de legalidade e das licenças FLEGT;- lista das empresas detentoras de um Certificado de Legalidade.Informações sobre as receitas florestais:- transacções florestais,- taxas florestais (taxas de superfície, de abate, de exportação, etc.), pagamentos de taxas locais e nacionais,- contencioso e acompanhamento do contencioso.Informações sobre o comércio com a União:- quantidades de madeira e produtos de madeira exportadas para a União no âmbito do regime de licenciamento FLEGT, de acordo com as rubricas apropriadas dos códigos SH e segundo o Estado-Membro da UE destinatário*,- número de licenças FLEGT emitidas pelo Congo*,As informações publicadas pela União são as seguintes:- quantidades de madeira e produtos de madeira importadas para a União no âmbito do regime de licenciamento FLEGT, de acordo com as rubricas SH adequadas e segundo o Estado-Membro da UE para o qual foi efectuada a importação*,- número de licenças FLEGT recebidas pela União*.Serão fornecidas regularmente à Parte congolesa informações sobre os preços da madeira e dos produtos de madeira praticados nos mercados europeus.3. Informações que serão publicadas pelo Comité Misto3.1. Actas de reuniões do Comité Misto e relações das decisões.3.2. Um relatório conjunto, nomeadamente com as seguintes informações:a) Medidas tomadas pelas duas Partes para evitar as importações de madeira e produtos de madeira de origem ilegal, a fim de manter a integridade do regime de licenciamento FLEGT;b) Casos de não conformidade com o regime de licenciamento FLEGT no Congo e medidas tomadas para resolver esses casos;c) Número de casos – e quantidades de madeira e produtos de madeira implicadas – em que foi aplicado o artigo 9.o, n.o 1 [1];d) Medidas tendentes a impedir possíveis exportações de madeira e produtos de madeira de origem ilegal para mercados que não os da União ou a sua comercialização no mercado nacional;e) Progressos alcançados na realização dos objectivos e das acções do acordo a executar dentro de um prazo determinado no âmbito do acordo e informações sobre todos os assuntos relacionados com a execução do APV;f) Estrutura e funcionamento do Comité Misto;g) Bem como certos elementos publicados por qualquer das Partes e mencionados no ponto 2) [2].3.3. Termos de referência, relatórios de missão e de auditoria do auditor independente.4. Meios de acesso à informaçãoAs informações citadas acima estarão disponíveis:- no sítio internet do MEF,- no Secretariado Técnico da Parte congolesa responsável pelo acompanhamento do APV,- nos relatórios anuais da Administração Florestal, que podem ser consultados no Ministério e nas Direcções Departamentais,- na imprensa escrita nacional e internacional.Além disso, serão organizadas no âmbito do plano de comunicação sessões públicas de informação em que será distribuída esta informação
| Elaboração e apresentação dos dossiês de pedido de licença de madeira de plantação. | Empresa. | Número de parcelas de abate e superfície em causa.Efectivo de árvores a explorar.Números das parcelas de abate.Situação geográfica da zona de produção. | A empresa florestal codifica e transmite à base de dados SIGEF os dados que permitem acompanhar a rastreabilidade das árvores a abater, através da internet.Os principais documentos relativos a esta etapa são o dossiê de pedido de licença de corte de madeira de plantação. | DDEF, através do dossiê de pedido de licença de corte de madeira de plantação e da base de dados actualizada do SIGEF.IGEF, através de relatórios de controlo/missões, da base de dados SIGEF e do sistema de rastreabilidade. | É estabelecido um balanço exaustivo das árvores impróprias para comercialização (efectivos e motivos). |2.Obtenção da madeira | Produção da madeira (abate, corte de ramos, rechega, extracção, toragem).Registo dos troncos e toros nos documentos de estaleiro. | A empresa mede todos os rolos. | Espécie arbóreaComprimentoVolumeZona de abateNúmeros da madeira/remessas | A empresa codifica e transmite à base de dados SIGEF os dados que permitem acompanhar a rastreabilidade das árvores exploradas, através da internet.Os principais documentos relativos a esta etapa são o SIGEF, a cartografia da zona de corte e os relatórios de produção. | DDEF, através de relatórios de produção/relatórios de controlo/missões no terreno e da base de dados do SIGEF.IGEF, através de relatórios de missão, da base de dados SIGEF e do sistema de rastreabilidade. | Teste de coerência dos dados, por comparação entre o número de árvores abatidas por categoria de espécie arbórea e o número indicado na licença de corte. |3.Armazenamento dos toros | Toragem e afectação dos toros (toros para as fábricas locais ou toros para exportação). Elaboração das folhas de especificações.Elaboração dos AVE.Marcação das remessas ou produtos (estacas, rolaria) com um código de barras indicando o destino. | A empresa florestal digitaliza todos os códigos de barras. | —Números das remessas ou dos produtos/códigos de barras. | A empresa codifica e transmite à base de dados SIGEF os dados que permitem acompanhar a rastreabilidade dos toros preparados, através da internet.Os principais documentos relativos a esta etapa são o SIGEF e os relatórios de produção/controlo/missão. | DDEF, através de missões no terreno, de relatórios de produção e da base de dados actualizada do SIGEF.IGEF, através de relatórios de missão, da base de dados SIGEF e do sistema de rastreabilidade. | Teste de coerência dos dados, por comparação entre o número de árvores da etapa 2 (obtenção da madeira) e o número de árvores da etapa nas suas equipas de peritos com experiência suficiente do Congo e/ou de outras zonas da bacia do Congo. Deve ser incentivada a participação de peritos da sub-região, juntamente com a mobilização de peritos internacionais,- não se encontrar numa situação administrativa ou financeira que possa colocar o gabinete de estudos ou os peritos propostos numa situação de conflito de interesses.III. Metodologia:A auditoria independente deverá ser efectuada através de procedimentos documentais e de terreno:- o Auditor Independente do Sistema deverá agir em conformidade com o presente acordo e dispor de uma estrutura de gestão documentada, de políticas e de um manual de procedimentos elaborado de acordo com as normas ISO 17021, 19011 ou equivalente, disponibilizados publicamente. O manual de procedimentos do Auditor e os respectivos anexos, que darão orientações para as verificações (por amostragem) documentais e no terreno, serão apresentados ao CCM para aprovação,- o Auditor Independente do Sistema elaborará um calendário de operações de auditoria para um período de três anos, com uma frequência a determinar em concertação com o CCM. Nos primeiros dois anos, a frequência deverá ser igual ou superior a três. No terceiro ano, a frequência poderá ser reduzida, mas acompanhada de controlos sem aviso prévio. A frequência e a intensidade do controlo a aplicar poderão ser revistas nas reuniões do CCM em que é efectuada a análise dos relatórios de auditoria, em função das constatações efectuadas,- o Auditor Independente do Sistema criará um sistema de recepção e tratamento das queixas que lhe são dirigidas. O sistema de gestão das queixas será aprovado pelo CCM, bem como os princípios directores dos relatórios sobre as queixas e as medidas tomadas. Este sistema deverá assegurar uma recepção segura das queixas, garantindo a confidencialidade do respectivo autor,- o Auditor Independente do Sistema apresentará uma análise dos problemas sistémicos detectados com base nas observações efectuadas,- o Auditor Independente do Sistema é obrigado a respeitar a confidencialidade dos dados recolhidos junto das diferentes estruturas visitadas no decurso das suas missões,- o relatório de auditoria contém todas as informações úteis sobre o programa e as constatações efectuadas. No manual de procedimentos é apresentado um modelo de relatório de auditoria e de síntese do mesmo,- o Auditor Independente do Sistema apresentará as suas conclusões através do mecanismo estabelecido pelo CCM.IV. Fontes de informaçãoNo exercício das suas funções, o Auditor Independente do Sistema utilizará todas as fontes de informação disponíveis (relatórios de missão, relatórios anuais, outra documentação, entrevistas, bases de dados informatizadas, visitas no terreno, etc.) e, nomeadamente, terá acesso aos documentos e bases de dados que considere pertinentes dos seguintes serviços e organismos acreditados no âmbito do SVL e das respectivas componentes (verificação da legalidade, verificação do informação referida na casa 15 não o tiver sido. |Casa 15 | Peso líquido | Indicar o peso global em kg. Este é definido como a massa líquida dos produtos de madeira sem contentores imediatos ou qualquer embalagem, excepto suportes, separadores, etc. Esta informação só pode ser omitida se a informação referida na casa 14 não o tiver sido. |Casa 16 | Número de unidades | Indicar o número de unidades, caso a quantificação unitária dos produtos manufacturados seja a preferível. Esta indicação pode ser omitida. |Casa 17 | Marcas distintivas | Indicar quaisquer marcas distintivas, se adequado; por exemplo, número do lote, número do conhecimento de embarque. Esta indicação pode ser omitida. |Casa 18 | Assinatura e carimbo da autoridade emissora | A casa é assinada pelo funcionário habilitado e carimbada com o carimbo oficial da autoridade de licenciamento. Indicar também o local e a data. |--------------------------------------------------ANEXO VITERMOS DE REFERÊNCIA DA AUDITORIA INDEPENDENTE AO SISTEMA FLEGT (AIS)I. Missões:As principais tarefas da auditoria independente, a executar através de controlos documentais e de missões no terreno, serão as seguintes:- auditar o sistema de verificação da legalidade (SVL) e o respectivo funcionamento, através da avaliação da utilização da grelha de avaliação da legalidade e dos controlos, do sistema de rastreabilidade e do sistema de emissão de licenças,- verificar a utilização das licenças por ocasião do processo de entrada no mercado da União,- identificar eventuais lacunas e deficiências do SVL e dar parte dessas constatações ao Comité Misto de execução do acordo (CCM),- avaliar a eficácia das medidas correctivas que foram tomadas na sequência das insuficiências detectadas nos relatórios de auditoria.II. Qualificações exigidas:A auditoria independente será confiada a um gabinete de estudos independente com competências comprovadas em matéria de auditoria e que dê provas de conhecimentos aprofundados do sector florestal do Congo e/ou da bacia do Congo.Essa entidade deverá ainda apresentar as seguintes características:- não deverá estar directamente implicada na gestão, transformação e comércio de madeira ou de produtos de madeira ou no controlo das actividades do sector florestal do Congo. Os prestadores de serviços sob contrato com o Governo do Congo no domínio do controlo florestal não são elegíveis para efectuar a AIS,- possuir um sistema interno de qualidade conforme com o sistema ISO 17021 ou equivalente,- provar a presença nas suas equipas de peritos nos domínios de auditoria relacionados com a gestão florestal, a indústria de transformação, os sistemas de rastreabilidade, a exportação da madeira e os mercados internacionais – entre eles o mercado da União,- provar a presença nas suas equipas de peritos com experiência suficiente do Congo e/ou de outras zonas da bacia do Congo. Deve ser incentivada a participação de peritos da sub-região, juntamente com a com as disposições do caderno de encargos específico da convenção (4.8.2) [convenção (4.8.2.1), relatório de controlo da Direcção Departamental da Economia Florestal (4.8.2.2)], | DDEF Brigadas | Missão de verificação no terreno | 1 vez/ano |—subcontratação para a recuperação da madeira abandonada e dos subprodutos da transformação (4.12.2) [contrato (4.12.2.1)], | DDEF Brigadas | Verificação documental e missão de verificação no terreno | 1 vez/ano |—a empresa assegura-se de que todos os subcontratantes dispõem das necessárias licenças e remuneram os seus trabalhadores de acordo com as prescrições legais (4.12.1) [licenças emitidas pelas administrações competentes (4.12.1.1), contrato de empresa (4.12.1.2)], | DDEF Brigadas | Verificação documental e missão de verificação no terreno | 1 vez/ano |—a empresa contribui para o desenvolvimento socioeconómico local (4.9.1) [caderno de encargos específico da convenção (4.9.1.1), relatórios de controlo da Direcção Departamental da Economia Florestal (4.9.1.2), relatórios de controlo e de actividades da Direcção Departamental da Economia Florestal (4.9.1.3)], | Verificação documental e missão no terreno | Verificação documental e missão no terreno | 2 vezes/ano |—financiamento do fundo de desenvolvimento local (4.9.2) [cópias dos cheques (4.9.2.1), Actas das reuniões do comité de gestão do fundo (4.9.2.2)], | DDEF Brigadas | Verificação documental e missão de verificação no terreno | 2 vezes/ano |—as infra-estruturas sociais e culturais são construídas de acordo com os planos aprovados e as normas nacionais (4.9.3) [caderno de encargos (4.9.3.1), relatórios de controlo da Direcção Departamental da Economia Florestal (4.9.3.2/4.9.3.3), relatórios de missão de urbanismo e de habitat (4.9.3.4)]. | DDEF Brigadas | Missão de verificação no terreno | 1 vez/ano |Conformidade das declarações fiscais e pagamento das taxas e contribuições sociais | —conformidade das declarações fiscais (4.10): | | | |—declaração de rendimentos (4.10.1.1), | Administração Fiscal | Verificação documental | 1 vez/ano |—declaração aduaneira (4.10.2.1), | Administração Aduaneira | Verificação documental | 1 vez/mês |—declaração de exportação (4.10.2.2), | Administração Aduaneira | Verificação documental | 1 vez/ano |—declaração de importação (4.10.2.3), | Administração Aduaneira | Verificação documental | 1 vez/ano |—balanço da empresa (4.10.3.1), | Administração Aduaneira e DDEF Brigadas | Verificação documental | 1 vez/ano |—declaração anual de salários