4. O Conselho Conjunto é presidido, a nível ministerial, alternadamente por períodos de doze (12) meses por representantes da Parte UE, tendo em conta as respetivas áreas de competência da União e dos seus Estados-Membros, e por um representante dos Estados do APE SADC. 5. Sem prejuízo do n.o 4, as reuniões ordinárias do Conselho Conjunto são presididas alternadamente por representantes da Parte UE, tendo em conta as respetivas áreas de competência da União e dos seus Estados-Membros, e por um representante dos Estados do APE SADC. A primeira reunião do Conselho Conjunto é copresidida pelas Partes. 6. Não obstante o período a que se refere o n.o 4, o primeiro período tem início no dia seguinte à primeira reunião do Conselho Conjunto e termina em 31 de dezembro do mesmo ano. A presidência do referido primeiro período ficará a cargo de um representante dos Estados do APE SADC. Artigo 2.o Reuniões 1. Nos termos do artigo 102.o, n.o 4, do Acordo, o Conselho Conjunto reúne-se periodicamente, pelo menos de dois (2) em dois (2) anos e, extraordinariamente, sempre que as circunstâncias o exijam e as Partes assim o acordem. 2. As reuniões do Conselho Conjunto realizam-se alternadamente em Bruxelas ou no território de um dos Estados do APE SADC, salvo acordo em contrário das Partes. 3. Salvo acordo em contrário das Partes, as reuniões do Conselho Conjunto são convocadas pela Parte que assegura a presidência, após consulta da outra Parte. 4. As Partes podem decidir realizar as reuniões do Conselho Conjunto por via eletrónica.
Artigo 4.o Secretariado 1. A Parte que preside à reunião do Comité do Comércio e Desenvolvimento assegura o Secretariado do Comité do Comércio e Desenvolvimento («Secretariado»). 2. Sempre que a reunião tem lugar por via eletrónica, a Parte que exerce a presidência assegura o Secretariado. CAPÍTULO II Funcionamento Artigo 5.o Documentação Sempre que as deliberações do Comité do Comércio e Desenvolvimento se basearem em documentos de apoio escritos, estes são numerados e difundidos pelo Secretariado como documentos do Comité do Comércio e Desenvolvimento. Artigo 6.o Notificação e ordem de trabalhos das reuniões 1. O Secretariado notifica as Partes da convocação de uma reunião e solicita contributos para a ordem de trabalhos, o mais tardar, trinta (30) dias antes da reunião. Em caso de questão urgente ou circunstâncias imprevistas a ponderar, a reunião pode ser convocada num prazo mais curto. 2. O Secretariado elabora uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião. A ordem de trabalhos é enviada pelo Secretariado ao presidente e aos membros do Comité do Comércio e Desenvolvimento, o mais tardar catorze (14) dias antes da reunião. 3. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos que foram objeto de um pedido de inclusão apresentado ao Secretariado por uma das Partes. 4. A ordem de trabalhos é aprovada pelo Comité do Comércio e Desenvolvimento no início de cada reunião. Além dos pontos constantes da ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos, mediante acordo entre as Partes. 5. Com o acordo das Partes, o presidente do Comité do Comércio e Desenvolvimento pode convidar peritos para assistirem às reuniões, a fim de prestarem informações sobre questões específicas. Artigo 7.o Ata da reunião Salvo acordo em contrário das Partes, a ata de cada reunião é exarada pelo Secretariado e aprovada no final de cada reunião. Artigo 8.o Decisões e recomendações 1. Nos termos do artigo 103.o, n.o 6, do Acordo, o Comité do Comércio e Desenvolvimento adota por consenso decisões ou recomendações nos casos previstos no Acordo ou sempre que tais poderes lhe tenham sido delegados pelo Conselho Conjunto. 2. Sempre que, por força do Acordo, o Comité do Comércio e Desenvolvimento tenha competência para adotar decisões ou recomendações, ou sempre que tais poderes lhe tenham sido delegados pelo Conselho Conjunto, esses atos são designados «Decisão» ou «Recomendação», respetivamente, nas atas das reuniões nos termos do artigo 7.o. O Secretariado atribui a todas as decisões ou recomendações adotadas um número de ordem, a data de adoção e uma descrição do seu objeto. Cada decisão ou recomendação prevê a data da respetiva entrada em vigor. Acesso do público 1. As reuniões do Conselho Conjunto não serão públicas, exceto decisão em contrário tomada pelas Partes. 2. As Partes podem decidir publicar as decisões e recomendações do Conselho Conjunto. Artigo 10.o Línguas de trabalho Salvo decisão em contrário das Partes, toda a correspondência e comunicação entre as Partes relativa aos trabalhos do Conselho Conjunto, bem como as deliberações durante as reuniões do Conselho Conjunto, serão efetuadas em inglês e português. CAPÍTULO III Disposições finais Artigo 11.o Despesas 1. Cada Parte suporta as respetivas despesas decorrentes da participação nas reuniões do Conselho Conjunto, tanto no que se refere a pessoal, viagens e ajudas de custo, como no que diz respeito a despesas postais e de telecomunicações. 2. As despesas decorrentes da organização de uma reunião, da prestação de serviços de interpretação e da reprodução de documentos são custeadas pela Parte que a organiza. Artigo 12.o Comité do Comércio e Desenvolvimento Nos termos do artigo 103.o, n.o 5, do Acordo, o Comité do Comércio e Desenvolvimento informa e é responsável perante o Conselho Conjunto. Artigo 13.o 3. Na eventualidade de um dos Estados do APE SADC não poder estar presente numa reunião, as decisões ou recomendações acordadas durante essa reunião são comunicadas ao membro pelo Secretariado. O Estado do APE SADC em causa deve apresentar uma resposta por escrito no prazo de dez (10) dias de calendário a contar do envio das decisões ou recomendações, indicando as decisões ou recomendações das quais discorda e os motivos desse desacordo. Na ausência da referida resposta escrita no prazo dado, as decisões ou recomendações são consideradas adotadas. Caso o Estado do APE SADC que não compareceu à reunião não concorde com uma ou várias das decisões ou recomendações, as Partes procuram resolver as questões pendentes através de procedimento escrito ou por via eletrónica, tal como previsto no n.o 4. 4. Durante o período que decorre entre as reuniões, o Comité do Comércio e Desenvolvimento pode adotar decisões e recomendações através de procedimento escrito, ou por via eletrónica, se as Partes assim o acordarem. O procedimento escrito consiste numa troca de notas entre os representantes das Partes. 5. As decisões e as recomendações adotadas pelo Comité do Comércio e Desenvolvimento são autenticadas através da assinatura de dois exemplares do original por um representante da UE e por um representante dos Estados do APE SADC. Artigo 9.o Acesso do público 1. As reuniões do Comité do Comércio e Desenvolvimento não serão públicas, exceto decisão em contrário pelas Partes. 2. As Partes podem decidir publicar as decisões e recomendações do Comité do Comércio e Desenvolvimento. CAPÍTULO III Disposições finais