2. O Secretariado assegura que a correspondência seja transmitida ao Presidente e, se for caso disso, aos outros membros do Conselho de Associação. 3. O Secretariado transmite a correspondência ao Secretariado-Geral da Comissão Europeia, ao Serviço Europeu para a Ação Externa, às Representações Permanentes dos Estados-Membros e ao Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia, bem como às embaixadas das Repúblicas da Parte AC estabelecidas em Bruxelas, na Bélgica, com cópia aos ministérios com a tutela dos negócios estrangeiros ou aos ministérios com a tutela do comércio e matérias conexas. 4. As comunicações do Presidente do Conselho de Associação são enviadas aos destinatários pelo Secretariado e, se necessário, transmitidas aos outros membros do Conselho de Associação para os endereços indicados no n.o 3. Artigo 8.o Confidencialidade 1. Salvo decisão em contrário, as sessões do Conselho de Associação não são públicas. 2. Sempre que uma Parte apresente ao Conselho de Associação informações que classifique como confidenciais, a outra Parte deve tratar essas informações pelo procedimento descrito no artigo 336.o, n.o 2, do Acordo. 3. Qualquer das Partes pode decidir publicar as decisões e recomendações do Conselho de Associação nas respetivas publicações oficiais. Artigo 9.o Ordem de trabalhos das reuniões 1. O Presidente determina a ordem de trabalhos provisória de cada reunião. A ordem de trabalhos é enviada pelos secretários do Conselho de Associação aos destinatários referidos no artigo 7.o o mais tardar 15 dias de calendário antes do início da reunião. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos relativamente aos quais o Presidente tenha recebido um pedido de inclusão pelo menos 21 dias de calendário antes do início da reunião. Contudo, esses pontos não podem ser inscritos na ordem de trabalhos provisória caso a sua documentação de apoio não tenha sido transmitida aos secretários antes da data do envio da ordem de trabalhos. 2. A ordem de trabalhos é adotada pelo Conselho de Associação no início de cada reunião. Para além dos pontos constantes da ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos, se as Partes assim acordarem. 3. O Presidente pode, em consulta com as Partes, encurtar os prazos referidos no n.o 1, a fim de ter em conta as exigências de um caso específico. Artigo 10.o Ata
2. Um membro que pretenda ser representado por um representante suplente numa determinada reunião deve notificar por escrito as outras Partes do Comité de Associação do nome do seu representante suplente antes da realização dessa reunião. O representante suplente de um membro deve exercer todos os direitos desse membro. Artigo 5.o Delegações Os membros do Comité de Associação podem ser acompanhados por outros funcionários. Antes de cada reunião, as Partes devem ser informadas pelo Secretariado da composição prevista das delegações que participam na reunião. Artigo 6.o Secretariado Um funcionário da Parte UE e um funcionário de uma República da Parte AC, cuja rotação deve obedecer às orientações estabelecidas para o efeito pelas Repúblicas da Parte AC, devem atuar conjuntamente como secretários do Comité de Associação. Artigo 7.o Correspondência 1. A correspondência destinada ao Conselho de Associação é enviada ao secretário da Parte UE ou ao secretário das Repúblicas da Parte AC, que, por seu turno, informa o outro secretário. 2. O Secretariado deve assegurar que a correspondência endereçada ao Comité de Associação é enviada ao Presidente do Comité e difundida, se for caso disso, como documentação referida no artigo 8.o do presente regulamento interno. 3. A correspondência enviada pelo Presidente do Comité de Associação deve ser transmitida pelo Secretariado às Partes e, se for caso disso, difundida como documentação referida no artigo 8.o do presente regulamento interno. Artigo 8.o Documentação 1. Sempre que as deliberações do Comité de Associação se baseiem em documentos de apoio escritos, esses documentos devem ser numerados e difundidos pelo Secretariado aos membros. 2. Cada secretário deve ser responsável pela difusão dos documentos aos membros competentes da sua parte no Comité de Associação, bem como pelo envio sistemático de uma cópia desses documentos ao outro secretário. Artigo 9.o Confidencialidade 1. Salvo decisão em contrário, as sessões do Conselho de Associação não são públicas. 2. Sempre que uma Parte apresente ao Comité de Associação, aos subcomités, aos grupos de trabalho ou a quaisquer outros organismos informações que classifique como confidenciais, a outra Parte deve tratar essa informação pelo procedimento descrito no artigo 336.o, n.o 2, do Acordo. c) As questões acordadas pelas Partes, nomeadamente as decisões aprovadas, as recomendações formuladas, as declarações acordadas e quaisquer conclusões sobre questões específicas. 3. A ata deve incluir igualmente uma lista dos membros ou dos respetivos suplentes que participaram na reunião, assim como uma lista dos membros das delegações que os acompanharam e uma lista dos eventuais observadores ou peritos presentes na reunião. 4. A ata deve ser aprovada por escrito por todas as Partes no prazo de 28 dias de calendário a contar da data da reunião. Uma vez aprovada, a ata deve ser assinada pelo Presidente e pelos dois secretários do Comité de Associação, sendo enviada a cada uma das Partes uma cópia autenticada. 5. Salvo acordo em contrário, o Comité de Associação deve adotar um plano de ação que reflita as medidas acordadas na reunião, cuja aplicação deverá ser objeto de exame na reunião seguinte. Artigo 12.o Decisões e recomendações 1. Nos casos específicos em que o Acordo confira poderes de decisão ao Comité de Associação ou em que esses poderes lhe tenham sido delegados pelo Conselho de Associação, o Comité de Associação deve adotar decisões e formular recomendações por acordo mútuo entre as Partes; as decisões e recomendações são assinadas pelas Repúblicas da Parte AC e pela Parte UE durante as reuniões. 2. O Comité de Associação pode tomar decisões ou formular recomendações mediante procedimento escrito, se as Partes assim acordarem. Para o efeito, o texto da proposta deve ser comunicado por escrito pelo Presidente aos membros do Conselho de Associação em conformidade com o artigo 8.o e estabelecer um prazo não inferior a 21 dias de calendário para formulação, pelos membros, das reservas ou alterações eventualmente suscitadas pela proposta. Uma vez acordado o texto, a decisão ou recomendação deve ser assinada independente e sucessivamente pelos representantes da Parte UE e de cada uma das Repúblicas da Parte AC. Artigo 10.o Ata 1. Os dois secretários elaboram conjuntamente um projeto de ata de cada reunião. 2. De um modo geral, a ata inclui, para cada ponto da ordem de trabalhos: a) A documentação apresentada ao Conselho de Associação; b) As declarações exaradas em ata a pedido de um membro do Conselho de Associação; e c) As questões acordadas pelas Partes, nomeadamente as decisões adotadas, as declarações acordadas e as eventuais conclusões. 3. O projeto de ata é submetido à aprovação do Conselho de Associação, devendo ser aprovado no prazo de 45 dias de calendário a partir da data de cada sessão do Conselho de Associação. Uma vez aprovada, a ata é assinada pelo Presidente e pelos dois secretários, sendo enviada uma cópia autenticada a cada um dos destinatários referidos no artigo 7.o. Artigo 11.o Decisões e recomendações 1. O Conselho de Associação adota decisões e formula recomendações por acordo mútuo entre as Partes; as decisões e recomendações são assinadas pelas Repúblicas da Parte AC e pela Parte UE. 2. O Conselho de Associação pode igualmente tomar decisões ou formular recomendações mediante procedimento escrito, se as Partes assim acordarem. Para o efeito, o texto da proposta deve ser comunicado por escrito pelo Presidente aos membros do Conselho de Associação em conformidade com o artigo 7.o e estabelecer um prazo não inferior a 21 dias de calendário para formulação, pelos membros, das reservas ou alterações eventualmente suscitadas pela proposta. Uma vez acordado o texto, a decisão ou recomendação deve ser assinada independente e sucessivamente pelos representantes da Parte UE e de cada uma das Repúblicas da Parte AC. 24.7.2015 PT Jornal Oficial da União Europeia L 196/26 TRADUÇÃO DECISÃO N.o 1/2014 DO CONSELHO DE ASSOCIAÇÃO UE-AMÉRICA CENTRAL, de 7 de novembro de 2014, que adota o seu Regulamento Interno, bem como o do Comité de Associação [2015/1215] O CONSELHO DE ASSOCIAÇÃO UE-AMÉRICA CENTRAL, Tendo em conta o Acordo que cria uma Associação entre a União Europeia e os seus Estados-Membros, por um lado, e a América Central, por outro, («o Acordo») nomeadamente o artigo 4.o, o artigo 5.o, n.o 2, o artigo 7.o, n.o 3, e o artigo 8.o, n.o 6, Considerando o seguinte: (1) Nos termos do artigo 353.o, n.o 4, a Parte IV do Acordo, relativa a questões relacionadas com o comércio, está a ser aplicada desde 1 de agosto de 2013 com a Nicarágua, as Honduras e o Panamá, desde 1 de outubro de 2013 com Salvador e a Costa Rica e desde 1 de dezembro de 2013 com a Guatemala. (2) Tendo em vista contribuir para a aplicação efetiva do Acordo, o respetivo quadro institucional deverá ser criado o mais rapidamente possível. (3) Salvo disposição em contrário do Acordo, o Conselho de Associação deve supervisionar a aplicação do Acordo e adotar o seu próprio regulamento interno, bem como os regulamentos internos do Comité de Associação e dos subcomités, ADOTOU A PRESENTE DECISÃO: Artigo único São adotados os regulamentos internos do Conselho de Associação, do Comité de Associação e dos subcomités, tal como estabelecidos nos Anexos A e B, respetivamente.