3. Nos termos do artigo 346.o do Acordo, quando desempenhar as tarefas que lhe são conferidas pela Parte IV do Acordo, o Comité de Associação deve ser constituído por altos funcionários da Comissão Europeia e de cada uma das Repúblicas da Parte AC responsáveis pelo comércio e matérias conexas. Deve exercer a função de Presidente um representante da Parte que assegura a presidência do Comité de Associação. 4. Como previsto no artigo 352.o, n.o 3, as Repúblicas da Parte AC agem coletivamente na tomada de decisões no âmbito do quadro institucional do Acordo; a adoção de decisões e recomendações exige consenso. 5. O termo «Partes» no presente regulamento interno é conforme com a definição estabelecida no artigo 352.o do Acordo. Artigo 2.o Presidência A Parte UE e a Parte AC devem assegurar a presidência do Comité de Associação, alternadamente, por períodos de 12 meses. O Presidente deve ser membro do Comité de Associação. O primeiro período tem início na data da primeira reunião do Conselho de Associação e termina em 31 de dezembro do mesmo ano. Artigo 3.o Reuniões 1. Salvo acordo em contrário das Partes, o Comité de Associação reúne-se periodicamente, pelo menos uma vez por ano. Se as Partes estiverem de acordo, podem realizar-se sessões extraordinárias do Conselho de Associação a pedido de uma delas. 2. As reuniões do Comité de Associação são convocadas pelo Presidente para uma data e um local acordados pelas Partes. A convocatória da reunião é enviada pelo Secretariado do Comité de Associação aos respetivos membros até, o mais tardar, 28 dias de calendário antes do início da sessão, salvo acordo das Partes em contrário. 3. Sempre que possível, a reunião periódica do Comité de Associação deve ser convocada em tempo útil, antes da reunião periódica do Conselho de Associação. 4. A título excecional, caso as Partes assim o acordem, as reuniões do Comité de Associação podem ser realizadas por qualquer meio tecnológico acordado. Artigo 4.o Representação 1. Cada Parte deve notificar as outras Partes da lista dos seus representantes no Comité de Associação («membros») para as diferentes questões a abordar. A lista deve ser administrada pelo Secretariado do Comité de Associação.
3. Os atos do Conselho de Associação devem intitular-se «Decisão» ou «Recomendação» na aceção do artigo 6.o do Acordo. Relativamente a cada decisão ou recomendação, o Secretariado do Conselho de Associação deve atribuir um número de ordem, indicar a data de adoção e descrever o objeto. Cada decisão deve prever a data da respetiva entrada em vigor e ser assinada pelas Repúblicas da Parte AC e pela Parte UE. 4. As decisões e recomendações do Conselho de Associação são autenticadas pelos dois secretários. 5. As decisões e recomendações devem ser transmitidas a cada um dos destinatários referidos no artigo 7.o do presente regulamento interno. 6. Qualquer das Partes pode decidir ordenar a publicação das decisões e recomendações do Conselho de Associação no respetivo jornal oficial. Artigo 12.o Línguas 1. São línguas oficiais do Conselho de Associação a língua espanhola e outra das línguas autênticas do Acordo que as Partes acordem. 2. Salvo decisão em contrário, o Conselho de Associação deve deliberar com base nos documentos redigidos nessas línguas. Artigo 13.o Despesas 1. Cada uma das Partes suporta as despesas decorrentes da sua participação nas reuniões do Conselho de Associação, tanto no que se refere ao pessoal, às viagens e às ajudas de custo, como às despesas postais e de telecomunicações. 2. As despesas relativas à organização das reuniões e à reprodução dos documentos são suportadas pela Parte que organiza as reuniões. 3. As despesas relacionadas com os serviços de interpretação para as reuniões e com a tradução de documentos de ou para espanhol e a outra língua oficial do Conselho de Associação, tal como referido no artigo 12.o, n.o 1, do presente regulamento interno, ficam a cargo da Parte que organiza as reuniões. As despesas relacionadas com a interpretação e a tradução para ou a partir de outras línguas são suportadas diretamente pela Parte requerente. Artigo 14.o Comité de Associação 1. Em conformidade com o artigo 7.o do Acordo, o Comité de Associação assiste o Conselho de Associação na execução das suas funções. Este Comité é constituído por representantes da Parte UE, por um lado, e por representantes da Parte AC, por outro, ao nível determinado pelo Acordo. c) As questões acordadas pelas Partes, nomeadamente as decisões aprovadas, as recomendações formuladas, as declarações acordadas e quaisquer conclusões sobre questões específicas. 3. A ata deve incluir igualmente uma lista dos membros ou dos respetivos suplentes que participaram na reunião, assim como uma lista dos membros das delegações que os acompanharam e uma lista dos eventuais observadores ou peritos presentes na reunião. 4. A ata deve ser aprovada por escrito por todas as Partes no prazo de 28 dias de calendário a contar da data da reunião. Uma vez aprovada, a ata deve ser assinada pelo Presidente e pelos dois secretários do Comité de Associação, sendo enviada a cada uma das Partes uma cópia autenticada. 5. Salvo acordo em contrário, o Comité de Associação deve adotar um plano de ação que reflita as medidas acordadas na reunião, cuja aplicação deverá ser objeto de exame na reunião seguinte. Artigo 12.o Decisões e recomendações 1. Nos casos específicos em que o Acordo confira poderes de decisão ao Comité de Associação ou em que esses poderes lhe tenham sido delegados pelo Conselho de Associação, o Comité de Associação deve adotar decisões e formular recomendações por acordo mútuo entre as Partes; as decisões e recomendações são assinadas pelas Repúblicas da Parte AC e pela Parte UE durante as reuniões. 2. O Comité de Associação pode tomar decisões ou formular recomendações mediante procedimento escrito, se as Partes assim acordarem. Para o efeito, o texto da proposta deve ser comunicado por escrito pelo Presidente aos membros do Conselho de Associação em conformidade com o artigo 8.o e estabelecer um prazo não inferior a 21 dias de calendário para formulação, pelos membros, das reservas ou alterações eventualmente suscitadas pela proposta. Uma vez acordado o texto, a decisão ou recomendação deve ser assinada independente e sucessivamente pelos representantes da Parte UE e de cada uma das Repúblicas da Parte AC. Artigo 10.o Ata 1. Os dois secretários elaboram conjuntamente um projeto de ata de cada reunião. 2. De um modo geral, a ata inclui, para cada ponto da ordem de trabalhos: a) A documentação apresentada ao Conselho de Associação; b) As declarações exaradas em ata a pedido de um membro do Conselho de Associação; e c) As questões acordadas pelas Partes, nomeadamente as decisões adotadas, as declarações acordadas e as eventuais conclusões. 3. O projeto de ata é submetido à aprovação do Conselho de Associação, devendo ser aprovado no prazo de 45 dias de calendário a partir da data de cada sessão do Conselho de Associação. Uma vez aprovada, a ata é assinada pelo Presidente e pelos dois secretários, sendo enviada uma cópia autenticada a cada um dos destinatários referidos no artigo 7.o. Artigo 11.o Decisões e recomendações 1. O Conselho de Associação adota decisões e formula recomendações por acordo mútuo entre as Partes; as decisões e recomendações são assinadas pelas Repúblicas da Parte AC e pela Parte UE. 2. O Conselho de Associação pode igualmente tomar decisões ou formular recomendações mediante procedimento escrito, se as Partes assim acordarem. Para o efeito, o texto da proposta deve ser comunicado por escrito pelo Presidente aos membros do Conselho de Associação em conformidade com o artigo 7.o e estabelecer um prazo não inferior a 21 dias de calendário para formulação, pelos membros, das reservas ou alterações eventualmente suscitadas pela proposta. Uma vez acordado o texto, a decisão ou recomendação deve ser assinada independente e sucessivamente pelos representantes da Parte UE e de cada uma das Repúblicas da Parte AC. São adotados os regulamentos internos do Conselho de Associação, do Comité de Associação e dos subcomités, tal como estabelecidos nos Anexos A e B, respetivamente. A presente decisão é adotada por procedimento escrito e entra em vigor na data em que for recebida pelo Secretariado, depois de devidamente assinada por todas as Partes. Feito em São José, Costa Rica, em 7 de novembro de 2014. ANEXO A REGULAMENTO INTERNO DO CONSELHO DE ASSOCIAÇÃO Artigo 1.o Disposições gerais 1. O Conselho de Associação estabelecido em conformidade com o artigo 4.o, n.o 1, do Acordo que cria uma Associação entre a União Europeia e os seus Estados-Membros, por um lado, e a América Central, por outro («Acordo»), exerce as suas funções como previsto no artigo 4.o, n.o 2, do Acordo, sendo responsável pela aplicação geral do Acordo, bem como por quaisquer outras questões bilaterais, multilaterais ou internacionais de interesse comum. 2. Como previsto nos artigos 5.o e 345.o do Acordo, o Conselho de Associação é constituído por representantes da Parte UE e por representantes de cada uma das Repúblicas da Parte AC, a nível ministerial, conforme adequado e tendo em conta as questões específicas a abordar em cada sessão. Quando apropriado e acordado por ambas as Partes, o Conselho de Associação reúne-se a nível de Chefes de Estado ou de Governo. 3. Nos termos do artigo 345.o do Acordo, quando desempenhar principal ou exclusivamente as tarefas que lhe são conferidas pela Parte IV do Acordo, o Conselho de Associação deve ser constituído por representantes da Parte UE e pelos ministros de cada uma das Repúblicas da Parte AC responsáveis pelo comércio e matérias conexas. 4. Como previsto no artigo 352.o, n.o 3, as Repúblicas da Parte AC agem coletivamente na tomada de decisões no âmbito do quadro institucional do Acordo; a adoção de decisões e recomendações exige consenso. 5. O termo «Partes» no presente regulamento interno é conforme com a definição estabelecida no artigo 352.o do Acordo. Artigo 2.o Presidência