4. As reuniões do Comité do Comércio e Desenvolvimento serão presididas alternadamente, por períodos de 12 (doze) meses, por um alto funcionário da Comissão Europeia e por um alto funcionário dos Estados do APE SADC. A primeira reunião do Comité do Comércio e Desenvolvimento será copresidida pelos membros pertinentes das Partes. 5. Não obstante o período a que se refere o n.o 4, o primeiro período tem início no dia seguinte à primeira reunião do Comité do Comércio e Desenvolvimento e termina em 31 de dezembro do mesmo ano. A presidência do referido primeiro período ficará a cargo de um representante dos Estados do APE SADC. Artigo 2.o Reuniões 1. O Comité do Comércio e Desenvolvimento reúne-se regularmente uma vez por ano e a pedido de qualquer das Partes. As reuniões realizam-se alternadamente em Bruxelas ou no território de um dos Estados do APE SADC, salvo acordo em contrário das Partes. 2. Salvo acordo em contrário das Partes, as reuniões do Comité do Comércio e Desenvolvimento são convocadas pela Parte que assegura a presidência, após consulta da outra Parte. 3. As Partes podem decidir realizar as reuniões do Comité do Comércio e Desenvolvimento por via eletrónica. Artigo 3.o Observadores O Comité do Comércio e Desenvolvimento pode decidir convidar observadores para participar nas suas reuniões numa base ad hoc e pode determinar quais os pontos da ordem de trabalhos a que estes terão acesso. Artigo 4.o
Artigo 3.o Observadores O Conselho Conjunto pode decidir convidar observadores para participar nas suas reuniões numa base ad hoc e pode determinar quais os pontos da ordem de trabalhos a que estes terão acesso. Artigo 4.o Secretariado 1. O Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia e a Comissão Europeia, por um lado, e a Unidade APE da SADC no âmbito do Secretariado da SADC, por outro, exercerão alternadamente, por períodos de 12 (doze) meses, as funções de Secretariado do Conselho Conjunto («Secretariado»). Esses períodos coincidem com o regime relativo à presidência estabelecido no artigo 1.o, n.os 4 e 6. 2. Do lado da Parte UE, as ordens de trabalhos provisórias e os projetos de ata são elaborados pela Comissão Europeia e todos os documentos oficiais destinados ou provenientes do Conselho Conjunto são distribuídos por intermédio do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia. 3. Do lado da Parte dos Estados do APE SADC, as ordens de trabalhos provisórias e os projetos de ata são elaborados pela Unidade APE da SADC e todos os documentos oficiais destinados ou provenientes do Conselho Conjunto são distribuídos por intermédio da Unidade APE da SADC. CAPÍTULO II Funcionamento Artigo 5.o Documentação Sempre que as deliberações do Conselho Conjunto se basearem em documentos de apoio escritos, estes são numerados e difundidos pelo Secretariado como documentos do Conselho Conjunto. Artigo 6.o Acesso do público 1. As reuniões do Conselho Conjunto não serão públicas, exceto decisão em contrário tomada pelas Partes. 2. As Partes podem decidir publicar as decisões e recomendações do Conselho Conjunto. Artigo 10.o Línguas de trabalho Salvo decisão em contrário das Partes, toda a correspondência e comunicação entre as Partes relativa aos trabalhos do Conselho Conjunto, bem como as deliberações durante as reuniões do Conselho Conjunto, serão efetuadas em inglês e português. CAPÍTULO III Disposições finais Artigo 11.o Despesas 1. Cada Parte suporta as respetivas despesas decorrentes da participação nas reuniões do Conselho Conjunto, tanto no que se refere a pessoal, viagens e ajudas de custo, como no que diz respeito a despesas postais e de telecomunicações. 2. As despesas decorrentes da organização de uma reunião, da prestação de serviços de interpretação e da reprodução de documentos são custeadas pela Parte que a organiza. Artigo 12.o Comité do Comércio e Desenvolvimento Nos termos do artigo 103.o, n.o 5, do Acordo, o Comité do Comércio e Desenvolvimento informa e é responsável perante o Conselho Conjunto. Artigo 13.o Artigo 6.o Notificação e ordem de trabalhos das reuniões 1. O Secretariado notifica as Partes da convocação de uma reunião do Conselho Conjunto e solicita contributos para a ordem de trabalhos, o mais tardar, trinta (30) dias antes da reunião. Em caso de questão urgente ou circunstâncias imprevistas a ponderar, a reunião pode ser convocada num prazo mais curto. 2. O Secretariado elabora uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião. Esta é enviada pelo Secretariado ao presidente e aos membros do Conselho Conjunto o mais tardar catorze (14) dias antes da reunião. 3. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos que foram objeto de um pedido de inclusão apresentado ao Secretariado por uma das Partes. 4. A ordem de trabalhos é aprovada pelo Conselho Conjunto no início de cada reunião. Além dos pontos constantes da ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos, mediante acordo entre as Partes. 5. Com o acordo das Partes, o presidente do Conselho Conjunto pode convidar peritos para assistirem às suas reuniões, a fim de prestarem informações sobre questões específicas. Artigo 7.o Atas 1. O Secretariado elabora o projeto da ata de cada reunião, no prazo de vinte e um (21) dias após a reunião, salvo decisão em contrário por comum acordo das Partes. 2. As atas indicam, por norma, para cada ponto da ordem de trabalhos: Artigo 4.o Secretariado 1. A Parte que preside à reunião do Comité do Comércio e Desenvolvimento assegura o Secretariado do Comité do Comércio e Desenvolvimento («Secretariado»). 2. Sempre que a reunião tem lugar por via eletrónica, a Parte que exerce a presidência assegura o Secretariado. CAPÍTULO II Funcionamento Artigo 5.o Documentação Sempre que as deliberações do Comité do Comércio e Desenvolvimento se basearem em documentos de apoio escritos, estes são numerados e difundidos pelo Secretariado como documentos do Comité do Comércio e Desenvolvimento. Artigo 6.o Notificação e ordem de trabalhos das reuniões 1. O Secretariado notifica as Partes da convocação de uma reunião e solicita contributos para a ordem de trabalhos, o mais tardar, trinta (30) dias antes da reunião. Em caso de questão urgente ou circunstâncias imprevistas a ponderar, a reunião pode ser convocada num prazo mais curto. 2. O Secretariado elabora uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião. A ordem de trabalhos é enviada pelo Secretariado ao presidente e aos membros do Comité do Comércio e Desenvolvimento, o mais tardar catorze (14) dias antes da reunião. 3. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos que foram objeto de um pedido de inclusão apresentado ao Secretariado por uma das Partes.