Artigo 4.o Secretariado 1. A Parte que preside à reunião do Comité do Comércio e Desenvolvimento assegura o Secretariado do Comité do Comércio e Desenvolvimento («Secretariado»). 2. Sempre que a reunião tem lugar por via eletrónica, a Parte que exerce a presidência assegura o Secretariado. CAPÍTULO II Funcionamento Artigo 5.o Documentação Sempre que as deliberações do Comité do Comércio e Desenvolvimento se basearem em documentos de apoio escritos, estes são numerados e difundidos pelo Secretariado como documentos do Comité do Comércio e Desenvolvimento. Artigo 6.o Notificação e ordem de trabalhos das reuniões 1. O Secretariado notifica as Partes da convocação de uma reunião e solicita contributos para a ordem de trabalhos, o mais tardar, trinta (30) dias antes da reunião. Em caso de questão urgente ou circunstâncias imprevistas a ponderar, a reunião pode ser convocada num prazo mais curto. 2. O Secretariado elabora uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião. A ordem de trabalhos é enviada pelo Secretariado ao presidente e aos membros do Comité do Comércio e Desenvolvimento, o mais tardar catorze (14) dias antes da reunião. 3. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos que foram objeto de um pedido de inclusão apresentado ao Secretariado por uma das Partes.
a) Os documentos apresentados ao Conselho Conjunto; b) As declarações exaradas em ata a pedido de um membro do Conselho Conjunto; e c) As questões acordadas pelas Partes, tais como decisões, recomendações ou comunicados conjuntos. 3. O projeto de ata de cada reunião é aprovado, por escrito, por ambas as Partes, no prazo de quarenta e dois (42) dias após a reunião, salvo decisão em contrário acordada pelas Partes. Uma vez aprovada, os representantes das Partes assinam duas cópias da ata em conformidade com os respetivos requisitos internos e cada uma das Partes recebe um exemplar do original desses documentos autênticos. Artigo 8.o Decisões e recomendações 1. Nos termos do artigo 102.o do Acordo, o Conselho Conjunto adota por consenso as decisões e recomendações nos casos previstos no Acordo. Artigo 3.o Observadores O Conselho Conjunto pode decidir convidar observadores para participar nas suas reuniões numa base ad hoc e pode determinar quais os pontos da ordem de trabalhos a que estes terão acesso. Artigo 4.o Secretariado 1. O Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia e a Comissão Europeia, por um lado, e a Unidade APE da SADC no âmbito do Secretariado da SADC, por outro, exercerão alternadamente, por períodos de 12 (doze) meses, as funções de Secretariado do Conselho Conjunto («Secretariado»). Esses períodos coincidem com o regime relativo à presidência estabelecido no artigo 1.o, n.os 4 e 6. 2. Do lado da Parte UE, as ordens de trabalhos provisórias e os projetos de ata são elaborados pela Comissão Europeia e todos os documentos oficiais destinados ou provenientes do Conselho Conjunto são distribuídos por intermédio do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia. 3. Do lado da Parte dos Estados do APE SADC, as ordens de trabalhos provisórias e os projetos de ata são elaborados pela Unidade APE da SADC e todos os documentos oficiais destinados ou provenientes do Conselho Conjunto são distribuídos por intermédio da Unidade APE da SADC. CAPÍTULO II Funcionamento Artigo 5.o Documentação Sempre que as deliberações do Conselho Conjunto se basearem em documentos de apoio escritos, estes são numerados e difundidos pelo Secretariado como documentos do Conselho Conjunto. Artigo 6.o 2. Sempre que, por força do Acordo, o Conselho Conjunto tenha competência para adotar decisões ou recomendações, esses atos são designados «Decisão» ou «Recomendação», respetivamente, nas atas das reuniões. O Secretariado atribui a todas as decisões ou recomendações adotadas um número de ordem, a data de adoção e uma descrição do seu objeto. Cada decisão ou recomendação prevê a data da respetiva entrada em vigor. 3. Na eventualidade de um dos Estados do APE SADC não poder estar presente numa reunião do Conselho Conjunto, as decisões ou recomendações acordadas durante a reunião são comunicadas a esse membro pelo Secretariado. O Estado do APE SADC em causa deve apresentar uma resposta por escrito no prazo de dez (10) dias de calendário a contar do envio das decisões ou recomendações, indicando as decisões ou recomendações das quais discorda e os motivos desse desacordo. Na ausência da referida resposta escrita no prazo dado, as decisões ou recomendações são consideradas adotadas. Caso o Estado do APE SADC que não compareceu à reunião não concorde com uma ou várias das decisões ou recomendações, as Partes procuram resolver as questões pendentes através de procedimento escrito ou por via eletrónica, tal como previsto no n.o 4. 4. Durante o período que decorre entre as reuniões, o Conselho Conjunto pode adotar decisões ou recomendações através de procedimento escrito, ou por via eletrónica, se as Partes assim o acordarem. O procedimento escrito consiste numa troca de notas entre os representantes das Partes. 5. As decisões e as recomendações adotadas pelo Conselho Conjunto são autenticadas através da assinatura de dois exemplares do original por um representante da Comissão Europeia em nome da parte UE e por um representante dos Estados do APE SADC. Artigo 9.o Acesso do público Bogolo Joy KENEWENDO Representante da UE Cecilia MALMSTRÖM ANEXO I REGULAMENTO INTERNO DO CONSELHO CONJUNTO CAPÍTULO I Organização Artigo 1.o Composição e presidência 1. O Conselho Conjunto criado em conformidade com o artigo 100.o do Acordo de Parceria Económica entre a União Europeia («UE») e os seus Estados-Membros, por um lado, e os Estados do APE SADC, por outro, («Acordo»), exerce as suas funções como previsto nos artigos 100.o e 101.o do Acordo. 2. Para efeitos do presente regulamento interno, o termo «Partes» corresponde à definição estabelecida no artigo 104.o do Acordo, nomeadamente o Botsuana, o Lesoto, a Namíbia, a África do Sul, Essuatíni e Moçambique («os Estados do APE SADC»), por um lado, e a Parte UE (ou seja, a União Europeia ou os seus Estados-Membros ou a União Europeia e os seus Estados-Membros, tendo em conta as respetivas áreas de competência), por outro lado. 3. Nos termos do artigo 101.o, n.o 1, do Acordo, o Conselho Conjunto é composto, por um lado, por membros relevantes do Conselho da União Europeia e por membros relevantes da Comissão Europeia, ou seus representantes, e, por outro, por ministros relevantes dos Estados do APE SADC, ou seus representantes.