扶養控除等申告書の個人番号欄に「給与支払者に提供済みのマイナンバー（個人番号）と相違ない」旨の記載をすることで、マイナンバー（個人番号）の記載に代えることはできますか。（平成28年5月17日更新）

平成28年1月以後に提出する扶養控除等申告書には、従業員本人、控除対象となる配偶者及び控除対象扶養親族等のマイナンバー（個人番号）を記載する必要がありますので、前年と変更がない場合であっても、原則、マイナンバー（個人番号）の記載を省略することはできません。


しかしながら、給与支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「マイナンバー（個人番号）については給与支払者に提供済みのマイナンバー（個人番号）と相違ない」旨を記載した上で、給与支払者において、既に提供を受けている従業員等のマイナンバー（個人番号）を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示するのであれば、扶養控除等申告書の提出時に従業員等のマイナンバー（個人番号）を記載しなくても差し支えありません。


なお、給与支払者において保有しているマイナンバー（個人番号）とマイナンバー（個人番号）の記載が省略された者に係る扶養控除等申告書については、適切かつ容易に紐付けられるよう管理しておく必要があります。


        また、平成29年1月以後に支払を受けるべき給与等に係る扶養控除等申告書について、給与支払者が扶養控除等申告書などの一定の税務関係書類の提出を受けて作成した従業員等のマイナンバー（個人番号）等が記載された帳簿を備えている場合には、その帳簿に記載された従業員等のマイナンバー（個人番号）については、扶養控除等申告書に記載する必要はないこととされています。この場合に、上記の方法により提出された「マイナンバー（個人番号）と紐付け管理された扶養控除等申告書」も帳簿作成の基となる扶養控除等申告書として取り扱って差し支えありません。（Q1-3-5参照）
    
（注）
1 この取扱いは、原則として税務署に提出されることなく給与支払者が保管することとされている扶養控除等申告書について、給与支払者のマイナンバー（個人番号）に係る安全管理措置への対応の負担軽減を図るために、マイナンバー（個人番号）の記載方法として認めるものです。このため、マイナンバー（個人番号）以外の扶養控除等申告書に記載すべき項目については、前年と変更ない場合であっても、記載を省略することなく扶養控除等申告書に記載する必要があります。
2 「給与支払者に提供済みのマイナンバー（個人番号）と相違ない」旨が記載された扶養控除等申告書について、税務署長から提出を求められた場合には、給与支払者は扶養控除等申告書に従業員等のマイナンバー（個人番号）を付記して提出する必要があります。
3 この方法をとった場合には以下の点に留意が必要です。

（1） 給与支払者において保有している従業員等のマイナンバー（個人番号）（従業員等のマイナンバー（個人番号）に異動があった場合は異動前のマイナンバー（個人番号）を含みます。）については、扶養控除等申告書の保存期間（7年間）は、廃棄又は削除することはできません。
（2） 保有するマイナンバー（個人番号）については、マイナンバー（個人番号）を記載すべきであった扶養控除等申告書の保存期間を経過し個人番号関係事務に必要がなくなったときには、速やかに廃棄又は削除しなければなりません（廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、マイナンバー（個人番号）及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。）。
（3） 給与所得の源泉徴収票（税務署提出用）には、適切にマイナンバー（個人番号）を記載する必要があります。