a) Os documentos apresentados ao Conselho Conjunto; b) As declarações exaradas em ata a pedido de um membro do Conselho Conjunto; e c) As questões acordadas pelas Partes, tais como decisões, recomendações ou comunicados conjuntos. 3. O projeto de ata de cada reunião é aprovado, por escrito, por ambas as Partes, no prazo de quarenta e dois (42) dias após a reunião, salvo decisão em contrário acordada pelas Partes. Uma vez aprovada, os representantes das Partes assinam duas cópias da ata em conformidade com os respetivos requisitos internos e cada uma das Partes recebe um exemplar do original desses documentos autênticos. Artigo 8.o Decisões e recomendações 1. Nos termos do artigo 102.o do Acordo, o Conselho Conjunto adota por consenso as decisões e recomendações nos casos previstos no Acordo.
4. A ordem de trabalhos é aprovada pelo Comité do Comércio e Desenvolvimento no início de cada reunião. Além dos pontos constantes da ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos, mediante acordo entre as Partes. 5. Com o acordo das Partes, o presidente do Comité do Comércio e Desenvolvimento pode convidar peritos para assistirem às reuniões, a fim de prestarem informações sobre questões específicas. Artigo 7.o Ata da reunião Salvo acordo em contrário das Partes, a ata de cada reunião é exarada pelo Secretariado e aprovada no final de cada reunião. Artigo 8.o Decisões e recomendações 1. Nos termos do artigo 103.o, n.o 6, do Acordo, o Comité do Comércio e Desenvolvimento adota por consenso decisões ou recomendações nos casos previstos no Acordo ou sempre que tais poderes lhe tenham sido delegados pelo Conselho Conjunto. 2. Sempre que, por força do Acordo, o Comité do Comércio e Desenvolvimento tenha competência para adotar decisões ou recomendações, ou sempre que tais poderes lhe tenham sido delegados pelo Conselho Conjunto, esses atos são designados «Decisão» ou «Recomendação», respetivamente, nas atas das reuniões nos termos do artigo 7.o. O Secretariado atribui a todas as decisões ou recomendações adotadas um número de ordem, a data de adoção e uma descrição do seu objeto. Cada decisão ou recomendação prevê a data da respetiva entrada em vigor. Artigo 4.o Secretariado 1. A Parte que preside à reunião do Comité do Comércio e Desenvolvimento assegura o Secretariado do Comité do Comércio e Desenvolvimento («Secretariado»). 2. Sempre que a reunião tem lugar por via eletrónica, a Parte que exerce a presidência assegura o Secretariado. CAPÍTULO II Funcionamento Artigo 5.o Documentação Sempre que as deliberações do Comité do Comércio e Desenvolvimento se basearem em documentos de apoio escritos, estes são numerados e difundidos pelo Secretariado como documentos do Comité do Comércio e Desenvolvimento. Artigo 6.o Notificação e ordem de trabalhos das reuniões 1. O Secretariado notifica as Partes da convocação de uma reunião e solicita contributos para a ordem de trabalhos, o mais tardar, trinta (30) dias antes da reunião. Em caso de questão urgente ou circunstâncias imprevistas a ponderar, a reunião pode ser convocada num prazo mais curto. 2. O Secretariado elabora uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião. A ordem de trabalhos é enviada pelo Secretariado ao presidente e aos membros do Comité do Comércio e Desenvolvimento, o mais tardar catorze (14) dias antes da reunião. 3. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos que foram objeto de um pedido de inclusão apresentado ao Secretariado por uma das Partes. 4. Nos termos do artigo 103.o, n.o 3, do Acordo, o Comité do Comércio e Desenvolvimento pode criar grupos técnicos especiais para analisar matérias específicas da sua competência. 5. O Comité do Comércio e Desenvolvimento fixa o regulamento interno dos grupos técnicos especiais a que se refere o n.o 4. O Comité do Comércio e Desenvolvimento pode decidir abolir grupos técnicos especiais e definir ou alterar o seu mandato. 6. Os grupos técnicos especiais apresentam um relatório ao Comité do Comércio e Desenvolvimento na sequência de cada reunião. Artigo 12.o Alteração do regulamento interno O presente regulamento interno pode ser alterado por escrito por decisão do Comité do Comércio e Desenvolvimento e adotado em conformidade com o artigo 8.o do presente regulamento interno. Artigo 13.o Alteração do regulamento interno O presente regulamento interno pode ser alterado por escrito por decisão do Conselho Conjunto e adotado em conformidade com o artigo 8.o do presente regulamento interno. ANEXO II REGULAMENTO INTERNO DO COMITÉ DO COMÉRCIO E DESENVOLVIMENTO CAPÍTULO I Organização Artigo 1.o Composição e presidência 1. O Comité do Comércio e Desenvolvimento criado nos termos do artigo 103.o do Acordo de Parceria Económica entre a União Europeia e os seus Estados-Membros, por um lado, e os Estados do APE SADC, por outro, («Acordo»), exerce as suas funções nos termos do artigo 103.o do Acordo. 2. Para efeitos do presente regulamento interno, o termo «Partes» corresponde à definição estabelecida no artigo 104.o do Acordo, nomeadamente o Botsuana, o Lesoto, a Namíbia, a África do Sul, Essuatíni e Moçambique («os Estados do APE SADC»), por um lado, e a Parte UE (ou seja, a União Europeia ou os seus Estados-Membros ou a União Europeia e os seus Estados-Membros, tendo em conta as respetivas áreas de competência), por outro lado. 3. Nos termos do artigo 103.o, n.o 1, do Acordo, o Comité do Comércio e Desenvolvimento é composto por representantes das Partes, geralmente a nível de altos funcionários.