correspondentes || | | | | | Introdução do resultado do controlo || | | | | Frequência: mensal | Frequência: mensal || | | | | Salvaguarda do resultado: | Salvaguarda do resultado: || | | | | Arquivo das ordens de receitas e das cópias dos recibos pelo CDF após informação do SGBD | Informação do SGBD || | | | | Fluxo: | Fluxo: || | | | | DGEF para CDF Empresa para ICEF/CDF | ICEF para o organismo de licenciamento FLEGT |9.1.2 | Realização das ações sociais programadas pela empresa e que figuram no PAO e no PG ou nas convenções provisórias | 9.1.2.1:PAO validado pela administração florestal (cada PAO inclui uma descrição das atividades sociais realizadas no ano anterior) | Ministério das florestas | Direção-Geral das águas e das florestas (DGEFCP) | Metodologia: 1 –Exame documental, por um comité criado para o efeito, do PG e do PAO apresentados pela empresa no quadro do sistema de notação do MEFCP | Organismo responsável: Inspeção central das águas, florestas, caça e pesca (ICEF) || | | | | 2 –Avaliação do balanço social da empresa | || | 9.1.2.2:Convenção provisória assinada pela empresa e pelo Ministério das florestas | | | 3–Carta de aprovação se satisfatório | Metodologia: Verificação da existência da carta de aprovação do PG e do PAO e da ata da reunião || | | | | Frequência: anual | Frequência: anual || | | | | Salvaguarda do resultado: | Salvaguarda do resultado: || | | | | Arquivo da carta de aprovação do PAO no SGBD pela DGEF e em formato papel nos arquivos | Informar o SGBD que o ponto foi verificado || | | | | Fluxo: | Fluxo: || | | | | 1 –Envio de uma carta de aprovação pela DGEF à empresa, à ICEF/CDF, DGSR e a ata da reunião com a notação à ICEF | ICEF para o organismo de licenciamento FLEGT |9.2.1 | Respeito dos compromissos assumidos pela empresa no âmbito do PG, do caderno de encargos, do PAO ou da convenção provisória para contribuir para a luta contra a caça furtiva e o abate ilegal de árvores no seu território de intervenção | 9.2.1.1:Relatório de controlo do estaleiro pela administração | Ministério das Florestas | Direção-Geral das águas e florestas (DGEFCP) Direção regional | Metodologia: Não se procede à verificação deste ponto em 2010, é importante que seja integrada num manual de procedimentos de verificação a desenvolver pela DGEF | Organismo responsável: Inspeção central das águas, florestas, caça e pesca (ICEF) || | 9.2.1.2:Relatórios da empresa sobre campanhas de informação, educação e sensibilização | | | | Metodologia: || | 9.2.1.3:PAO validado pela administração florestal | | | Frequência: | Frequência: || | | | |
| | | Frequência: quinquenal | Frequência: quinquenal || | | | | Salvaguarda do resultado: | Salvaguarda do resultado: || | | | | Arquivo da carta de aprovação do PG no SGBD pela DGEF e em formato papel nos arquivos | Informar o SGBD que o ponto foi verificado || | | | | Fluxo: | Fluxo: || | | | | 1 –Envio de uma carta de aprovação pela DGEF à empresa, à ICEF/CDF, PARPAF, DGSR e a ata da reunião com a notação à ICEF | ICEF para o organismo de licenciamento FLEGT |5.3.4 | O plano anual de operações, incluindo os mapas, está em conformidade com as normas | 5.3.4.1:Carta de apresentação do Plano Anual de Operações (PAO) ao gabinete do ministro responsável pelas florestas | Ministro responsável pelas florestas | DGEF | Metodologia: | Organismo responsável: ICEF || | 5.3.4.2:Carta de aprovação oficial do PAO | | | 1 –Exame documental, por um comité criado para o efeito, do PAO apresentado pela empresa no quadro do sistema de notação do MEFCP | Metodologia: Verificação da existência da carta de aprovação do PAO e da ata da reunião || | | | | 2 –Carta de aprovação do PAO se satisfatório | || | | | | Frequência: anual | Frequência: anual || | | | | Salvaguarda do resultado: | Salvaguarda do resultado: || | | | | Arquivo da carta de aprovação do PAO no SGBD pela DGEF e em formato papel nos arquivos | Informar o SGBD que o ponto foi verificado || | | | | Fluxo: | Fluxo: || | | | | 1 –Envio de uma carta de aprovação pela DGEF à empresa, à IC EFCP/CDF, PARPAF, DGSR e a ata da reunião com a notação à IC | ICEF para o organismo de licenciamento FLEGT |5.3.5 | A plantação ou o perímetro de repovoamento florestal de uma área superior ou igual a 50 ha dispõe de um plano simples de gestão segundo a regulamentação em vigor | 5.3.5.1:Plano simples de gestão para as plantações cuja área é superior ou igual a 50 ha e que respeita o caderno de encargos5.3.5.2:Carta de aprovação do plano simples de gestão | Ministério responsável pelas florestas | Direção-Geral das águas e das florestas (DGEFCP) | Metodologia: Não existem neste momento plantações suscetíveis de serem exploradas de uma área superior ou igual a 50 ha, devendo por conseguinte a metodologia de verificação ser desenvolvida durante a fase de execução do acordo | |5.4.1 | Os limites da Base Anual de Abate ou das bases provisórias previstas nos mapas foram concretizados e respeitados de acordo com a regulamentação | 5.4.1.1:Relatórios das missões de controlo da administração florestal | Ministro responsável pelas florestas | Direção regional, DGEFCP, BMIV | Metodologia: 1 –Verificação, aquando do inventário do mesmo) é claro e público?b) O organismo responsável pela verificação dispõe de recursos adequados para efetuar a verificação da definição de legalidade, bem como de sistemas de controlo da cadeia de abastecimento de madeira?c) O organismo responsável pela verificação dispõe de um sistema de gestão bem documentado:- dotado de recursos suficientes para assegurar as verificações no terreno com a frequência necessária para garantir a credibilidade do sistema?- que garanta que o seu pessoal possui as competências e a experiência necessárias para efetuar uma verificação eficaz?- que aplica controlo/supervisão internos?- que inclui mecanismos para controlar os conflitos de interesses?- que garante a transparência do sistema?- que defina e aplica uma metodologia de verificação?3.2. Verificação por referência à definição de legalidadeExiste uma definição clara do que deve ser verificado. A metodologia de verificação está documentada e destina-se a assegurar que o processo seja sistemático, transparente, baseado em provas, efetuado a intervalos periódicos e que abranja tudo o que está incluído na definição.a) A metodologia de verificação abrange todos os elementos da definição de legalidade e inclui testes de conformidade com todos os indicadores especificados?b) A verificação exige- controlos dos documentos, dos registos de exploração e das operações no terreno (inclusive sem aviso prévio)?- uma recolha de informações junto de partes interessadas externas?- o registo das atividades de verificação para possibilitar a realização de controlos por parte dos auditores internos e do auditor independente?c) As responsabilidades e funções institucionais são claramente definidas e aplicadas?d) Os resultados da verificação por referência à definição de legalidade são divulgados publicamente? Como é que as partes interessadas podem ter acesso a essas informações?3.3. Verificação dos sistemas de controlo da cadeia de abastecimentoO âmbito de aplicação do sistema é claro, especificando o que deve ser verificado e abrangendo a totalidade da cadeia de abastecimento, desde o abate da madeira até à exportação. A metodologia de verificação está documentada; destina-se a assegurar que o processo seja sistemático, transparente, baseado em provas, efetuado a intervalos periódicos e que abranja tudo o que está incluído no âmbito de aplicação e prevê cruzamentos regulares e imediatos dos dados em todas as etapas da cadeia.a) As responsabilidades e funções institucionais são claramente definidas e aplicadas?b) A metodologia de verificação abrange totalmente as verificações dos controlos da cadeia de abastecimento? Esse aspeto está bem especificado na metodologia de verificação?c) Existe uma distinção clara no SVL entre os produtos provenientes das fontes (títulos florestais) incluídas na definição de legalidade concertação entre os departamentos em causa |8.1.2 | Os documentos relativos ao transporte de madeira e produtos de madeira para exportação estão em conformidade com a regulamentação em vigor | 8.1.2.1:Folha de itinerário ou guia de transporte | Ministério dos Transportes | Guarda/Polícia das fronteiras/Alfândegas/BARC/EF | Metodologia: | Organismo responsável: Guarda/Polícia das fronteiras/Alfândegas/BARC (Gabinete de frete rodoviário centro-africano)/EF || | 8.1.2.2:BAE acompanhado de: especificações, D15, declaração de exportação comercial, fatura, certificado de origem | Ministério das florestas Ministério do comércio | | Apresentação dos documentos às formalidades florestais e aduaneiras antes da partida e às formalidades rodoviárias e nas fronteiras | Metodologia: Apresentação dos documentos às formalidades florestais e aduaneiras antes da partida e às formalidades rodoviárias e nas fronteiras || | | Ministério das finanças | | Frequência: À partida e a cada ponto de controlo para um determinado carregamento (camião) | Frequência: À partida e a cada ponto de controlo para um determinado carregamento (camião) || | | | | Salvaguarda do resultado: Auto em papel em caso de infração | Salvaguarda do resultado: Auto em papel em caso de infração || | | | | Fluxo: | Fluxo: || | | | | Verificação pelos agentes de departamento das EF: Envio mensal de um relatório à ICEF | Verificação pelos agentes de departamento das EF: Envio mensal de um relatório à ICEF || | | | | Agentes de outros departamentos: procedimento de intercâmbio de informações a desenvolver após concertação entre os departamentos em causa | Agentes de outros departamentos: procedimento de intercâmbio de informações a desenvolver após concertação entre os departamentos em causa |8.1.3 | A empresa toma medidas no que diz respeito à aplicação da proibição do transporte das pessoas | 8.1.3.1:Regulamento interno da empresa | Ministério das florestas | Direção regional competente, DGEF, BMIV | Metodologia: 1 –Verificação da menção da proibição do transporte de pessoas no regulamento interno | Organismo responsável: ICEF || | 8.1.3.2:Nota de serviço | | | 2 –Verificação da afixação de uma nota de serviço que precisa esta proibição e da sua inscrição nos camiões de transporte de madeira | Metodologia: Controlo de que a verificação foi feita || | | | | 3 –Elaboração de um relatório | Informação do SGBD || | | | | 4 –Envio de uma cópia do relatório ao CDF para informação do SGBD e arquivo | || | | | | Frequência: anual | Frequência: anual || | | | | Salvaguarda do resultado: | Salvaguarda do resultado: || | | | | Relatório de verificação arquivado e informação do SGBD | Informação do SGBD || | | | | Fluxo: Relatórios para a produto composto que contenha diversas categorias cuja identidade não possa ser conhecida. |Casa 12 | País de abate | Indicar os países onde foi abatida a madeira da categoria referida na casa 10. No caso de produtos compostos, indicar as origens de todas as madeiras utilizadas. Esta informação pode ser omitida no caso de um componente ou produto composto que contenha diversas categorias cuja identidade não possa ser conhecida. |Casa 13 | Código ISO | Indicar os códigos ISO dos países referidos na casa 12. Esta informação pode ser omitida no caso de um componente ou produto composto que contenha diversas categorias cuja identidade não possa ser conhecida, por exemplo painéis de partículas. |Casa 14 | Volume(s) (m3) | Indicar o volume global em m3. Esta informação só pode ser omitida se a informação referida na casa 15 não o tiver sido. |Casa 15 | Peso líquido | Este é definido como a massa líquida dos produtos de madeira sem contentores imediatos ou qualquer embalagem, exceto suportes, separadores, etiquetas, etc. Esta informação só pode ser omitida se a informação referida na casa 14 não o tiver sido. |Casa 16 | Número de unidades | Indicar o número de unidades, caso a quantificação unitária dos produtos manufaturados seja a preferível. Esta indicação pode ser omitida. |Casa 17 | Marcas distintivas | Indicar quaisquer marcas distintivas, se adequado; por exemplo, número do lote, número do conhecimento de embarque. Esta indicação pode ser omitida. |Casa 18 | Assinatura e carimbo do organismo emissor | A casa é assinada pelo funcionário habilitado e carimbada com o carimbo oficial da autoridade de licenciamento. Indicar também o local e a data. |--------------------------------------------------ANEXO VSISTEMA DE VERIFICAÇÃO DA LEGALIDADE (SVL)I. INTRODUÇÃO1.1. Contextoa) Apresentação do setorO território da RCA tem uma superfície total de 623000 km2 e está coberto de ecossistemas diversificados, dos quais 54000 km2 são florestas densas repartidas em dois blocos: o maciço florestal do sudoeste que abrange 3800000 ha e o maciço do sudeste que abrange 1600000 ha. Apenas o maciço florestal do sudoeste é atualmente objeto de uma exploração industrial.Onze empresas florestais estão presentemente operacionais com uma produção média anual de cerca de 600000 m3 de toros e 200000 m3 de madeira serrada (fontes: Anuários estatísticos do MEFCP).Os principais destinos da madeira centro-africana são: a Europa, a Ásia, a América e a África;b) As estruturas atualmente responsáveis pelo controloAs estruturas de controlo que exercem efetivamente as funções de controlo nos diferentes serviços ministeriais, tanto a nível central, como a nível dos serviços descentralizados, são as seguintes:- O Ministério das águas, florestas, caça e pescaA nível central: as verificações documentais fazem-se diariamente, enquanto os controlos no terreno são feitos