato para proceder às devidas correções, sendo repetido o processo com os dados corretos.5.3. CorteEste processo descreve os procedimentos de rotulagem, medição e registo a ser seguidos pelos titulares do contrato durante o abate das árvores. A medição e a rotulagem dos toros e dos cepos são necessárias para relacionar o número original da árvore (atribuído durante o inventário dos recursos) com os toros resultantes do abate das árvores e os cepos deixados na floresta, permitindo assim estabelecer a rastreabilidade.Uma vez emitido o certificado anual de corte, são atribuídas etiquetas com códigos de barras para identificação dos toros ao titular do contrato, que fica autorizado a dar início às operações de corte nos locais indicados no mapa das parcelas:a) Antes do corte das árvores, o medidor dos toros do titular do contrato regista o número da etiqueta de identificação da árvore atribuído durante o inventário dos recursos;b) Durante o corte das árvores, o medidor dos toros afixa e regista uma nova etiqueta na extremidade do toro e outra no regulamentar:A LEITI publica e/ou divulga amplamente os dados relativos a todos os pagamentos efetuados, nomeadamente pelo setor florestal, ao Governo, bem como as respetivas receitas recebidas pelo Governo. | Descrição:O LVD deve cruzar informações e/ou verificar a publicação do relatório da LEITI junto do Departamento comercial da FDA.Meios de verificação:1.Consulta à LEITI e ao Departamento comercial da FDA2.Exame dos documentos | Anualmente |Referências: Lei relativa à LEITI (4.1 e 5.4) | |Indicador 11.3.As cópias dos contratos, licenças e autorizações e os registos dos pagamentos efetuados ao Governo, bem como o relatório de avaliação da proposta vencedora do concurso são tornados públicos pela FDA de acordo com a Lei relativa à liberdade de informação da Libéria.Verificador | Tipo de contrato ou licença |11.3.1.Sistema de publicações da FDA com a lista dos contratos e outros documentos de titulares de contratos ou licenças mantida e disponibilizada ao público. | Todos os tipos de contratos e licenças |11.3.2.Prova da publicação do contrato do titular do mesmo no sítio web da LEITI | Todos os tipos de contratos e licenças |Diretriz/Procedimento de verificação (LAS-LVD-0.11.3) | Método de verificação | Frequência da verificação |Objetivo:Este procedimento tem como objetivo verificar se o contrato ou a licença do titular do contrato ou licença, bem como outros documentos relacionados com a concessão do titular do contrato são publicados ou se encontram disponíveis ao público de acordo com a Lei relativa à LEITI e com a Lei relativa à liberdade de informação.Controlo regulamentar:A LEITI exige a publicação de todas as concessões no setor florestal. A Lei relativa à liberdade de informação obriga à publicação e/ou a disponibilização ao público de todos os documentos que afetem o interesse público. Uma vez que a concessão e os documentos subjacentes apresentados para a concessão envolvem o interesse público, o objetivo consiste em garantir a sua disponibilização ao público, em especial à sociedade civil. | Descrição:O LVD deve cruzar informações e/ou verificar o sistema de publicações com o Departamento comercial do FDA e verificar o sítio web da LEITI para ver se contém a publicação do contrato.Meios de verificação:1.Consulta à LEITI e ao Departamento comercial do FDA. | Anualmente |Referências: Lei relativa à LEITI (4.1 e 5.4); Lei relativa à liberdade de informação (Secção 2.6) | |LISTA DE ACRÓNIMOSAHC Certificado anual de corteBOT Tipo de contrato de "construção, exploração e transferência"CEO Presidente ExecutivoCDFC Comité de desenvolvimento florestal a nível comunitárioCNDRA Centro nacional de registos e documentaçãoCOCIS Sistema de