2. Um membro que pretenda ser representado por um representante suplente numa determinada reunião deve notificar por escrito as outras Partes do Comité de Associação do nome do seu representante suplente antes da realização dessa reunião. O representante suplente de um membro deve exercer todos os direitos desse membro. Artigo 5.o Delegações Os membros do Comité de Associação podem ser acompanhados por outros funcionários. Antes de cada reunião, as Partes devem ser informadas pelo Secretariado da composição prevista das delegações que participam na reunião. Artigo 6.o Secretariado Um funcionário da Parte UE e um funcionário de uma República da Parte AC, cuja rotação deve obedecer às orientações estabelecidas para o efeito pelas Repúblicas da Parte AC, devem atuar conjuntamente como secretários do Comité de Associação. Artigo 7.o Correspondência 1. A correspondência destinada ao Conselho de Associação é enviada ao secretário da Parte UE ou ao secretário das Repúblicas da Parte AC, que, por seu turno, informa o outro secretário. 2. O Secretariado deve assegurar que a correspondência endereçada ao Comité de Associação é enviada ao Presidente do Comité e difundida, se for caso disso, como documentação referida no artigo 8.o do presente regulamento interno. 3. A correspondência enviada pelo Presidente do Comité de Associação deve ser transmitida pelo Secretariado às Partes e, se for caso disso, difundida como documentação referida no artigo 8.o do presente regulamento interno. Artigo 8.o Documentação 1. Sempre que as deliberações do Comité de Associação se baseiem em documentos de apoio escritos, esses documentos devem ser numerados e difundidos pelo Secretariado aos membros. 2. Cada secretário deve ser responsável pela difusão dos documentos aos membros competentes da sua parte no Comité de Associação, bem como pelo envio sistemático de uma cópia desses documentos ao outro secretário. Artigo 9.o Confidencialidade 1. Salvo decisão em contrário, as sessões do Conselho de Associação não são públicas. 2. Sempre que uma Parte apresente ao Comité de Associação, aos subcomités, aos grupos de trabalho ou a quaisquer outros organismos informações que classifique como confidenciais, a outra Parte deve tratar essa informação pelo procedimento descrito no artigo 336.o, n.o 2, do Acordo.
São adotados os regulamentos internos do Conselho de Associação, do Comité de Associação e dos subcomités, tal como estabelecidos nos Anexos A e B, respetivamente. A presente decisão é adotada por procedimento escrito e entra em vigor na data em que for recebida pelo Secretariado, depois de devidamente assinada por todas as Partes. Feito em São José, Costa Rica, em 7 de novembro de 2014. ANEXO A REGULAMENTO INTERNO DO CONSELHO DE ASSOCIAÇÃO Artigo 1.o Disposições gerais 1. O Conselho de Associação estabelecido em conformidade com o artigo 4.o, n.o 1, do Acordo que cria uma Associação entre a União Europeia e os seus Estados-Membros, por um lado, e a América Central, por outro («Acordo»), exerce as suas funções como previsto no artigo 4.o, n.o 2, do Acordo, sendo responsável pela aplicação geral do Acordo, bem como por quaisquer outras questões bilaterais, multilaterais ou internacionais de interesse comum. 2. Como previsto nos artigos 5.o e 345.o do Acordo, o Conselho de Associação é constituído por representantes da Parte UE e por representantes de cada uma das Repúblicas da Parte AC, a nível ministerial, conforme adequado e tendo em conta as questões específicas a abordar em cada sessão. Quando apropriado e acordado por ambas as Partes, o Conselho de Associação reúne-se a nível de Chefes de Estado ou de Governo. 3. Nos termos do artigo 345.o do Acordo, quando desempenhar principal ou exclusivamente as tarefas que lhe são conferidas pela Parte IV do Acordo, o Conselho de Associação deve ser constituído por representantes da Parte UE e pelos ministros de cada uma das Repúblicas da Parte AC responsáveis pelo comércio e matérias conexas. 4. Como previsto no artigo 352.o, n.o 3, as Repúblicas da Parte AC agem coletivamente na tomada de decisões no âmbito do quadro institucional do Acordo; a adoção de decisões e recomendações exige consenso. 5. O termo «Partes» no presente regulamento interno é conforme com a definição estabelecida no artigo 352.o do Acordo. Artigo 2.o Presidência 2. O Comité de Associação prepara as reuniões e as deliberações do Conselho de Associação (1), executa, se for caso disso, as decisões do Conselho de Associação e, de um modo geral, assegura a continuidade das relações de associação e o bom funcionamento do Acordo. Examina qualquer questão que lhe seja apresentada pelo Conselho de Associação, bem como qualquer outra questão que possa surgir no âmbito da aplicação prática do Acordo, e submete à aprovação do Conselho de Associação propostas ou projetos de decisões/recomendações. Em conformidade com o artigo 7.o, n.o 4, do Acordo, o Conselho de Associação pode delegar no Comité de Associação poderes para adotar decisões em seu nome. 3. Nos casos em que o Acordo prevê uma obrigação de consulta ou uma possibilidade de consulta, ou quando as Partes decidirem de comum acordo consultar-se entre si, essas consultas podem ter lugar no Comité de Associação, salvo disposição em contrário do Acordo. As consultas podem prosseguir no Conselho de Associação, com o acordo das duas Partes. Artigo 15.o Alterações ao regulamento interno O presente regulamento interno pode ser alterado em conformidade com o disposto no artigo 11.o. (1) No que diz respeito à Parte IV do Acordo, esta função deve ser assegurada pelo Comité de Associação em estreita ligação com os coordenadores nomeados em conformidade com o artigo 347.o do Acordo. ANEXO B REGULAMENTO INTERNO DO COMITÉ DE ASSOCIAÇÃO E DOS SUBCOMITÉS Artigo 1.o Disposições gerais 1. O Comité de Associação estabelecido em conformidade com o artigo 7.o do Acordo que cria uma Associação entre a União Europeia e os seus Estados-Membros, por um lado, e a América Central, por outro, («Acordo») deve exercer as suas funções como previsto no Acordo, sendo responsável pela aplicação geral do Acordo. 2. Como previsto no artigo 7.o, n.o 1, e no artigo 346.o do Acordo, o Comité de Associação deve ser constituído por representantes da Parte UE e representantes de cada uma das Repúblicas da Parte AC, a nível de altos funcionários, com competência nas matérias específicas a abordar em cada sessão. 2. O Secretariado assegura que a correspondência seja transmitida ao Presidente e, se for caso disso, aos outros membros do Conselho de Associação. 3. O Secretariado transmite a correspondência ao Secretariado-Geral da Comissão Europeia, ao Serviço Europeu para a Ação Externa, às Representações Permanentes dos Estados-Membros e ao Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia, bem como às embaixadas das Repúblicas da Parte AC estabelecidas em Bruxelas, na Bélgica, com cópia aos ministérios com a tutela dos negócios estrangeiros ou aos ministérios com a tutela do comércio e matérias conexas. 4. As comunicações do Presidente do Conselho de Associação são enviadas aos destinatários pelo Secretariado e, se necessário, transmitidas aos outros membros do Conselho de Associação para os endereços indicados no n.o 3. Artigo 8.o Confidencialidade 1. Salvo decisão em contrário, as sessões do Conselho de Associação não são públicas. 2. Sempre que uma Parte apresente ao Conselho de Associação informações que classifique como confidenciais, a outra Parte deve tratar essas informações pelo procedimento descrito no artigo 336.o, n.o 2, do Acordo. 3. Qualquer das Partes pode decidir publicar as decisões e recomendações do Conselho de Associação nas respetivas publicações oficiais. Artigo 9.o Ordem de trabalhos das reuniões 1. O Presidente determina a ordem de trabalhos provisória de cada reunião. A ordem de trabalhos é enviada pelos secretários do Conselho de Associação aos destinatários referidos no artigo 7.o o mais tardar 15 dias de calendário antes do início da reunião. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos relativamente aos quais o Presidente tenha recebido um pedido de inclusão pelo menos 21 dias de calendário antes do início da reunião. Contudo, esses pontos não podem ser inscritos na ordem de trabalhos provisória caso a sua documentação de apoio não tenha sido transmitida aos secretários antes da data do envio da ordem de trabalhos. 2. A ordem de trabalhos é adotada pelo Conselho de Associação no início de cada reunião. Para além dos pontos constantes da ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos, se as Partes assim acordarem. 3. O Presidente pode, em consulta com as Partes, encurtar os prazos referidos no n.o 1, a fim de ter em conta as exigências de um caso específico. Artigo 10.o Ata Artigo 17.o Subcomités e grupos de trabalho especializados 1. Em conformidade com o artigo 8.o, n.o 2, do Acordo, o Comité de Associação pode decidir criar outros subcomités ou grupos de trabalho especializados, para além dos previstos no Acordo, que o assistam no exercício das suas funções. O Comité de Associação pode decidir suprimir estes subcomités ou grupos de trabalho, ou definir ou alterar os seus mandatos. Salvo decisão em contrário, estes subcomités exercem as suas funções sob a autoridade do Comité de Associação, ao qual devem reportar após cada reunião. 2. Salvo disposição em contrário do Acordo ou acordado em contrário no âmbito do Conselho de Associação, o presente regulamento interno deve ser aplicado mutatis mutandis pelos subcomités, órgãos consultivos ou grupos de trabalho especializados, com as seguintes adaptações: a) Cada Parte deve notificar por escrito as outras Partes da lista dos seus participantes nestes organismos, bem como das respetivas funções. Estas listas devem ser administradas pelo Secretariado do Comité de Associação; b) Toda a correspondência e todos os documentos e comunicações pertinentes entre os pontos de contacto devem também ser enviados simultaneamente ao Secretariado do Comité de Associação; c) Salvo disposição em contrário do Acordo ou acordado em contrário pelas Partes, os subcomités, órgãos consultivos ou grupos de trabalho devem dispor apenas do poder de formular recomendações.