2. As despesas decorrentes da organização de reuniões e da reprodução de documentos são suportadas pela Parte que organiza as reuniões. 3. As despesas relacionadas com os serviços de interpretação em reuniões e com a tradução de documentos para ou a partir do inglês e do georgiano, tal como previsto no artigo 13.o, n.o 1, são suportadas pela Parte que organiza a reunião. As despesas relacionadas com a interpretação e a tradução para ou a partir de outras línguas devem ser suportadas diretamente pela Parte requerente. Artigo 15.o Alteração do regulamento interno O presente regulamento interno pode ser alterado por decisão do Subcomité IG, em conformidade com o artigo 179.o, n.o 2, do Acordo.
4. O secretário da Geórgia distribui os documentos aos representantes pertinentes da Geórgia e põe sistematicamente em cópia o secretário da União e os secretários do Comité de Associação na sua configuração Comércio nesta correspondência. Artigo 8.o Confidencialidade Salvo decisão das Partes em contrário, as reuniões do Subcomité IG não são públicas. Sempre que uma Parte comunicar ao Subcomité IG informações que classifique como confidenciais, a outra Parte deve tratar essas informações em conformidade. Artigo 9.o Ordem de trabalhos das reuniões 1. O secretariado do Subcomité IG elabora, com base nas propostas das Partes, uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião, bem como um projeto de conclusões operacionais, nos termos do artigo 10.o-A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos que tiverem sido objeto de um pedido de inclusão pelas Partes ao secretariado, acompanhado pelos documentos pertinentes, pelo menos 21 dias de calendário antes da data da reunião. 2. A ordem de trabalhos provisória, juntamente com os documentos pertinentes, é distribuída, nos termos do artigo 7.o, pelo menos 15 dias de calendário antes do início da reunião. 3. A ordem de trabalhos é aprovada pelo presidente e pelo outro chefe de delegação no início de cada reunião. Para além dos pontos constantes da ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos, por acordo entre as Partes. 4. O presidente do Subcomité IG pode, mediante acordo da outra Parte, convidar pontualmente representantes de outros organismos das Partes ou peritos independentes especializados num determinado domínio para assistirem às suas reuniões, a fim de fornecerem informações sobre questões específicas. As Partes asseguram que os referidos observadores ou peritos respeitem as exigências de confidencialidade. 5. O presidente do Subcomité IG pode reduzir os prazos previstos nos n.os 1 e 2, depois de consultar as Partes, a fim de ter em consideração circunstâncias específicas. Artigo 10.o Atas e conclusões operacionais 1. Os secretários elaboram conjuntamente um projeto de ata de cada reunião do Subcomité IG. 2. De um modo geral, a ata inclui para cada ponto da ordem de trabalhos: a) 23.5.2017 PT Jornal Oficial da União Europeia L 134/46 DECISÃO N.o 1/2015 DO SUBCOMITÉ DAS INDICAÇÕES GEOGRÁFICAS UE-GEÓRGIA de 25 de novembro de 2015 que adota o seu Regulamento Interno [2017/879] O SUBCOMITÉ DAS INDICAÇÕES GEOGRÁFICAS UE-GEÓRGIA, Tendo em conta o Acordo de Associação entre a União Europeia e a Comunidade Europeia da Energia Atómica e os seus Estados-Membros, por um lado, e a Geórgia, por outro (1), («Acordo») nomeadamente o artigo 179.o, Considerando o seguinte: (1) Em conformidade com o artigo 431.o do Acordo, algumas das suas partes têm sido aplicadas a título provisório desde 1 de setembro de 2014. (2) Nos termos do artigo 179.o do Acordo, o Subcomité das Indicações Geográficas («Subcomité IG») deve controlar a evolução do Acordo no domínio das indicações geográficas e funcionar como um fórum para a cooperação e o diálogo em matéria de indicações geográficas. (3) Nos termos do artigo 179.o, n.o 2, do Acordo, o Subcomité IG deve determinar o seu regulamento interno, ADOTOU A PRESENTE DECISÃO: Artigo 1.o É adotado o Regulamento Interno do Subcomité IG constante do Anexo. Artigo 2.o A presente decisão entra em vigor na data da sua adoção. Feito em Tiblissi, em 25 de novembro de 2015. Pelo Subcomité IG a) A lista dos participantes na reunião, os funcionários que os acompanham e quaisquer observadores ou peritos que tenham assistido à reunião; b) A documentação apresentada ao Subcomité IG; c) As declarações exaradas em ata a pedido do Subcomité IG; e d) As conclusões operacionais da reunião, se necessário, nos termos do n.o 4. 3. Os projetos de ata são apresentados ao Subcomité IG para aprovação. Devem ser aprovados no prazo de 28 dias de calendário a contar da data de cada reunião do Subcomité IG. É enviada uma cópia a cada um dos destinatários referidos no artigo 7.o. 4. O secretário do Subcomité IG da Parte que assegura a presidência do Subcomité IG elabora um projeto de conclusões operacionais de cada reunião e distribui-o às Partes, juntamente com a ordem de trabalhos, pelo menos 15 dias de calendário antes do início da reunião. Esse projeto é atualizado durante a reunião, de forma a que, no final da mesma, salvo acordo das Partes em contrário, o Subcomité IG adote as conclusões operacionais que indiquem as ações de seguimento acordadas pelas Partes. Uma vez adotadas, as conclusões operacionais são anexadas às atas e a sua execução é analisada nas reuniões subsequentes do Subcomité IG. Para o efeito, o Subcomité IG adota um modelo que permita acompanhar cada ação relativamente a um prazo de execução específico. Artigo 11.o Decisões 2. As reuniões do Subcomité IG são convocadas pelo presidente para um local e uma data acordados pelas Partes. A convocatória da reunião é enviada pelo presidente do Subcomité IG pelo menos 28 dias de calendário antes do início da reunião, salvo acordo das Partes em contrário. 3. Sempre que possível, a reunião periódica do Subcomité IG é convocada em tempo útil antes da reunião regular do Conselho de Associação na sua configuração Comércio. 4. A título excecional, as reuniões do Subcomité IG podem ser realizadas através de qualquer meio tecnológico acordado pelas Partes, incluindo por videoconferência. Artigo 4.o Delegações Antes de cada reunião, as Partes são informadas pelo Secretariado do Subcomité IG, da composição prevista da delegação de cada uma delas participante na reunião. Artigo 5.o Secretariado 1. Um funcionário representante da Comissão Europeia e um funcionário representante da Geórgia exercem conjuntamente as funções de secretários do Subcomité IG, nomeados pelos chefes de delegação, e executam conjuntamente as tarefas de secretariado, num espírito de confiança mútua e de cooperação. 2. O secretariado do Comité de Associação na sua configuração Comércio deve ser informado de quaisquer decisões, relatórios ou outras ações acordadas do Subcomité IG. Artigo 6.o Correspondência 1. A correspondência destinada ao Subcomité IG é enviada ao secretário de uma das Partes que, por seu turno, informa o outro secretário. 2. O secretariado do Subcomité IG assegura que a correspondência endereçada ao Subcomité IG seja enviada ao presidente do Subcomité IG e distribuída, se for caso disso, nos mesmos termos dos documentos referidos no artigo 7.o. 3. A correspondência do presidente é enviada às Partes pelo secretariado em nome do presidente. Esta correspondência é distribuída, se for caso disso, em conformidade com o previsto no artigo 7.o. Artigo 7.o Documentos 1. Os documentos são distribuídos pelos secretários do Subcomité IG. 2. Cada Parte transmite os seus documentos ao respetivo secretário. O secretário transmite esses documentos ao secretário da outra Parte. 3. O secretário da União distribui os documentos aos representantes pertinentes da União e põe sistematicamente em cópia o secretário da Geórgia e os secretários do Comité de Associação na sua configuração Comércio nesta correspondência.