取扱通達８－20では、ＣＯＭの記録事項の検索をすることができる機能として、検索により探し出された記録事項を含むＣＯＭのコマの内容が自動的に出力されることが必要であるとされていますが、この場合の「自動的に出力される」方法は、具体的にどのような方法であればよいのでしょうか。
国税関係帳簿書類の保存をＣＯＭにより行おうとする場合には、保存期間が３年を経過するまで、ＣＯＭの保存に併せて電磁的記録を保存し又はＣＯＭの記録事項の検索をすることができる機能(電磁的記録の記録事項に係る検索機能に相当する機能)を確保しておくこととされています(規則５⑤二ホ)。また、この場合の「電磁的記録の記録事項に係る検索機能に相当する機能」は、検索により探し出された記録事項を含むＣＯＭのコマの内容が自動的に出力されるものであることを要します(取扱通達８－20)。この要件を満たす方法としては、ＣＯＭの作成時に、別途作成された検索用の電磁的記録(該当の帳簿書類ごとに、検索の条件として設定した記録項目とフィルム番号及びコマ位置の情報が関連付けられて記録されたもの)により、特定のＣＯＭに係る情報を探し出すことができる電子計算機(パソコン等)とマイクロフィルムリーダプリンタとを組み合わせたもので、次に掲げるような方法がいずれもこれに該当します。⑴半自動検索①電子計算機による検索の結果(該当の帳簿書類に係る記録項目、フィルム番号及びコマ位置の各情報をいいます。以下⑵及び⑶において同様となります。)を当該電子計算機のディスプレイの画面及び書面に出力②①で得たフィルム番号情報に基づいて該当のＣＯＭをマイクロフィルムリーダプリンタに手動で装填③マイクロフィルムリーダプリンタに附属のキーボードから①で得た該当のコマ位置情報をキー入力することにより、該当のコマの内容をマイクロフィルムリーダプリンタの画面及び書面に自動的に出力⑵自動検索①⑴の①と同様となります。②検索の結果のうち、フィルム番号及びコマ位置の両情報を当該電子計算機からマイクロフィルムリーダプリンタに自動的に転送③⑴の②と同様となります。④②で転送された情報に基づいて該当のコマの内容をマイクロフィルムリーダプリンタの画面及び書面に自動的に出力⑶全自動検索①⑵の①と同様となります。②⑵の②と同様となります。③②で転迭された情報に基づいて該当のＣＯＭをマイクロフィルムリーダプリンタに自動的に装填④⑵の④と同様となります。なお、電子計算機を用いてＣＯＭを特定する情報を探し出すことは可能ですが、該当のＣＯＭのコマの位置合わせが手動である場合には、ＣＯＭのコマの内容が自動的に出力されるものではないので、要件を満たさないこととなります。