Artigo 3.o Reuniões 1. Salvo acordo das Partes em contrário, o Subcomité SFS reúne-se no prazo de três meses a contar da data de entrada em vigor do Acordo e, em seguida, a pedido de qualquer das Partes ou, pelo menos, uma vez por ano. 2. As reuniões do Subcomité SFS são convocadas pelo presidente para uma data e um local acordados pelas Partes. A convocatória da reunião é enviada pelo presidente do Subcomité SFS pelo menos 28 dias de calendário antes do início da reunião, salvo acordo das Partes em contrário. 3. Sempre que possível, a reunião ordinária do Subcomité SFS é convocada em tempo útil antes da reunião ordinária do Comité de Associação na sua configuração Comércio. 4. As reuniões do Subcomité SFS podem ser realizadas por quaisquer meios tecnológicos acordados, tais como videoconferência ou audioconferência. 5. Entre as reuniões, o Subcomité SFS pode resolver quaisquer questões por correspondência. Artigo 4.o Delegações Antes de cada reunião, as Partes informam-se mutuamente, através do secretariado do Subcomité SFS previsto pelo artigo 5.o, da composição prevista das respetivas delegações. Artigo 5.o Secretariado Um funcionário da Comissão Europeia e um funcionário da Ucrânia exercem conjuntamente as funções de secretários do Subcomité SFS e executam conjuntamente as tarefas de secretariado, num espírito de confiança mútua e de cooperação. Artigo 6.o Correspondência 1. A correspondência destinada ao Subcomité SFS é enviada ao secretário de uma das Partes que, por seu turno, informa o outro secretário. 2. O secretariado assegura que a correspondência endereçada ao Subcomité SFS é enviada ao presidente e distribuída, se for caso disso, de acordo com o artigo 7.o. 3. A correspondência do presidente é enviada às Partes pelo secretariado do Subcomité SFS, em nome do presidente. Esta correspondência é distribuída, se for caso disso, de acordo com o artigo 7.o. Artigo 7.o Documentos 1. Os documentos são distribuídos através dos secretários do Subcomité SFS. 2. Cada Parte transmite os seus documentos ao respetivo secretário. O secretário transmite esses documentos ao secretário da outra Parte.
Artigo 12.o Relatórios O Subcomité SFS apresenta ao Comité de Associação na sua configuração Comércio um relatório sobre as suas atividades e as dos grupos de trabalho técnicos ou dos grupos de trabalho ad hoc por ele criados. O relatório deve ser apresentado 25 dias antes da reunião anual ordinária do Comité de Associação na sua configuração Comércio. Artigo 13.o Línguas 1. As línguas de trabalho do Subcomité SFS são o inglês e o ucraniano. 2. Salvo decisão em contrário, o Subcomité SFS baseia as suas deliberações em documentos elaborados nessas línguas. Artigo 14.o Despesas 1. Cada Parte suporta as respetivas despesas decorrentes da participação nas reuniões do Subcomité SFS, tanto no que se refere a pessoal, viagens e ajudas de custo, como no que diz respeito a despesas postais e de telecomunicações. 2. As despesas decorrentes da organização de reuniões e da reprodução de documentos são suportadas pela Parte que organiza as reuniões. 3. As despesas ligadas aos serviços de interpretação em reuniões, bem como à tradução de documentos para ou a partir de inglês e ucraniano, tal como previsto no artigo 13.o, n.o 1, ficam a cargo da Parte que organiza a reunião. As despesas de interpretação e de tradução para ou a partir de outras línguas são suportadas diretamente pela Parte que requer estes serviços. Artigo 15.o Grupos de trabalho técnicos e grupos ad hoc 1. O Subcomité SFS pode, mediante uma decisão nos termos do artigo 74.o, n.o 3, do Acordo, criar ou suprimir, se for caso disso, grupos de trabalho técnicos ou grupos de trabalho ad hoc, incluindo grupos científicos. 2. A composição dos grupos de trabalho ad hoc não se limita necessariamente aos representantes das Partes. As Partes asseguram que os membros de quaisquer grupos criados pelo Subcomité SFS respeitam todas as regras pertinentes em matéria de confidencialidade. 3. Salvo decisão em contrário, os grupos criados pelo Subcomité SFS trabalham sob a autoridade deste Subcomité, ao qual prestam contas. 4. As reuniões dos grupos de trabalho podem ser realizadas em função das necessidades, num local determinado ou através de videoconferência ou audioconferência. Artigo 11.o Decisões e recomendações 1. O Subcomité SFS adota decisões, pareceres, recomendações, relatórios e ações conjuntas, nos termos do artigo 74.o do Acordo. Essas decisões, pareceres, recomendações, relatórios e ações conjuntas são adotados por consenso entre as Partes, depois de concluídos os respetivos procedimentos internos necessários para a sua adoção. As decisões são vinculativas para as Partes, que adotam as medidas necessárias para a sua execução. 2. Cada decisão, parecer, recomendação ou relatório é assinado pelo presidente e autenticado pelos dois secretários. Sem prejuízo do disposto no n.o 3, o presidente assina esses documentos durante a reunião em que a decisão, parecer, recomendação ou relatório em causa é adotado. 3. Se as partes assim o acordarem o Subcomité SFS pode adotar decisões, formular recomendações e emitir pareceres ou relatórios através de um procedimento escrito, após a conclusão dos respetivos procedimentos internos. O procedimento escrito consiste numa troca de notas entre os dois secretários, agindo com o acordo das Partes. Para esse efeito, o texto da proposta é comunicado em conformidade com o artigo 7.o, sendo fixado um prazo não inferior a 21 dias durante o qual quaisquer reservas ou alterações devem ser comunicadas. O presidente pode, depois de consultar as Partes, reduzir o referido prazo, a fim de ter em consideração circunstâncias específicas. Após a aprovação do texto, a decisão, o parecer, a recomendação ou o relatório é assinado pelo presidente e autenticado pelos dois secretários. 4. Os atos do Subcomité SFS intitulam-se, respetivamente, «Decisão», «Parecer», «Recomendação» ou «Relatório». Salvo disposição em contrário na mesma, cada decisão entra em vigor na data da sua adoção. 5. As decisões, os pareceres, as recomendações e os relatórios são distribuídos a ambas as Partes. 6. O Secretariado do Comité de Associação na sua configuração Comércio deve ser informado das decisões, pareceres, recomendações, relatórios ou outras iniciativas aprovadas pelo Subcomité SFS. 7. Qualquer das Partes pode decidir sobre a publicação das decisões, pareceres, recomendações e relatórios do Subcomité SFS no respetivo jornal oficial. Artigo 12.o Relatórios Artigo 2.o A presente decisão entra em vigor na data da sua adoção. Feito em Kiev, em 16 de maio de 2017. Pelo Subcomité Sanitário e Fitossanitário UE-Ucrânia O Presidente V. LAPA Secretários O. KURIATA R. FREIGOFAS (1) JO L 161 de 29.5.2014, p. 3. ANEXO REGULAMENTO INTERNO DO SUBCOMITÉ SANITÁRIO E FITOSSANITÁRIO UE-UCRÂNIA Artigo 1.o Disposições gerais 1. O Subcomité Sanitário e Fitossanitário («Subcomité SFS»), criado pelo artigo 74.o, n.o 1, do Acordo de Associação entre a União Europeia e a Comunidade Europeia da Energia Atómica e os seus Estados-Membros, por um lado, e a Ucrânia, por outro (1) («Acordo»), assiste o Comité de Associação na sua configuração Comércio como referido no artigo 465.o, n.o 4, do Acordo, no exercício das suas funções. 2. O Subcomité SFS desempenha as funções previstas no artigo 74.o, n.o 2, do Acordo, à luz do objetivo consagrado no artigo 59.o do Acordo. 3. O Subcomité SFS é composto por representantes das autoridades competentes das Partes responsáveis pelos assuntos sanitários e fitossanitários. 4. A presidência é assegurada por um representante da Comissão Europeia ou da Ucrânia responsável em matéria de assuntos sanitários e fitossanitários, em conformidade com o artigo 2.o. 5. Para feitos do presente regulamento interno, é aplicável a definição de Partes constante do artigo 482.o do Acordo. Artigo 2.o Presidência A presidência do Subcomité SFS é assegurada alternadamente pelas partes, por períodos de 12 meses. O primeiro período de 12 meses tem início na data da primeira reunião do Conselho de Associação e termina em 31 de dezembro do mesmo ano. Artigo 3.o Reuniões Artigo 10.o Atas e conclusões operacionais 1. Os dois secretários elaboram conjuntamente um projeto de ata de cada reunião. 2. De um modo geral, a ata inclui para cada ponto da ordem de trabalhos: a) Os participantes na reunião, os funcionários que os acompanham e quaisquer observadores que tenham assistido à reunião; b) Os documentos apresentados ao Subcomité SFS; c) As declarações exaradas em ata a pedido do Subcomité SFS; e d) As conclusões operacionais da reunião, nos termos do n.o 4. 3. Os projetos de ata são apresentados ao Subcomité SFS para aprovação. Devem ser aprovados no prazo de 28 dias de calendário a contar da data de cada reunião do Subcomité SFS. É enviada cópia da ata aprovada a cada um dos destinatários referidos no artigo 7.o. 4. O secretário da Parte que assegura a presidência elabora um projeto de conclusões operacionais de cada reunião e distribui-o às Partes, juntamente com a ordem de trabalhos, regra geral a pelo menos 15 dias de calendário antes do início da reunião. Esse projeto é atualizado durante a reunião, de forma a que, no final da mesma, salvo acordo em contrário, o Subcomité SFS adote as conclusões operacionais que indiquem as ações de seguimento acordadas pelas Partes. Uma vez adotadas, as conclusões operacionais são anexadas às atas e a sua execução é analisada nas reuniões subsequentes do Subcomité SFS. Para o efeito, o Subcomité SFS adota um modelo que permita acompanhar cada ponto de ação relativamente a um prazo de execução específico. Artigo 11.o