recursos florestais (2) | —observância das etapas do processo de atribuição de um título de exploração (2.1.1) | | | |—licença de exploração baseada na superfície (Decisão relativa ao concurso (2.1.1.1), Acta da comissão florestal (2.1.1.2), Notificação da autorização de exercício da actividade (2.1.1.3), negociação da convenção (2.1.2.1), licença especial (2.1.2.2). | DDEF Brigadas | Verificação documental | 1 vez durante a validade da CTI/CAT/ |—licenças periódicas de exercício das actividades (2.2): | | | |—licença de instalação, de corte anual, de conclusão do corte anual, de extracção (2.2.2.1), | DDEF Brigadas | Verificação documental e missão de verificação da Direcção Departamental da Economia Florestal | 1 vez/ano |—relatórios de verificação do corte anual, da conclusão do corte anual e de controlo da madeira não evacuada (2.2.1.2), | DDEF Brigadas | Verificação documental e missão de verificação da Direcção Departamental da Economia Florestal | 1 vez/ano |—alvará (2.2.3.1), autorização de exercício da actividade do despachante oficial (2.2.3.2), | Administração Aduaneira, Administração Fiscal | Verificação documental | 1 vez/ano |—autorização de exercício da actividade (2.2.3.3), | DDEF/Brigadas | Verificação documental | 1 vez/ano |Observância das disposições em matéria de ordenamento | —conformidade dos relatórios de inventário e de estudos complementares e do plano de ordenamento com as normas e directivas de ordenamento das concessões florestais (4.3.1) (relatórios de estudos complementares (4.3.3.2), relatório de inventário (4.3.3.1), plano de ordenamento) (4.3.3.3), | DDEF Brigadas | Verificação documental (exame dos relatórios) | 1 vez durante o período de elaboração do plano de ordenamento |—validação dos relatórios de inventário e de estudos complementares e do plano pela Administração Florestal e pelas partes interessadas na gestão da concessão [licença de corte anual (4.3.3.2), actas da reunião de validação dos relatórios de inventário, de estudos complementares e do plano de ordenamento (4.3.2.1/4.3.2.2), acta da reunião de validação do plano de gestão) (4.3.3.1)], | DDEF Brigadas | Verificação documental (exame das actas) | 1 vez durante o período de elaboração do plano de ordenamento |Observância das disposições em matéria de exploração e transformação da madeira (4) | —cartas florestais elaboradas de acordo com as normas (4.4.1) [cartas florestais (4.4.1.1), relatórios de controlo da Direcção Departamental da Economia Florestal e da Administração Central 4.4.1.2)], | DDEF Brigadas | Verificação documental e missão de verificação no terreno | 1
de 2002 | 81.o, 82.o |Indicador 4.5.3:A empresa incentiva e apoia a subcontratação, no âmbito da recuperação dos resíduos de exploração. |Verificador 4.5.3.1.Contrato de subcontratação. | —Decreto 2002-437 de 31 de Dezembro de 2002. | 118.o |Critério 4.6:As declarações fiscais são compatíveis com a actividade da empresa. |Indicador 4.6.1:As declarações fiscais são elaboradas em conformidade com os textos regulamentares e transmitidas nos prazos prescritos. |Verificador 4.6.1.1.Declaração de rendimentos. | —Código geral dos impostos, Volume I | 124.o a 124.o b |Indicador 4.6.2:As declarações de exportação ou importação são conformes com os textos regulamentares. |Verificador 4.6.2.1.Declaração aduaneira. | —Código aduaneiro CEMAC. | 110.o e 111.o |Verificador 4.6.2.2.Declaração de exportação/declaração de importação. | —Lei 003/2007 de 24 de Janeiro de 2007. | 6.o,14.o e 27.o |—Código aduaneiro. | 49.o |Indicador 4.6.3:A empresa transmite nos prazos prescritos o balanço da sua actividade à administração fiscal e a declaração anual de salários à CNSS. |Verificador 4.6.3.1.Balanço da empresa. | —Código geral dos impostos. | 31.o, 46.o, 47.o |—Decreto 2002-437 de 31 de Dezembro de 2002 | 191.o |—Acto Uniforme relativo às sociedades comerciais e aos agrupamentos de interesse económico. | 137.o |—Acto Uniforme relativo à uniformização da contabilidade das empresas. | 23.o |Verificador 4.6.3.2.Declaração anual de salários. | —Código geral dos impostos. | 179.o |Critério 4.7:Todas as taxas e contribuições sociais a que a empresa está sujeita são pagas dentro dos prazos. |Indicador 4.7.1:A empresa liquida os direitos e taxas em matéria florestal dentro dos prazos prescritos. |Verificador 4.7.1.1.Cópias dos cheques. | —Lei 16-2000 de 20 de Novembro de 2000. | 87.o |Indicador 4.7.2.A empresa liquida regularmente todas as taxas e direitos relacionados com a importação de produtos. |Verificador 4.7.2.1.Mapa de pagamento dos direitos e taxas. | —Código aduaneiro CEMAC | 132.o a 135.o |—Código geral dos impostos | 461.o |Verificador 4.7.2.2.Cópias dos cheques. | —Código aduaneiro CEMAC | 134.o |—Código geral dos impostos | 462.o e 463.o |Verificador 4.7.2.3.Recibos de pagamento. | —Código aduaneiro CEMAC | 134.o |—Código geral dos impostos | 462.o e 463.o |Indicador 4.7.3:A empresa paga dentro dos prazos todos os impostos, direitos e taxas em vigor no território nacional de que não está nas suas equipas de peritos com experiência suficiente do Congo e/ou de outras zonas da bacia do Congo. Deve ser incentivada a participação de peritos da sub-região, juntamente com a mobilização de peritos internacionais,- não se encontrar numa situação administrativa ou financeira que possa colocar o gabinete de estudos ou os peritos propostos numa situação de conflito de interesses.III. Metodologia:A auditoria independente deverá ser efectuada através de procedimentos documentais e de terreno:- o Auditor Independente do Sistema deverá agir em conformidade com o presente acordo e dispor de uma estrutura de gestão documentada, de políticas e de um manual de procedimentos elaborado de acordo com as normas ISO 17021, 19011 ou equivalente, disponibilizados publicamente. O manual de procedimentos do Auditor e os respectivos anexos, que darão orientações para as verificações (por amostragem) documentais e no terreno, serão apresentados ao CCM para aprovação,- o Auditor Independente do Sistema elaborará um calendário de operações de auditoria para um período de três anos, com uma frequência a determinar em concertação com o CCM. Nos primeiros dois anos, a frequência deverá ser igual ou superior a três. No terceiro ano, a frequência poderá ser reduzida, mas acompanhada de controlos sem aviso prévio. A frequência e a intensidade do controlo a aplicar poderão ser revistas nas reuniões do CCM em que é efectuada a análise dos relatórios de auditoria, em função das constatações efectuadas,- o Auditor Independente do Sistema criará um sistema de recepção e tratamento das queixas que lhe são dirigidas. O sistema de gestão das queixas será aprovado pelo CCM, bem como os princípios directores dos relatórios sobre as queixas e as medidas tomadas. Este sistema deverá assegurar uma recepção segura das queixas, garantindo a confidencialidade do respectivo autor,- o Auditor Independente do Sistema apresentará uma análise dos problemas sistémicos detectados com base nas observações efectuadas,- o Auditor Independente do Sistema é obrigado a respeitar a confidencialidade dos dados recolhidos junto das diferentes estruturas visitadas no decurso das suas missões,- o relatório de auditoria contém todas as informações úteis sobre o programa e as constatações efectuadas. No manual de procedimentos é apresentado um modelo de relatório de auditoria e de síntese do mesmo,- o Auditor Independente do Sistema apresentará as suas conclusões através do mecanismo estabelecido pelo CCM.IV. Fontes de informaçãoNo exercício das suas funções, o Auditor Independente do Sistema utilizará todas as fontes de informação disponíveis (relatórios de missão, relatórios anuais, outra documentação, entrevistas, bases de dados informatizadas, visitas no terreno, etc.) e, nomeadamente, terá acesso aos documentos e bases de dados que considere pertinentes dos seguintes serviços e organismos acreditados no âmbito do SVL e das respectivas componentes (verificação da legalidade, verificação do | 1 vez durante a realização do estudo. |—biodiversidade (4.1.2) (relatórios de controlo no terreno e de auditoria (4.1.2.1), relatórios de actividades da Direcção Departamental da EF, relatório de controlo da DDEF (4.1.2.2), relatório do comité de acompanhamento e avaliação do plano de ordenamento (4.1.2.3)], | Administração do Ambiente | —Missão de verificação no terreno | 1 vez/ano |—Relatórios do comité de acompanhamento do plano | 1 vez/ano |—saúde e saneamento dos acampamentos de base e das instalações industriais (4.1.3) [portaria de aprovação do quadro de pessoal do centro sócio-sanitário da empresa (4.1.3.1), portaria de autorização de exercício da actividade do Ministério responsável pela Saúde (4.1.3.2), actas das reuniões do comité de higiene e segurança (4.1.3.3), relatório do comité de acompanhamento e avaliação do plano de ordenamento (4.1.3.4)], | Administração do Ambiente Administração da Saúde | —Missão de verificação no terreno | 1 vez/ano |—observância das disposições em matéria de: | | | |—tratamento dos resíduos (4.2.1) [relatório de controlo da Direcção Departamental da Economia Florestal (4.2.1.1), Relatório do comité de acompanhamento e avaliação do plano de ordenamento (4.2.1.2)], | Administração da Saúde Administração do Ambiente | —Missão de verificação no terreno | 1 vez/ano |—protecção da fauna (4.2.2) (regulamento interno da empresa (4.2.2.1), relatório de controlo da Direcção Departamental da Economia Florestal (4.2.2.2), relatório do comité de acompanhamento e avaliação do plano de ordenamento (4.2.2.3)]. | Administração Florestal | —Relatórios USLAB | 2 vezes/ano |—Relatórios do comité de acompanhamento do plano de ordenamento | 1 vez/ano |Informação e participação da sociedade civil e das populações locais e indígenas na gestão da concessão florestal | —participação da sociedade civil e das populações locais (3.1): | | | |—actas do comité de acompanhamento e avaliação do plano de ordenamento (3.1.1.1), | DDEF Brigadas | Verificação documental | 1 vez/ano |—actas das reuniões de informação (3.1.2.1), | DDEF Brigadas | Missão de verificação no terreno, Verificação documental | 1 vez/ano |—acompanhamento e resolução de conflitos (3.3): | | | |—actas das reuniões de plataformas de concertação entre a empresa e as populações (3.3.1.1/3.3.2.1). | DDEF Brigadas | Missão de verificação no terreno, Verificação documental | 1 vez/ano |Respeito pelos direitos das populações locais e indígenas e dos trabalhadores | —a empresa respeita os usos e costumes e os à saída da fábrica.Execução das operações de transformação da madeira.Marcação dos produtos/remessas. | A empresa faz o levantamento dos volumes e digitaliza todos os códigos de barras aquando da sua chegada ao parque da fábrica da empresa. Redige os relatórios de produção diária. A empresa deve efectuar um acompanhamento/controlo das existências de toros e produtos acabados. | Números dos toros/códigos de barras.Não é necessário codificar:o volume à entrada na fábrica,o volume à entrada na linha de produçãoo volume à saída da linha de produção.Dimensões e volume/números de código de barras dos produtos acabados/remessas que saem da empresa. | A empresa transmite à base de dados SIGEF os dados que permitem acompanhar a rastreabilidade dos produtos transformados, através da internet.Os principais documentos relativos a esta etapa são o SIGEF e os relatórios de produção/controlo/missão. | Brigada/DDEF, através dos relatórios de controlo, dos relatórios de produção e da base de dados actualizada do SIGEF.IGEF, através dos relatórios de missão, da base de dados SIGEF e do sistema de rastreabilidade.Controlo do rendimento em madeira, com base nos relatórios diários. | Teste de coerência dos dados, por comparação entre: os números das árvores/códigos de barras da etapa 6 (transformação) com os números das árvores/códigos de barras da etapa 5 (transporte) da madeira destinada à transformação.Teste de coerência entre as três etapas seguintes: rendimentos em material (volume à entrada na linha de produção e à saída da linha de produção);inventários de produtos transformados;volume da mercadoria entregue (à saída da fábrica). |7.Exportação dos produtos | Organização dos dossiês da madeira para exportação: folhas de itinerário, folhas de especificações, AVE, EX1 (ex-D6), EX8 (ex-D15), certificado de origem, guias de remessa, certificado fitossanitário, declaração de expedição, manifesto/conhecimento. Factura comercial pró-forma, declaração aduaneira e nota de entrega. | A empresa responsável pela exportação digitaliza todos os códigos de barras. O SCPFE verifica a coerência entre as declarações e os controlos físicos. Além disso, com base na validação da IGEF, o SCPFE verifica a conformidade das declarações com os dados registados no SIGEF e emite uma licença FLEGT. | Número dos códigos de barras (toros ou remessas de produtos acabados). | O SCPFE transmite à base de dados SIGEF os dados que permitem acompanhar a rastreabilidade dos produtos transformados, através da internet.Os principais documentos relativos a esta etapa são o SIGEF e os relatórios de produção/controlo/missão. | SCPFE/Administração Aduaneira, através dos relatórios de controlo, dos relatórios de produção e da base de dados actualizada do SIGEF.IGEF, através dos relatórios de missão, da base de dados SIGEF e do sistema