Artigo 6.o Ordem de trabalhos das reuniões 1. O presidente estabelece uma ordem de trabalhos provisória de cada reunião. A ordem de trabalhos deve ser enviada pelos secretários do Comité de Estabilização e de Associação aos destinatários referidos no artigo 4.o, o mais tardar 15 dias antes do início da reunião. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos para os quais o presidente tiver recebido um pedido de inclusão na ordem de trabalhos o mais tardar 21 dias antes do início da reunião e cuja documentação aferente tiver sido enviada aos secretários o mais tardar até à data de envio da ordem de trabalhos. O Comité de Estabilização e de Associação pode convidar peritos a participar nas suas reuniões, a fim de prestarem informações sobre assuntos específicos. A ordem de trabalhos é aprovada pelo Comité de Estabilização e de Associação no início de cada reunião. A inscrição na ordem do dia de outros pontos para além dos que figuram na ordem do dia provisória é aceite com o acordo das duas Partes. 2. O presidente pode, com o acordo de ambas as Partes, encurtar os prazos referidos no n.o 1 a fim de ter em conta as exigências de um caso específico. Artigo 7.o Ata Será elaborada uma ata de cada reunião baseada num resumo, apresentado pelo Presidente, das conclusões do Comité de Estabilização e de Associação. Depois de aprovadas pelo Comité de Estabilização e de Associação, as atas são assinadas pelo Presidente e pelos Secretários e arquivadas por ambas as Partes. Um exemplar da ata é enviado a cada um dos destinatários referidos no artigo 4.o. Artigo 8.o Decisões e recomendações
Artigo 3.o Representação Os membros do Conselho de Estabilização e de Associação podem fazer-se representar caso estejam impossibilitados de participar numa reunião. Caso um membro pretenda fazer-se representar, deve comunicar o nome do seu representante ao presidente antes da reunião em que será representado. O representante de um membro do Conselho de Estabilização e de Associação exerce todos os direitos desse membro. Artigo 4.o Delegações Os membros do Conselho de Estabilização e de Associação podem fazer-se acompanhar por funcionários. Antes de cada reunião, o presidente deve ser informado da composição prevista das delegações de cada Parte. Um representante do Banco Europeu de Investimento participa, como observador, nas reuniões do Conselho de Estabilização e de Associação quando da ordem de trabalhos constarem matérias que digam respeito ao Banco. O Conselho de Estabilização e de Associação pode convidar pessoas que não sejam membros do Conselho a participarem nas suas reuniões a fim de prestarem informações acerca de assuntos específicos. Artigo 5.o Secretariado O Secretariado do Conselho de Estabilização e de Associação é exercido conjuntamente por um funcionário do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia e por um funcionário da Missão da Sérvia junto da União Europeia. Artigo 6.o Correspondência A correspondência destinada ao Conselho de Estabilização e de Associação deve ser enviada ao presidente do Conselho de Estabilização e de Associação para o endereço do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia. Os dois secretários encarregam-se de a remeter ao presidente do Conselho de Estabilização e de Associação e, se for caso disso, aos outros membros do Conselho de Estabilização e de Associação. A correspondência assim transmitida deve ser enviada ao Secretariado-Geral da Comissão, às Representações Permanentes dos Estados-Membros e à Missão da Sérvia junto da União Europeia. As comunicações do Presidente do Conselho de Estabilização e de Associação devem ser enviadas aos seus destinatários pelos dois secretários e transmitidas, se for caso disso, aos outros membros do Conselho de Estabilização e de Associação para os destinos referidos no segundo parágrafo. Artigo 7.o Publicidade Salvo decisão em contrário, as reuniões do Conselho de Estabilização e de Associação não são públicas. Artigo 8.o Ordem de trabalhos das reuniões c) Assegurar um intercâmbio de informações sobre questões de interesse mútuo, nomeadamente sobre a situação atual do processo de adesão, bem como a preparação dos parceiros sociais e outras organizações da sociedade civil sérvios para este processo; d) Incentivar um intercâmbio de experiências, boas práticas e um diálogo estruturado entre a) os parceiros sociais e outras organizações da sociedade civil sérvios e b) os parceiros sociais e outras organizações da sociedade civil dos Estados-Membros, nomeadamente através da constituição de redes em domínios específicos em que os contactos diretos e a cooperação possam representar o meio mais eficaz para a resolução de problemas específicos; e) Abordar outras matérias relevantes propostas por qualquer das partes, à medida que foram surgindo no quadro da aplicação do Acordo de Estabilização e de Associação e no contexto da estratégia de pré-adesão. 2. O Comité Consultivo Misto referido no n.o 1 é composto por nove representantes do Comité Económico e Social Europeu e por nove representantes dos parceiros sociais e de outras organizações da sociedade civil da Sérvia. O Comité Consultivo Misto pode também convidar observadores. 3. O Comité Consultivo Misto referido no n.o 1 desenvolve a sua atividade com base nas consultas efetuadas pelo Conselho de Estabilização e de Associação ou, no que respeita à promoção do diálogo entre círculos regionais e locais, por sua própria iniciativa. 4. A escolha dos membros é efetuada de modo a que o Comité Consultivo Misto referido no n.o 1 constitua o reflexo mais fiel possível dos diversos parceiros sociais e outras organizações da sociedade civil da União Europeia e da Sérvia. As nomeações oficiais dos membros sérvios são efetuadas pelo Governo da Sérvia com base em propostas apresentadas pelos parceiros sociais e outras organizações da sociedade civil. Estas propostas devem basear-se em procedimentos de seleção inclusivos e transparentes efetuados entre os parceiros sociais e outras organizações da sociedade civil. Artigo 8.o Decisões e recomendações Nos casos específicos em que o Comité de Estabilização e de Associação esteja habilitado pelo Conselho de Estabilização e de Associação, ao abrigo do artigo 122.o do Acordo de Estabilização e de Associação, a tomar decisões e a formular recomendações, estes atos são intitulados, respetivamente, «decisão» e «recomendação», sendo este termo seguido de um número de ordem, da data da adoção do ato e da indicação do assunto. As decisões e recomendações são adotadas por comum acordo das Partes. O Comité de Estabilização e de Associação pode tomar decisões ou formular recomendações por procedimento escrito, se ambas as Partes concordarem. As decisões e recomendações do Comité de Estabilização e de Associação são assinadas pelo presidente e autenticadas pelos dois secretários e devem ser enviadas aos destinatários referidos no artigo 4.o. Cada Parte pode decidir publicar as decisões e recomendações do Comité de Estabilização e de Associação na respetiva publicação oficial. Artigo 9.o Despesas A União Europeia e a Sérvia custeiam as despesas decorrentes da respetiva participação nas reuniões do Comité de Estabilização e de Associação, tanto no que respeita às despesas de pessoal, de deslocação e às ajudas de custo, como às despesas de correio e telecomunicações. As despesas de interpretação nas reuniões e de tradução e reprodução de documentos são custeadas pela União Europeia, com exceção das despesas de interpretação ou tradução de e para a língua sérvia, que são custeadas pela Sérvia. As outras despesas relativas à organização das reuniões são custeadas pela Parte que organiza as reuniões. Artigo 10.o Subcomités e grupos especiais O Comité de Estabilização e de Associação pode criar subcomités ou grupos especiais que trabalhem sob a sua autoridade, devendo ser por eles informado após cada uma das reuniões. O Comité de Estabilização e de Associação pode decidir abolir subcomités ou grupos existentes, definir ou alterar os seus mandatos ou criar outros subcomités ou grupos para o assistir no desempenho das suas funções. Os referidos subcomités e grupos não têm poder de decisão. Artigo 8.o Ordem de trabalhos das reuniões 1. O presidente estabelece uma ordem de trabalhos provisória de cada reunião. A ordem de trabalhos deve ser enviada pelos secretários do Conselho de Estabilização e de Associação aos destinatários referidos no artigo 6.o, o mais tardar 15 dias antes do início da reunião. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos para os quais o presidente tiver recebido um pedido de inclusão na ordem de trabalhos o mais tardar 21 dias antes do início da reunião e cuja documentação aferente tiver sido enviada aos secretários o mais tardar até à data de envio da ordem de trabalhos. A ordem de trabalhos é aprovada pelo Conselho de Estabilização e de Associação no início de cada reunião. A inscrição na ordem do dia de outros pontos para além dos que figuram na ordem do dia provisória é aceite com o acordo das duas Partes. 2. O presidente pode, com o acordo de ambas as Partes, encurtar os prazos referidos no n.o 1 a fim de ter em conta as exigências de um caso específico. Artigo 9.o Ata Será elaborado um projeto de ata de cada reunião pelos dois Secretários. De um modo geral, a ata inclui para cada ponto da ordem de trabalhos: a documentação apresentada ao Conselho de Estabilização e de Associação, as declarações cuja inscrição na ata tenha sido solicitada por um membro do Conselho de Estabilização e de Associação, as decisões tomadas e as recomendações formuladas, as declarações acordadas e as conclusões adotadas. Os projetos de ata são submetidos ao Conselho de Estabilização e de Associação para aprovação. Uma vez aprovada, a ata é assinada pelo presidente e pelos dois secretários. As atas são conservadas nos arquivos do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia, que agirá na qualidade de depositário dos documentos do Conselho de Estabilização e de Associação. Uma cópia autenticada é enviada a cada um dos destinatários referidos no artigo 6.o. Artigo 10.o