2. Cada Parte transmite os seus documentos ao respetivo secretário. O secretário transmite esses documentos ao secretário da outra Parte. 3. O secretário da União distribui os documentos pelos representantes da União e põe sistematicamente em cópia nesta correspondência o secretário da Ucrânia e os secretários do Comité de Associação na sua configuração Comércio. 4. O secretário da Ucrânia distribui os documentos pelos representantes da Ucrânia e põe sistematicamente em cópia nesta correspondência o secretário da União e os secretários do Comité de Associação na sua configuração Comércio. 5. Os secretários do Subcomité SFS servem de pontos de contacto para o intercâmbio de informações previsto no artigo 67.o do Acordo. Artigo 8.o Confidencialidade Salvo decisão em contrário das Partes, as reuniões do Subcomité SFS não são públicas. Sempre que uma Parte comunicar ao Subcomité SFS informações que classifique como confidenciais, a outra Parte deve tratar essas informações em conformidade. Artigo 9.o Ordem de trabalhos das reuniões 1. O secretariado do Subcomité SFS elabora, com base nas propostas das Partes, uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião, bem como um projeto de conclusões operacionais, nos termos do artigo 10.o. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos que tiverem sido objeto de um pedido de inclusão pelas Partes ao secretariado, acompanhado pelos documentos pertinentes, pelo menos 21 dias de calendário antes da data da reunião. 2. A ordem de trabalhos provisória, juntamente com os documentos pertinentes, são distribuídos de acordo com o artigo 7.o o mais tardar 15 dias antes do início da reunião. 3. A ordem de trabalhos é aprovada pelo Subcomité SFS no início de cada reunião. Para além dos pontos constantes da ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos, se as Partes assim acordarem. 4. O presidente pode, mediante acordo da outra Parte, convidar representantes de outros organismos das Partes ou peritos independentes na qualidade de observadores, numa base ad hoc, para assistirem às suas reuniões, a fim de fornecerem informações sobre questões específicas. As Partes asseguram que os referidos observadores ou peritos respeitam as regras de confidencialidade. 5. Após consulta das Partes, o presidente pode encurtar os prazos previstos nos n.os 1 e 2, a fim de ter em consideração circunstâncias específicas. Artigo 10.o Atas e conclusões operacionais
4. As reuniões dos grupos de trabalho podem ser realizadas em função das necessidades, num local determinado ou através de videoconferência ou audioconferência. 5. O secretariado do Subcomité SFS é posto em cópia de toda a correspondência, documentos e comunicações pertinentes que digam respeito às atividades dos grupos de trabalho. 6. Os grupos de trabalho estão habilitados a formular recomendações por escrito ao Subcomité SFS. As recomendações devem ser adotadas por consenso e comunicadas ao presidente, que distribui as recomendações nos termos do disposto no artigo 7.o. 7. O presente regulamento interno é aplicável, mutatis mutandis, a qualquer grupo de trabalho técnico ou ad hoc criado pelo Subcomité SFS, salvo disposição em contrário do presente artigo. As referências ao Comité de Associação na sua configuração Comércio devem ser entendidas como referências ao Subcomité SFS. Artigo 16.o Alterações O presente regulamento interno pode ser alterado por decisão do Subcomité SFS, em conformidade com o artigo 74.o, n.o 5, do Acordo. (1) JO L 161 de 29.5.2014, p. 3. 10.2.2018 PT Jornal Oficial da União Europeia L 38/25 DECISÃO N.o 1/2017 DO SUBCOMITÉ SANITÁRIO E FITOSSANITÁRIO UE-UCRÂNIA de 16 de maio de 2017 que adota o seu regulamento interno [2018/204] O SUBCOMITÉ SANITÁRIO E FITOSSANITÁRIO UE-UCRÂNIA, Tendo em conta o Acordo de Associação entre a União Europeia e a Comunidade Europeia da Energia Atómica e os seus Estados-Membros, por um lado, e a Ucrânia, por outro (1), nomeadamente o artigo 74.o, Considerando o seguinte: (1) Em conformidade com o artigo 486.o do Acordo de Associação entre a União Europeia e a Comunidade Europeia da Energia Atómica e os seus Estados-Membros, por um lado, e a Ucrânia, por outro («Acordo»), algumas partes do Acordo, incluindo o capítulo 4 (Medidas sanitárias e fitossanitárias) do título IV (Comércio e matérias conexas), são aplicadas a título provisório desde 1 de janeiro de 2016. (2) O artigo 74.o do Acordo prevê que o Subcomité Sanitário e Fitossanitário («Subcomité SFS») examine todas as questões ligadas à execução do capítulo 4 do título IV do Acordo. (3) O artigo 74.o, n.o 5, do Acordo prevê que o Subcomité SFS adote o seu regulamento interno, ADOTOU APRESENTE DECISÃO: Artigo 1.o É adotado o regulamento interno do Subcomité SFS constante do anexo da presente decisão. Artigo 2.o A presente decisão entra em vigor na data da sua adoção. Feito em Kiev, em 16 de maio de 2017. Artigo 12.o Relatórios O Subcomité SFS apresenta ao Comité de Associação na sua configuração Comércio um relatório sobre as suas atividades e as dos grupos de trabalho técnicos ou dos grupos de trabalho ad hoc por ele criados. O relatório deve ser apresentado 25 dias antes da reunião anual ordinária do Comité de Associação na sua configuração Comércio. Artigo 13.o Línguas 1. As línguas de trabalho do Subcomité SFS são o inglês e o ucraniano. 2. Salvo decisão em contrário, o Subcomité SFS baseia as suas deliberações em documentos elaborados nessas línguas. Artigo 14.o Despesas 1. Cada Parte suporta as respetivas despesas decorrentes da participação nas reuniões do Subcomité SFS, tanto no que se refere a pessoal, viagens e ajudas de custo, como no que diz respeito a despesas postais e de telecomunicações. 2. As despesas decorrentes da organização de reuniões e da reprodução de documentos são suportadas pela Parte que organiza as reuniões. 3. As despesas ligadas aos serviços de interpretação em reuniões, bem como à tradução de documentos para ou a partir de inglês e ucraniano, tal como previsto no artigo 13.o, n.o 1, ficam a cargo da Parte que organiza a reunião. As despesas de interpretação e de tradução para ou a partir de outras línguas são suportadas diretamente pela Parte que requer estes serviços. Artigo 15.o Grupos de trabalho técnicos e grupos ad hoc 1. O Subcomité SFS pode, mediante uma decisão nos termos do artigo 74.o, n.o 3, do Acordo, criar ou suprimir, se for caso disso, grupos de trabalho técnicos ou grupos de trabalho ad hoc, incluindo grupos científicos. 2. A composição dos grupos de trabalho ad hoc não se limita necessariamente aos representantes das Partes. As Partes asseguram que os membros de quaisquer grupos criados pelo Subcomité SFS respeitam todas as regras pertinentes em matéria de confidencialidade. 3. Salvo decisão em contrário, os grupos criados pelo Subcomité SFS trabalham sob a autoridade deste Subcomité, ao qual prestam contas. 4. As reuniões dos grupos de trabalho podem ser realizadas em função das necessidades, num local determinado ou através de videoconferência ou audioconferência. Artigo 11.o Decisões e recomendações 1. O Subcomité SFS adota decisões, pareceres, recomendações, relatórios e ações conjuntas, nos termos do artigo 74.o do Acordo. Essas decisões, pareceres, recomendações, relatórios e ações conjuntas são adotados por consenso entre as Partes, depois de concluídos os respetivos procedimentos internos necessários para a sua adoção. As decisões são vinculativas para as Partes, que adotam as medidas necessárias para a sua execução. 2. Cada decisão, parecer, recomendação ou relatório é assinado pelo presidente e autenticado pelos dois secretários. Sem prejuízo do disposto no n.o 3, o presidente assina esses documentos durante a reunião em que a decisão, parecer, recomendação ou relatório em causa é adotado. 3. Se as partes assim o acordarem o Subcomité SFS pode adotar decisões, formular recomendações e emitir pareceres ou relatórios através de um procedimento escrito, após a conclusão dos respetivos procedimentos internos. O procedimento escrito consiste numa troca de notas entre os dois secretários, agindo com o acordo das Partes. Para esse efeito, o texto da proposta é comunicado em conformidade com o artigo 7.o, sendo fixado um prazo não inferior a 21 dias durante o qual quaisquer reservas ou alterações devem ser comunicadas. O presidente pode, depois de consultar as Partes, reduzir o referido prazo, a fim de ter em consideração circunstâncias específicas. Após a aprovação do texto, a decisão, o parecer, a recomendação ou o relatório é assinado pelo presidente e autenticado pelos dois secretários. 4. Os atos do Subcomité SFS intitulam-se, respetivamente, «Decisão», «Parecer», «Recomendação» ou «Relatório». Salvo disposição em contrário na mesma, cada decisão entra em vigor na data da sua adoção. 5. As decisões, os pareceres, as recomendações e os relatórios são distribuídos a ambas as Partes. 6. O Secretariado do Comité de Associação na sua configuração Comércio deve ser informado das decisões, pareceres, recomendações, relatórios ou outras iniciativas aprovadas pelo Subcomité SFS. 7. Qualquer das Partes pode decidir sobre a publicação das decisões, pareceres, recomendações e relatórios do Subcomité SFS no respetivo jornal oficial. Artigo 12.o Relatórios