互いが聞き取りやすい，また，読みやすい情報にするには，話し方や文書の作り方などにおいて，どのようなことに気を付けたらいいでしょうか。
伝えたいことを絞り込み，要点が分かりにくくならないように，文の長さに注意し，簡潔な表現を心掛けます。話し言葉では，間の取り方や話す速度，声の大きさや抑揚などに，書き言葉では，文字の大きさや読みやすさ，字間，行間などのレイアウト，符号の使い方などに工夫ができます。一文を簡潔にし，接続詞を活用するまず，あらかじめ伝えたいことを絞り込みましょう。その上で一文が長くなり過ぎないようにする工夫が効果的です。これは，話し言葉，書き言葉に通じることです。例として，次の文を見てみましょう。「昨日御報告したとおり，Ａ社の担当の方から，一昨日行われた会議で，当社には工事を発注できないという結果になったと聞いて，大変残念に思っておりましたが，もう少し詳しく事情を尋ねたところ，必ずしも最終的な決定ではないということが判明しましたので，どうしたら我が社で受注できるのか，もう一度対策を練り直して，課を挙げて受注の実現に努力してまいります。」一度にこのように話されたら，一文の中に幾つもの情報があるため，意味がつかみにくく感じられるのではないでしょうか。日本語では，動詞の連用形や，接続助詞の「が」，「ので」，「て（で）」などを用いることにで，文を切らずに長く続けることができます。しかしそうなると，何を言おうとしているのかが分かりにくくなることも少なくありません。また，必ずしも伝える必要のない内容も含まれています。余計な情報を落として一文を簡潔にし，接続詞等で結ぶことによって，より意味の取りやすい言い方を工夫できます。もちろん，文を短くするからといって，必要な情報を落とすことがないように気を付けましょう。上記の文であれば，例えば次のように直せるでしょう。「昨日，Ａ社から当社には工事を発注できないという連絡があったと御報告しました。しかし，これは必ずしも最終的な決定ではないとのことです。ついては，対策を練り直し，課を挙げて受注の実現に努力してまいります。」受け取る側の立場を想像して小さな子供に向かって，大人に対するのと同じような話し方はしないでしょう。言葉と言葉との間隔を長めに取り，ゆっくりと，少し大きく，高めの声で話し掛けるよう意識するかもしれません。相手が子供でなくても，ふだんから受け取る側に合わせた話し方を心掛け，間の取り方，話す速度，声の大きさ，抑揚などを意識することが必要です。相手の年齢や人数，どのような人たちか，打ち解けた場面か，かしこまった場面かなどによって，話し方は変わります。大切なことを伝える部分では，その手前で間を取ったり，話す速度を緩めたり，声を大きくして，前後と声の高さを変えたり，何度か繰り返して伝えたりするなどの工夫ができるでしょう。同様に，書き言葉においても，受け取る側にとって読みやすくなるよう工夫しましょう。文書や印刷物のレイアウトやデザインに，絶対的な基準はありません。目的と対象を意識して，文字の大きさ，フォントの種類，１行当たりの文字数，１ページ当たりの行数などを調整します。次の行に目を移しやすい１行の長さと行間になっているか，一つの数字が２行に分かれていないかなどを意識しましょう。子供やお年寄りが対象であれば，文字を大きくし行間を広めにとる方がいいかもしれません。手書きの場合には，字に誤りがないか，また，相手が読み取りやすい文字になっているかを意識しながら書きましょう。内容によっては，図やグラフ，イラストなどを挿入するのも効果的です。複数の色が使える場合には，配色によって読みやすくも読み取りにくくもなることに注意しましょう。また，符号の使い方などにも工夫が必要です。特に，様々な括弧（〈〉【】〔〕「」『』），コロン（：），セミコロン（；），ダッシュ（―）などの符号については，文書の中で，統一的な使い方を定めて，効果的に活用しましょう。