パソコンにより作成した請求書等を出力した書面に代表者印等を押印して相手方に送付した場合については、自己が一貫して電子計算機を使用して作成した国税関係書類に該当するものとして、代表者印等が表示されていない状態の電磁的記録の保存をもってその請求書等の控えの保存に代えることはできますか。また、データベースの内容を定形のフォーマットに自動反映させる形で請求書等を作成している場合には、当該データベースの保存をもって請求書等の控えの保存に代えることはできますか。
いずれも認められます。ただし、定形のフォーマットに自動反映されるデータベースについては、税務調査等の際に、税務職員の求めに応じて、実際に相手方へ送付したものと同じ状態を定形のフォーマットに出力するなどの方法によって遅滞なく復元できる必要があります。【解説】請求書等の国税関係書類について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成している場合は、一定の要件のもと、その書類の保存に代えて電磁的記録により保存することができます。そのため、パソコン等により国税関係書類を作成しても、データを出力した後に加筆等を行って相手方へ郵送しているような場合には、出力したものと電子データとして保存するものの内容が相違することから「自己が一貫して電子計算機を使用して作成している場合」に該当せず、基本的にはこの方法により保存を行うことができません。一方で、例えば出力書面に代表者印等を押印したものを郵送しているだけの場合には、代表者印等という情報以外が追加されているものではないため、それ以外に加筆等による情報の追加等がない限り、自己が一貫して電子計算機を使用して作成している場合に該当するものとして取り扱って差し支えありません。また、法第４条第２項では、「国税関係書類に係る電磁的記録の保存」を行う必要があることから、原則として、相手方に送付したものと同じ状態の電子データを保存する必要があります。しかし、データベースの内容を定形のフォーマットに自動反映させる形で請求書等を作成・出力している場合には、当該データベースが保存されていれば実際に相手方へ送付した請求書等と同じ状態のものを確実に復元することができることから、税務調査等の際に、税務職員の求めに応じて、実際に相手方へ送付したものと同じ状態を定形のフォーマットに出力するなどの方法によって遅滞なく復元できる場合には、当該データベースの保存をもって請求書等の控えの保存に代えることとして差し支えありません。