Artigo 2.o Presidência O Conselho de Associação é presidido alternadamente, por períodos de doze meses, pelo Alto Representante da União para os Negócios Estrangeiros e a Política de Segurança e por um representante, a nível ministerial, da Parte AC. O primeiro período tem início na data da primeira reunião do Conselho de Associação e termina em 31 de dezembro do mesmo ano. Artigo 3.o Reuniões 1. O Conselho de Associação reúne-se periodicamente, pelo menos de dois em dois anos. Se as Partes estiverem de acordo, podem realizar-se sessões extraordinárias do Conselho de Associação a pedido de uma delas. 2. Cada sessão do Conselho de Associação deve realizar-se num local adequado e numa data acordada pelas Partes. 3. As reuniões do Conselho de Associação são convocadas conjuntamente pelos secretários do Conselho de Associação com o acordo do seu Presidente. 4. A título excecional, caso as Partes assim o acordem, as reuniões do Conselho de Associação podem ser realizadas por qualquer meio tecnológico acordado, nomeadamente por videoconferência. Artigo 4.o Representação 1. Os membros do Conselho de Associação impedidos de assistir a uma reunião podem fazer-se representar. Caso um membro pretenda fazer-se representar, deve comunicar por escrito o nome do seu representante ao Presidente antes da reunião em que será representado. 2. O representante de um membro do Conselho de Associação exerce todos os direitos do membro. Artigo 5.o Delegações 1. Os membros do Conselho de Associação podem ser acompanhados por funcionários. Antes de cada reunião, o Presidente deve ser informado, pelo Secretariado, da composição prevista da delegação de cada Parte. 2. O Conselho de Associação pode, por acordo entre as Partes, convidar pessoas que não sejam membros a assistir às suas reuniões na qualidade de observadores ou a prestar informações sobre questões específicas. Artigo 6.o Secretariado Um funcionário do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia e um funcionário da Parte AC atuam conjuntamente como secretários do Conselho de Associação. Artigo 7.o Correspondência 1. A correspondência destinada ao Conselho de Associação é enviada ao secretário da Parte UE ou ao secretário das Repúblicas da Parte AC, que, por seu turno, informa o outro secretário.
3. Qualquer das Partes pode decidir publicar as decisões e recomendações do Conselho de Associação nas respetivas publicações oficiais. Artigo 10.o Ordem de trabalhos das reuniões 1. O Secretariado do Comité de Associação deve elaborar, com base nas propostas das Partes, uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião. Esta deve ser enviada, juntamente com os documentos pertinentes, ao Presidente e aos membros do Comité de Associação, o mais tardar 15 dias de calendário antes do início da reunião, como documentação referida no artigo 8.o do presente regulamento interno. 2. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos relativamente aos quais o Secretariado do Comité de Associação tiver recebido de uma Parte um pedido de inclusão na ordem de trabalhos, juntamente com os documentos pertinentes, o mais tardar 21 dias de calendário antes do início da reunião. 3. A ordem de trabalhos é adotada pelo Conselho de Associação no início de cada reunião. Para além dos pontos constantes da ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos, se as Partes assim acordarem. 4. Mediante acordo, o Presidente da sessão do Comité de Associação pode, numa base ad hoc, convidar observadores a assistirem às reuniões, bem como peritos, a fim de prestarem informações sobre questões específicas. 5. Em consulta com as Partes, o Presidente da sessão do Comité de Associação pode encurtar os prazos especificados nos n.os 1 e 2 a fim de ter em conta as exigências de um caso específico. Artigo 11.o Ata 1. O projeto de ata de cada reunião deve ser elaborado pelos dois secretários, normalmente no prazo de 21 dias de calendário a contar do final da reunião. 2. De um modo geral, a ata inclui, para cada ponto da ordem de trabalhos: a) A documentação apresentada ao Comité de Associação; b) As declarações exaradas em ata a pedido de um membro do Conselho de Associação; e c) 3. Os atos do Conselho de Associação devem intitular-se «Decisão» ou «Recomendação» na aceção do artigo 6.o do Acordo. Relativamente a cada decisão ou recomendação, o Secretariado do Conselho de Associação deve atribuir um número de ordem, indicar a data de adoção e descrever o objeto. Cada decisão deve prever a data da respetiva entrada em vigor e ser assinada pelas Repúblicas da Parte AC e pela Parte UE. 4. As decisões e recomendações do Conselho de Associação são autenticadas pelos dois secretários. 5. As decisões e recomendações devem ser transmitidas a cada um dos destinatários referidos no artigo 7.o do presente regulamento interno. 6. Qualquer das Partes pode decidir ordenar a publicação das decisões e recomendações do Conselho de Associação no respetivo jornal oficial. Artigo 12.o Línguas 1. São línguas oficiais do Conselho de Associação a língua espanhola e outra das línguas autênticas do Acordo que as Partes acordem. 2. Salvo decisão em contrário, o Conselho de Associação deve deliberar com base nos documentos redigidos nessas línguas. Artigo 13.o Despesas 1. Cada uma das Partes suporta as despesas decorrentes da sua participação nas reuniões do Conselho de Associação, tanto no que se refere ao pessoal, às viagens e às ajudas de custo, como às despesas postais e de telecomunicações. 2. As despesas relativas à organização das reuniões e à reprodução dos documentos são suportadas pela Parte que organiza as reuniões. 3. As despesas relacionadas com os serviços de interpretação para as reuniões e com a tradução de documentos de ou para espanhol e a outra língua oficial do Conselho de Associação, tal como referido no artigo 12.o, n.o 1, do presente regulamento interno, ficam a cargo da Parte que organiza as reuniões. As despesas relacionadas com a interpretação e a tradução para ou a partir de outras línguas são suportadas diretamente pela Parte requerente. Artigo 14.o Comité de Associação 1. Em conformidade com o artigo 7.o do Acordo, o Comité de Associação assiste o Conselho de Associação na execução das suas funções. Este Comité é constituído por representantes da Parte UE, por um lado, e por representantes da Parte AC, por outro, ao nível determinado pelo Acordo. c) As questões acordadas pelas Partes, nomeadamente as decisões aprovadas, as recomendações formuladas, as declarações acordadas e quaisquer conclusões sobre questões específicas. 3. A ata deve incluir igualmente uma lista dos membros ou dos respetivos suplentes que participaram na reunião, assim como uma lista dos membros das delegações que os acompanharam e uma lista dos eventuais observadores ou peritos presentes na reunião. 4. A ata deve ser aprovada por escrito por todas as Partes no prazo de 28 dias de calendário a contar da data da reunião. Uma vez aprovada, a ata deve ser assinada pelo Presidente e pelos dois secretários do Comité de Associação, sendo enviada a cada uma das Partes uma cópia autenticada. 5. Salvo acordo em contrário, o Comité de Associação deve adotar um plano de ação que reflita as medidas acordadas na reunião, cuja aplicação deverá ser objeto de exame na reunião seguinte. Artigo 12.o Decisões e recomendações 1. Nos casos específicos em que o Acordo confira poderes de decisão ao Comité de Associação ou em que esses poderes lhe tenham sido delegados pelo Conselho de Associação, o Comité de Associação deve adotar decisões e formular recomendações por acordo mútuo entre as Partes; as decisões e recomendações são assinadas pelas Repúblicas da Parte AC e pela Parte UE durante as reuniões. 2. O Comité de Associação pode tomar decisões ou formular recomendações mediante procedimento escrito, se as Partes assim acordarem. Para o efeito, o texto da proposta deve ser comunicado por escrito pelo Presidente aos membros do Conselho de Associação em conformidade com o artigo 8.o e estabelecer um prazo não inferior a 21 dias de calendário para formulação, pelos membros, das reservas ou alterações eventualmente suscitadas pela proposta. Uma vez acordado o texto, a decisão ou recomendação deve ser assinada independente e sucessivamente pelos representantes da Parte UE e de cada uma das Repúblicas da Parte AC. Artigo 17.o Subcomités e grupos de trabalho especializados 1. Em conformidade com o artigo 8.o, n.o 2, do Acordo, o Comité de Associação pode decidir criar outros subcomités ou grupos de trabalho especializados, para além dos previstos no Acordo, que o assistam no exercício das suas funções. O Comité de Associação pode decidir suprimir estes subcomités ou grupos de trabalho, ou definir ou alterar os seus mandatos. Salvo decisão em contrário, estes subcomités exercem as suas funções sob a autoridade do Comité de Associação, ao qual devem reportar após cada reunião. 2. Salvo disposição em contrário do Acordo ou acordado em contrário no âmbito do Conselho de Associação, o presente regulamento interno deve ser aplicado mutatis mutandis pelos subcomités, órgãos consultivos ou grupos de trabalho especializados, com as seguintes adaptações: a) Cada Parte deve notificar por escrito as outras Partes da lista dos seus participantes nestes organismos, bem como das respetivas funções. Estas listas devem ser administradas pelo Secretariado do Comité de Associação; b) Toda a correspondência e todos os documentos e comunicações pertinentes entre os pontos de contacto devem também ser enviados simultaneamente ao Secretariado do Comité de Associação; c) Salvo disposição em contrário do Acordo ou acordado em contrário pelas Partes, os subcomités, órgãos consultivos ou grupos de trabalho devem dispor apenas do poder de formular recomendações.